FAQ eStox

1. Waar vind ik eStox terug?

U kunt het elektronisch effectenregister of e-Stox terugvinden tussen de modules op uw portaal:

https://eloket.iec-iab.be/ .

2. Is eStox een l ive-omgeving?

De eStoxomgeving is live. Elke verrichting is dus reëel én betalend. Net als in een papieren aandelenregister

mogen/kunnen de verrichtingen niet verwijderd worden.

3. Wat als de applicatie niet opent?

De applicatie is alleen beschikbaar in de volgende browsers: Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox.

Indien u eStox in een andere browser probeert te openen, zullen bepaalde functies niet werken of zal de

applicatie niet openen.

Aanvaard ook steeds het verzoek om pop-ups toe te staan.

4. Wat als ik mijn kantoor niet zie staan?

Indien u stagiair of intern lid bent, dienen we u manueel toe te voegen aan de samenstelling van uw kantoor met

het akkoord van uw stagemeester of de hoofdcontactpersoon van uw kantoor. Gelieve de servicedesk te

contacteren via servicedesk@iec-iab.be . Voor een vlotte verwerking vragen we u de verantwoordelijke in kopie

van het bericht te zetten.

5. Wat zi jn de tarieven voor het gebruik van e Stox?

05/12/2019 1

Voor een creatie van een vennootschap in e-Stox betaalt u 20 euro excl. BTW; voor elke inschrijving in een

register per betrokken effectenhouder 5 euro excl. BTW.

https://eloket.iec-iab.be/Impersonation?search=vercruysse%20&page=1https://eloket.iec-iab.be/Impersonation?search=vercruysse%20&page=1mailto:servicedesk@iec-iab.bemailto:servicedesk@iec-iab.beYaisaTypewritten text

2

Alle andere verrichtingen zijn net als de consultaties gratis. De gegevens worden kosteloos, veilig en vertrouwelijk

bewaard.

Voorbeeld: oprichting van een vennootschap met 2 aandeelhouders waarna na 8 jaar een aandeelhouder zijn aandelen overdraagt aan twee andere personen.

De oprichting kost 20 euro + 2x5 euro = 30 euro.

Na 8 jaar wordt nog eens 3x5 euro = 15 euro aangerekend.

Alle acties die niet leiden tot een inschrijving (b.v consultaties) zijn dus gratis. Als er dan 10 jaar niets verandert

aan de aandeelhouderstructuur zal het register van deze vennootschap 10 jaar kosteloos en veilig online

bijgehouden worden.

6. Hoe verloopt de facturatie van de verrichtingen in e Stox?

De verrichtingen worden via de module maandelijks gefactureerd aan de persoon of de vennootschap die u

selecteert wanneer u inlogt. Het staat u vrij deze kosten al dan niet te verrekenen aan de vennootschap en een

vergoeding te vragen voor het geleverde werk.

7. Hoe kan ik zien welke verrichtingen aangerekend werden?

Op uw maandelijkse factuur ziet u voor elk type transactie (creatie van vennootschap of inschrijving in register)

het totaal aantal registerlijnen dat aangerekend werd. In de module zelf kan u de details zien van de verrichtingen

die aangerekend werden. Hiervoor dient u zich in te loggen met het correcte kantoor.

Indien u ingelogd bent met een ander kantoor, dient u eerst uit te loggen door rechtsboven op u naam te klikken

en dan op “Uitloggen”. Eens u ingelogd bent in naam van het juiste kantoor, klik dan rechtsboven op uw naam

en vervolgens op “Facturatie”.

In het volgende scherm krijgt u een overzicht van de verrichtingen die gefactureerd werden, of aangerekend

zullen worden op de eerstvolgende maandelijkse factuur. U ziet per verrichting voor welke vennootschap deze

verrichting was, op welke datum de verrichting in eStox is geregistreerd, welk type verrichting het was (b.v

oprichting, inschrijving aandelen, overdracht, …) en hoeveel lijnen in een folio er betrokken zijn bij de verrichting.

3

De verrichtingen worden chronologisch getoond, met de meest recente verrichtingen in het eerste scherm. Per

scherm worden er 10 regels getoond. U kan onderaan de pagina navigeren tussen de verschillende schermen.

Als u op een transactie klikt, krijgt u bijkomende informatie te zien:

• Het ondernemingsnummer van de cliënt

• De naam van het kantoor dat de actie gedaan heeft

• De voornaam en naam van de gebruiker die de transactie heeft uitgevoerd

• Het e-mailadres van de gebruiker die de transactie uitgevoerd heeft

8. Is er al een l ink met het UBO-register?

De link met het UBO-register werd tot stand gebracht in samenwerking met de FOD Financiën. U kunt uw

dossier opstellen in eStox. De nodige informatie wordt vervolgens automatisch doorgegeven aan het

UBO-register indien u op de overzichtspagina de volgende knop aanvinkt:

4

9. Hoe worden de gegevens beschermd?

10. Kunnen verrichtingen ondertekend worden?

Tekenen is nog niet mogelijk in eStox, maar verrichtingen kunnen wel uitgevoerd worden. U kunt zien dat een

verrichting uitgevoerd werd aan de rode knop onderaan: ‘Verrichting ongedaan maken’. Deze verschijnt alleen

wanneer de verrichting is doorgevoerd. Alle handelingen worden sowieso bijgehouden in een logboek.

In de toekomst kunnen de bestuurders en de accountants ondertekenen, afhankelijk van de verrichting. In

sommige gevallen kan het zijn dat de accountant niet zeker is van de geldigheid van een transactie. Dan kan deze

transactie ingeschreven worden met de goedkeuring van de bestuurder, niet die van de accountant. Voor andere

verrichtingen zal de ondertekening van een accountant zullen vereist zijn (in naam van de klant). De stuurgroep

eStox werkt dit nog verder uit.

11. Moet de volledige historiek van bestaande ve nnootschappen ingegeven worden

in eStox?

Enkel de huidige situatie dient manueel ingevoerd te worden in eStox. Voor bestaande vennootschappen kan

het elektronisch effectenregister het papieren aandelenboek vervangen, maar alleen indien de hele historiek ook

opgenomen wordt. Dit kan door een scan van het papieren aandelenregister toe te voegen als bewijsstuk.

12. Is het nodig een nieuw mandaat te lat en ondertekenen voor eStox?

Het Instituut beseft dat de vele mandaten die telkens getekend dienen te worden door de klanten enige

moeilijkheden met zich kunnen meebrengen. We proberen onze leden daarbij in de mate van het mogelijke te

helpen.

Het is niet nodig om een nieuw mandaat te laten tekenen door de klant om het elektronisch effectenregisterer

te mogen invullen als accountant.

Voor de bestaande klanten volstaat het indien u in de opdrachtbrief vermeld heeft dat u het effectenregister zal

invullen, zelfs indien het op het moment van ondertekening om een papieren versie ging.

! We raden wel aan een nieuw mandaat te laten tekenen indien het effectenregister niet voorzien

was in de oude opdrachtbrief.

Na de lancering van eStox hadden de notarissen, de accountants en de belastingconsulenten uitzonderlijk

toegang tot alle geregistreerde bedrijven. Intussen kunnen vennootschappen aangeven of ze de toegang tot

hun gegevens willen beperken tot een of meer kanto(o)r(en) naar keuze.

Het is eveneens mogelijk om meerdere kantoren te linken aan één klant. Wie de verrichtingen uitvoert kan

vervolgens in onderling overleg bepaald worden.

5

Voor de nieuwe klanten volstaat het in de opdrachtbrief te vermelden dat u verantwoordelijk bent voor het

invullen van het elektronisch effectenregister. De klant zal dus geen bijkomend mandaat moeten ondertekenen.

13. Kan de klant meldingen ontvangen van de verrichtingen?

Binnenkort zal de effectenhouder een e-mail ontvangen wanneer aandelen worden ingeschreven op zijn naam

en bij elke wijziging aan aandelen of andere effecten die geregistreerd staan op zijn naam. De effectenhouders

zullen zelf kunnen aangeven of ze elektronische communicatie wensen te ontvangen.

14. Wie heeft toegang tot eStox?

Momenteel hebben de notarissen en de accountants/belastingconsulenten toegang tot eStox. Zij kunnen de

applicatie consulteren, maar ook wijzigingen doorvoeren. Er wordt een logboek bijgehouden met de wijzigingen.

De toegang voor de boekhouders wordt bekeken in de stuurgroep van eStox.

Op termijn zullen bestuurders en aandeelhouders van de klanten ook rechtstreeks toegang krijgen tot hun eigen

digitale effectenregister. ZIj zullen echter uitsluitend inzagerecht hebben.

15. Kunnen stagiairs , interne leden en medewerkers toegang verkrijgen?

We hebben momenteel nog geen zicht op de samenstelling van de kantoren wat het aantal interne leden,

medewerkers en stagiairs betreft. De hoofdcontactpersoon van uw kantoor mag de servicedesk contacteren

(servicedesk@iec-iab.be) om deze collega’s toegang te verschaffen tot eStox in naam van uw vennootschap.

Indien u een medewerker toegang wenst te geven tot de applicatie, mag u de servicedesk contacteren met de

volgende informatie:

• Naam

• Voornaam

• Geslacht

• Rijksregisternummer

• Nationaliteit

• Taal

• E-mailadres

• Venootschap

16. CONTACTPERSOON

Indien het antwoord op uw vraag niet in de lijst staat, mag u contact opnemen met de servicedesk:

servicedesk@iec-iab.be of +32 (0)2 221 10 00.

mailto:servicedesk@iec-iab.bemailto:servicedesk@iec-iab.bemailto:servicedesk@iec-iab.bemailto:servicedesk@iec-iab.be