Håndbok for ph.d.-utdanningen ved UMB · SIST OPPDATERT: MAI 2013 Ph.d.-håndbok UMB Side 4 1...
33
Håndbok for ph.d.-utdanningen ved UMB Oppdatert 23 mai 2013
Transcript of Håndbok for ph.d.-utdanningen ved UMB · SIST OPPDATERT: MAI 2013 Ph.d.-håndbok UMB Side 4 1...
Håndbok for ph.d.-utdanningen
ved UMB
Oppdatert 23 mai 2013
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 2
Innhold
1 Innledning .................................................................................................................... 4
1.1 Ph.d.-utdanningen – hvem har ansvar for hva .................................................................................... 4 1.2 Ph.d.-programmets innhold ................................................................................................................... 5
2 Oppstartfasen ............................................................................................................... 5
2.1 Søknad om opptak til ph.d.-studiet (Kap. 5 i ph.d.-forskriften) ....................................................... 5 2.2 Tips og råd for å komme i gang ............................................................................................................ 6
2.2.1 Kort om UMB og hvordan finne fram på området ................................................................................................ 6 2.2.2 Kontaktpersoner ved instituttene (i tillegg til hovedveileder) .................................................................................... 6 2.2.3 Informasjon og materiell på UMBs nettsider ......................................................................................................... 7 2.2.4 Forskerskole ........................................................................................................................................................ 7 2.2.5 Foreningen for doktorgradsstudenter (FODOS) ................................................................................................... 7 2.2.6 Studentenes informasjonstorg (SiT) ....................................................................................................................... 7 2.2.7 Datatjenester ........................................................................................................................................................ 7
2.2.7.1 E-post ...................................................................................................................................................................................................... 7 2.2.7.2 Fronter..................................................................................................................................................................................................... 8 2.2.7.3 StudentWeb ............................................................................................................................................................................................ 8
2.2.8 Time og eksamensplaner ....................................................................................................................................... 8 2.2.9 Oppmelding til eksamen (vurderingsmelding) ........................................................................................................ 8 2.2.10 Betaling av semesteravgift ..................................................................................................................................... 8 2.2.11 UMBs identitetskort ............................................................................................................................................ 9 2.2.12 Universitetsbiblioteket .......................................................................................................................................... 9 2.2.13 Visum og oppholdstillatelse .................................................................................................................................. 9 2.2.14 Helse og velferd .................................................................................................................................................... 9
2.3 Formalisering av opptak i form av skriftlig avtale (Kap. 6 i ph.d.-forskriften) .............................. 9 2.3.1 Partenes ansvar, rettigheter og plikter ................................................................................................................... 9 2.3.2 Forlengelse av avtaleperioden .............................................................................................................................. 10 2.3.3 Vesentlige endringer i avtalen – ny avtale ........................................................................................................... 10 2.3.4 Heving av avtale ................................................................................................................................................ 10
2.4 Utdanningsplan (Kap. 5 og 7 i ph.d.-forskriften) ............................................................................. 11 2.4.1 Beskrive godt og realistisk opplegg for forskerutdanningen ................................................................................... 11 2.4.2 Godkjenning av utdanningsplan ......................................................................................................................... 11 2.4.3 Emner i opplæringsdelen, karakterkrav ............................................................................................................. 11 2.4.4 Vesentlige endringer i utdanningsplanen – revidert plan ...................................................................................... 12 2.4.5 Tips og råd når du skal planlegge ....................................................................................................................... 12
2.4.5.1 Forskningsdelen................................................................................................................................................................................... 12 2.4.5.2 Opplæringsdelen (emnene) ............................................................................................................................................................... 12 2.4.5.3 Utenlandsopphold ............................................................................................................................................................................... 12 2.4.5.4 Deltakelse på symposier og konferanser ........................................................................................................................................ 12 2.4.5.5 Pliktarbeid ............................................................................................................................................................................................. 13
3 Veiledning og tilknytning til forskermiljø (Kap. 9 i ph.d.-forskriften) ...................... 13
3.1 Ph.d.-utdanning – arbeid under individuell veiledning .................................................................... 13 3.2 Ph.d.-kandidatens rolle og ansvar ....................................................................................................... 13
3.2.1 Planlegg studie- og forskningsarbeidet ................................................................................................................. 13 3.2.2 Ta ansvar for gjennomføringen ............................................................................................................................ 13 3.2.3 Delta i universitetets akademiske og sosiale liv.................................................................................................... 14 3.2.4 Identifiser utfordringer og problemer .................................................................................................................... 14
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 3
3.2.5 Sett deg inn i administrative regler og rutiner ...................................................................................................... 14 3.2.6 Følg god vitenskapelig praksis ............................................................................................................................ 14 3.2.7 Lever en avhandling du står inne for ................................................................................................................... 14
3.3 Veiledernes rolle og ansvar .................................................................................................................. 14 3.3.1 Faglig og administrativ assistanse ....................................................................................................................... 14 3.3.2 Den faglige veiledningen ...................................................................................................................................... 14 3.3.3 Normert omfang av veiledning ............................................................................................................................ 15 3.3.4 Jevnlig kontakt og avtalte møter ......................................................................................................................... 15 3.3.5 Bidra til framdrift og gi tilbakemeldinger ............................................................................................................ 15 3.3.6 Medmenneskelig støtte ........................................................................................................................................ 15
3.4 Dersom det oppstår problemer (ph.d.-avtalens punkt 6) ................................................................ 15
4 Gjennomføring ............................................................................................................ 16
4.1 Obligatoriske seminarer ........................................................................................................................ 16 4.1.1 Generelt for alle seminarene ................................................................................................................................ 16 4.1.2 Startseminar ...................................................................................................................................................... 17 4.1.3 Midtveis-seminar ................................................................................................................................................ 17 4.1.4 Sluttseminar ...................................................................................................................................................... 17
4.2 Framdriftsrapportering og oppfølging av denne .............................................................................. 18 4.3 Avhandlingen, publisering av artikler som inngår, bruks- og eiendomsrett til resultater ........... 18
4.3.1 Krav til avhandlingen ......................................................................................................................................... 18 4.3.2 Rett til publisering.............................................................................................................................................. 19 4.3.3 Bruksrett og eiendomsrett til resultater ................................................................................................................ 19 4.3.4 Lagring av forskningsdata (primærdata)............................................................................................................. 19 4.3.5 Adressering av avhandling, artikler m.m. (ph.d.-forskriftens § 10-4) .................................................................. 19 4.3.6 Registrering av publikasjoner .............................................................................................................................. 20
4.4 Tips og råd under gjennomføringen ................................................................................................... 21 4.4.1 Ansvar, initiativ og oversikt ............................................................................................................................... 21 4.4.2 Begynn å skrive .................................................................................................................................................. 21
5 Avslutningsfasen ......................................................................................................... 22
5.1 Grunnlaget for tildeling av graden (Kap. 12 i ph.d.-forskriften) .................................................... 22 5.2 Godkjenning av opplæringsdelen (Kap. 8 i ph.d.-forskriften) ........................................................ 22 5.3 Oppnevning av bedømmelseskomité (Kap. 13 i ph.d.-forskriften) ............................................... 22 5.4 Innlevering av avhandlingen ................................................................................................................ 23 5.5 Bedømmelseskomiteens vurdering av avhandlingen (Kap. 15 i ph.d.-forskriften) .................... 24 5.6 Bedømmelseskomiteens uttalelse om avhandlingen (Kap. 16 i ph.d.-forskriften) ..................... 24 5.7 Trykking og offentliggjøring av avhandlingen (Kap. 17 i ph.d.-forskriften) ............................... 25 5.8 Prøveforelesning og disputas (Kap. 18 og 19 i ph.d.-forskriften) .................................................. 26 5.9 Melding fra bedømmelseskomiteen .................................................................................................... 27 5.10 Tildeling av graden (kreering), vitnemål og diplom (Kap. 21 i ph.d.-forskriften) ................... 27
6 Huskelister i avslutningsfasen ................................................................................... 28
6.1 Huskeliste for ph.d.-kandidaten .......................................................................................................... 28 6.2 Huskeliste for hovedveileder ............................................................................................................... 29 6.3 Huskeliste for bedømmelseskomiteens administrator ..................................................................... 30 6.4 Huskeliste for instituttet ....................................................................................................................... 31 6.5 Huskeliste for ordstyreren (vanligvis instituttlederen) ..................................................................... 32
6.5.1 Forslag til manus for ordstyreren: ....................................................................................................................... 32
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 4
1 Innledning Målet for ph.d.-utdanningen ved UMB er å utdanne selvstendige forskere med kvalifikasjoner på høyt
internasjonalt nivå, i samspill med nasjonale og internasjonale forskningsmiljøer og i samsvar med
anerkjente vitenskaplige og etiske prinsipper. Utdanningen skal kvalifisere for forskningsvirksomhet og
annet arbeid der det stilles høye krav til vitenskapelig innsikt og analytisk tenkning.
Hensikten med denne håndboka er å gi en oversikt over regler og rutiner i forbindelse med opptak,
gjennomføring og avslutning av philosophiae doctor (ph.d.) -studiet. Håndboka skal kunne være til
nytte både for ph.d.-kandidater, interne og eksterne veiledere, medlemmer av bedømmelseskomiteer og
andre som har med forskerutdanningen ved UMB å gjøre.
Håndboka tar utgangspunkt i ”Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet for
miljø- og biovitenskap (UMB) med utfyllende bestemmelser” fastsatt av universitetsstyret 5. mars 2009.
Ph.d.-kandidater, veiledere, ansatte som administrerer ph.d.-utdanningen eller som administrerer en
bedømmelseskomité, bør også lese selve forskriften.
Dersom du er ansatt som stipendiat har du både et ansettelsesforhold til UMB eller en annen
arbeidsgiver, og et studieforhold til UMB. Det er plikter og rettigheter, avtaler og rapporteringsrutiner
knyttet til begge disse forholdene. Studieforholdet til UMB er det samme for alle ph.d.-kandidater, og er
uavhengig av finansieringsform og arbeidsgiver. Denne håndboka omhandler regler og rutiner som har
med ph.d.-kandidatenes studieforhold til UMB å gjøre. UMBs elektroniske ”Personal- og HMS
håndbok” inneholder informasjon for ansatte ved UMB.
1.1 Ph.d.-utdanningen – hvem har ansvar for hva
Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for ph.d.-utdanningen ved UMB (vedtar ph.d.-
forskriften). Studienemnda (SN) og Forskningsnemnda (FON) samarbeider om, og har felles ansvar
for, ph.d.-programmet ved UMB. SN har overordnet ansvar for kvalitetssikring av undervisningsdelen,
mens FON har overordnet ansvar for kvalitetssikring av forskningsdelen av ph.d.-utdanningen.
Instituttene har det operative ansvaret for ph.d.-utdanningen innen sine definerte fagområder. I de
tilfeller hvor instituttet er beslutningstaker avgjør instituttstyret selv ansvarsfordelingen mellom ulike
instituttorganer. Alle institutter har et forskningsutvalg (FU) eller et forskerutdanningsutvalg (FUU)
som behandler ph.d.-saker. Ved noen av instituttene behandler også instituttstyret ph.d.-saker. Opptak
skjer fortløpende ved det enkelte institutt. Instituttet stiller hovedveileder til disposisjon, godkjenner
utdanningsplanen, og er part i avtalen mellom UMB, ph.d.-kandidat, veiledere, og eventuell ekstern
institusjon. Instituttet organiserer de obligatoriske seminarene og håndterer framdriftsrapporteringen.
Instituttet foreslår dessuten bedømmelseskomité og administrerer arbeidet til komiteen.
Instituttene og studieavdelingen ved UMB deler ansvaret for å holde ajour opplysninger om ph.d.-
kandidatene i UMBs studentdatabase (FS). Studieavdelingen skal derfor til en hver tid ha oversikt over
alle ph.d.-kandidater ved de ulike instituttene og mottar derfor (via ePhorte) elektroniske kopier av
søknad om opptak, opptaksvedtak, godkjente utdanningsplaner og signerte avtaler.
Rektor oppnevner bedømmelseskomité etter forslag fra instituttet og universitetsstyret tildeler ph.d.-
graden når alle deler av ph.d.-utdanningen er gjennomført og godkjent. Studieavdelingen behandler
disse sakene for rektor/universitetsstyret, og skal derfor motta instituttets forslag til bedømmelses-
komité og rapporter/uttalelser fra bedømmelseskomiteen. Instituttet har ansvar for å organisere
prøveforelesning og disputas, mens studieavdelingen utsteder vitnemål og diplom.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 5
1.2 Ph.d.-programmets innhold UMB har formelt kun ett ph.d.-program. Via individuelt utformede utdanningsplaner, dekker dette ene
programmet UMBs mange fagområder for ph.d.-utdanning.
UMBs ph.d.-program omfatter:
et selvstendig forskningsarbeid i samarbeid med veiledergruppen og eventuelt andre forskere
en godkjent opplæringsdel
deltakelse i aktive forskermiljøer, nasjonalt og internasjonalt
faglig formidling som er nært knyttet til doktorgradsarbeidet
utarbeidelse av en doktorgradsavhandling basert på forskningsarbeidet
Tildeling av ph.d.-graden forutsetter at alle delene av programmet er gjennomført og godkjent.
2 Oppstartfasen Prosessen fra søknad om opptak fram til en skriftlig avtale og en godkjent utdanningsplan er omhandlet
i kapittel 5, 6 og 8 i ph.d.-forskriften. Denne prosessen består av følgende deler:
1. Potensiell ph.d.-kandidat (ev. allerede ansatt som stipendiat) sender søknad om opptak
til ph.d.-utdanningen
2. Søknaden behandles og opptaksvedtak fattes
3. Opptaket formaliseres i form av en skriftlig avtale mellom ph.d.-kandidat, veiledergruppe,
institutt og eventuell ekstern institusjon
4. Ph.d.-kandidat og veiledergruppe utarbeider og sender inn en utdanningsplan
5. Utdanningsplanen behandles og godkjenningsvedtak fattes
2.1 Søknad om opptak til ph.d.-studiet (Kap. 5 i ph.d.-forskriften)
For å kunne bli tatt opp som ph.d.-kandidat ved UMB må man ha mastergrad eller tilsvarende
utdanning, og karakterene fra høyere grads eksamener (120 stp.) skal normalt være i den beste
halvdelen av studentpopulasjonen ved det universitetet du har studert (ph.d.-forskriften §5-1).
Det kreves dokumentert kunnskap i engelsk (ph.d.-forskriften § 5-1).
Søknad om opptak sendes til relevant institutt, på fastsatt søknadsskjema, og skal være innvilget senest
3 måneder etter oppstart. Med oppstart menes tiltredelsesdato (prosjektansatte stipendiater og
universitetsstipendiater), dato for oppstart av doktorgradsarbeidet ved UMB (kvotestipendiater og
stipendiater med andre typer stipend som ikke innebærer ansettelse) eller dato for oppstart av
samarbeid med UMB-ansatt veileder. Før man formelt er tatt opp som ph.d.-kandidat ved UMB kan
man ikke ta emner ved UMB, og UMB har ikke noe formelt veilederansvar før vedtak om opptak
foreligger.
Søknaden skal inneholde (ph.d.-forskriften § 5-3):
Utfylt søknadsskjema
Dokumentasjon av utdanningen som skal ligge til grunn for opptaket.
Dokumentasjon av engelskkunnskaper Forenklet prosjektbeskrivelse (1/2-1 A4-side): En kort beskrivelse av bakgrunn,
problemstillinger og metoder.
Finansieringskilder (hvem som finansierer forskningsprosjektet/ph.d.-studiet)
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 6
Forslag til hovedveileder og veiledergruppe. Alle ph.d.-kandidater skal ha minst to veiledere,
som er forskere med doktorgrad eller tilsvarende kompetanse. Hovedveileder skal være ansatt
ved UMB, de øvrige kan være ansatt ved eksterne institusjoner eller ved UMB.
Redegjørelse for nødvendig infrastruktur (spesielle behov for utstyr til forskningsarbeidet)
Eventuelt ønske om bruk av et annet språk enn engelsk eller norsk i avhandlingen, og
begrunnelse for dette (ph.d.-forskriften § 10-5).
Krav til engelskkunnskaper
Søkere som oppfyller følgende krav til kunnskaper i engelsk anses som ”engelskspråklig kvalifisert” for å bli tatt opp til ph.d.-utdanningen (ph.d.-forskriften Ad 5-1):
- Engelsk grunnkurs i videregående skole, (5 uketimer) med karakteren 4 eller bedre (eventuelt bestått engelsk videregående kurs I og/eller II)
- Test of English as a Foreign Language (TOEFL) med minst: 550 poeng for Paper-based test (PBT), 80 poeng for Internet-based test (IBT)
- International English Language Testing Service (IELTS) med minst 6.0 poeng - Annen godkjent dokumentasjon etter individuell vurdering
For visse grupper søkere dokumenteres engelskkunnskapene via bachelor- og/eller mastergrads-vitnemål som legges ved søknad om opptak. Andre grupper søkere til ph.d.-utdanning må være forberedt på å levere særskilt dokumentasjon på sine engelskkunnskaper, eventuelt på forespørsel fra instituttet som behandler opptakssøknaden. Se NOKUT (artikkel om språkkrav) for ytterlige informasjon om ulike søkergrupper. Manglende dokumentasjon eller ikke tilfredsstillende kunnskaper i engelsk kan føre til avslag på søknad om opptak til ph.d.-utdanning.
Behandling av søknaden
Søknaden sendes til det instituttet hvor foreslått hovedveileder er ansatt og behandles av FU/FUU.
Grunnlaget for avgjørelse om opptak og opptaksvedtakets innhold er beskrevet nærmere i ph.d.-
forskriftens § 5-4. Opptak kan vedtas med forbehold. Dette må i så fall spesifiseres i vedtaket. Det kan
tas forbehold om finansiering, opptakskapasitet, tilleggsutdanning og at behov for infrastruktur løses.
Det kan også tas forbehold om at man ved avtaleinngåelse kommer til enighet om eventuelle
immateriellrettslige forhold (se IPR-retningslinjer for UMB). Instituttet sender brev om
opptaksvedtaket til ph.d.-kandidaten med kopi til veiledere (og via ePhorte til studieavdelingen).
Dersom man får avslag på søknad om opptak har man anledning til å klage (ph.d.-forskriften § 22-1).
2.2 Tips og råd for å komme i gang
2.2.1 Kort om UMB og hvordan finne fram på området
UMB i korte fakta er en rask innføring i UMBs historie, organisering og virksomhet. Brukerhåndbok
for nye studenter er skrevet for bachelor- og masterstudenter, men er du helt ny ved UMB kan du som
er ph.d.-kandidat også finne nyttig informasjon her, for eksempel kart og oversikt over bygningene på
campus. Du kan få denne brosjyren i papirformat hos SiT.
2.2.2 Kontaktpersoner ved instituttene (i tillegg til hovedveileder)
Hvert institutt har en ph.d. kontaktperson som kan hjelpe eller henvise deg til rett person ved spørsmål
om rutiner, studie- og ansettelsesforhold. Som ph.d.-kandidat har du imidlertid et selvstendig ansvar,
sammen med hovedveileder, for at du får på plass utdanningsplan og avtale, gjennomfører obligatoriske
seminarer, og leverer årlige framdriftsrapporter (se avsnitt 4.2). Faglige spørsmål og spørsmål knyttet til
forskningsdelen av ph.d.-utdanningen drøftes med veiledergruppen.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 7
2.2.3 Informasjon og materiell på UMBs nettsider
På UMBs ph.d.-websider: http://www.umb.no/phd-studier og http://www.umb.no/phd-studies
finner du informasjon om regler og rutiner du må forholde deg til som ph.d.-kandidat. Herfra laster du
ned alle formularer/skjema som brukes underveis i studiet – utdanningsplan, avtale, framdriftsrapport
m.m. Du finner også en sjekkliste til hjelp for ph.d.-veileder og ph.d.-kandidat.
Informasjon om forskningen ved UMB finnes på http://www.umb.no/forskning.
Det enkelte institutt har egne nettsider med hhv. eksternt og internt tilgjengelig instituttspesifikk
informasjon, som finnes ved å gå videre fra http://www.umb.no/ og http://intern.umb.no/.
2.2.4 Forskerskole
Dersom du har mulighet for å delta i en lokal eller nasjonal Forskerskole får du tilgang til et nettverk og
en møteplass for faglig samarbeid og utvikling, og også til et sosialt fellesskap.
2.2.5 Foreningen for doktorgradsstudenter (FODOS)
Du kan ha stor nytte av FODOS, som er en uavhengig interesseorganisasjon for ph.d.-kandidater ved UMB.
Alle ph.d.-kandidater er automatisk medlemmer av FODOS, utbyttet av medlemskapet er opp til deg selv.
2.2.6 Studentenes informasjonstorg (SiT)
Studentenes informasjonstorg hjelper med administrative studenttjenester, som oppmelding til eksamen
(hvis problemer med StudentWeb), karakterutskrifter, spørsmål rundt oppholdstillatelse for
utenlandske studenter m.m.
2.2.7 Datatjenester
Ph.d.-kandidater med arbeidsplass ved UMB får hjelp av IT-ansvarlig ved sitt institutt til å få tilgang til intra-
og internett. For informasjon om IT-ansvarlig, se http://intern.umb.no/it/artikkel/telefonliste eller kontakt
instituttet.
Har du et annet arbeidssted enn UMB (eventuelt hjemmekontor), kan du ved å benytte en såkalt VPN-
tilkobling mot serveren til UMB få tilgang til interne ressurser selv om du sitter utenfor UMBs nettverk.
En bruker som benytter VPN vil kunne få tilgang til det lokale nettet/intranettet. Dvs. du får mulighet
til å sende e-post via din vanlige e-postklient (for eksempel Outlook), du kan nå ditt hjemmeområde,
samt lese UMB-interne websider og bruke BIBSYS. For denne VPN-tilkoblingen benyttes vanlig
”UMB brukernavn” og ”sone2-passord”. Hvis du bor i SiÅs-bolig og trenger tilgang til student-
nettverket, kontakt Studentenes datatjeneste, [email protected], og de vil hjelpe deg. Se også informasjon om
datatjenester for studenter ved UMB.
2.2.7.1 E-post
Ph.d.-kandidater som er ansatt ved UMB tildeles en ansatt-adresse: [email protected], mens
ph.d.-kandidater som ikke er ansatt ved UMB tildeles en studentadresse:
[email protected]. Disse adressene registreres automatisk i UMBs studentdatabase
(FS), og brukes ved utsending av informasjon fra UMB sentralt. Det er viktig å ha tilgang til og bruke denne
adressen. Er du utenfor UMBs nettverk, har du to muligheter for å lese og sende e-post:
via webmail https://webmail.umb.no (logg på med ”UMB brukernavn” og ”sone1-passord”)
Brukerveiledning
via VPN-tilkobling (logg på med ” UMB brukernavn” og ”sone2-passord”).
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 8
2.2.7.2 Fronter
UMB bruker den elektroniske klasseromstjenesten Fronter. For å få tilgang til Fronter må du være
oppmeldt til vurdering/eksamen i et emne som benytter Fronter i undervisningen. Du logger deg på
Fronter via fronter.com/umb Bruk ditt vanlige brukernavn og ”sone2-passord”.
Problemer med Fronter-pålogging kan skyldes flere forhold: Ikke alle ph.d.-emner har ”Fronter-rom”.
Spør eventuelt emneansvarlig. Hvis du ikke er oppmeldt til eksamen, må dette ordnes på Studentweb
eller ved å kontakte Studentenes informasjonstorg ([email protected]). Ved andre Fronter-problemer send
e-post til [email protected].
2.2.7.3 StudentWeb
På StudentWeb kan du sjekke og oppdatere informasjon om ph.d.-studiet ditt; Adresseopplysninger, UMB-
emner i opplæringsdelen, oppmelding til undervisning og eksamen. Du kan bestille karakterutskrift for emner
du har tatt ved UMB. For emner som gis ved UMB kan du melde deg opp til vurdering/eksamen via
StudentWeb. Adressen er https://www.studweb.no/as/WebObjects/studentweb2?inst=UMB). Du logger på
vha. fødselsnummer og pinkode, som du kan få tilsendt på e-post eller få vite hos SiT. Velg meny-
punktet ”Registreringer/Framdriftsrapportering” og gå gjennom de påfølgende sekvensene for å lese,
redigere og bekrefte opplysningene.
Enkelte opplysninger kan ikke endres av deg – avtaleperiode, veiledergruppe, eksterne emner, tidskonto
– men vil endres etter at de er korrigert av instituttet (av ph.d.-kontaktperson). Merk at for godkjente
eksterne emner (emner tatt ved andre læresteder enn UMB), vil resultatet bare være registrert som
bestått, og ikke med bokstav- eller tallkarakter.
2.2.8 Time og eksamensplaner
Når og hvor UMB-emner undervises det enkelte semester finner du ved å slå opp i den elektroniske
timeplanen som du finner på denne nettsiden http://www.umb.no/sit/artikkel/time-og-
eksamensplaner, eller ved å gå direkte til http://timeedit.umb.no. Mange ph.d.-kurs (emner på 400-
nivå) arrangeres med ujevne mellomrom og finnes ikke i timeplanen – kontakt emneansvarlig institutt!
2.2.9 Oppmelding til eksamen (vurderingsmelding)
For å kunne ta eksamen i emner som tilbys ved UMB eller andre norske læresteder, må du melde deg
opp til eksamen innen bestemte frister, se akademisk kalender. Ved UMB er oppmeldingsfristene
15. september for emner i høstparallellen og 1. februar for emner i vårparallellen. For UMB-emner kan
du (innenfor fristene) melde deg opp til vurdering/eksamen via StudentWeb. Du må både melde deg til
undervisning og til eksamen (vurderingsmelde deg). Ved problemer med StudentWeb, må du kontakte SiT
([email protected])for oppmelding til eksamen.
2.2.10 Betaling av semesteravgift
Hovedregelen er at man ikke har anledning til å betale semesteravgift som ph.d.-kandidat. Unntaket er
hvis du mottar støtte til ph.d.-studiene fra Lånekassen (Kvote-ordningen), HEC eller via ”NUFU”-
programmet eller andre NORAD-finansierte programmer. De som tilhører en av disse kategoriene, kan
velge å betale semesteravgift, men de som bor i SiÅs-bolig må betale semesteravgift. Da får man også
studentrabatt på SiÅs-kantiner og enkelte tog- og bussbilletter. Ph.d.-kandidater må kontakte SiT for å
få faktura, og får så et semester-registreringskort tilsendt når semesteravgiften er betalt.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 9
2.2.11 UMBs identitetskort
Er du ansatt ved UMB får du et ansatt-identitetskort. Ph.d.-kandidater som betaler semesteravgift får
student- identitetskort. Sammen med semester-registreringskort vil et student- identitetskort gi
studentrabatter som beskrevet ovenfor. Vær klar over at stipendiater ansatt hos for eksempel Bioforsk,
Nofima, Skog og landskap, har ”student”-status ved UMB, og kan få utstedt studentkort/adgangskort selv
om de ikke betaler semesteravgift. Siden du ikke har ”semesterkort” som beviser at du har betalt
semesteravgift, kan du imidlertid ikke (regne med å) få studentrabatt på buss og tog etc.
Identitetskort får du ved å henvende deg til (møte opp) i 1. etasje i ”TF-bygningen” ved UMB (bygning 51
på kartet). De tar bilde og lager kortet mens du venter. Tilgang ”ut over det normale” må avtales med
instituttet.
2.2.12 Universitetsbiblioteket
Biblioteket finner du i første etasje i Tårnbygningen (bygning nr 31 på kartet). Mer informasjon om
UBMB’s tjenester.
2.2.13 Visum og oppholdstillatelse
(Bare beskrevet i den engelske versjonen av ph.d.-håndboka.)
2.2.14 Helse og velferd
Hvis behovet for helse- og velferdstjenester skulle oppstå, finnes det informasjon om tilgang til
medisinske og sosiale hjelpetjenester på: http://siås.no/helsestasjon/
Som ansatt stipendiat skal du kontakte personalansvarlig ved ditt institutt/din arbeidsgiver.
2.3 Formalisering av opptak i form av skriftlig avtale (Kap. 6 i ph.d.-forskriften)
2.3.1 Partenes ansvar, rettigheter og plikter
Ph.d.-utdanningen skal formaliseres i form av en skriftlig avtale senest 6 måneder etter opptak. Avtalen
inngås mellom ph.d.-kandidat, veiledergruppe, det instituttet som ph.d.-kandidaten er tatt opp ved, og
eventuelt eksterne institusjoner dersom slike helt eller delvis finansierer ph.d.-utdanningen.
Avtalen regulerer partenes ansvar, rettigheter og plikter. Finansiering, veiledning, rapportering,
publisering og eiendomsrett til resultater er sentrale punkter i avtalen. Partene fyller ut avtaleformularet
(på norsk eller engelsk) og sender det til instituttet. Instituttet signerer avtalen og arkiverer den i
studentens ph.d.-mappe i ePhorte. Alle partene ved UMB har tilgang til denne via ePhorte, men kopier
sendes ut av instituttet ved behov (for eksempel til eksterne parter).
Avtalen for ph.d.-utdanningen skal blant annet inneholde (eventuelt som vedlegg):
Fullstendig finansieringsplan
Opplysninger om
- hvor primærdata lagres
- (fordeling av) eiendomsrett til resultater
Opphavsrettslige/immaterialrettslige avtaler dersom det er aktuelt å inngå slike avtaler.
Opphavsrett er en del av immaterialretten og reguleres av Åndsverkloven. Det kan ikke foreligge
avtaler som kan forhindre publisering av resultater eller åpen disputas. Når ph.d.-utdanningen helt eller
delvis er finansiert av ekstern part kan det imidlertid avtales at publisering/offentliggjøring kan utsettes
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 10
i maksimalt fire måneder slik at den eksterne parten, i de tilfeller der denne har utnyttelsesrettigheter,
skal kunne ta stilling til patentering/kommersialisering.
Ph.d.-kandidatens rettigheter til bruk av egne resultater, utnyttelse av patenterbare oppfinnelser,
opphavsrettigheter m.m., er regulert av Arbeidstakeroppfinnelsesloven og UMBs egne regler om
ansattes rettigheter1. Dette gjelder så lenge ikke annet fremgår av eventuelle opphavs- og/eller
immateriellrettslige avtaler. I spesielle tilfeller – oftest når ph.d.-utdanningen er helt eller delvis
finansiert av eksterne parter – kan det på forhånd, eller under ph.d.-studiet være aktuelt å detaljregulere
retten til bruk av bakgrunnskunnskap og/eller fremtidige resultater i en egen immateriellrettslig avtale.
UMBs Næringslivskontor kan bistå med råd i slike spørsmål, og med å utforme en eventuell avtale. Ta
kontakt med: [email protected].
2.3.2 Forlengelse av avtaleperioden
Gjøres det mindre endringer i ph.d.-avtalen, for eksempel forlengelse av avtaleperiode uten endringer i
øvrige betingelser, kan endringsdokument legges ved opprinnelig avtale.
Ved permisjon eller avtalte deltidsstudier som godkjennes av instituttet kan avtalen forlenges (ph.d.-
forskriften § 7-2). Som permisjon menes i denne sammenhengen en ”permisjon fra studiet”, for
eksempel en fødsels- eller velferdspermisjon, et lengre sykefravær eller en periode der du arbeider på et
annet prosjekt. ”Deltidsstudium” henviser til en situasjon der du har redusert doktorgradsstudiet ditt til
et deltidsstudium, mens du for eksempel jobber på et annet prosjekt ved siden av eller har en viss
prosentandel omsorgspermisjon eller er delvis sykemeldt etc.
Ved forlengelse skal det fylles ut et eget skjema for endringer i avtaleperioden der det blant annet
redegjøres for hvorfor avtalen forlenges og hvordan forlengelsen skal finansieres. Ved forlengelse pga
permisjon, sykefravær, arbeid på annet prosjekt eller lignende, skal dokumentasjon eller bekreftelse fra
arbeidsgiver legges ved. Forlengelsen skal godkjennes av FU/FUU ved instituttet og skjemaet skal
undertegnes av alle avtaleparter. Instituttet arkiverer skjemaet i ePhorte.
Det er viktig å rapportere lengre fravær og eventuelt avtale forlengelse, for at UMB skal registrere og
rapportere korrekt gjennomføringstid for ph.d.-utdanningen din. Dersom avtalen går ut uten
forlengelse, er du ikke lenger registrert som ph.d.-kandidat og du kan for eksempel ikke ta emner ved
UMB. Noen institutter gir en økonomisk belønning til veilederens forskningsgruppe når disputasen er
gjennomført, og hos noen blir denne belønningen redusert dersom ph.d.-kandidaten bruker lengre tid
enn det som er fastsatt i avtalen. I tillegg er det slik at permisjoner, lengre sykefravær, pliktarbeid og
avtalte deltidsstudier ikke regnes med i de åtte årene som er maksimal studietid (ph.d.-forskriften § 7-3).
2.3.3 Vesentlige endringer i avtalen – ny avtale
Dersom det i løpet av studietiden oppstår vesentlige endringer i avtalte forhold, skal ny avtale
utarbeides (ph.d.-forskriften § 6-2).
2.3.4 Heving av avtale
Ved vesentlig mislighold, så som brudd på etiske regler, manglende progresjon over tid, eller vesentlige
endringer i forskningsprosjektet, kan universitetsstyret beslutte at en ph.d.-kandidat må avslutte ph.d.-
utdanningen før den er fullført, og terminere avtalen (ph.d.-forskriften § 7-4). Det er i praksis instituttet
som har tatt opp ph.d.-kandiaten, som håndterer en eventuell tvungen avslutning av ph.d.-perioden.
1 Retningslinjer om arbeidsgivers rett til arbeidsresultater er under utarbeidelse, og vil bli publisert på Forskningsavdelingens nettsider.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 11
2.4 Utdanningsplan (Kap. 5 og 7 i ph.d.-forskriften)
2.4.1 Beskrive godt og realistisk opplegg for forskerutdanningen
Utdanningsplanen er et viktig verktøy for å få et godt og realistisk opplegg for gjennomføringen av
ph.d.-studiet. Arbeidet med å utarbeide en utdanningsplan bør starte så raskt som mulig. Utdannings-
planen lages av ph.d.-kandidat i samarbeid med veiledergruppen. Startseminaret (se avsnitt 4.1.2) skal
være gjennomført før utdanningsplanen sendes til instituttet for behandling og godkjenning.
Ph.d.-utdanningen skal være lagt opp slik at den kan fullføres innenfor normert tidsramme på 3 års
heltidsstudium (ph.d.-forskriften § 7-1), med pliktarbeid kan avtaleperioden være 4 år. Dette må ligge til
grunn når utdanningsplanen lages og framdriften planlegges.
Utdanningsplanen består av (ph.d.-forskriften § 8-3):
Utfylt Utdanningsplan for ph.d.-studiet. Utdanningsplanen inneholder blant annet
framdriftsplan for forskningsdelen og opplæringsdelen, emner/aktiviteter i opplæringsdelen, og
plan for publisering og utenlandsopphold. Opplæringsdelen skal inneholde emner tilsvarende
30-70 studiepoeng (ECTS) (ph.d.-forskriften, § 8-2). Sjekk med ditt institutt hva som kreves.
Minimum 30 studiepoeng skal være emner på 300- og 400-nivå. I emner der det ikke foreligger
egnet undervisningstilbud, kan fritt emne på 400-nivå godkjennes som en del av opplærings-
delen (ph.d.-forskriften § 8-1). Et kurs i forskningsetikk må inngå i opplæringsdelen.
En prosjektbeskrivelse av forskningsoppgaven. Prosjektbeskrivelsen (maks. tre sider) skal
inneholde en beskrivelse av bakgrunnen for prosjektet, problemstillinger som skal belyses og en
kort metodebeskrivelse. Problemstillingene må defineres klart.
Emnebeskrivelser. Emner som gis ved UMB finnes i den elektroniske studiehandboka, og
skrives ut herfra2). Det samme gjelder for andre læresteder.
2.4.2 Godkjenning av utdanningsplan
Utdanningsplanen sendes til instituttet senest seks måneder etter opptak. Utdanningsplanen behandles
og godkjennes av FU/FUU ved instituttet. Utdanningsplanen med vedlegg og godkjenningsbrev
arkiveres i studentens ph.d.-mappe i ePhorte. Instituttet sender så godkjenningsbrev til ph.d.-
kandidaten, ved behov sendes kopi til veilederne.
2.4.3 Emner i opplæringsdelen, karakterkrav
Det stilles karakterkrav for å få godkjent emnene som inngår i opplæringsdelen (ph.d.-forskriften § 8-4).
Se avsnitt 5.2 for beskrivelse av karakterkravene. Det gis tillatelse til at ph.d.-kandidater som har
oppnådd karakteren C, D, E, F eller ”ikke bestått” i et emne i opplæringsdelen, kan ta ny eksamen
enten i perioden for utsatt eksamen og ny prøve, eller ved neste ordinære eksamen (ph.d.-forskriften
Ad § 8-4). Dette for at det skal være praktisk mulig å få gjennomført opplæringsdelen med
tilfredsstillende resultat innen den tidsrammen ph.d.-kandidaten har til rådighet. Å måtte ta opp igjen
emner fører til forsinkelser i annet planlagt arbeid, og det er derfor en stor fordel å gi arbeidet med
kurs/emner høy prioritet i den fasen av ph.d.-utdanningen som er satt av til dette.
2 Pen utskrift fås ved å gjøre om til pdf-dokument før utskrift. Høyreklikk når du har søkt opp emnet og velg ”Convert to Adobe PDF”
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 12
2.4.4 Vesentlige endringer i utdanningsplanen – revidert plan
Dersom det i løpet av studietiden oppstår endringer i innholdet i utdanningsplanen må en revidert
utdanningsplan legges fram for instituttet til godkjenning. Dette bør i så fall gjøres i forbindelse med
framdriftsrapporteringen. FU/FUU behandler den reviderte planen, og instituttet sender
vedtak/svarbrev til ph.d.-kandidaten. Revidert plan og vedtak arkiveres i ePhorte, ved behov sendes
kopi til veiledere. Det er ikke nødvendig å revidere planen pga tidsforskyvninger.
2.4.5 Tips og råd når du skal planlegge
2.4.5.1 Forskningsdelen
Søk i litteraturen og gå systematisk gjennom litteratur som omhandler det tema som inngår i
doktorgradsarbeidet. På nettsiden til Universitetsbiblioteket for miljø og biovitenskap (UBMB) kan
man finne mye viktig informasjon og mange nyttige linker. Det kan nevnes offentlig informasjon,
oppslagsverk, statistikker, forskning, databaser, standarder, patenter m.m. Biblioteket tilbyr også kurs
og veiledning. Det kan være spesielt nyttig å lese fagbøker og review-artikler, fordi disse ofte kan gi god
oversikt over hvor forskningen står for øyeblikket og hva som er de viktigste problemstillingene.
Prøv å være realistisk med hensyn til tidsbruk når du setter opp tidsplanen for prosjektet. Gi rom for at
f.eks. forsøk eller analysearbeid må gjøres om igjen og/eller endres. Likeså tar publiseringsarbeidet ofte
mye lengre tid enn først antatt. Erfaring tilsier at selve publiseringsarbeidet gjerne tar minst ett år.
2.4.5.2 Opplæringsdelen (emnene)
En oversikt over emner ved UMB og en del andre nordiske institusjoner finner du på UMB sin nettside
for ph.d.-utdanning. Når det gjelder hva som kan inngå i opplæringsdelen, se ph.d.-forskriften og
diskuter med veileder hva som er mest nyttig og praktisk mulig. Husk at det er krav om et kurs i
forskningsetikk. Før en påbegynner et emne er det viktig å få klarhet i om kurset kan godkjennes som
del av utdanningen. I spesielle tilfeller kan det være mulig å få godkjent emner fra Mastergrads-studier
som del av ph.d.-studiet.
2.4.5.3 Utenlandsopphold
Forsøk å få et studie- eller forskningsopphold i et annet land inn i planen. Et opphold ved et annet
universitet eller for eksempel forskningssenter vil gi deg impulser som du ikke ville fått ved UMB, og
du har derfor mulighet til å tilføre arbeidet ditt (og instituttet) noe virkelig nytt etter et slikt opphold. I
tillegg til den faglige nytten vil du også ha stor personlig nytte av et slikt opphold, både når det gjelder
språk, kultur og sosial omgang. Dersom oppholdet legges til engelskspråklige land får du også nyttige
engelskkunnskaper med deg, som vil kunne lette publiseringsarbeidet.
Det finnes spesielle stipend som kan søkes for utenlandsopphold. Dette gjelder blant annet fra Norges
Forskningsråd (NFR) eller NordForsk. Du må søke Forskningsrådet året før du har tenkt å dra
utenlands. Se på Forskningsrådets hjemmeside for informasjon om ordninger og søknadsfrister. I
tillegg er det verdt å merke seg at det er mulighet for skattefritak på lønn hvis du reiser til enkelte land,
for eksempel USA. Du kan skaffe deg mye informasjon om bl.a. praktiske ting som må ordnes i
forbindelse med et utenlandsopphold via forskermobilitetsportalen EURAXESS.
2.4.5.4 Deltakelse på symposier og konferanser
Deltakelse på relevante fagmøter, symposier og konferanser gir gode muligheter for å etablere nye
faglige kontakter. Samtidig gir konferansene en hurtig oversikt over den nyeste forskningen. Deltakelse
bør planlegges i god tid, fordi påmeldingsfrist ofte er lang tid i forveien. Faglige bidrag ved foredrag
eller poster vil gjøre det lettere å skape kontakt med andre forskere innen samme emne, og du vil få
nyttig faglig tilbakemelding. Husk at det som regel stilles mindre krav til resultater presentert på denne
måten enn når resultatene sendes til tidsskrift. Det er også mange muligheter til å søke om reisestipend i
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 13
slike sammenhenger, for eksempel hos fagforeninger, legater eller organisasjoner, som for eksempel
Norsk biokjemisk selskap (NBS).
2.4.5.5 Pliktarbeid
Noen ph.d.-kandidater utfører pliktarbeid for instituttet eller den eksterne institusjonen. Dette skal i så
fall gå fram av avtalen. Det kan være lurt å planlegge bruken av denne andelen i samarbeid med veileder
og arbeidsgiver, for eksempel for ett år av gangen. Det er viktig at det er klart definert hvilket arbeid
som er ment å inngå i pliktarbeidet og at ph.d.-kandidaten fører et tidsregnskap som kan framlegges for
arbeidsgiver. Pliktarbeidet bør være meritterende arbeid som undervisning, forskningsoppdrag,
administrativt arbeid på prosjekter, eller deltakelse i UMBs eller instituttets/institusjonens utvalg. Hvis
ph.d.-kandidaten for eksempel har lønnsdekning i tre år fra Forskningsrådet og UMB skal dekke lønn for
det fjerde året, bør ph.d.-kandidaten være kjent med instituttets retningslinjer for finansiering av dette året.
3 Veiledning og tilknytning til forskermiljø (Kap. 9 i ph.d.-forskriften)
3.1 Ph.d.-utdanning – arbeid under individuell veiledning
Arbeidet med doktoravhandlingen skal foregå under individuell veiledning. Det skal være en
veiledergruppe som består av minst to forskere (ph.d.-forskriften § 9-1). Veiledere skal ha doktorgrad
eller tilsvarende kompetanse (ph.d.-forskriften § 9-2). Fra veiledergruppen skal det oppnevnes en
hovedveileder som skal være ansatt ved UMB. Hovedveileder har ansvar for at ph.d.-kandidaten har
jevnlig kontakt med veilederne sine. Veiledergruppen har et felles ansvar for den faglige oppfølgingen
av ph.d.-kandidaten og skal legge til rette for at studenten deltar regelmessig i et aktivt forskermiljø med
seniorforskere og andre ph.d.-kandidater (ph.d.-forskriften § 9-3). Ansvarlig institutt har ansvaret for
straks å utpeke ny(e) veileder(e) ved langvarig sykdom, permisjon e.l. (ph.d.-forskriften § 9-5).
Veiledere må ha nok tid og energi å bruke på veiledningsrollen. Instituttledelsen må derfor se til at den
enkelte veileder ikke får for mange (ph.d.-) studenter å følge opp på en gang.
Utdanningsplanen skal ligge til grunn for veiledningen. Ph.d.-kandidat og veiledere plikter å holde
hverandre løpende informert om alle forhold av betydning for gjennomføringen av studiet og
veiledningen (ph.d.-forskriften § 9-4). God dialog mellom ph.d.-kandidat og veileder og gjensidig tillit
og respekt, er avgjørende for et produktivt samarbeid og gode resultater.
3.2 Ph.d.-kandidatens rolle og ansvar
Å gjennomføre doktorgradsutdanning krever utvikling av ferdigheter, kompetanse og selvtillit. Ph.d.-
kandidaten må, med støtte fra veilederne, ta ansvaret for å utvikle intellektuell uavhengighet.
3.2.1 Planlegg studie- og forskningsarbeidet
Ph.d.-kandidaten skal planlegge og gjennomføre studie- og forskningsarbeidet, under rettledning av
veiledergruppen, innenfor den tiden som er avtalt i ph.d.-avtalen og utdanningsplanen. Dersom det
underveis oppstår behov for endringer av avtalte betingelser, har ph.d.-kandidaten ansvar for å ta dette opp
med instituttet (og eventuell arbeidsgiver), og få eventuelle endringer godkjent i tråd med gjeldende rutiner.
3.2.2 Ta ansvar for gjennomføringen
Ph.d.-kandidaten må ta ansvar for at avsatt tid til ph.d.-utdanningen brukes mest mulig effektivt til
studie- og forskningsaktiviteter. Ph.d.-kandidaten må gjøre sitt til at avtalt framdrift holdes,
gjennomføre obligatoriske seminarer og delta i møter som avtales med veiledergruppen.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 14
3.2.3 Delta i universitetets akademiske og sosiale liv
Ph.d.-kandidater oppfordres til å delta i UMBs akademiske og sosiale aktiviteter, å presentere arbeidet
sitt for og samhandle med ansatte og andre ph.d.-kandidater. Å delta i faggruppe, forskerskole,
Foreningen for doktorgradsstudenter (FODOS), og aktivt søke muligheter til å delta på seminarer
innenlands og utenlands, er verdifull faglig og sosial nettverksbygging.
3.2.4 Identifiser utfordringer og problemer
Som ph.d.-kandidat må du ta initiativ til å drøfte med hovedveileder/veiledergruppen utfordringer og
problemer som måtte oppstå med forskningsarbeidet eller veiledningen. Hvis du ikke er i stand til å
drøfte problemet med veileder(-ne), kan du gå til din faglige/administrative leder eller til
personalansvarlig ved din enhet.
3.2.5 Sett deg inn i administrative regler og rutiner
Som ph.d.-kandidat har du ansvar for å sette deg inn i og følge de administrative reglene og rutinene
som gjelder for ph.d.-utdanningen ved UMB. Viktigst for å få oversikt og innsikt er ph.d.-forskriften og
ph.d.-håndboka, som sammen med maler og skjema er å finne på UMBs ph.d.-nettsider. Du har
sammen med hovedveileder ansvar for å få på plass utdanningsplan og avtale. Du har ansvar for å
levere framdriftsrapporter og å melde fra til instituttet og få godkjent vesentlige endringer som det
måtte oppstå behov for underveis.
3.2.6 Følg god vitenskapelig praksis
Som ph.d.-kandidat har du ansvar for å følge god vitenskapelig praksis. Dette innebærer blant annet å
sette seg inn i og følge UMBs etiske retningslinjer, og å sørge for å innhente nødvendige tillatelser for
forskning som involverer mennesker eller dyr, eller vevsmateriale. Personopplysningsloven og
Forsøksdyrkonvensjonen er sentrale bestemmelser i så måte.
3.2.7 Lever en avhandling du står inne for
Som ph.d.-kandidat står du ansvarlig for innholdet i avhandlingen du leverer, og som du ønsker å få
bedømt for ph.d.-graden ved UMB. Du har ansvar for å levere avhandlingen til avtalt tid og, sammen med
veiledergruppen, for at avhandlingen oppfyller de formelle kravene til en ph.d.-avhandling ved UMB.
3.3 Veiledernes rolle og ansvar
3.3.1 Faglig og administrativ assistanse
Veiledernes overordnete ansvar er å assistere ph.d.-kandidaten i å gjennomføre forskningsdelen av
ph.d.-utdanningen innenfor den avtalte ph.d.-perioden. Hovedveileder har i tillegg ansvar for å følge
opp den administrative delen av ph.d.-studiet, se til at utdanningsplan, avtale, framdriftsrapportering og
forslag til bedømmelseskomité kommer på plass til rett tid, og at veiledningsmøter og obligatoriske
seminarer gjennomføres. Veilederne bør kjenne til ph.d.-kandidatens akademiske bakgrunn, og vurdere om
det er behov for styrking av spesielle kunnskaper eller ferdigheter ved oppstart eller underveis i ph.d.-
perioden.
3.3.2 Den faglige veiledningen
Kvalitetsmessige krav til veiledningen er gitt i gjeldende avtale om ph.d.-utdanningen.
Avtalen slår fast at veilederne skal:
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 15
Gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstilling
Drøfte og vurdere hypoteser og metoder
Gi hjelp til orientering i faglitteratur og datagrunnlag (bibliotek, arkiv etc.)
Drøfte resultater og tolkningen av dem
Drøfte opplegg for og gjennomføring av arbeidet med avhandlingen (disposisjon, språklig form,
dokumentasjon etc.)
Holde seg orientert om progresjonen i ph.d.-kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til
utdanningsplanen/framdriftsplanen
Bidra til at ph.d.-kandidaten kommer i kontakt med relevante vitenskapelige miljøer
Gi ph.d.-kandidaten veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til doktorgradsarbeidet
3.3.3 Normert omfang av veiledning
Antall timer veiledning fordelt på veiledergruppen er normert til 100 t/år i den effektive studietiden,
totalt 300 timer gjennom utdanningsperioden (ph.d.-forskriften Ad § 9-4). Det er naturlig at
fordelingen av veiledningsinnsatsen, hyppighet av kontakt og kontaktform varierer i forhold til
fagområde og stadium i forskerutdanningsløpet.
3.3.4 Jevnlig kontakt og avtalte møter
Jevnlig kontakt mellom veiledere og ph.d.-kandidat, og minimum ett planlagt møte i måneden, anbefales.
Det er viktig å unngå en situasjon hvor ph.d.-kandidaten kun møter veilederne når det har oppstått
problemer.
Planlagte møter mellom veiledergruppe og ph.d.-kandidat bør forberedes med stikkord for innhold og
oversendelse av materiale og problemstillinger som ønskes drøftet, for eksempel faglige forsknings-
messige problemstillinger, planer, disposisjon ev. manus til artikler m.m. Veilederne bør bidra til at det
settes fokus på de rette tingene til rett tid. Det bør føres (en enkel) logg over møtene – tidspunkt, tema,
de viktigste konklusjonene eller tiltakene og videre framdrift. Møtene bør ha en form som oppmuntrer
til dialog, og være preget av konstruktiv og støttende kritikk fra veiledernes side.
3.3.5 Bidra til framdrift og gi tilbakemeldinger
Veilederne bør vurdere framdriften ut fra den godkjente utdanningsplanen, oppmuntre ph.d.-
kandidaten til produktiv bruk av den tilgjengelige tiden og avtale konkrete milepæler som følges opp
gjennom veiledningsmøtene. Veilederne bør hjelpe ph.d.-kandidaten med å planlegge skrivearbeidet, å
bidra til at det settes av nok tid til dette, og til å starte skrivearbeidet tidlig. Ph.d.-kandidaten bør få
skriftlig tilbakemelding på manus-utkast og annet skriftlig materiale som leveres til veilederne. Som en
rettesnor bør tilbakemelding gis innen en uke for mindre skriftlige arbeider, og innen to uker for godt
gjennomarbeidet utkast til (større deler av) avhandling.
3.3.6 Medmenneskelig støtte
Uten å gå inn på ph.d.-kandidatens private sfære, bør veilederne være oppmerksomme på det spekteret
av faktorer som kan påvirke innsats og resultater underveis i ph.d.-utdanningen. Synes det tilrådelig kan
veilederne bidra til at ph.d.-kandidaten kommer i kontakt med medisinske og sosiale hjelpetjenester (se
avsnitt 2.2.14).
3.4 Dersom det oppstår problemer (ph.d.-avtalens punkt 6)
Dersom framdriften og/eller kvaliteten på arbeid som gjøres og legges fram ikke er tilfredsstillende, bør
veiledergruppen så tidlig som mulig informere ph.d.-kandidaten om dette, og foreslå tiltak for å bedre
forholdene. Dersom du som ph.d.-kandidat får problemer underveis, bør du ta disse opp med veileder,
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 16
alternativt med din leder eller med personalansvarlig ved instituttet.
Dersom en veileder mener at ph.d.-kandidaten ikke på tilfredsstillende måte overholder sine
forpliktelser ifølge avtalen, eller veiledningsforholdet blir problematisk, kan veilederen på dette
grunnlag be om å bli løst fra veiledningsforholdet. Tilsvarende kan ph.d.-kandidaten, dersom han/hun
finner veiledningen utilfredsstillende, eller dersom veiledningsforholdet blir problematisk, be om å få
oppnevnt en ny veileder.
En anmodning om å bli løst fra veiledningsforholdet skal gå til instituttet, med kopi til den andre part i
veiledningsforholdet. Dersom det oppstår uoverensstemmelser mellom veileder(e) og ph.d.-kandidat
skal den part som ønsker å bli løst fra veiledningsavtalen orientere den andre parten om saken på
forhånd.
Også av andre grunner kan endring av veilederforholdet bli aktuelt. I slike tilfeller kan begge parter ta
initiativ til et skifte. Hvis en veileder fratrer skal instituttet se til at det oppnevnes ny veileder og at ny avtale
underskrives. De økonomiske forpliktelsene som instituttet og ev. ekstern(e) institusjon(er) har i
henhold til denne avtalen gjelder også etter et veilederskifte.
4 Gjennomføring
4.1 Obligatoriske seminarer
Som en del av kvalitetssikringen av ph.d.-utdanningen skal studentene holde (minst) tre seminarer i
løpet av opplæringsperioden (ph.d.-forskriften § 11-3). Formålet med seminarene er å sikre at ph.d.-
kandidaten kommer raskt i gang med doktorgradsarbeidet, får synliggjort sin progresjon og får diskutert
faglige og praktiske utfordringer i prosjektet, med et bredere publikum enn veiledergruppen.
Startseminaret skal holdes før utdanningsplanen sendes inn til behandling, midtveis-seminaret etter 1,5-
2 år, og når arbeidet med avhandlingen nærmer seg ferdigstilling holdes et sluttseminar.
4.1.1 Generelt for alle seminarene
Tilhørere
Hele veiledergruppa, minst en veileder må være tilstede
Instituttets ansatte og studenter og ev. andre relevante forskningsmiljøer
Andre ph.d.-kandidater og deres veiledere
Ansvar
Hovedveileder har ansvar for at seminaret blir holdt og for at det blir rapportert til instituttet at
seminaret er gjennomført
Hele veiledergruppa bør være tilstede under seminaret og diskusjonen etterpå.
Det skal være minst en veileder tilstede.
Instituttet, ved FU/FUU, har ansvar for å organisere seminarer
Ph.d.-kandidaten har ansvar for presentasjonen under seminaret
Det skal settes av tid til respons fra tilhørerne. Det kan være en god idé at en eller flere personer har i
oppgave å komme med konstruktiv kritikk.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 17
4.1.2 Startseminar
Tidspunkt og hensikt
Startseminaret skal gjennomføres innen 6 måneder etter oppstart, og før utdanningsplanen (med vedlagt
prosjektplan) sendes inn til behandling. Seminaret vil derfor tjene som hjelp til å diskutere prosjektplanen og
som hjelp til å finne relevante kurs og aktiviteter som skal inngå i ph.d.-kandidatens utdanningsplan.
Gjennomføring
1. Presentasjon av prosjektplanen hvor målet er å få innspill på prosjektvinkling, design og
gjennomføring, og å diskutere omfanget og realismen av prosjektet.
2. Diskutere hvilke tekniske, akademiske og praktiske ressurser som er nødvendige for å kunne
gjennomføre prosjektet. Drøfte opphold ved annet (lære-)sted enn UMB.
3. Presentasjon av utdanningsplanen hvor målet er å få innspill om mulige kurs, seminarer og
aktiviteter ph.d.-kandidaten kan inkludere i opplæringsdelen.
4.1.3 Midtveis-seminar
Tidspunkt og hensikt
Midtveis-seminaret skal gjennomføres etter ca. halvgått løp (ca. 1,5 -2 år). Målet er å evaluere
progresjon og identifisere eventuelle behov og/eller barrierer i prosjektet.
Gjennomføring
1. Presentasjon av status i prosjektet: Er målsettingene for halvgått løp nådd?
- Foreløpige resultater og konklusjoner
- Er det behov for endringer – er nødvendige ressurser for ferdigstilling til stede?
- Er veiledningsbehovet dekket?
- Eksisterer det flaskehalser i forhold til sluttføring av prosjektet?
2. Presentere sluttføringsplan:
- Plan for publikasjoner
- Opphold ved annet (lære-)sted, utenlandsopphold?
- Framdriftsplan
3. Diskutere utdanningsplanen og identifisere eventuelle behov for endringer i opplæringsdelen
- Er de fleste emnene i utdanningsplanen gjennomført og avsluttet?
4.1.4 Sluttseminar
Tidspunkt og hensikt
Sluttseminaret gjennomføres ca. seks måneder før avslutning. Målet er å få innspill til det avsluttende
arbeidet med avhandlingen og til forberedelsene til prøveforelesning/disputas.
Gjennomføring
1. Presentasjon av innholdet i avhandlingen.
2. Respons fra tilhørerne. Innspill til det avsluttende arbeidet.
3. Praktiske tips og råd om prøveforelesning og disputas.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 18
4.2 Framdriftsrapportering og oppfølging av denne
Både ph.d.-kandidat og veiledere skal rapportere om framdriften i arbeidet (ph.d.-forskriften § 11-2).
Ph.d.-kandidaten (og hovedveilederen) fyller ut og signerer ”Framdriftsrapport for ph.d.-kandidater”.
Framdriftsrapporten leveres til instituttet for godkjenning (eventuelt oppfølging), og kopi skal sendes
ekstern(e) institusjon(er) som stiller veileder(e) til disposisjon. Instituttet skal ha rutiner for å følge opp
avdekkede mangler, som manglende progresjon i avhandlingsarbeidet og mangler ved veiledningen
(ph.d.-forskriften §§ 11-1 og 11-2).
Det skal rapporteres første gang senest innen seks måneder etter at utdanningsplanen er godkjent og
deretter med ett års mellomrom, innen frist fastsatt av instituttet.
Det er ikke uvanlig at det blir behov for å endre avtaleperioden og/eller utdanningsplanen. Se avsnitt
2.3.2 og 2.4.4 for rutiner i forbindelse med slike endringer. Ved vesentlige endringer leveres hhv.
skjemaet ”Endringer i avtaleperiode for ph.d.-studiet” og revidert utdanningsplan til instituttet – gjerne
sammen med framdriftsrapporten.
FU/FUU ved instituttet behandler innkomne rapporter og etterlyser manglende framdriftsrapporter. I
tilfeller der framdriften er for langsom i forhold til utdanningsplanen, uten at dette skyldes noen form for
permisjon fra studiet, iverksetter instituttet de tiltak som anses hensiktsmessige for at framdriften skal
bedres. Med ”permisjon fra studiet” menes for eksempel en fødselspermisjon eller annen type permisjon, et
lengre sykefravær eller en periode der doktorgradsstudenten har arbeidet på et annet prosjekt.
FU/FUU kontrollerer at de obligatoriske seminarene holdes til rett tid i ph.d.-løpet, at utdannings-
planen er mottatt for ny behandling dersom innholdet i den er vesentlig endret og at skjema for endring
i avtaleperiode, ev. ny avtale, er mottatt og undertegnet dersom framdriften er forsinket.
Framdriftsrapporter og behandlingsvedtak arkiveres i ePhorte.
Dersom framdriften og/eller kvaliteten på arbeid som gjøres og legges fram ikke er tilfredsstillende, bør
veiledergruppen så tidlig som mulig informere ph.d.-kandidaten om dette, og foreslå tiltak for å bedre
forholdene.
4.3 Avhandlingen, publisering av artikler som inngår, bruks- og eiendomsrett til resultater
4.3.1 Krav til avhandlingen
En doktorgradsavhandling skal være et selvstendig vitenskapelig arbeid, inneholde resultater på høyt
vitenskapelig nivå, og bidra med ny kunnskap, se ph.d.-forskriften § 10-1.
En ph.d.-avhandling består vanligvis av flere delarbeider (artikler eller manuskripter). Avhandlingen skal
i så fall også inneholde et kapittel som i et helhetlig perspektiv sammenfatter og sammenstiller de
problemstillinger og konklusjoner som legges frem i delarbeidene, og som dokumenterer
sammenhengen i avhandlingen. ph.d.-kandidaten skal være eneforfatter av sammenfatningen (ph.d.-
forskriften § 10-1).
Avhandlingen skal inneholde et kort sammendrag på engelsk og bør inneholde et sammendrag på norsk
(ph.d.-forskriften § 10-1).
Avhandlingen skal skrives på engelsk eller norsk, annet språk må godkjennes spesielt (ph.d.-forskriften § 5-3).
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 19
Arbeid som har vært godtatt som grunnlag for tidligere eksamener, kan normalt ikke antas til
bedømmelse, med mindre arbeidet inngår som en mindre del av en avhandling som består av flere
sammenhengende arbeider (ph.d.-forskriften § 10-6).
4.3.2 Rett til publisering
Det kan ikke legges restriksjoner på offentliggjøring og publisering av resultater som inngår i
doktorgradsarbeidet, med unntak av en på forhånd avtalt utsettelse. Utsettelse av offentliggjøring eller
publisering kan skje når ph.d.-utdanningen helt eller delvis er finansiert av en ekstern part, for at den
eksterne parten skal kunne ta stilling til patentering/kommersialisering. En eventuell avtalt utsettelse av
tidspunktet for offentliggjøring/publisering skal ikke være av lengre varighet enn 4 måneder (ph.d.-
forskriften § 10-7).
Publisering skal skje i henhold til nasjonalt og internasjonalt anerkjente retningslinjer, se avsnitt 3.2.6.
4.3.3 Bruksrett og eiendomsrett til resultater
Ph.d.-kandidatens rettigheter til bruk av egne resultater, utnyttelse av patenterbare oppfinnelser,
opphavsrettigheter m.m., er regulert av Arbeidstakeroppfinnelsesloven og UMBs egne regler om
ansattes rettigheter. Dette gjelder så lenge ikke annet fremgår av eventuelle opphavs- og/eller
immaterialrettslige avtaler (ph.d.-forskriften § 10-8).
4.3.4 Lagring av forskningsdata (primærdata)
Ph.d.-kandidaten plikter å lagre forskningsdata i henhold til UMBs retningslinjer for dette (ph.d.-
forskriften § 10-3). UMB har et ansvar for å lagre egne forskningsdata (primærdata). Dette er
nedfelt i blant annet standard-kontrakter med offentlige finansiører (Norges Forskningsråd og EU), nasjonale
forskningsetiske retninglinjer, og vedtak fattet av Universitetsstyret. Forskningsdata som ligger til grunn for de
resultater og konklusjoner som legges fram i doktorgrads-avhandlingen skal lagres i henhold til UMBs system
for lagring av primærdata.
I forbindelse med dette skal en egenerklæring om lagring undertegnes for selve avhandlingen og for
hver av eventuelle andre publikasjoner som er resultat av doktorgradsarbeidet.
For ph.d.-kandidater som tar doktorgraden som en del av sin stilling ved en annen forskningsinstitusjon,
kan det avtales (i ph.d.-avtalen) at denne forskningsinstitusjonen har ansvaret for å lagre dataene.
4.3.5 Adressering av avhandling, artikler m.m. (ph.d.-forskriftens § 10-4)
Ved trykking av avhandlingen, skal UMBs offisielle omslag for avhandlinger brukes, og avhandlingen får da
automatisk UMB som adresse på omslaget. Dersom ph.d.-kandidaten er ansatt ved eller deltar i et
gradssamarbeid med en annen institusjon, kan denne institusjonens adresse også føres opp på omslaget.
Hovedregelen er at en ph.d.-kandidat skal føre opp UMB og eventuell samarbeidende institusjon på alle
foredrag, artikler, publikasjoner, presentasjoner, posters og lignende som inngår i doktorgradsarbeidet.
Kreditering av vitenskapelige publikasjoner til institusjoner
Forfatteradresser på publikasjoner fungerer ikke bare som kontaktinformasjon. Forfatteradresser har
også en viktig funksjon i kreditering av forskningsinstitusjonene som forfatterne er tilknyttet.
Forfatteradressene er avgjørende for hvilke enheter som får publiseringspoeng og tilhørende tildeling i
de resultatbaserte budsjettkomponentene.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 20
UMBs ph.d.-forskrift slår fast at: ”Veiledende retningslinjer for kreditering av vitenskapelige publikasjoner til
institusjoner (se http://www.uhr.no) skal legges til grunn for adressering av vitenskapelige publikasjoner
som inngår i doktorgradsarbeidet. Krav til medforfatterskap skal praktiseres i henhold til Vancouver-
reglene (Uniform Requirements for Manuscripts (URM), see: http://www.icmje.org/).”
UHRs3 retningslinjer beskriver en hovedregel for adressering og kreditering (gjengitt nedenfor), og inneholder i tillegg presiseringer og eksempler som skal lette forståelsen og anvendelsen, se særlig avsnittet ”Presisering av hovedregelen for forfattere under utdanning”. ”Hovedregelen for kreditering av institusjoner i en vitenskapelig publikasjon er: 1. En institusjon skal oppgis som adresse i en publikasjon dersom den har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til eller grunnlag for en forfatters medvirkning til det publiserte arbeidet. 2. Samme forfatter skal oppgi også andre institusjoner som adresser dersom disse i hvert enkelt tilfelle også tilfredsstiller kravet i punkt 1. 3. Et ansettelsesforhold eller et veiledningsansvar kan regnes som grunnlag for kreditering av en institusjon, hvis kravet i punkt 1 er innfridd.
Punkt 3 skal oppfattes som en presisering av minstekravet i punkt 1 og av reglene som er gitt av myndighetene. I seg selv er ansettelse eller veiledningsforhold verken nødvendig eller tilstrekkelig betingelse for kreditering av publikasjoner til institusjoner selv om dette vil være det normale. Forfattere som har flere ansettelsesforhold i forskningsmiljøer med integrert forskningsaktivitet (der de enkelte arbeidsgivere har felles forskningsaktivitet) skal kreditere de enkelte institusjoner.”
Dette har ledet til at UMB har vedtatt følgende utfyllende bestemmelse i ph.d.-forskriften (Ad § 10-4):
”En institusjon skal oppgis som adresse i en publikasjon hvis den har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til, eller
grunnlag for, en forfatters (her: en ph.d.-kandidats) medvirkning til det publiserte arbeidet, for eksempel aktiv utøvelse av
veiledningsansvar. Hvis institusjonens bidrag er veiledning, kreves det et mindre bidrag enn det som er nødvendig for at en
veileder selv skal være oppført som medforfatter på det aktuelle arbeidet.”
Spørsmål om adressering av publikasjoner rettes til: [email protected].
4.3.6 Registrering av publikasjoner
Alle publikasjoner som inngår i doktorgradsarbeidet skal fortløpende registreres i forsknings-
dokumentasjonssystemet ”Current Research Information System in Norway” (CRIStin). Dette gir
budsjettmessig uttelling for den/de institusjonene som forfatterne har oppgitt som adresse(r) på det
aktuelle vitenskapelige arbeidet. Også foredrag, postere, populærvitenskapelige arbeider
(forskningsformidling) gir uttelling i det såkalte tellekantssystemet ved UMB, og skal registreres.
Tildelingen fra Kunnskapsdepartementet baseres på forfatterandeler, det er derfor viktig at alle bidragsytere
er med og med riktig adresse (se 4.3.5). Alle bidragsytere må registreres. Det skal være samsvar mellom
forfatteradressene på originalen og forfatteradressene i CRIStin-posten. Den institusjonen som skal
krediteres for arbeidet MÅ være oppgitt som adresse.
Hvert arbeid/bidrag eller hendelse skal kun registreres én gang, og det er likegyldig hvem (av
forfatterne) som registrerer i CRIStin. Den enkelte forfatter må imidlertid ”kvittere ut posten” i
CRIStin for at forfatterens institusjon skal få økonomisk uttelling.
3 Universitets- og høgskolerådet
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 21
Les mer om hva som skal registreres, hvorfor og hvordan på forskningsavdelingens ”CRIStin-sider”.
4.4 Tips og råd under gjennomføringen
4.4.1 Ansvar, initiativ og oversikt
Ta ansvar for ph.d.-utdanningen din ved å være en aktiv aktør – ikke bare en deltaker – i å planlegge og
gjennomføre forsknings- og opplæringsdelen av ph.d.-perioden.
Ta initiativ til kontakt med hovedveileder og resten av veiledergruppen. Forbered deg til planlagte
møter med veiledergruppen. Lag korte notater fra uformelle møter med enkeltveiledere og referat fra
planlagte møter med veiledergruppen.
Du bør registrere alt du gjør av pliktarbeid. Noter tidsbruk og utførte arbeidsoppgaver. Veileder må
holdes informert om omfanget av utført pliktarbeid.
4.4.2 Begynn å skrive
Arbeid målrettet mot avhandling og andre publikasjoner. Påbegynn skrivingen av vitenskapelige artikler
allerede ved forsøksplanlegging og gjennomføring av forsøk, og gjør arbeidet ferdig med en gang du
har forskningsresultatene. Hvis du venter for lenge, vil det være vanskeligere å arbeide med resultatene,
og du vil ofte ha for dårlig tid på slutten.
Jo flere av arbeidene du har fått akseptert i vitenskapelige tidsskrifter, desto mindre vil det være for
opponentene å kritisere deg for, fordi du allerede har gjennomgått omganger med tung faglig kritikk
gjennom fagfellevurderingen.
Studieavdelingen arrangerer skrivekurs for ph.d.-kandidater som det kan være nyttig å delta i.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 22
5 Avslutningsfasen
5.1 Grunnlaget for tildeling av graden (Kap. 12 i ph.d.-forskriften) Graden philosophiae doctor (ph.d.) tildeles på grunnlag av godkjent
opplæringsdel
vitenskapelig avhandling
prøveforelesning over oppgitt emne
forsvar av avhandlingen i en offentlig disputas
Før avhandlingen leveres inn til bedømmelse, må opplæringsdelen være godkjent av instituttet, og det
må oppnevnes en bedømmelseskomité.
5.2 Godkjenning av opplæringsdelen (Kap. 8 i ph.d.-forskriften) FU/FUU ved instituttet godkjenner opplæringsdelen på grunnlag av dokumentasjon i form av
karakterutskrifter eller kursbevis som ph.d.-kandidaten legger fram, for emner som inngår i godkjent
utdanningsplan (ph.d.-forskriften Ad § 8-5). Ph.d.-kandidaten skal også dokumentere hvordan
karakterkravet i ph.d.-forskriftens § 8-4 oppfylles (se nedenfor).
For å få godkjent opplæringsdelen må ph.d.-kandidaten ha oppnådd minimum karakteren C, og i snitt
B eller bedre, på emner som er tatt ved UMB eller andre læresteder i Norge og som er bedømt med
bokstavkarakter. Andre emner inngår ikke i snittberegningen, men godkjennes dersom de er bestått
(ph.d.-forskriften § 8-4). Dette kravet gjelder for alle som er tatt opp til ph.d.-studier ved UMB etter 1.
januar 2007. Dersom du er tatt opp før 1. januar 2007, er karakterkravet C eller bedre for emner
avsluttet4 før 1. april 2009 (ph.d.-forskriften Ad § 8-4), mens kravet for emner avsluttet etter 1. april
2009, er minimum C og i snitt B eller bedre.
Det er laget egne Retningslinjer til hjelp ved beregning av gjennomsnittskarakteren. Siden det kun er
emner som er bedømt med bokstavkarakter, og emner tatt ved UMB eller andre norske universiteter,
som skal inngå ved beregning av gjennomsnittskarakter, er praktiseringen av karakterkravet noe
kronglete. Det kan gi utilsiktede utslag – som for eksempel når man kun har ett (”norsk”) emne som er
bedømt med bokstavkarakter, og har fått karakteren C. Selv om alle andre emner er bestått (og kanskje
med glans) og dette emnet kun er 5 studiepoeng, resulterer det i at opplæringsdelen ikke kan godkjennes.
Studiedirektøren kan ved særlig uheldige utslag av reglene gi dispensasjon fra karakterkravet.
Ph.d.-kandidatens dokumentasjon på gjennomført opplæringsdel, legges ved forslaget til
bedømmelseskomité, når dette fremmes for instituttet (se avsnitt 5.3). Før behandling i FU/FUU
sjekker ph.d.-kontaktperson ved instituttet at alle emner som inngår i opplæringsdelen, og som skal
med på vitnemålet, er registrert i FS. Bekreftelser på emner tatt ved andre læresteder arkiveres i
ePhorte. ”Kandidatrapport – opplæringsoversikt” skrives ut fra FS og legges ved saken til FU/FUU.
5.3 Oppnevning av bedømmelseskomité (Kap. 13 i ph.d.-forskriften)
Til å bedømme avhandlingen oppnevner rektor på fullmakt fra universitetsstyret, og etter forslag fra
instituttet, en komité med minst tre sakkyndige medlemmer (ph.d.-forskriften § 13-1).
Veiledere eller medforfattere kan ikke være medlemmer av bedømmelseskomiteen. Komiteen skal
settes sammen slik at (ph.d.-forskriften § 13-1):
4 Med ”avsluttet” menes dato for eksamen, dato for innlevering av avsluttende oppgave, eventuelt gjennomføring/innlevering av siste obligatoriske aktivitet/arbeid som hører til emnet
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 23
begge kjønn, såfremt mulig, er representert
to av medlemmene er uten tilknytning til Universitetet for miljø- og biovitenskap, hvorav minst ett av medlemmene bør komme fra en anerkjent utenlandsk institusjon
ett av medlemmene skal være tilsatt ved UMB i fast stilling, og er også komiteens administrator
alle medlemmene har doktorgrad eller tilsvarende bedømt førstestillingskompetanse
Forslag til bedømmelseskomité kan ikke fremmes før opplæringsdelen er fullført i tråd med
utdanningsplanen og godkjent av instituttet. Forslaget skal begrunnes og bør vise til hvordan komiteen
samlet sett dekker avhandlingens fagfelt (ph.d.-forskriften § 13-2). Hvis særlige grunner taler for det,
kan UMB oppnevne, blant egne ansatte, en egen administrator av komiteen som ikke deltar i den faglige
bedømmelsen av avhandlingen, i tillegg til de tre sakkyndige medlemmene (ph.d.-forskriften Ad § 13-1).
Veiledergruppe/faggruppe foreslår bedømmelseskomité til instituttet, etter å ha undersøkt om de
foreslåtte medlemmene er villige til å ta på seg oppgaven. Sammen med forslaget sendes følgende
informasjon:
- Ph.d.-kandidatens navn og adresse
- Avhandlingens tittel
- Veiledernes tittel, navn og adresser
- Tittel, navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til medlemmene av komiteen
- Oversikt over gjennomført opplæringsdel5
- Attesterte kopier av karakterutskrifter/vitnemål for emner/kurs som inngår i opplæringsdelen
Dersom instituttet godkjenner opplæringsdelen og anbefaler komiteen, skal ph.d.-kandidaten ha
anledning til å gi skriftlige merknader til komiteens sammensetning (ph.d.-forskriften § 13-1).
Ph.d.-kontaktperson ved instituttet sender via ePhorte innstillingsvedtaket og opplysningene om
komiteen til studieavdelingen i brevmal laget for formålet. Det er rektor som, etter fullmakt fra
universitetsstyret, formelt oppnevner bedømmelseskomiteen. Studieavdelingen sender formelt
oppnevningsbrev til komitémedlemmene med kopi til ph.d.-kandidat, hovedveileder og institutt, og
informerer om UMBs gjeldende regelverk for ph.d.-graden. Følgende legges ved oppnevningsbrevet til
komitémedlemmene (i form av lenker, eventuelt dokumenter):
Ph.d.-forskriften
Veiledning om bedømmelse av ph.d.-graden ved UMB
Skjema for bedømmelseshonorarer og reiseregning (kun til eksterne medlemmer)
I praksis er det ofte slik at ph.d.-kandidat, veiledere, medlemmer av bedømmelseskomiteen og
instituttleder i forbindelse med oppnevning av komité avtaler tentativ dato for disputas og en frist for
innlevering av avhandlingen.
5.4 Innlevering av avhandlingen
Avhandlingen kan ikke leveres før opplæringsdelen er gjennomført (ph.d.-forskriften § 8-5).
Hovedveileder bør ha gitt ”grønt lys” for innlevering, og det er lurt å la en tredje part lese korrektur og
eventuelt gjennomføre språkvask før avhandlingen leveres. Ta kontakt med studieavdelingen ved
vilma.bischof @umb.no for å få tildelt avhandlingens løpenummer, ISSN-nummer og ISBN-nummer.
Disse numrene skal påføres avhandlingens omslag. Bruk forsidemalen du finner på ph.d.-nettsiden om
innlevering. Ph.d.-kandidaten leverer fem eksemplarer av avhandlingen til instituttet, sammen med
signerte erklæringer fra eventuelle medforfattere, og en innleveringserklæring.
5 Godkjent utdanningsplan og attesterte karakterutskrifter/vitnemål for emner som inngår
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 24
Instituttet datostempler avhandlingen ved mottak og sørger for arkivering av forfattererklæringer i
ePhorte. Av de fem eksemplarene, skal instituttet sende 3 eksemplarer til bedømmelseskomiteens
medlemmer, og 2 eksemplarer til studieavdelingen (ett av disse videresendes til Universitetsbiblioteket
for miljø- og biovitenskap, ph.d.-forskriften Ad § 14-1). De originale forfattererklæringene leveres til
studieavdelingen.
Normalt vil de innleverte avhandlingene være vanlige utskrifter. De skal være innbundet på en enkel
måte (limt i ryggen). Den ferdige varianten trykkes opp på et trykkeri først etter at avhandlingen er
godkjent (se avsnitt 5.7). UMBs offisielle omslag for ph.d.-avhandlinger skal brukes (ph.d.-forskriften Ad § 10-4).
Trykkeriet utformer omslaget.
Etter innlevering har ph.d.-kandidaten kun anledning til å gjøre rettelser av formell art, forutsatt at
han/hun lager en oversikt over samtlige rettinger og sender denne til komiteen senest en uke før
disputasen (ph.d.-forskriften § 14-2).
Instituttet sender avhandling og kopi av forfatter-erklæringer sammen med brev laget til formålet, til
bedømmelseskomiteens medlemmer som så vurderer avhandlingen. I brevet opplyses det blant annet om
frist for levering av komitémedlemmenes vurdering av avhandlingen, og for felles rapport fra komiteen.
5.5 Bedømmelseskomiteens vurdering av avhandlingen (Kap. 15 i ph.d.-forskriften)
I bedømmelsen av avhandlingen skal det legges spesiell vekt på om avhandlingen fyller kravene i ph.d.-
forskriftens § 10-1. Det skal foretas en helhetlig vurdering og avveining av sterke og svake sider ved
avhandlingen, inkludert vurderinger av om materialet og metodene er tjenlige for de spørsmål som reises i
avhandlingen, og om argumentene og konklusjonene som framføres, er holdbare (ph.d.-forskriften § 15-1).
Komiteens administrator har ansvaret for å organisere komiteens arbeid og sørge for at tidsrammen for
arbeidet overholdes, og deltar for øvrig i komiteens arbeid på linje med øvrige medlemmer (med
mindre han/hun er oppnevnt utelukkende som administrator). Administratoren skal samordne
komiteens uttalelse, orientere de øvrige medlemmene om disputasens struktur og avklare
arbeidsdelingen mellom komitémedlemmene under disputasen (ph.d.-forskriften Ad § 13-1).
Hovedveileder kan innkalles til møter i bedømmelseskomiteen for å gjøre rede for veiledningen av
Ph.d.-kandidaten og arbeidet med avhandlingen (ph.d.-forskriften § 15-2). Komiteen kan kreve å få
grunnlagsmateriale eller tilleggsinformasjon framlagt.
I Veiledning om bedømmelse av ph.d.-graden ved UMB, er det gitt nærmere informasjon om
bedømmelseskomiteens arbeid.
Dersom bedømmelseskomiteen ved sin gjennomgang av avhandlingen mistenker fusk eller plagiering
skal saken behandles i henhold til ”Rutiner for instituttenes saksbehandling ved mistanke om fusk eller
forsøk på fusk ved skriftlig eksamen eller prøve uten tilsyn” (ph.d.-forskriften Ad § 15-3).
5.6 Bedømmelseskomiteens uttalelse om avhandlingen (Kap. 16 i ph.d.-forskriften)
Innen tre måneder etter at komiteen har mottatt avhandlingen og senest 25 virkedager før planlagt
disputas skal komiteen avgi en begrunnet uttalelse om hvorvidt arbeidet er verdig til å forsvares for
doktorgraden eller ikke (ph.d.-forskriften § 16-1). Innstillingen sendes til instituttet, som snarest
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 25
formidler den til ph.d.-kandidaten og veilederne. Ph.d.-kandidaten skal gis en frist på 10 virkedager til
ev. å fremme skriftlige merknader til innstillingen.
Dersom bedømmelseskomiteen enstemmig godkjenner avhandlingen, kan prøveforelesning og forsvar
av avhandlingen gjennomføres (ph.d.-forskriften § 16-4).
Dersom komiteen finner mindre mangler ved avhandlingen og dermed foreløpig ikke godkjenner den
for disputas, kan komiteen tillate at avhandlingen innleveres i omarbeidet versjon én gang. Komiteen
bør kommentere hvilke områder avhandlingen må forsterkes på (uten at anbefalingen kan oppfattes
som en forsikring om godkjennelse ved ny bedømmelse). Omarbeidingen skal kunne gjøres innen
rammen av maksimalt 6 måneders arbeidsinnsats. Komiteen setter i samråd med student og
hovedveileder, frist for innleveringen (ph.d.-forskriften § 16-5).
Dersom komiteen finner at dyptgripende endringer vedrørende teori, hypotese, materiale eller metode
er nødvendige for at arbeidet skal kunne anbefales til disputas, skal komiteen ikke anbefale innlevering
av samme avhandling i omarbeidet versjon for ny bedømmelse. I slike tilfeller (underkjenning) kan
komiteen tillate innlevering av ny avhandling én gang. Ny innlevering kan skje tidligst 6 måneder etter
at bedømmelseskomiteens vedtak ble fattet (ph.d.-forskriften § 16-6).
Én og samme kandidat kan ikke levere avhandling for bedømmelse mer enn totalt to ganger
(kilde: Universitets- og høgskolerådet).
Ved innlevering av omarbeidet versjon eller ny avhandling, skal avhandlingen, med mindre særlige
grunner taler mot dette, bedømmes av opprinnelig komité (ph.d.-forskriften § 16-7).
§ 16-3 i forskriften beskriver hva universitetsstyret kan foreta seg dersom det er uenighet i komiteen.
5.7 Trykking og offentliggjøring av avhandlingen (Kap. 17 i ph.d.-forskriften)
Vent med å trykke opp avhandlingen til du vet at den er godkjent av bedømmelseskomiteen.
Avhandlingen trykkes opp på et trykkeri, se informasjon på studieavdelingens nettsider
http://www.umb.no/phd-studier/artikkel/innlevering-av-avhandling-mal-for-omslag . Antall kopier
avtales med hovedveileder. Regningen belastes normalt prosjektet til ph.d.-kandidaten.
Ph.d.-kandidaten må levere 10 eksemplarer av den ferdig trykte avhandlingen til studieavdelingen, og
dessuten levere en elektronisk versjon av avhandlingen i pdf-format for arkivering (eventuelt kun
sammendraget). I tillegg utføres en elektronisk registrering av avhandlingen hos "Dissertations &
Theses (Proquest )" av Universitetsbiblioteket for miljø- og biovitenskap (ph.d.-forskriften § 17-1).
Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig ved Universitetsbiblioteket for miljø- og biovitenskap
senest 10 virkedager før disputasen avholdes (ph.d.-forskriften § 17-2). I første omgang leverer
studieavdelingen ett eksemplar (se avsnitt 5.4) til biblioteket. Dette eksemplaret erstattes senere av den
endelige, trykte utgaven (studieavdelingen sender ett av de 10 eksemplarene til biblioteket).
Ph.d-forskriftens § 17-1 slår fast at UMB forbeholder seg en ikke-eksklusiv rett til å arkivere
avhandlingen i UMBs åpne elektroniske arkiv over publikasjoner. Tilhørende delarbeider kan inkluderes
i den elektroniske versjonen dersom ikke en elektronisk arkivering strider med andre parters
publiseringsrettigheter. Ph.d.-kandidaten og Universitetsbiblioteket for miljø- biovitenskap skal inngå
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 26
en avtale6 om registrering og arkivering av avhandlingen. Ph.d.-kandidaten kan forbeholde seg retten til
å utsette elektronisk registrering og arkivering i maksimum ett år, av hensyn til senere publiserings-
muligheter.
I god tid før disputasen (ca. 2 uker) skal det utarbeides en kort omtale av avhandlingen og disputasen
som brukes til pressemelding. Send utfylt pressemeldingsskjema og bilde av ph.d.-kandidaten til
kommunikasjonsavdelingen.
5.8 Prøveforelesning og disputas (Kap. 18 og 19 i ph.d.-forskriften)
Doktoranden skal holde en prøveforelesning over oppgitt emne etter at avhandlingen er levert og
godkjent. Emne for prøveforelesningen fastsettes av bedømmelseskomiteen og kunngjøres for
doktoranden 10 virkedager før forelesningen. Emnet bør ikke hentes fra sentrale problemstillinger i
doktorgradsarbeidet (ph.d.-forskriften § 18-1). Prøveforelesningen skal foregå på engelsk eller norsk,
med mindre bedømmelseskomiteen godkjenner et annet språk (ph.d.-forskriften § 18-3).
Bedømmelseskomiteens administrator avtaler tidspunkt for disputasen med resten av komiteen, ph.d.-
kandidaten, veiledere og instituttleder. Instituttet bestiller egnede lokaler. Tid og sted for disputasen
skal offentliggjøres 10 virkedager før disputasen. Skjema for annonsering av prøveforelesning og
disputas sendes studieavdelingen ved [email protected]. Studieavdelingen kunngjør så
prøveforelesning og disputas ved oppslag på UMBs eksterne og interne internettsider.
I tilfeller der et av komiteens medlemmer blir syk eller på annen måte forhindret fra å stille opp på
disputasen, må administrator eller veileder snarest ta kontakt med studieavdelingen, og drøfte løsninger
for å gjennomføre disputasen til planlagt tidspunkt. Det kan for eksempel oppnevnes et sette-medlem
av komiteen dersom det er ønskelig og mulig. Instituttet må da fremme et skriftlig forslag om dette til
studieavdelingen, og orientere kort om hvordan det nye medlemmet er i stand til å løse oppgaven.
Instituttet kan eventuelt velge å gjennomføre disputasen ved hjelp av video og/eller telefon i tilfeller
der dette lar seg gjøre. I verste fall må disputasen avlyses og nytt tidspunkt avtales.
Instituttet skal legge til rette for at prøveforelesning og disputas gjennomføres på en god måte.
Se huskeliste for hovedveileder s. 29 og instituttet s 31.
Prøveforelesning og disputas ledes normalt av instituttleder. Prøveforelesningen bør ligge på
masternivå og skal vare i 45 minutter. Prøveforelesningen er en del av doktorgradsprøven og må være
godkjent av bedømmelseskomiteen før doktoranden kan forsvare avhandlingen i offentlig disputas
(ph.d.-forskriften § 18-2).
Disputasen skal foregå på engelsk eller norsk med mindre bedømmelseskomiteen godkjenner et annet språk
(ph.d.-forskriften § 19-2).
Disputasen skal være en faglig diskusjon mellom opponenter og doktorand vedrørende problem-
formuleringer, metodisk, empirisk og teoretisk grunnlag, dokumentasjon og fremstillingsform. Det bør
legges spesiell vekt på å få etterprøvd holdbarheten av viktige konklusjoner som doktoranden har trukket i
sitt arbeid. Problemstillingene som opponentene velger å forfølge, behøver ikke være begrenset til de som er
omtalt i komiteens uttalelse om avhandlingen. Opponentene bør bestrebe seg på – så langt det er mulig – å
gi diskusjonen en form som gjør at også de som ikke har lest avhandlingen eller kjenner fagfeltet inngående,
kan følge diskusjonen (ph.d.-forskriften § 19-5).
6 Pr. august 2010 er rutinene for dette ikke iverksatt
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 27
Innledningsvis under disputasen, gjør doktoranden rede for hensikten med og resultatet av den
vitenskapelige undersøkelsen (ca. 30 minutter). Det skal normalt være to ordinære opponenter.
Ordinære opponenter skal være medlemmer av bedømmelseskomiteen (ph.d.-forskriften § 19-3).
Opponentene redegjør for sin vurdering av avhandlingen. De to opponentene diskuterer avhandlingen
og ber doktoranden svare på deres spørsmål. Øvrige tilstedeværende som ønsker å opponere ex
auditorio, må gi melding om dette til disputasens leder i løpet av disputasen og innen det tidspunktet
disputasleder bestemmer (ph.d.-forskriften § 19-4). Selve disputasen bør ikke vare mer enn ca. tre timer.
5.9 Melding fra bedømmelseskomiteen
Så raskt som mulig etter disputasen sender bedømmelseskomiteen en signert melding til
studieavdelingen, der den gir en vurdering av avhandlingen, forsvaret og prøveforelesningen (ph.d.-
forskriften § 20-1) og konkluderer med om disputasen er godkjent eller ikke godkjent. Eget skjema skal
benyttes Statement from the evaluation committee. Det beste er å fylle ut deler av meldingen på
forhånd og de delene som omhandler prøveforelesning og disputas rett etter disputasen, og signere
meldingen før komitémedlemmene drar hver til sitt.
Eksterne komitémedlemmers honorar, reiseregning og hotellopphold betales av instituttet. Noen
institutter bidrar økonomisk til en avslutning etter disputasen. Utgifter til trykking, reisekostnader og
arrangement på disputasdagen er fradragsberettiget i selvangivelsen til doktorgradsstudenten, se
liknings-ABC på Skatteetatens nettside.
5.10 Tildeling av graden (kreering), vitnemål og diplom (Kap. 21 i ph.d.-forskriften)
Når opplæring, avhandling, prøveforelesning og forsvar av avhandlingen er godkjent, tildeles doktoranden
graden philosophiae doctor (ph.d.) av rektor på fullmakt fra universitetsstyret (ph.d.-forskriften § 21-1).
Studieavdelingen lager saksframlegg for rektor.
Vitnemål utstedes når universitetsstyret har tildelt graden. Vitnemål inneholder opplysninger om tittelen
på avhandlingen, tema for prøveforelesning, godkjente emner i opplæringsdelen, veiledere og
bedømmelseskomiteens medlemmer. I tillegg får doktoren et diplom for å ha oppnådd ph.d.-graden.
Vitnemål og diplom underskrives av rektor og studiedirektør. (ph.d.-forskriften § 21-2).
Studieavdelingen sender (eller leverer) vitnemål, ”Diploma Supplement” og bedømmelseskomiteens
melding, til doktoren så snart som mulig etter utnevning. Studieavdelingen kan utstede vitnemålet i
løpet av kort tid, dersom det gis beskjed i god tid før disputasen. Dokumentene kan i slike tilfeller
hentes hos studieavdelingen
En gang i året (høsten) arrangeres det ”Doktorfest” ved UMB, hvor doktorer som er utnevnt i løpet av
det foregående akademiske året mottar diplom. De som ikke kan delta i ”Doktorfesten”, som
inkluderer den offisielle doktorgradsseremonien, får diplomet tilsendt.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 28
6 Huskelister i avslutningsfasen
6.1 Huskeliste for ph.d.-kandidaten 1. Få klarsignal til å levere avhandlingen fra hovedveileder eller veiledergruppe. Sørg om mulig for
korrekturlesing og språkvask.
2. Lever dokumentasjon på at opplæringsdelen er gjennomført til hovedveileder. Se avsnitt 5.2.
Hovedveileder skal sende gjeldende utdanningsplan og attesterte kopier av karakterutskrifter
eller kursbevis til instituttet sammen med veiledergruppens forslag på bedømmelseskomité.
3. Kontakt studieavdelingen for å få løpenummer, ISBN- og ISSN-nummer som skal påføres
avhandlingen.
4. Lever avhandlingen (i fem eksemplarer) sammen med originale erklæringer som beskriver hvem
som har gjort hva (gjelder for arbeider med flere forfattere), til instituttet.
5. Lever avhandlingen til et av trykkeriene UMB har avtale med http://www.umb.no/phd-
studier/artikkel/innlevering-av-avhandling-mal-for-omslag .
6. Etter at avhandlingen er godkjent fyller du også ut skjema for pressemelding sammen med
veileder og leverer dette sammen med bilde til kommunikasjonsavdelingen.
7. Meld fra til IT-ansvarlig om behov for AV-midler ved disputasen.
8. Prøveforelesning og disputas holdes vanligvis samme dag. Du har 45 minutter til presentasjon
av oppgitte emne, 15 minutter pause før presentasjon (sammendrag) av avhandlingen.
Presentasjon av avhandlingen bør være ca. 30 min. (maksimalt 45 minutter).
9. Etter disputasen leveres 10 eksemplarer av avhandlingen til studieavdelingen. Disse skal sendes
ut til diverse biblioteker. Noen institutter krever i tillegg å få 1-2 eksemplarer til sitt eget
instituttbibliotek. Elektronisk versjon av avhandlingen (i pdf-format) sendes til studieavdelingen
via e-postadressen [email protected].
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 29
6.2 Huskeliste for hovedveileder 1. Repeter ph.d.-forskriften.
2. Sjekk at alle formaliteter er i orden.
- Dersom utdanningsplanen er endret underveis - har det da vært søkt om godkjennelse av den
nye planen?
- Dersom avtalebetingelsene er endret (f. eks. ny sluttdato) – har avtalen blitt oppdatert/fornyet?
- Er opplæringsdelen gjennomført på en tilfredsstillende måte?
- Er alle de tre obligatoriske seminarene avholdt?
3. Etterspør ph.d.-kandidatens dokumentasjon på at opplæringsdelen er gjennomført i tråd med
godkjent utdanningsplan.
4. Send forslag på bedømmelseskomité til instituttet. Sammen med forslaget skal det følge en del
informasjon og vedlegg, se avsnitt 5.3. Dette bør gjøres seinest 3 mnd før forventet disputas.
5. Etter at avhandlingen er godkjent, skal skjema for pressemelding fylles ut sammen med ph.d.-
kandidaten og leveres sammen med bilde til kommunikasjonsavdelingen.
6. Påse at leder av disputasen får aktuelle data om ph.d.-kandidatens tidligere utdanning,
opptakstidspunkt, utdanningsplan o.a.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 30
6.3 Huskeliste for bedømmelseskomiteens administrator 1. Sørg for, i god tid før disputasen, at ph.d.-kandidaten og komitémedlemmer kjenner til
relevante deler av ph.d.-forskriften, samt rutiner rundt godkjenning av avhandling og
gjennomføring av prøveforelesning og disputas ved UMB.
2. Avtal framdriftsplan for avslutningsfasen med ph.d.-kandidat og komité, inkludert dato for
innlevering av avhandlingen. Dato for disputas kan avtales før avhandlingen er godkjent,
men husk at det alltid er en risiko for å måtte avlyse disputasen, hvis avhandlingen ikke
godkjennes. Husk også at både ph.d.-kandidat, veiledere, komitémedlemmer og
instituttstyrer er avtaleparter ved fastlegging av dato for disputasen.
3. Kontroller at de andre medlemmene av komiteen har mottatt avhandlingen så raskt som
mulig etter at den er levert til instituttet.
4. Delta i og administrer komiteens arbeid med å vurdere avhandlingen og avgi en begrunnet
innstilling om hvorvidt arbeidet er verdig til å forsvares for doktorgraden. Innstillingen skal
foreligge for instituttet senest tre måneder etter at komiteen har mottatt avhandlingen og
senest 25 virkedager før planlagt disputas. Ph.d.-kandidat og veiledere skal ha kopi av
innstillingen (vær sikker på at noen andre sørger for dette om du ikke gjør det selv).
5. Sjekk at instituttet har reservert egnet lokale for prøveforelesning og disputas. Sørg for at
komiteen får avsatt et rom som den kan bruke mellom prøveforelesning og disputas og
etter disputasen.
6. Be om forslag til oppgitt emne for prøveforelesning fra de øvrige medlemmene i
bedømmelseskomiteen og sørg for enighet om emnet. Informer ph.d.-kandidaten om
oppgitt emne for prøveforelesning 10 virkedager før disputasen. Fyll ut skjema for
annonsering av ph.d.-disputas og send dette til [email protected].
7. Spør komitémedlemmene om når de kommer og reiser (husk å nevne eventuell
sammenkomst etter disputasen). Sørg for at komitémedlemmene blir godt mottatt og at
innkvartering er ordnet (i samarbeid med instituttet).
8. Sørg for at instituttet ordner med en lunsj for komiteen, veiledere og ordstyrer av
disputasen på disputasdagen.
9. Vis fram disputaslokalet og utstyret der til komitémedlemmene. Avtal med dem om de vil
bruke mikrofon eller ikke.
10. Sørg for at en IT-kyndig er lett tilgjengelig under disputasen.
11. Delta i og administrer arbeidet med vurdering av prøveforelesning og disputas. Så raskt som
mulig etter disputasen: Fyll ut ”Statement from the evaluation committee” / Melding fra
bedømmelseskomité, og lever det til ph.d.-kontaktperson ved ditt institutt eller direkte til
studieavdelingen.
12. Sjekk at komitémedlemmene sender kopi av pass (gjelder kun utenlandske medlemmer)
sammen med reiseregning og skjema for utbetaling av honorar til instituttet. De skal ha
mottatt nødvendige skjemaer fra studieavdelingen på forhånd.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 31
6.4 Huskeliste for instituttet
1. Vurder om opplæringsdelen er gjennomført i henhold til utdanningsplanen og med
tilfredsstillende resultat. Behandle veiledergruppens forslag til bedømmelseskomité. Send
forslaget videre til studieavdelingen sammen med en del informasjon og vedlegg
(se avsnitt Error! Reference source not found.).
2. Dersom instituttleder ikke skal eller kan være ordstyrer ved disputasen, må ordstyrer
oppnevnes.
3. Organiser mottak, innkvartering og lokal transport for opponentene (i samarbeid med
komiteens administrator).
4. Sørg for at det settes av et lokale for prøveforelesning og disputas. Komiteen må få avsatt et
rom som medlemmene kan bruke mellom prøveforelesning og disputas.
5. Sørg for at lokalene ordnes til disputasen.
a. AV-midler sjekkes (husk ekstra lyspærer etc.).
b. Lokalet skal ryddes slik at det blir presentabelt.
c. Eventuelle talerstoler og bord skal på plass, finn også fram ekstrastoler.
d. Vannmugge/glass settes fram.
e. Reserver plass til doktorand, komité og ordstyrer på sentral plass i lokalet.
f. Finn fram vaser til eventuelle blomsterbuketter fra publikum.
6. Sørg for innkjøp av blomster fra instituttet til doktoranden.
7. Organiser lunsj for komiteen, veiledere og ordstyrer av disputasen på disputasdagen, samt
forfriskninger til pausen mellom prøveforelesning og disputas.
8. Refunder komitémedlemmenes reiseutgifter og utbetal honorar.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 32
6.5 Huskeliste for ordstyreren (vanligvis instituttlederen) 1. Skaff nødvendig informasjon for presentasjon av doktorand, veiledere og bedømmelseskomité.
2. Sørg for felles entré for ordstyrer, doktorand og komité.
3. Led prøveforelesning og disputas.
6.5.1 Forslag til manus for ordstyreren:
Introduksjon
Honoured evaluation committee, supervisors, candidate, ladies and gentlemen - welcome to this
defence for the philosophiae doctor degree.
The Norwegian University of Life Sciences is authorized to give degrees at the doctoral level. The
degree philosophiae doctor shall qualify for research and other activities requiring scientific
competence.
The philosophiae doctor degree will be conferred on the candidate, on the basis of:
A scientific thesis approved for public defence.
A fulfilled academic training program.
An approved public lecture over a given topic.
A public defence of the thesis versus (two) opponents.
The candidate today, (name) was born in (place) and grew up in (place). He/she obtained his/her M.Sc.
degree from (institution) in (place) on a thesis in (theme). He/she has been working on a research
project at (institution), and since (date) he/she has been employed as (title) at (institution). The
philosophiae doctor education plan was approved on (date). (Name) has fulfilled the tests and
examinations defined in his/her plan.
The title of (name)’s thesis is: …..
His/her advisors have been: ……. (titles, names, departments/ employers)
The evaluation committee consists of: ……(titles, names, employers)
The thesis has been approved for public defence.
Program for today:
The lecture over a given topic (duration approx. 45 minutes)
A 15 minutes break
… and provided the lecture is approved by the evaluation committee:
The presentation of the thesis (duration 30 to 45 minutes)
The public defence (duration maximum two hours) with comments and questions from the
opponents
The disputation is also open for opponents from the audience. If somebody would like to raise
objections, critical remarks or other critical comments to the thesis, please notify me during the break
after the lecture.
SIST OPPDATERT: MAI 2013
Ph.d.-håndbok UMB Side 33
(Name) will first present his/her lecture with the title …….
(Name), the floor is yours.
Etter prøveforelesningen:
Thank you for the lecture. The first part of today's defence is over. We will now have a break of about
15 minutes. The committee will use the time to evaluate the lecture. Refreshments are available outside.
Etter pausen, dersom prøveforelesningen er godkjent:
The lecture has been approved by the committee, and we therefore proceed with the presentation of
the thesis. (Name), the floor is yours for presentation of your thesis.
Thank you for the presentation of your thesis. We will continue with the discussions between the
candidate and the opponents.
…..(Title, name) will be the first opponent.
…..(Title name) will be the second opponent
Til slutt
The disputation is over. The committee will now evaluate the defence and complete their report. If the
examination committee recommends approval, the University Board may award the degree
philosophiae doctor to (name). Thanks to the three opponents. Thanks to all of you for staying with us
during this ceremony.
