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档案标准化整理及数字化采购需求

一、项目概况1.项目名称档案标准化整理及数字化。2.★最高限价项目最高限价为人民币 200 万元。（1）档案结算按照验收合格的档案页数进行结算，各类幅面结算单价见下表：

幅面类型单位价格（人民

币）幅面类型单位

价格（人民

币）A4 页 0.50 元 A1 页 4.00 元A3 页 1.00 元 A0 页 4.00 元A2 页 2.00 元其它页 0.50 元

（2）标签结算按照验收合格的标签套数进行结算，一套标签结算单价见下表：

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标签规格单位价格（人民

币）

备注

50mm×70mm

套 1.00 元一套标签包括两种规格的标签各一

个25mm×30mm

3.服务期限自合同签订之日起 1 年。4.采购内容开展建设工程档案、存量文书档案及增量综合档案的标准化整理及数字化

工作，内容包括档案出入库、档案运输、档案拆卷、档案整理、档案分件 (类)

与编号、著录打印、目录校改著录、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像

质检、电子组卷、装订装盒、标签打印粘贴、纸电检查、数据上传挂接、成果

验收、成果备份、成果移交等。5.项目场地采购人指定项目场地。★本项目必须在采购人指定的场地内实施。中标人

必须承担项目场地内及项目实施过程中所产生的一切费用，包括但不限于档案


装具费、耗材费、水费、电费、场地费用、设备费、人工费、税费、办公桌椅

费、质保期内发生的费用。6.联合体投标本项目不接受联合体投标。7.转包分包

本项目不得进行转包或分包。二、档案基本情况

序号档案类型档案基本情况

1 建设工程档案档案已完成整理并装订成卷（册）；档案中包括文件材料、文本图册和工程图纸等；在档案装具破损情况下，需要更换档案装具；不开展裱糊工作。

2 存量文书档案档案已完成整理并装订成卷（册）；年代久远，存在纸张发黄、易破损等情况；在档案装具破损情况下，需要更换档案装具；不开展裱糊工作。

3 增量综合档案档案形成部门移交的纸质材料，需开展档案标准化整理及数字化工作；需要使用全新的档案装具；不开展裱糊工作。

三、遵循法规和规范


1.项目遵循的法律、规定，包括但不限于：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7 号）《广州市国家档案馆档案接收标准》（穗档馆函[2019]90 号）《广州市机关档案综合管理分类方案》（穗档[2010]22 号）《广州市城市建设档案馆综合档案管理规定》（穗建档 [2019]17

号）《广州市城市建设档案馆综合档案管理分类大纲》（穗建档

[2019]18 号）《广州市城市建设档案馆实体档案入库管理规定》 ( 穗建档

〔2018〕60 号)

《广州市城市建设档案馆计算机网络信息安全管理规定》《广州市城市建设档案馆档案信息管理规定》

2.项目遵循的规范，包括但不限于： DA/T31—2017 纸质档案数字化技术规范 CJJ/T 158—2011 城建档案业务管理规范


CJJ/T117—2007 建设电子文件和电子档案管理规范 DA/T 18—1999 档案著录规则 DBJ 440100/T 153—2012 建设工程档案编制规范穗建档〔2019〕20 号广州市建设工程档案数字化规范

四、技术要求工作环节包括但不限于：档案出入库、档案运输、档案拆卷、档案整理、

档案分件(类)与编号、著录打印、目录校改著录、扫描前处理、档案扫描、图

像处理、图像质检、电子组卷、装订装盒、标签打印粘贴、纸电检查、数据上

传挂接、成果验收、成果备份、成果移交。确保各环节工作符合质量要求，建

立完整、规范的工作记录。各工作环节技术要求如下：1.档案出入库根据采购人的出入库有关规定，办理档案出入库手续。档案出入库时必须

逐卷清点，从库房中上下架、搬运数字化的档案。案卷封面的档号与调卷单开

具的档号应一一对应，确保准确无误，同时应做好出库登记、交接记录，办理

交接手续。在阶段验收结束后，要及时归还档案。中标人要保持档案的排列顺序，不


缺少、缺漏档案原件，保证档案原件及附属物完好完整，与采购人办理书面归

还手续。档案归还前需逐件清点，清点合格率达 100%，否则全部发回中标人

重新自检。中标人要安排专人负责档案保管库房和项目加工现场间的搬运，对需要消

毒后才能再入库上架的档案，还要负责将档案送到消毒设备间，消毒完后再搬

运回库房并上架。搬运人员必须服从采购人的有关管理规定，听从采购人管理

人员的指挥，确保档案在搬运过程中不被损坏。2.档案运输在采购人的监督下，中标人提供档案运输专车并安排专人负责档案保管库

房和档案加工场所间的档案运输。3.档案拆卷以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。已装订成卷（册）的档案

（文本、资料等）原则上不得拆卷(册)，并用零边距或不拆卷扫描仪扫描。如

需要拆卷(册)的,必须征得采购人的书面同意，并且中标人在工作流程单上做好


登记后，在不破坏（损毁）档案的前提下，才可进行拆卷（册）工作。拆卷

（册）工作内容，包括但不限于：（1）档案装订物拆除：逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、

回形针、订书钉、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等）。拆除档案

装订物时可使用相应工具，但必须小心细致，不得损毁档案。（2）将以卷、件为单位装订的档案拆解成以张为单位的档案。档案原件

采用装订线装订的，将装订线拆除；采用订书钉装订的，拆除订书钉，拆钉时

要小心使用拆钉工具，防止损坏档案。（3）将已拆卷(散)的档案应按原状（貌）排好顺序，并用夹子夹好，确保

整个数字化过程中不得出现漏缺页及顺序差错。页面折皱不平，影响扫描质量

的，应先进行压平等相应技术处理。4.档案整理根据档案整理相关规范，开展立卷、编码、去钉（杂物）、压（熨）平、

折叠、装订、装盒等工作。


（1）立卷：应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便

于档案保管和利用。（2）编码：要对卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，

页号从“1”开始；单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，

背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角；印刷成册的科技文件材料，不重

新编写页码；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。（3）压（熨）平：页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平或熨平。（4）折叠：大于 A4 规格的纸质文件应折叠成 A4 规格，具体应符合

GB/T 10609.3 的要求。（5）装订：可根据档案厚薄情况分别采用不锈钢钉、线绳对档案进行装

订。采用线装时，线绳在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头

统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。（6）装盒：各类需按档号顺序入盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒；案

卷较厚时可分卷装入多盒。5.档案分件（类）与编号


（1）分件：以一事一件原则为主，即能够满足著录所需要的全部项目，

独立的表达一个主题或事由；以同一卷宗内具备紧密联系的文件为单位，既可

以是单份文件，如通知、公告、议案、计划、章程等；也可以是文件组合，如

来文和复文，转发文和被转发文。（2）分类：根据档案管理规定和工作需要，按档案类型进行分类处理。（3）清点核对、编号：逐卷逐件逐页依原目录核对档案扫描顺序、档案

数量、档号编制、清点页数等。若出现档案目录（如档号、责任者、题名、时

间、页数等）与原文不一致、档案破损或霉坏等情况，应做好统计登记工作，

及时向采购人项目管理人员报告。6.著录打印以实体档案为基准，以还原档案原貌为目标进行编目、著录、打印。（1）建设工程档案。按照项目级、案卷级、文件级三级进行著录，内容

来源于相关的表单（文件），具体包括但不限于：《建筑工程档案概况表》、

《管线工程档案概况表》、《市政基础设施工程档案概况表》、《建设工程档

案概况表》、《纸质、声像档案移交书》、《案卷封面》、《案卷目录》、


《卷内目录》、《卷内备考表》、《移交目录》等。各表单（文件）具体数据

内容见附件 1。（2）存量文书档案。按广州市国家档案局（馆）的要求和规范进行著录，

具体包括但不限于：案卷题名、分类号、主题词、密级、页数、目录号、案卷

号、保管期限、文件题名、责任者、文件编号、成文日期、人名、页号、目录

号、案卷号、顺序号等。（3）增量综合档案。按相关规范进行著录，具体包括但不限于：档号、

案卷题名、责任者、编制单位、编制日期、序号、文件编号、文件题名、页号、

日期、备注、保管期限、备考表等。（4）打印制作各类档案的案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录、移

交目录及其它档案管理所需要的纸质文件材料（表单、报表等）。档案中已包

含上述文件材料，在无错误、无破损、不影响装订的情况下，不需要重新打印。（5）★打印所用纸张材料必须使用酸碱度符合国家档案管理要求的无酸

牛皮纸、白度较高且克重不小于 80g/m2 的静电复印纸。7.目录校改著录


（1）对已有的目录或数据进行核对，根据档案实际情况或采购人管理要

求，对存在错误的目录或数据进行校改，并重新著录或进行相关处理，并做好

校改台账。（2）对不规范、不准确的案卷，须按标准进行修订、重新拟写或重新排

序，使修改后或新拟写的卷内目录能准确揭示卷内相关文件主要内容，并做好

所修改目录的台帐登记工作。（3）对与档案现状不符且需要更改的封面、卷内目录、备考表等进行重

新编目打印、装订装盒等。8.扫描前处理（1）扫描前，核对经过编码、拆卷的实体档案次序、实际编页页数，确

保页码不少编、不漏编、不重编、不乱编。（2）核对经过编码、拆卷的实体档案的完整性，确认在扫描前的工序过

程中没有对档案造成人为的损坏。（3）质检发现错误时，应如实登记并经项目经理确认后，返回出错责任

人修改。9.档案扫描


文档扫描工作以《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）为依据。

已装订成卷（册）的不得进行拆卷（册）数字化扫描，特殊情况下需拆卷

（册）数字化扫描的，必须征得采购人同意。（1）档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化要求选择相应的扫

描设备。扫描时应根据文件、图纸幅面的大小（A4、A3、A1、A0 等）选择相

应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。工程图纸采用 0 号图纸扫描仪，不可

使用其它扫描仪扫描后拼接而成。扫描时必须绝对保证档案载体的安全。（2）采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率不小于 300dpi。如文字偏小、

密集、清晰度较差时，可适当提高分辨率、电子文件的大小。为保证图像清晰度，图像压缩率不应设置太高，一般 A4 幅面纸张扫描件每页平均容量控制在1MB左右。

（3）纸质档案数字图像长期保存格式原则上采用 JPEG、PDF、TIFF 或JPEG2000 等通用格式。其清晰度应保证 100%不低于原件标准，图像打印效果（尺寸大小）保证与原件吻合。

（4）待扫描的纸质档案必须按照页码顺序进行逐卷（册）、逐页扫描，

不得挑扫、漏扫。应保证扫描后数字图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏


页，做到扫描图像幅数与实体档案页码一一对应，图像内容及图像效果最接近

档案原貌。（5）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方

式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。（6）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有

效缩小图像文件的容量，节省存储空间。（7）扫描后的文件应进行检查，检查文件格式是否正确、文件大小是否

正常。（8）扫描过程中，若档案纸张过薄，为了使扫描的档案字迹清晰、不透

视下一页档案内容，应在其后垫上白纸。（9）认真填写工作流程单，详细登记扫描的实际页数和纸张大小，核对

每卷（件）的实际扫描页数与扫描前处理时填写的档案页数是否一致，不一致

时应注明具体原因和处理方法，并提交采购人项目管理人员审核同意后，进行

处理。


（10）如果连续出现扫描图像质量问题，中标人应立即检查设备，如确认

为设备原因，及时报备采购人并进行设备维护，但不能影响工作进度。（11）扫描人员在每天工作结束时应检查扫描仪等桌面设施、桌缝隙及周

边地面，确保无档案遗漏并将加工案卷交还到档案保管场所。（12）档案扫描前应对档案纸面进行平整处理，以消除折角、皱折及遮字

等现象，确保档案扫描质量。（13）对确定扫描的档案，逐卷检查实体，如档案存在纸张破损、内容缺

失、内容模糊、污渍、霉变等情况，应在工作流程单上如实登记。在确保档案

安全的前提下，根据实际情况，采用拍照等技术手段处理。10.图像处理（1）对扫描后产生的图像文件，进行相应的图像优化处理，务必使图像

清晰、完整，不可出现明显色差。（2）对扫描形成的图像进行逐页纠偏、去污、裁边、排序、是否漏扫等

处理和质检。以视觉上不偏斜为标准（可使用辅助线判断），图像倾斜度不得


大于 1度；方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。发现漏扫或扫

描不合格的图像要进行补扫或重扫后重新进行图像处理与质检。（3）裁剪时以原档案大小裁剪或在距页边最外延 2至 3毫米处裁剪数字

图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。图像拼接处信息要

完整，不能缺少任何信息。（4）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合

并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性；图像拼接时，各分区

图像定位的顺序要正确，色调要一致，信息要完整，不能缺少任何信息，合缝

要严密，方向要平顺。（5）在不影响档案完整性的前提下，对扫描图像进行裁边处理，去除多

余白边，应除去不属于档案页面的白边、灰边、黑边。处理后的扫描图像大小

应基本保持一致。（6）要认真填写工作流程单，详细登记处理图像文件的数量和图幅大小，

并记录处理方法和处理结果。处理图像文件的数量应与扫描时填写的数量一致，

否则及时向采购人项目管理人员报告。


11.图像质检必须按 100%比例，对纸质原件和图像文件进行纸电一致性比对和质检。（1）检查电子页面是否按页码顺序排列，核对电子页面数与页码是否相

同。并在工作流程单中填写页数、页面大小以及扫描的电子文件数。（2）对照档案实体对扫描等工作流程进行质量检查，保证图像清晰、完

整，不得出现原档案没有的颜色、变形、明显褶皱等破坏图像质量的现象。（3）检查图像文件的命名是否正确，文件命名错误时及时整改；检查图

像是否倾斜度过大，裁剪过度；检查图像方向是否正确；检查每件档案页码的

连续性，不可以有跳页、多页、页码顺序颠倒的情况出现。（4）检查图像命名，是否符合图像文件命名规则或规范要求；检查影像

文件数是否与实体文件总页数一致。（5）检查影像文件是否按页码顺序排列，并核对工作流程单上的页码与

电子影像数是否跟上游环节相同，并将不合格部分进行返工、修改。12.电子组卷中标人必须在采购人的指导和要求下，对不同类型档案的电子组卷的目录

结构、数据组织方式等进行优化调整。 PAGE \* MERGEFORMAT 19

（1）建设工程档案工程电子档案一般由项目级、案卷级、文件级 3 个层级构成，项目级、案

卷级以文件夹形式进行保存，案卷级文件夹内文件材料、图纸按照文档扫描的

格式要求保存电子文件。目录结构如下图：

（2）存量文书档案按采购人的工作要求和广州市国家档案局相关标准和规范执行。（3）增量综合档案按采购人的工作要求和相关档案管理标准和规范执行。13.装订装盒


（1）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原

孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确

保三点一线，既不漏页、不多页也不损害文件字符。（2）对原卷封破损严重的档案，应在原卷封外覆盖一个新卷封，再进行装

订；对原卷盒破损严重的档案，应更换新卷盒。是否需覆盖新卷封或更换卷盒

由采购人最终判定。新卷封、卷盒应采用符合档案行业装具质量要求的卷封、

卷盒。（3）对于全新整理的档案，应按案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表

依次排列进行装订。装订完成后，须在备考表中按规范填入档案数字化任务相

关信息。（4）案卷目录应装订成册，数量不得少于 2 套；移交目录应装订成册，数

量不得少于 2 套。（5）档案装订前必须认真核对档案页码，检查总页数是否正确。装订采用

线绳在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，


要求整齐、美观、结实。装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏

装、掉页、多页等情况出现。（6）装订好的档案应按档号顺序入盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒；案

卷较厚时可分卷装入多盒。（7）档案盒的规格、材质、酸度等符合档案行业的装具标准。14.标签打印粘贴按要求打印标签，并在完成整理的纸质档案的适当位置粘贴标签，一套标

签包括一个尺寸为 50mm×70mm 的标签和一个尺寸为 25mm×30mm 的标

签。具体要求如下：（1）标签纸张要求防水、防油、耐摩擦、非热敏、不干胶亚银纸。（2）碳带要求树脂基碳带。

（3）50mm×70mm 标签要求标签内容包含但不限于：总登记号、档号、工程名称、案卷题名、二维码。

二维码类型采用 QRCode，版本最低要能支持Ver 25版本的打印。


（4）25mm×30mm 标签要求标签宽不超过 25mm，长度建议根据内容和市场供货再确定。标签内容包

含但不限于：总登记号、档号的条形码。条形码类型采用 Code128。

15.纸电检查中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行认真负责的自检，

自检达到数据质量标准后，才能交付给采购人检查验收。对已装订好的纸质档案与电子组卷环节形成的档案数据包进行纸电一致性

核对检查，检查内容包括但不限于档案著录数据、图像扫描件是否和纸质档案


保持一致、是否保持纸质档案原貌。如果不一致，需要在工作流程单中进行详

细记录，同时，退回上游相应环节进行整改。通过检查的，应在备考表上注明

“已核对，纸质与电子一致”并由项目经理签名确认。16.数据上传挂接中标人必须将通过纸电检查的档案数据包（著录数据、扫描影像文件等）

以离线方式上传挂接至采购人指定的服务器和档案系统，并确保数字化图像、

目录、元数据及其关联挂接关系的完整性、准确性、可用性。数据上传挂接软

件由采购人提供。17.成果验收（1）中标人必须免费提供数字化检查验收软件（功能）给采购人使用，

使采购人能顺利对加工数据进行质量检查和验收。（2）采购人将对中标人完成的加工成果分批进行检查验收。中标人将加

工数据分批导入中标人提供的数字化检查验收软件（功能），同时将已完成数

字化加工并装订还原的档案和相应的流程单以项目或案卷为单位，分批移送至

采购人指定的入库检验人，由入库检验人进行检查。


（3）完成档案数据包上传挂接后，将所对应的数据包和纸质档案分批次

提交给采购人指定的入库检验人进行纸电检查、档案系统检索反查。（4）提交最终验收的档案及数据采取评分制，采购人终验小组按照“项

目成果验收评判标准表”（见附录 B）对该批次成果质量进行打分，批次成果

得分达 95 分（含）以上时，定为“验收通过”，但中标人要对已发现的关键

扣分项的问题进行整改，并由采购人进行核实；当该批次成果得分不足 95 分

时，定为“验收不通过”，并全部发回中标人重新检查、整改，整改完成后再

次提交验收，达到验收标准并通过验收为止。（5）每一批次成果，若经中标人 2次返工仍不能“通过”验收的，采购

人有权单方面终止合同，并不承担违约责任，中标人必须承担由此给采购人造

成的全部损失。（6）每一批次的档案验收“通过”的结论，必须经入库检验人、采购人

审核、签字、盖章确认后方有效。（7）验收基本标准见附录 A。18.成果备份


（1）备份范围：经验收合格的档案数据包必须及时进行备份。（2）备份方式：每一验收批次的数据通过采购人验收后，中标人将该批

次的所有数字化成果数据制作成 ISO 格式，并立即备份到移动硬盘。（3）硬盘备份：★本项目所有备份介质必须由中标人无偿提供。采用全

新购置的移动硬盘（不少于 3 个、每个硬盘容量为 2TB 或 2TB以上）作为备

份介质。备份介质由采购人指定专人管理。项目结束后，中标人应无偿将备份

介质向采购人移交。（4）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上按标准规范做好标签，

以便查找和管理。（5）备份数据检验：备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、

数据信息是否完整、文件数量是否准确等。（6）光盘备份：对通过验收的数据成果刻录到DVD光盘（一式两套），

光盘质量必须符合相关标准规范。光盘备份工作定期开展或项目通过终期验收

后开展。（7）采购人定期对备份数据进行真实性、完整性、准确性、安全性、可


用性等五性检测，一旦发现数据问题，中标人应对备份介质中的数据进行修改

更正，直至所有检测通过。19.成果移交（1）纸质成果：按要求装订整理的档案原件；档案手工检索目录不少于 1

套 3 份（对应的电子目录需刻录成 DVD光盘）；工作总结报告；项目的施工

过程中形成的有关文件材料。（2）DVD光盘成果：著录数据、影像文件上传至采购人指定的服务器和

档案业务系统；著录数据、影像文件及属性信息刻录 DVD光盘（1 套 2 份；

ISO 格式；光盘表面标识应符合采购人的要求并有详细的内容清单；光盘可读、

数据完整，并与档案实体保持一致）；（3）移动硬盘成果：用于备份的移动硬盘，硬盘中必须存储所有数字化

成果（ISO 格式）。（4）其他成果：案卷编制说明（Word 文档）、电子版文件清单（Excel

表格）及文件索引表文件。五、安全保密要求

中标人必须严格遵守国家相关保密法规，采取措施对本项目加工过程中的 PAGE \* MERGEFORMAT 19

档案实体和数据保密，并保证安全。违反保密义务，应承担相应的全部责任。★档案整理及数字化工作必须在采购人指定的场所内进行。中标人必须确

保场所正常工作秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违者，将追究法律责

任和违约责任。中标人必须与采购人签订保密协议（保密协议另附），同时应

做到：（1）中标人负责工作场所的日常安全，应有人防和技防等相应措施，保

证档案和工作场所的安全。（2）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。（3）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息

的私自复制行为。（4）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，

中标人不得丢失、损毁档案，由于中标人过错导致档案资料及目录数据损毁或

泄密的，中标人须承担一切责任。（5）中标人必须建立加工流水表单，对数字化整理的各个环节均应进行

详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册。（6）加工档案应按档案交接规定及时接收和归还，档案的加工流转周期


不得超过 10 个工作日。（7）档案数据的存储介质（硬盘、光盘及其他介质）必须无偿移交采购

人，中标人不得自行带离加工场地。（8）不得在工作场所使用与工作无关的设备，如手提电脑、手机、移动

存储介质及其它移动设备等。（9）★中标人必须对本项目的技术情报、数据资料等承担永久保密责任。六、人员要求（1）中标人必须有稳定的专业档案整理队伍和档案数字化队伍，驻场服

务工作人员不少于 20 人。（2）中标人必须在投标文件中确定项目经理，并说明主要参与人员（中

标后驻场服务人员更换比例不得超过 50%）的职责及任务。项目经理必须提供

驻场服务。中标人不得随意更换项目经理和工作人员，如确实需要更换的，需

提前 5 个工作日书面通知采购人，取得采购人同意后方可更换。如擅自更换，

采购人有权单方终止合同，由此造成的损失由中标人负责。（3）中标后，中标人的项目人员出现以下情况，采购人有权要求中标人

变更项目人员：项目人员存在不符合项目要求、违反合同约定、违反采购人的 PAGE \* MERGEFORMAT 19

管理规定。（4）中标人服务本项目的工作人员必须是中华人民共和国境内公民。（5）中标人的项目经理（提供近 6 个月内中标人的社保缴纳证明）必须

具有档案专业中级及以上技术职称（提供人社政府部门颁发的职称证书）或计

算机相关专业中级及以上技术职称（提供全国计算机技术与软件专业技术资格

（水平）考试取得的资格证书），并具有 3 个或以上的档案整理及数字化项目

经验（从 2016 年开始计算，须提供盖有项目业主单位公章的证明材料）。合

同约定的服务期限内，项目经理和工作人员必须全程提供驻场服务。（6）项目工作人员进场时，中标人必须提供以下文件材料：项目经理授

权书、中标人保密协议、工作人员名单、工作人员与中标人签订的保密协议、

工作人员的身份证明、工作人员的学历证明、联系方式等材料给采购人备案。（7）根据项目需要，中标人安排驻场服务人员进驻档案形成部门开展档

案预整理工作。（8）中标人与项目工作人员发生任何的劳动、经济、法律纠纷和人身损

害赔偿等，由中标人自行解决和承担责任。


（9）中标人应保证驻场工作人员的稳定，做好日常考勤记录，工作人员

不得迟到、早退、随意旷工。（10）项目实施过程中，中标人工作人员造成采购人工作人员人身损失、

财产损失、第三人人身以及财产损失，均由中标人承担，导致采购人承担赔偿

责任的，中标人应负责赔偿采购人的损失。（11）中标人驻场后，项目经理应在驻场第一日书面向采购人说明项目团

队所有人员的基本情况（内容包括所有人员身份证号码、职务、职责、职称等）及提交项目团队所有人员的本人签名的身份证复印件，如有变动，须书面告知采购人。

七、设备要求项目所需的设备和软件均由中标人提供。进场后的所有设备和软件必须接

受采购人全过程的安全保密技术检测中标人必须根据项目进度需要和工作任务安排，对设备和软件进行调整优

化。项目所需设备包括但不限于：（1）计算机设备：每人配备 1台相当于 Windows 7 及以上操作系统的计

算机。（2）存储、打印设备：需配备工作站服务器 1台、磁盘阵列 1台、A3激


光打印机不少于 2台。（3）扫描设备：零边距或不拆卷扫描仪不少于 5台，高速扫描仪不少于 3

台，平板扫描仪不少于 2台，大幅面 A0 或以上工程图纸扫描仪不少于 3台。

扫描仪类型及数量应根据项目需要和采购人要求进行及时调整。（4）视频监控设备：满足安全管理需要的视频监控系统（设备），具有

回放、导出、备份等功能。（5）运输设备：1辆档案运输专车，用于档案保管库房和档案加工场所间

纸质档案运输。（6）档案装具及耗材：档案装具及耗材包括但不限于档案盒、封面、封

底、备考表、装订线、不锈钢钉、纸张、墨水、胶水。（7）其他设备：项目实施过程中所需的工作设备、办公桌椅、档案储存

柜、储物柜、工作服（牌）、光盘刻录机（含光盘）及其它消耗材料。（8）服务期限结束后，中标人必须将具有存储功能的设备或配件（如硬

盘、存储条、存储卡、光盘等）无偿移交给采购人，并办理相关移交手续。（9）★档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的

应办理书面审批手续，并由采购人现场监督。 PAGE \* MERGEFORMAT 19

（10）扫描设备主要参数如下表：参考要素及设备类型高速、平板大幅面

扫描元件 2 个 CCD镜头 3 组 CCD镜头光学分辨率（dpi） 600 1200

最大文档尺寸 297 x863 mm 1168mm

色彩位数 24 24

扫描速度彩色黑白灰度同

速，200dpi 为 60ppm

彩色 33mm/s

黑白 40mm/s

接口 USB2.0 USB2.0

软件功能智能阈值、自适应阈值处

理、纠偏、自动裁剪、相对

裁剪、强力裁剪、电子滤

色、双流数据扫描、交互式

色彩、亮度和对比度调整、

自动调整方式，自动彩色检

测、背景平滑功能、照片裁

动态临界值功能，自动剪切

功能，纠偏功能，黑白/彩

色自动区别功能，滤色功能

(多色滤色，红，绿，蓝)，

电子文件强调，自动分离功

能，电子文件镜像功能，去

除杂噪功能。


剪

八、加工场地要求（1）数字化加工场地由采购人指定，但是数字化加工场地所产生的一切

费用必须全部由中标人承担，包括但不限于档案装具费、耗材费、水费、电费

场地费用、设备费、人工费、税费、办公桌椅费、质保期内发生的费用。（2）中标人自行负责安装配置项目所需的各种硬件设备（如计算机、交

换机、打印机、DVD光盘、刻录设备、组网设备等）、加工软件、监控软件系

统、装具材料、消耗品等。（3）数字化加工场地应封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，

并接受采购人的全过程检测和监督。（4）工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；

数字化加工场地不得有非工作需要的私人物品，包括但不限于照相机、摄像机

手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质。（5）各项数字化服务工作必须在采购人指定的数字化加工场地内完成，

严禁擅自将档案资料、数字化成果及与项目相关的物品带出加工场地。


（6）数字化工作人员应有统一标识（穿无口袋工作服或挂胸牌）上岗，

接受身份核查登记和安全检查，严禁无关工作人员进入数字化加工场地。（7）工作人员不得在数字化加工场地内从事与项目无关的活动，严禁在

数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场地。（8）中标人必须在加工现场设置无死角的监控设备，对项目实施全过程

进行视频监控，并在项目验收时向采购人移交监控数据和资料。（9）中标人必须针对本项目建立专门的项目管理实施方案，指定项目经

理以驻场方式负责项目管理与实施，必须具有科学的组织架构、合理的人力配

置和流程管理、明确的项目进度计划、严密的管理制度、严格的质量检验办法、

周密的安全保密措施和高清的项目场地监控设施安装等。（10）采购人有权对项目实施过程（包括但不限于内容、人员、设备、进

度、质量、安全）进行监督、检查及指导。如发现问题，采购人有权向中标人

提出整改要求；中标人应在收到整改要求后 3 个工作日内将整改落实情况及配

套管理制度等正式回函采购人。九、数字化加工软件要求


★中标人必须免费提供在数字化加工过程中所需的数字化加工管理软件。

软件具有文档扫描、图像处理、数据著录、目录校对、成果质检、查询检索、

数据转换、数据统计、打印输出等功能。在项目运行期间中标人应免费提供数

据检查验收软件（功能）给采购人使用。十、培训要求（1）中标人应定期对项目工作人员进行培训；（2）中标人培训采购人使用数据检查验收软件（功能）；（3）开展其它与项目相关的培训。十一、服务期限（1）合同期限：合同签订之日起 1 年。（2）★中标人在合同生效后 5 个工作日内，必须按照要求完成包括软件、

硬件、设备、工作人员、相关材料等进驻数字化加工场地的全部工作。（3）中标人必须在项目通过终期验收后次日起提供 1 年免费质保服务。（4）中标人必须在合同期限内完成合同要求的所有工作内容及终期验收

工作。（5）质保期内，中标人必须提供 24小时不间断技术支持服务。在收到采


购人通知后，必须在 2小时内给予响应，2 个工作日内排除质量问题。十二、商务要求1.合同金额合同金额＝中标金额（按照最终通过验收实际数量结算，最高不超过中标

金额）。合同金额包括但不限于档案装具费、耗材费、水费、电费、场地费、设备

费、人工费、税费、办公桌椅费、质保费。在项目实施过程中出现任何遗漏，

均由中标人负责，采购人不再支付任何费用。2.付款方式（1）采购人通过支票或银行汇付方式向中标人分期预付合同金额。（2）若中标人有违约行为或不履行合同，采购人有权单方收回部分或全

部预付款项。（3）中标人应在采购人办理付款手续前 7 个工作日内，向采购人提供符

合采购人付款要求的发票，否则采购人有权迟延预付款项。3.支付安排（1）合同生效次日起 7 个工作日内，采购人向中标人预付合同金额的


15%，即人民币：元；（2）2020 年 10月 20 日前，采购人向中标人预付合同金额的 20%，即

人民币：元；（3）2021 年 3月 20 日前，采购人向中标人预付合同金额的 35%，即人

民币：元；（4）2021 年 5月 20 日前，采购人向中标人预付合同金额的 10%，即人

民币：元；（5）2021 年 XX月 XX 日前，完成项目终期验收工作，并开展合同金额

结算工作和合同尾款支付工作。（6）如因中标人原因导致项目未能通过终期验收，采购人有权收回全部

预付款，并单方终止或解除合同。（7）因甲方使用的是财政资金，甲方在前款规定的付款时间内向支付部

门提出办理财政支付申请手续的时间（不含政府财政支付部门审核的时间）即

视为甲方已经按期支付，实际付款时间及金额以支付部门支付时间及金额为准。4.结算说明（1）结算金额＝A4 单价×验收合格的 A4 页数＋A3 单价×验收合格的 A3


页数＋A2 单价×验收合格的 A2 页数＋A1 单价×验收合格的 A1 页数＋A0 单

价×验收合格的 A0 页数＋其他幅面单价×验收合格的其他幅面页数＋每套标签

单价×验收合格的标签套数。（2）幅面为 A3、A2、A1、A0 的，按以下规则计算：1 页 A4＝1 页 A4,1

页 A3＝2 页 A4，1 页 A2＝4 页 A4，1 页 A1＝8 页 A4，1 页 A0=8 页 A4。

其它幅面（不属于 A4、A3、A2、A1、A0），按以下规则计算：1 页其它幅

面＝1 页 A4。（3）合同期限内，采购人定期或分批次对验收合格的档案(电子扫描件)页

数和标签套数进行据实结算。若累计结算金额低于合同金额的，采购人有权收

回预付款的差额款项（差额款项＝合同金额－累计结算金额）。若累计结算金

额超过合同金额，采购人不再支付超过部分的款项（超过部分的款项＝累计结

算金额－合同金额）。（4）页数的统计以通过采购人验收合格的电子扫描件数量为准。各类幅

面结算单价见下表：幅面类型单位价格（人民幅面类型单位价格（人民


币）币）A4 页 0.50 元 A1 页 4.00 元A3 页 1.00 元 A0 页 4.00 元A2 页 2.00 元其它页 0.50 元

（5）标签套数以通过采购人验收合格的数量为准，结算单价见下表：标签规格单位价格（人民

币）

备注

50mm×70mm

套 1.00 元（1）一套标签包括两种规格的标签

各一个；（2）标签材质必须为铜板

纸。

25mm×30mm

5.银行履约保函（1）合同生效次日起 60 个自然日内，中标人向采购人提供合同金额

10%（ XXXX 元）的银行履约保函。若中标人未能按期提供银行履约保函，

采购人有权收回全部预付款项，并有权单方终止或解除合同。（2）银行履约保函有效期：合同生效日至质保期结束后 30 个自然日。（3）合同期限及质保期内，中标人有以下情况之一的，采购人有权使用


银行履约保函弥补采购人的损失，不足部分另行主张：①未达到合同规定的质量要求；② 中标人单方面中断或不执行合同；③因中标人的违约给采购人造成损失；④没有根据采购人要求完成整改。十三、软件演示演示所需电脑、投影仪等设备由投标人或招标代理机构提供。软件演示包

括文档扫描、图像处理、数据著录、目录校对、成果质检、查询检索、数据转

换、数据统计、打印输出等功能。十四、其他要求（1）中标人的投标文件，应包括但不限于业务流程、场地管理、质检措

施、实施计划、人员措施、服务承诺、保密措施、周报模板、月报模板、工作

流程登记单、档案样例数据包等。（2）中标人应当保证其履行本合同的过程中以及交付给采购人的成果不

侵犯任何第三方的合法权益。如发生第三方提出侵权主张，中标人应当承担全

部侵权责任和相关损失。 PAGE \* MERGEFORMAT 19

（3）项目实施过程中，如数字化加工场地发生变化，中标人必须无条件

服从采购人的安排。（4）中标人不得部分或全部转让其应履行的合同项下的义务，不得将本

合同分包或转包给第三方。（5）如因不可抗力造成的项目加工受到影响，采购人与中标人应本着友

好合作的态度，共同协商调整项目加工进度和工作任务安排。（6）中标人如发生违约行为或不履行合同，采购人将上报政府采购监督

管理部门和招标代理机构。


附件 1：1.建筑工程档案概况表

工程名称工程地址区路（街）号

责任者

建设单位地形图号勘察单位建设用地规划许可证号设计单位建设工程规划许可证号监理单位建设工程规划验收合格证号施工单位《广州市建设工程档案报送责任

书》编号专业特征

单项工程名称建筑面积（m）

高度（m）

层数结构类型开工时间竣工时间地下地上

总投资工程决算幢（栋）数档案状况

移交目录（册）总卷数文字（卷）图纸（卷）底图

（张）底片（张）照片

（张）录音带（盒）光盘（盘）缩微片盘录像带（盒）磁盘（盘）张

移交单位移交人电话排检与编号

由档案馆填写

督导部接收人

保管部接收人进馆日期

项目号分类号总登记号保管期限密级工程档案验

收合格证号


2.管线工程档案概况表工程名称工程地址区路（街）号

责

任

者

建设单位地形图号设计单位建设用地规

划许可证号监理单位建设工程规

划许可证号施工单位建设工程规划验收合

格证号竣工测量单

位《广州市建设工程档案报送责任书》编号

专业特征单项工程名称施工单位长度（m）规格荷载材质起点止点

总投资工程决算开工时间竣工时间档案状况

移交目录（册）总卷数文字

（卷）图纸

（卷）底图

（张）底片

（张）照片

（张）录音带（盒）

光盘（盘）缩微片

盘录像带（盒）

磁盘（盘）张


由档案馆填写

督导部接收人


项目号分类号总登记号保管期限密级工程档案验

收合格证号


3.市政基础设施工程档案概况表工程名称工程地址区路（街）号

责

任

者

建设单位地形图号勘察单位建设用地规

划许可证号设计单位建设工程规

划许可证号监理单位建设工程规划验收合

格证号施工单位《广州市建设工程档

案报送责任书》编号专业特征

单项工程名称

结构类型

长度（m）

宽度（m）

高度（m）

跨径（m）孔数级别荷载净

空起止点



（张）

底片（张）照片（张）

录音带（盒）光盘（盘）

缩微片盘

录像带（盒）磁盘（盘）张


由档案馆填写

督导部接收人保管部接收人进馆日期项目号分类号总登记号

保管期限密级工程档案验收合格证号


4.建设工程档案概况表工程名称工程地址区路（街）号

责

任

者

建设单位地形图号勘察单位建设用地规

划许可证号设计单位建设工程规

划许可证号监理单位建设工程规划验收合

格证号施工单位《广州市建设工程档

案报送责任书》编号专业特征



（张）底片（张）照片

（张）录音带（盒）光盘（盘）缩微片盘录像带（盒）磁盘（盘）张


由档案馆填写

督导部接收人


项目号分类号总登记号保管期限密级工程档案验收

合格证号


5.纸质、声像档案移交书移交目录共册

工程名称工程地点建设工程规划

许可证号竣工日期纸质档案共卷，其中文字材料卷，图纸卷。声像档案共卷，其中照片卷，视频卷（盒、张），音频卷（盒、张）。

移交说明：

接收说明：

移交单位（盖章）

经手人：负责人：年月日

城市建设档案馆（盖章）

经手人：负责人：年月日


6.案卷封面

档号档案馆（室）号缩微号(总登记号)

城建档案

案卷题名

编制单位编制日期密级保管期限

共卷第卷


7.案卷目录工程名称：共页第页

卷号

总登记号档号案卷题

名编制案卷

页数脊宽盒号保管期限密级备注单位时间


8.卷内目录卷号_______

共____页第____页序号文件编号责任者文件题名日期页次备注


9.卷内备考表


卷内备考表本案卷共有文件材料页，其中：文字材料页，

图样材料页，照片张，底片张，视频分钟，

音频分钟。

说明：

立卷人：年月日审核人：年月日

卷号

10.移交目录


附录 A：验收基本标准1.档案整理、装订要求

1）档案数量齐全，不漏页(确属原件原来缺页的，需在相应的文件级条目的

备注栏中予以注明)。 2）档案目录清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符。 3）盒内文档的各种编号与盒面各项相符。 4）文件排列顺序正确。 5）文件放置方向正确。不能出现上下、左右、前后颠倒。 6）案卷内旧的卷内文件目录不能丢弃。这些旧目录不编页号、不扫描、不

计算页数，放在相应案卷的最后，与该卷文件一起装订。 7）尽量不要钉住文件的有效信息。文件页面装订位置足够的，不能钉住文

件的有效信息；原有装订位置不足的，应尽量少钉住文件的有效信息，或按原

装订位置装订。 8）按原样折叠。案卷、文件内纸张幅面过大的，按原样折叠。 9）文件要对齐。文件应沿左侧、下侧对齐。


10）装订要结实，不能出现掉页现象。采用三孔一线装订方式的，装订孔距

要适当，装订线要勒紧，但也不能缩紧，结头结在背后，装订的案卷既要结实

又要平整美观；采用粘接方式装订的，要用淀粉浆糊粘接；采用订书钉装订的

订书钉须为质量较好的不锈钢订书钉。 11）不能损坏文件。无论是对文件进行折叠还是钻孔等，都不能损坏文件。

2.电子目录质量要求1）文件目录齐全完整，目录顺序与档案实体顺序一致、内容相符，不存

在无目录条目情况。2）目录项齐全完整，不存在必著项空白情况。3）目录项规范、准确，数据格式符合规范。3.图像质量要求1）扫描图像清晰、完整，不漏扫、不误扫、不多扫，应保证档案实体可

识别的内容其扫描影像的屏幕显示结果和打印结果均可识别。2）图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于 1

度。3）图像的背景色调不能太深，要求能用黑白激光打印机打印出清晰的扫


描图像。4）正确完成电子组卷后，影像文件的页数、页序与纸质档案实体相一致。5）图像文件与档案实体一一对应。6）图像文件及用于图像存储的文件夹命名符合采购人要求。4.数据挂接质量要求1）通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。2）确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序、

页数相同。5.批量验收评判标准采购人组织验收小组对照本项目成果批量验收评判标准按每批次对中标人

提交的数字化成果进行分批验收，当每批次成果得分达 95 分（含）以上时，

验收通过，但中标人要对已发现的关键扣分项的问题进行整改，并由采购人进

行核实；当每批次成果得分不足 95 分时，验收不通过。


附录 B：验收成果验收评判标准表

项目成果验收评判标准表满分：100 分

一、特别处罚项问题：档案实体丢失、严重损毁或被涂改伪造

每批次验收时确认有（无论数量多少）档案实体丢失、严重损毁或被涂改伪造的，采购人将根据合同有关条款规定对相关责任单位进行处罚；情节严重构成犯罪的，将提请有关机关依法追究相关人员的刑事责任。

二、关键扣分项(以下问题每发现一处，扣 2 分)项目问题问题描述备注档案分件

与电子条目著录

多份文件合为一件

将两份或多份文件合并为一件，且只著录其中一份文件条目的。

在文件办理的过程稿（如定稿或草稿）中出现的依据或参阅文件可看作定稿或草稿的一部分，可以不单独分件。

条目必著项错漏必著项空白或著录内容与档案实体不相符的。参见著录打印的需求

扫描图像数据

技术参数不达标

图像采用非彩色模式扫描、分辨率低于300dpi 的， JPEG 格式压缩率高于 50%的。通过软件校验。

文件漏扫文件或页面漏扫的。JPEG 格式

图像无法打开

JPEG 格式图像文件无法或不能正常打开的。主要检查图像本身是否损坏。

图像观感质量很差

图像因扫描操作或图像处理不当造成的图像严重变形或严重失真、严重模糊不清、页面折角遮字、部分内容缺失、有非档案的杂物且遮挡档案内容、拼接时严重错位等严重影响阅读利用的。

此项重在检查图像是否影响利用。

图像命名不规范

图像文件命名错误或存储结构、命名方式不符合有关格式要求的。

数据挂接

图像与条目不对应打开的图像文件与条目内容不对应的。

档案实体和纸质目

纸质目录质量很差

档案条目缺漏、顺序错乱、与档案实体不符的。


录加工流程

单未形成加工流程单

提交验收的整批档案未按规定形成数字化加工流程单。

此项考核的是有无加工流程单。

三、重要扣分项（以下问题每发现 1 处，扣 1 分）项目问题问题描述备注

电子条目著录

未正确分类或分件没有按相关规范进行正确的分类或分件

著录错误

重要著录项（见“著录打印”中列出的内容）没有按照纸质档案内容进行正确著录，如错字、少字、多字等。必须著录项没有著录等情况。

如因档案原文难以辨识而造成的错误可以例外不扣分。

未补录应该进行补录而没有进行补录的；纸质档案中存在错误而没有进行纠正录入的。

有些文件原文标题文字已经不少但仍不能准确反映文件内容的不属此项所说问题。

扫描图像数据

排列编号未理顺

图像的页号出现错编、漏编、重号、跳号或文件排列混乱而未按要求进行理顺的。

转换格式图像无法

打开JPG 图像文件不能正常打开的。主要检查图像本身是否

损坏。

图像质量较差

因扫描操作或图像处理不当造成的图像较严重变形、不清晰、与档案实体原貌存在较大区别的；图像拼接效果不符合要求，存在明显错位、缝隙过大、色调明显不匹配的；裁边裁掉档案原有页边，不符合距页边最外延至少 2至3毫米处裁剪图像要求的。

此项重在检查图像是否能反映档案原貌。

元数据错漏图像元数据整个数据项缺漏或错误的。

档案实体与纸质目

录

档案还原质量较差

档案漏装订或装订还原后案卷结构不完整或备考表未按要求填写、手续不完备的；文件的有效信息被装订线覆压的。

如果是按档案原来装订痕迹还原，出现文件的有效信息被装订线覆压的可以除外。

档案装盒错误

卷（盒）内文档与卷（盒）封面编目所反映的内容不相符的。

纸质目录质量较差档案目录打印不清晰的。

加工流程

形成质量较差

加工流程单未以卷（盒）为单位建立；未按要求填写或填写错误。

少一卷（盒）的流程单算一处问题。


单四、一般扣分项（以下问题每发现 1 处，扣 0.5 分）

项目问题问题描述备注电子条目著录

数据格式不合要求

条目著录项格式不符合相应的数据格式要求。如时间项不按统一规范录入等。

有错漏字条目中的非关键字中有个别错字、漏字、多字。

扫描图像数据

数量填写有误

提交验收的图像实际数量与验收申请单填写的不一致。

文件重扫同一卷或同一件档案整件或页面重复扫描的。

图像质量欠佳

因扫描操作或图像处理不当造成的图像清晰度稍低或色彩与实体档案存在较明显区别；处理图像没有进行裁边处理，白边面积过大或黑边没有去除；图像的偏斜角度较明显；图像出现明显皱痕或轻微变形；图像方向图像颠倒、方向不正确，不符合阅读习惯的。

元数据有错漏字

元数据有个别错字（包括错别字）、漏字、多字。

档案实体与纸质目

录

档案装订质量欠佳

装订方向、放置方向有误，出现上下、左右、前后颠倒；装订不整齐或不结实、掉页。

如果因为文件原装订线位置不够而有意调整造成的上下、左右、前后颠倒除外。因档案纸张大小不一造成的装订不整齐除外。

纸质目录装订欠佳档案目录装订欠佳。

加工流程

单未按要求

整理未按要求进行整理或整理不规范。

其它除以上情况外，如果验收中还发现其它对档案安全和利用会造成一定影响的问题，由验收人员提出并经验收组长确认同意后，可以适当扣分。


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