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MANUAL DE GESTIÒN DE

LA CALIDAD

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RESOLUCIÓN N°144

“Por medio de la cual se actualiza “EL MANUAL DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD” para la Contraloria Municipal de Envigado.

LA CONTRALORA MUNICIPAL DE ENVIGADO (E), en uso de sus atribuciones

Constitucionales y legales, y en especial las conferidas por los artículos 268 y 272

de la Constitución Nacional, el artículo 66 de la ley 42 de 1993, el artículo 155 de

la ley 136 de 1994, Acuerdo Municipal N°016 de 23 de abril de 2012, Acuerdo

Municipal Nº010 de 17 de marzo de 2016, Resolución interna N°.142 del 10 de

octubre de 2016 y,

CONSIDERANDO

1. Que mediante la Resolución No.135 de octubre 30 de 2002, se creó para la Contraloría Municipal de Envigado “EL MANUAL DE CALIDAD” como reflejo del Sistema de Gestión de la Contraloria, el cual describe el sistema general, las relaciones entre los diversos procesos como instrumento básico donde se relacionan las partes, el sistema y se definen los límites para los procedimientos.

2. Que la Contraloría Municipal de Envigado tiene certificado la integralidad de sus actividades así: “Vigilancia de la gestión fiscal de los entes sujetos al control y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos” bajo el estándar NTC ISO 9001:2008 y NTCGP: 1000:2009.

3. Que la Contraloría Municipal de Envigado, implemento el Sistema de Gestión integrado bajo el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2009 y bajo NTC ISO 9001:2008.

4. Que dentro de las funciones de la Contraloría Municipal está establecida la planeación y por tanto, la permanente actualización de “EL MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”.

5. Que para dar cumplimiento a dicha función, se requiere actualizar el Manual de gestión de calidad, con los últimos cambios implementados en la Entidad que afectan sustancialmente el sistema de gestión integral. Algunos de los cambios sustanciales fueron: El rediseño del direccionamiento estratégico, materializado en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019, el ajuste a la


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planta de cargos realizada durante el mes de marzo de la presente vigencia, el cambio de requisitos y funciones del personal de la Contraloria, derivado de dicho ajuste y que tenía por objeto la modernización, profesionalización y especialización del personal para mejorar la prestación del servicio y para ajustarnos al límite de gastos definido por la Ley 1416 de 2010, entre otros cambios.

6. Que el Sistema de Gestión de la Contraloría Municipal cumple con los requisitos de la norma NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008 y del MECI 2014 y con el fin de mantener actualizado dicho sistema, se requiere adoptar la versión DIEZ Y SIETE (17), disponiendo lo necesario para ajustar los procesos, procedimientos y documentos del sistema al mapa de procesos y demás disposiciones que se adoptan en la nueva versión de “EL MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD”

Por lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Acójase para la Contraloría Municipal de Envigado la versión diez y siete (17) del MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, disponiendo lo necesario para ajustar los procedimientos y documentos del sistema al mapa de procesos y demás disposiciones que se adoptan en la nueva versión.

ARTÍCULO SEGUNDO - Vigencia: La presente resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución Interna No.149 del 29 de diciembre de 2014 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Envigado, a los 11 días del mes de octubre de 2016.

MARY LUZ ARROYAVE LONDOÑO Contralora Municipal de Envigado (E)

/mlarroyave/amgarcia/gmlopez


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1. GENERALIDADES

RESEÑA HISTORICA

La Contraloría Municipal de Envigado fue creada mediante Acuerdo N°.003 del 29 de

agosto de 1986, con el propósito de ejercer de manera directa el control de los bienes

Municipales, en respuesta a lo cual, Envigado es hoy clasificado como modelo de

eficiencia a nivel Nacional por el excelente manejo de sus recursos, el grado de desarrollo

alcanzado, la protección del medio ambiente y la elevada calidad de vida de sus

habitantes.

Actualmente la Contraloría Municipal ejerce su actividad fiscalizadora en diez (10) sujetos de control, los cuales se relacionan a continuación: Administración Central - Municipio de Envigado Nueve (9) Entes Descentralizados clasificados así: Cuatro (4) Establecimientos Públicos: INDER, Escuela Superior Tecnológica

Artes “Débora Arango”, Institución Universitaria de Envigado y CEFIT. Dos (2) Empresas Sociales del Estado: Hospital Manuel Uribe Ángel y Santa

Gertrudis. Dos (2) Empresas de Servicios Públicos: ENVIASEO E.S.P y EVAS

Enviambientales S.A. E.S.P. Una (1) Empresa Industrial y Comercial del Estado en Liquidación.

(ENVICARNICOS).

Además, la Entidad cuenta con diecisiete (17) puntos de control así: Concejo Municipal, Personería Municipal, dos (2) curadurías urbanas, once (11) Instituciones Educativas y dos (2) centros educativos rurales.

Durante la gestión del Doctor José Conrado Restrepo Valencia, la Contraloría Municipal inició el proceso de certificación en calidad, bajo los parámetros de la norma ISO 9001:2000, en los cuatro procesos misionales: Auditoria Sectorial, Responsabilidad Fiscal, Economía y Finanzas y Participación Ciudadana. El certificado se obtuvo el 27 de diciembre de 2002 por parte del organismo de certificación ICONTEC.

Luego de cumplido este proceso, las siguientes direcciones han mantenido interés

y compromiso con el Sistema de Gestión integral, siendo un objetivo permanente


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PLANES Y

PROGRAMAS

MODELO DE

OPERACIÓN

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONA

L

el mejoramiento continuo y logrando en varias ocasiones la renovación de la

certificación por parte del ICONTEC al SGI de la Contraloría Municipal de

Envigado.

Actualmente, el doctor José Conrado Restrepo Valencia, Contralor Municipal 2016-2019, en su Plan Estratégico Institucional, ha dejado plasmado su compromiso con el SGI. Dicho compromiso se ve reflejado en el objetivo estratégico 6.3.2. “Mejorar los procesos internos existentes y desarrollar el proyecto de Responsabilidad Social Corporativa que fortalezca la Contraloría Institucionalmente” y en el Proyecto Estratégico 6.4.2. Responsabilidad Social Corporativa “Sistema de Gestión Integral”. Su preocupación por el mejoramiento del sistema de gestión integral, implementado en la Contraloría Municipal, tiene como origen poder garantizar a las partes interesadas, como es la comunidad, los sujetos de control y los demás órganos de control, que nuestra función misional se desarrolla con estricto cumplimiento normativo y con el mantenimiento de un compromiso de mejora continua.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

El Direccionamiento Estratégico nos permite definir la ruta organizacional que deberá seguir la Contraloría para el logro de sus objetivos misionales, requiere de una revisión periódica para ajustarnos a los cambios del entorno y al desarrollo de las competencias al interior de la organización; con este ejercicio encauzamos nuestra operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los diferentes grupos de interés, así como los parámetros de control y evaluación a regir en la Contraloría haciendo necesario establecer su composición y correlación en estos tres (3) elementos:

Gráfico 1: Estructura Componente Direccionamiento Estratégico.


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La relación de estos componentes permite que el Direccionamiento Estratégico se sirva del Módulo de Control de Planeación y Gestión (MECI), al considerar los acuerdos, compromisos o protocolos éticos, las políticas y prácticas de desarrollo del talento humano y el estilo de dirección, para establecer los planes y programas necesarios para dar cumplimiento a la función constitucional asignada a la Entidad, a partir de los cuales se encaminan las acciones; al definir un modelo de operación coherente con su misión y visión, y al diseñar o adecuar la estructura organizacional, con el fin de mantenerla consecuente con los propósitos y los lineamientos institucionales.

ORGANIGRAMA

El organigrama de la Contraloría Municipal de Envigado es la representación gráfica y formal de su estructura jerárquica, precisa los vínculos de sus áreas y procesos, representa los niveles de autoridad y la relación entre ellos.

Se modificó en razón a la redefinición de nuestra plataforma estratégica:

Gráfico 2: Organigrama.


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POLÍTICA DE GESTIÓN

La Contraloría Municipal de Envigado, se compromete a ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de los sujetos de control y de los particulares que administren recursos públicos de manera posterior y selectiva, con integridad, respeto y objetividad, haciendo uso eficiente de las herramientas establecidas en la Constitución y la Ley. Igualmente se compromete con la formación de las Entidades vigiladas en la conservación y buen uso del patrimonio público.

MISIÓN La Contraloría Municipal de Envigado, tiene como Misión ejercer la vigilancia

de la gestión fiscal y ambiental de los sujetos de control y de los particulares

que administren recursos públicos con integridad, respeto y objetividad,

apoyada en los principios definidos por la Constitución y la Ley.

VISIÓN

Para el periodo 2016-2019, nos vemos como una Contraloría Municipal

que promueve el cuidado de lo público y del medio ambiente; ejerce la

función de control fiscal integral con calidad, ética y profesionalismo; y

fortalece su talento humano generando confianza y credibilidad en la

comunidad y en las Entidades fiscalizadas.

Innovaremos en acciones como el control fiscal en línea, articulado a las

nuevas estrategias de las tecnologías de la información y las

comunicaciones; crearemos la Escuela de Formación en Control Fiscal

dirigida a los funcionarios de la Entidad, Sujetos de Control y Veedores

Ciudadanos; e implementaremos nuevas prácticas como la

Responsabilidad Social Corporativa.


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POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La Política de Administración del Riesgo de la Contraloría Municipal de Envigado, tiene como propósito fortalecer los mecanismos de prevención de actos de corrupción que se puedan presentar, para ello se identificarán los posibles riesgos y se realizará su seguimiento y control con el fin de mitigar su materialización. En ese sentido se han definido las siguientes estrategias: Los líderes responsables de los procesos deberán en el desarrollo de los

mismos, identificar los riesgos de corrupción, definir su tratamiento, establecer los respectivos controles y seguimientos y a su vez socializarlos con el fin de mitigarlos.

El Comité de Dirección a través del Área de Comunicaciones, establecerá los

mecanismos para que al interior de la Entidad se identifiquen y detecten los posibles riesgos de corrupción y a su vez dará a conocer a los ciudadanos el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano.

Se establecerán mecanismos de seguimiento y control que permitan

identificar el grado de aplicación de la matriz de riesgos de corrupción, en los procesos misionales y de apoyo que se adelantan en la Contraloría.

NUESTRO LEMA ES:

INTEGRIDAD – RESPETO – OBJETIVIDAD toda vez que en la Contraloría Municipal de Envigado laboran personas íntegras que respetan a los demás, reconocen la dignidad humana y cumplen su función de vigilancia de la gestión fiscal con objetividad.

LOGO


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La definición del logo institucional de la Contraloría Municipal de Envigado refleja el estilo gerencial, humano, administrativo e innovador de nuestra labor constitucional y legal, plasmado en el Plan Estratégico Institucional 2016-2019, cuya orientación se sustenta en el fortalecimiento del ejercicio fiscal y en los valores y principios asociados al Debido Proceso y a la Dignidad Humana. Con el logotipo el Órgano de Control, quiere expresar de manera clara y precisa la esencia de nuestra Entidad, utilizando el color marrón que indica honestidad, legalidad, responsabilidad y compromiso con el cuidado del medio ambiente. Igualmente tiene como símbolo un monóculo en tonalidad de amarillo que significa calidez, sabiduría, creatividad y reflexión; el color blanco de la letra, transmite integridad, transparencia, simplicidad y verdad y el color gris en nuestro lema proyecta neutralidad, fiabilidad y seguridad. En cuanto a la línea que bordea parte de la palabra “Contraloría” y se entrelaza con la letra “o” se asemeja a un “monóculo”, símbolo elegido, que significa lente para un solo ojo que mejora la Visión y permite examinar el detalle.

El tipo de letra se traduce en un diseño simple y limpio donde lo importante es el contenido sin necesidad de elementos gráficos, que permitan identificar con claridad nuestro estilo de dirección. Con los elementos que integran nuestro logo queremos significar que la función de control fiscal será objetiva, honesta y transparente, promoviendo una cultura responsable en el ejercicio de la gestión pública.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Los Objetivos Estratégicos para la Contraloría Municipal de Envigado, son el vínculo entre la Misión y la Visión de la Entidad; definen el camino para llegar a la Visión en un periodo de tiempo determinado. Por eso se les denomina orientadores estratégicos, los cuales son medidos a través de Indicadores de Gestión. Para el periodo 2016-2019 nos trazamos los siguientes objetivos:


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PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Los proyectos estratégicos están diseñados para cumplir uno o varios objetivos. Brindan una hoja de ruta para cumplir los objetivos y metas propuestas para este periodo. Los proyectos estratégicos deben ser explícitos en cuanto a la consolidación de las fortalezas, atacar las debilidades, aprovechar las oportunidades y anticipar el efecto de las amenazas, deben ser consistentes con los objetivos y la Misión, deben ser pocos pero vitales y dinámicos.


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ALINEACIÓN DE LA ESTRATEGIA

Con la construcción del Plan Estratégico 2016-2019, para la Contraloría Municipal de Envigado es importante realizar una alineación integral de todos sus procesos, con el fin de lograr los objetivos y acciones propuestas. Tenemos claro que una Visión compartida solo se logra cuando la estrategia, los procesos, los funcionarios y las partes interesadas están totalmente alineados; la estrategia se convierte entonces en el centro y motor fundamental.

El Ciclo de Alineación Estratégico cumple cuatro (4) etapas: la planeación, la difusión, la operacionalización de la estrategia y la revisión, evaluación y ajuste.

Este proceso se enmarca dentro de una filosofía de mejoramiento continuo.

Gráfico 3: Alineación Estratégica.


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MAPA ESTRATÉGICO DE GESTIÓN

Para el equipo del trabajo de la Contraloría Municipal de Envigado, el Mapa Estratégico es el marco de referencia que guía el actuar de la Entidad, considerado como el plan de vuelo organizacional donde el equipo humano competente lo revisa, mejora y especialmente lo mide, para lograr que el estilo de Dirección este orientado hacia resultados propuestos respetando siempre la dignidad humana.

El Mapa Estratégico es la representación visual de la estrategia de nuestra Entidad, donde describimos el proceso de creación de valor mediante una serie de relaciones de causa y efecto entre los tres objetivos y las cuatro perspectivas del Balanced Scorecard-BSC.

Gráfico 4: Mapa Estratégico de Gestión


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MONITORÍA ESTRATÉGICA

La monitoria estratégica es un proceso permanente al interior de la Entidad, para registrar todo lo que ocurre y lo que está por suceder en el contexto externo e interno. El monitoreo debe ser continuo dentro del proceso de planeación, siendo necesario confrontar dos aspectos esenciales: el primero, se relaciona con los tipos de información obtenida y la forma como se deben utilizar (hechos, hipótesis, intuiciones, suposiciones y otras) y el segundo, se relaciona con la efectividad del sistema de compilación, almacenamiento, procesamiento, integración y difusión de la información del entorno perteneciente al Órgano de Control.

Trabajar por una Cultura estratégica al interior de la Contraloria Municipal de Envigado, facilita que la gestión organizacional sea dinámica, innovadora, proactiva y anticipatoria del entorno de la Entidad. Para ello, es importante tener claro los tipos de monitoria que deben realizarse ya que cada uno cumple una función. Los responsables del primer monitoreo son los líderes de los procesos, del segundo el Asesor de Control Interno como evaluador independiente y del tercero el Comité de Dirección.

Para lograr el monitoreo estratégico, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

Debe realizarla el más alto nivel jerárquico en cada una de las Áreas. Debe planearse. Debe hacerse periódicamente. Debe practicarse con fundamento en hechos y datos Debe trabajarse con disciplina y persistencia

Es así que la planeación cumple su misión cuando se interioriza, cuando forma parte de la vida de la Entidad y cuando se convierte en Cultura Organizacional. Durante este periodo 2016-2019 es necesario que todo el equipo humano de la Contraloría Municipal de Envigado, tenga disciplina y persistencia para que el Plan Estratégico se ejecute de manera efectiva

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CONTRALORIA

La Contraloría Municipal de Envigado inició el ciclo de Normalización de los

procesos y procedimientos mediante la vinculación de las Normas Técnicas de

Calidad ISO 9001:2008 a la Entidad. Esto permitió implementar la cultura de la

excelencia en las labores que se realizan a diario y agilizar las actividades que se


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desarrollan en la Entidad y a su vez garantizar un servicio satisfactorio a nuestros

Sujetos de Control y a la comunidad en general

Hoy, una característica esencial del gerente público, es buscar que su entidad mejore continuamente tanto en su gestión como en la prestación de sus servicios por medio de la implementación de procesos de calidad y el mejoramiento continuo institucional común denominador que atañe a todos los servidores públicos que conforman el nivel directivo en el sector.

Los procesos que conforman nuestro Sistema de Gestión de la Contraloria abarcan la mayoría de las actividades que realizamos en la entidad, por eso hemos decidido incluir los siguientes procesos:

Direccionamiento Organizacional: En ejecución de este proceso se define la orientación estratégica de la Contraloría, para alcanzar el cumplimiento de la misión y el logro de su visión, en el marco de la función constitucional y legal del ejercicio del control fiscal.

Comunicación Organizacional: Este proceso tiene como objetivo construir confianza en los públicos internos y externos manteniendo los flujos de comunicación, con el fin de garantizar el logro de los propósitos misionales y la transparencia de la administración pública.

Control Fiscal: Este proceso tiene dos momentos, uno que evalúa a nivel

micro la gestión fiscal realizada por cada uno de nuestros sujetos de control a través de auditorías a los diferentes procesos ejecutados por ellos, la revisión de la rendición de la cuenta que corresponde al estudio y evaluación del soporte legal, técnico, financiero y contable de las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, los dos con miras a establecer la economía, la eficacia y la equidad de sus actuaciones. Y un segundo momento, que evalúa a nivel macro o de manera agregada o consolidada la gestión fiscal municipal que es el ámbito bajo el control de la Contraloría de Envigado. El control fiscal macro es un instrumento de control de gestión y resultados consolidados de la gestión pública.

Responsabilidad Fiscal: Este proceso comprende las actuaciones

administrativas adelantadas por la Contraloría Municipal para determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y particulares cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.


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Participación Ciudadana: Este proceso tiene como fin capacitar y orientar a la comunidad en general sobre los diferentes mecanismos de participación para la salvaguarda de los bienes del fisco municipal, a través de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas o simplemente de capacitaciones brindadas por la Contraloría Municipal a la comunidad.

Gestión Administrativa: La gestión administrativa reúne los procesos de

apoyo. Con él se determinan y proveen los recursos necesarios para mantener el sistema de gestión de la contraloría y mejorar continuamente su eficacia, para satisfacer a las partes interesadas en el cumplimiento de sus requisitos, adicionalmente, asegura el equilibrio financiero para el normal funcionamiento de la Contraloría Municipal de Envigado.

Medición, Análisis y Mejora (Mejoramiento Continuo): Este proceso sirve

para planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para mantener continuamente la eficacia del sistema de gestión de la Contraloría. Adicionalmente en este proceso se articula la evaluación independiente (Control Interno) para contribuir en la mejora continua del SGI.

No es sólo un compromiso el que se adquiere con la calidad, también es lograr trazarnos metas cada día más complejas, poderlas cumplir con estándares internacionales y proyectar a la Contraloría Municipal de Envigado como una organización líder en el servicio que oferta.

MAPA DE INTERACCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y MECI

Gráfico 5: Mapa Interacción de los Sistema de Gestión y MECI


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2. ALCANCE

El presente Manual de Gestión de la Calidad de la Entidad, describe el Sistema de Gestión de la Contraloria aplicable a los procesos de:

Direccionamiento Organizacional Comunicación Organizacional Control Fiscal Responsabilidad Fiscal Participación Ciudadana Gestión Administrativa Medición, Análisis y Mejora. El Sistema de Gestión de la Contraloría Municipal de Envigado está basado en la Norma ISO 9001:2008, en la NTCGP1000:2009 y MECI 2014, respecto de la cual se declaran las siguientes exclusiones: Requisito 7.3 Diseño y Desarrollo: Los servicios de la Contraloría están establecidos desde la legislación nacional. En consecuencia, la Contraloría no diseña ni desarrolla nuevos servicios sino que cumple con los que por Ley le han sido establecidos. Requisito 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición: En la ejecución de los procesos de prestación del servicio, la Contraloría no utiliza ningún equipo, instrumento o dispositivo físico de medición.

3. DEFINICIONES Los términos y definiciones usados en el presente Manual corresponden a los de la norma ISO 9000:2008; la NTCGP1000:2004, al MECI 2014 y a los del Glosario y Términos de Referencia CF-D-001 elaborado por la Contraloría Municipal.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CONTRALORIA

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.1.1 Procesos del Sistema de Gestión de la Contraloria

En los siguientes gráficos se muestra la estructura de los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloría y las Entradas y Salidas que tienen cada uno de los


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procesos misionales, en relación con el modelo de procesos de la norma ISO 9001:2008, la NTCGP1000:2009 y el MECI 2014.

Gráfico 6: Mapa de Procesos


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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Proceso: Direccionamiento Organizacional Responsable: Contralor (a) Municipal y Comité de Dirección

Objetivo: Orientar la gestión organizacional, mediante la formulación

de la plataforma estratégica y axiológica de la Contraloría Municipal de Envigado.

Requisitos ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 4.1, 4.2.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.1,

Alcance: Este proceso comprende desde la formulación del

direccionamiento organizacional de la Contraloría, su evaluación, ajuste y control y finaliza con la monitoria estratégica.

Elementos del MECI: 1.1.1, 1.1.3, 1.2, 1.3, 2.1, 3.3.1

Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes

Entes de legislación, regulación y control

Admón. Municipal DAFP –MECI – NTCG1000 Ente certificador Comunicación

Organizacional Gestión de recursos Comunidad

Normatividad Análisis del entorno Plan de Desarrollo Municipal MECI Normas ISO 9000 Planta de cargos Informe de Gestión del

periodo anterior. Ley 1474 de 2011. Plan de Gestión del

Contralor.

P

1. Identificar los requisitos legales y reglamentarios.

2. Proceso de Empalme. 3. Determinación de la matriz axiológica. 4. Definir el enfoque de procesos. 5. Definir la estructura organizacional. 6. Gestión de riesgos. 7. Gestión de la comunicación

organizacional. 8. Asegurar la disponibilidad de recursos 9. Determinación de la plataforma

estratégica

Normograma Plataforma estratégica

(Misión, Visión, Objetivos estratégicos y Plan estratégico)

Plataforma axiológica (código de ética) y deontológica (código de gobierno y políticas de gestión).

Mapa de procesos Estructura Organizacional Matriz de riesgos Matriz de comunicaciones Ajustes presupuestales

Mejoramiento Continuo

Entes de regulación y control

Ente de certificación Procesos del SGI Gestión Financiera


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Entes de legislación,

regulación y control. Procesos del SGI Mejoramiento Continuo Entes de certificación Gestión financiera

Normograma Plataforma estratégica

(Misión, Visión, Objetivos estratégicos y Plan estratégico)

Plataforma axiológica (código de ética) y deontológica (código de gobierno y políticas de gestión).

Mapa de procesos Estructura Organizacional Matriz de riesgos Ajustes presupuestales

H

10. Actualizar el Manual de Funciones

donde se asignen responsabilidades y autoridades

11. Revisar el SGI. 12. Operar la estructura organizacional. 13. Revisar la matriz de riesgos. 14. Diseñar y ejecutar los proyectos

asociados a los Objetivos estratégicos.

15. Diseñar los planes de acción y ejecutarlos.

16. Efectuar rendición de cuentas

Manual de funciones Proyectos y su ejecución Planes de acción y su

evaluación al final de la vigencia.

Revisión del Mapa de Riesgos

Decálogo de ética Manual del SGI y

Caracterizaciones Acta de la revisión por la

dirección y documentos anexos

Informe de rendición de cuentas

Procesos del SGI Direccionamiento

organizacional Partes interesadas Entes de regulación y

control Ente de certificación Gestión Humana Comunidad Concejo Municipal Control Interno


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Evaluación Independiente

– Control Interno Entes de control Ente Certificador Direccionamiento

organizacional Concejo Municipal Mejoramiento Continuo

Informes de Gestión Indicadores de Gestión Plan de Gestión Resultados del PGA Planes de Mejoramiento Matriz de Riesgos

V

Controles Preventivos:

1. Actualización de los documentos externos

2. Seguimiento a los planes de acción y la satisfacción del cliente

3. Seguimiento a las variables del entorno.

4. Seguimiento a la matriz de riesgos 5. Monitorear la entrega de informes a

los entes de control 6. Realización de auditorías internas de

calidad y de control interno. 7. Actualización de matriz de riesgos

Controles Correctivos:

8. Efectuar un re direccionamiento al direccionamiento organizacional

9. Ajustar el SGI 10. Elaboración y seguimiento al plan de

mejoramiento institucional

Análisis de Datos:

11. Efectuar seguimiento y medición al proceso.

12. Realizar seguimiento y evaluación a los planes de acción.

13. Analizar los resultados de auditorías y planes de mejoramiento.

14. Analizar el control de los riegos de mayor probabilidad

Indicadores calculados Evaluación de la gestión Planes de acción evaluados Informe de auditorías

internas y de control interno y planes de mejoramiento evaluados.

Riesgos analizados Plan de Mejoramiento

Institucional

Evaluación

Independiente – Control Interno

Procesos de la Contraloria


Entes de control


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Indicadores calculados Evaluación de la gestión Planes de acción

evaluados Informe de auditorías

internas y de control interno y planes de mejoramiento evaluados.

Riesgos analizados Plan de Mejoramiento

Institucional

A

15. Tomar acciones para la mejora continua

Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora

Direccionamiento Organizacional


Control Fiscal Mejoramiento

Continuo Entes de

Regulación Procesos del SGI

Recursos Documentos Internos Documentos Externos

Físicos: Instalaciones adecuadas, Hardware y Software (Aplicativos misionales y administrativos), Aula de Capacitación, Equipos Técnicos.

Humanos: Integrantes del

Comité de Dirección

Ambiente de Trabajo: Iluminación Adecuada, Temperatura ambiente, Fuera de Ruido, Espacio para la realización de comités.

Ver listado maestro de documentos internos

Ver listado maestro de registros

Ver Listado Maestro de Documentos Externos (Normograma)


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Proceso: Comunicación Organizacional Responsable: Jefe de Oficina de Participación Ciudadana y Comité de Dirección

Objetivo: Construir confianza en los públicos internos y externos manteniendo los flujos de comunicación, con el fin de garantizar el logro de los propósitos misionales y la transparencia de la administración pública.

Requisitos ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 5.5.3, 7.2.3

Alcance: Este proceso comprende desde la elaboración del plan de gestión de

comunicaciones hasta la evaluación de la eficacia de las comunicaciones.

Elementos del MECI: Eje trasversal información y comunicación


Direccionamiento organizacional Medios de Comunicación Comité de Dirección Órganos de vigilancia y control ISO 9001 NTCGP 1000 Procesos del SGI Gestión de recursos

Plan estratégico institucional.

Código de ética. Código de buen gobierno Información de los

procesos del SGI Estructura organizacional Documentación del SGI. Recursos P

1. Realizar diagnóstico de las comunicaciones internas.

2. Elaboración de la matriz de comunicaciones

3. Establecer políticas de comunicación.

4. Establecer responsabilidades y autoridades en comunicación.

5. Elaborar plan de gestión de comunicaciones

6. Determinar manual de comunicaciones internas y externas.

7. Asegurar la disponibilidad de recursos.

Informe de diagnóstico de comunicaciones

Matriz de comunicaciones

Plan de gestión de comunicaciones

Manual de comunicaciones internas y externas.

Disponibilidad presupuestal


Procesos del SGI. Ente de certificación. Mejoramiento continuo


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Direccionamiento Organizacional Comité de Dirección Procesos del SGI. Entes de Certificación. Mejoramiento Continuo Control Interno Medios de Comunicación Órganos de vigilancia y control

Matriz de comunicaciones Plan de gestión de

comunicaciones Manual de

comunicaciones internas y externas

Información de los procesos del SGI

Disponibilidad presupuestal

H

8. Ejecutar el plan de gestión de comunicaciones.

9. Dar cumplimiento a las responsabilidades y autoridades en el procedimiento comunicación Organizacional.

10. Aplicar la matriz de comunicaciones

11. Apoyar procesos de comunicación interna y externa, asegurando imagen corporativa.

12. Ejecutar manual de comunicaciones internas y externas

Informe de ejecución del plan de gestión de comunicaciones.

Resultados de la evaluación de las comunicaciones internas.

Direccionamiento Organizacional.

Comité de dirección. Procesos del SGI. Comunidad Entes de regulación y

control. Concejo Municipal. Grupos organizados Entes de Certificación.


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Evaluación Independiente Control Interno Entes de control. Direccionamiento Organizacional. Mejoramiento Continuo

Informes de Gestión Indicadores de Gestión Informe de ejecución del

plan de gestión de comunicaciones.

Resultados de la evaluación de las comunicaciones internas.

Resultados de Auditorías Planes de Mejoramiento Mapa de Riesgos

V


13. Evaluar la efectividad de las comunicaciones internas y externas.

14. Seguimiento a la ejecución del plan de gestión de comunicaciones.

15. Actualización periódica de la matriz de comunicaciones.

16. Actualización de las políticas de comunicaciones.


17. Ajustar el plan de gestión y/o el Manual de Comunicaciones

18. Ajustar la matriz de comunicaciones.

Análisis de Datos:


20. Realizar seguimiento y evaluación al plan de gestión de comunicaciones

21. Analizar los resultados de auditorías y planes de mejoramiento.

22. Analizar el control de los riesgos de mayor probabilidad.

Indicadores calculados.

Proceso y plan de gestión evaluado.

Informe de auditoría y planes de mejoramiento evaluados.

Riesgos analizados.


Control interno. Evaluación

Independiente. Control Interno Mejoramiento Continuo. Entes de control


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

24


Indicadores calculados Proceso y plan de gestión

evaluado Informe de auditoría y

planes de mejoramiento evaluados

Riesgos analizados

A

23. Tomar acciones para la mejora continua

Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora



Mejoramiento Continuo Gestión Humana Entes de control


Físicos: Oficinas dotadas, Hardware y Software, Aplicaciones; Corell

Draw, InnovaWEB.

Humanos: Jefe de participación ciudadana. Asesor de Control

Interno- Representante de la Dirección y Líderes de los procesos.

Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, Temperatura ambiente

y Fuera de Ruido





LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

25


Proceso: Control Fiscal (Control Micro y Macro) Responsable: Sub-Contralor y Contralor Auxiliar

Objetivo: Evaluar la gestión fiscal ejercida por los sujetos de control, en términos de asegurar

la correcta utilización, inversión y disposición de los fondos y bienes municipales.

Requisitos ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.2,

8.2.3, 8.2.4, 8.3 y 8.4

Alcance: Este proceso inicia con la planeación estratégica del proceso auditor y termina con la entrega de informes mico, traslado de hallazgos de manera eficaz, eficiente y efectiva y comunicación de los informes macro.

Componente MECI: Direccionamiento estratégico, Administración del riesgo, auditorías internas, autoevaluación institucional, plan de mejoramiento y controles.


Entes de legislación, regulación y control.

Guía de Auditoria Territorial.

Procesos del SGI. Direccionamiento

Organizacional Comunidad Funcionarios de la

Contraloría Sujetos de control Gestión financiera

Normatividad Auditorias de la vigencia

anterior Rendición de la cuenta de

los sujetos de control Conocimiento de situaciones

coyunturales relevantes de los sujetos de control

PQDC Recomendaciones y

sugerencias de los funcionarios de la entidad.

Manual del SGI. Información general de la

organización. Medios de comunicación

P

1. Definición de políticas y lineamientos. 2. Elaboración y consolidación de la matriz de

riesgo fiscal. 3. Determinación de objetivos y estrategias. 4. Priorización de entes o asuntos a auditar. 5. Estimación e identificación de recursos. 6. Elaboración y aprobación del PGA. 7. Planificar la elaboración de los informes

macro.

Normograma Matriz de riesgo fiscal El PGA

Entes de control y regulación.

Sujetos de control Entes de

certificación. Procesos del SGI. Comunicación

Pública Grupo Auditor.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

26



Direccionamiento organizacional.

Procesos del SGI. Mejoramiento continuo. Gestión Financiera.

Normograma Matriz de riesgo fiscal El PGA Rendición de cuentas.

H

8. Asignar responsabilidades y autoridades. 9. Elaboración y notificación de los

memorandos de asignación de auditorías a partir de lo definido en el PGA.

10. Desarrollo de la fase de planeación en cada auditoria.

11. Desarrollo de la fase de ejecución en cada auditoria.

12. Generación de los informes. 13. Cumplimiento de las actividades de cierre. 14. Diseño y elaboración de los informes

macro.

Informes de auditoría Informes macro Traslado de Hallazgos Planes de mejoramiento Indicadores de gestión

Sujetos de Control. Concejo Municipal. Alcalde Municipal. Procesos del SGI. Entes de control y

regulación. Responsabilidad

Fiscal Comunidad Entes de

certificación


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

27



Entes de regulación Direccionamiento

Organizacional Mejoramiento

Continuo Procesos del SGI Grupo Auditor

Informes de Gestión Informes de Auditoria Informes Macro Indicadores de Gestión Plan General de Auditorias Resultados de Auditorías Planes de Mejoramiento

V


15. Mantener actualizada la matriz de riesgo control.

16. Informes de seguimiento al PGA. 17. Velar por el cumplimiento de las

responsabilidades y autoridades. 18. Velar por el cumplimiento de las políticas

PGA. 19. Seguimiento a la elaboración y

comunicación de los informes macro. 20. Realización de Mesas de trabajo. 21. Seguimiento en comité de dirección. 22. Revisión y aprobación de los informes

macro.


23. Ajustar los informes del PGA 24. Ajuste a los términos definidos para las

fases de las auditorias. 25. Ajustar los informes macro. 26. Ajustar SGI

Análisis de Datos:

27. Efectuar seguimiento y medición al proceso

28. Realizar seguimiento y evaluación al PGA. 29. Analizar los resultados de auditorías. 30. Analizar el control de los riegos de mayor

probabilidad

Indicadores calculados Actas de comité de

dirección donde se evalúa el informe de seguimiento del PGA.

Mesas de Trabajo. Riesgos analizados.


Evaluación Independiente-Control Interno


Entes de Regulación

Procesos del SGI Comité de

Dirección


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

28


Indicadores calculados Resultados de las Auditorías

Internas de Calidad Riesgos analizados

A

31. Tomar acciones para la mejora continua Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora




Entes de Regulación

Procesos del SGI Comité de

Dirección


Físicos: 1 vehículo para transporte de los auditores y protección de los equipos, escáner portátiles, ambiente web de la Plataforma Gestión Transparente, impresoras, cámara fotográfica y videograbadora

Humanos: Grupo auditor conformado por 14 funcionarios con

formación profesional en diferentes áreas y 1 funcionario del proceso de participación ciudadana que apoyará las auditorias que evalúen impactos en la comunidad.

Ambiente de Trabajo: Iluminación Adecuada, Temperatura

ambiente, Fuera de Ruido, Reserva para entrevistas.





LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

29


Proceso: Responsabilidad Fiscal Responsable: Contralor Auxiliar Fiscal

Objetivo: Establecer la Responsabilidad Fiscal de los servidores públicos, cuando se ha ocasionado

detrimento patrimonial en alguno de los Entes Sujetos de Control y buscar el resarcimiento del daño patrimonial causado.

Requisitos Ley: Ley 610 de 2000 y ley 1474 de 2011 ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 7.1. 7.2. 7.5. 8.2.2. 8.2.3. 8.2.4. 8.3. 8.4.

Alcance: Este proceso inicia con la identificación y análisis de la documentación allegada que soporta la

noticia fiscal y termina con auto de archivo, fallo o sentencia.

Componente MECI: Direccionamiento estratégico, Administración del

riesgo de los procesos, auditorías internas, autoevaluación institucional, plan de mejoramiento y controles.



Comunidad Proceso de auditoría. Anónimo Medios de

comunicación. Entes de control

externos

Normatividad Quejas, Denuncias. Hallazgos de

auditoría. Solicitud de los

Sujetos de Control Traslados por

auditoria concurrente o prevalente

P

1. Identificar los requisitos legales y reglamentarios

2. Identificar y analizar la documentación allegada con el fin de determinar los elementos de responsabilidad (conducta dolosa o culposa, daño patrimonial y nexo causal).

3. Determinar el contenido de la queja, denuncia y traslados de auditoria.

4. Proferir auto de apertura de indagación preliminar o apertura del proceso.

5. Determinar si hay lugar a iniciar el proceso jurisdicción coactiva.

Normograma Auto de apertura Auto de apertura e

imputación. imputación o Auto de

Archivo Resolución ejecutoriada

con el fallo de Responsabilidad Fiscal.

Auto Inhibitorio. Investigación de bienes de

los presuntos responsables

Entes de regulación y control.

Concejo Comunidad Administración Municipal Entidades sujetas a

Vigilancia y Control de la Contraloría

Organismos de Superior jerarquía de la Contraloría Municipal.

Otros organismos del estado.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

30



Concejo Comunidad Administración

Municipal Entidades sujetas a


Organismos de Superior jerarquía de la Contraloría Municipal.

Otros organismos del estado.

Normograma Auto de Archivo Auto de Cesación Fallo con o sin

Responsabilidad. Medidas cautelares Constancia de

ejecutoria.

H

6. Practica de las pruebas. (Testimoniales, documentales, conceptos técnicos, informes Técnicos, periciales, entre otras).

7. Revisar la documentación a llegada, para determinar los elementos de responsabilidad.

8. Análisis del contenido de la queja, denuncia y traslados de auditoria.

9. Versiones Libres de los presuntos responsables.

10. Nombrar apoderado de oficio y auxiliares de la justicia.

11. Vincular a las compañías de seguros que amparen los presuntos responsables

12. Decretar o levantar medidas Cautelares 13. Proferir fallo. 14. Dar traslado del fallo ejecutoriado a las

autoridades competentes.

Fallo. Auto de archivo. Traslado Grado de

consulta Auto resolviendo recursos. Formatos diligenciados a

las autoridades competentes

Auto avocando conocimiento para iniciar proceso de jurisdicción coactiva.

Responsable Fiscal Apoderados Defensores de oficio La compañía asegurador –

Garante Otros sujetos de control y

autoridades competentes.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

31




Organizacional Mejoramiento Procesos del SGI Cambios normativos

Grado de consulta. Auto de

acatamiento Informes de Gestión Indicadores de

Gestión Plan de Acción Resultados de

Auditorías Planes de

Mejoramiento Mapa de Riesgos

V


15. Verificar que no se venzan los términos 16. Verificar los términos de los procesos para

evitar las acciones de caducidad o prescripción.

17. Realizar las prácticas de pruebas conducentes al proceso.

18. Velar por el cumplimiento del debido proceso.

19. Monitorear los bienes de los presuntos responsables fiscales.

20. Actualización de los procesos con los cambios normativos.


21. Ajustar el SGI. 22. Ajustar los planes de mejoramiento del

procedimiento Análisis de Datos:


24. Realizar seguimiento y evaluación a las quejas y denuncias.

Indicadores calculados Proceso y plan de acción



Riesgos analizados


Evaluación Independiente Mejoramiento Entes de Regulación Procesos del SGI


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

32


Indicadores calculados

Proceso y plan de acción evaluado

Informe de auditoría y planes de mejoramiento evaluados

Riesgos analizados

A 25. Tomar acciones para la mejora continua Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora


Evaluación Independiente Mejoramiento Continuo Entes de Regulación Procesos del SGI


Físicos: Oficina dotada, Hardware y Software

Office, Aplicaciones Finanzas Plus y PQRS, Aula

de Capacitación, Equipos Técnicos y archivadores

para la custodia de expedientes, sala de

audiencias,

Humanos: Contralora Auxiliar Fiscal- Auditores

Ambiente de Trabajo: Iluminación Adecuada,

Temperatura ambiente, Fuera de Ruido, Reserva

para entrevistas.





LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

33


Proceso: Participación Ciudadana Responsable: Jefe de Oficina de Participación Ciudadana y Sub-

Contralor

Objetivo: Atender de acuerdo con la normatividad aplicable los derechos de petición, las quejas,

consultas y reclamos que lleguen a la Contraloría Municipal. Capacitar a la comunidad por medio de la pedagogía de la Constitución, sobre los mecanismos de participación ciudadana.

Requisitos ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 7.1, 7.2,,7.5, 8.2 .1,

8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 8.4 (Excepto 7.5.2)

Alcance: El proceso inicia con la formulación de un plan donde contemple las actividades a desarrollar

por parte de la Oficina de Participación Ciudadana, donde se incluye la capacitación a las Veedurías Ciudadanas, el trámite y seguimiento a las Peticiones, Quejas, Denuncias y Consultas a llegar por la comunidad y/o partes interesadas y termina con el informe preliminar de los resultados alcanzados

Componente MECI: Direccionamiento estratégico, Administración del riesgo de los procesos, auditorías internas, autoevaluación institucional, plan de mejoramiento y controles




Procesos del SGI. Funcionarios de la

Contraloría. Sujetos de Control. Comunidad Veedurías Ciudadanas Partes interesadas Gestión Financiera.

Normatividad Plan Estratégico Manual del S.G.I. Recomendaciones y

sugerencias. Derechos de

Petición, quejas, consultas

y/o denuncias.

Presupuesto

P


2. Planear las actividades a realizar sobre los mecanismos de Participación Ciudadana y control social.

3. Determinar los mecanismos para el fortalecimiento del Sistema de Peticiones, Quejas, Consultas y Denuncias.

4. 4. Definir los programas elaborados y promover el control social en el Municipio de Envigado.

5. Proyectar informe sobre la aplicación de los programas y verificar la atención de peticiones, quejas, consultas y denuncias

6. Ajustar el proceso para la vigencia siguiente con base en las acciones de mejora.

7. Asegurar la disponibilidad de recursos

Normograma Estrategias a aplicar Programas de

Capacitación Ciudadana

Acta de Conformación de Veedores

Certificados de Formación.

Evaluaciones e informes del proyecto

Comunicaciones dirigidas al peticionario.

Entes de control y regulación. Concejo Comunidad Partes interesadas Administración Municipal Entidades sujetas a Vigilancia y

Control de la Contraloría Organismos de Superior

jerarquía Otros procesos del SGI de la

Contraloría Municipal.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

34



Concejo Comunidad Partes interesadas Administración Municipal Entidades sujetas a


Organismos de Superior jerarquía

Otros procesos del SGI de la Contraloría Municipal.

Normograma. Informe de Gestión. Peticiones, quejas,

consultas y/o denuncias atendidas y tramitadas.

Proyectos de participación ciudadana

Viabilidad Presupuestal

H


9. Ejecutar las actividades a realizar sobre los mecanismos de Participación Ciudadana y control social.

10. Aplicar los mecanismos para el fortalecimiento del Sistema de Peticiones, Quejas, Consultas y Denuncias.

11. Ejecutar los programas elaborados y promover el control social en el Municipio de Envigado.

12. Presentar Informe sobre la aplicación de los programas y verificar la atención de peticiones, quejas, consultas y denuncias

13. Ajustar el proceso para la vigencia siguiente con base en las acciones de mejora.

Responsabilidades y Autoridades.

Actividades desarrolladas sobre mecanismos de participación ciudadana.

Aplicación, implementación y fortalecimiento del sistema de peticiones, quejas, consultas y denuncias.

Informes de los resultados de los programas de control social.

Procesos ajustados


Procesos del SGI. Comunidad Partes interesadas Veedurías Ciudadanas Concejo municipal Entes de certificación Entes de control y regulación.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

35




Organizacional Mejoramiento Continuo Procesos del SGI

Informes de Gestión Indicadores de Gestión Plan de Acción Resultados de Auditorías Planes de Mejoramiento Mapa de Riesgos

V


14. Mantener actualizados los documentos internos y externos

15. Monitoreo al plan de acción y planes de trabajo

16. Actualización de la base de datos de la planta de cargos

17. Seguimiento a la atención de las PQRS internas

18. Seguimiento al reporte de novedades en el régimen de seguridad social integral

19. Mantener la interacción con los demás procesos de la entidad

20. Actualización periódica del manual de funciones


21. Ajustar el plan de acción y los planes de trabajo

22. Ajustar los programas de Participación Ciudadana.

Análisis de Datos:


24. Realizar seguimiento y evaluación al plan de acción

25. Analizar los resultados de auditorías y planes de mejoramiento


Indicadores calculados



Riesgos analizados




LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

36


Indicadores calculados Proceso y plan de acción



Riesgos analizados

A

27. Tomar acciones para la mejora continua Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora




Físicos: Oficina dotada, Hardware y Software Office,

Aplicaciones Finanzas Plus y PQRS, Aula de Capacitación,

Equipos Técnicos.

Humanos: Profesional Especializado y profesional

Universitario







LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

37


Proceso: Gestión Administrativa Responsable: Director Administrativo

Objetivo: Asegurar la disponibilidad de recursos financieros, humanos, técnicos, entre otros, con el fin de mantener el Sistema de Gestión de la Contraloría y mejorar continuamente su eficacia para satisfacer al cliente en el cumplimiento de sus requisitos.

Requisitos ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 4.1, 6, 7.4,

8.2.2, 8.2.4, 8.3, 8.2.3, 8.4 y 8.5.

Alcance: Este proceso inicia con la identificación de las necesidades de recursos, ya sea recursos

financieros, humanos, técnicos, entre otros, así mismo como establecer los métodos para proyectar la gestión contable y financiera de la Contraloría y termina con la elaboración y presentación de los informes a los entes de control

Componente MECI: Direccionamiento estratégico, Administración

de riesgos de los procesos, auditorías internas, autoevaluación institucional, plan de mejoramiento y controles




Banco de la República Proveedores y

acreedores Entidades promotoras de

salud Proceso de

responsabilidad de la dirección

Bancos Sujetos de control Procesos del SGI.

Normatividad. Plan estratégico Política de Gestión Acuerdos y

Resolución sobre planta de personal

Certificación sobre la meta de inflación esperada

Diagnóstico y planes que afecten directamente los recursos.

Autoliquidación Parafiscales

P


2. Proyectar los recursos necesarios para el Sistema.

3. Identificar las necesidades de recursos humanos, Infraestructura y de ambiente de trabajo.

4. Proyectar el presupuesto de la Contraloría Municipal.

5. Planear contable y financieramente los recursos de la Contraloría en el corto, mediano y largo plazo.

Normograma. Recursos humanos, de infraestructura y

ambiente de trabajo necesarios para los Procesos del Sistema de Gestión de la Contraloría.

Necesidades de infraestructura identificadas.

Presupuesto Aprobado Planes (Capacitación, bienestar laboral,

plan anual de adquisiciones, entre otros)


Procesos del SGI. Ente de certificación


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

38


Órganos de Control Procesos del SGI. Ente de certificación Mejoramiento continuo

Normograma. Recursos humanos,

de infraestructura y ambiente de trabajo necesarios para los Procesos del Sistema de Gestión de la Contraloría.

Necesidades de infraestructura identificadas.

Presupuesto Aprobado

Planes (Capacitación, bienestar laboral, plan anual de adquisiciones, entre otros)

H

6. Proveer los recursos necesarios para el Sistema.

7. Asignación de responsabilidades y autoridades.

8. Elaborar plan para proveer los recursos necesarios el sistema.

9. Determinar y satisfacer las necesidades de recursos humanos, infraestructura y del ambiente de trabajo.

10. Ejecutar el presupuesto asignado para la vigencia.

11. Recaudar los ingresos, realizar causación y registro y efectuar las erogaciones de la Entidad.

Manual de Funciones y competencias (Responsabilidades y autoridades)

CDP y RDP Liquidación y cierre de presupuesto Informes de ejecución presupuestal Reportes de nómina Actos administrativos de actuaciones y

novedades de personal. Certificaciones laborales Documento de cuenta por pagar Estados contables PAC Traslados presupuestales Conciliación bancaria Resolución de cuentas por pagar Cuentas de cobro Pagos (cheque y transferencia

electrónica) Ejecución de los planes de

Capacitación, bienestar laboral, plan anual de adquisiciones.

Procesos de la Contraloria Secretaria de Hacienda

Municipal Auditoría General de la

República Contraloría General de la

República Proveedores, acreedores y

empleados.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

39


Evaluación Independiente Órganos de Control Direccionamiento

Organizacional Procesos del SGI

Informes de Gestión Indicadores de

Gestión Plan de Acción Resultados de

Auditorías Internas de Calidad y de Control Interno

Planes de Mejoramiento

Mapa de Riesgos Análisis de datos Revisión por la

Dirección

V


12. Verificar que no se venzan los términos para la entrega de informes.

13. Verificar el cumplimiento de las obligaciones

14. Verificar el cumplimiento de los planes y programas de gestión humana.

15. Verificar el cumplimiento de la ejecución del presupuesto.

16. Verificar el estado de las auditorías internas de calidad anteriores.


17. Ajustar el SGI. 18. Verificar el cumplimiento de los

planes de mejoramiento del proceso

19. Cumplir las normas de gestión humana, financiera y contable.

Análisis de Datos:

20. Efectuar seguimiento, evaluación y medición al proceso.


22. Analizar el control de los riesgos de acuerdo a su impacto

Indicadores generados Proceso y plan de acción evaluado Informe de auditoría y planes de

mejoramiento evaluados Riesgos analizados


Evaluación Independiente Órganos de Control Procesos del SGI


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

40


Indicadores generados



Riesgos analizados

A 23. Tomar acciones para la mejora continua

Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora


Evaluación Independiente Órganos de Control Procesos del SGI



Aplicaciones de los sistemas de información de talento

humano, financiera y contable (Recursos Físicos, Finanzas

Plus, Queryx), Aula de Capacitación, Equipos Técnicos.

Humanos: Director(a) administrativo (a), Jefe de oficina de

talento humano y Profesionales Universitarios.







LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

41


Proceso: Medición, Análisis y Mejora Responsable: Director Administrativo y Asesor de Control Interno

Objetivo: Establecer lineamientos para la medición, análisis y mejora de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, mostrando su conformidad y mejora continua y eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma NTCGP 1000 -ISO 9001, legales y reglamentarios

Requisitos ISO 9001 y NTCGP 1000 Aplicables: 4.2.3, 4.2.4, 8.2.3,

8.4, 8.5

Alcance: Este proceso comprende desde la identificación de los requisitos legales y reglamentarios

hasta la elaboración y seguimiento a los planes de mejoramiento por procesos.

Componente MECI: Direccionamiento estratégico, autoevaluación

institucionales, plan de mejoramiento y controles, eje trasversal

información y comunicación.




Procesos del SGI

Gestión de recursos

Normatividad Procesos del SGI. Información de los

procesos Solicitudes de control de

documentos y de registros

Presupuesto

P


2. Determinar las necesidades de control de documentos y de registros en el SGI.

3. Elaborar programa anual de reuniones de mejoramiento continuo.

4. Recopilar información para el análisis de datos Asegurar la disponibilidad de recursos

Normograma Programa anual de

reuniones Documentos y registros

para el control Análisis de datos por

procesos Viabilidad presupuestal

Mejoramiento continuo. Direccionamiento Organizacional

Procesos del SGI Entes de control y regulación Ente de certificación Gestión Financiera


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

42



Mejoramiento continuo

Procesos del SGI.


Entes de certificación.

Gestión Financiera

Normograma. Solicitudes de control

de documentos y registros.

Programa anual de reuniones.

Análisis de datos por procesos.

Información de los procesos.

Disponibilidad presupuestal.

H

5. Controlar los documentos y los registros del SGI.

6. Efectuar las reuniones de mejoramiento continuo.

7. Analizar los datos; avances en la gestión de los planes y programas, satisfacción del cliente, PQRS, productos o servicios no conformes, desempeño de los procesos (indicadores), control de proveedores.

8. Analizar los resultados de los objetivos de calidad, las auditorías al SGI, las acciones correctivas y preventivas, y la revisión por la dirección.

9. Implementar oportunidades de mejora. 10. Propender por la toma de acciones

correctivas y preventivas 11. Asegurar la disponibilidad de recursos.

Listados de documentos internos y externos (Normograma).

Listado maestro de registros.

Actas y sus anexos. Planes de

mejoramiento por procesos

Listado de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Viabilidad presupuestal.

Direccionamiento Organizacional. Procesos del SGI. Entes de certificación. Entes de control y regulación Participación Ciudadana. Gestión Financiera.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

43



Entes de control Direccionamient

o Organizacional

Gestión Humana

Informes de Gestión Indicadores de Gestión Resultados de

Auditorías. Planes de

Mejoramiento Mapa de Riesgos

V


12. Actualización de los documentos externos, Concertar agenda con líderes de procesos para la mejora continua.

13. Efectuar seguimiento a compromisos de reuniones anteriores

14. Verificar y aprobar las actas con los integrantes del Comité Dirección.

15. Mantener los procesos de sensibilización sobre la mejora continua


16. Reprogramar las reuniones de mejoramiento continuo

17. Replantear las acciones correctivas, preventivas y de mejora

Análisis de Datos:


19. Realizar seguimiento y evaluación al plan de acción



Indicadores calculados Proceso evaluado Informe de auditoría y


Riesgos analizados

Direccionamiento Organizacional Evaluación Independiente Comunicación pública Gestión Humana Entes de control


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

44


Indicadores calculados Proceso y plan de

acción evaluado Informe de auditoría y


Riesgos analizados

A

Tomar acciones para la mejora continua Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora



Aplicaciones Finanzas Plus y PQRS, Aula de

Capacitación, Equipos Técnicos.

Humanos: Representante de la Dirección y Asesor de

Control Interno

Ambiente de Trabajo: Iluminación Adecuada,

Temperatura ambiente, Fuera de Ruido, Reserva para

entrevistas.





LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

45

4.1.2 Interacción entre los Procesos de Prestación del Servicio

La siguiente matriz muestra las interacciones entre los procesos de prestación del

servicio, entendida como la labor misional de la contraloría, en términos de lo que

cada proceso le provee y aporta a los demás:

PROCESO CLIENTE

PROCESO PROVEEDOR

DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y

MEJORA

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

Disponibilidad de

los recursos

(humanos,

financieros,

técnicos, entre

otros) con

sujeción a la

disponibilidad

presupuestal y a

la Ley

Política de

gestión.

Objetivos.

Responsabilidad

es y autoridades

del personal que

interviene en los

procesos de

prestación del

servicio.

Comunicación a

los responsables

de los procesos

de prestación del

servicio sobre la

importancia de

satisfacer tanto

los requisitos de

las partes

interesadas,

como los legales

y reglamentarios.

Criterios para la medición (Indicadores de Gestión) Informe de Actividades Consolidadas de la Contraloría Análisis y mejora de los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloria. Informe de Revisión por la Dirección

Criterios para la

difusión de políticas

e información

generada al interior

y para la

comunicación de las

mismas al exterior

de la Contraloria.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

46

PROCESO CLIENTE

PROCESO PROVEEDOR





MEJORA


GE

ST

IÓN

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Recursos humanos,

técnicos, financieros

y de infraestructura

con sujeción a la

disponibilidad

presupuestal y la

Ley.

Recursos

humanos,

mantenimiento y

de infraestructura

necesarios para

la planificación y

ejecución de los

procesos de

prestación del

servicio con

sujeción a la

disponibilidad

presupuestal y la

Ley.

Recursos

humanos,

técnicos y de

infraestructura

necesarios para

la planificación y

ejecución de los

procesos de

medición,

análisis y mejora

con sujeción a la

disponibilidad

presupuestal y la

Ley.

Información de

actividades

consolidadas de

la Contraloría

(Indicadores de

Gestión).

Recursos humanos,

técnicos,

tecnológicos y de

infraestructura

necesarios para la

planificación y

ejecución del

proceso de

comunicación

organizacional.

PR

ES

TA

CIÓ

N D

EL

SE

RV

ICIO

Recomendaciones para la mejora del Sistema de Gestión. Propuestas de objetivos para los procesos. Información de actividades consolidadas de la Contraloría. (Indicadores de Gestión).

Identificación de

necesidades de

recursos

Información de

actividades

consolidadas de

la Contraloría

(Indicadores de

Gestión).

Cumplimiento del

plan de

comunicaciones y

los criterios para la

comunicación

organizacional.


LA CALIDAD

Código: DO-L-001

Versión: 017

47

PROCESO CLIENTE

PROCESO PROVEEDOR





MEJORA


CO

MU

NIC

AC

IÓN

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

Difusión de las

políticas, criterios e

información

necesaria para el

cumplimiento de la

misión, visión y

política de calidad.

Debe operar como

un eje estratégico

transversal al SGI

Mecanismos y

herramientas

para difundir

políticas,

resultados,

objetivos, planes,

programas y

proyectos que

contribuyan al

desarrollo

organizacional y

la consecución

de los recursos.

Garantizar la

comunicación

asertiva en la

interlocución con

las partes

interesadas

(internos, sujetos

de control,

órganos de

control externos

y grupos

organizados) y

la ciudadanía.

Difusión de las

políticas, criterios

e información

necesaria para el

cumplimiento de

los procesos

misionales.

Difusión de los

criterios definidos

por la dirección

para la

implementación

de acciones

correctivas,

preventivas, de

mejora,

recomendacione

s de control

interno y revisión

por la dirección.

ME

DIC

IÓN

, A

NÁ

LIS

IS Y

ME

JO

RA

Resultados de

auditorías internas

de calidad.

Análisis de datos.

Estado de las

acciones correctivas,

preventivas y de

mejora.

Seguimiento al

cumplimiento de los

Objetivos.

Informe de

evaluación

independiente.

Identificación de

necesidades de

recursos.

De acuerdo con

los resultados de

medición,

análisis y mejora

se impactan los

procesos y

procedimientos

de gestión

administrativa.

Resultados de

las auditorías

internas de

calidad y del

análisis de datos

respecto a la

conformidad de

los procesos con

los requisitos

establecidos en

el Sistema de

Gestión de la

Contraloria y a

las tendencias de

esos procesos y

resultado del

seguimiento a los

Objetivos.

Comunicación de

los resultados

obtenidos en los

procesos de

medición, análisis y

mejora con el fin de

retroalimentar los

procesos.

Socialización de las

acciones que se

deriven de este

proceso para la

contribución de la

mejora continua del

SGI.


LA CALIDAD

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La siguiente matriz nos muestra la trazabilidad o interacción de los procesos misionales

entre sí

PROCESO CLIENTE

PROCESO PROVEEDOR

CONTROL FISCAL RESPONSABILIDAD

FISCAL PARTICIPACIÓN CIUDADANA

CO

NT

RO

L F

ISC

AL

Remisión de

hallazgos para iniciar

el proceso de

Responsabilidad

Fiscal (Formato de

Traslado de

Hallazgos de

Auditoria a

Responsabilidad

Fiscal)

Respuestas al peticionario con

la posible fecha de resultados

de una auditoria programada

con fundamento en esa queja,

petición, denuncia y/o consulta.

Posteriormente respuesta a los

peticionarios con el resultado

de dichas auditorías.

RE

SP

ON

SA

BIL

IDA

D

FIS

CA

L

Solicitud de recaudo de

pruebas decretadas en el

Proceso de Responsabilidad

Fiscal y que deban ser

practicadas por los

Auditores en el curso de las

indagaciones preliminares o

de los procesos fiscales.

Dar respuesta al peticionario

sobre el resultado de un

proceso de Responsabilidad

Fiscal producto de una quejas,

peticiones o denuncias de la

comunidad o del sujeto de

control.

PA

RT

ICIP

AC

IÓN

CIU

DA

DA

NA

Traslado según clasificación

previa, de la queja,

denuncia, petición y/o

consulta ciudadana al control

fiscal micro para dar

solución.

Traslado según

clasificación previa,

de la queja, denuncia,

petición y/o consulta

ciudadana a

Responsabilidad

Fiscal, para lo de su

competencia.

Estrategias para la promoción y el fortalecimiento de la participación ciudadana en el

control fiscal.


LA CALIDAD

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4.2 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CONTRALORIA 4.2.1 Generalidades A continuación se referencia la documentación del sistema de gestión de la Contraloría Municipal de Envigado, respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, la NTCGP1000:2009 y el MECI 2014. Las guías y los formatos relativos a los procedimientos de prestación del servicio se referencia en cada uno de esos procedimientos y no en el presente Manual.

REQUISITO DE ISO 9001:2008 NTCGP1000:2009

DOCUMENTO/PROCEDIMIENTO/GUÍA

4.1 Requisitos Generales Manual de Gestión de la Calidad DO-L-001 Procedimientos y Guías del Sistema de Gestión Integral

4.2.1 Generalidades Política y Objetivos Estratégicos Manual de Gestión de la Calidad DO-L-001 Procedimientos y Guías del Sistema de Gestión Integral

4.2.2 Manual de la Calidad Manual de Gestión de la Calidad DO-L-001

4.2.3 Control de los Documentos

Guía para la Codificación y Elaboración de Documentos Procedimiento de Control de Documentos DO-P-004

4.2.4 Control de los registros Guía para el Control de Registros DO-G-002

5. Responsabilidad de la Dirección

Política de gestión, Objetivos Estratégicos, Plan para el logro de los Objetivos Estratégicos. La Resolución Interna No.58 de 15 de abril de 2016, “Por medio de la

cual se actualiza y se adopta el Manual Específico de Funciones

competencias laborales para los empleos de la planta de personal de

la Contraloría Municipal de Envigado”, la cual relaciona la

responsabilidad o autoridad en el ejercicio de cada función asignada.

En las respectivas hojas de vida de los funcionarios reposan los documentos (Diplomas, certificados, cartas de experiencia, etc.) que dan cuenta del cumplimiento de los requisitos y las competencias. Código de ética y código de buen gobierno. Manual de Gestión de Calidad DO-L-001. Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad MC-P-002. Proceso de Direccionamiento Organizacional Procedimiento para el Direccionamiento Estratégico DO-P-001 Procedimiento para la Revisión del Sistema de Gestión de Calidad por la Dirección. DO-P-002. Procedimiento de Gestión del Riesgo DO-P-003. Procedimiento de Gestión de los Requisitos Legales DO-P-005. Proceso de Comunicación Organizacional


LA CALIDAD

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REQUISITO DE ISO 9001:2008 NTCGP1000:2009

DOCUMENTO/PROCEDIMIENTO/GUÍA

Procedimiento de comunicación organizacional CO-P-001 Manual de Comunicación Organizacional e Informativa CO-D-001

6. Gestión de los Recursos

Gestión Administrativa

Procedimiento de Compras GA-P-004. Procedimiento de Gestión del Talento Humano GA-P-005. Guía para la Elaboración del Plan Anual de Compras GA-G-001. Guía de Mantenimiento GA-G-002. Guía de Nomina GA-G-003. Procedimiento Presupuestal GA-P-001. Procedimiento Contable GA-P-002. Procedimiento de Tesorería GA-P-003. Procedimiento de Gestión del Riesgo CO-P-003.

7. Realización del Producto

Proceso Control Fiscal Micro Procedimiento Auditor CF-P-001 Guía para el análisis a los estados contables de los sujetos de control CF-G-001 Guía para la Expedición del Certificado del Registro de la Deuda Pública CF-G-002 Proceso de Control Fiscal Macro

Guía para la realización de auditoría al balance general CM-G-001 Guía para la Elaboración del Informe Fiscal y Financiero CM-G-002. Guía para la Elaboración del Informe del Estado de los Recursos Naturales y Medio Ambiente CM-G-003 Proceso Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Procedimiento de Jurisdicción Coactiva JC-P-001 Procedimiento de Responsabilidad Fiscal RF-P-001 Procedimiento administrativo sancionatorio RF-P-002 Proceso Participación Ciudadana Procedimiento para el Trámite de Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas Ciudadanas PC-P-001 Procedimiento de Capacitación Ciudadana en el Control Social, Promoción y Acompañamiento de Veedurías PC-P-002

8. Medición, Análisis y Mejora.

Guía para el Análisis de Datos MC-G-001 Guía para Medir la Satisfacción del Cliente MC-G-002. Guía para medir el Conocimiento Organizacional MC-G-003 Procedimiento para Evaluar el Sistema de Control Interno MC-P-001. Procedimiento para la Realización de Auditorías Internas de Calidad MC-P-002. Procedimiento de Acción Correctiva, Preventiva y Mejora MC-P-003. Procedimiento de Control del Producto No Conforme MC-P-004 Procedimiento de Gestión del Riesgo DO-P-004.


LA CALIDAD

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4.2.2 Manual de Gestión de la Calidad Su objeto es describir el Sistema de Gestión implementado en la Contraloría Municipal de Envigado, el presente Manual de Gestión de la Calidad ha sido elaborado por el Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Contraloria, revisado por el Comité de Dirección y aprobado por el Contralor(a) Municipal. Cualquier modificación que del mismo se haga, debe seguir este mismo proceso de elaboración, revisión y aprobación, según lo dispuesto en el procedimiento de Control de los documentos. 4.2.3 Control de Documentos

La documentación es una herramienta importante para la normalización de los procesos de la Contraloría y la garantía de una mejor prestación del servicio. Es por ello que se elaboran los documentos referenciados en 4.2.1, como soporte del cumplimiento a lo exigido en la NTC ISO 9001:2008, NTCGP1000:2009 y MECI 2014. Estos documentos se elaboran, actualizan, controlan y preservan de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos, DO-P-004 De este Manual se conserva un original en el Archivo General de la Contraloría Municipal, una copia del original en el archivo del Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Contraloria y una copia en medio magnético en Carpeta Documental del Sistema de Gestión de la Contraloria, puesta en la Red interna para consulta de los funcionarios.

4.2.4 Control de los Registros Para dar evidencia de las actividades realizadas en los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloria, consolidar la información y propiciar oportunidades de mejoramiento, se hace necesario el diligenciamiento, almacenamiento, protección y administración de los registros del Sistema de Gestión de la Contraloria. Para ello, se ha elaborado y se aplica la Guía para el Control de Registros DO-G-002.


LA CALIDAD

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

Atendiendo a la Misión Institucional de la Contraloría, el Contralor(a) Municipal ha hecho manifiesto su compromiso con el Sistema de Gestión de la Contraloria tanto al interior de la Entidad como hacia las partes interesadas. La alta dirección para el sistema de gestión integral se encuentra conformada por: Contralor Municipal Comité de Dirección Representante de la Dirección La alta dirección en el presente manual declara su compromiso proporcionando evidencia en el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión y la mejora continua de su eficacia a través de las siguientes acciones: 5.1.1 Establecer y divulgar la Política al igual que los Objetivos Estratégicos para cada vigencia.

5.1.2 Comunicar a los integrantes del Grupo de la Contraloría de la importancia de satisfacer los requisitos legales y reglamentarios de las partes interesadas. 5.1.3 Realizar reuniones periódicas del Comité de Dirección. 5.1.4 Asegurar que se establezcan, ejecuten y se haga seguimiento a los objetivos estratégicos. 5.1.5 Asegurar la disponibilidad de recursos. 5.1.6 Realizar encuestas para medir el conocimiento organizacional. 5.1.7 Presentar semestralmente en el comité de dirección los resultados de los informes de actividades consolidadas de la Contraloría. 5.1.8 Asignar y divulgar las Responsabilidades y Autoridades del Sistema de Gestión de la Contraloria.


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El equipo MECI estará integrado por los mismos funcionarios que conforman el comité de dirección. El representante de la dirección dirigirá y coordinará las actividades del equipo MECI. El equipo MECI tendrá las siguientes responsabilidades: Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento del sistema

(entendido como SGI y MECI). Asesorar y capacitar a los servidores de la entidad en el sistema e informar

los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo. Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento

continuo e informar los resultados al representante de la dirección para la toma de decisiones.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE (PARTES INTERESADAS) Son clientes de la Contraloría Municipal de Envigado: La comunidad Envigadeña (ciudadanos, los niños y jóvenes, organizaciones comunitarias, organizaciones no gubernamentales, veedurías) y el Concejo Municipal de Envigado que es la comunidad institucionalizada en un Órgano de carácter político, que reciben de la Contraloría la garantía de un control fiscal ejecutado bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, economía, y valoración de costos ambientales. Los sujetos de control: Administración Central (Municipio) y nueve (9) Entes Descentralizados, los cuales se encuentran relacionados al inicio del presente manual. Adicionalmente, cuenta con diecisiete (17) puntos de control así: Concejo Municipal, Personería Municipal, dos (2) curadurías urbanas, once (11) Instituciones Educativas y dos (2) centros educativos rurales. Los organismos de control que reciben de la Contraloría diferentes informes requeridos por ellos para evaluar nuestra gestión. El Contralor(a) es consciente de la importancia de atender las necesidades de estos clientes y por ello se preocupa por establecer unos mecanismos eficaces de conocimiento de esas necesidades (véase 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados) y de medir la satisfacción de esas necesidades entre los clientes (véase 8.2.1 Satisfacción del Cliente).


LA CALIDAD

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5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

La Política de Calidad en la Entidad es denominada Política de Gestión. Es adecuada para su propósito, refleja la forma como la calidad contribuye al logro de su Misión y Visión. La Política es entendida en todos los niveles de la organización mediante mecanismos de comunicación interna. Tiene un lenguaje claro que permite su mejor comprensión. Es divulgada en los programas de inducción y capacitación al personal, en la página web, cuadros, correo interno y cartelera para que se comprenda su significado y la forma de aplicarla en cada puesto de trabajo. 5.4 PLANIFICACIÓN 5.4.1 Objetivos Estratégicos Con el fin de materializar la Política en acciones concretas tendientes al mejoramiento continuo, la Contraloría ha establecido los siguientes Objetivos Estratégicos para el cuatrienio 2016-2019: Iniciar un proceso de reingeniería del control fiscal, a través del uso de

herramientas tecnológicas que faciliten la labor fiscalizadora haciéndola oportuna y permitiendo detectar riesgos que afecten el patrimonio público.

Mejorar los procesos internos existentes y desarrollar el proyecto de responsabilidad social corporativa que fortalezca la Contraloria institucionalmente.

Promover acciones pedagógicas para fortalecer el conocimiento del control fiscal en los colegios, universidades del nivel territorial, sujetos de control y funcionarios de la Entidad.

5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Contraloria 5.4.2.1 Planificación de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Contraloria Los procedimientos documentados del Sistema de Gestión de la Contraloria establecen:


LA CALIDAD

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Los mecanismos de planeación, ejecución, seguimiento, control y mejoramiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloria. Los registros se conservan en cada uno de estos procesos. A continuación se identifican las actividades permanentes en el Sistema de Gestión de la Contraloria.

ACTIVIDAD PERÍODO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO/DOCUMENTO

ASOCIADO

Seguimiento al cumplimiento de los Objetivos Estratégicos

Mensual Comité de Dirección Direccionamiento organizacional

Informe de Gestión Anual Líderes de los Procesos

Direccionamiento organizacional

Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Contraloria

1 ciclo al año Representante de la Dirección y Control Interno.

Procedimiento para la Realización de Auditorías Internas de Calidad MC-P-002

Revisión del Sistema de Gestión de la Contraloria por la Dirección

Anual

Contralor (a) Municipal y

Representante de la Dirección

Procedimiento de Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por la Dirección DO-P-002

Programación de Compras

Anual Comité de Compras Guía para la Elaboración del Plan Anual de Compras GA-G-001

Plan General de Auditorias

Anual Subcontralor y aprueba el Comité de Dirección

Procedimiento Auditor CF-P-001

Programación de Capacitación y Bienestar Laboral e incentivos

Anual

Jefe de oficina de Talento Humano y aprueba el Comité de Dirección

Procedimiento de Gestión del Talento Humano GA-P-005

Revisión de los mapas de riesgo

Anual Representante de la

dirección y Líderes de los procesos.

Procedimiento de Gestión de Riesgos DO-P-003

Evaluación del Sistema de Control Interno en la Contraloría

Anual (Enero-Febrero)

Asesor de Control Interno

Procedimiento para Evaluar el Sistema de Control Interno en la Contraloría Municipal MC-P-001


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ASOCIADO

Procedimiento Auditor

De acuerdo con lo establecido en el PGA

Subcontralor – Grupo Auditor

Procedimiento Auditor CF-P-001

Procedimiento para el análisis de la Deuda Pública

Cada vez que se presenta la solicitud

Subcontralor – Auditor Fiscal

Guía para la Expedición del Certificado del Registro de la Deuda Pública CF-G-002

Metodología para el Análisis de los Estados Financieros de los Sujetos de Control

Anual Subcontralor - Auditor

Fiscal

Guía para Auditoria a los Estados Financieros de los Sujetos de Control CF-G-001

Informe Fiscal y Financiero


Fiscal

Guía para la Elaboración del Informe Fiscal y Financiero CM-G-002

Informe sobre los estado de los recursos naturales y medio ambiente


Fiscal

Guía para la Elaboración del Informe del Estado de los Recursos Naturales y Medio Ambiente CM-G-003

Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas

Cada vez que se presenta la PQDC

Jefe de Oficina de Participación Ciudadana

Procedimiento para el Trámite de Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas Ciudadanas PC-P-001.

Capacitación Ciudadana en el Control Social y Conformación de Veedurías

Anual Jefe de Oficina de Participación Ciudadana

Procedimiento de Capacitación Ciudadana en el Control Social, Promoción y Acompañamiento de Veedurías PC-P-002

Informe de Actividades Consolidadas de la Contraloría

Anual

Asesor de Control Interno. y Comité de Dirección.

Guía para el Análisis de Datos MC-G-001

Recepción y Archivo de Correspondencia

Permanente Secretaria Ejecutiva

Procedimiento de Recepción y Archivo de Correspondencia CO-P-003

Envío de Correspondencia

Permanente Secretaria Ejecutiva Procedimiento de Envío de Correspondencia CO-P-002


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ASOCIADO

Responsabilidad Fiscal Establecido en la Ley que lo regula

Contralor Auxiliar Fiscal

Procedimiento de Responsabilidad Fiscal RF-P-001

Jurisdicción Coactiva Establecido en la Ley que lo regula


Procedimiento de Jurisdicción Coactiva JC-P-001

Proceso administrativo sancionatorio

Establecido en la Ley que lo regula


Procedimiento administrativo sancionatorio RF-P-002

Encuestas de Satisfacción del Cliente

Anual Representante de la Dirección y Asesor de Control Interno

Guía para Medir la Satisfacción del Cliente MC-G-002

Encuesta de Conocimiento Organizacional

Anual Representante de la Dirección y Asesor de Control Interno

Guía para Medir el Conocimiento organizacional MC-G-003

5.4.2.2 Planificación para el Logro de los Objetivos Estratégicos. Con el fin de cumplir con los Objetivos Estratégicos descritos en 5.4.1, la Contraloría ha establecido el Plan para el logro de los objetivos, que se aprueba en el Comité de Dirección, dicho plan se evalúa anualmente por parte del asesor de Control Interno y el Representante de la Dirección y en la Revisión del Sistema de Gestión de Calidad por la Dirección, o cuando el Comité de Dirección lo considere necesario. 5.4.2.3 Planificación para los Cambios. Cuando se presentan cambios que pueden afectar la estructura y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Contraloria, el Contralor(a) y/o el Comité de Dirección establecen las acciones a tomar asignando un responsable, suministrando los recursos, determina plazos para que la entidad asimile los cambios del Sistema de Gestión de la Contraloria. Pueden presentarse cambios al Sistema de Gestión de la Contraloria por: Legislación aplicable al servicio de la Contraloría Municipal que requiera

periodo de transición.


LA CALIDAD

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Requerimientos de organismos de control de Superior Jerarquía. Estructura o requisitos de la Norma ISO 9001, la NTCGP1000 y el MECI

establecida como referente del Sistema de Gestión de la Contraloría. Cambio en la Estructura Funcional y Administrativa de la Contraloría. 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad Se han establecido las responsabilidades de los funcionarios relativas a los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloria. En particular, se asigna al Contralor(a) Municipal la función de “Orientar la implementación, seguimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Contraloria bajo los parámetros de la norma ISO 9001:2008, la NTCGP1000:2009 y el MECI 2014”. En atención a esa responsabilidad, el Contralor(a) Municipal interviene en la revisión que de los documentos del Sistema de Gestión de la Contraloria hace el Comité de Dirección y aprueba estos documentos. Por lo tanto, se consideran asignadas desde el Despacho del Contralor(a), las responsabilidades específicas que en cada procedimiento del Sistema de Gestión de la Contraloria se establecen a los funcionarios. Adicionalmente, la responsabilidad, autoridad y comunicación se encuentran definidos desde el manual de funciones de la Contraloria, estableciendo en los artículos cuarto y sexto de la Resolución Interna No.58 de 15 de abril de 2016. Los documentos del Sistema de Gestión de la Contraloria (Manual de Gestión de la Calidad, Procedimientos, Guías y Formatos) establecen los niveles de autoridad de los funcionarios de la entidad para la toma de decisiones relativas a los procesos del sistema. Las responsabilidades y autoridades de los funcionarios les son comunicadas formalmente en documento escrito, del cual reposa copia en la hoja de vida de cada funcionario, en las actividades de inducción y reinducción y mediante reuniones con el Contralor(a) Municipal. De manera general, a continuación se describen las responsabilidades y autoridades de los funcionarios de la Contraloría respecto al Sistema de Gestión


LA CALIDAD

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(sin detrimento de las que los procedimientos del SGC, la Ley o el Contralor(a) Municipal les asignen):

CONTRALOR(A) MUNICIPAL

RESPONSABILIDADES Comunicar al personal de la Contraloría la importancia de cumplir los requisitos legales aplicables a los procesos misionales de la Entidad, y de atender las recomendaciones de mejoramiento y necesidades de la comunidad y de los sujetos de control (siempre dentro del marco legal). Establecer y divulgar la Política y los Objetivos Estratégicos. Llevar a cabo las revisiones del Sistema por la Dirección. Asegurar la disponibilidad de recursos para el Sistema de Gestión. Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros

documentos del Sistema de Gestión.

AUTORIDAD

El Contralor(a) Municipal tiene autoridad para: Nombrar y cambiar al Representante de la Dirección. Aprobar los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión o

devolverlos a quienes los elaboraron para que los modifiquen. Coordinar la modificación de la Misión, Visión, Política, los Objetivos

Estratégicos y las responsabilidades y autoridades relativas al Sistema de Gestión.

Aprobar la documentación de la Contraloría (programas, informes, fallos, entre otros) o devolverlos a quienes los elaboraron para que los modifiquen. Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.


LA CALIDAD

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COMITÉ DE DIRECCIÓN RESPONSABILIDADES

Asesorar al Contralor(a) Municipal en las actividades de planeación, control y seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión. Definir las acciones correctivas o preventivas o mejoras necesarias frente a no conformidades encontradas en el Sistema de Gestión. Revisar los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión o devolverlos a quienes los elaboraron para que los modifiquen Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.

AUTORIDAD

Dentro del Sistema de Gestión, el Comité de Dirección tiene la autoridad que en él delegue el Contralor(a), además de la que le señalen los procedimientos del Sistema de Gestión.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades del Representante de la Dirección están descritas en el numeral 5.5.2 del presente Manual. Orientar, dirigir y coordinar la implementación y fortalecimiento continuo del Sistema (entendido como SGI y MECI), de acuerdo con lo dispuesto por el Comité de coordinación de control interno y el Contralor. Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión de la Contraloria.

AUTORIDADES Además de las que expresamente le delegue el Contralor(a), el Representante de la Dirección tiene autoridad para:


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Definir las acciones correctivas o preventivas o mejoras necesarias frente a las no conformidades encontradas en el Sistema de Gestión, cuando no sea posible presentarlas en Comité de Dirección (por la necesidad inmediata de darles solución a las causas de las no conformidades y se informara en el próximo Comité). Representar a la Contraloría ante entidades externas, en asuntos relacionados con el Sistema de Gestión, en ausencia o por delegación del Contralor(a). Dirigir y coordinar las actividades del equipo MECI. Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.

EQUIPO MECI El equipo MECI estará integrado por los mismos funcionarios que conforman el comité de dirección. RESPONSABILIDADES Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento del sistema (entendido como SGI y MECI). Asesorar y capacitar a los servidores de la entidad en el sistema e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo. Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección para la toma de decisiones. AUTORIDADES

Las que el Contralor(a) o el representante de la dirección deleguen o estén señaladas en los procedimientos del Sistema de Gestión.


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ASESOR DE CONTROL INTERNO Las responsabilidades se encuentran definidas en el Manual de Funciones, y Competencias de la Contraloria Municipal, las cuales se encuentran definidas a partir del decreto 1537 de 2001.

FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORÍA

RESPONSABILIDADES Conocer y cumplir la política, los objetivos y las responsabilidades y autoridades del Sistema de Gestión. Conocer y cumplir lo establecido en los procedimientos del Sistema de Gestión relativos a su función. Operatividad eficiente de los procesos, tareas y actividades a su cargo. Supervisión continúa de la eficacia de los controles integrados a los procedimientos en los que participan. Realizar autoevaluación permanente a sus procedimientos. Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.

AUTORIDADES Las que el Contralor(a) delegue o estén señaladas en los procedimientos del Sistema de Gestión. 5.5.2 Representante de la Dirección Mediante Resolución Nº 055 del 15 de julio de 2010, el Contralor Municipal designó a la hoy Dirección Administrativa, como Representante de la Dirección en el Sistema de Gestión de la Calidad de esta Entidad, para que con independencia de otras responsabilidades que le hayan sido asignadas lleve a cabo las siguientes:


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a) Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión.

b) Informar al Contralor(a) Municipal sobre el desempeño del Sistema de Gestión y cualquier necesidad de mejora.

c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

d) Representar a la Contraloría Municipal de Envigado en las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión.

e) Orientar, dirigir y coordinar la implementación y fortalecimiento continuo del Sistema (entendido como SGI y MECI), de acuerdo con lo dispuesto por el comité de coordinación de control interno y el Contralor.

5.5.3 Comunicación Interna Mediante el Procedimiento de Comunicación CO-P-001 se ha establecido la metodología para una efectiva gestión de la comunicación en la Contraloría con sus clientes externos e internos. Se cuenta con una Matriz de Comunicación Interna del Sistema de Gestión donde se identifica el emisor, mensaje, receptor, medio, frecuencia y retroalimentación. Adicionalmente, ya se incorporó al sistema de gestión de la Contraloria el manual de comunicaciones. 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Con el propósito de revisar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del Sistema de Gestión, se ha establecido el Procedimiento de Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección DO-P-002.

6. GESTIÓN DE RECURSOS

Dentro del presupuesto que anualmente se presenta al Honorable Concejo Municipal, la Contraloría dispone los recursos necesarios para el mantenimiento del Sistema de Gestión, en procura de una mayor satisfacción de los clientes identificados en el numeral 5.2. Este presupuesto incluye los recursos físicos, humanos y de infraestructura requeridos por la Entidad. 6.1 RECURSOS HUMANOS

6.1.1 Competencias


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La Contraloría Municipal ha determinado las competencias requeridas para su personal, con fundamento en la Ley, donde define los requisitos en términos de educación, formación específica, habilidades y experiencias apropiadas para cada cargo. Se establecen en el Formato GA-F-015 Competencias Requeridas para los Funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado. Los requisitos para el cargo en cuanto a la educación y experiencia de los funcionarios de la Entidad se encuentran en la Resolución Nº58 del 15 de abril de 2016 “Por medio de la cual se actualiza y adopta el manual específico de funciones, y competencias laborales para los empleos de la planta de personal de la Contraloría Municipal de Envigado” y a su vez se encuentran soportadas en las hojas de vida. Las Habilidades y Formación se encuentran detalladas en el Procedimiento de Gestión del Talento Humano GA-P-005. 6.1.2 Gestión del Talento Humano Con la intención de potencializar permanentemente el desarrollo de su talento humano, la Contraloría ha establecido lo dispuesto en el documento “Procedimiento de Gestión del Talento Humano” GA-P-005. Este procedimiento describe las actividades para la vinculación del personal, según las competencias establecidas; la identificación de necesidades de capacitación, la ejecución de las acciones de capacitación y la evaluación de la misma. Se cuenta con un programa de Inducción y reinducción y la evaluación a los mismos y con las evaluaciones de desempeño del personal de carrera administrativa para evaluar la eficacia de las acciones concertadas con el Contralor(a) Municipal, estas evaluaciones se guardan en la hoja de vida respectiva. 6.2 INFRAESTRUCTURA La Contraloría funciona en sede adquirida en la vigencia 2010 y a la que nos trasladamos en el 2012, en la Calle 38 A sur No.43 36. Para el mantenimiento de la infraestructura se cuenta con la guía de Mantenimiento GA-G-002. Allí se han dispuesto los recursos necesarios para el cumplimiento de su misión institucional, según se lista a continuación:


LA CALIDAD

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Edificios: Las instalaciones han sido utilizadas para establecer un sitio de trabajo independiente a cada funcionario, con la dotación necesaria (escritorios, archivador y sillas). Equipos y software: Se dispone de computadores, los cuales están dotados de las herramientas de software básico necesario e impresoras distribuidos entre las diferentes áreas. Los mismos son suficientes para la ejecución de las labores propias de la Contraloría, de acuerdo al número de funcionarios y del trabajo que generalmente se realiza. Los computadores se encuentran conectados en red interna, Internet, para facilitar las comunicaciones y para disminuir el consumo de papelería de la Entidad.

Servicios de apoyo: Para el soporte de transporte, la Contraloría cuenta con un vehículo automotor al servicio del despacho para la movilización de algunos auditores a los sitios de auditoria. Adicionalmente, en ejecución del convenio de beneficios con la Administración Municipal se nos provee un vehículo para el desplazamiento de los funcionarios en ejecución del proceso auditor. 6.3 AMBIENTE DE TRABAJO Los funcionarios de la Contraloría manifiestan su sentido de pertenencia por la Entidad, a través de la participación en equipo en las actividades que se llevan a cabo. Las condiciones físicas y ergonómicas de trabajo se garantizan con la infraestructura indicada en el numeral 6.3. Adicionalmente se tiene conformado el Comité Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo "COPASST" quién es el encargado de vigilar el cumplimiento de este ítem. Para la conservación y mejoramiento del ambiente de trabajo, se cuenta con el Comité de Convivencia, y con el Reglamento Interno de Trabajo, donde se fijan los parámetros para implementar los programas de bienestar social e incentivos y capacitación.

7. PROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.1 ESTRUCTURA DE PROCESOS BAJO EL CICLO PHVA La caracterización de los procesos de la Entidad que se encuentra plasmada al inicio del presente manual, considera para cada proceso las etapas del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Ajustar o Actuar). Dicho ciclo se considera para los


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procesos estratégicos de la organización, los procesos misionales, de apoyo y de evaluación definidos para la Contraloría. Las disposiciones específicas están descritas en los procedimientos. 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio

Requisitos Relacionados con:

El Servicio. La Comunidad y de los Sujetos de Control.

Comunicación con el Cliente

Los requisitos del servicio de la Contraloría se encuentran descritos en la Ley. Para tener conocimiento actualizado de estos requisitos, la Contraloría Auxiliar Fiscal ha elaborado un listado de la Normatividad Vigente relacionada con el Control Fiscal y los diferentes procesos de la Contraloría. Así mismo, este órgano

Descritos en la Ley

(Normatividad

Colombiana)

Listado de Requisitos Legales aplicables al

Control Fiscal

Consulta de Normas en el Internet

Recepción de Normas en Medio Físico o

electrónico.

Descritos en los

Procedimientos

de Quejas y

Reclamos

Encuestas para conocer las expectativas y

necesidades de la comunidad y los Sujetos

de Control.

Encuestas para conocer las expectativas y

necesidades de la comunidad y los Sujetos

de Control.

Procedimiento de Quejas y Reclamos

Requerimientos de los Organismos de

Control externos.


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de control mantiene estos requisitos actualizados mediante la revisión de las normas a nivel nacional o territorial de los diferentes organismos que se encuentran en el Internet, o cuando lleguen cambios normativos vía correo electrónico o físicos. Las modificaciones a que haya lugar, serán enviadas al sector respectivo mediante oficios, circulares internas o intranet e igualmente se incluirán en el normograma de la Contraloría Municipal de Envigado. Además de estos requisitos de Ley, la Contraloría se interesa por conocer las necesidades y expectativas de la Comunidad y de los Sujetos de Control, para lo cual dispone de instrumentos de medición que se aplican por lo menos una vez cada año. Los requerimientos específicos de los organismos de control externos son conocidos por la Contraloría mediante oficios o requerimientos hechos por estas Entidades. 7.2.2 Revisión de los Requisitos del Servicio 7.2.2.1 Requisitos de Ley Cuando se presentan cambios en la legislación que afectan las actividades que lleva a cabo la Contraloría Municipal, el Comité de Dirección revisa estos nuevos requisitos legales y define las estrategias a adoptar para su aplicación en los términos que la ley establezca. 7.2.2.2 Requisitos de la Comunidad y de los Sujetos de Control Siempre en el marco del cumplimiento de los requisitos legales, el Contralor(a) Municipal y el Comité de Dirección revisan las necesidades y expectativas manifestadas por la Comunidad y los Sujetos de Control, para determinar hasta donde se pueden atender. En las actas de las reuniones del Comité de Dirección se deja evidencia de las decisiones tomadas al respecto. 7.2.2.3 Quejas y Reclamos Las Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas de la Comunidad son atendidas mediante lo establecido en el Procedimiento de Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas del proceso de Participación Ciudadana. Las Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas de los Sujetos de Control, son revisadas y direccionadas


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por el Contralor(a) Municipal de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control del Producto No Conforme. Las quejas que sean recibidas como consecuencia de las actuaciones de los Funcionarios de la Contraloría Municipal, y que ameriten el seguimiento de un proceso serán tramitadas por Control Interno Disciplinario. 7.2.2.4 Requerimientos de los Organismos de Control externos Cuando se reciben requerimientos de los organismos de control externos, el Contralor(a) Municipal los revisa y determina las acciones a seguir, dejando como registros de esa revisión un oficio dirigido a la Entidad o una nota direccionando la atención del requerimiento a un funcionario o grupo de funcionarios de la Contraloría. 7.2.3 Comunicación con el Cliente En el documento “Procedimiento de Comunicación” se describen las disposiciones generales de comunicación entre la Entidad y sus clientes externos. No obstante, se destacan aquí los siguientes mecanismos establecidos de comunicación: El Proceso de Participación Ciudadana El Correo Electrónico Las Comunicaciones Escritas Las visitas a los barrios de la municipalidad Los actos y eventos públicos organizados por la Entidad o a los que es

invitada Periódico, Boletín, Revista. Carteleras Página Internet o Intranet 7.4 COMPRAS Para la gestión de las compras, la Contraloría ha establecido los siguientes procedimientos y guías:

Procedimiento de Compras Código GA-P-004 Guía para la Elaboración del Plan Anual de Compras Código GA-G-001


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Estos procedimientos establecen la metodología para la identificación de los requisitos de los bienes o servicios a comprar, la evaluación y selección de los proveedores, el seguimiento a su desempeño y la verificación de los bienes o servicios suministrados por ellos. 7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO Todos los procesos identificados en la caracterización, en la parte del ciclo “Hacer”, se establecen de manera general las condiciones controladas bajo las cuales se debe llevar a cabo cada uno de éstos. 7.5.1 Control de la Prestación del Servicio Se han elaborado procedimientos documentados que describen: Las etapas de cada uno de los procesos misionales y de apoyo del

Sistema de Gestión de la Contraloria. Los mecanismos a través de los cuales se le hace control, seguimiento y

medición a esos procesos. Las condiciones bajo las cuales la Contraloría Municipal autoriza la salida

de un producto suyo a la Comunidad o a los Sujetos de Control. La tabla que se presentó en 4.2.1 indica que documentos aplican a cada uno de los requisitos del Sistema de Gestión de la Contraloría. 7.5.2 Validación de los Procesos de Prestación del Servicio Los procesos de prestación de servicio que lleva a cabo la Contraloría Municipal son verificables mediante diferentes actividades de control, seguimiento y medición, que han sido establecidas en las etapas pertinentes a los procesos, según lo describen los respectivos procedimientos. 7.5.3 Identificación y trazabilidad A continuación se presenta la manera como la Contraloría Municipal hace

identificación y trazabilidad de los productos de cada uno de sus procesos


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PROCESO IDENTIFICACIÓN TRAZABILIDAD

CONTROL FISCAL

Los informes se identifican por el NOMBRE DEL SUJETO DE CONTROL al que se le hace la auditoría. Este nombre va colocado en un rótulo en la respectiva carpeta donde se archivan los registros o soportes de cada auditoría.

Los registros de cada procedimiento se guardan en carpetas específicas. Allí es posible hacer rastreabilidad a todos los registros relacionados con estos procedimientos.

RESPONSABILIDAD FISCAL

Cada proceso se identifica con EL NUMERO DE RADICADO DEL PROCESO QUE SE ASIGNA EN EL ORDEN DEL TRASLADO. Este nombre va colocado en un rótulo en la cubierta de la carpeta donde se archivan los registros de cada proceso.

Los registros de cada proceso de Responsabilidad Fiscal se guardan en una carpeta específica para ese proceso. Allí es posible hacerle rastreabilidad a todos los registros relacionados con el mismo (autos, comunicaciones, fallos e informes)

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Cada proyecto relacionado con la participación ciudadana se identifica con EL NOMBRE DEL PROYECTO, que va rotulado en la cubierta de la respectiva carpeta donde se guardan todos los registros del proyecto. Cada Petición, Queja, Denuncia y/o Consulta de la comunidad se identifica con LA FECHA DEL RADICADO en que ingresaron, EL NOMBRE DEL QUEJOSO (Cuando se conoce).

Los registros de cada proyecto relacionado con la participación ciudadana Se archivan en una carpeta específica para el proyecto, donde es posible hacer la rastreabilidad de ese proyecto (planes, programas, informes, evaluaciones). A las Peticiones, quejas, denuncias y/o Consultas se les puede hacer rastreabilidad a través del respectivo Formato, donde se va registrando el avance que va teniendo el trámite.


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7.5.4 Propiedad del Cliente Se considera propiedad del cliente, la información entregada por los Sujetos de Control para ser utilizada en los procesos de la Contraloría Municipal. Cuando esta información se encuentra incompleta al momento del recibo, el funcionario que la va a utilizar notifica por escrito mediante oficio al Sujeto de Control, para que la complete o haga las aclaraciones pertinentes. También se le informa por escrito al Sujeto de Control si alguna información de este tipo se extravía o deteriora, para adelantar las acciones pertinentes. 7.5.5 Preservación del Producto Los productos de los procesos de la Contraloría son diferentes tipos de documentos (programas, informes, fallos, entre otros) cuya preservación se garantiza mediante adecuadas prácticas de archivo, en archivadores que previenen el contacto de los documentos con polvo o humedad. Adicionalmente se viene digitalizando los productos y se genera copia de seguridad con el fin de garantizar la preservación del producto.

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES A continuación se describen los asuntos a los que se hace seguimiento y medición dentro del Sistema de Gestión de la Contraloría, para asegurar su efectividad y mejoramiento. Satisfacción de los Clientes Desempeño de los procesos Cumplimiento de requisitos en la prestación de los servicios Cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.2.1 Satisfacción del Cliente La “Guía para Medir la Satisfacción del Cliente MC-G-002” describe las condiciones bajo las cuales la Contraloría Municipal lleva a cabo encuestas de medición de satisfacción entre los Sujetos de Control y la Comunidad. La


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información obtenida de estas encuestas es analizada en la Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección, para emprender las acciones correctivas, preventivas y mejoras a que haya lugar, para mejorar continuamente en el servicio a los clientes. 8.2.2 Auditoría Interna Como una de las herramientas para la evaluación permanente del Sistema de Gestión, se lleva a cabo las Auditorías Internas, según lo descrito en el procedimiento de “Realización de Auditorías Internas de Calidad MC-P-002”. Los resultados de esas auditorías son analizados en el Comité de Dirección. Estas Auditorías son entrada para la Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos Cada uno de los procesos que describe el Sistema de Gestión de la Contraloría incluye los controles a realizar para garantizar su adecuado seguimiento. La medición se hace mediante indicadores de cada uno de esos procesos.

PROCESO SEGUIMIENTO MEDICIÓN

CONTROL FISCAL Informe consolidado de auditorías presentado al Comité de Dirección.

Indicadores de desempeño del proceso Auditor.

RESPONSABILIDAD FISCAL

Informe consolidado de los procesos de Responsabilidad Fiscal que se adelantan.

Indicadores de desempeño del proceso de Responsabilidad Fiscal

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Informe consolidado de los proyectos que se adelantan en Participación Ciudadana y de las Peticiones, Quejas, Denuncias y/o Consultas.

Indicadores de desempeño del proceso de Participación Ciudadana.

8.2.4 Seguimiento y Medición de los Productos Los productos de la Contraloría Municipal son los servicios que se ejecutan en los procesos de Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal, Participación Ciudadana,


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Direccionamiento Organizacional, Comunicación Organizacional, Gestión Administrativa y Medición, Análisis y Mejora. La medición de los mismos se lleva a cabo a través de los indicadores que dan cuenta del cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley para esos productos. Una primera verificación del cumplimiento de esos requisitos se lleva a cabo por parte del funcionario responsable de la elaboración del producto (programa, informe, fallo, entre otros). La segunda y definitiva verificación la lleva a cabo el Contralor(a) Municipal. En el caso de las auditorías, los informes de auditoría son revisados en una MESA DE TRABAJO. En el caso del proceso de Participación ciudadana, al elaborar y presentar cada proyecto, el mismo debe identificar los instrumentos adecuados para el seguimiento y la medición al proyecto (evaluaciones, encuestas, mediciones de impacto, según sea aplicable). 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME El procedimiento de Control del Producto no Conforme Código MC-P-004 se lleva a cabo con el fin de garantizar que se toman los correctivos necesarios cuando se detecta una no conformidad en cualquier etapa del proceso. Dependiendo de la recurrencia o severidad de esas no conformidades, a la ejecución del Procedimiento de Control del Producto No Conforme le sigue la ejecución del Procedimiento de Acción Correctiva, Preventiva y Mejora MC-P-003. 8.4 ANÁLISIS DE DATOS En la Guía “Análisis de Datos MC-G-001” se define la metodología para llevar a cabo el análisis de los datos relativos a la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los requisitos de los procesos y servicios, las tendencias de los procesos y el comportamiento de los proveedores. 8.5 MEJORA 8.5.1 Mejora Continua Para mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Contraloría, se definen unas recomendaciones por parte del representante de la dirección y por control interno que están consignadas en el informe de Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección. Dichas recomendaciones son evaluadas por el Comité de Dirección y para ellas se definen unas acciones correctivas, preventivas o de mejora las cuales son ingresadas en el software MEJORAMISO. Otros


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instrumentos para la mejora continua son el seguimiento a la política y los objetivos estratégicos, las acciones correctivas, preventivas y mejora y el análisis de datos. 8.5.2 Acción Correctiva El Procedimiento “Acción Correctiva, Preventiva y Mejora MC-P-003” define la metodología para que se emprendan las acciones correctivas requeridas frente a no conformidades ocurridas en los procesos del Sistema de Gestión. 8.5.3 Acción Preventiva El Procedimiento “Acción Correctiva, Preventiva y Mejora MC-P-003” define la

metodología para que se emprendan las acciones preventivas requeridas frente a

no conformidades potenciales en los procesos del Sistema de Gestión

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