CAP 8 - Documentele Justificative

De ce rasare luna, de ce visam, de ce stelele par tot mai multe in fiecare seara

Contabilitatea nimic mai simplu 194

OBIECTIVE

1. Considerarea documentelor justificative drept avocat al prilor.2. Ilustrarea ctorva motive de reconsiderare a rolului informaional al documentelor justificative.3. Prezentarea unor condiii de fond i form aferente documentelor justificative.4. Coninut i circuit al ctorva documente justificative.

Am ncercat s construiesc n ochii cititorilor acestei cri o alt imagine a contabilitii dect aceea a unei tehnici de gestionare a resurselor, drepturilor i obligaiilor aferente acestora. Pentru autorul acestor rnduri, contabilitatea nseamn de fapt o punte de comunicare ntre trecut i viitor, un aliat n orice proces decizional referitor la afaceri, dar i un veritabil avocat n eventualele dispute cu partenerii comerciali sau orice alt persoan interesat de informaii referitoare la o entitate.La baza forei probatorii n justiie, conferit contabilitii, stau documentele justificative analizate n acest capitol, condiie sine qua non privind nregistrarea unor tranzacii economico-financiare.De la aa-numitele documente primare (ex. factur, chitan) i pn la registrele de contabilitate (ex. registru jurnal, registru inventar) putem vorbi despre urmtoarele motive ale reconsiderrii rolului conferit documentelor justificative:

a) acestea ofer posibilitatea verificrii corectitudinii nregistrrilor contabile din punct de vederea al valorilor nscrise, conturilor utilizate sau perioadei de nregistrare;

b) sunt o surs informaional referitoare la drepturile i obligaiile ce revin prilor ca urmare a tranzaciilor efectuate;

c) lipsa unor documente justificative ilustreaz fie nregistrarea unor tranzacii neautorizate, fie ntreruperi ale circuitului acestor documente ntre prile implicate.

Potrivit Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat, documentele justificative ce stau la baza nregistrrilor contabile angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, ori le-au nregistrat n contabilitate, dup caz. Dat fiind impactul pe care aceste documente l exercit n evidenele contabile ale unei entiti, organismele normalizatoare au elaborat o serie de condiii de fond i form, grupate astfel:

a) condiii de form: utilizarea i completarea corect;

realitatea datelor nscrise;

corectitudinea calculelor efectuate;

semntura persoanelor autorizate.

b) condiii de fond:

conformitatea datelor nregistrate cu prevederile legale;

realitatea fenomenului economic consemnat;

eficiena operaiunilor nregistrate.

ndeplinirea acestor condiii confer documentului for probatorie.

Persoanele juridice i persoanele fizice prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat, vor utiliza numai formulare tipizate, cu regim special. La propunerea principalilor utilizatori, Ministerul Finanelor aprob introducerea de noi formulare tipizate cu regim special, precum i modificarea sau eliminarea celor aflate n uz. Sistemul de nseriere i numerotare a formularelor tipizate cu regim special se asigur, la nivel naional, de ctre Ministerul Finanelor i Compania Naional Imprimeria Naional S.A..n continuarea capitolului de fa ne vom opri doar la cteva documente primare, reprezentative pentru o entitate patrimonial.

FACTURA FISCALFactura fiscal reprezint un document justificativ ce nsoete vnzarea unor bunuri, executarea unor lucrri sau prestarea de servicii n favoarea terilor.

Se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de ctre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat n acest sens, la momentul livrrii bunurilor, executrii lucrrii sau prestrii serviciului consemnat. Atunci cnd factura nu poate fi ntocmit n momentul livrrii bunurilor, acestea vor fi nsoite pe timpul transportului de avizul de nsoire a bunurilor, numrul i data acestuia fiind nscrise la rndul lor n factura emis ulterior.Factura se ntocmete n trei exemplare al cror circuit se prezint astfel:

exemplarul 1 de culoare albastr

exemplarul 2 de culoare roie

exemplarul 3 de culoare verde

a) la furnizor: exemplarul 2 al facturii rmne la compartimentul desfacere pentru nregistrarea n evidenele operative ale acestuia i pentru eventualele reclamaii ale clienilor;

exemplarul 3 este nregistrat la compartimentul financiar-contabil, fiind totodat i singurul exemplar pe care se acord viza controlului financiar-preventiv.

b) la client:

exemplarul 1 al facturii merge iniial la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaiunii, i ulterior la compartimentul financiar-contabil pentru acceptarea plii i nregistrarea n contabilitate.

Arhivarea facturii are loc dup cum urmeaz:a) la furnizor:

exemplarul 2 la compartimentul desfacere;

exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil.

b) la client:

exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil.

Furnizor..........................

(denumirea, forma juridic)Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul.

Codul fiscal

Sediul (localitatea, str., nr.)

Judeul.

Contul .

Banca .Cumprtor ...........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .

FACTUR FISCAL

Nr. facturii.....

Data (ziua, luna, anul)

Nr. avizului de nsoire a mrfii.

(dac este cazul)

Nr. crt.Denumirea produselor sau serviciilorU.M.CantitateaPreul unitar (fr TVA) lei Valoarea lei

Valoarea TVA lei

012345 (3x4)6

Semntura i tampila furnizoruluiDate privind expediia:

Numele delegatului...

Cartea de identitate.

Mijlocul de transport nr. .

Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de..ora..

Semnturile.TOTAL:

din care:

accize:

X

Semntura de primire:Total de plat (col. 5+6)

Exemplu:Societatea comercial A vinde pantofi (mrfuri) clientului su B cu un pre unitar de vnzare de 1.000.000 lei i TVA 19%. Cantitatea vndut a fost de 100 buc.Furnizor..........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .Cumprtor ...........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .

FACTUR FISCAL

Nr. facturii.....



(dac este cazul)


Valoarea TVA lei

012345 (3x4)6

1.Pantofi Buc.1001.000.000100.000.00019.000.000




Mijlocul de transport nr. .Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data deora.....

Semnturile..TOTAL:

din care:

accize:100.000.00019.000.000

X

Semntura de primire:Total de plat (col. 5+6)119.000.000

nregistrarea contabil a tranzaciei efectuate este urmtoarea:

SOCIETATEA A:

ImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.

Creterea drepturilor fa de teri411*A + D411 = % 119.000.000 707 100.000.000 4427 19.000.000

+ Active circulante

Creterea veniturilor din vnzarea mrfurilor707*P + C+ Venituri exploatare

Creterea TVA colectat4427*P + C-

* 411 Clieni

* 707 Venituri din vnzarea mrfurilor

* 4427 TVA colectatSOCIETATEA B:


fin. - ctb.

Creterea stocului de mrfuri371*A + D % = 401 119.000.000

371 100.000.000

4426 19.000.000

+ Active circulante

Creterea datoriilor fa de teri401*P + C+ Datorii

Creterea TVA deductibil4426*A + D-

* 371 Mrfuri* 401 Furnizori

* 4426 TVA deductibilAVIZUL DE NSOIRE A MRFII

Avizul de nsoire a mrfii servete ca:

document de nsoire a mrfii pe timpul transportului;

document ce st la baza ntocmirii facturii;

dispoziie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, aparinnd aceleiai uniti;

document de primire n gestiunea cumprtorului sau n gestiunea primitoare din cadrul aceleiai uniti n cazul transferului.

Atunci cnd nu exist posibilitatea ntocmirii facturii odat cu livrarea bunurilor, avizul poart meniunea urmeaz factura. La transferul de bunuri ntre gestiuni ale aceleiai uniti, pe aviz se va scrie fr factur. Dac avizul este emis pentru bunuri trimise la teri spre prelucrare sau vnzare n regim de consignaie, el poart meniunea pentru prelucrare la teri sau pentru vnzare n regim de consignaie, dup caz.Avizul de nsoire a mrfii se ntocmete n trei exemplare al cror circuit se prezint astfel:

exemplarul 1 de culoare albastr

exemplarul 2 de culoare roie

exemplarul 3 de culoare verde

a) la furnizor:

exemplarul 1 merge la delegatul unitii care face transportul sau la delegatul clientului, pentru semnarea de primire; exemplarele 2 i 3 merg la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate i pentru ntocmirea facturii;

exemplarul 3 merge ulterior la compartimentul financiar-contabil, ataat la factur.

b) la client: exemplarul 1 merge iniial la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor, apoi la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate i, n cele din urm, la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate, ataat la factur.Arhivarea avizului are loc dup cum urmeaz:a) la furnizor:

exemplarul 2 la compartimentul desfacere;

exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al facturii.

b) la client:

exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 1 al facturii.

Furnizor..........................


Nr. nregistrare fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .Cumprtor ...........................




Judeul.

Contul .

Banca .

AVIZ DE NSOIRE A MRFII

Nr. ......


Nr. crt.SPECIFICAIA

(produse, ambalaje etc.)U.M.Cantitatea livratPreul unitar (fr TVA) lei Valoarea lei

012345


Numele delegatului....Buletinul/Cartea de identitateserianr.eliberat().......Mijlocul de transport nr. ...Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de.ora..SemnturileTOTAL:

Semntura de primire:

Exemplu: Societatea A livreaz 100 de perechi de pantofi clientului su B, factura fiind ntocmit ulterior pentru un pre unitar de vnzare de 1.000.000 lei i TVA 19%.

La livrarea mrfurilor fr factur:

Furnizor..........................




Judeul.

Contul .

Banca .Cumprtor ...........................




Judeul.

Contul .

Banca .

AVIZ DE NSOIRE A MRFII

Nr. ......


Nr. crt.SPECIFICAIA

(produse, ambalaje etc.)U.M.Cantitatea livratPreul unitar (fr TVA) lei Valoarea lei

012345

1.

Pantofi Buc. 1001.000.000100.000.000


Numele delegatului..Buletinul/Cartea de identitateserianr.eliberat()....Mijlocul de transport nr. Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data deora

Semnturile.TOTAL:

100.000.000

Semntura de primire:


SOCIETATEA A


fin. - ctb.

Creterea drepturilor fa de teri418*A + D418 = % 119.000.000

707 100.000.000

4428 19.000.000

+ Active circulante

Creterea veniturilor din vnzarea mrfurilor707*P + C+ Venituri exploatare

Creterea TVA neexigibil4428*P + C+ Datorii

* 418 Clieni facturi de ntocmit* 707 Venituri din vnzarea mrfurilor

* 4428 TVA neexigibil

SOCIETATEA BImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.

Creterea stocului de mrfuri371*A + D % = 408 119.000.000

371 100.000.000

4428 19.000.000

+ Active circulante

Creterea datoriilor fa de teri408*P + C+ Datorii

Creterea TVA neexigibil4428*A + D+ Active circulante

* 371 Mrfuri

* 408 Furnizori facturi nesosite

* 4428 TVA neexigibil La ntocmirea facturii:Furnizor..........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .Cumprtor ...........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .

FACTUR FISCAL

Nr. facturii.....



(dac este cazul)


Valoarea TVA lei

012345 (3x4)6

1.Pantofi Buc.1001.000.000100.000.00019.000.000




Mijlocul de transport nr. ..Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de.oraSemnturile..TOTAL:

din care:

accize:100.000.00019.000.000

X



SOCIETATEA AImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.

Creterea drepturilor conform facturii

411*A + D411 = 418 119.000.000

+ Active circulante

Scderea drepturilor conform avizului

418*A C- Active circulante

* 418 Clieni - facturi de ntocmit* 411 ClieniImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.

Creterea TVA colectat

4427*P + C4428 = 4427 19.000.000

-

Scderea TVA neexigibil

4428*P - D- Datorii

* 4427 TVA colectat* 4428 TVA neexigibilSOCIETATEA BImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.

Creterea datoriei conform facturii

401P + C408 = 401 119.000.000

+ Datorii

Scderea datoriei conform avizului

408P D- Datorii


fin. ctb.

Creterea TVA deductibil

4426*A + D4426 = 4428 19.000.000

-

Scderea TVA neexigibil

4428*A C- Active circulante

* 4426 TVA deductibil

* 4428 TVA neexigibil

CHITANA

Chitana este un document justificativ utilizat pentru: depunerea unei sume n numerar la casieria unitii emitente;

nregistrarea operaiunilor cu numerar n registrul de cas i n contabilitate.

Chitana se ntocmete n dou exemplare al cror circuit se prezint astfel:

exemplarul 1 merge la pltitor (poart tampila unitii emitente)

exemplarul 2 rmne n carnet, fiind folosit de emitent pentru nregistrarea n contabilitate.

Unitatea .

Codul Fiscal

Nr. De nmatriculare n Registrul

Comerului/Anul

Sediul (Localitatea, Str., Nr.).

Judeul

CHITANA Nr.Data ..

Am primit de la .

Adresa ..

Suma de adic

Reprezentnd.

...

Casier,

Exemplu:Societatea A presteaz servicii de paz pentru un ter (societatea B), facturate pentru suma de 10.000.000 lei. ncasarea serviciului prestat are loc ulterior, decontarea realizndu-se n numerar.

nregistrarea n contabilitate a tranzaciilor efectuate presupune parcurgerea urmtoarelor etape: nregistrarea facturii aferente serviciului prestat;

nregistrarea decontrii acestuia.

Facturare servicii:Furnizor..........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .Cumprtor ...........................


Codul fiscal


Judeul.

Contul .

Banca .

FACTUR FISCAL

Nr. facturii.....



(dac este cazul)


Valoarea TVA lei

012345 (3x4)6

1.Servicii paz conform contract nr. .10.000.000-




Mijlocul de transport nr. ..Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de.oraSemnturile..TOTAL:

din care:

accize:10.000.000-

X



SOCIETATEA A


fin. ctb.

Creterea drepturilor fa de teri

411*A + D411 = 704 10.000.000

+ Active circulante

Creterea veniturilor din lucrri i servicii

704*P + C+ Veniturile din exploatare

* 704 Venituri din lucrri i servicii* 411 ClieniSOCIETATEA B


fin. ctb.

Creterea datoriei fa de teri

401*P + C628 = 401 10.000.000

+ Datorii

Creterea cheltuielilor cu alte servicii

628*A + D+ Cheltuielile de exploatare

* 628 Cheltuieli cu alte servicii* 401 Furnizori Decontare serviciu: Unitatea .

Codul Fiscal

Nr. De nmatriculare n Registrul

Comerului/Anul

Sediul (Localitatea, Str., Nr.).

Judeul

CHITANA Nr.Data ..

Am primit de la SOCIETATEA B.. Adresa ...

Suma de 10.000.000 lei adic zecemilioanelei. Reprezentnd contravaloare factur nr. din . ...

Casier,


SOCIETATEA A


fin. ctb.

Creterea disponibilitilor bneti

5311A + D5311 = 411 10.000.000

+ Active circulante

Scderea drepturilor fa de teri

411A - C- Active circulante

* 5311 Casa n leiSOCIETATEA BImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. ctb.

Scderea disponibilitilor bneti

5311A C401 = 5311 10.000.000

- Active circulante

Scderea datoriilor fa de teri

401P D- Datorii

n conformitate cu art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat, persoanele juridice i persoanele fizice au obligaia s organizeze i s asigure evidena, gestionarea i corecta utilizare a formularelor cu regim special de nseriere i numerotare. Salariaii care primesc spre folosin aceste formulare rspund de utilizarea lor, pentru consemnarea operaiunilor legale, i au obligaia s justifice n orice moment existena lor.

n cazul formularelor neutilizabile sau a celor ntocmite greit, anularea se face prin barare pe diagonal, nscriindu-se meniunea anulat pe toate exemplarele.Pn la arhivarea lor, formularele sunt pstrate la compartimentul cruia i-au fost ncredinate spre folosin. Orice lipsuri sau pierderi ale unor astfel de formulare vor fi aduse la cunotina, n scris, administratorului, acesta dispunnd verificarea mprejurrilor n care s-au produs lipsurile sau pierderile, i eventuala tragere la rspundere a celor vinovai. Formularele pierdute sau sustrase sunt declarate nule n Monitorul Oficial al Romniei.Atunci cnd entitatea ce deine astfel de formulare se divizeaz, fuzioneaz sau lichideaz, se va proceda astfel:

n cazul divizrii, formularele se vor folosi de ctre una singur dintre persoanele nou nfiinate, cu aprobarea direciilor finanelor publice;

n cazul fuzionrii, formularele se vor folosi pn la epuizarea stocului;

n cazul lichidrii, formularele neutilizate se returneaz Imprimeriei Naionale.

Aa cum am observat, toate documentele justificative sunt centralizate i regsite, sub o form sau alta, n evidenele contabile ale unei entiti. ntocmite iniial pentru fiecare document n parte, notele contabile sunt centralizate ulterior, la nivelul Registrului jurnal, oglind a tuturor formulelor contabile aferente perioadei de gestiune analizate. mpreun cu Cartea mare i Registrul inventar, Registrul jurnal alctuiesc registrele de contabilitate obligatorii.

Cartea mare regrupeaz operaiunile economico-financiare sistematic, la nivelul fiecrui cont.

Dorina de cunoatere a realitii a determinat efectuarea la nivelul fiecrui exerciiu a operaiunilor de inventariere a patrimoniului. Rezultatele inventarierii sunt reflectate de registrul cu acelai nume (Registrul inventar). Detalierea acestui registru, din punct de vedere a componenei sale, ine seama de structura posturilor bilaniere.Schematic, cele trei registre obligatorii se prezint astfel:

Registrul jurnal:

Nr. crt.Data nregistrriiDocumentExplicaieDenumire contSuma

FelNr.DataDCDC

Registrul Cartea mare:

Contul:Denumirea contuluiPagina

Nr. crt.DataDocumentExplicaieDenumire cont corespondentRulaj

D/CSold

DebitorCreditor

FelNr.Data

Registrul inventar:Nr. crt.Recapitulaia elementelor inventariateValoarea contabilValoarea de inventarDiferene de evaluare

(de nregistrat)

ValoareCauzele diferenelor

ntocmit, Verificat,

1. Contabilizai operaiunile de mai jos, preciznd totodat i informaiile solicitate despre documentele justificative aferente lor:a) societatea A livreaz mrfuri societii B cu ntocmirea ulterioar a facturii. La data livrrii mrfurile sunt evaluate la 1.000.000 lei + TVA 19%.ImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.

CERINRSPUNS

Tipul documentului folosit

Nr. de exemplare

Circuit

b) valoarea facturat a mrfurilor livrate anterior este de 1.000.000 lei + TVA 19%.ImplicaiiConturi utilizateRegula de funcionare Formula contabilModificri ale situaiilor

fin. - ctb.


fin. - ctb.

CERINRSPUNS


Nr. de exemplare

Circuit

c) contravaloarea mrfurilor livrate societii B este ncasat n numerar.


fin. - ctb.

CERINRSPUNS


Nr. de exemplare

Circuit

2. Completai Registrul jurnal pe baza urmtoarelor operaiuni economico-financiare:a) se ncaseaz prin contul bancar un avans de la un client, n sum de 1.000.000 lei.b) se factureaz clientului respectiv lucrarea efectuat pentru suma de 3.000.000 lei.c) se regularizeaz avansul ncasat anterior;

d) se ncaseaz n numerar drepturile rmase fa de client;e) suma ncasat se depune n contul bancar.

Registrul jurnal:

Nr. crt.Data nregistrriiDocumentExplicaieDenumire contSuma

FelNr.DataDCDC

3. Completai Cartea mare pentru contul Casa n lei tiind c, n cursul perioadei analizate, au avut loc urmtoarele operaiuni (Sold iniial = 0):

a) ridicare de numerar din banc n sum de 1.000.000 lei;b) achitarea unor servicii potale, n numerar, n sum de 100.000 lei;

c) plata unui avans ctre furnizori n sum de 500.000 lei;

d) ncasarea unor creane asupra clienilor n sum de 300.000 lei;e) suma rmas n casierie (700.000 lei) se depune n contul bancar.a)


fin. - ctb.

b)


fin. - ctb.

c)


fin. - ctb.

d)


fin. - ctb.

e)


fin. - ctb.

Registrul Cartea mare:

Contul:Denumirea contuluiPagina

Nr. crt.DataDocumentExplicaieDenumire cont corespondentRulaj

D/CSold

DebitorCreditor

FelNr.Data

Practica contabil impune existena unor documente justificative n vederea nregistrrii unei tranzacii. Exist o serie de condiii de fond i form care trebuiesc ndeplinite de aceste documente. Factura fiscal atest vnzarea de bunuri, prestarea de servicii sau executarea unor lucrri n favoarea terilor, de ctre emitentul su. Chitana ilustreaz ncasarea de numerar de la teri, de ctre emitentul su.Contabilizare

Compartiment

financiar-contabilitate

Arhivare

Compartiment desfacere

Arhivare

Contabilizare

Compartiment


Compartiment aprovizionare

3

2

Arhivare

1

Compartiment


Contabilizare

Vnzare bunuri, executare lucrri, prestri servicii

Arhivare

Societatea B

(Client)

Societatea A

(Furnizor)

Arhivare


Arhivare

Contabilizare

Compartiment


Magazie

3

2

1

Avizul de nsoire a mrfii

Societatea B

(Client)

Societatea A

(Furnizor)


Compartiment aprovizionare

Arhivare

nregistrare

Compartiment


Arhivare

nregistrare

Compartiment


2

1

Chitana

Societatea B

(Client)

Societatea A

(Furnizor)

CAP 8 - Documentele Justificative

Documents

Transcript of CAP 8 - Documentele Justificative