Control Interno-Operac Basicas Comp

8/18/2019 Control Interno-Operac Basicas Comp

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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

La Importancia del Control Interno

MONOGRAFÍA

Para obtener el título de:

Licenciado en Contaduría

Presenta:

Lucía Mateo MartínezAsesor:

CP. Fredy Castro Naranjo

Xalapa-Enríquez, Veracruz Enero 2010

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduria y Administraci~n


2/91

La Importancia del Control Inferno

MONOGRAFIA

Para obtener el titulo de:

Licenciado en Contaduria

Presenta:Lucia Mateo Martinez

Asesor:

CP. Fredy Catro Naran!o

Xalapa-Enriquez, Veracruz Enero 2010

Dedicatorias y/o Agradecimientos

AA mi papi: Emilio Mateo P. Gracias por haberme educado así. Estoy

orgullosa de ser como soy y eso te lo debo a ti. Te extrañamos mucho Papi te amo

y gracias por todo que Dios te tenga en la gloria.

A mi mami: Teodora Martínez A. Gracias te doy por haberme apoyado y guiarme por

el buen camino, por tus consejos, tu conian!a que depositaste en mí.


3/91

A mis hermanos: Franklyn, Elideth y Aide. "grade!co a mis hermanos el apoyo

que siempre me han brindado con su impulso, uer!a y tenacidad que son parte de

mi ormaci#n.

A mi esposo: Luis Romero. Gracias por tu apoyo, comprensi#n. Gracias por ser parte

de mi $ida% eres lo mejor que me ha pasado.

A mi director de monora!ía: Fredy "astro N. Por el tiempo prestado para la

re$isi#n del presente trabajo.

A mis sinodales: Luis Al#erto de la Paz $%&ia y 'ulio Alonso (lesias.

Gracias por sus consejos, paciencia y opiniones sir$ieron que me sienta satisecho en miparticipaci#n dentro del presente trabajo.

INDICE

&E'()E*

+*T&D(--+*

-"P+T( +

1. Antecedentes y origen..............................................................................

!. "e#nician del control interno....................................................................

$

%. Analisis del control interno.......................................................................$

&. 'lementos del control interno... ...............................................................11

&.1. (rgani)aci(n......................................................................................................................................................................................................

11&.1.1. 'lementos.............................................................................................................................................................................................11

&.!. Contabilidad.........................................................................................................................................................................................................1!

&.!.1. Clasi#caci(n..............................................................................


4/91

............................................................................................................1!

&.%. *istemas de Contabilidad...................................................................................................................................................................................1%

&.&. Catalog+ de Cuentas..........................................................................................................................................................................................

1&

&.&.1. (b,eti-os...............................................................................................................................................................................................

1&

&.&.!. 'lementos.............................................................................................................................................................................................1&

&.. 'stados Financieros............................................................................................................................................................................................1&

&..1. 'stados Financieros /asicos en 0eico.................................................................................................................................................1

&.2. Presupuestos y Pron(sticos...................................................................................................................................................................................................................................................................................................

1$

&.2.1. Concepto de presupuesto.....................................................................................................................................................................

1$

&.2.1.1. Clasi#caci~n 3enunciati-a no limitati-a4............................................................................................................................................

1$

&.2.!. Concepto de pron(stico........................................................................................................................................................................

1$

&.2.!.1. Clasi#caci(n 3enunciati-a no limitati-a4............................................................................................................................................

!5

&.. 'ntrenamiento6 e#ciencia y moralidad del personal..........................

!5

. Importancia del control interno................................................................

!1


5/91

2. Principios del control interno....................................................................

!!

. (b,eti-os del control interno.....................................................................

!!

7. 8igilancia y super-ision del control interno..............................................!%

II

CAPITULO II. Estructura de contro !nterno

1. Definición ..................................................................................................

25

2. Elementos de la estructura del control interno .........................................

25

3. Consideraciones generales ......................................................................

28

4. Efectividad de la estructura del control interno .........................................

29

5. Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno ....................

30

. Deficiencia en la o!eración de la estructura del control interno ...............

31

CAPITULO III. Cas!"cac!#n de contro !nterno

1. Control "nterno #dministrativo .................................................................

34

2. Control "nterno Conta$le .........................................................................

35

3. %$&etivos de un sistema de control interno .............................................

3

4. Entorno de control interno conta$le .........................................................

3'

4.1. (idera)go de organi)ación ..............................................................


6/91

3'

4.2. Estructura organi)acional ...............................................................

38

4.3. *resu!uestos + ,e!ortes internos .................................................

38

4.4. #uditoria interna ...............................................................................

39

4.5. *ersonal ..........................................................................................

394.. *r-cticas a!ro!iadas ........................................................................

40

4.'. Circunstancias de la com!aña ........................................................

40

5. *rinci!ios de control interno conta$le ......................................................

41

5.1. /e!aración de funciones ..................................................................

41

5.2. *rocedimientos de autori)ación .......................................................

41

5.3. *rocedimientos de documentación ..................................................

42

5.4. ,egistros + !rocedimientos conta$les .............................................

43

5.5. Controles fsicos ...............................................................................

43

5.. erificación interna inde!endiente ...................................................


7/91

44

-"P+T( +/. -ontrol +nterno0 peraciones b1sicas

1. Control Interno de ca,a y

&2

1.1.

Concepto .................................................................................................

&2

1.! Ca,a ........................................................................................................ &2

1.% /ancos .................................................................................................... &2

1.&Principios de control interno de ca,a y bancos ....................................... &2

1.(b,eti-os del control interno de ca,a y bancos ....................................... &

1.2 /ases de control

&

1. 9e-isión de la conciliación en &7

1.7 Control para cada origen de entradas a ca,a o bancos .......................... &7!. Control Internode

5

!.1. 5

!.!. 5

!.%. 5

!.&. 1

!.. 8aluación de

1

%.

Control Internode

%%.1. %

%.!. &

%.%. &

&. Control Internode

&

&.1 Concepto ........................................................................................ &&.! Principios ........................................................................................ &

&.%

.

(b,eti-os .........................................................................................

.....

&.& /ases de


8/91

18

-"P+T( /

1. Evaluación !reliminar del control interno ..................................................... 5'

2. El !rocesamiento electrónico de datos *ED al evaluar la estructura del

control"nterno .............................................................................................. 58

3. *rue$as de cum!limiento + evaluación final ................................................ 58

4. Comunicación de situaciones a "nformar..................................................... 59

5. todos !ara evaluar el control interno ...................................................... 1

5.1. todo Descri!tivo .......................................................................... 1

5.2. todo r-fico ................................................................................ 2

5.2.1. E6isten dos ti!os de gr-ficas de organi)ación ........................ 3

5.3. todo de Cuestionarios ................................................................. 3

. Estudio + Evaluación del control interno !or ciclos de transacciones....... 4

.1. Ciclo de "ngresos ............................................................................. 5

.1.1. #sientos Comunes .................................................................. 5

.1.2. 7ormas + Documentos itales .................................................

.2. Ciclo de Com!ras ............................................................................

.2.1. #sientos Comunes .................................................................. '

.2.2. 7ormas + Documentos itales ................................................. '

.3. Ciclo de *roducción ......................................................................... 8

.4. Ciclo de óminas .............................................................................

9

.4.1. #sientos comunes ...................................................................

'0

.4.2. 7ormas + documentos vitales ..................................................

'0

.5. Ciclo de esorera ............................................................................

'0

.5.1. #sientos Comunes ..................................................................

'1

.5.2. 7ormas + Documentos vitales ................................................

'1


9/91

-"P+T( /+. -*T& +*TE&* )DE ")E&+-"* -'

$. %íntes!s .........................................................................................................

&'

(. Conce)to ....................................... .........

&'

'. An*!s!s .........................................................................................................&+

$. La estructura de contro !nterno ..................................................................&,

-.$.A/!ente de Contro ........................................................................

&&-.(. E0auac!#n de r!es1os ......................................................................

&2

-.'.Act!0!dades de contro ......................................................................&3

-.-.In4orac!#n y Coun!cac!#n ............................................................

2$

-.+.Mon !toreo .........................................................................................

2(

$. Reestructurac!#n de os controes !nternos ..................................................2'

CONCLU%I5NE%..............................................................................................2-

FUENTE%6E INFORMACI5N .........................................................................22


10/91

7I

RESUMEN

'l Control Interno tiene como ob,eti-os la efecti-idad y e#ciencia de las

operaciones6 la su#ciencia y con#abilidad de la información #nanciera y el

cumplimiento de la normati-idad.

La e-aluación adecuada del Control Interno es para el Auditor un aorro de

tiempo y de labor durante el eamen de los estados #nancieros.

'l sistema de Control Interno permite al Auditor6 efectuar una ponderación de

la importancia relati-a y riesgo probable de las partidas a e-aluar6 sin ;ue

tenga la necesidad de efectuar una re-isión total. 'n otras palabras gracias auyan sobre las cifras ;ue presentan los estados #nancieros.

Para ;ue el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de

con#abilidad6

debe estar en -igilancia permanente6 para ;ue pueda re-isarse y actuali)arse

permanentemente. 'l Control Interno es una responsabilidad de la

Administración de la 'mpresa auditada y el papel del Auditor frente al mismo6es el de su

e-aluación y la formulación de sugerencias.

INTRODUCCIÓN'ste traba,o tiene como ob,eti-o el estudio6 conocimiento6 re-isión y

e-aluación del control interno para lle-ar acabo el correcto mane,o de los

controles generalmente aplicados. 'l control interno comprende el plan de

organi)ación y el con,unto de m


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12/91

del control interno y establecer los pronunciamientos normati-os aplicables a

su estudio y e-aluación6 como un aspecto fundamental al dise?ar la estrategia

de auditoria6 así como se?alar los lineamientos ;ue deben seguirse al informar

sobre debilidades o des-iaciones al control interno.

'l control interno es efectuado por di-ersos ni-eles6 cada uno de ellos con

responsabilidades importantes. Los directi-os6 la gerencia y los auditores

internos y otros funcionarios de menor ni-el contribuyen para ;ue el sistema

de control interno funcione con efecti-idad6 e#ciencia y economía. Bna

estructura de control interno sólida es fundamental para promo-er el logro de

sus ob,eti-os y la e#ciencia y economía en las operaciones de cada entidad.

inguna estructura de control interno6 por muy óptima ;ue sea6 puede

garanti)ar por si misma6 una gestión e#ciente y registros e información

#nanciera integra6 eacta y con#able6 ni puede estar libre de errores6

irregularidades o fraudes6 especialmente6 cuando a;uellas tareas competen a

cargos de con#an)a. Por ello mantener una estructura de control interno ;ue

elimine cual;uier riesgo6 puede resultar un ob,eti-o imposible y6 es probable

;ue6 m=s costoso ;ue los bene#cios ;ue se considere obtener de su

implementación.

&La importancia de tener un buen sistema de control interno en las

organi)aciones6 se a incrementado en los @ltimos a?os6 esto debido a lo

pr=ctico ;ue resulta al medir la e#ciencia y la producti-idad al momento de

implantarlosD en especial si se centra en las acti-idades b=sicas ;ue ellas

reali)an6 pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. 's bueno

resaltar6 ;ue la empresa ;ue apli;ue controles internos en sus operaciones6

conducir= a conocer la situación real de las mismas6 es por eso6 la importancia

de tener una plani#cación ;ue sea capa) de -eri#car ;ue los controles se

cumplan para darle una me,or -isión sobre su gestión.

Por consiguiente6 el control interno comprende el plan de organi)ación en

todos los procedimientos coordinados de manera coerente a las necesidades


13/91

del negocio6 para proteger y resguardar sus acti-os6 -eri#car su eactitud y

con#abilidad de los datos contables6 así como tambi


14/91

establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

A #nales de este siglo6 como consecuencia del notable aumento de la

producción6 los propietarios de los negocios se -ieron imposibilitados de

continuar atendiendo personalmente los problemas producti-os6 comerciales y

administrati-os6 -i


15/91

ocasiones6 por limitaciones inerentes al sistema de control interno

'stas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a

la política de la entidad6 fallas en el dise?o de costos -s. /ene#cios6

etralimitaciones de la "irección6 fracasos en el control por causa de laspersonas ;ue se unen para burlar los controles o simplemente errores de los

diferentes miembros de la organi)ación.

'sta metodología ;ue se presenta sobre el *istema de Control Interno6 no

pretende dogmati)ar sino enri;uecer las bases conceptuales ;ue de una u

otra forma se an culti-ado. 0ediante el eamen y ob,eti-os del control

interno6 registros y e-aluación de los estados #nancieros se crea la con#an)a

;ue la entidad debe presentar frente a la sociedad.

La e-aluación del sistema de control interno basado en principios6 reglas6

normas6

procedimientos y sistemas de reconocido -alor t


16/91

G La contabilidad. Hu< tendr= por ob,eto registrar t


17/91

G *al-aguardar sus bienes. (tro ob,eti-o del control interno6 es la de proteger

y sal-aguardar los bienes6 -alores6 propiedades6 acti-os6 etc.6 de la

empresa6 di#cultando y6 tratar de e-itar los malos mane,os6 fraudes6 robos6

etc.

G Promo-er la e#ciencia de operaciones. (tro ob,eti-o del control interno es la

de promo-er y fomentar la e#ciencia de todas las operaciones de la

empresa.

G Adesión a su política administrati-a. (tro ob,eti-o del control interno es

facilitar ;ue las reglas establecidas por la administración6 se cumplan

e#cientemente.

o

4. E"e&ento% de" contro" interno.

Los elementos del control interno son siete6 a saber:

G (rgani)aciónG Cat=logo de cuentas

G *istema de contabilidad

G 'stados #nancieros

G Presupuestos y pronósticos

G 'ntrenamiento6 e#ciencia y moralidad del

personal G *uper-isión

4.1. %rgani)ación

'stablecimiento de relaciones de conducta entre traba,o6 funciones6 ni-eles y

acti-idades de empleados de una empresa para lograr su m=ima e#ciencia

dentro de los planes y ob,eti-os establecidos.


18/91

&.1.1. 'lementos

1. 'stablecimiento de la estructura óptima de la empresa funcional.

!. Coordinación adecuada de traba,o y funciones de empleados por =reas

a#nes.

%. "i-isión de cada proceso en partes o labores.

&. Asignación de las labores correspondientes a cada puesto.

. 'stablecimiento de instructi-os.

2. "eterminación de autoridad y responsabilidad de cada ni-el.

Instructi-o. 's un "ocumento ;ue describe de forma detallada el EcómoE

desarrollar una acti-idad dentro de un procedimiento.

11

&.!. Contabilidad

Con,unto de principios y mecanismos t


19/91

contabilidad #nanciera proporciona información sobre el pasado6 es decir6

ecos istóricos de la empresa6 para diagnosticar la situación actual6 ;ue

ser-ir= de base para #,ar las rutas y estrategias a seguir.

Contabilidad de costos. 's una rama de la contabilidad #nanciera ;ue6

implantada e impulsada por las empresas industriales6 permite conocer el

costo de producción de sus productos6 así como el costo de la -enta de tales

artículos y fundamentalmente la determinación de los costos unitariosD es

decir6 el costo de cada unidad de producción6 mediante el adecuado control de

sus elementos: la materia prima6 la mano de obra y los gastos de fabricación o

producción. Asimismo6 tiene otras aplicaciones6 como la determinación del

punto de e;uilibrio 3el punto en ;ue la empresa no obtiene utilidades ni

p


20/91

Sistema por partida simple. *istema de contabilidad basado en

operaciones matem=ticas de suma y resta6 es decir6 todas las

operaciones

de cual;uier empresa se registran en simples listas de acumulación6 tal

es el caso6 por e,emplo de anotaciones de ingresos y egresos6 etc.

Sistema por partida doble. *istema de contabilidad basado en el

principio de dualidad económica 3antes denominado principio de la

partida doble4 ;ue tiene el antecedente cientí#co del principio de la

causalidad 3causa y efectoD acción y reacción4. Aora bien6 desde el

punto de -ista matem=tico6 el sistema de contabilidad por partida doble

se basa en la ecuación de primer grado: a J p K c 3acti-o es igual a

pasi-o m=s capital4.

1%

&.&. Cat=logo de Cuentas

9elación del rubro de las cuentas de acti-o6 pasi-o6 capital6 costos6 resultadosy de orden6 agrupados de conformidad con un es;uema de clasi#cación

estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada6

para

el registro de sus operaciones.

&.&.1. (b,eti-os

1. 9egistro de clasi#cación de operaciones similares en cuentas especí#cas.

!. Facilitar la preparación de estados #nancieros.

%. Facilitar la acti-idad del contador general6 de costos6 auditor6 etc.

&. *er-ir de instrumento en la sal-aguarda de los bienes de una empresa.

1. Promo-er la e#ciencia de las operaciones y la adesión de la política

administrati-a prescrita.


21/91

&.&.!. 'lementos

"os son los elementos ;ue integran el contenido de un cat=logo de cuentas:

G 'l num


22/91

*u li;uide) o capacidad de pago inmediata o a corto pla)oD es decir6 la

capacidad de la empresa de acer frente a sus compromisos u obligaciones

#nancieras a

corto pla)o.

'l capital de traba,o6 mismo ;ue se determinar= de la diferencia de los acti-os

circulantes y los pasi-os circulantes.

'l porcenta,e de los recursos del negocio ;ue a sido aportado por los

acreedores y por los propietarios6 para conocer ;ui


23/91

M Estado de Resltados

's el estado #nanciero b=sico ;ue muestra la utilidad o pu,o de efecti-o.

'-aluar el desempe?o de una empresa.

0edir riesgos.

9epartir di-idendos.

Los elementos ;ue componen al 'stado de 9esultados son:


24/91

In!resos. 's el incremento de los acti-os o el decremento de los pasi-os de

una entidad6 durante un periodo contable6 con un impacto fa-orable en la

utilidad o

p


25/91

*Estado de &ri!en " Aplicaci%n de Recrsos

'l 'stado de origen y aplicación de fondos es una información adicional ;ue

facilitan las empresas en sus cuentas anuales6 en la ;ue se detallan

Los recursos ;ue an entrado en la empresa durante el e,ercicio y la

utili)ación ;ue se les a dado. 'l efecto ;ue este mo-imiento de entrada y

aplicación de recursos a tenido en el acti-o circulante. 'sta información nos

permite conocer si los recursos generados en la acti-idad an sido su#cientes

para atender la #nanciación re;uerida o si6 por el contrario6 la empresa a

tenido ;ue recurrir a fuentes adicionales de #nanciación.

17

2.3. Presupuestos y Pron#sticos

&.2.1. Concepto de presupuesto

Con,unto de estimaciones programadas de las condiciones de operación y

resultados ;ue pre-alecer=n en el futuro dentro de un organismo social

p@blico6 pri-ado o mito.

&.2.1.1. Clasi#cación 3enunciati-a no limitati-a4

G Por el tipo de empresa

G Por su contenido G

Por su duración G

Por su -aluación

G Por el sistema de costos

G Por su forma

G Por su re>e,o en los estados #nancieros

G Por su #nalidad

G Por empresa matri) y sucursales


26/91

G Por su base cero

G Por su formulación

G Por su aspecto formal

G Por su aspecto material

G Por su moneda

&.2.!. Concepto de pronóstico

Con,unto de proyecciones #nancieras formulado con la intención de predecir

lo ;ue -a a acontecer o pasar en el futuro dentro de una empresa p@blica6

pri-ada o

1$mita. Aora bien6 es con-eniente distinguir entre cifras reales6 del pronóstico

y del presupuesto:

Lo ;ue pasó o Cifras reales

Lo ;ue -a a pasar en el futuro Cifras del pronóstico

Lo ;ue debe pasar en el futuro Cifras del presupuesto

&.2.!.1. Clasi#cación 3enunciati-a no limitati-a4

Los pronósticos se pueden clasi#car eactamente igual ;ue los presupuestos6

es decir6 en p@blicos6 pri-ados6 mitos6 b=sicos6 secundarios6 cortos6

medianos6 largos6 estimados6 est=ndar6 absorbentes6 marginales6 #,os6

>eibles6 de posición #nanciera6 de resultados6 de origen y aplicación de

recursos6 de costos6 por programas6 de promoción6 de aplicación6 de fusión6 de

casa matri)6 de sucursales6 consolidados6 base cero absoluto6 base cero porpa;uetes de decisión6 pre-ios6 de#niti-os6 master6 en moneda nacional6 en

moneda etran,era6 etc.

&.. 'ntrenamiento6 e#ciencia y moralidad del Personal


27/91

'lemento del control interno ;ue tiene por ob,eto ;ue todos los empleados

lleguen a poseer preparación6 conocimientos y eperiencia para alcan)ar las

metas y

ob,eti-os de la empresa p@blica6 pri-ada o mita. Hue sepa cumplir sus

responsabilidades e#ca)mente. 'ige las siguientes características:

G 9eclutamiento de personal

G *elección de personal G

Contratación de personal G

Capacitación de personal G

0ane,o de personal

!5

Eiciencia

'ste subelemento del control interno permite medir y e-aluar el rendimiento

adecuado de los recursos umanos de una empresa6 a tra-


28/91

uniforma la actuación correcta de estos recursos umanos en bene#cio de la

propia institución.

'. I&(ortancia de" contro" interno

Nodas la empresas p@blicas6 pri-adas y mitas6 ya sean comerciales6

industriales o #nancieras6 deben de contar con instrumentos de control

administrati-o6 tales como un buen sistema de contabilidad6 apoyado por un

cat=logo de cuentas e#ciente y pr=ctico6 deben contar6 adem=s6 con un

sistema de control interno6 para con#ar en los conceptos6 cifras6 informes y

reportes de los estados #nancieros.

Luego entonces6 un buen sistema de control interno es importante6 desde el

punto

de -ista de la integridad física y num


29/91

G La función de registro de operaciones ser= eclusi-o del departamento de

contabilidad.

*. O+,eti-o% de" contro" interno

Los ob,eti-os del control interno son:

a4 Pre-enir fraudes

b4 "escubrir robos o mal-ersaciones6

c4 (btener información administrati-a6 contable y #nanciera con#able y

oportuna6

d4 Locali)ar errores administrati-os6 contables y #nancieros6e4 Proteger y sal-aguardar los bienes6 -alores6 propiedades y dem=s

acti-os

de la empresa6

f4 Promo-er la e#ciencia del personal6

!!g4 "etectar desperdicios innecesarios tanto de material6 tiempo6 etc.

4 0ediante su e-aluación6 graduar la etensión del an=lisis6

comprobación 3pruebas4 y estimación de las cuentas su,etas a

auditoría6 etc.

. Vi/i"ancia 0 %u(er-i%i!n de" contro" interno

Para la obtención de la m=ima e#ciencia del sistema de control interno6 es

necesario su -igilancia periódica y metódica6 por parte de:

a4 erente general

b4 Contralor

c4 Comisarios o conse,o de -igilancia

d4 Auditores internos


30/91

e4 Auditores eternos6 etc.

's com@n en todas las empresas la tendencia umana de apartarse de las

reglas establecidas6 generalmente6 en a;u


31/91

fortaleciendo o debilitando sus controles. 'stos factores son los siguientes:

Actitud de la administración acia los controles internos

establecidos. M 'structura de la organi)ación de la entidad.

M Funcionamiento del Conse,o de Administración y sus Comit


32/91

Cambios en procedimientos contables.

Personal con muca antigedad en el

puesto. (peraciones en el etran,ero.

Los procesos de la e-aluación del riesgo deben estar orientados al futuro6

permitiendo a la dirección anticipar los nue-os riesgos y adoptar las medidas

oportunas para minimi)ar yQo eliminar el impacto de los mismos en el logro de

los resultados esperados. La e-aluación del riesgo tiene un car=cter

pre-enti-o y se debe con-ertir en parte natural del proceso de plani#cación de

la empresa.

).( os sistemas de in+ormaci%n " comnicaci%n. Los sistemas de

información rele-antes a los ob,eti-os de los reportes #nancieros6 los cuales

incluyen el sistema contable6 consisten en los m


33/91

,.( Procedimientos de control. Los procedimientos y políticas adicionales

al ambiente de control y al sistema contables6 ;ue establece la administración

para proporcionar una seguridad ra)onable de lograr los ob,eti-os especí#cos

de la entidad6 constituyen los procedimientos de control.

Los procedimientos de control persiguen diferentes ob,eti-os y se aplican en

distintos ni-eles de organi)ación y del procesamiento de las transacciones.

Nambi


34/91

modi#cados cuando eisten cambios importantes.

La -igilancia es un proceso ;ue asegura la e#ciencia del control interno a

tra-


35/91

entidad. La gerencia deber= -igilar de modo constante la estructura de control

interno6 para determinar se est= opera debidamente y se modi#ca

oportunamente6 de acuerdo

con los cambios en las condiciones eistentes.

Se!ridad raonable

'l concepto de seguridad ra)onable reconoce ;ue el costo de la estructura de

control interno de una entidad6 no deber= eceder los bene#cios esperados al

establecerla.

. Eecti-idad de "a e%tructura de" contro" interno

'st=n su,etas a limitaciones inerentes tales como:

G 0alos entendidos de instrucciones

G 'rrores de ,uicio6 descuido6 distracción o fatigas personales

G Colusión entre personas dentro y fuera de la entidad

G Caso omiso por parte de la gerencia6 de ciertas políticas y procedimientos.

!$

Para tener una me,or comprensión de las políticas y procedimientos6 el auditordeber= obtener conocimiento su#ciente sobre cada uno de los elementos de la

estructura de control interno6 a tra-


36/91

comple,idad de la entidad y la naturale)a de la estructura del control interno

de la misma. Por e,emplo6 la documentación de una entidad grande y

comple,a6 podr= incluir diagramas de >u,o6 cuestionarios o =rboles de

decisiones. 'n cambio en una entidad pe;ue?a6 la documentación en forma

de 0emor=ndum6 podr= ser su#ciente.

-. Defciencia en el dise/o de la estrctra del control

interno

Como ya se indicó las Esituaciones a informarE6 son asuntos ;ue llaman la

atención del auditor6 pues representan de#ciencias importantes en el dise?o y

operación de la estructura del control interno6 ;ue a su ,uicio podrían afectarnegati-amente la

capacidad de la organi)ación para registrar6 procesar6 resumir y reportar

información #nanciera consistente con las a#rmaciones de la administración

sobre

los estados #nancieros.

%5Los siguientes son e,emplos de posibles Esituaciones a informarE. *e

presentan agrupadas por tipo de de#ciencia y situaciones especí#cas dentro

de cada una de ellas.

"ise?o inadecuado de la estructura del control interno en general.

Ausencia de una adecuada segregación de funciones6 acorde con losob,eti-os

de control establecidos.

Falta de re-isión y aprobación adecuada de las transacciones6 póli)as

contables

o reportes emitidos.


37/91

Procedimientos inadecuados para la e-aluación y aplicación adecuada de

principios de contabilidad.

0edidas de#cientes para la protección de los acti-os.

Ausencia de t


38/91

la información #nanciera.

Falta de adesión a las políticas y procedimientos establecidos por la

Administración.

%!

-"P+T( +++4 -"'+5+-"-+6* DE -*T&

+*TE&*

1. Contro" Interno Ad&ini%trati-o

Los controles administrati-os comprenden el plan de organi)ación y todos los

m


39/91

Incluyen m=s ;ue todos controles tales como an=lisis estadísticos6 estudios de

moción y tiempo6 reportes de operaciones6 programas de entrenamientos de

personal y controles de calidad.

'n el Control Administrati-o se in-olucran el plan de organi)ación y los

procedimientos y registros relati-os a los procedimientos decisorios ;ue

orientan la autori)ación de transacciones por parte de la gerencia.

Implica todas a;uellas medidas relacionadas con la e#ciencia operacional y la

obser-ación de políticas establecidas en todas las =reas de la organi)ación.

Cuando los ob,eti-os fundamentales son:

a4 Promoción de e#ciencia en la operación de la empresa.

b4 Hue la e,ecución de las operaciones se adiera a las políticas

establecidas por la administración de la empresa.

%&

$. Contro% Interno Conta&%e

Los controles contables comprenden el plan de organi)ación y todos los

m


40/91

b4 (btención de información #nanciera -era)6 con#able y oportuna.

'l control interno comprende el plan de organi)ación y los procedimientos y

registros ;ue se re#eren a la protección de los acti-os de la empresa y

consecuentemente a la con#abilidad de los registros #nancieros ;ue est=n

dise?ados para resumir seguridad ra)onable de ;ue:

a4 Las operaciones ;ue reali)an de acuerdo con autori)aciones generales o

especí#cas de la administración.

b4 Las operaciones se registran:

G Para permitir preparación de estados #nancieros de conformidad con los

principios de contabilidad generalmente aceptadas6 o cual;uier otro

criterio aplicable.

G Para mantener datos relati-os a la custodia de los acti-os.

c4 'l acceso a los acti-os sólo se permitir= de acuerdo con las

autori)aciones

de la administración de la empresa.

%d4 Los datos registrados relati-os a la custodia de los acti-os6 son

comparados con los acti-os eistentes durante inter-alos ra)onables6

tom=ndose las

medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cual;uier diferencia.

#. O+,eti-o% de un %i%te&a de contro" interno

'l ob,eti-o de un sistema de control interno es pre-er una ra)onable seguridad

3ya ;ue esta no puede ser absoluta o total46 de ;ue el patrimonio est<

resguardado

contra posibles p


41/91

disposiciones no autori)adas6 y ;ue las operaciones o transacciones est


42/91

control interno.

Bn buen entorno de control interno complementa procedimientos prescritos

de control6 incluye tanto factores eternos como internos.

Los primeros incluyen condiciones económicas6 de la industria y negocios

actuales6 en tanto ;ue los @ltimos factores incluyen:

a4 Lidera)go de administración

a4 'structura organi)acional

b4 Presupuesto y reportes internos

c4 Auditoria interna

d4 Personal

e4 Pr=cticas apropiadas

f4 Circunstancias de la compa?ía

'stos factores se aplican independientemente si el m


43/91

'st= constituye a un buen entorno de control interno estableciendo un marco

general para planear6 coordinar y controlar las operaciones. La estructura

organi)acional de una compa?ía in-olucra:

G 'stablecer la independencia organi)acional de =reas funcionales6

di-isiones yQo departamentos y

G Permitir la asignación de responsabilidades y delegación de autoridad

dentro de cada unidad organi)acional.

La estructura de una compa?ía por lo general se presenta dentro de una

gr=#ca de la organi)ación u organigrama6 la estructura organi)acional deber=

establecer descripciones de puestos cla-e dentro de cada unidad.

&.%. Presupuestos y 9eportes internos.

'sto proporciona los medios para formular y comunicar los ob,eti-os de la

compa?ía a tra-e,en las epectati-as modi#cadas de la administración deri-ada decondiciones diferentes y dem=s factores. Bn sistema efecti-o de información

interno a todos

%7los ni-eles de administración se considera esencial para un buen entorno de

control.

Cuando son debidamente elaborados y anali)ados los reportes internos

proporcionan una base para e-aluar la actuación y la forma de cómo se est=

cumpliendo con la responsabilidad delegada6 los informes internos deber=n

ser oportunos y presentados en forma regular.


44/91

2.2. "uditoria interna.

Presenta la función de e-aluación y contribuye a un buen entorno de control

mediante la -igilancia del funcionamiento de procedimientos prescritos de

control. Bna función efecti-a de auditoria interna podr= ayudar a la

administración a e,ercer una super-isión continua sobre el sistema6 adem=s6

podr= ofrecer sugerencias constructi-as para me,orarlo.

2.7. Personal.

/=sico para un entorno apropiado de control lo ser= la calidad y la integridad

del personal ;ue deber= lle-ar acabo los m


45/91

G 'stablecer #an)as sobre el personal ;ue ocupe puestos de con#an)a

3com@nmente se llaman a#an)amiento de empleados.4

G Nener un código por escrito de conducta de funcionarios y empleados y

tal código se?alara las normas morales de comportamiento yproibiciones

contra actos ilegales.

G Poseer una política de se?alar con toda claridad cuestiones de con>icto

de intereses relacionadas con acciones ;ue se consideran incompatibles

con

los ob,eti-os de la compa?ía.

G 'stablecer una política de -acaciones for)osas para el personal ;ue

ocupa puestos de con#an)a.

&.. Circunstancias de la compa?ía.

*e relaciona factores tales como:

G La dispersión geogr=#ca de sus negocios.

G La eistencia de subsidiarias total o parcialmente controladas.

G La reciente ad;uisición de compa?ías cuyos controles podr=n no ser

comparables con los de la empresa.

&5'stas condiciones sugieren ;ue puede eistir falta de conformidad de controles

a

tra-


46/91

'. Princi(io% de contro" interno conta+"e

Para alcan)ar los ob,eti-os del control interno contable6 un sistema deber=

tener

ciertas características esenciales. Los siguientes seis principios se consideran

b=sicos para un sistema efecti-o de control contable:

+.$. %e)arac!#n de 4unc!ones

'l ob,eti-o principal de la separación de funciones se re#ere a pre-enir y

detectar con rapide) los errores o irregularidades en el desarrollo de las

responsabilidades asignadas. Las funciones se consideran incompatibles6

desde un pinto de -ista de control6 cuando es posible para una persona

cometer errores o irregularidades en el curso normal de sus funciones sin ;ue

el sistema lo detecte.

La principal aplicación de este principio se re#ere a ;ue la responsabilidad

para e,ecutar una transacción y registrarla6 y la custodia de acti-os resultante

de la transacción deber= ser asignado a diferentes departamentos y personas.

+.(. Proced!!entos de autor!zac!#n

'l propósito de este principio b=sico es asegurarse ;ue las transacciones sean

autori)adas por personal de la administración actuando dentro del alcance de

su autoridad. 'stas pueden ser generales o especi#cas6 las primeras se

re#eren a condiciones generales ba,o lo cual se autori)an las transacciones6 y

ser=n listas de precios est=ndar para los productos y políticas de cr


47/91

Los procedimientos de autori)ación se consideran tambi


48/91

con

prontitud al departamento de contabilidad6 para posteriormente arci-arlos de

una

manera ordenada.

.&. 9egistros y procedimientos contables

'ste principio b=sico se centra en el registro de transacciones dentro del

departamento de contabilidad. Los ob,eti-os de este control ser=n:

1. ;ue se agan registros oportunos en los libros de contabilidad.

!. ;ue se preparen informes oportunos basados en datos contables6 loscuales se

proporcionaran a los usuarios.

*e consideran importantes tanto los procedimientos y manuales de

contabilidad6

como un catalogo de cuentas6 ya ;ue este ultimo proporciona la base para la

clasi#cación de transacciones y facilita enormemente la elaboración de

estados

#nancieros.

.. Controles físicos

Los controles físicos se re#eren a:

G 0edidas y medios de seguridad para sal-aguardar los acti-os6 registros

contables y formas pre impresas no utili)adas.

G 'l uso de e;uipo mec=nico y electrónico en la e,ecución y registro de las

transacciones.

Los medios de seguridad sal-aguardadas en el propio lugar6 como seria tener

ca,as de seguridad y bó-edas protegidas contra incendio6 así como almacenes


49/91

y

&%bodegas cerradas y protegidas con candados6 adem=s de otras

sal-aguardadas

fuera de la empresa tales como bó-edas de deposito bancario y almacenes

nacionales de deposito.

.2. 8eri#cación interna independiente

*e relaciona con la re-isión y de la eactitud y precisión del traba,o de un

empleado por otro empleado. Para ;ue este principio sea efecti-o6 trescondiciones deber=n eistir:

G 'l estudio debe ser reali)ado por un empleado ;ue no tenga relación y ;ue

sea independiente del personal ;ue originalmente preparo los datos o ;ue

tienen custodia de acti-os relacionados.

G 'l estudio deber= efectuarse con frecuencia ya sea en el total o sobre una

base de muestreo.

G Los errores y diferencias se deber=n comunicar r=pidamente a los

empleados in-olucrados para reali)ar la acción correcti-a. 'rrores

recurrentes y signi#cati-os6 así como las incongruencias se deber=n

reportar a la administración.

Bna -eri#cación interna independiente puede implicar comparar los registros

contables con los acti-os eistentes 3como en el caso de un ar;ueo de ca,a o

un recuento físico de in-entarios46 contar ;ue las cuentas de control

concuerden con

las sumas de las subcuentas ;ue aparecen en los registros auiliares.


50/91

&&

CAPITULO I78 CONTROL INTERNO9OPERACIONE%

:;%ICA%

1. Contro" Interno de ca,a 0 +anco%1.1. Concepto

's el plan de organi)ación entre el sistema de contabilidad6 funciones de

empleos y procedimientos coordinados ;ue tiene por ob,eto obtener

información segura6 sal-aguardar el efecti-o en ca,a y bancos así como

fomentar la e#ciencia de operaciones y adición de la política administrati-a de

cual;uier empresa.

1.!. Ca,a

Con,unto de medios legales de pago6 representados por dinero6 giros postales

y

telegr=#cos6 entre otros6 de disposición libre e inmediata.

1.%. /ancos

Con,unto de medios legales de pago6 sustitutos del dinero6 representados por

saldos disponibles en cuentas de ce;ues o depósitos a la -ista ;ue se

con-ierten

en dinero a su prestación.

1.&. Principios de control interno de ca,a y bancos

G *eparación de funciones de autori)ación6 e,ecución6 custodia y registro de

ca,a y bancos.

G 'n cada operación de ca,a y bancos deben inter-enir cuando menos dos

personas.

G inguna persona ;ue inter-iene en ca,a y bancos6 debe tener acceso a los

registros contables ;ue controlan su acti-idad.


51/91

&2G 'l traba,o de empleados de ca,a y bancos ser= de complemento y no de

re-isión.

G La función de registro de operaciones de ca,a y bancos ser= eclusi-a del

departamento de contabilidad.

1.. (b,eti-os del control interno de ca,a y bancos

G Pre-enir fraudes de ca,a y bancos

G "escubrir robos y mal-ersaciones de ca,a y bancos

G (btener información administrati-a6 contable y #nanciera con#able de

ca,a y

bancosG Locali)ar errores de ca,a y bancos

G Proteger y sal-aguardar el efecti-o de ca,a y

bancos G Promo-er la e#ciencia del personal de ca,a

y bancos G "etectar desperdicios y #ltraciones de

ca,a y bancos

1.2. /ases de control interno

Entradas

1. Control para cada origen de entradas a ca,a y bancos.

!. "epósito íntegro en instituciones de cr


52/91

&

1.. 9e-isión de la conciliación en bancos

G 9e-isar ;ue lo ;ue este en la póli)a6 en el estado de cuenta y enel documento sea lo mismo.

G 9e-isar= los ce;ues no presentados al cobro durante un períodoecesi-amente largo se in-estigue el moti-o. "espu


53/91

fi&o< dividendos< etc.< + se e6!ide un reci$o de ca&a. (a suma diaria de los reci$os ser- igual

al ingreso a ca&a + de!osito $ancario diario. De!osito integro en instituciones de crdito de

todas las entradas a ca&a. /e =ace al da siguiente =-$il de su !erce!ción< el de!ósito lo

de$er- efectuar un em!leado a&eno al ca&ero.

Creación de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de reali)ar !agos menores >ue no

e6cedan al im!orte m-6imo esta$lecido !or la em!resa. Cuando se agote se suman los

com!ro$antes + se e6!ide un c=e>ue nominativo a cargo del encargado de mane&ar el

fondo + se reali)a el reem$olso de ca&a.

Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general nunca se

e6!edir-n c=e>ues al !ortador< es decir los !agos se =ar-n !or medio de c=e>ues

nominativos con firmas mancomunadas< con lo >ue la res!onsa$ilidad recaer- !or lo

menos en dos !ersonas< de !referencia funcionarios de alta gerencia a&enos a conta$ilidad +

a ca&eros. Es de =acer mención >uien confirma el !ago en el c=e>ue< de$er- tener una

&erar>ua su!erior a >uien revisa + a!rue$a com!ro$antes + !ago? los com!ro$antes de

desem$olso de$er-n sellarse con la !ala$ra *#%< !ara >ue no sean a!rovec=ados + se

!aguen nuevamente.

Conciliación periódica de cuenta de cheques: (os saldos + estados de cuenta

$ancarios de$er-n conciliarse mensualmente< + todas las diferencias + !artidas de

conciliación se investigan + com!rue$an am!lia + satisfactoriamente

Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa: Cada da de$er-n cortarse los

registros de ca&a< con el o$&eto de conocer la e6istencia a esa fec=a< la cual se com!rue$a

con ar>ueos efectuados !or funcionarios de em!leados a&enos a conta$ilidad o ca&eros.

Cuando se efect@an los ar>ueos sor!resa< se evita >ue los ca&eros mane&en inde$idamente

los documentos< efectivo + valores de ca&a<

49

obser-ado una conducta onesta. Cual;uier discrepancia se in-estigara

amplia y satisfactoriamente.


54/91

Aiana&iento de" (er%ona" de ca,a3 'l a#an)amiento del personal de ca,a e-ita

;ue la empresa sufra perdidas en caso de robo6 fraudes6 desfalcos y abuso de

con#an)a por parte de los ca,eros6 ya ;ue la a#an)adora reintegrara el

importe del dano a la empresa. 'l personal a#an)ado sabe ;ue en caso de

mane,o delicti-o la a#an)adora denunciara a los tribunales competentes conla pena correspondiente.

2. Contro" Interno de In-entario%

!.1. Concepto

Plan de organi)aci(n entre el sistema de contabilidad6 funciones de

empleados y procedimientos coordinados6 ;ue tienen por ob,eto obtenerinformaci2n segura6 sal-aguardar las mercancias6 materia prima6 productos en

proceso y productos terminados propios6 en eistencia y de disponibilidad

inmediata6 ;ue en el curso normal de operaciones estan destinados a la yenta

ya sea en su estado original de compra o despu~s de transformados.

!.!. In-entarios

Con,unto de bienes corp2reos6 tangibles y en eistencia6 propios y de

disponibilidad inmediata para su consumo 3materia prima46 transformaci(n

3productos en proceso4 y yenta 3mercancias y productos terminados4.

!.%. Principios

1. separaci2n de funciones de ad;uisici(n6 custodia y registro contable.

1. inguna persona ;ue inter-iene en in-entarios deber~ tener acceso a losregistros contables ;ue controlen su acti-idad.

5%. 'l traba,o de empleados de almac


55/91

&. La base de -aluación de in-entarios ser= constante y

consistente 9.2. bjeti$os

1. Pre-enir fraudes de in-entarios

!. "escubrir robos y sustracciones de in-entarios.

1. (btener información administrati-a6 contable y #nanciera con#able de

in-entarios.

%. 8aluar los in-entarios con criterio ra)onable6 consistente y conser-ador.

&. Proteger y sal-aguardar los in-entarios.

. Promo-er la e#ciencia del personal de almac


56/91

• Costo de ad;uisici(n. 'l costo de compra de mercancias6 materias

primas6 materiales6 etc. *e forma por el precio neto de factura m~s los

gastos de compra.

• Costo promedio6 cuando se di-ide la suma del importe del in-entario

inicial m~s el costo de compra de cada articulo6 entre la suma de

unidades compradas m~s las unidades de in-entario inicial.

• Costo P'P*6 se basa en ;ue los primeros articulos ;ue entren en el

almac~n son los primeros ;ue salen6 por lo ;ue a las eistencias est~n

representadas por las (ltimas entradas y est~n -aluadas a los (ltimos

precios de ad;uisici(n.

• Costo B'P*6 se basa en ;ue los (ltimos articulos ;ue entran en el

almacen son los primeros en salir por lo ;ue las eistencias est~nrepresentadas por las primeros entradas en el almac~n y est~n

-aluadas a los precios unitarios de ad;uisici(n m~s antiguos.

'l mo-imiento y mane,o #sico tiene ;ue coincidir can las capas del

in-entario en las ;ue estan -aluadas las eistencias.

• Costo 'speci#co. 's a;uel -alor del costo6 ;ue puede ser claramente

identi#cable can un producto6 departamento6 centro de costo6 o engeneral con un ob,eti-o del costo.

• Costo de producci(n Absorbente6 formada por el costo de los materiales

directos o materia prima6 salarios directos y cargos indirectos #,os y

-ariables de producci2n ;ue re;uiere la fabricaci2n de un articulo.

• Costo de Producci2n 0arginal6 formado por el costo de los materiales

directos o -ariables6 salarios directos o -ariables y cargos directos o

-ariables de producci(n ;ue re;uiere la fabricaci2n de un articuloD esta

base de -aluaci(n de in-entarios tambi~n recibe el nombre de costosde producci2n -ariable y costo o costeo directo de producci(n.

!G Costo istórico6 se determina y conoce cuando termina el periodo6

e,ercicio o proceso de fabricaciónD las o,as de costos de la empresa


57/91

indicar=n el precio para -aluación del in-entario de producción en

proceso y producción terminadaD esta base de -aluación tambi


58/91


• 'l traba,o de los empleados del departamento de compras sera de

complemento y no de re-ision.

• ing(n empleado del departamento de compras debe de tener acceso a

los registros de contabilidad.

• *eparaci2n de funciones de ad;uisici(n6 pago y registro de compra.

%.%. (b,eti-os

• (btener informaci(n con#able6 -era) y oportuna ;ue ayude a una buena

toma de decisiones.

• Pre-enir fraudes en compras por fa-oritismo en contabilidad.

• Promo-er la e#ciencia del personal de compras.

• Locali)ar errores administrati-os6 contable y #nancieros.

. Contro" Interno de Venta%

&.1. Concepto

Plan de organi)aci(n entre el sistema de contabilidad6 funciones de empleados

y procedimientos coordinados6 ;ue tienen por ob,eto obtener informaci2nsegura6 oportuna6 con#able y promo-er la e#ciencia de operaciones de yentas.

&.!. Principios

• *eparaci2n de funciones de yentas6 cobro y registro en contabilidad

• inguna persona ;ue inter-iene en yentas debe tener acceso a los

registros contables ;ue controlen su acti-idad.

&G 'l traba,o de empleados ;ue inter-ienen en -entas6 ser= de complemento

y no de re-isión.

G La función de registro de operaciones de -entas ser= eclusi-a del


59/91


&.%. (b,eti-os

G Pre-enir fraudes en -entas

G Locali)ar errores administrati-os6 contables y #nancieros.

G (btener información segura6 oportuna y con#able en

-entas. G Promo-er la e#ciencia del personal en -entas.

&.&. /ases de control

G 8entas de contado

"irecto

C.(.". en pla)a

C.(.". fura de pla)a

G 8entas a cr


60/91

Aun cuando en esta etapa no se an probado los controles internos y6 por lo

tanto6

cual;uier decisión preliminar6 el auditor deber= primeramente

a4 Comprender el ambiente de control establecido por la Administración paradetectar errores potenciales.

a4 "escribir y -eri#car su comprensión de los procedimientos de control

de la Administración6 incluyendo a;uellos relati-os a la e-aluación de

riesgos.

b4 Conocer los procesos de mayor riesgo de la entidad y e-aluar su

importancia.

b4 '-aluar el dise?o de los sistemas de control en los procesos de mayor

riesgo6 para determinar si es probable ;ue sean e#caces para pre-enir odetectar y corregir los errores potenciales Identi#cados.

c4 Formarse un ,uicio sobre la con#an)a ;ue podr= depositarse en el control

;ue ser= e-aluado.

Bna -e) ;ue el auditor a ad;uirido un conocimiento general de la estructura

de control interno6 estar= capacitado para decidir el grado de con#an)a ;ue

depositar= en los controles eistentes6 para la pre-ención y detección de

errores potenciales Importantes6 o bien6 de#nir si directamente los ob,eti-os de

auditoria se pueden alcan)ar de manera m=s e#ciente y efecti-a a tra-


61/91

Por la importancia ;ue an ad;uirido los sistemas de P'" en la Información

contable. Por el -olumen de operaciones procesadas en ellos6 así como por la

p


62/91

procedimientos de control durante el periodo eaminando.

Ademas de las pruebas ;ue se describen6 es necesario establecer por

indagaci(n y obser-aci(n e inspecci(n de documentaci(n6 la forma en ;ue la

Administraci(n se a asegurado ;ue el sistema de control continua operando

efecti-amente6 a pesar de posibles cambios en el medio ambiente.

Los procedimientos de auditoria podria -ariar si como resultado de las pruebas

de cumplimiento presentan debilidades o des-iaciones a los procedimientos de

control.

. Co&unicaciOn de %ituacione% a Inor&ar

'n -irtud de ;ue las epectati-as de los usuarios con respecto a la

responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o

des-iaciones relacionadas con la estructura del control interno se an

incrementado6 a sido necesario de#nir las situaciones a informar6 asi como la

forma y contenido de dico informe.

"urante el curso de su traba,o6 el auditor debe estar al tanto de los asuntos

relacionados con el control interno ;ue puedan ser de interes para el cliente6

los cuales se identi#can como situaciones a informarE. 'stas situaciones son

asuntos ;ue Ilaman la atenci2n del auditor y ;ue en su opini2n deben

comunicarse al cliente6 ya ;ue representan de#ciencias importantes en el

dise#o u operaci(n de la estructura del control interno6 ;ue podrian afectar

negati-amente la capacidad de la organi)aci2n para registrar6 procesar6

resumir y reportar informaci2n #nanciera uniforme con las a#rmaciones de la

Administraci(n en los estados #nancieros. Nales de#ciencias pueden incluir

diferentes aspectos del control interno.

$'sta comunicación se debe acer con personas de alto ni-el de autoridad y

responsabilidad6 tales como el conse,o de administración6 el due?o de la

entidad o con ;uienes aya contratado al auditor6 preferentemente por escrito6


63/91

y deber= ser documentada en los papeles de traba,o.

'l ob,eti-o del auditor en una auditoria es emitir una opinión sobre los estados

#nancieros de la entidad6 por lo ;ue no tiene la obligación de in-estigar y

encontrar Esituaciones a informarE. *in embargo6 debe estar al tanto de ellas a

tra-


64/91

la gerencia o simplemente por el paso del tiempo6 es apropiado y oportuno

reportar tales asuntos nue-amente.

'. 6etodo% (ara e-a"uar e" contro" interno

'isten los siguientes rn~todos para la documentar el conocimiento del

Control Interno por parte del auditor6 los cuales no son eclusi-os y pueden ser

utili)ados en forma combinada para una me,or efecti-idad.

7.:. )etodo Descripti$o

Consiste en la narraci2n de los procedimientos relacionados con el control

interno6 los cuales pueden di-idirse por acti-idades ;ue pueden ser por

departamentos6 empleados y cargos o por registros contables.

La descripci2n debe acerse de manera tal ;ue siga el curso de las

operaciones en todas las unidades administrati-as ;ue inter-ienen6 nunca se

practicara en forma aislada o con sub,eti-idad.

"etallar ampliamente por escrito los rn~todos contables y administrati-os en-igor6 mencionando los registros y formas contables utili)adas por la empresa6

los empleados ;ue los mane,an6 ;uienes son las personas ;ue custodian

bienes6 cuanto perciben por sueldos6 etc.

La informaci2n se obtiene y se prepara segLin lo ,u)gue con-eniente el

Contador P(blico6 por funciones6 por departamentos6 por alg(n proceso ;ue

sea adecuado a las circunstancias.

21Bna descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de

control relacionados incluye por lo menos cuatro características:

G (rigen de cada documento y registro en el sistema.


65/91

G Cómo se efect@a el procesamiento.

G "isposición de cada documento y registro en el sistema.

G Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la e-aluación de

los riesgos de control

3enta4as

G 'l estudio es detallado de cada operación con lo ;ue se obtiene un me,orconocimiento de la empresa.

G *e obliga al contador p@blico a reali)ar un esfuer)o mental6 ;ueacostumbra al an=lisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventa4as

G *e pueden pasar inad-ertidos algunas situaciones anormales.

G o se tiene un índice de e#ciencia.

7.9. );todo Gr1ico

Consiste en la preparación de diagramas de >u,o de los procedimientos

e,ecutados en cada uno de los departamentos in-olucrados en una operación.

Bn diagrama de >u,o de control interno consiste en una representación

simbólica y por medio de >u,o secuencia4 de los documentos de la entidad

auditada. 'l diagrama de >u,o debe representar todas las operaciones6

mo-imientos6 demoras y procedimientos de arci-o concernientes al proceso

descrito. 'ste m


66/91

Las cartas maestras presentan las relaciones eistentes entre los principales

departamentos.

Las cartas suplementarias muestran cada una6 la estructura de departamento

en forma mas detallada.

3enta4as

• Proporciona una rapida -isuali)aci(n de la estructura del

negocio. Desventa4as

• Perdida de tiempo cuando no se esta familiari)ado a este sistema o nocubre las necesidades del Contador PBblico.

•

"i#cultad para reali)ar pe;uenos cambios o modi#caciones ya ;ue sedebe elaborar de nue-o.

• *e recomienda como auiliar a los otros metodos.

7.8. )btodo de -uestionarios

/asicamente consiste en un listado de preguntas a tra-es de las cuales se

pretende e-aluar las debilidades y fortale)as del sistema de control interno.'stos cuestionarios se aplican a cada una de las areas en las cuales el auditor

di-idi2 los rubros a eaminar. Para elaborar las preguntas6 el auditor debe

tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden eistir de#ciencias

para asi

2%formular la pregunta cla-e ;ue permita la e-aluación del sistema en -igencia

en la

empresa.

eneralmente el cuestionario se dise?a para ;ue las respuestas negati-as

indi;uen una de#ciencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden


67/91

ser de tipo general y aplicable a cual;uier empresa6 pero la mayoría deben ser

especí#cas para cada organi)ación en particular y se deben relacionar con su

ob,eto social.

3enta4as

G 9epresenta un aorro de tiempo.

G Por su amplitud cubre con diferentes aspectos6 lo ;ue contribuye a

descubrir si alg@n procedimiento se alteró o descontinuó.

G 's >eible para conocer la mayor parte de las características del control

interno.

Desventa4as

G 'l estudio de dico cuestionario puede ser laborioso por su etensión.

G 0ucas de las respuestas si son positi-as o negati-as resultan

intrascendentes si no eiste una idea completa del por;ue de estas

respuestas.

). E%tudio 0 E-a"uaci!n de" contro" interno (or cic"o% de

tran%accione%

Consiste en identi#car6 por parte del auditor6 ciclos de transacciones cuyo

control interno estar= su,eto a re-isión y e-aluación. 'sta identi#cación incluye

el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las

características especí#cas del mismo.

2&

2.1. Ciclo de Ingresos

'l ciclo de ingresos de una empresa6 incluye todas a;uellas funciones ;ue se

re;uieren Ile-ar a cabo para cambiar por efecti-o6 can los clientes6 sus

productos o ser-icios. 'stas funciones incluyen la toma de pedidos de los

clientes6 el embar;ue de los productos terminados6 el use por los clientes del

os ser-icios ;ue presta la empresa6 mantener y cobrar las cuentas por cobrar a


68/91

clientes y recibir de estos el efecti-o. 'n -irtud de ;ue ciclo de ingresos es el

ciclo en ;ue el control #sico y el dereco de propiedad sobre los recursos se

-endes6 la determinaci2n del costo de yentas es una funci2n contable ;ue

puede identi#carse con el ciclo de ingresos.

Las funciones tipicas de un ciclo de ingresos son:

• (torgamiento de cr~dito

• Noma de pedidos

• 'ntrega o embar;ue de mercancia yQo prestaci2n del ser-icio

• Facturaci2n

• Contabili)aci(n de comisiones

• Contabili)aci(n de garantias

• Cuentas por cobrar

• Cobran)a

• Ingres+ del efecti-o

• A,uste a facturas yQo notas de cr~dito

• "eterminaci(n del costo de yentas

2.1.1. Asientos Comunes

• Las yentas

• Costo de yentas

• Ingresos de Ca,a

• "e-oluciones y reba,as en yentas

2

G Pro-isiones para cuentas dudosas.

2.1.!. Formas y "ocumentos 8itales

G Pedidos

G Trdenes y Conocimientos de 'mbar;ue

G Facturas de 8enta


69/91

G 9ecibos

G A-isos de remesas de fondos

G Ce;ues

G Cintas de m=;uinas registradoras

G "epósitos bancarios

3.9. -iclo de -ompras

'l ciclo de compras de una empresa incluye todas a;uellas funciones ;ue se

re;uieren lle-ar a cabo para:

G La ad;uisición de bienes6 mercancías y ser-icios

G 'l pago de las ad;uisiciones anteriorG Clasi#car6 resumir e informar lo ;ue se ad;uirió y lo ;ue se pago

'l ciclo de compras contiene la ad;uisición y el pago de:

G In-entarios

G Acti-o #,o

G *er-icios eternos

G *uministros o abastecimientos

'n este ciclo se clasi#ca la ad;uisición de los recursos antes mencionados

entre di-ersas cuentas de acti-o y de resultados. 'n -irtud de ;ue eisten

diferencias en tiempo entre la recepción del os recursos y el pago de los

mismos6 deben

considerarse tambien como parte de este ciclo las cuentas por pagar y lospasi-os acumulados deri-ados de la ad;uisici(n de dicos recursos.

Las funciones tipicas de compras son:

• *elecci(n de pro-eedores

• Preparaci(n de solicitudes de compra


70/91

• FundU especi#ca de compras

• 9ecepci2n de mercancias y suministros

• Control de calidad de mercancias y ser-icios ad;uiridos

• 9egistro y control de las cuentas por pagar y los pasi-os acumulados

• "esembolso de efecti-o.

2.!.1. Asientos Comunes

• Compras

• "esembolsos de efecti-o

• A,ustes6 distribuci(n de cuentas

• Pagos anticipados.

2.!.!. Formas y "ocumentos 8itales

• *olicitud de compra6 (rdenes de compra

• "ocumentos de recepci2n

• Facturas de pro-eedores

• otas de debit+ y credito

• *olicitudes de ce;ues

• Ce;ues

• Autori)aciones para desembolsos.

22.%. Ciclo de Producción

Las funciones del ciclo de producción mane,an recursos tales como in-entarios6

propiedades y e;uipos depreciables6 recursos naturales eistentes6 seguros

pagados por adelantado y otros acti-os no monetarios ;ue se tienen para

usarse


71/91

en el negocio.

'n un negocio de manufactura6 monta,e proceso6 la acti-idad mas importante

del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el

uso delos recursos ad;uiridos con ese propósito: materiales6 mano de obra directa y

elementos de costos indirectos.

'l ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y

mo-imiento de todos los recursos relacionados con los in-entarios6 asta ;ue

los

productos terminados se trans#eren a su almac


72/91

• La contrataci(n y utili)aci(n de mano de obra

• 'l pago de mano de obra

• Clasi#car6 resumir e informar lo ;ue se utili)o y pago de mano de obra

'l ciclo de nominas contiene la contratacibn6 utili)aci(n y pago de ser-icios

personales como por e,emplo nomina de mano de obra directa6 mano de obra

indirecta6 e,ecuti-a6 administrati-a6 etc.

'n -irtud de ;ue eisten diferencias en tiempo entre la recepci(n de los

ser-icios del personal y el pago de los mismos6 est~n relacionados como parte

de este ciclo de las cuentas por pagar y pasi-os acumulados deri-ados de la

obtenci2n de dicos recursos.

Las funciones tipicas de nominas son:

• 9eclutamiento y selecci(n de personal

• Contrataci2n de personal

• Lle-ar las relaciones laborales

• Prepara informes de asistencia

• 9egistro6 informaci2n y control de la n2mina

• "esembolso de efecti-o

• Promoci(n y e-aluaci(n de personal

2$2.&.1. Asientos comunes

G óminas pagadas

G /ene#cios de empleados

G "istribuciones de mano de obra


73/91

G A,ustes de nómina G

Pagos anticipados

2.&.!. Formas y documentos -itales

G *olicitud de empleo G

'ntre-ista y pruebas G

*elección preliminar G

'=menes físicos G

Contratos de traba,o G

A-iso de promoción

G A-iso de aumento salarial

G "espido de personal GLi;uidación al personal.

2.. Ciclo de Nesorería

'l ciclo de Nesorería de una empresa incluye a;uellas funciones ;ue tratan

cobre la estructura y rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Nesorería se inician con el reconocimiento ;ue las

necesidades de efecti-o6 contin@an con la distribución del efecti-o disponible a

las operaciones producti-as y otros usos y se terminan con la de-olución del

efecti-o a los in-ersionistas y a los acreedores.

5Las funciones tipicas de un ciclo de Nesoreria podrian ser:

• 9elaciones con sociedades #nancieras y de cr~dito

• 9elaciones con accionistas

• Administraci2n del efecti-o y las in-ersiones


74/91

• Acumulaci(n6 cobro y pago de intereses y di-idendos

• Custodia #scal del efecti-o y los -alores

• Administraci(n de monedas etran,eras incluyendo riesgos cambiarios.

2..1. Asientos Comunes

• Incurrir en deudas y pagarlas

• 'mitir y retirar acciones

• Ad;uirir y -ender acciones de tesoreria.

2..!. Formas y "ocumentos -itales

• Certi#cados o titulos de acciones

• "ocumentos por pagar

• 'misi(n de obligaciones

• Acciones6 bonos y otros de in-ersion

• Con-enios para plan de bene#cios• Ce;ues de di-idendos e intereses.

1

CAPI2#& 3I1 C&N2R& IN2ERN& 5&DE&

A5ERICAN& C&S&

1. Sínte%i%


75/91

'n septiembre de 1$$! el comit< de (rgani)aciones Patrocinadoras de la

Comisión NreadVay en los 'stados Bnidos6 publicó el documento denominado

Control Interno 0arco Integrado6 me,or conocido como el 0odelo de Control

C(*(6 por Las siglas en ingl


76/91

de operaci(n6 una o mas entradas6 y una o mas producciones6 el proceso

de#ne parametros de una o mas producciones

E"e&ento% 7ue inte/ra un &ode"o de contro".

a4 Conciencia de control y estilo operati-o. La conciencia de control es la

importancia ;ue la administraci2n le da al control interno y la actitud ;ue

toma para ;ue funcionen los controles establecidos asi como la difusi2n de

la importancia y el respeto a los mismos.

'l estilo operati-o lo determinan la integridad6 moti-aci(n6 competencia6

abilidades6 capacidad y aptitud ;ue posea la administraci2n6 adernas de ;ue

en cada puesto cla-e se encuentre la persona indicada para desarrollar el

puesto adecuadamente.

a4 Integridad y -alores eticos. 'l conse,o de administraci(n y el comite de

auditoria deben mantener un principio ~tico en la organi)aci(n6

proporcionando guias para la conducta apropiada6 in-alidando oportunidades

para conductas no eticos e impartiendo la disciplina correspondiente.

Los ob,eti-os y la manera como se logren estan basados en preferencias6

,uicios de -alor y estilos administrati-os. Nales preferencias y ,uicios de -alor

trasladados a modelos de conducta re>e,an la integridad de los

administradores y su compromiso con los -alores eticos.

&c4 Participación de la dirección y del comit< de auditoría en la -igilancia de la

entidad. 'l ambiente de control es afectado por el conse,o de administración y

el

comit< de auditoría6 ;uienes mediante sus e-aluaciones y sugerencias6 pueden

contribuir a un entorno m=s seguro y con#able.


77/91

#. An$"i%i%

'l primer aspecto cla-e es ;ue el control interno se de#ne como un

proceso. Por lo cual6 los controles internos no deben ser sucesos6

mecanismos o funciones ;ue con,untamente logren alg@n #n o resultado

como un sistema integrado de materiales6 e;uipo6 m


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controles6 y me,ora de los controles internos6 asi como tambien los ace

responsabilidad de todos.

. La e%tructura de" contro" interno

La estructura integrada identi#ca cinco componentes de control interno6 y

lo mas importante6 ilustra la union entre dicos componentes. Nambien

muestra la forma en ;ue la estructura de control atra-iesa las tres

categorias de ob,eti-os de una entidad:

n (peraciones e#cientes

n 9eporte #nanciero eacto

• Cumplimiento de regulaciones

Los cinco componentes del control interno son:

n Ambiente de control

n '-aluaci(n de riesgos

n Acti-idades de control

n Informaci(n y comunicaci(n

•

0onitoreo

(peran a lo largo de todos los aspectos de una organi)aci(n. "ebido a ;ue

estos componentes forman un sistema integrado6 las fortale)as en un area

pueden compensar las debilidades en otra6 proporcionando un ni-el apropiado

de control para los riesgos a ;ue se enfrente la organi)aci(n. A continuaci(n

anali)amos con mayor detalle los cinco componentes de control interno.

2

&.1. Ambiente de Control

'l ambiente de control se encuentra en función de la integridad y competencia


79/91

del personal de una organi)ación6 por lo ;ue tener una


80/91

riesgos desde fuentes internas y eternas. La e-aluaci(n de riesgos es la

identi#caci(n y analisis de a;uellos ;ue se relacionan con el logro de los

ob,eti-os6 formando una base para determinar la forma en ;ue deben

mane,arlos. Aun;ue tomar riesgos prudentes es necesario para crecer6 la

administraci2n debe identi#carlos y anali)arlos6 cuanti#car su magnitud6 yproyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias.

Consideramos ;ue oy en dia se debe prestar especial atenci2n a:

n Los a-ances tecnol(gicos

n Los ambientes operati-os en cambio

n Las nue-as lineas de negocio

n La restructuraci(n corporati-a

n La epansion o ad;uisici(n de operaciones etran,eras

n 'l personal de nue-o ingreso

n 'l crecimiento rapido.

Por la naturale)a dinamica de dicos factores6 la e-aluaci(n de riesgo no

puede e,ercerse una sofa -e) sino ;ue debe ser un proceso continuo.

Los procesos de e-aluaci(n de riesgos deben ser percibidos6 permitiendo a la

administraci(n anticipar los nue-as riesgos y tomar las medidas apropiadas. 'l

enfo;ue no se encuentra en el use de una metodologia de e-aluaci(n de

riesgos en particular6 sino en la reali)aci(n de la e-aluaci(n de riesgos como

una parte natural del proceso organi)acional de planeaci~n.

7

&.%. Acti-idades de control

Las acti-idades de control deben encontrarse integradas dentro del proceso de

la e-aluación de riesgos. Bna -e) ;ue los riesgos ayan sido anali)ados6 la


81/91

administración desarrolla acti-idades de control ;ue deben ser reali)adas

apropiada y oportunamente. *e aseguran ;ue se tomen las acciones

necesarias para cubrir los riesgos ;ue afecten el logro de los ob,eti-os.

Las acti-idades de control ocurren a lo largo de la organi)ación6 en todos los

ni-eles y todas las funciones6 incluyendo los procesos de aprobaciones6

autori)aciones6 -eri#caciones6 conciliaciones6 re-isión de actuación operati-a6

etc


82/91

• Procesamiento de cr~ditos y autori)aci(n en linea.

• 9eportes de ecepci2n y su seguimiento.

n Consideraciones de seguridad y controles de acceso.

Los controles #sicos aseguran ;ue el e;uipo de c(nnputo6 los in-entarios6

-alores6 obligaciones y titulos6 el efecti-o y otros acti-os se encuentran

seguros #sicamente6 y sean contados peri2dicamente y conciliados con los

montos ;ue se mantengan en los registros de control. ',emplos:

n Las cuentas de in-entario para todas las computadoras personales en

una organ i)aci(n.

n La sal-aguarda de los acti-os como computadoras notebooXs6 ;ue

pueden robadas f~cilmente.n Las acti-idades de control de la administraci(n de alto ni-el

generalmente

son re-isiones de los reportes y de otra informaci2n6 la cual puede

incluir:

a4 *eguimiento de las iniciati-as principales6 como el desarrollo de

sistemas.

b4 Anblisis de cifras reales contra las presupuestadas.

La administraci(n de acti-idades normalmente se re#ere a la re-ision de la

administraci(n de los reportes de actuaci(n6 como:

n Producti-idad

• Flu,os diarios de efecti-o

• Conformidad6 etc.

75Los indicadores de actuación se re#eren a los datos utili)ados en el reporte de

cierta información #nanciera y operacional cla-e6 ;ue sea anali)ada para

identi#car las =reas en ;ue los ob,eti-os se encuentren en peligro de no ser

alcan)ados. ',emplos de esto6 incluyen:


83/91

n Las -ariaciones en el precio de compra.

G 'l porcenta,e de recuperación.

G La calidad del producto.

's posible ;ue las compa?ías se encuentren demasiado controladas asta el

punto en ;ue las acti-idades de control impidan las operaciones e#cientes6

disminuyendo la calidad del sistema de control.

Por e,emplo6 un proceso de aprobación ;ue re;uiera -arias #rmas diferentes

puede ser no tan efecti-o como un proceso ;ue re;uiera de una o dos #rmas

autori)adas de los funcionarios con esa responsabilidad6 ;ue realmente re-isen

lo ;ue est=n aprobando antes ;ue lo #rmen. Al di-idir la responsabilidad entre

-arias personas6 la responsabilidad y con#an)a6 así como tambi


84/91

2.7. )onitoreo

Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para

asegurarse de ;ue el proceso se encuentra funcionando como se pretende.

'sto es

etremadamente importante por;ue los factores internos y eternos cambian

continuamente6 por los ;ue los controles ;ue una -e) fueron apropiados y

efecti-os6 pudieran ya no ser los adecuados.

A"cance 0 recuencia de" &onitoreo. 'l alcance y frecuencia de las acti-idades de

monitoreo depende de ;ue los riesgos sean controlados6 y del ni-el de

con#abilidad de la administración con respecto al proceso de control.

'l monitoreo de los controles internos puede ser logrado por medio de las

acti-idades continuas6 ;ue se construyan en los procesos de negocio y de las

e-aluaciones por separado de la administración6 de auditoría interna o de

partes eternas.

Las acti-idades de monitoreo continuas ;ue eaminen la efecti-idad del

control

interno incluyen acti-idades regulares de administración y super-isión6conciliaciones y otras acciones de rutina.

7!

'. Ree%tructuraciOn de "o% contro"e% interno%

'iste la necesidad de ;ue los altos e,ecuti-os de -arias organi)aciones tomen

una posici(n proacti-a6 y e-alCien y reestructuren los controles internos

comparando a la compariia con sus familiares o con otras entidades.


85/91

Controles implementados en los procesos del ne!ocio

*e deben implementar controles efecti-os en los procesos del negocio6 sin

inibir la reali)aci~n del proceso operati-o. Los controles internos ;ue se

acen la e,ecuci(n lenta son e-itados en mucas instancias6 lo cual puede sermas da#ino ;ue no tener controles6 debido al falso sentido de seguridad

proporcionado.

0ucos controles son ya sea demasiado molestos6 como -arios procesos de

aprobaci2n6 o se presentan demasiado tarde en el proceso6 como la inspecci2n

de la salida del proceso.

*e deben implementar controles efecti-os en los procesos del negocio de tal

forma ;ue a ;uienes sigan los procedimientos no se les recuerde

constantemente ;ue eisten. Los controles deben re>e,ar el ni-el de riesgo y

las eposiciones deben de ser cubiertas.

Por supuesto6 el bene#cio del logro del ob,eti-o debe de ser sopesado con el

costo del control. Al mismo tiempo6 los controles deben de ser >eibles y lo

su#cientemente adaptables para lidiar con el ambiente siempre cambiante6 y

asi permanecer efecti-os.

7%

CONCLUSIONESLa preocupaci(n del ombre por satisfacer las necesidades de la poblaci(n

;ue dia a dia crece mas6 a originado en los Ciltimos a#os la creaci(n de

pe;uenas y medianas empresas cada -e) mas competiti-as y con mayor

-olumen de operaciones6 lo cual a traido como consecuencia una gran

comple,idad en el mane,o de las mismas obligando a sus propietarios y


86/91


87/91

La utili)ación del Control Interno en las entidades permite ;ue se redu)can en

gran magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral6 ya ;ue

obliga a cada elemento de la organi)ación a ser mayor controlado por la

persona

pertinente

'l control interno comprende el plan de organi)ación y la coordinación de

todos los m


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des-ios o ecepciones a lo predeterminado6 para e-aluarlo en cuanto a su

magnitud e importancia6 en

Control Interno-Operac Basicas Comp

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