Bài 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNH

Bài 5: Soản thảo văn bản tác nghiệp hành chính

DWS104_Bai5_v2.0017112210

123

Bài 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP

HÀNH CHÍNH

Nội dung Mục tiêu

Hiểu và phân tích được các vấn đề chung về

văn bản tác nghiệp hành chính.

Hiểu và soạn thảo được các loại văn bản tác

nghiệp hành chính trong các tình huống cụ

thể gồm: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ

trình, Biên bản, Các loại đơn.

Hướng dẫn học

Trong bài này, người học sẽ được tiếp cận

các nội dung:

Khái niệm, đặc điểm của văn bản tác

nghiệp hành chính.

Kĩ thuật soạn thảo một số loại văn bản

tác nghiệp hành chính thông dụng như

công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình,

biên bản, đơn các loại.

Để học tốt bài này sinh viên cần:

Nắm vững kiến thức về văn bản.

Nắm vững kĩ năng sử dụng ngôn ngữ trong

văn bản.

Nắm vững kiến thức về tổ chức bộ máy của

các cơ quan, tổ chức, đơn vị.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

124

ăn bản quản lý trong doanh nghiệp có rất nhiều loại như văn bản quản lý kinh tế doanh

nghiệp, văn bản tác nghiệp hành chính, văn bản quản lý tổ chức doanh nghiệp… Trong

đó, văn bản tác nghiệp hành chính là nhóm văn bản được sử dụng khá phổ biến trong

thực tiễn quản lý của các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp.

Trong quá trình quản lý, để thực hiện chức năng của mình các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

ban hành văn bản để tác động lên đối tượng quản lý nhằm điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong

hoạt động quản lý của chính cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đó Nhóm văn bản này được gọi là

văn bản tác nghiệp hành chính. Văn bản tác nghiệp hành chính được ban hành rất đa dạng với

các tên gọi khác nhau như: công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đơn các loại,... mỗi

loại đều có vai trò, mục đích sử dụng khác nhau.

Văn bản tác nghiệp hành chính trên thực tế có vai trò vô cùng quan trọng, thông thường dùng để

truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp như: Công bố

hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ

quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính

thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản

tác nghiệp hành chính thông thường không đưa ra quyết định quản lý, do đó không được dùng để

thay thế cho văn bản quản lý tổ chức trong doanh nghiệp.

5.1. Những vấn đề chung về văn bản tác nghiệp hành chính

5.1.1. Khái niệm

Văn bản tác nghiệp hành chính là văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, các

tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin trong hoạt động quản lý

của các cơ quan tổ chức đó.

Văn bản tác nghiệp hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động

tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc dù

có giá trị pháp lý thấp hơn so với các văn bản quy phạm pháp luật song văn bản tác

nghiệp hành chính vẫn có vai trò vô cùng quan trọng, là cơ sở thực tiễn để các cơ quan

đơn vị, doanh nghiệp quản lý và duy trì hoạt động quản lý của mình trên thực tế.

Văn bản tác nghiệp hành chính có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ

chức. Văn bản tác nghiệp hành chính duy trì được các hoạt động hành chính thường ngày

của các tổ chức nhằm giảm thiểu những xung đột, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của các bộ phận trong tổ chức. Văn bản tác nghiệp hành chính còn thể hiện được trình độ

của cán bộ quản lý soạn thảo ra văn bản đó, đây là căn cứ để đánh giá chất lượng cán bộ,

phục vụ cho công tác cán bộ. Văn bản tác nghiệp hành chính là công cụ cho các nhà lãnh

đạo quản lý truyền đạt mệnh lệnh, triển khai công việc. Văn bản tác nghiệp hành chính là

căn cứ cho công tác kiểm tra thanh tra các cấp đánh giá hoạt động của cấp dưới.

5.1.2. Đặc điểm

Văn bản tác nghiệp hành chính là nhóm văn bản mang tính phổ biến và được sử dụng

trong hầu hết các cơ quan, tổ chức, đơn vị hiện nay. Nhóm văn bản này có một số đặc

điểm đặc trưng như sau:

V


DWS104_Bai5_v2.0017112210

125

Văn bản tác nghiệp hành chính là nhóm văn bản chiếm số lượng lớn trong tổng số

các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ

chức kinh tế, chính trị xã hội. Nhóm văn bản này bao gồm nhiều loại văn bản như

công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông cáo, thông báo, diễn văn, giấy giới thiệu,

giấy đi đường,...

Chủ thể ban hành văn bản tác nghiệp hành chính rất rộng bao gồm mọi cơ quan, tổ

chức cá nhân với thẩm quyền và chức năng khác nhau trong hệ thống các cơ quan

quản lý và các tổ chức nhằm truyền tải thông tin theo nhiều chiều: theo chiều dọc (từ

trên xuống dưới với văn bản của cấp trên chuyển xuống cấp dưới và từ dưới lên với

văn bản của cấp dưới chuyển lên cấp trên) và chiều ngang (văn bản trao đổi giữa các

cơ quan ngang cấp ngang quyền).

Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính khách

quan, trực tiếp cụ thể, rõ ràng vừa mang tính ngắn gọn, chính xác và đầy đủ. Việc sử

dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao. Cách thức diễn đạt

trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn

bản và đối tượng tiếp nhận văn bản.

Văn bản tác nghiệp hành chính không chứa đựng các quy phạm hành chính, vì vậy

không được phép sử dụng các văn bản tác nghiệp hành chính để ban hành các quy

phạm hành chính.

5.2. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản tác nghiệp hành chính

5.2.1. Soạn thảo công văn

a. Khái niệm

Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp. Công văn trở thành phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà

nước cấp trên với cấp dưới và cơ quan nhà nước ngang cấp; giữa cơ quan nhà nước tổ

chức; giữa cơ quan nhà nước với công dân. Thậm chí đối với các tổ chức xã hội và các

doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng sử dụng công văn để thực hiện các hoạt

động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

Công văn là loại văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước

với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước với công dân để

giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một

cách có hiệu quả nhất.

Công văn được rất nhiều các chủ thể sử dụng làm phương tiện trong hoạt động quản lý,

do vậy có rất nhiều loại công văn và trong đó chứa đựng nội dung chuyển tải khác nhau.

b. Phân loại công văn

Dựa vào nội dung, mục đích sử dụng và mối quan hệ giữa các chủ thể ban hành, công

văn được phân chia thành các loại sau:

Công văn do cấp trên ban hành:

o Công văn chỉ đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở;

o Công văn hướng dẫn thực hiện văn bản hoặc công việc;


DWS104_Bai5_v2.0017112210

126

o Công văn giải thích;

o Công văn trả lời đề nghị của cấp dưới;

o Công văn chấp thuận, cho phép;

o Công văn thăm hỏi.

Công văn do cấp dưới ban hành:

o Công văn trình cấp trên đề án, kế hoạch;

o Công văn đề nghị, xin ý kiến giải quyết công việc;

o Công văn tiếp thu, phê bình;

o Công văn cảm ơn.

Công văn do các chủ thể ngang cấp ban hành:

o Công văn giao dịch, trao đổi ý kiến;

o Công văn đề nghị phối hợp, giải quyết công việc;

o Công văn từ chối.

Như vậy, có thể thấy công văn được sử dụng để giải quyết rất nhiều công việc khác nhau

cho nên số loại công văn cũng phong phú và đa dạng. Sự khác biệt rõ rệt nhất giữa các văn

bản pháp luật với công văn thể hiện, văn bản pháp luật do cấp trên ban hành luôn mang

tính áp đặt đối với cấp dưới mà không có chiều ngược lại, còn công văn do cả cấp trên,

cấp dưới thậm chí các cơ quan, tổ chức ngang cấp với nhau đều có thẩm quyền ban hành.

c. Mục đích sử dụng của công văn

Công văn được các cơ quan nhà nước, các tổ chức sử dụng để giải quyết những công

việc sau:

Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch công tác;

Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;

Hướng dẫn thực hiện nội dung văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên ban hành

hoặc hướng dẫn một công việc cụ thể nào đó;

Cấp dưới đề nghị cấp trên giải quyết công việc hoặc vấn đề mà cấp dưới còn vướng mắc;

Cấp trên trả lời công văn đề nghị của cấp dưới;

Để thông báo chính sách, chế độ công tác của cơ quan;

Để trao đổi thông tin nhằm thực hiện thống nhất quy định pháp luật về lĩnh vực hoạt

động của cơ quan;

Để thăm hỏi, cảm ơn các cơ quan, tổ chức khác…

d. Yêu cầu khi soạn thảo công văn

Công văn là văn bản hành chính đa dạng về loại hình nhằm giải quyết nhiều vấn đề trong

hoạt động quản lý nhưng khi ban hành người soạn thảo phải thực hiện các yêu cầu sau:

Khi soạn thảo phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về thể thức, kỹ

thuật trình bày (Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy

định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính).

Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề người soạn thảo phải diễn đạt mạch lạc,

khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ xoay quanh nhằm giải quyết vấn đề đã nêu.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

127

Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.

Sử dụng ngôn ngữ hành chính công vụ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.

Không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa hay từ địa phương, tiếng lóng…

Khi soạn thảo công văn phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn,

có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra như:

o Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.

o Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm

tốn, nêu bật được lý do khách quan, chủ quan có dẫn, có sự đề nghị xác minh

kiểm tra qua chủ đề khác.

o Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi song làm

bật tính nguyên tắc của công việc.

o Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc bảo đảm tính nghiêm túc nêu

lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công

việc chậm trễ, không hoàn thành kịp thời.

o Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không

chiếu lệ, sáo rỗng.

Đối với công văn hướng dẫn: Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng,

chi tiết, cặn kẽ.

Kết cấu (bố cục) của công văn:

Quốc hiệu (tiêu ngữ).

Tên cơ quan ban hành công văn.

Số và ký hiệu của công văn.

Địa danh và thời gian gửi công văn.

Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).

Trích yếu nội dung.

Nội dung của công văn

Chữ ký, đóng dấu.

Nơi gửi.

e. Cách thức soạn thảo hình thức của công văn

Hình thức của công văn có một số điểm đặc thù so với các văn bản khác đó là:

Công văn không có tên văn bản ở chính giữa.

Trích yếu nội dung được viết dưới số, kí hiệu.

Mở đầu của công văn là trình bày địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ

“Kính gửi”. (Khi công văn được gửi đến nhiều chủ thể thì dựa vào địa vị pháp lý của

các chủ thể để sắp xếp từ cao đến thấp. Nếu cùng cùng có địa vị pháp lý ngang nhau

thì xếp theo mức độ liên quan. Nếu có nhiều chủ thể thuộc các đối tượng khác nhau

thì sắp xếp theo thứ tự từ nhà nước, tổ chức, cá nhân).


DWS104_Bai5_v2.0017112210

128

f. Cách thức soạn thảo nội dung công văn

Nội dung của công văn được người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục

nội dung không phân chia thành điều, khoản, điểm như một số văn bản pháp luật. Cơ

cấu nội dung của công văn bao gồm ba phần:

Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn.

Phần nội dung chính: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi

công văn.

Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào).

Soạn thảo phần mở đầu của công văn

Phần này người soạn thảo trình bày rõ ràng cơ sở, lý do, mục đích ban hành công văn:

Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề trọng tâm mà công văn cần giải quyết đưa ra

làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề cần đề cập trong nội dung chính của công văn.

Người soạn thảo phải trình bày lý do ban hành.

Phần mở đầu của công văn trả lời câu hỏi văn bản này ra đời dựa trên cơ sở nào? Tại sao

phải ban hành văn bản? và với mục đích chuyển tải nội dung “Ai yêu cầu ai làm gì?”

Soạn thảo nội dung chính của công văn

Nội dung chính là phần quan trọng nhất, có vai trò triển khai cụ thể chủ đề phần mở đầu

đã đề cập. Tùy theo công việc cần giải quyết mà nội dung của mỗi công văn sẽ khác

nhau. Thông thường mỗi công văn ra đời chỉ có vai trò giải quyết một loại việc cụ thể,

do đó nội dung chính phải giải quyết trọn vẹn công việc đó.

Cần đề xuất cấp trên giải quyết công việc gì thì nội dung chính là thể hiện cụ thể đề xuất

đó; nếu cần trình cấp trên một đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản… thì nội

dung chính của công văn là toàn bộ đề án, chương trình đó.

Nếu cần thông báo cho các đơn vị trực thuộc một thông tin nào đó thì nội dung là thông tin

cần thông báo. Nếu cần hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện thống nhất công

việc nào đó, thì nội dung chính là chỉ rõ cách thức tiến hành công việc.

Cần trao đổi với các cơ quan hữu quan để dễ dàng thực hiện công việc còn vướng mắc

thì nội dung chính là sự vướng mắc của công việc khi triển khai trên thực tế…

Như vậy, người soạn thảo phải tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết

và khi trình bày phần nội dung chính cần sắp xếp các ý đi từ mức độ quan trọng đến ít

quan trọng để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.

Soạn thảo phần kết luận của công văn

Phần này có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, củng cố chủ đề chính được trình bày ở phần

trên, đồng thời thể hiện sự mong muốn chủ đề được thực hiện có hiệu quả trong thực tế.

Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực

hiện các yêu cầu (nếu có).

Ngoài ra, phần kết luận của công văn cần lưu ý xác lập lời chào chân thành, thể hiện thái

độ lịch sự trước khi kết thúc như “Xin trân trọng cảm ơn” hoặc “Xin chân thành cảm ơn”

“…Xin cám ơn sự hợp tác của Quý cơ quan”…


DWS104_Bai5_v2.0017112210

129

5.2.2. Soạn thảo tờ trình

a. Khái niệm

Tờ trình là văn bản hành chính được các chủ thể ban hành khá phổ biến là công cụ rất cần

thiết trong quá trình lãnh đạo, quản lý, điều hành của một cơ quan nhà nước, tổ chức.

Tờ trình là loại văn bản đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nhằm được phê chuẩn một

chủ trương, một đề án mới hoặc thay thế quy định, quy chế, định mức…

Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất

với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ

quan nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.

b. Mục đích sử dụng của tờ trình

Với sự phong phú về công việc được đề cập trong nội dung của tờ trình cho thấy tờ trình

là loại văn bản được các cơ quan nhà nước, các tổ chức sử dụng để giải quyết những

công việc sau:

Trình cấp trên đề án, chương trình về lĩnh vực quản lý của chủ thể đó.

Đề xuất một chủ trương, chính sách, phương án công tác, một chế độ, tiêu chuẩn,

định mức.

Trình cấp trên, một dự thảo văn bản mới hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ

bỏ văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp.

Đề xuất những vấn đề thông thường trong điều hành quản lý ở cơ quan như mở rộng

quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở vật chất.

c. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình

Tờ trình có nội dung chứa đựng các vấn đề khá đa dạng và phong phú, do đó, khi soạn thảo

loại văn bản này, người soạn thảo phải tuân theo những yêu cầu cơ bản sau đây:

Phân tích căn cứ thực tế những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ

mang tính thuyết phục làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần đề xuất

những vấn đề mới.

Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các kiến nghị phải hợp lý.

Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển, khắc phục khó khăn.

Dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới

được ghi trong tờ trình.

Phân tích khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới, đề ra được các biện

pháp khắc phục.

Hành văn trong tờ trình phải là văn phong nghị luận, diễn đạt phải rõ ràng, có lý lẽ

chặt chẽ mang tính thuyết phục cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Từ những yêu cầu cơ bản trên đây, người soạn thảo phải vận dụng để hoàn thành nội

dung của tờ trình với chất lượng cao nhất.

d. Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình.

Nội dung của tờ trình được người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận. Cơ cấu nội

dung của tờ trình bao gồm ba phần:


DWS104_Bai5_v2.0017112210

130

Phần mở đầu: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. Phân tích thực trạng của vấn đề

cần trình.

Phần nội dung chính: Nêu nội dung các vấn đề cần đề xuất trong tờ trình (trong đó có

các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).

Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi; Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra

các giải pháp.

Phần kết luận: Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình; Kiến nghị cấp trên phê chuẩn

(hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần).

Soạn thảo phần mở đầu của tờ trình

Phần mở đầu là phần nhận định tình hình (phân tích thực trạng gồm những thành tựu đạt

được và chủ yếu nhấn mạnh những hạn chế, tồn tại của vấn đề cần đề xuất). Tùy theo

vấn đề cần trình cấp trên phê duyệt là gì mà người soạn thảo tờ trình phải linh hoạt vận

dụng cho phù hợp.

Trong phần này khi nêu lý do, căn cứ người soạn thảo dùng hành văn để thể hiện được nhu

cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế một cách cụ thể đòi hỏi cần phải ban hành tờ trình.

Nếu vấn đề cần trình cấp trên phê duyệt là một công việc mang tính sự vụ thì không cần

phải đặt tên cho phần mở đầu đó, người soạn thảo trình bày luôn lý do của việc đề xuất

vấn đề mới.

Soạn thảo phần nội dung chính của tờ trình

Nội dung chính của tờ trình bao gồm việc nêu các đề nghị cụ thể về vấn đề mới cần xin

phê duyệt (các phương án); phân tích những phản ứng có thể xảy ra liên quan trực tiếp

đến đề nghị mới nếu được áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện;

những biện pháp cần khắc phục; cũng có thể cả những quan điểm ý kiến còn chưa thống

nhất về nội dung nào đó trong vấn đề trình cũng được thể hiện tại phần này.

Khi diễn đạt nội dung này người soạn thảo phải viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục cao

tránh chung chung, khó hiểu. Các luận cứ được sử dụng trong phần này phải điển hình

và được lựa chọn từ những nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, khi cần phải xác minh để

bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực. Phân tích thuận lợi, khó khăn trong các phương

án của việc thực hiện đề nghị mới cần lập luận logic, toàn diện, khách quan, tránh nhận

xét chủ quan duy ý chí.

Soạn thảo phần kết luận của tờ trình

Trong phần này người soạn thảo phải phân tích được ý nghĩa, tác dụng của vấn đề cần

trình đồng thời nhấn mạnh đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận (phê duyệt) đề xuất đã

nêu để sớm được triển khai, thực hiện trên thực tế.

Khi trình bày các kiến nghị phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng

phải chặt chẽ, nội dung đề xt phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê

duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án

được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

131

5.2.3. Soạn thảo báo cáo

a. Khái niệm

Báo cáo dùng để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá

kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên

hay ở hội nghị, ở cơ quan, đơn vị, ngành, tổ chức…

Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày

kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức làm cơ sở để

đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới.

b. Phân loại báo cáo

Có nhiều tiêu chí để phân chia các loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội dung báo

cáo, mức độ hoàn thành công việc.

Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gồm:

o Báo cáo thường kỳ, là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ hạn được quy định như

báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ.

o Báo cáo bất thường, là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra các biến động

bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế - xã hội, hoặc một sự việc nào đó.

Dựa vào mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gồm:

o Báo cáo sơ kết, là báo cáo về một công việc đang còn thực hiện mặc dù phần nào

đã đạt được những kết quả nhất định trong quá trình thực hiện.

o Báo cáo tổng kết, là báo cáo được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc hoàn

thành một cách cơ bản công việc nhất định.

Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm:

o Báo cáo tình hình chung, là loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều mặt công

tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

o Báo cáo chuyên đề, là báo cáo chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác cấp trên chỉ

đạo, một vấn đề quan trọng.

c. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo

Để có được báo cáo có giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm văn bản

này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thông tin trong báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, phản ánh đúng sự thật

khách quan, toàn diện nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã

giải quyết, việc còn tồn đọng trong cách diễn đạt thông tin và đánh giá trong báo cáo.

Không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí, cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát

quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo.

Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có nghĩa những thông tin cung cấp không được

chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh họa bằng sơ đồ, số liệu…

Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề

thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báo cáo, không nên

liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, là rất

cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua


DWS104_Bai5_v2.0017112210

132

những con số đó. Cần tránh những con số không phản ánh đúng thực tế hoặc những

sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì.

Nội dung của báo cáo có trọng tâm, trọng điểm

Nếu nội dung của báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được

những kinh nghiệm, bài học… đó là báo cáo không đảm bảo chất lượng. Cần xuất

phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo

mà người soạn thảo lựa chọn phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với

người nghiên cứu.

Báo cáo phải đảm bảo thông tin phải kịp thời, thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn

trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Nếu báo cáo chậm trễ

có thể gây hậu quả bất lợi cho chủ thể quản lý không nắm được thông tin từ cấp

dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, không đưa ra các quyết định,

mệnh lệnh quản lý chính xác khắc phục sự việc bất thường xảy ra.

d. Cách thức soạn thảo nội dung của báo cáo.

Khi soạn thảo phải xác định được mục đích yêu cầu của báo cáo đó là báo cáo thường kỳ

hay báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết hay báo cáo tổng kết… từ đó mới có cơ sở để xây

dựng nội dung của báo cáo. Thông thường tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa

chọn bố cục cho thích hợp trong đó, phần nội dung được trình bày theo kết cấu nghị luận,

bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết luận.

Phần mở đầu: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Nêu nét tiêu

biểu về khó khăn, thuận lợi của công việc cần báo cáo.

Phần nội dung: Nêu các kết quả đã làm được và những việc còn tồn tại chưa làm được.

Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, rút ra bài

học và định ra phương hướng xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận

Trong quá trình xây dựng người soạn thảo có thể nêu các sự kiện, nhận định, đánh

giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các

bản đối chiếu (trình bày kèm theo phụ lục) nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn để

chuyển tải được nội dung cần báo cáo. Ngoài ra, khi soạn thảo các báo cáo quan

trọng cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi

bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. Còn đối với bản báo cáo gửi

lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt

của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông

tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

5.2.4. Soạn thảo thông báo

a. Khái niệm

Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ

quan quản lý nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các quyết định, mệnh

lệnh của cơ quan có thẩm quyền. Một số trường hợp thông báo còn dùng để thông tin nội

dung, ý kiến chỉ đạo của cấp trên.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

133

Thông báo là văn bản hành chính thông thường có vai trò truyền đạt thông tin, sự việc

cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện

chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.

b. Mục đích sử dụng thông báo

Thông báo dùng để truyền đạt nội dung của một văn bản pháp luật, một tin tức, một

sự việc cho các chủ thể có liên quan biết trong hoạt động quản lý.

Thông báo được sử dụng để giới thiệu một chủ trương, chính sách của Nhà nước.

Thông báo được các cơ quan quản lý sử dụng để định hướng công việc của các đơn

vị trực thuộc hoặc cùng để phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan khác.

c. Yêu cầu khi soạn thảo thông báo

Thông báo là văn bản hành chính được các cơ quan, tổ chức dùng để truyền đạt thông

tin. Để đảm bảo giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành nhóm văn bản này

người soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thông tin trong thông báo phải đảm bảo trung thực, chính xác và kịp thời.

Nội dung của thông báo phải cụ thể, phải có trọng tâm, không cung cấp thông tin

chung chung.

Về văn phong của thông báo đòi hỏi người viết phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, không

yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm, thái độ thể hiện tính lịch sự trong quan hệ

công tác như công văn hành chính.

Đối với thể thức ký thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan kí, mà các

trưởng, phó các đơn vị cấp dưới có trách nhiệm về các lĩnh vực như: đào tạo ở các

trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính... ở các cơ quan được quyền

ký và trực tiếp thông báo dưới hình thức kí thừa lệnh.

Lưu ý: Trong mọi trường hợp, thông báo không được sử dụng để thay thế các văn

bản pháp luật khác như quyết định, chỉ thị... vì thông báo là hình thức văn bản không

mang tính ra lệnh, bắt buộc. Ví dụ: thông báo cho cán bộ nghỉ hưu không dùng để

thay cho quyết định nghỉ hưu...

d. Cách thức soạn thảo nội dung của thông báo

Cũng giống như các văn bản hành chính thông thường khác, cơ cấu nội dung của thông

báo gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết luận.

Soạn thảo phần mở đầu của thông báo

Phần mở đầu người soạn thảo giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo mà không

phải trình bày lý do hay mô tả tình hình như các văn bản hành chính khác.

o Trong phần này người soạn thảo có thể nhắc lại tên văn bản hay cuộc họp có nội

dung cần thông báo. Nếu thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương,

chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi

nêu những nội dung khái quát.

o Nếu cần thiết có thể đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định.

Soạn thảo phần nội dung chính của thông báo


DWS104_Bai5_v2.0017112210

134

Nội dung chính của thông báo người soạn thảo trình bày nêu vấn đề cần thông báo

một cách cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng.

Để thông báo mạch lạc, dễ hiểu, người soạn thảo có thể diễn đạt theo phần, mục của

vấn đề cần đề cập trong nội dung chính.

Soạn thảo phần kết luận của thông báo

Trong phần này người soạn thảo nhắc lại nội dung chính, yêu cầu của thông báo để

đối tượng liên quan thực hiện.

5.2.5. Soạn thảo biên bản

a. Khái niệm

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời gian,

không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra hoặc miêu tả diễn biến, ghi lại các

ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của hội nghị.

b. Phân loại biên bản

Nhìn từ bình diện chung nhất, hiện nay biên bản có hai loại: biên bản vụ việc và biên

bản hội nghị.

Biên bản vụ việc (biên bản ghi lại sự kiện, sự cố; Biên bản bàn giao, nghiệm thu,

kiểm kê tài sản…) là loại biên bản ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra có giá trị chứng

cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa trên cơ sở đó ban hành văn bản

áp dụng pháp luật.

Ví dụ: Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông

đường bộ (hành vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền trên 250.000 đồng) là cơ sở để Đội

trưởng Đội cảnh sát giao thông ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh

vực đó.

Biên bản hội nghị là loại biên bản được lập trong các hội nghị, đại hội của cơ quan,

của ngành… có vai trò ghi nhận lại toàn bộ diễn biến hội nghị.

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã

xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực

pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng

cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra làm căn cứ

để chủ thể có thẩm quyền giải quyết sự việc.

Khi biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp

thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan nhằm cung cấp thông tin để

làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết

luận khác.

c. Yêu cầu khi soạn thảo biên bản

Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và khách

quan.

Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

135

Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải có tối thiểu hai người ký (nếu có tang

vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao

ở người lập biên bản và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông

tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải ghi lại trung thực, phải được đọc cho mọi

người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác và người

chịu trách nhiệm phải kí vào biên bản để xác lập và cùng chịu trách nhiệm. Thông

thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận

còn biên bản sự vụ phải có chữ ký của người lập biên bản và đối tượng có liên quan.

Người lập biên bản thường là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp

luật khi lập biên bản để đảm bảo các thông tin ghi nhận trong biên bản chính xác làm

tiền đề cho các sự việc tiếp theo.

d. Cách thức soạn thảo nội dung biên bản

Biên bản là văn bản hành chính có vai trò ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra. Tuỳ thuộc

vào mỗi loại biên bản mà người viết có thể sử dụng độc lập một trong hai cách ghi biên

bản đó là cách ghi chi tiết hoặc cách ghi tổng hợp hoặc có thể kết hợp cả hai.

Soạn thảo phần mở đầu của biên bản

Phần này người soạn thảo (ghi biên bản) trình bày về:

o Thời gian, địa điểm nơi diễn ra sự kiện.

o Thành phần tham dự (ghi rõ họ, tên) bao gồm: chủ tọa, thư kí, đại biểu… (nếu là

biên bản hội nghị) hoặc người có thẩm quyền lập biên bản và đối tượng có liên

quan (nếu là biên bản vụ việc).

Soạn thảo phần nội dung chính của biên bản

o Nội dung chính của biên bản ghi nhận toàn bộ diễn biến của sự kiện thực tế xảy

ra. Do đó, người soạn thảo phải linh hoạt để lựa chọn cách diễn đạt phù hợp và

luôn đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao của thông tin.

o Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận

một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, lấy lời

cung, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì người soạn

thảo lựa chọn cách ghi chi tiết. Trong cách này, người viết biên bản phải ghi đầy

đủ, chính xác, phải mô tả, tường thuật và chi tiết mọi tình tiết diễn biến của sự

kiện. Ngoài ra, người ghi biên bản cũng phải chú ý đến các vấn đề trọng tâm của

sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai…

người viết phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời nói của đương sự và yêu cầu người nói

nghe lại và xác nhận nội dung đã ghi (có thể xác nhận từng trang). Cách này

thường phù hợp đối với việc lập biên bản vụ việc.

o Trong các sự kiện thông thường khác như: cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều

phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người soạn thảo lựa chọn

cách ghi tổng hợp. Đây là cách thức ghi biên bản mà người soạn thảo chỉ cần ghi

những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông

thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính. Cách này người viết phải có khả năng

tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin


DWS104_Bai5_v2.0017112210

136

nếu có ý kiến trùng lặp chỉ cần tổng hợp những ý kiến đó lại làm cơ sở để cơ quan có

thẩm quyền xem xét nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không

suy diễn chủ quan. Cách này phù hợp khi viết biên bản hội nghị.

Soạn thảo phần kết thúc của văn bản

Phần này người soạn thảo phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao

xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày…tháng…

năm… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu

cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận.

5.2.6. Soạn thảo các loại đơn

a. Khái niệm

Đơn là văn bản dùng để đệ trình một nguyện vọng nào đó của cá nhân hay tổ chức đến

các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xin giải quyết một công việc cụ thể

Đơn là văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức hoặc công dân về

nhiều công việc khác nhau. Người viết cần phân biệt rõ bản chất của các loại đơn sau:

Đơn xin: là đơn dùng để đệ trình một nguyện vọng nào đó để cơ quan có thẩm quyền

để xin giải quyết cho một việc gì đó.

Đơn khiếu nại là đơn của công dân, cơ quan, tổ chức hoặc cán bộ, công chức theo thủ

tục do pháp luật quy định, đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét

lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của

người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán

bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật,

xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Đơn tố cáo là đơn của công dân theo thủ tục do pháp luật quy định báo cho cơ quan,

tổ chức, cá nhân có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của bất cứ cơ

quan, tổ chức, cá nhân nào gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại lợi ích của Nhà

nước, quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan, tổ chức.

b. Thể thức của đơn

Khi viết đơn, người viết cần lưu ý một số vấn đề về thể thức của đơn như sau:

Quốc hiệu: Đơn là văn bản không trình bày tên cơ quan ban hành, chính vì vậy quốc

hiệu được trình bày ở chính giữa dòng giấy.

Địa danh, thời gian viết đơn.

Tên đơn: Đơn không trình bày trích yếu nên tên đơn thể hiện cả trích yếu như: Đơn

xin việc, Đơn đăng kí tạm trú,...

Phần kính gửi: Ghi rõ tên cá nhân hoặc đơn vị nhận đơn, cần ghi đầy đủ cả tên đơn vị

hoặc chức vụ.

Phần tự xưng: Cần ghi rõ theo yêu cầu của pháp luật như: họ và tên, ngày tháng năm

sinh, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ khẩu thường trú hoặc đơn vị

công tác.

Nội dung đơn cần ghi rõ ràng, cụ thể và chính xác.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

137

Kí tên cần phải ghi rõ cả họ tên và chữ kí.

c. Cách thức trình bày đơn

Đơn xin bao gồm các nội dung sau:

o Lý do viết đơn cần ghi rõ các bức xúc dẫn đến viết đơn, nếu có các số liệu, tài

liệu minh chứng cần ghi cụ thể.

o Nội dung đơn cần ghi đề nghị theo từng ý, từng điểm thật cụ thể rõ ràng, không

được ghi chung chung hoặc diễn đạt vòng vo.

o Đề đạt nguyện vọng của người viết đơn về cách giải quyết công việc (nếu có).

o Lời hứa (hoặc cam kết) của người viết đơn.

o Lời cảm ơn.

Đơn khiếu nại thường có nội dung sau:

o Lý do viết đơn (cần ghi rõ oan sai là gì, theo đánh giá/kết luận của ai, minh chứng,...).

o Nội dung khiếu nại cần thể hiện rõ khiếu nại là gì, có nhân chứng, vật chứng kèm

theo hay không,...

o Nêu rõ những đề nghị về cách giải quyết theo nguyện vọng của người viết đơn.

o Lời hứa (hoặc cam kết)của người viết đơn.

o Lời cảm ơn.

Đơn tố cáo thường có nội dung sau:

o Lý do viết đơn cần thể hiện rõ bức xúc dẫn đến viết đơn.

o Nội dung tố cáo cần phải thể hiện rõ tố cáo ai về vấn đề gì. Nếu có nhân chứng,

vật chứng cần phải trình bày cụ thể.

o Những đề nghị cụ thể của người viết đơn đến cơ quan có thẩm quyền, nếu cần đề

nghị điều tra cần trình bày rõ điều tra vấn đề gì, ở đâu, khi nào.

o Những cam kết, lời hứa của người viết với pháp luật.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

138

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Văn bản tác nghiệp hành chính là văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, các tổ

chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin trong hoạt động quản lý của

các cơ quan tổ chức đó.

Văn bản tác nghiệp hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác

nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc dù có giá

trị pháp lý thấp hơn so với các văn bản quy phạm pháp luật song văn bản tác nghiệp hành

chính vẫn có vai trò vô cùng quan trọng, là cơ sở thực tiễn để các cơ quan đơn vị, doanh

nghiệp quản lý và duy trì hoạt động quản lý của mình trên thực tế.

Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp. Công văn trở thành phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước cấp trên

với cấp dưới và cơ quan nhà nước ngang cấp; giữa cơ quan nhà nước tổ chức; giữa cơ quan

nhà nước với công dân. Thậm chí đối với các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt

động hàng ngày cũng sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch

nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

Công văn là loại văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước với nhau,

giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước với công dân để giải quyết công việc

vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.

Tờ trình là văn bản hành chính được các chủ thể ban hành khá phổ biến là công cụ rất cần

thiết trong quá trình lãnh đạo, quản lý, điều hành của một cơ quan nhà nước, tổ chức.

Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất với

cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan

nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.

Báo cáo dùng để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết

quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội

nghị, ở cơ quan, đơn vị, ngành, tổ chức…

Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết

quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức làm cơ sở để đánh

giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới.

Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan quản lý

nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các quyết định, mệnh lệnh của cơ quan có thẩm

quyền. Một số trường hợp thông báo còn dùng để thông tin nội dung, ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

Thông báo là văn bản hành chính thông thường có vai trò truyền đạt thông tin, sự việc cho

các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng

quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời gian, không

gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra hoặc miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi

lại các kết luận, quyết định của hội nghị.

Đơn là văn bản dùng để đệ trình một nguyện vọng nào đó của cá nhân hay tổ chức đến các cơ

quan, tổ chức có thẩm quyền xin giải quyết một công việc cụ thể.

Đơn là văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức hoặc công dân về nhiều

công việc khác nhau.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

139

BÀI TẬP THỰC HÀNH

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Nêu khái niệm đặc điểm của văn bản tác nghiệp hành chính.

2. Thế nào là công văn? Nêu các trường hợp sử dụng công văn.

3. Thế nào là thông báo? Nêu các trường hợp sử dụng thông báo.

4. Thế nào là tờ trình? Nêu các trường hợp sử dụng tờ trình.

5. Thế nào là biên bản? Nêu các trường hợp sử dụng biên bản.

6. Thế nào là báo cáo? Nêu các trường hợp sử dụng báo cáo.

CÂU HỎI ĐÚNG/SAI

1. Văn bản tác nghiệp hành chính chỉ do cơ quan cấp trên ban hành.

A. Đúng

B. Sai

2. Văn bản tác nghiệp hành chính dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý.

A. Đúng

B. Sai

3. Văn bản tác nghiệp hành chính có thể chứa đựng quy phạm hành chính.

A. Đúng

B. Sai

4. Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp dưới gửi lên cấp trên.

A. Đúng

B. Sai

5. Thông tin trong báo cáo đảm bảo tính chính xác trung thực.

A. Đúng

B. Sai

6. Trong biên bản phải trình bày ít nhất từ hai chữ kí trở lên.

A. Đúng

B. Sai

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Văn bản nào sau đây là văn bản tác nghiệp hành chính?

A. Quyết định

B. Nội quy

C. Thông báo

D. Điều lệ

2. Biên bản có đặc điểm là:


DWS104_Bai5_v2.0017112210

140

A. ghi chép sơ lược diễn biến của các sự kiện, hiện tượng.

B. làm dẫn chứng cho các báo cáo

C. ghi chép trung thực diễn biến của các sự kiện, hiện tượng và biên bản làm bằng chứng

hợp pháp cho sự kiện hiện tượng.

D. ghi chép những gì cần thiết để báo cáo.

3. Thể thức của công văn có tuân thủ theo thể thức văn bản chung hay không?

A. Hoàn toàn không.

B. Tuân thủ đầy đủ theo thể thức chung.

C. Tuân thủ theo một số tiêu thức còn một số khác không tuân thủ theo.

D. Thể thức của biên bản tùy thuộc vào người viết.

4. Khi muốn truyền đạt nội dung một cuộc họp thì dùng loại văn bản nào?

A. Công văn

B. Thông báo

C. Đơn

D. Báo cáo

5. Khi muốn thăm hỏi cấp dưới thì dùng loại văn bản nào?

A. Thông báo

B. Tờ trình

C. Công văn

D. Biên bản

6. Khi một cơ quan, đơn vị muốn tổng kết công tác trong một khoảng thời gian nhất định thì

dùng loại văn bản nào?

A. Báo cáo

B. Tờ trình

C. Biên bản

D. Thông báo

BÀI TẬP VẬN DỤNG

1. Công ty TNHH tổ chức cuộc họp ban lãnh đạo để bàn về công tác tổ chức nhân sự. Hãy soạn

thảo văn bản ghi lại nội dung cuộc họp nói trên.

2. Tháng 7/2017 trên địa bàn tỉnh X xảy ra thiên tại, gây thiệt hại nặng nề cả về người và tài

sản. UBND tỉnh H đã gửi lời thăm hỏi tới đồng bào nhân dân tỉnh X. Hãy soạn thảo văn bản

giải quyết tình huống trên.

3. Công ty xây dựng GREENHOME chịu trách nhiệm thi công tòa chung cư GREENTOWER.

Hiện tiến độ thi công đang có dấu hiệu chậm trễ. Hãy soạn thảo văn bản để ban lãnh đạo

công ty nhắc nhở đội thi công công trình thực hiện công việc đúng tiến độ.

4. Soạn thảo văn bản tổng kết tình hình kinh doanh 6 tháng đầu năm của Siêu thị HADU

Homefarm.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

141

5. Phòng Nghiên cứu kĩ thuật Công ty X có nhu cầu khảo sát kinh nghiệm nước ngoài để phục

vụ đề tài nghiên cứu . Soạn thảo văn bản để phòng nghiên cứu kĩ thuật gửi lên Ban giám đốc

đề đạt nguyện vọng này.


DWS104_Bai5_v2.0017112210

142

ĐÁP ÁN

CÂU HỎI ĐÚNG/SAI

1. Đáp án đúng là: Sai.

Vì: Văn bản tác nghiệp hành chính do cả cấp trên và cấp dưới ban hành.

2. Đáp án đúng là: Đúng.

Vì: Văn bản tác nghiệp hành chính dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý.


Vì: Chỉ văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành quy phạm hành chính.


Vì: Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn cấp trên gửi cấp dưới.


Vì: Thông tin trong báo cáo đảm bảo tính chính xác trung thực.


Vì: Trong biên bản phải trình bày ít nhất từ hai chữ kí trở lên.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Đáp án đúng là: C. Thông báo.

Vì: Thông báo là văn bản tác nghiệp hành chính.

2. Đáp án đúng là: C. ghi chép trung thực diễn biến của các sự kiện, hiện tượng và biên bản làm

bằng chứng hợp pháp cho sự kiện hiện tượng.

Vì: Biên bản là văn bản ghi chép trung thực diễn biến của các sự kiện, hiện tượng và biên

bản làm bằng chứng hợp pháp cho sự kiện hiện tượng.

3. Đáp án đúng là: C. Tuân thủ theo một số tiêu thức còn một số khác không tuân thủ theo.

Vì: Thể thức của công văn tuân thủ theo một số tiêu thức còn một số khác không tuân thủ theo.

4. Đáp án đúng là: B. Thông báo.

Vì: Muốn truyền đạt nội dung cuộc họp thì dùng thông báo.

5. Đáp án đúng là: C. Công văn.

Vì: Khi muốn hỏi thăm cấp dưới thì dùng công văn.

6. Đáp án đúng là: A. Báo cáo.

Vì: Khi một cơ quan, đơn vị muốn tổng kết công tác trong một khoảng thời gian nhất định thì

dùng báo cáo.

BÀI TẬP VẬN DỤNG

1. Soạn thảo biên bản cuộc họp.

2. Soạn thảo công văn thăm hỏi.

3. Soạn thảo công văn đôn đốc nhắc nhở.

4. Soạn thảo báo cáo tổng kết 6 tháng đầu năm.

5. Soạn thảo tờ trình.

Bài 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNH

Documents

Transcript of Bài 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNH