CHẾ ĐỘ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ ÁP DỤNG TỪ 01/01/2011

Web: www.vtca.vn Email: HoiTuVanThue@yahoo.com

ĐT :39726442

Người trình bày: Nguyễn Thị Cúc Chủ tịch Hội tư vấn thuế

Doanh nghiệp cần làm Tự xác định thuộc đối tượng nào: tự in,HĐ

điện tử, đặt in, mua HĐ

Nếu thuộc tự in cần tự đánh giá đủ năng lực quản lý: thiết bị kỷ thuật, phầm mềm bán hàng,ra QĐ tự in…nếu chưa yên tâm có thể chuyển đặt in

Nếu thuộc đặt in cần lựa chọn DN nhận in, ký HĐ, có thể tham khảo website cục thuế TP Hà nội

Doanh nghiệp cần làm Các đối tượng thuộc tự in,HĐ điện tử, đặt in

-Thiêt kế mẫu HĐ của mình theo tiêu thức bắt buộc và không bắt buôc

-Tính toán,Xác định số lượng mỗi loại HĐ cần sử dụng: GTKT, HĐXK, PXK…

- Ra thông báo phát hành HĐ gửi cơ quan thuế, niêm yết thông báo phát hành HĐ tại nơi bán hàng

Doanh nghiệp cần làm Đến ngày 31/12/2010 các DN phải tiến

hành kiểm kê số lượng HĐ thực tế

Nếu có nhu cầu sử dụng tiếp thì đăng ký với CQ thuế để sử dụng tiếp đến 31/3/2011

Nếu không có nhu cầu sử dụng, huỷ HĐ và sử dụng HĐ mới

. Các loại hoá đơnThông tư

120/2002/TT-BTCThông tư

153/2010/TT-BTC

- Hóa đơn GTGT- Hoá đơn bán hàng- Hoá đơn cho thuê TC.- Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền).- Các loại hoá đơn khác, tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và: PXK kiêm vận chuyển nội bộ, PXK hàng gửi bán đại lý...

- Hóa đơn GTGT- Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn xuất khẩu- Các hoá đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm..- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Cụ thể các loại hóa đơn

a)HĐ GTGT sử dụng bán HHDV nội địa dành cho các TC-CN nộp thuế GTGT theo phương pháp KT

b) HĐ bán hàng sử dụng bán HHDV nội địa dành cho các TC-CN nộp thuế GTGT theo PP trực tiếp

-TC-CN trong khu phi thuế quan khi bán HHBV sử dụng HĐ bán hàng, trên HĐ ghi rõ “Dành cho TC-CN trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3. Phụ lục 5).

c) HĐXK dùng trong HĐ kinh doanh XNKHH, cung ứng DV ra NN, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như XK, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của PL về TM.

d) HĐ khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền BH…đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyểnHK; chứng từ thu cước phí

vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ NH…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của PL có liên quan.

. Hình thức hoá đơn

Thông tư 120/2002/TT-BTC

Thông tư 153/2010/TT-BTC

- Hóa đơn tự đặt in - Hoá đơn do BTC uỷ quyền cho TCT in, phát hành để bán, cấp cho các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn

-Hoá đơn tự in -Hoá đơn điện tử -Hoá đơn đặt in do DN đặt in (hiện nay vẫn gọi là hoá đơn tự in); hoá đơn do CT đặt in bán, cấp cho hộ, cá nhân KD

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

(Theo TT 120/2002/TT-BTCcác chứng từ này được coi là một loại hóa đơn).

Chứng từ in, phát hành, sử dụng và quản lý nhưHĐ

.Cụ thể hình thức HĐ

HĐ tự in là HĐ do các tổ chức KD tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán HH-DV

HĐ điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bánHH-DV được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và QL theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

HĐ đặt in là HĐ do các TC, hộ, CN kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán HH-DV, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các TC, hộ, CN

Nội dung trên HĐ đã lập

1. Nội dung bắt buộc trên HĐ đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.( 10 chỉ tiêu)

1.1 Tên loại hoá đơn Tên loại HĐ thể hiện trên mỗi tờ HĐ. như HĐ GTGT,

HĐ BÁN HÀNG… Trường hợp HĐ còn dùng như một chứng từ cụ thể

cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại HĐ với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ:, HOÁ ĐƠN GTGT(PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GTGT - PHIẾU THU TIỀN,

Đối với HĐXK, thể hiện tên loại hoá đơn là HĐXK hoặc tên gọi khác theo thông lệ, tập quán TM. Ví dụ: INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…

Nội dung trên HĐ đã lập

1.2 Ký hiệu mẫu số HĐ . Ký hiệu mẫu số HĐ thể hiện ký hiệu tên loại HĐ, số liên,

số thứ tự mẫu trong một loại HĐ (một loại HĐ có thể có nhiều mẫu).

Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

- Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể: Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán

hàng

Nội dung trên HĐ đã lập

( tiếp) Ký hiệu mẫu số hoá đơn Ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên HĐ 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của HĐ 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên

với số thứ tự của mẫu trong một loại HĐ. 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu

trong một loại HĐ.

Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn

Loại hoá đơn Mẫu số

1- Hoá đơn giá trị gia tăng. 2- Hoá đơn bán hàng. 3- Hoá đơn xuất khẩu.4- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan).5- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; + Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

01GTKT02GTTT06HDXK07KPTQ

03XKNB04HGDL

:

Nội dung trên HĐ đã lập

1.3.Ký hiệu hoá đơn :là dấu hiệu phân biệt HĐ bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành HĐ. ký hiệu HĐ có 6 ký tự đối với HĐ của các TC-CN tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu HĐ. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in

hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức HĐ.

Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm.

Nội dung trên HĐ đã lập

(Tiếp)Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu: E: Hoá đơn điện tử, T: Hoá đơn tự in, P: Hoá đơn đặt in; - Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/). Ví dụ: AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu HĐ; 11: HĐ tạo năm

2011; E: là ký hiệu HĐ điện tử; AB/12T: trong đó AB: là ký hiệu HĐ; 12: HĐ tạo năm

2012; T: là ký hiệu HĐ tự in; AA/13P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: HĐ tạo

năm 2013; P: là ký hiệu HĐ đặt in.

Nội dung trên HĐ đã lập

Ký hiệu HĐ đặt in của Cục Thuế Để phân biệt HĐ đặt in của các Cục Thuế và

HĐ của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã HĐ do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: HĐ do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:

01AA/11P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, phát hành năm 2011;

03AB/12P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, phát hành năm 2012;

Nội dung trên HĐ đã lập

1.4 Tên liên hóa đơn Mỗi số HĐ phải có từ 2 liên trở lên và tối

đa không quá 9 liên, trong đó:+ Liên 1: Lưu. + Liên 2: Giao cho người mua. Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên

theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Nội dung trên HĐ đã lập

1.5 Số thứ tự HĐSố thứ tự của HĐ là số theoTT dãy số tự nhiên trong

ký hiệu HĐ, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu HĐ. 1.5 Tên, địa chỉ, MST của người bán; 1.7 Tên, địa chỉ, MST của người mua; 1.8 Tên HHDV;ĐV tính, số lượng, đơn giá

HHDV; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với HĐGTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa

có thuế GTGT, phải có dòng thuế suất , tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Nội dung trên HĐ đã lập

1.9 Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập HĐ.

1.10 Tên tổ chức nhận in HĐĐối với HĐ đặt in, trên HĐ phải thể hiện

tên và MST của tổ chức nhận in trên từng tờ HĐ.

Nội dung trên HĐ đã lập

1.11. HĐ được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần thêm chữ NN thì chữ NN

-Mỗi mẫu HĐ sử dụng của một TC-CN phải có cùng kích thước.

-Đối với HĐXK, gồm:số thứ tự HĐ; ký hiệu mẫu số HĐ; ký hiệu HĐ; tên, địa chỉ đơn vị XK; tên, địa chỉ đơn vị NK; tên HHDV, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị XK . Trường hợp trên HĐXK chỉ sử dụng 1 ngôn ngữ thì sử dụng tiếng Anh.

TC-CN được sử dụng HĐGTGT cho việc bán HH-DV khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như XK .

Nội dung không bắt buộc trên HĐ

2. Nội dung không bắt buộc trên HĐ đã lập a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn, tổ

chức, CNKD có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho HĐKD, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc.

c) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với PL hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên HĐ.

HĐkhông cần chữ ký người mua, dấu người bán

TCKD bán HHDV có thể tạo, PH và sử dụng HĐ không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán đối với : HĐ điện; nước; dịch vụ viễn thông; dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in .

- HĐ tự in của TCKD siêu thị, trung tâm TM được thành lập theo quy định của PL không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

.Nguyên tắc tạo hoá đơn1. Tạo HĐ là làm ra mẫu HĐ để sử dụng bán HH-DV2. Tổ chức, hộ, CNKD có thể đồng thời tạo nhiều hình thức HĐ khác nhau

( tự in, đặt in, điện tử) -TC KD mới thành lập hoặc đang HĐ được tạo HĐ tự in nếu đủ ĐK -TC KD thuộc đối tượng tự in nhưng không tự in HĐ thì được tạo HĐ đặt in -Tổ chức, hộ, CN KD nộp thuế GTGT theo PPKT không thuộc đối tượng tự in thì được

tạo HĐ đặt in -Tổ chức không phải là DN nhưng có HĐKD ; hộ, CNKD; DN siêu nhỏ; DN ở địa bàn có

điều kiện KT – XH khó khăn và đặc biệt khó khăn được mua HĐ của cq thuế( riêng DN chỉ mua đến 31/12/2011)

- Các đơn vị SN công lập có HĐSXKD theo quy định của PL đáp ứng đủ ĐK tự in nhưng không tự in thì được tạo HĐ đặt in hoặc mua HĐ của CQ thuế.

-Tổ chức không phải là DN; hộ, không KD nhưng có PS bán HH-DV cần HĐ để giao cho khách hàng được CQ thuế cấp HĐ lẻ..

3.Tổ chức, hộ, CN khi tạo HĐ không được tạo trùng số HĐ trong cùng ký hiệu.

4. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên HĐ phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của PL về kế toán.

.Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

a) Các DN, đơn vị SN được tạo HĐ tự in kể từ khi có MST gồm:- DN thành lập theo quy định của PL trong khu CN, khu KT, khu CX, khu CN cao.- Các đơn vị SN công lập có HĐSXKD.- DN có mức vốn điều lệ từ năm (05) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành HĐ.

7.Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

Tiếp b) TC-CN đang HĐ không thuộc các trường hợp trên được tự in HĐ, nếu có đủ các ĐK sau:- Đã được cấp MST;- Có doanh thu bán HHDV; - Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập HĐ khi bán HHDV;- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán HHDV gắn liền với phần mềm KT, đảm bảo dữ liệu của HĐ bán HHDV được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập HĐ.- Không bị xử phạt vi phạm PL về thuế hoặc hoặc tổng số tiền phạt vi phạm PL về thuế dưới 20 triệu đồng trong vòng 365 ngày từ ngày TB phát hành HĐ tự in lần đầu trở về trước.

7.Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

Tất cả các ĐV được tự in HĐ, trước khi tạo HĐ phải ra quyết định áp dụng HĐ tự in gửi cho CQ thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này

QĐ áp dụng HĐ tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in HĐ;- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in HĐ;- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, LC và lưu trữ dữ liệu HĐ tự in trong nội bộ tổ chức;- Mẫu các loại HĐ tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định

.Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

Tiếp Tổ chức được tạo HĐ tự in sử dụng chương trình tự in HĐ từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:- Việc đánh số thứ tự trên HĐ được thực hiện tự động. Mỗi liên của 1 số HĐ chỉ được in ra 1 lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao .- Phần mềm ứng dụng để in HĐ phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Tạo hóa đơn điện tử

1. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, hộ, CNKD đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 2. HĐ điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.3. Việc QL, sử dụng HĐ điện tử được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính

.Tạo hoá đơn đặt in

1. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in: a. Tổ chức kinh doanh; hộ và cá nhân kinh doanh có mã số thuế (không bao gồm hộ, cá nhân nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) được tạo hoá đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

b.TC KD thuộc đối tượng tự in nhưng không tự in HĐ thì được tạo HĐ đặt in .Tổ chức, hộ, CN KD nộp thuế GTGT theo PPKT không thuộc đối tượng tự in thì được tạo HĐ đặt in

c. Cục Thuế tạo hóa đơn đặt in để bán và cấp cho các đối tượng

.Tạo hoá đơn đặt in

-Tiếp : HĐ đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập HĐ có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định

-Đối tượng được tạo HĐ đặt in tự quyết định mẫu HĐ đặt in.Trên HĐ đặt in phải in sẵn tên, MSTvào tiêu thức “tên, MST người

bán- Đối với các số HĐ đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn ĐC

, khi có sự thay đổi ĐC, nếu có nhu cầu sử dụng HĐ đã đặt in thì đóng dấu ĐC mới vào bên cạnh ĐC đã in sẵn để sử dụng.

-Nếu DN đặt in HĐ cho các đơn vị trực thuộc thì tên DN phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ HĐ. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, MST, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.

-Đối với HĐ do Cục Thuế đặt in, tên Cục Thuế được in sẵn phía trên bên trái của tờ HĐ.

.In hóa đơn đặt in

a) HĐ đặt in được in theo HĐ giữa tổ chức, hộ, CNKD hoặc Cục Thuế với ĐV nhận in HĐ là DN có ĐKKD còn hiệu lực và có giấy hoạt động ngành in

b) HĐ in HĐ được thể hiện bằng văn bản theo quy định của Luật Dân sự. HĐ ghi cụ thể loại HĐ, ký hiệu mẫu số HĐ, ký hiệu HĐ, số lượng, số thứ tự HĐ đặt in ,kèm theo hóa đơn mẫu. c) Trường hợp tổ chức nhận in HĐ tự in HĐ đặt in để sử dụng cho mục đích bán HH-DV của mình, phải có quyết định in HĐ của thủ trưởng đơn vị. QĐ in phải đảm bảo các nội dung quy định như loại HĐ, mẫu số HĐ, ký hiệu HĐ, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in kèm theo hóa đơn mẫu.

.Trách nhiệm của tổ chức nhận in

-In HĐ theo đúng HĐ đã ký, không được giao cho tổ chức in khác - QL, bảo quản các bản phim, bản kẽm …trong việc tạo HĐ theo

thỏa thuận với ĐV đặt in. Trường hợp muốn sử dụng các bản phim, bản kẽm để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ.

-Hủy HĐ in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm ..theo thỏa thuận với Đv đặt in;

- Thanh lý HĐ in với ĐV đặt in HĐ- Lập BC về việc nhận in HĐ cho CQ thuế QL trực tiếp. Về: tên,

MST, địa chỉ TC-_CN đặt in; loại, ký hiệu HĐ, ký hiệu mẫu số, số lượng đã in (từ số … đến số) cho từng Đv in.BC gửi 1 năm 2 lần: lần 1 BC in HĐ 6 tháng đầu năm chậm nhất là ngày 20/ 7, lần 2 BC in HĐ 6 tháng cuối năm chậm nhất là ngày 20/ 1 năm sau.

.Trách nhiệm của tổ chức nhận in

- Tiêp.Trường hợp tổ chức nhận in HĐ ngừng hoạt động in HĐ thì kỳ báo cáo in HĐ cuối cùng bắt đầu từ đầu kỳ báo cáo cuối đến thời điểm tổ chức nhận in ngừng hoạt động in HĐ, thời hạn nộp báo cáo về việc nhận in HĐ chậm nhất là ngày 20 tháng sau của tháng ngừng hoạt động in HĐ (Ví dụ, ngừng in hóa đơn vào tháng 5/2011 thì chậm nhất là ngày 20/6/2011 phải nộp báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho kỳ báo cáo từ tháng 1 đến tháng 5 cho cơ quan thuế)

- Trường hợp tổ chức nhận in HĐ mới bắt đầu hoạt động SXKD hoặc có hoạt động in HĐ sau khi ngừng hoạt động in thì thời gian báo cáo về việc nhận in HĐ đầu tiên tính từ ngày bắt đầu hoạt động SXKD hoặc bắt đầu lại hoạt động in đến hết tháng 6 hoặc hết tháng 12.(Ví dụ tháng 3/2011 bắt đầu nhận in HĐ thì chậm nhất là ngày 20/7/2011 phải nộp báo cáo nhận in HĐ cho kỳ báo cáo từ tháng 3 đến tháng 6 cho cơ quan thuế)

. Phát hành HĐ của tổ chức, hộ, cá nhân KDTT 120/2002/TT-BTC TT 153/2010/TT-BTC

- Đăng ký mẫu hoá đơn tự in với cơ quan thuế- Đăng ký phát hành hoá đơn

- Thông báo phát hành hoá đơn với cơ quan thuế (bao gồm mẫu HĐ)

.Phát hành HĐ của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

1. TC, hộ trước khi sử dụng cho việc bán HHDV, trừ HD mua, cấp tại CQ thuế, phải lập Thông báo PHHĐ.2. Thông báo PHHĐ gồm: tên đơn vị PHHĐ, MST,ĐC, điện thoại, các loại HĐPHH (tên loại ký hiệu HĐ, ký hiệu mẫu số HĐ, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng HĐ thông báo PH (từ số... đến số...), HĐ mẫu, tên và MST của DN in HĐ , ngày lập Thông báo, tên, chữ ký của người đại diện theo PL và dấu của đơn vị.Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ KD, tổ chức, hộ, CNKD phải gửi thông báo PH HĐ cho CQ thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số HĐ đã PH chưa SD, sẽ sử dụng tiếp.-Riêng HĐXK, nếu có sự thay đổi mẫu HĐ nhưng không thay đổi các nội dung bắt buộc thì không phải thông báo PH mới.3. HĐ mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của HĐ giao cho người mua loại được phát hành, số HĐ là một dãy các chữ số 0 và có chữ “Mẫu” trên tờ HĐ.

.Phát hành hoá đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

4 .Thông báo PHHĐ được gửi đến CQ thuế QL trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi bắt đầu sử dụng HĐ và trong 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo PH. Thông báo PHHĐ gồm cả HĐ mẫu phải được niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng HĐ bán HHDV trong suốt thời gian sử dụng HĐNếu DN có các ĐV trực thuộc, CN có sử dụng chung mẫu HĐ của DN thì từng đơn vị trực thuộc, CN phải gửi Thông báo PH cho CQ thuế QL trực tiếp. -Nếu nhận Thông báo PH của DN nhưng kg đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được TB, CQ thuế phải có văn bản TB cho DN biết.DN có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo PH mới.

-TCT có trách nhiệm XD hệ thống dữ liệu thông tin về PHHĐ trên website để tra cứu, cung cấp thông tin về HĐ.

Phát hành hóa đơn của Cục Thuế

1.HĐ do Cục Thuế đặt in trước khi bán, cấp lần đầu phải lập TB PHHĐ.

2. Nội dung thông báo PHHĐ, HĐ mẫu như DN3. Thông báo PHHĐ phải được gửi đến tất cả các

Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo PH và trước khi cấp, bán. TBPHHĐ niêm yết ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian thông báo PH còn hiệu lực tại vị trí dễ thấy khi vào CQ thuế.Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung TB PHHĐ lên trang Web Tổng cục Thuế thì không phải gửiTBPHHĐ đến Cục Thuế

.Bán hoá đơn doCục Thuế đặt in

1. Đối tượng ban CQ thuế bán HĐ cho tổ chức không phải là DN

nhưng có HĐKD(là tổ chức có HĐKD nhưng không được thành lập và HĐ theo Luật DN, Luật các tổ chức TD, Luật KD bảo hiểm; hộ,CNKD; DN siêu nhỏ( là DN có từ 10 LĐ trở xuống theo quy định tại Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009); DN ở tại địa bàn có ĐK KT-XH khó khăn và đặc biệt khó khăn(theo Nghị định số 124/2008/NĐ-CP ngày 11/12/2008 của Chính phủ)- Từ ngày 1/1/2012 DN không mua HĐ mà sẽ đặt in HĐ

Cơ sở KD xác định và chịu trách nhiệm về số lượng LĐ kê khai với cơ quan thuế khi mua HĐ.

.Bán hoá đơn doCục Thuế đặt in

2. Giá bán: bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí gồm: giá đặt in và phí phát hành. Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán HĐ theo nguyên tắc trên. Cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết.CQ thuế quản lý trực tiếp thực hiện bán HĐ cho các đối tượng theo quy định

. Bán hoá đơn do Cục Thuế đặt in TT 99/2003/TT-BTC TT 153/2010/TT-BTC

- Về hồ sơ mua lần đầu

- Đơn xin mua hoá đơn- Giấy giới thiệu- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế

- Đơn đề nghị mua hoá đơn

- Thời gian giải quyết mua HĐ lần đầu

- 5 ngày - Giải quyết bán ngay.

(tiếp)

. Bán hoá đơn do Cục Thuế đặt in TT 99/2003/TT-BTC TT 153/2010/TT-BTC

- Số lượng mua HĐ lần đầu

- Không quá 2 quyển - Không quá 1 quyển 50 số

- Số lượng mua HĐ các lần tiếp theo

Nếu chưa hết tháng đã sử dụng hết hoá đơn mua lần đầu (02 quyển), cơ quan thuế sẽ căn cứ vào thời gian sử dụng hoá đơn mua lần đầu để quyết định số lượng hoá đơn được mua lần tiếp theo, sau khi đã xác định được số lượng hoá đơn sử dụng tháng thì sẽ bán theo mức sử dụng của tháng trước liền kề. 

Nếu chưa hết tháng đã sử dụng hết hoá đơn mua lần đầu (1 quyển 50 số), cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hoá đơn bán lần tiếp theo

.Cấp hoá đơn do Cục Thuế đặt in

1. CQ thuế cấp HĐ cho các TC không phải là DN, hộ và CN không KD nhưng có bán HH, cung ứng DV cần có HĐ để giao cho khách hàng.2. HĐ do CQ thuế cấp gọi là hoá đơn lẻ.HĐ để giao cho K.H được CQ thuế cấp HĐ lẻ là loại HĐ bán hàng.Trường hợp DN sau khi đã giải thể, phá sản, đã quyết toán HĐ, đã đóng MST phát sinh thanh lý tài sản cần có HĐ để giao cho người mua được CQ thuế cấp hoá đơn lẻ l. Riêng đối với TC, CQ nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo PPKT có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế GTGT được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do CQ có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp HĐGTGT để giao cho người mua.

. CQ thuế cấp HĐ lẻ

- Đối với tổ chức: CQ thuế QL địa bàn nơi TC đăng ký MST hoặc nơi đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong QĐ thành lập.- Đối với hộ và CN không KD: CQ thuế QL địa bàn nơi cấp MST hoặc nơi ĐK hộ khẩu thường trú Trường hợp TC, hộ và CN không KD có BĐS cho thuê thì cấp HĐ lẻ.Người có nhu cầu sử dụng HĐ lẻ phải có đơn đề nghị cấpHĐ lẻ. CQ thuế hướng dẫn NNT xác định số thuế phải nộp theo quy định của PL . Người đề nghị cấp phải lập HĐ đủ 3 liên tại CQ thuế và phải nộp đủ thuế trước khi nhận HĐ lẻ. Sau khi có chứng từ nộp thuế , CQ thuế đóng dấu CQ thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho NNT, liên 3 lưu tại CQ thuế

.Các hình thức ghi ký hiệu để nhận dạng HĐ

1.Đối tượng in, PHHĐ phải quy ước các ký hiệu nhận dạng trên HĐ do mình PH

ĐV có thể chọn 1 hay nhiều hình thức sau để làm ký hiệu nhận dạng : dán tem chống giả; dùng kỹ thuật in đặc biệt; dùng giấy, mực in đặc biệt; đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt PH HĐ, in sẵn các tiêu thức ổn định trên HĐ (như tên, MST, ĐC người bán; loại HHDV; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập HĐ...2. Trường hợp phát hiện các dấu hiệu vi phạm LQ đến việc in, PH, QL, sử dụng HĐ thì phải báo ngay CQ thuế. Khi CQ thuế , CQ nhà nước có thẩm quyền YC xác nhận HĐ thì ĐV in, PHHĐ phải trả lời bằng VB trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đượcYC

. Nguyên tắc lập HĐ

a)HĐ được lập và giao cho người mua HHDV theo quy địnhb) Người bán phải lập HĐ khi bán HHDV, bao gồm cả HHDV KMQC,

hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người LĐ và TD nội bộ (trừ HHLC nội bộ để tiếp tục quá trình SX); xuất HH dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.

c)Nội dung HĐ phải đúng NV kinh tế PS; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ…; gạch chéo phần còn trống (nếu có). HĐ được lập 1 lần thành nhiều liên. Nội dung thống nhất trên các liên

d) HĐ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.Nếu có nhiều ĐV trực thuộc trực tiếp bán hàng …cùng sử dụng hình thức HĐ đặt in có phân chia cho cơ sở thì phải sử dụng HĐ theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số HĐ được phân chia.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên HĐ

a.Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập HĐNgày lập HĐ đối với HH là thời điểm CG quyền SH hoặc quyền SD, kg

phân biệt đã thu tiền hay chưa.Đối với DV là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, kg phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước thì ngày lập HĐ là ngày thu tiền. Đối với điện, nước sinh hoạt, DV viễn thông, TH chậm nhất kg quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, TH.

Đối với XDLĐ là TĐ nghiệm thu, bàn giao CT, hạng mục CT, KLXD, LĐ hoàn thành, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng HM, công đoạn DV thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập HĐ

KDBĐS, XD CSHT, XD nhà để bán, chuyển nhượng có thu tiền trước theo tiến độ, theo HĐ thì ngày lập HĐ là ngày thu tiền.

Đối với HHDVXK do người XK tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người XK và người NK. Ngày xác định doanh thu XK để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục HQ trên tờ khai HQ.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên HĐ

a.Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập HĐ( tiếp) Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ

cho người mua thường xuyên là tổ chức, CNKD; cung cấp DV NH, CK, ngày lập HĐ thực hiện định kỳ theo HĐ giữa hai bên kèm BK hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán HH hoặc cung cấp DV. Ngày lập HĐ đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên HĐ

b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, MST người bán”, “tên, địa chỉ, MST người mua”:

Tên đầy đủ hoặc viết tắt theo giấy CN ĐKKD, ĐK thuế.Trường hợp ĐV bán hàng có ĐV trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của ĐV trực thuộc.Nếu ĐV trực thuộc không có MST thì ghi MST của trụ sở chính.Trường hợp khi bán HH-DV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy HĐ hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, MST (nếu có) thì vẫn phải lập HĐ và ghi rõ “người mua không lấy HĐ” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, MST”.Riêng đối với các ĐV bán lẻ XD, nếu người mua không lấy HĐ, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 HĐ cho tổng DT người mua không lấy HĐ phát sinh trong ngày.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên HĐ

c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên HHDV, ĐV tính, SL, đơn giá, thành tiền”: ghi theo TT tên HHDV bán; gạch chéo phần bỏ trống

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, họ tên)”Trường hợp thủ trưởng ĐV không ký vào HĐ thì phải có giấy UY cho người bán ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ HĐ.đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng quaĐT, qua mạng, FAX thì người mua không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên HĐ. Khi lập HĐ ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.e) Đồng tiền ghi trên HĐĐồng tiền ghi trên HĐ là đồng Việt Nam. Trường hợp được thu ngoại tệ thì, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

.Hướng dẫn lập HĐ bán HHVD vụ một số trường hợp

2.1. TC-CN thuộc đối tượng nộp thuế GTGTtheo PPKT thuế khi bán HH-DV phải sử dụng HĐ GTGT. Khi lập HĐ, TC-CN phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên HĐ. Trên HĐ GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.

Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn bán hàng.

.Hướng dẫn lập HĐ bán HHVD vụ một số trường hợp

2.2.. Tổ chức, cá nhân XNK là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nhận nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho các cơ sở khác, khi trả hàng cơ sở nhận uỷ thác lập chứng từ như sau:

Cơ sở nhận NK uỷ thác khi xuất trả hàng NK uỷ thác, nếu đã nộp thuế GTGT ở khâu NK, cơ sở lập hoá đơn GTGT để cơ sở đi uỷ thác NK làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với HH uỷ thác nhập khẩu. Trường hợp cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu NK, khi xuất trả hàng NK uỷ thác, cơ sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông HH trên thị trường. Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu NK cho hàng hoá NK uỷ thác, cơ sở mới lập HĐ theo quy định trên.

.Hướng dẫn lập HĐ bán HHVD vụ một số trường hợp

Tiếp Hoá đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác ghi:

(a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hoá thực tế nhập khẩu theo giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phải nộp theo chế độ quy định ở khâu nhập khẩu (nếu có).

(b) Thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT ghi theo số thuế đã nộp ở khâu nhập khẩu.

(c) Tổng cộng tiền thanh toán (= a + b) Cơ sở nhận nhập khẩu uỷ thác lập hoá đơn GTGT

riêng để thanh toán tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu.

.Hướng dẫn lập HĐ bán HHVD vụ một số trường hợp

2.3. Cơ sở xây dựng có công trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực hiện dài, việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao, phải lập hoá đơn thanh toán khối lượng xây lắp bàn giao. Hóa đơn GTGT phải ghi rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT. Trường hợp công trình xây dựng hoàn thành đã lập hóa đơn thanh toán giá trị công trình nhưng khi duyệt quyết toán giá trị công trình XDCB có điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải thanh toán thì lập hóa đơn, chứng từ điều chỉnh giá trị công trình phải thanh toán.

.Ủy nhiệm lập hóa đơn 1. Người bán hàng được UN cho bên thứ ba lập HĐ

cho hoạt động bán HHDV. HĐ được UN cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị UN và đóng dấu đơn vị UN phía trên bên trái của tờ HĐ (trường hợp HĐ tự in được in từ thiết bị của bên được UN hoặc HĐ điện tử thì không phải đóng dấu của ĐVUN. Việc UN phải được xác định bằng văn bản giữa bên UN và bên nhận UN.2. Nội dung văn bản UN phải ghi đầy đủ các thông tin về HĐUN (hình thức HĐ, loại HĐ, ký hiệu HĐ và số lượng HĐ (từ số... đến số...)); mục đích UN; thời hạn UN; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt HĐUN (nếu là HĐ tự in hoặc HĐ điện tử); phương thức thanh toán HĐ UN

.Ủy nhiệm lập hóa đơn

3. Bên UN phải lập thông báo UN có ghi đủ các thông tin về HĐUN, mục đích UN, thời hạn UN dựa trên văn bản UN đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên UN cho bên nhận UN. Thông báo UN phải được gửi đến CQ thuế QL trực tiếp bên UN và bên nhận UN.4. Bên nhận UN phải niêm yết thông báo UN tại nơi bán HHDV được UN lập HĐ .  5. Khi hết thời hạn UN hoặc chấm dứt trước hạn UN , hai bên phải xác định bằng văn bản và bên được UN phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán HHDV.6. Bên UN và bên nhận UN phải tổng hợp BC định kỳ việc sử dụng các HĐ UN trong BC sử dụng HĐ hàng quý theo quy định

Bán HHDV không bắt buộc phải lập hóa đơn

1. Bán HHDV có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đ/ lần thì kg phải lậpHĐ, trừ trường hợp người mua yêu cầu l 2. Khi bán HHDV không phải lập HĐ, người bán phải lập BK bán lẻ HHDV. BK phải có tên, MST và địa chỉ của người bán, tênHHDV, Giá trị bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập BK. Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo PPKT thì BK bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. HHDV bán ra ghi trên BK theo thứ tự bán hàng trong ngày

3. Cuối mỗi ngày, lập một HĐGTGT hoặc HĐ bán hàng ghi số tiền bán HHDV trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của BK, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên HĐ này  ghi là “bán lẻ không giao HĐ”.

.Lập HĐ khi danh mục HH- DV nhiều hơn số dòng của HĐ

-Khi bán HHDV nếu HHDV nhiều hơn số dòng của một số HĐ, người bán hàng có thể lập thành nhiều HĐ hoặc lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau:1. Ghi liên tiếp nhiều số HĐ. Dòng ghi HH cuối cùng của số HĐ trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số HĐ sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các HĐ liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ HĐ này đến HĐ khác. Thông tin người bán, người mua được ghi đầy đủ ở số HĐ đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá TT, CKTM, thuế GTGT được ghi trong HĐ cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).2. Người bán hàng được sử dụng BK để kê HHDVđã bán kèm theo HĐ.HĐ ghi rõ “kèm theo BK số..., ngày/ tháng/ năm.”. Mục “tên hàng” trên HĐ chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng . BK đủ các thông tin cần thiết

.Xử lý đối với HĐ đã lập

1. HĐ chưa giao cho người mua, nếu phát hiện HĐ lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số HĐ lập sai.2. Trường hợp HĐ đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao HH-DV hoặc HĐ đã lập và giao cho người mua,2 bên mua bán chưa KK thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ. 2 bên lập BB thu hồi các liên của số HĐ đã lập sai. BB thu hồi HĐ thể hiện lý do thu hồi. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số HĐ lập sai và lập lại HĐ mới .

.Xử lý đối với HĐ đã lập

Tiếp 3. Trường hợp HĐ đã lập, đã giao HH-DV và HĐ. 2 bên đã KK thuế, mới phát hiện sai sót thì 2bên lập BB hoặc thoả thuận bằng VB ghi rõ sai sót, người bán lập HĐ ĐC sai sót. HĐ ghi rõ ĐC (tăng, giám) số lượng HH, giá bán, TS thuế GTGT…, tiền thuế GTGT cho HĐ số…, ký hiệu… Căn cứ vào HDĐC, 2 bên KK điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. HĐ điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Xử lý HĐ trong các trường hợp không tiếp tụcSD

1. DN thông báo với CQ thuế HĐ không tiếp tục SD trong các trường hợp :a) Ngưng sử dụng MST (còn gọi là đóng MST) phải dừng việc sử dụng các loại HĐ đã thông báo PH còn chưa sử dụng.b) DN phát hành loại HĐ thay thế phải dừng sử dụng các số HĐ bị thay thế còn chưa sử dụng.c) Tổ chức, hộ, CNKD mua HĐ của CQ thuế không tiếp tục sử dụng thì phải tiến hành hủy HĐ theo quy định

d) Hoá đơn mất, cháy, hỏng

CQ thuế có trách nhiệm thông báo HĐ hết giá trịSD.- CQ thuế có trách nhiệm thông báo:- HĐ không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ,

cá nhân theo quy định trên- HĐ chưa lập mà DN bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh

doanh mà không thông báo với cơ quan thuế; - HĐ chưa lập của DN tự ý ngừng KD nhưng không thông báo với cơ quan thuế; - HĐ mua của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhân có hành vi cho, bán.

.Sử dụng HĐ bấtHP

Sử dụng HĐ bất hợp pháp là sử dụng các loại HĐ sau.+HĐ giả :là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu HĐ đã được PH cúa DN khác+HĐ chưa có giá trị SD: là HĐ chưa thông báo PH.+HĐ hết giá trị SD là HĐ: đã PH nhưng DN thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại HĐ của DN bị mất sau khi đã thông báo PH đã báo mất với cơ quan thuế ; HĐ của DN đã ngừng sử dụng MST( đóng MST)

..Sử dụng bất hợp pháp HĐ: ;

-lập khống HĐ -cho hoặc bán HĐ chưa lập để tổ chức, cá nhân

khác lập khi bán HHDV; -cho hoặc bán HĐ đã lập để tổ chức, cá nhân

khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách;

-không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; -sai lệch nội dung giữa các liên; -dùng hoá đơn của HHDV này để chứng minh cho

HHDV khác (tiếp)

.Sử dụng bất hợp phápHĐ

2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp HĐ:- HĐ có nội dung được ghi không có thực. - Sử dụng HĐ của ĐV khác để bán ra, để hợp thức hoá HHDV mua vào không có chứng từ hoặc HHDV bán ra để gian lận thuế, không kê khai nộp thuế.- Sử dụng HĐ của ĐV khác để bán HHDV, nhưng không KK nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức HHDV mua vào không có chứng từ.- HĐ có sự CL về giá trị HHDV hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của HĐ.- Sử dụng HĐ bán HHDV mà cơ CQ thuế, CQ công an và các CQ chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp HĐ.

.Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng HĐ

1. Khi mất, cháy, hỏng HĐ đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với CQ thuế QL trực tiếp chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng HĐ.2. Trường hợp khi bán HHDV người bán đã lập HĐ nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 HĐ bản gốc đã lập thì 2 bên lập BB ghi nhận sự việc, BB ghi rõ liên 1 của HĐ người bán khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo PL (hoặc người được UQ), đóng dấu (nếu có) trên BB và người bán sao chụp liên 1 của HĐ, ký xác nhận của người đại diện theo PL và đóng dấu trên bản sao HĐ để giao cho người mua. Người mua được sử dụng HĐ bản sao kèm theo BB về việc mất, cháy, hỏng liên 2 HĐ để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng HĐ.

.Sử dụng HĐ của người mua hàng

1. Người mua được sử dụng HĐ hợp pháp theo quy định PL để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu HHDV; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua HHDV theo quy định của pháp luật về kế toán; …

2. HĐ được sử dụng hợp pháp phải là:  - HĐ mua hàng hoá, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng), trừ các trường hợpmất cháy hỏng HĐ xử lý theo PL

- HĐ ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên HĐ phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.- HĐ không thuộc các trường hợp bất hợp pháp

.Quyền của tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ

a) Tạo HĐ tự in, HĐ đặt in để sử dụng theo quy địnhb) Mua hoá đơn do Cục Thuế phát hành nếu thuộc đối tượng được mua hóa đơn c) Sử dụng HĐ hợp pháp để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh;d) Từ chối cung cấp các số liệu về in, phát hành, sử dụng HĐ cho các tổ chức, CN không có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;đ) Khiếu kiện các tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm các quyền tạo, phát hành và sử dụng HĐ hợp pháp.

.Nghĩa vụ của tổ chức, hộ, CN bán hàng hóa, dịch vụ

a) Quản lý các hoạt động tạo HĐ theo quy địnhb.Ký hợp đồng với các tổ chức đủ ĐK in hóa đơn; c) Lập và gửi Thông báo phát hành HĐ theo quy định;d) Lập và giao HĐ khi bán HHDV cho khách hàng, trừ trường hợp không bắt buộc phải lập HĐ;đ) Thường xuyên tự kiểm tra việc sử dụng HĐ, kịp thời ngăn ngừa các biểu hiện vi phạm;e) Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo hướng dẫn

. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

TT 120/2002/TT-BTC TT 153/2010/TT-BTC- Hàng tháng, cơ sở thực hiện báo cáo hoá đơn cho cơ quan thuế

- Hàng quý, cơ sở thực hiện báo cáo hoá đơn cho cơ quan thuế

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

- Các trường hợp khác phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ:

- Khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê DNNN

- Khi chuyển địa điểm KD đến địa bàn khác phải nộp BC tình hình sử dụng HĐ với CQ thuế nơi chuyển đi trước ngày gửi thông báo PH HĐ tới CQ thuế nơi chuyển đến

.Lưu trữ, bảo quảnHĐ 1. Hoá đơn tự in chưa lập được lưu trữ trong hệ

thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.2. Hoá đơn đặt in chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.3. Hoá đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.4. Hoá đơn đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

.Hủy hoá đơn 

1.HĐ được xác định đã hủy- HĐ in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ trong việc tạo HĐ đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ HĐ, không thể tạo tiếp.- HĐ tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo HĐ được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra HĐ.

2. Các trường hợp hủy HĐa) HĐ đặt in bị in sai, in , in thừa hủy trước khi thanh lý HĐ

b) DN có HĐ không tiếp tục SD phải huỷ HĐ. Thời hạn huỷ HĐ chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày TB với CQ thuế hoặc chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày CQ thuế TB hết giá trị sử dụng

c) Các loại HĐ đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của PL về kế toán.  d) Các loại HĐ chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của PL.

Hủy HĐ của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a.Tổ chức, hộ, CNKD phải lập Bảng kiểm kê HĐ cần hủy.b. Tổ chức phải thành lập Hội đồng hủy HĐ. Hội đồng huỷ HĐ phải có

đại diện lãnh đạo, đại diện kế toán của ĐV.Hộ, CNKD không phải thành lập Hội đồng khi hủy HĐ.

c. Các thành viên Hội đồng hủy HĐ phải ký vào BB hủy HĐ và chịu trách nhiệm trước PL

d. Hồ sơ hủy hoá đơn gồm: - QĐ thành lập Hội đồng hủy HĐ- Bảng kiểm kê HĐ cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số

hóa đơn.., - Biên bản hủy HĐ;- TB kết quả hủy HĐ phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy

Lưu trử Hồ sơ hủy HĐ . Riêng TB kết quả hủy HĐ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu, 1 bản gửi đến CQ thuế QL trực tiếp chậm nhất không quá  5 ngày kể từ ngày thực hiện huỷ .

.Xử phạt vi phạm hành chính về HĐ

Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điệntử: 1 tr- 100 tr

Xử phạt các HV vi phạm quy định về đặt in HĐ : nt Xử phạt các HV vi phạm quy định về in HĐ đặt in : nt Xử phạt các HV vi phạm quy định về mua HĐ: 1- 50tr Xử phạt các HV vi phạm quy định về PH hóa đơn: từ 1- 20 tr Xử phạt các HV vi phạm quy định về sử dụng HĐ khi

bán hàng hóa, dịch vụ : từ 0,2 tr – 100 tr . Xử phạt các HV vi phạm quy định về sử dụng HĐ

của người mua: từ 1 – 100 tr

Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý, sử dụngHĐ

1. Kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế

a)Cơ quan thuế thực hiện KT việc in,PH, QL sử dụng HĐ trên báo cáo tình hình sử dụng HĐ của ĐV

 b) Nếu phát hiện có dấu hiệuVP, trong thời hạn 5 ngày làm việc ,CQ thuế có VB yêu Đv giải trình

.Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý, sử dụngHĐ

2. Kiểm tra HĐ tại trụ sở của Đv sử dụng HĐ a) Sau kh KT tại CQ thuế nếu ĐV khg giải trình hoặc giải trình khg thoả đáng, CQ thuế ban hành QĐ kiểm tra tại trụ sở

b) Nội dung KT được quy định cụ thể trong QĐ KT tại trụ sở hoặc điểm bán hàng của ĐV

c) Thủ trưởng CQ thuế QL trực tiếp ra QĐ KT và chịu trách nhiệm về quyết định KT.d) Chậm nhất là 5 ngày làm việc, từ ngày ký QĐ, phải gửi QĐ KT cho ĐV. Trong hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được QĐKT, hoặc trước khi KT, nếu ĐV chứng minh được việc lập, PH, sử dụng HĐ đúng quy định thì CQ thuế bãi bỏ QĐKT

.Kiểm tra việc in, phát hành, quản lý, sử dụngHĐ

Tiếp đ) Việc KT được tiến hành trong hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ra QĐKT. Nếu ĐV đề nghị hoãn thì phải có VB gửi CQ thuế nêu rõ lý do và thời gian hoãn .Trong thời hạn 5 ngày làm việc , CQ thuế TB cho ĐV biết kết quả . Thời gian KTHĐ tại ĐV không quá 5 ngày . Trong trường hợp cần thiết Thủ trưởng CQ thuế có thể gia hạn thời gian KT 1 lần, (không quá 5 ngày làm việc). 5 ngày sau khi kết thúc KT , phải lập BB KT. ĐV được YC giải thích nội dung BB KT& bảo lưu ý kiến trong BB KT(nếu có). e) Xử ký kết quả KT theo quy định

.Thanh tra về HĐ, Khiếu nại, tố cáo và giải quyết,KN tố cáo về HĐ

Việc thanh tra về HĐ :được kết hợp với việc thanh tra chấp hành pháp luật thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Việc khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo về HĐ : Đươc thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

30.Hiệu lực thi hành Chế độ HĐCT mới có hiệu lực thi hành kể từ ngày

01/01/2011 Tổ chức, hộ,CNKD thực hiện KKê để xác định HĐ còn

chưa SD. Nếu không có nhu cầu SD thì huỷ HĐ, và tiến hành tạo HĐ, thông báo phát hành hoá đơn mới theo hướng dẫn tại TT 153 để sử dụng từ 1/1/2011.

Trường hợp có nhu cầu SD tiếp thì đăng ký với CQ thuế QL trực tiếp để SD đến hết ngày 31/03/2011. Thời hạn gửi đăng ký chậm nhất là ngày 20/01/2011.Đến hết ngày 31/03/2011, nếu chưa SD hết thì thực hiện hủy HĐ theo hướng dẫn tại TT 153.

Web: www.vtca.vn Email: HoiTuVanThue@yahoo.com