DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

 

PRESENTADO POR :

PABLO ANDRÉS MONTENEGRO BENÍTEZ

FRANCI YURANI MATEUS ROLDAN

SANDRA MILENA MORALES BOTIA

GUILLERMO ALEXANDER ALVAREZ MOLINA

TUTOR

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

QUINTO SEMESTRE

GRUPO 2

 

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2012

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Actualmente es muy claro que gracias a la red electrónica el texto digital se mueve a mayor

velocidad y menor precio, suprimiendo la salida física del individuo o del documento y provocando a

su vez el manejo más democrático de la información. En general, gracias a su mayor disponibilidad, el

documento digital puede estar al alcance de grandes comunidades de usuarios.

INTRODUCCIÓN

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello,

llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como

registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y

satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior

recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

DIGITALIZACIÓN

GRÁFICO REPRESENTATIVO

• La digitalización de documentos es el mecanismo mas sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.

• Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computador personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en disco CD-R o DVD que garantizan su conservación en optimas condiciones

• Leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.

• Ley 6 de 1992, ARTÍCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIÓN DE IMÁGENES ÓPTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo:

• Artículo 771-1. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables

• Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artículo 48 del código de comercio decreta:

• Artículo 1º Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.

• Decreto 2649 de 1993,

• ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION. ...... Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico.

• Artículo 134. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

LEYES Y DECRETOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Leyes y decretos más relevantes en cuanto al proceso de digitalización de documentos.

• Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.

• Decreto 2150 de 1995, suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

• Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estándar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las organizaciones archivar documentos electrónicamente de manera que se asegure la preservación de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo de tiempo.

• También permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su creación.

LEYES Y DECRETOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El objetivo final del proceso de digitalización es en consecuencia, la creación de un documento

electrónico, entendido éste como un objeto digital formado por la imagen electrónica obtenida, sus

metadatos y si procede, la firma asociada al proceso de digitalización.

OBJETIVO DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que

pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen

una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo

digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

¿CÓMO SE LLEVA A CABO LA DIGITALIZACIÓN?

Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias,

expedientes médicos, archivo inactivo, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

¿QUÉ INFORMACIÓN SE PUEDE DIGITALIZAR?

La digitalización documental puede implementarse en todo tipo de empresas de sector público o privado,

de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, de crédito, de servicio, sector jurídico, etc.; en todas las empresas que tengan

información que les sea conveniente accederla de manera más ágil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de

decisiones o auditorías.

¿A QUIÉN LE ES ÚTIL DIGITALIZACIÓN?

Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.

Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.

Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.

Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.

Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

TÉCNOLOGIAS QUE SE UTILIZAN PARA DIGITALIZAR

o Escáner de alta producción: Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes de producción, para empresas e instituciones.

o Escáner de cama plana (Flat bed): Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros.

o Escáner de libros: Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia.

o Escáner de planos: Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas.

o Escáner de transparencias: Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.

o Escáner de microfilm: Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservación han sido microfilmadas.

TIPOS DE ESCÁNERES

ESCANER DE ALTA PRODUCCION

ESCANER DE MANO

Permitiendo un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados a través de métodos de consulta en línea, mediante un sistema concebido

para esta función o, en cualquier caso , mediante la consulta de las imágenes a través de los propios

sistemas de consulta de los documentos o expedientes electrónicos.

ASEGURAMIENTO DE LA DISPONIBILIDAD

Y CONSULTA

El texto digitalizado es más fácil de almacenar

El costo por mantener gran cantidad de documentos dentro de un espacio físico puede ser mayor que guardarlos de manera electrónica

Hay reducción de espacio

Da origen a una forma de conocimiento y catalogación distinta

Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y mejores posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los textos impresos.

El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN

Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s.

El costo de una fotocopia es similar al de un imagen digitalizada, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.

Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios.

ES CONVENIENTE SABER QUE:

La digitalización de documentos tiene impacto en cuatro ámbitos simultáneamente:

Proceso: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para incluir las tareas de digitalización.

Normativa: para la implantación de la Metodología de Digitalización de Documentos es necesaria la adaptación de la normativa existente para incluir los procesos de digitalización dentro de la misma.

Soporte técnico: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y software) para la realización de la digitalización de documentos.

Cultura de la organización: es necesaria la comunicación y difusión del cambio que supone la incorporación de la digitalización de documentos en los procesos a la vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades.

ALCANCE

La digitalización es el medio mas rápido y productivo de conservar los documentos, además de que nos brinda muchos beneficios como son la conservación de los documentos, el poco espacio a la hora de guardar los documentos, la facilidad de ser consultado por quien lo necesite.

Vivimos en un mundo globalizado, altamente competitivo, en donde la información ha tomado un valor importante en todas las organizaciones. Cuanto mejor se administre y mas fácil sea el acceso a la misma, mejor será el proceso de toma de decisiones, incrementando la rentabilidad y la satisfacción de los clientes.

CONCLUSIÓN

Archivo Digital: El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos servicios web. El Archivo digital dará servicio a todos los Sistemas de Información del Gobierno Vasco que requieran funcionalidades de gestión documental, tanto si estos sistemas derivan de la tramitación como de otros procesos de gestión que no estén originados en un procedimiento administrativo.

Copia digitalizada: copia electrónica de documentos originales en papel, en la que no se garantiza su autenticidad ni que se encuentra firmada electrónicamente por el órgano que hubiera emitido el documento original.

Datos significativos: son aquellos datos sobre los que se va a realizar tratamiento informático y que se corresponderán con los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o con los datos de negocio que maneja el sistema de información correspondiente.

Digitalización de documentos: también conocido como escaneo o captura de documentos.: Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

CONCEPTOS BÁSICOS

Digitalización certificada: Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto eléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un den papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Guía de Uso de Archivo Digital: documento que describe el funcionamiento y características técnicas del Archivo Digital, así como las actividades para su integración con otros sistemas de información.

Escáner: Periférico que permite convertir un texto o una imagen en un conjunto de datos en formato electrónico. Existen diferentes clasificaciones para los escáneres pero una de las más comunes la que divide los escáneres en tres grandes grupos: escáneres de sobremesa, multifuncionales y escáneres de alta producción .

Metadatos: datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

Metodología de Digitalización de Servicios: definida por la DOMA, tiene por objeto servir de guía en las diferentes fases del proceso de digitalización de los servicios, a fin de garantizar que se contemplan todos los aspectos

CONCEPTOS BÁSICOS

Tipo documental: Unidad documental básica, que preserva unas características estructurales similares derivadas del ejercicio de una misma función y producida por un determinado órgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento.

Resolución: La resolución es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Por lo general, la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital (la frecuencia de muestreo) es un buen indicador de la resolución. Generalmente, pero dentro de ciertos límites, el aumento de la frecuencia de muestreo también ayuda a aumentar la resolución.

Serie documental: conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.

AKS/SGA (Sistema de Gestión de Archivo): Es el sistema que gestiona la conservación y el acceso a la información a lo largo del tiempo. El AKS/SGA automatiza los procesos de Archivo, para lo que facilita un Framework de Servicios de Archivo.

Software de captura o digitalización: permite la digitalización de documentos en soporte papel, controlando los dispositivos de escaneo. Los software avanzados proporcionan además funcionalidades como la extracción automática de datos de los documentos y el reconocimiento inteligente, módulos para el Control de Calidad, herramientas para la exportación los documentos, etc.

CONCEPTOS BÁSICOS

http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizacion.html Información sobre los procesos de digitalización.

http://vlex.com.co/tags/digitalizacion-de-archivos-2133439 Página con información sobre digitalización de archivos.

http://www.archivointeligente.com/espanol/Legislacion Leyes y decretos pata la digitalización de documentos.

http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/digitalizacion_de_archivos.pdf. Guía de procedimientos de digitalización.

CIBERGRAFÍA