Dokumentenmanagement -...

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Dokumentenmanagement


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Inhaltsverzeichnis

Dokumentenmanagement .................................................................................... 3Standard-Ordnerstrukturen einrichten ................................................................ 3Ordnerstruktur anpassen .................................................................................. 5Dokumente im DMS anlegen und ablegen .......................................................... 6

DMS-Ablagedialog ....................................................................................... 7Office und Desktop-Symbol aktivieren ........................................................... 9

Vorlagen (Musterbriefe) ................................................................................. 10Abgelegte Dokumente ändern ......................................................................... 10Eigenschaften eines Dokumentes ..................................................................... 11Gruppe Bearbeiten ......................................................................................... 11Vorschau von Dokumenten ............................................................................. 12Verknüpfungen ............................................................................................. 12

Buchungssatz und Dokument ...................................................................... 13Postbuch und Dokument ............................................................................ 14

Telefonnotizen ablegen .................................................................................. 16E-Mail versenden ........................................................................................... 16Postbucheintrag anlegen ................................................................................ 16Suche .......................................................................................................... 17Scannen ....................................................................................................... 19

Einstellungen ............................................................................................ 19Ablauf ...................................................................................................... 21

Datentransport im DMS .................................................................................. 23Diese Hilfe als PDF... ......................................................................................... 23Andere Hilfen aufrufen... .................................................................................... 23


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Stotax Dokumenten-Management-System (DMS) Das Stotax Dokumentenmanagement bietet die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten in einemelektronischen System an. Für jeden Mandanten und auch für jede Praxis steht ein eigenes Ablagesystem für die Dokumente zurVerfügung.

Außerdem bietet das DMS ein eigenes Vorlagensystem für die Verwaltung von Musterbriefen an.

Diese Vorlagen können im Rahmen vom DMS pro Mandant für die Einzelbrieferstellung pro Mandant genutztwerden, aber auch in der Auswahlliste der Mandanten für die Serienbrieferstellung.

Standard-Ordnerstrukturen einrichten

Bei dem DMS von einem neuen Mandanten bzw. von einem Mandanten, bei dem das DMS zum ersten Malaufgerufen wird, wird die aktuelle Standardstruktur (des jeweiligen Mandantentyps) angezeigt.Die Standardstrukturen für die drei Mandantentypen (Juristische Person, Personengesellschaft undnatürliche Person) und für das Praxis-DMS werden unter "�Kanzleimanagement - Schlüsselverwaltung -Standardstrukturen DMS"� verwaltet.


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Wenn Sie eine Standard-Ordnerstruktur öffnen, dann ist über die rötliche Hintergrundfarbe im linken Bereicherkennbar, dass es sich um einen �Standard� handelt. Wenn Sie die Standard-Ordnerstruktur verändern, dann haben die Änderungen keine Auswirkung auf diebestehenden DMS. Nur bei neuen Mandanten, oder Mandanten, bei denen das DMS zum ersten Malaufgerufen wird, wird auch die angepasste Ordnerstruktur im DMS vorbelegt.

Neuanlage eines OrdnersSie können über die Schaltfläche "�Neu"� (Auswahl "�Ordner"�), oder über das Kontextmenü (Aufruf über dierechte Maustaste) einen neuen Ordner anlegen. Der neue Ordner wird dabei auf der angezeigten Ebeneangelegt.In dem linken Bereich (Ordnerstruktur / Baumstruktur) kann ein neuer Unterordner über die rechteMaustaste angelegt werden. Auch in diesem Fall muss ein bestehender Ordner markiert sein, damit unterdiesem der neue Ordner angelegt werden kann.

Ordner verschiebenSie können einen Ordner innerhalb des DMS durch �festhalten und wegbewegen� mit der Maus verschieben.

Ordner umbenennenSie können über das Kontextmenü (Aufruf über die rechte Maustaste) einen Ordner umbenennen.

Standard wiederherstellenWenn Sie eine Standard-Ordnerstruktur verändert haben und doch wieder den ursprünglichen Stotax-Standard haben wollen, dann können Sie dafür die Funktion �Wiederherstellen� (aus der Gruppe �Standard�)nutzen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Ordnerstruktur vollständig auf den Auslieferungszustandzurückgesetzt wird und eventuell angehängte Standard-Dateien verloren gehen.

Struktur kopieren


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Wenn Sie z.B. für die juristischen Personen (JP) die Standardstruktur angepasst haben und diese Strukturnun auch für die Personengesellschaften (PG) nutzen wollen, dann öffnen Sie bitte die Ordner-Standardstruktur der PG und aktivieren die Funktion �Struktur kopieren� (aus der Gruppe �Standard�). Hierwählen Sie dann bitte �Standardstruktur JP� aus. Bitte beachten Sie, dass die Ordnerstruktur der PGvollständig mit der Ordnerstruktur der JP überschrieben wird und eventuell zuvor in der Ordnerstruktur derPG abgehängte Dateien dabei verloren gehen. Standard-Dokumente Wenn Sie nicht nur die reine Ordnerstruktur bei den neuen DMS vorbelegen wollen, sondern direkt auchschon bestimmte Dokumente enthalten sein sollen, dann können Sie auch in den Standard-Ordnerstrukturen Dokumente hinterlegen.

Ordnerstruktur anpassen

Unabhängig von der Vorbelegung mit der Standard-Ordnerstruktur kann für jeden Mandanten (und für jedePraxis) die Ordnerstruktur im DMS individuell angepasst werden, Ordner löschen, umbenennen oder auchneu hinzufügen.

Standard-OrdnerstrukturBei dem DMS von einem neuen Mandanten bzw. von einem Mandanten, bei dem das DMS zum ersten Malaufgerufen wird, wird die aktuelle Standardstruktur (des jeweiligen Mandantentyps) angezeigt.Wenn die Standard-Ordnerstruktur verändert wird, dann werden nicht automatisch alle Mandanten-DMSdaran angepasst. Sie können ein bestehendes DMS über die Stotax-Schaltfläche und die Funktion �MitStandard zusammenführen� an die Standard-Ordnerstruktur anpassen lassen.Die Standardstrukturen für die drei Mandantentypen (Juristische Person, Personengesellschaft undnatürliche Person) und für das Praxis-DMS werden unter �Kanzleimanagement � Schlüsselverwaltung �Standardstrukturen DMS� verwaltet. Weitere Erläuterungen zu den Standardstrukturen entnehmen Sie bittedem gesonderten Thema �Standards einrichten� in diesem Handbuch.

Bestehende DMS an den Standard anpassenWenn die Standard-Ordnerstruktur verändert wird, dann werden nicht automatisch alle Mandanten-DMSdaran angepasst. Sie können ein bestehendes DMS über die Stotax-Schaltfläche und die Funktion �MitStandard zusammenführen� an die Standard-Ordnerstruktur anpassen lassen.

Optional (auf Nachfrage) werden leere Ordner, die nicht in der Standard-Ordnerstruktur enthalten sind,gelöscht. Ordner mit Dokumenten werden in keinem Fall entfernt.

Neuanlage eines Ordners in der Standard-OrdnerstrukturSie können über die Schaltfläche �Neu� (Auswahl �Ordner�), oder über das Kontextmenü (Aufruf über die rechteMaustaste) einen neuen Ordner anlegen. Der neue Ordner wird dabei auf der angezeigten Ebene angelegt.


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In dem linken Bereich (Ordnerstruktur / Baumstruktur) kann ein neuer Unterordner über die rechteMaustaste angelegt werden. Auch in diesem Fall muss ein bestehender Ordner markiert sein, damit unterdiesem der neue Ordner angelegt werden kann.

Ordner verschieben in der Standard-OrdnerstrukturSie können einen Ordner innerhalb des DMS durch �festhalten und wegbewegen� mit der Maus verschieben.

Ordner öffnen / schließen in der Standard-OrdnerstrukturÜber die Schaltflächen �Alle anzeigen� und �Alle schließen� (in der Gruppe �Ordner�) werden alle Ordner geöffnetbzw. geschlossen.

Ordner umbenennen Standard-OrdnerstrukturSie können über das Kontextmenü (Aufruf über die rechte Maustaste) einen Ordner umbenennen.

Dokumente im DMS anlegen und ablegen

Vorhandene Dokumente im DMS ablegen

· Importieren

Diese Funktion kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) im DMS aufgerufen werden. Dabeikönnen Ordner (mit den darin enthaltenen Dateien) oder einzeln ausgewählte Dateien markiert werdenund in das DMS importiert werden. Die importierten Dokumente werden an der Stelle im DMS abgelegt,an der man das Kontextmenü aktiviert hat.

· Per Drag & Drop können vorhandene Dokumente (oder auch ganze Ordner) in das DMS kopiert werden

· Scannen und über den DMS-Ablagedialog im DMS ablegen

Nach dem Scannen kann über den DMS-Ablagedialog der Ablageort in der Ordnerstruktur des DMSausgewählt werden. Weitere Erläuterungen zu dem DMS-Ablagedialog finden Sie hier


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· Export aus den anderen Stotax-Modulen z.B. in den Steuern. Dabei werden immer PDF-Dateien imDMS abgelegt.

Auch beim Export können Sie in dem DMS-Ablagedialog den Ort der Dokumentenablage bestimmen.Weitere Erläuterungen zu dem DMS-Ablagedialog finden Sie hier

· Ablage mit dem Office-AddIn Sie können Ihre Office-Produkte (Microsoft Word, Excel, Outlook) um das Stotax-AddIn erweitern. DieStotax-Dokumentenablage wird nach der Installation in Ihren Office-Produkten als neue Funktionangezeigt.Weitere Erläuterungen dazu finden Sie in unter Office und Desktop-Symbol aktivieren Weitere Erläuterungen zu dem DMS-Ablagedialog finden Sie hier

Neue Dokumente im DMS anlegen und ablegen

Neue Dokumente können über die Schaltfläche "Neu" oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) imDMS angelegt werden.

Für die automatische Ablagefunktion der neu erstellten Dokumente ist die aktuelle Markierung in derOrdnerstruktur entscheidend, d.h. das neu angelegte Dokument wird automatisch an dieser Stelle abgelegt.

DMS-Ablagedialog


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Wenn Sie über direkte Aufrufe z.B. über die Exportfunktion in den Steuern, oder auch über das Add-In fürdie Dokumentenablage, Dokumente in das DMS ablegen wollen, dann wird der folgende Dialog geöffnet:

Wenn Sie das Dokument in das DMS eines anderen Mandanten ablegen wollen, dann können Sie über dieAuswahlhilfe oben links in der Ecke (�DMS-Auswahl�) die Anzeige ändern. Es wird dann der Anmeldedialoggeöffnet und es kann eine andere Praxis oder ein anderer Mandant ausgewählt werden. Wenn Stotax bei der Dokumentenablage keinen eindeutigen Mandanten feststellen kann, dann wird vorherder Anmeldedialog geöffnet:

In dem linken Bereich des Ablagedialoges wird die Ordnerstruktur des ausgewählten DMS angezeigt. Indem rechten Bereich werden die Dokumente, die in dem DMS abgelegt werden sollen, angezeigt. Bitte markieren Sie für die Dokumentenablage den gewünschten Zielordner in dem linken Bereich. Über dasKontextmenü (Aufruf über die rechte Maustaste) können Sie die Ordner im DMS umbenennen, oder auchneue Ordner anlegen.

Auswahl für die AblageAktivieren Sie bitte die Dokumente, die Sie im DMS ablegen möchten.


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Name des DokumentesFür die Ablage im DMS kann der Name des Dokumentes noch geändert werden. Schlägwörter für das DokumentFür die Ablage im DMS können für die Dokumentensuche Schlagwörter mitgegeben werden. MehrereSchlagwörter können mit einem Komma oder einem Leerzeichen getrennt werden. Zuständiger Mitarbeiter für das DokumentFür die Ablage im DMS kann ein zuständiger Stotax-Mitarbeiter übergeben werden. Vorhandene Dateien überschreibenWenn in dem Zielordner bereits ein Dokument mit dem gleichen Namen vorhanden ist und die Option�"Vorhandene Dateien überschreiben"� aktiviert wurde, dann wird das Dokument in dem DMS ersetzt. Wenndie Option nicht aktiviert wurde, dann wird das neue Dokument hinzugefügt. Dokument nach der Ablage geöffnet haltenWenn diese Option aktiviert wurde, dann bleibt das Dokument nach der Ablage im DMS geöffnet. Wenn dieOption nicht aktiviert wurde, dann wird das Dokument nach der Ablage automatisch geschlossen.

Neue Nachricht erstellen (Mandanten-Postfach)Zusätzlich zu der Ablage im DMS werden die Dokumente in dem Web-Mandanten-Postfach abgelegt.

Office und Desktop-Symbol aktivieren

Add-Ins für MS Office / OpenOfficeÜber die Stotax-Schaltfläche können Sie die Installation der Add-Ins aufrufen. Nach der Installation der Add-Ins wird Ihr Office-System, z.B. Word oder Excel, um ein neues Symbol erweitert.

Die neuen Office-Add-Ins können wie folgt installiert werden:

- für Microsoft Word und Excel 2003- für Microsoft Word, Excel und Outlook 2007- für Microsoft Word, Excel und Outlook 2010- für OpenOffice.

Über das Ablage-Symbol können Sie die Dokumente, Tabellen oder Mails in das Stotax-DMS ablegen.Dabei werden die Praxis, der Mitarbeiter, der Mandant und der Ablageort abgefragt.Die zweite Schaltfläche ist nur für Ausnahmefälle, denn darüber kann der Stotax-Pfad gewechselt


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werden.

Desktop-Symbol für das Stotax-DMSBei der oben beschriebenen Installation der Office-Add-Ins wird auch gleichzeitig auf Ihrem Desktop einneues Symbol für den externen Aufruf des Stotax-DMS erstellt wird.Das externe Symbol für das Stotax-DMS wird auch automatisch bei einem neuen Arbeitsplatz-Setupinstalliert (Stotax-Verzeichnis�\Arbeitsplatz\setup.exe).

Wenn der externe Aufruf zu langsam ist�Unter bestimmten technischen Voraussetzungen dauert der Aufruf des Stotax-DMS außerhalb von Stotaxsehr lange. Bitte überprüfen Sie folgende Einstellungen:

- Internet-Explorer starten,- In der Menüleiste unter �Extras� die �Internetoptionen� aufrufen- Auf dem Karteireiter �Erweitert� die Häkchen bei �"Auf gesperrte Serverzertifikate überprüfen"� und "�Auf

gesperrte Zertifikate von Herausgebern überprüfen"� entfernen und den Rechner neu starten.

Vorlagen (Musterbriefe)

Mit dem Update 2016.1 wurden die Vorlagen aus dem alten Programm "Musterbriefe" durch ein neuesVorlagensystem im DMS ersetzt.

Das neue Vorlagensystem im DMS basiert auf den Funktionalitiäten der "Briefe und Anlagen" . WeitereErläuterungen dazu entnehmen Sie bitte dem gesonderten Handbuch Briefe_und_Anlagen/Briefe undAnlagen.html

Wie bekomme ich meine alten Musterbriefvorlagen in das neueVorlagensystem?Starten Sie die neuen Vorlagen über das DMS. Auf der Stotax-Schaltfläche finden Sie die verschiedenenÜbernahme- und Importmöglichkeiten.

Hinweis: Die alten Vorlagen für die Musterbriefe wurden bisher in dem Stotaxpfad �unter "Daten - Vorlagen -Musterbriefe�" abgelegt.

Abgelegte Dokumente ändern

Änderungen in den Dokumenten:Wenn Sie das Dokument aus dem DMS heraus aufrufen und Änderungenspeichern, dann muss keine erneute Ablage im DMS erfolgen, d.h. die Änderungenstehen sofort zur Verfügung.

../Briefe_und_Anlagen/Briefe_und_Anlagen.html




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Eigenschaften eines Dokumentes

Über die rechte Maustaste können Sie die Eigenschaften eines Dokumentes aufrufen.

Karteireiter �Allgemein�Auf dem Karteireiter �Allgemein� können Sie den Namen des Dokumentes, den Typ, den Ort der Ablage,Größe, Erstellungsdatum, geändert-am-Datum und den Bearbeiter ablesen.

Karteireiter �Schlagwörter�Zu einem Dokument können mehrere Schlagwörter hintereinander eingegeben werden (getrennt durch einLeerzeichnen oder ein Komma). Die Schlagwörter werden z.B. bei der Suche verwendet.

Karteireiter �Verknüpfungen�Hier werden die Verknüpfungen zum Rechnungswesen und zum Postbuch angezeigt.

Karteireiter �Kommentar�Zu jedem Dokument kann ein Kommentar erfasst werden.

Gruppe Bearbeiten

Für die Funktionen in der Gruppe �Bearbeiten� müssen Sie in dem unteren (rechten) Bearbeitungsteilentweder ein Dokument oder einen Ordner markiert haben.

Neu · Neuanlage eines Ordners�

· Neuanlage eines �Textdokumentes (mit automatischer Ablage im DMS)

· Neuanlage eines Briefes mit Hilfe einer Vorlage (mit automatischer Ablage im DMS)

· Neuanlage eines Briefes mit Hilfe der Dateiauswahl (mit automatischer Ablage im DMS)

· Neuanlage eines Microsoft-Word-Dokumentes (mit automatischer Ablage im DMS)

· Neuanlage einer Microsoft-Excel-Tabelle (mit automatischer Ablage im DMS)

Weitere Erläuterungen zu der Neuanlage von Dokumenten im DMS finden Sie in dem gesondertenHandbuch Briefe_und_Anlagen/Briefe und Anlagen.html

ÖffnenFür diese Funktion muss eine Datei markiert sein, die dann geöffnet wird.

AktualisierenMit dieser Funktion wird die Anzeige der Dokumente aktualisiert.

Kopieren / EinfügenJe nach Markierung können Sie über diese Funktion

- eine Datei kopieren bzw. einfügen, oder- einen Ordner (einschließlich der darunterliegenden Dateien) kopieren bzw. einfügen.

Diese Funktionen können Sie auch in Verbindung mit ihrem Explorer nutzen, z.B. um Dateien aus demDMS auf die Festplatte ihres PCs zu kopieren, oder auch um Dateien in das DMS hinein zu kopieren.

Löschen





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Je nach Markierung kann über diese Funktion- eine Datei gelöscht werden, oder- ein Ordner (einschließlich der darunterliegenden Dateien / Ordner) gelöscht werden.

UmbenennenJe nach Markierung kann über diese Funktion

- eine Datei umbenannt werden, oder- ein Ordner umbenannt werden.

Vorschau von Dokumenten

Die Vorschau der Dokumente ist als �Docking-Fenster� realisiert. Dabei gibt es folgende Optionen für dieVorschau: - Anzeige als �gleitendes Fenster� (= Standard),

d.h. wenn Sie an dem linken Bildschirmrand den Karteireiter �Vorschau� aktivieren, dann wird dasVorschaufenster geöffnet und wenn Sie die Maus aus dem Vorschaufenster wegbewegen, wird dasVorschaufenster wieder geschlossen.

- Anzeige als �festgestelltes Fenster� (An- und Abdocken von Fenstern),d.h. der Bildschirm wird geteilt und in dem einen Fenster ist die Dokumentenvorschau sichtbar und indem anderen Fenster das DMS. Das Vorschaufenster kann an einen beliebigen Rand der Anwendungangedockt werden (oben, unten links, rechts), oder auch als eigenes Fenster vor der Anwendungstehen.

In welchem Modus sich das Vorschaufenster befindet, können Sie an dem �Pin� oben rechts in derFensterecke erkennen:

= gleitendes Fenster

= festgestelltes Fenster Sie können das Vorschaufenster geöffnet lassen und die einzelnen Dokumente im DMS nacheinanderanklicken. Die Vorschau wird entsprechend angepasst.

Verknüpfungen

In Stotax gibt es zahlreiche Programmverknüpfungen zwischen dem DMS und den anderen Modulen. In denAuswertungsprogrammen, z.B. in den Steuern oder dem Rechnungswesen, können für die Ablage im DMSdie Exportfunktionen genutzt werden.Darüber hinaus können Sie z.B. die Übersichten aus der Praxisorganisation über das Office-Add-In in demDMS ablegen. Dazu gehören auch die Honorarabrechnungen, die Auftragszettel, oder auch die erstelltenSerienbriefe. Zusätzlich können im Rechnungswesen und im Postbuch besondere Verknüpfungen zwischen einemBuchungssatz und einem Dokument hergestellt werden. ACHTUNG:Bitte beachten Sie, dass bei einem DMS-Datentransport die Verknüpfungen zumRechnungswesen und dem Postbuch verloren gehen. Diese Informationenwerden nicht mittransportiert.Nur wenn Sie den Rewe-Datentransport nutzen mit der zusätzlichen DMS-Option,dann werden bei diesem Datentransport die Verknüpfungen zwischen DMS und


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Buchungserfassung mittransportiert.

Buchungssatz und Dokument

Jedem Buchungssatz kann ein Dokument zugeordnet werden. Das verknüpfte Dokument kann aus derBuchungserfassung heraus aufgerufen werden. Die Verknüpfung ist in der Buchungserfassung durch ein �B�gekennzeichnet. Die Verknüpfung kann aber auch aus dem DMS heraus aufgerufen werden, d.h. ich kannmir aus dem DMS heraus die passende Buchung zu dem Dokument aufrufen.

Einzelverknüpfung zwischen Dokument und Buchungssatz � über die Tastenkombination Strg #

- Bedingung für diese Tastenkombination: Dokument wurde noch nicht im DMS abgelegt- Das Dokument wird (je nach Voreinstellung � Kopieren/Verschieben) nach der Verknüpfung

automatisch im DMS abgelegtAus der Buchungserfassung heraus können Sie ein Dokument mit einem Buchungssatz verknüpfen(Tastenkombination Strg #�). Bitte beachten Sie, dass der Buchungssatz dabei im Erfassungsteil derBuchungsmaske stehen muss. Sie können also zu einem in Arbeit befindlichen Buchungssatz einDokument ablegen, oder auch (jederzeit noch nachträglich) zu einer vorläufigen Buchung. Das Dokumentwird (entsprechend der Voreinstellung) in das DMS kopiert oder verschoben. Wenn ein Dokument (über die Einzelverknüpfung!) mit einem Buchungssatz verknüpft werden soll, dann darfes vorher noch nicht in dem Stotax-DMS abgelegt worden sein. Die Ablage in dem DMS erfolgt nach derVerknüpfung automatisch. Dabei wird automatisch (falls noch nicht vorhanden) für das Wirtschaftsjahr eineigener Ordner in dem DMS angelegt (Unterordner der �Finanzbuchhaltung�).

Dokument anfügen Die Voreinstellung, ob das Dokument in das DMS kopiert oder verschoben wird, finden Sie in dem Menü desRechnungswesens unter �Einstellungen / Dokumentenmanagement�. � per Drag&Drop

- Das Dokument kann bereits im DMS liegen, d.h. das Dokument wird aus dem DMS heraus auf demBuchungssatz �fallen gelassen�, dann wird nur die Verknüpfung zu dem Dokument hinzugefügt

- Wenn das Dokument noch nicht im DMS abgelegt worden ist, d.h. das Dokument wird z.B. aus demExplorer heraus auf dem Buchungssatz �fallen gelassen�, dann erfolgt die Ablage im DMSautomatisch.

�per Scan-DialogRufen Sie wahlweise in der Journal- oder Kontenblattansicht der Buchungserfassung mit der rechtenMaustaste das Kontextmenü für eine Buchungszeile auf und wählen dort den Eintrag �Buchungsbelegscannen�.Es öffnet sich der Stotax-Scan-Dialog. Nach erfolgreichem Scan-Vorgang und Betätigung der Schaltfläche�Akzeptieren� werden alle Dokumente in einer Datei in das DMS abgelegt und im gleichen Arbeitsschritt mitdem Buchungssatz verknüpft. Hinweis: Weitere Informationen zum Stotax-Scan-Dialog finden Sie ebenfalls in diesem Hilfedokument.

Stapel-verknüpfung zwischen Dokumenten und BuchungssätzenAus der Buchungserfassung heraus können Sie mehrere (bereits im DMS abgelegte) Dokumentehintereinander Buchungssätzen zuordnen. Dafür muss die folgende Schaltfläche aktiviert werden:

DMS-Stapel buchen Wenn diese Schaltfläche aktiv geschaltet wurde, dann werden in einem Vorschaufenster die Dokumenteangezeigt, die im DMS in dem zu dem Buchungsmonat passenden Ordner abgelegt worden sind, z.B.


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Ordner �Finanzbuchhaltung � 01.01.2010 � 31.12.2010 � 2010/06�. WICHTIG: Die Dokumente müssen in genau dem o.g. Ordner liegen, denn die Stapelverknüpfung greift nurauf die Dokumente aus diesem Ordner zu. Die Dokumente werden hintereinander angezeigt, d.h. Sie geben immer den Buchungssatz ein, der zu demaktuell angezeigten Dokument passt. Nach dem Abschicken der Buchung wird das angezeigte Dokumentautomatisch verknüpft und das nächste (noch nicht verknüpfte) Dokument wird angezeigt. In der Vorschauwerden immer nur die Dokumente angezeigt, die noch keine Verknüpfung zu einem Buchungssatz haben.

Funktionen im RechnungswesenWenn Sie im Rechnungswesen eine Buchung mit einem verknüpfte Dokument (�B�) markieren, dann könnenSie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) folgende Funktionen aufrufen:

- Buchungsbeleg anzeigen (= Dokumentenvorschau)- Buchungsbeleg öffnen (= Dokument wird geöffnet und kann auch bearbeitet werden)- Belegverknüpfung entfernen (= nur die Verknüpfung wird gelöscht, nicht das Dokument selbst)

Problem: Ich bekomme keine Dokumente in der Vorschau angezeigt !Bitte überprüfen Sie den Ordner im DMS. Es werden nur die Dokumente angezeigt, die in dem Ordner(passend zum Buchungsmonat) abgelegt worden sind, z.B. Finanzbuchhaltung � 01.01.2010 � 31.12.2010 �2010/06�.Außerdem werden nur die noch nicht verknüpften Dokumente in der Vorschau angezeigt, d.h. wenn nurverknüpfte Dokumente in dem o.a. Ordner liegen, dann werden bei der aktiven DMS-Stapel-buchen-Funktionkeine Dokumente mehr angezeigt. Wie wird der Ordner im DMS automatisch angelegt, damit ich die DMS-Stapel-buchen-Funktion nutzen kann ?Ab dem Update 2011.1 wird automatisch bei der Neuanlage eines Wirtschaftsjahres dazu im DMS einOrdner angelegt.Wenn Sie in der Buchungserfassung die Funktion �DMS-Stapel buchen� aktivieren, dann wird geprüft, ob fürden Buchungsmonat im DMS bereits ein Ordner besteht. Wenn nicht, dann kann der Ordner (nach derAbfrage) automatisch angelegt werden. Anschließend wird das DMS geöffnet und Sie können in den neuangelegten Ordner die Dokumente importieren. Wenn Sie jetzt nochmal die Funktion �DMS-Stapel buchen�aktivieren, dann findet das Programm den richtigen Ordner mit den eingefügten Dokumenten und das ersteDokument wird sofort in dem Vorschaufenster angeboten, damit Sie die passende Buchung dazu erfassenkönnen.

Postbuch und Dokument

Jedem Postbucheintrag können mehrere Dokumente zugeordnet werden. Das verknüpfte Dokument kannaus dem Postbuch heraus aufgerufen werden und umgekehrt kann auch aus dem DMS heraus der zu demDokument passende Postbucheintrag aufgerufen werden.Die mit einem Posteintrag verknüpften Dokumente werden immer im DMS des Mandanten abgelegt.

Dokumentenverknüpfung bei der Neuanlage eines PosteintragesBei der Neuanlage eines Posteintrages können Sie nur Dokumente verknüpfen, die noch nicht im DMSabgelegt worden sind. Über die Schaltfläche �Neu� können Sie über den Explorer mehrere Dokumenteauswählen, die dann temporär in der Dokumententabelle der Posteintrag-Neuanlage angezeigt werden. DerÜbertrag in das DMS des Postbuch-Mandanten erfolgt erst dann, wenn die Neuanlage des Posteintragesmit �Weiter� abgeschlossen worden ist. Wo die Dokumente im DMS des Postbuch-Mandanten abgelegt werden kann über die beiden folgenden Optionen geregelt werden:

- Standard-Ablage im DMS, oder


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- DMS-Ablage unter� Bei der Standard-Ablage im DMS wird automatisch ein eigener Standardordner für das Postbuch(�Praxisorganisation� � Postausgänge bzw. Posteingänge�). angelegt (falls noch nicht vorhanden). Es erfolgtkeine weitere Abfrage bei der Neuanlage des Posteintrages, d.h. die Dokumente werden automatisch imDMS abgelegt und mit dem Posteintrag verknüpft.Bei der �DMS-Ablage unter�� wird der DMS-Ablagedialog geöffnet nachdem die Neuanlage des Posteintragesmit �Weiter� abgeschlossen worden ist. Erst dann kann ausgewählt werden, in welchem DMS-Ordner desPostbuch-Mandanten die Dokumente abgelegt werden sollen. Wenn das Dokument (vor der Verknüpfung) außerhalb von Stotax liegt, dann wird es kopiert oderverschoben. Dabei werden die Einstellungen unter dem Modul System unter �Praxisverwaltung / Praxis /Karteireiter Praxisorganisation� berücksichtigt.

Dokumentenverknüpfung in der Bearbeitung eines PosteintragesIn der Bearbeitung eines Posteintrages können Sie ebenfalls noch Dokumente verknüpfen, die noch nicht imDMS abgelegt worden sind. Über die Schaltfläche �Neu� können Sie über den Explorer mehrere Dokumenteauswählen, die dann in der Dokumententabelle des Posteintrages angezeigt werden. Für die Neuanlage,d.h. für das Hinzufügen eines Dokumentes im Posteintrag, stehen zwei unterschiedliche Schaltflächen zurVerfügung:

- Neu (= Standard-Ablage im DMS), oder- Neu - DMS-Ablage unter�

Je nachdem welche Schaltfläche genutzt wird werden die Dokumente im DMS des Postbuch-Mandantenabgelegt. Bei der Standard-Ablage im DMS wird automatisch ein eigener Standardordner für das Postbuch(�Praxisorganisation� � Postausgänge bzw. Posteingänge�) angelegt (falls noch nicht vorhanden). Es erfolgtkeine weitere Abfrage, d.h. die Dokumente werden automatisch im DMS abgelegt und mit dem Posteintragverknüpft.Bei �Neu - DMS-Ablage unter�� wird nach der Auswahl der Dokumente der DMS-Ablagedialog geöffnet. Hierkann dann ausgewählt werden, in welchem DMS-Ordner des Postbuch-Mandanten die Dokumente abgelegtwerden sollen. Wenn das Dokument (vor der Verknüpfung) außerhalb von Stotax liegt, dann wird es kopiert oderverschoben. Dabei werden die Einstellungen unter dem Modul System unter �Praxisverwaltung / Praxis /Karteireiter Praxisorganisation� berücksichtigt.

Dokumentenverknüpfung in der Liste der PosteinträgeNur in der Liste der Posteinträge können Sie Dokumente mit einem Posteintrag verknüpfen, die bereits ineinem DMS abgelegt worden sind. Sie können das DMS parallel zu der Liste der Posteinträge öffnen undper Drag&Drop die Dateien auf einen Posteintrag �ziehen�.

- Wenn die Quell- und Zielakte demselben Mandanten gehört, d.h. es wurde ein Dokument aus demDMS des Postbuch-Mandanten ausgewählt, dann bleibt das Dokument an dem bisherigenSpeicherort im DMS und erhält lediglich eine neue Postbuch-Verknüpfung.

- Wenn das Dokument aus der Praxisakte ausgewählt worden ist, dann wird das Dokument bei der

Postbuchverknüpfung immer in die DMS-Akte des Postbuch-Mandanten verschoben.

- Wenn die Quell- und Zielakten unterschiedlichen Mandanten gehören, d.h. es wurde ein Dokument


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aus dem DMS eines anderen Mandanten ausgewählt, dann wird das Dokument in das DMS desPostbuch-Mandanten kopiert.

Aus dem DMS heraus einen neuen Posteintrag anlegenÜber das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie für ein im DMS abgelegte Dokument einen neuenPosteintrag anlegen.

Telefonnotizen ablegen

Über die Tastenkombination �Strg T� können Sie eine Telefonnotiz für einen Mandanten erstellen lassen.Wenn Sie die Telefonnotiz speichern und verlassen, dann wird sie automatisch im DMS unter dem Ordner�Telefonnotiz� abgelegt. Die Funktion �Strg T� steht z.B. in den Mandantenlisten der Praxisansicht, aber auch in vielen anderenStotax-Modulen, zur Verfügung. Die Telefonnotiz wird für den aktiv markierten Mandanten geöffnet.

E-Mail versenden Wenn Sie auf einem im Stotax-DMS abgelegten Dokument über die rechte Maustaste die Funktion �Als E-Mail versenden� aufrufen, dann wird automatisch eine E-Mail erstellt und das Dokument als Anhanghinzugefügt.

Postbucheintrag anlegen

Dokumentenverknüpfung im PostbuchJedem Postbucheintrag können mehrere Dokumente zugeordnet werden. Das verknüpfte Dokument kannaus dem Postbuch heraus aufgerufen werden und umgekehrt kann auch aus dem DMS heraus der zu demDokument passende Postbucheintrag aufgerufen werden.Die mit einem Posteintrag verknüpften Dokumente werden immer im DMS des Mandanten abgelegt.

Dokumentenverknüpfung bei der Neuanlage eines PosteintragesBei der Neuanlage eines Posteintrages können Sie nur Dokumente verknüpfen, die noch nicht im DMSabgelegt worden sind. Über die Schaltfläche �Neu� können Sie über den Explorer mehrere Dokumenteauswählen, die dann temporär in der Dokumententabelle der Posteintrag-Neuanlage angezeigt werden. DerÜbertrag in das DMS des Postbuch-Mandanten erfolgt erst dann, wenn die Neuanlage des Posteintragesmit �Weiter� abgeschlossen worden ist. Wo die Dokumente im DMS des Postbuch-Mandanten abgelegt werden kann über die beiden folgenden Optionen geregelt werden:

- Standard-Ablage im DMS, oder- DMS-Ablage unter�

Bei der Standard-Ablage im DMS wird automatisch ein eigener Standardordner für das Postbuch(�Praxisorganisation� � Postausgänge bzw. Posteingänge�). angelegt (falls noch nicht vorhanden). Es erfolgtkeine weitere Abfrage bei der Neuanlage des Posteintrages, d.h. die Dokumente werden automatisch imDMS abgelegt und mit dem Posteintrag verknüpft.Bei der �DMS-Ablage unter�� wird der DMS-Ablagedialog geöffnet nachdem die Neuanlage des Posteintragesmit �Weiter� abgeschlossen worden ist. Erst dann kann ausgewählt werden, in welchem DMS-Ordner desPostbuch-Mandanten die Dokumente abgelegt werden sollen. Wenn das Dokument (vor der Verknüpfung) außerhalb von Stotax liegt, dann wird es kopiert oderverschoben. Dabei werden die Einstellungen unter dem Modul System unter �Praxisverwaltung / Praxis /Karteireiter Praxisorganisation� berücksichtigt.


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Dokumentenverknüpfung in der Bearbeitung eines PosteintragesIn der Bearbeitung eines Posteintrages können Sie ebenfalls noch Dokumente verknüpfen, die noch nicht imDMS abgelegt worden sind. Über die Schaltfläche �Neu� können Sie über den Explorer mehrere Dokumenteauswählen, die dann in der Dokumententabelle des Posteintrages angezeigt werden. Für die Neuanlage,d.h. für das Hinzufügen eines Dokumentes im Posteintrag, stehen zwei unterschiedliche Schaltflächen zurVerfügung:

- Neu (= Standard-Ablage im DMS), oder- Neu - DMS-Ablage unter�

Je nachdem welche Schaltfläche genutzt wird werden die Dokumente im DMS des Postbuch-Mandantenabgelegt. Bei der Standard-Ablage im DMS wird automatisch ein eigener Standardordner für das Postbuch(�Praxisorganisation� � Postausgänge bzw. Posteingänge�) angelegt (falls noch nicht vorhanden). Es erfolgtkeine weitere Abfrage, d.h. die Dokumente werden automatisch im DMS abgelegt und mit dem Posteintragverknüpft.Bei �Neu - DMS-Ablage unter�� wird nach der Auswahl der Dokumente der DMS-Ablagedialog geöffnet. Hierkann dann ausgewählt werden, in welchem DMS-Ordner des Postbuch-Mandanten die Dokumente abgelegtwerden sollen. Wenn das Dokument (vor der Verknüpfung) außerhalb von Stotax liegt, dann wird es kopiert oderverschoben. Dabei werden die Einstellungen unter dem Modul System unter �Praxisverwaltung / Praxis /Karteireiter Praxisorganisation� berücksichtigt.

Dokumentenverknüpfung in der Liste der PosteinträgeNur in der Liste der Posteinträge können Sie Dokumente mit einem Posteintrag verknüpfen, die bereits ineinem DMS abgelegt worden sind. Sie können das DMS parallel zu der Liste der Posteinträge öffnen undper Drag&Drop die Dateien auf einen Posteintrag �ziehen�.

- Wenn die Quell- und Zielakte demselben Mandanten gehört, d.h. es wurde ein Dokument aus demDMS des Postbuch-Mandanten ausgewählt, dann bleibt das Dokument an dem bisherigenSpeicherort im DMS und erhält lediglich eine neue Postbuch-Verknüpfung.

- Wenn das Dokument aus der Praxisakte ausgewählt worden ist, dann wird das Dokument bei der

Postbuchverknüpfung immer in die DMS-Akte des Postbuch-Mandanten verschoben.

- Wenn die Quell- und Zielakten unterschiedlichen Mandanten gehören, d.h. es wurde ein Dokumentaus dem DMS eines anderen Mandanten ausgewählt, dann wird das Dokument in das DMS desPostbuch-Mandanten kopiert.

Aus dem DMS heraus einen neuen Posteintrag anlegenÜber das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie für ein im DMS abgelegte Dokument einen neuenPosteintrag anlegen.

Suche

Die Suche kann auf Schlagwörter reduziert werden, oder man kann (unter bestimmten technischenVoraussetzungen) auch die Volltextsuche aktivieren.


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Ohne die Option für die Volltextsuche (d.h. das Kästchen �auch in den Inhalten suchen (Volltextsuche)�wurde nicht angekreuzt) werden nur die Schlagwörter und Dateinamen der Dokumente überprüft.Wenn die Option für die Volltextsuche angekreuzt wurde, dann werden auch die Inhalte der Dokumenteüberprüft. WICHTIG !!! Voraussetzungen für die Volltextsuche:Voraussetzung für die Nutzung der Volltextsuche ist der SQL Server 2005 oder 2008 (ab der StandardEdition). Details zur Einrichtung der Volltextsuche entnehmen Sie bitte dem Leitfaden zur Einrichtungder Volltextsuche für den SQL Server 2008. Dieses Dokument (Volltextsuche-SQL2008.pdf) finden Sieim Stotax Programm in der Stotax Bibliothek, Dokumentationen, Dokumentation-Technisch.

Praxis-Option für die Volltext-SucheWenn die o.a. technischen Voraussetzungen für die Volltextsuche erfüllt sind, dann muss in denPraxisangaben (unter System/Praxisverwaltung/Praxis/Karteireiter �Optionen�) das Kästchen für dieVolltextsuche angekreuzt werden. Dabei wird geprüft, ob die technischen Voraussetzungen erfüllt werdenund die Volltextsuche bei Ihnen überhaupt möglich ist.Nur wenn in der Praxis diese Option aktiviert wurde, kann in dem Stotax-DMS die Volltextsuche genutztwerden.

Schlagwort-SucheUnter den Eigenschaften eines Dokumentes können Sie auch Schlagwörter erfassen. Dabei können auchmehrere Schlagwörter hintereinander eingegeben werden (getrennt durch ein Leerzeichnen oder einKomma).Wenn die Volltextsuche nicht aktiviert wurde, dann werden bei der Suche nur die Schlagworte undDateinamen überprüft.

Umfang der SucheZurzeit wird nur in dem aktuell geöffneten DMS (des Mandanten oder der Praxis) gesucht. Eineübergreifende Suche, z.B. über die DMS von mehreren Mandanten ist nicht möglich.Es wird grundsätzlich überprüft, ab die gesuchte Zeichenfolge im Dokumentenname oder Volltext enthaltenist. Wollen Sie nach bestimmten Dateitypen suchen, so reicht die Eingabe der Dateiendung, z.B. �.pdf�.Wildcards wie �*� müssen demnach nicht verwendet werden.

Fenster für die SucheDie Suche ist als �Docking-Fenster� realisiert. Dabei gibt es folgende Optionen:

- Anzeige als �gleitendes Fenster� (= Standard),d.h. wenn Sie an dem linken Bildschirmrand den Karteireiter �Suche� aktivieren, dann wird dasSuchfenster geöffnet und wenn Sie die Maus aus dem Suchfenster wegbewegen, wird dasSuchfenster wieder geschlossen.

- Anzeige als �festgestelltes Fenster� (An- und Abdocken von Fenstern),d.h. der Bildschirm wird geteilt und in dem einen Fenster sind die Suchergebnisse sichtbar und in


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dem anderen Fenster das DMS. Das Suchfenster kann an einen beliebigen Rand der Anwendungangedockt werden (oben, unten links, rechts), oder auch als eigenes Fenster vor der Anwendungstehen.

In welchem Modus sich das Suchfenster befindet, können Sie an dem �Pin� oben rechts in der Fenstereckeerkennen:

= gleitendes Fenster

= festgestelltes Fenster

Scannen

Einstellungen

Die Stotax-DMS Scanfunktion unterstützt Scanner, die über die TWAIN-Schnittstelle an Ihr Systemangeschlossen sind.

Scannerauswahl

Im oberen rechten Bereich wählen Sie bitte Ihren Scanner aus.Je nach Gerätetyp können Sie entscheiden, ob Sie die Dokumente per Dokumenteneinzug oder Flachbett(Haken entfernt) zuführen.Unterstützt das ausgewählte Gerät die Duplex Funktion, markieren Sie bitte das entsprechende Kästchen.

Ausgabeformat

Legen Sie bitte über die Auswahlliste fest, in welchem Dateiformat die Dokumente im Stotax-DMS abgelegtwerden sollen. Folgende Formate stehen zur Auswahl:


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Folgende Formate stehen zur Auswahl:- PDF/A (ohne Texterkennung)- PDF/A (mit Texterkennung)- TIF (Bildformat)- PNG (Bildformat)- JPG (Bildformat)

Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob alle eingescannten Dokumente in einer Datei gesammeltabgelegt werden, oder ob jeweils einzelne Dateien erzeugt werden (Markierung 1 und 2). Wenn Sie die dritte Option markieren, so werden ebenfalls mehrere Dateien erzeugt.Sie können in diesem Fall jedoch selbst festlegen, nach welcher Seite das nächste Dokument jeweilsbeginnt (Dokumententrennung.). Hinweis: Falls Sie die Stotax-DMS Volltextsuche nutzen möchten, wählen Sie bitte grundsätzlich PDF/A(mit Texterkennung). Um ein möglichst fehlerfreies Ergebnis zu erzielen, sollte je nach Scanner dieAuflösung nicht unter 300 DPI liegen.

Scaneinstellungen

Der Dateiname kann von Ihnen frei definiert werden und wird bei Ablage von mehreren Dateien fortlaufend(Dokument_0001, Dokument_0002�) durchnummeriert. Je nach Gerätetyp, wählen Sie bitte das Seitenformat (DIN A5 � A3), die Farbtiefe und die Auflösung (DPI) inder gescannt werden soll aus. Hinweis: Da die Auflösung direkte Auswirkung auf die Dateigröße hat, entscheiden Sie bitte schon zudiesem Zeitpunkt wie viel DPI wirklich benötigt werden.

Vorschau


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Eingescannte Dokumente können Sie im linken Bereich vor der endgültigen Ablage in das Stotax-DMS nocheinmal betrachten. Zum Navigieren zwischen mehreren Dokumenten, nutzen Sie bitte die unterhalb der Vorschau angeordnetenSchaltflächen.Zusätzlich können Sie die Sortierreihenfolge ändern, Dokumente drehen oder auch einzelne wieder aus derAuswahl entfernen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Tooltipps wenn Sie den Mauszeiger über eine Schaltfläche bewegen.

Ablauf

Bitte legen Sie die zu scannenden Dokumente in Ihr Gerät ein. Definieren Sie im Stotax-DMS Scandialog die Quelle, das Ausgabeformat und legen Sie dieScaneinstellungen fest. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche �Scannen�. Ein Statusbalken unterhalb der Dokumentenvorschau informiert Sie über die laufenden Vorgängeund die Anzahl der eingescannten Dokumente.


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Sind nach erfolgreichem Scanvorgang alle Dokumente in die Vorschau geladen, können Sie bei Bedarf nochfestlegen, nach welcher Seite jeweils eine neue Datei erstellt werden soll.Hierzu muss die Option �Benutzerdefinierte Trennung� im Bereich Ausgabeformat markiert sein.Bitte nutzen Sie zur Dokumententrennung die Kästchen wie folgt:

Im vorliegenden Fall wird eine Datei für Seite 1+2 und eine Datei für Seite 3 erzeugt.Im Bereich der Dokumenten-Vorschau können Sie nach erfolgreichem Scanvorgang noch Änderungen amDokument und der Dokumentenreihenfolge vornehmen. Über die Schaltfläche �Akzeptieren� öffnet sich der DMS-Ablagedialog und Sie können die Dokumente wiegewohnt in das gewünschte Verzeichnis der aktuell geöffneten Mandanten-/Praxisakte ablegen.

Die Schaltflache �Abbrechen� bringt Sie zu beliebigem Zeitpunkt zurück in das derzeit geöffnete Stotax-DMS.


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PDF Dokumente trennen oder Seiten hinzufügen Liegt ein mehrseitiges PDF Dokument bereits im DMS, so wählen sie über das Kontextmenü den Eintrag�PDF Dokumente trennen / Seiten hinzufügen� aus.Es öffnet sich der Scandialog und das Dokument wird seitenweise in die Vorschau geladen.Alle Seiten können anschließend, wie im Abschnitt Ablauf bereits beschrieben, beliebig voneinandergetrennt und als mehrere PDF Dateien wieder im DMS abgelegt werden.

Wollen Sie ein vorhandenes PDF Dokument um eine oder mehrere Seiten ergänzen, so wählen Sieebenfalls den Menüeintrag �PDF Dokumente trennen / Seiten hinzufügen�.Nachdem das Dokument in de Vorschau des Scandialoges geladen wurde, können Sie beliebig viele Belegeeinscannen. Diese werden dem vorhandenen Dokument in der Vorschau hinzugefügt, welches Sieanschließend als neue und ergänzte PDF Datei ablegen können.

Datentransport im DMS

Der Datentransport (Import / Export) kann über die Stotax-Schaltfläche aufgerufen werden. ACHTUNG:Bitte beachten Sie, dass bei einem DMS-Datentransport die Verknüpfungen zumRechnungswesen und dem Postbuch verloren gehen. Diese Informationenwerden nicht mittransportiert.Nur wenn Sie den Rewe-Datentransport nutzen mit der zusätzlichen DMS-Option,dann werden bei diesem Datentransport die Verknüpfungen zwischen DMS undBuchungserfassung mittransportiert.

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