Danuta Jakoniuk, RUCH Konferencja Katowice 29 września 2011

5/10/2018 Danuta Jakoniuk, RUCH Konferencja Katowice 29 wrze nia 2011 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/danuta-jakoniuk-ruch-konferencja-katowice-29-wrzesnia-2011 1/19

Wrzesień 2011

Analiza lokalizacjiCentrum Usług Księgowych RUCH SA



Spis treści

I. Metodyka wyboru lokalizacji przyjęta przez RUCH

II. Struktura docelowa Centrum Usług Księgowych RUCH SA wKatowicach

2



Analiza długiej listy lokalizacji

Długa lista lokalizacji uwzględnia miejscowości, w których w chwili obecnej znajdują się główne jednostki

poszczególnych Regionów. Dzięki swojej charakterystyce stanowią one potencjalne miejsca na zlokalizowaniescentralizowanej obsługi finansowo-księgowej

Każde z miast na długiej liście zostało poddane indywidualnej ocenie pod kątem kryteriów dotyczącychzasobów ludzkich oraz infrastruktury i logistyki. Zweryfikowaliśmy mocne/ słabe strony każdej lokalizacji, orazporównaliśmy poszczególne kryteria pomiędzy badanymi lokalizacjami

Przeprowadziliśmy również analizę koszt/ jakość dla wszystkich badanych lokalizacji

Analiza krótkiej listy lokalizacji

Dokonaliśmy szczegółowej analizy porównawczej miast: Katowic, Warszawy, Łodzi, Bydgoszczy, Kielc iRzeszowa pod względem zasobów ludzkich, infrastruktury, logistyki w rozszerzonym zakresie, jak równieżmożliwości otrzymania pomocy publicznej.

Przeprowadziliśmy również analizę koszt/ jakość oraz zasoby ludzkie vs. zasoby materialne jak infrastruktura ilogistyka dla wybranych lokalizacji

2

3

1 Zdefiniowanie docelowych kryteriów wyboru lokalizacji i przypisanych im wag

Kryteria wyboru lokalizacji oraz odpowiadające im wagi zostały wybrane wspólnie z kluczowymi pracownikami

RUCH, z uwzględnieniem specyfiki prowadzenia działalności w danej lokalizacji, jak również celówstawianych nowej organizacji – CUK

Dodatkowo przeanalizowane zostały możliwości otrzymania pomocy publicznej w zależności od lokalizacji

Analiza lokalizacji

Metodyka analizy

3



KryteriumI Typ

kryteriumII Typ

kryteriumWaga

Liczba dostępnych służb finansowo-księgowych RUCH Zasoby ludzkie Jakościowe 25,0%

Wynagrodzenie brutto młodszych księgowych (2009 r.) Zasoby ludzkie Kosztowe 15,0%

Wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw (2009 r.) Zasoby ludzkie Kosztowe 10,0%

Liczba absolwentów kierunków ekonomicznych i administracji (w tys.) Zasoby ludzkie Jakościowe 7,5%

Średnie wynagrodzenie z narzutami FK (bez kierowników) - RUCH Zasoby ludzkie Kosztowe 5,0%

Liczba większych jednostek SSC Zasoby ludzkie Jakościowe 5,0%

Liczba dostępnych pow. biurowych dla min. 300 osób (II/III kw. 2011)Infrastruktura i

logistyka Jakościowe 10,0%

Efektywny koszt wynajmu powierzchni biurowych (EUR/m2)Infrastruktura i

logistyka Kosztowe 20,0%

Średni czas dojazdu samochodem do kluczowych lokalizacji RUCH Infrastruktura i

logistyka Jakościowe 2,5%

Analiza lokalizacji

Przyjęte kryteria i wagi

4



5

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

0 10 20 30 40 50 60

K o s z t

Jakość

Katowice

Rzeszów

Kielce

Łódź

Warszawa

Bydgoszcz

Przeprowadzona analiza wskazuje na

Katowice, jako najlepsza lokalizacjaprzeznaczona na utworzenie CUK

Koszt / Jakość

Po przeanalizowaniu wyników punktacji zarównoaspektów jakościowych, jak i kosztowych liderem

okazały się Katowice, które uzyskały wysokąliczbę punktów w tych dwóch kategoriach.

Pod względem kryteriów jakościowych najwyżejoceniona została Warszawa. Drugie miejscezajęły Katowice. Na trzecim miejscu znajduje sięŁódź, następnie Bydgoszcz i Rzeszów. Najsłabiejpod względem jakości zasobów ocenione zostałyKielce.

Pod względem kosztów zasobów najtańszeokazały się Rzeszów i Kielce. Na drugim miejscuplasują się Katowice, Łódź i Bydgoszcz o bardzopodobnym poziomie kosztów zasobów. Najniższąpunktację uzyskała Warszawa, ze względu nawysokie wynagrodzenia i koszty najmupowierzchni biurowych.

Komentarz

Jakość vs. koszt lokalizacji*

Jakość i koszty

Przedstawione wykresy pomagają zobrazować, w jakiej relacji podwzględem kosztu do jakości są punktowane analizowane lokalizacje.Na osiach odciętych i rzędnych znajdują się wartości uzyskanejpunktacji.

Komentarz

Analiza aspektów

kosztowych i jakościowych

Koszty

Jakość

5



6

0

5

10

15

20

25

30

35

0 10 20 30 40 50 60

I n f r a s t r u

k t u r a

i l o g i s t y k a

Zasoby Ludzkie

Katowice

Rzeszów

Kielce

Łódź

Warszawa

Bydgoszcz

Przeprowadzona analiza wskazuje na

Katowice, jako najlepsza lokalizacjaprzeznaczona na utworzenie CUK

Zasoby ludzkie / Infrastruktura i logistyka

Po przeanalizowaniu wyników punktacji zarównoaspektów zasobów ludzkich, jak i infrastruktury i

logistyki liderem okazały się Katowice, któreuzyskały wysoką liczbę punktów w tych dwóchkategoriach.

Katowice znajdują się na pierwszym miejscu podwzględem zasobów ludzkich oraz na drugimmiejscu pod względem infrastruktury i logistyki.

Pod względem kryteriów zasobów ludzkichnajwyżej oceniona po Katowicach została

Bydgoszcz. Na trzecim miejscu znajduje sięRzeszów, następnie Kielce i Warszawa. Najsłabiejpod względem zasobów ludzkich oceniona zostałaŁódź.

Pod względem infrastruktury i logistyki najlepiejoceniona została Łódź. Na trzecim miejscu plasujesię Warszawa. Najniższą punktację uzyskałaBydgoszcz.

Komentarz

Zasoby ludzkie orazinfrastruktura i logistyka

Przedstawione wykresy pomagają zobrazować, w jakiej relacji podwzględem zasobów ludzkich do infrastruktury i logistyki są punktowaneanalizowane lokalizacje. Na osiach odciętych i rzędnych znajdują sięwartości uzyskanej punktacji.

Komentarz

Zasoby ludzkie

Infrastrukturai logistyka

Zasoby ludzkie vs. infrastruktura i logistyka*

Analiza zasobów ludzkichvs infrastruktura i logistyka



Lp. MiastoPunktacjaŚrednia

1 Katowice i okolice 76,5

2 Rzeszów 67,3

3 Okolice Warszawy 61,8

4 Łódź 60,8

5 Bydgoszcz 57,3

6 Kielce 58,5

7 Trójmiasto 52,5

8 Poznań 48,8

9 Kraków 52,3

10 Szczecin 49,3

11 Wrocław 49,5

12 Zielona Góra 46,5

13 Lublin 40,3

14 Białystok 38,5

Analiza lokalizacji

Punktacja poszczególnych miast

7



I. Metodyka wyboru lokalizacji przyjęta przez RUCH

II. Struktura docelowa Centrum Usług Księgowych RUCH SA wKatowicach

Spis treści

8



Pomorskie Warmiosk-mazurskie

Podlaskie

Mazowieckie

Kujawsko-

pomorskie

Wielkopolskie

Lubuskie

Dlnśląskie

Opolskie Śląskie

Łódzkie

Świętkrzyskie

Lubelskie

Podkarpackie

Małplskie

Zachodniopomorskie

Białystk

Warszawa

KielceLublin

Rzeszów Kraków

Katowice

Wrcław

Zielna Góra

Pznao

Szczecin

Gdaosk

Olsztyn

Łódź

Bydgoszcz

Koszalin

Od 1 stycznia 2012 rku bieżącabsługa księgwa Spółki –

transakcje dtyczące 2012 rkubędą realizwane w CUK wKatowicach, dotychczas

wszystkie Reginy miały swjewłasne Zespły Księgwe

Zgdnie z nwą kncepcja ddnia 1 stycznia wszystkie

faktury zakupwe będąprzekazywane bezpśredni dCentrum Usług Księgwychzlokalizowanego w Katowicach

Centralizacja służb księgowych wKatowicach

9



Pozostałe dokumenty zobowiązaniowe i należnościowe

skanowane i przesyłane w workflow

Obrazy faktur sprzedażowych dostępne w

systemie

Centrum Usług Księgowych

KATOWICAE

REGIONY

FAKTURY ZAKUPOWE

Należności*

Centralne

skanowanie faktur

zakupowych

Archiwizacja faktur

zakupowych

Oryginały faktur

zakupowych

Centralne repozytorium

dokumentów RUCH S.A.

Skany faktur zakupowych

Należności Wystawianie faktur sprzedażowych w systemie SAP oraz archiwizacja kopiipapierowych. Lokalna skanowanie i archiwizacja oryginałów pozostałych dokumentównależnościowych (WDT, decyzje administracyjne, wyroki sądowe)

Zobowiązania Lokalne skanowanie i archiwizacja oryginałów pozostałych dokumentówzobowiązaniowych (decyzje administracyjne, umowy, polisy, wyroki sądowe, rezerwy)

Zobowiązania

Dostawcy

* faktury, faktury krygujące, WDT, nty, itp. Centralne archiwum

dokumentów RUCH S.A.

Oryginały faktur zakupowych

Oryginałydokumentów

Zakładany obieg dokumentów księgowych

10



C

E

L

E

S T R A T E G I A

R E A L I Z A

C J I

Misją CUK jest świadczenie specjalistycznych usług finansowo – księgowych o najwyższej

jakości przy zachowaniu optymalnych kosztów i wykorzystaniu najlepszych praktyk światowych

Efektywność kosztowa

Wysoka jakość iterminowość

świadczonych usług

Standaryzacjaprocesów

Ciągła optymalizacjaprocesów

Elastyczność /Skalowalność

Optymalizacja wykorzystania zasobów w skali spółki oraz dbałość o poziom kosztów

Automatyzacja umożliwiająca podniesie efektywności procesów

Centralizacja realizacji procesów transakcyjnych w lokalizacji efektywnej kosztowo

Bliska współpraca z regionami

Okresowe monitorowanie mierników efektywności (KPI)

Koncentracja na jakości świadczonych usług

Poziom usług ustalony w Umowie o poziomie świadczenia usług (UPSU)

Obsługa wszystkich regionów zgodnie ze standardowym modelem procesowym

Centralizacja obsługi procesów zapewniająca łatwiejszą kontrolę nad stosowaniem

jednolitych standardów i transfer wiedzy

Ciągła optymalizacja procesów monitorowana za pomocą wskaźników efektywności

Stworzenie pracownikom CUK możliwości podnoszenia kompetencji Wykorzystanie najlepszych praktyk

Specjalizacja pracowników

Reagowanie na zmiany w otoczeniu i potrzeby klientów

Zastosowanie procesowej struktury organizacyjnej w CUK


Misja i Cele

11



Zorientowana na obsługiwane regiony, uwzględnianie ich potrzeb i opinii Dbałość o najwyższą jakość usług i ciągłą poprawę efektywności działania

Oparta na współpracy i pracy zespołowej

Otwartość na zmiany, elastyczność, dążenie do optymalizacji kosztów

Promowanie dzielenia się wiedzą

Procesowa struktura organizacyjna, w której odpowiedzialność za realizację poszczególnych procesów jest jasno

przypisana do konkretnych komórek organizacyjnych Każdy proces ma przypisanego właściciela procesu odpowiedzialnego za stymulowanie zmian, pomiar efektywności

procesu i ciągłą jej poprawę

Struktura organizacyjna umożliwiająca sprawną komunikację i szybkie podejmowanie decyzji

Zwiększona rozpiętość zarządzania, zmniejszona liczba szczebli zarządzania

Jasne przypisanie odpowiedzialności, specjalizacja pracowników

Zwrócenie uwagi na harmonijny rozwój kompetencji merytorycznych, obsługi narzędzi informatycznych orazkompetencji w zakresie obsługi klienta

Dbałość o rozwój pracowników, gdyż pracownicy są źródłem przewagi konkurencyjnej, ustalone ścieżki rozwoju

Zorientowanie na wysoką jakość realizowanych zadań

W przypadku kierownictwa – uzależnienie wynagrodzenia od jakości świadczonych usług

KULTURA

LUDZIE

STRUKTURA PROCESOWA


Główne założenia dotyczące organizacji

12



Zastępca Dyrektora BiuraRachunkowości ds. CUK

Sekretariat

Należności Zobowiązania Księgowość Ogólna

Sprzedaż

Windykacja

Skanowanie

Rozliczanie PłatnościPrzychodzących

Księgowanie FV

D z i a ł y

Z e s p o ł y

Księga Główna

Majątek Trwały

UAS/iCoffee*

Propozycja Płatności

Środki Pieniężne

Majątek Obrotowy

Administrator SAP FI

Rozliczenia

RozliczeniaPracownicze

Inwentaryzacja

L o k a l n i e

Koordynacja**

Rozliczenie zakupów prasy

* Nadzorem nad procesem inwentaryzacji kiosków będzie zajmował się Koordynator ds. Inwentaryzacji zlokalizowany w CUK w Dziale UAS/iCoffe ** Koordynatorzy, którzy będą odpowiedzialni za rozliczanie kiosków w określonych regionach, będą również operacyjnie koordynowali inwentaryzację

w swoich regionach sprzedaży


Struktura organizacyjna

13



D z i a ł y

Z a d a n i a C U K

Ewidencjonowanie iksięgowanie faktur

sprzedażowych Księgowanie pozostałych

dokumentównależnościowych

Rozliczanie i alokacja wpłat Uzgodnienia rejestru VAT

należnego Windykacja miękka oraz

wsparcie windykacji twardejZarządzanie bazą klientów

Dział Zobowiązań

Dział Należności

DziałKsięgowości Ogólnej

Skanowanie i OCR fakturzakupowych

Ewidencjonowanie iprzetwarzanie fakturzakupowychKsięgowanie nieuzgodnionych

fakturWeryfikacja i księgowanie

pozostałych dokumentówzobowiązaniowych Uzgodnienia rejestru VAT

naliczonegoProwadzenie rozliczeń

pracowniczychPrzygotowanie i wykonywanie

płatności Zarządzanie bazą dostawców

Realizacja księgowań wksiędze głównej

Uzgadnianie obrotów isaldPrzygotowanie danych

do deklaracji oraz ichksięgowanie Przygotowanie pakietu

sprawozdawczegoEwidencjonowanie

majątku Naliczanie i księgowanie

amortyzacji

Rozliczanieinwentaryzacji majątkutrwałego i obrotowego

Dział ObsługiUAS/iCoffee

Ewidencja sprzedażyrealizowanej w systemie

POS oraz ruchówmagazynowych w systemieSAP FIRozliczenie utargu kiosków

własnych w systemie SAP FI Ewidencja w systemie SAP

FI faktur prowizyjnych odagentów Ewidencja w systemie

wyników inwentaryzacjikiosków i jej rozliczenie

Koordynacja procesuinwentaryzacji kioskówwłasnych

L o

k a l n i e

• Rozliczenie zakupu prasy odWydawców z ruchami

magazynowymi

• Przeprowadzanieinwentaryzacji, rozliczanie

inwentaryzacji


Ogólny podział zadań

Zastępca Dyrektora BiuraRachunkowości ds. CUK

Sekretariat

14



Zakres działań Jednostki

merytoryczneCUK

FinanseCentrala

Wystawianie, drukowanie i wysyłanie faktur sprzedażowych/ zaliczkowych/korygujących i dowodów sprzedaży

Rozksięgowanie wpłat do otwartych pozycji należności - dla pozycji niezalokowanych automatycznie

Przygotowanie zamówień zakupu

Wyjaśnianie oraz akceptacja merytoryczna faktur zakupowych

Formalno-rachunkowa weryfikacja faktur zakupowych, księgowanie faktur

Kalkulacja rezerw i odpisów oraz ich przekazywanie do Księgowości

Zamknięcie księgowań w poszczególnych obszarach

Księgowanie odpisów aktualizujących należności – tworzenie i rozwiązywanie

Przygotowanie i uzyskanie akceptacji przełożonego oraz przekazanie doKsięgowości wniosku o zaliczkę / polecenia wyjazdu z zaliczką / rozliczeniadelegacji / rozliczenia wydatków / rozliczenia wydatków kartowych

Rejestracja w systemie i księgowanie wniosków o zaliczkę, rozliczeniadelegacji / wydatków / kart korporacyjnych

Rozliczanie nakładów inwestycyjnych

Przygotowywanie informacji do dokumentów OT/MT/LT

Akceptowanie dokumentu OT/MT/LT

Zakładanie i prowadzenie kartotek środków trwałych

Uproszczony podział odpowiedzialności (1/2)



Zakres działań Jednostki

merytoryczneCUK

FinanseCentrala

Naliczanie i księgowanie amortyzacji

Zarządzanie płynnością oraz finansowaniem

Wnioskowanie o założenie / zmianę danych podstawowych kontrahentów

Zarządzanie kredytem kupieckim

Przygotowanie wniosków o założenie (modyfikację) klienta oraz dostawcy

Zakładanie klientów oraz dostawców w bazie kontrahentów na podstawie

zaakceptowanych wniosków

Monitowanie, wystawianie not odsetkowych, analiza wiekowania należności

Przygotowanie deklaracji podatkowych oraz sprawozdania finansowego

Uproszczony podział odpowiedzialności(2/2)

16



NALEŻNOŚCI

ZOBOWIĄZANIA

ROZLICZENIAPRACOWNICZE

UAS

MAJĄTEK TRWAŁY

PŁATNOŚCI WYCIĄGI BANKOWE

KSIĘGA GŁÓWNA

Elektroniczny obiegdokumentów:

• Elektroniczneformularze

• Procesakceptacyjny wworkflow (zgodniez tabeląakceptacyjną)

• Automatyczneksięgowaniezaakceptowanychdokumentów wSAP

• Monitorowaniestatusuprzetwarzaniadokumentów

Automatyczne3-stronne

uzgodnienie fakturzakupowych

Centralizacjawindykacji

Wsparcie windykacji

miękkiej

Systemowefakturowanie

sprzedaży

Centralne

zarządzaniekatalogiem

dostawców iodbiorców

E l e k t r o n i c z n e a r c h i w u m d

o k u m e n t ó w

Przelewowerozliczenia

z pracownikami

Jeden plan kont i jedna księga

Elektronicznarealizacja płatności

na postawiepropozycji płatności

Rachunkibankowe typu

collect

Elektronicznewyciągi bankowe

Zaczytywaniedanych z pliku

Automatyzacjaksięgowania listy

płac

Wdrożenie POS Integracja POS z

SAP

Kluczowe rozwiązania procesowe w CUK(1/2)



W ramach prac projektowych zostanie opracowana koncepcja dla narzędziworkflow w zakresie obsługi następujących dokumentów / procesów:

Obszar Proces / dokument

Należności Wnioskowanie o założenie/zmianę danych odbiorcy

Dokumenty PK (należnościowe)

Zobowiązania

Wnioskowanie o założenie/zmianę danych dostawcy

Dokumenty PK (zobowiązaniowe)

Wnioskowanie o zaliczkę / przedpłatę na poczet dostaw i usług

Blokowanie / odblokowanie / zmiana terminu płatności

Faktury zakupu

Środki trwałe

Utworzenie środka trwałego (dokument OT)

Likwidacja środka trwałego (dokument LT)

Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego (dokument MT)

Kluczowe rozwiązania procesowe w CUK(2/2)

18



Dziękujemy za uwagę

Kontakt

Danuta Jakoniuk

Kierownik Strumienia Finanse w Projekcie CUK i SAP

Biur Sprawzdawczści

RUCH S.A.

tel. +48 22 586 14 60

kom. +48 508 041 111

fax +48 22 65 44 758

e-mail. [email protected]

mailto:[email protected]






Danuta Jakoniuk, RUCH Konferencja Katowice 29 września 2011

Documents

Transcript of Danuta Jakoniuk, RUCH Konferencja Katowice 29 września 2011