Ceramah Pengurusan Acara
-
Upload
khairul-anuar-saimun -
Category
Entertainment & Humor
-
view
113 -
download
7
Transcript of Ceramah Pengurusan Acara
1
2
Suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan, dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai.
(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)
DEFINISI
3
Apa masalah kita hari ini…?
i. MAJLIS PERSEKUTUAN - Dibiayai Kerajaan Persekutuan
ii. MAJLIS NEGERI - Dibiayai kerajaan negeri
iii. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN NEGERI- Dianjur mengguna kewangan
bersama
DEFINISI
5
MAJLIS RASMI DAN FORMAL Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan dan kos penganjuran dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan dan semua pihak perlu mematuhi peraturan dan adat yg sepatutnya dalam majlis.
CONTOH : Perhimpunan Pagi, Mingguan, Hari Anugerah Kecemerlangan, Kejohanan Sukan Tahunan, Pameran Kerjaya dan lain-lain.
KATEGORI MAJLIS
6
MAJLIS RASMI TETAPI TIDAK FORMAL
Majlis-majlis yg dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan dan semua yg terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi majlis rasmi.
CONTOH
Jamuan Hari Guru, Hari Kantin dan lain-lain.
7
MAJLIS TIDAK RASMI TETAPI FORMAL
Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur tetapi semua yg terlibat perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi majlis rasmi.
CONTOH
Mesyuarat Agung PIBG
8
MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL
Majlis-majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur dan semua yg terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan dan adat bagi majlis rasmi.
CONTOH Sambutan Hari Keluarga, Persembahan Aneka Ragam dan lain-lain.
9
10
PERINGKAT AWAL (8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)
•Mesyuarat•Menyediakan pembahagian tugas•Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh)•Cetak kad jemputan•Menulis atau mencetak sampul surat
PERINGKAT PERTENGAHAN•Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh majlis)•Pos kad (4 minggu sebelum tarikh)•Sediakan buku atrucara•Sediakan ucapan•Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran
PERINGKAT AKHIR•Raptai rangka•Raptai penuh
11
PERINGKAT AKHIR
• Raptai rangka• Raptai penuh• Periapan tempat• Senarai penuh kehadiran tetamu• Menulis nama kad tetamu yang hadir• Pengesahan kehadiran VVIP• Taklimat bagi penyambut tetamu
HARI SEBENAR
• Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu)• Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum
jemputan)• Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan)
POST-MORTEM
12
LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN MAJLIS
PERKARA-PERKARA PENTING
13
*Nama majlis atau program*Tarikh*Tempat*VVIP / Perasmi*Mesyuarat jawatankuasa induk*Penubuhan jawatankuasa*Pengisian majlis/aturcara*Bajet*Publisiti*Post-mortem
14
Semak kalendar - lihat tarikh-tarikh penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh pada CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN, MALAM JUMAAT dan lain-lain.
Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.
Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan Menteri dan KSU
Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup masa untuk persediaan - sekurang-kurangnya sebulan.
TARIKH
15
Pastikan terdapat kemudahan-kemudahan yang diperlukan seperti:
*Dewan perasmian atau persidangan
*Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan
*Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan
*Pentas
*Berhawa dingin
*Peralatan kerusi atau meja
TEMPAT
16
*Dewan makan
*Pusat media
*Penginapan
*Pengangkutan
*Tempat-tempat rekreasi atau lawatan
*Kemudahan bersukan
*Alat siaraya dan lighting
17
*Dapatkan cadangan nama daripada YB Menteri atau KSU atau jawatankuasa induk
*Semak diari - tentative booking
*Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB Menteri atau KSU tandatangan
*Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada VVIP berkaitan
*Hantar final program atau aturcara
*Dapatkan nombor kereta atau jadual penerbangan dan lain- lain
VVIP ATAU PERASMI
18
*Tentukan urusetia/setiausaha
*Pengerusi jawatankuasa induk keahlian
*Agenda mesyuarat
*Taklimat ringkas tentang majlis yang akan diadakan
*Penentuan tema, logo, tentatif program
MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK
19
*Urusetia
*Jawatankuasa kerja
*Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan
*Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan protokol
*Jawatankuasa kecil logistik
*Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup
*Jawatankuasa publisiti/seranta
*Fungsi setiap jawatankuasa kecil
PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL
20
ATURCARA *Majlis perasmian*Acara keseluruhan*Majlis penutup
SENARAI SEMAK *Aturcara pentadbiran*Buku program*Pengacara Majlis (MC) dan skrip*Gimik*persembahan – Raptai / Floor @ Stage manager / pembantu*Cenderahati/door gifts
PENGISIAN MAJLIS / ATURCARA
21
LOGISTIK
*Floor plan
*Meja pendaftaran
*Backdrop / Kain Rentang
*Alatsiaraya & lighting
*Perhiasan pentas/dewan
*Mineral water
*Alas meja & bunga
22
23
JEMPUTAN, SAMBUTAN & PROTOKOL•Kad jemputan•Penyambut tetamu•Senarai jemputan•Pelan lantai•Tagging - meja vvip/vip
CENDERAHATI/DOOR GIFTS•Tetamu kehormat•Semua tetamu•Hadiah cabutan bertuah dan lain-lain
MAJLIS PERASMIAN / PENUTUP
www.protokol-malaysia.com
www.protokol-malaysia.com
26
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN BAGI PELBAGAI MAJLIS
LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN
SENARAI RINGKAS - Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-lain
SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)-Nama isteri-Jawatan atau pangkat-Alamat pejabat-No tel pejabat atau hp-Alamat rumah-Nama setiausaha-Butir lain jika ada
27
SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian istiadat JPM•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri•Lain-lain sila rujuk agensi
SENARAI JAWAPAN•Hadir atau tidak•Seorang atau berdua
SENARAI KEHADIRAN•Untuk kegunaan penyambut tetamu•Kehadiran yang disahkan
28
PERANAN PEGAWAI PROTOKOL
•Seorang yang tahu protokol
•Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela dan
pembantu istana
•Bahagian istiadat JPM
•Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan Negeri
•Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)
29
PERANAN PEGAWAI PENGIRING
•Seorang yang tahu protokol dan etiket
•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya
•Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,
tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik
30
SUSUNAN
PROTOKOL
YANG BERHORMAT
•Menteri / Timbalan Menteri•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)•Ahli Dewan Negara (Senator)•Ahli Dewan Undangan Negeri
•Setiausaha Kerajaan Negeri•Pegawai Kewangan Negeri•Penasihat Undang-undang Negeri
YANG AMAT BERBAHAGIA•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri MB/KM
YANG AMAT ARIF •Ketua Hakim Negara
YANG BERBAHAGIA•Ketua Polis Negara, •Ketua Turus Angkatan Tentera
YANG ARIF •Hakim Mahkamah
YANG BERBAHAGIA•Ketua Polis Negeri
SAHIBUS SAMAHAH •Mufti
SAHIBUL FATHILAH•Kadi / Imam besar
YANG BERBAHAGIA
YANG BERHORMAT MULIA/ YANG MULIA
YANG DIHORMATKAN•Orang Besar Daerah
34
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
•Mempunyai kriteria pemyambut tetamu yang baik
(perwatakan menarik, pakaian kemas dan lain-lain)
•Mengetahui keseluruhan majlis
•Mengingati aturcara majlis
•Tahu susunan tempat duduk
•Kawasan yang diperuntukan
•Senarai tetamu
•Elak dari bermusuh dengan tetamu
35
PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN
•Tugas untuk sekumpulan orang
•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya
•Mengenali tetamu jemputan keseluruhannya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,
tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik
36
BAJET
*Mendapatkan cadangan bajet daripada semua jawatankuasa
*Membentangkan cadangan bajet dalam jawatankuasa induk
*Mendapatkan kelulusan pihak kabinet atau pihak pengurusan kementerian atau jabatan/agensi
*Pastikan semua pembelian mengikut prosedur kewangan
37
PUBLISITI / SERANTA
i) Hubungan Mediaii) TV / Radioiii) Sisipaniv) Program tv/radiov) Siaran akhbar/persidangan akhbarvi) Promo tv/radiovii)Press kitviii) Banner/buntingix) Pelan media
JAMUAN
i) Dewan/tempat
ii) Caterer/quotation
iii) Menu
iv) Konsep - seated/buffet
v) Food testing
vi) Kebersihan
vii) Pelayan
39
POST-MORTEM
•Jawatankuasa induk
•Mengenal pasti kelemahan/masalah
•Cadangan pembaikan
•Bukan mencari kesalahan individu
•Penghargaan kepada semua ajk : jamuan makan/sijil/cenderahati
•Memastikan semua perkhidmatan dibayar pada waktu yang ditetapkan
•Penyediaan laporan kepada pengurusan
40