Teori teori organisasi & komunikasi organisasi
Transcript of Teori teori organisasi & komunikasi organisasi
Komunikasi
dalam OrganisasiPengertian Komunikasi
proses dimana seseorang berusaha untuk
memberikan pengertian atau pesan kepada
orang lain melalui pesan simbolis.
the process by which people attempt to share
meaning via the transmission of
symbolic messages(Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)
Pengertian Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi
di dalam kelompok formal maupun informal
dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005)
Komunikasi formal adalah
komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan
sifatnya berorientasi
kepentingan organisasi
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
Produktivitas, Prosedure
dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi
komunikasi informal adalah
komunikasi yang disetujui
secara sosial.
Orientasinya bukan pada organisasi,
tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
Conrad
(dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan
tiga Fungsi komunikasi organisasi
Fungsi perintah;
Fungsi relasional;
Fungsi manajemen ambigu.
FUNGSI PERINTAH
1. Fungsi perintah berkenaan dengan anggota-
anggota organisasi mempunyai hak dan
kewajiban membicarakan, menerima,
menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah.
Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi
diantara sejumlah anggota yang bergantung
dalam organisasi tersebut.
FUNGSI RELASIONALFungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dlakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb.
FUNGSI MANAJEMEN AMBIGU
Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.
Proses Komunikasi
Pengirim PenerimaMediatorEnkodingDekoding
Gangguan
Penerimaan Pengiriman
Pesan/InformasiPesan/Informasi
Pengiriman Penerimaan
Gangguan Gangguan
12
Proses Komunikasi
Sumber Pengkodean Saluran Pendekodean Penerima
Pengkodean : mengubah suatu pesan komunikasi menjadi bentuk simbol
Pesan : apa yang dikomunikasikan
Saluran : lewat medium mana suatu pesan komunikasi berjalan
Pendekodean : penerjamahan-ulang pesan komunikasi seorang pengirim
Kegelisahan Komunikasi : ketegangan dan kecemasan yang tidak pada tempatnya dalam komunikasi lisan, tulisan atau keduanya
Dimensi-Dimensi Komunikasi
dalam Kehidupan Organisasi1. Komunikasi internal.
proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:
Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.
Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja.
Dimensi-Dimensi Komunikasi
dalam Kehidupan Organisasi1. Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
16
Hal-hal mendasar dalam komunikasi
1. Arah komunikasi
Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral.
Dimensi vertikal dibagi menjadi :
a. Ke bawah; komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah
b. Ke atas; komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok organisasi
Lateral, komunikasi terjadi diantara anggota kelompok kerja yang sama, pada tingkat yang sama, diantara manajer pada tingkat yang sama, atau diantara setiap personil yang yang secara horizontal ekuivalen
17
2. Jaringan formal dan informal
Jaringan formal : komunikasi yang bertalian dengan tugasmengikuti rantai wewenang
Jaringan informal : selentingan komunikasi
3. Komunikasi non verbal : pesan yang dihantar lewat gerakantubuh, intonasi atau tekanan pada kata-kata, air muka dan jarak fisikantara pengirim dan penerima
4. Pilihan saluran komunikasi
Kekayaan saluran : banyaknya informasi yang dapat diteruskanselama suatu episode kemunikasi
Ada beberapa yang kaya dalam kemampuan untuk :
a. Menangani isyarat berganda secara serentak
b. Memudahkan umpan balik yang cepat
c. Sangat pribadi
18
5. Penghalang komunikasi efektif
Penyaringan : manipulasi informasi yang dilakukan seorang pengirim dengan maksud agar informasi itu akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima. Penentu utama dari penyaringan: banyaknya tingkat dalam suatu struktur organisasi.
Persepsi selektif muncul karena penerima dalam proseskimunikasi secara selektif melihat dan mendenganr berdasarkankebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dankarakteristik pribadi mereka yang lain
Emosi
Bahasa
19
6. Faktor-faktor yang berkaitan dengan efektifitas komunikasi dalam beberapa perusahaan berdasarkan hasil riset :
a. Dirut harus menyadari pentingnya komunikasi
b. Para manajer memadankan tindakan dan ucapan
c. Komitmen pada komunikasi dua arah
d. Penekanan pada komunikasi tatap muka
e. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan
f. Menangani berita buruk
g. Pesan dibentuk untuk audiens yang dimaksudkan
h. Perlakuan komunikasi sebagai suatu proses berkelanjutan
20
7. Isu-isu terbaru dalam komunikasi
Penghalang komunikasi antara pria dan wanita. Pria menggunakan pembicaraan untuk menekankan status, sedangkan wanita menggunakannya untuk menciptakan hubungan
Komunikasi yang “benar secara politis”
Komunikasi silang budaya
Komunikasi elektronik
Kaitan antara Jarak Fisik
dengan Frekuensi Komunikasi
35%
30%
25%
20%
15%
10 %
5%
0%
0 m 10m 20m 30m 40m 50m 60m
Jarak antara pihak-pihak yang berkomunikasi
Frekuensi
Komunikasi
dalam satu minggu
Sumber: diadaptasi dari Heller and Hindle (1998)
Bentuk-bentuk Komunikasi
Komunikasi Interpersonal Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
Komunikasi dalam Bentuk Jejaring Komunikasi Pola Roda
Pola huruf Y
Pola komunikasi bersambung
Pola komunikasi melingkar
Pola komunikasi menyeluruh
Bentuk Komunikasi Grapevine
GOSIP
Satu orang berkomunikasi
kepada banyak orang
CLUSTER
Banyak orang berkomunikasi
secara terbatas
Hambatan dalam Berkomunikasi
HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL
Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik
Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen
Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian
Kemampuan Mendengarkan yang rendah Kelebihan Beban Kerja
Penilaian awal terhadap subjek tertentu Hambatan-hambatan lain
Upaya dalam mengatasi hambatan
dalam BerkomunikasiUPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL
Peningkatan kemampuan mendengarkan Tindak lanjut dari setiap komunikasi
yang dilakukan
Dorongan untuk berkomunikasi dua arah
Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam
memahami pesan dan informasi
Pengaturan pola komunikasi yang semestinya
dilakukan dalam organisasi
Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan
berbagai media dalam berkomunikasi
Peningkatan pemahaman terhadap orang lain
Teknologi Informasi dan
Komunikasi Sistem Informasi Formal
sistem pemroses transaksi (transaction-processing system)
sistem informasi manajemen (management information system)
sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system)
sistem informasi eksekutif (executive information system)
sistem jaringan internal(intranet)
sistem pintar (expert system)
Teknologi Informasi yang Personal Komputer
Mesin Fotocopy
Telepon Selular
WebCam
dll
KOMUNIKASI - ORGANISASI
SOSIAL (Berlo, 1960)Komunikasi berhubungan dengan Organisasi Sosial dengan tiga cara
:
Pertama, sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi. Keseragaman perilaku dan tekanan untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan lewat komunikasi diantara anggota-anggota kelompok.
Kedua, bila suatu sistemsosial telah berkembang, ia menentukan komunikasi anggota-anggotanya. Sistem sosial mempengaruhi bagaimana, ke, dan dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana komunikasi terjadi diantara anggota-anggota sistem.
Ketiga, pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan-peranan yang mereka duduki dalam sistem.
KOMUNIKASI JABATAN DAN
HUBUNGAN INFORMAL (1) Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena
yang disebut komunikasi jabatan (positional communication) (Redfield, 1953)
Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang, dan keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan
Mereka yang menduduki jabatan diharuskan berkomunikasi dengan cara yang sesuai dengan jabatan mereka
Sekalipun demikian, dalam praktek komunikasi jabatan ini membingungkan, karena tidak semua jabatan dan interaksi secara saksama sesuai dengan diagram jabatan
KOMUNIKASI JABATAN DAN
HUBUNGAN INFORMAL (2)
Meskipun analisis Weber tentang teori organisasi dapat menguraikan banyak organisasi yang beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan teori lain memberikan sumbangan untuk memahami cara kerja organisasi, dan khususnya, komunikasi organisasi
Terdapat dua jenis teori lagi, disamping teori komunikasi, yang memberikan pandangan yang berguna, yakni teori manajemen dan teori organisasi
Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan antara teori pengelolaan (managing) dan teori pengorganisasian (organizing) karena kedua teori itu sering sangat mirip, tetapi terkadang berbeda.
PENTINGNYA INFORMASI
MANAJER TIDAK AKAN MAMPU
MELAKSANANKAN FUNGSI
PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,
PEMIMPINAN DAN PENGAWASAN TANPA
DUKUNGAN DAN AKSES INFORMASI.
INFORMASI MENJADI SUMBER
PENGETAHUAN DAN INTELEGENSI BAGI
PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM
ORGANISASI
DATA DAN INFORMASI
INFORMASI TIDAK SAMA DENGAN DATA
DATA ADALAH FAKTA YANG MASIH
MENTAH, BELUM DIOLAH, BELUM
DIANALISIS DAN BELUM DISIMPULKAN.
INFORMASI ADALAH DATA YANG TELAH
DIKELOMPOK-KELOMPOKAN DAN
MEMILIKI ARTI/ MAKNA.
COBA BERIKAN CONTOH DATA DAN
INFORMASI
FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI INFORMASI
DETERMINE THE
USEFULNESS OF
INFORMATION
QUALITY
COMPLETENESS
TIMELINESSRELEVANCE
SUMBER : JONES &GEORGE, 2007 : 458
1. QUALITY
KEAKURATAN DAN KEHANDALAN
MENJADI KUALITAS INFORMASI.
SEMAKIN AKURAT DAN HANDAL MAKA
SEMAKIN INFORMASI BERKUALITAS.
2. TIMELINESS
INFORMASI HARUS TER ‘UPDATE’
MENCERMINKAN INFORMASI TERBARU
DAN TIDAK BOLEH BASI
FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI INFORMASI
3. COMPLETENESS
INFORMASI YANG LENGKAP AKAN
MEMBERIKAN KEPASTIAN DAN
MENGHINDARKAN KERAGUAN MANAJER
4. RELEVANCE
INFORMASI DIANGGAP RELEVAN JIKA SESUAI
DENGAN KEBUTUHAN PENGAMBIL
KEPUTUSAN, DAN SESUAI DENGAN
LINGKUNGAN ORGANISASI.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
KOMUNIKASI ADALAH ‘SHARING INFORMATION’ ANTARA DUA ATAU
LEBIH ORANG-ORANG ATAU KELOMPOK UNTUK MENCAPAI
SUATU KESAMAAN PEMAHAMAN ATAU PERSEPSI TENTANG SATU
ATAU BEBERAPA HAL
PENTINGNYA INFORMASI YANG BAIK
KOMUNIKASI YANG BAIK MERUPAKAN ASPEK
ESENSIAL BAGI PARA MANAJER. SEBAB:
1. DENGAN KOMUNIKASI YANG BAIK, EFISIENSI
DAN EFEKTIFITAS DAPAT DITINGKATKAN.
2. DAPAT MEMPERBAIKI KUALITAS PEKERJAAN
DAN PRODUK
3. MENINGKATKAN TANGGUNGJAWAB TERHADAP
CUSTOMERS
4. MEMBANTU MENSOSIALISASIKAN INOVASI
5. MEMBANTU MENCEGAH DAN MENYELESAIKAN
KONFLIK
FAKTOR-FAKTOR DALAM
PROSES KOMUNIKASI
1. SENDER
ORANG ATAU KELOMPOK YANG MENGIRIM INFORMASI
2. MESSAGE
PESAN YANG DIKIRIM OLEH SENDER
3. ENCODING
PENTERJEMAHAN PESAN KE DALAM SIMBOL-SIMBOL ATAU BAHASA
4. NOISE
KENDALA ATAU HAMBATAN YANG TERJADI SELAMA PROSES KOMUNIKASI.
5. RECEIVER
ORANG ATAU KELOMPOK YANG MENERIMA
INFORMASI
6. MEDIUM
SUATU ALAT ATAU PERANTARA YANG
MEMBANTU MENERJEMAHKAN SUATU PESAN
7. DECODING
INTERPRETASI TERHADAP PESAN OLEH
PENERIMA PESAN
FAKTOR-FAKTOR DALAM
PROSES KOMUNIKASI
PROSES KOMUNIKASI
MESSAGE
SENDER
DECODING BY SENDER
MEDIUM ENCODING MESSAGE
RECEIVER
DECODING BY RECEIVER
ENCODING MEDIUM
NOIS
SUMBER : JONES & GEORGE, 2007 : 465
Yang akan dibahas:
Pengertian Komunikasi Nonverbal
Perbedaan Komunikasi Verbal dengan
Komunikasi Nonverbal
Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Fungsi Komunikasi Nonverbal
Karakteristik Komunikasi Nonverbal
Tipe Komunikasi Nonverbal
Perbedaan Komunikasi Verbal dengan
komunikasi nonverbal
Komunikasi verbal bersaluran tunggal,
nonverbal multisaluran
Pesan verbal terpisah-pisah, pesan
nonverbal berkesinambungan
Komunikasi nonverbal lebih banyak
mengandung muatan emosional dibanding
komunikasi verbalDeddy Mulyana (Mulyana:2007)
Pentingnya pesan nonverbal:
Sangat menentukan makna dalam komunikasi interpersonal
Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan lewat pesan nonverbal
Pesan nonverbal menyampaikan makna dan maksud, relatif lebih bebas dari penipuan, distorsi, dan kerancuan
Mempunyai fungsi metakomunikatif yang sangat diperlukan untuk mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi.
Merupakan cara komunikasi yang lebih efesien
Merupakan sarana sugesti yang paling tepat
Dale G. Leathers (Rakhmat:2001)
Fungsi Komunikasi Nonverbal
Arni Muhammad:
1. Pengulangan
2. Pelengkap
3. Pengganti
4. Memberikan Penekanan
5. Memperdayakan
(Muhammad: 2000)
Mark L. Knapp:
1. Repetisi
2. Substitusi
3. Kontradiksi
4. Komplemen
5. Aksentuasi
(Rakhmat:2001)
Karakteristik
1. Kita selalu berkomunikasi
2. Arti tergantung kepada konteks
3. Komunikasi nonverbal lebih dapat
dipercaya
4. Cara utama dalam menyatakan perasaan
dan sikap
Vokalik: Tingkah laku nonverbal yang
berupa suara, tetapi tidak
berupa kata-kata
Kualitas Suara, pengontrolan vokal,
Karakteristik Vokal; tertawa, menangis, dsb.
Pemberi sifat, intensitas, tinggi dan luas suara
Pemisahan vokal seperti um, uh-huh, perbedaan diam
dan gangguan suara
Penggunaan Ruang dan
Waktu Jarak yang menunjukkan keintiman
Jarak pribadi atau personal
Jarak sosial
Jarak umum
Penggunaan Waktu
Bagaimana seseorang menggunakan
waktunya, memberikan informasi kepada
orang lain tentang dirinya.
Ingat Tiga Hal!!!
Karena interpretasi adalah karakteristik yang kritis dalam komunikasi nonverbal, maka adalah sulit menyamakan tindakan stimulus nonverbal tertentu dengan satu pesan verbal khusus
Komunikasi nonverbal tidaklah merupakan sistem bahasa tersendiri, tetapi lebih merupakan bagian dari sistem verbal.
Komunikasi nonverbal dapat dengan mudah ditafsirkan salah.
Kesimpulan:
Komunikasi Nonverbal dalam Organisasi:
Proses Penciptaan dan pertukaran pesan
dengan tidak menggunakan kata-kata, yang
terjadi di dalam organisasi.
PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI(Menurut Mary Jo Hatch : dalam 4 perkembangan perspektif teori
Organization ”)
ASUMSI –ASUMSI
PERSPEKTIF ORGANISASI
1. KLASIK
Asumsi : organisasi dipahami sebagai tempat
(wadah) berkumpulnya orang-orang yang
diikat dalam sebuah aturan-aturan yang tegas
dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang
telah terkoordinir secara sistematis dalam
sebuah struktur guna mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
2. MODERN
Asumsi : Organisasi sebagai sebuah jaringan
sistem yang terdiri dari setidak-tidaknya 2 orang
atau lebih dengan kesalingtergantungan, input,
proses dan output. Menurut pandangan ini,
orang-orang (komunikator) bekerjasama dalam
sebuah sistem untuk menghasilkan suatu produk
dengan menggunakan energi, informasi dan
bahan-bahan dari lingkungan
3. INTERPRETASI SIMBOLIK
Asumsi : Organisasi memproduksi situasi /
lingkungan/ budaya/ realitas sosial melalui
pemaknaan atas interaksi dalam organisasi.
Organisasi terbentuk karena adanya interaksi
(komunikasi) yang terjadi antar anggota melalui
pemaknaan atas simbol-simbol, baik simbol
verbal maupun non verbal.
4. POSTMODERNISME
Asumsi : postmodernisme mencoba untuk mengkritisi
(melakukan penentangan thd) perspektif modernisme
yang menempatkan organisasi dalam bentuk sistem
yang rasional empiris. Sistem dalam pengertian
modernisme adalah hubungan rasional dari berbagai
unsur yang ada dalam organisasi yang cenderung
mengesampingkan intuisi dan pengalaman individu.
Postmodernisme juga menganggap bahwa organisasi
sebagai tempat terjadinya negosiasi kekuasaan,
dominasi kelompok dan pertarungan kepentingan
sehingga perlu adanya rekonstruksi kekuasaan. Untuk
itu postmodernisme mencoba memberikan ruang pada
munculnya partisipasi anggota organisasi.
PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI(Menurut Wayne Pace : Di antara 2 Paradigma)
OBJEKTIVIS SUBJEKTIVISTRANSISIONAL
Teori Struktural Klasik :
1. Organisasi Sosial
2. Organisasi Formal
(Birokrasi Weber –
Manajemen Ilmiah
Taylor)
1.Teori Perilaku
(Behavior Theory)
2. Teori Sistem
(system Theory)
1.Teori Pengorganisasian
(Organizing Theory)
2. Teori Budaya
Organisasi (Organization
Culture)
A.TEORI STUKTURAL KLASIK
(Objektivisme) 1. ORGANISASI SOSIAL
merujuk pada pola-pola interaksi sosial yang terjadi
dalam sebuah kelompok sosial, yaitu kelompok atau
kumpulan orang yang terbentuk atas dasar kesamaan
kepentingan yang saling berhubungan dan
melakukan interaksi sosial. Hubungan yang terjadi ini
menghasilkan aspek status sosial yang berbeda.
Jaringan hubungan & kepercayaan bersama suatu
kelompok ini yang biasanya disebut dengan struktur.
2. ORGANISASI FORMAL (BIROKRASI)
KARAKTERISTIK BIROKRASI WEBER :
1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan.
2. Tujuan / rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas yang disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban (jod description).
3. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan (saat sah menduduki jabatan).
4. Garis2 kewenangan & jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis.
5. Suatu sitem aturan/regulasi yang umum tapi tegas yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan2 & fungsi jabatan dalam organisasi.
6. Prosedur dalam organisasi bersifar formal dan impersonal.
7. Adanya prosedur untuk menjaga disiplin anggota.
8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.
9. Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis.
10. Penilaian kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.
Ciri-ciri organisasi formal berkaitan dengan
fenomena Komunikasi jabatan (positional
communication). Hubungan dibentuk antara
jabatan.
MANAJEMEN ILMIAH TAYLOR
Unsur Kunci :1. Pembagian Kerja : berkenaan denan bagaimana tugas,
kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan (disinilah bagaimana jalur dan pola komunikasi berlangsung).
2. Proses Skalar – fungsional : berkenaan dengan rantai perintah / dimensi vertikal organisasi yang menunjukkan proses fungsional dan jalur horisontal organisasi.
3. Struktur : hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori klasik fokus pada dua stuktur dasar : lini (garis komando / pimpinan/decition maker) & staf (garis koordinatif / pelaksana tugas/follower)
4. Rentang Kendali/pengawasan (span of control) : menunjukkan jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan. Efektifitas pengawasan organisasi tergantung pada besar kecilnya jumlah rentang kendali yang ada.
B. TEORI TRANSISIONAL
1. TEORI PERILAKU
1.1. Teori Komunikasi-Kewenangan : Chester Barnard
- Organisasi formal : suatu sistem kegiatan dua orang atau lebih yang dilakukan secara sadar danterkoordinasikan.
- Menitikberatkan konsep sistem dan konsep orang.
Eksistensi organisasi bergantung pada kemampuanmanusia untuk berkomunikasi dan kemauan untukbekerja sama dalam mencapai tujuan yang sama. -- Fungsi utama pimpinan adalah mengembangkan & memelihara suatu sistem komunikasi.
Teori Penerimaan Kewenangan
Empat syarat seseorang mau menerima pesan otoritatif
:
1. Orang tersebut memahami pesan yang dimaksud.
2. Orang tersebut percaya bahwa pesan itu tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
3. Orang tersebut percaya (pada saat memutuskan
bekerja sama) bahwa pesan yang dimaksud sesuai
dengan minatnya.
4. Orang tersebut memiliki kemampuan fisik dan
mental untuk melaksanakan pesan (sesuai dengan
kompetensi dirinya).
Teori Hubungan Manusia :
Elton MayoMelakukan penelitian di kompleks Hawthorne milik
Western Electric Company
Efek Hawthorne :
1. Perhatian terhadap orang-orang boleh jadi mengubah sikap & perilaku pekerja.
2. Moral dan produktifitas dapat meningkat apabila para pegawai mempunyai kesempatan untuk berinteraksi satu sama lain.
“kondisi kerja yang menyenangkan, bebas dan membahagiakan dapat meningkatkan
produktifitas”.
Teori Fusi Bakke
Proses Fusi :
Organisasi , hingga tahap tertentu, mempengaruhi individu,
sementara pada saat yang sama individupun mempengaruhi
organisasi.
Organisasi yang dipersonalisasikan oleh setiap ndividu pegawai
dan individu yang disosialisaikan oleh organisasi. Karena itu setiap
pegawai menunjukkan ciri-ciri organisasi, dan setiap jabatan
tampak unik seperti individu yang mendudukinya. Setelah fusi,
setiap pegawai tampak menyerupai organisasi, dan setiap jabatan
dalam organisasi dimodifikasi sesuai dengan minat khusus
individu.
Teori Peniti Penyambung(The Linking Pin Model) Rensis Likert
Konsep ini berkaitan dengan kelompok yang tumpang tindih dalam peran (sebagai pemimpin untuk unit yang lebih rendah dan sebagai anggota unit yang lebih tinggi)
Menunjukkan hubungan ntarkelompok. Organisasi berorientasi pada hubungan ke atas dalam hal : komunikasi, pengaruh pengawasan dan pencapaian tujuan organisasi
TEORI SISTEM
“Satu-satunya cara yang bermakna untuk mempelajari organisasi … adalah sebagi suatu sistem” (Scott, 1961)
Bagian-bagian dalam organisasi merupakan sebuah sistem, berupa individu dan kepribadiannya, struktur formal, pola interaksi informal, pola status & peranan, lingkungan fisik
pekerjaan. Inilah yang disebut sistem organisasi.
Konsep sistem fokus pada pengaturan, interakis, pola komunikasi dan hubungan antara bagian-bagian & dinamika
hubungan tersebut yang menumbuhkan kesatuan / keseluruhan
Dalam sistem terdapat hubungan interdependensi
diantara komponen / bagian suatu sistem (subsistem)
Suatu perubahan pada suatu bagian/komponen akan
membawa perubahan pada setiap komponen lainnya
dalam keseluruhan sistem.
Salah satu tokoh Teori Sistem Umum : Bertalanffy,
mengindentifikasina beberapa prinsip yang berlaku bagi
semua jenis sistem yakni bahwa mesin, organisme dan
organisasi memiliki proses serupa dan dapat diuraikan
dengan prinsip-prinsip yang sama
Ciri-Ciri Sistem
Nonsumativitas, yaitu suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagian-bagiannya. Namun dia akan memperoleh identitas yang terpisah dari masing-masing hubungan.
Unsur-unsur struktur, fungsi dan evlusi. Sturktur merujuk pada hubungan antarkomponen suatu sistem. Struktur mencerminkan keteraturan
Keterbukaan. Organisasi adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat ditembus, yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungannya sehingga memperoleh energi dan informasi.
Hierarki. Suatu sistem merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain di dalamnya, atau sebagai subsistem bagi suatu sistem yang lebih besar.
Individu & kepribadian
yang ia bawa kepadanya
Status & pola peranan yang
menghasilkan pengharapan
Pola interaksi informal di antara
individu-individu
Organisasi formal / pola pekerjaan
yang saling berhubungan
Keadaan fisik dalam mana
pekerjaan dilakukan
Bagian-bagian
Suatu Sistem
Organisasi
Kebanyakan interaksi kita dengan orang lain
merupakan tindakan komunikatif (verbal/non
verbal, bicara / diam). “komunikasi – pertukaran
informasidan transmisi makna – adalah inti suatu
sistem sosial atau suatu organisasi. Termasuk
dalam bentuk-bentuk interaksi sosial seperti
penggunaan pengaruh, kerja sama penularan
sosial atau peniruan dan kepemimpinan yang
dimasukkan dalam konsep organisasi.
C. TEORI MUTAKHIR (Subjektivisme)
1. TEORI PENGORGANISASIAN :
CARL WEICKProses pengorganisasiaan akan menghasilkan organisasi. Pengorganisasianadalah sebuah proses dan aktivitas/kegiatan. Walaupun organisasi memilikistruktur namun bagaimana organisasi bertindak dan bagaimana organisasitersebut tampil ditentukan oleh struktur yang ditetapkan oleh pola-pola regulerperilaku yang saling bertautan. (Weick, 1979, hal 90).
Komunikasilah yang merupakan proses penting. Proses menghasilkan struktur. Suatu sistem jelas manusia. Manusia tidak hanya menjalankan organisasi, manusia merupakan organisasi itu sendiri.
Pengorganisasian adalah suatu gramatika (aturan, konvensi, praktik organisasi) yang disahkan secara mufakat untuk mengurangi ketidakpastian denganmenggunakan perilaku bijaksana (pengalaman) yang saling bertautan. (pengalaman dilalui bersama dengan orang lain melalui sistem lambang/simbol)
Proses / Tahap Pengorganisasian :1. Tahap Enactment secara sederhana berarti bahwa paraanggota
organisasi menciptakan ulang lingkungan mereka dengan
menentukan dan merundingkan makna khusus bagi suatu peristiwa
2. Tahap seleksi,aturan-aturan dan siklus komunikasi digunakan untuk
menentukan pengurangan yang sesuai dengan ketidakjelasan
3. Tahap retensi,memungkinkan organisasi menyimpan informasi
mengenai cara organisasi itu memberi respon atas berbagai situasi
METAPHORA ORGANISASI : GARETH MORGAN
Organisasi dapat dilihat dari berbagai perspektif. Perspektif pertama sebagaimana yangdiungkapkan oleh Gareth Morgan melihat organisasi dalam 8 metafora1. Antara lain :
1. Organisasi ibarat mesin (machine). Organisasi mengolah segala sumberdaya yangada dan memiliki bagian-bagian yang menghasilkan produk dan jasa.
2. Organisasi ibarat organisme (organism). Seperti tumbuhan atau hewan, organisasi lahir,tumbuh, berfungsi dan beradaptasi terhadap perubahan- perubahan lingkungan danpada akhirnya ia mati.
3. Organisasi ibarat otak (brain). Ia memproses informasi, ia memiliki intelegensi, iamengkonseptualisasi dan ia membuat perencanaan.
4. Organisasi ibarat budaya (culture) karena ia mencipta pengertian, memiliki nilaidan norma, dan diperkuat dengan cerita-cerita dan ritual-ritual bersama.
5. Organisasi seperti sebuah sistem politik (political system) , dimana kekuasaandibagi, pengaruh dijalankan, dan keputusan-keputusan dibuat.
6. Organisasi sebagai penjara supranatural (psychic prisons) karena ia dapatmembentuk dan membatasi kehidupan anggota-anggotanya.
7. Organisasi sebagai perubahan dan transformasi (flux and transformation),karena ia menyesuaikan diri, berubah, tumbuh atas dasar informasi, umpan balikdan kekuatan logika.
8. Organisasi sebagai instrumen dominasi (instrument of domination) karena iamengandung kepentingan-kepentingan yang bersaing, yang beberapa di antaranya
mendominasi yang lain.
1 Gareth Morgan, Image of Organization, Beverly Hills, CA : Sage, 1986
TRADISI STUDI ORGANISASI MENURUT LITLLE JOHN
Stephen W Littlejohn memberikan satu bentuk metafora lain yang mengibaratkanbahwa organisasi adalah sebagai sebuah jaringan (Organizational Network). Jaringan adalah struktur-struktur sosial yang diciptakan melalui komunikasi di antara individu-individu dan kelompok-kelompok. Sewaktu orang berkomunikasidengan orang lain, sebenarnya ia sedang membuat kontak-kontak dan pola-polahubungan dan saluran-saluran ini menjadi instrumen dalam semua bentuk fungsisosial, dalam organisasi-organisasi dan dimasyarakat luas. Organisasi dipahamimampu membangun realita sosial. Jaringan adalah saluran-saluran melalui manapengaruh dan kekuasaan dijalankan, tidak hanya oleh manajemen dengan caraformal tetapi juga informal diantara para anggota organisasi.2
Sementara itu, Peter Monge dan Eric Eisenberg3 melihat teori jaringan sebagaisuatu cara untuk mengintegrasikan tiga tradisi dalam studi organisasi. Pertamatradisi posisional, relasional, dan kultural. 2 Stephen W Littlejohn, Teories of Human Communication ,Thomson Learning,USA. 7th.ed. 2001. 3 ibid..p.282
1. TRADISI POSISIONAL
Tradisi ini memberikan perhatian pada struktur dan peran-peran formal dalam
organisasi. Organisasi dalam pandangan tradisi ini dipandang sebagai
sekumpulan posisi seperti administrator, pimpinan dan anggota. Setiap posisi
memiliki fungsi-fungsi tertentu. Pendekatan yang dipergunakan oleh tradisi ini
adalah pendekatan struktural, yang mendefinisikan sebuah organisasi sebagai
sebuah kumpulan yang stabil dari hubungan-hubungan yang didefinisikan
secara formal.
Tradisi posisional terdiri dari beberapa teori tentang jaringan-jaringan
komunikasi formal. Teori-teori ini cenderung meneliti cara-cara manajemen
menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.
2. TRADISI RELASIONAL
Tradisi ini dibangun diatas asumsi dasar bahwa organisasi terbentuk
karena adanya interaksi timbal balik antar individu. oleh karena itu
tradisi ini memberikan perhatian pada cara-cara organisasi terbentuk
melalui interaksi antar individu-individu. tradisi ini berhubungan
dengan cara-cara hubungan-hubunga yang umumnya berkembang
dikalangan para partisipan di dalam sebuah organisasi dan
bagaimana jaringan muncul dari hubungan-hubungan tersebut.
Disini, organisasi dipandang sebagai sebuah sistem yang yang
hidup dan mengalami perubahan yang terus menerus dibentuk dan
diberi arti melalui interaksi antara anggota-anggotanya.
3. TRADISI KULTURAL
Kajian sentral dalam tradisi ini adalah tentang
simbol-simbol dan pengertian yang
membentuk suatu organisasi. Tradisi ini
memahami bahwa dunia organisasi diciptakan
oleh anggotanya dalam cerita-cerita, ritual-
ritual, dan pekerjaan tugas. Struktur organisasi
sesunguhnya tidak dirancang sebelumnya
tetapi muncul dari tindakan-tindakan
anggotanya secara informal dalam aktifitas
mereka sehari-hari
PENGELOMPOKAN TEORI KOMUNIKASI
ORGANISASI MENURUT LITLLE JOHN
1. TRADISI POSISIONAL : termasuk dalam tradisi ini : Teori Birokrasi dari Max Weber, yang merupakan bagian dari teori organisasi klasik, dan kedua Teori Empat Sistem dari Likert.
2. TRADISI RELASIONAL, termasuk dalam tradisi ini : The Process of Organizing oleh Carl Weick dan pengembangan teori ini Conversation And Text In The Process Of Organizing dari James W Taylor, serta Structuratio in Organizations oleh Marshall Scott Poole & Robert McPhee dan pengembangan dari teori ini Structuration in Organizational, Control and Identity oleh George Cheney & Philip Tompkins.
3. TRADISI KULTURAL , termasuk dalam tradisi ini : Domain of Organizational Culture oleh John Van Maanen dan Stephen Barley.
ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Adalah suatu proses dinamik dalam mana pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan dinterpretasikan yang hidup dan berkembang dalam sebuah organisasi.
Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana informasi itu terdistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana pola-pola distribusinya dan bagaimana orang-orang terlibat dalam proses penyebaran informasi itu dalam sebuah organisasi.
Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisai baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi.
SIFAT ALIRAN INFORMASI
Guetzkow (1964), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat terjadi dalam tiga cara :
1. SERENTAK, yaitu proses penyebaran informasi (pesan) yang disampaikan secara bersamaan dalam suatu waktu dengan objek sasaran yang banyak (lebih dari satu rang, bukan proses diadik)
Bentuk : Memo, Pertemuan, rapat (akbar), televisi, teleconference (penyampaian pesan bermedia).
Keuntungan : cepat, mudah/dapat diakses pada saat bersamaan, berhubungan dengan banyak sasaran orang, informasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi besar.
Kerugian : tidak dapat menyebarkan informasi yang sifatnya rahasia.
Biasanya digunakan oleh organisasi publik atau organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas.
2. BERURUTAN : yaitu proses penyebaran informasi/pesan secara diadik (merupakan bentuk komunikasi yang utama, Haney;1962). Dengan pola “siapa berbicara kepada siapa”. Informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain secara tidak bersamaan.
Bentuk : komunikasi antarpersonal, model jaringan sel.
Keuntungan : menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan antar anggota.
Kerugian : lambat, memungkinkan terjadinya bias / distorsi informasi (multi persepsi/interpretasi).
Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis, rahasia, militer. Ataupun pula untuk suatu kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup / rahasia/ strategis.
untuk itu dibutuhkan kemampuan akurasi penyampaian pesan, daya ingat yang baik dan disiplin yang tinggi.
3. SERENTAK – BERURUTAN ; yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah disebutkan sebelumnya.
POLA ALIRAN INFORMASI
1. POLA RODA : adalah pola yang mengarahkan seluruh
informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral.
Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi
dan memecahkan masalah dengan saran / persetujuan
anggota lainnya.
2. POLA LINGKARAN : semua anggota berkomunikasi satu
sama lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan.
Tidak seorangpun yang dapat berhubungan langsung
dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada
anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh
informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
PENGARUH DUA POLA ALIRAN
NO VARIABEL KOM. ORG P.RODA P. LINGK
1 Aksessibilitas anggota satu dg lainnya Rendah Tinggi
2 Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah
3 Moral / kepuasan Sgt rndh Tinggi
4 Kemunculan pemimpin Tinggi Sgt rendah
5 Kecermatan solusi Baik Buruk
6 Kecepatan kinerja Cepat Lambat
7 Jumlah pesan yg dikirimkan Rendah Tinggi
8 Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sgt lambat
9 Penyesuaian dg perubahan kerja Lambat Cepat
10 Kecenderungan beban brlebih Tinggi rendah
PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI
KOMPONEN DALAM JARINGAN :
1. ANGGOTA KLIK, Klik adalah kelompok individu yang paling sedikit/ separuhdari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya.
CIRI-CIRI KLIK :
a Klik terjadi melalui interaksi dengan orang-orang yang dapat merekalihat. (Sommer, 1969). Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan
sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, saling menyukai & merasa amat puas dg kontak tsb.
a Kebanyakan klik relatif akrab satu dg lainnya dalam hierarkhiformal organisasi. Ini menunjukkan kemiripan sistem komunikasiformal dengan sistem komunikasi informal (Rogers & Agarwala-Rogers).
a Syarat anggota klik bahwa individu-individu harus mampu melakukankontak satu sama lainnya, bahkan dengan cara tidak langsung.
2. PENYENDIRI, adalah mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya.
a Bisa jadi seseorang menjadi penyendiri untuk tema-tema pesan tertentu (yang mungkin tidak dia sukai atau tidak berhubungan dengan bidang tugasnya) namun menjadi anggota klik sentral bila pesan-pesannya berhubungan dengan bidang tugasnya.
aSifat-sifat penyendiri (Goldhaber;1979) :
1. Kurang aman dlm konsep diri mereka.
2. Kurang termotivasi oleh cita-cita.
3. Kurang bersedia untuk berinteraksi dg orang lain.
4. Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem.
5. Lebih jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi
6. Lebih cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi.
7. Relatif lebih tidak puas dengan sistem (golput)
8. Beranggapan bahwa sistem komunikasi tertutup bagi mereka.
3. JEMBATAN ; adalah anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jumbatan berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.
4. PENGHUBUNG ; adalah orang yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. (tekanannya bukan anggota klik dalam kelompk atau orang luar sama sekali)
5. PENJAGA GAWANG (GATE KEEPER) ; adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengndalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut.
6. PEMIMPIN PENDAPAT (OPINION LEADER) ; adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka.
7. KOSMOPOLIT; adalah orang bebas dari gagasan, prasangka, kecintaan lokal. Orang yg melakukan kontak dg dunia luar/ di luar organisasi. Menghubungkan aggota organisasi dg orang & peristiwa diluar struktur organisasi. Mereka adalah anggota organisasi yang banyak bepergian (duta) aktif dalam organisasi profesional, membaca terbitan. Memiliki kontak dengan sumber-sumber di luar organisasi, bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru bagi organisasi.
PERAN & FUNGSI MASING-MASING KOMPONEN
Anggota Klik : sebagai jantung sistem & bertindak sebagai tujuan akhir bagi kebanyakan pesan
Penyendiri : sebagai pemberi tantangan pada sistem dan mencipta derajat ketidakpastian pada efektifitas program penyebaran pesan.
Jembatan : sebagai pemrosesan sentral informasi yg menyediakan hubungan langsung diantara klik-klik yang berbeda.
Penghubung :mengintegrasikan dan menjadi penghubung antarklik.
Penjaga gawang : mengendalikan perpindahan pesan dan kontak-kontak dengan tujuan meminimalkan kelebihan beban komunikasi dan meningkatkan keefektifan.
Pemimpin pendapat : melancarkan pembentukan & peruabahan sikap & membantu dalam pengambilan keputusan informal.
Kosmopolit : menghubungkan organisasi dg orang-orang dan gagasan-gasgasan baru dalam lingkungan yang lebih besar.
ARAH ALIRAN INFORMASI
1. KOMUNIKASI KE BAWAH (DOWN WORD)
yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada
mereka yang merotoritas lebih rendah.
JENIS INFORMASI yang biasanya dikomunikasikan :
1. Mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
2. Mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3. Mengenai kebijakan & praktik organisasi
4. Informasi kinerja pegawai
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of
mission).
METODE PENYAMPAIAN PESAN :
1. Tulisan
2. Lisan
3. Lisan diikuti tulisan
4. Tulisan diikuti lisan
KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN ?
1. Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi.
2. Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran & mendamaikan perselisihan.
3. Lisan diikuti tulisan : dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi kemudian diikuti tindak lanjutnya yg bersifat umum, perlu pendokumentasian.
4. Tulisan diikuti lisan : dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.
KRITERIA MEMILIH METODA PENYAMPAIAN INFORMASI KEPADA
PEGAWAI :
1. Ketersediaan informasi.
2. Biaya
3. Pengaruh
4. Relevansi (dengan tujuan)
5. Respons
6. Keahlian (yang sesuai dengan kemampuan pengirim)
KOMUNIKASI KE ATAS (UP WORD)
Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan).
PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS :1. Informasi bagi pembuatan keputusan2. Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima informasi dari mereka & seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.3. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul kepermukaan sehingg atasan tahu apa yang mengganggu dan menghambat kerja mereka.4. Menumbuhkan apresiasi & loyalitas kpd organisasi dg memberi kesempatan kpd pegawai untuk mengajukan pertanyaan & memberi masukan/gagasan serta saran.5. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yg diharapkan dari aliran informasi ke bawah6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka &
memperkuat keterlibatan mereka dg pekerjaan & organisasi
APA YANG DIKOMUNIKASIKAN ?
1. Tentang apa yang telah dilakukan bawahan : prestasi, kemajuan, rencana yang akan datang.
2. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan membutuhkan bantuan penyelesaian.
3. Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada organisasi.
4. Mengungkakan bagaima perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, & organisasi.
MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT ? (sharma, 1979) :
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
2. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan bawahan.
3. Kurangnya penghargaan & apresiasi bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disamapikan pegawai.
PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS
1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan & didorong atau dirangsang agar tetap muncul / tersampaikan.
2. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan.
3. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin
4. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah
5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif
6. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah
7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media & metode untuk meningkatkan aliran informasi.
KOMUNIKASI HORISONTAL
Adalah penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja.
TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL
1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja
2. Berbagi informasi mengenai rencana & kegiatan
3. Untuk memecahkan masalah
4. Untuk memperoleh pemahaman bersama
5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
6. Untuk menumbuhkan dukungan antar personal
BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL :
Rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo / catatan, kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja sukareka yang berbagi wilayah tanggungjawab)
KOMUNIKASI INFORMAL, SELENTINGAN
Komunikasi yang dilakukan oleh orang organisasi tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi.
Selentingan (Grapevine) : metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa (Stein, 1967).
CIRI SELENTINGAN :1. Melalui interaksi mulut ke mulut2. Bebas dari kendala organisasi & posisi3. Penyebaran cepat.4. Melalui rantai kelompok5. Memiliki beberapa peran.6. Produk situasi bukan produk orang dalam organisasi.7. Semakin cepat orang mengetahui peristiwa semakin cepat kemungkinan menceritakannya
pada orang lain.8. Jika informasinya menarik, orag cenderung menyampaikan pada yang lain.9. Pesan selentingan cenderung cermat/jeli (walau terkadang lebih dramatik dari yg
senyatanya)10. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, menghasilkan kesalahan interpretasi
bahkan bila rinciannya cermat.11. Cenderung mempengaruhi organisasi (baik atau buruk)
CARA MENANGGAPI SELENTINGAN
Jagalah saluran komunikasi formal tetap terbuka yang
memberi kesempatan berlangsungnya komunikasi ke
atas, ke bawah, horisontal dan lintas saluran yang terus
terang, cermat, dan sensitif.
Efektifkan hubungan komunikasi antara atasan denga
bawahan.
Sampaikan bahwa atasan mengerti dan menerima
informasi melalui selentingan tersebut (khususnya yg
menyangkut perasaan karyawan)
DEFINISI KOMUNIKASI
Proses yang berlangsung dimana terjadi penyampaian pesan-pesan verbal maupun nonverbal yang berasal dari sumber (komunikator) selaku pihak yang memprakarsai komunikasi kepada lawan bicara atau khalayak dengan menggunakan media tertentu (koran, majalah TV, radio dsb) atau melalui pidato dan pertemuan tatap muka secara langsung dengan menggunakan teknik tertentu (lobby, opini, agitasi, propaganda, dsb) untuk mencapai suatu tujuan atau efek tertentu atau umpan balik pada sasaran yang dituju (komunikan atau khalayak)
DEFINISI ORGANISASI
sesuatu yang bersifat fisik dan konkret dan merupakan
subuah struktur dengan batas-batas yang pasti. Istilah
”organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata
merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan
tujuan-tujuan.
DEFINISI KOMUNIKASI
ORGANISASI
pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi
tersebut
IKLIM KOMUNIKASI
ORHANISASI situasi dengan tujuan untuk menyataukan suatu
kemiripan,
menggambarkan suatu kiasan bagi iklim fisik
cara seseorang bereaksi terhadap aspek organisasi menciptakan suatu iklim komunikasi
gabungan dari persepsi-persepsi –suatu evaluasi-makro- mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik-konflik antar persona dan kesempatan pertumbuhan dalam organisasi tersebut.
PENTINGNYA IKLIM
Apakah iklim suatu daerah mempunyai arti penting?
Blumenstock (1970) menerangkan bahwa iklim fisik ”mempengaruhi cara hidup kita”pakaian yang kita kenakan, makanan yang kita perlukan, rumah yang kita bangun, alat transportasi yang kita gunakan, jenis tumbuhan dan hewan yang hidup di lingkungan kita dapat mempengaruhi cara hidup kita.
PENTINGNYA IKLIM
iklim komunikasi sebuah organisasi
mempengaruhi cara hidup kita:
kepada siapa kita berbicara, siapa yang kita
sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana
kegiatan kerja kita, bagaimana
perkembangan kita, apa yang ingin kita
capai, dan bagaiman cara kita
menyesuaikan diri dengan organisasi
PENTINGNYA IKLIM
Redding (1972) menyaakan bahwa, ”iklim
(komunikasi) organisasi jauh lebih penting
daripada keterampilan atau teknik-teknik
komunikasi semata-mata dalam
menciptakan suatu organisasi yang efektif”
AREA OF CONSIDERATIONS
HUBUNGAN ANTARA KOMUNIKASI
ORGANISASI DENGAN KEPUASAN
KERJA
Kepuasan adalah konsep yang berkenaan
dengan kenyamanan; jadi kepuasan dalam
komunikasi berarti anda merasa nyaman
dengan pesan-pesan, media dan hubungan-
hubungan dalam organisasi
AREA OF CONSIDERATIONS
Kepuasan atas komunikasi dapat
mempengaruhi kepuasan kerja, ”kepuasan
atas komunikasi” kadang-kadang
dikacaukan dengan ”iklim komunikasi”
Alasanya adalah iklim merupakan fungsi
dari bagaimana kepuasan anggota terhadap
komunikasi dalam organisasi (Litwin &
Stringer, 1968; Pritchard & Karasick, 1973)
INTERNAL
Kepuasan menggambarkan evaluasi atas
keadaan internal afektif, kepuasan
menggambarkan reaksi afektif individu atas
hasil-hasil yang diinginkan yang berasal dari
komunikasi yang terjadi dalam organisasi;
kepuasan menggambarkan evaluasi pribadi
atas keadaan internal.
EKSTERNAL
Iklim merupakan deskriptif kondisi eksternal
bagi individu-individu (Schneider, 1975;
Dillard, Wigand, & Boster, 1986).
Iklim terdiri dari suatu citra gabungan entitas
atau fenomena global, seperti komunikasi
atau organisasi. Iklim disini merupaan istilah
yang menandai beberapa sifat keseluruhan
organisasi atau salah satu sifat unit
bagiannya yang lengkap.
STATEMENT OF PROBLEM
stres!
Menurut Ray (1991)
stres menimbulkan pengaruh yang merusak dan
berbahaya bagi kesehatan jasmani dan rohani
pekerja
Heaney dan Van Ryn (1990)
efek jangka pendek seperti kecemasan kerja,
ketegangan kerja dan efek jangka panjang seperti
depresi, borok, penyakit kardiovaskular dan
kematian.
stres dan hubungannya dengan
komunikasi
Albrecht, Irey, & Mundy 1982; Ray 1983a,
1983b; Albrecht & Adelman, 1984; Albrecht
& Adelman, 1987; Miller, zook, Ellis, 1989;
Miller et al., 1990; Ray, 1991
cara orang lain berkomunikasi dapat
menimbulkan stres pada diri mereka dan
orang lain, dan stres boleh jadi
mempengaruhi cara orang berkomunikasi
WANT
Setiap perusahaan ingin agar hubungan komunikasi antara unit-unit yang ada dalam sebuah organisasi berjalan secara baik sehingga dapat memberikan kontribusi maksimal terhadap kesejahteraan perusahaan tersebut.
Apabila suatu komunikasi dalam organisasi itu berjalan smoothly dan efektif maka hal ini akan menjadi faktor penting dalam keberhasilan perusahaan.
MUST
Banyak sekali cara untuk mencapai keberhasilan perusahaan, diantaranya adalah:
Bila terjadi masalah internal, segera selesaikan
Bila ada komplain, segera minta maaf
Internal, menjadikan semua staff sebagai marketing, sehingga tanpa sengaja mempronosikan produk/jasa perusahannya.
Eksternal, menjalin hubungan baik dengan perusahaan lain.
Untuk staff, ajak mereka melihat, bergerak & menyelesaikan.
Perlakukan staff secara baik dan adil.
Gunakan mereka dengan kreatif dan berdaya guna.
Bayar mereka dengan layak, sehingga tercipta motivasi dalam diri staff untuk memberi hasil yang prima.
ALTERNATIVE COURSE OF
ACTIONSSTRATEGI MENGHINDARI STRES
KELEGAAN SEMENTARA
Pelarian
Penenangan instan (Instant calming sequence)
Gerak badan untuk kesenangan
KESEHATAN BADAN JANGKA-PANJANG
Pemeriksaan kesehatan
Nutrisi yang baik
Gerak badan untuk kekuatan
KESIMPULAN
Akhirnya dapat disimpulkan bahwa, proseskomunikasi merupakan bagian penting kerana memiliki pengaruh yang erat dengan perlakuan individu dalam organisasi. Sangat penting bagi organisasi untuk melakukan proses-proses komunikasi yang sesuai untuk meningkatkan kepuasan kerja, produktivitas kerja, prestasi kerja dan komitmen pekerja dengan organisasi perusahaan.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Adalah proses pengiriman ide atau pikiran,
dari satu orang kepada orang lain dengan
tujuan untuk menciptakan pengertian dalam
diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)
Adalah proses penyaluran informasi dan
pengertian dari satu orang ke orang lain
(K.Davis)
MODEL PROSES
KOMUNIKASIKONTEKS
FEEDFORWARD
Encoding Decoding
PENGIRIM PESAN PENERIMA
(Saluran)
FEEDBACK
NOISE
KOMPONEN KOMUNIKASI
PENGIRIM / PENERIMA
PESAN
PENGKODEAN / PENAFSIRAN KODE
SALURAN
UMPAN BALIK/ UMPAN DEPAN
GANGGUAN
KONTEKS
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Pendengar (penerima pesan)
menginterpretasikan dan menangkap berita
(ide) yang disampaikan tepat seperti apa
yang dimaksud oleh pembicara (pengirim
pesan)
Sumber Kesalahan dalam Komunikasi :
1. Orang / Individu
2. Timing / Waktu
3. Proses Encoding / Decoding
PENTINGNYA KOMUNIKASI
YANG EFEKTIF
Komunikasi adalah proses dimana fungsi-
fungsi Management (Planning, Organizing,
Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan.
Komunikasi adalah sarana /media untuk
mengaktualisasikan segala pengetahuan dan
keterampilan seorang manager.
Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer
mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
THE MANAGER’S ROLE
(BY HENRY MINTZBERG)1. Interpersonal Figurehead
2. Leader
3. Liaison
4. Informational Monitor
5. Disseminator
6. Spokesperson
7. Decision Making Entrepreneur
8. Disturbance handler
9. Resource Allocator
10. Negotiator
JENIS KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi yang berjalan secara formal
melalui kerangka Struktur Organisasi.
KOMUNIKASI INFORMAL
Komunikasi yang berjalan melalui “jalur
tersembunyi” dalam organisasi.
KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi Superior-Subordinate (Atasan-
Bawahan)
Komunikasi Subordinate- Superior
(Bawahan-Atasan)
Komunikasi antara orang-orang yang
setingkat : Interaktif
MEDIA KOMUNIKASI MANAGER-
SUBORDINATE
ORAL COMMUNICATION ( Komunikasi
Lisan)
WRITTEN COMMUNICATION (Komunikasi
Tertulis)
NON-VERBAL COMMUNICATION
(Komunikasi Non-Verbal)
UPAYA MANAGER UNTUK
BERKOMUNIKASI EFEKTIF Sensitivity to receiver
Awareness of symbolic meaning
Careful timing
Feedback
Face to face communication
Nonverbal cues
Reinforcing words with action
Simple language
Redundancy
MASALAH KOMUNIKASI
FORMAL
Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam aliran informasi:
1. Overload
2. Distortion & Omission
Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi.
“Mata Rantai” terlalu panjang.
KOMUNIKASI INFORMAL
Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab :
Terjadi secara berantai
Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi
Bentuk Jaringan :
1. Single Strand
2. Gossip (semua)
3. Probability (acak)
4. Cluster (pilih-pilih)
MENINGKATKAN
COMMUNICATION SKILLS
Keterampilan Menyimak
Keterampilan Melakukan Wawancara
Keterampilan Memimpin Rapat
Keterampilan Melakukan Presentasi
MENYIMAK & MASALAHNYA
Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan.
Sebab Penyimakan yang tidak Efektif :
1. Lebih Banyak Bicara
2. Sindrom Hiburan
3. Mengutamakan Prasangka
4. Tidak Kritis
5. “Hard Subject” Phobias
6. Terpengaruh Gangguan
CARA MENYIMAK YANG
EFEKTIF Berhenti berbicara
Hilangkan Ketegangan
Tunjukkan Perhatian Anda
Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian.
Tunjukkan Empathy
Bersikaplah Sabar
Tidak Bersikap Emosional
Ajukan pertanyaan secara kritis
FUNGSI WAWANCARA
BAGI SEORANG MANAGER
Pengumpulan Informasi dari bawahan
Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan.
Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan.
Pembinaan Disiplin Bawahan
Evaluasi Hasil Pekerjaan
Penilaian calon pegawai
KESALAHAN DALAM
WAWANCARA
EFEK HALO
PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN
BIAS INDIVIDUAL
DOMINASI PEWAWANCARA
CARA WAWANCARA YANG
EFEKTIF
Active Listening terhadap apa dan bagaimana
yang diwawancarai berkomunikasi.
Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non
verbal.
Selalu ingat akan tujuan wawancara.
Memberikan pertanyaan terstruktur dan tidak
terstruktur secara seimbang.
Menghindari kesimpulan yang tergesa-gesa.
MEMBERI FEEDBACK YG
EFEKTIF BAGI BAWAHAN Berikan feedback secara khusus (spesifik).
Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face to face.
Berikan feedback secara terus terang
Berikan feedback pada saat yang tepat (timing)
Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”.
Berikan Feedback secara interaktif
Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal.
MASALAH RAPAT YANG PALING
UMUM
Tidak ada tujuan atau agenda pokok
Tidak ada kesiapan dari peserta rapat.
Rapat sering terlambat dimulai.
Persiapan tempat rapat yang buruk.
Rapat terlalu lama
Rapat didominasi peserta tertentu.
Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat
PENYEBAB RAPAT YANG
TERLALU LAMA
Kepemimpinan tidak efektif
Banyak interupsi
Membiarkan diskusi bertele-tele dan
menyimpang
“DOSA” PEMIMPIN RAPAT
Mendominasi rapat
Persiapan yang buruk
Membiarkan rapat menyimpang
Membenci pertanyaan-pertanyaan
Membiarkan selingan humor yang berlebihan.
Melecehkan anggota kelompok
Mentoleransi interupsi.
MEMIMPIN RAPAT YANG
EFEKTIF
Mengendalikan keaktifan berbicara yang
berlebihan.
Mendesak orang yang pendiam untuk
berbicara.
Melindungi anggota baru yang yunior
Mendorong pernyataan gagasan.
Menekan kecenderungan mematikan gagasan.
Meningkatkan jenjang senioritas.
Menutup rapat dengan nada yang positif.
PENGENDALIAN DIRI
PEMIMPIN RAPAT
Jangan mendominasi rapat.
Mempersiapkan rapat dengan baik.
Mengendalikan rapat yang menyimpang.
Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan.
Jangan biarkan gangguan humor yang
berlebihan.
Jangan pernah melecehkan anggota
kelompok.
Hindarkan interupsi.
KOMUNIKASI BISNIS
BENTUK KOMUNIKASI BISNIS :
1. Public Speaking
2. Presentation Speaking
PENTINGNYA PRESENTASI
1. Efisiensi
2. Efektivitas
3. Pengaruh
MERENCANAKAN
PRESENTASI MENGKAJI TUJUAN
MENGANALISIS AUDIENCE
MENGORGANISASIKAN PESAN
MERENCANAKAN DUKUNGAN
MULTIMEDIA.
MELAKSANAKAN
PRESENTASI MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA
YANG MENYENANGKAN
MENYAMPAIKAN PESAN:
1. Pemilihan Kata
2. Penggunaan Gaya Bahasa
3. Menggunakan Kiasan
PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL
KOMUNIKASI NON VERBAL
DALAM PRESENTASI
SIKAP TUBUH
GERAKAN
GERAK ISYARAT
KONTAK MATA
EKSPRESI WAJAH
PENAMPILAN PRIBADI
SUARA
Pengertian stres
Komponen stress
Pengertian konflik
Pandangan terhadap konflik
Segi positif dan negatif
Ciri dan tingkatan konflik
Konflik dan prestasi kerja
STRES
Adalah respon adaptif terhadap situasi eksternal yang
menghasilkan penyimpangan fisik, psikologis, dan atau
perilaku pada anggota organisasi.
• Stres bukan hanya masalah kecemasan. Kecemasan hanya
berada pada lingkup emosional dan psikologis. Sedang Stres
selain berada pada lingkup emosional dan psikologis dan juga
pada lingkup fisik
• Stres bukan hanya ketegangan saraf
• Stres bukan sesuatu yang selalu merusak, buruk atau dihindari
(Luthans;2005:441)
Distres, stres yang disebabkan sesuatu
yang buruk, seperti sanksi, orang yang
dikasihi menderita sakit parah, karir yang
terhambat
Eustres, stres yang disebabkan oleh
sesuatu yang baik, seperti promosi jabatan,
tanggung jawab yang meningkat, tekanan
waktu, tugas yang berkualitas.
KOMPONEN STRES DALAM ORGANISASI
RESPON• Frustrasi
• Kegelisahan• Ketertekan
STIMULUS/PEMICU• Lingkungan• Organisasi• Kelompok• Individu
TRANSAKSIInteraksi antara stimulus dan respon
STRES
distres Eustres=stres
baik
Stresor Ekstraorganisasi
Stresor organisasiStresor kelompok
Stresor individual
PENYEBAB STRES
StresKerja
STRESOR
EKSTRAORGANISASIStresor di luar organisasi berhubungan dengan efek dan
perasaan negatif pada pekerjaan mencakup:
Perubahan sosial /teknologi mempunyai efek yang besar pada
gaya hidup yang terbawa pada pekerjaan
Keluarga, seperti; hubungan yang buruk, sakitnya anggota
keluarga, pertengkaran, krisis keluarga
Pindah tempat (relokasi) sekeluarga karena promosi
Perubahan hidup , seperti menjadi lebih tua, kehilangan
pasangankarena kematian atau perceraian.
Variabel sosiologis spt; ras, jenis kelamin, kelas sosial
STRESOR ORGANISASI
Stresor organisasi yang potensial mencakup:
Kebijakan dan Strategi OrganisasiContoh; penyusutan karyawan, rotasi shift kerja, aturan birokrasi, teknologi canggih
Struktur dan Desain OrganisasiContoh: sentralisasi dan formalisasi, konflik lini-staf, ambiguitas peran, tidak ada kesempatan maju
Proses OrganisasiContoh: pengawasan yang ketat, komunikasi satu arah, sedikit umpan balik , kurangnya partisipasi
Kondisi KerjaContoh: area kerja bising, panas, dingin, bau , tidak aman, tidak sehat, penerangan kurang
STRESOR KELOMPOK
Stresor kelompok dikategorikan menjadi;
Kurangnya kohesivitas / kebersamaan kelompok
Kurangnya dukungan sosial
Jika dukungan sosial kurang pada individu, maka situasi ini
akan membuat stres.
STRESOR INDIVIDU
Pada level individu, dimensi situasi dan disposisi individu dapat mempengaruhi stres
• Ciri kepribadian
• Persepsi kontrol personal, seperti perasaan orang mengenai kemampuan mengontrol situasi
• Ketidakberdayaan yang dipelajari, orang yang menyerah pada situasi walaupun sebenarnya ia dapat melawannya,
• Daya tahan psikologis, daya tahan terhadap provokasi, tekanan.
KONFLIK
Suatu proses yang mulai bila satu pihak
merasakan bahwa pihak lain akan atau telah
mempengaruhi secara negatif, sesuatu yang
diperhatikan pihak pertama
Konflik (organisasi) dapat terjadi karena
perbedaan pendapat, pandangan, interpretasi,
persepsi serta kepentingan antar individu atau
antar kelompok dalam organisasi, yang
menimbulkan bertentangan atau perselisihan
PANDANGAN TERHADAP
KONFLIK
Pandangan Tradisional
Menganggap bahwa konflik itu buruk dan merugikan. Oleh karena itu konflik harus dihindarkan
Pandangan Perilaku
Menganggap bahwa konflik itu wajar dalam setiap hubung-an manusia. Oleh karena itu konflik tidak dapat dihindarkan bahkan diperlukan dalam mendorong kinerja kelompok
Pandangan Interaksionis
Menganggap bahwa konflik memiliki kekuatan positif dalam suatu kelompok kerja dan mutlak diperlukan untuk mencapai kinerja yang efektif.Ketiadaan konflik cenderung tidak tanggap terhadap perubahan dan inovasi
Gambar: Ciri dan Tingkatan Konflik
Konflik
ORGANISASI
(Antarkelompo
k)KELOMPOK
(Antarpribad
i)INDIVIDU
(Intraindivid
u)
Makro
Mikro
PADA INDIVIDU konflik intra individu menunjuk adanya pertentangan, ketidak pastian atau emosi-emosi dan dorongan yang antagonistik di dalam diri seseorang.
PADA KELOMPOK, konflik antar pribadi ditimbulkan dari perbedaan personal, defisiensi informasi (kegagalan komunikasi), ketidak sesuaian peran, tekanan lingkungan.
PADA ORGANISASI konflik antar kelompok bersumber pada kompetisi untuk sumber daya,kesaling tergantungan tugas, ambiguitas yurisdiksional (wilayah kekuasaan atau tanggung jawab), pengejaran status.
Gambar: Model Frustasi dalam konflik intraindividu
Mekanisme pertahanan
(1)Agresi
(2)Menarik diri
(3)Fiksasi
(4)Kompromi
Frustasi
Tujuan /insentif
(reduksi
dorongan dan
pemenuhan
defisiensi)
Rintangan
(1)Jelas
(2)Tersembunyi
Dorongan
(defisiensi
berarah)
Kebutuhan
(defisiensi)
Luthans
(2005:450)
CONTOH FRUSTRASI
KebutuhanMembayar SPP
Di Bank
BerjalanMenujuBank
Antrian panjangPanas
Janji dg pacar?
Frustrasi
Mekanisme Pertahanan:1. Menyerobot antrian2. Kembali dari pintu dan/atau keluar3. Meneruskan untuk ikut antri4. Minum kopi di kantin sampai antrian sepi
EMPAT SUMBER KONFLIK ANTAR PRIBADI
1.Perbedaan personal• Perbedaan antar individu seperti pendidikan, tradisi keluarga,
dan budaya dapat menjadi sumber konflik.
2.Defisiensi informasi• Kegagalan komunikasi karena menggunakan informasi yang
beda atau salah informasi.
3.Ketidaksesuaian peran• Tugas dan fungsi antar pribadi berbeda dan saling
tergantung, namun perannyaq mungkin tidak sesuai , misanya antar manajer produksi dan manajer penjualan
4.Tekanan lingkungan• Dalam lingkungan dengan sumber daya yang langka atau
menyusut terdapat tekanan kompetitif atau ketidakpastian yang tinggi merupakan sumber konflik.
KONFLIK ANTAR
KELOMPOK Perilaku antar kelompok terjadi bila individu
dalam sebuah kelompok berinteraksi secara
kolektif maupun secara individu dengan
kelompok atau anggota lain dalam konteks
kelompok referensi.
SEGI POSITIF KONFLIK
Meningkatkan kohesivitas/keterpaduan /
kebersamaan kelompok
Meningkatkan loyalitas
Meningkatkan orientasi aktivitas berbasis kinerja
yang menjadi tanggungjawabnya
SEGI NEGATIF KONFLIK
Meningkatnya kepemimpinan otokratis
Penilaian yang berlebihan
Menurunnya komunikasi organisasi
Meningkatnya penyimpangan
persepsi/serba curiga
Stereo type yang negatif
TingkatPrestasi
Kerja
Tingkat Konflik
Tinggi
Rendah Tinggi
A
C
Titik optimal tentatif
HUBUNGAN KONFLIK DENGAN PRESTASI KERJA
KONDISI TINGKAT
KONFLIK
KARAKTERISTIK
PERILAKU
SIFAT
KONFLIK
Kinerja
Unit
A
B
C
Tidak ada
Atau
Rendah
Optimal
Tinggi
• Apatis
• Stagnasi/macet
• Tidak responsif
thd perubahan
• Kurangnya ide baru
• Bersemangat
• Inovatif
• Dorongan untuk
perubahan
• Mencari cara
pemecahan masalah
• Kekacauan
• Kacau balau
• Tidak kooperatif
Disfungsional
Fungsional
Disfungsional
Rendah
Tinggi
Rendah
DEFINISI KOMUNIKASI
Proses yang berlangsung dimana terjadi penyampaian pesan-pesan verbal maupun nonverbal yang berasal dari sumber (komunikator) selaku pihak yang memprakarsai komunikasi kepada lawan bicara atau khalayak dengan menggunakan media tertentu (koran, majalah TV, radio dsb) atau melalui pidato dan pertemuan tatap muka secara langsung dengan menggunakan teknik tertentu (lobby, opini, agitasi, propaganda, dsb) untuk mencapai suatu tujuan atau efek tertentu atau umpan balik pada sasaran yang dituju (komunikan atau khalayak)
DEFINISI ORGANISASI
sesuatu yang bersifat fisik dan konkret dan merupakan
subuah struktur dengan batas-batas yang pasti. Istilah
”organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata
merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan
tujuan-tujuan.
DEFINISI KOMUNIKASI
ORGANISASI
pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit
komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi
tersebut
IKLIM KOMUNIKASI
ORHANISASI situasi dengan tujuan untuk menyataukan suatu
kemiripan,
menggambarkan suatu kiasan bagi iklim fisik
cara seseorang bereaksi terhadap aspek organisasi menciptakan suatu iklim komunikasi
gabungan dari persepsi-persepsi –suatu evaluasi-makro- mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik-konflik antar persona dan kesempatan pertumbuhan dalam organisasi tersebut.
PENTINGNYA IKLIM
Apakah iklim suatu daerah mempunyai arti penting?
Blumenstock (1970) menerangkan bahwa iklim fisik ”mempengaruhi cara hidup kita”pakaian yang kita kenakan, makanan yang kita perlukan, rumah yang kita bangun, alat transportasi yang kita gunakan, jenis tumbuhan dan hewan yang hidup di lingkungan kita dapat mempengaruhi cara hidup kita.
PENTINGNYA IKLIM
iklim komunikasi sebuah organisasi
mempengaruhi cara hidup kita:
kepada siapa kita berbicara, siapa yang kita
sukai, bagaimana perasaan kita, bagaimana
kegiatan kerja kita, bagaimana
perkembangan kita, apa yang ingin kita
capai, dan bagaiman cara kita
menyesuaikan diri dengan organisasi
PENTINGNYA IKLIM
Redding (1972) menyaakan bahwa, ”iklim
(komunikasi) organisasi jauh lebih penting
daripada keterampilan atau teknik-teknik
komunikasi semata-mata dalam
menciptakan suatu organisasi yang efektif”
AREA OF CONSIDERATIONS
HUBUNGAN ANTARA KOMUNIKASI
ORGANISASI DENGAN KEPUASAN
KERJA
Kepuasan adalah konsep yang berkenaan
dengan kenyamanan; jadi kepuasan dalam
komunikasi berarti anda merasa nyaman
dengan pesan-pesan, media dan hubungan-
hubungan dalam organisasi
AREA OF CONSIDERATIONS
Kepuasan atas komunikasi dapat
mempengaruhi kepuasan kerja, ”kepuasan
atas komunikasi” kadang-kadang
dikacaukan dengan ”iklim komunikasi”
Alasanya adalah iklim merupakan fungsi
dari bagaimana kepuasan anggota terhadap
komunikasi dalam organisasi (Litwin &
Stringer, 1968; Pritchard & Karasick, 1973)
INTERNAL
Kepuasan menggambarkan evaluasi atas
keadaan internal afektif, kepuasan
menggambarkan reaksi afektif individu atas
hasil-hasil yang diinginkan yang berasal dari
komunikasi yang terjadi dalam organisasi;
kepuasan menggambarkan evaluasi pribadi
atas keadaan internal.
EKSTERNAL
Iklim merupakan deskriptif kondisi eksternal
bagi individu-individu (Schneider, 1975;
Dillard, Wigand, & Boster, 1986).
Iklim terdiri dari suatu citra gabungan entitas
atau fenomena global, seperti komunikasi
atau organisasi. Iklim disini merupaan istilah
yang menandai beberapa sifat keseluruhan
organisasi atau salah satu sifat unit
bagiannya yang lengkap.
STATEMENT OF PROBLEM
stres!
Menurut Ray (1991)
stres menimbulkan pengaruh yang merusak dan
berbahaya bagi kesehatan jasmani dan rohani
pekerja
Heaney dan Van Ryn (1990)
efek jangka pendek seperti kecemasan kerja,
ketegangan kerja dan efek jangka panjang seperti
depresi, borok, penyakit kardiovaskular dan
kematian.
stres dan hubungannya dengan
komunikasi
Albrecht, Irey, & Mundy 1982; Ray 1983a,
1983b; Albrecht & Adelman, 1984; Albrecht
& Adelman, 1987; Miller, zook, Ellis, 1989;
Miller et al., 1990; Ray, 1991
cara orang lain berkomunikasi dapat
menimbulkan stres pada diri mereka dan
orang lain, dan stres boleh jadi
mempengaruhi cara orang berkomunikasi
WANT
Setiap perusahaan ingin agar hubungan komunikasi antara unit-unit yang ada dalam sebuah organisasi berjalan secara baik sehingga dapat memberikan kontribusi maksimal terhadap kesejahteraan perusahaan tersebut.
Apabila suatu komunikasi dalam organisasi itu berjalan smoothly dan efektif maka hal ini akan menjadi faktor penting dalam keberhasilan perusahaan.
MUST
Banyak sekali cara untuk mencapai keberhasilan perusahaan, diantaranya adalah:
Bila terjadi masalah internal, segera selesaikan
Bila ada komplain, segera minta maaf
Internal, menjadikan semua staff sebagai marketing, sehingga tanpa sengaja mempronosikan produk/jasa perusahannya.
Eksternal, menjalin hubungan baik dengan perusahaan lain.
Untuk staff, ajak mereka melihat, bergerak & menyelesaikan.
Perlakukan staff secara baik dan adil.
Gunakan mereka dengan kreatif dan berdaya guna.
Bayar mereka dengan layak, sehingga tercipta motivasi dalam diri staff untuk memberi hasil yang prima.
ALTERNATIVE COURSE OF
ACTIONSSTRATEGI MENGHINDARI STRES
KELEGAAN SEMENTARA
Pelarian
Penenangan instan (Instant calming sequence)
Gerak badan untuk kesenangan
KESEHATAN BADAN JANGKA-PANJANG
Pemeriksaan kesehatan
Nutrisi yang baik
Gerak badan untuk kekuatan
KESIMPULAN
Akhirnya dapat disimpulkan bahwa, proseskomunikasi merupakan bagian penting kerana memiliki pengaruh yang erat dengan perlakuan individu dalam organisasi. Sangat penting bagi organisasi untuk melakukan proses-proses komunikasi yang sesuai untuk meningkatkan kepuasan kerja, produktivitas kerja, prestasi kerja dan komitmen pekerja dengan organisasi perusahaan.