Omgaan met digitaal archief

Tips & tricks voor de vormgever

Inhoud

•Waarom zorg dragen voor digitaal archief?•7 voorwaarden voor een goed beheer•Waar vind ik advies?

1) Waarom zorg dragen voor je digitaal archief?1. Digitaal archief gebruiken voor:• Promotie (bv. via website)• Ter inspiratie of voor hergebruik• Als juridisch bewijs

2. Digitaal heeft meer mogelijkheden dan analoog• Minder plaats• Zoekfunctie• Delen

3. Archief is een neerslag van je (digitale) werking

7 voorwaarden

1.Ken de problematiek van digitale bewaring

2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3. Zorg voor een goede opslag + backup

4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten

1) De problematiek van digitale bewaring1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig

1) De problematiek van digitale bewaring1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig

1) De problematiek van digitale bewaring1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig

1) De problematiek van digitale bewaring

1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig

7 voorwaarden

1. Ken de problematiek van digitale bewaring

2.Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3. Zorg voor een goede opslag + backup

4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten

2) Maatregelen tijdens dagelijkse werking•Digitaal archiveren is een kwestie van procedures en beleid:• Zoveel mogelijk maatregelen zo vroeg

mogelijk (Van uitstel…)• Eenduidige afspraken onder medewerkers• Duid een verantwoordelijke aan• Regels schriftelijk vastleggen

•Oud digitaal archief:• Stappenplan• Urgenties vastleggen

7 voorwaarden

1. Ken de problematiek van digitale bewaring

2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3.Zorg voor een goede opslag + backup

4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten

3) Voorzie een adequaat opslagsysteem• Centraliseer alle informatie

op 1 systeem• Neem Back-ups!• Zorg voor eenvoudige

toegang (netwerk)

7 voorwaarden

1. Ken de problematiek van digitale bewaring

2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3. Zorg voor een goede opslag + backup

4.Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten

4) Hard- en software registratie•Waarom?• Ondersteuning IT-beheer binnen de organisatie• Essentiële informatie voor toekomstige bewaring

digitaal materiaal

• Registreer hardware

• Registreer software

7 voorwaarden

1. Ken de problematiek van digitale bewaring

2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3. Zorg voor een goede opslag + backup

4. Registreer hard- en software5.Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten

5) Alles terugvinden

1. Creëer een mappenstructuur• Eenduidig• Consequent gebruikt

doorheen de gehele organisatie• Indelingsprincipes• Kerntaken vs.

Ondersteunende taken• Kerntaken onderverdelen in

projecten• Projectdossiers

onderverdelen in projectfases• Projectfases onderverdelen

in documenttypes

5) Alles terugvinden

2. Geef eenduidige, betekenisvolle bestandsnamen• Enkel volgende tekens gebruiken:• A-Z a-z 0-9 - _

•Gebruik volgende betekenisvolle structuur• <omgekeerdeDatum>_<inhoudelijkeBesc

hrijving>_<versienr>.<extensie>• Signaleer versies

7 voorwaarden

1. Ken de problematiek van digitale bewaring

2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3. Zorg voor een goede opslag + backup

4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6.Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten

6) Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar•Wat wanneer software niet meer wordt ondersteund?•Noodzaak: Migreren •Nadelen van migreren:• Informatieverlies• Arbeidsintensief

© Crépain Binst

6) Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar•Maatregelen• Selecteer voor iedere

projectfase de belangrijke documenten• Registreer software!!• Beperk het aantal programma’s

in gebruik• Bij migraties

• Controleer de migraties• Bewaar steeds het originele

bestand• Opgelet! Wat wil je bewaren?

Tekst, geometrie, kleur…?© Christian Kieckens

7 voorwaarden

1. Ken de problematiek van digitale bewaring

2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking

3. Zorg voor een goede opslag + backup4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten

raadpleegbaar7.Verwijder onnodige documenten

7) Verwijder onnodige documenten•Onnodige documenten?• Dubbels• Gezipte bestanden• Onbelangrijke versies (opgelet,

in de ontwerpfase zijn verschillende versies vaak interessant!)

•Waarom?• Zoeken verloopt eenvoudiger• Informatiebeheer verloopt

eenvoudiger

•Onnodige documenten vernietigen wanneer het kan.

Waar vind ik advies??

http://www.cvaa.be/nl/adviezen/digitaal-erfgoed

8) Meer info• Lees zeker alles nog eens na op http://

www.cvaa.be/nl/advies/architecten-en-digitaal-documentbeheer-enkele-richtlijnen

• Bekijk ook de website van TRACKS: http://www.projecttracks.be • Opslagsystemen:

• http://www.den.nl/thema/8/• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/hoe-maak-je-een-back-up• http://

www.projecttracks.be/nl/tools/detail/omgaan-met-digitale-dragers-in-het-archief

• Mappenstructuren en bestandsnamen:• http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/naamgeving-van-mappen-en-bestanden • http://

www.projecttracks.be/nl/tools/detail/maak-een-ordeningsplanmappenstructuur

• Bestanden raadpleegbaar houden:• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/bewaring-van-je-digitaal-archief

• Onnodige documenten verwijderen:• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/opschonen-van-het-digitaal-archief

• VRAGEN!? Contacteer ons op http://www.cvaa.be/nl/hoe-kunnen-wij-u-helpen