Mấy vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta trong giai đoạn hiện nay

Kể từ ngày lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng – (nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) thuộc Hội đồng Bộ trưởng – cho đến nay, sau hơn một phần tư thế kỷ phấn đấu xây dựng, giờ đây có thể nói sự nghiệp lưu trữ của nước ta đã có nhiều thành tựu rất đáng kể. Bước sang giai đoạn mới chúng ta đang có những điều kiện khá thuận lợi để tiếp tục đưa công tác lưu trữ của đất nước tiến lên. Trong những năm gần đây, được sự quan tâm lãnh đạo và chỉ đạo cụ thể của Đảng và Nhà nước, màng lưới các cơ sở lưu trữ ở các ngành các cấp, các địa phương đang ngày càng được mở rộng và củng cố. Đội ngũ cán bộ chuyên môn của ngành ngày một đông và trình độ không ngừng được nâng cao. Cơ sở pháp lý của hoạt động lưu trữ ngày càng được xác lập rõ ràng qua nhiều văn bản.Những văn bản nói trên đồng thời cũng đã khẳng định những thành tựu của ngành lưu trữ Việt Nam sau một thời kỳ xây dựng chưa dài lắm. Thực tế cho thấy tài liệu lưu trữ quốc gia được bảo quản trong nhiều kho lưu trữ khác nhau từ trung ương đến địa phương dưới hình thức này hay hình thức khác, đã phát huy được nhiều tác dụng trong đời sống xã hội, trong quản lý Nhà nước cũng như trong nghiên cứu khoa học.

Từ thực tiễn phát triển của công tác lưu trữ, các cán bộ lưu trữ của nước ta cũng ngày càng tích luỹ được nhiều kinh nghiệm tốt và đã giải quyết thành công nhiều vấn đề của lý luận lưu trữ học. Về phương diện này có thể nói sự gắn liền giữ lý luận lưu trữ học mác-xít với thực tiễn công tác lưu trữ của Việt Nam là nét nổi bật trong quá trình xây dựng công tác lưu trữ ở nước ta hơn nửa thế kỷ qua. Sự phát triển của công tác lưu trữ ở nước ta cũng như ở nhiều nước anh em khác đều cho thấy những quy luật chung của lưu trữ học xã hội chủ nghĩa. Đó là một nền lưu trữ mang tính xã hội rộng lớn, có khả năng phục vụ cho những nhiệm vụ chung của cách mạng và các yêu cầu cụ thể của quần chúng lao động.

Tuy nhiên, vì phát triển chậm hơn nhiều so với công tác lưu trữ của các nước xã hội chủ nghĩa tiên tiến, nền lưu trữ nước ta cũng có những mặt hạn chế riêng

của mình. Chúng đòi hỏi phải có sự nghiên cứu cụ thể mới có khả năng giải quyết tốt. Và vì thực tế rất phức tạp cho nên nhiều vấn đề chúng ta chưa thể giải quyết ngay.Nhìn lại 25 năm phát triển công tác lưu trữ của nước nhà, việc tiếp tục làm sáng tỏ những vấn đề còn tồn tại, theo quan điểm của chúng tôi, là điều không kém phần quan trọng so với việc tổng kết những thành tích đã đạt được. Tất nhiên, đây là vấn đề không hoàn toàn đơn giản. Trong bài viết này chúng tôi xin trình bày một số suy nghĩ của mình theo hướng vừa nói để các đồng chí tham khảo.1. Trên bình diện chung nhất của vấn đề đặt ra mà xét, điều đầu tiên cần được làm sáng tỏ chính là quan niệm về vai trò của công tác lưu trữ trong đời sống xã hội cũng như trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước. Cần thiết phải nhấn mạnh rằng công tác lưu trữ vốn không có mục đích tự thân, tức là không phải vì nó mà phát triển. Sự phát triển của công tác lưu trữ luôn luôn gắn liền với xu thế, phạm vi và mức độ sử dụng tài liệu lưu trữ vào các nhu cầu của cuộc sống. Chính các nhu cầu xã hội, xu thế chính trị và tính chất đặc thù của từng thời kỳ lịch sử ở mỗi nước đã quy định và chi phối sự phát triển của công tác lưu trữ, đồng thời đặt ra cho nó những nhiệm vụ tương ứng. Đó là cơ sở để giải thích vì sao hình thức và tính chất của công tác lưu trữ ở các nước có chế độ chính trị khác nhau lại không thể như nhau. cùng với điều đó, phương pháp tổ chức công tác lưu trữ cũng phải thích hợp Ở nước ta cũng như ở các nước xã hội chủ nghĩa khác, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân. Thông qua Nhà nước, việc tổ chức sử dụng tài liệu đó được hướng vào lợi ích chung của mỗi người lao động, của toàn xã hội. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ là nguyên tắc tập trung thống nhất. Trên phương diện lý luận chung như nói trên đây thì không có gì phải bàn cãi và mọi người chúng ta đều rất dễ dàng thừa nhận. Tuy nhiên, khi đi vào giải quyết các vấn đề cụ thể thì vẫn có ý kiến cho rằng dưa tài liệu củ vào một nơi nào đó chính là công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ theo quan niệm đó là tài sản của người giữ được, có thể là cơ quan nhưng cũng có thể chỉ là một cá nhân. Trong nhiều năm liền quan niệm đó chưa được khắc phục và nó đã làm cho chức năng xã hội của các kho lưu trữ trên thực tế bị hạn chế một cách đáng kể. Điều rõ ràng là tài liệu lưu trữ của chúng ta trong rất nhiều trường hợp chỉ có ý nghĩa cụ Bộ và được đưa ra phục vụ rất hạn chế.

Đành rằng tài liệu lưu trữ nếu được lựa chọn chính xác thì tự chúng có thể có nhiều ý nghĩa. Rõ ràng đây là một nguồn thông tin quan trọng chứa đựng nhiều kinh nghiệm phong phú của nhân dân ta, phản ánh nhiều mặt cụ thể trong đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, cho thấy nhiều thành tựu mà chúng ta đã đạt được trong quá trình đấu tranh cách mạng. Nhưng như thế không có nghĩa là tự thân tài liệu lưu trữ cũng như các kho lưu trữ có thể quyết định vai trò của mình trong đời sống xã hội. Giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ chỉ thực sự được chứng minh thông qua việc tổ chức sử dụng chúng một cách hợp lý. Và sẽ là sai lầm nếu cho rằng chỉ cần có tài liệu là có tất cả, rằng công tác lưu trữ chính là việc giữ lại các tài liệu cũ.

Vấn đề trên thoạt nhìn rất đơn giản. Tuy vậy, khi đi vào thực tế thì không phải bao giờ chúng ta cũng lý giải được nó và tránh được sai lầm một cách dễ dàng. Cho đến nay ngay cả việc làm cho mọi người và mọi cơ quan tự giác thấy rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ khi có tài liệu lưu trữ trong tay không thể biến thành tài sản của riêng mình chúng ta cũng chưa làm thật tốt được.

Một quan niệm khác cũng đang tồn tại khá phổ biến là xem tài liêu lưu trữ chỉ gắn với những gì xưa cũ, không có ích gì đáng kể đối với dời sống hiện tại. Công tác lưu trữ theo đó không phải là cái gì cần kịp hôm nay. Quan niệm đó làm cho ở nhiều cơ quan tài liệu lưu trữ không được chú ý bảo quản nhiều tài liệu quý bị mất mát không quan tâm đến việc xây dựng các kho lưu trữ v.v... thậm chí còn có nơi sử dụng tài liệu lưu trữ một cách sai trái, tuỳ tiện.Nâng cao vai trò xã hội của các kho, các viện lưu trữ làm cho tài liệu lưu trữ gắn liền với đời sống hiện thực là vấn đề đang được nhiều nước trên thế giới quan tâm. Không phải ngẫu nhiên mà một trong những đề mục chính được nêu ra và sẽ thảo luận tại Hội nghị lần thứ X những người lãnh đạo các cơ quan lưu trữ các nước Xã hội chủ nghĩa họp tại Cu Ba vào năm 1987 này lại không chỉ được đặt ra trên bình diện thực tiễn mà nó còn là một vấn đề có tính chất lý luận đòi hỏi phải được giải quyết trên cơ sở khoa học. Ở đây cần nhấn mạnh rằng nhu cầu mở rộng hoạt động của các kho, phòng lưu trữ là một nhu cầu khách quan. Đồng thời cũng không phải chỉ có giai cấp vô sản mới chú ý đến nhu cầu đó. Trước kia cũng như hiện nay, các giai cấp thống trị khác cũng rất chú ý đến nhu cầu này. Để phục vụ cho quyền lợi của chúng, tài liệu lưu trữ luôn luôn

được chúng khai thác, nghiên cứu. Vấn đề là ở chỗ khi tìm cách mở rộng vai trò và chức năng xã hội của các kho lưu trữ, giai cấp vô sản không vì lợi ích của một số người riêng lẻ. Do đó, về mặt lý luận mở rộng hoạt động của các kho, phòng lưu trữ đối với chúng ta có nghĩa là mở rộng quyền của người lao động trong việc sử dụng tài sản chung được giao cho Nhà nước quản lý. Vi phạm điều đó cũng có nghĩa là vi phạm quyền lợi của người lao động, trái với bản chất của lưu trữ học xã hội chủ nghĩa.

2. Quan niệm về các kho lưu trữ và vai trò xã hội của chúng có liên quan trực tiếp đến vấn đề xác định đối tượng của lưu trữ học. Vấn đề này ở Việt Nam cho đến nay vẫn còn ít được quan tâm.Chúng ta đều biết bất cứ ngành khoa học nào cũng chỉ có thể thực sự trở thành một ngành khoa học độc lập khi đã có được những nhận thức cụ thể, đúng đắn về đối tượng và phương pháp nghiên cứu của mình. Ngành lưu trữ cũng như vậy. Đó là điều kiện tất yếu đảm bảo cho ngành khoa học này xác định được vị trí của mình trong hệ thống tri thức khoa học nói chung của loài người.Thành tựu chung của khoa học lưu trữ trên thế giới cũng như ở việt nam chỉ rõ lưu trữ học ngày nay đã trở thành một ngành khoa học độc lập, thực sự có đối tượng nghiên cứu riêng của mình. Nhiệm vụ của nó là nghiên cứu các nguyên tắc, mục đích, nội dung, phương pháp và hình thức tổ chức công tác lưu trữ, nghiên cứu các hệ thống thích hợp để bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất. Về mặt lý luận, lưu trữ học phải nghiên cứu và làm sáng tỏ những quy luật phát triển của cong tác lưu trữ qua các thời kỳ, quá trình hình thành và phát triển cơ sở phương pháp luận, phương pháp tổ chức các hoạt động nghiệp vụ trong công tác lưu trữ. Trong quá trình đó lưu trữ học luôn luôn chịu sự tác động và bị chi phối bởi những điều kiện kinh tế xã hội nhất định. Các nhận thức trong lĩnh vực lưu trữ học cũng bị ràng buộc bởi thế giới quan và nhận thức tiêu biểu của mỗi thời  đại.

Lưu trữ học xã hội chủ nghĩa được xây dựng trên nền tảng của hệ tư tưởng Mác-Lênin. Nó luôn luôn tuân theo nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và tính toàn diện, tổng hợp. Sự khác nhau giữa lưu trữ học xã hội chủ nghĩa và lưu trữ học tư sản chính là xuất phát từ những nguyên tắc cơ bản đó. Sự khác nhau đó bao gồm cả một loạt vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu của ngành khoa học này. Trong đó những vấn đề đáng chú ý nhất là mục đích tổ chức của

công tác lưu trữ, nguyên tắc quản lý và phương hướng sử dụng tài liệu lưu trữ.

Từ những vấn đề cơ bản trên đây, rất khó có thể đồng ý với quan điểm cho rằng đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học chỉ gồm những vấn đề có tính chất kỹ thuật trong việc tổ chức công tác lưu trữ. Chính các quan niệm đó đã làm một số người không chú ý nghiên cứu các khía cạnh xã hội và văn hoá của công tác này. Kết quả là mục đích thực sự của công tác lưu trữ, các quy  luật thúc đẩy sự phát triển của nó trong xã hội xã hội chủ nghĩa đã không được làm sáng tỏ. Công tác lưu trữ dưới chế độ mới không được chú ý tạo điều kiện để phát triển tương xứng với yêu cầu do thực tế đặt ra.Cần nói rằng nếu chỉ có các vấn đề kỹ thuật bảo quản, phân loại, tìm kiếm tài liệu v.v… thì giữa lưu trữ học của ta và lưu trữ học tư sản sẽ không có gì phân biệt đáng kể. Dĩ nhiên là lưu trữ học mác-xít vẫn phải nghiên cứu những vấn đề kỹ thuật nhưng việc nghiên cứu đó không thể thay thế những vấn đề có tính phương pháp luận khác. Chúng luôn luôn phải được đặt trong mối liên hệ với mục đích, nhiệm vụ và tính chất của lưu trữ học xã hội chủ nghĩa. Trong quá trình đó vấn đề hàng đầu cần đặt ra là vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ nói chung đối với việc xây dựng xã hội mới. Nhiệm vụ thiết yếu đặt ra không chỉ là kỹ thuật của công tác lưu trữ mà còn là ở chỗ làm thế nào để tài liệu có ích nhất cho người lao động, cho quản lý xã hội xã hội chủ nghĩa. Lưu trữ học phải góp phần làm sáng tỏ những quy luật phát triển của nhận thức khoa học nói chung.Việc xác định đối tượng của lưu trữ học còn liên quan đến quá trình chỉ đạo nghiệp vụ công tác lưu trữ và đào tạo cán bộ. Các cán bộ lưu trữ được đào tạo và trưởng thành trong xã hội mới trên lĩnh vực chuyên môn của mình rất cần phải nắm vững đối tượng nghiên cứu và phục vụ của họ. Họ phải xác định được vị trí xã hội của bản thân và của ngành khoa học mà mình hướng tới để làm việc. Sự lúng túng hiện nay của nhiều cán bộ lưu trữ không thể không có nguyên nhân từ điểm xuất phát ban đầu nói trên. Do quan điểm đơn thuần về kỹ thuật và nghiệp vụ mà trong một thời gian dài trước đây phạm vi các vấn đề được đưa ra nghiên cứu trong các cơ quan lưu trữ của chúng ta còn bó hẹp. Thậm chí có ý kiến cho rằng cán bộ lưu trữ thì không cần phải nghiên cứu và hiểu biết nhiều về lý luận, không cần phải đào tạo nhiều thời gian. Từ đó có không ít cơ quan đưa vào làm công tác lưu trữ, kể cả làm công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ những cán bộ chưa được đào tạo, không có hiểu biết đầy đủ

về ngành nghề và sau đó vẫn không hề có hướng đào tạo thêm.Chỉ đạo nghiệp vụ là nhiệm vụ tất yếu của các cơ quan lưu trữ. Nhưng rõ ràng không thể giải quyết tốt các vấn đề nghiệp vụ nếu không đặt chúng trong mối liên hệ với các vấn đề lý luận chung của khoa học lưu trữ, đặc biệt là các vấn đề về đối tượng của lưu trữ học. Khi đối tượng chung của lưu trữ học chưa được xác định chính xác thì chính điều đó sẽ hạn chế khả năng giải quyết các vấn đề nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ.3. Về nguyên tắc tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ, như đã nhắc đến trên đây, nếu chỉ nó một cách đại thể như thế thì mọi người và mọi cơ quan đều dễ dàng nhất trí. Tuy vậy, sau 25 năm xây dựng ngành, việc giải thích cơ sở khoa học và tính ưu việt của nó cũng như việc đưa những nhận thức cần thiết của nguyên tắc này vào thực tiễn quản lý công tác lưu trữ của đất nước không phải không còn điều gì đáng băn khoăn. Trái lại, ở phương diện này chúng ta rõ ràng còn phải tốn nhiều công sức. Nhiều cơ quan, nhiều cá nhân vẫn chưa thấy rõ hậu quả của việc không thống nhất quản lý được công tác lưu trữ trong toàn quốc, hoặc tuy thấy nhưng vì lẽ này hay lẽ khác không chú ý thực hiện đúng nguyên tắc đã đề ra. Đó là chưa kể còn có những văn bản khi nói đến những công tác khác có liên quan đến tài liệu lưu trữ lại trái với nguyên tắc chung đã nói trên đây.Hãy nêu một ví dụ. Ở nước ta hiện tại có ít nhất năm văn bản đã ban hành liên quan đến việc tổ chức bảo quản và sử dụng các tài liệu văn kiện thuộc phông lưu trữ của Chủ tịch Hồ Chí Minh để lại và giao cho một cơ quan duy nhất có thẩm quyền thực hiện. Nhiều cơ quan còn giữ tài liệu lưu trữ về Bác Hồ khiến cho phông lưu trữ thiếu hoàn chỉnh. Đó là một ví dụ điển hình. Còn nhiều ví dụ khác cho thấy tình trạng không quản lý thống nhất được tài liệu lưu trữ Quốc gia, kể cả đối với những tài liệu quý hiếm như tài liệu Hán Nôm và nhiều loại tài liệu cổ khác.

Cần nói rằng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ được đề ra trên cơ sở lý luận nhận thức mác-xít mà theo đó các hiện tượng của thế giới khách quan luôn luôn được nghiên cứu như một thể thống nhất và trong một hệ thống hoàn chỉnh. Tài liệu lưu trữ của một Quốc gia phản ánh các hoạt động khác nhau trong đời sống chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước cũng cần được tổ chức nghiêm túc và sử dụng theo quan điểm đó. Những tài liệu đó có mối liên quan chặt chẽ với nhau theo quy luật khác quan không thể tuỳ tiện tách rời chúng với nhau. Mặt khác, nếu quản lý được một cách tập trung và thống nhất

tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia thì đến lượt mình chúng sẽ có điều kiện tốt để phát huy tác dụng toàn diện trong quá trình nghiên cứu sử dụng.Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ chỉ có thể thực hiện được dưới chế độ xã hội chủ nghĩa trong đó tư liệu sản xuất thuộc quyền sở hữu toàn dân. Như vậy không phải chỉ có thừa nhận các nguyên tắc lý luận của chủ nghĩa Mác-Lênin mà còn phải có cơ sở xã hội nhất định mới có thể đặt   vấn đề quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ. Điều đó cắt nghĩa vì sao chỉ từ sau Cách mạng xã hội chủ nghĩa Tháng Mười vĩ đại nguyên tắc nói trên mới được xác lập trên thực tế.

Có ý kiến cho rằng quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ thì các cơ quan sẽ không sử dụng được tài liệu lưu trữ của chính mình. Quan niệm như vậy là không chính xác. Tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ chính là để tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức sử dụng tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia. Đó là mục tiêu thực sự của nguyên tắc này.

4. Từ các vấn đề chung nói trên, một số vấn đề có tính chất cụ thể trong việc xây dựng công tác lưu trữ ở nước ta cũng cần phải tiếp tục làm sáng tỏ và giải quyết tốt.

4.1. Trong số những vấn đề có tính chất cụ thể cần nghiên cứu giải quyết sớm  Trước hết cần kể đến nhiệm vụ tổ chức một cách khoa học, hợp lý mạng lưới các kho các phòng lưu trữ. tính  cấp thiết của vấn đề này là ở chỗ nó trực tiếp liên quan đến nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia ở các cấp, các ngành và cả trên phạm vi toàn quốc.

Sau hơn nửa thế kỷ xây dựng ngành, hay nói rộng hơn là hơn 60 năm dưới chế độ mới tuy đã xây dựng và củng cố được một số kho, phông lưu trữ nhưng chúng ta trên thực tế chưa xác lập được hệ thống các kho, phòng lưu trữ một cách khoa học, phù hợp với yêu cầu thực tế. Ngay ở cấp Trung ương việc xây dựng các kho lưu trữ của ta cũng còn những điều chưa hợp lý, phạm vi thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ Nhà nước chưa được xác lập cụ thể. Chúng ta hiện chưa làm sáng tỏ được các vấn đề như nên hay không nên tập trung tài liệu lưu trữ do chính quyền cũ để lại vào một cơ sở bảo quản thống nhất; Nên hay không nên thành lập một kho lưu trữ các tài liệu cổ, đặc biệt là tài liệu chữ Hán và chữ

Nôm? Nếu thành lập một kho lưu trữ như vậy thì những tài liệu nào sẽ được lưu trữ kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm cũng như đối với một số loại tài liệu có tính đặc thù khác? v.v.. Đó là những điều thực sự không đơn giản trong quá trình xây dựng màng lưới các kho, phòng lưu trữ của nước ta hiện nay. Cần chú ý rằng tại các kho lưu trữ của chúng ta hiện nay nhiều nhóm tài liệu được hình thành từ lâu trong những điều kiện lịch sử cụ thể nhất định. Chúng có những đặc điểm riêng về nội dung, về ngôn ngữ và cả về phương pháp chế tác đòi hỏi phải có sự nghiên cứu sâu sắc mới có  thể tổ chức lại hợp lý.Kinh nghiệm ở nhiều nước xã hội chủ nghĩa cho thấy trong các viện lưu trữ nhà nước trung ương rất ít khi có những tài liệu chồng chéo và trùng lặp. Giữa các kho bảo quản những tài liệu có tính đặc thù luôn luôn có những quy định rõ ràng phạm vi thu thập và quyền hạn sử dụng chúng khi cần thiết.Dưới các kho lưu trữ Nhà nước trung ương là các kho lưu trữ địa phương kho lưu trữ các Bộ, các ngành. Chúng ta cần phải tiếp tục xác định rõ tính chất của các loại kho như vậy. Chẳng hạn nên làm rõ đây là kho lưu trữ có thành phần tài liệu cố định hay luân chuyển? Loại nào cố định, loại nào luân chuyển? Vì sao và trên cơ sở khoa học nào cho phép thực hiện sự luân chuyển hoặc cố định thành phần tài liệu của một kho này hay một kho khác? Để có được kết luận hợp lý về một loạt vấn đề như vậy rõ ràng cần phải nghiên cứu toàn bộ quá trình hình thành tài liệu ở các cơ quan, nhu cầu sử dụng tài liệu, cơ sở vật chất và nhiều vấn đề khác có liên quan.

Có thể nói thêm rằng phân bố hợp lý các kho, phòng lưu trữ còn là cơ sở để tạo điều kiện phát triển công tác lưu trữ có kế hoạch chủ động trong việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.

4.2. Gắn liền với nhiệm vụ phân bố tài liệu theo màng lưới các kho, phòng lưu trữ một cách khoa học là vấn đề lựa chọn tài liệu từ các nguồn khác nhau như thế nào cho hợp lý. Muốn lựa chọn tốt phải xác định được một cách chính xác giá trị của tài liệu theo những tiêu chuẩn thích hợp. Trừ những trường hợp ngoại lệ, nói chung việc chuyển giao tài liệu vào các phòng, các kho lưu trữ mà không có sự lựa chọn cần thiết trước đó là không kinh tế và cần phải chấm dứt sớm. Trong thời gian qua đã có một số bài viết và công trình nghiên cứu về vấn đề xác định giá trị tài liệu lưu trữ được công bố. Tuy nhiên, trước mắt  chúng ta nhiệm vụ thực tiễn của việc lựa chọn tài liệu cho các phòng và các kho lưu trữ

vẫn là một trong những vấn đề cấp thiết và gặp không ít khó khăn, trở ngại. Chúng ta hiện chưa có các  tài liệu hướng dẫn mẫu được ban hành chính thức để giúp cho các cơ quan lựa chọn tài liệu của mình. Quan niệm về giá trị tài liệu và cách thức để nhận ra giá trị của chúng không được hiểu một cách thống nhất. Phổ biến hiện nay là quan niệm cho rằng tài liệu đã giải quyết xong giữ lại là cốt để đề phòng khi có việc cần đến hàng ngày. Tại các bộ phận làm công việc chuyên môn ở các cơ quan ai cần loại nào thì cho loại ấy là quan trọng và giữ lại, có khi cả tài liệu tham khảo. Nhìn trên toàn cục có cơ quan bất cứ loại tài liệu nào của cơ quan cấp trên gửi cho mình đều đưa vào lưu trữ. Trong khi đó tài liệu của chính cơ quan mình lại để phân tán, mất mát không chú ý thu thập và bảo quản đầy đủ. Suy cho cùng đó cũng là những tồn tại về mặt nhận thức lý luận chưa được giải quyết tốt. Mặt khác, đó cũng chính là tồn tại về phương diện chỉ đạo thực tiễn của chúng ta.

Khi nói về giá trị của tài liệu lưu trữ cần phải làm sáng tỏ một điều là một mặt đó là những giá trị có thể đo lường được. Nhưng một mặt khác có những giá trị không thể đo lường trực tiếp rất khó nhìn thấy cụ thể. Đó là những giá trị có tính trừu tượng giống như giá trị tinh thần. Do vậy nếu  đánh giá tài liệu chỉ căn cứ vào chức năng cụ thể của chúng thì sẽ sai lầm, nhiều tài liệu giá trị lớn sẽ không được lựa chọn để đưa vào lưu trữ. Cách xem xét giá trị của tài liệu theo từng chức năng cụ thể và riêng rẽ thường quên mất rằng nhiều tài liệu còn có chức năng xã hội rộng lớn, đặc biệt là khi đặt chúng vào một hệ thống tổng quát để phân tích. Trong trường hợp này giá trị của tài liệu được hình thành do sự tổng hợp nhiều yếu tố, phản ảnh những thuộc tính chung mang bản chất xã hội rộng rãi mà ở từng tài liệu cụ thể rất khó nhận ra. Khi nghiên cứu vấn đề xác định giá  trị của tài liệu và lựa chọn chúng cho Nhà nước bảo quản cần làm cho nhiều người hiểu rõ điều đó để không tự mình làm mất các tài liệu quý mà họ được sử dụng hoặc góp phần tạo nên trong quá trình công tác chuyên môn.Một trong những điều đáng nói về tình hình lựa chọn tài liệu của chúng ta hiện nay là không những chúng ta chưa có các bảng kê làm chỗ dựa mà dường như việc xác định giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để Nhà nước bảo quản chỉ đặt ra cho cán bộ lưu trữ. Các cán bộ khác tự cho mình là vô can với vấn đề này. Trong khi đó tài liệu chủ yếu được hình thành là từ hoạt động chuyên môn và việc lựa chọn trước hết là để phục vụ cho các hoạt động đó. Bởi thế, muốn làm tốt nhiệm vụ lựa chọn tất yếu cần có sự tham gia của cán bộ chuyên môn, những

người am hiểu về nội dung tài liệu trong các cơ quan nhà nước. Vả chăng, đó cũng là trách nhiệm của họ. Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và các cán bộ lưu trữ trong khi làm nhiệm vụ của mình phải dựa vào cán bộ chuyên môn, đồng thời phải làm cho nhận thức trên đây trở thành quy chế bắt buộc trong hoạt động bình thường hàng ngày của các cơ quan, đoàn thể xí nghiệp…Đó là cách tốt nhất để đưa công tác lựa chọn tài liệu trong các cơ quan nhà nước sớm đi vào nền nếp và đảm bảo được sự chính xác cần thiết của nó.

4.3. Khi đã thực hiện được việc quản lý tài liệu một cách chặt chẽ và khoa học thì vấn đề đặt ra là làm thế nào để tổ chức sử dụng những tài liệu đó có hiệu quả nhất. Sau 25 năm xây dựng và phát triển công tác lưu trữ của đất nước chúng ta có quyền tự hào là đã đưa ra phục vụ cho xã hội nhiều tài liệu có giá trị và đã mang lại những hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên, chúng ta cũng phải thấy một thực tế là mức độ và phạm vi sử dụng tài liệu lưu trữ vào các hoạt động của đời sống xã hội ở nước ta hiện còn thấp. Hình thức phục vụ chưa phong phú. Ở nhiều cơ quan tài liệu lưu trữ không phát huy được tác dụng. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, lưu trữ chưa làm tốt nhiệm vụ cung cấp những thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu và ban hành các quyết định quản lý, cho nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định đã được ban hành. Muốn nâng cao vai trò xã hội của các kho phòng lưu trữ chúng chúng ta cần phải khắc phục tình trạng đó. Phải làm cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại hiệu quả lớn. Văn kiện Đại hội toàn quốc lần thứ VI của Đảng đã chỉ rõ phải “Tổ chức tốt công tác lưu trữ: bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”. Cần lưu ý rằng hoàn toàn không phải ngẫu nhiên mà trong văn kiện của Đại hội Đảng vấn đề sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia được đặt ở mục nói về nhiệm vụ phát huy mạnh mẽ động lực khoa học, kỹ thuật và trực tiếp trong vấn đề tăng cường hệ thống thông tin kinh tế, khoa học cho quản lý. Đó chính là phương hướng quan trọng để đưa công tác lưu trữ gắn liền với nhiệm vụ cách mạng trong giai đoạn mới, gắn liền với đời sống xã hội.

Để đáp ứng được nhu cầu của thời kỳ mới, các kho, phòng lưu trữ rõ ràng phải thay đổi cách tổ chức phục vụ của mình, kiên quyết tranh thái độ thụ động trước đây. Không phải đợi xem hoạt động quản lý, nghiên cứu cần tài liệu gì mới tra tìm để phục vụ mà trước hết từ phía mình, các kho, phòng lưu trữ cần tìm hiểu và chỉ rõ tài liệu của mình cần cho loại hoạt động nào, cho quyết định quản lý

nào,  thậm chí cho công việc nào đang được triển khai tiến hành trong cơ quan. Trên cơ sở đó mà đưa tài liệu đến phục vụ đúng đối tượng, đúng yêu cầu. Hơn thế nữa, tài liệu lưu trữ được gửi đến có thể kèm theo một sự phân tích, đánh giá, giúp cho người sử dụng hiểu rõ hơn ý nghĩa của chúng để nhanh chóng định hướng khả năng sử dụng. Có thể thấy mối quan hệ này cũng giống như mối quan hệ giữa sử liệu và nhà nghiên cứu lịch sử. Đã có một thời kỳ dài trước đây các nguồn sử liệu luôn luôn phải đứng ở vị trí bị động trong mối quan hệ chung với người nghiên cứu. Theo đó các sử liệu có được sử dụng hay không là tuỳ thuộc ở nhà sử học. Ngày nay tình hình đã khác. Khoa học sử liệu phát triển đã nâng cao tầm vóc của các nguồn sử liệu. Nếu nhà sử học vì lẽ này hay lẽ khác chưa sử dụng được một nguồn sử liệu nào đó vào tác phẩm lịch sử thì tự chúng các nguồn sử liệu thông qua các tác phẩm chuyên biệt và sử liệu học vẫn có thể xác định được vị trí của mình trong nhận thức lịch sử. Không phải không có trường hợp chính các tác phẩm sử liệu học đã bổ sung hoặc đính chính những nhận định lịch sử trước đó chưa được trình bày đầy đủ, có khi sai lệch.Trở lại với tài liệu lưu trữ của chúng ta, nếu những tài liệu đó được chủ động đưa ra đầy đủ và chính xác theo các đề tài, các nhiệm vụ quản lý cơ quan v.v.. thì đương nhiên các cán bộ chuyên môn cũng như cán bộ lãnh đạo cơ quan không thể không chú ý sử dụng. Chỉ những ai hoàn toàn thiếu trách nhiệm mới lảng tránh các nguồn thông tin được cung cấp đầy đủ và chính xác có liên quan đến công tác của mình.

Hoạt động quản lý là một quá trình gồm nhiều khâu liên quan mật thiết với nhau. Trong quá trình đó có thể xem việc cung cấp thông tin, kể cả thông tin tài liệu lưu trữ là một khâu không thể tách rời với các khâu khác. Sợi dây nối liền các khâu đó với nhau là nhiệm vụ đặt ra cho một quyết định quản lý cụ thể. Bởi thế, muốn tạo được sự chủ động trong quá trình đem tài liệu lưu trữ ra phục vụ cho hoạt động  quản lý thì phải nắm được nội dung các quyết định quản lý. Cán bộ lưu trữ theo đó không thể là một cán bộ sự vụ không biết gì về công tác quản lý. Đây cũng là một nhu cầu đặt ra từ thực tế và nó đòi hỏi phải có sự đổi mới trong nhiệm vụ đào tạo cán bộ lưu trữ hiện nay để có thể nâng cao trình độ phục vụ của họ.

Đối với các phòng và các kho lưu trữ, theo suy nghĩ của chúng tôi cần phải chú ý giải quyết tốt các vấn đề sau đây:

- Bằng mọi biện pháp có thể, nhất là đầu tư về cơ sở vật chất cần thiết cán bộ, làm cho cơ sở lưu trữ có khả năng tổ chức cung cấp thường xuyên tài liệu cho các bộ phận nghiên cứu và quan lý. Tuỳ theo thành phần tài liệu và phạm vi hoạt động của từng phòng, kho lưu trữ mà quy định trách nhiệm cung cấp tài liệu sao cho phù hợp. Khi đã tạo đủ điều kiện hoạt động thì cần coi việc thường xuyên cung cấp được tài liệu cho đối tượng cần thiết là một chỉ tiêu chính để đánh giá hoạt động của một phòng hay kho lưu trữ. Về mặt chuyên môn đó cũng là cơ sở để đánh giá trình độ cán bộ lưu trữ trong hoạt động thực tiễn.- Cải tiến một cách cơ bản sự chỉ đạo và phương hướng phục vụ của các phòng, các kho lưu trữ ở trung ương cũng như ở địa phương. Cần có cán bộ trực tiếp chỉ đạo và có quy định thống nhất làm cơ sở cho các nơi thực hiện Những quy định như vậy phải xây dựng phù hợp cho từng loại kho lưu trữ. Lấy hiệu quả phục vụ để xem xét tính thiết thực cả các quy chế đã ban hành. Từ đó mà đề xuất hướng ưu tiên lựa chọn tài liệu, đầu tư cán bộ, cơ sở vật chất… Bỏ các thủ tục phiền hà không cần thiết và thay đổi các quy chế xét thấy đã lỗi thời.- Tổng kết, phổ biến các kinh nghiệm tốt trong lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Cần lý giải được nguyên nhân mang lại hiệu quả cao hoặc không mang lại hiệu quả gì đáng kể trong lĩnh vực này. Khi tính toán hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ dĩ nhiên phải tính đến hiệu quả kinh tế. Tuy nhiên cũng cần thấy rằng có khi hiệu quả đạt được từ việc sử dụng tài liệu lưu trữ lại không thể tính thành tiền cụ thể. Bởi thế cần nhìn vấn đề một cách toàn diện. Nhưng dù là tính toán hiệu quả theo phương diện nào thì vẫn phải dựa trên mức độ tài liệu được đem ra sử dụng là chính đồng thời phải lấy các nhiệm vụ kinh tế xã hội của đất nước do Đảng và Nhà nước đề ra làm mục tiêu đánh giá. Nếu mức độ sử dụng tài liệu lưu trữ thấp, tài liệu không phục vụ được cho nhu cầu thực tế của đời sống xã hội thì có thể xem đó là những biểu hiện cho thấy công tác lưu trữ vẫn theo nếp cũ, đứng ngoài sự đổi mới chung của đất nước hiện nay.4.4. Hiện nay ở nước ta tài liệu lưu trữ được tra tìm chủ yếu dựa vào mục lục hồ sơ. Chỉ một số nơi có thể tra tìm nhưng số lượng tài liệu đưa vào các bộ thẻ còn rất hạn chế. Các bản mục lục hồ sơ của chúng ta phần lớn đều được lập trong khi chỉnh lý các phông lưu trữ. Một số khác được lập khi thống kê và giao nộp tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan hoặc chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ Nhà nước.Do đặc điểm nói trên, hầu hết các bản mục lục hiện có ở các phòng và các kho

lưu trữ đều là mục lục tổng hợp. Cũng có khi chỉ là một bảng kê sơ lược các loại tài liệu được nộp vào lưu trữ.

Do đặc điểm trên, việc tra tìm tài liệu lưu trữ tại các phòng và kho lưu trữ không thể nhanh chóng được. Chúng ta đang thiếu các mục lục chuyên đề hay nói đúng hơn là chưa chú ý xây dựng loại mục lục này. Còn các loại công cụ tra  cứu và giới thiệu tài liệu lưu trữ khác như sơ yếu chuyên đề, sách giới thiệu các phông lưu trữ, v.v.. thì chưa có kho lưu trữ nào biên soạn được.Từ tình hình như vậy, trong thời gian tới nhiệm vụ xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học đối với tài liệu phông lưu trữ quốc gia của chúng ta sẽ là một trong những công việc nặng nề. Trong lĩnh vực này nhiều vấn đề cụ thể cả về lý luận và thực tiễn đều đòi hỏi phải giải quyết đồng bộ. Tất nhiên chúng ta phải có sự lựa chọn thoả đáng đối với những loại công cụ tra cứu dự kiến xây dựng ở mỗi phông và kho lưu trữ.

Trên phạm vi toàn bộ phông lưu trữ quốc gia mà xét, vấn đề nổi bật hiện nay là nghiên cứu để xây dựng được bộ thẻ tra tìm thống nhất cho tài liệu của toàn phông Lưu trữ Quốc gia. Nhiệm vụ này hiện nay đang được chúng ta tích cực triển khai và qua đó đã thấy một số vấn đề lý luận cần phải giải quyết sớm mới có thể đưa công việc tiến lên có kết quả. Muốn xây dựng bộ thẻ thống nhất thì phải có khung phân loại thông tin tài liệu thống nhất. Nhưng khung phân loại thông tin tài liệu thống nhất và sự phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia không phải là một. Đó là hai nhiệm vụ khác nhau và được hướng tới hai mục đích khác nhau. Phân loại tài liệu toàn bộ phông lưu trữ Quốc gia là để tạo cơ sở xác lập mảng lưới các phòng lưu trữ, để tổ chức một cách khoa học tài liệu trong các phòng và kho lưu trữ đó. Còn khung phân loại thông tin tài liệu thống nhất là sự phân loại chung các thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ để theo đó mà lập bộ thẻ tra cứu thống nhất cho tài liệu các phông lưu trữ. Phân loại tài liệu lưu trữ được thực hiện theo những nguyên tắc riêng và bao giờ cũng phải căn cứ vào sự hình thành các phông lưu trữ, các nhóm phông cũng như các nhóm tài liệu cụ thể trong đó. Trong khi đó việc phân loại thông tin có trong tài liệu để lập bộ thẻ tra cứu thống nhất thì không bị giới hạn trong một phông lưu trữ cụ thể nào. Thông tin được đưa vào bộ thẻ có thể có trong tài liệu của hàng loạt phông khác nhau, thậm chí trong nhiều viện lưu trữ.

Dĩ nhiên là giữa hai nhiệm vụ vừa nói trên có mối liên quan chặt chẽ với nhau và có tác dụng hỗ trợ cho nhau.Một vấn đề khác thuộc lĩnh vực này cần phải quan tâm là việc tiến tới áp dụng kỹ thuật hiện đại để tự động hoá quá trình tìm tài liệu ở các kho lưu trữ. Đây là một vấn đề mới mà ngay ở các nước có nên lưu trữ học tiên tiến cũng chỉ đặt ra trên mức độ thử nghiệm. Không nghi ngờ gì rằng áp dụng máy tính điện tử vào công tác lưu trữ là một xu thế tất yếu của thời kỳ hiện đại. Nó hứa hẹn sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn. Tuy nhiên  trong tình hình hiện nay của nền lưu trữ nước ta và tình hình kinh tế xã hội của đất nước, theo suy nghĩ của chúng tôi việc đưa máy tính vào lưu trữ chỉ nên làm thử trên một mức độ hết sức hạn chế. Nếu không thử nghiệm trước có thể sẽ dẫn đến lãng phí vì sử dụng máy tính hiện nay còn rất đắt, đồng thời trình độ của chúng ta cũng chưa phải đã tiếp thu được một cách dễ dàng.

Trên đây là một số vấn đề thiết yếu trên cả hai phương diện lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ nước ta đang đòi hỏi phải được giải quyết tốt hơn để đưa ngành ta tiến lên kịp với yêu cầu của thời kỳ mới. Sau hơn nửa thế kỷ xây dựng ngành chúng ta đang bước vào một thời kỳ mà tình hình chung không cho phép dừng lại ở cách làm cũ. Nhiệm vụ đổi mới phương pháp làm việc, chống lại sự trì trệ và bảo thủ đặt ra không riêng gì đối với ngành ta. Và để đạt được sự đổi mới cần thiết cho ngành mình tất yếu chúng ta phải vượt qua những tồn tại mà xét cho cùng vừa có mặt khách quan vừa có mặt chủ quan như đã nói ở trên. Cùng với những thành tích đã đạt được trong thời gian qua, vượt qua những trở ngại trước mắt, chúng ta tin rằng ngành lưu trữ Việt Nam sẽ đáp ứng được nhiệm vụ do  Đại hội lần thứ VI của Đảng đề ra, tiến kịp trình độ chung của lưu trữ học thế giới.

Công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế ở Việt Nam hiện nay

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ thuật

của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại. Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, đưa nền kinh tế tăng tốc. Việc vào WTO đã mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho nước ta.

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004.

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước. 1. Sự cần thiết khách quan phải đổi mới công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế

Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.

Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. 

Như vậy, có thể thấy vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay với tư cách là một trong những biện pháp để thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, nhịêm vụ đặt ra cho chúng ta trong giai đoạn hiện nay là phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chức năng cai trị thuần tuý sang bộ máy phục vụ nhân dân. Muốn làm được như vậy, việc tiến hành rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các cơ quan hành chính nhà nước; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp… yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư. Cụ thể là:Thứ nhất, là một hoạt động có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công. Là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản - phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý nên công tác văn thư cũng rất cần phải được chuẩn hoá

để đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động quản lý.Thứ ba, việc triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp chính là cách thức giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là "bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại cơ quan hành chính nhà nước. Đây là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. Quá trình thực hiện cơ chế "một cửa" cho thấy cần phải có sự thay đổi căn bản về quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong thực hiện cơ chế "một cửa", trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả… Như vậy, cơ chế một cửa cũng đặt ra những yêu cầu, đòi hỏi phải có sự điều chỉnh công tác văn thư cho phù hợp tình hình mới. Mặt khác, công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- một thói quen cố hữu của bộ máy hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. II. Những nhiệm vụ trong giai đoạn hội nhập quốc tế Thực tế cho thấy, dù đã có nhiều bước phát triển trong mấy chục năm qua, công tác văn thư của nhà nước ta vẫn đang ở trong thời kỳ chưa hoàn thiện thực sự, chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ cho công cuộc đổi mới của đất nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế. Có thể nêu lên một số tồn tại cơ bản sau đây

trong nội dung chủ yếu của công tác văn thư mà trong thời gian tới chúng ta không thể không khắc phục:1. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp. Tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh là điều rất dễ nhận thấy trong nhiều cơ quan hiện nay. Mặc dù ngay từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đã được đặt ra chính thức như là một nhiệm vụ của cán bộ làm việc trong cơ quan nhà nước nhưng nó vẫn không được chú ý thực hiện đầy đủ. Phải chăng là còn nhiều khó khăn trong việc lập hồ sơ không thể khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nhưng một trong những nguyên nhân quan trọng nhất đó là không có cơ chế cụ thể nào được đặt ra để xử lý trách nhiệm cho vấn đề này. Tình trạng bao cấp chung, nhận thức của cán bộ và cơ chế trách nhiệm không rõ ràng đã đẩy công tác này vào chỗ gần như bế tắc trong mấy thập kỷ qua. Hậu quả của nó là không thể nghi ngờ nhưng không được xử lý kịp thời. 2. Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời. Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là cá biệt, trái lại là phổ biến. 3. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan còn thấp. Văn bản chưa được chuẩn hoá. Ngay văn bản quy phạm pháp luật dù đã có hai đạo luật điều chỉnh thì việc soạn thảo chúng vẫn còn nhiều tồn tại. Nhiều văn bản chồng chéo, thậm chí có không ít văn bản vi phạm thẩm quyền do luật định nhưng không được sửa đổi kịp thời và việc áp dụng những văn bản này vào thực tế đã gây ra những hậu quả nghiêm trọng.4. Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế giới và trong khu vực, đây là khâu tụt hậu dễ nhận thấy trong công tác văn thư ở nước ta hiện nay.Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư nước ta khi bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Thời kỳ mới đòi hỏi công tác văn thư nước ta phải đổi mới toàn diện từ nhận thức đến các khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể. Nếu chúng ta muốn tránh những cái giá phải trả trong quản lý nhà nước thời cơ chế thị trường như hiện nay thì nhiệm vụ lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng

dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.Từ những trình bày trên đây, có thể khẳng định rằng công tác văn thư trong thời kỳ đổi mới đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Một cách hiển nhiên, những nhiệm vụ như vậy cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành.III. Một số kiến nghị Hiện nay, Chính phủ điện tử được coi là một giải pháp của cải cách hành chính nhăm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý nhà nước. Tính đến năm 2007, ở Việt Nam đã có 89% website được công khai và 100% website đã cung cấp cơ sở dữ liệu. Tin từ Bộ Thông tin - truyền thông cho biết, Việ Nam đã đạt được bước tiến vượt bậc trong việc ứng dụng CNTT tại các cơ quan Chính phủ để quan hệ và cung cấp các dịch vụ của Chính phủ cho công dân. Việt Nam cũng là quốc gia có 22% website của các cơ quan chính phủ đã cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dân. Việc thực hiện chính phủ điện tử đã và sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều lĩnh vực liên quan đến quản lý nhà nước, trong đó có công tác văn thư. Nhận thức rõ những tác động của việc thực hiện chính phủ điện tử tới công tác văn thư trước yêu cầu của chính phủ điện tử là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để đáp ứng yêu cầu của giai đoạn hội nhập, chúng tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư:1. Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư- Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư hiện nay, có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc tế, của thời kỳ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp trong Chính phủ điện tử hiện nay. Đồng thời, nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của nó trong môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào, rồi vấn đề độ tin

cậy của tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều.

2. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong công tác văn thư. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay.

Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ. Điều này hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2010. 

3. Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu. Người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư chuyên trách. Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cuộc cải

cách hành chính nói chung, cơ chế "một cửa nói riêng" thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v…

4. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.