CARTILLA_1_-_INTRODUCCION_Y_PARAMETROS_STANDAR_VERSION_61

SIIGO

Versin 6.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION VIRTUAL INSTALACION DE UNA NUEVA EMPRESA Y ASISTENTENTE DE CONFIGURACION

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB ..........................................................4 1.1. QUE ES SIIGO ..................................................................................................4 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES..............................................................................4 1.3. PRODUCTOS SIIGO ..........................................................................................6 1.3.1. Soluciones Empresariales .........................................................................6 2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. ..................................................................................................19 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO..............................................19 2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN .....................................................................19 2.2.1. Cuando Utilizarla? ................................................................................19 2.2.2. Cmo Utilizarla? ..................................................................................19 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL ....................................................................................24 2.3.1. Cuando Utilizarla? ................................................................................24 2.3.2. Cmo Utilizarla? ..................................................................................24 2.4 ASISTENCIA TELEFNI CA ILIMITADA SERVICE CENTER.........................................277 2.4.1. Cundo Utilizarlo?..............................................................................278 2.4.2. Cmo Utilizarlo? ................................................................................278 2.5. ATENCION EN PLANTA .............................................................................28 2.6. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO............................................28 2.6.1. Cuando Utilizarlas? ........................................................................28 2.6.2. Como Utilizarlas? ...........................................................................28 2.7. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS.......................................................................................................28 2.7.1 Cundo Utilizarlos? ........................................................................29 2.7.2 Como Utilizarlos?...........................................................................29 3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION .............................................30 3.1 MODULOS DE SIIGO..................................................................................30 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MNIMOS DE MQUINA....................30 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MNIMOS DE MQUINA....................31 4. INSTALACION DE EMPRESA..................................................................................32 4.1 PASOS PARA INSTALAR LA EMPRESA........................................................................33 4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION .....................................................................39 5. PARAMETRIZACION.............................................................................................79 5.1 CREACIN DE PASES Y CIUDADES..............................................................79 5.2 CREACIN DE ZONAS................................................................................80 5.3 CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS....................................80 5.4 CREACION DE BODEGAS Y UBICACIONES.....................................................82 5.5 DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL ....................................................83 5.5.1. Datos Generales De La Empresa Instalada.................................................83 5.5.2. Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios..............................84 5.5.3. Informacin Tributaria y Datos Generales de la Empresa Instalada..............90

INTRODUCCION

Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnolgicas que le permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se ven reflejados en la gestin de las diferentes reas de la empresa. Es por ello que este manual le ofrece una gua a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnologa que Informatica y Gestion S.A. tienen a su disposicin como alternativa inmediata para la solucin de dudas e inquietudes de forma gil y oportuna.

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB 1.1. QUE ES SIIGO

SIIGO - Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es unsoftware genrico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administracin de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES. 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES Por ser SIIGO el nico software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO EN LINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas diferenciales:

14 Mdulos Administrativos que permiten controlar en detalle todas las reas de su empresa, ejerciendo as una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades.

Informacin al Da, que permite tomar decisiones mas acertadas al tener cifras reales y en cualquier momento; y esto slo se logra, cuando a partir de la elaboracin de los documentos se actualiza al instante la informacin de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura, el sistema inmediatamente y de manera automtica e inteligente registra los datos en los mdulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y pedidos y sin necesidad de realizar procesos engorrosos de interfases, cierres, transferencias, reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita redigitar, conciliar datos, perder informacin al tener que unir o enviar saldos y lo ms importante, decidir con datos actualizados, parciales y poco confiables.

Informacin Exacta, que reduce considerablemente el riesgo a tomar decisiones y que solo se consigue cuando se utiliza un Software Totalmente Integrado, porque cuando la cifra se digita una sola vez, siempre los datos en las dems reas sern los mimos, pues provienen de una sola fuente de alimentacin (los documentos); es decir, que la cifra de la factura siempre ser igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, etc.

Informacin Histrica, que permite analizar en cualquier momento, como ha sido el comportamiento de las cifras en los diferentes meses de ao, sin necesidad de tener que realizar procesos engorrosos de cierres de mes; adicionalmente, y con el fin de que la implementacin del software sea mas rpida, el sistema permite digitar datos de diferente mes y al mismo tiempo los de da a da, logrando as, que no se atrase la informacin de hoy y desabrazando la de meses anteriores.

Informacin Proyectada, que permite sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones y esto se logra con la funcionalidad de SIIGO Addin, pues se pueden trasladar los datos contables y administrativos a Excel, y utilizar no slo su potencia de clculo y graficacin, sino tambin tener acceso a informes y grficos predefinidos.

Informacin Corporativa, que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en mltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compaas y obtener la informacin de manera individual o consolidada.

Seguridad en Informacin, que permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la empresa, al personal que considere no las necesita o no las debe conocer, y esto se logra al tener la opcin de manejar claves de acceso y definir mltiples mens propietarios.

Facilidad de Manejo, que le garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar y que ofrece resultados de manera rpida y confiable, y esto se obtiene al utilizar un software que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en contabilidad y sistemas, le permita tener el control de su empresa.

Indicadores Claves de Exito, que le permite a la gerencia, conocer a manera de cifras y grficas, los resultados ms relevantes de su negocio, mediante la utilizacin del mdulo EL GERENTE.

Auditoria de Informacin, resume los informes de auditoria ms importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestin.

1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3.1. Soluciones Empresariales Por tamao de empresa SIIGO Bsico

SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Bsico es Monousuario OPCIONES: SIIGO BASICO SERVICIOS Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO COMERCIAL Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PROVEEDORES Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor

SIIGO BASICO PRODUCCION Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribucin de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO CAJERO Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Punto de caja, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO ofrece mdulos complementarios Cuentas por pagar Gestion de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in Balanced Scorecard (Tablero de indicadores)

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacin del sistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Bsico integra hasta 5 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros de costos, terceros y documentos SIIGO Bsico maneja hasta 2 empresas a consolidar. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios

VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida Reducir el tiempo en la digitacin y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario Facilidad en la elaboracin de los documentos En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea Generacin personalizada de reportes

A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integracin con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo c ualquier formato (TXT, Excel, PDF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales pueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento cinco mdulos (05) totalmente integrados. Monousuario Permite instalar hasta 2 empresas en la misma licencia. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. SIIGO VENDEDOR SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios. SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) mdulos bsicos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elaboracin de documentos Contabilidad General Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar Inventarios Ordenes de Pedidos Ventas El Inteligente El Gerente El Auditor

SIIGO Vendedor ofrece mdulos complementarios Mdulos adicionales

Gestin de Recaudo Gestin de Clientes Gestin de Tesorera Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura Gestion del Talento Humano Nomina Recursos Humanos Vt-learning (Capacitacin Virtual) Gestion de Evaluacin por Competencias Inteligencia de Negocios SIIGO Add-in Balanced Scorecard - Tablero de Indicadores - Mapa de Gestion - Mapa Estratgico - Indicator Maker

La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO

SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacin del sistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros de costos, terceros y documentos. SIIGO registra todas las transacciones (excepto nmina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidadles. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas. SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro. SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos

En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida Reducir el tiempo en la digitacin y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario Facilidad en la elaboracin de los documentos En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea Generacin personalizada de reportes A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integracin con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales pueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad.

Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento siete mdulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

SIIGO Estndar SIIGO Estndar es el software administrativo cuya total integracin permite, mediante la elaboracin de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la informacin al instante y de manera confiable de todas las reas de la empresa, permitiendo as ejercer un control total sobre la compaa disminuyendo la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo: Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento catorce mdulos (14) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite crear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes. E- Synergy

e-Synergy es una solucin nueva basada en tecnologa Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas informacin que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho ms. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

Permite la entrada, proceso, acceso e interaccin de toda la informacin que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una pgina Web.

Por sector econmico SIIGO Produccin Adicionalmente a las funcionalidades que tiene el SIIGO Estndar, SIIGO PRODUCCION le permite a las empresas industriales conocer el costo real de un producto determinado y contabilizar automticamente los costos de produccin. Su funcionalidad bsica parte desde la formulacin de cada producto a partir de un recetario hasta obtener el costo real de los productos. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

SIIGO Comercial SIIGO Comercial es una herramienta de apoyo para la administracin y el control empresarial en los negocios del sector comercial; a travs de la elaboracin de documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc.) actualizando en lnea y t iempo real los registros de contabilidad, cartera, inventarios y ventas.

SIIGO Servicios Software modular de SIIGO para la administracin de negocios del sector de servicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la informacin de contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboracin de documentos fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo as, todas las cifras necesarias para la toma de decisiones.

Por actividad econmica SIIGO Vendedor SIIGO Vendedor es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevar

un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que opere bajo sistema operacional DOS, WINDOWS, REDES y LINUX. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento siete mdulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

SIIGO Contador SIIGO Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compaas

no tendrn que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automticamente y al instante alimenta la informacin necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

SIIGO Cajero Es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. Incluye los siguientes mdulos: Contabilidad, Inventarios y Punto de venta.

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. Despus de realizada la instalacin de SIIGO, terminados los procesos terico prcticos de capacitacin y solicitadas por nuestros clientes las visitas presnciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguir prestando permanentemente a sus usuarios los servicios que a continuacin describimos y a cuyos beneficios tienen derecho a travs del Contrato Anual de Mantenimient o 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO Informtica & Gestin, ofrece una garanta permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus mdulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informtica & Gestin. Que el usuario permita al personal de Informtica & Gestin la realizacin de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cmputo. Que el usuario se mantenga en la ltima versin del programa, ofrecida por Informtica & Gestin y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento. 2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN Informtica & Gestin realiza actualizaciones de versin permanentes de acuerdo con: Los cambios en la legislacin contable y tributaria. Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas. 2.2.1. Cuando Utilizarla? Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garanta permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusin de nuevas utilidades al producto que permiten un ptimo funcionamiento del mismo. As mismo se requieren las actualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efecten como mnimo cada tres (3) meses. 2.2.2. Cmo Utilizarla? Para efectuar la actualizacin de SIIGO debe ingresar a nuestra pgina WEB www.siigo.com por la parte superior seccin Portales y seleccione

Clientes, seleccion la opcin ya tiene clave pulse aqu de inmediato le solicitar su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informtica y Gestin S.A.). Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contctenos y solictela.

La ltima versin de estas actualizaciones se encuentra disponible en la pgina Web en dos presentaciones: Actualizacin Total: Al seleccionar esta opcin bajar todos los archivos correspondientes al programa elegido y los ltimos cambios si los tiene. Actualizacin Parcial: Al seleccionar esta opcin bajar nicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generacin de la Actualizacin Total. Servipack SIIGO Windows: Descarga el ltimo Servipack de SIIGO Windows. Runtime SIIGO Windows: Descarga el Runtime para SIIGO-Windows. Para bajar la Actualizacin Total o los Actualizacin Parcial del programa se deben realizar los siguientes pasos: 1. Seleccione la opcin Actualizaciones:

2. Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualizacin de clic en Actualizaciones:

3. Si selecciona la opcin Actualizacin Total bajar todos los archivos correspondientes de SIIGO y los ltimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente clic en el botn iniciar

4. Una vez que el sistema valida la informacin suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualizacin

5. El sistema iniciar el procesamiento de la informacin y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

RECUERDE Hacer copia de seguridad de su informacin (empresas) y de los archivos de programa. Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar. Si la opcin elegida es Actualizacin Total, se deben bajar todos los archivos de actualizacin generados por el sistema. Los archivos de actualizacin se deben copiar en cada una de las mquinas donde tenga instalado SIIGO Windows, para DOS nicamente en el servidor.

Si usted no cuenta con servicio de Internet podr solicitar sus actualizaciones directamente en las instalaciones de Informtica y Gestin S.A. en la Carrera 18 No. 79 - 42 1er piso. El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informtica y Gestin S. A. es el siguiente: Traer impresa la solicitud de la actualizacin generada por el sistema en las siguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado: SIIGO WINDOWS: Administracin Procesos Procesos administrativosFormato solicitud de actualizacin SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el men principal, seleccionar la letra A Solicitud Actualizacin Medio magntico en el que desea la actualizacin. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX. 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL Informtica y Gestin S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposicin las veinticuatro (24) horas del da, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecucin de procesos en SIIGO, lo que le permitir obtener su informacin contable de forma rpida y oportuna. 2.3.1. Cuando Utilizarla? La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presenten dudas o inquietudes en la definicin de parmetros, manejo o ejecucin de procesos dentro de SIIGO. 2.3.2. Cmo Utilizarla? Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB www.siigo.com Clientes Si ya tiene clave ingrese AQU Ingrese el usuario y la contrasea escoger la opcin Preguntas Frecuentes, donde encontrar instructivos detallados, que le ayudarn a resolver sus inquietudes. Para ingresar a la opcin de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuacin: 1. Clientes 2. Si ya tiene clave ingrese AQU 3. Ingrese el usuario y la contrasea

2. Escoja la opcin PREGUNTAS FRECUENTES

3. Lea el instructivo y de clic en la opcin Acceso A Preguntas Frecuentes

4. Para realizar la bsqueda se puede por 1. Palabra Clave o por 2. Numero De Documento: Para realizar la bsqueda se debe en la casilla Buscar escribir una palabra clave que est relacionada con el tema de su inters y luego enter

2.4

Asistencia Telefnica Ilimitada Service Center

El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestacin de servicio telefnico, pues tienen las suficientes destrezas para que rpidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefnica con PBX independiente que se atiende de lunes a viernes. 2.4.1. Cundo Utilizarlo? Este es un servicio al que nuestros usuarios tienen derecho sin ningn costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el nico requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento. 2.4.2. Cmo Utilizarlo? Como procedimiento de inicio al servicio, el usuario deber dictar el nmero del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar mas rpidamente el historial del cliente. El nmero telefnico de este servicio es : 6161818.

2.5.

ATENCION EN PLANTA

Informtica & Gestin S.A. tiene a su disposicin a un grupo de asesores que le podrn prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.

2.6.

VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO

Los usuarios podrn solicitar sin cost o alguno las visitas de mantenimiento para la solucin de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deber solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un ao a otro, es dec ir que si no hicieron uso de las visitas dentro del ao de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato. 2.6.1. Cuando Utilizarlas? Las visitas podrn ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versin, revisin de informacin, capacitacin, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. l nmero de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido. 2.6.2 Cmo Utilizarlas? Comunquese con nosotros a travs de la lnea de atencin al cliente 6161818 con un asesor del departamento telefnico y solicite la visita de mantenimiento indicando su nmero de serial, direccin, telfono y nombre del contacto. 2.7. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS Informtica y Gestin S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de Capacitacin en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son tericas y dos (2) horas son prcticas. El servicio de Monitorias tienen como propsito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programacin se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el anlisis de las estadsticas arrojadas por nuestro sistema de informacin, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que recibimos. La idea es que el usuario se identifique con un tema de inters y se inscriba. Peridicamente y con el fin de mantener a nuestros usuarios actualizados en temas de inters empresarial y/o relacionados con SIIGO, se estn dictando

seminarios sobre las ltimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podr asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deber inscribirse de acuerdo a la programacin establecida por Informtica & Gestin. 2.7.1 Cundo Utilizarlos? Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los usuarios actuales de SIIGO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitacin y monitorias que ofrece permanentemente Informtica & Gestin S.A. Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas por Informtica & Gestin S.A. y podrn asistir las personas designadas por el usuario. 2.7.2 Cmo Utilizarlos? La programacin de los cursos y monitorias estn publicados en nuestra pgina Web www.siigo.com Capacitacin, donde encontrar las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deber inscribirse con anticipacin, personal o telefnicamente en nuestro Departamento de Capacitacin, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos y monitorias no tienen ningn costo para nuestros usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas especficas que sern publicadas con anticipacin en nuestra pgina web.

3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION

El objetivo principal del proceso de capacitacin consiste en mostrar al usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los mdulos desde el proceso de parametrizacin del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestin de las empresas. 3.1 MODULOS DE SIIGO Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestin de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nmina Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestin de clientes Tesorera

PORTAL DE CLIENTES

S E R V I C E C E N T E R

Contabilidad

Proceso de Compras Gestin de Clientes

Activos Fijos

Parmetros

Proceso de Ventas Gestin de Recaudos

Tesorera

Saldos Iniciales

Proceso de Inventarios

Procesos Automticos Y Cierres

C E R T I F I C A C I O N

Servicio Remoto DEXON

3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MNIMOS DE MQUINA. El Sistema Integrado de informacin Gerencial Operativa SIIGO WINDOWS, opera bajo plataformas operacionales tales como: Windows 98 Segunda Edicin/ 2000 / NT / XP / Vista/ Windows 7 Novell

4. INSTALACION DE EMPRESA El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin, SIIGO Estndar permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo equipo, Usando los directorios con un nmero consecutivo as SIIWI01, SIIWI02,... donde se encontraran la informacin de cada una de las empresas. La instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, ejemplo 1, 2, 3,4 SIIGO permite la reinstalacin de empresas, aquellas que ya no se estn usando pueden volver a crearse con razn social, y NIT diferentes al instalado inicialmente. Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cual es el equipo que tiene el SIIGO Numero de empresa a Instalar En que unidad se instalara la empresa. Numero de serial de la empresa Nombre de la empresa a Instalar tal como aparece en Cmara y Comercio El numero de identificacin (NIT-RUT) Informacin General ( si es agente de Retenedor de IVA, Si maneja mltiples retenciones y que sistema de inventarios manera en esta empresa) 8. Maneja IVA diferencial y que plan de cuentas necesita y 9. por ultimo la fecha de corte de saldos iniciales

4.1 Pasos para instalar la empresa Ingrese a SIIGO y en el men tome la siguiente Ruta RUTA Nuevo Men: Administracin Procesos Procesos Administrativos Creacin nueva Empresa RUTA Men Tipo Explorador: Administracin Creacin nueva Empresa. Ventana Nuevo Men

Ventana Tipo Explorador

Al ingresar a la opcin se presenta la siguiente ventana: a. En el campo Numero de Empresa a instalar Digite el numero de la empresa, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo. b. La unidad Es el disco de almacenamiento donde quedara la informacin de la empresa ya que en ella esta instalada la primera empresa, si es monousuario (por ejemplo C: o D:) o multiusuario (por ejemplo F:)

c. En la siguiente ventana Indique nuevamente el Nmero de empresa a instalar (2).

d. Corresponde a una reinstalacin: En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opcin Corresponde a una reinstalacin para que el sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco. e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de su empresa dado por Informatica & Gestion. (lo puede encontrar en el Men Ayuda Acerca de en el Men Principal.) f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en el Registro nico Tributario (RUT) o Cmara y Comercio.

g. En la opcin Identificacin ingrese el nmero del Nit de la empresa, sin separaciones de miles y el Dgito de Verificacin se digita en la siguiente casilla

h. La opcin Agente retenedor Se marca cuando la empresa es agente retenedor de retencin de IVA o cualquier otro tipo de Retencin.

i.

Para la opcin Maneja Mltiples Retenciones Se debe marcar cuando se requiera manejar ms de un tipo de retencin dentro de un mismo documento y que adems de esto, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en que realmente procede. Ejemplo: En la prestacin de un servicio de mantenimiento, puede causarse retencin por Servicios y adems retencin por compras (repuestos utilizados en la prestacin del servicio), cada tipo de retencin tiene su base, su porcentaje, su tope mnimo de acuerdo con la Tabla Anual de Retencin en la Fuente y normalmente su propia cuenta donde registrarla.

j. En la opcin Inventario peridico: Marcaremos el sistema de inventarios que maneje la empresa, que puede ser Sistema Peridico o Sistema Permanente, Si desea manejar inventario permanente Pase en blanco la opcin o si desea el sistema de inventarios peridico marque la opcin

k. Fecha corte saldos: Diligencie la fecha de corte del balance inicial de saldos con la que empezara la empresa. ejemplo 2008-01-01. Nota: Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitucin. l. Maneja IVA diferencial, esta opcin la marcaremos si la empresa comercializan productos con diferentes tarifas de IVA. Si maneja la tarifa general o productos exentos o excluidos no la marque.

m. Mantiene el PUC.: (Plan nico de cuentas) este campo se emplea cuando deseamos mantener el Plan nico de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad econmica de la compaa. Al marcar la opcin el sistema muestra las siguientes opciones Plan Plan Plan Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) para Entidades Prestadoras de Salud de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650 de 1993) de Entidades Oficiales

El sistema confirma si los datos que se registraron anteriormente estn correctos, le diremos YES y se da por finalizado el proceso de instalacin de la empresa

IMPORTANTE Para que el sistema asuma los cambios, deber salir de la aplicacin y volver a ingresar, encontrando as la empresa que acab de instalar.

La ventana que el sistema nos muestra es la siguiente:

4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION El asistente de configuracin se cre para que gue al usuario en el proceso de parametrizacin de la nueva empresa, llevndolo paso a paso en cada opcin, de tal manera que los primeros parmetros, que son secuenciales, se realicen en el orden requerido y que con ello el usuario ahorre tiempo, garantizando adems que todos los parmetros que el sistema requiere para trabajar queden inicialmente configurados. Este proceso y la decisin en parmetros la debe tomar la persona encargada de la informacin de empresa como por ejemplo El Contador Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, ao, mes da) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuracin.

i.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 1: Muestra los datos generales de la licencia.

1

2

3

ii. iii. iv.

Muestra el numero de serial de la Empresa registrada en I & G. Muestra los modulos que componel el empaquetamiento de SIIGO. Muestra los puntos distribuidos, Numeros de caja que estan registrados en la licencia

ASISTENTE DE CONFIGURACION 2: Permite realizar modificaciones a la informacin hecha en la instalacin de la empresa (1 na sola vez). Se debe repasar con tab. y completar los datos del responsable, identificacin y tarjeta profesional (contador o revisor fiscal). Obligatorio y grabar con icono bandera o F1.

El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitar la creacin de una Pas y Ciudad como Mnimo, presentara el mensaje aclarativo.

Crearemos el Pas 1 y en el Nombre del pas Ciudad BOGOTA, Cdigo DANE 11001

Colombia, Ciudad 1

Nombre

El asistente mostrara las ventanas de los pases y ciudades Creadas. En estas ventanas podemos modificar o adicionar cdigos

ASISTENTE DE CONFIGURACION 3: Si la Empresa maneja el modulo de VENTAS debe de diligenciar una zona como mnimo de lo contrario de Continuar.

La zona a parametrizar ser la Zona Norte de Bogota Colombia entonces Digitemos el cdigo de la zona 1, Digitemos el Nombre NORTE, el Pas 1 (Colombia), Ciudad 1 (Bogota).

El asistente mostrara la ventana de las Zonas Creadas. En esta ventana podemos modificar o adicionar cdigos

ASISTENTE DE CONFIGURACION 4: Se debe definir el manejo de los centros y subcentros, estos se crean para administrar los informes de una manera organizada y clara como son BALANCES, ESTADOS DE RESULTADO entre otros. Se debe crear mnimo uno.

Realicemos la apertura del centro de costos Administracin: Cdigo 1, ADMINISTRACION, Responsable Nombre del GERENTE, Direccin CR 89 No 34-78, Telfono 5895678, Fax, 5895678, E-Mail [email protected]

El asistente mostrara la ventana del centro y sub. centro creados. En esta ventana podemos modificar o adicionar cdigos

ASISTENTE DE CONFIGURACION 5: Solicita la creacin de una bodega con el fin de organizar los inventarios. Se debe crear una bodega como mnimo.

Realicemos la apertura de la Bodegas Principal: Cdigo 1, PRINCIPAL, Responsable JEFE DE BODEGA, Direccin CR 89 No 34-78, Telfono 5456789, Fax, 5895678, E-Mail [email protected].

El asistente mostrara la ventana de las Bodegas Creadas. En esta ventana podemos modificar o adicionar cdigos

ASISTENTE DE CONFIGURACION 6: Se debe completar la informacin de la empresa como lo es direccin, e-mail, ciudad, pas, cdigo pas, cdigo ciudad, % inters mora (ya por defecto trae (datos de la moneda, signo y sigla de identificacin). se debe desplazar con tab. (Es obligatorio). Completaremos la Informacin de la Empresa. Direccin CR 89 No 34-78, EMail [email protected]. Ciudad BOGOTA, Telfono 5456789, Cdigo del Pas 1 (Colombia), Cdigo Ciudad 1 (Bogota), desplcese con TAB, hasta finalizar.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 7: El asistente solicita los cdigos principales que manejara los informes para; Bodega, ubicaciones (si maneja), Centros de Costos, Subcentros (si maneja) y cual es el sistema de costeo que manejara la empresa para valorizar su costo; LINEA, PREDETERMINADO Y BATCH. Completaremos la Informacin de la CIA. De la siguiente manera Cdigo de la Bodega 1 (Principal), Cdigo Ubicacin TAB (No Manejamos Ubicaciones), Cdigo del Centro de Costos 1 (administracin), Cdigo del Subcentro de Costos TAB (No Manejamos Subcentros), y el sistema de Costeo es LINEA (Donde se maneja la causacin del costo al momento de facturar una venta o al realizar una remisin segn Procedimiento Contable del Sistema de Inventarios Permanente, mtodo de valoracin Promedio ponderado)

ASISTENTE DE CONFIGURACION 8: en el paso 8 del asistente parametrizaremos la INFORMACION TRIBUTARIA, MANEJA REFORMA TRIBUTARIA, LA CIUDAD donde aplica la reforma tributaria y si MANEJA NOMINA CON DECIMALES. Cuando hablamos de reforma tributaria, hablamos del impuesto municipal (ICA), si desea hacer la contabilizacin de la retencin de ICA en la facturacin y/o en la causacin en el registro de Compras, marque la opcin Reforma Tributaria Municipal. Y marque la ciudad Correspondiente.

1. Realizaremos entonces la marcacin de la opcin, ya que deseamos que nuestros documentos, Factura y Registro de compras causen la Retencin de ICA 2. Seleccionaremos la Ciudad de Bogota. 3. Esta opcin aplica si el sistema maneja nomina, para nuestra empresa no tenemos instalado el modulo presione TAB para continuar sin marcarlo

ASISTENTE DE CONFIGURACION 9: En este paso del asistente Parametrizaremos la opcin EDI (Intercambio Electrnico de Datos), Con esta funcin se pueden subir los archivos de pedidos y rdenes de compra generados por EDI. Se implementa esta funcin siguiendo la gua para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estndar que cubre las necesidades de informacin de las Cadenas de Autoservicio del pas. La Opcin Mltiples Retenciones por Documento permite manejar ms de un tipo de retencin como Retefuente, Rete IVA entre otras, dentro de un mismo documento, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son. Nuestra compaa no maneja Intercambio Electrnico de Datos por lo tanto repasamos con TAB la opcin. En el manejo de mltiples retenciones seleccionaremos la opcin ya que la empresa solicita causar las retenciones en el documento.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 10: en este paso se debe configurar los datos tributarios como el tipo contribuyente, tipo de persona y porcentaje de rete IVA. Para configurar estos datos necesitaremos conocer el RUT de la compaa, donde se encuentra el tipo de contribuyente, en nuestro caso seleccionaremos el Rgimen Comn, en el tipo de persona seleccionaremos Persona Jurdica. Y el Rete IVA, (Segn le Decreto 2502 del 19 de julio 2005 se reglamenta que la Retencin en la fuente en el impuesto sobre las ventas. A partir del 1 de septiembre de 2005, la tarifa de retencin en la fuente por impuesto sobre las ventas es del cincuenta por ciento (50%) del valor del impuesto.) Este es el valor que registremos en la casilla.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 11: Se debe configurar segn su actividad si maneja impoconsumo, fecha optimista y pesimista para el modulo de Gestion de Tesorera y manejo de IVA diferencial. (No son obligatorios). Si su actividad requiere manejar el impuesto al tabaco y licores marque la opcin en nuestro caso no manjanos este impuesto pasamos con TAB. Para la marcacin de la fecha optimista y pesimista lo haremos si tenemos el modulo de tesorera Instalado, en nuestra empresa manejamos el modulo por lo tanto marcaremos esta casilla.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 12: En esta parte del Configurador parametrizaremos segn sea el caso, si requiere el manejo de enva informacin a data crdito, manejo cooperativas y maneja reservas de inventario El envi de informacin a data crdito se da cuando se requiere reportar informacin a entidades de riesgo, en el caso de nuestra empresa no la marcaremos. Maneja Cooperativas: Es una reclasificacin de cuentas que se realiza en los informes de edades de cartera y edades de proveedores. (Aplica nicamente para Cooperativas como tal, pero la opcin esta presente en el registro de control, independientemente si se instal con PUC Comercial o PUC Cooperativas) La opcin Manejo de reservas de Inventario se marca si el proceso de facturacin lo realiza en dos o ms terminales al mismo tiempo, esto no le permitir mover unidades Negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o ms, tiempo en milsimas de segundos, estimado para retornar la mercanca si no se factura. En nuestro caso pasaremos la opcin con TAB, por solo facturamos con una Terminal.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 13: Segn la actividad de la empresa se debe configurar el manejo de AIU, si modificaciones bodega y centros de

costos y clasificaciones o se quiere elaborar documentos digitando primero la cantidad del producto. (No es obligatorio). El manejo del AIU es una figura utilizada en algunos contratos como en los contratos de construccin de obra (Propio de ingenieros civiles y arquitectos), y los servicios prestados por las cooperativas. En el caso de nuestra empresa no aplica ya que somos comerciantes. Al marcar modifica Bodega y Centros de Costos, cuando se registre en el documento Nota de Traslado se podrn modificar estos conceptos, en el ejercicio marcaremos entonces esta opcin porque modificar las bodegas con notas de traslados. Cuando digitemos un documento el sistema nos permite digitar primero la cantidad del producto si marcamos esta opcin de lo contrario lo har de la manera estndar, para nuestro ejercicio lo dejaremos sin marcar pasaremos con TAB

ASISTENTE DE CONFIGURACION 14: Segn actividad econmica verificar el manejo de impuesto al deporte, manejo segunda cantidad y si quiere que salgan los documentos con el costo de la materia prima. El campo de impuestos al deporte se marca si la compaa tiene la obligacin de este impuesto, en nuestro caso no lo manejamos.

En el campo maneja segunda cantidad la marcaremos si nuestros inventarios manejar productos que no hacen uso del factor de conversin debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. En nuestro caso el inventario esta dado en una sola unidad de medida, por lo tanto demos TAB para continuar. Si deseamos que el costo de la materia prima se refleje en los documentos marquemos la opcin, en nuestro caso no la marcaremos ya que no operamos materia prima, demos TAB para continuar.

CREACION DE CUENTAS CONTABLES: Se debe crear como mnimo cuentas del disponible, cxc, cxp, retencin, ingreso, egreso. Si tiene inventarios y activos fijos se deben crear las cuentas de al menos un grupo tanto de inventarios como de activos. (Obligatorio). El Catlogo de Cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Produccin o de Operacin, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin, segn decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al escogido en la instalacin de la empresa. El Catlogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la informacin de todos los mdulos que lo componen, ya que define: 1. Niveles de Clasificacin 2. Enlaces Contabilidad - Otros Mdulos 3. Caractersticas Especiales Para crear el catalogo del plan de cuentas se debe entender su clasificacin. El catalogo de cuentas se estructura segn el decreto 2650 de 1993 en su Articulo 14 en los siguientes niveles;

Clase Grupo Cuenta Subcuenta

El primer dgito. Los dos primeros dgitos. Los cuatro primeros dgitos. Los seis primeros dgitos.

Para SIIGO se parametriza desde el Grupo que corresponde a los dos primeros dgitos, cuenta los cuatro primeros dgitos y Subcuenta los seis primeros dgitos. SIIGO maneja tambin auxiliar que son los ocho primeros dgitos y subauxiliar los diez primeros dgitos. Con esto podemos afirmar que SIIGO maneja 5 niveles en el PUC

1. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definicin de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen segn decreto 2649 y 2650 de 1993.

2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS A travs del Plan nico de Cuentas es posible establecer enlaces del el mdulo de contabilidad con los dems mdulos de SIIGO, y de su correcta definicin depender el buen manejo del programa en forma integrada y la obtencin de informes. Los campos que definen estos enlaces son: Inventarios Activos. Esta marcacin no se habilita desde la creacin de las cuentas, ya que el sistema lo hace automticamente al utilizarlas en la creacin de las tablas de inventarios y activos fijos. Disponible. Este campo se marca para el mdulo de Gerente, para que el movimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja. Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los mdulos de Cartera y Proveedores, lo cual aplica siempre y cuando se tengan los mdulos instalados. No detalla Por Cobrar Por Pagar Terceros. El efecto de marcar es que en la causacin o contabilizacin del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro. No Tercero Si tercero Retencin La marcacin de una cuenta como Retencin tiene efecto en la emisin de los certificados de retencin y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retencin. Centros de Costos. La marcacin de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un Estado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcacin a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos.

3. TIPO DE CUENTA Y NATURALEZA Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crdito). 4. OTROS DATOS Ajustable. Corresponde a la marcacin que se le deben asignar a las cuentas que son ajustables por inflacin. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: Paag. Aplica para todas las compaas (Porcentaje de Ajuste Ao Gravable). que ajustan al paag

Acuerdo. Esta marcacin se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente aplica para empresas del estado. Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflacin. Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida

Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignacin de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcacin se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio. Cuenta Alterna: Este campo esta dado para poder llevar un paralelo entre en Plan nico de Cuentas. y otro plan de cuentas u otros cdigos con los cuales se tengan que presentar informes en otro pas. Datos de Bancos: En la presente ventana, se define la informacin de los bancos en los la empresa tenga cuenta(s) a su nombre y, solo si, est obligada a presentar anualmente informacin exgena (medios magnticos), Se debe digitar la siguiente informacin:

Cuenta de bancos: En caso que la cuenta que se est parametrizado llevar el movimiento de los mismos (ejemplo 1110XXXX) y debe aparecer en la informacin exgena. Identificacin de la Entidad: Es el Nmero de identificacin del Banco (NIT). Debe ser creado previamente por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura como tipo de tercero Otros. Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no se marc la opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en esta ventana.

Nmero de cuenta Corriente: Se indica el nmero de cuenta corriente que manejara con esta cuenta contable Nmero de cheque inicial y nmero de cheque final: Corresponde al nmero de cheques (rango) de la chequera que se esta manejando

Parametrizaremos para el taller de Nuestra empresa la cuenta Corriente en el banco de Bogota C.Cte. No 14524545 la cual debemos parametrizar en SIIGO. Para trabajar la estructura veamos lo siguiente. NIVEL GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR SUBAUXILIAR CODIGO 11 1110 111005 11100501 1110050101 DESCRIPCION Disponible Bancos Moneda Nacional Banco de Bogota Cuenta Corriente No 14524545

Detalles: No detalla no se requieren informes de esta cuenta en los mdulos de cxc y/o cxp. Terceros: No tercero no se requiere informes de esta cuenta discriminado por terceros

Centros de Costos. Se marca cuando se requiere informes por centros de costos en nuestro caso requerimos informes financieros por centros de costos. Tipo de Cuenta / Naturaleza: Marque el tipo de cuenta (Activo) / Marque la naturaleza de la cuenta (Debito). Ajustable. No aplica no es una cuenta ajustable Moneda Extranjera / Ajuste Ext.: No asignaremos estos campos ya que no manejaremos moneda extranjera. Cuenta Alterna: No aplica ya que no marcamos el anterior tem Datos de Bancos: Llenaremos esta opcin, cuando hayamos creado el banco como tercero.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 15: Se debe definir si la empresa maneja los parmetros de autorretencin, definir formas de pago y actividades econmicas. para las formas de pago y actividades es necesario crear 1 obligatoriamente.

1. Maneja Autoretencin: Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retencin en la fuente, puesto que estos son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retencin. Por lo tanto si usted es autorretenedor lo marca de lo contrario no. 2. Este parmetro se debe establecer para el mdulo de Documentos y se debe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada por Cobrar o por Pagar, asignando un cdigo y una cuenta contable respectivamente. 3. Si defini en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades econmicas su tarifa y cuenta de aplicacin, de las personas jurdicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

Crearemos las formas de pago correspondientes a: Descripcin Pagos en efectivo Clientes Nacionales Cliente de Extranjero Proveedores Nacionales Proveedores Extranjeros Entre otras Cdigo 001 002 003 101 102 Cuenta contable 110505 130505 131005 220505 221005

ASISTENTE DE CONFIGURACION 16: se debe parametrizar la actividad primaria obligatoriamente.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 17: Se Debe Parametrizar Al Menos 1 Vendedor, 1 Cobrador Y Definir 1 Clasificacin De Clientes. (OBLIGATORIO). El sistema requiere de estos datos para poder crear los reportes que corresponden a cada uno

Miremos el proceso de la apertura del Tercero.

Miremos el proceso de la apertura del Vendedor

Estos datos se pueden modificar o adicionar

Miremos el proceso de la apertura del Cobradores


Miremos el proceso de la apertura de Calificaciones


ASISTENTE DE CONFIGURACION 18: Se deben definir las listas de precios (no obliga), tablas de inventarios y grupo de activos (obligatorio).

Listas de precios Esta opcin es muy til ya que permite colocar una descripcin a cada una de las listas de precios, facilitando su asignacin en la creacin de cada producto.

Miremos el proceso de la apertura de tablas de inventarios

Si el sistema no encuentra una tabla de inventarios creada, generara esta ventana.


Activos Fijos En esta opcin se realizar la clasificacin general de los activos fijos de acuerdo al cdigo de cuenta: El sistema solicita una serie de cuentas necesarias para organizar estos grupos Miremos el proceso de la apertura de la tabla de activos.



ASISTENTE DE CONFIGURACION 19: Se debe crear como mnimo un documento (obligatorio), verificar si maneja facturacin en bloque o facturacin rpida (no obliga).

1. SIIGO cuenta con 23 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la informacin de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compaa requiere para ingresar la informacin correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos est identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se est trabajando. 2. Facturacin en Bloque: La facturacin en bloque es una opcin que permite parametrizar conceptos fijos de facturacin, para asignar a varios clientes o terceros, los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, clubes, etc. 3. Facturacin Rpida: Esta funcin permite generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Direccin, Centro de Costos y Bodegas ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de venta.



El Sistema muestra las modificaciones de las nuevas versiones en dos formatos Word o URL

El programa regenera las claves e ingresa mostrando la siguiente apariencia.

NOTA: EL ASISTENTE DE CONFIGURACION VARIA SEGN EL EMPAQUETAMIENTO QUE TENGA EL USUARIO.

5. PARAMETRIZACION 5.1 CREACIN DE PASES Y CIUDADES.

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Ciudades RUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Ciudades. Se pueden crear hasta 999 pases y 9999 ciudades, empleando cdigos numricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Cdigo de Pas y Cdigo del DANE es un campo requerido en la generacin de Medios Magnticos En el caso del Cdigo del DANE puede parametrizar para que al digitar la ciudad aparezca el cdigo DANE.

Para grabar la ciudad y el pas a crear se debe hacer clic sobre el cono con la tecla de funcin F1.

, o

5.2

CREACIN DE ZONAS.

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Zonas. RUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Zonas. Se pueden definir hasta 999 zonas, empleando cdigos numricos, las cuales se establecen para la creacin de los vendedores y los cobradores y en los informes de ventas. Se debe seleccionar un pas y una ciudad en la cual este la respectiva Zona.

5.3

CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS

RUTA Nuevo Men: Contabilidad Parmetros Apertura de Centros de Costos RUTA Men Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Centro de Costos - Apertura.

CENTROS DE COSTOS. Se pueden crear hasta 9999, este parmetro se define para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por reas especificas de la compaa, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno. SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por reas mas especificas dentro de cada centro de costos.

5.4

CREACION DE BODEGAS Y UBICACIONES.

RUTA Nuevo Men: Inventarios Parmetros Apertura de Bodegas RUTA Men Tipo Explorador: Inventarios Administracin de Bodegas Apertura. Se pueden definir asta 9999, estn dadas para llevar le control en cada sitio donde se tiene almacenado el inventario. En cada bodega se pueden definir hasta 999 ubicaciones o divisiones de bodegas.

RECUERDE En el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas, se debe crear como mnimo uno solo(a), debido a que en algunos de los procesos automticos, que se vern en los siguientes Temas, SIIGO solicita un Centro de Costo y/o bodega como requisito para generarlos.

5.5

DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Control RUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Control. La informacin definida dentro del registro de control corresponde a los datos que tienen efecto en los parmetros que se establezcan ms adelante o en los informes generados en cada uno de los mdulos, ya que sirve para definir la informacin correspondiente a: 1. 2. 3. 4. Los datos generales de la empresa instalada Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios Informacin tributaria de la empresa instalada Definicin de parmetros generales del programa

5.5.1. Datos Generales De La Empresa Instalada Los campos que se deben diligenc iar son: Direccin. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanumricas. En este campo se debe digitar la direccin de la empresa. Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Cdigo Pas y Ciudad. Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de pases y ciudades.

Telfonos. Se pueden asignar cuatro nmeros telefnicos. Moneda Nacional. Coloque la descripcin de la moneda de su pas, este parmetro tiene efecto directamente en la impresin de los valores en letras en los documentos.

Signo moneda. Digite el signo de la moneda, este campo afecta en la impresin del valor del cheque. Idioma. Seleccione idioma Espaol o Ingles. La opcin ingles tendr incidencia en el registro de documentos en moneda extranjera. Sigla Identificacin. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada pas para la identificacin de la empresa. Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA. Porc. Inters Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de inters por mora. Esta asignacin tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el mdulo de cartera. ( Campo Opcional ) Nmero de Informe diario. Asigne el nmero de autorizacin del Libro Diario de Facturacin si su compaa esta obligada a llevarlo. Se debe asignar el consecutivo de numeracin asignado por la DIAN.

Ayuda en lnea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos. Aplica Nombre de Mquina: Se debe asignar si su compaa tiene que presentar el Libro Diario de Facturacin y va relacionado con el campo Nmero de Informe Diario. Conversin a Moneda extranjera, seleccione el automtica y pueda tener haya alimentado la tasa de Extranjera: Si genera operaciones en moneda campo para que el sistema haga la conversin informes en las diferentes monedas siempre que se cambio diaria.

Bodega Principal - C. Costos Ppal. Se debe asignar el cdigo de la Bodega y del Centro de Costos que se quiere tener por defecto al realizar documentos.

5.5.2. Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios

VALORIZACIN DEL INVENTARIO: En SIIGO se pueden definir tres tipos de costeo o valorizacin del inventario donde el resultado siempre ser el COSTO PROMEDIO, Usted podr seleccionar el ms conveniente para el manejo de la mercanca de su compaa de acuerdo a las siguientes preguntas:

El siguiente cuadro es un mensaje aclarativo sobre las respuestas:

Se debe tener en cuenta que el no asignar el campo significa contestar a la pregunta NO, y asignar el campo es responder a la pregunta SI.

Costeo en Lnea

Este tipo de costeo de la mercanca se realiza cada vez que se elabora una venta, salida o traslado ya que se descarga el inventario en cantidades y valores (a un costo promedio ponderado que resulta de tomar el costo de las compras, entradas al almacn valorizadas o notas de produccin de un artculo y dividirlo en el nmero de unidades disponibles de forma automtica) CONTABILIZACION DESCRIPCION INGRESOS OPERACIONALES CLIENTES NACIONALES RETENCION IVA GENERADO INVENTARIOS COSTO VENTAS CARACTERSTICAS Tener un Estado de Resultados al da Mantiene le costo de la mercancas de acuerdo al las ventas realizadas a un costo promedio ponderado. No se debe Borrar ni Modificar documentos que afecten el inventario en fechas posteriores a su realizacin Se deben realizar los documentos en orden cronolgico compras facturas No se pueden hacer salidas en rojo o movimientos negativos del inventario CUENTA 4120270000 1305050000 1355150000 2480500000 1430050000 6120270000 CANTIDAD XXX XXX VALOR 1.575.000 1.771.875 55.125 252.000 1.215.789 1.215.789

Para trabajar el Costeo en Lnea se debe realizar la siguiente marcacin en el Registro de Control:

Costeo Mensual (Batch)

En este tipo de costeo, al momento de efectuar una venta, salida o traslado se descarga nicamente cantidades, permitiendo de esta manera realizar salidas de inventarios con saldos negativos y al final de mes, mediante un proceso denominado Costeo, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercanca haciendo las causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores ms las entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades ms las entradas en cantidades generando as el costo promedio ponderado de las mercancas. CONTABILIZACION DESCRIPCIN INGRESOS OPERACIONALES CLIENTES NACIONALES RETENCION IVA GENERADO INVENTARIOS CARACTERSTICAS: Proceso de costeo de la mercanca al final del mes. Se pueden realizar salidas en rojo de inventario. Se obtendr el costo de los productos hasta el final del mes. No es necesario disponer de la mercanca para hacer el proceso de facturacin. El orden de ingreso de los documentos no afecta el costo. Se debe realizar la siguiente marcacin en el Registro de Control: CUENTA 4120270000 1305050000 1355150000 2480500000 1430050000 CANTIDAD XXX VALOR 1.575.000 1.771.875 55.125 252.000 0

Costeo Predeterminado (Estndar)

Con el costeo Predeterminado, al momento de efectuar la venta, salida o nota de traslado del inventario se descargan cantidades reales a un valor estimado o predeterminado, permitiendo realizar salidas en cantidades negativas, y al final de mes, mediante un proceso de Ajuste al predeterminado se contabiliza al costo real. CONTABILIZACION DESCRIPCION INGRESOS OPERACIONALES CLIENTES NACIONALES RETENCION IVA GENERADO INVENTARIOS COSTO VENTAS CUENTA 4120270000 1305050000 1355150000 2480500000 1430050000 6120270000 CANTIDAD XXX XXX VALOR 1.575.000 1.771.875 55.125 252.000 1.200.000 1.200.000

CARACTERSTICAS Se puede generar salidas de inventario negativas y no afecta el costo. Todas las salidas de inventario el sistema las realiza al costo predeterminado que se haya asignado para cada producto. Se puede obtener Estado de Resultados con valores Estimados ya que los Costos utilizados durante el mes son Predeterminados El ltimo da del mes se debe ejecutar el proceso de Ajuste al Predeterminado.

Se debe realizar la siguiente marcacin en el Registro de Control:

5.5.3. Informacin Tributaria y Datos Generales de la Empresa Instalada

Maneja Nmina con Decimales: Asigne si la contabilizacin del pago de nmina lo desea hace con decimales.

Reforma Tributaria Municipal: Asigne el campo si desea hacer la contabilizacin de la retencin de ICA en la facturacin y en la Causacin de registro de Compras, asigne la ciudad correspondiente.

Manejo Opciones EDI (Intercambio Electrnico de Datos): Con esta funcin se pueden subir los archivos de pedidos y rdenes de compra generados por EDI. La implementacin de opciones EDI para SIIGO se realizo siguiendo la gua para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estndar que cubre las necesidades de informacin de las Cadenas de Autoservicio del pas.

Maneja Mltiples Retenciones: Esta opcin permite manejar ms de un tipo de retencin en la fuente dentro de un mismo documento y adicionalmente, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son.

Facturacin en Bloque: La facturacin en bloque es una opcin que permite parametrizar conceptos fijos de facturacin, para asignar a varios clientes o terceros, los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, clubes, etc. Facturacin Rpida: Esta funcin permite generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Direccin, Centro de Costos y Bodegas ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de venta. Clasificacin de inventarios en los documentos extracontables: Se incluye en el sistema una nueva opcin para que en los documentos extracontables como Orden de Pedido, Orden de Compra y Cotizacin no se solicite la clasificacin de inventarios cuando se est capturando algn producto que la maneje. Para ello en el registro de control se incluyo la opcin No solicitar clasificacin de inventarios en documentos extracontables.

Al marcar esta opcin el sistema no capturara la clasificacin ni la imprimir. Esto tanto en la elaboracin de los documentos extracontables como en el mantenimiento.

Tipo de Contribuyente: En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la empresa. Esta asignacin tendr efecto directamente en la elaboracin de los documentos.

Tipo de persona: Asignar si es una persona Jurdica o Persona Natural. Cdigo Actividad: Si defini con anterioridad Reforma Tributaria Municipal SI, se debe colocar el cdigo de la actividad econmica del C.I.I.U. Este cdigo es el que

toma el sistema para efecto de la causacin de la retencin de ICA que le practiquen. Permite asignar hasta dos actividades econmicas. Beneficio DIAN RETEIVA Ventas: De acuerdo al Decreto 415 de 2004, aquellos responsables del Impuesto a las Ventas que hayan tenido por se is periodos consecutivos saldos a favor en sus declaraciones de ventas por concepto de retenciones en la fuente por IVA, tendrn un porcentaje de retencin del Impuesto a las Ventas (RETEIVA) del 50%, el cual se ver reflejado en sus facturas.

Manejo Impoconsumo: Asigne el campo si desea hacer el manejo de impuesto al consumo dados para productos como licores y cigarrillos. En el Catlogo del producto se digitara el valor o Porcentaje que se calculara por concepto de Impoconsumo Auto retencin: Si la compaa es auto retenedora, adems de marcar esta opcin, se deben parametrizar posteriormente las cuentas en la definicin de los documentos tipo F.

Manejo de fechas: Si se tiene el mdulo del Tesorero el sistema pide el manejo de fechas optimistas y pesimistas, para efecto de generar informes en este mdulo.

IVA Diferencial: Debe seleccionar el campo si comercializa productos gravados a diferentes tarifas, esta marcacin le permite asignar cuenta de IVA para Compras y Cuenta de IVA para Ventas.

Manejo DATACREDITO: Con el fin de facilitar y agilizar el envi de informacin a las centrales de riesgo DATACREDITO, es diseada esta funcionalidad, ya que permite realizar la captura y generacin de informacin a travs de archivos planos, solicitados por esta entidad. Para tener la opcin habilitada en el Mdulo de Cuentas por Cobrar, es necesario marcar la opcin del cuadro Enva Informacin a Datacrdito. Una vez marcada la opcin anterior, existen dos alternativas llamadas Mora mxima o Mora mnima, se marca una de ellas en el caso que exista en una misma factura varios vencimientos y hay ms de uno en mora, y se desea indicar cual edad de mora se va a reportar, si la del vencimiento con mayor nmero de das vencidos o la de menor das vencidos.

Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificacin de las cuentas de Clientes con base a las ltimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas. Administracin de tareas. Marque esta opcin si la empresa maneja administracin de tareas. Esta funcionalidad permite a los usuarios del sistema crear y administrar una serie de tareas a realizar concernientes no solamente a los procesos o actividades a desarrollar en el sistema sino como tal a la labor diaria de los integrantes de la empresa, permitindoles incluir en el sistema un proceso que de manera automtica pueda pasar a cada uno de actores en el mismo, realizando controles de fechas de ejecucin de dichas actividades y recordacin continua

Creacin de Actividades Econmicas: Si defini en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades econmicas su tarifa y cuenta de aplicacin, de las personas jurdicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

Manejo de reservas: Asigne el campo si el proceso de facturacin lo realiza en dos o mas terminales al mismo tiempo, esto no le permitir mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o ms, tiempo en milsimas de segundos, estimado para retornar la mercanca si no se factura.

Impuesto del AIU (Administracin, Imprevistos y Utilidad): Este campo aplica para aquellas empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y temporales de empleo autorizadas por el Ministerio de Proteccin Social, cuyas operaciones sern gravadas con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) a una tarifa del siete por ciento (7%)

Corre Desagrega por Producto o Por Cuenta: Esta opcin tiene efecto sobre el proceso de Desagrega, el cual consiste en contabilizar una proporcin del valor ajustes por inflacin de la cuenta de ajustes por inflacin de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes, debido a que cada vez que se genera una salida de inventario el programa descarga automticamente de la cuenta de inventarios pero no descarga ninguna proporcin de la cuenta de ajustes por inflacin de los inventarios, lo que generara que en el caso que se venda todo el inventario, la cuenta de inventarios se descargar, pero quedara un valor en la cuenta de ajustes por inflacin correspondiente. Dicha contabilizacin es posible realizarla por Producto, es decir llevar el valor de la proporcin del ajuste a la cuenta del inventario producto por producto; o por Cuenta, que consiste en llevar el valor de la proporcin de la cuenta de ajuste de todos los productos de una lnea de inventario, al primer producto de la misma.

Modifica Bodega y C. de Costo de Notas de Traslado: Al marcar esta opcin el sistema permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento Nota de Traslado.

Impuesto al Deporte: Aplica para las personas naturales o jurdicas responsable de espectculos pblicos. Al habilitar esta opcin, se habilita en la definicin del documento tipo F el campo correspondiente para definir el valor del Impuesto.

Maneja control de presupuestos: El manejo de control de presupuesto permite la causacin adicional, en el comprobante de pago de nomina, de valores asociados a una formulacin, llevndolas a las cuentas Debito y crdito indicada por cada empleado. Esta marcacin Tiene incidencia en el catlogo de empleados y para el modulo de Nomina.

Maneja Segunda Cantidad: Este campo se debe seleccionar para manejar productos que no hacen uso del factor de conversin debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. Un ejemplo claro de esto aplica para las empresas que comercializan productos como el pollo, donde se desea manejar la cantidad en peso (kilos) y la cantidad en unidades, en este caso no se podra usar el factor de conversin debido a que una unidad de este producto no tiene el mismo peso equivalente en todos los casos.

Para activar la segunda unidad se debe repasar el registro de control y marcar la opcin en la pregunta Maneja segunda cantidad.

Sector Avcola: Al marcar la opcin, habilita opciones especiales para el manejo de mermas La merma es la diferencia, en peso, entre lo relacionado en la factura de venta y/o nota de remisin y la cantidad efectivamente recibida, por parte del cliente. Esta diferencia, se presenta, regularmente, por descongelamiento del producto durante el transporte. Aplica para empresas que comercializan productos precederos, como el sector avcola

Maneja circular superintendencia de salud: Esta opcin fue creada con el fin de contar con una herramienta para generar el informe requerido para reportar la informacin requerida en las circulares 011 y 012 de 2004 de la Superintendencia Nacional de Salud ya que a esta le corresponde la inspeccin, vigilancia y control de las instituciones prestadoras de servicios de salud, que integran los subsectores oficial y privado del sector salud. Teniendo en cuenta esto, la superintendencia tiene la facultad de solicitar la informacin que requiera a las entidades del sector para desarrollar su funcin de vigilancia.

Entrega de dotaciones: En el momento previo a realizar el registro de las dotaciones de los empleados es necesario indicar por esta opcin, la fecha de entrega de las dotaciones y con qu periodicidad en das se realizar dicha entrega:

Sincronizacin Automtica base de sincronizacin automtica de siigo add-in

datos: Esta opcin aplica para

la

Generar nmero de paginas en presentacin preliminar: Permitir habilitar la opcin de impresin por pginas de todos los reportes generados en vista previa y luego enviados a imprimir.

En el momento de la presentacin preliminar y al enviar en la Opcin de Imprimir se consulta si tiene habilitado el nuevo parmetro y se solicitara el rango de pginas a imprimir

Cinta Testigo Magntica: Teniendo en cuenta la resolucin 2002 de 1997 en donde se establece los sistemas tcnicos para la actividad productora de renta, se estableci en el capitulo I, articulo 1, el reporte de la Cinta testigo Magntica, la cual es equivalente a la copia fsica de las facturas y contiene la informacin necesaria para recuperar o generar nuevamente el documento factura generado. En siigo la cinta testigo es el archivo llamado IMPSAF AAAA.PRN, en donde AAAA, es el ao, este archivo se encuentra en la carpeta de la empresa SIIWIXX y se va alimentando cada vez que se realice una factura y se recontabilice la misma factura

Identificacin del Servidor: Campo es alfanumrico de 15 caracteres, aqu se debe ingresar el nombre del servidor luego enviados a imprimir.

CARTILLA_1_-_INTRODUCCION_Y_PARAMETROS_STANDAR_VERSION_61

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