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Handbuch

Vereins- undVerbandsadministration

(VVA)

Sämtliche Personen und Funktionsbezeichnungen im nachstehenden Dokument verstehen sich fürPersonen beiderlei Geschlechts.

vom 18. März 2008H:\Eigene Dateien\ESM\Eigene Dateien\PRIVAT\STV\VBS\eidg. Feldspiel\Vorstudie\Vorstudie V1.doc

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Inhaltsverzeichnis1. Einleitung ___________________________________________________________ 3

1.1. Idee der Vereins- und Verbandsadministration (VVA) _______________________ 31.2. Organisation ____________________________________________________________ 31.3. Reglemente/Recht _______________________________________________________ 4

2. Verein_______________________________________________________________ 52.1. Anmelden_______________________________________________________________ 5

2.1.1. Anmelden/einloggen _________________________________________________________ 6

2.2. Personendaten __________________________________________________________ 82.2.1. erfassen neues Vereinsmitglied ________________________________________________ 82.2.2. Ändern (mutieren) Vereinsmitglied ____________________________________________ 142.2.3. löschen Vereinsmitglied______________________________________________________ 15

2.3. Adressliste_____________________________________________________________ 162.4. Vereinsstammdaten ____________________________________________________ 17

2.4.1. Übersicht Vereinsstammdaten ________________________________________________ 172.4.2. Mutieren Vereinsstammdaten_________________________________________________ 192.4.3. Die Vereinsstatistik ist hier einsehbar. _________________________________________ 20

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Innerhalb des Schweizerischen Tambouren- und Pfeiferverbandes bestand bis anhin keine zentraleDatenbank, in welcher die von den verschiedensten Funktionen benötigten Daten verwaltet werden.Dies führte dazu, dass mehrere, grösstenteils redundante, Datenfiles an den verschiedensten Orteninnerhalb des Verbandes existieren und Änderungen an den Stammdaten dann nicht überallkonsequent erfolgten. Daraus resultiert eine für die Bedürfnisse der Vereine und des Verbandesungenügende Datenqualität.

Um die Datenverwaltung zu vereinfachen und die Fehlerquote durch redundante Datensätze zuverhindern, wurde an der Zentralvorstandsitzung 2/2003 beschlossen, eine zentrale Datenbank zuprojektieren.

Es geht dabei um ein Instrument, dass sowohl den Anforderungen aus dem STPV (Verwaltung,Musikalische Kommissionen, Redaktion Tambourmajor) als auch den Regionalverbänden (inklusiveVV) und Vereinen gerecht wird und durch einen hohen Nutzen für alle beteiligten Parteien einenMehrwert schafft.

Die Lösung basiert darauf, dass die Daten gemäss Autorisierung erfasst und abgerufen werdenkönnen. Der Schweizerische Tambouren- und Pfeiferverband wird die Herausgabe von Vereins- undPersonendaten sehr restriktiv halten und auf den Gebrauch innerhalb des STPV und derRegionalverbände beschränken. Der Zugriff auf die Datenbank (Mutation und Abfrage) wirdschlussendlich über ein von unserem Webmaster zu programmierendes Front End in einemgeschützten Bereich auf dem Internet möglich sein.

Die Datenbank ist auf der Seite der Benutzer ohne zusätzliche Installation anwendbar.

Der STPV trägt die Gesamtverantwortung der Vereins- und Verbandsadministration (VVA). Für dieVVA-Entwicklung und den VVA-Unterhalt wurde vom STPV-Zentralvorstand eine Drittfirma beauftragt.Der STPV-Zentralvorstand bestimmt ein Zentralvorstandsmitglied der die Verantwortung über die VVAübernimmt. Diesem Zentralvorstandsmitglied wird ein STPV-VVA-Verantwortlicher im Mandatsauftragzugeteilt welche nicht Mitglied des Zentralvorstandes ist. Ferner sind dem Zentralvorstandsmitglied jeeinen Verantwortlichen pro Regionalverband und der Veteranenvereinigung zugeteilt, welche dieVerantwortung in ihrer jeweiligen Organisation übernehmen. Dieser STPV-VVA-Verantwortlicher unddie Verantwortlichen aus den Regionalverbänden sowie der Veteranenvereinigung unterstehen derdirekten Führung der Verantwortlichen Person im STPV-Zentralvorstand. Die Gesamtverantwortungist beim Zentralpräsidenten.

1. Einleitung

1.1. Idee der Vereins- und Verbandsadministration(VVA)

1.2. Organisation

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Der Datenschutz ist ein zentraler Punkt in der Vereins- und Verbandsadministration (VVA) DerZentralvorstand hat dazu eine Reihe von Reglementen und Weisungen erlassen. Es ist im Interessealler Beteiligter, dass der Datenschutz gewährleistet ist.

Reglement für den Datenschutz

Weisung für die Bewirtschaftung der Daten der Vereins- und Verbandsadministration (VVA)

Vereinbarung über den Datenschutz zwischen dem Schweizerischen Tambouren- undPfeiferverband und Festorganisatoren von Wettspielen und Festen

Merkblatt über den Umgang mit Mitgliederdaten in einem Verein (EidgenössischerDatenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter)

1.3. Reglemente/Recht

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Die Anmeldemaske für die VVA befindet sich auf der STPV Homepage.

2. Verein

2.1. Anmelden

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2.1.1. Anmelden/einloggen

0. URL eingeben: http://nochzubestimmen.stpv.ch/login1. User Name:2. Passwort3. Login drücken

http://nochzubestimmen.stpv.ch/login

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Nach der Anmeldung wird die Hauptmaske angezeigt:

Der Benutzer sieht die bereits erfassten Personen seines Vereins in einer Liste von z.B. max. 30Personen pro Seite. Mit dem Navigations-Tab unten rechts, kann durch die folgenden Seitengeblättert werden. Die Anzahl Zeilen kann mit dem Wert Display angepasst werden.

In der obersten Navigations-Ebene kann zwischen den Vereinsstammdaten und derPersonenstammdaten hin- und her gewechselt werden.

In der unteren Navigations-Ebene kann zwischen ;MEINE PERSONEN und ADRESSLISTEN hin-und hergewechselt werden.

Die Liste in MEINE PERSONEN zeigt in einer Tabelle alle Information der erfasstenMitglieder an.Mit dem Button Create kann eine Person hinzugefügt werden.Mit dem Button Reset kann das Feld Search geleert werden.Mit der Eingabe eines Begriffes in das Suchfeld, wird über alle Datenfelder gesucht:Beispiel: Name oder Vorname, Ort, Teile des Namens, etcEs wird bei der Suche immer mit der Logik enthält gesucht. Das heisst, es wird mit dieserMethode auch nur ein Teil eines Namens gefunden. Gross- und Kleinschreibung wird für dieSuche ignoriert. Das Suchresultat wird als Liste dargestellt.

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2.2.1. erfassen neues Vereinsmitglied

Wir sind uns natürlich bewusst, dass jeder Verein bereits eigene Verwaltungslösungen besitzt, die evtlweit über die Funktionen hinausgehen, die die STPV Datenbank benötigt. Eine häufig angefragteFunktion ist z.B. das einlesen eigener Datenstämme (z.B. von einer Excel Tabelle). Diese Funktion istnicht implementiert, da die Datenstämme für den Test extrem unterschiedlich angeliefert wurden

Um ein neues Vereinsmitglied zu erfassen, muss im Register MEINEPERSONEN das RegisterCREATE angeklickt werden. Er erscheint die Erfassungsmaske:

Die mit * markierten Felder sind obligatorisch und müssen erfasst werden.

2.2. Personendaten

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Linke Spalte:

Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungName Textfeld:

Nachname, FamiliennameJa Name der Person.

Dieses Feld kannjederzeit editiert werden.

Vorname Textfeld:Vorname, Rufname

Ja Vorname der Person.Bitte keine Abkürzungenoder Übernamenverwenden, Namenimmer ausschreiben.

Anrede Pop-Up Textfeld:Herr, Frau, Firma

Ja

Briefanrede Textfeld:Anrede im Brief: z.b.: LieberHand, Sehr geehrter Herr, HerrOberst, etc.

Nein (Ja)

Geschlecht Pop-Up Textfeld:Mann, Frau

Ja

Geburtsdatum Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Ja Das Geburtsdatum kannvon Hand oder über denDatumswählerausgewählt werden.

Sterbedatum Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Nein Das Sterbedatum kannhier eingetragen werden,wenn die Person in derSTPV DB nicht direktgelöscht werden soll.Sobald ein Datumeingetragen ist, zählt dasMitglied nicht mehr in derStatistik. Zudem wird derSTPV-Status auf nichtaktiv geändert.

Sprache Pop-Up Textfeld:deutsch, französisch, italienisch,englisch

Ja Korrespondenzspracheder Person

Strasse Textfeld:Strasse, Postfach, Hausname,etc.

Nein

PLZ Textfeld:Postleitzahl

Nein Bitte keineLänderindikatoren wieCH-, D-, etc verwenden

Ort Textfeld:Ortschaft, Adresse

Nein

Land Pop-Up TextfeldSchweiz, Deutschland,Frankreich, etc

Nein

Tel. P Textfeld:Telefonnummer Privat

Nein Meist die Nummer mitder besten Erreichbarkeitabends

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Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungTel. G Textfeld:

Telefonnummer GeschäftNein Meist die Nummer mit

der besten Erreichbarkeittagsüber

Tel. Mobile Textfeld:Telefonnummer Mobil

Nein

Email Textfeld:Email

Nein Die Haupt-Email-Adresse

Email2 Textfeld:Email2

Nein Alternativ Email-Adresse

Homepage Textfeld:URL oder http://xyz

Nein Verweis auf Homepagedes Vereins oder Privat

Militärstatus Pop-Up Textfeld:AdA, ehem. AdA, kein Dienst

Ja AdA = Angehöriger derArmee, aktiver Rekrut,Soldat bis Dienstpflichterfüllt;Ehem. AdA = ehemaligerAngehöriger der Armee,z.B. Dienstpflicht erfülltoder nicht mehreingeteilt;kein Dienst = nicht odernoch nicht Dienstpflichtig(z.B. Frauen,Jugendliche, Mitgliedermit Migrations-hintergrund.)

Militärmusiker Ja/Nein Feld:Check-Box

Ja Anklicken, wenn alsTambour, Schlagzeuger,Trompeter etcausgehoben wurde

AHV-Nummer Textfeld:AHV-Nummer:XXX.XX.XXX.XXX

Nein Muss ausgefüllt sein,wenn Mitglieddienstpflichtig ist (AdA)oder ein Jugendlicher dievordienstlichenAusbildungsanlässebesucht.

Einzel-AbonnentTambourmajor

Pop-Up Ja/Nein Feld:Ja / Nein

Nein Kann ausgewähltwerden, wenn Mitglieddie STPV-ZeitschriftTambourmajor direkt andie Privat-Adresseerhalten soll.

Verein Pop-Up Textfeld:Vereinsname

Nein Wird automatischausgefüllt und angezeigt.

http://xyz

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Mittlere Spalte

Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungEintritt in Verein Datumsfeld:

Tag, Monat, JahrJa Das Eintrittsdatum kann

von Hand oder über denDatumswählerausgewählt werden. Beinicht mehrnachvollziehbaren Datender Haupt- oderGeneralversammlung istdas Jahr relevant. (z.b.1.1.1964)

STPV-Status Pop-Up Textfeld:Aktiv, ohne Beitragspflicht,Junioren, Nicht-Aktiv

Ja Aktiv: Aktivmitglied desVereins. Es zahlt denSTPV-Verbandsbeitrag

Nicht Aktiv: nicht aktiveMitglieder des Vereins(Passivmitglieder, etc.Diese zahlen keinenSTPV-Verbandsbeitrag)

Instrument Pop-Up Textfeld:-- (kein Instrument), Clairon,Fahne, Natwärisch, Pfeife,Trommel

Ja Das Haupt-Instrumenteintragen.

2. Instrument Pop-Up Textfeld:-- (kein Instrument), Clairon,Fahne, Natwärisch, Pfeife,Trommel

Ja Falls die Personregelmässig zweiInstrumente spielt, dasam Zweithäufigstgespielte Instrumenteintragen

Mitgliederstatus Textfeld: Nein Der Verein kann hiereinen eigenen Statuseintragen. Z.B.dispensiert, Urlaub, 2.Korps, Alte Garde,Stammclique, etc. Ist fürden STPV irrelevant.

Mitgliederbeitrag Textfeld Nein Der Verein kann hier denMitgliederbeitrag desjeweiligen Mitgliedseintragen, fallserwünscht. Z.B. CHF 25.-pro Jahr.

Bankverbindung Textfeld Nein Der Verein kann hier dieBankverbindung (IBAN)der Person eintragen z.B.für Erstattung derSektionsleiterhonorare,

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Feld Beschrieb Obligatorisch Bemerkungetc

Rolle Mitglied Check Box Nein Anklicken, ob Personauch Vereinsmitglied ist(oder z.B. nochJungtambour)

Rolle Präsident Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit die FunktionPräsident hat.

Rolle Aktuar Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit die FunktionAktuar hat.

Rolle Kassier Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit die FunktionKassier hat.

Rolle Spielleiter,etc

Check Box Nein Anklicken, wenn Personzurzeit dieentsprechende Funktionhat.

StufeInstrumentalkurs

Pop-Up Textfeld:-- (kein), Unterstufe, Mittelstufe,Oberstufe

Nein EntsprechendeAusbildungsstufeanwählen, wenn Persondiese erfolgreichabsolviert hat. (sieheneues STPVAusbildungskonzept)Wichtig: Unbedingtrechts gleich das Datumdes letzten Kurs oderWeiterbildung anwählen

Stufe Leiterkurs Pop-Up Textfeld:-- (kein), Leiterkurs 1, Leiterkurs2, Leiterkurs 3

Nein EntsprechendeLeiterkursstufe anwählen,wenn Person dieseerfolgreich absolviert hat.(siehe neues STPVAusbildungskonzept)Wichtig: Unbedingtrechts gleich das Datumdes letzten Kurs oderWeiterbildung anwählen

Comments Textfeld:Freier Kommentar des Vereins

Nein Kommentarfeld. DiesesFeld kann nur vomVerein eingesehenwerden. Nicht einsehbarfür Regionalverband undSTPV.Das Texfeld kann wie ineinemTextverabeitungssystembearbeiten unddargestellt werden.

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Rechte Spalte

Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungAustrittsdatum Datumsfeld:

Tag, Monat, JahrNein Das Austrittsdatum kann

von Hand oder über denDatumswählerausgewählt werden. Beinicht mehrnachvollziehbaren Datender Haupt- oderGeneralversammlung istdas Jahr relevant. (z.b.1.1.1964)

Ehrenmitglied Ja/Nein Feld Nein Ist die PersonEhrenmitglied desVereins?

STPV Veteranseit

Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Nein Das Datum derErnennung kann vonHand oder über denDatumswählerausgewählt werden. Beinicht mehrnachvollziehbaren Datender Ehrung ist das Jahrrelevant. (z.b. 1.1.1964).bewirkt, dass diesePerson auf der Liste derSTPV-Veteranenerscheint. Mit diesemFeldeintrag wird diePerson aber noch nichtMitglied der STPV-Veteranenvereinigung(VV). Dazu muss derVeteran ein separatesAnmeldeformularauffüllen. Dies wird ihmvon derVeteranenvereinigungzugestellt.

Veteran RV seit Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Nein Regionalverbände wieder OWTPV kenneneinen eigenenVeteranenstatus. Dieserkann hier eingetragenwerden.

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2.2.2. Ändern (mutieren) Vereinsmitglied

In der Spalte ganz Link das Schreibblock-Symbol anklicken.

Es erscheint die Maske PERSONEN . Sie können alle Felder ändern und müssen, um dieÄnderungen zu speichern, das Register APPLY CHANGES . Erst jetzt sind ihre Änderungengespeichert.

CANCEL wird gedrückt, wenn die Änderungen nicht gespeichert werden sollen.

2.2.3. löschen Vereinsmitglied

Um eine Person zu löschen, muss die Person in der Erfassungsmaske mit der Funktion DELETEgelöscht werden.

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Die Adressliste kann hier erzeugt werden.

Unten links ist der Hinweis EXCEL . Beim draufklicken wird ein CSV Datei erstellt welche mit EXCELgeöffnet werden kann. Die EXCEL Datei kann danach individuell bearbeitet werden.

Es besteht keine Möglichkeit, die EXCEL oder CSV Datei nach Bearbeitung wieder in das Systemzurückzulesen. Die Datenbank wird nicht lokal betrieben, sondern läuft auf einem zentralenDatenbank-Server des STPV.

2.3. Adressliste

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2.4.1. Übersicht Vereinsstammdaten

Mit dem Cursor aufs Zeichen Schreibblock gehen und anklicken.

2.4. Vereinsstammdaten

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Feldbeschreibungen

Feld Beschrieb Obligatorisch BemerkungVerein ID Textfeld Nein Kann nicht editiert

werdenVereinname Textfeld Nein Kann editiert werdenStrasse Textfeld Nein Korrespondenzadresse,

meist Adresse desPräsidenten

PLZ Textfeld Nein KorrespondenzadresseOrt Textfeld Nein KorrespondenzadresseLand Textfeld Nein KorrespondenzadresseSprache Pop-Up Textfeld:

deutsch, französisch, italienisch,englisch

Nein Korrespondenzsprachedes Vereins

Homepage Textfeld Nein Homepage des VereinVereinstyp Pop-Up Textfeld:

Pfeifergruppe, Tambouren- undClairon, Tambouren- und Pfeifer,Tambourengruppe,Tambourenverein

Nein Typ des Vereins(unabhängig vonWettspielen)

Regionalverband Pop-Up Textfeld:OTV, OWTPV, ZTPV, URSTFC,etc.

Nein Kann nicht geändertwerden.

Gründung Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Nein Das Gründungsdatumdes Vereins

Beitrittsjahr Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Nein Das Datum des Beitrittszum STPV oder RV

Austritt Datumsfeld:Tag, Monat, Jahr

Nein Das Datum desVerbandsaustritts kannhier eingetragen werden.

Status Textfeld:Aktiv, Ausgetreten, Interessiert

Nein Status nach Statuten derRegionalverbände

Suisa Ja/Nein Feld Nein Wenn der Verein z.b. einTeil über eine andereOrganisation/Verband dieSUISA Gebührenabrechnet, sind sie nichtüber den STPV SUISApflichtig. (z.B.Tambourengruppe einerJugendmusik die viaJugend-Blasmusikverbandabrechnet)

Bankverbindung Textfeld Nein IBAN Nummer desVereins z.b. fürRückerstattungen desVerbands.

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2.4.2. Mutieren Vereinsstammdaten

Hier kann die offizielle Vereinskorrespondenzadresse eingegeben werden.

Änderungen und werden mit dem Knopf APPLY CHANGES gespeichert.

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2.4.3. Die Vereinsstatistik ist hier einsehbar.

STPV Anzahl Personen deren STPV-Status auf Aktiv gesetzt ist. (relevant für Zulassungals Wettspieler an ETPF)

Mitglieder Anzahl Personen die erfasst sind, unabhängig ob Mitglied angeklickt istAdA Anzahl Angehöriger der Armee (relevant für Subventionsbeiträge des Bundes)Ex AdA Anzahl ehemaliger Angehöriger der Armee (relevant für Subventionsbeiträge des

Bundes)Jünger 16 Anzahl Personen jünger als 16 Jahre (Feld JAHRGANG)Älter 42 Anzahl Personen die das SPTV-Veteranenalter erreicht habenMilitärmusiker Anzahl Personen welche ein Häckchen im Feld Militärmusiker haben. (relevant

für Subventionsbeiträge des Bundes)

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Stichwortverzeichnis22. Instrument................................................11

AAHV-Nummer ..............................................10ändern Vereinsmitglied ................................14Anmelden ..................................................5, 6Anrede...........................................................9Austritt .........................................................18Austrittsdatum..............................................13

BBankverbindung.....................................11, 18Beitrittsjahr...................................................18Briefanrede....................................................9

CComments ...................................................12

EEhrenmitglied...............................................13Einleitung.......................................................3einloggen.......................................................6Eintritt in Verein ...........................................11Einzel-Abonnement Tambourmajor ..............10Email ...........................................................10Email 2 ........................................................10erfassen neues Vereinsmitglied......................8erfassen Vorname..........................................9

GGeburtsdatum................................................9Geschlecht.....................................................9Gründung.....................................................18

HHomepage.............................................10, 18

IIBAN......................................................11, 18Instrument....................................................11

LLand ........................................................9, 18löschen Vereinsmitglied ...............................15

MMilitärmusiker...............................................10Militärstatus .................................................10

Mitgliederbeitrag ..........................................11Mitgliederstatisik ..........................................20Mitgliederstatus............................................11Mobiltelefon .................................................10mutieren Vereinsmitglied..............................14mutieren Vereinsstammdaten.......................19

NName.............................................................9

Oobligatorische Felder......................................8Organisation ..................................................3Ort ...........................................................9, 18

PPersonendaten einpflegen .............................8PLZ..........................................................9, 18

RRecht.............................................................4Regionalverband..........................................18Reglemente ...................................................4

SSprache ...................................................9, 18Status ..........................................................18Sterbedatum ..................................................9STPV Veteran seit .......................................13STPV-Status................................................11STPV-Veteran seit .......................................13Strasse ....................................................9, 18SUISA..........................................................18

TTambourmajor .............................................10Telefon Geschäft..........................................10Telefon Privat.................................................9

UÜbersicht Vereinsstammdaten .....................17

VVerbandsbeitrag ..........................................11Verein......................................................5, 10Verein ID .....................................................18Vereinname .................................................18Vereinsstammdaten ...............................16, 17Vereinsstammdaten mutieren.......................19Vereinsstatistik.............................................20

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Vereintyp .....................................................18 Veteran RV seit............................................13

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