DOCSTOR SCEGLIE GLI SCANNER PANASONIC PER AKZONOBEL

AkzoNobel, il principale produttore mondiale di rivestimenti e sostanze chimiche speciali, ha scelto gli scanner Panasonic per eseguire operazioni sicure di scansione, indicizzazione e archiviazione dei documenti cartacei dei suoi dipendenti nel Regno Unito.

 

 

L'obiettivo del progetto era offrire un sistema in grado di eseguire scansioni in tutta sicurezza di oltre 4.000 documenti cartacei dei dipendenti e trasferirli in un'unica soluzione protetta e basata su Web sul server HR, presso il centro dati di AkzoNobel.

Gary Winstanley, responsabile delle Risorse Umane del reparto UK Shared Service presso AkzoNobel spiega: "L'azienda ha avviato una valutazione delle aree critiche e ha individuato quelle in cui le informazioni cruciali potrebbero essere più adeguatamente protette da potenziali disastri utilizzando un approccio online sicuro. Una di queste aree era quella relativa ai documenti cartacei dei dipendenti.

Compilati in tanti anni di attività, i documenti che appartenevano ai nostri dipendenti con un lungo periodo di servizio erano piuttosto numerosi, per cui la produzione di duplicati di stampa come backup avrebbero richiesto troppo tempo e non sarebbe stata la soluzione ideale per l'ambiente data l'elevata quantità di carta necessaria.

Avevamo bisogno di un sistema ottimale basato su Web che ci avrebbe aiutato a proteggere le nostre stampe da minacce quali incendi o allagamenti. Oltre alla creazione dei servizi condivisi per la gestione delle Risorse Umane di Altrincham, il team avrebbe avuto bisogno di accedere ai file dei dipendenti a livello centrale per offrire assistenza. Ci siamo resi conto che convertire il nostro sistema basato su carta esistente in una versione elettronica con archiviazione a livello centrale sarebbe stata l'opzione più produttiva ed economica".

SOLUZIONE INTEGRATACon il tempo, i responsabili di AkzoNobel hanno avuto bisogno di una soluzione di archiviazione che consentisse di risparmiare spazio, eliminare l'esigenza del personale di effettuare operazioni su carta su base quotidiana e fornire un accesso condiviso, per ottimizzare l'efficienza giornaliera dell'azienda.

Per sfruttare al meglio il budget a disposizione, i responsabili di AkzoNobel hanno selezionato una soluzione per l'archiviazione e la scansione dei documenti DocStor, comprendendo la tecnologia degli scanner Panasonic KV-S7065, KV-S7075C e KV-S2048C offerta da ImagingXtra. "La funzione di scansione e l'interfaccia intuitiva degli scanner Panasonic garantiscono al team un'estrema facilità di apprendimento", afferma Gary Winstanley. "Inoltre, gli scanner Panasonic si integrano perfettamente con il software DocStor, garantendoci una soluzione di sistema totale".

Tony Crook di Panasonic aggiunge: "Il Panasonic KV-S7075C è uno scanner flatbed con alimentatore automatico di documenti. Ideale per ambienti di lavoro dipartimentali come nel caso del progetto Akzonobel, l'unità integra prestazioni e funzioni avanzate in una soluzione di scansione versatile".

La distinzione automatica di documenti a colori/bianco e nero riconosce le pagine a colori e in bianco e nero, riducendo le dimensioni dei file e garantendo la procedura di scansione più efficace. Inoltre, i materiali di consumo ad alto rendimento e di facile sostituzione riducono al minimo i tempi di inattività durante l'uso.

"Il Panasonic KV-S7075C è una soluzione di scansione intelligente che garantisce qualità e prestazioni straordinarie ad ogni utilizzo ed è stata una scelta de facto per una parte fondamentale di questo progetto", aggiunge Tony.

Inoltre, uno scanner Panasonic KV-S2048C dipartimentale viene utilizzato per archiviare la documentazione giornaliera. I documenti vengono scansiti ed inviati, se necessario ai responsabili delle Risorse Umane, indicizzati e archiviati. Il modello Panasonic KV-S2048C è la soluzione ideale per aggiornare e integrare le funzionalità di gestione dei documenti in ogni reparto. Grazie alla funzione di scansione a colori fronte/retro e all'affidabile funzione di gestione della carta, il modello KV-S2048C garantisce ad AkzoNobel un efficace supporto di archiviazione dei documenti.

La distribuzione degli scanner Panasonic come parte della soluzione globale ha garantito ai responsabili AkzoNobel l'acquisto di una tecnologia efficace e affidabile, con il supporto di un'azienda a carattere familiare riconosciuta a livello internazionale. I modelli Panasonic KV-S7075C e Panasonic KV-S2048C sono entrambi partner tecnici perfetti per la soluzione DocStor.

I VANTAGGI PANASONICAndando avanti con il progetto, FileFlatners Limited fu incaricata di scansire in modo sicuro oltre 2.700 vecchi documenti dei dipendenti AkzoNobel. Durante il processo, è stato utilizzato il modello Panasonic KV-S7065 con il software Panasonic Image Capture Plus, in combinazione con l'applicazione di indicizzazione di DocStor. I risultati sono stati poi collegati direttamente a una copia del file del dipendente AkzoNobel, per fornire una ricerca nel database e convalidare ogni voce.

I dati dell'indice e le immagini complete sono stati in seguito trasferiti in tutta sicurezza nel server HR principale per l'importazione in una soluzione eStor basata su Web di DocStor. Inoltre, e nell'ambito della continua evoluzione dell'archivio eStor dell'azienda, anche i documenti elettronici, le e-mail e i nuovi dati dei dipendenti vengono sottoposti a scansione e caricati dal personale AkzoNobel per migliorare ulteriormente la produttività e fornire un accesso semplice ai documenti dei dipendenti. Estremamente efficace, l'archivio eStor consente ora di risparmiare tempo e spazio di archiviazione, garantendo al team delle Risorse Umane di AkzoNobel una soluzione di archiviazione eccellente.

Sfruttando appieno la tecnologia Panasonic e DocStor, AkzoNobel ha già aggiunto altri 1.300 documenti dei dipendenti nel sistema eStor. Gary Winstanley conclude; "In funzione, gli scanner Panasonic hanno dimostrato di essere entrambi affidabili e intuitivi. Anche la risoluzione dei file prodotti è stata impressionante, consentendoci di migliorare la qualità dei nostri vecchi e sbiaditi documenti cartacei.

"Nel complesso, il progetto è stato un gran successo e ora offre una piattaforma solida, sicura e di facile accesso a più reparti autorizzati per accedere ai file dei nostri dipendenti, da qualsiasi parte del mondo".