20

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Komunikasi

Menurut Burger dan Chaffe, ilmu komunikasi itu mencari untuk

memahami mengenai produksi, pemrosesan dan efek dari simbol serta sistem

signal, dengan mengembangkan pengujian teori-teori menurut hukum

generaslisasi guna menjelaskan fenomena yang berhubungan dengan produksi,

pemrosesan, dam efeknya.23

Lawrence Kincaid menerangkan bahwa komunikasi adalah suatu proses

dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi

dengan satu sama lain, yang pada akhirnya mereka tiba pada saling pengertian

yang mendalam.24

Komunikasi memiliki beberapa unsur di dalamnya, unsur utama dalam

komunikasi menurut Arni Muhammad adalah:

1. Komunikator

Orang yang menyampaikan isi pernyataan kepada komunikan, bisa

tunggal, kelompok, maupun organisasi. Komunikator bertanggung jawab

dalam hal mengirim pesan dengan jelas, memilih media yang cocok, dan

memastikan pesan yang disampaikan telah diterima dengan baik. Untuk

23 Wiryanto, Pengamtar Ilmu Komunikasi, (Jakarta: Gramedia, 2006), hal: 5 24 Hafied Cangara, Pengamtar Ilmu Komunikasi Edisi Revisi, (Jakarta: Rajawali Pers, 2009),

hal: 19

21

itu, dalam menyampaikan pesannya seorang komunikator harus

memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang disampaikan,

dan bagaimana cara menyampaikannya.

2. Pesan

Pesan adalah segala sesuatu yang disampaikan komunikator

kepada komunikan. Suara, mimik, dan gerak-gerik tergolong sebagai

pesan non-verbal, sedangkan bahasa lisan dan tertulis adalah pesan verbal.

3. Komunikan

Penerima pesan yang disampaikan oleh komunikator. Komunikan

bertanggung jawab untuk dapat mengerti dengan baik dan benar isi pesan

yang disampaikan komunikator. Komunikan juga memberikan umpan

balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah

diterima dengan baik dan dimengerti secara sempurna.25

B. Pengertian Pola Komunikasi

Kata pola dalam kamus besar bahasa Indonesia artinya sistem, cara kerja,

bentuk (struktur).26 Cara atau bentuk yang tetap, sehingga pola dapat dikatakan

sebagai contoh atau struktur.

Secara etimologis menurut Onong Uchjana Effendi, istilah komunikasi

berasal dari perkataan inggris “communication” yang bersumber dari bahasa latin,

communication berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Makna hakiki dari

communication adalah communis yang berarti sama, atau kesamaan arti sama,

25 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1995), hal: 58. 26 http://kbbi.co.id/arti-kata/pola (12 Februari 2018).

22

atau kesamaan arti sama halnya dengan pengertian tersebut.27 Dalam kata

communis ini memiliki makna “berbagi” atau “menjadi milik bersama” yaitu

suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Pola komunikasi adalah suatu gambaran yang sederhana dari proses

komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi

dengan komponen lainnya.28 Pola komunikasi diartikan sebagai bentuk atau pola

hubungan dua orang atau lebih dalam proses pengiriman, dan penerimaan cara

yang tepat sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

Dari pengertian di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa pola

komunikasi adalah bentuk atau pola hubungan antara dua orang atau lebih dalam

proses mengkaitkan dua komponen yaitu gambaran atau rencana yang menjadi

langkah-langkah pada suatu aktifitas dengan komponen-komponen yang

merupakan bagian penting atas terjadinya hubungan antar organisasi ataupun juga

manusia.

C. Pengertian Organisasi

Organisasi sudah diterapkan manusia dari dulu. Adanya bentuk kerjasama

antara manusia satu sama dengan yang lainnya untuk meraih sesuatu merupakan

salah satu kegiatan organisasi. Ada bermacam-macam pendapat mengenai apa

yang dimaksud dengan organisasi, menurut Kochler yang dikutip oleh Onong

Uchjana dalam buku ilmu komunikasi teori dan praktek mengatakan organisasi

27 Onong Uchjana Effendi, Spectrum Komunikasi, (Bandung: Bandar Maju, 1992), cet. ke-1, hal:

4. 28 Agoes Soejanto, Psikologi Komunikasi, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2001), hal: 27.

23

adalah “sistem hubungan yang berstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu

kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”.29

Selanjutnya menurut Schien yang dikutip oleh Arni Muhammad dalam

buku komunikasi organisasi mengatakan bahwa “Organisasi adalah suatu

koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan

umum untuk pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan

tanggung jawab”.30

Lain lagi dengan pendapatnya Wright yang dikutip Onong Uchjana, dia

mengatakan bahwa “Organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktifitas

yang di koordinasikan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan

bersama”.31

Menurut Prof Dr. Sondang P. Siagian, “organisasi ialah setiap bentuk

persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal

terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan

yang mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan

seorang atau sekelompok orang yang disebut dengan bawahan”.32

Dari pengertian di atas, penulis menyimupulkan bahwa organisasi adalah

sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama,

dimana terdapat tingkatan hierarki otoritas dan tanggung jawab masing-masing.

29 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT. Remaja Rosda

Karya, 2002), cet. ke-6, hal: 7. 30 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), cet. ke-8, hal: 23. 31 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: PT. Remaja

Rosda Karya, 2002), cet. ke-6, hal: 7. 32 http://www.jatikom.com/2017/01/pengertian-organisasi-menurut-para-ahli, (12 Februari 2018).

24

D. Komunikasi Organisasi

R.Wayne Pace & Don F Faules dalam buku Komunikasi Organisasi

menjabarkan bahwa komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian”

yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan

memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Sedangkan komunikasi organsisasi

dalam perspektif objektif. Lebih jelasnya, komunikasi organisasi adalah proses

penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah

organisasi. 33

Menurut Redding dan Sanborn yang dikutip oleh Arni Muhammad dalam

buku Komunikasi Organisasi, menurut mereka “komunikasi organisasi adalah

pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang

termasuk bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan

persatuan pengelola, komunikasi downward, komunikasi upward, dan lain-lain”.34

Hampir sama dengan Redding dan Sanborn, Joseph Devito yang dikutip

oleh Soleh Soemirat dkk, dalam buku komunikasi organisasi organisasional

menyatakan bahwa “komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan

pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun informal

organisasi”.35

Dari ketiga pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa komunikasi

organisasi adalah suatu proses komunikasi yang kompleks dalam sebuah

33 R.Wayne Pace & Don F Faules, Komunikasi Organisasi, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya,

2006), hal: 33. 34 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), cet. ke-8 hal: 67. 35 Soleh Soemirat, dkk., Komunikasi Organisasional, (Jakarta: Universitas Terbuka, 2000) Modul

Kuliah, hal: 1-3.

25

kelompok atau organisasi, komunikasi tersebut dapat menghasilkan pengertian

yang sama sehingga dapat mewujudkan tujuan dari organisasi tersebut.

Komunikasi tidak selamanya berjalan dengan lancar seperti yang

diharapkan. Apabila seseorang mengirimkan pesan, pesan itu tidak memiliki

makna. Makna tersebut ada dalam benak pengirim dan penerima pesan. Untuk

dapat saling memahami, pengirim dan penerima pesan harus memiliki pengertian

yang sama mengenai kata, gerakan badan, nada suara dan simbol-simbol lain. 36

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlambat atau

menyimpangkan komunikasi efektif:37

1. Penyaringan

Hambatan yang pertama dalam komunikasi adalah penyaringan.

Penyaringan merupakan suatu proses komunikasi dimana tidak semua

informasi disampaikan. Hanya informasi yang dirasa perlua dan

menguntungkan saja yang disampaikan. Tetapi sekiranya informasi itu akan

mendatangkan kerugian maka onformasi tersebut tidak seutuhnya atau bahkan

tidak sama sekali disampaikan.

Sebab utama dari penyaringan adalah karena adanya jumlah level

dalam struktur organisasi. Semakin tinggi jabatan dalam organisasi, semakin

banyak terjadinya peluang penyaringan. Faktor-faktor seperti ketakutan

menyampaikan kabar buruk dan keinginan untuk menyenangkan atasan sering

36 Badri M Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta: Erlangga, 2007),

hal: 56. 37 Stephen P. Robins & Timothy A. Judge, Perilaku Organisasi, (Jakarta: Salemba Empat. 2008),

hal: 27-29.

26

menyebabkan seseorang untuk memberi informasi mengenai apa yang mereka

pikir ingin didengarkan oleh atasan mereka. Kondisi seperti ini mendistorsi

komunikasi ke atas.

2. Persepsi Selektif

Biasanya penerima dalam proses komunikasi secara selektif menerima

dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang,

dan karakteristik personal lainnya. Para penerima juga menjelaskan minat dan

harapan mereka ke dalam proses komunikasi. Dengan adanya persepsi selektif

ini memungkinkan bagi kita untuk tidak melihat realitas tetapi menafsirkan

apa yang kita lihat dan menyebutnya sebagai realitas.

3. Kelebihan Informasi

Dalam proses komunikasi adakalanya seseorang menambah atau

mengurangi informasi yang di dapat dan disampaikannya. Hal ini dikarenakan

kapasitas seseorang untuk mengolah data terbatas. Sehingga ketika informasi

yang diterima oleh seseorang melebihi kapasitasnya yang dapat mereka pilah

dan gunakan maka orang akan cenderung menyeleksi, mengabaikan,

melewati, atau melupakan informasi tersebut atau menghentikan pengolahan

sampai situasi berlebih itu lewat. Tidak peduli apakah akibatnya kehilangan

informasi ataupun komunikasi yang efektif.

4. Emosi

Emosi dapat mempengaruhi komunikasi. Misalnya pesan yang

diterima seseorang ketika ia sedang marah atau kesal dibandingkan dengan

27

ketika ia sedang senang atau ceria akan berbeda tingkat ke-efektifan

komunikasinya.

5. Bahasa

Dalam bahasa yang kita gunakan sehari-hari, kerap kali ada kata yang

bisa mengandung banyak makna ketika diucapkan. Usia, pendidikan, dan latar

belakang budaya merupakan tiga dari variable-variabel yang begitu

mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang diberikan

ke kata-kata itu.

Dalam sebuah organisasi biasanya terdiri dari anggota yang berbeda-

beda, baik latar belakang pendidikan, budaya, dan usianya. Kemudian mereka

juga dibagi-bagi kedalam beberapa hierarki organisasi sesuai dengan

spesialisasinya masing-masing. Masalah dalam memahami penggunaan

bahasa ini adalah anggota organisasi biasanya tidak tahu bagaimana orang

yang dia ajak berinteraksi telah memodofikasi bahasa itu. Para pengirim

cenderung berasumsi bahwa kata-kata dan istilah-istilah yang mereka gunakan

adalah sama, baik bagi dirinya maupun bagi penerima informasi tersebut.

Tentu saja hal semacam ini dapat menjadikan komunikasi menjadi tidak

efektif.

6. Kesulitan komunikasi

Menurut Stephen P. Robbins, diperkirakan 5-20% dalam populasi

menderita kesulitan dalam melakukan komunikasi. Seringkali orang merasa

takut ketika berbicara di depan umum. Mereka mengalami ketegangan dan

28

kecemasan yang tidak pada tempatnya baik dalam komunikasi lisan maupun

tulisan. Berbagai studi menunjukkan bahwa orang seperti itu selalu

menghindari situasi yang menuntut mereka terlibat dalam komunikasi.

E. Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi

1. Tujuan Komunikasi Organisasi

Pada dasarnya, masalah komunikasi selalu muncul dalam sebuah

organisasi. Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk

saling pengertian (mutual understanding). Singkat kata, agar terjadi

penyetaraan dalam kerangka referensi (frame of reference) maupun

bidang pengalaman (field of experience).

Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara pimpinan dengan

bawahannya maupun sesama anggota organisasi merupakan salah satu

kunci keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.

“Tujuan dari komunikasi organisasi adalah untuk memberikan

informasi, baik kepada pihak internal maupun eksternal, memanfaatkan

umpan balik dalam rangka proses pengendalian manajemen, mendapatkan

pengaruh, alat untuk pemecahan persoalan guna pengambilan keputusan,

mempermudah perubahan-perubahan yang akan dilakukan,

mempermudah pembentukan kelompok-kelompok kerja, serta dapat

29

dijadikan untuk menjaga pintu keluar masuk dengan pihak-pihak di luar

organisasi”.38

2. Fungsi Komunikasi Organisasi

Sandjaja menyatakan, fungsi komunikasi dalam organisasi adalah

sebagai berikut:39

a. Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan

informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi

berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik

dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap

anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih

pasti.

Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan

informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna

mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan

karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan

pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan,

jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

38 Husein Umar, Riset SDM dalam Organisasi, (Jakarta: Gramedia, 2005), hal: 27. 39 Sasa Djuarsa Sandjaja, Teori Komunikasi, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1994), hal: 136-137.

30

b. Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku

dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh, yaitu:

1) Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran

manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk

mengendalikan semua informasi yang disampaikan..

2) Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif berorientasi

pada kerja. Bawahan membutuhkan kepastian peraturan

tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk

dilaksanakan.

c. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan

tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk

mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab

pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan

menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan

sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

F. Komunikasi Formal

Komunikasi dalam organisasi juga dapat digolongkan menjadi komunikasi

formal dan komunikasi informal. “Dasar dari penggolongan ini adalah gaya, tata

krama, dan pola aliran informasi dalam perusahaan. Komunikasi organisasi

31

formal terjadi bila pesan-pesan atau informasi dikirimkan, ditransfer, dan diterima

melalui pola hierarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur

organisasi, yang biasanya disebut rantai komando”.40

Komunikasi organisasi formal merupakan proses komunikasi yang

mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur

organisasi. Dalam komunikasi organisasi formal terdapat tiga bentuk utama dari

arus pesan yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam

struktur organisasi yaitu:

1) Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari

atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Pada umumnya komunikasi ke

bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berhubungan

dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan

umum. Menurut Lewis (1987) yang dikutip oleh Arni Muhammad tujuan

komunikasi ke bawah adalah:

“Tujuan komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan

organisasi, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan

kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman

karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk

menyesuaikan diri dengan perubahan”.41

40 Abdullah Masmuh, Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek, (Malang:

UMM Press. 2010), hal: 14. 41 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 108.

32

Secara umum komunikasi ke bawah diklasifikasikan atas lima tipe

yaitu:42

a) Instruksi atau tugas

Pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang

diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan

yang disampaikan itu bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi

tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu

melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya.

Faktor yang prinsipal adalah mempengaruhi isi dari instruksi tugas-

tugas yang kelihatannya kompleks dan menghendaki keterampilan dan

pengalaman untuk melakukannya.

b) Rasional pekerjaan

Pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan

bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi

atau objektif organisasi, kualitas dan kuantitas dari komunikasi

rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai

bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas, maka

pimpinan hanya memberikan sedikit pesan yang bersifat rasional

ataupun sebaliknya.

42 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 108.

33

c) Ideologi

Pesan yang merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada

pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya

dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi

sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi

guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

d) Informasi

Pesan yang memberitahukan kepada bawahan mengenai

praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi,

keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan

instruksi dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah

contoh dari pesan informasi.

e) Umpan balik (feedback)

Pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu

dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari

umpan balik ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap

melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan

yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah

memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik

umpan baliknya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap

karyawan tersebut.

34

Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidak selalu berjalan

lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain sebagai berikut:43

a) Keterbukaan

Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan

akan menyebabkan tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan

dalam pesan. Umumnya pimpinan tidak begitu memperhatikan arus

komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke

bawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian

tugas. Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan dengan tugas pesan

tersebut tidak disampaikan, misalnya seorang pemimpin mengirim

pesan untuk memotivasi karyawan guna penyempurnaan produksi,

tetapi tidak mau mendiskusikan kebijaksanaan baru dalam mengatasi

masalah-masalah organisasi.

b) Kepercayaan pada pesan tulisan

Kebanyakan para pemimpin lebih percaya pada pesan tulisan

dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada

pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.

c) Pesan yang berlebihan

Banyaknya pesan-pesan yang disampaikan kepada bawahan,

maka para karyawan cenderung tidak membaca semuanya dan hanya

43 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 110.

35

membaca pesan yang dianggap penting bagi dirinya. Hal ini membuat

informasi yang disampaikan tidak mengenai sasaran yang diinginkan.

d) Timing

Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi

komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaknya mempertimbangkan saat

yang tepat untuk mengirim pesan dan dampak yang potensial kepada

tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada

saat saling menguntungkan kedua belah pihak yaitu pimpinan dan

karyawan.

e) Penyaringan

Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah

semuanya diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka

perlukan. Penyaringan pesan dapat disebabkan oleh bermacam-macam

faktor diantaranya, perbedaan persepsi diantara karyawan, jumlah

mata rantai dalam jaringan komunkasi dan perasaan kurang percaya

kepada supervisor.

Adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada

bawahan, maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan

yang efektif. Menurut Davis (1976) yang dikutip oleh Arni Muhammad

memberikan saran-saran untuk mengatasi masalah tersebut sebagai berikut:44

44 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 112.

36

a) Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada

karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak

mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu

mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya.

b) Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh

karyawan. Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan

bahwa diberi informasi.

c) Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan

komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang

dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-

tindakan pengelolaan yang mempengaruhi mereka.

d) Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan diantara

pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan

mengarahkan kepada komunikasi yang bersifat terbuka yang

mempermudah adanay persetujuan antara atasan dan bawahan.

Untuk menentukan metode yang tepat digunakan oleh pemimpin ada

kriteria yang dapat digunakan sebagai berikut:45

a) Ketersediaan

Metode yang sudah tersedia dalam suatu organisasi lebih

cenderung untuk digunakan. Bila diperlukan dapat ditambah dengan

metode lain untuk menjadikan lebih efektif.

45 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 114.

37

b) Pertimbangan

Pertimbangan biaya cenderung dipilih untuk menyebarluaskan

informasi yang bersifat rutin dan tidak mendesak. Tetapi bila

informasi yang akan dikomunikasikan tidak bersifat rutin dan

mendesak, maka soal biaya tidak begitu dipertimbangkan yang

penting informasi cepat sampai.

c) Dampak

Metode yang memberikan dampak atau kesan yang lebih besar

akan sering dipilih atau digunakan daripada metode yang sedang atau

kurang dampaknya.

d) Relevansi

Metode yang paling relevan dengan tujuan yang akan dicapai

paling sering dipilih. Misalnya untuk memberikan informasi yang

pendek mungkin lebih tepat digunakan metode lisan yang diikuti

dengan memo, tetapi jika tujuan untuk memberikan informasi yang

rinci maka lebih tepat menggunakan metode laporan secara tertulis.

e) Respons

Pemilihan metode juga dipengaruhi oleh apakah respons

terhadap informasi itu diinginkan atau diperlukan. Bila diinginkan

maka metode lisan secara tatap muka lebih tepat digunakan mungkin

dalam bentuk interpersonal atau rapat.

f) Skill

Metode yang paling cocok digunakan adalah metode yang

paling sesuai dengan skill si penerima dan si pengirim. Bila si

38

penerima mempunyai latar belakang pendidikan yang kurang, maka

metode tulisan yang bersifat kompleks kurang tepat untuk digunakan.

2) Komunikasi ke Atas (Upward Communication)

Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu

seperti yang dikemukakan menurut Pace (1989) yang dikutip oleh Arni

Muhammad fungsinya adalah sebagai berikut:46

a) Pimpinan dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi

informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa

yang disampaikan karyawan.

b) Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi

pembuatan keputusan.

c) Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karaywan

terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk

menanyakan pertanyaan, menajukan ide-ide dan saran-saran tentang

jalannya organisasi.

d) Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus

muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya.

e) Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah

bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus

informasi yang ke bawah.

46 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 117.

39

f) Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah

pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-

tugasnya di organisasi.

Menurut pendapat ahli lain yaitu Smith (1986) yang dikutip oleh Arni

Muhammad mengatakan bahwa komunikasi ke atas berfungsi sebagai

berikut:

“Komunikasi ke atas berfungsi sebagai umpan balik bagi pimpinan

memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan

kepada bawahan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk

berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi

departemennya atau organisasinya. Hal yang seharusnya dikomunikasikan ke

atas adalah informasi dari bawahan sebagai berikut”:47

a) Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya,

kemajuan mereka dan rencana masa yang akan datang.

b) Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang

mungkin memerlukan bantuan tertentu.

c) Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya

masing-masing atau organisasi secara keseluruhan.

d) Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai

pekerjaannya, teman sekerjanya dan organisasi.

47 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 117-118.

40

Komunikasi yang disampaikan ke atas belum tentu efektif. Faktor-

faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi ke atas adalah sebagai

berikut:48

a) Komunikasi keatas lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan

pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan tepat pada waktunya.

b) Komunikasi ke atas bersifat positif, dan mengabaikan atau

menekankan informasi yang bersifat negatif guna membuat

keputusan.

c) Komunikasi ke atas lebih mungkin diterima, jika pesan itu

mendukung kebijaksanaan yang baru.

d) Komunikasi ke atas mungkin akan lebih efektif, jika komunikasi itu

langsung kepada penerima yang dapat berbuat mengenai hal itu.

e) Komunikasi ke atas akan lebih efektif apabila komunikasi itu

mempunyai daya tarik secara intuitif bagi penerima.

Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting bagi

pemimpin untuk mengetahui keinginan karyawan dalam mencapai tujuan.

3) Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)

Dalam jaringan komunikasi organisasi juga ada istilah, seperti yang di

kutip oleh Arni Muhammad bahwa, “Komunikasi horizontal adalah

pertukaran pesan di antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di

dalam organisasi”.49 Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi

48 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 119. 49 Ibid., hal: 121.

41

diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya bersangkutan dengan tugas-

tugas atau tujuan kemanusiaan seperti koordinasi, pemecahan masalah,

penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.

Komunikasi horizontal juga memberikan kemudahan dalam berbagi

informasi organisasi diantara karyawan dan memungkinkan para karyawan

saling memberikan dukungan dalam pekerjaan. Selain itu komunikasi

horizontal juga merupakan saluran komunikasi formal untuk menyelesaikan

masalah dan konflik diantara para karyawan.

Adapun tujuan komunikasi horizontal menurut Arni Muhammad,

yaitu:50

a) Mengkoordinasikan tugas-tugas.

b) Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas.

c) Memecahkan masalah-masalah yang timbul diantara orang-orang

yang berada dalam tingkatan yang sama.

d) Menyelesaikan konflik diantara orang-orang yang berada dalam

organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya.

e) Menjamin pemahaman yang sama.

f) Mengembangkan sokongan interpersonal

Selanjutnya Arni Muhammad menjelaskan mengenai metode dalam

komunikasi horizontal bahwa: “Metode komunikasi horizontal yang sering

digunakan dalam suatu organisasi yaitu rapat-rapat komite, interaksi informal

50 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 122.

42

pada waktu jam istirahat, percakapan telepon, memo dan nota, aktivitas

sosial, kelompok mutu”.51

Seperti bentuk komunikasi lain, komunikasi horizontal juga memiliki

hambatan dalam pelaksanaannya seperti menurut pendapat Kahn dan Katz

dalam buku Komunikasi Organisasi dikutip oleh Arni Muhammad yang

mengatakan bahwa:

“Organisasi yang agak lebih otoriter akan mengontrol dengan ketat

komunikasi horizontal, karena semakin tinggi tingkat pimpinan makin banyak

informasi yang tentang bagian-bagian yang dibawah kontrolnya dan makin

rendah tingkat pimpinan makin sedikit informasi yang dikenalnya.

Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk

berkuasa”.52

51 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, (Bandung: Bumi Aksara, 2001), hal: 123. 52 Ibid., hal: 124.