BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi...
Transcript of BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi...
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Romney & Steinbart (2006, p6) mendesksripsikan Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) sebagai “A system that collect, records, stores,
and processes data to produce information for decision makers”. Yang
berarti sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan
memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil
keputusan. Bodnar (2001, p1) berpendapat bahwa Sistem Informasi
Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan
yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. dan melaporkan
informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Sedangkan menurut Jones and Rama (2006, p5) pengertian Sistem
Informasi Akuntansi adalah “A subsystem of an MIS that provides
accounting and financial information, as well as other information
obtained in the routine processing of accounting transactions”. Yang
berarti Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem atau bagian dari
MIS (Management Information System) yang menyediakan informasi
akuntansi dan keuangan, serta informasi lain yang diperoleh dari proses
transaksi akuntansi secara rutin.
Berdasarkan definisi - definisi tersebut, maka dapat disimpulkan
bahwa Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari sistem
10
informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan
keuangan, yang bertujuan untuk mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menyimpan, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi
akuntansi dan keuangan bagi pengambil keputusan.
2.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p2), an AIS consists of five
components:
a. The people who operate the system and perform various
functions
b. The procedures, both manual and automated, involved in
collecting, processing, and storing data about the
organization’s activities
c. The data about the organization’s business process
d. The software used to process the organization’s data
e. The information technology infrastructure, including
computers, peripheral devices, and network communication
devices.
2.1.3 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Rama dan Jones (2008, p7) yang diterjemahkan oleh M.
Slamet Wibowo, ada 5 kegunaan Sistem Informasi Akuntansi antara lain:
11
a. Membuat laporan eksternal
Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk
menghasilkan laporan – laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan
informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan – badan
pemerintah, dan yang lain contohnya: laporan keuangan dan SPT
pajak. Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan
oleh organisasi – organisasi seperti Financial Accounting Standard
Board – FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan AS),
Securities Exchange Comission – SEC (Badan Pengawas Pasar
Modal AS), Internal Revenue Service – IRS (Dinas Pajak AS), dan
regulator lainnya.
b. Mendukung aktivitas rutin
Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk
menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi
perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan
langganan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur
penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan. Sistem
komputer mahir menagani transaksi – transaksi yang berulang, dan
banyak paket piranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi –
fungsi yang rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk
memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dari proses bisnis.
c. Mendukung pengambilan keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan
keputusan tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.
12
Contohnya antara lain mengetahui produk – produk yang
penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak
melakukan pembelian.
d. Perencanaan dan pengendalian
Sebuah sistem informasi juga diperlukan untuk kegiatan
perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan
biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan yang
dirancang untuk membandingkan jumlah anggaran dengan jumlah
yang sebenarnya. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban
bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu data historis
dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja
atau program lain untuk meramalkan arus kas. Para perencana dapat
menggunakan data minning (penggalian data dengan menggunakan
piranti lunak) untuk mengungkapkan tren jangka panjang dengan
hubungan data.
e. Menerapkan pengendalian internal
Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan –
kebijakan, prosedur – prosedur, dan sistem informasi yang
digunakan untuk melindungi aset – aset perusahaan dari kerugian
atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
Sebagai contoh, satu sistem informasi dapat menggunakan kata
sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke
format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk
menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri dapat
13
dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah
jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan – aturan
yang sudah dibuat.
2.1.4 Siklus Sistem Informasi Akuntansi dalam Proses Bisnis
Menurut Rama dan Jones (2008, p22) yang diterjemahkan oleh M.
Slamet Wibowo, proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi
utama yaitu sebagai berikut:
a. Siklus Pemerolehan / Pembelian (Acquisition / Purchasing Cycle)
Siklus pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan
jasa.
b. Siklus Konversi (Corversion Cycle)
Siklus konversi mengacu pada sumber daya yang diperoleh menjadi
barang – barang dan jasa.
c. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Siklus pendapatan mengacu pada proses penyediaan barang dan
jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang kas.
2.1.5 Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Seperti yang ditunjukan Jones and Rama (2008, p165-166),
mengenai siklus pendapatan dari berbagai jenis organisasi yang berbeda
adalah sama dan meliputi beberapa atau semua operasi berikut ini:
a. Merespons pertanyaan pelanggan. Pertanyaan pelanggan bisa
ditangani oleh tenaga penjual. Di beberapa industri (misalnya,
14
komputer dan peranti lunak), produk – produknya bersifat
kompleks. Tenaga penjualan memainkan peran penting dalam
membantu para pelanggan untuk memahami suatu produk
perusahaan dan memilih produk yang sesuai untuknya.
b. Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan
barang dan jasa di masa yang akan datang. Contoh dari
perjanjian tersebut meliputi pesanan pelanggan untuk produk
atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan
untuk menyerahkan barang atau jasa di masa depan. Karyawan
penting di dalam fungsi ini adalah petugas pencatat pesanan dan
tenaga penjualan.
c. Menyediakan jasa atau pengiriman barang ke pelanggan. Fungsi
ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa,
karyawan pentingnya adalah para penyedia layanan. Untuk
barang, petugas gudang dan pengiriman memainkan peran yang
aktif.
d. Mengakui klaim atas barang dan jasa yang disediakan. Pada
kejadian ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan
dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.
e. Menerima kas. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, kas
diperoleh dari pelanggan.
f. Menyetorkan kas ke bank. Agen yang terlibat di sini adalah kasir
dan bank.
15
g. Menyusun laporan. Berbagai macam laporan yang mungkin
dibuat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar
pesanan, daftar pengiriman, dan daftar penerimaan kas.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Berbasis Object Oriented
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p38) analisis
sistem adalah“ the study of business problem domain to recommend
improvements and specify the business requirements and priorities for the
solution ”. Yang berarti pembelajaran dari permasalahan bisnis domain
untuk merekomendasikan perbaikan dan menentukan kebutuhan bisnis
dan prioritas untuk solusi. Sedangkan dalam buku karangan Jones and
Rama (2006, p588) analisis sistem adalah “ The second phase of the
systems development life cycle. It involves a study of the current system
and proposed solution in more detail than the investigation stage. The
main objective is to develop requirements for the new system ”. Yang
berarti tahap kedua dari siklus pengembangan sistem. Yang melibatkan
studi tentang sistem saat ini dan solusi yang diusulkan lebih terperinci
dari tahap penyidikan. Tujuan utamanya adalah untuk mengembangkan
persyaratan untuk sistem baru.
Adapun pengertian menurut O’Brien (2005, p518) yang
diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, “Analisis
sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan
oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional (functional
16
requirement) yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem
informasi baru”.
Dari definisi - definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
analisis sistem merupakan tahap kedua dari siklus pengembangan sistem,
yang mempelajari tentang permasalahan sistem yang ada saat ini dan
merekomendasikan solusi dari permasalahan tersebut untuk
mengembangkan sistem baru.
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan sistem menurut Whitten, Bentley, dan
Dittman (2004, p39) adalah “The specification or construction of a
technical, computer-based solution for the business requirements
identified in a system analysis”. Yang berarti spesifikasi atau konstruksi
dari sebuah teknik, solusi berbasis komputer untuk kebutuhan bisnis yang
diidentifikasikan dalam kebutuhan sistem. Sedangkan pengertian
perancangan sistem menurut Bodnar & Hopwood (2010, p399), adalah
”the formulation of a blueprint for a completed system”. Yang berarti
rumus dari sebuah blueprint untuk sebuah sistem yang lengkap.
Dalam bukunya O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh
Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary juga menjelaskan, “perancangan
sistem adalah menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan
tersebut. Design systems terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan
spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang
dikembangkan dalam proses analisis sistem”.
17
Dari definisi - definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa
perancangan sistem adalah perumusan solusi berbasis komputer yang di
identifikasikan untuk memenuhi kebutuhan sistem.
Dalam bukunya Romney & Steinbart (2006, p742) tahap desain
dibagi menjadi 2 yaitu:
a. Conceptual Systems Design
In the conceptual system design phase, the developer creates
a general framework for implementing user requirement and
solving problems identified in the analysis phase. There are
three main steps in conceptual design: evaluating design
alternatives, preparing design specifications, and preparing
the conceptual systems design report.
b. Physical Design
During the physical systems design phase, the company
determines how the conceptual AIS design is to be
implemented. Physical design translates the broad, user
oriented AIS requirements of conceptual design into detailed
specifications that are used to code and test the computer
programs.
Physical system design phases include designing output,
creating files and databases, designing input, writing
computer programs, developing procedures, and building
controls into the new AIS”.
18
2.2.3 Pengertian Object Oriented Analysis and Design
Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode
untuk menganalisis dan merancang sistem dengan pendekatan
berorientasi object menurut Mathiassen (2000, p135). Sedangkan OOAD
menurut Larman (1996, p6) menjelaskan hubungan sebuah masalah
utama dan solusi logis dari pandangan sebuah object.
2.2.4 Activity Diagram
Pengertian Activity Diagram menurut Jones and Rama (2006,
p60), the UML activity diagram plays the rule of a “map” in
understanding business processes by showing the sequence of activities in
the process, yang artinya activity diagram yang berperan sebagai sebuah
“peta” dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan
kegiatan dalam proses. Sedangkan pengertian activity diagram menurut
Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428), activity diagram merupakan
diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan langkah - langkah
secara grafis aliran proses bisnis. Adapun pengertian menurut Marakas
(2006, p419), “an activity diagram is a special type of statechart
diagram”.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa activity diagram
adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu
perusahaan yang terdiri dari gambaran umum maupun detailnya.
Dalam bukunya Jones and Rama (2006, p61), activity diagram
dapat diklasifikasikan menjadi dua tipe yaitu:
19
a. Overview Activity Diagram
Menurut Jones and Rama (2006, p61), overview activity
diagram is: presents a high level view of the business
process by document the key events, the sequence of these
event, and the information flows among this event, yang
berarti menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari
proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa -
peristiwa yang sesuai dengan urutan peristiwanya.
b. Detailed Activity Diagram
Jones and Rama (2006, p61), mendefinisikan detailed
activity diagram is similiar to a map of a city or town. It
provides a more detailed representation of a activites
associated with one or two events shown on the overview
diagram, yang berarti diagram yang menyediakan penyajian
yang lengkap dari aktivitas - aktivitas yang dihubungkan
dengan satu atau dua peristiwa yang ditunjukkan pada
overview activity diagram.
2.2.5 Workflow Table
Jones and Rama (2006, p73) menyatakan bahwa workflow table
adalah tabel dua kolom yang mengidentifikasikan actor dan kegiatan -
kegiatan dalam proses. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan
Dittman (2004, p69) workflow table adalah aliran dari transaksi yang
melalui proses bisnis untuk menjamin pengecekan dan otorisasi yang
20
diimplementasikan. Dalam bukunya Whitten dan Bentley (2007, p54)
juga menjelaskan, workflow adalah “the flow transactions throught
business processes to ensure appropriate checks and approvals are
implemented”.
Dari definisi di atas, disimpulkan bahwa workflow table adalah
suatu tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang
berisi actor dan aktivitas yang dilakukan.
2.2.6 UML (Unified Modelling Language)
Jones and Rama (2008, p78) yang diterjemahkan oleh M. Slamet
Wibowo mendefinisikan UML (Unified Modelling Language) adalah
sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan,
membangun, dan mendokumentasikan sistem informasi. UML
dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi
objek”. Sedangkan menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p408)
adalah sekumpulan rangkaian model yang digunakan untuk
menspesifikasikan atau menggambarkan sistem sebuah sistem perangkat
lunak dalam kaitannya dengan objek.
Adapun pengertian UML menurut Whitten dan Bentley (2007,
p371), UML (Unified Modelling Language) adalah “a set of modelling
conventions that is used to specify or describe a software system in terms
of objects”. Berdasarkan journal of object technology (Vol. 8, No. 2,
March – april 2009), dijelaskan mengenai UML (Unified Modelling
Language) yaitu, “UML (Unified Modeling Language) is a language for
21
specifying, visualizing and constructing the artifacts of software systems.
UML has become a standard for object-oriented modeling. Its graphical
notation makes it easy to understand, in particular during the first phases
of the development process”.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian
UML adalah model bahasa yang digunakan untuk menggambarkan sistem
informasi yang berkaitan dengan objek yang digunakan untuk
mendokumentasikan suatu bisnis, serta dapat menjelaskan dokumen apa
yang dipakai.
2.2.7 UML Class Diagram
Pengertian class menurut Bennet, McRobb dan Farmer (2006,
p649), adalah “a descriptor for a collection of object that are logically
similar in terms of their behavior and the structure of their data”.
Sedangkan menurut Marakas (2006, p408), “the class of an object is a
generalized description we create to describe objects that are similar in
nature or share many of the same characteristics”. Dari definisi –
definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa class digunakan untuk
mendeskripsikan semua objek dan event yang ada serta sesuai dengan
struktur yang ada.
Mathiassen (2000, p92), mengartikan attribute is a descriptive
property of a class or an event, yang artinya sebuah sifat dari suatu class
atau event. Sedangkan menurut Haigh Andrew (2001, p21) attributes
adalah “a characteristic of an object that has value within the context of
22
the system”. Yang berarti karakteristik dari sebuah objek yang memiliki
nilai dalam sistem. Dalam buku Jones and Rama (2006, p181) “Attributes
is the smallest units of data that can have meaning to a user. The column
in a relational database that are equivalent to fields in a file”. Yang
berarti unit terkecil dari data yang memiliki arti. Kolom dalam hubungan
database harus sama dengan field dalam file. Berdasarkan definisi -
definisi di atas, maka dapat disimpulkan pengertian atribut adalah unit
terkecil dari data yang digunakan untuk menjelaskan class atau event.
Mathiassen (2000, p51), memberi pengertian event sebagai suatu
kejadian instant yang melibatkan suatu object atau lebih. Adapun
menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p349), event adalah unit
kerja logika yang harus diselesaikan secara keseluruhan. Event terkadang
disebut juga transaksi. Dalam bukunya, Marakas (2006, p135)
menuliskan, event adalah “the transaction from one state to another
occurs as the result of some phenomenon or stimulus reffered to as an
event”. Dari definisi - definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa event
adalah aktivitas - aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem
yang berjalan dalam perusahaan.
Marakas (2006, p416) dalam bukunya menjelaskan, “the class
diagram provides a static structure of all the classes that exist within the
system”. Sedangkan Bennet, McRobb, dan Farmer (2006, p649)
menjelaskan, “class diagram a UML structure diagram that shows
classes with their attributes and operations, together with the
associations between classes”. Berdasarkan journal of object technology
23
(Vol. 8, No. 2, March – april 2009) menjelaskan, “UML class diagrams
express the static structure of a system, in terms of classes and
relationships between classes. Classes are essentially organized through
aggregation, inheritance or association relationships”. Dari definisi di
atas, dapat disimpulkan bahwa UML class diagram digunakan untuk
menghubungkan antara satu class dengan class lain.
2.2.8 Use Case Diagram
Berdasarkan Jones and Rama (2006, p228) Use Case Diagram
diartikan sebagai berikut, use case diagram is a list of use case that occur
in an application and that indicate the actor responsible for each use
case, yang artinya presentasi grafik yang dapat menyediakan daftar use
case yang terdapat dalam suatu aplikasi. Sedangkan menurut Whitten,
Bentley, dan Dittman (2004, p271), mengartikan “Use case diagram is a
diagram that depict the interactions between the system and external
system and users.”, yang artinya use case diagram adalah sebuah diagram
yang menggambarkan interkasi antara sistem dan sistem eksternal dan
pengguna.
Adapun definisi Use Case Diagram menurut Hoffer, George,
and Valacich (2006, p226), “use case diagram is a picture showing
system behavior along with the key actors that interact with the system”.
Yang artinya Use case merupakan gambar yang menunjukkan perilaku
sistem bersama aktor-aktor yang berinteraksi dengan sistem. Berdasarkan
journal of object technology (Vol. 8, No. 2, March – april 2009)
24
menjelaskan, “UML use case diagrams describe, in the form of action
and reaction, the system’s behaviour from the user’s point of view. They
allow defining the system’s limits and the relationships between the
system and the environment. The use case diagrams represent use cases,
actors and the relationships between the use cases and the actors”.
Berdasarkan definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan
pengertian use case diagram adalah suatu atau diagram yang
menggambarkan sistem yang dilakukan antara pengguna dengan sistem
yang ada.
2.2.9 Navigation Diagram
Berdasarkan Mathiassen (2000, p344), “Navigation Diagram is
a special kind of statechart diagram that focuses only the overall
dinamics of the user interface. The diagram shows the participating
windows and the transitions between them. The navigation diagram is not
found in UML”.
2.2.10 Rancangan Database
Connolly (2002, p14), dalam bukunya mendefinisikan “Database
is a shared collection of logically related data, and a description of this
data, designed to meet the informations needs of an organtization”, yang
artinya database adalah kumpulan dari logika data yang saling
berhubungan yang digunakan bersama-sama, dirancang untuk memenuhi
kebutuhan informasi pada organisasi. Sedangkan Jones and Rama (2006,
25
p156), mengartikan “Database is comprehensive collection of related
data”, yang artinya database adalah kumpulan data - data yang berkaitan.
Selain itu Ramakrishnan dan Gehrke (2003, p27) menyatakan, “database
design tools: design tools are available from RDBMS vendors as well as
third – party vendors”.
Berdasarkan definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan
pengertian database adalah kumpulan elemen data yang saling
berhubungan.
Jenis - jenis database :
a. Database Operasional menyimpan data terinci yang
dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan operasi dari
suatu perusahaan.
b. Database Terdisitribusi ini dapat bertempat dalam server
jaringan di world wide web, di intranet dan ekstranet
perusahaan, atau di jaringan perusahaan lain.
c. Database External tersedia secara gratis dari berbagai layanan
komersial online dan dengan atau tanpa biaya dari banyak
sumber di world wide web.
Menurut Connolly (2002, p281-282), ada tiga tahapan rancangan
database yaitu:
a. Conceptual Database Design
Proses untuk membangun satu model dari keterangan yang
dipergunakan pada satu perusahaan, tidak terkait dari semua
bahan pertimbangan fisik.
26
b. Logical Database Design
Proses untuk membangun satu model dari keterangan yang
dipergunakan pada satu perusahaan berlandaskan satu model
data spesifik, tetapi tidak terikat dari DBMS tertentu dan
bahan pertimbangan fisik lain.
c. Physical Database Desgin
Proses untuk menghasilkan satu uraian tentang implementasi
dari database pada tempat penyimpanan kedua, ini
mendeskripsikan hubungan dasar, data organisasi, dan tolak
ukur yang dipergunakan untuk mencapai akses efisien data
dan apapun batasan integritas berhubungan dan ukuran
jaminan keamanan.
2.2.11 Rancangan Formulir
Jones and Rama (2006, p288), mengartikan “Form is a formatted
document containing blank fields that users can fill in with data. When
the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank
fields are saved to one or more tables”, yang artinya formulir adalah
dokumen yang terformat yang berisikan field kosong yang dapat diisi
data oleh pengguna. Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p75), “Formulir
adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi”.
Manfaat formulir menurut Mulyadi (2001, p78) adalah untuk:
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis
perusahaan.
27
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
d. Menampikan informasi pokok dari satu orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Menurut Jones and Rama (2006, p262-264), menyatakan tipe
input formulir terdiri dari:
a. Single – record entry form
Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan,
menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal
dalam suatu table.
b. Tabular entry form
Sebuah formulir yang menampilkan tabel untuk
menambahkan beberapa record dalam suatu table.
c. Multi – table entry form
Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan atau
memodifikasi record dalam dua atau lebih file yang
berhubungan, biasanya sebuah main form dan sub form.
2.2.12 Rancangan Layar
Pengertian rancangan layar menurut Britton dan Doake (2003,
p268), adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.
Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p151), interface adalah fasilitas
yang menyediakan sebuah model dan fungsi dari sistem untuk actor.
28
Adapun menurut buku Valacich, George, dan Hoffer (2004, p451),
rancangan layar adalah “point of contact where a system meets its
environment or where subsystems meet each other”.
Dari definisi – definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
pengertian rancangan layar atau interface adalah suatu tampilan untuk
memudahkan actor berhubungan dengan sistem.
Menurut Jones and Rama (2008, p335) yang diterjemahkan oleh
M. Slamet Wibowo, elemen rancangan layar meliputi:
a. Text Boxes
Digunakan untuk memasukkan informasi yang akan
ditambahkan ke table atau untuk menampilkan informasi
yang diambil dari sebuah table.
b. Labels
Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang
dibutuhkan untuk dimasukkan.
c. Look Up Feature
Umumnya dimasukkan ke dalam text boxes yang digunakan
untuk memasukkan foreign key.
d. Command Button
Digunakan untuk melakukan sebuah action.
e. Radio Button
Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa
pilihan yang disediakan.
29
f. Check Boxes
Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan
dari beberapa pilihan yang disediakan.
2.2.13 Rancangan Laporan
Dalam buku karangan Jones and Rama (2006, p201), “a report is
a formatted and organized presentation of data”, yang berarti laporan
adalah presenstasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan
baik. Adapun menurut Mulyadi (2001, p5), laporan adalah informasi yang
merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer
dan tayangan pada layar monitor komputer.
Menurut Jones and Rama (2006, p214-215), the report design
template have 4 subset element such as :
a. Label boxes and text box
Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan
data. Dalam Microsoft Access, elemen – elemen ini
ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes.
b. Grouping attribute
Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu.
c. Group header
Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi
yang umum pada kelompok.
30
d. Group detail
Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan di dalam
kelompok secara rinci dan lengkap.
e. Group footer
Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan
informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok.
2.3 Sistem Informasi Penjualan Tunai
Menurut La Midjan (2001, p170), penjualan secara tunai yaitu penjualan
yang bersifat cash dan carry pada umumnya terjadi secara kontan, dapat pula
terjadi pembayaran selama 1 bulan juga dianggap kontan. Sedangkan menurut
Mulyadi (2001, p202), dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru
diserahkan perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui
sistem penjualan tunai. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan
cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu
sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang
diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan
transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
31
2.3.1 Dokumen yang Digunakan
Dokumen – dokumen penjualan menurut La Midjan (2001,p183)
antara lain sebagai berikut:
a. Order Penjualan Barang (Sales Order)
Merupakan penghubung antara beragam fungsi yang
diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan
peranan penjualan.
b. Nota Penjualan Barang
Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang
yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan dan sebagai
dokumen bagi pelanggan.
c. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order)
Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk
diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan
rangkap slip.
d. Faktur Penjualan (Invoice)
Adalah dokumen yang menunjukkan jumlah yang berhak
ditagih kepada pelanggan yang menunjukkan informasi
kuantitas, harga, dan jumlah tagihannya.
e. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip)
f. Jurnal Penjualan (Sales Journal)
Sedangkan dokumen – dokumen yang terkait dengan siklus
pendapatan menurut Wilkinson (2000, p419) adalah:
32
a. Customer order
Setiap permintaan pembelian yang berasal dari konsumen atau
sebuah form yang disiapkan oleh karyawan penjualan.
b. Sales order
Form resmi berangkap yang disiapkan dari dokumen customer
order.
c. Order acknowledgment
Biasanya sebuah copy dari sales order dikirimkan kepada
konsumen untuk mengetahui apakah barang yang dikirim
sudah diterima.
d. Picking list
Setiap copy dari sales order atau dokumen terpisah yang
dikirimkan ke gudang untuk digunakan dalam pengambilan
barang pesanan konsumen dari dalam penyimpanan.
e. Packing slip
Copy dari sales order atau picking list yang disertakan dengan
barang ketika barang tersebut dikemas dan dikirim.
f. Billing of lading
Dokumen pengiriman yang diserahkan kepada agen
pengiriman sebagai acuan untuk mengirimkan barang kepada
pelanggan.
33
g. Shipping notice
Sebuah copy dari sales order atau dokumen pengiriman
terpisah yang berguna sebagai bukti bahwa barang telah
dikirim.
h. Sales invoice
Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang
menunjukan jumlah nilai penjualan.
i. Remittance advice
Dokumen yang menunjukkan jumlah nilai yang diterima dari
konsumen.
j. Deposit slip
Dokumen yang menyertai penyetoran kas ke bank
k. Back order
Dokumen yang disiapkan ketika kuantitas barang tidak
tersedia untuk memenuhi sales order.
l. Credit memo
Dokumen yang mengijinkan kredit kepada konsumen untuk
penjualan kredit
m. Credit application
Formulir yang disediakan ketika konsumen baru mengajukan
kredit, menunjukan data rinci terkait dengan kondisi keuangan
dan tingkat pendapatan pengaplikasian
n. Salesperson call report
34
Form yang digunakan untuk mendeskripsikan panggilan yang
dilakukan oleh bagian penjualan kepada customer dan untuk
mengindikasikan hasil dari panggilan tersebut.
o. Deliquent notice
Peringatan yang dikirimkan kepada konsumen yang kreditnya
sudah melebih jatug tempo.
p. Write-off notice
Dokumen yang diarsipkan oleh manajer kredit ketika terdapat
kemungkinan tidak tertagih suatu piutang.
q. Cash register receipt
Formulir yang digunakan oleh pedagang untuk menunjukan
jumlah uang yang diterima
2.3.2 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Penjualan
Berdasarkan buku Jones & Rama (2006, p42-43) unit yang terkait
dalam sistem informasi akuntansi meliputi:
1. Agen eksternal
Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang
berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan,
pemasok, dan bank.
2. Agen internal
Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang
bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses
bisnis. Contohnya meliputi karyawan yang di perusahaan seperti
35
bagian penjualan, bagian penagihan, bagian melayani. Sistem
informasi akuntansi sering kali menelusuri informasi mengenai
agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam
proses bisnis
Menurut Mulyadi (2001, p462), fungsi yang terkait dalam sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
a. Fungsi Penjualan
b. Fungsi Kas
c. Fungsi Gudang
d. Fungsi Pengiriman
e. Fungsi Akuntansi
2.3.3 Prosedur Penjualan Tunai
Berdasarkan buku Jones & Rama (2006, p168-169) prosedur
penjualan dalam siklus pendapatan meliputi:
1. Menerima Pesanan
Petugas pencatat pesanan memasukan data pesanan ke dalam
komputer. Sistem komputer memeriksa apakah pesanan adalah
dari pelanggan yang sudah ada. Jika pesanan adalah dari
pelanggan baru, petugas membuat record pelanggan di Tabel
Pelanggan di dalam sistem komputer.
36
2. Mengambil Barang
Karyawan gudang menggunakan slip pengambilan untuk mencari
barang – barang yang akan diambil, selain produk dan jumlah,
slip pengambilan mengidentifikasi lokasi gudang agar
memudahkan karyawan gudang untuk mengumpulkan pesanan.
3. Mengirimkan Barang
Setelah menerima barang dan slip pengambilan dari gudan,
petugas pengiriman merekonsilasikan slip pengambilan dengan
slip pengepakan dan memperbarui slip pengepakan apabila ada
perubahan yang ditunjukan di slip pengambilan. Kemudian
petugas membuat konosemen dan melampirkannya ke paket serta
memasukan data pengiriman ke dalam sistem komputer.
4. Menagih Pelanggan
Pada akhir hari, petugas piutang usaha menelaah slip pengepakan
dan konosemen yang diberikan oleh pengirim serta
membandingkannya dengan record pengiriman yang ditampilkan
di komputer.
5. Menerima Kas
Pelanggan menerima faktur atau rekening pelanggan dengan
menyobek potongan faktur yang memasukan Pelanggan# maupun
jumlah faktur yang belum di bayar.
6. Mencatat Penerimaan
37
Petugas piutang usaha mengirimkan ke setiap pelanggan kredit
untuk pembayaran dengan mencatat penerimaan kas di sistem
komputer.
7. Menyetorkan Kas
Pada akhir hari, kasir menjumlahkan cek – cek dan
membandingkan total tersebut dengan daftar nota pengiriman
uang. Petugas menggunakan sistem untuk mulai mencatat setoran.
8. Merekonsilasi Kas
Setiap hari, kontroler membandingkan jumlah pada slip setoran
dengan jumlah pada jurnal penerimaan kas.
Menurut Mulyadi (2001, p469-470), prosedur penjualan tunai
adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Penerimaan Kas
c. Prosedur Penyerahan Barang
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
38
2.3.4 Sistem File
Dalam buku Jones & Rama (2006, p41-43) yang diterjemahkan
oleh M. Slamet Wibowo. Dua jenis penting dari file data adalah file
induk dan file transaksi. Adapun penjelasan dari file data, antara lain :
1. File Induk
File induk mempunyai ciri-ciri berikut :
a. File induk menyimpan data yang relatif permanen
mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau
barang dan jasa. Contohnya mencakup file persediaan
(barang dan jasa), file pelanggan (agen-agen eksternal)
dan file karyawan (agen-agen internal).
b. File induk tidak menyediakan perincian mengenai
transaksi-transaksi individual.
c. Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai
data acuan maupun data ringkasan. Data acuan merupakan
data deskriptif yang relatif permanen dan tidak
dipengaruhi oleh transaksi, sebagai contoh di dalam file
pelanggan tedapat nama pelanggan dan semua file induk
berisi data acuan. Sedangkan data ringkasan diubah ketika
kejadian, seperti pesanan dan pengiriman yang terjadi.
2. File Transaksi
Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File
transaksi mempunyai ciri-ciri berikut :
39
a. File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-
contoh kejadian dari siklus pendapatan meliputi pesanan,
pengiriman dan penagihan kas.
b. File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal
transaksi.
c. File transaksi mencakup informasi kuantitas dan harga.
Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang
berhubungan dengan kejadian sebagai contoh kuantitas
barang yang dipesan.
Menurut Boockholdt (2001,p334-337), “All accounting systems
use master files. A master file is the computer readable equivalent of a
ledger in a manual systems.”
Reference and balance data in master files
Example Reference data Balance data
General ledger master file Account number
Account
description
Account balance
Inventory master file Item number
Item description
Reorder point
Order quantity
Quantity on hand
Quantity on order
Customer master file Customer number Balance owed
40
“Transaction files batch processing systems use transaction files.
In these systems clerk, accumulate source documents – each represented
one accounting transaction of a certain type – into batches prior to
processing.”
Data in typical transaction file records
Example Data field Type
Journal voucher
transaction file
Account number
Date
Debit or credit code
Description
Amount
Source number
Reference
Reference
Reference
Reference
Balance
Reference
Name and address
Credit limit
Vendor master file Vendor number
Name and address
Discount policy
Yea- to-date
purchases
Payroll master file Employee number
Name and address
Personal data
Deduction code
Witholding code
Year-to-date
earnings and
witholding
amount
41
Payroll transaction
file
Employee number
Reguler hours
Overtime hours
Vacation time
Sick time
Reference
Balance
Balance
Balance
Balance
Sales order
transaction file
Customer number
Salaes person number
Purchase order
number
Item number
Quantity
Price
Reference
Reference
Reference
Reference
Balance
Reference
2.3.5 Sistem Pengendalian Internal
Menurut COSO (Romney, 2003, p196) Internal control as the
process because implemented by the board of directors, management, and
those under their direction to provide reasonable assurance that control
objectives are achieved with regard to the following :
1. Effectiveness and efficiency of operations
2. Reliability of financial reporting
3. Compliance with applicable laws and regulations
42
Sedangkan menurut COSO (Rama dan Jones, 2008, p133)
mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling
berkaitan :
1. Lingkungan pengendalian
2. Penentuan resiko
3. Aktivitas pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pengawasan
Dalam bukunya, Wing Wahyu Winarno (2006, p11) menyatakan
komponen pengendalian internal menurut COSO (The Committee of
Sponsoring Organizations) ada lima, yaitu:
a. Control environment atau lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang
ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan
struktur pengendalian intern yang baik. Beberapa komponen
yang mempengaruhi lingkungan pengendalian intern adalah:
• Komitmen manajemen terhadap integritas dan nilai-nilai
etika (Commitment to integrity and ethical values).
• Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya
operasional yang dipakai oleh manajemen
(Manajement’s philosophy and operating style).
• Struktur organisasi (Organizational structure).
43
• Komite Audit untuk Dewan Direksi (The audit
committee of the board of directors).
• Metode pembagian tugas dan tanggung jawab (Methods
of assigning authority and responsibility).
• Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya
manusia (Human resources policies and practices).
• Pengaruh dari luar (External influences).
b. Control activities atau kegiatan pengendalian
Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan upaya
yang dilakukan oleh manajemen perusahaan untuk menegakkan
pengawasan atau pengendalian operasi perusahaan. COSO
mengidentifikasi setidak-tidaknya ada lima hal yang dapat
diterapan oleh perusahaan, yaitu:
• Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan (Proper
authorization of transactions and activities).
• Pembagian tugas dan tanggung jawab (Segregation of
duties).
• Rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
baik (Design and use of adequate documents and
records).
• Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan
perusahaan (Adequate safeguards of assets and records).
44
• Pemeriksaan independen terhadap kinerja perusahaan
(Independent checks on performance).
c. Risk assessment atau pemahaman risiko
Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai
risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami
risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan,
sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar.
Ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu:
• Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara
yang salah (misalnya: harusnya dikerjakan dengan
komputer ternyata dikerjakan secara manual).
• Risiko finansial, yaitu risiko menghadapi kerugian
keuangan. Hal ini dapat disebabkan karena uang hilang,
dihambur-hamburkan, atau dicuri.
• Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang
tidak relevan, atau informasi yang keliru, atau bahkan
sistem informasinya tidak dapat dipercaya.
d. Information and communication atau informasi dan komunikasi
Perancang sistem informasi perusahaan dan manajemen puncak
harus mengetahui hal-hal di bawah ini:
45
• Bagaimana transaksi diawali
• Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang siap di-
input ke sistem komputer atau langsung dikonversi ke
sistem komputer.
• Bagaimana file data di baca di organisasi dan
diperbaharui isinya
• Bagaimana data diproses agar menjadi informasi dan
informasi diproses lagi menjadi informasi yang lebih
berguna bagi pembuat keputusan
• Bagaimana informasi yang baik dilakukan
• Bagaimana transaksi berhasil
e. Monitoring atau pemantauan
Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem
informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak
seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera.
Berbagai bentuk pemantaun di dalam perusahaan dapat
dilaksanakan dengan salah satu atau semua proses berikut ini:
• Supervisi yang efektif (effective supervision) yaitu
manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan
karyawan di bawahnya.
• Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility
accounting) yaitu perusahaan menerapkan suatu system
akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja
46
masing-masing manajer, masing-masing departemen,
dan masing-masing proses yang dijalankan oleh
perusahaan.
• Audit internal (internal auditing) yaitu pengauditan yang
dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan.
2.3.6 Laporan yang Dihasilkan
Dalam buku Wilkinson (2000, p436-442) Laporan dari sistem
penjualan dibutuhkan untuk menganalisis operasional perusahaan dan
menbantu keputusan perencanaan dan pengendalian perusahaan. Laporan
tersebut berikut ini :
1. Operational Listings and Reports
a. The Montly Statement
Berisi daftar transaksi penjualan untuk setiap pelanggan.
Laporan ini dibuat berdasarkan informasi piutang dagang,
tagihan penjualan, dan penerimaan kas dari pelanggan.
b. The Open Orders Report
Berisi pesanan jumlah penjualan yang belum dikirmkan
seluruhnya dan ditagih.
c. The Sales Invoice Register
Berisi daftar seluruh tagihan penjualan, diurutkan
berdasarkan nomor dokumen sales invoice.
47
d. The Shipping Register
Berisi daftar seluruh pengiriman, diurutkan berdasarkan
tanggal pengiriman
e. The Cash Receipt Journal
Berisi daftar jumlah yang diterima, diurutkan berdasarkan
kronologis.
f. The Credit Memo Register
Berisi daftar seluruh retur penjualan, diurutkan berdasarkan
nomor credit memo.
g. Scheduled Managerial Reports
h. The Accounts Receivable Aging Schedule
Laporan yang dibuat berdasarkan informasi yang dipakai
untuk membuat monthly statement, dan berisi data mengenai
saldo piutang setiap pelanggan.
i. Reports On Critical Factors
Berisi informasi mengenai kinerja perusahaan, seperti rata-
rata jumlah pemesanan pelanggan dan presentase pengiriman
barang tepat waktu.
j. Sales Analyses
Berisi kinerja keuangan relatif untuk setiap salesperson,
daerah penjualan, lini produk, dan pelanggan.
k. Cash Flow Statement
Berisi sumber penerimaan kas, penggunaan kas untuk
operasional, dan penggunaan khusus lainnya selama periode
48
akuntansi. Informasi dalam laporan ini digunakan sebagai
untuk membuat dasar untuk membuat perencanaan kas (cash
forecasting) dan penganggaran (budgeting).
2. Demand Managerial Reports
a. Demand report
Laporan yang digunakan unuk untuk mengelola keputusan
dan pengendalian.
Menurut Mulyadi (2001, p462-463), informasi yang umumnya
diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai
adalah:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau
kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu
tertentu.
d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam
penjualan produk tertentu.