Het beheer van archief en documentatie...2. De archiefvormer bestuderen Een goede kennis van de...

Het beheer van archief en

documentatie

Wim Vanhaecke

Projectmedewerker

Heemkunde Vlaanderen vzw

Programma

1. Inleiding, kennismaking met een paar begrippen

2. De inventarisatie van archief

Inleiding, kennismaking met het

begrip ‘archief’

1. Wat is archief?

2. Archiefvormer

3. Archief(bestand)

4. Enkele misverstanden doorprikt

5. De waarde van archief

1. Wat is archief?

1.1. Definitie

1.2. Enkele punten verduidelijken

1.1. Definitie

Archief =

documenten die zijn opgemaakt of ontvangen door een persoon of organisatie bij het uitvoeren van zijn taken of activiteiten.

De vorm, drager of leeftijd speelt geen rol.


1.2.1. Documenten

Archief bestaat uit documenten

Documenten = geheel van informatie die

vastgelegd is

→ mondelinge informatie is geen archief

WANT het is niet vastgelegd

→ een blanco blad papier is geen archief

WANT het bevat geen informatie


1.2.2. Bij het uitvoeren van activiteiten

Archief ‘ontstaat’ altijd bij een activiteit van iets of iemand en is daar een reflectie van

Een heemkundige kring wil overleggen

Vergadering van Raad van Bestuur

Alle beslissingen worden opgeschreven

Verslag van de vergadering


1.2.3. Bij het uitvoeren van activiteiten

Het verslag van de vergadering is een

archiefstuk van de heemkundige kring

WANT het is opgemaakt bij de uitoefening van

de activiteiten van de heemkundige kring


1.2.4. Opgemaakt of ontvangen

Ook stukken die je ontvangt zijn archiefstukken

Bvb: een brief van gemeentebestuur aan

heemkundige kring, behoort tot het archief

van de heemkundige kring

WANT het was de bedoeling dat die brief bij

hen terecht kwam

DUS een brief die je zelf verstuurt, behoort niet

tot jouw archief. Wel tot het archief van de

geadresseerde.

2. Archiefvormer

Archiefvormer = zelfstandig handelend persoon of organisatie die archiefstukken opmaakt of opvangt bij de uitoefening van zijn taken of activiteiten

Bvb: een heemkundige kring, gemeentebestuur, bedrijf, privaat persoon,…

MAAR 1 persoon kan bij meerdere archiefvormers betrokken zijn

� Voorzitter van een vereniging: verslagen van vergaderingen,…

� Zaakvoerder van een bedrijf: facturen, personeelsdossiers,…

� Schepen: notulen van het college,…

� Privé-persoon: eigendomsakte van zijn huis,…

2. Archiefvormer

Indicaties voor een aparte archiefvormer (bvb. heemkundige kring)

� Duidelijk omschreven aparte taken en activiteiten:

bestuderen van de lokale geschiedenis

� Zelfstandige werking met aparte archiefvorming:

°specifieke dossiers voor organisatie activiteiten:

tentoonstellingsdossiers, dossiers rond publicaties

� Eigen organisatievorm: Raad van Bestuur,

bestuursfuncties

� Naam: Heemkundige Kring Den Hert

� Aparte rechtspersoonlijkheid: feitelijke vereniging,…

3. Archiefbestand

3.1. Definitie

Archiefbestand = alle archiefstukken van één

archiefvormer

OPGELET: ≠ alle archiefstukken bij één

persoon bewaard of op één bewaarplaats

Heel vaak geraken archiefbestanden onderling

vermengd omdat personen bij meerdere

archiefvormers betrokken zijn.

3. Archiefbestand

3.2. Kenmerken van een archiefbestand

� Een product van samenhangende

werkprocessen, ‘organisch’ ontstaan

� Een geheel

� Een unieke relatie tussen archiefstukken en

archiefbestand: een archiefdocument kan

altijd maar in één archiefbestand thuishoren

4. Enkele misverstanden doorprikt

4.1. Archief ≠ documentatie

4.2. Archief ≠ een bibliotheek (publicaties)

4.3. Archief is niet altijd oud

4.4. Archiefstukken zijn niet enkel papieren

documenten

4.5. Archief bestaat niet altijd uit belangrijke

stukken

4.6. Archief ≠ objecten

4.1. Archief ≠ documentatie

Archief:

� documenten ontstaan bij activiteiten en belanden dan in een archief

� bedoeld om bij de archiefvormer te belanden

� duidelijke weerspiegeling van activiteiten

� niet noodzakelijk informatieve waarde, enkel met context

Documentatie:

� document was er eerder voor het in een collectie belandde

� niet noodzakelijk bedoeld om bij de samensteller te belanden

� geen duidelijke weerspiegeling van activiteiten

� duidelijke informatieve waarde

4.2. Archief ≠ bibliotheek

Archief:

� (bijna altijd) niet

gepubliceerde documenten

� niet bedoeld om voor

iedereen toegankelijk te zijn

� documenten die uniek zijn

Bibliotheek:

� gepubliceerd materiaal:

boeken, tijdschriften

� bedoeld om voor iedereen toegankelijk te

zijn

� materiaal met meerdere identieke exemplaren

Uitzonderingen bij 4.1. en 4.2.

Soms kunnen documentatie en publicaties toch

deel uitmaken van een archief

� Heemkundige kring ontvangt folder voor

cursusreeks en iemand gaat naar de cursus

� Bij de uitoefening van activiteiten maakt iemand aantekening op een boek

� Een vereniging geeft een tijdschrift uit, dat is een weerspiegeling van één van haar

activiteiten


4.3.1. Leeftijd speelt geen rol

� De leeftijd van een document maakt het niet

tot een archiefstuk

� Wat telt is het verband met de activiteiten van

een persoon of organisatie

� Bvb: een architect tekent vijf minuten geleden

of vijftig jaar geleden een plan. Het zijn beide

archiefstukken van die architect


4.3.2. Levensloop van archief

� Archiefstuk wordt nog volop gebruikt, gerelateerde activiteit is nog aan de gang

= dynamische fase

� Direct nut vervalt, maar document heeft nog juridische en administratieve waarde

= semi-dynamische fase

� Geen nut meer bij de activiteiten, document wordt bewaard voor culturele en historische waarde

= statische fase

4.4. Archief: niet enkel papier

Veel voorbeelden van ‘niet papieren’ archief:

� Oude historische materialen: papyrus,

perkament, …

� Digitale documenten bewaard op harde schijf,

diskette, cd-rom, …

� Video- en geluidsopnames bewaard op 8-

mm, VHS-cassette, dvd, …

� Foto’s

4.5. Alleen belangrijke stukken zijn

archief

Veel archiefstukken hebben slechts tijdelijk

belang.

Bvb: de aantekeningen van een secretaris om

zijn verslag te maken

Er wordt dan vaak terecht veel ‘onnuttige’

archiefdocumenten vernietigd.

Vernietigen en een correct archiefbeheer zijn

geen tegenpolen.

4.6. Archief ≠ voorwerpen

Voorwerpen zijn geen documenten, want ze

hebben geen vastgelegde informatie.

Je kan er enkel informatie uit afleiden door een

denkoefening.

Bvb: een persoon bezit veel luxegoederen →

die persoon was vermogend

Maar die objecten hebben nooit de intentie

gehad om die informatie aan jou door te

geven, dus zijn het geen documenten.

4.6. Archief ≠ voorwerpen

� Voorwerpen kunnen wel een nauwe band hebben met het archief.

Bvb. een verenigingsvlag in archief schuttersgilde, maquette in het archief van een architect

� Omwille van een goede conservering is het altijd aangewezen om dergelijke voorwerpen te scheiden uit het archief. Breng ze onder in een aparte verzameling, maar bewaar wel goed de context.


5.1. In de dynamische fase

� Informatieve waarde, archief als

geheugensteun

� Verantwoording van activiteiten

� Juridische waarde, bvb. patenten

� Doorspelen van informatie

…


5.2. De statische fase

� Cultuurhistorische waarde als kunstobject,

bvb. verluchte middeleeuwse manuscripten

� Historische waarde als informatiebron voor

historisch onderzoek

Archief als geheugen van de samenleving.

Ook lokale archieven hebben veel belang voor

onderzoekers en behoren tot het erfgoed.

II. Inventarisatie van archief

Inleiding

De stappen van een inventarisatie

Inleiding

1. Bezint eer je begint

2. Doel van een inventaris

1. Bezint eer je begint

Een archief inventariseren is tijdrovend.

Maak je enkele bedenkingen:

� Heb ik tijd genoeg om alles te inventariseren?

� Hoe gedetailleerd ontsluit ik?

� Wat zijn de prioriteiten binnen mijn

vereniging?

� Hoeveel mensen werken aan de inventarisatie

mee? Hoe gaan we samenwerken?

2. Doel van een inventaris

� Onderzoek en raadpleging van het archief

mogelijk maken

� Een weergave zijn van het functioneren van

een archiefvormer

� De context van de archiefstukken kunnen

schetsen

Stappen bij de inventarisatie

1. hoe de verschillende stappen toepassen

2. de archiefvormer bestuderen

3. de integriteit behouden en herstellen

4. selectie

5. ordenen

6. beschrijven

7. schonen

1. Hoe de verschillende stappen

toepassen

Archiefinventarisatie is een proces waarin heel

wat handelingen door elkaar gebeuren.

De stappen die hierna volgen, moet je dus niet

perse doen in de volgorde die wordt

weergegeven.

2. De archiefvormer bestuderen

� Een goede kennis van de archiefvormer laat je toe om gemakkelijker het archief te inventariseren

� Bepaal de voornaamste activiteiten van je archiefvormer, maak hiervan een lijstBvb. een harmonie: geven van concerten, overleg, wedstrijden, ledenbeheer, beheer financiën, vieringen,…

� Bekijk de organisatievorm, functies en persoonlijkheden

Bvb: harmonie: raad van bestuur, voorzitter, secretaris, schatbewaarder, dirigent, nevenorganisaties (jeugdensemble, majorettes, trommelkorps,…)

3. De integriteit behouden en

herstellen

3.1. Archief van 1 archiefvormer

3.2. Alleen archiefstukken

3.3. Reïntegratie van archiefstukken

3.4. Speciale gevallen

3.1. Archief van 1 archiefvormer

� Vermenging van archiefbestanden komt vaak

voor. Bvb: gemeentearchief vermengd met

archief van harmonie, omdat burgemeester

ook voorzitter was van de fanfare

� Verschillende archiefbestanden van

meerdere archiefvormers scheiden

� Je kunt maar het archief van één

archiefvormer per keer inventariseren

3.2. Alleen archiefstukken

� Zaken verwijderen uit archiefbestand die

geen archiefstukken zijn

� Voorwerpen

� Documentatie

� Publicaties

� Opletten: indien documentatie en publicaties

bij de uitoefening van activiteiten gebruikt

werden, is het archief

3.3. Reïntegratie van afgedwaalde

stukken

� Controleer het archiefbestand op volledigheid

� Indien er documenten ontbreken, probeer

deze op te sporen en te reïntegreren

� Bij verenigingsarchief vaak verspreiding

documenten over meerdere bestuursleden

� Niet willekeurig toevoegen, het moet gaan om

werkelijke archiefstukken uit dat

archiefbestand


� Archieven van rechtsopvolgers

Bvb: Bureel van Weldadigheid → Commissie van Openbare Onderstand → OCMW

� Archieven van gefuseerde archiefvormers

Bvb: De gemeentelijke fusies van 1976

Algemene regel: als de stukken geen rol meer speelden in de ‘nieuwe’ organisatie, dan beschouwen als archief van aparte archiefvormer


� Familie-archieven: bestaat in feite uit

generaties van aparte archiefvormers, maar

onmiskenbare band indien lange tijd dezelfde

goederen en rechten

Oplossing: beschouwen als één archiefvormer

maar stukken van persoonlijke aard (bvb.

correspondentie, opleiding,…) scheiden van

stukken van zakelijke aard per heerlijkheid,

per bezit, per bedrijf,…


� Grote instellingen die sterk gedecentraliseerd

werken

Bvb: een grootstad met zijn verschillende

diensten: sportdienst, cultuurdienst, dienst

bevolking, brandweer, politie, stedelijk

onderwijs,…

Indien deze diensten sterk afhankelijk, kan je ze

beschouwen als aparte archiefvormer.

4. Selectie

= afzonderen van archiefstukken die van geen

nut zijn en voor vernietiging in aanmerking

komen

Waarom selecteren?

� ‘Rommel’ in het archief hindert het onderzoek, wie iets moet zoeken moet anders tal van

overbodige stukken doornemen voor hij de essentiële zaken vindt

� Plaatsbesparend, ruimte kost geld

4. Selectie

Voorbeelden van verwijderbare stukken:

� Dubbels van stukken

� Korte briefjes met weinig belangrijke inhoud

� Conceptdocumenten die weinig verschillen van uiteindelijk origineel

� Mededelingen van derden die niks te maken hebben met activiteiten van archiefvormer

5. Ordenen

5.1. Het structuurbeginsel

5.2. De verschillende beginsituaties

5.3. Opmaken van archiefschema

5.4. Ordeningsniveaus

5.5. Ordeningsmethodes

5.1. Het structuurbeginsel

� Archief heeft bij de vorming een logische en systematische structuur = ‘oude orde’

� Je moet die ‘oude orde’ zoveel mogelijk respecteren

� Geen eigen chronologisch en thematisch klassement

toepassen over de totaliteit van het archief

� Bvb: archiefvormer vormt een dossier rond de

organisatie van een tentoonstelling, dan mag je de

documenten uit dit dossier niet van elkaar scheiden.

5.2. Verschillende beginsituaties

� Veel verschillende situaties mogelijk

� Archiefvormer kan zijn archief logisch hebben

geordend via een eigen plan of inventaris

→ gebruik deze structuur voor de inventaris

� Archiefvormer heeft zijn archief in absolute

chaos bewaard

→ zelf een ordeningsstructuur ontwerpen

� Meestal ligt de beginsituatie ergens in het

midden

5.3. Een archiefschema opmaken

� Maak een archiefschema rekening houdend

met de oude orde

� Dit schema gebruik je om de archiefstukken

fysiek te ordenen

� Deel dit schema volgens ordeningsniveaus


� Een archief bestaat uit verschillende niveaus.

� Het valt uiteen in een soort boomstructuur.

� Elk ordeningsniveau verreist een eigen

ordeningsmethode.


Archiefbestand

Hoofdafdeling 1 Hoofdafdeling 2 Hoofdafdeling 3

Onderafdeling 1 Onderafdeling 2

Archiefbestanddeel 1 Archiefbestanddeel 2

Archiefstuk 1 Archiefstuk 2

5.5. Ordeningsmethoden

5.5.1. Ordenen van algemeen naar bijzonder

5.5.2. Ordeningsmethoden op hoogste niveau (hoofdafdeling):

a) Organisatiestructuur

b) Taken en activiteiten

5.5.3. Ordeningsmethoden op tussenniveau:

a) Soort

b) Zaak/dossiers

c) Onderwerp

5.5.4. Ordeningsmethoden bij archiefbestanddeel

a) Definitie archiefbestanddeel

b) Chronologie

c) Mogelijke andere methodes

5.5.1. Van algemeen naar bijzonder

Onder elk niveau plaats je eerst de stukken die

over algemene onderwerpen gaan en daarna

de stukken die een specifiek onderwerp

behandelen.

Voorbeelden van ‘algemene’ stukken:

� Jaarverslagen vs verslag van één activiteit

� Briefwisseling vs losse brief

� Jaarrekeningen vs facturen

5.5.2. Ordeningsmethoden op hoogste

niveau

a) Organisatiestructuur

� Van toepassing bij een archiefvormer die lange tijd een stabiele organisatievorm had

� Bvb. voor een bedrijf: Directie, Raad van Bestuur, Dienst Inkoop, Dienst Verkoop

Productieafdeling, Personeeldienst,…

� Binnen elke organisatie-eenheid dan

ingedeeld op grond van taken en activiteiten

5.5.2. Ordeningsmethoden op hoogste

niveau

b) Taken en activiteiten

� Als de archiefvormer een losse structuur had, waarbij alle activiteiten in elkaar overvloeiden

� Meestal het geval bij kleine en lokale organisaties

� Onderscheid tussen ondersteunende taken en taken waarvoor de organisatie is opgericht

� OPGELET: ≠ indeling op basis van onderwerp

� Ook niet geschikt op hoogste niveau:

chronologisch, alfabetisch,…

5.5.3. Ordeningsmethoden op

tussenniveau

a) Soort

� Op basis van het soort archiefstukken

� Vormen dan samen een reeks

� Bvb: brieven, verslagen, facturen,…

� Dit wordt heel vaak gedaan door de

archiefvormer zelf bij de oude orde

� Deze indeling kan je ook zelf toepassen bij

de ordening


tussenniveau

b) Zaak

� Ordening op basis waarom ze zijn gevormd, volgens één afgebakende activiteit = een zaak

� Een geheel van stukken gevormd bij de behandeling van één zaak = een dossier

� Bvb. dossiers bij de organisatie van een tentoonstelling, een reis,…

� Deze ordeningsmethode toepassen volgens de dossiers gevormd in de oude orde

� Je mag nooit zelf achteraf een dossier samenstellen


tussenniveau

c) Onderwerp

� Lijkt heel handig systeem, maar dat is het niet

� Vaak gebruikt bij gemeentearchieven

� Vaak kun je archiefstukken onder meerdere

onderwerpen klasseren

� Geneigd om stukken bij elkaar te plaatsen, die weinig

met elkaar te maken hebben. Nefast voor de context

� Gebruik van trefwoordenlijst kan slechts deels

verhelpen

� Enkel gebruiken op laag niveau, nooit op hoogste

niveau

5.5.4. Ordening op het laagste niveau

a) Definitie archiefbestanddeel

� Het laagste niveau van ordening en beschrijving

� = logische eenheid van archiefstukken door de

archiefvormer of archiefbewerker zijn samengesteld

� Kan uit veel archiefstukken bestaan, maar kan ook

één document zijn

� Bvb: een dossier over één reis met 6 brieven,1 inschrijvingslijst, 4 rekeningen, 50 foto’s, 1 polis van

een reisverzekering,…

� Bvb: een jaarverslag

5.5.4. Ordening op het laagste niveau

b) Chronologie

� Bij het niveau van een archiefbestanddeel, de aangewezen ordeningsmethode

� Op hogere niveaus problematisch

� Het is totaal niet aangewezen om al de archiefstukken van één archief na elkaar chronologisch te ordenen. Zogenaamde tijdrekenkundige registers zijn totaal ouderwets.

c) Mogelijke andere ordeningen

� Een archiefvormer kan de archiefbestanddelen zelf onderling geordend hebben: alfabetisch, thematisch,…

� Dergelijke oude orde blijf je toepassen.

Voorbeeld van archiefschema

I. Stukken van algemene aard

1. Jaarverslagen en algemene overzichten

2. Briefwisseling

II Stukken van bijzondere aard

A. Ondersteunende taken

1. Oprichting (statuten)

2. Intern overleg

2.1. Raad van Bestuur

2.1.1. Verslagen van vergaderingen (notulen)

2.1.2. Agenda’s en uitnodigingen

2.1.3. Stukken rond benoeming van leden

2.2. Andere overlegorganen (werkgroepen)

3. Beheer van eigendommen

4. Personeelsbeheer/vrijwilligerswerking

5. Ledenadministratie

5.1. Ledenlijsten

5.2. Stukken rond aanmelding en vertrek leden

6. Financiën

6.1. Begroting

6.2. Jaarrekening

6.3. Kasboek

6.4. Bewijsstukken

B. Taken en activiteiten rond heemkunde

1. Publicaties

2. Organiseren van evenementen

3. Contacten met andere organisaties

Archiefschema, detail

2. Intern overleg

2.1. Raad van Bestuur

2.1.1. Verslagen van vergaderingen

19. Verslagen, 1971-1976.

20. Verslagen, 1977-1981.

21. Verslagen, 1982-1988.

…

6. Beschrijven

� Enkel de archiefbestanddelen beschrijven

� Gulden middenweg vinden tussen vage en

gedetailleerde beschrijvingen

� Beschrijvingselementen

6. Beschrijving, de elementen

6.1. Nummer

6.2. Redactionele vorm

6.3. Inhoudsomschrijving

6.4. Datering

6.5. Ontwikkelingsstadium

6.6. Uiterlijke vorm

6.1. Nummer

� Gebruik doorlopende nummering, niet: 4a, 4bis,….,

� Enkel cijfers gebruiken

� 1 nummer per archiefbestanddeel

� Blanco nummers:

� Als archiefbestanddeel zich niet in het archiefbestand bevindt

� Een archiefbestanddeel dat meerdere functies heeft gehad. Bvb. eerst gebruikt als kasboek en later als verslagboek. Dit laat je toe om 1 archiefbestanddeel op twee plaatsen te vermelden in de inventaris.

� Niet mee overdrijven

� Voorbeeld: 129.

6.2. De redactionele vorm

� Geeft om welke soort archiefdocument(en)

het gaat

� Verklaart de bedoeling van het

archiefdocument

� Nooit omschrijvingen als: ‘Herstellingen aan

de kerktoren, 1873’.

� Noodoplossing: ‘Stukken betreffende…’

� Voorbeeld: 129. Notulen

6.2. De redactionele vorm, enkele

voorbeelden

Notulen = het officiële verslag van een vergaderingStaat = een geschrift met gegevens die in een andere

vorm dan één rij zijn gegroepeerd bv. tabel, rooster

Agenda = 1. Geschrift met te bespreken punten van een

vergadering2. Geschrift met te verrichten activiteiten

3. Staat waarin chronologisch wordt bijgehouden wanneer stukken inkomen en uitgaan.

Register = archiefbestanddeel waarin:1. gegevens rechtstreeks zijn vastgelegd2. Afschriften van bescheiden zijn of gegevens daaruit

zijn opgenomen

6.2. De redactionele vorm, enkele

voorbeelden

Dagboek =

1. Register met chronologische aantekeningen van iemands activiteiten of belevenissen

2. Register met chronologische handelingen die een verandering veroorzaken in de grootte van het vermogen

Circulaire = een aan meer dan geadresseerde brief van dezelfde inhoud

Besluit = een schriftelijke uitdrukking van een beslissingKasstuk = een geschrift waarmee een rekeningspost wordt

verantwoord

Privilegie = een oorkonde uitgereikt door een vorst met een bijzonder verleend recht

Prospectus = een geschrift, houdende een aankondiging en/of beschrijving van een op hand zijnde of reeds bestaande onderneming

6.2. Redactionele vorm

Om een redactionele vorm terug te vinden:

COPPENS, H. Archiefterminologie. Algemeen

Rijksarchief, Brussel, 2004.

3. De inhoudsomschrijving

� Zo beknopt en precies mogelijk

� Impliciet al vermeld in redactionele vorm en

beschrijving hoger niveau

� Enkel relevante informatie weergeven, niet

elk detail vermelden

� Heb aandacht voor de handeling, je moet

kunnen zien waartoe het stuk heeft gediend

� Wees eenduidig, opletten met synoniemen

3. Inhoudsomschrijving

Relevante elementen:

� Handeling en/of het onderwerp

� De betrokken personen/instellingen

� Lokalisatie in de ruimte

� Situering in de tijd

Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van

het project ‘Pro Memorie’.

4. Datering

� Heeft betrekking op het ontvangen of

opmaken van de archiefbestanddelen,

uitzondering zijn jaarstukken: bvb.

jaarrekening

� Ook kopieën worden gedateerd op het jaar

van het opmaak, niet het jaar van het

gekopieerde document

� Normaal volstaat opgave van het jaar

� Bij meerdere jaren: “1977-1981, 1984”.

4. Datering

� Ongedateerde stukken zo nauwkeurig dateren tussen [ ]: [c. 1956], [voor 1956], [eind 19de eeuw], indien

onmogelijk: ‘z.d.’

� Andere jaarstijlen vermelden tussen [ ], altijd

omrekenen, bvb. 26 fructidor IV, Sint-Jan 1567.

Hiervoor bestaat literatuur

� Eventuele hiaten in lange reeksen melden, bvb.

Jaarverslagen. 1975-1998 (1990-1991 ontbreken).

� Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van het

project ‘Pro Memorie’. 2006.

5. Ontwikkelingsstadium

� Geeft aan in welke fase van het

ontwikkelingsproces het stuk is tot stand

gekomen

� ‘origineel’ niet vermelden

� Stadia: klad, concept, minuut, expeditie,

afschrift/kopie, uittreksel.

� Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep

van het project ‘Pro Memorie’. 2007.

Afschriften.

6. Uiterlijke vorm

� Geeft de ‘verpakkingseenheid’ aan� Bedoeld voor controle� Soorten:

� Stuk: kleinste ondeelbare eenheid � Katern: aantal in elkaar gevouwen en aangenaaide bladen � Deel: katernen in boekvorm, bestond voor er in geschreven

werd� Band: katernen in boekvorm, de archiefstukken die nadien

werden gebonden� Omslag: stukken die in los verband worden bijeengehouden� Pak: omslag dikker dan 2 cm

� Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van het project ‘Pro Memorie’, 2006. Afschrift.

1 omslag

7. Schonen

Alles verwijderen wat schade kan aanbrengen

� Afstoffen

� Metaal verwijderen, zoals paperclips, nietjes, ringmappen; veroorzaakt roestvlekken

� Plastiek verwijderen: zoals mapjes, hoesjes

doen inkt plakken

� Zuur verpakkingen: zoals kartonnen mappen; versnellen de veroudering van papier

� Vlakken van geplooide of opgerolde archiefstukken

Ten slotte alles verpakken in zuurvrije archiefmappen en archiefdozen.

Het beheer van archief en documentatie...2. De archiefvormer bestuderen Een goede kennis van de...

Documents

Transcript of Het beheer van archief en documentatie...2. De archiefvormer bestuderen Een goede kennis van de...