Escuelamilitar

INFORME FINAL

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ÁREA DEFENSA NACIONAL Y RELACIONES EXTERIORES

Escuela Militar del Libetador General Bernado O'Higgins Riquelme

Número de Informe Final: 166/2013 25 de junio de 2014

III www.contraloria.c1

RAMIRO M OZA MIGA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA DEFENSA NACIONAL Y RELACIONES EXTERIORES

D.A.A. N° 5.463/2013 REMITE INFORME FINAL N° 166, DE 2013, SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE ADMISIÓN DE LA ESCUELA MILITAR DEL LIBERTADOR GENERAL BERNARDO O'HIGGINS RIQUELME.

SANTIAGO, 6. JUN 1 4 *O 4 7 3 6 1

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento

y fines pertinentes, copia del informe final N° 166, de 2013, con el resultado de la auditoría practicada en la Escuela Militar del Libertador General Bernardo O'Higgins

Riquelme.

Saluda atentamente a Ud.,

CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

AL SEÑOR JORGE BURGOS VARELA MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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SANTIAGO, 26JUN14*047362

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del informe final N° 166, de 2013, con el resultado de la auditoría practicada en la Escuela Militar del Libertador General Bernardo O'Higgins Riquelme.

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa entidad este Organismo de Control.


AL SEÑOR COMANDANTE COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO DE CHILE

• PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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SANTIAGO, 2 6. JUNI 4*0 4 7 3 6 3



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AL SEÑOR DIRECTOR DE LA ESCUELA MILITAR PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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AL SEÑOR CONTRALOR DEL EJÉRCITO DE CHILE PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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SANTIAGO, 26.1iN14 4, 017365



WENCESLAO LLANQUILEO • ECP

ESTAFETA DEL EJERCITO,

AL SEÑOR CONTRALOR INTERNO COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO DE CHILE PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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SANTIAGO, 2 6. JUNI 4 *O 4 7 3 6



A LA SEÑORA JEFA DE LA UNIDAD DE SUMARIOS FISCALÍA PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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SANTIAGO, 25. 11/1414•047367



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sER JIMÉNEZ MERINO Jefe Unidad Técnica de Control Extorno

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AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA PRESENTE REF N° 223.645/2013

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A LA SEÑORA JEFA DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE REF. N° 223.645/2013

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA )1, DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


PMET. N° 13.075 INFORME FINAL N° 166, DE 2013, SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE ADMISIÓN DE LA ESCUELA MILITAR DEL LIBERTADOR GENERAL BERNARDO O'HIGGINS RIQUELME.

SANTIAGO, 2 5 JUN. 2014

En cumplimiento del plan anual de fiscalización para el año 2013, y en conformidad con lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, se efectuó una auditoría al proceso de admisión 2013 de la Escuela Militar del Libertador General Bernardo O'Higgins Riquelme. El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por el Sr. Leonardo Díaz Rojas y la Sra. Mónica Álamos Lara, auditor y supervisora respectivamente.

ANTECEDENTES GENERALES

El Proyecto Educativo de nivel superior que desarrolla la Escuela Militar está orientado a potenciar la preparación profesional que permita a los egresados recibir, junto con su nombramiento como oficiales de Ejército, una licenciatura en ciencias de esa entidad castrense, aumentando significativamente la carga horaria asignada a las capacitaciones competentes, tanto en terreno como en el aula, manteniendo inalterables los principios, virtudes y tradiciones que caracterizan a la institución. La estructura curricular está compuesta por los sistemas de formación conductual, docente, profesional, físico, desarrollo del liderazgo y actividades culturales complementarias.

AL SEÑOR o RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA

CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE



Cabe precisar, que con carácter reservado el 21 de octubre de 2013, fue puesto en conocimiento del Comandante de Educación y Doctrina del Ejército de Chile, el preinforme de observaciones N° 166, de 2013, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, lo que se concretó mediante oficio CEDOC CG DCI (P) N° 6080/2131, de 5 de noviembre de 2013.

OBJETIVO

La fiscalización tuvo por objeto practicar una auditoría al proceso de admisión del año 2013 realizado por la Escuela Militar, verificando el cumplimiento de los requisitos legales establecidos al efecto, como asimismo, que las operaciones de cobro de matrículas y aranceles, cumplan con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentren debidamente documentadas, sus cálculos sean exactos y estén adecuadamente registradas. Todo lo anterior, en concordancia con la citada ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República.

METODOLOGÍA

El examen se practicó de acuerdo con la metodología de auditoría de este Organismo Superior de Control y los procedimientos aprobados mediante las resoluciones exentas NOS 1.485 y 1.486, ambas de 1996, de este origen, considerando los resultados de las evaluaciones de control interno respecto de las materias examinadas, determinándose la realización de pruebas adicionales de auditoría en la medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se realizó un examen de cuentas de la materia bajo análisis.

UNIVERSO Y MUESTRA

En relación a este acápite, se verificó que el número de postulantes seleccionados por la Escuela Militar en el año 2013, ascendió a 240 alumnos, quedando 25 en lista de espera como resultado de dicho proceso de evaluación.

Respecto de aquellos alumnos que fueron admitidos, se determinó mediante un muestreo por registro, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error de 3%, parámetros estadísticos aprobados por esta Contraloría General, una muestra de 82 transacciones, equivalente al 34,2% del universo antes identificado. Adicionalmente, se examinaron como partidas claves, los antecedentes de postulación de 15 aspirantes incorporados en la mencionada lista de espera. Los ingresos examinados por concepto de matrículas y aranceles de los estudiantes analizados ascendieron al 31 de agosto de 2013, a $ 188.205.407.


C HILE.


La información utilizada en el desarrollo del trabajo, fue proporcionada por la Sección de Admisión de Alumnos de la Escuela Militar, con fecha 6 de septiembre de 2013.

RESULTADO DE LA AUDITORÍA

Del examen practicado, y considerando los argumentos y antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las situaciones observadas en este informe, se determinó lo siguiente:

I ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

1. Sanción del reglamento de régimen interno

Con respecto a este tema, se verificó que la Escuela Militar posee una reglamentación, que data del año 2009, la cual regula su labor educativa y está compuesta por los siguientes:

a) Libro I. "Sistema Educativo" b) Libro II. "Manual del Profesor" c) Libro III. "Manual del Cadete de la Escuela Militar" d) Libro IV. "Reglamento Interno de Evaluación" e) Libro V. "Reglamento de Disciplina y Sistema de Formación Conductual" f) Libro VI. "Manual de Estímulos" g) Libro VII. "Sistema de Desarrollo de Liderazgo y Actividades Culturales

Complementarias"

En este contexto, cabe consignar que la normativa en comento regula diversas materias relacionadas con las actividades que ejecuta la entidad, a modo de ejemplo, el precitado Libro I establece la visión, misión, objetivos y políticas educacionales, perfil de ingreso, estructura curricular, régimen administrativo, aranceles y cuota de incorporación aplicable a los alumnos, entre otros aspectos.

No obstante lo anterior, efectuadas las consultas al asesor jurídico de la institución fiscalizada, se constató que a septiembre de 2013, no existía un acto administrativo que sancionara el reglamento bajo análisis, situación que vulnera lo dispuesto en el artículo 3° de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, así como la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, establecida entre otros, mediante los dictámenes N" 52.974 y 16.603, ambos de 2012, en cuanto a que las decisiones escritas que adopte la Administración en las cuales existan declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pública, deben expresarse a través de actos administrativos, los que, en la especie, deben tomar la forma de resoluciones toda vez que se trata de

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un acto dictado por una autoridad, dotada de poder de decisión sobre asuntos propios de su competencia.

En su oficio respuesta, la autoridad del servicio manifiesta que con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 3° de la mencionada ley N° 19.880, sancionó a través de la resolución exenta RES "E" ESCMIL DIRECCIÓN (P) N° 6400/54, de 28 de octubre de 2013, el reglamento de régimen interno de la Escuela Militar, edición 2013, adjuntando a este efecto, el aludido acto administrativo.

Al tenor de las medidas adoptadas por la Escuela Militar, este Organismo de Control da por subsanada la observación, no obstante procede reiterar la necesidad de que esa entidad arbitre las medidas tendientes a asegurar la oportunidad en la emisión de los actos administrativos que sancionan las decisiones adoptadas, en virtud de la citada norma.

2. Inconsistencia en los requisitos de postulación

En relación a esta materia, se verificó que la admisión de alumnos a la Escuela Militar para el año 2013, comenzó con el proceso de postulación que realizan los interesados en el transcurso del año 2012. Para el efecto, la entidad fiscalizada publicó en su sitio web www.escuelamilitar.cl , un prospecto de admisión en el que se detallaban diversas áreas del plan educativo, las etapas y los requisitos de ingreso. Respecto de estos últimos, los postulantes debían cumplir con ciertas especificaciones, entre las cuales, es dable mencionar las siguientes:

- Soltero (a), sin hijos, ni encontrarse en etapa de gestación o embarazo, en calidad de padre o madre, y mantenerse en estas condiciones mientras permanezca como alumno (a).

- Edad máxima 23 años al mes de febrero del año de ingreso. - Estatura mínima de 1.60 mts. para postulantes hombres y de 1.55 mts. para

postulantes mujeres. - Haber rendido la prueba de selección universitaria o presentar certificado de

puntaje de la prueba para quienes sean alumnos regulares de una carrera universitaria, con un mínimo de 500 puntos ponderados en matemáticas, lenguaje, historia o ciencias.

- Rendir pruebas específicas de capacidad física, resolución de problemas y comprensión de lectura, prueba de inglés y entrevista personal.

Agrega el mencionado documento que la omisión, alteración, falsedad, adulteración y/o inexactitud en los antecedentes proporcionados, cualquiera sea la fecha en que se detecte, constituirá causal de rechazo para el ingreso o expulsión de la Escuela Militar.

Sin perjuicio de la descripción efectuada, se comprobó la existencia de discrepancias entre los requerimientos expuestos con lo establecido por el Libro I, sobre Sistema Educativo, del reglamento de régimen interno



de la institución, que data de 2009. A modo de ejemplo, la regulación precitada, en el acápite "perfil de ingreso" no establece parámetros de estatura, sin embargo, señala una edad máxima de 22 años, y un puntaje mínimo de 475 puntos en cada una de las pruebas de selección universitaria. Esta situación denota que algunos requerimientos consignados en el aludido reglamento, han sufrido modificaciones, sin que exista evidencia que a la fecha se haya efectuado la actualización y sanción de dichos cambios en el referido cuerpo normativo.

Por otra parte, también se detectó que la publicación de los requisitos de postulación del año 2012, no estuvo precedida por la emisión de un acto administrativo que lo sancionara, lo que transgrede lo dispuesto por el artículo 3° de la citada ley N° 19.880, así como la jurisprudencia de este Organismo de Control, establecida entre otros, mediante los citados dictámenes Nos 52.974 y 16.603, ambos de 2012, respecto a que las decisiones escritas que adopte la Administración en las cuales existan declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pública, deben expresarse por medio de actos administrativos.

La situación descrita también vulnera lo consignado en el artículo 12 de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, en orden a que las autoridades y funcionarios facultados para elaborar planes o dictar normas, deberán velar permanentemente por el cumplimiento de aquellos y la aplicación de éstas dentro del ámbito de su competencia.

A mayor abundamiento, la omisión bajo análisis, infringiría lo previsto en el artículo 3° de la citada ley N° 18.575, en relación al principio de transparencia que deben observar los órganos de la Administración del Estado.

El servicio auditado expone en su oficio de respuesta, que el proceso de postulación del año 2012 contó con requisitos específicos que fueron modificados en atención a las necesidades institucionales y/o administrativas, y que a pesar de haberse omitido el acto administrativo que sancionara dichos cambios, estos fueron ampliamente difundidos y conocidos por todos los postulantes. Agrega que para evitar la vulneración del principio de transparencia, se ha solicitado al escalón superior un pronunciamiento respecto de los requerimientos de postulación a la aludida entidad educacional para el período 2014-2015, y su homologación con los exigidos a quienes postulen a la Escuela de Suboficiales del Ejército.

Por último, señala que las precisiones de postulación para los futuros procesos se aprobarán mediante el correspondiente acto administrativo.

En virtud de lo señalado, y considerando que las medidas enunciadas implican acciones futuras, se mantiene lo observado, sin perjuicio de las verificaciones que este Organismo de Control realice en una próxima

auditoría.

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En consecuencia de lo antes expuesto, el Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá instruir un sumario administrativo en la Escuela Militar, con el propósito de establecer eventuales responsabilidades administrativas por la trasgresión del principio de transparencia, en relación a la omisión del acto administrativo que aprobara la publicación de los requisitos de postulación correspondiente al año 2012.

3. Pertinencia de los requisitos de postulación

Tal como se mencionara anteriormente, entre los precisiones exigidas a los postulantes, en el sitio web institucional durante el año 2012, se encontraba la condición de "ser soltero (a), sin hijos, ni encontrarse en etapa de gestación o embarazo, en calidad de padre o madre, y mantenerse en esas condiciones mientras permanezca como alumno (a) en la Escuela Militar". Consultado el asesor jurídico de la institución, respecto al fundamento legal de dicha obligación, informó que su origen corresponde al Libro I. "Sistema Educativo", antes mencionado.

Sobre el particular, se observó que la normativa precitada establece el requisito de "ser soltero (a), sin hijos, condiciones que deberá mantener durante toda su permanencia en la Escuela", obviando la especificidad "...ni encontrarse en etapa de gestación o embarazo, en calidad de padre o madre, y mantenerse en estas condiciones mientras permanezca como alumno (a) en la Escuela Militar".

Por consiguiente, la situación expuesta no se ajusta a lo dispuesto en el Libro I del reglamento antes singularizado, transgrediéndose con ello lo establecido en el artículo 12 de la mencionada ley N° 18.575, sobre la obligación que les asiste a las autoridades para resguardar el cumplimiento y aplicación de las normas.

Sin perjuicio de lo expuesto precedentemente, se ha estimado pertinente realizar una consulta a la División Jurídica de esta Contraloría General en cuanto a la procedencia del requisito en cuestión y sobre la legalidad y constitucionalidad del mismo.

En su respuesta, la entidad manifiesta que los términos de postulación serán formalizados a través del correspondiente acto administrativo. Asimismo, que el referido requisito se relaciona con la protección del que está por nacer y dadas las características especiales de la formación y educación militar, que somete a los alumnos durante un período de 4 años a un régimen de internado, con dedicación exclusiva a sus obligaciones docentes y funcionales, se estimó incompatible la condición de alumno con los deberes y las responsabilidades mencionadas. Además expone que en materia de educación, la normativa legal vigente entrega absoluta autonomía a los institutos matrices de las Fuerzas Armadas, permitiéndoles establecer los requerimientos que se estimen necesarios para la adecuada selección de los futuros oficiales y cuadro permanente.



Finaliza exponiendo que se mantendrá en espera de la respuesta de la División Jurídica de este Organismo de Control.

Por lo tanto y en atención a que el pronunciamiento jurídico precitado se encuentra en estudio, una vez concluido, será informado oportunamente a la entidad fiscalizada.

4. Ranking de seleccionados

Mediante oficio N° 3855/204/DIVESC de 15 de enero de 2013, el Director de la Escuela Militar informó al Comandante de la División de Escuelas del Ejército de Chile, los alumnos seleccionados para el año 2013, que alcanzaron a un total de 240 personas, y además, la lista de espera conformada por 25 postulantes, los cuales serían llamados por estricto orden de selección, en caso de producirse alguna vacante.

Del análisis realizado a las nóminas proporcionadas por el Jefe de la Sección de Admisión de la entidad, se verificó que los puntajes de los últimos 3 alumnos seleccionados, resultaron ser inferiores a los obtenidos por los 25 postulantes que conforman la referida lista de espera, según queda de manifiesto en la siguiente tabla:

ÚLTIMOS SELECCIONADOS AÑO 2013 LISTA DE ESPERA 2013 ( PRIMER Y ÚLTIMO

ALUMNO

RUT ALUMNO PUNTAJE FINAL RUT ALUMNO PUNTAJE FINAL

18.798.XXX-X 517,03 18.396.XXX-X 664,84

18.283.XXX-X 514,26 18.569 XXX-X 517,34

19.076.XXX-X 494,98 Fuente: Elaborado por la comisión fiscalizadora de esta Contraloría General.

Cabe precisar que el aludido oficio, consigna únicamente los nombres de los seleccionados y de aquellos postulantes en lista de espera, constatándose la inexistencia de otro tipo de información o documento que permita conocer los criterios utilizados por el Consejo de Selección de alumnos de la institución, al momento de conformar las nóminas de elegidos y de espera, lo que contravendría los principios de imparcialidad y transparencia, consignados en los artículos 11 y 16 respectivamente, de la citada ley N° 19.880.

Lo anterior también vulnera lo consignado en el artículo 4°, de la ley N° 20.285, Sobre Acceso a la Información Pública, el cual establece que el principio de transparencia en la función pública consiste en respetar y cautelar la publicidad de los actos, resoluciones, procedimientos, y documentos de la Administración, así como la de sus fundamentos, y en facilitar el acceso de cualquier persona a esa información, a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la citada ley.



Sobre la materia, la entidad en su oficio de respuesta manifiesta que para el período 2012-2013, los aspirantes presentados al aludido Consejo cumplían con las condiciones exigidas, con un puntaje que les permitía posicionarse dentro de las primeras 240 vacantes, y en otros casos, si bien los postulantes no contaban con la totalidad de antecedentes al momento de ser requeridos en el proceso, debido a la buena puntuación obtenida, se resolvió dejarlos en lista de espera.

Asimismo, agrega que en lo sucesivo para efectos de no vulnerar el principio de transparencia en la función pública, se evitará dejar en condición de aceptado o lista de espera a aquellos que no presenten todos los documentos requeridos durante el proceso. Por último, manifiesta que cuando proceda informar al escalón superior respecto al resultado de la postulación y selección de alumnos, se adjuntará la relación de postulantes aceptados y en lista de espera, con la calificación obtenida en la totalidad de exámenes y pruebas exigidas durante las distintas fases del proceso.

En virtud de lo destacado, y considerando que las medidas enunciadas implican acciones futuras, se mantiene lo observado, hasta que se compruebe su aplicación en una próxima auditoría que realice este Organismo de Control.

Sin perjuicio de lo expuesto, el Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá instruir un sumario administrativo en la Escuela Militar, a objeto de establecer eventuales responsabilidades administrativas que pudiesen existir en los hechos constatados respecto a la ausencia de documentación referida a los criterios utilizados por el Consejo de Selección de alumnos de la institución, al momento de conformar las nóminas de aquellos que fueron admitidos y los que conforman la lista de espera.

5. Trazabilidad de los medios de verificación

En relación a esta materia, se comprobó que la información contenida en las carpetas y archivos digitales de los alumnos examinados, no permite acreditar el cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos en el prospecto publicado por la entidad fiscalizada, para la admisión año 2013.

Al efecto, cabe agregar que respecto a la exigencia de ser "soltero (a), sin hijos, ni encontrarse en etapa de gestación o embarazo, en calidad padre o madre, y mantenerse en estas condiciones mientras permanezca como alumno (a) en la Escuela Militar", se adjunta una declaración jurada ante notario, mediante la cual el postulante señala su condición de soltero, documento que no permite comprobar íntegramente el cumplimiento de lo antes señalado.

Del mismo modo, se verificaron casos en que el Director de la Escuela Militar autoriza por vía excepcional la admisión de personas que no cumplen algún requisito, o bien el ingreso de alumnos que habiendo sido



aceptados en procesos de años anteriores, debieron suspender sus actividades académicas por razones de salud o de otra índole, sin que las situaciones especiales

antes descritas, queden debidamente documentadas en las carpetas o en registros de la Sección de Admisión. El hecho expuesto se ve reflejado, a modo de ejemplo, en el RUT N° 18.642.XXX-X, quien figura con una estatura de 1,53 mt., sin que en los archivos digitales de esa dependencia se fundamente su aceptación, ejercida por el director de la entidad auditada, ante el incumplimiento del requerimiento establecido. Asimismo, está el caso del alumno RUT N° 18.115.XXX-X, quien fue admitido originalmente en el año 2010, y que por problemas médicos se cursó su baja en febrero de ese mismo año, reincorporándose el año 2013, sin que conste su autorización en los registros de la sección antes mencionada.

Para ambos casos, no existió la formalización de las aprobaciones extraordinarias, en orden a resguardar el principio de control y de escrituración que debe observar la entidad, respecto a las obligaciones generales exigidas en el Libro I del reglamento de régimen interno, vulnerándose con ello lo consignado en los artículos 3° y 12 de la ley N° 18.575, en el sentido que las autoridades y funcionarios facultados para establecer planes o dictar normas, deberán velar permanentemente por el cumplimiento de aquellos y la aplicación de estas, dentro del ámbito de sus atribuciones, y el 5° de la ley N° 19.880, ya citados.

A su vez, la situación expuesta no se aviene con lo establecido por la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, la cual señala en su letra b), normas específicas, del capítulo 1, que las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentados y la información debe estar disponible para su verificación.

En su oficio de respuesta, la entidad expone que, en relación a la certificación de ser "soltero (a), sin hijos, ni encontrarse en etapa de gestación o embarazo, en calidad padre o madre, y mantenerse en estas condiciones mientras permanezca como alumno (a) en la Escuela Militar", el único procedimiento administrativo que se utiliza es solicitar una declaración jurada ante notario, que certifique lo solicitado.

Señala además, que en cuanto al ingreso de alumnos por la vía de excepción, el director, es el único que posee la facultad para autorizar dichos casos. En ese sentido agrega, que en el caso del postulante RUT N° 18.642.XXX-X, considerando el buen resultado obtenido en el proceso de admisión en relación a los otros del mismo género, el Consejo de Admisión resolvió aceptar su ingreso.

Consigna también, que respecto de la reincorporación del estudiante RUT N° 18.115.XXX-X, éste tuvo que comprobar el cumplimiento de los requisitos que produjeron su baja, lo que significó certificar su alta médica en el Servicio de Traumatología del Hospital Militar, además de rendir otros exámenes, omitiendo en forma involuntaria el resto de los antecedentes que acreditaban a la fecha de la reincorporación, que el postulante cumplía con los requerimientos establecidos.



Al tenor de los hechos expuestos, este Organismo de Control, mantiene la observación por cuanto la entidad auditada no aportó antecedentes que fundamenten la decisión del Director de la Escuela Militar, en cuanto a la autorización para reincorporar a los referidos alumnos. Del mismo modo, cabe hacer presente que la institución debe ceñirse a lo dispuesto en los artículos 3° y 12 de la ley N° 18.575, y 5° de la ley N° 19.880, ya mencionados, en cuanto al cumplimiento de los requisitos exigidos para postular.

Sin perjuicio de lo anterior, el Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá instruir un sumario administrativo en la Escuela Militar, con el propósito de establecer eventuales responsabilidades administrativas en relación a la ausencia de antecedentes que acrediten la autorización con carácter excepcional, otorgada por el director de la escuela en el procedimiento de admisión año 2013, para los dos casos analizados.

6. Falta de procedimientos en la Sección de Admisión

Se verificó la inexistencia de un procedimiento formalmente establecido que regule los antecedentes que deben ser exigidos por el personal de esta dependencia, con el objeto de acreditar el cumplimiento de los requisitos requeridos a los postulantes.

Del mismo modo, se detectó que la entidad auditada carece de una política interna que regule el tiempo que dicha sección, deberá mantener la documentación relativa a procesos de postulación anteriores.

Lo anterior, también vulnera lo preceptuado por la mencionada resolución exenta N° 1.485, de 1996, en su letra b), normas específicas, del capítulo 1.

La respuesta de la institución consigna que efectivamente no existe un documento que explique formalmente el proceso de validación de los antecedentes presentados por los aspirantes. Sin perjuicio de ello, informa que la Sección de Admisión emplea listas de chequeo, al momento de recepcionar sus antecedentes. Agrega que, con el fin de subsanar la objeción formulada elaborará una cartilla para la comprobación de las condiciones de ingreso, la cual será remitida oportunamente a las unidades involucradas.

Por otra parte, en lo concerniente al período de mantención de los expedientes asociados a los procesos de postulación anteriores, la entidad señala que esta se mantendrá durante dos años para efectos de consulta, principalmente de aquellos que no quedaron aceptados en la escuela, la que posteriormente será destruida, previa digitalización y almacenamiento en el servidor de archivos de la Escuela Militar.



En virtud de lo anteriormente expuesto, y considerando que las medidas formuladas involucran gestiones posteriores, se

mantiene lo observado, sin perjuicio de señalar que la entidad deberá confeccionar la referida cartilla, la que será verificada en una próxima visita de seguimiento que practique este Organismo de Control.

7. Conciliaciones bancarias

Con respecto a este tema, se comprobó que los fondos que percibe la entidad examinada por concepto de cuota de incorporación y aranceles de los alumnos, son recaudados a través de la cuenta corriente N° 1047XXXX, del Banco de Crédito e Inversiones, BOL

Cabe precisar, que el Sistema de Información de Finanzas del Ejército, SIFIE, en el cual se registra el libro banco y se preparan las conciliaciones bancarias, no permite que tales archivos puedan ser exportados en versión digital proporcionando únicamente la posibilidad de impresión en papel, limitando de esta forma el análisis de la información financiera de la entidad.

Sobre la materia, el organismo auditado señala que mediante oficio ESCMIL DEPFIN (R) N° 10000/17912, de 24 de octubre de 2013, solicitó a la Dirección de Finanzas del Ejército, la factibilidad de crear un módulo en el referido sistema SIFIE, que permita analizar y rescatar los movimientos registrados en el libro banco.

En atención a los antecedentes consignados, se mantiene la objeción formulada, toda vez que la implementación de la medida enunciada por la entidad, será verificada por esta Contraloría General en una próxima visita de seguimiento.

II. EXAMEN DE CUENTAS

Sistema de financiamiento de alumnos

Desde el año 2005, la carrera de Licenciatura en Ciencias Militares, impartida por la entidad fiscalizada, se encuentra acreditada por la Comisión Nacional de Acreditación de Pregrado, y por lo cual, sus alumnos pueden acceder al Sistema de Créditos para Estudios Superiores, de acuerdo a lo dispuesto por la ley N° 20.027, que Establece Normas para el Financiamiento de Estudios de Educación Superior.

En este orden, se verificó que de los 97 casos examinados, 15 estudiantes fueron aceptados para iniciar su primer año académico, acogiéndose al referido régimen crediticio. Cabe hacer presente, que dicha modalidad permite a los internos pagar el arancel mensual a la entidad educacional, no obstante, se verificó que al 31 de agosto de 2013, los recursos por este concepto no habían sido



recibidos por la Escuela Militar. El detalle de los casos en esta situación, se refleja en el siguiente cuadro:

ALUMNO RUT

D A. H. 18.895.XXX

C. B. P. 18.723.XXX

J. B. M. 18.720.XXX

F. D. M. 18.723.XXX

J. D. M. 18.783.XXX

N. E. E. 18.407.XXX

M. L. L. 18.115.XXX

J. M. B. 18.165.XXX

R. M. G. 18.663.XXX

R. R. B. 18.851.XXX

I. T. P. 18.585.XXX

M. V. M, 18.873.XXX

J. V. B. 18.582.XXX

L. G. S. 17.398.XXX

T. A. C. 18.960.XXX Fuente: Elaborado flor la comisión fscalizadora de es a Contraloría General

A mayor abundamiento, de acuerdo a lo informado por el encargado de la Unidad de Cuentas Corrientes de Alumnos, al 26 de septiembre de 2013, existían 776 estudiantes en la Escuela Militar, de los cuales, 197 son beneficiarios del sistema de crédito para estudios superiores, lo que equivale al 25,39% del total. Sin embargo, a la misma fecha, la institución no había recibido los fondos que financian el arancel mensual de los 197 alumnos en comento, debiendo asumir el costo con recursos propios correspondiente al período comprendido entre los meses de febrero a septiembre de 2013. El análisis de la situación expuesta se detalla a continuación:

ALUMNOS NÚMERO DE ALUMNOS

CATEGORÍA ARANCEL U F .

MESES TOTAL

U.F.

Nuevos 10 Medio becario 6 8 480 47 Pensionista 11 8 4.136

Renovantes 24 1 Medio becario 6 8 1.152 116 1 Pensionista 11 8 10.208

Total 197 15.976 Fuente: Elaborado por la comisión fiscalizadora de esta Contraloría General

De este modo, los recursos no recibidos oportunamente, alcanzan a 15.976 unidades de fomento, cifra que equivale a $ 368.804.043, al 26 de septiembre de 2013, según valor de la UF de $ 23.084,88.

Cabe agregar que la citada ley N° 20.027, en su artículo 1°, establece que la Comisión Administradora del Sistema de Créditos para Estudios Superiores, es la instancia encargada de administrar el sistema de



financiamiento educacional bajo análisis, sin que a la fecha antes indicada, se haya efectuado por parte de la entidad auditada, una consulta formal a esa comisión, con el

objeto de establecer las causas que explican la dilación descrita.

La situación expuesta vulnera lo dispuesto en

los artículos 3° y 5° de la referida ley N° 18.575, respecto de los principios de eficacia y eficiencia, además de la obligación de las autoridades, y también de los funcionarios, de velar por la eficiente e idónea administración de los recursos públicos.

Con respecto a este tema, la escuela en su respuesta señala que a través de oficio ESCMIL JEDUMIL DEGED (R) N° 3855/4813, de 21 de octubre de 2013, solicitó a la Dirección Ejecutiva de la Comisión Administradora del Sistema de Créditos para Estudios Superiores, evaluar la posibilidad de adelantar los procesos de gestión de los créditos con garantía estatal del año 2014, adjuntando a este efecto, una copia del aludido documento.

En consideración a lo informado por la entidad examinada, se mantiene lo observado, en tanto se verifique en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control, el resultado de las gestiones realizadas ante la Comisión Administradora del Sistema de Créditos para Estudios Superiores.

2. Regularización contable de garantías otorgadas

Se constató que a septiembre de 2013, la Escuela Militar mantenía garantías vigentes otorgadas a la Comisión Administradora del Sistema de Créditos para Estudios Superiores, por un monto que alcanzaba a UF 2.142,94 equivalente a $ 49.024.340. Al respecto, cabe consignar que dicha obligación emana de lo dispuesto por la aludida ley N° 20.027, la cual en su acápite sobre garantía por deserción académica, establece que las instituciones de educación superior, por sí o a través de terceros, deberán garantizar el riesgo de abandono de estudios de parte del alumnado, a través de un instrumento financiero que sea aprobado por la referida comisión.

No obstante lo anterior, el sistema contable de la institución tenía registrada en la cuenta "garantías otorgadas", al 30 de septiembre de 2013, un saldo que alcanzaba a $ 127.778.027, cifra que incluye las cauciones ya mencionadas, y un monto ascendente a $ 78.753.687, correspondiente a aquellas que se encontraban vencidas a igual fecha, y que habían sido renovadas de acuerdo a los criterios definidos por la citada comisión.

En consecuencia, se observa que la entidad tiene pendiente la regularización contable de descontar el monto de $ 78.753.687 de la aludida cuenta. Lo anterior, transgrede lo establecido por la mencionada resolución exenta N° 1.485, de 1996, en su letra b), Normas Específicas, del Capítulo 1, en cuanto a que las transacciones y hechos significativos deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados.



Sobre la materia, en su oficio de respuesta el organismo auditado adjuntó el registro de la cuenta bajo análisis, informando que se había materializado el ajuste en relación a la situación representada, en forma posterior a la auditoría efectuada por esta Contraloría General.

Al tenor de lo expuesto, este Organismo de Control da por subsanada la observación formulada.

Arqueo de pagarés

Con fecha 13 de septiembre de 2013, la comisión fiscalizadora de este Organismo de Control efectuó un arqueo de documentos en poder del encargado de las cuentas corrientes de alumnos, perteneciente al Departamento de Finanzas, comprobándose la existencia de 237 pagarés suscritos por los estudiantes, para caucionar sus obligaciones correspondientes al año 2013, en circunstancias que de acuerdo a la información proporcionada, el número de internos de la Escuela Militar alcanzaba a los 776, diferencia que se explicaría debido a que la institución no los estaría exigiendo a aquellos que hacen uso del sistema de créditos para estudios superiores, y tampoco a los que cursan el II, 1111 y IV año académico, debido a la baja deserción estudiantil que tales niveles exhiben.

La situación mencionada infringe lo dispuesto en el reglamento de régimen interno de la institución, que establece en su artículo 121, letra e), que el Departamento de Finanzas hará llegar al alumnado, a través del Departamento de Admisión de Alumnos, la documentación requerida para asegurar el cumplimiento de las obligaciones económicas con la entidad (pagaré, propuesta de fianza, contragarantía de seguros). Del mismo modo, no se condice con los principios de eficacia y eficiencia, consagrados en los artículos 3° y 5° de la citada ley N° 18.575.

La entidad fiscalizada expone en su oficio de respuesta, que a partir del año 2014 durante el proceso de matrículas, el mencionado pagaré se exigirá a aquellos cadetes que no sean beneficiarios del crédito con aval del estado, becas u otro sistema de financiamiento que cubra el costo total del programa de estudios. A mayor abundamiento, precisa que el procedimiento descrito, fue sancionado mediante resolución exenta N° 10200/2391, de 2013, del Director de la Escuela Militar.

Además, informa que dicho criterio será incorporado en el citado reglamento, antes de iniciar el próximo proceso correspondiente al año 2014.

En virtud de lo expuesto, y considerando que las medidas enunciadas implican acciones a futuro, se mantiene lo observado hasta que se compruebe, en una próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control, la incorporación del procedimiento en el reglamento de régimen interno de la institución.



4. Control de los pagarés

En relación a esta materia, se determinó que el encargado de cuentas corrientes de alumnos de la institución, a septiembre de 2013, no poseía un sistema de registro de los pagarés que custodia, en virtud de lo establecido en el artículo 121, letra e), del reglamento de régimen interno de la Escuela Militar, situación que dificulta la identificación y control de los estudiantes que han suscrito dichos documentos, así como aquellos que no han cumplido con dicha obligación.

Lo expuesto infringe lo preceptuado en el Capítulo 1, de la ya citada resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, sobre conceptos generales de control interno, el cual establece que toda institución debe elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos.

En su oficio de respuesta, la institución señala que ante la inexistencia de un sistema informático, se levantarán los requerimientos necesarios para construir uno que permita llevar un control efectivo de los mencionados documentos.

Al tenor de lo antes expuesto, se mantiene lo observado hasta que se compruebe la implementación de un sistema de registro y control de los citados documentos en custodia, en una próxima visita de seguimiento que practique esta Entidad de Control.

CONCLUSIONES

Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, la Escuela Militar del Libertador General Bernardo O'Higgins Riquelme ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte de las situaciones planteadas en el preinforme de observaciones N° 166, de 2013.

Sin perjuicio de lo anterior, el Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá instruir un sumario administrativo en la Escuela Militar, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas por la trasgresión del principio de transparencia, en relación a la ausencia del acto administrativo que sancionara la publicación de los requisitos de postulación del año 2012, acápite I, numeral 2 de este informe final. Asimismo, dicho procedimiento disciplinario deberá incluir las observaciones contenidas, en el numeral 4, por la vulneración de los principios de imparcialidad y transparencia, respecto a la ausencia de documentación que acredite los criterios utilizados por el Consejo de Selección al momento de conformar las nóminas de alumnos seleccionados y en lista de espera, y en el numeral 5, por la transgresión del principio de control en relación a la carencia de antecedentes que acrediten la formalización de la autorización con carácter

excepcional del ingreso de los dos alumnos señalados en este informe. El acto



administrativo que ordene su instrucción deberá ser comunicado a esta Contraloría General, en un plazo no superior a 15 días hábiles contados desde la recepción del presente documento.

Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, la Escuela Militar deberá adoptar las medidas pertinentes con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:

1. Documentar los criterios utilizados por la Sección de Admisión, que regulan los antecedentes solicitados en el proceso de validación de los requisitos de postulación, conforme lo descrito en el punto 1.6.

2. Incorporar al reglamento de régimen interno de la institución, el procedimiento de suscripción de pagarés sancionado mediante resolución exenta N° 10.20012391, del Director de la Escuela Militar, en atención a lo señalado en el acápite 11.3 y además, levantar los requerimientos necesarios para crear una sistema informático de registro y control de los pagarés en custodia del Departamento de Finanzas de la Escuela Militar, al tenor de lo expuesto en el acápite 11.4.

3. Subsanar las limitaciones detectadas en el Sistema de Información de Finanzas del Ejército, en lo concerniente a la creación de un módulo de conciliación bancaria, de acuerdo a lo observado en el punto 1.7.

4. Monitorear los recursos provenientes del Sistema de Créditos para Estudios Superiores según lo dispuesto por la antes citada ley N° 20.027, en relación a lo evidenciado en el acápite 11.1.

En relación al pronunciamiento de la División Jurídica de este Organismo de Control, acorde a lo consignado en el punto 1.3 del presente informe, este será informado en su oportunidad para su aplicación, si procediera.

Sobre las observaciones contenidas en los numerales 2, 4 y 5 del acápite Aspectos de Control Interno, corresponde que la institución implemente las acciones enunciadas, a fin de que estas sean verificadas en una próxima auditoría que realice esta Entidad de Fiscalización.

Finalmente, para aquellas observaciones que se mantienen, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones" de acuerdo al formato adjunto, en un plazo máximo de 60 días hábiles, y de 15 cuando proceda, a contar del día siguiente de la recepción del presente oficio, informando las medidas adoptadas y acompañando los antecedentes de respaldo respectivos.

Saluda atentamente a Ud.



ANEXO INFORME DE ESTADO DE OBSERVACIONES

OBSERVACIÓN MATERIA DE LA OBSERVACIÓN REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA

OBSERVACIÓN SOLICITADA POR CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL

MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU DOCUMENTACIÓN

DE RESPALDO

FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACIONES Y/0 COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

I. Aspectos de control Interno: N° 2

El Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá remitir en un plazo de 15 días hábiles, la resolución que da inicio al procedimiento disciplinario y designa al fiscal, por una eventual trasgresión del principio de transparencia en relación a la omisión del acto administrativo que sancionara la publicación de los requisitos de postulación del año 2012, efectuado por la Escuela Militar.

Inconsistencia de requisito de postulación: Se verificó la omisión del acto administrativo que sancionara la publicación de los requisitos de postulación del año 2012.

I. Aspectos de control Interno:

N°4

Ranking de seleccionados: Se verificó la ausencia de antecedentes que permitan conocer los criterios utilizados por el Consejo de Selección de alumnos de la Escuela Militar, al momento de conformar las nóminas de seleccionados y de espera

El Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá enviar en un plazo de 15 días hábiles, la resolución que da inicio al procedimiento disciplinario por la ausencia de documentación referida a los criterios utilizados por el Consejo de Selección de alumnos de la Institución, al momento de conformar las nóminas de aquellos que fueron admitidos y los que conforman la lista de espera.

17






DE RESPALDO

FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO DE RESPALDO

OBSERVACIONES Y/0

COMENTARIOS DE LA ENTIDAD


Trazabilidad de los medios de verificación: Se verificaron casos en que el Director de la Escuela Militar autoriza por vía excepcional la admisión de personas que, no cumplen un requisito u otras que debieron suspender sus actividades académicas por razones de salud. Estas situaciones se verificaron en los casos de los alumnos RUT N° 18.642.XXX-X y 18.115.XXX-X

El Comando de Educación y Doctrina del Ejército deberá remitir en un plazo de 15 días hábiles, la resolución que da inicio al procedimiento disciplinario respecto a la ausencia de antecedentes que acrediten la autorización con carácter excepcional otorgada por el director de la Escuela Militar.


Falta de procedimientos en la Sección de Admisión: Se verificó la inexistencia de un procedimiento formalmente establecido que regule los antecedentes que deben ser exigidos por el personal de esta dependencia, con el objeto de acreditar el cumplimiento de los requisitos requeridos a los postulantes.

Acreditar la elaboración de una cartilla o procedimiento, por parte de la Sección de Admisión, que regule el proceso de la verificación de los requisitos de ingresos de los postulantes a la entidad auditada.

18

mO 'O

1






DE RESPALDO

FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACIONES Y/0 COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

I Aspectos de control Interno: N° 7

Conciliaciones bancarias: Sobre la materia, cabe consignar que el Sistema de Información de Finanzas del Ejército, SIFIE, en el cual se registra el libro banco y se preparan las conciliaciones bancarias, no permite que tales archivos puedan ser exportados a algún archivo digital, proporcionando únicamente la posibilidad de impresión en papel, limitando de esta forma el análisis de la información financiera de la entidad.

Informar y documentar las gestiones realizadas por la Dirección de Finanzas del Ejército ante el Ministerio de Hacienda, a fin de que se autorice la creación de un módulo de conciliación bancaria en el sistema SIFIE, que le permita analizar y rescatar los movimientos registrados en el libro banco.

II. Examen de cuentas: N° 1

Sistema de Financiamiento de alumnos: Se verificó que de los 97 casos examinados, 15 estudiantes fueron aceptados para iniciar su primer año académico, acogiéndose al Sistema de Créditos para Estudios Superiores, de acuerdo a lo dispuesto por la ley N° 20.027. Al respecto, 197 internos son beneficiarios del referido sistema de crédito y los recursos no recibidos oportunamente ascienden a $368.804.043, al 26 de septiembre de 2013.

Acreditar las gestiones efectuadas ante la Comisión Administradora del Sistema de Créditos para Estudios Superiores, a fin de obtener el financiamiento por los 197 beneficiarios, tal como lo prescribe la ley N° 20.027.

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