Buxhetimi i nje projektiBuxhetimi i nje projekti

Cfare eshte buxheti dhe cilat Cfare eshte buxheti dhe cilat jane avantazhet e perdorimit jane avantazhet e perdorimit

te tij?te tij? Nje buxhet mund te perkufizohet si nje plan Nje buxhet mund te perkufizohet si nje plan

financiar i nje projekti per nje periudhe te caktuar financiar i nje projekti per nje periudhe te caktuar kohe.kohe.

Perfshin vendosjen e objektivave per t’u arritur dhe Perfshin vendosjen e objektivave per t’u arritur dhe koordinimin e njerezve dhe apiratave te koordinimin e njerezve dhe apiratave te organizates. organizates.

Buxheti financiar eshte nje menyre e ndarjes se Buxheti financiar eshte nje menyre e ndarjes se burimeve te nevojshme per te arritur objektivatburimeve te nevojshme per te arritur objektivat

Buxhetimi i duhur dhe kontrolli i Buxhetimi i duhur dhe kontrolli i kostove jane elementet kyç per nje kostove jane elementet kyç per nje projekt te suksesshem. projekt te suksesshem.

Kur nje projekt nuk eshte financuar Kur nje projekt nuk eshte financuar siç duhet, cilesia e puneve dhe siç duhet, cilesia e puneve dhe shpejtesia e projektit mund te jenë te shpejtesia e projektit mund te jenë te parametra shume te ulet. parametra shume te ulet.

Nga ana tjeter, menaxheri i projektit Nga ana tjeter, menaxheri i projektit duhet qe te mbaje nen kontroll duhet qe te mbaje nen kontroll kostotkostot

Cilat jane avantazhet e Cilat jane avantazhet e buxhetimit?buxhetimit?

Buxheti i nje projekti eshte i Buxheti i nje projekti eshte i nevojshem per :nevojshem per : Te planifikuar dhe zbatuar objektivatTe planifikuar dhe zbatuar objektivat Llogaritjen e te ardhurave dhe Llogaritjen e te ardhurave dhe

shpenzimeve te planifikuarashpenzimeve te planifikuara Koordinimi i aktiviteteveKoordinimi i aktiviteteve Planet e komunikimitPlanet e komunikimit Motivimi i stafit duke percaktuar Motivimi i stafit duke percaktuar

synime te qarta (targets)synime te qarta (targets) Monitorimi dhe vleresimi i progresit Monitorimi dhe vleresimi i progresit

aktualaktual

BuxhetimiBuxhetimi

Planifikimi

Rishikimi Monitorimi

Kush eshte pergjegjes per Kush eshte pergjegjes per buxhetimin?buxhetimin?

Menaxheri dhe stafi, i cili eshte pergjegjes per Menaxheri dhe stafi, i cili eshte pergjegjes per realizimin e aktiviteteve, pergatisin buxhetin. realizimin e aktiviteteve, pergatisin buxhetin. Stafi i finances perben burimin teknik dhe Stafi i finances perben burimin teknik dhe siguron se proçesi i buxhetimit eshte kryer siguron se proçesi i buxhetimit eshte kryer profesionalisht.profesionalisht.

Buxhetimi kerkon persona qe kane aftesi te Buxhetimi kerkon persona qe kane aftesi te mira komunikimi.mira komunikimi.

Eshte e nevojshme qe te degjohet me kujdes Eshte e nevojshme qe te degjohet me kujdes dhe te negociohet si gjate planifikimit ashtu dhe te negociohet si gjate planifikimit ashtu edhe gjate monitorimit te nje buxheti.edhe gjate monitorimit te nje buxheti.

Cfare perfshihet ne Cfare perfshihet ne buxhetim?buxhetim?

Buxhetet menaxhohen ne tre faza:Buxhetet menaxhohen ne tre faza: Planifikimi:Planifikimi: percaktimi i objektivave si dhe percaktimi se percaktimi i objektivave si dhe percaktimi se

çfare kjo do te thote ne termat e te ardhurave dhe çfare kjo do te thote ne termat e te ardhurave dhe shpenzimeve, brenda kufizimeve te pergjithshme te buxhetit shpenzimeve, brenda kufizimeve te pergjithshme te buxhetit te projektit.te projektit.

Monitorimi:Monitorimi: monitorimi sesi te ardhurat dhe shpenzimet monitorimi sesi te ardhurat dhe shpenzimet aktuale krahasohen me ato te planifikuara. Rishikim i aktuale krahasohen me ato te planifikuara. Rishikim i vazhdueshem percakton diferencat midis shifrave te vazhdueshem percakton diferencat midis shifrave te planifikuara dhe te realizuara. Cdo korrigjim ne zera behet ne planifikuara dhe te realizuara. Cdo korrigjim ne zera behet ne baze te ketyre monitorimeve.baze te ketyre monitorimeve.

Rishikimi:Rishikimi: vleresimi permes nje rishikimi te pergjithshem vleresimi permes nje rishikimi te pergjithshem sesi objektivat jane duke u arritur si dhe identifikimi i nje sesi objektivat jane duke u arritur si dhe identifikimi i nje kuadri te ri, nese eshte e nevojshme per periudhen ne vijim. kuadri te ri, nese eshte e nevojshme per periudhen ne vijim. Kjo behet ne fund te ciklit te buxhetit dhe mund te jete fillimi Kjo behet ne fund te ciklit te buxhetit dhe mund te jete fillimi i vitit te ri financiar. Kjo perben nje mundesi per te ripare sesi i vitit te ri financiar. Kjo perben nje mundesi per te ripare sesi proçesi i planifikimit dhe monitorimit te buxhetimit mund te proçesi i planifikimit dhe monitorimit te buxhetimit mund te permiresohet.permiresohet.

Lista e termave teknike te Lista e termave teknike te perdorur ne nje buxhetperdorur ne nje buxhet

TermaTerma KuptimiKuptimi ShembujShembuj

AccrualsAccruals Rregullimet qe behen ne te Rregullimet qe behen ne te ardhurat dhe shpenzimet ardhurat dhe shpenzimet aktuale per zera qe i referohen aktuale per zera qe i referohen periudhes se buxhetit por qe periudhes se buxhetit por qe nuk jane marre ose nuk jane nuk jane marre ose nuk jane paguar. Rregullimi ndihmon paguar. Rregullimi ndihmon dhenien e nje pamjeje “e dhenien e nje pamjeje “e ngjashme me” ne krahasim me ngjashme me” ne krahasim me buxhetin buxhetin

Qira-ja eshte percaktuar ne Qira-ja eshte percaktuar ne buxhet per nje periudhe 6 buxhet per nje periudhe 6 mujore, por krahasot me qirane mujore, por krahasot me qirane aktuale te paguar vetem per 4 aktuale te paguar vetem per 4 muaj.muaj.

Nje rregullm “accruals” behet Nje rregullm “accruals” behet per te shtuar nje shpenzim per te shtuar nje shpenzim ekstra 2 mujor ( i cili nuk eshte ekstra 2 mujor ( i cili nuk eshte paguar ende), tek zerat aktuale paguar ende), tek zerat aktuale per qellime krahasuese.per qellime krahasuese.

Buxheti – raportet e buxhetit, Buxheti – raportet e buxhetit, raportet e variances menaxhimi i raportet e variances menaxhimi i llogarivellogarive

Prodhohen rregullisht (zakonisht Prodhohen rregullisht (zakonisht cdo muaj apo tremuaj) per te cdo muaj apo tremuaj) per te krahasaura buxhetin nga fillimi I krahasaura buxhetin nga fillimi I vitit deri ne periudhen e vitit deri ne periudhen e raportimit, me te ardhurat dhe raportimit, me te ardhurat dhe shpenzimet aktuale.shpenzimet aktuale.

Nje raport prodhohet cdo 6 muaj Nje raport prodhohet cdo 6 muaj per te krahasuar buxhetin me per te krahasuar buxhetin me te ardhurat dhe shpenzimet te ardhurat dhe shpenzimet aktuale 6 mujore.aktuale 6 mujore.

Buxheti kapitalBuxheti kapital Nje parashikim ne terma Nje parashikim ne terma afatgjate te tilla si ndertesa, afatgjate te tilla si ndertesa, pajisje makineri, dhe te pajisje makineri, dhe te ardhurat e organizates qe e kane ardhurat e organizates qe e kane themeluar ate. Disa here themeluar ate. Disa here vecohen nga te ardhurat ose vecohen nga te ardhurat ose buxheti korrent.buxheti korrent.

Tre makineri te reja duhet te Tre makineri te reja duhet te blihen vitin tjeter dhe epr kete blihen vitin tjeter dhe epr kete ato jane perfshire ne nje buxhet ato jane perfshire ne nje buxhet kapitali. Gjithashtu ketu mund kapitali. Gjithashtu ketu mund te perfshihet nje grant i dhene te perfshihet nje grant i dhene nga nje donator per t’I blere ato. nga nje donator per t’I blere ato.

Buxheti cashBuxheti cash Ky buxhet tregon parate qe Ky buxhet tregon parate qe hyjne dhe parate qe dalin, dhe hyjne dhe parate qe dalin, dhe balancen cash/banke ne fund te balancen cash/banke ne fund te cdo muaji.cdo muaji.

Buxheti cash per muajin mars Buxheti cash per muajin mars tregon se ne fund te muajit tregon se ne fund te muajit llogaria bankare eshte 0.llogaria bankare eshte 0.

Faktoret kufizuesFaktoret kufizues Arsyet se pse objektivat Arsyet se pse objektivat nuk mund te realizohennuk mund te realizohen

Mungesa e stafit te Mungesa e stafit te kualifikuar per te kualifikuar per te zbatuar projektinzbatuar projektin

Buxheti i te ardhuraveBuxheti i te ardhurave Buxheti per te ardhurat Buxheti per te ardhurat dhe shpenzimet qe dhe shpenzimet qe mbulojne zera te tille si mbulojne zera te tille si pagesa, qira, grante, pagesa, qira, grante, rroga dhe udhetime. rroga dhe udhetime. Disahere keto perfshijne Disahere keto perfshijne edhe zera afatgjate te edhe zera afatgjate te tille si kapitalitille si kapitali

Buxheti i nje organizate Buxheti i nje organizate per te ardhurat dhe per te ardhurat dhe shpenzimetshpenzimet

Buxheti sezonal, me Buxheti sezonal, me faza, sipas peshes, faza, sipas peshes, profilitprofilit

Vendosja e zerave te te Vendosja e zerave te te ardhurave dhe ardhurave dhe shpenzimeve te buxhetit shpenzimeve te buxhetit ne muajin kur do te ne muajin kur do te merren te ardhurat apo merren te ardhurat apo behen shpenzimet dhe behen shpenzimet dhe jo t’i ndash totalin e tyre jo t’i ndash totalin e tyre , psh. 12 muaj dhe , psh. 12 muaj dhe vendosja e shums ne cdo vendosja e shums ne cdo muaj.muaj.

Pagesa e qirase eshet Pagesa e qirase eshet bere ne avance ne bere ne avance ne muajin Janar, per 12 muajin Janar, per 12 muajt e vit. muajt e vit.

Ne kete menyre, shuma Ne kete menyre, shuma totale e qirase se gjithe totale e qirase se gjithe vitit vendoset ne muajin vitit vendoset ne muajin Janar ne buxhet.Janar ne buxhet.

variancavarianca Diferenca midsi te Diferenca midsi te ardhurave dhe ardhurave dhe shpenzimeve te shpenzimeve te percaktura ne buxhet percaktura ne buxhet me ato aktualeme ato aktuale

Nese shpenzimet e Nese shpenzimet e udhetimit te percaktura udhetimit te percaktura ne buxhet jane 10000$ ne buxhet jane 10000$ dhe shpenzimet aktuale dhe shpenzimet aktuale jane 8000&, atehere jane 8000&, atehere varianca eshte 2000$.varianca eshte 2000$.

virementvirement Transferimi i nje shume Transferimi i nje shume nga nje ze i buxhetit ne nga nje ze i buxhetit ne nje tjeter.nje tjeter.

5000 $ nuk jane te 5000 $ nuk jane te nevojshme epr pages ne nevojshme epr pages ne buxhetin evitit aktual, buxhetin evitit aktual, keshtu qe ato keshtu qe ato transferohen ne zerin e transferohen ne zerin e trajnimeve.trajnimeve.

Hapat ne planifikimin e nje Hapat ne planifikimin e nje buxhetibuxheti

Ndiqni 6 hapa te thjeshte per te planifikaur nje buxhet:Ndiqni 6 hapa te thjeshte per te planifikaur nje buxhet:1. Identifikoni objektivat e projektit1. Identifikoni objektivat e projektit

Perfshini shume staf ne kete fazePerfshini shume staf ne kete faze

2. Percaktoani se cilet jane faktoret “kushtezues”2. Percaktoani se cilet jane faktoret “kushtezues”Faktore “kushtezues” jane ata qe kufizojne buxhetin. Mund te jete Faktore “kushtezues” jane ata qe kufizojne buxhetin. Mund te jete mungesa e parave, burimeve njerezore ose te tjera dhe koha qe mungesa e parave, burimeve njerezore ose te tjera dhe koha qe duhet per te zbatuar projektin. Kujtoni kete faktor gjate te gjitha duhet per te zbatuar projektin. Kujtoni kete faktor gjate te gjitha fazave te planifikimitfazave te planifikimit

3. Mblidhni te dhena3. Mblidhni te dhena Sigurohuni se i gjithe informacioni eshte mbledhur.Sigurohuni se i gjithe informacioni eshte mbledhur.

Informacion mbi vitin e meparshem;Informacion mbi vitin e meparshem; Niveli i inflacionitNiveli i inflacionit Shumat e rritjes se pagaveShumat e rritjes se pagave Vleresimet nga ofruesit – psh materialet per trajnime apo Vleresimet nga ofruesit – psh materialet per trajnime apo

qeraqera Niveli i te ardhurave apo mbeshtetja me grantNiveli i te ardhurave apo mbeshtetja me grant Faktore te jashtem qe influencojne ne te ardhurat dhe Faktore te jashtem qe influencojne ne te ardhurat dhe

shpenzimet (psh kursi i kembimit)shpenzimet (psh kursi i kembimit)

4. Percaktoni shumen qe do te merret4. Percaktoni shumen qe do te merret

Sa eshte shuma e konfirmuar dhe cila eshte shuma e duhur? Jini Sa eshte shuma e konfirmuar dhe cila eshte shuma e duhur? Jini realist ne maksimum gjate fazes se vleresimit/parashikimeve realist ne maksimum gjate fazes se vleresimit/parashikimeve dhe perdorni edhe shenimet ne fund te buxhetit per te treguar dhe perdorni edhe shenimet ne fund te buxhetit per te treguar per ndonje ze te buxhet, kostimi i te cilit ende nuk eshte bere.per ndonje ze te buxhet, kostimi i te cilit ende nuk eshte bere.

5. Percaktoni shumat qe do te harxhohen5. Percaktoni shumat qe do te harxhohenDetajoni zerat ne tipe sipas ndonje nga formatet e buxheteve Detajoni zerat ne tipe sipas ndonje nga formatet e buxheteve ekzistuese. Nese projekti financohet nga ndonje donator e ekzistuese. Nese projekti financohet nga ndonje donator e jashtem eshte e nevojshme qe te siguroheni se sistemi i jashtem eshte e nevojshme qe te siguroheni se sistemi i financimit tuaj te brendshem eshte i njejte me ate te donatorit, financimit tuaj te brendshem eshte i njejte me ate te donatorit, sipas zerave te buxhetit.sipas zerave te buxhetit.

6. Pergatit buxhetin6. Pergatit buxhetinListoni gjithe zerat e buxhetit nje e nga nje, duke u siguruar se Listoni gjithe zerat e buxhetit nje e nga nje, duke u siguruar se totali i te ardhurave dhe shpenzimeve jane te njejta dhe totali i te ardhurave dhe shpenzimeve jane te njejta dhe perfshini shenimet e te gjitha llogaritjeve tuaja. Sapo te perfshini shenimet e te gjitha llogaritjeve tuaja. Sapo te perfundoni buxhetin informoni cdokush qe ka nevoje te dije mbi perfundoni buxhetin informoni cdokush qe ka nevoje te dije mbi zerat e buxhetit. Eshte e keshillueshme qe te hartoni buxhet zerat e buxhetit. Eshte e keshillueshme qe te hartoni buxhet mujor cash per gjithe periudhen e zgjatjes se projektit. Ky do t’ju mujor cash per gjithe periudhen e zgjatjes se projektit. Ky do t’ju tregoje se nga vijne e nga shkojne parate e projektit si dhe tregoje se nga vijne e nga shkojne parate e projektit si dhe identifikon muajt ku mund te kete nje periudhe “krize” parash, identifikon muajt ku mund te kete nje periudhe “krize” parash, nese mund te kete.nese mund te kete.

Shembuj buxhetesh Shembuj buxhetesh

(per projekte te ndryshme)(per projekte te ndryshme)

Hapi 1:Kopjo aktivitetet ngaskeduli i aktiviteteve

Hapi2: specifikokerkesat

per burime

Hapi 4:Specifiko

njesite

Hapi 5Specifiko sasite

Hapi 7:Identifikimi i

burimevete financimit

Hapi 8:Vendosja e

kodit te kostos

Hapi 9:Skedulimii kostove

Hapi 10:Llogarittotalin

Hapi 11:Vleresimi ikostove te

mirembajtes

Hapi 6:Vleresimikostove per njesi

Aktivitetet/Aktivitetet/BurimetBurimet

NjesiNjesiaa

Sasite periudheSasite periudhe KostoKosto/njesi/njesi

BurBurime ime finafinancincimimi

Kodi kostosKodi kostos Kosto per periudheKosto per periudhe TotalTotal KKMM

QQ11

QQ22

Q3Q333

QQ44

BEBE QevQev Q1Q1 Q2Q2 Q3Q3 Q4Q4

1.1. 1.1. Dizenjimi&zbatiDizenjimi&zbatimi i programit te mi i programit te trajnimit te stafit trajnimit te stafit per kujdesin per kujdesin ndaj pacientitndaj pacientit

PajisjetPajisjetKompjuterKompjuterFotokopjeFotokopjePrinterPrinter

Pagat dhe Pagat dhe shperblimetshperblimet(lokal)(lokal)

Stafi homologStafi homologStafi i zyresStafi i zyres

Etj.Etj.

Nr.Nr.Nr.Nr.Nr.Nr.

nj.nj.nj.nj.

221122

6633

6633

6633

6633

1,0001,0005,0005,000 500500

1,7001,700 900900

BEBEBEBEBEBE

QevQevQevQev

3.43.43.43.43.43.4

5.25.25.25.2

A/1.3A/1.3a/1.4a/1.4A/1.5A/1.5

B/2.1B/2.1B/2.2B/2.2

2,0002,0005,0005,0001.000 1.000

10,20010,200 2,7002,700

------------------

10,20010,2002,7002,700

------------------

10,20010,2002,7002,700

------------------

10,20010,2002,7002,700

2,0002,0005,0005,0001,0001,000

40,80040,80010,80010,800

Hapi 3:Vendos burimet tek kategoria

e kostove

Shembull i paraqitjes se buxhetit per nje projekt ne rastin e KE-seBuxheti Indikativ (shumat ne euro €)

SOURCES OF FUNDING

TOTAL COST

EU CONTRIBUTION

NATIONAL PUBLIC CONTRIBUTION

PRIVATE

Activities

Total

% *

IB

INV

Total

% *

Central

Regional

IFIs

Total % *

Activity 1

contract 1.1

contract 1.2Activity 2

contract contract 2.1 2.1

contract contract 2.22.2

…………

  

TOTALTOTAL

* expressed in % of the Total * expressed in % of the Total CostCost

Skedul indikativ i zbatimit – (periudhat te ndara ne tre muaj(Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter))

Contracts Contracts Start of Start of TenderingTendering

Signature of Signature of contractcontract

Project CompletionProject Completion

Contract 1.1Contract 1.1

Contract 1.2Contract 1.2

Contract 2.1Contract 2.1

Contract 2.2Contract 2.2

…………

All projects should in principle be ready for tendering in the 1ST Quarter following the signature of the FA

Buxheti i kerkuar (projekt i nje OJF paraqitur tek SORROS per financim)

Zerat e buxhetitZerat e buxhetit Njesia Njesia SasiaSasia Cmimi US$Cmimi US$ Vlera US$Vlera US$

Faza e pare: pregatitja e studimitFaza e pare: pregatitja e studimit 25002500

Pergatitja e manualitPergatitja e manualit 11001100

Pergatitja e moduleve te trajnimitPergatitja e moduleve te trajnimit 450450

Pergatitja e modelit ne excelPergatitja e modelit ne excel 150150

Pergatitja dhe futja e informacionit ne internetPergatitja dhe futja e informacionit ne internet DiteDite 44 5050 200200

KoordinatorKoordinator MuajMuaj 22 300300 600600

Faza e dyte: Organizimi i seminareveFaza e dyte: Organizimi i seminareve 49204920

Qera (3 dite x 130 US$: salla dhe projektori)Qera (3 dite x 130 US$: salla dhe projektori) DiteDite 33 130130 390390

Koktejl (3 sem x 30 pjesemarresx 3US$)Koktejl (3 sem x 30 pjesemarresx 3US$) DiteDite 33 9090 270270

Dosje (3 sem x 30 pjesemarres x 4 US$)Dosje (3 sem x 30 pjesemarres x 4 US$) CopeCope 9090 44 360360

Lektore (3 sem x 4 lektore x 100US$)Lektore (3 sem x 4 lektore x 100US$) Dite-personaDite-persona 1212 100100 12001200

DietaDieta DiteDite 4040 1515 600600

Hotel Hotel NeteNete 3030 2525 750750

UdhetimUdhetim DiteDite 3030 1515 450450

KoordinatorKoordinator MuajMuaj 33 300300 900900

TotaliTotali 74207420

Hapat e monitorimit te Hapat e monitorimit te buxhetitbuxhetit

Pasi ka filluar periudha buxhetore, eshte e rendesishme te Pasi ka filluar periudha buxhetore, eshte e rendesishme te monitorohet buxheti per te pare sesi te ardhurat e shpenzimet monitorohet buxheti per te pare sesi te ardhurat e shpenzimet jane te ngjashme me ato te parashikuara. Kjo i lejon menaxherit jane te ngjashme me ato te parashikuara. Kjo i lejon menaxherit qe te vleresojne ne cdo kohe situaten financiare dhe çdo ndryshim qe te vleresojne ne cdo kohe situaten financiare dhe çdo ndryshim apo variance te shqyrtohet dhe te korrektohet.apo variance te shqyrtohet dhe te korrektohet.

Hapat kyçe jane:Hapat kyçe jane: 1. Pergatisni ose merrni informacion mbi buxhetin aktual. 1. Pergatisni ose merrni informacion mbi buxhetin aktual.

Nje krahasim i buxhetit te zerave “aktual” normalisht pergatitet Nje krahasim i buxhetit te zerave “aktual” normalisht pergatitet cdo muaj ose cdo tre muaj. Kjo quhet “statusi aktual i buxhetit”.cdo muaj ose cdo tre muaj. Kjo quhet “statusi aktual i buxhetit”.ShembulliShembulliTe tjere mund te jene “raporte financiare”, llogari menaxheriale” Te tjere mund te jene “raporte financiare”, llogari menaxheriale” apo “raporti i variances”. Ky informacion pergatitet nga stafi i apo “raporti i variances”. Ky informacion pergatitet nga stafi i zyres se financave dhe me pas kalon tek personat pergjegjes per zyres se financave dhe me pas kalon tek personat pergjegjes per buxhetimin.buxhetimin.

2. Monitoroni te ardhurat dhe shpenzimet rregullisht2. Monitoroni te ardhurat dhe shpenzimet rregullishtPergjegjesit duhet te identifikojne çdo ndryshim ne çdo ze, te te Pergjegjesit duhet te identifikojne çdo ndryshim ne çdo ze, te te ardhurave dhe shpenzimeve aktuale – pra variancen – dhe duhet ardhurave dhe shpenzimeve aktuale – pra variancen – dhe duhet te jene ne gjendje te shpjegojne arsyet per kete. te jene ne gjendje te shpjegojne arsyet per kete.

KESHILLOHETKESHILLOHET te vendosni shenime tek zerat qe shpjegone variancen. te vendosni shenime tek zerat qe shpjegone variancen.

SHEMBULL 1 : NJE BUXHET DHE RAPORTI SHEMBULL 1 : NJE BUXHET DHE RAPORTI Financiar, ME SHENIME, PER Financiar, ME SHENIME, PER TREMUJORIN E PARE TE VITITTREMUJORIN E PARE TE VITIT

Trajnim per pergatitjen e nje buxheti dhe raportit financiarTrajnim per pergatitjen e nje buxheti dhe raportit financiarBuxheti Buxheti vjetorvjetor

per 12 per 12 muajmuaj

Buxheti Buxheti jan-marsjan-mars

tre muajtre muaj

buxheti buxheti aktualaktual

Jan-marsJan-mars

Varianca Varianca

tre muajtre muaj% % variancevariance

tre muajtre muaj

shenimeshenime

TE ARDHURATTE ARDHURAT

GrantGrant 300 000300 000 150 000150 000 150 000150 000 -- -- --

ShperblimShperblim 376 000376 000 94 00094 000 89 30489 304 (4 969)(4 969) 5%5% 11

DhurimeDhurime 50 00050 000 12 83612 836 52895289 (7 547(7 547

00(59%)(59%) 22

InteresatInteresat 2 0502 050 -- -- -- -- 33

TOTALI I TE ARDHURAVETOTALI I TE ARDHURAVE 728 050728 050 256 836256 836 244 593244 593 (12 243)(12 243) (5%)(5%)

SHPENZIMETSHPENZIMET

Programi i trajnimitProgrami i trajnimit

Pagesa e trajnuesvePagesa e trajnuesve 224 000224 000 85 60085 600 47 25147 251 38 34938 349 45%45% 44

Materiale/printimeMateriale/printime 55 69055 690 15 35015 350 20 38720 387 +(5037)+(5037) (33%)(33%) 55

QirateQirate 107 860107 860 42 75042 750 41 29941 299 1 4511 451 3%3% --

Udhetimet/akomodimetUdhetimet/akomodimet 116 510116 510 31 12031 120 35 10935 109 +(3989)+(3989) (13%)(13%) 66

Shpenzime te tjeraShpenzime te tjera 34 08034 080 8 5208 520 3 2013 201 5131951319 62%62% 77

OverheadsOverheads

Rrogat e stafitRrogat e stafit 11 23011 230 2 8072 807 2 8332 833 +(26)+(26) (1%)(1%) --

QirateQirate 82 00082 000 20 50020 500 20 50020 500 -- -- --

EnergjiaEnergjia 38 97038 970 9 7439 743 9 2659 265 478478 5%5% --

Shpenzime udhetimiShpenzime udhetimi 16 02016 020 4 0054 005 3 2063 206 799799 20%20% 88

Qira e aseteveQira e aseteve 107 860107 860 42 75042 750 41 29941 299 14511451 3%3% --

Kostot e zyresKostot e zyres 34 39034 390 8 5988 598 9 1099 109 +(511)+(511) (6%)(6%) 99

Pagesat e audititPagesat e auditit 7 3007 300 -- -- -- -- --

Totali i shpenzimeveTotali i shpenzimeve 728 050728 050 228 993228 993 192 160192 160 36 83336 833 16%16%

Shenime per te shpjeguar Shenime per te shpjeguar buxhetin dhe raportinbuxhetin dhe raportin

Aktivitetet e trajnimit jane 55% me pak se niveli i parashikuar ne tre Aktivitetet e trajnimit jane 55% me pak se niveli i parashikuar ne tre muajt e pare;muajt e pare;

Nje pjese e madhe e dhurimeve do te merren ne Maj dhe ne NentorNje pjese e madhe e dhurimeve do te merren ne Maj dhe ne Nentor Interesat do te shtohen ne Qershor dhe DhjetorInteresat do te shtohen ne Qershor dhe Dhjetor 32,370.00 e pagesave te trajniereve per kete periudhe do te paguhen ne 32,370.00 e pagesave te trajniereve per kete periudhe do te paguhen ne

Prill. Duke perfshire kete, shpenzimet aktuale jane 7.5% nen buxhet, Prill. Duke perfshire kete, shpenzimet aktuale jane 7.5% nen buxhet, pjesa me e madhe e te cilave shkaktohet nga reduktimi i aktiviteteve pjesa me e madhe e te cilave shkaktohet nga reduktimi i aktiviteteve trajnuese gjate periudhes.trajnuese gjate periudhes.

Materialet dhe printimet, per pjesen me te madhe te vitit, jane blere. Materialet dhe printimet, per pjesen me te madhe te vitit, jane blere. Vleresohet se shpenzimet aktuale do te jene pakez nen buxhet ne fund te Vleresohet se shpenzimet aktuale do te jene pakez nen buxhet ne fund te periudhesperiudhes

Per shkak te mungeses se aktiviteteve trajnuese, disa nga stafi dhe Per shkak te mungeses se aktiviteteve trajnuese, disa nga stafi dhe vullnetaret kane bere udhetime per te promivuar aktivitetet e projektit. vullnetaret kane bere udhetime per te promivuar aktivitetet e projektit. Kjo ka rezultuar ne kosto shtese te udhetimeve dhe te akomodimitKjo ka rezultuar ne kosto shtese te udhetimeve dhe te akomodimit

Vleresimi “shpenzime te tjera” eshte nen buxhetin e parashikuar. Vleresimi “shpenzime te tjera” eshte nen buxhetin e parashikuar. Tashme eshte parashikuar se shpenzimet lokale per kete ze do te jene Tashme eshte parashikuar se shpenzimet lokale per kete ze do te jene 20,000.0020,000.00

Pritet te kete kosto shtese per udhetime ne tremujorin tjeter Pritet te kete kosto shtese per udhetime ne tremujorin tjeter

Mund te kete arsye te ndryshme per Mund te kete arsye te ndryshme per varianca, psh:varianca, psh:

1.1. Nuk eshte bere fature per nje pagese te paguar.Nuk eshte bere fature per nje pagese te paguar.

2.2. Diferencat ne kohe, ku nje ze tregon nje aktivitet qe Diferencat ne kohe, ku nje ze tregon nje aktivitet qe ka ndodhur ne vetem ne nje muaj, por buxheti ka ndodhur ne vetem ne nje muaj, por buxheti tregon shumen e ndare ne 12 muaj te vitit;tregon shumen e ndare ne 12 muaj te vitit;

3.3. Perfshirja e nje pagese te bere ne avance Perfshirja e nje pagese te bere ne avance megjithese mallrat dhe sherbimet nuk jane marremegjithese mallrat dhe sherbimet nuk jane marre

4.4. Buxheti nuk eshte pergatitur siç duhetBuxheti nuk eshte pergatitur siç duhet

3. Marrja e veprimeve3. Marrja e veprimeve

Bazuar ne informacionin e monitorimit, veprime korrektuese duhet te Bazuar ne informacionin e monitorimit, veprime korrektuese duhet te merren, si p.sh.: me poshte:merren, si p.sh.: me poshte:

Mos ndermerrni asnje veprim nese te ardhurat dhe shpenzimet aktuale Mos ndermerrni asnje veprim nese te ardhurat dhe shpenzimet aktuale jane perkohesisht jo te sakta, por jane perkohesisht jo te sakta, por Shkruaje DrejtShkruaje Drejt ne periudhen e ne periudhen e mevonshme. Sigurohuni qe eshte bere.mevonshme. Sigurohuni qe eshte bere.

Parashikoni se cfare do te ndodhe nese trendi aktual vazhdon per Parashikoni se cfare do te ndodhe nese trendi aktual vazhdon per periudhen e mbetur.periudhen e mbetur.

Merrni masa per t’u siguruar se zerat e te ardhurave dhe shpenzimeve Merrni masa per t’u siguruar se zerat e te ardhurave dhe shpenzimeve konvergjojne me buxhetin origjinal. Mund te jete e nevojshme qe te konvergjojne me buxhetin origjinal. Mund te jete e nevojshme qe te ulni kostot, te shkurtoni ndonje aktivitet apo program, te rrisni pagesat ulni kostot, te shkurtoni ndonje aktivitet apo program, te rrisni pagesat epr ose te merrni nje grant te cilin nuk e kishit marre.epr ose te merrni nje grant te cilin nuk e kishit marre.

Konsideroni faktin se mund te kete zera ne buxhet qe mund te jene Konsideroni faktin se mund te kete zera ne buxhet qe mund te jene mbi ose nen parashikimin. P.sh.: nese tek “shpenzimet e buxhetit” nje mbi ose nen parashikimin. P.sh.: nese tek “shpenzimet e buxhetit” nje ze si psh. udhetimet transferohet tek nje ze tjeter i shpenzimeve si ze si psh. udhetimet transferohet tek nje ze tjeter i shpenzimeve si p.sh pagat.p.sh pagat.

Informoni njerezit se cfare veprime duhet te behen per te qene brenda Informoni njerezit se cfare veprime duhet te behen per te qene brenda zerave te buxhetitzerave te buxhetit

Cfare ndodh ne fund te vitit?Cfare ndodh ne fund te vitit?

Krahasimi i buxhetit dhe shpenzimeve aktuale eshte nje Krahasimi i buxhetit dhe shpenzimeve aktuale eshte nje menyre e rendesishme e matjes se progresit te projektit menyre e rendesishme e matjes se progresit te projektit pergjate vitit. pergjate vitit. KeshillohetKeshillohet te krahasohen shifrat e te krahasohen shifrat e buxhetit vjetor me raporte financiare ne fund te vitit;buxhetit vjetor me raporte financiare ne fund te vitit;

Avantazhi i raporteve financiare eshte se shifrat jane Avantazhi i raporteve financiare eshte se shifrat jane rregulluar per te treguar nje krahasim rregulluar per te treguar nje krahasim “like with like”;“like with like”;

Kjo menyre siguron nje buxhet 12 mujor dhe te ardhura Kjo menyre siguron nje buxhet 12 mujor dhe te ardhura

dhe shpenzime 12 mujore, te cilat mund te krahasohen dhe shpenzime 12 mujore, te cilat mund te krahasohen me buxhetet e viteve te kaluara ose mund te perdoren si me buxhetet e viteve te kaluara ose mund te perdoren si baze per buxhetet e ardhshme;baze per buxhetet e ardhshme;

Raportetet e prodhuara per nje projekt ne fund te vitit Raportetet e prodhuara per nje projekt ne fund te vitit jane si ne vijimjane si ne vijim

1.1. Raporti i llogarive te pagesave Raporti i llogarive te pagesave dhe faturavedhe faturave

Ky raport liston balancen bankare te hapur dhe Ky raport liston balancen bankare te hapur dhe balancen cash te hapur, faturat ose parate qe hyjne balancen cash te hapur, faturat ose parate qe hyjne gjate vitit, pagesat ose parate qe dalin gjate vitit si gjate vitit, pagesat ose parate qe dalin gjate vitit si dhe balancen bankare dhe ate cash te mbyllurdhe balancen bankare dhe ate cash te mbyllur

Nuk jane bere rregullime/pershtatje te Nuk jane bere rregullime/pershtatje te transaksioneve per te siguruar nje krahasim te transaksioneve per te siguruar nje krahasim te vertete me buxhetinvertete me buxhetin

Nese psh eshte paguar qira vetem per 10 muaj (e Nese psh eshte paguar qira vetem per 10 muaj (e jo 12 muaj) gjate vitit, faturat dhe pagesat duhet te jo 12 muaj) gjate vitit, faturat dhe pagesat duhet te tregojne vetem 10 muaj. Krahasimi me buxhetin tregojne vetem 10 muaj. Krahasimi me buxhetin nuk behet ne keto raporte.nuk behet ne keto raporte.

2. Llogaria e te ardhurave 2. Llogaria e te ardhurave dhe shpenzimevedhe shpenzimeve

Perben nje raport vjetor qe eshte i krahasueshem Perben nje raport vjetor qe eshte i krahasueshem me buxhetin. Nje version i buxhetit dhe raportit me buxhetin. Nje version i buxhetit dhe raportit financiar, i pershtatur per te treguar te ardhurat e financiar, i pershtatur per te treguar te ardhurat e shpenzimet e plota te 12 muajve. Kryesisht shpenzimet e plota te 12 muajve. Kryesisht pershtatet per zera te paguar ne avance.pershtatet per zera te paguar ne avance.

Nje krahasim “Nje krahasim “like with like”like with like” me buxhetin mund te me buxhetin mund te behet.behet.

Llogaria e te ardhurave dhe shpenzimeve mund te Llogaria e te ardhurave dhe shpenzimeve mund te pershtatet edhe per te perfshire amortizimin, si. pershtatet edhe per te perfshire amortizimin, si. p.sh te pajisjevep.sh te pajisjeve

Nese amortizmi tregohet ne logarine e te Nese amortizmi tregohet ne logarine e te ardhurave dhe te shpenzimeve, atehere duhet ta ardhurave dhe te shpenzimeve, atehere duhet ta vendosni edhe ne buxhetvendosni edhe ne buxhet

Shembull 2 : Llogaria e te ardhurave Shembull 2 : Llogaria e te ardhurave dhe shpenzimevedhe shpenzimeve

Trajnim per pergatitjen e te ardhurave dhe shpenzimeve ne fund Trajnim per pergatitjen e te ardhurave dhe shpenzimeve ne fund te vitit 31 dhjetorte vitit 31 dhjetor

BuxhetiBuxheti

TE ARDHURATTE ARDHURAT

GrantGrant 300 000300 000 300 000300 000

ShpermblimShpermblim 323 192323 192 376 000376 000

DhurimeDhurime 70 29870 298 50 00050 000

InteresatInteresat 1 4091 409 2 0502 050

TOTALI I TE ARDHURAVETOTALI I TE ARDHURAVE 694 899694 899 728 050728 050

SHPENZIMETSHPENZIMET

Programi i trajnimitProgrami i trajnimit

Pagesa e trajnuesvePagesa e trajnuesve 232 490232 490 224 000224 000

Materiale/printimeMateriale/printime 53 24653 246 55 69055 690

QirateQirate 101 293101 293 107 860107 860

Udhetimet/akomodimetUdhetimet/akomodimet 99 57999 579 116 510116 510

Shpenzime te tjeraShpenzime te tjera 33 48733 487 34 08034 080

OVERHEADSOVERHEADS

Rrogat e stafitRrogat e stafit 11 19811 198 1123011230

QirateQirate 82 00082 000 82 00082 000

EnergjiaEnergjia 37 13537 135 38 97038 970

Shpenzime udhetimiShpenzime udhetimi 14 21314 213 16 02016 020

Kostot e zyresKostot e zyres 33 37133 371 34 39034 390

Pagesat e audititPagesat e auditit 73007300 7 3007 300

Totali i shpenzimeveTotali i shpenzimeve 705 321705 321 728 050728 050

Deficiti/ mbikalimi i shpenzimeve ndaj te ardhuraveDeficiti/ mbikalimi i shpenzimeve ndaj te ardhurave (10 413)(10 413)

Ceshtjet per t’u shqetesuar nga Ceshtjet per t’u shqetesuar nga llogaria e te ardhurave dhe llogaria e te ardhurave dhe

shpenzimeve shpenzimeve (shembulli me siper)(shembulli me siper) Trajnimi per zhvillim tregon per nje deficit gjate vitit, me rreth 10 413.00. Eshte e veshtire Trajnimi per zhvillim tregon per nje deficit gjate vitit, me rreth 10 413.00. Eshte e veshtire

te thuash pse ndodh kjo vetem duke pare tek llogaria e te ardhurave dhe shpenzimeve.Per te thuash pse ndodh kjo vetem duke pare tek llogaria e te ardhurave dhe shpenzimeve.Per kete arsye eshte e nevojshme te krahasohen keto te dhena me ato te buxhetit vjetor. kete arsye eshte e nevojshme te krahasohen keto te dhena me ato te buxhetit vjetor. Shumat e buxhetit , ne kolonen e djathte, perbejne shumat e buxhetit vjetor nga shembulli Shumat e buxhetit , ne kolonen e djathte, perbejne shumat e buxhetit vjetor nga shembulli 1. Nese te ardhurat dhe shpenzimet e vitit te kaluar jane te vlefshme, atehere mund te 1. Nese te ardhurat dhe shpenzimet e vitit te kaluar jane te vlefshme, atehere mund te behet nje krahasim i plote.behet nje krahasim i plote.

Te ardhurat tregojne per nje renie per shkak te pagesave dhe interesave, te vena ne zerat Te ardhurat tregojne per nje renie per shkak te pagesave dhe interesave, te vena ne zerat e buxhetit. Nje rritje ne dhurime eshte e pamjaftueshme per te kaluar kete renie te e buxhetit. Nje rritje ne dhurime eshte e pamjaftueshme per te kaluar kete renie te ardhurash.ardhurash.

Me perjashtim te pagesave te trajnuese, shpenzimet e e buxhetit kane qene nen kontroll te Me perjashtim te pagesave te trajnuese, shpenzimet e e buxhetit kane qene nen kontroll te plote. Po atehere pse jane pegesat e trajnerve me te larta se ç’pritej? Nese jane bere me plote. Po atehere pse jane pegesat e trajnerve me te larta se ç’pritej? Nese jane bere me shume kurse trajnimi se ç’ishte planifikuar, pse kostot e tjera nuk jane mbi shifrat e shume kurse trajnimi se ç’ishte planifikuar, pse kostot e tjera nuk jane mbi shifrat e parashikuara ne buxhet?parashikuara ne buxhet?

Pse ehste qiraja e premisave dhe shpenzimet e ushetimeve dhe akomodimeve me te ulta Pse ehste qiraja e premisave dhe shpenzimet e ushetimeve dhe akomodimeve me te ulta se ato te planifikuara ne buxhet?se ato te planifikuara ne buxhet?

Do te vazhdoje ky defiçit edhe per vitin tjeter? Si mund te shmanget kjo? Nese buxheti per Do te vazhdoje ky defiçit edhe per vitin tjeter? Si mund te shmanget kjo? Nese buxheti per vitin tjeter eshte pergatitur, si mund te krahasojme shifrat e ketij buxheti me shifrat e vitin tjeter eshte pergatitur, si mund te krahasojme shifrat e ketij buxheti me shifrat e llogarise se te ardhurave dhe shpenzimeve?llogarise se te ardhurave dhe shpenzimeve?

Shenim:Shenim: Shifrat e buxhetit normalisht nuk perfshihen ne llogarine e te ardhurave dhe shpenzimeve. Shifrat e buxhetit normalisht nuk perfshihen ne llogarine e te ardhurave dhe shpenzimeve.

Gjithesesi, nese shifrat jane te vlefshme, eshte e rendesishme qe ato te krahasohenGjithesesi, nese shifrat jane te vlefshme, eshte e rendesishme qe ato te krahasohen

Keshilla kryesore per te Keshilla kryesore per te analizuar llogarine e te analizuar llogarine e te

ardhurave dhe shpenzimeveardhurave dhe shpenzimeve Krahaso cdo ze ne llogarine e te ardhurave dhe shpenzimeve Krahaso cdo ze ne llogarine e te ardhurave dhe shpenzimeve

me:me: I shifrat korreponduese te vitit te kaluarI shifrat korreponduese te vitit te kaluar II. Shumen e buxhetit per te njejtin vitII. Shumen e buxhetit per te njejtin vit III. Shumen e buxhetit per vitin ne vijim.III. Shumen e buxhetit per vitin ne vijim.

Identifiko arsyet per cdo ndryshim midis shifrave dhe identifiko Identifiko arsyet per cdo ndryshim midis shifrave dhe identifiko sesa e arsyeshme eshte kjo. Bej pyetje rreth ndryshimeve te sesa e arsyeshme eshte kjo. Bej pyetje rreth ndryshimeve te “çuditshme”“çuditshme”

Pyet se sa e rendesishme eshte çdo ze i llogarise se te Pyet se sa e rendesishme eshte çdo ze i llogarise se te ardhurave dhe shpenzimeveardhurave dhe shpenzimeve

Bej nje pasqyre te detajuar per çdo shifer qe permban disa Bej nje pasqyre te detajuar per çdo shifer qe permban disa zera te grupuara se bashku, p.sh per zerin “te tjera”.zera te grupuara se bashku, p.sh per zerin “te tjera”.

Donatoret duhet te kontrollojne se grantet e tyre jane Donatoret duhet te kontrollojne se grantet e tyre jane vendosur si te ardhura ne llogari dhe te bien dakort me vendosur si te ardhura ne llogari dhe te bien dakort me shenimet e tyreshenimet e tyre

Pyet se cfare duhet bere per te shmangur nje defiçit ne vitin e Pyet se cfare duhet bere per te shmangur nje defiçit ne vitin e ardhshemardhshem

Kontrollo nese llogarite jane audituar dhe nga kush.Kontrollo nese llogarite jane audituar dhe nga kush.

Literatura:Literatura:

““Project Budgeting and Accounting”Project Budgeting and Accounting”

www.erletshaqe.com