Etude comparative : outils de travail collaboratif

Google drive vs Zoho docs

Nicaud Robin

Paul MarteilZoé FalgaroneMichael Da costaHarout Merguerditchian

Groupe de travail :

Google Drive Zoho Docs

*****On peut créer toute sorte de document comme sur une suite office : présentation, feuille de calcul, traitement de texte, formulaire, dessin, formulaires. C’est très rapide dès qu’on clique dessus le document est créé et enregistré. Les modifications s’enregistrent automatiquement dans le cloud et on a accès au document sur tout type de support : ordinateur, tablette, smartphone. On peut importer des fichiers et les exporter sur des formats Microsoft Office ou Open Office.

*****Tout est regroupé sur une même page (Zoho Docs). Il y a un tri par type de fichier.Interface est claire.Il y a 5 Go de stockage.On même inclure dans les documents des vidéos, des images, des musiques.On peut même dessiner des formes dans le document. On peut créer des publipostages. Il y a un correcteur orthographique.

Mode de création de documents

Rédaction et mise en forme du contenu (richesse de la barre d’outils)

Google Drive Zoho Docs

****On a le choix de la police, titres intégrés, couleur de police, taille, gras, italique, souligné, etc. La barre d’outil est classique mais complète. On peut insérer des images et tableaux contrairement à d’autres outils de travail collaboratif. Le point négatif est la grammaire du document qui n’est pas parfaite qui repère des fautes d’orthographe là où il n’y en a pas.

*****L’interface est une copie de Word, Excel, PowerPoint… Il est très simple de s’y retrouver.Les options sont catégorisées, comme sur Office 2010.

Google Drive Zoho Docs

*****Le mode de rédaction collaborative est très bien fait. Le nom de la personne et une couleur sont inscrites sur la position de leurs curseurs et tout le monde peut modifier en temps réel, ce qui sera visible par tous les collaborateurs. Il y a également un chat pour pouvoir se donner les objectifs du travail à faire. On voit quand une personne est connectée, on peut partager le document pour choisir ses collaborateurs. Plusieurs personnes peuvent également travailler sur le même compte. On peut effacer le travail d’une autre personne mais l’historique permet de rétablir ce travail si besoin.

I**Il y a une option de commentaire de documents.Cependant il n’y a pas de couleur pour identifier les collaborateurs.

La création d’espaces de travail, de groupes et les balises sont réservés uniquement pour les premiums et standard.

Mode de rédaction collaborative

Google Drive Zoho Docs

****On peut accéder à l’historique des révisions dans Fichiers. On peut restaurer une ancienne version. Lorsqu’on consulte une version on peut afficher les modifications qui y ont été apportées par rapport à la version précédente. Par contre on ne peut pas la modifier, il faut d’abord la restaurer.

****Via un clic droit sur le fichier on a accès à toutes les révisions.Il faut cependant l’extraire afin de le modifier.

Historique et gestion des versions

Google Drive Zoho Docs

*****On peut créer des dossiers pour classer les documents. Ils sont séparés en deux catégories Mon Drive et document partagés, mais on peut déplacer ces derniers dans Mon Drive. Il y a une icône qui représente chaque type de documents. Donc ils sont faciles à différencier. L’organisation est donc facile à faire comme sur un bureau Windows.

****Il y a la possibilité de créer des dossiers et des sous dossiers.Le nombre de dossier maximum n’est pas limité.

Catégorisation et organisation

Google Drive Zoho Docs

****On peut partager les documents et choisir s’il sera modifiable ou juste visible par la personne. Le partage se fait par mail, on entre le mail de la personne et on choisit si elle pourra modifier le document ou non. Les collaborateurs se connectent sur leur Drive.

**Le partage de document est simple, il suffit d’activer le partage via l’interface de rédaction.Cependant il faut valider par e-mail chaque partage à nos collaborateurs. C’est très contraignant et déroutant.

Partager des documents

Google Drive Zoho Docs

*****- création via mobile : Dossier, Doc texte, Feuille de calcul, numériser une photo- upload : importer n’importe quel type de fichier.- téléchargement de document possible, possibilité de consulter hors connexion avec MAJ automatique vers le mobile- Systeme de favoris- Systeme de tri, par date, titre ou dernière modification- Colonne gauche pour mettre à jour les fichiers hors connexion, accéder aux favoris et aux fichiers récents et voir les documents partagés avec le compte lié à l’application

*- Colonne de gauche pour la l- Création via mobile : doc texte uniquement, plante 1 fois sur 2- Upload : image, photo et autres (propose de lancer un explorateur de fichier)- Téléchargement de fichier possible du compte vers le smartphone.- Possibilité d'ajouter des tags sur les fichiers- Pas très beau- Colonne de gauche pour trier les types de documents et accès aux options de l’application

Appréciation de l’application mobile