7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414
-
Upload
pusat-latihan-aadk -
Category
Documents
-
view
346 -
download
9
Transcript of 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414
![Page 1: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/1.jpg)
A G EN S I A N T IDA DA H KEB A N G SA AN
PENGURUSAN FAIL DAN
DOKUMENTASI
ORANG KENA PENGAWASAN
(OKP)
“ TEGAS, PRIHATIN DAN BERINTEGRITI”
![Page 2: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/2.jpg)
ISI KANDUNGAN
Pengenalan
Kepentingan
Skop perundangan/Perintah Tetap KP
Prosedur Pelaksanaan
Kemaskini di MyAADK
Isu / Cabaran semasa
![Page 3: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/3.jpg)
PENGURUSAN FAIL ORANG KENA PENGAWASAN (OKP) DI DAERAH
BAHAGIAN PENGESANAN DAN PENGAWASAN
FAIL OKP
Salah satu elemen penting untuk membangunkan satu
sistem pengurusan OKP yang berkesan dan sistematik
Membantu Pegawai mengenalpasti dan
mengetahui pengalaman serta perkhidmatan yang telah
diterima oleh OKP sepanjang tempoh pengawasan.
PENGENALAN
Penting untuk selaras dengan
sistem MyAADK – fail dan dokumen fizikal adalah sama dengan
Sistem MyAADK
![Page 4: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/4.jpg)
PENGURUSAN FAIL ORANG KENA PENGAWASAN (OKP) DI DAERAH
BAHAGIAN PENGESANAN DAN PENGAWASAN
Semua rekod –
fail dan
dokumentasi
lengkap
Pengurusan
fail dan
dokumentasi
di AADK
adalah lemah
dan
mengganggu
kelancaran
tugasan
hakiki
1
Dokumen
lengkap untuk
tujuan/
kegunaan
penting dalam
melaksanakan
tugasan hakiki
Dapat
mengetahui
‘the whole
story’
mengenai OKP
4 3 2
KEPENTINGAN FAIL DAN DOKUMENTASI
![Page 5: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/5.jpg)
SKOP PERUNDANGAN/
SOP
![Page 6: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/6.jpg)
SKOP PERUNDANGAN/
SOP
1. • Merujuk Arahan Keselamatan :
Keselamatan Dokumen- pengurusan fail
2. • Merujuk Arahan Perkhidmatan Bab 3:
Surat-menyurat dan Bab 4 : Fail-memail
3.
• Merujuk Perintah Tetap Ketua Pengarah Bahagian A : Pentadbiran dan organisasi – A15(sistem pengurusan fail)
![Page 7: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/7.jpg)
Perintah Tetap
Ketua Pengarah
(PTKP)
Arahan
Perkhidmatan
SKOP PERUNDANGAN/
SOP
Arahan
Keselamatan
![Page 8: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/8.jpg)
PROSEDUR
PELAKSANAAN
![Page 9: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/9.jpg)
AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
Mendapatkan nombor fail dari My AADK
Mengemukakan fail kepada Ketua Daerah
Melengkapkan fail dengan dokumen yang perlu
Kemaskini maklumat OKP di dalam My AADK PAD UPP
Membuka fail fizikal OKP mengikut seksyen
6(1)(a) / 6(1)(b)
NOTA : Maklumat fizikal 100% sama dengan dalam
Sistem MyAADK
PAD UPP
PAD UPP
PAD UPP
KETUA PEGAWAI DAERAH
Mengagihkan fail kepada Pegawai Pemulihan KETUA PEMULIHAN
PAD URP
Pengemaskinian yang berterusan untuk
merangkum segala aktiviti / maklumat
perkembangan OKP sehingga tamat penyeliaan
/ Pengawasan
UPP – Unit Pengesanan dan Pengawasan
URP - Unit Rawatan dan Pemulihan
Lapor diri kali pertama dan daftar dalam Buku
Rekod Pendaftaran klien
PAD UPP
![Page 10: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/10.jpg)
AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
Mendapatkan nombor fail dari My AADK
Mengemukakan fail kepada Ketua Daerah
Melengkapkan fail dengan dokumen yang perlu
Mengambil dan mendaftar maklumat OKP di
dalam My AADK
Membuka fail fizikal OKP mengikut seksyen
NOTA : Maklumat fizikal 100% sama dengan dalam
Sistem MyAADK
Mengagihkan fail kepada Pegawai Pemulihan
Pengemaskinian yang berterusan untuk
merangkum segala aktiviti / maklumat
perkembangan OKP sehingga tamat penyeliaan
UPP – Unit Pengesanan dan Pengawasan
URP - Unit Rawatan dan Pemulihan
Lapor diri kali pertama dan daftar dalam Buku
Rekod Pendaftaran Klien
PAD UPP
PAD UPP
PAD UPP
PAD UPP
KETUA PEGAWAI DAERAH
KETUA PEMULIHAN
PAD URP
PAD UPP
![Page 11: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/11.jpg)
Seksyen 6(1)(b) APD (R&P)
1983
Seksyen 6(1)(a) APD (R&P)
1983
Seksyen 38B(1) ABD 1952
OKP Pindah Masuk
Seksyen 8(3)(b) APD (R&P) 1983
Seksyen 9(2) APD (R&P) 1983
![Page 12: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/12.jpg)
BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)
1. Repot Polis (Sekiranya ada) / / /
2. Borang 1 : Perintah Tahanan
Untuk Menjalani Ujian Bagi
Orang Yang Disyaki Sebagai
Penagih Dadah (Sekiranya
ada)
/ / /
3. Borang Permintaan Ujian
Pengesahan Dadah Dalam Air
Kencing (UPD 1)
/ / / / /
4. Laporan Air Kencing Daripada
Jabatan Patologi / Hospital
/ / /
5. Perakuan Tentang Penagihan
Dadah (Borang 2)
/ / /
6. Laporan Sosial / / /
7. Perintah Mahkamah / / /
8. Buku Lapor Diri / / / / /
![Page 13: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/13.jpg)
BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)
9. Borang Akujanji / / / / /
10. Borang Maklumat Klien / / / / /
11. Borang Menu Program
Pemulihan OKP / DKP
Klien
/ / / / /
12. Checklist Program
Psikososial
/ / / / /
13. Borang ASSIST / / / / /
14. Borang URICA / / / / /
15. Borang Rakaman Sesi
Program / Aktiviti
/ / / / /
16. Borang Saringan Ujian
Air Kencing
/ / / / /
17. Borang Catatan Panggilan
Telefon Bagi OKP Tidak
Hadir Program
Mengikut keperluan
![Page 14: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/14.jpg)
BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)
18. Surat Panggilan Hadir Ke
Pejabat Bagi OKP Tidak
Hadir Pogram
Mengikut Keperluan
19. Borang Lawatan Ke Rumah
(Home visit)
Mengikut keperluan
20. Repot Polis Bagi OKP Tidak
Komplian
Mengikut keperluan
21. Maklumat Kes Yang Berjaya
/ Gagal
/ / / / /
22. Surat Tamat Pengawasan / / / / /
23. Borang 3 Perintah
Menjalani Pengawasan Bagi
Seseorang Yang Didapati
Bersalah Atas Satu
Kesalahan di Bawah
Seksyen 15(1) ADB 1952
/
![Page 15: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/15.jpg)
BIL DOKUMEN 6(1)(b) 6(1)(a) 38B(1) 8(3)(b) 9(2)
24. Borang Keputusan air
kencing dari Patologi
(sekiranya ada)
/
25. Penyingkatan tempoh
rawatan dan pemulihan
(Borang 15)
/
26. Penyingkatan tempoh
pembebasan (Borang 16)
/
27. Borang Ringkasan
Laporan Kaunseling
(sekiranya ada)
/
28. Laporan Pembebasan /
29. Borang 5 : Kebenaran
Untuk meninggalkan
kawasan tempat
kediaman
Sekiranya ada
![Page 16: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/16.jpg)
Dokumen asas
bagi OKP di
bawah seksyen
38(B)(1) ADB
1952
(a) • Repot Polis
(b)
• Borang 3 Perintah Menjalani Pengawasan Bagi Seseorang Yang Didapati Bersalah Atas Satu Kesalahan di Bawah Seksyen 15(1) ADB 1952
(c) • Borang Keputusan Air Kencing dari
Patologi
![Page 17: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/17.jpg)
Dokumen asas
bagi OKP yang
dibebaskan
dari pusat
pemulihan
(a) • Penyingkatan tempoh rawatan
dan pemulihan (Borang 15)
(b) • Penyingkatan tempoh
pembebasan (Borang 16)
(c) • Borang Ringkasan Laporan
Kaunseling (sekiranya ada)
(d) • Laporan Pembebasan
![Page 18: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/18.jpg)
Repot Polis
Borang 1
Borang UPD 1
Laporan air kencing Daripada Jabatan Patologi / Hospital
Borang 2
Borang 3 ( 2 jenis)
Borang 4
Borang 5
APENDIKS
![Page 19: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/19.jpg)
Repot Polis
APENDIKS
![Page 20: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/20.jpg)
![Page 21: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/21.jpg)
Borang 1
Borang UPD 1
APENDIKS
![Page 22: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/22.jpg)
![Page 23: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/23.jpg)
Laporan air kencing Daripada Jabatan Patologi / Hospital
Borang 2
APENDIKS
![Page 24: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/25.jpg)
Borang 3 ( 2 jenis)
1.ADB 1952 Sek. 38B
2.APD (R&P)1983 Pindaan 1998 Sek.6(1)(a) & Subseksyen 6(2)
APENDIKS
![Page 26: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/26.jpg)
![Page 27: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/27.jpg)
Borang 4
Borang 5
APENDIKS
![Page 28: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/28.jpg)
![Page 29: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/29.jpg)
Mendapatkan repot polis dan laporan patologi bagi
seksyen 38B
OKP seksyen 38B yang tidak berdaftar dengan AADK
Dokumen pindah masuk tidak lengkap
Dokumentasi tidak lengkap menyukarkan prosedur
perundangan
Maklumat palsu daripada klien
Pelaksanaan tatacara kerja tidak selaras di
peringkat daerah
Menjalinkan hubungan kerjasama, persefahaman di
semua peringkat
ISU / CABARAN SEMASA
![Page 30: 7. Ceramah 7- Pengurusan Fail Dan Dokumentasi Okp 180414](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050702/577cca1c1a28aba711a563db/html5/thumbnails/30.jpg)
SEKIAN, TERIMA KASIH ATAS
SEGALA PERHATIAN YANG
DIBERIKAN.