documente justificative

37
Elemente de contabilitate DOCUMENTE JUSTIFICATIVE, DOCUMENTE DE EVIDENŢĂ CONTABILĂ ŞI REGISTRE CONTABILE Documente justificative Documente justificative utilizate pentru consemnarea operaţiunilor economice unt entele ative? Toate documentele utilizate de contabilitate pentru î operaţiunilor economice poartă denumirea de documente justificativ Clasificarea documentelor justificative carea ntelor iar - bile Funcţie de operaţiunile economice pe care le consem identificat şi se utilizează mai multe tipuri de documente justificativ vom prezenta în continuare. A. Documente justificative utilizate pentru operaţiuni de cumpărări şi vânzări de bunuri şi servicii iz oţire rfii Avizul de însoţire se utilizează pentru transportul de bunuri ce se factura ulterior datei de expediţie, sau pentru bunuri care nu se urmând a se returna sau a se înregistra asupra cheltuielilor. Acest d atestă transferul dreptului de proprietate asupra bunurilor.

description

contabilitate

Transcript of documente justificative

Page 1: documente justificative

Elemente de contabilitate

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE, DOCUMENTE DE EVIDENŢĂ CONTABILĂ ŞI REGISTRE CONTABILE

Documente justificative

Documente justificative utilizate pentru consemnarea operaţiunilor economice

Ce sunt documentele justificative?

Toate documentele utilizate de contabilitate pentru înregistrarea operaţiunilor economice poartă denumirea de documente justificative

Clasificarea documentelor justificative

Clasificarea documentelor

financiar - contabile

Funcţie de operaţiunile economice pe care le consemnează sidentificat şi se utilizează mai multe tipuri de documente justificative pe care le vom prezenta în continuare.

A. Documente justificative utilizate pentru operaţiuni de cumpărări şi vânzări de bunuri şi servicii

Aviz de însoţire

a mărfii

Avizul de însoţire se utilizează pentru transportul de bunuri ce urmează a se factura ulterior datei de expediţie, sau pentru bunuri care nu se facturează urmând a se returna sau a se înregistra asupra cheltuielilor. Acest document nu atestă transferul dreptului de proprietate asupra bunurilor.

Page 2: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Factură fiscală

Factura atestă transferul dreptului de proprietate asupra bunurilor, lucrărilor şi serviciilor vândute, şi stă la baza înregistrării veniturilor/cheltuielilor şi bunurilor cumpărate, precum şi a impozitelor şi taxelor aferente vânzării/cumpărării (accize, TVA).

Bon de comandă-

chitanţă

Bon de comandă-chitanţă utilizat pentru activităţile de servicii având rolul de a consemna primirea/restituirea obiectului executat sau reparat, determinarea valorii serviciilor prestate şi materialelor consumate, precum şi încasarea/plata acestor servicii.

Proces-verbal de recepţie

pentru imobilizări corporale / necorporale

Proces-verbal de recepţie pentru imobilizări corporale/ necorporale care se întocmeşte în cadrul unităţii patrimoniale cu ocazia recepţiei imobilizărilor corporale/necorporale cumpărate sau lucrărilor de investiţii executate de terţi, şi poate fi: proces-verbal de recepţie utilizat pentru recepţia imobilizărilor care nu

necesită montaj şi probe tehnologice; proces verbal de recepţie provizorie utilizat pentru recepţia

imobilizărilor care necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi pentru lucrările de investiţii recepţionate parţial; proces-verbal de punere în funcţiune utilizat pentru utilajele care

necesită montaj şi probe tehnologice, întocmindu-se la încheierea acestora; proces verbal de recepţie finală utilizat pentru recepţia finală a

lucrărilor de investiţii.

Nota de recepţie

şi constatare de diferenţe

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe utilizată pentru recepţia stocurilor.

Bonurile fiscale

Bonurile fiscale emise cu ajutorul aparaturii electronice (case de marcat fiscale sau sisteme informatice fiscalizate) şi au rolul de a atesta transferul dreptului de proprietate asupra bunurilor, precum şi încasarea contravalorii acestora.

Bonurile cu valoare fixă

Bonurile cu valoare fixă utilizate pentru domeniile de activitate care prestează zilnic un număr mare de servicii de acelaşi tip (ex. parcări, servicii de frizerie, cosmetică etc.)

Page 3: documente justificative

Elemente de contabilitate

Tichetele / biletele /

abonamentele de călătorie

Tichetele/biletele/abonamentele de călătorie utilizate pentru transporturile de călători şi atestă valoarea serviciului prestat concomitent cu încasarea acestuia. Sunt documente formate din două părţi - matca şi partea detaşabilă, cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, având tariful pretipărit.

Biletele de odihnă

şi tratament

Biletele de odihnă şi tratament utilizate de unităţile de turism pentru serviciile prestate.

Borderourile de achiziţie

Borderourile de achiziţie utilizate în cazul achiziţiilor de bunuri de la persoane fizice care atestă atât procurarea bunurilor, cât şi plata acestora.

Contractele de vânzare-

cumpărare

Contractele de vânzare-cumpărare/cesiune încheiate cu persoane fizicepentru achizitia de active imobilizate.

Declaraţiile vamale de

import/export

Declaraţiile vamale de import/export utilizate în cazul importului/exportului de bunuri, fiind întocmite de organele vamale cu rolul de a atesta intrarea/ieşirea din ţară a acestor bunuri.

B. Documente justificative utilizate pentru consumuri interne de stocuri

Fişa limită de consum

Fişa limită de consum utilizată pentru a stabili cantitatea maximă dintr-un material necesar pentru realizarea aceluiaşi produs, având rolul de a consemna eliberările succesive şi de a stabili economiile sau depăşirile la materialul respectiv.

Bonul de consum

Bonul de consum utilizat pentru consemnarea consumului de stocuri pentru realizarea activităţii de bază a agentului economic. Bonul de consum poate fi bon de consum individual care se referă la un singur element de stoc sau bon de consum colectiv care se întocmeşte pentru consumul mai multor elemente de stoc.

Proces – verbal de declasare

a unor bunuri materiale

Proces-verbal de declasare a unor bunuri materiale care are rolul de a constata declasarea bunurilor materiale, precum şi materialele rezultate în urma acestei operaţiuni.

Page 4: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Lista zilnică de alimentare

Lista zilnică de alimente utilizată în unităţile de alimentaţie publică (restaurante, cantine, laboratoare de cofetărie, etc.) la stabilirea meniurilor zilnice, calculul alocaţiei de hrană şi urmărirea realizării acesteia etc.

C. Documente justificative utilizate pentru operaţiunile băneşti cu numerar

Chitanţa Chitanţa utilizată în cazul încasărilor în numerar ca document care atestă

realizarea acestei operaţiuni.

Monetarul Monetarul care se utilizează în cadrul unităţilor de vânzare cu amănuntul

ca document justificativ de evidenţiere a numerarului existent în casierie la finele zilei.

Dispoziţia de încasare-

plată în/din casierie

Dispoziţia de încasare/plată din casierie utilizată ca act de dispoziţie pentru plata/încasarea unor sume în numerar cum ar fi: plăţi către furnizori, acordarea de avansuri de trezorerie, încasări de la clienţi, restituiri de avansuri de trezorerie neutilizate, etc. Nu se efectuează operaţiuni se încasări/plăţi din casierie fără a întocmi acest document, care în mod obligatoriu se semnează de către conducătorul unităţii sau o altă persoană împuternicită în acest sens.

Foaia de vărsământ sau chitanţa

Foaia de vărsământ sau chitanţa emisă de bancă utilizate pentru depunerea numerarului la bancă.

Cecuri pentru numerar

Cecuri pentru numerar sau ordine de plată în numerar emise de bancă utilizate pentru ridicarea de numerar din bancă.

D. Documente financiar contabile utilizate pentru operaţiunile băneşti fără numerar

Ordinul de plată

Ordinul de plată utilizat pentru efectuarea plăţilor interne din disponibilităţile la bancă, şi poate fi: ordin de plată simplu utilizat pentru plata datoriilor faţă de terţi; ordin de plată de trezorerie utilizat pentru plata datoriilor faţă de

bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale, bugetele locale şi fondurile

Page 5: documente justificative

Elemente de contabilitate

speciale, operaţiuni care se derulează prin Trezoreria Statului. Ordinul de plată se întocmeşte în 3 exemplare, primul exemplar pentru

bancă, exemplarul al doilea pentru beneficiarul sumei şi exemplarul 3 pentru ordonatorul plăţii.

Dispoziţia de plată externă

Dispoziţia de plată externă utilizată pentru efectuarea plăţilor externe, fiind reglementată prin Regulamentul valutar.

Ordinul de cumpărare /

vânzare de valută

Ordinul de cumpărare/vânzare de valută se utilizează pentru cumpărarea de valute din disponibilităţile în lei, respectiv vânzarea de valute şi transformarea acestora în lei.

Cecul

Cecul utilizat pentru efectuarea unor plăţi, fiind un instrument de decontare cu două părţi : trasul şi trăgătorul. Trasul este banca la care emitentul cecului îşi are deschise conturile de disponibilităţi, iar trăgătorul este emitentul cecului. Anumite tipuri de cecuri pot fi depuse spre încasare sau pot fi girate unor terţi pentru plata obligaţiilor faţă de aceştia.

Biletul la ordin

Biletul la ordin utilizat pentru plata unor datorii la o anumită scadenţă precizată în biletul la ordin de către emitent.

Cambia sau trata

Cambia sau trata utilizată în relaţiile comerciale în care sunt implicate cel puţin trei părţi: creditorul (trăgătorul), debitorul (trasul) şi beneficiarul sumei. Biletele la ordin şi cambiile pot fi păstrate până la scadenţă, pot fi girate sau andosate sau pot fi scontate la bancă sau alte instituţii financiare de credit. Cecurile, biletele la ordin şi cambiile se depun spre încasare la bancă însoţite de un borderou de încasare.

Contractele de credit

Contractele de credit sunt reprezentate de convenţiile încheiate cu băncile şi instituţiile financiare care acordă împrumuturi . În aceste documente sunt prevăzute sumele împrumutate, dobânzile şi comisioanele aferente împrumutului, precum şi modul de rambursare a împrumutului.

Extrasul de cont

Extrasul de cont este documentul eliberat de bănci în scopul justificării operaţiunilor înregistrate în conturile de disponibilităţi ale clienţilor. În mod obligatoriu la extrasele de cont vor fi anexate documentele referitoare la operaţiuni : ordine de plată, borderouri de încasare, foi de vărsământ, note contabile ale băncii etc.

Page 6: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

E. Documente justificative utilizate pentru operaţiunile privind salariile

Lista de avans la salarii

Lista de avans la salarii utilizată cu ocazia plăţii avansurilor la salarii sau a unor sume sub forma premiilor, avansurilor la concedii etc.

Statul de salarii Statul de salarii utilizat pentru calculul salariilor de la salariul brut lunar

până la restul de plată

Centralizatorul situaţiilor de

calcul şi centraliza-torul

statelor de salarii

Centralizatorul situaţiilor de calcul şi centralizatorul statelor de salariiau aceeaşi structură cu situaţia de calcul a salariilor/statul de salarii, şi se întocmesc de unităţile patrimoniale care au mai multe state de salarii pe compartimente, secţii etc., pentru centralizarea datelor privind salariile.

Lista indemnizaţiilor

pentru concediul de odihnă

Lista indemnizaţiilor pentru concediul de odihnă este documentul pe baza căruia se stabilesc indemnizaţiile cuvenite salariaţilor pentru concediul de odihnă.

Certificatul medical

Certificatul medical care este un document cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare eliberat de medicul care atestă tipul de boală şi durata concediului medical, constituind document de calcul a indemnizaţiei pentru concediul medical.

Foaia colectivă de prezenţă

Foaia colectivă de prezenţă care este documentul ce se întocmeşte pe baza condicilor de prezenţă de către şeful de compartiment şi cuprinde timpul lunar lucrat şi nelucrat.

Lista de calcul a

contribuţiilor asupra

salariilor

Lista de calcul a contribuţiilor asupra salariilor care cuprinde calculele privind contribuţiile la asigurările sociale, fondul de şomaj, fondurile speciale,etc. Aceste calcule se pot efectua şi pe centralizatorul statelor de salarii.

Page 7: documente justificative

Elemente de contabilitate

F. Documente justificative utilizate pentru operaţiuni extrabilanţiere

Borderoul de primire

a obiectelor în consignaţie şi borderoul de

ieşire a obiectelor din consignaţie

Borderoul de primire a obiectelor în consignaţie şi borderoul de ieşire a obiectelor din consignaţie utilizate pentru evidenţa bunurilor intrărilor/ieşirilor de bunuri din unităţile organizate sub forma consignaţiilor.

Contractul de garanţie

(ipotecă şi gaj)

Contractul de garanţie (ipotecă şi gaj) utilizate pentru consemnarea garanţiilor acordate terţilor pentru asigurarea rambursării anumitor sume de bani sau realizării unor obligaţii contractuale comerciale.

Procesul-verbal de custodie

Procesul-verbal de custodie utilizat pentru evidenţa bunurilor facturate şi neexpediate sau a bunurilor cumpărate rămase la furnizor. G. Documente justificativeutilizate pentru alte operaţiuni

Proces-verbal de scoatere din

funcţiune a imobilizărilor

corporale

Proces-verbal de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporaleutilizat pentru consemnarea operaţiunilor de casare a imobilizărilor corporale/scoatere din evidenţă a imobilizărilor necorporale şi de evidenţiere a cheltuielilor ocazionate de aceste evenimente, precum şi a recuperărilor din casări.

Bon de mişcare a imobilizărilor corporale/ne-

corporale

Bon de mişcare a imobilizărilor corporale/necorporale utilizat pentru realizarea transferului de imobilizări corporale/necorporale în cadrul unităţii patrimoniale.

Lista lunară de calcul

a amortizării imobilizărilor

Lista lunară de calcul a amortizării imobilizărilor corporale şi necorporale utilizată pentru calculul şi înregistrarea amortizării lunare a imobilizărilor corporale şi necorporale.

Page 8: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

corporale şi necorporale

Bonul de predare,

transfer şi restituire a stocurilor

Bonul de predare, transfer şi restituire a stocurilor utilizat pentru predarea produselor de la secţia de producţie la depozitul de produse sau pentru transferul stocurilor între gestiuni sau pentru restituirea unor elemente de stoc rămase neutilizate în procesul de producţie.

Lista de inventariere

Lista de inventariere utilizată la inventarierea stocurilor şi a altor bunuri pentru constatarea existenţelor faptice şi a deprecierilor elementelor inventariate.

Decizia de imputare

Decizia de imputare utilizată pentru imputarea valorii unor pagube cauzate de personalul încadrat în muncă

Angajamentul de plată

Angajamentul de plată care este un titlu executoriu ce se semnează de persoana care a produs pagube unităţii, garantând astfel recuperarea acestora.

Contractul de garanţie în numerar

Contractul de garanţie în numerar care se încheie între unitatea patrimonială şi persoanele care trebuie să constituie garanţii materiale, conform normelor legale, pentru acoperirea unor eventuale pagube pe care le-ar putea produce (gestionari, casieri, contabili etc.)

Ordinul de deplasare (delegaţie)

în ţară /străinătate

Ordinul de deplasare (delegaţie) în ţară/străinătate utilizate pentru consemnarea avansurilor primite şi a cheltuielilor de deplasare efectuate, inclusiv justificarea avansurilor acordate pentru procurarea de bunuri şi servicii în numerar.

Decontul de cheltuieli

pentru deplasări externe

Decontul de cheltuieli pentru deplasări externe utilizat pentru decontarea cheltuielilor de deplasare în străinătate şi stabilirea diferenţelor de primit/restituit de titularul de avans.

Situaţia de calcul

Situaţia de calcul a costurilor efective de producţie utilizată pentru stabilirea costului efectiv de producţie la nivel de

Page 9: documente justificative

Elemente de contabilitate

a costurilor efective

de producţie

produs/lucrare/serviciu/comandă etc., conform metodei de calculaţie utilizate, fiind totodată utilizată ca document de înregistrare a diferenţelor de preţ aferente produselor.

Centralizatorul situaţiilor de calcul

a costurilor efective

de producţie

Centralizatorul situaţiilor de calcul a costurilor efective de producţie care are aceeaşi structură cu situaţia de calcul a costurilor efective de producţie, şi se întocmeşte de unităţile patrimoniale care au mai multe centre de colectare a cheltuielilor (secţii, centre de profit etc.) pentru centralizarea datelor privind costurile efective de producţie.

Situaţia de calcul

a diferenţelor de preţ aferente

stocurilor

Situaţia de calcul a diferenţelor de preţ aferente stocurilor care se întocmeşte lunar la finele lunii pe fiecare categorie de diferenţă de preţ în parte cu ocazia repartizării acestor diferenţe proporţional cu ieşirile de stocuri.

Scadenţarul cheltuielilor înregistrate

în avans

Scadenţarul cheltuielilor înregistrate în avans utilizat pentru eşalonarea cheltuielilor care se efectuează în perioada curentă pentru perioadele viitoare, urmând a se repartiza lunar asupra cheltuielilor curente.

Situaţii de calcul

a impozitelor şi taxelor

pe categorii de impozite şi taxe/

Situaţii de calcul a impozitelor şi taxelor pe categorii de impozite şi taxe/registrul de calcul şi evidenţă a impozitelor şi taxelor utilizate pentru stabilirea impozitelor şi taxelor care nu sunt cuprinse în alte documente ( exemplu : situaţia de calcul a impozitului pe profit, situaţia de calcul a fondurilor speciale, etc.), întocmindu-se pentru fiecare categorie de impozite şi taxe individual.

Statul de dividende

Statul de dividende utilizat pentru stabilirea dividendelor brute a impozitului pe dividende şi a dividendelor de plată.

Ordinul de vânzare

Ordinul de vânzare/cumpărare de titluri de plasament/ participareutilizat pentru vânzarea/achiziţionarea de acţiuni, obligaţiuni, titluri de stat etc..

Page 10: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

/cumpărare de titluri

de plasament/ participare

Decontul pentru operaţii în participaţie

Decontul pentru operaţii în participaţie utilizat pentru decontarea cheltuielilor şi veniturilor realizate din operaţiuni în participaţie, precum şi pentru consemnarea sumelor virate între coparticipanţi.

Pe baza documentelor justificative se întocmesc articolele contabile care se înregistrează în contabilitate pe baza notelor de contabilitate.

Structura documentelor justificative

Structura documentelor justificative

Structura documentelor justificative trebuie să cuprindă obligatoriu cel puţin elementele pe care le vom prezenta în continuare pentru a fi acceptate ca documente de înregistrare în contabilitate.

Denumirea documentului

Denumirea documentului (exemplu : factură fiscală, chitanţă, ordin de plată etc.).

Elementele de identificare a emitentului

Elementele de identificare a emitentului (denumirea, adresa, codul fiscal, numărul de la Oficiul Registrului Comerţului, banca, contul bancar etc., pentru documentele externe, iar pentru documentele interne se va menţiona unitatea şi serviciul/compartimentul care emite documentul).

Numărul documentului şi data întocmirii

acestuia

Numărul documentului şi data întocmirii acestuia sunt necesare determinării orideni cronologice a desfăşurării operaţiunilor economice pe care le comsemnează.

Numărul şi data

documentelor

Numărul şi data documentelor care stau la baza întocmirii documentului, dacă este cazul

Elementele de identificare

Elementele de identificare a părţilor participante la realizarea operaţiunii, dacă este cazul (exemplu: pentru persoane juridice: denumirea,

Page 11: documente justificative

Elemente de contabilitate

a părţilor participante la

realizarea operaţiunii

adresa, cod fiscal, cont bancar, banca etc., iar pentru persoane fizice: nume şi prenume, act de identitate, cod numeric personal etc.).

Conţinutul operaţiunii economice

consemnate

Conţinutul operaţiunii economice consemnate, inclusiv temeiul legal al efectuării acesteia, dacă este cazul (în unele cazuri conţinutul operaţiunii economice este dat de denumirea documentului şi scopul întocmirii, în document fiind cuprinsă denumirea bunurilor şi serviciilor care fac obiectul operaţiunii, ca de exemplu: bonul de consum utilizat pentru consumuri interne - în document este cuprinsă denumirea materialelor consumate).

Datele valorice sau cantitativ-

valorice privind operaţia

economică efectuată

Datele valorice sau cantitativ-valorice privind operaţia economică efectuată, ca de exemplu în cazul facturii fiscale, cantitatea, preţul unitar, valoarea fără TVA, TVA, accizele, total de plată.

Numele, pre-numele şi sem-năturile persoa-nelor care par-ticipă la efectu-area operaţiilor

economice

Numele, prenumele şi semnăturile persoanelor care participă la efectuarea operaţiilor economice şi care răspund pentru realitatea, legalitatea, oportunitatea şi necesitatea efectuării acestor operaţiuni, şi anume : numele, prenumele şi semnătura persoanei care întocmeşte documentul;

numele, prenumele şi semnătura persoanei care verifică, controlează sau vizează documentul; numele, prenumele şi semnătura persoanei care aprobă documentul.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi ale celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Ştampila unităţii sau a persoanei

care efectuează controlul şi/sau

înregistrarea

Ştampila unităţii sau a persoanei care efectuează controlul şi/sau înregistrarea operaţiei economice este un alt element component al documentelor justificative.

Page 12: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

operaţiei economice

Alte elemente Alte elemente care au rolul de a asigura consemnarea completă a

operaţiunii economice efectuate.

Modalitatea şi regulile de întocmire şi verificare a documentelor justificative

În ce constă întocmirea

documentelor justificative?

Întocmirea documentelor justificative constă în consemnarea datelor de identificare şi caracterizare a operaţiunilor economice. Datele din documentele justificative se consemnează fie prin scriere manuală (cu cerneală sau tuş), fie cu ajutorul mijloacelor tehnice (maşini de scris, case de marcat, calculatoare şiimprimante etc.).

Consemnarea manuală a datelor este mai greoaie necesitând un volum mare de muncă şi o productivitate scăzută existând totodată posibilitatea greşelilor de calcul.

Consemnarea datelor cu ajutorul mijloacelor tehnice performante (calculatoare şi imprimante), chiar pe documente tipizate, asigură o productivitate ridicată a muncii eliminându-se greşelile de calcul. În cazul acestor documente nu mai este necesară preluarea şi validarea datelor în vederea prelucrării, aplicându-se principiul “datele se culeg o singură dată”, sistemul computerizat asigurând o multiprelucrare. Chiar dacă se întocmesc cu ajutorul sistemelor de calcul şi gestiune a datelor, documentele justificative

Page 13: documente justificative

Elemente de contabilitate

trebuie listate şi semnate de către persoanele cu atribuţii în acest sens.

Reguli de întocmire a

documentelor justificative

Pentru a asigura consemnarea completă, corectă şi la timp a datelor s-au stabilit următoarele reguli de întocmire a documentelor justificative: să fie scrise clar şi citeţ; să nu conţină ştersături; corecturile să fie confirmate prin semnătură şi stampilă, după caz, şi să se

efectueze după următoarele reguli: datele eronate se taie cu o singură linie în aşa fel încât, să poată fi

citite; datele corecte se scriu deasupra datelor eronate; pe document semnează persoana care a efectuat corecţia

menţionându-şi numele şi data efectuării corecţiei; pe documentele privind operaţiunile cu mijloace băneşti nu sunt

admise corecturi; în caz de greşeli aceste documente se anulează; pe documentele de predare-primire de bunuri la corectare în mod

obligatoriu vor confirma corecţiile atât predătorul, cât şi primitorul; să fie întocmit în momentul realizării operaţiunii economice; să aibă completate toate rubricile care prezintă importanţă pentru

identificarea şi caracterizarea operaţiunii economice; să aibă anulate rândurile libere; să conţină date exacte şi reale; pentru operaţiuni băneşti cu şi fără numerar suma să fie scrisă în cifre şi

litere.

Modalităţi de verificare a documentelor justificative

Pentru confirmarea exactităţii datelor consemnate în documentele justificative, acestea sunt supuse verificării minuţioase sub aspectul formei, fondului, aritmetic sau al calculelor.

Verificarea formei

Verificarea formei constă în controlul utilizării corecte a formularului pentru tipul de operaţiune pe care-l consemnează, controlul modului de completare documentului, şi anume: verificarea completării tuturor rubricilor; verificarea ştersăturilor sau corecturilor fără certificare; verificare existenţei tuturor semnăturilor autorizate şi a ştampilelor;

Page 14: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

verificarea modului de preluare a datelor din documentele care au stat la baza întocmirii documentului verificat.

Verificarea aritmetică

Verificarea aritmetică constă în controlul exactităţii calculelor aritmetice, prin efectuarea tuturor calculelor prevăzute pentru documentul respectiv.

Verificarea de fond

Verificarea de fond constă în controlul realităţii (dacă operaţiunea s-a efectuat sau se va efectua şi este reală), necesităţii (dacă operaţiunea este necesară), oportunităţii (dacă momentul şi locul ales sunt cele oportune) şi legalităţii (dacă se respectă actele normative sau normele interne privind operaţiunea în cauză).

Registre contabile de bază

„Registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul jurnal, registrul inventar şi registrul Cartea mare. Registrele de contabilitate se

utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat, şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.”28

Registrul jurnal

Registrul-jurnal este utilizat pentru consemnarea în ordine cronologică a articolelor contabile cuprinse în notele de

contabilitate, constituind probă în litigii. Acest registru este numerotat în ordine crescătoare, şnuruit, parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial. Se completează fără ştersături sau spaţii libere.

În condiţiile informatizării registrul jurnal se generează automat de sistemul de calcul şi

28 A se vedea Legea contabilităţii nr. 82/24.12.1991, republicată în Monitorul Oficial al României Partea I, nr. 454 din 18/06/2008, art. 20 şi 21

Care sunt registrele de contabilitate?

Consideraţii generale privind Registrul jurnal

De informaţii cuprinde Registrul jurnal?

Page 15: documente justificative

Elemente de contabilitate

cuprinde informaţii ca: numărul notei de contabilitate, data înregistrării în contabilitate a operaţiunii patrimoniale, documentul care a stat la baza înregistrării (tipul, numărul, data documentului), explicaţia detaliată a operaţiunii, conturile debitoare, conturile creditoare, repartitorii debitori, repartitorii creditori, moneda, suma, cursul valutar, suma în lei, persoana care a consemnat operaţiunea în contabilitate.

Registrul jurnal general este indicat a se organiza pe tipuri de operaţiuni omogene, care

au un criteriu comun de numerotare, şi anume: operaţiuni de încasări şi plăţi fără numerar operaţiuni de încasări şi plăţi cu numerar operaţiuni de vânzări de bunuri şi servicii operaţiuni privind intrările, ieşirile şi transferurile

de stocuri operaţiuni privind intrările, ieşirile, transferurile şi

amortizarea imobilizărilor corporale şi necorporale operaţiuni privind decontarea avansurilor de

trezorerie operaţiuni privind salariile operaţiuni diverse.

Tipuri de operaţiuni pe care este indicat a se organiza Registrul jurnal

Page 16: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Figura 10.1. Registrul jurnal – model informatizat

Registrul jurnal va conţine subtotaluri pe tipuri de operaţiuni şi un total general. Registrele jurnal intermediare care vor

conţine numai un anumit tip de operaţiuni vor fi semnate de către conducătorul compartimentului financiar-contabil şi persoana responsabilă de aplicaţia informatică care a consemnat articolele contabile generate din datele primare Registrul jurnal de semnează de conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii patrimoniale. Dacă pentru consemnarea articolelor contabile se utilizează un singur registru-jurnal, forma de contabilitate se numeşte formă înregistrare contabilă cu jurnal unic, iar dacă se utilizează mai multe registre jurnal auxiliare (jurnal pentru cumpărări, jurnal pentru vânzări, jurnal pentru operaţiuni de bancă, etc.) se numeşte formă de înregistrare contabilă cu jurnale multiple.

Registrul Cartea mare

Cine semnează Registrul jurnal?

Page 17: documente justificative

Elemente de contabilitate

Registrul Cartea mare asigură realizarea înregistrării sistematice cu ajutorul contului a operaţiunilor înscrise în Registrul jurnal.

Acest registru conţine fişele conturilor funcţie de forma de înregistrare contabilă utilizată : forma pe jurnale, forma maestru-şah sau forma informatizată. Formele de înregistrare contabilă, denumite în unele lucrări forme de contabilitate, s-au definit funcţie tehnica de consemnare, prelucrare, stocare şi sintetizare a datelor şi informaţiilor financiar-contabile.

Funcţie de forma de înregistrare contabilă, în decursul anilor s-au conturat mai multe modele de fişe sau jurnale ale contului, dintre care cele mai utilizate sunt :

modelul jurnalelor care stau la baza formei de contabilitate „pe jurnale”

modelul fişelor şah care stau la baza formei de contabilitate „maestru-şah”

modelul fişelor ”T” care stau la baza formei de contabilitate „informatizată”.

Forma de contabilitate pe jurnale are la bază jurnalele deschise pentru creditul fiecărui cont şi jurnale centralizatoare

deschise pentru fiecare cont în care s-au consemnat operaţiuni. Jurnalele deschise pentru creditul contului cuprind :

jurnal privind operaţiile de casă şi bancă jurnal privind decontările cu furnizorii jurnal privind încasarea-achitarea facturilor jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri jurnal privind mişcarea stocurilor jurnal privind vânzarea produselor şi alte ieşiri jurnal privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri jurnal privind salariile şi contribuţiile la asigurările

sociale jurnal privind repartizarea şi decontarea cheltuielilor

de producţie jurnal privind operaţiile diverse

Ce cuprinde Registrul Cartea mare?

Modele de fişe sau jurnale ale contului

Forma de contabilitate pe jurnale

Page 18: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Figura 10.2. Jurnalul pentru operaţiuni diverse utilizat în forma de contabilitate pe jurnale

Pe baza jurnalelor deschise pentru creditului fiecărui cont la finele fiecărei luni se completează jurnalele

centralizatoare ale conturilor (figura 10.3.) care se constituie în Registrul Cartea mare. În jurnalele centralizatoare, rulajul creditor al contului se reportează din jurnalul deschis pentru creditul contului respectiv, într-o singură sumă, fără a se detalia pe conturi corespondente. Sumele cu care s-a debitat contul se preiau din diversele jurnale şi se înscriu pe conturi corespondente, prin însumare obţinându-se rulajul debitor. Prin compararea rulajelor debitoare şi creditoare, ţinând seama de soldul la începutul anului se stabilesc soldurile finale la sfârşitul perioadei de gestiune.

Jurnalele centralizatoare ale conturilor

Page 19: documente justificative

Elemente de contabilitate

Figura 10.3. Jurnalul centralizator în forma de contabilitate pe jurnale

Avantajul formei de înregistrare contabilă pe jurnale îl constituie faptul că prin intermediul jurnalelor auxiliare deschise se

oferă informaţii detaliate privind operaţiunea consemnată, dar dezavantajul prelucrării succesive pe baza a două jurnale pentru obţinerea rulajelor şi soldurilor contului au condus la utilizarea acestei forme pe scară din ce în ce mai redusă. Tehnica de prelucrare şi gestiune a datelor în cazul formei de contabilitate „pe jurnale” este redată în figura 10.4..

Forma de înregistrare contabilă „maestru-şah” are la bază sistemul fişelor bilaterale (figura 10.5.) deschise separat

pentru debitul şi pentru creditul contului. Prin compararea fişelor deschise pentru debitul contului cu fişele deschise pentru creditul contului se stabilesc rulajele, totalul sumelor şi soldurile finale care se transpun în balanţa de verificare. Tehnica de prelucrare şi gestiune a datelor în cazul formei de înregistrare contabilă „maestru-şah” este redată în figura 10.7.

Forma de înregistrare contabilă informatizată se distinge faţă de formele de înregistrare din cadrul sistemului de

contabilitate manuală prin faptul că prelucrarea informaţiei contabile nu mai impune utilizarea Registrului Cartea mare pentru a construi balanţa de verificare a conturilor. Pentru informarea asupra legăturilor dintre elementele patrimoniale şi asupra fluxurilor care au condus la creşteri şi diminuări ale acestora se utilizează fişele de cont de tip „T” care formează Registrul Cartea mare. (figura 10.6).

Avantajul formei de înregistrare pe jurnale

Forma de înregistrare contabilă „maestru-şah”

Forma de înregistrare contabilă informatizată

Page 20: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Figura 10.4. Prelucrarea şi gestiunea datelor în forma de contabilitate “pe jurnale”

Page 21: documente justificative

Elemente de contabilitate

Denumirea contului ………………………………

Sold la 1 ianuarie ……………………………. Simbol

cont Debit Pagina

Credit

Nr. din registrul jurnal

Data Suma Conturi corespondente

Cont

1

Cont 2

Cont 3 Cont …

Cont …

Cont j

Cont …

Total

Figura 10.5. Fişa şah a contului utilizată

în forma de înregistrare contabilă „maestru-şah”

Simbolul contului corespondent Sume curente

Sume cumulate

Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare

Rulaje Sold iniţial Total sume Sold final

Figura 10.6. Fişa “T” a contului utilizată în forma de înregistrare contabilă

„informatizată”

Acest tip de fişă se poate realiza în patru variante, şi anume : ◊ fişa contului sintetic cu conturi corespondente sintetice ◊ fişa contului sintetic cu conturi corespondente analitice ◊ fişa contului analitic cu conturi corespondente sintetice ◊ fişa contului analitic cu conturi corespondente analitice. Tehnica de prelucrare şi gestiune a datelor în cazul formei de înregistrare contabilă „informatizată” este redată în figura 10.8.

Page 22: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Prelucrarea şi gestiunea datelor

în forma de înregistrare contabilă “maestru-şah”

Page 23: documente justificative

Elemente de contabilitate

Prelucrarea şi gestiunea datelor în forma de înregistrare contabilă “informatizată”

Page 24: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

10.4 Registrul inventar

Registrul inventar are rolul de a asigura înregistrarea grupată a tuturor elementelor patrimoniale inventariate. La finele fiecărui exerciţiu financiar în acest registru se înscriu, în formă recapitulativă, elementele patrimoniale după natura lor conform datelor înscrise în balanţa de verificare analitică. Înregistrările în acest registru se efectuează pe baza datelor cuprinse în listele şi procesele-verbale de inventariere, anual la închiderea exerciţiului financiar, cu ocazia divizării, fuziunii sau a lichidării unităţii patrimoniale. În cazul efectuării inventarierii pe parcursul exerciţiului financiar, în Registrul inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii la care se adaugă intrările şi se scad ieşirile de la data inventarierii până la data închiderii exerciţiului.

Nr. crt.

Recapitulaţia elementelor inventariate

Valoarea contabilă

Valoarea de inventar

Diferenţe din evaluare (de înregistrat)

Valoarea Cauze diferenţe

Figura 10.9. Model privind registrul inventar

Registre contabile auxiliare şi documente de evidenţă contabilă

Pe lângă registrele contabile de bază pentru realizarea contabilităţii şi pentru informarea asupra tranzacţiilor, evenimentelor şi obiectelor se utilizează registrele auxiliare şi documentele de evidenţă contabilă.

Registrele auxiliare sunt întocmite cu scopul de a furniza date şi informaţii referitoare la

anumite tranzacţii (încasările şi plăţile, cumpărările, vânzările, etc.) sau a anumitor grupe de obiecte (imobilizări corporale şi necorporale, stocuri, etc.)

Registre auxiliare

Page 25: documente justificative

Elemente de contabilitate

Principalele registre contabile auxiliare utilizate sunt prezentate în continuare.

Registrul de casă (figura 10.10.) utilizat pentru înregistrarea încasărilor şi plăţilor în

numerar efectuate prin casieria unităţii patrimoniale cu stabilirea zilnică a rulajelor şi soldului. Se întocmeşte registru de casă pentru fiecare casierie în parte şi un registru de casă centralizator pe unitate. Acest document se întocmeşte separat pentru operaţiunile în lei şi operaţiunile în devize Cont casa : Casieria :

Document Explicaţia operaţiunii

Moneda .........

Încasări Plăţi Cont corespondent Tip Număr Data

Sold ziua precedentă : ................ ....... ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. Total ziua ............. Sold :........... ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. Total ziua ............. Sold :........... ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. Rulaje lunare : Total sume lunare : Sold final :

............. ............. .............

.............

.............

. Model privind registrul de casă utilizat în mediile computerizate

Registrul de bancă (figura 10.11.) utilizat pentru consemnarea încasărilor şi plăţilor

fără numerar efectuate prin băncile la care unitatea patrimonială îşi are deschise conturile de disponibilităţi, cu stabilirea zilnică a rulajelor şi soldului. Se întocmeşte registru de bancă pentru fiecare bancă în parte şi un registru de bancă centralizator pe unitate.

Registrul de casă

Registrul de bancă

Page 26: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Cont bancă : Banca :

Document Explicaţia operaţiunii

Moneda ...........

Încasări Plăţi Cont corespondent Tip Număr Data

Sold ziua precedentă : ................ ....... ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. Total ziua ............. Sold :........... ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. Total ziua ............. Sold :........... ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. ........ .......... ......... ........................ ........... ............. ........... .................. Rulaje lunare : Total sume lunare : Sold final :

.............

.............

.............

.............

.............

Figura 10.11. Model privind registrul de bancă utilizat în mediile computerizate

Jurnalul de cumpărări utilizat pentru consemnarea cumpărărilor de bunuri şi

servicii, constituind totodată document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată deductibilă.

Jurnalul de vânzări utilizat pentru consemnarea vânzărilor de bunuri şi servicii,

constituind totodată document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată colectată.

Registrul stocurilor utilizat pentru evidenţa stocurilor existente la finele fiecărei luni.

Registrul numerelor de inventar sau registrul mijloacelor fixe utilizat pentru evidenţa imobilizărilor corporale. Acest

registru se poate adapta corespunzător şi pentru evidenţa imobilizărilor necorporale.

Jurnalul de cumpărări

Jurnalul de vânzări

Registrul stocurilor

Registrul numerelor de inventar

Page 27: documente justificative

Elemente de contabilitate

Registrul de inventar privind investiţiile, dotările şi alte utilităţi utilizat pentru stabilirea cheltuielilor cu investiţiile, dotările şi alte utilităţi, precum şi a valorilor de ieşire

a acestora .

Documentele de evidenţă contabilă au menirea de a reflecta existenţa, starea şi mişcarea unui anumit element patrimonial sau extrapatrimonial şi se concretizează în

borderouri, liste, fişe, situaţii, centralizatoare, declaraţii, etc. În condiţiile utilizării sistemelor computerizate de prelucrare şi gestiune a datelor financiar-contabile se pot genera o multitudine de documente de evidenţă contabilă, dintre care se pot aminti :

Fişa contului pe înregistrări (figura 10.12.) generată pe baza datelor din registrul jurnal şi utilizată pentru individualizarea

operaţiunilor consemnate cu ajutorul unui cont într-o anumită perioadă de timp. Acest document ajută la identificarea şi controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate

Model privind fişa contului pe înregistrări utilizată

în mediile computerizate

Registrul de inventar privind investiţiile,

dotările şi alte utilităţi

Documente de evidenţă contabilă

Fişa contului pe înregistrări

Page 28: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

Balanţa analitică a stocurilor utilizată pentru evidenţa centralizată a stocurilor cuprinzând existenţele, intrările şi ieşirile de

stocuri pe elemente şi grupe de stocuri Centralizatorul stocurilor pe conturi şi gestiuni utilizat pentru evidenţa valorică a existenţelor şi mişcărilor de stocuri pe

gestiuni şi conturi Fişa de magazie pentru stocuri (figura 10.13.)utilizată pentru evidenţa existenţelor, intrărilor şi ieşirilor de stocuri pe fiecare element de stoc în

parte.

Model privind fişa de magazie pentru stocuri

utilizată în mediile computerizate

Balanţa analitică a stocurilor

Centralizatorul stocurilor pe conturi şi gestiuni

Fişa de magazie pentru stocuri

Page 29: documente justificative

Elemente de contabilitate

Fişa de magazie a formularelor cu regim special utilizată pentru evidenţa existenţelor, intrărilor şi ieşirilor de

formulare cu regim special (facturi, chitanţe, etc.). Fişa mijlocului fix utilizată pentru evidenţa analitică a fiecărui mijloc fix în parte.

este utilizată pentru evidenţierea acordării şi

decontării avansurilor de trezorerie. Fişa de evidenţă a salariilor utilizată pentru evidenţa anuală a salariilor, întocmindu-se pentru fiecare salariat în parte Fişe fiscale pentru veniturile din salarii utilizate pentru evidenţa veniturilor din salarii impozabile. Fişele fiscale sunt de două

tipuri : „Fişe fiscale FF1” pentru veniturile din salarii realizate la funcţia de bază şi „Fişe fiscale FF2” pentru veniturile din salarii altele decât cele de la funcţia de bază.

Declaraţii privind impozitele, taxele şi alte contribuţii utilizate pentru raportarea impozitelor, taxelor şi

altor contribuţii către organele statului, cum ar fi : Decontul privind taxa pe valoarea adăugată , Declaraţia privind impozitul pe profit, Declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul de stat, etc.

Alte documente de evidenţă şi raportare contabilă necesare pentru asigurarea unei

informări complete şi corecte, care se pot realiza cu uşurinţă în condiţiile utilizării unor aplicaţii informatice financiar-contabile performante.

Fişa de magazie a formu-larelor cu regim special

Fişa mijlocului fix

Situaţia privind avansurile de trezorerie

Fişa de evidenţă a salariilor

Fişe fiscale pentru veniturile din salarii

Declaraţii privind impozitele, taxele şi alte contribuţii

Alte documente

Page 30: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

10.4. Circulaţia şi gestiunea documentelor financiar-contabile

Prin circulaţia documentelor se înţelege transmiterea succesivă a acestora de la un compartiment la altul pentru

asigurarea fluxului infomaţional de la intrarea acestora în unitatea patrimonială şi până la arhivare.

Pentru a se asigura o circulaţie optimă a documentelor trebuie să se respecte următoarele condiţii :

documentele să nu staţioneze un timp îndelungat la compartimentele intermediare

mişcarea documentelor să urmeze drumul cel mai scurt şi să fie eficientă pentru prelucrarea datelor şi pentru a evita dublul circuit şi redundanţa datelor

să se asigure continuitate în mişcarea documentelor până la arhivare.

Documentele provenite din exteriorul unităţii patrimoniale se preiau prin intermediul Registrului de intrări pe baza căruia li se atribuie un număr de intrare şi se predau sub semnătură persoanelor desemnate din cadrul compartimentelor pentru informare, prelucrare şi arhivare.

Predarea-primirea documentelor între compartimente se face pe baza borderoului de predare-primire a documentelor încheiat între persoanele desemnate în acest sens, înregistrarea acestor borderouri fiind făcută prin intermediul Registrului de intrare-ieşire al compartimentului.

Documentele care ies din unitate se înregistrează în Registrul de ieşiri în care li se atribuie un număr de ieşire şi se specifică modalitatea de ieşire şi data ieşirii: pe bază de semnătură a primitorului, expediat prin poştă, etc.

Organizarea circulaţiei docu-mentelor se face pe baza

Ce înţelegem prin circulaţia documentelor?

Condiţii esenţiale pentru o circulaţie optimă a documentelor

Ce cuprind graficele de circulaţie a documentelor?

Page 31: documente justificative

Elemente de contabilitate

graficelor de circulaţie care se întocmesc de conducătorul compartimentului financiar-contabil, şi cuprind:

denumirea documentelor şi scopul întocmirii acestora emitentul documentului : compartimentul şi persoanele

responsabile data întocmirii şi termenul stabilit pentru predarea

documentelor numărul de exemplare şi destinatarii documentului în

ordinea cronologică : compartimente şi persoane scopul pentru care se primeşte documentul data şi timpii de staţionare în cadrul compartimentelor

intermediare compartimentul şi persoanele responsabile cu arhivarea

documentului. Graficele de circulaţie a documentelor se pot clasifica după următoarele criterii :

după sfera de cuprindere şi conţinutul lor: ∆ grafice individuale care cuprind circuitul

documentelor funcţie de operaţiunile şi lucrările efectuate de către un singur salariat

∆ grafice pe compartimente sau de structură care cuprind circuitul documentelor funcţie de operaţiunile şi lucrările efectuate de un compartiment

∆ grafice generale sau sintetice care cuprind sinteza graficelor pe compartimente şi a graficelor individuale necuprinse în graficele pe compartimente

după modul de prezentare graficele de circulaţie pot fi : ∆ grafice sub formă de text

∆ grafice sub formă de scheme.

Reconstituirea documentelor sustrase,

Clasificarea graficelor de circulaţie a documentelor?

Page 32: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

distruse sau pierdute

Ca urmare a unor factori neprevăzuţi documentele contabile pot fi pierdute, sustrase sau distruse. În aceste situaţii este necesară reconstituirea acestor documente în maximum 30 de zile de la constatarea lipsei. Operaţiunea de reconstituire se face pe baza unui dosar de reconstituire întocmit pentru fiecare caz în parte, dosar care va conţine următoarele acte justificative: sesizarea scrisă a persoanei care a constatat lipsa documentului, în

care se vor preciza împrejurările constatării, data constatării şi elemente indicative privind dispariţia documentului. Sesizarea va fi adresată şefului compartimentului financiar-contabilitate, care are obligaţia de a informa conducerea unităţii. În cazul în care lipsa documentului are la bază o infracţiune conducerea unităţii patrimoniale va sesiza organele de cercetare penală

procesul-verbal de constatare care se întocmeşte de conducătorul unităţii patrimoniale şi conducătorul compartimentului financiar-contabilitate în termen de 3 zile de la data sesizării lipsei documentului. Procesul-verbal de constatare va cuprinde :

datele de identificare a documentului locul de păstrare al documentului numele şi prenumele salariatului responsabil cu

păstrarea documentului data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa

documentului semnăturile conducătorului unităţii patrimoniale,

şefului compartimentului financiar-contabil, salariatului responsabil cu păstrarea documentului şi şefului acestuia

declaraţia scrisă a salariatului însărcinat cu păstrarea documentului privind împrejurările şi posibilităţile de dispariţie a documentului

dovada sesizării organelor de urmărire penală, dacă este cazul sau

dovada sancţionării salariatului vinovat dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii şi a conducătorului

Page 33: documente justificative

Elemente de contabilitate

compartimentului financiar-contabil privind reconstituirea documentului lipsă

copie după actul reconstituit. Dacă dispariţia documentului se datorează conducătorului unităţii patrimoniale, măsurile de acţiune şi sancţionare se iau de către Consiliul de Administraţie sau alt organ de conducere similar.

Modalităţile de reconstituire a documentelor diferă funcţie de tipul documentului, astfel:

a. documentele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, se declară nule în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, şi se reconstituie prin fotocopiere, fotocopia fiind semnată şi ştampilată de emitentul acesteia

b. documentele fără regim special fie se întocmesc din nou, fie se fotocopiază

c. documentele nenominale (bonuri, bilete de călătorie, etc.) nu se pot reconstitui, vinovaţii de sustragere, pierdere sau distrugere urmând să suporte pagubele produse, potrivit prevederilor legale.

Documentele care sunt emise de terţi se vor reconstitui la cererea scrisă a unităţii patrimoniale, în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data primirii cererii. Toate documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu menţiunea “RECONSTITUIT”

Cheltuielile generate de lipsa documentului, precum şi cheltuielile cu reconstituirea documentelor cad în sarcina persoanei vinovate. În cazul descoperirii ulterioare a documentului, se vor putea revizui sancţiunile aplicate persoanei vinovate, în condiţiile legii, iar documentul reconstituit se va anula în baza unui proces-verbal împreună cu care se va ataşa la dosarul de reconstituire.

Conducătorii unităţilor patrimoniale au obligaţia de a lua măsuri pentru întocmirea unui registru special privind reconstituirile şi de a păstra dosarul de reconstituire pe toată durata de arhivare a documentului

Modalităţi de reconstituire a documentelor

Page 34: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

reconstituit

Clasarea şi arhivarea documentelor financiar-contabile

Clasarea documentelor este operaţiunea de aranjare şi grupare a acestora într-o ordine strict

determinată după criterii precise care să asigure identificarea rapidă şi păstrarea în bune condiţii a documentelor.

Criteriile de clasare a documentelor pot fi :

criteriul cronologic care presupune aranjarea documentelor în ordinea datei de întocmire

criteriul tipului de document care presupune aranjarea documentelor pe tipuri de documente

criteriul geografic care presupune aranjarea documentelor după ţara, judeţul şi localitatea la care se referă

criteriul obiectului sau criteriul grupelor de operaţii care presupune aranjarea documentelor pe categorii de operaţiuni: documente privind stocurile, imobilizările corporale, etc.

criterii mixte, cum ar fi : pe tipuri de documente şi cronologic pe grupe de operaţiuni şi cronologic (criteriul

cel mai utilizat în practica financiar-contabilă) pe grupe de operaţiuni, tipuri de documente şi

cronologic, etc.. Clasarea datelor culese, prelucrate şi gestionate în mediile

Ce reprezintă clasarea documentelor?

Criterii de clasare a documentelor

Page 35: documente justificative

Elemente de contabilitate

computerizate se realizează pe aplicaţii informatice financiar-contabile (exemplu : aplicaţia informatică privind stocurile, aplicaţia informatică privind salariile, aplicaţia informatică privind contabilitatea financiară, etc.,), cronologic pe exerciţii încheiate, iar în cadrul acestora pe tipuri de fişiere: baze de date, fişiere program şi fişiere de rapoarte sau situaţii.

Arhivarea documentelor cuprinde depozitarea şi păstrarea acestora în condiţii de securitate şi integritate o

anumită perioadă de timp prevăzută prin regulamentul intern de arhivare întocmit în baza legislaţiei privind arhivele naţionale.

În cadrul regulamentului intern de arhivare sunt prevăzute documentele utilizate de unitatea patrimonială şi perioadele de păstrare a acestora (exemplu: pentru documentele justificative, registrele de contabilitate şi balanţele de verificare o perioadă de 10 ani, iar pentru statele de salarii şi situaţiile financiare anuale contabile o perioadă de 50 de ani).

Păstrarea documentelor din anul în curs se face în arhiva curentă organizată în cadrul compartimentului financiar-contabil, iar păstrarea documentelor din anii precedenţi se face în arhiva generală.

În arhiva curentă documentele vor fi păstrate conform regulilor de clasare stabilite de fiecare unitate patrimonială, fiind numerotate în ordinea cronologică şi legate în dosare. Fiecare dosar cu documente are un opis care obligatoriu va conţine denumirea (tipul) documentului, numărul şi data documentului, precum şi pagina la care se regăseşte acesta.

Predarea documentelor din arhiva curentă în arhiva generală se face pe baza unui proces-verbal de predare-primire.

Evidenţa documentelor în cadrul arhivei generale se realizează cu ajutorul Registrului de evidenţă a documentelor din arhiva generală. Consultarea documentelor din arhiva generală se face numai pe baza aprobării conducătorului unităţii patrimoniale, menţionându-se scopul consultării documentului. Fiecare dosar din arhiva generală care se solicită pentru consultare va conţine o fişă privind consultările în care se va menţiona data consultării, persoana care a consultat documentul, precum şi scopul consultării.

După expirarea termenului de păstrare în arhivă, pe baza listei de documente aprobate de reprezentanţa teritorială a arhivelor statului, documentele se predau la arhivele statului sau la topit dacă nu mai prezintă

Ce reprezintă arhivarea documentelor?

Page 36: documente justificative

Registre şi documente de evidenţă contabilă

interes sau utilitate practică.

CONCLUZII Registrele contabile de bază sunt: Registrul jurnal,

Registrul Cartea mare şi Registrul inventar; Registrul jurnal consemnează în ordine

cronologică articolele contabile cuprinse în notele de contabilitate, constituind probă în litigii;

Registrul Cartea mare asigură realizarea înregistrării sistematice a operaţiunilor cuprinse în Regfistrul jurnal cu ajutorul fişelor conturilor;

Registrul inventar are rolul de a asigura înregistrarea grupată a tuturor elementelor patrimoniale inventariate la sfârşitul fiecărui exerciţiu financiar;

Registrele auxiliare sunt: registrul de casă, registrul de bancă, jurnalul de cumpărări, jurnalul de vânzări, registrul stocurilor, registrul numerelor de inventar sau registrul mijloacelor fixe, ş.a.;

documentele de evidenţă contabilă reflectăexistenţa, mişcarea şi starea unui element patrimonial sau extrapatrimonial;

documentele de evidenţă contabilă cuprind: fişa contului pe înregistrări, balanţa analitică a stocurilor, centralizatorul stocurilor pe conturi şi gestiuni, fişa de magazie pentru stocuri, fişa de magazie a formularelor cu regim special, fişa mijlocului fix, situaţia privind avansurile de trezorerie, fişa de evidenţă a salariilor, fişe fiscale pentru veniturile din salarii, declaraţii privind impozitele, taxele şi alte contribuţii, alte documente;

C

oncl

uzii

Page 37: documente justificative

Elemente de contabilitate