Att söka stöd genom Forum Syd för utvecklingsprojekt

Handbok för ansökanLöpande bidrag

Innehåll

Handbok inför ansökan om löpande bidrag från Forum Syd........................2

Detta beviljar Forum Syd bidrag för.............................................................................3

Så arbetar era organisationer med ansökans olika delar.................................7Exempel på Mål- och riskmatris för projektbidragsansökan.....................10

Ansökningsblankett........................................................................................20

Mål- och riskmatris..........................................................................................20

GOAL AND RISK MATRIX FOR PROJECT GRANT APPLICATIONS. 21

Ansökningsfrågor...........................................................................................22

Organisationerna och deras erfarenheter..............................................................22

Projektet...................................................................................................................................23

Omvärldsanalys och rättighetsperspektiv...............................................................23

Kontextberoende frågor........................................................................23

Uppföljning, utvärdering och utfasning....................................................................23

Sammanfattande beskrivning.......................................................................................24

Budget..............................................................................................................25

Formaliadokument..........................................................................................25

Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tel: +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org

Handbok inför ansökan om löpande bidrag från Forum SydI denna handbok hittar ni som sökande organisation all information samlat på ett ställe. Ni kan arbeta med er ansökan direkt i handboken eller ladda ner mål- och riskmatrisen samt ansökningsfrågorna som separata filer.

Forum Syd hänvisar till de obligatoriska kurserna för fördjupad information kring projektansökan och arbete i projektet. Organisationer som planerar att söka ett löpande bidrag ska helst gå dessa kurser innan ansökan skickas in. Alla Forum Syds kurser hittar ni på Forum Syds hemsida. Kurserna nedan tar upp vad som ska ingå i en ansökan:

Projektplanering 1 – Att starta och strukturera projektidén.Projektplanering 2 – Att sätta mål i projektet.Projektplanering 3 – Att bedöma risker och korruption.

Om ni har frågor efter att ha deltagit i kurserna kan ni vända er till er handläggare i god tid innan ni lämnar in en fullständig ansökan.

Vad kännetecknar löpande bidrag?

Detta bidrag gäller för utvecklingsprojekt som genomförs under 12 månader och inte överstiger 270 000 kronor.

Anslaget får inte användas för att utöka redan pågående projekt. Rapportering av bidraget görs senast 3 månader efter projektslut.

Observera att löpande bidraget för den del som gäller "Reformsamarbete Öst" är mycket begränsat. Ta därför kontakt med en handläggare innan ni påbörjar arbetet med en projektansökan.

Denna bidragsform ska väljas om det är första gången ni planerar att söka utvecklingsbidrag eller om ni inte har lämnat in någon godkänd ansökan under de senaste tre åren (läs även om förstudier på Forum Syds hemsida som ni kan använda om ni inte sökt bidrag tidigare. Har ni som sökande organisation fått en förstudie godkänd kan ni direkt efter att ni slutrapporterat förstudien söka ett löpande bidrag på max 270 000 kronor som en fortsättning på er förstudie. Organisationer som tidigare har sökt och beviljats bidrag kan också söka löpande bidrag för aktuella projekt som kan genomföras på kort tid.

Vilka kan söka löpande bidrag?

Organisationer som söker bidrag hos Forum Syd för första gången, eller inte har lämnat in någon godkänd ansökan under de senaste tre åren, hänvisas till ansökan om löpande bidrag.

Övriga organisationer kan söka löpande bidrag för projekt som inte redan är finansierade av Forum Syd eller annan bidragsgivare.

Organisationer med särskilt programavtal (PCO) med Forum Syd kan inte söka löpande bidrag.

2(28)

Vad din organisation i övrigt behöver uppfylla kan du läsa om här.

Granskning av sökande organisationer

Forum Syd gör en granskning för att säkerställa att de organisationer som ansöker om bidrag genom Forum Syd har tillräcklig kapacitet för att genomföra och redovisa projekt samt att de verkar demokratiskt och med öppenhet.

Vilken typ av information och dokument samt vart du skickar denna kan du läsa om här.

Ansökningens omfång

Svar på Ansökningsfrågor, Mål- och Riskmatrisen samt Budget får totalt omfatta max 20 sidor. Ni kan inte välja att skicka någon information som bilagor till dessa utan all information som efterfrågas under dessa avsnitt ska finnas i respektive del.

Sista ansökningsdag:

Ansökningar kan skickas in löpande under hela året. Handläggningen sker i mån av tid under perioden 1 maj - 1 september då ordinarie ansökningsomgång pågår. Ej kompletta ansökningar kommer att avvisas.

En komplett ansökan innehåller följande fem delar - tänk på att alla dokument ska skrivas under eller signeras, enligt nedan, av två behöriga firmatecknare och skickas per post:

1. Ansökningsblankettär ett digitalt ansökningsformulär som skickas in elektroniskt via hemsidan samt skrivs ut, skrivs under och skickas per post.

2. Ansökningsfrågorska både bifogas till det digitala ansökningsformuläret som Word-dokument samt skrivs ut, signeras och skickas per post.

3. Mål- och riskmatrissom bifogas till det digitala formuläret som Word-dokument samt skrivs ut, signeras och skickas per post.

4. Budgetär ett digitalt budgetformulär som skickas in elektroniskt via hemsidan samt skrivs ut, signeras och skickas per post.

5. Formaliadokumentska bifogas ansökan, se listorna nedan, signeras och skickas per post.

BeslutBeslut om beviljat bidrag lämnas inom 10 arbetsveckor från det att ansökan inkommit. I det fall ansökan lämnas in och dessa 10 veckor utgör del av perioden 1 maj - 1 september så flyttas motsvarande antal veckor till efter 1 september. (Om ni t ex lämnar in en ansökan om löpande bidrag 5 veckor innan 1 maj så kommer ni få besked senast 5 veckor efter 1 september)

Detta beviljar Forum Syd bidrag förForum Syd beviljar bidrag till projekt som är rättighetsbaserade (se Forum Syds hemsida) och som väntas bidra till Forum Syds förväntade resultatmål enligt avtal med Sida1.

En förändring mot minskad fattigdom och ökad demokrati kräver delaktighet1 Regeringens CSO-strategi samt Sidas instruktion för bidrag ur anslagsposten Stöd genom svenska organisationer i det civila samhället Mars 2010 (med rättelser i juli

2010); Reviderad april 2012

3(28)

Forum Syd vidareförmedlar bidrag till svenska organisationer, som tillsammans med sina partnerorganisationer formulerar mål för egna projekt. På samma sätt har Forum Syd mål för sin verksamhet. Forum Syds mål har sin utgångspunkt i tre grundläggande principer för ett rättighetsbaserat arbete: icke-diskriminering, rättighetsfokus och aktivt folkligt deltagande.

Bilden nedanför visar vilka aktörer som ryms inom Forum Syds resultatmodell. Den senare bilden på sidan 5 beskriver typer av förändringar som bidrar till Forum Syds övergripande mål med utvecklingssamarbete. Resultatmodellen är främst Forum Syds eget verktyg för att strukturera och analysera olika projektens bidrag till de gemensamma resultatmålen. Vi presenterar modellen med en kortfattad beskrivning här i Handbok för ansökan med förhoppningen att den ska inspirera er eller användas som en referens vid formulering av era egna mål.

Forum Syds Resultatmodell

Forum Syds övergripande mål med utvecklingssamarbete genom svenska civilsamhällsorganisationer är att ”Marginaliserade människor som lever i fattigdom har demokratiskt inflytande och tillgång till grundläggande rättigheter. Resultat finns som visar förändringar mot ett hållbart och jämställt samhälle”.

Varje projekt som genomförs i partnerskap mellan en svensk organisation (SvEO) och en lokal partner (LEO) och som får finansiering via Forum Syd bidrar till förändring mot det övergripande målet genom att stärka det lokala civilsamhället.

Forum Syd använder ordet ”förändring” i stället för ”resultat” för att betona att målen inom ramen för ett utvecklingsprojekt bör sättas för att uppnå:

- förändringar i attityder, beteende, relationer och arbetssätt- förändringar i formella strukturer och processer.

I vissa områden, drabbade av en extrem fattigdom eller väpnad konflikt, kan målen sikta mot att skapa förutsättningar för samt öka civilsamhällets kapacitet för att arbeta rättighetsbaserat och uppnå förändring i framtiden.

Resultatmodellen visar också vilka typer av förändringar ett utvecklingsprojekt kan sträva efter i relation till olika aktörer

- inom det lokala civila samhället, med fokus på lokal enskild organisation (LEO)- hos rättighetsinnehavare, det vill säga marginaliserade människor som lever i

fattigdom- hos ansvarsbärare, det vill säga staten, lokala beslutsfattare i andra formella

strukturer. I vissa kontexter är det svårt att uppnå förändring utan att arbeta med

4(28)

Resurseraktiviteter

Rättighetsinnehavare

Lokal samarbetspartner och civilsamhället som Förändringsaktörer

Andra aktörer i samhälletAnsvarsbärare

Utfall i direkt koppling till aktiviteterna

Övergripande mål: Marginaliserade människor som lever i fattigdom har demokratiskt inflytande och tillgång till grundläggande rättigheter. Resultat finns som visar förändringar mot ett hållbart och jämställt samhälle.

FörändringI attityder, beteende, relationer, arbetssätt och samhälleliga strukturer och processer

andra samhälleliga aktörer, exempelvis media, företag, trossamfund, skolväsendet, sjukvård, civil befolkning.

När Forum Syd definierar aktörer på alla nivåer: individ, organisation och samhälle, betonas att i ett utvecklingssammanhang kan det, beroende på kontext, vara lika viktigt att stärka självkänslan och förutsättningar hos individuella rättighetsinnehavare som att bidra till demokratiska reformprocesser som berör stora delar av samhället.

Forum Syds övergripande mål inkluderar även förändringar mot ett socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbart och jämställt samhälle. Varje projekt är delaktigt i denna målsättning genom att integrera frågor som rör jämställdhet (genus) och miljö/klimat inom projektet genom en specifik aktivitet eller genom att sätta ett förändringsmål.

Forum Syd har förtydligat resultatmodellen (baserad på ”Forum Syds målhierarki för utvecklingssamarbete” från 2011) för att understryka att det är det lokala civilsamhället som är huvudförändringsaktör i utvecklingsprojekt och att det är i relation till rättighetsinnehavares organisering och deltagande i demokratiska strukturer och processer med fokus på jämställdhet (genus) och miljö/klimat som närmandet till det övergripande målet ska ske.

Forum Syd bedömer projektansökans förväntade bidrag till de berörda resultatmålen utifrån denna resultatmodell. Det är dock viktigt att poängtera att SvEO och LEO tillsammans beslutar utifrån projektets förutsättningar och kontext, vilken/vilka delar av resultatmodellen (rutor) deras egna projektmål och delmål kan relatera till.

Helhetsbedömning av en projektansökan baseras även på andra analyser och kriterier såsom relevans,2 effektivitet3, hållbarhet4 och kostnadseffektivitet4.

För introduktionsmaterial läs:

Introduktion till arbete för demokrati och rättigheter Introduction: Democracy and rights

För fördjupningsmaterial läs:

Förverkliga demokrati och skapa rättvisa Realise DEMOCRACY and create justice Utveckla organisationen och skapa förändring Creating change through ORGANISATIONAL development Partners financial management manual

2 Regeringens CSO-strategi samt Sidas instruktion för bidrag ur anslagsposten Stöd genom svenska organisationer i det civila samhället Mars 2010 (med rättelser i juli

2010); Reviderad april 2012

3 se instruktion för fråga 5-6, 11 samt 17 nedan

5(28)

Typer av förändringar som bidrar till Forum Syds övergripande mål

Res

urse

r och

akt

ivite

ter

Andra aktörercivil befolkning, media, företag, trossamfund, skolväsendet, sjukvård

AnsvarsbärareStaten, lokala beslutsfattare

Lokal samarbetspartner

Lokalt civilsamhälleCivilsamhällsorganisationer, nätverk, löst organiserade grupper

Rättighetsinnehavaremarginaliserade människor som lever i fattigdom

Gällande frågor som rör rättigheter, civilsamhälle, inkl. i relation till jämställdhet och miljö/klimat • Information har nått mottagare• Ökad kunskap och medvetenhet

Gällande frågor som rör jämställdhet, miljö/klimat, rättighetsinnehavarnas tillgång till rättigheter• Information har nått mottagare• Ökad kunskap ochmedvetenhet

Gällande frågor som rör rättigheter, civilsamhälle, jämställdhet och miljö/klimat• Information har nått mottagare• Ökad kunskap ochmedvetenhet

• Förutsättningar för ett effektivt rättighetsbaserat arbete har skapats

• Attityder/värderingar i frågor som rör jämställdhet, miljö/klimat, påverkar målgruppens tillgång till rättigheter • Praxis /beteende i frågor som rör rättigheter, jämställdhet och/eller miljö/klimat

• Tolkning av lagar • Tillämpning av lagar • Förändring i lagstiftning• Reformprocesser och formella strukturer möjliggör demokratiskt deltagande

• Stärkt Interndemokrati och arbetssätt• Stärkt Tematisk/strategisk kapacitet (för att agera i sakfrågor, påverka, övervaka, nå ut med budskapet, ge upphov till nya lagar)• Ökad Administrativ kapacitet• Ökat Nätverkande/nya mötesplatser• Ökad organiseringsgrad hos målgruppen/Ökat antal medlemmar i CSO

• Ökat målgruppens inflytande i civilsamhälle• Ökad legitimitet och representativitet av CSO/nätverk• Ökat kvantitativa/ kvalitativa deltagandet i demokratiska processer, beslut och ansvarsutkrävande mekanismer

• Ökat kvantitativa/ kvalitativa deltagandet i demokratiska processer, beslut och ansvarsutkrävande mekanismer (t.ex. valdelatagande)

• Attityder /beteende/syn på sig själva som innehavare av rättigheter, inkl. i relation till jämställdhet och miljö/klimat • Ökad kapacitet att hävda sina rättigheter och delta i demokratiska processer/strukturer

UTFALLsom direkt följd av aktiviteterna

FÖRÄNDRING i strukturer och processer som projektet bidrar till. Dessa kräver oftast samverkan av olika aktörer och faktorer

FÖRÄNDRINGi relationer, attityder, beteende, arbetssätt som kan härledas till projektets aktiviteter

Foru

m S

yds

över

grip

ande

mål

6(28)

Så arbetar era organisationer med ansökans olika delar

1. AnsökningsblankettVia Forum Syds hemsida lämnar ni som organisation generella uppgifter om er organisation samt er lokala samarbetsorganisation. Ni kommer till hemsidan via denna länk

2. Mål- och riskmatrisMål- och riskmatrisen beskriver de sökande organisationernas mål med projektet, målgrupper, indikatorer, baslinjevärden, verifikationskällor och risker mot måluppfyllelse och åtgärder för att hantera risker. Syftet med matrisen är att på ett överskådligt sätt presentera projektets målsättningar, vad man planerar att göra för att uppnå målen och hur projektets olika delar är kopplade till varandra. Mål- och riskmatrisen ska skrivas på engelska då den tas fram tillsammans med er samarbetspart. Ni kan även använda er av en spansk eller en fransk version av mål- och riksmatris. Ni behöver då även lämna in en mål- och riskmatris skriven på svenska.

Mål

Varje ansökans målsättningar relateras till Forum Syds resultatmodell. En bedömning görs av vilket/vilka resultatmål projektet förväntas bidra till (ett projekt ska bidra till ett eller flera av Forum Syds förväntade resultatmål.) Målsättningarna uttrycker en förväntan om vilka realistiska förändringar projektet ska bidra till och det ska finnas en logisk kedja mellan projektmålet och delmålen.

Overall project goal (projektets övergripande mål) beskriver en önskvärd förändring som projektet avser att bidra till på lång sikt, 5-10 år.

Project goal (projektmål) beskriver en förväntad förändring under projekttiden (1-3 år).

Sub-goal (delmål) bidrar tillsammans till förväntad förändring enligt projektmålet.

Activity (aktivitet) är det arbete som görs inom projektet och som ska leda till att projektets mål uppfylls.

Väl formulerade mål kännetecknas av att de är realistiska, tydliga och specifika i vad som ska uppnås. Forum Syd rekommenderar användande av SMART:a mål, eller annan likvärdig modell. SMART-modellen är speciellt användbar när mål skall sättas med flera aktörer inblandade då den ger ett gemensamt ramverk att hålla sig inom.En komplett ansökan ska innehålla minst ett eller max tre delmål samt minst tre aktiviteter.

Bokstäverna står för: Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt

7(28)

Målgrupp

Ett projekt kan ha flera olika målgrupper. Det kan dels handla om en sekundär målgrupp som på sikt har nytta av projektet och en primär målgrupp som direkt berörs av projektet och projektmålet. De olika delmålen i projektet kan ha olika målgrupper. Jämför gärna ert projekts tänkbara målgrupper med Forum Syds resultatmodell.

Indikatorer, baslinjevärden och verifikationskällor

Till projektmålet och projektets delmål ska en eller flera indikatorer anges. En indikator används för att mäta om projektet är på väg att uppnå respektive mål. En indikator ska inte förväxlas med målsättningar. En målsättning är en viljeyttring om önskad förändring medan en indikator enbart är en neutral avläsning av hur man närmar sig målet genom projektets aktiviteter SMART-modellen kan med fördel användas även för att sätta upp indikatorer. Indikatorer kan vara kvantitativa eller kvalitativa.

Forum Syd frågar inte efter indikatorer eller resultatredovisning för ett projektets övergripande mål.

Ett baslinjevärde (”startvärde vid projektets början”) är nödvändigt för att kunna avgöra vad som har förändrats efter att projektet har genomförts.

Dokumentera hur baslinjevärden har tagits fram så att ni vid uppföljning av ert projekt använder samma metod för att mäta förändringen.

Baslinjevärden kan vara kvantitativa eller kvalitativa.

SWOT-analys kan vara en av flera metoder för att beskriva baslinjevärde i relation till LEO:s organisationsutvecklingsmål.

Verifikationskällor (statistisk data, enkäter, studier, intervjuer, fotografier osv.) visar var man kan hitta information om mätresultat.

Forum Syd rekommenderar att ni i er egen projektplanering använder någon av nedan gradering för att verifiera era resultat (eller en annan likvärdig modell).

Verifierbarhet (vilka underlag finns för att bekräfta rapporterat resultat?) kan graderas enligt nedan (grad 0 – 5) och som ni kan använda för egen del:

5• Extern utvärdering• Baslinjevärden• Interna projektbesök (SvEO)• Intern utvärdering• Uppföljningsbar

rapportering

2• Interna projektbesök

(SvEO)• Intern utvärdering

• Delvis uppföljningsbar rapportering

4• Baslinjevärden• Interna projektbesök

(SvEO)• Intern utvärdering• Uppföljningsbar

rapportering

1• Intern utvärdering• Ej uppföljningsbar

rapportering

8(28)

3• Interna projektbesök

(SvEO) • Intern utvärdering

• Uppföljningsbar rapportering

0

• Ingen verifierbarhet över huvudtaget

9(28)

Risker, riskhantering och korruption

Alla projekt har risker. Forum Syd definierar en risk som en händelse som negativt påverkar möjligheterna att nå projektets mål.

Det är inte avsaknad av risker i projektet utan sökande organisationers beredskap att agera ifall risken inträffar som är viktig för bedömning av projektets genomförbarhet.

I matrisen presenteras risker mot uppfyllelse av projektmålet och delmålen med tillhörande riskhantering. Riskhantering beskriver vad som kommer att göras för att hantera riskerna.

Vissa av de åtgärder för att hantera risker som ni tar fram, tillsammans mellan SvEO och LEO, kan i sig leda till egna delmål med tillhörande aktiviteter och budget (OBS! Gäller endast LEO och aktiviteterna i landet där projektet genomförs).

Risk och riskhantering ska göras för projektmålet – här tas generella risker mot projektmålets måluppfyllelse upp; dessa risker kan vara både interna (gäller SvEO, LEO eller relation mellan SvEO och LEO) och externa (i projektets närområde eller i regionen).

Risk och riskhantering ska även göras för respektive delmål under projektmålet - här tas specifika risker mot delmålets måluppfyllelse upp; dessa ska vara tydligt avgränsade till det aktuella delmålet.

En obligatorisk risk att analysera är risken för korruption i projektet.

För introduktionsmaterial läs:

Riskanalys och riskhantering Att förebygga korruption – en handledning Handbook on Preventing Corruption

10(28)

Exempel på Mål- och riskmatris för projektbidragsansökan

Alla utvecklingsinsatser som beviljas genom Forum Syd ska bidra till Forum Syds förväntade resultatmål på övergripande nivå:Marginaliserade människor som lever i fattigdom har demokratiskt inflytande och tillgång till grundläggande rättigheter. Resultat finns som visar förändringar mot ett hållbart och jämställt samhälle.

Ange projektets övergripande målÖkat demokratiskt inflytande för marginaliserade ungdomar i region X.

11(28)

Projektets förväntade resultat

Målgrupper Indikatorer och baslinjevärden Verifikationskällor Risker och riskhantering

Ange projektmål här

Utsatta ungdomar, pojkar och flickor, i byar A, B, C har förmågan att hävda sina rättigheter och har grundläggande kunskaper om landets konstitution.

250 pojkar250 flickor

- Antal pojkar och antal flickor som engagerar sig i ungdomskommittéer.- Ungdomarna presenterar förändringsförslag till byråden.

Baslinje: ungdomar tar inga egna initiativ och försöker inte påverka sin vardag

- Medlemslistor- Byrådets dokument; utvecklingsplaner eller dyl.- Policydokument som finns hos lokala myndigheter/byrådet- Intervjuer med målgruppen-ungdomarnas förslag syns i budgeten för nästa år

Risk: ungdomarna, och särskilt flickorna, tillåts inte delta i ungdomskommittéernas arbete av sina familjer

Åtgärder: projektteamet organiserar speciella möten för att belysa positiva effekter på byns utveckling när pojkar och flickor ges lika möjligheter att delta för föräldrar och skola

Korruption: medlemmar i byrådet förväntar en muta för att ta upp frågan i rådet

Åtgärder: LEO har redan under planering av projektet antagit en anti-korruptions policy för all sin verksamhet. Projektet ska drivas offentligt så att många olika aktörer kommer att veta att byrådet ska kontaktats

Ange Delmål 1 här

1. LEO har ökade kunskaper om hur de kan påverka beslutsfattare i frågor om ungas rättigheter.

LEO, 30 kvinnor och 10 män

-Strategisk plan för påverkan som rör ungas rättigheter finns-Andel personer som deltagit i utbildningarna som anger att de fått ökade kunskaper i påverkansarbete

Baslinje: LEO har antagit bara ett strategiskt dokument, antikorr policy

Strategisk plan, kursutvärdering 3 månader efter utbildningarna

Risker

1. Ointresse att arbeta med ungas rättigheter inom LEO:s styrelse. Styrelse och personal förstår inte syftet med projektet.

2. Experten i påverkan kommer inte fram till byn C

12(28)

Projektets förväntade resultat

Målgrupper Indikatorer och baslinjevärden

Verifikationskällor Risker och riskhantering

Aktiviteter delmål 1

1.1. Utbildning i påverkansarbete och ungas rättigheter

1.2. Utbildning i metoder för att integrera jämställdhets- och miljöperspektiv i påverkansarbetet

1.3. Workshop om kvinnors rättigheter utifrån konstitutionen

1.1 LEO:s personal, styrelse och lokal-avdelningar

1.2 LEO:s personal och styrelse

1.3 LEO:s personal och styrelse

Åtgärder:

1.1 Arbeta med styrelsen för att visa vikten av att engagera ungdomar i styrelsearbetet1.2. Tillsammans med LEO:s aktivister skapa uppgifter för unga medlemmar1.3 Visa hur en ungdomsgrupp arbetar i SvEO och arbetet bedrivs för att varva ungdomar i SvEO:s verksamhet2.1. Följa upp väderprognosen och alt. ändra tid för utbildningen. Kontakta person B för att hålla i utbildningen.

Ange Delmål 2 här

Byråden stöttar aktivt ungdomars inflytande.

Byrådens medlemmar

-Antal möten med varje byråd.-Ungdomarnas förändringsförslag finns med på byrådens mötesagenda.

Baslinje: Ungdomar har ingen representation i byråden, de får ingen information om hur beslut tas

MötesprotokollIntervjuer med byrådets medlemmar och ungdomar

Risker

Byråden har en negativ inställning till att flickor sitter med i ungdomskommittéer

13(28)

Projektets förväntade resultat

Målgrupper Indikatorer och baslinjevärden

Verifikationskällor Risker och riskhantering

Aktiviteter Delmål 2xxx xxx xxx xxx xxx

14(28)

3. Förtydliganden till ansökningsfrågorAnsökningsfrågorna används dels för att Forum Syd ska kunna bedöma projektets relevans och kvalitet, dels är de också ett stöd i projektplaneringen för de organisationer som ska genomföra projektet.

Jämställdhet (genus) och miljö/klimat ska integreras i projektet, Ansökan ska därför innehålla en kortfattad omvärldsanalys kopplad till dessa områden.

Det är viktigt att alla frågor besvaras.

Organisationerna och deras erfarenheter

Frågor 1 – 3Eventuell information från tidigare projekt finansierade av Forum Syd ska refereras till med Projekt/Insatsnummer.

Fråga 4Beskriv varför projektet fokuserar på de områden i LEOs organisationsutveckling som ni tar upp i er mål- och riskmatris. Beskriv hur ni gjorde för att få fram styrkor och svagheter hos SvEO respektive LEO.

En metod för fördjupning som ni kan använda er av är SWOT analys.

SWOT analys: SWOT är en akronym av de engelska orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats". Med hjälp av en SWOT-analys kan organisationer finna styrkor, svagheter, möjligheter och hot bland annat inför en strategisk planering. SWOT-analysen, som tas fram i sammarbete mellan SvEO och LEO, ska fokusera på organisationernas ledningskapacitet, kunskaper inom administration och bokföring samt andra områden som är relevanta för att projektet ska kunna genomföras.SWOT analysen kan bifogas som en bilaga till ansökan – märk då bilagan med ert organisationsnamn samt projektnamn.

15(28)

Frågor 5 – 6Om SvEO eller LEO redan har finansiering från en annan, och i synnerhet en annan svensk bidragsgivare, är det viktigt att motivera varför organisationerna söker ytterligare ett bidrag. Detta med hänsyn till principen om biståndseffektivitet och relevans för projektets genomförande. Huvudprincipen för Forum Syds bedömning av svaret på dessa frågor är att ingen dubbel finansiering ska förekomma.

Verksamhet som finansieras genom andra givare, både svenska och internationella, kan även ingå i SvEOs och LEOs långsiktiga verksamhetsplanering och är viktig att ha i åtanke vid planering av projektets utfasning.

Projektet

Fråga 8Beskriv hur ni har fördelat roller mellan SvEO och LEO under projektplaneringen. Vem ansvarade för vad?Har ni genomfört en förstudie med stöd av Forum Syd eller annan finansiering för att färdigställa projektansökan?Har projektidén förankrats hos lokala myndigheter (om detta krävs i området där projektet kommer att genomföras)?

Fråga 11Jämför den metod ni valt för projektgenomförandet med andra möjliga metoder. Motivera varför den metod ni använder är kostnadseffektiv, det vill säga använder de tillgängliga resurserna (detta kan t ex vara: människor som är engagerade i projektet, bidragsmedel för aktiviteter, lokaler, kunskap inom projektet, nätverk) optimalt utifrån de resultat som förväntas uppnås.

16(28)

Fråga 12Egeninsatsen ska samlas in i Sverige av SvEO och vara minst 10 % av projektbudgeten när administrationsbidraget är borträknat. Ansökansbudget som fylls i digitalt innehåller en formel som automatiskt räknar ut en korrekt summa.

(Vad som får utgöra egeninsatsen är tydligt reglerat i Allmänna Villkor för Sida-bidrag till svenska enskilda organisationer förmedlade via Forum Syd: ”Egeninsatsen ska utgöras av kontanta medel insamlade i Sverige. Eget eller insamlat material får inte räknas som del av egeninsatsen, inte heller värdet av organisationens eget arbete. Intäkter från tjänster som finansieras med offentliga medel kan inte räknas som egeninsats. Bidrag från utlandet eller medel som kommer direkt eller indirekt från andra offentliga bidrag kan inte heller utgöra egeninsats.)

Omvärldsanalys och rättighetsperspektiv

Svaren på frågor 13-15 ska utgå ifrån omvärldsanalys och analys av projektets rättighetsperspektiv som SvEO och LEO gör tillsammans.

Att göra en omvärldsanalys är ett sätt att analysera den rådande situationen, ringa in utmaningar och identifiera orsaker till omständigheterna. Omvärldsanalysen ska hjälpa till att formulera mål för projektet och välja strategi för att uppnå dessa mål.

Som utgångspunkt för ert projekt behöver ni därför göra en omvärldsanalys som beskriver de omständigheter som ni vill förändra, orsaker till den nuvarande situationen och vilka åtgärder ni anser krävs för att förändra den. Ansökan ska innehålla en relevant omvärldsanalys (relevant: geografiskt avgränsad, i relation till målgruppen/er och projektets målsättningar).

Omvärldsanalysen ska utmynna i ett resonemang om hur ni genom detta projekt kan bidra till de önskvärda förändringarna, det vill säga kopplingen mellan omvärldsanalysen och projektet.

Gör även en mycket kortfattad analys av miljö/klimat samt jämställdhet (genus) som motiverar ert val av eventuella frivilliga aktiviteter inom dessa båda områden.

Forum Syd rekommenderar er verktyg om demokrati med fokus på rättigheter, icke-diskriminering och aktivt folkligt deltagande.Detta i syfte att analysera rättighetsperspektivet inom ert projekt i relation till berörda målgrupper. I länkarna nedan finns information om verktyget:

Förverkliga demokrati och skapa rättvisa (s. 89) Realise DEMOCRACY and create justice (p. 89) Creating change through ORGANISATIONAL development (p. 13) Utveckla organisationen och skapa förändring (s. 13)

17(28)

Fråga 13En marginaliserad4 målgrupp som projektet arbetar med kan ha olika utmaningar och hot utifrån de rättigheter som saknas eller inte respekteras i målgruppens vardag eller i dess direkta omvärld.

Här är det också viktigt att beskriva vad LEO har för förutsättningar att agera för förändring i den rättighetsfråga som ni som samarbetspartner har beslutat att arbeta med.

Mål- och riskmatrisen kan med fördel innehålla aktivitet kopplad till miljö/klimat och aktivitet kopplad till jämställdhet (genus) under det relevanta delmålet/delmålen.

Gör en mycket kortfattad analys av genus/miljö, klimat som motiverar ert val av eventuell aktivitet/er inom respektive fråga. Ett exempel på en aktivitetet kopplad till dessa frågor kan vara att ta fram en strategi, metod eller arbetssätt för framtida arbete med miljö/klimat eller jämställdhet (genus) i projektområdet.

Se nedanstående länkar för ytterligare information:

Forum Syd’s Definition of Profile Areas Introduktion Ekologisk hållbar miljö Forum Syds serie om miljö och klimat som en rättighetsfråga Forum Syd on climate and environment with a Rights-based approach Environmental lens

För fördjupningsmaterial till jämställdhet ( genus ) läs:

Gör kön till en fråga om makt Doing GENDER - a question of power

4 Marginalisering kan se olika ut beror på vilket sammanhang individen lever i. Generellt kan sägas att en person marginaliseras när hon stängs ute från

inflytande över viktiga samhällsfunktioner som rör politiskt, kulturellt, socialt och ekonomiskt liv. Det kan också handla om att rättigheter kränks

exempelvis rätten till hälsa, utbildning eller bostad.

18(28)

Kontextberoende frågor

Fråga 14Denna fråga besvaras alltid för projekt i länder med hiv prevalens över 4 %, för projekt som specifikt handlar om SRHR -Sexuell och Reproduktiv Hälsa och Rättigheter- samt för projekt som har ett hiv/aids-fokus.

För introduktionsmaterial läs:

Introduktion: Hivperspektiv i utvecklingssamarbete Introduction: Make HIV and AIDS an issue of rights

För fördjupningsmaterial vid projekt med hiv/aids-relevans läs:

Gör hiv till en rättighetsfråga Make HIV and AIDS an issue of rights

Fråga 15

En konfliktkonsekvensbedömning (KKB) ska göras för alla projekt i länder där det pågår, eller finns risk för, en väpnad konflikt samt i postkonfliktländer.Beskriv kortfattat hur projektet påverkar situationen och hur situationen påverkar projektet. Beskriv även på vilket sätt ni har säkerställt att aktiviteterna inom projektet inte påverkar situationen i negativ riktning.

Postkonflikt är den situation som följer efter väpnad konflikt och krig, oftast efter att ett avtal har slutits mellan parterna. Varje post-konfliktområde skiljer sig från andra samtidigt som det går att identifiera ett antal betydelsefulla gemensamma nämnare. För närmare information om pågående konflikt och krig kan ni använda er av UCDP: s databas:

UCDP Conflict Encyclopedia

För stöd till konfliktkonsekvensbedömning (KKB) läs:

Konfliktkonsekvensbedömning

För introduktionsmaterial läs:

Introduktion för arbete i konfliktområden Introduction: Conflict perspectives and peacebuilding in development

cooperation

För fördjupningsmaterial vid projekt med konflikt och postkonflikt relevans läs:

Bygg demokrati mitt i konflikten Build democracy in the midst of the CONFLICT

19(28)

Uppföljning, utvärdering och utfasning

Frågor 16-17Här beskriver ni hur arbets- och ansvarsfördelningen ser ut inom LEO samt mellan SvEO och LEO vid uppföljning och utvärdering av resultat i projektet. Beskriv även vilka metoder ni kommer att använda för att följa upp och kontinuerligt avläsa projektmålens indikatorer.

Tänk även på att de resultat: positiva, negativa, oväntade såväl som väntade, som ni uppnår och följer upp kan och ska återkopplas till projektet för att ni vid behov ska kunna justera hur ni arbetar under den tid som finns kvar av projektets genomförande.

Projektets utfasning, som SvEO och LEO ska diskutera redan vid projektets början, bör ses som en viktig partnerskapsfråga. Utvecklingsprojektet är avsett att bidra till bestående förändringar hos målgrupper och LEO som förändringsaktör. Strävan är att LEO på sikt ska kunna fortsätta utvecklas utan SvEOs stöd. En ansvarsfull utfasning är med andra ord ett bidrag till hållbara resultat och långsiktighet i LEOs verksamhetsplanering.

20(28)

4. BudgetProjektet finansieras med projektbidrag, (max 90 % av projektets kostnader) och egeninsats (minimum 10 % av projektkostnaderna) samt ett bidrag för att täcka kostnaderna för att administrera Sidabidraget, ett administrationsbidrag (som kan uppgå till max 8 % av projektbidraget).

Budgeten ska ställas upp som en aktivitetsbaserad budget5 dvs. kostnaderna sammanförs utifrån aktiviteter och förväntat resultat. Aktiviteter som finns i mål-och riskmatrisen, revision och projektledning kan ingå som aktiviteter i projektet.

Budget ska innehålla kostnader fördelade på LEO och SvEO och uppställd med budgetrader för respektive aktiviteter för varje delmål som återfinns i mål- och riskmatrisen. Utöver kostnaderna för aktiviteterna ingår även övriga kostnader relaterade till projektet såsom administration, revision och exempelvis eventuell projektledning. Revision ska genomföras både i samarbetslandet och i Sverige. Forum Syd rekommenderar att ni tar in minst tre offerter från revisorer innan ni anlitar en revisor.

Er organisations egeninsats ska uppgå till minst 10 % av projektkostnader exklusive administrationsbidrag. Detta räknas automatiskt ut i Excel-mallen.

Kostnader för att administrera projektbidraget enligt de regler Sida anger, t.ex. bankavgifter, bokföringskostnader etc. tas upp under rubriken Administration i Sverige och täcks med administrationsbidraget. Kostnader för administration i Sverige uppgår till max 8 % av den totala budgeten. Detta räknas automatiskt ut i budgetmallen. Administration i Sverige är egeninsatsbefriad. Ni kan välja att inkludera revisionskostnad i administrationsbidraget eller ställa upp revision som en separat budgetpost. Från administrationsbidraget kan ni även använda medel för att täcka kostnader för kompetensutveckling för att kunna genomföra projektet - t ex administrativ eller ekonomisk kompetenshöjning.

För kostnader som skall betalas av partnerorganisationen och med projektmedel, dvs. med projektpengar som betalas ut till partnerorganisationen, skall ni dessutom ange vilket land ni betalar ut till.

Under projektkostnader i Sverige kan uppföljningsresa för max 30 000 kr och projektledning i Sverige för max 4 % av den totala budgeten ingå.

Ni kan välja att ta upp kostnaderna för revision under rubriken Administration i Sverige alternativt som en aktivitet i projektbudgeten.

Mer information om hur ni fyller i budget finns i anslutning till den elektroniska budgeten som ni finner via denna länk.

5 Till skillnad mot en budget där kostnaderna sammanförs med utgångspunkt i vilken typ av kostnader, kostnadsslag, det rör sig om, t.ex. resekostnader,

kost och logi

21(28)

5. FormaliadokumentAktuella formaliadokument ska undertecknas och bifogas ansökan, som skickas per post.

Följande dokument ska inkomma med varje ansökan (avser den svenska organisationen):

Protokollsutdrag som styrker firmatecknares behörighet, med namnteckningsprov vidimerat/intygat av annan person, alternativt med kopia på id-handling för firmatecknarna

Senast godkända årsmötesprotokoll Senast godkända verksamhetsberättelse Senast godkända årsredovisning (resultat- och balansräkning) & revisionsberättelse

För en organisation som söker bidrag hos Forum Syd för första gången eller inte har sökt under de senaste tre åren, ska dessutom följande dokument skickas med:

Den svenska organisationens stadgar Registreringsbevis med organisationsnummer Det näst sista årets verksamhetsberättelse och årsredovisning (balans- och

resultaträkning) samt revisionsberättelse

22(28)

I följande avsnitt följer de delar som utgör grund till en ansökan. I de fall dokument som ni ska använda inte finns i detta avsnitt så hänvisar länk till var ni finner dokumentet på Forum Syds hemsida.

Ni kan arbeta med er ansökan direkt i följande avsnitt eller ladda ner mål- och riskmatrisen samt ansökningsfrågorna som separata filer. Väljer ni att arbeta med er ansökan i följande avsnitt så tänk på att endast skriva ut aktuella sidor för mål- och riskmatrisen samt ansökningsfrågorna inför att ni ska skicka in er ansökan.

När ni skickar in er ansökan så tänk på att ansökningsblanketten ska skrivas under av två firmatecknare samt att samtliga andra sidor i de 5 delarna som utgör en komplett ansökan ska signeras av två firmatecknare.

När ni skickar in ansökan så ska den vara komplett och samtliga delar av ansökan ska skickas in samtidigt.

AnsökningsblankettDet digitala ansökningsformuläret, som skickas in elektroniskt via Forum Syds hemsidan samt skrivs under och skickas per post, återfinns via denna länk.

Mål- och riskmatrisMål- och riskmatrisen skickas via e-post som Word-dokument samt signeras och skickas per post till Forum Syd.

Mål- och riskmatrisen återfinns på nästa sida. Denna är skriven på engelska då ni ska ta fram denna tillsammans med er samarbetspart. Om ni behöver den på spanska eller franska så finns dessa att ladda ner från Forum Syd hemsida via denna länk. Svensk version av mål- och riskmatrisen måste skickas in till Forum Syd, tillsammans med samtidigt inlämnande av spansk eller fransk version. Den återfinns även via denna länk om ni vill ha den som ett separat dokument.

Alla projekt måste inkludera minst en aktivitet kopplad till jämställdhet (genus) och minst en aktivitet kopplad till miljö/klimat.

Indikatorer, baslinjevärden och verifikationskällor skriver ni endast ut i relation till projektmål och delmålen. Ni ska alltså inte fylla i indikatorer, baslinjevärden och verifikationskällor på aktivitetsraden.

23(28)

GOAL AND RISK MATRIX FOR PROJECT GRANT APPLICATIONS

All development projects granted through Forum Syd are required to contribute to Forum Syd’s expected overall goals:Marginalised people living in poverty have democratic influence and access to basic rights; and results exist that show changes towards a sustainable, equal society.

State the overall project goal:

Expected results Target groups

Indicators and baseline values

Sources of verification

Risks and risk management

State project goal here State risks and risk-managing measures here

Note: Corruption risk and the relevant preventative and capacity-strengthening measures must always be specified.

Note: At least one sub-goal is to describe what the project will achieve towards strengthening the local civil society and/or LEO.

State sub-goal 1 here

State risks

Activities 1.1, 1.2, 1.3 etc. Risk management

State sub-goal 2 here State risks here

Activities 2.1, 2.2, 2.3 etc. Risk management

State sub-goal 3 here State risks here

Activities 3.1, 3.2, 3.3 etc. Risk management

Add more rows if needed

24(28

This page is to be signed by two authorised signatories: 1:_______ 2: _______

AnsökningsfrågorDessa ansökningsfrågor kan också laddas ner via denna länk om ni vill ha dem som ett separat dokument.

SvEO betyder den svenska organisationen som tillsammans med LEO söker bidrag.

LEO betyder den lokala organisationen som är genomförande part samt partner till SvEO i projektet.

Ansökningsfrågorna ska skickas in som Word-dokument via e-post samt signeras och skickas per post till Forum Syd.

Var noga med att läsa instruktionerna till ansökningsfrågorna innan ni besvarar frågorna nedan.

Organisationerna och deras erfarenheter1. Beskriv SvEOs tidigare erfarenheter av utvecklingssamarbete. Vilka resultat

uppnåddes?Klicka här för att ange text.

2. Beskriv LEOs tidigare erfarenheter av utvecklingssamarbete. Vilka resultat uppnåddes?Klicka här för att ange text.

3. Har SvEO och LEO samarbetat tidigare? Vad blev i sådant fall resultatet av samarbetet och vilka lärdomar drog ni?Klicka här för att ange text.

4. Beskriv SvEOs och LEOs kapacitet. Ange inom vilka områden LEOs kapacitet kommer att förstärkas inom projektet.Klicka här för att ange text.

5. Ange vilka andra svenska respektive internationella bidragsgivare SvEO har. På vilket sätt kommer ett eventuellt bidrag från Forum Syd att komplettera det arbete som bedrivs med stöd från andra givare? Klicka här för att ange text.

6. Ange vilka andra svenska respektive internationella bidragsgivare LEO har. På vilket sätt kommer ett eventuellt bidrag från Forum Syd att komplettera det arbete som bedrivs med stöd från andra givare?Klicka här för att ange text.

7. Beskriv vilka kontakter och samarbeten SvEO och LEO har med andra organisationer som arbetar med samma typ av frågor och verksamhet i regionen.Klicka här för att ange text.

25(28)

Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______ 2: _______

Projektet8. Hur har projektet konkretiserats och ansökan tagits fram? Beskriv hur

målgruppen har deltagit i ansökans framtagande.Klicka här för att ange text.

9. Hur passar projektet in i LEOs övergripande målsättningar och strategier/planer för utveckling av den egna verksamheten?Klicka här för att ange text.

10. Vad är SvEOs mervärde och bidrag till projektet och till LEO? Klicka här för att ange text.

11. Beskriv hur tillgängliga resurser används för att uppnå projektets mål (uppskatta kostnadseffektivitet).Klicka här för att ange text.

12. Hur ska SvEO samla in egeninsatsen?Klicka här för att ange text.

Omvärldsanalys och rättighetsperspektiv13. Beskriv varför projektet fokuserar på de rättigheter och de målgrupper ni tar upp

i projektets mål- och riskmatris. Klicka här för att ange text.

Kontextberoende frågor14. Om projektet genomförs i ett land eller område där fler än 4 % har hiv/aids – hur

hanteras det inom projektet?Klicka här för att ange text.

15. Om projektet genomförs i ett land eller område där det pågår, eller finns risk för en väpnad konflikt eller i ett postkonfliktland – hur hanteras det inom projektet?Klicka här för att ange text.

Uppföljning, utvärdering och utfasning

16. På vilket sätt följs indikatorerna och målen upp under projektets gång och vid projektets slut? Hur kommer målgruppen att delta i uppföljningen?Klicka här för att ange text.

17. Beskriv hur planen för utfasning och avslut av projektet ser ut.Klicka här för att ange text.

26(28)

Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______ 2: _______

Sammanfattande beskrivning18. Sammanfatta på max ½ A4-sida projektets förväntade resultat och kontext med

egna ord.Klicka här för att ange text.

27(28)

Denna sida signeras av två firmatecknare: 1:_______ 2: _______

BudgetDen digitala budgeten, som skickas in elektroniskt via Forum Syds hemsidan samt signeras och skickas per post, återfinns via denna länk.

FormaliadokumentNedan aktuella formaliadokument bifogas ansökan:

Bifogas/Har skickats

Protokollsutdrag som styrker firmatecknares behörighet, ☐med namnteckningsprov vidimerat/intygat av annan person,alternativt med kopia på id-handling för firmatecknarna:

Senast godkända årsmötesprotokoll ☐ Senast godkända verksamhetsberättelse ☐ Senast godkända årsredovisning (resultat- och balansräkning) ☐

& revisionsberättelse

För en organisation som söker bidrag hos Forum Syd för första gången eller inte har sökt under de senaste tre åren, ska dessutom följande dokument skickas med:

Den svenska organisationens stadgar ☐ Registreringsbevis med organisationsnummer ☐ Det näst sista årets verksamhetsberättelse och årsredovisning ☐

(balans- och resultaträkning) samt revisionsberättelse

Dokumenten ska signeras och skickas per post till Forum Syd.

28(28)