Meten en vergelijken: kengetallen verzamelen over je digitale collecties
Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ......landelijk netwerk van voorzieningen die de...
Transcript of Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam ......landelijk netwerk van voorzieningen die de...
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchieven
Nederlandsevertaling
CoreTrustworthyDataRepositoryRequirements
DSA-WDS,2016
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
2
Nederlandsevertaling
Maart2017
TheCoreTDRStandardsandCertificationBoarddoesnotofferformalapprovaloftranslationsbuthasbeenmadeawareofthiswork.TheBoardre-iteratesthatallself-assessmentsandreviewsmustbeundertakenagainsttheEnglishlanguageCoreTDRRequirementsandremindsusersoftranslationstoensurethatthetranslationreferstothelatestversionofthestandard.ForfurtherinformationabouttheCoreTDRcertificationpleasecontactinfo@datasealofapproval.orgorgotohttps://www.icsu-wds.org/contact-info.
DeNederlandsevertalingistotstandgekomendoor• KeesWaterman,DANS• MargrietvanGorsel,NationaalArchief• BarbaraSierman,KoninklijkeBibliotheek• MarcelRas,NationaleCoalitieDigitaleDuurzaamheidVertaling:AdvanHeijsteMIM,VHIC
ThistranslationoftheCoreTDRRequirementsV.1(2016)(https://drive.google.com/file/d/0B4qnUFYMgSc-eDRSTE53bDUwd28/view)wasundertakenbytheDutchCoalitiononDigitalPreservation(NCDD).Furtherinformationaboutthistranslationmaybefoundatwww.ncdd.nlwithdetailsofterminologicalextensionsoramendmentstothestandardglossaryat.Voormeerinformatieoverdevertaling:NationaleCoalitieDigitaleDuurzaamheidPostbus904072509LKDenHaaginfo@ncdd.nlãDSA-WDSCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0(November2016)
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
3
Contextenverantwoording
Toelichtingopdebasiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkedigitalearchievenVooruligtdeNederlandsevertalingvandebasiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkearchievenzoalsdiedoordeDSA-WDSWorkingGrouponRepositoryAuditandCertificationin2016zijnopgesteld.DewerkgroepheefthierindevereistenvanhetkeurmerkDataSealofApproval(DSA)endeICSUWorldDataSystem(ICSU-WDS)samengevoegd.Dezebasiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkearchieven(vertalingvanCoreTrustworthyDataRepositoryRequirements1)zijnbedoeldomdeeigenschappenvandigitalearchieven,ineersteinstantieinde(wetenschappelijke)onderzoekswereldtetoetsenaandehandvanzestienrichtlijnen2.MetdezeNederlandsevertalinghopenwijNederlandstaligeorganisatiestegemoettetredendiezichoriënterenopofstartenmeteencertificeringstraject.HetbelangvancertificeringArchieven,museaenbibliothekenbeherenintoenemendematededigitaleproductenvanonzesamenlevingenvervullendaarmeederolvandigitaalarchief.Subsidieverstrekkersenfinanciers,dataproducentenendepotgevers,consumentenengebruikersmoeteneropkunnenvertrouwendatdezebeheerdersdedigitalecollectiesdiezijonderhunhoedehebbenvoordelangetermijnveiligstellenentoegankelijkhouden.Debegrippenduurzaamheidenvertrouwenbrengeninveleopzichtenuitdagingenmee.Dezeuitdagingenliggenopallerleiterreinen:organisatie,techniek,financiëleenjuridischeaspecten,etc.Certificeringkaneenbelangrijkebijdrageleverenaanhetgaranderenvandebetrouwbaarheidenduurzaamheidvandigitalearchievenendaarmeedelenvandedigitaleinformatie-objectendieonsgezamenlijkerfgoedvormen.Vertrouwenligtdaarmedeaantengrondslag.Certificeringbiedtdemogelijkheidomdatvertrouwenmeermeetbaareninzichtelijktemaken–enbijallebelanghebbenden.Certificeringisgeenkwestievan‘allesofniets’.Daadwerkelijkeenformelecertificeringenhetbehalenvankeurmerkenisvanbelangvoorbeheerdersene-depotvoorzieningen.Daarnaastkunnendeverschillendecertificeringsinstrumentenookgebruiktwordenalschecklistsenhandreikingendiehelpenbijhetevaluerenvandeeigenorganisatieendeeigenprocessen.Hetprimairedoelisdanprofessionalisering,latermogelijkgevolgddoorcertificering.
InternationaalraamwerkInformatiebeheerdersenanderebetrokkenenkunnenterugvallenopeenraamwerkvanverschillendeinternationalecertificeringstandaardenvoordigitalearchievenomdekwaliteitvanhunwerkprocessenenbeheersystementetoetsenenteverbeteren.Een‘trustworthydigitalrepository’
(tdr)iseentermdiedanvaakwordtgebruikt.Intoenemendematevancomplexiteitendiepgangzijndevolgendedrieinstrumentenbeschikbaar:deCoreTrustworthyDataRepositoryRequirements(DSA-WDS),hetnestorSeal(toetsingopDIN-standaard31644)endeISO-certificering(16363).De
1https://drive.google.com/file/d/0B4qnUFYMgSc-eDRSTE53bDUwd28/view2http://www.datasealofapproval.org/en/information/requirements/
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
4
toetsinglooptinintensiteituiteenvaneen‘peerreview’vanopgeleverdedocumentatieinhetgevalvanDSA-WDS,toteenvoorbereid‘on-site’bezoekvaneenexternaudit-teaminhetgevalvanISO.DitstelselvancertificeringsinstrumentenisvastgelegdinhetEuropeanFrameworkforAuditandCertificationofDigitalRepositories3. SamenwerkingVoorindividuelecollectiebeherendeorganisatiesisheteenlastigeopgaveombijalleontwikkelingenbeargumenteerdekeuzesintemaken.Vanuitverschillendeprogramma’seninitiatievenwordthiervoorinNederlandondersteuninggeboden:
• HetNetwerkDigitaalErfgoed(NDE)ontwikkelteenstelselvanlandelijkevoorzieningenendienstenvoorhetverbeterenvandezichtbaarheid,debruikbaarheidendehoudbaarheidvandigitaalerfgoed4.
• DeNationaleCoalitieDigitaleDuurzaamheid(NCDD)heeftalsmissiehetrealiserenvaneenlandelijknetwerkvanvoorzieningendiededuurzametoegangtotdigitalecollectiesgarandeert5.VanuitdezemissiegeeftdeNCDDinvullingaaneenvandedriewerkpakkettenvanhetNetwerkDigitaalErfgoed,namelijk‘DigitaalErfgoedHoudbaar’6.
• TotslotheefthetinnovatieprogrammavoordeNederlandsearchiefsector,Archief2020,eenreeksaanactiviteitenuitgevoerddeduurzametoegankelijkheidvan(digitale)overheidsinformatieeneentoekomstvastearchieffunctieondersteunt7.
Dezeprogramma’senorganisatiesdeleneenlandelijkeambitietotsamenwerkingenhebbenvandaaruiteenbijdragegeleverdaandetotstandkomingvandeNederlandsevertalingvandeDSA-WDS-basiseisenvoorbetrouwbare,duurzaamtoegankelijkearchieven. DeNederlandsevertalingDeNederlandsevertalingvandeDSA-WDSbasiseiseniseenproductvanhetproject‘Routekaartvancertificeringvane-depots’datwordtuitgevoerdinhetkadervandenationalestrategievoordigitaalerfgoed.DitprojectisonderdeelvanhetwerkpakketDigitaalErfgoedHoudbaarenrichtzichophetvergrotenvandebewustwordingovercertificeringvandigitalearchievenenhetbenadrukkenvandevoordelenhiervanvoorerfgoedinstellingen.Certificeringopzichzelfisniethetenigedoel,vanbelangisdematevan“volwassenheid”vaneenorganisatiebijhetomgaanmetdigitalecollecties.Hiervooriserdoordeprojectgroepeenzogenaamderoutekaartvoorcertificeringvandigitalearchievenopgesteld.Dezeroutekaartbevateenstapsgewijzeaanpak,waarbijdeeerstestapbestaatuiteenevaluatievandecompetentiesvandeeigenorganisatie.BinnenhetNetwerkDigitaalErfgoedishiervoorhet‘ScoremodelDigitaleDuurzaamheid’beschikbaar8.Dezetoolbiedteenoverzichtvandesterktesenzwaktesvandeorganisatiesengeeftaanwijzingenvoorverbeteringenzodatmenzich
3MemorandumofUnderstandingtocreateaEuropeanFrameworkforAuditandCertificationofDigitalRepositories.–2010,http://www.trusteddigitalrepository.eu.4http://www.den.nl/pagina/511/netwerk-digitaal-erfgoed/5http://www.ncdd.nl6http://www.ncdd.nl/projecten/netwerk-digitaal-erfgoed/7Ziehttps://archief2020.nl.Delooptijdvanditprogrammaist/m2016.8https://www.scoremodel.org
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
5
kanopmakenvoordaadwerkelijkeenformelecertificering.VervolgenspropageertdeprojectgroepdegefaseerdeaanpakvancertificeringconformhetEuropeseraamwerkwaarbijdetoepassingvandeDSA-WDSbasiseisendeeersteformelestapis.HoewelmeninhetformelecertificeringsprocesgebruikdienttemakenvandeEngelserichtlijneninhetgevalvaneenDSA-WDScertificeringsaanvraag,endezeookinhetEngelsopgestelddientteworden,iseenNederlandsevertalingvandeeiseneenhulpmiddelvooriedereendieaanhetbeginstaatvaneencertificeringsproces.EenNederlandsevertalingverlaagtvoorerfgoedinstellingendedrempelomeendergelijkprocesintegaanenvergemakkelijktdeeerstestappenopwegnaarformelecertificeringtezetten.Vertalingnestor-sealNaastdevertalingvandeDSA-WDSbasiseisenisertevenseenNederlandsevertalingvandetweedecertificeringsstapbeschikbaar,hetnestor-keurmerk,DIN31664.Ookvoordezevertalinggeldtdathijhulpbiedtbijdeeerstestappenvanhetproces9.NestorheefteenprocedureontwikkeldvooruitgebreidezelfevaluatievandigitaalduurzaamtoegankelijkearchievenopbasisvandeDIN31644-standaard.Dezeprocedurebiedteengestandaardiseerdeenpraktischemethodeomdebetrouwbaarheidvandedigitaalduurzaamtoegankelijkearchieventebeoordelen.Hetnestor-keurmerkisalscertificeringsinstrumentuitgebreiderdanDSA-WDSenleverteengroterenauwkeurigheiddaneeneenvoudigezelfevaluatie.Anderzijdsisnestorcertificeringmindercompleetdaneenintensieveexterneaudit,zoalsdiebijDSA-WDSplaatsvindt.DevertalingvandeDSA-WDSbasiseisenisondersteund,begeleidenmedegefinancierdvanuitdeovertuigingdateenNederlandsevertalingdetoepasbaarheidvanhetcertificeringsinstrumentzalvergroten.VertalingnaardeeigensituatieDetekstdievooruligtiseenNederlandsevertalingvandeEngelstaligebasiseisen.Deoorspronkelijkeeisenzijnontstaanbinnendecontextvanhetduurzaambeherenvanwetenschappelijkedata.DaaromwordterindeoorspronkelijkeEngelsetekstdeterm‘(data)repository’gehanteerd,daarwaardeNederlandsevertalingspreektvan‘digitaalarchief’.Dezelaatstetermismeergeneriekvanaardendaarmeebredertoepasbaaropniet-wetenschappelijkeinstellingen.Overhetalgemeenisdeterminologieindezevertalingechterzodichtmogelijkbijdeoorspronkelijketekstgebleven,ditomtevoorkomendatereengeheelnieuweinterpretatievanderichtlijnenontstaat.
9http://www.ncdd.nl/wp-content/uploads/2016/02/Toelichting_nestor_keurmerk_NL.pdf
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
6
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchieven(BasiseisenvoorDigitaleArchieven)
AchtergrondenalgemenetoelichtingDeBasiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchieven10zijnbedoeldomdeeigenschappenvandigitalearchievenweertegeven.Alszodanigzijnalleeisenverplichtenzijnzijgelijkwaardige,zelfstandigeonderdelen.Alhoewelenigeoverlappingonvermijdelijkis,isdezewaarmogelijktoteenminimumbeperkt.Dekeuzesindezechecklist(bijvoorbeeldhettypedigitaalarchief11enhetniveauvanpreservering)zijnnietuitputtendeninallegevallenisaanvullenderuimtevoorhettoevoegenvanopties,waardezewordengemist.Dezecommentarenkunnenindetoekomstgebruiktwordenomdebasiseisenteverfijnen.
Elkeeisinditoverzichtisvoorzienvaneentoelichtingomdeaanvragerstehelpenbijhetaanleverenvanvoldoendebewijsdathundigitalearchievenaandeeisenvoldoen.Erisaangegevenwelkeinformatieeenreviewerverwachtbijhetuitvoerenvandetoets.Verdermoetdeaanvragerhetniveauaangeventotwelkehoogteaaneenbepaaldeiswordtvoldaan.0 Nietvantoepassing1 Hetdigitaalarchief12heeftditnognietoverwogen2 Hetdigitaalarchiefheefteentheoretischconcept3 Hetdigitaalarchiefisindeimplementatiefase4 Derichtlijnisvollediggeïmplementeerdinhetdigitaalarchief.Niveausvancompliance13vormeneenbruikbaaronderdeelvanhetprocesvanzelfevaluatie,maaralleaanvragerszullenwordenbeoordeeldopverklaringendieonderbouwdzijnmetdeugdelijkbewijs,nietopzelfingevuldeniveausvancompliance.Zomoeteenaanvragerook,wanneerhijvindtdateenbepaaldeeisnietvantoepassingis,deredenhiervoorindetaildocumenteren.Merkookopdatdecomplianceniveaus1en2kunnengeldenvoorinternezelfevaluaties,terwijlcertificeringpastoegekendwordtwanneereenzekeraantalrichtlijnenzichopniveau3bevindt,indeimplementatiefase,omdatdeeisenuitgaanvandecontinueverbeteringvanhetdigitaalarchief.DeantwoordenopdevragenmoeteninhetEngelswordengesteld.Alhoewelgeprobeerdzalwordenomreviewersquataalendisciplinetekoppelenaanorganisaties,zalditnietaltijdmogelijkzijn.Als
10Omwillevandeleesbaarheidwordtinhetvervolgvanditdocumentgesprokenoverdigitalearchieven,waarhetbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijke(incasu:digitaalduurzame)archievenbetreft.Dezewordenookwelaangeduidalsrepositories.11Indeoorspronkelijketekst:repository.12Ookhierenbijdeandereniveausisrepositoryvertaaldmetdigitaalarchief.13 Complianceishetbegripwaarmeewordtaangeduiddateenpersoonoforganisatiewerktinovereenstemmingmetdegeldendewet-enregelgeving.Hetgaatoverhetnakomenvannormenofhetzichernaarschikken.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
7
debewijsvoeringineenanderetaalisgesteld,dienteenEngelsesamenvattinggeleverdtewordenindezelfevaluatie.Omdatdebasiscertificeringgeenbezoekoplocatieinhoudt,moetendeeisenvoorzienwordenvanlinksnaaropenbaartoegankelijkbewijs.Desondankszalhetombeveiligingsredenennietaltijdmogelijkzijnomalleinformatietevermeldenopdewebsitevaneenorganisatie.Erzullendaarombinnenhetcertificeringsprocesvoorzorgsmaatregelenwordengetroffenvoordigitalearchievendiegevoeligbewijsvertrouwelijkwillenhouden.Digitalearchievendienenelkedriejaaropnieuwgecertificeerdteworden.Onderkendwordtdat,alhoewelbasissystemenenmogelijkhedencontinueontwikkelendankzijtechniekengebruikersbehoeften,zijbinnendezeperiodegeengroteveranderingenmogenondergaan.DeISO-standaardvoorDigitaleArchieven(ISO16363,AuditandCertificationofTrustworthyDigitalRepositories)heefteenvijfjarigereviewcyclus.Voordebasiseisenvoordigitalearchievenwordteenkorterereviewcyclusnodiggeacht,zodatnahetaanbrengenvanverbeteringenencorrectieseenhernieuwdereviewbinnendriejaarmogelijkwordt.VerklarendewoordenlijstGebruikhiervoordeCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirementsGlossary:https://goo.gl/rQK5RN
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
8
Eisen
Achtergrondinformatie
Context
R0.Vulhieronderdecontextvanuwdigitaalarchiefin.
• Typedigitaalarchief.Selecteerallerelevantetypes:o Opdomein-ofonderwerpgebaseerddigitaalarchiefo Digitaalarchiefvaneeninstelling14o Nationaaldigitaalarchief,inclusiefoverheido Digitaalarchiefvoordatao Bibliotheek/museum/archiefo Digitaalarchieftenbehoevevaneenonderzoeksprojecto Anders(graagomschrijven)
Commentaar:
• Kortebeschrijvingvandegedefinieerdedoelgroep15vanhetdigitaalarchief• Niveauvanpreservering.Meerderekeuzeszijnmogelijk:
A.Contentwordtbeschikbaargesteldzoalsdezeisgedeponeerd.B.Basispreservering–bijv.eenvoudigecontrole,toevoegingvanbasalemetadataofdocumentatie.C.Uitgebreidepreservering–bijv.,hetmigrerennaarnieuwebestandsformaten,hetverbeterenvandocumentatie.D.Informatie-niveaupreservering–zoalsbijC,maaraangevuldmethetverrijkenvangedeponeerdedigitaleobjecteninverbandmetcorrectheid.
Commentaar:
• Partnersinoutsourcing.Indienvantoepassing,maakeenlijstvandesamenwerkingspartners
• Andererelevanteinformatie
Antwoord
Toelichting:Omeendigitaalarchieftebeoordelen,moetenreviewersinformatiehebbenomhetdigitaalarchiefinzijncontextteplaatsen.MaakeenkeuzeuitdeoptiesenleverdetailsaanvoordeitemsuitdeContexteisen.(1) Typedigitaalarchief.Ditonderdeelhelptdereviewersomdefunctievanhetdigitaalarchieftebegrijpen.
Kieshetantwoorddathetbestepastvooruwtypedigitaalarchief(selecteermeerdereoptiesalsdievantoepassingzijn).Alsgeenvandecategorieënpassendis,voegtueenbeschrijvingtoevanhettypewaaraan
14Institutioneelrepository15MetgedefinieerdedoelgroepwordtdedesignatedcommunitybedoeldinOAIS-termen.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
9
uwdigitaalarchiefvoldoet.Ukuntookmeerdetailsleverenomderevieweruwdigitaalarchiefbetertedoenbegrijpen.
(2) Degedefinieerdedoelgroep16vanhetdigitaalarchief.Ditonderdeelhelptbijhetbeoordelenvandeinteractietussenhetdigitaalarchiefendebeoogdegebruikersgroep.Zorgdatuerzekervanbentdathetantwoordspecifiekis,datudedoelgroepzoexplicietmogelijkomschrijft.
(3) Niveauvanpreservering:Dititemisbedoeldomaantegevenofhetdigitaalarchiefzijninhoudongewijzigddistribueertnaargebruikersofwaardetoevoegtdoordecontentopeenofanderemanierteverrijken.Alleniveausvanpreserveringnemenaandatdeinitiëledeponeringen(SIP’s)ongewijzigdblijvenendatwijzigingenuitsluitendwordengemaaktopkopieënvandezeoriginelen.Annotatiesofwijzigingenmoetenonderdeeluitmakenvandetermenvandelicentiediemetdeproducentisovereengekomenenmoetenduidelijkvallenbinnendevaardighedenvanwiedepreserveringsactiesuitvoert.Vanhetdigitaalarchiefwordtdaaromverwachtomtedemonstrerendatelkeannotatieofwijzigingdieisuitgevoerd,isgedaanengedocumenteerddoordeugdelijkeexpertsendatdeintegriteitvanalleoriginelekopieënisbehouden.Dezekennishelptreviewersbijhetbeoordelenvananderecertificeringseisen.Omdeniveausvanpreserveringtebegrijpenkunnennaderedetailswordentoegevoegd.
(4) Partnersinoutsourcing.Levereenlijstaanvanpartnerswaarmeedeorganisatiewerktophetgebiedvandigitalepreservering.Beschrijfdeaardvanderelatie(organisatorisch,contractueel,etc.)enofdepartnereenassessmentvooreendigitaalarchiefheeftuitgevoerd.Zulkerelatieshoevennietbeperktteblijventotdienstendiegeleverdwordendoordeinstellingwaarudeelvanuitmaakt,dooropslagcapaciteitvanderdenalsdeelvaneenmeervoudigeopslagpolicy,oflidmaatschapvanorganisatiesdiedezorgvooruwcollectieovernemenalseenprobleemrijstindecontinuïteitvanhetbedrijf.Maakeenlijstvancertificeringseisenwaarinuwpartnervoorziet(geheelofgedeeltelijk),derelevantefunctionaliteit/service,zoalsgeslotencontractenofdienstverleningsovereenkomsten.Omdatoutsourcingbijnaaltijdslechtsgedeeltelijkzalzijn,zultusteedszelfafdoendebewijsmoetenleverenvoordecertificeringseisendienietuitbesteedzijnenvoordedelenvandegegevenslevenscyclus,dieuzelfbeheerst.Kwalificaties,certificeringen,waaronder(maarnietbeperkttot)deDSAofWDS-certificeringen,genietenvoorkeurvoorpartners.Hetisechtervoorhennietnodigdatzijgecertificeerdzijn.Webegrijpendatditeencomplexgebiedkanzijnomtedefiniërenentebeschrijven,maarzulkedetailszijnnodigomzekertezijnvaneenallesomvattendreviewproces.
(5) Andererelevanteinformatie.Hetdigitaalarchiefkanextracontextueleinformatietoevoegendienietindeeisenisopgenomen,maardiedereviewershelptbijhunonderzoek.Ukuntbijvoorbeeldbeschrijven:
a. Hetgebruikendeimpactvandeinformatiebestandeninhetdigitaalarchief(verwijzingen,gebruikinandereprojecten,etc.);
b. Eennationale,regionaleofglobaleroldiehetdigitaalarchiefdient;c. Elkesamenwerkingsorganisatiewaarhetdigitaalarchiefonderdeelvanuitmaakt.
16Hiermeewordenbedoelddedesignatedcommunities,eenbinnenhetOAIS,ISO14721:2012,gehanteerdeterm.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
10
Organisatorischeinfrastructuur
I.Missie/Scope
R1.Hetdigitaalarchiefheefteenexplicietemissieomtevoorzienintoegangtotinformatieobjectenendezetepreserverenbinneneenspecifiekdomein.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievennemendeverantwoordelijkheidvoorhetbeheervandigitaleinformatieobjectenenomteverzekerendatmaterialenindegeschikteomgevingwordenbewaardgedurendedetermijnendievantoepassingzijn.Hetmoetvoorproducentenvaninformatieengebruikersduidelijkzijndatpreserveringeneencontinuetoegangtotdeinformatieeenuitgesprokenrolisvoorhetdigitaalarchief.Beschrijfvoordezeeis:• Demissievanuworganisatieinhetpreserverenentoegangverlenentotdeinformatie,inclusieflinksnaar
explicieteverklaringenvandezemissie.• Hetniveaubinnendeorganisatiewaaropditbeleidsplanisgoedgekeurd(bijv.goedgekeurdeopenbare
verklaringen,rollendiezijngemandateerddoorfinanciers,doorhetbestuurondertekendebeleidsbesluiten).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
11
II.Licenties
R2.Hetdigitaalarchiefonderhoudtalletoepasselijkelicentiesdiebetrekkinghebbenopdetoegankelijkheidvaninformatieenhetgebruikervanenbewaaktdenaleving.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievenmoetenalletoepasselijkelicentiesonderhoudenbetreffendedetoegankelijkheidvaninformatieengebruik,dienenhierovermetgebruikerstecommunicerenendenalevingervantebewaken.Dezeeisheeftbetrekkingopderegelsvoortoegangendetoepasbarelicentiesdiedoorhetdigitaalarchiefzelfzijnbepaald.Eveneensvoordealgemeengeaccepteerdegedragscodesvoordeuitwisselingenhetcorrectegebruikvankenniseninformatieinhetrelevantedomein.Reviewerszullenbewijswillendathetdigitaalarchiefvoldoendecontrolemomentenheeftingebouwdindetoegangscriteriavanhuninformatie,enookbewijsdatrelevantelicentiesendebijbehorendeprocessengoedwordenbeheerd.Beschrijfvoordezeeis:• Degeldendelicentieovereenkomsten;• Gebruiksvoorwaarden(distributie,gebruiksdoelen,beschermingvangevoeligeinformatie,etc.)• Documentatieovermaatregeleninhetgevalvanniet-nakomingvandetoegangs-engebruiksvoorwaardenWanneerinformatieobjectenvolledigopenbaarzijnenzonderconditiesaangebruikersbeschikbaarwordengesteldkanditwordenvermeld.Eenverderetoelichtingisdannietnodig.DezeeismoetwordengelezeninsamenhangmetR4(Vertrouwelijkheid/Ethiek)inzoverredatethische-enprivacyregelsimpacthebbenopdeopenbaarheidentoestemmingtotgebruik.Dezekerheiddatdezeopslaglicentiesvoldoenderechtengevenaanhetdigitaalarchiefomdeinformatieobjectentebeheren,preserverenentoegangtotdeinformatietegevenwordtbehandeldonderR10(preserveringsplan).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
12
III.Continuïteitintoegankelijkheid
R3.Hetdigitaalarchiefheefteencontinuïteitsplanompermanentetoegankelijkheidteverzekerentotdeinformatieobjectenendepreserveringervan.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Dezeeisbehandeltdemaatregelendiegenomenzijnomdetoegankelijkheidenbeschikbaarheidvanzowelhuidigealstoekomstigeinformatieobjectentegaranderen.Reviewerszoekenbewijsdatdeorganisatiezichheeftvoorbereidomderisico’sdieinherentzijnaandeveranderendeomstandigheden,optevangen.Beschrijfvoordezeeis:• Dematewaarinverantwoordelijkheidisgenomenvoordigitaleinformatieobjecten,inclusiefde
gegarandeerdeperiodenvoorpreservering.• Demiddellangetermijnplannen(drietotvijfjaar)enlangetermijnplannen(>vijfjaar)dieopgesteldzijnom
decontinuïteitvanbeschikbaarheidentoegankelijkheidvandeinformatieobjectentegaranderen.Inhetbijzondermoetenzowelhetantwoordopsnelleveranderingvanomstandighedenalsdievoorlangetermijnplanningzijnbeschreven,waarinaangegeveniswatdemogelijkhedenzijnvoorverplaatsingofoverdrachtvanactiviteitennaareenandereinstellingofteruggavevaninformatieobjectenaanhuneigenaren(datwilzeggen,deproducenten).Watgebeurterbijvoorbeeldalsdefinancieringstopt.Ditkanhetgevalzijnbijeenonverwachteintrekkingvandesubsidie,eengeplandeindevandelooptijdvandeinvesteringvooreenindetijdbegrensdprojectarchiefofeenverschuivingindeaandachtsgebiedenvandeinstellingdiedeinformatieobjectenalsgastheerbeheert.
Bewijsvoordezeeisismeergerelateerdaangovernance17danaandetechnischeinformatiedienodigisvoorR10(Preserveringsplan)enR14(Informatiehergebruik)enzoumoetenleidentotveranderingvanR1(Missie/Scope).DezeeisisincontrastmetR15(Technischeinfrastructuur)enR16(Beveiliging);hetdektdevolledigebedrijfszekerheidvandefunctiesvantoegangenpreservering.
17Governanceistevertalenals:goedenverantwoordbestuur,datovereenkomtmetalleeisenenverplichtingendiedaaraanzijntestellen.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
13
IV.Vertrouwelijkheid/ethiek
R4.Hetdigitaalarchiefgarandeerttoteenzohoogmogelijkniveaudatdeinformatieobjectendiewordengecreëerd,verrijkt,geraadpleegdengebruikt,voldoenaandomeinspecifiekegedragscodesenethischenormen.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Hetnalevenvanethischenormeniseenkritischefactorvoorverantwoordewetenschap.Openbaarmakingsrisico’s-bijvoorbeeldhetrisicodateenpersoondiedeelnamaaneenonderzoekkanwordengeïdentificeerd,ofdatdepreciezelocatievaneenbedreigdediersoortkanwordenbepaald,datdeprivacyvanpersonenwordtgeschaad–zijneenzorgpuntwaaropdigitalearchieveneenantwoordmoetenhebben.Hetgezochtebewijsbetreftnietalleendegoodpracticesvoorinformatiemetgeheimhoudingsrisico’s,maarookdenoodzaakomhetvertrouwenvanhendiepersoonlijke/gevoeligeinformatiehebbenopgeslageninhetdigitaalarchiefniettebeschamen.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenopdevolgendevragen:
• Opwelkewijzevoldoethetdigitaalarchiefaangeldendegedragsregels,indiendezeophetgebruikvandeinformatieobjectenvantoepassingzijn?
• Vraagthetdigitaalarchiefombevestigingdatdeverzamelingofcreatievaninformatieisuitgevoerdinovereenstemmingmetdejuridischeenethischestandaardendiegeldeninhetgeografischegebiedofvakgebiedvandeproducentvandeinformatie?
• Wordenspecifiekeprocedurestoegepastvoorhetbeheervaninformatiewaaropopenbaarmakingsrisico’svantoepassingzijn?
• Wordtinformatiemetopenbaarmakingsrisico’sopgeslagenmetbeperkendetoegang?• Wordtinformatiemetopenbaarmakingsrisico’sgedistribueerdondergepastevoorwaarden?• Zijnerproceduresopbasiswaarvangereviewdwordtofinformatieonderhevigisaan
openbaarmakingsrisico’s,enwordenmaatregelengenomenombestandenteanonimiserenen/ofeenbeveiligdetoegangtebieden?
• Ishetpersoneelopgeleidinhetbeheervaninformatiewaarvooreenopenbaarmakingsrisico’sgeldt?• Zijnermaatregelenvastgelegdalsnietaanvoorwaardenwordtvoldaan?• Voorziethetdigitaalarchiefinrichtlijnenmetbetrekkinghetverantwoordgebruikvaninformatiedie
privacygevoeligis,nietopenbaarofbeperktopenbaarendaardooreenpotentieelopenbaarmakingsrisico’sbevat?
HetbewijsvoordezeeismoetinovereenstemmingzijnmetwatisaangeleverdalsbewijsvoordeproceduresdiegenoemdzijninR12(Werkprocessen)envoorlicentiesinR2(Licenties).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
14
V.Organisatorischeinfrastructuur
R5.Hetdigitaalarchiefbeschiktovervoldoendefinanciëlemiddelenenvoldoendegekwalificeerdpersoneeldatwordtaangestuurdopbasisvaneenheldergovernance-modelomdoelmatigdemissietekunnenuitvoeren.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievenhebbenfinanciëlemiddelennodigomhunverantwoordelijkhedentekunnenuitvoerenendaarnaastbekwaampersoneelmetexpertiseindigitalearchivering.Nietteminisdecontinuïteitvandefinancieringzeldengegarandeerd.Ditmoetgewogenwordentegendenoodzaaktotstabiliteit.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Hettechnischbeheervanhetdigitalearchiefvindtplaatsbijeendaarvoorerkendeinstelling(watstabiliteitoplangetermijnenduurzaamheidgarandeert)dieaansluitbijdespecifiekedoelgroep.
• Hetdigitaalarchiefbeschiktovervoldoendemiddelen,inclusiefpersoneel,IT-middeleneneenopleidingsbudget.Idealiterbeslaatditbudgeteenperiodevandrietotvijfjaar.
• Hetdigitaalarchiefzorgtervoordathetpersoneelvoldoendetrainingsmogelijkhedenheeftenzichprofessioneelkanontwikkelen.
• Deverschillendeterreinenendiepgangvandeexpertisevandeorganisatieenhetpersoneel,inclusiefrelevantelidmaatschappenvandeorganisatie(bijv.nationaleeninternationaleinstellingen)sluitenaanbijdemissie.
Volledigebeschrijvingenvandetakendiewordenuitgevoerddoorhetdigitaalarchief–endenodigevaardigheden-moetenwordengeleverd,indiendezebeschikbaarzijn.Zulkebeschrijvingenzijnnietverplichtomdatditdetailniveauverdergaatdandescopevandebasiscertificering.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
15
VI.Expertise
R6.Hetdigitaalarchiefvoorzietinmogelijkhedenomvoldoendeondersteuninginexpertiseveiligtestellenenfeedbackteontvangen(interndanwelextern,inclusiefinhoudelijkeondersteuningindienditrelevantis).
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Eendoelmatigwerkenddigitaalarchiefstreefternaaromdeevolutieindatatypes,datavolumesendataverwerkingssnelhedentevolgenenzichdenieuwsteenmeesteffectievetechnologieëneigentemakenomzowaardetebehoudenvoordespecifiekedoelgroep.Geletopdesnelletechnischeveranderingenindewereldvandedigitaleinformatieishetdaaromaantebevelenvooreendigitaalarchiefomopregelmatigebasisadviesenfeedbackvangebruikers(dedesignatedcommunity)teverkrijgen,omtezorgendatzijhaarwaardebehoudtenzorgtvoorvoortdurendeverbetering.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Heefthetdigitaalarchiefinterneadviseursofeenexterneadviesraaddiemogelijkbeschiktovertechnici,materiedeskundigenenexpertsophetgebiedvandigitalearchiveringendetypeninformatieobjectendiewordenbeheerd?
• Hoecommuniceerthetdigitaalarchiefmetexpertsvoorhetverkrijgenvanadvies?• Hoecommuniceerthetdigitaalarchiefmetzijnspecifiekedoelgroepomfeedbackteontvangen?
DezeeiszoektbevestigingdathetdigitaalarchieftoegangheefttotobjectiefadviesvanexpertsnaastdatvandegetraindeeigenstafdiegenoemdisinR5(Organisatorischeinfrastructuur).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
16
Hetbeheervandigitaleinformatieobjecten
VII.Informatieintegriteitenauthenticiteit
R7.Hetdigitaalarchiefgarandeertdeintegriteitenauthenticiteitvandeinformatieobjecten
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Hetdigitaalarchiefmoetbewijsleverendathetgebruikmaaktvaneeninformatie-enmetadatamanagementsysteemdatgeschiktisomintegriteitenauthenticiteittewaarborgengedurendeingest,archiefopslagentoegangtotdeinformatieobjecten.
Integriteitzorgtervoordatwijzigingenininformatieenmetadatazijngedocumenteerdenherleidkunnenwordentotderedenvooreenwijzigingendegeneofdatgenewaardoordeveranderingwerdgeïnitieerd.
Authenticiteitbetreftdematevanbetrouwbaarheidvandeoriginelegedeponeerdeinformatieendebijbehorendeherkomst,inclusiefderelatietussendeorigineleendebeschikbaargesteldeinformatieendevraagofderelatiestusseninformatieen/ofmetadataaldannietbehoudenzijn.
Voordezeeismoetendeantwoordenoverdata-integriteitbewijsleverenmetbetrekkingtothetvolgende:• Beschrijvingvancontrolesomteverifiërendateeninformatieobjectnietisgewijzigdofcorruptis
geraakt(datwilzeggen:fixitycontroles).• Documentatieoverdevolledigheidvaninformatieenmetadata.• Detailsmetbetrekkingtotdevraaghoeallewijzigingenininformatieenmetadatawordengelogd.• Beschrijvingvandestrategievanversiebeheer.• Gebruikvanrelevanteinternationalestandaardenenrichtlijnen(specificeerdeze).
Bewijsvandeauthenticiteitbetreftdeonderstaandevragen:• Heefthetdigitaalarchiefeenstrategievoorwijzigingvandeinformatie?Isdezestrategiebekend
gemaakt?• Houdthetdigitaalarchiefinformatieoverherkomstenbijbehorendeaudittrailsbij?• Houdthetdigitaalarchief,indienvantoepassing,verwijzingennaarmetadataenanderedatasetsbij?
Zoja,hoe?• Vergelijkthetdigitaalarchiefessentiëleeigenschappenvanverschillendeversiesvanhetzelfde
bestand?Hoeishetversiebeheergeregeld?• Controleerthetdigitaalarchiefdeidentiteitvandegenendieinformatieaanlevereninhetdigitaal
archief?Dezeeisbetreftdegehelelevenscyclusvaninformatiediezichinhetdigitaalarchiefbevindtenheeftdusrelatiesmetstappeninwerkprocessent.a.v.andereeisen–bijvoorbeeldR8(Waardering)vooringest,R9(Gedocumenteerdeopslagprocedures)enR10(DuurzaamheidsplanofPreserveringsplan)vooropslaginhetarchiefenR12-R14(Werkprocessen,hetontdekkenenidentificerenvaninformatieenhergebruik)voordistributie.Nietteminkanhetbewakenvandeintegriteitenauthenticiteitvandeinformatieookwordenbeschouwdalsdeverantwoordelijkheidvandebeheerdervanhetdigitaalarchief.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
17
VIII.Waardering
R8.Hetdigitaalarchiefaccepteertinformatieenmetadatagebaseerdopgedefinieerdecriteriaomderelevantieenbegrijpelijkheidvandeinformatieobjectenvoordegebruikerszekertestellen.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Dewaarderingsfunctieiskritiekomtebepalenofinformatievoldoetaanallecriteriavooropnameindecollectieenomdejuistewijzevanpreserveringervanvasttestellen.Opeenzorgvuldigemaniermoetervoorgezorgdwordendatdeinformatierelevantenbegrijpelijkisvoordespecifiekedoelgroepdiedoorhetdigitaalarchiefwordtbediend.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Gebruikthetdigitaalarchiefeenontwikkelbeleidvoordecollectieomdeinformatieteselecterendievoorarchiveringinaanmerkingkomt?
• Hanteerthetdigitaalarchiefkwaliteitscontrolesomdevolledigheidenbegrijpbaarheidvandeopgeslageninformatiezekertestellen?Zoja,geefverwijzingennaarkwaliteitsstandaardenenrapportagemethodiekendiegeaccepteerdzijndoorhetvakgebiedengeefdetailsoverhoeproblemenwordenopgelost(bijv.wordtdeinformatieteruggestuurdnaardeproducentvoorherstel,wordthetherstelddoorhetdigitaalarchief,wordenmetadatam.b.t.dekwaliteit18gemaaktinhetinformatiebestanden/ofopgenomenindebijbehorendemetadata)?
• Gebruikthetdigitaalarchiefproceduresomtebepalenofdevereistemetadata19enhetgebruikvaninformatiezijnaangeleverd?
• Hoegaathetdigitaalarchiefommetmetadatadienietvoldoendeblijkentezijnvoorpreserveringoplangetermijn?
• Heefthetdigitaalarchiefeenlijstvanvoorkeursformatengepubliceerd?• Zijnerkwaliteitscontrolesomervoortezorgendatproducentenzichconformerenaande
voorkeursformaten?• Watishetbeleidtenaanzienvaninformatie-objectendiezijngedeponeerdinniet-
voorkeursformaten?
Dezeeisbetreftkwaliteitsborgingvanuithetperspectiefvandeinteractietussendeleveranciervandeinformatieenmetadataenhetdigitaalarchief.DitintegenstellingtotR11(gegevenskwaliteit)datgaatovermetadataendatakwaliteitvanuithetperspectiefvandespecifiekedoelgroep.
18Inoorspronkelijketekst:qualityflags19Indeoorspronkelijketekst:metadata,nodigvoordeinterpretatie:“metadatarequiredtointerpretandusethedata”
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
18
IX.Gedocumenteerdeopslagprocedures
R9.Hetdigitaalarchiefpastgedocumenteerdeprocessenenprocedurestoebijhetbeheervandegearchiveerdeinformatie
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievenmoeteninformatieenmetadataopslaanvanhetmomentvandeponering,viahetprocesvaningesttotenmetdetoegangdoordespecialedoelgroepen.Digitalearchievenmeteenpreserveringstaakmoetenduurzamearchiefopslagbieden,gebaseerdopdeOAIS-uitgangspunten.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotonderstaandevragen:
• Hoewordenderelevanteprocessenenproceduresgedocumenteerdenbeheerd?• Welkebeveiligingsniveauszijnvereistenhoewordendezeondersteund?• Hoewordtmetinformatieopslagomgegaaninhetpreserveringsbeleid?• Heefthetdigitaalarchiefeenstrategievoorhetmakenvanbackups/meervoudigekopieën?Zoja,
welkeisdat?• Zijnerinformatieherstel/recoveryvoorzieningenbinnenhetdigitaalarchief?Welkezijndat?• Wordtergebruikgemaaktvanrisicomanagementmethodiekenalsinputvoordestrategie?• Welkecontroleszijneromdeconsistentietussenmeerderegearchiveerdekopieëntewaarborgen?• Hoewordthetvervalvanopslagmediavoorkomenengemonitord?
Dezeeisbetreftmaatregelenophoogniveaumetbetrekkingtotcontinuïteit.VerwijsooknaarR15(Technischeinfrastructuur)enR16(Beveiliging)voordetailsoverspecifiekemaatregelenvoorback-up,fysiekeenlogischebeveiligingenbedrijfscontinuïteit.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
19
X.Preserveringsplan
R10.Hetdigitaalarchiefneemtverantwoordelijkheidvoorlangetermijnpreserveringenvoertdezefunctieopeengeplandeengedocumenteerdemanieruit.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Hetdigitaalarchief,producentenendespecifiekedoelgroepmoetenhetniveauvanverantwoordelijkheidbegrijpenvoorelkitemdatgedeponeerdwordtinhetdigitaalarchief.Hetdigitaalarchiefmoetdejuridischemogelijkhedenhebbenomdezeverantwoordelijkhedenopzichtenemen.Proceduresmoetengedocumenteerdzijnenhunvolledigheidmoetzijngegarandeerd.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Isereenpreserveringsplanopgesteld?• Wordthet‘niveauvanpreservering’voorelkinformatieobjectbegrepen?Hoeisditgedefinieerd?• Voorziethetcontracttussenproducentendigitaalarchiefinalleactiviteitendienoodzakelijkzijnom
deverantwoordelijkhedenvoorhetbeheertekunnennemen?• Isdeoverdrachtvanbeheerenverantwoordelijkheidduidelijkvoordeproducentenhetdigitaal
archief?• Heefthetdigitaalarchiefderechtenomdeobjectentekopiëren,transformeren,opteslaanen
toegangtotdeinformatieobjectentebieden?• Zijnrelevantepreserveringsactiviteitengedocumenteerd,inclusiefoverdrachtvanbeheer,
standaardenvoordeopnameendearchivering?• Zijnermaatregelendiegaranderendatdezeactiviteitenwordenuitgevoerd?
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
20
XI.Kwaliteitvaninformatie
R11.Hetdigitaalarchiefheeftadequateexpertiseoverdekwaliteitvantechnischeinformatieenmetadataenzorgtervoordatvoldoendeinformatiebeschikbaarisvooreindgebruikersomevaluatiesmetbetrekkingtotkwaliteittemaken.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievenmoetensamenwerkenmetproducentenomervoortezorgendatervoldoendebeschikbareinformatieisoverdegegevens,zodatdespecifiekedoelgroepdeinhoudelijkekwaliteitvandeinformatiekanbeoordelen.Dezekwaliteitsbeoordelingneemtinbelangtoewanneerdespecifiekedoelgroepmultidisciplinairis,waargebruikerspersoonlijknietdeervaringhebbenomdekwaliteitvandeinformatietekunnenbeoordelen.Digitalearchievenmoetenookinstaatzijnomdetechnischekwaliteitvandeopgenomeninformatietekunnenbeoordelenintermenvanvolledigheidenkwaliteitvandeaangeleverdematerialenenkwaliteitvandemetadata.Bijdeinformatie,ofdebijbehorendemetadata,kunnenkwaliteitsaspectenspelenaangaandehunwaardevooronderzoek,maarditverhindertniethuntoepassingwanneereengebruikereenweloverwogenbeslissingkannemenoverhunbruikbaarheiddoordebijgeleverdedocumentatie.Beschrijfvoordezeeis:
• Dedoorhetdigitaalarchiefgebruiktebenaderingvoorkwaliteitvaninformatieenmetadata.• Elkegeautomatiseerdecontrolevanmetadatavolgenseenrelevantschema.• Demogelijkheidvandespecifiekedoelgroepomcommentaartegevenopen/ofinformatieen
metadatatebeoordelen.• Zijnwaarnodigverwijzingenopgenomennaargerelateerdebronnen(literatuur)ofanderetypen
referenties(zoalscitatie-indexen)?
Voorzieningenvoorinformatiekwaliteitwordenookgerealiseerddoorandereeisen.VerwijsinhetbijzondernaarR8(Waardering),R12(Werkprocessen)enR7(Informatieintegriteitenauthenticiteit).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
21
XII.Werkprocessen
R12.Archiveringvindtplaatsvolgensgedefinieerdewerkprocessenvanafdeingesttotenmetdeverspreiding.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Omconsistentietewaarborgenvanwerkwijzentussendatasetsendienstverleningenomadhoc-actiestevoorkomen,moetendearchiveringsprocessengedocumenteerdzijnenmoetenrichtlijnenaanwezigzijnvoorregistratievanwijzigingen.Deprocedurezoutoegesnedenmoetenzijnopdemissieenactiviteitenvanhetdigitaalarchief.Documentatievandeprocedurevoorarchiveringvaninformatieobjectenmoetduidelijkzijn.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Beschrijvingenvanwerkprocessen/bedrijfsprocessen.• Duidelijkecommunicatierichtingproducentenengebruikersoverhetomgaanmetinformatie.• Veiligheids-enimpactniveausvoorwerkprocessen(waarborgenvandeprivacyvanpersonen,etc.).• Kwalitatieveenkwantitatievecontrolevanoutput.• Waarderingenselectievaninformatie.• Beleidtenaanzienvaninformatiedatnietvaltbinnendemissie/hetacquisitieprofiel.• Typenvanbeheerdeinformatieendeimpactopwerkprocessen.• Besluitvorminginwerkprocessen(bijv.detransformatievanarchiefinformatie).• Beheervandewijzigingvanwerkprocessen.
Dezeeisbevestigtdatallewerkprocessenzijngedocumenteerd.Bewijsvanzulkewerkprocessenkangeleverdwordenalsonderdeelvananderetaakspecifiekeeisen,zoalsvooringestinR8(Waardering),opslagproceduresinR9(Gedocumenteerdeopslagprocedures),veiligheidsmaatregeleninR16(Beveiliging)envertrouwelijkheidinR4(Vertrouwelijkheid/Ethiek).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
22
XIII.Hetzoekenenvindenvaninformatie
R13.Hetdigitaalarchiefsteltgebruikersinstaatomdeinformatietezoekenentevindenenhieraanopeenpersistentemanierterefererendoorcorrectecitering.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Eeneffectievezoek-envindfunctieisessentieelvoorhetdelenvaninformatieendemeestedigitalearchievenleverendoorzoekbaretoegangendiebeschrijvingenvandecollectiebevatten,zodatpotentiëlegebruikerskunnenbeoordelenofdeinformatieaanhunbehoeftenvoldoet.Eenmaalgevonden,moetnaardatasetskunnenwordenverwezendoormiddelvanvolledigeverwijzingen,inclusiefpersistentidentifiers20omervoortezorgendatdeinformatieookindetoekomstgeraadpleegdkanworden.Verwijzingengevenookerkenningenwaarderingvoorhetindividudatbijgedragenheeftaandecreatievandedataset.21Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Biedthetdigitaalarchiefzoekmogelijkheden?• Houdthetdigitaalarchiefeendoorzoekbaremetadatacatalogusbijopbasisvan(internationaal
geaccepteerde)standaarden?• Leverthetdigitaalarchiefmogelijkheidtotgeautomatiseerdeharvestingvanmetadata?• Ishetdigitaalarchiefzonodigopgenomenineenofmeerderedomeinspecifiekeofgeneriekeregisters
ofbronnen?• Biedthetdigitaalarchiefeenoverzichtvanaanbevolenverwijzingennaarinformatieaan? • Biedthetdigitaalarchiefpersistentidentifiersaan?
20 Eenpersistentidentifierispermanenteverwijzingenunieklabelnaareendigitaalobjectdieonafhankelijkisvandebewaarlocatie.Hetuniekelabelzorgtervoordathetdigitaleobjectaltijdteruggevondenkanwordenophetinternet,ookalsdenaamvanhetdigitaleobjectofdebewaarplaatsverandert.DaardooriseendigitaalobjectaltijdenoveraleenduidigterugtevindenopbasisvanzijnPI.Ditisbelangrijkvoorduurzameopslag(archivering)vandigitaleobjectenindesnelveranderendewereldvaninternet.(Bron:Wikipedia).21Ditisinspecifiekhetgevalvoorhetbeheervanwetenschappelijkedatasets.
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
23
XIV.Informatiehergebruik
R14.Hetdigitaalarchiefmaakthergebruikvaninformatieindeloopvandetijdmogelijkenzorgtervoordatdejuistemetadatabeschikbaarisomhetbegripenhetgebruikvandeinformatieteondersteunen.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievenmoetenervoorzorgendatinformatiebegrepenkanwordenenindetoekomsteffectiefkanworden(her)gebruiktondanksveranderingenintechnologie.Dezeeisevalueertdegenomenmaatregelendieervoormoetenzorgendatinformatieherbruikbaaris.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Welkemetadatawordtdoorhetdigitaalarchiefgeëistophetmomentdatdeinformatiewordtaangeleverd(bijv.DublinCoreofinhoudelijkgeoriënteerdemetadata)
• Wordtinformatieaangeleverdinformatendiewordengebruiktdoordespecifiekedoelgroep?Welkeformaten?
• Zijnermaatregelengenomenomrekeningtehoudenmetmogelijkeveranderinginformaten?• Zijnerplannendiebetrekkinghebbenoptoekomstigemigraties?• Hoezorgthetdigitaalarchiefervoordatdeinformatietebegrijpenblijft?
Hetconceptvanhergebruikiseenkritischefactorinomgevingenwaarsecundaireanalysesinhetdigitaalarchiefwordentoegevoegdaandeprimaireinformatie,waarmeedeherkomstketen,metdebijbehorenderechtenstructuurintoenemendemategecompliceerdwordt.HergebruikisafhankelijkvandetoepasbaretoestemmingendiegenoemdwordeninR2(Licenties).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
24
Technologie
XV.Technischeinfrastructuur
R15.Hetdigitaalarchiefwerktopbasisvangoedondersteundebesturingssystemenenanderecentraleinfrastructurelesoftwareengebruikthardwareensoftwaretechnologieëndiegeschiktzijnvoordedienstendiezijverleentaandespecifiekedoelgroep.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Digitalearchievenmoetenwerkenopbetrouwbareenstabieleinfrastructurendiedebeschikbaarheidvandienstenmaximaliseren.Voortsmoetendegebruiktehardwareensoftwarerelevantengeschiktzijnvoordespecifiekedoelgroepenvoordefunctiesdieeendigitaalarchiefuitvoert.StandaardenzoalshetOAIS-referentiemodelspecificerendefunctiesdieeendigitaalarchiefmoetuitvoerenomtegemoettekomenaandebehoeftenvandegebruiker.Voordezeeismoetendeantwoordenbewijsleverenmetbetrekkingtotdevolgendevragen:
• Welkereferentiestandaardengebruikthetdigitaalarchief?Zijnditinternationaleen/ofcommunitystandaarden(bijv.SpatialDataInfrastructure(SDI)standaarden,OGC,W3CofISO1911522,DUTO,NORA,GEMMA).Hoevaakwordendezegereviewd?
• Hoezijndestandaardengeïmplementeerd?Zijnersignificanteafwijkingenvandestandaarden?Zoja,leguit.
• Heefthetdigitaalarchiefeenplanvoorontwikkelingvandeinfrastructuur?Zoja,welkisdat?• Wordtereensoftwarecatalogusbeheerdenissysteemdocumentatiebeschikbaar?• Isersoftwarediedooreenbepaaldegebruikersgroepwordtondersteund?Beschrijfdeze.• Zijnervoorreal-timetotbijnareal-timedatastreams24/7-verbindingenmetpubliekeenprivate
netwerkenmeteenbandbreedtedievoldoendeisomtegemoettekomenaandeverantwoordelijkhedenvanhetdigitaalarchief?
22ISO19115:normvoorgeografischemetadata
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
25
XVI.Beveiliging
R16.Detechnischeinfrastructuurvanhetdigitaalarchiefzorgtvoordebeschermingvanhetdigitaalarchiefzelfenzijninformatie,diensten,dienstverleningengebruikers.
Complianceniveau:
Antwoord
Toelichting:Hetdigitaalarchiefwordtgeachtpotentiëlebedreigingenteanalyseren,risico’sinteschatteneneenconsistentbeveiligingssysteemtecreëren.Hetzourampscenario’smoetenbeschrijvendiegebaseerdzijnophandelingentekwadertrouw,menselijkefoutenoftechnischfalen,dieeenbedreigingvormenvoorhetdigitaalarchiefenzijninformatie,producten,servicesengebruikers.Hetzoudekansenimpactmoeteninschattenvanzulkescenario’s,besluitenwelkerisiconiveausacceptabelzijnenbepalenwelkemaatregelengenomenzoudenmoetenwordenomdebedreigingenvoorhetdigitaalarchiefenspecifiekedoelgroeptegentegaan.Ditzoueencontinuprocesmoetenzijn.Beschrijfvoordezeeis:
• Proceduresenvoorzieningendiegenomenzijnomtevoorzienineensnelherstelofback-upvanessentiëledienstenophetmomentvanstoring.
• UwIT-beveiligingssysteem,rampenplanencontinuïteitsplan.Medewerkersmetrollenophetgebiedvanbeveiliging(bijv.beveiligingsmedewerkers)enrisicoanalysetools(bijv.DRAMBORA)diewordengebruikt.
Dezeeisbeschrijftenkelevandeaspectendieinhetalgemeenwordenondervangendoorandere–bijv.R12(Werkprocessen)–eniscomplementairaanR9(Gedocumenteerdeopslagprocedures).
Basiseisenvoorbetrouwbare,digitaalduurzaamtoegankelijkearchievenCoreTrustworthyDataRepositoriesRequirements,V1.0
26
Feedbackvandeaanvrager
R18.DeDSA-WDSswordtnietgezienalsdefinitiefenwewaarderenuwinputomzodebasis-certificeringsprocedureteverbeteren.PlaatsdaaromhiereventueleopmerkingendieuwensttemakenoverzoweldekwaliteitvandeCatalogusenderelevantieervanvooruworganisatiealsanderegerelateerdeideeën.
Antwoord