Departament KształtowaniaNarodowego Zasobu Archiwalnego

Wybór obowiązujących aktów prawnych

z zakresu prawa archiwalnego

ul. Rakowiecka 2D www.archiwa.gov.pl 02-517 Warszawa e-mail: ndap@archiwa.gov.pl

3

Ustawa

1. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z poźn. zm.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 4

Zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

2. Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 218

Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

27

Postępowanie z dokumentacją

3. Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

29

4. Dz. U. z 2006 r. Nr 98, poz. 680

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji

61

5. Dz. U. z 2010 r. Nr 34, poz. 181

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa

73

6. Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1518

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

76

7. Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1517

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

84

8. Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1519

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

86

9. Dz. U. z 2011 r. Nr 289, poz. 1699

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych

98

10. Dz. U. z 2012 r. Nr 0, poz. 526

Rozporządzenie Rady ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych

109

11. Dz. U. z 2011 r. Nr 206, poz. 1216

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych

128

Udostępnianie

12. Dz. U. z 2008 Nr 156, poz. 970

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych

138

13. Dz. U. z 2011 r. Nr 196, poz. 1161

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów 140

USTAWAz dnia 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach(tekst jednolity)

Rozdział 1Przepisy ogólne

Art. 1. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Art. 2. 1. Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.

2. Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się na:1) państwowy zasób archiwalny;2) niepaństwowy zasób archiwalny.

Art. 3. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.

Art. 4. 1. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5, art. 51h oraz art. 51j ust. 1 i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.

Rozdział 2Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją

Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych;2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy

4

jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.

2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych.

2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.

2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

3. Sprawy, o których mowa w ust. 1, 2 i 2c, reguluje, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;4) Rady Ministrów - Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego - Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego;5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, oraz w odniesieniu do komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a także w odniesieniu do komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw instytucji finansowych - ministrowie, którym podlegają oraz przez których są nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne;6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego; 6a) Agencji Wywiadu - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Wywiadu; 6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego;

5

7) Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

4. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, dla komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w ust. 3, oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych:1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania,2) sposób:

a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,

b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej,3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji oraz potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem.

5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

2. W organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyłączeniem wymienionych w ust. 2a, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji.

2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;2) organów powiatu i starostw powiatowych;3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;

6

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt;3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.

2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

3. W odniesieniu do organów posiadających archiwa wyodrębnione nie ma zastosowania przepis ust. 2.

Art. 7. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom organizacyjnym niż określone w art. 22.

Art. 8. Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane; ich przejście na własność Państwa następuje zgodnie z art. 44.

Art. 9. 1. Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy kupna-sprzedaży, archiwom państwowym oraz archiwom państwowym wyodrębnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, zależnie do właściwości tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Prawo pierwokupu, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są oferowane do nabycia jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2, jeżeli materiały te uzupełniają aktualnie posiadany archiwalny zasób historyczny tych jednostek.

Art. 10. (uchylony).Art. 11. Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą

przyjmować na przechowanie materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu pozostające w posiadaniu niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.

Art. 12. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych materiałów.

Art. 12a. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję o zabezpieczeniu materiałów archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego przez przeniesienie ich do tego archiwum w celu przechowania, aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w szczególności przez wywiezienie za granicę bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14.

Art. 13. Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych

7

organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne, organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe.

Art. 14. 1. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny jest zabroniony.

2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zezwolić na czasowy wywóz za granicę materiałów archiwalnych, jeżeli za udzieleniem zezwolenia przemawia ważny interes społeczny lub indywidualny.

3. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych niewchodzących do narodowego zasobu archiwalnego w rozumieniu ustawy jest dopuszczalny pod warunkiem stwierdzenia jego charakteru przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Przepisy ust. 1-3 nie mają zastosowania do materiałów archiwalnych przywiezionych do kraju z zastrzeżeniem ich zwrotu.

Art. 14a. Do zwrotu, znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wywiezionych niezgodnie z prawem z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, materiałów archiwalnych, od wytworzenia których upłynęło:1) więcej niż 50 lat,2) 50 lat lub mniej, jeżeli stanowią państwowy zasób archiwalny- stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 6 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568, z późn. zm.2)), z tym że organem właściwym do prowadzenia postępowania dotyczącego zwrotu materiałów archiwalnych jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Art. 14b. Przepis art. 14a nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Rzeczpospolitą Polską zwrotu, na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych, wywiezionych niezgodnie z prawem polskim z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej materiałów archiwalnych innych niż określone w art. 14a.

Rozdział 3Państwowy zasób archiwalny

Art. 15. 1. Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych; 1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:1) partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,2) kościołów i związków wyznaniowych,3) innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,4) działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,

8

5) rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.

3. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami Państwa w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób archiwalny, jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.

Art. 16. 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne.

2. (uchylony).2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania,

prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych na potrzeby, o których mowa w ust. 1. Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

2b. (uchylony).2c. (uchylony).2d. (uchylony).2e. (uchylony).3.  (uchylony).4.  (uchylony).Art. 17. 1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich

wytworzenia.1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić ich udostępnienia, jeżeli:1) ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie;2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:

a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli,

b) tajemnic prawnie chronionych.2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w

drodze rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. 1a pkt 2.

3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, w tym:1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione, w szczególności informacje niejawne albo dane osobowe podlegające ochronie,2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów własnych,3) szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,

9

4) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu,5) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku z udostępnieniem materiałów archiwalnych.

4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.

Art. 18. 1. Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

2. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, spośród osób wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru.

3. Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje, spośród osób wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego odwołuje, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jego zastępców.

5. Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Art. 18a. 1. Stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych może zajmować osoba, która:1) jest obywatelem polskim;2) korzysta z pełni praw publicznych;3) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;4) posiada kompetencje kierownicze.

2. Osoba, o której mowa w ust. 1, powinna ponadto posiadać:1) tytuł zawodowy magistra lub równorzędny i co najmniej 5-letni okres zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwach państwowych lub2) stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów, lub3) tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów.

Art. 18b. 1. Informację o naborze na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, ogłasza się przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu obsługującego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie

10

Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Ogłoszenie powinno zawierać:1) nazwę i adres urzędu;2) określenie stanowiska;3) wymagania związane ze stanowiskiem wynikające z przepisów prawa;4) zakres zadań wykonywanych na stanowisku;5) wskazanie wymaganych dokumentów;6) termin i miejsce składania dokumentów;7) informację o metodach i technikach naboru.

2. Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Art. 18c. 1. Nabór na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przeprowadza zespół, powołany przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, liczący co najmniej 3 osoby, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów.

2. W toku naboru ocenia się doświadczenie zawodowe kandydata, wiedzę niezbędną do wykonywania zadań na stanowisku, na które jest przeprowadzany nabór, oraz kompetencje kierownicze.

3. Ocena wiedzy i kompetencji kierowniczych, o których mowa w ust. 2, może być dokonana na zlecenie zespołu przez osobę niebędącą członkiem zespołu, która posiada odpowiednie kwalifikacje do dokonania tej oceny.

4. Członek zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3, mają obowiązek zachowania w tajemnicy informacji dotyczących osób ubiegających się o stanowisko, uzyskanych w trakcie naboru.

5. W toku naboru zespół wyłania nie więcej niż 3 kandydatów, których przedstawia ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Art. 18d. 1. Z przeprowadzonego naboru zespół sporządza protokół zawierający:1) nazwę i adres urzędu;2) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, oraz liczbę kandydatów;3) imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 3 najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze;4) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;5) uzasadnienie dokonanego wyboru albo powody niewyłonienia kandydata;6) skład zespołu.

2. Wynik naboru ogłasza się niezwłocznie przez umieszczenie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

3. Informacja o wyniku naboru zawiera:1) nazwę i adres urzędu;2) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór;3) imiona, nazwiska wybranych kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego albo informację o niewyłonieniu kandydata.

4. Umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ogłoszenia o naborze oraz o wyniku tego naboru jest bezpłatne.

11

Art. 18e. 1. Zespół przeprowadzający nabór na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4, powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.2. Do sposobu przeprowadzania naboru na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4, stosuje się odpowiednio przepisy art. 18a-18d.

Art. 19. 1. Właściwymi organami w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie określonym przepisami ustawy są odpowiednio:1) Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych i minister właściwy do spraw instytucji finansowych;2) Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Szef Agencji Wywiadu;3) Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego;4) Szefowie: Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;5) Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego.

2. Właściwym organem w sprawach archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w zakresie określonym przepisami ustawy jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

3. Minister Obrony Narodowej jest organem właściwym w sprawach kontroli archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d, z wyjątkiem archiwów wyodrębnionych utworzonych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. Minister Obrony Narodowej może upoważnić do wykonywania kontroli Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego.

Art. 20. 1. Przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych działa Rada Archiwalna jako organ doradczy i opiniodawczy.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powołuje członków Rady Archiwalnej na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przedstawiony w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

3. Kadencja Rady Archiwalnej trwa trzy lata.Art. 21. 1. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów

Państwowych należy:1) koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;2) (uchylony);3) wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów archiwalnych;4) nadzór nad gromadzeniem, brakowaniem, ewidencją, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych;5) nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych;6) prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;7) (uchylony);8) prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych.

1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 4, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.

2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli jednostek organizacyjnych wchodzących w skład państwowej sieci archiwalnej w zakresie wykonywania przepisów ustawy.

12

3. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, określi szczegółowy zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.Art. 22. 1. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu

archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:1) archiwa państwowe;2) archiwa wyodrębnione;3) archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych; 3a) archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;4) (uchylony).

2. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:1) jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;2) biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny:

a) których organizatorem jest:– minister lub kierownik urzędu centralnego,– jednostka samorządu terytorialnego,– państwowa jednostka organizacyjna,b)działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych

jednostkach organizacyjnych.Art. 23. Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencję,

przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

Art. 24. 1. Archiwa państwowe tworzy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

3. Działalnością archiwów państwowych kierują dyrektorzy powoływani przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

4. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przy archiwach państwowych może powołać radę naukowo-programową jako organ doradczy i opiniodawczy. Dyrektor archiwum państwowego, w razie powołania rady naukowo-programowej, ustala jej skład osobowy.

Art. 25. 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa.

2. Zasób archiwalny archiwów określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także materiały archiwalne zgromadzone przez te archiwa w przeszłości (zasób historyczny).

Art. 26. 1. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego obejmują zasięgiem działania obszar jednego lub kilku województw.

2. Zasób archiwalny archiwów państwowych określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe na terenie ich działania, a także ich zasób

13

historyczny, z wyłączeniem materiałów archiwalnych wchodzących do zasobu archiwalnego archiwów państwowych o charakterze centralnym.

Art. 27. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w uzasadnionych wypadkach, z uwagi na potrzeby nauki, kultury i gospodarki narodowej oraz w celu zabezpieczenia zasobów archiwalnych, może po zasięgnięciu opinii Rady Archiwalnej wprowadzić odstępstwa od zasad ich rozmieszczenia określonych w art. 25 i 26.

2. Przepis ust. 1 nie ma zastosowania do zasobów archiwalnych archiwów wyodrębnionych.

Art. 28. Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;2) (uchylony);3) ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;5) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych;7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej;8) wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.

Art. 29. 1. Archiwami wyodrębnionymi są:1) archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;2) archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;3) archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;4) archiwum Rady Ministrów;5) archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;6) archiwa:

a) urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tego Ministra - w zakresie działu administracji rządowej obrona narodowa,

b)urzędów obsługujących ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tych ministrów - w zakresie działów administracji rządowej sprawy wewnętrzne i sprawy zagraniczne,

c) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych - w zakresie tych czynności,

d)komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w innych niż wymienione w lit. a i b urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych - w zakresie tych zadań,

14

e) komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw instytucji finansowych - w zakresie tych zadań;

7) archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;8) archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;9) archiwum Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

2. Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego część.

3. Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw instytucji finansowych, minister właściwy do spraw finansów publicznych, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu i Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.

4. Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, po zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.

5. Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.

6. Kierownicy jednostek organizacyjnych, w których działają archiwa wyodrębnione, o których mowa w ust. 1 pkt 6 lit. d, z wyjątkiem archiwów wyodrębnionych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, tworzą i określają ich organizację, w drodze zarządzeń, po zasięgnięciu opinii Ministra Obrony Narodowej.

Art. 30. 1. Zasób archiwalny archiwów: Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Senatu Rzeczypospolitej Polskiej i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny.

2. Zasób archiwalny archiwum Rady Ministrów stanowią materiały archiwalne Prezesa Rady Ministrów, Rady Ministrów oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, powstałe i powstające w toku ich działalności, a także zasób historyczny Rady Ministrów.

Art. 31. 1. Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 5-8, stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku działalności:1) (uchylony);2) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefa Agencji Wywiadu, Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa Narodowego;

15

3) urzędów obsługujących Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych;4) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych;5) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w innych niż wymienione w art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. a i b urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych - w zakresie tych zadań;6) komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw instytucji finansowych.

2. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane i składane przez obce podmioty prawa międzynarodowego.

3. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, stanowią materiały archiwalne określone w ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424, z późn. zm.3)), a także powstałe w toku działalności tego Instytutu.

Art. 32. 1. Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze centralnym materiały archiwalne, znajdujące się dotychczas w ich zasobie, po ustaniu okoliczności uzasadniających ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

2. Materiały archiwalne dotyczące wykonywania zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 4, są przekazywane do Centralnego Archiwum Wojskowego.

3. Materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy, o których mowa w art. 5 ust. 3, oraz w jednostkach i komórkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5, podlegają przekazaniu do archiwów państwowych na zasadach określonych w ust. 1.

Art. 33. 1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.

2. Jeżeli jednostką, o której mowa w ust. 1, jest ministerstwo, archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, określonego w przepisach odrębnych.

3. Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

16

2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Art. 34. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, obowiązani są zapewnić:1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów zakładowych;2) klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów określonych w pkt 1, a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym.

2. Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.

3. Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd administracji rządowej, kierownik jednostki wykonuje zadania określone w ust. 1 i 2 poprzez dyrektora generalnego tego urzędu, powołanego na podstawie przepisów odrębnych.

Art. 35. 1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.

2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to archiwów szkół wyższych.

3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Art. 36. 1. W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.

2. Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt;3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.

3. Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.

Art. 37. (uchylony).Art. 38. Jednostkom organizacyjnym, z uwagi na ich szczególny charakter lub

zadania, na ich wniosek, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na czas określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych, określając przy tym warunki powierzenia.

Art. 39. 1. Biblioteki i muzea wymienione w art. 22 ust. 2 pkt 2, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, w zakresie tych materiałów pełnią funkcje jednostek państwowej sieci archiwalnej.

2. Jednostki organizacyjne określone w ust. 1 w zakresie posiadanego zasobu archiwalnego podlegają przepisom ustawy.

17

Art. 40. 1. Do pracowników działalności podstawowej zatrudnionych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych mają zastosowanie przepisy o pracownikach urzędów państwowych.

2. Do pracowników naukowo-badawczych zatrudnionych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych mają zastosowanie przepisy o pracownikach instytutów naukowo-badawczych.

Rozdział 4Niepaństwowy zasób archiwalny

Art. 41. 1. Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.

2. Zasób ten jest:1) ewidencjonowany;2) nieewidencjonowany.

3. (uchylony).Art. 42. Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały

archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:1) partii politycznych,2) organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,3) kościołów i związków wyznaniowych,4) innych niż wymienione w pkt 2 niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz stanowiące ich własność.

Art. 43. 1. Własność materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, nie może być przedmiotem obrotu; jest ona ponadto ograniczona przepisami art. 6 oraz art. 8.

2. (uchylony).3. (uchylony).Art. 44. 1. Z chwilą ustania działalności jednostek organizacyjnych, o których

mowa w art. 42, ich materiały archiwalne stają się własnością Państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. Podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Materiały, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością Państwa, z następstwami określonymi w ust. 1, na mocy decyzji właściwych organów niepaństwowych jednostek organizacyjnych.

3. Materiały, o których mowa w ust. 2, mogą być przekazywane w depozyt archiwom państwowym.

Art. 45. 1. Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.

2. Organy, o których mowa w ust. 1, określają zasady i tryb udostępniania materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.

3. Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych mogą obejmować również zasób historyczny w rozumieniu art. 25 ust. 2.

4. Współpracę archiwów niepaństwowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42, z państwową siecią archiwalną określają porozumienia zawarte między ich właściwymi organami a ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

18

Art. 46. Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich prawnych następców.

Art. 47. 1. Prawo własności przysługujące osobom, o których mowa w art. 46, jest ograniczone tylko przepisami art. 14.

2. Materiały archiwalne określone w art. 46 mogą być przedmiotem obrotu odpłatnie i nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ograniczenia, o którym mowa w ust. 1 oraz w art. 9.

3. Przeniesienie własności w drodze kupna-sprzedaży materiałów, o których mowa w art. 46, na rzecz Państwa jest zwolnione od podatku od nabycia praw majątkowych oraz od opłat notarialnych.

4. Przeniesienie własności materiałów, o których mowa w art. 46, w drodze spadku lub zapisu jest zwolnione od podatku od spadków oraz od opłat notarialnych.

5. Przepis art. 44 ust. 3 stosuje się odpowiednio.Art. 48. (uchylony).Art. 49. (uchylony).Art. 50. (uchylony).Art. 51. (uchylony).

Rozdział 4aDziałalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji

osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywaniaArt. 51a. 1. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania

dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 i Nr 239, poz. 1593 oraz z 2011 r. Nr 85, poz. 459), wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej "rejestrem".

2. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:1) archiwa państwowe;2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.3. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Art. 51aa. (uchylony).Art. 51ab. Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajowa Rada

Spółdzielcza przechowują dokumentację wytworzoną przez zlikwidowane spółdzielnie i organizacje spółdzielcze w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2003 r. Nr 188, poz. 1848, z późn. zm.4)).

Art. 51b. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr może być prowadzony w systemie informatycznym.

Art. 51c. 1. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:1) firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;2) numer w rejestrze przedsiębiorców;3) (1) numer identyfikacji podatkowej (NIP);

19

4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:

a) nie ma zaległości podatkowych,b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń

Społecznych,c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru

Sądowego.2. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca składa

oświadczenie następującej treści:"Oświadczam, że:1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".

3. Oświadczenie powinno również zawierać:1) firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Art. 51d. 1. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a ust. 1, są:1) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n oraz właściwe warunki jej udostępniania;2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

2. W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Art. 51e. Wpisowi do rejestru podlegają dane określone w art. 51c ust. 1 pkt 1-6 oraz informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

Art. 51f. 1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie zawierające następujące dane:1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;2) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;3) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;4) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

2. Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 pkt 1-6, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.

20

Art. 51g. 1. O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu, podając dane, o których mowa w ust. 4 pkt 1-4.

2. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych, zwaną dalej "ewidencją".

3. Ewidencja jest jawna.4. Do ewidencji wpisuje się:

1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności;3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania działalności objętej wpisem;4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości;5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru;6) informacje, o których mowa w ust. 6.

5. Marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zmianie danych wymienionych w ust. 4 pkt 1-4 w terminie miesiąca od dnia powzięcia o nich wiadomości.

6. Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Art. 51h. Marszałek województwa wykreśla z urzędu, w drodze decyzji, wpis w rejestrze w przypadku:1) wydania decyzji, o której mowa w art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej;2) wydania prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy wykonywania działalności objętej wpisem;3) gdy wobec przedsiębiorcy ukończono postępowanie likwidacyjne albo upadłościowe obejmujące likwidację majątku upadłego.

Art. 51i. Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:1) są niezbywalne;2) spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki, a także spółki podlegającej podziałowi, nie przechodzą na spółkę przejmującą lub nowo zawiązaną;3) spółdzielni pracy podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie przechodzą na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia.

Art. 51j. 1. Kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru przeprowadza marszałek województwa.

2. Do przeprowadzania kontroli działalności przedsiębiorcy wpisanego do rejestru marszałek województwa może upoważnić inny organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną wyspecjalizowaną w kontroli danego rodzaju działalności, zawierając z takim organem lub jednostką porozumienie określające zasady przeprowadzenia kontroli, w tym zasady jej finansowania.

3. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu.

Art. 51k. 1. Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

21

1) zakres świadczonych usług;2) zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;3) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;4) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;5) tryb przyjmowania interesantów;6) sposób i terminy udostępniania dokumentacji;7) wysokość opłat pobieranych za usługi;8) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.

Art. 51l. Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.

Art. 51m. 1. Jeżeli w związku z działalnością gospodarczą objętą wpisem do rejestru są wykonywane czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów i kopii, przedsiębiorca jest obowiązany zatrudniać przy tych czynnościach osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje wykształcenia uznanego za specjalistyczne w rozumieniu ust. 1 oraz dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej, z uwzględnieniem w szczególności przydatności poszczególnych rodzajów wykształcenia do wykonywanych czynności, a także sposobu dokumentowania posiadania praktyki zawodowej, w tym rodzaje dokumentów.

Art. 51n. 1. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, warunki, w jakich dokumentacja może być przechowywana, z uwzględnieniem w szczególności jej ochrony przed wilgocią, zmianami temperatury oraz szkodliwym oddziaływaniem światła.

Art. 51na. Na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, przedsiębiorca:1) przekaże kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany przez żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres, powiększając kwotę należności za usługę o poniesione koszty tego przekazania, albo2) zapewni żądającemu wgląd w dotyczącą go dokumentację w miejscu znajdującym się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Art. 51o. 1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość opłat pobieranych przez podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2, za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji, uwzględniając ponoszone przez te podmioty koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i sporządzaniem jej odpisów lub kopii, w szczególności koszty:1) wyszukania dokumentów;2) przygotowania dokumentów do sporządzenia odpisu lub skopiowania;3) sporządzenia odpisu lub kopii;4) zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji.

2. Przepisy wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 1 stosuje się także do podmiotów innych niż wymienione w art. 51a ust. 1 i 2 przechowujących dokumentację.

22

Art. 51p. 1. W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.

2. Przechowawca, o którym mowa w ust. 1, powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać wpis do rejestru.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu - archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru.

5. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru.

6. W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, środki, o których mowa w ust. 1, stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1361, z późn. zm.5)).

7. Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe, które przejęło ją w trybie określonym w ust. 3, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.6)), z tym że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

8. Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa w ust. 7, ustala dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki związane z przechowywaniem dokumentacji.

9. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust. 7, stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.7)).

Art. 51r. W przypadkach, o których mowa w art. 51p ust. 1 i 3-5, wraz z dokumentacją jest przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.

Art. 51s. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania w trybie określonym w art. 51p ust. 1 lub 3-5 powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy

23

wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

Art. 51t. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale stosuje się przepisy ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Rozdział 4bPostępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji

lub upadłości pracodawcyArt. 51u. 1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub

ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2.

3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

5. Przepisy art. 51p ust. 6-9 stosuje się odpowiednio.6. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego

przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

Art. 51w. Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.

Art. 51z. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

2. Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.

3. Decyzji, o której mowa w ust. 1, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.

24

4. Do wykonania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych czynności związanych z oceną, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954, z późn. zm.8)), dotyczące zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze niepieniężnym.

5. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

6. Przepisy art. 51p ust. 6-9 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 5Przepisy karne

Art. 52. 1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy,podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Art. 53. 1. Kto bez zezwolenia wywozi materiały archiwalne za granicę lub po wywiezieniu za granicę nie sprowadza ich do kraju w terminie ustalonym w zezwoleniu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

3. Sąd może orzec przepadek materiałów archiwalnych stanowiących przedmiot przestępstwa.

Art. 54. 1. Kto zbywa, pomaga w zbyciu lub nabyciu materiałów archiwalnych wchodzących w skład narodowego zasobu archiwalnego, jeżeli wiedział, że nabywca chce je wywieźć za granicę bez zezwolenia,podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działał nieumyślnie,podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Art. 55. (uchylony).

Rozdział 6Zmiany w przepisach obowiązujących

Art. 56. W ustawie z dnia 15 lutego 1962 r. o ochronie dóbr kultury i o muzeach (Dz. U. Nr 10, poz. 48) wprowadza się następujące zmiany: (zmiany pominięte).

Rozdział 7Przepisy przejściowe i końcowe

Art. 57. 1. Organy prowadzące na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1962 r. o ochronie dóbr kultury i o muzeach (Dz. U. Nr 10, poz. 48) rejestr zabytków sporządzą i przekażą dane oraz dokumentację dotyczące materiałów archiwalnych zarejestrowanych w rejestrze zabytków - Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, wpisane dotychczas do rejestru zabytków ulegają skreśleniu z tego rejestru i podlegają wpisowi odpowiednio do właściwego rejestru, zgodnie z przepisami ustawy.

25

3. Termin i tryb przekazania Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych danych i dokumentacji, o których mowa w ust. 1, określają Ministrowie Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki oraz Kultury i Sztuki.

4. W stosunku do materiałów archiwalnych znajdujących się w rejestrze zabytków do chwili przekazania danych i dokumentacji, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie zabytków.

Art. 58. 1. Działające dotychczas na podstawie aktów wykonawczych do dekretu z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149 oraz z 1975 r. Nr 16, poz. 91) centralne i wojewódzkie archiwa państwowe stają się z dniem wejścia w życie ustawy archiwami państwowymi w rozumieniu ustawy.

2. Minister Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki oraz Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, dostosują organizację i zakres działania archiwów, o których mowa w ust. 1, do przepisów tej ustawy.

3. W stosunku do archiwów państwowych wyodrębnionych Sejmu Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej oraz Rady Państwa przepisy ustawy wchodzą w życie w terminach ustalonych odpowiednio przez Szefów: Kancelarii Sejmu oraz Kancelarii Rady Państwa.

Art. 59. Traci moc dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149 oraz z 1975 r. Nr 16, poz. 91).

Art. 60. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1984 r.

26

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA NAUKI, SZKOLNICTWA WYŻSZEGO I TECHNIKI

z dnia 25 lipca 1984 r.w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora

Archiwów Państwowych.(Dz. U. z dnia 31 sierpnia 1984 r.)

Na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kieruje Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych.

2. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych należy w szczególności koordynowanie oraz nadzorowanie działalności archiwalnej w sprawach:1) organizacji i funkcjonowania archiwów państwowych:

a) występowanie z wnioskami o tworzenie lub likwidację archiwów państwowych,

b) nadawanie statutów archiwom państwowym,c) określanie zasad i trybu brakowania akt w archiwach państwowych;

2) państwowego zasobu archiwalnego:a) określanie form i metod gromadzenia, przechowywania, brakowania,

ewidencji, opracowywania, udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych,

b) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych o ogólnokrajowym zasięgu działania, obowiązanych do tworzenia archiwów zakładowych,

c) powierzanie państwowym jednostkom organizacyjnym o szczególnym charakterze, na stałe lub na czas określony, uprawnień do gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych,

d) określanie sposobów udostępniania państwowego zasobu archiwalnego,e) prowadzenie centralnej ewidencji państwowego zasobu archiwalnego, z

wyłączeniem zasobu archiwalnego archiwów państwowych wyodrębnionych,3) niepaństwowego zasobu archiwalnego:

a) określanie zasad współpracy państwowej sieci archiwalnej z archiwami niepaństwowych jednostek organizacyjnych,

b) określanie zasad i trybu rejestracji niepaństwowego zasobu archiwalnego,

c) określanie zasad i warunków konserwacji materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego, wpisanych do rejestru;

4) polityki naukowej i wydawniczej archiwów państwowych:a) zatwierdzanie planów prac naukowych prowadzonych w archiwach

państwowych,b) prowadzenie polityki w zakresie kształcenia i doskonalenia kadr

naukowych w dziedzinie archiwistyki,c) współpraca z instytutami naukowo-badawczymi i szkołami wyższymi w

zakresie badań dotyczących archiwistyki,d) zatwierdzanie planów wydawniczych,e) współpraca ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia kadry oraz z

innymi zakładami szkolenia zawodowego archiwistów;5) wzbogacania narodowego zasobu archiwalnego:

27

a) określanie warunków nabywania i przejmowania materiałów archiwalnych stanowiących niepaństwowy zasób archiwalny,

b) gromadzenie informacji o materiałach archiwalnych dotyczących dziejów państwa i narodu polskiego, znajdujących się poza granicami państwa, oraz przygotowywanie wniosków i prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem lub odzyskaniem tych materiałów;

6) współpracy międzynarodowej:a) zawieranie umów i porozumień o współpracy archiwalnej z

zagranicznymi organami i instytucjami oraz międzynarodowymi organizacjami działającymi w dziedzinie archiwistyki, a także nadzór nad realizacją wynikających z nich zadań,

b) organizowanie wymiany kadr naukowych i specjalistów,c) określanie charakteru materiałów archiwalnych przewidzianych do

wywiezienia za granicę oraz udzielanie zezwoleń na czasowy wywóz za granicę materiałów archiwalnych.

§ 2. W celu realizacji zadań określonych w § 1 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych:1) opracowuje wnioski w zakresie polityki archiwalnej,2) opracowuje i wydaje przepisy w sprawach archiwalnych w zakresie przyznanych uprawnień,3) opracowuje programy i plany działalności archiwalnej,4) prowadzi politykę kadrową,5) prowadzi działalność w zakresie informacji oraz organizuje systemy informacyjne w ramach państwowej sieci archiwalnej,6) opracowuje statut Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i przedstawia do zatwierdzenia Ministrowi Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki,7) powołuje komisje i zespoły.

§ 3. W sprawach, o których mowa w § 1 i 2 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych współdziała z właściwymi organami administracji państwowej, z organizacjami społecznymi, politycznymi i spółdzielczymi oraz ze związkami zawodowymi.

§ 4. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wykonuje również inne zadania określone w odrębnych przepisach.

§ 5. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

28

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA KULTURYz dnia 16 września 2002 r.

w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych

do archiwów państwowych.(Dz. U. z dnia 9 października 2002 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:

§ 1. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", dzieli się na:1) materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;2) dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych.

§ 2. Sposób oznaczania kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 3. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt".

2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.

3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych pkt 1 jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.

5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.

§ 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.

29

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.

§ 5. 1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3, może być:1) jednorazowa;2) generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.

2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.

3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.

§ 6. 1. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.

2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;2) dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 - archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.

§ 7. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

§ 8. 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów

30

archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.

2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w § 7 ust. 2.

§ 9. Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia.

§ 10. 1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.

§ 11. 1. W przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy:1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

2. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.

3. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.

§ 12. 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.

2. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.

§ 13. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego według wzoru

31

określonego w załączniku nr 6 do rozporządzenia, podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.

3. Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.

4. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 1.

5. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.

6. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.

§ 14. 1. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.

3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);7) liczby stron w teczce.

4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.

5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną, jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie określonym przez dyrektora archiwum państwowego.

32

§ 15. 1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.

2. W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być sporządzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką elektroniczną.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

§ 16. Przekazywane materiały należy:1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.

§ 17. Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 18. Przepisy § 13-17 stosuje się odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.

§ 19. Traci moc rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 216).

§ 20. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI

33

1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

34

ZAŁĄCZNIK Nr 2

PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCHTytuł klas I i II rzędu

0 Zarządzanie00 Organy kolegialne01 Organizacja02 Akty normatywne. Pomoc prawna03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka04 Informatyka05 Skargi i wnioski06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi08 Współpraca z zagranicą09 Kontrole1 Kadry10 Ogólne zasady pracy i płac11 Zatrudnienie12 Ewidencja osobowa13 Bezpieczeństwo i higiena pracy14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników15 Metody pracy16 Dyscyplina pracy17 Sprawy socjalno-bytowe18 Ubezpieczenia osobowe

2 Środki rzeczowe20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi21 Typizacja i normalizacja22 Inwestycje i remonty (kapitalne)23 Administracja nieruchomości24 Gospodarka materiałowa

35

25 Źródła zaopatrzenia26 Transport i łączność27 Gospodarka energetyczna28 Ochrona zakładu pracy (mienia)29 Ochrona środowiska3 Ekonomika30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe31 Finanse, księgowość32 Księgowość finansowa33 Rozliczenia płac34 Księgowość materiałowo-towarowa35 Koszty i ceny36 Fundusze specjalne37 Inwentaryzacja

Kategorie dokumentacji

merytorycznej* w komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej

w innych komórk

ach

Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne tworzącej państwowy

zasób archiwalny

nietworzącej państwowego

zasobu archiwalnego

Uwagi

36

1 2 3 4 5 6 7 8 9

0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne

000 Organy uchwałodawcze Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki

0000 Posiedzenia A B25 Bc Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty1, głosy w dyskusji, inne wystąpienia2, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał

0001 Materiały na posiedzenia A B25 Bc Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia

001 Organy zarządzające i wykonawcze

Jak przy klasie 000

0010 Posiedzenia A B25 Bc Jak przy klasie 0000 0011 Materiały na posiedzenia A B25 Bc Jak przy klasie 0001 002 Komisje własne (stałe i

doraźne) A B25 Bc Jak przy klasie 000 Skład, protokoły

posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty

003 Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe

A B25 Bc Jak przy klasie 002 Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat danej komisji, w pozostałych jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad

004 Zjazdy, konferencje itp. A B25 Bc Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał

005 Udział w obcych organach kolegialnych

A B25 Bc Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania

006 Narady pracownicze A B25 Bc Protokoły, sprawozdania, wnioski 007 Rady pracownicze i inne A B25 Bc Jak przy klasie 006 008 Obsługa organizacyjno- Bc Bc Bc Korespondencja operatywna

37

techniczna organów kolegialnych

01 Organizacja 010 Podstawy prawne działania

własnej jednostki organizacyjnej

A B25 Bc Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne

011 Podstawy prawne działania jednostek podległych

A B25 Bc Jak przy klasie 010

012 Organizacja władz i organów nadrzędnych

B5 B5 Bc Statuty, schematy organizacyjne itp.

013 Organizacja własnej jednostki A B25 B5 Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp.

014 Organizacja jednostek podległych

A B25 Bc Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych

015 Organizacja innych jednostek Bc Bc Bc Jak przy klasie 012 016 Organizacja biurowości,

archiwum zakładowe, biblioteka

0160 Przepisy kancelaryjno-archiwalne

A B25 B5 Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp.

0161 Formularze B5 B5 Bc Opracowanie wzorów 0162 Wzory odciskowe pieczęci A B25 - 0163 Terminarze, dowody

doręczeń, opłat pocztowych Bc Bc Bc

0164 Ewidencja archiwum zakładowego

A B25 - Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego)

0165 Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

B5 B5 Bc

0166 Udostępnianie akt B2 B2 - Zezwolenia, karty udostępnienia 0167 Gromadzenie zbioru

bibliotecznego B5 B5 - Korespondencja

0168 Ewidencja zbioru bibliotecznego

BE50 B25 - Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi

38

bibliotek. W bibliotekach naukowych - kategoria A

0169 Udostępnianie zbioru bibliotecznego

Bc Bc -

02 Akty normatywne Pomoc prawna 020 Zbiór aktów normatywnych

władz nadrzędnych B10 B10 Bc

021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki

A B25 B5 Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. I egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych

022 Interpretacja przepisów prawnych

A B25 Bc Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności

023 Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych

B5 B5 Bc

024 Opinie prawne BE5 B5 - 025 Sprawy cywilne B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od

daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy

026 Sprawy gospodarcze B3 B3 Bc 027 Sprawy karne B5 B5 Bc 028 Sprawy o wykroczenia B3 B3 Bc 029 Sprawy sądowo-

administracyjne B10 B10 Bc

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki

030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)

0300 Opracowania zewnętrzne B5 B5 Bc Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych

0301 Opracowania własne A B25 Bc 031 Prognozowanie i planowanie

39

perspektywiczne 0310 Projekty wstępne B5 B5 Bc Opracowania własne 0311 Opracowania robocze B5 B5 Bc Jak w klasie 0310 0312 Wersja ostateczna A B25 Bc Jak w klasie 0310 oraz decyzje

zatwierdzające 0313 Oceny, opinie i uwagi A B25 Bc Jak w klasie 0310 0314 Materiały pomocnicze A B10 Bc Do kategorii A kwalifikuje się te

materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria B10

0315 Opracowania jednostek podległych

B10 B10 Bc Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów

0316 Opracowania innych resortów (jednostkowe)

B5 B5 Bc

032 Plany i sprawozdania wieloletnie

0320 Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze)

B5 B5 Bc

0321 Wersje ostateczne planów własnych

A B25 Bc

0322 Zmiany ustaleń planowych A B25 Bc 0323 Sprawozdania wieloletnie

własne A B25 Bc

0324 Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych

B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315

0325 Sprawozdania zbiorcze A B25 Bc Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze -kategoria B5

0326 Materiały pomocnicze A B10 Bc Do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe - kategoria B10

033 Plany i sprawozdania roczne 0330 Projekty własne planu B5 B5 Bc

0331 Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze)

A B25 Bc

0332 Zmiany ustaleń planowych A B25 Bc 0333 Plany jednostek podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315

40

0334 Sprawozdania własne A B25 Bc 0335 Sprawozdania jednostek

podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315

0336 Sprawozdania zbiorcze A B25 Bc Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze - kategoria B5

0337 Materiały pomocnicze A B10 Bc Jak przy klasie 0326 034 Plany operacyjne i

sprawozdania z ich realizacji Miesięczne, kwartalne, półroczne

0340 Opracowania własne B5 B5 Bc 0341 Opracowania jednostek

podległych B2 B2 Bc

0342 Opracowania zbiorcze BE5 B5 Bc Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań rocznych

035 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych

0350 Plany pracy B5 B5 Bc

0351 Sprawozdania z działalności A B25 Bc Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) - kategoria B

036 Statystyka 0360 Źródłowe materiały

statystyczne BE5 B5 Bc Ankiety, karty i formularze

statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych

0361 Statystyczne opracowania cząstkowe

B2 B2 Bc

0362 Statystyczne opracowania końcowe

A B25 Bc Własne i zbiorcze

0363 Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego

Bc Bc Bc

037 Analizy (kompleksowe i problemowe)

0370 Własne A B25 Bc 0371 Jednostek podległych B10 B10 Bc Jak przy klasie 0315

41

0372 Zbiorcze A B25 Bc 0373 Materiały pomocnicze

(robocze) A B10 Bc Jak przy klasie 0326

038 Analizy wycinkowe 0380 Własne A B5 Bc Do kategorii A kwalifikuje się te

analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - kategoria B5

0381 Jednostek podległych Bc Bc Bc 0382 Zbiorcze A B5 Bc Jak przy klasie 0380

039 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5 B5 Bc

04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja

systemów i programów

0400 Organizacja projektowania i programowania

A B25 Bc Kierunki, tematyka itp (opracowania własne)

0401 Spis systemów i programów A B25 Bc 0402 Ogólne schematy systemów i

podsystemów A B25 Bc

0403 Oceny systemów i programów A B25 Bc

0404 Słownik terminów i pojęć A B25 Bc 0405 Koordynacja systemów

resortowych i branżowych A B25 Bc

041 Bank danych A B25 - 042 Wdrażanie i

rozpowszechnianie systemów i programów

0420 Organizacja wdrażania A B25 - Własne ustalenia 0421 Eksploatacja systemów i

wykorzystanie opracowań A B25 -

0422 Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych

A B25 Bc

0423 Informacje zewnętrzne o tematach opracowywanych lub wdrażanych

B10 B10 Bc

043 Przetwarzanie danych Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów

42

do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania

0432 Wydruki maszyn elektronicznych

BE10 B10 - Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki badań - kategoria A

0433 Materiały pomocnicze do tabulogramów

B10 B10 Bc Instrukcje, wyjaśnienia itp.

05 Skargi i wnioski 050 Przepisy własne i ich

interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków

A B25 Bc

051 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio

A B25 Bc W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%

052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

B3 B3 Bc

053 Analizy skarg i wniosków A B25 Bc 054 Rejestry skarg i wniosków A B25 -

06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

060 Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne,

opracowania problemowe (monograficzne) własne

0600 Metodologia prac A B25 Bc Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne -kategoria B5

0601 Wstępne opracowania robocze

B5 B5 Bc

0602 Opracowania etapowe A B5 Bc Do kategorii A kwalifikuje się te opracowania, których treść nie znajduje odzwierciedlenia w opracowaniach końcowych. Pozostałe - kategoria B5

0603 Opracowania końcowe A B25 Bc 0604 Materiały pomocnicze do

opracowań własnych A B25 Bc Ankiety, ekspertyzy itp. Do kategorii

A kwalifikuje się te informacje jednostkowe, które nie zostały wykorzystane w opracowaniach syntetycznych. Pozostałe - kategoria B5

061 Prace naukowo-badawcze i

43

opracowania problemowe zewnętrzne

0610 Opracowania na zlecenie własnej jednostki

A B25 Bc

0611 Inne opracowania zewnętrzne B5 B5 Bc 062 Opiniowanie prac naukowo-

badawczych (własnych i zewnętrznych)

A B25 Bc Recenzje, koreferaty, opinie itp.

063 Ewidencja prac naukowo-badawczych

0630 Karty dokumentacyjne B10 B10 - 0631 Serwis bibliograficzny A B25 - 064 Wydawnictwa 0640 Program wydawnictw A B25 Bc Badania potrzeb i ustalanie tematyki 0641

06420643

Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczychWykonanie poligraficzneRozpowszechnianie wydawnictw

A

B2B2

B25

B2B2

-

--

Tzw. "teki wydawnicze", zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, interwencje cenzury, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule

065 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji

A B25 Bc

066 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne

0660 O działalności własnej A B25 - 0661 O działalności jednostek

podległych B2 B2 -

067 Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej

A B25 Bc

068 Kroniki i monografie A B25 Bc O działalności własnej 069 Wystawy, pokazy, odczyty i

inne imprezy Obejmuje imprezy stałe i

okolicznościowe 0690 Imprezy własne A B25 Bc Programy, projekty plastyczne,

scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp.

0691 Techniczna obsługa wystaw i pokazów

B2 B2 Bc

44

0692 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych

A B25 Bc Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach

07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas

070 Z Sejmem i Senatem A B25 Bc Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - kategoria A. Pozostałe materiały - kategoria B5

071 Z Kancelarią Prezydenta A B25 Bc Jak przy klasie 070 072 Z Kancelarią Prezesa Rady

Ministrów A B25 Bc Jak przy klasie 070

073 Z ministerstwami i urzędami centralnymi

A B25 Bc Jak przy klasie 070

074 Z terenową administracją rządową

A B25 Bc Jak przy klasie 070

075 Z organami samorządu terytorialnego

A B5 Bc Jak przy klasie 070

076 Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi

B5 B5 Bc Jak przy klasie 070

077 Koordynacja branżowa A B25 Bc Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja

078 Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki

Bc Bc Bc

079 Reprezentacja B2 B2 Bc Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej

08 Współpraca z zagranicą 080 Ogólne zasady i programy

współpracy międzynarodowej A B25 Bc Opracowania własne. Opracowania

zewnętrzne -kategoria B5 081 Umowy wielostronne i

dwustronne i ich realizacja A B25 Bc

082 Wymiana dokumentacji i informacji

A B25 Bc

083 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi

A B25 Bc Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski

45

084 Współpraca dwustronna Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki

0840 Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych

A B25 Bc Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania

0841 Wspólne przedsięwzięcia A B25 Bc Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna

085 Zagraniczne wyjazdy służbowe

0850 Sprawozdania z wyjazdów A B25 Bc Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów

0871 Sprawy paszportowo-dewizowe

B5 B5 Bc

086 Przyjazdy delegacji zagranicznych

0860 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów

A B25 Bc Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych

0861 Obsługa delegacji zagranicznych

Bc Bc Bc

09 Kontrole 090 Zasady i tryb

przeprowadzania inspekcji i kontroli

A B25 Bc Przepisy własne

091 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (Najwyższa Izba Kontroli itp.)

Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia

pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę

0910 Kompleksowe A B25 Bc Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki

0911 Problemowe A B25 Bc Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych

0912 Wycinkowe B5 B5 Bc 0913 Doraźne BE5 B5 Bc 092 Kontrole zewnętrzne w

jednostkach podległych B5 B5 Bc Jak przy klasie 091

093 Kontrole wewnętrzne B5 B5 Bc Jak przy klasie 091 094 Kontrole jednostek

podległych i nadzorowanych Jak przy klasie 091

46

0940 Kompleksowe A B25 Bc Jak przy klasie 0910 0941 Problemowe A B25 Bc Jak przy klasie 0911 0942 Wycinkowe B5 B5 Bc 0943 Doraźne BE5 B5 Bc 0944 Specjalne BE5 B5 Bc 095 Książki kontroli B5 B5 -

1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac Dotyczy własnej jednostki i jednostek

podległych 100 Układy zbiorowe i zakładowe A B25 Bc 101 Taryfikatory kwalifikacyjne A B25 Bc 102 Regulaminy pracy A B25 Bc 103 Zasady wynagradzania i

premiowania A B25 Bc Siatki płac, stawek, dodatki itp.

11 Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie i werbunek

pracowników B2 B2 Bc Oferty kandydatów - kategoria Bc

111 Zwalnianie pracowników B2 B2 Bc Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

112 Opinie o pracownikach B5 B5 - Jak przy klasie 111

113 Rozmieszczenie pracowników Bc Bc - Przeniesienia, zastępstwa itp.

114 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników

B2 B2 - Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp.

115 Wykazy etatów A B25 - Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych

116 Prace zlecone Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami,

wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych

1160 ze składką na ZUS B50 B50 - 1161 bez składki na ZUS B5 B5 - 117 Nagrody, odznaczenia, kary 1170 Nagrody B10 B10 - Kopie pism o przyznaniu nagród

odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

1171 Odznaczenia państwowe B5 B5 - Wnioski 1172 Odznaczenia własne BE5 B5 -

47

1173 Kary B5 B5 -

118 Wojskowe sprawy pracowników

B5 B5 -

12 Ewidencja osobowa

120 Akta osobowe BE50 B50 - Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji

121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

B50 B50 - Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy

A B25 Bc Własne

131 Środki ochronne A B25 Bc Projekty własne 132 Wypadki przy pracy 1320 Wypadki zbiorowe,

śmiertelne, powodujące inwalidztwo

A B25 Bc Dotyczy wypadków podczas pracy

1321 Inne wypadki B10 B10 Bc 1322 Analiza wypadków i chorób

zawodowych A B25 Bc

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego

1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia i wychowania

A B25 Bc Własne ustalenia

1401 Plany i programy nauczania A B25 Bc Jak przy klasie 1400 141 Rekrutacja uczestników

szkolenia B2 B2 Bc

142 Pomoce szkoleniowe i naukowe

A B25 Bc Własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie

143 Dobór kadr pedagogicznych B2 B2 Bc 144 Baza szkoleniowa własna A B25 Bc Ewidencja ośrodków szkoleniowych,

48

polityka nadzoru nad ośrodkami itp. 145 Ewidencja szkolonych B50 B25 - 146 Protokoły egzaminacyjne i

świadectwa nauki B50 B50 -

147 Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja

B5 B5 -

148 Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych

Bc Bc -

15 Metody pracy 150 Podstawowe zasady A B25 Bc Ustalenia własne dotyczące

normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp.

151 Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza

1510 Polityka w zakresie wynalazczości

A B25 Bc Ustalenia własne

1511 Tematyka wynalazczości A B25 Bc Jak przy klasie 1510 1512 Konkursy wynalazcze A B25 Bc Program i podsumowanie wyników

1513 Projekty racjonalizatorskie BE10 B10 - Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone i opatentowane projekty zalicza się do kategorii A

1514 Rozpowszechnianie projektów wynalazczych

B3 B3 Bc

1515 Postępowanie patentowe BE10 B10 Bc Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego

1516 Ewidencja wynalazków i wniosków

A B25 -

1517 Wynagrodzenia za projekty wynalazcze

B5 B5 - Wnioski, odwołania

16 Dyscyplina pracy 160 Dowody obecności w pracy Bc Bc - Listy obecności, raporty obecności,

karty zegarowe 161 Absencja B3 B3 - Dotyczy tylko zwolnień lekarskich.

Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kategoria Bc

162 Urlopy pracownicze B2 B2 - Listy i karty urlopowe 163 Ewidencja delegacji

służbowych Bc Bc - Rachunki kosztów podróży należą do

dowodów księgowych - kategoria B3 164 Zezwolenia na prace B3 B3 -

49

dodatkowe 165 Analizy efektywnego czasu

pracy A B25 -

17 Sprawy socjalno-bytowe 170 Podstawowe zasady A B25 Bc Własne ustalenia jednostki 171 Mieszkania pracownicze B5 B5 Bc Obejmuje mieszkania zastępcze,

służbowe, hotele pracownicze, spółdzielcze

172 Ogródki działkowe B5 B5 - Podania, przydziały 173 Dojazdy do pracy Bc Bc - 174 Zaopatrzenie rzeczowe

pracowników B3 B3 - Stołówki, bufety, deputaty,

umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane itp.

175 Wczasy pracownicze B3 B3 - 176 Opieka nad pracownikami B2 B2 - Opieka zdrowotna, opieka nad

dziećmi, inwalidami i rencistami 177 Oświata i kultura

pracowników B2 B2 - Zakładowe domy kultury, świetlice,

biblioteki, imprezy kulturalne, obchody

178 Realizacja spraw socjalno-bytowych

B25 - Analizy, sprawozdania, oceny itp.

18 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 B5 - Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu

Ubezpieczń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych

181 Ubezpieczenia społeczne B5 B5 - 182 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 B5 - Rejestry, skorowidze wydanych

legitymacji lub duplikatów 183 Dowody uprawnienia do

zasiłków B5 B5 - Zasiłki chorobowe, rodzinne,

pogrzebowe 184 Emerytury i renty B2 B2 - Wnioski 185 Ubezpieczenia zbiorowe w

instytucjach ubezpieczeniowych

B10 B10 - Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej

2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady

gospodarowania środkami trwałymi

A B25 Bc Własne ustalenia

21 Typizacja i normalizacja 210 Ogólne zasady typizacji

50

2100 Metodyka i programowanie typizacji

A B25 Bc

2101 Typizacja obiektów i elementów

A B25 Bc

211 Ogólne zasady normalizacji A B25 Bc Własne ustalenia i wytyczne 212 Znak jakości A B25 Bc 213 Zbiory norm 2130 Normy państwowe (PN) B5 B5 - Kategoria A - w Polskim Komitecie

Normalizacyjnym 2131 Normy resortowe (RN) A B25 - 2132 Normy branżowe (BN) A B25 - 2133 Normy zakładowe (ZN) A B25 -

2134 Normy innych resortów B3 B3 -

2135 Normy zagraniczne B25 B25 - Dotyczące zakresu działania jednostki organizacyjnej. Inne - kategoria B5. Nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego

2136 Normy międzynarodowe B25 B25 - Jak przy klasie 2135

2137 Ewidencja norm B5 B5 - 22 Inwestycje i remonty

(kapitalne)

220 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów

A B25 Bc Wytyczne własne, analizy potrzeb

221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych

Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę

2210 Budowle typowe BE5 B5 Bc Dokumentacja projektowa 2211 Budowle nietypowe i

zabytkowe A B25 Bc biura projektów - kategoria A.

Dotyczy również inwestorów zastępczych. U użytkownika okres przechowywania - cały okres eksploatacji obiektu

222 Organizacja i programowanie prac projektowych

A B25 Bc Własne ustalenia

223 Prace studialne 2230 Tematyka i zakresy

opracowań projektów A B25 Bc

2231 Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki techniczno-ekonomiczne

A B25 Bc Własne ustalenia. Zewnętrzne - kategoria B5

2232 Projekty zewnętrzne BE5 B5 - Projekty budowli nietypowych i

51

zabytkowych podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu ich zachowania u inwestora

224 Ewidencja inwestycji A B25 - 225 Wykonawstwo i odbiór

inwestycji B5 B5 - Umowy, harmonogramy robót,

protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie itp.

226 Przetargi B3 B3 - Oferty i korespondencja merytoryczna

23 Administracja nieruchomości

230 Nabywanie i zbywanie nieruchomości

A B25 - Dokumentacja prawna i techniczna

231 Przydział i najem nieruchomości

B5 B5 - Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu

232 Eksploatacja nieruchomości B2 B2 - Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp.

233 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym

B5 B5 - Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu

234 Podatki i opłaty publiczne B10 B10 - Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)

24 Gospodarka materiałowa Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości

240 Organizacja gospodarki materiałowej

A B25 Bc Przepisy i ustalenia własne

241 Zaopatrzenie B5 B5 Bc Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki

242 Magazynowanie i użytkowanie

B5 B5 Bc Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja

243 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B2 B2 Bc

244 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

B10 B10 -

245 Paszporty maszyn i urządzeń A B25 - Nie dotyczy biur konstrukcyjnych i projektowych. Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny

246 Konserwacja i remonty środków trwałych

B3 B3 Bc

25 Źródła zaopatrzenia B2 B2 Bc Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z własnej produkcji. Dotyczy

52

również zamówień publicznych 26 Transport i łączność

260 Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych

B2 B2 - Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp.

261 Eksploatacja środków łączności

B2 B2 - Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp.

27 Gospodarka energetyczna 270 Ogólne zasady gospodarki

energetycznej, cieplnej i paliwami

A B25 Bc Przepisy własne

271 Limitowanie paliw i energii B3 B3 - 28 Ochrona zakładu pracy

(mienia)

280 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna

B2 B2 -

281 Ubezpieczenia rzeczowe B10 B10 - Od ognia, kradzieży itp. 29 Ochrona środowiska

290 Ochrona atmosfery A B25 - Przepisy własne i analizy 291 Gospodarka wodno-ściekowa A B25 - Jak przy klasie 290

3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady

ekonomiczno-finansowe

300 Systemy ekonomiczno-finansowe

A B25 Bc

301 Systemy informacyjno- dewizowe

A B25 Bc

302 Systemy i metody analiz A B25 Bc 303 Metody rachunku

ekonomicznego A B25 Bc

304 Metody analizy wartości A B25 Bc 305 System ewidencji i plan kont A B25 -

31 Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy B2 B2 - Plany i raporty kasowe, grzbiety

książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy

311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Rozliczenia z budżetem B5 B5 Bc 3111 Finansowanie własnej

jednostki B5 B5 Bc

3112 Finansowanie jednostek podległych

B5 B5 Bc

53

3113 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem

B5 B5 Bc

3114 Finansowanie inwestycji B5 B5 Bc 32 Księgowość finansowa Plany, sprawozdania i analizy

finansowe - klasa 03 320 Dowody księgowe B5 B5 - 321 Dokumentacja księgowa B5 B5 - Księgi, rejestry, dzienniki, karty

kontowe 322 Rozliczenia B5 B5 - Z dostawcami, odbiorcami,

pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp.

323 Windykacja należności B5 B5 - Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności

324 Uzgadnianie sald Bc Bc Bc Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna lub

analityczna B5 B5 - Księgi lub kartoteki finansowe

33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac B5 B5 - Materiały źródłowe do obliczania

wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.)

331 Deklaracje podatkowe Bc Bc - 332 Listy zaliczek na płace B3 B3 - 333 Listy płac B50 B50 - 334 Karty zbiorcze płac B50 B50 - 335 Zaświadczenia o płacach Bc Bc - Kopie zaświadczeń lub ich rejestry 336 Dowody księgowe B3 B3 - 337 Dokumentacja księgowa B5 B5 - Jak przy klasie 321

34 Księgowość materiałowo-towarowa

340 Dowody księgowe B5 B5 - Faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa B5 B5 - Karty ilościowo- wartościowe,

analityczne, księgi, rejestry i inne 35 Koszty i ceny

350 Kalkulacja kosztów

3500 Ogólne zasady A B25 Bc Własne wytyczne i ustalenia 3501 Kalkulacje planowe i

wynikowe A B25 Bc

3502 Analiza kosztów własnych A B25 Bc 351 Kalkulacja cen 3510 Polityka cen A B25 Bc Własne ustalenia, zasady i

opracowania

54

3511 Analizy cen A B25 Bc 3512 Koordynacja międzyresortowa

cen BE5 B5 Bc

352 Ceny 3520 Ceny zaopatrzeniowe A B25 Bc Uchwały, zarządzenia, decyzje 3521 Ceny zbytu A B25 Bc Jak przy klasie 3520 3522 Ceny wyrobów

importowanych A B25 Bc Jak przy klasie 3520

3523 Wyceny eksportu A B25 Bc Jak przy klasie 3520 3524 Katalogi cen i ich

aktualizacja, cenniki pomocnicze

A B25 Bc Własne. Zewnętrzne -kategoria B5

3525 Ustalenia narzutów A B25 Bc Podstawowych, wyrównawczych i ryzyka, stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego oraz dodatków do cen

353 Zmiany cen 3530 Mnożniki przeliczeniowe A B25 Bc Własne ustalenia 3531 Zasady elastyczności cen A B25 Bc Jak przy klasie 3530 3532 Skutki zmian cen A B25 Bc Własne analizy

36 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania

funduszami A B25 Bc Własne ustalenia

361 Fundusze specjalne B5 B5 Bc Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp.

37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady A B25 Bc Własne wytyczne 371 Spisy i protokoły

remanentowe B5 B5 -

372 Zestawienie resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji

A B25 -

373 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5 B5 -

374 Wycena i przecena B10 B10 Bc

1 Wystąpienia obcokrajowców (referaty), również w lekkie oryginalnym.2 Głosy w dyskusji i inne wystąpienia kwalifikuje się do kategorii B w wyniku zamieszczenia ich treści w stenogramie.

55

* Komórka merytoryczna oznacza komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt

56

ZAŁĄCZNIK Nr 3

WZÓR ...............................(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)

..................................................................................................................................

..................................

..................................................................................................................................

..................................

..................................................................................................................................

..................................

..................................................................................................................................

..................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............... mb. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji …………………………Członkowie Komisji ....……............................

(podpisy) ........................................

…………………………

zał.

.......... kart spisu

.......... pozycji spisu

57

ZAŁĄCZNIK Nr 4

WZÓR

................................(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

Lp. Nr i lp. spisu

zdawczo-odbiorczeg

o

Symbol z

wykazu akt

Tytuł teczki

Daty skrajne

Liczba

tomów

Uwagi

1 2 3 4 5 6 7

58

ZAŁĄCZNIK Nr 5

WZÓR

.................................(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

Lp.

Sygn.dok. techn.

Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów

Branża

Stadium

Ilość

Nazwisko projektan

ta

Data zakończen

ia opracowania projektu

Uwagi

teczek

matryc

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

59

ZAŁĄCZNIK Nr 6

WZÓR

........................... (nazwa i adres jednostkiorganizacyjnej przekazującej …..................... dnia ................ materiały archiwalne) (miejscowość)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ......materiałów archiwalnych .................................................. przekazanych do archiwum (nazwa komórki organizacyjnej)państwowego w ………........................

Lp. Znak teczki (symbol

klasyfikacyjny z wykazu akt)

Tytuł teczki (hasło

klasyfikacyjne z wykazu akt)

Daty skrajneod - do

Uwagi

1 2 3 4 5

........................... ……........................... (podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

60

61

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

z dnia 22 maja 2006 r.w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych

tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji(Dz. U. z dnia 9 czerwca 2006 r.)

Na podstawie art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1 Przepisy ogólne

§ 1. Zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji tworzy dokumentacja programowa i dokumentacja zarządzania.

§ 2. 1. Dokumentacją programową są:1) zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, powstałe w wyniku działalności jednostek publicznej radiofonii i telewizji bądź pozyskane przez nie w drodze zakupu, darowizny lub wymiany, zwane dalej "dokumentami wizyjnymi i fonicznymi";2) dokumenty związane z tworzeniem lub pozyskiwaniem przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapisów, o których mowa w pkt 1, zwane dalej "dokumentacją działalności programowej".

. Dokumentacją zarządzania jest dokumentacja wytworzona w wyniku zarządzania jednostkami publicznej radiofonii i telewizji, niezależnie od techniki wytworzenia i od nośnika, na którym została utrwalona.

§ 3. 1. Archiwa zakładowe w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji prowadzą działalność polegającą na:1) gromadzeniu, ewidencjonowaniu, kwalifikowaniu i klasyfikowaniu dokumentacji programowej;2) gromadzeniu i ewidencjonowaniu dokumentacji zarządzania.

2. Do zadań archiwów zakładowych, w odniesieniu do dokumentacji programowej, należy:1) gromadzenie, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji;2) ostateczna kwalifikacja archiwalna dokumentacji;3) opracowywanie techniczne i merytoryczne dokumentacji oraz tworzenie systemu informacji o niej;4) zabezpieczanie dokumentacji przed zniszczeniem, degradacją techniczną, dostępem osób niepowołanych i kradzieżą;5) konserwacja materiałów archiwalnych;6) udostępnianie dokumentacji i informacji o niej;7) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;8) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych;9) zapewnienie ochrony dokumentacji na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych.

§ 4. W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu do gromadzenia, kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji jednostek publicznej radiofonii i telewizji oraz przekazywania materiałów archiwalnych z tych jednostek do

62

archiwów państwowych stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział 2 Gromadzenie materiałów archiwalnych

§ 5. Celem gromadzenia dokumentacji w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji jest:1) zapewnienie materiałów potrzebnych do działalności tych jednostek;2) zachowanie materiałów o wartości historycznej (materiałów archiwalnych).

§ 6. Komórki organizacyjne w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji przekazują do archiwów zakładowych dokumentację programową oraz dokumentację zarządzania.

§ 7. Dokumentacja programowa jest przekazywana do archiwów zakładowych z komórek organizacyjnych niezwłocznie po jej wytworzeniu wraz z nadaną wstępną kwalifikacją archiwalną.

§ 8. Dokumentacja zarządzania jest przekazywana do archiwów zakładowych po ustaniu jej bieżącej przydatności ustalonej w instrukcjach kancelaryjnych.

§ 9. W przypadku zmian w strukturze organizacyjnej jednostki publicznej radiofonii i telewizji zasób archiwum zakładowego, w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym, może być przeniesiony do innego archiwum zakładowego tej jednostki.

§ 10. Pomieszczenia, w których przechowywane są materiały archiwalne, należy prawidłowo zabezpieczyć przed pożarem, zalaniem, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych.

§ 11. 1. Dla materiałów archiwalnych zapisanych na taśmie filmowej oraz nośnikach do magnetycznego zapisu analogowego materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu w jego skończonej postaci, zwany dalej "oryginałem".

2. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa pogorszenia jakości zapisu oryginału, jego utraty lub niemożności odtworzenia na skutek starzenia się nośnika lub technologii służącej do wykonania zapisu, należy wykonać kopię, która w razie niemożności odczytania oryginału może go zastąpić, zwaną dalej "równoważnikiem oryginału". Równoważnik oryginału podlega przekazaniu do archiwum państwowego.

3. Równoważnik oryginału powinien być wykonany przy użyciu technologii pozwalającej na uzyskanie zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu pierwotnego.

4. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do zapisów służących do przygotowania oryginału, jeżeli te zapisy zostały zakwalifikowane do materiałów archiwalnych.

§ 12. Jeżeli materiały archiwalne, o których mowa w § 11 ust. 1, i zapisy służące do przygotowania oryginału mają szczególne znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, wykonuje się ich kopie zabezpieczające w celu ochrony i zabezpieczenia. Kopie te powinny być przechowywane w innym niż oryginały pomieszczeniu archiwum zakładowego.

§ 13. 1. Dla materiałów archiwalnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego (informatycznych nośnikach danych) materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest dokument

63

elektroniczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).

2. Dokument elektroniczny może być w okresie przechowywania przenoszony na dowolne informatyczne nośniki danych, pod warunkiem że dokument ten nie ulegnie modyfikacji. W szczególności nie może zostać zmieniona suma kontrolna zbioru danych w stosunku do tej sumy w pierwotnym zapisie.

3. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odtworzenia materiałów archiwalnych na skutek starzenia się informatycznych nośników danych lub technologii służącej do ich odczytu, materiały archiwalne przenosi się na nowe nośniki danych. Przebieg przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych powinien być udokumentowany w sposób przyjęty w danej jednostce publicznej radiofonii i telewizji.

4. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odczytania dokumentu elektronicznego na skutek starzenia się oprogramowania służącego do jego odczytania, można wykonać zapis zmodyfikowany w stosunku do pierwotnego zapisu, z tym że modyfikacja może dotyczyć jedynie technicznego formatu zapisu, a nie treści dokumentu. Zapis zmodyfikowany powinien zapewnić jakość możliwie najbardziej zbliżoną do zapisu pierwotnego.

§ 14. Wykonanie równoważnika oryginału w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2, albo zapisu zmodyfikowanego w przypadku, o którym mowa w § 13 ust. 4, następuje w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

§ 15. Dla celów tworzenia i nadawania programów radiowych i telewizyjnych oraz działalności produkcyjnej, usługowej i handlowej związanej z twórczością audiowizualną jednostki publicznej radiofonii i telewizji posługują się kopiami użytkowymi wykonanymi z oryginałów lub równoważników oryginałów.

Rozdział 3 Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych

§ 16. Ewidencję dokumentacji programowej prowadzi się w systemie informatycznym.

§ 17. W odniesieniu do dokumentów wizyjnych i fonicznych, w przypadkach, o których mowa w § 11 ust. 1, 2 i 4, ewidencji podlega zarówno zapis, jak i nośnik.

§ 18. 1. Numery ewidencyjne w postaci:1) sygnatury - nadaje się nośnikom;2) stałego identyfikatora - nadaje się zapisowi dokumentów wizyjnych i fonicznych.

2. W przypadku niemożności wyodrębnienia nośnika, na którym zapisano dokumenty wizyjne i foniczne, zapisowi tych dokumentów nadaje się wyłącznie stały identyfikator.

§ 19. Ewidencja dokumentów wizyjnych i fonicznych, bez względu na technikę ich wytworzenia, powinna zawierać wykaz tych dokumentów, z określeniem:1) stałego identyfikatora zapisu dokumentu;2) sygnatury nośnika zawierającego oryginalny zapis dokumentu lub sygnatury nośnika równoważnika oryginału, sygnatury nośnika kopii zabezpieczającej oraz sygnatur kopii użytkowych, o ile jest możliwe wskazanie tych sygnatur.

64

§ 20. Zapis dokumentu wizyjnego lub fonicznego, niezależnie od tego, kiedy, na jakich nośnikach i w ilu kopiach jest sporządzony, a także dokumentację działalności programowej związaną z tym zapisem oznacza się tym samym stałym identyfikatorem.

§ 21. Wszelkie wersje zapisu dokumentów wizyjnych lub fonicznych, zmienione w stosunku do zapisu pierwotnego, oznacza się w sposób umożliwiający odczytanie stałego identyfikatora dokumentu pierwotnego.

§ 22. W przypadku zewidencjonowania identycznych wersji dokumentu wizyjnego lub fonicznego jako oddzielne dokumenty, należy dokonać odpowiednich zmian w ewidencji.

§ 23. Informatyczny system ewidencji, o którym mowa w § 16, powinien:1) wskazywać powiązania pomiędzy poszczególnymi wersjami dokumentów wizyjnych lub fonicznych;2) podawać liczbę identycznych kopii tych samych wersji dokumentu, ze wskazaniem:

a) oryginału - dla zapisów, o których mowa w § 11 ust. 1,b)równoważnika oryginału - dla zapisów, o których mowa w § 11 ust. 2 i 4,c) kopii zabezpieczających,d)kopii użytkowych;

3) zapewniać:a) autentyczność i bezpieczeństwo zachowania wprowadzonych danych,b)oznaczanie podmiotów odpowiedzialnych za wpisane (modyfikowane)

dane,c) wyszukiwanie i udostępnianie danych.§ 24. Ewidencjonowanie dokumentacji programowej, prowadzone z

wykorzystaniem informatycznego systemu ewidencji, polega na wprowadzaniu do tego systemu, w sposób uporządkowany, właściwych danych ewidencyjno-informacyjnych pozwalających na szybkie wyszukiwanie informacji.

§ 25. Ewidencjonowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych polega na sporządzeniu opisu, który zawiera:1) unikatowy identyfikator dokumentu;2) tytuł identyfikujący dokumentu;3) nazwiska twórców, wykonawców i uczestników;4) daty sporządzenia zapisu dokumentu i/lub daty utrwalonych wydarzeń;5) informację na temat praw autorskich i praw pokrewnych;6) zwięzły opis treści dokumentu;7) dane o nadawaniu dokumentu i o korzystaniu z niego na innych polach eksploatacji;8) informację o dokumentacji działalności programowej umożliwiającą szybkie jej odnalezienie;9) dane techniczne o nośnikach i ich statusie (oryginał, równoważnik oryginału, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa);10) dane o miejscu przechowywania nośnika;11) kategorię archiwalną dokumentu.

§ 26. Ewidencja dokumentacji działalności programowej powinna zapewniać możliwość niezwłocznego odszukania dokumentacji związanej z:1) poszczególnymi dokumentami wizyjnymi i fonicznymi, w tym również tymi, które nie zostały zrealizowane;2) poszczególnymi dniami w roku i poszczególnymi programami emitowanymi w tych dniach.

65

Rozdział 4 Kwalifikowanie i klasyfikacja dokumentacji

§ 27. Kwalifikowaniu i klasyfikacji podlegają dokumentacja programowa i dokumentacja zarządzania, wytworzone i nabyte w toku działalności jednostek publicznej radiofonii i telewizji.

§ 28. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji dzieli się na:1) materiały archiwalne (kategoria A) - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;2) dokumentację niearchiwalną (kategoria B) - inną dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych.

§ 29. Oznaczanie kategorii archiwalnej dokumentacji zapisanej na nośnikach, o których mowa w § 11 ust. 1 i § 13 ust. 1, oraz stanowiącej zapisy służące do przygotowania oryginału, dotyczy zapisu na nośniku, a nie nośnika.

§ 30. 1. Kwalifikowanie dokumentacji działalności programowej odbywa się na podstawie zatwierdzonego przez archiwum państwowe wykazu tej dokumentacji, sporządzonego z uwzględnieniem kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz zasad określonych w ust. 4.

2. Kwalifikowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych odbywa się na podstawie kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz przykładowego wykazu tematów dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do materiałów archiwalnych ze względu na wartość informacyjną, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

3. Okresy przechowywania dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do dokumentacji niearchiwalnej, ustalają jednostki publicznej radiofonii i telewizji, biorąc pod uwagę ich przydatność do celów praktycznych, dowodowych i kontrolnych.

4. Dokumentacja działalności programowej, towarzysząca dokumentom wizyjnym i fonicznym zakwalifikowanym do dokumentacji niearchiwalnej, podlega co najmniej takiemu okresowi przechowywania jak te dokumenty.

§ 31. 1. Brakowaniu podlega dokumentacja niearchiwalna.2. Brakowanie dokumentacji kategorii Bc jednostki publicznej radiofonii i

telewizji przeprowadzają we własnym zakresie, a dokumentacji kategorii B i BE - na podstawie zgody właściwego archiwum państwowego.

§ 32. Zasady klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji zarządzania jednostek publicznej radiofonii i telewizji określają jednolite rzeczowe wykazy akt, wydane zgodnie z przepisami, o których mowa w § 4.

Rozdział 5 Udostępnianie materiałów archiwalnych

§ 33. 1. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji udostępniają materiały archiwalne na pisemny wniosek.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien określać:1) imię i nazwisko albo nazwę wnioskodawcy;2) adres zamieszkania albo adres siedziby wnioskodawcy;3) tytuł dokumentu lub temat, którego udostępnienie dotyczy;

66

4) cel i postać udostępnienia.3. O możliwości udostępnienia lub o odmowie udostępnienia materiałów

archiwalnych jednostki publicznej radiofonii i telewizji informują wnioskodawcę niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. W przypadku odmowy udostępnienia informacja musi zawierać pisemne uzasadnienie.

4. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji prowadzą rejestr wniosków o udostępnienie, udostępnień oraz odmów udostępnienia materiałów archiwalnych.

§ 34. 1. Dokumenty wizyjne i foniczne, stanowiące materiały archiwalne, udostępniane są w formie kopii użytkowych w pomieszczeniach zajmowanych przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji.

2. Oryginały materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, lub ich równoważniki udostępnia się wyjątkowo, w szczególności gdy jest to niezbędne dla celów:1) konserwacji nośnika;2) naukowo-badawczych ze względu na charakter prowadzonych badań;3) postępowania administracyjnego lub sądowego.

§ 35. 1. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapewniają bezpłatny dostęp do środków ewidencyjnych zawierających dane, o których mowa w § 25 pkt 1-6, 9 i 11.

2. Nie udostępnia się środków ewidencyjnych zawierających dane dotyczące dokumentów wizyjnych i fonicznych przygotowywanych do pierwszego nadania radiowego lub telewizyjnego.

3. Na żądanie wnioskodawcy i na jego koszt jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapewniają utrwalenie udostępnionych danych zawartych w środkach ewidencyjnych:1) w formie wydruku na nośniku papierowym;2) w innej formie dostępnej tym jednostkom.

§ 36. Wnioskodawca występujący o udostępnienie dokumentu wizyjnego lub fonicznego ponosi koszty użycia urządzeń technicznych w celu odtworzenia tego dokumentu. Jeżeli z udostępnieniem jest związana konieczność wykonania kopii tego dokumentu, wnioskodawca ponosi także koszty jej wykonania.

§ 37. Koszty, o których mowa w § 35 ust. 3 i § 36, wnioskodawca pokrywa w sposób wskazany przez jednostkę publicznej radiofonii i telewizji przed utrwaleniem danych zawartych w środkach ewidencyjnych, odtworzeniem dokumentu wizyjnego lub fonicznego albo wykonaniem jego kopii.

Rozdział 6 Przepis końcowy

§ 38. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

___________________ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1 

67

KRYTERIA OCENY WARTOŚCI ARCHIWALNEJ DOKUMENTACJI PROGRAMOWEJ

Ocena wartości archiwalnej dokumentacji działalności programowej1. Do dokumentacji działalności programowej zalicza się w szczególności,

niezależnie od formy gromadzenia (dokumentacja aktowa, metadane w systemie informatycznym) i nośnika, na którym została sporządzona, dokumentację dnia programowego, scenariusze, umowy, ewidencję eksploatacji dokumentów wizyjnych i fonicznych oraz wykazy praw autorskich.

2. Do kategorii A kwalifikuje się dokumentację działalności programowej, towarzyszącą dokumentom wizyjnym i fonicznym zakwalifikowanym do materiałów archiwalnych.

3. Dokumentację dnia programowego kwalifikuje się do kategorii BE, z wyjątkiem:1) pełnej dokumentacji dnia programowego, dotyczącej co najmniej każdego 50. dnia kalendarzowego,2) dokumentacji towarzyszącej zapisowi całości programu wyemitowanego jednego dnia zakwalifikowanego do kategorii A, zgodnie z ust. 10 załącznika nr 2 do rozporządzenia (tzw. przykładowy dzień emisyjny)- które kwalifikuje się do kategorii A.Ocena wartości archiwalnej dokumentów wizyjnych i fonicznych

4. Kwalifikacji wartości archiwalnej dokumentów wizyjnych i fonicznych dokonuje się na podstawie oceny:1) wartości informacyjnej dokumentów, zawartej w ich treści, obejmującej:

a) powstanie i działalność wytwórcy, w tym stosowane gatunki dziennikarskie i formy twórczości radiowej i telewizyjnej,

b)wydarzenia, zagadnienia, zjawiska we wszystkich dziedzinach życia (społecznego, politycznego, gospodarczego, kulturalnego itp.) mające odniesienie do sytuacji ogólnokrajowej, regionalnej, środowiskowej,

c) wydarzenia, zagadnienia, zjawiska międzynarodowe, mające odniesienie do polskiej polityki zagranicznej, wojny, konferencje, wizyty głów państw, sytuacja w innych krajach o istotnym znaczeniu międzynarodowym,

d)historię społeczną (zjawiska społeczne, przemiany urbanizacyjne, rozwój nauki i techniki, stan i zmiany środowiska naturalnego itp.),

e) wywiady i wystąpienia osób znaczących we wszystkich dziedzinach, materiały biograficzne i autobiograficzne,

f) relacje uczestników i świadków ważnych wydarzeń krajowych i międzynarodowych,

g)materiały mogące stanowić bazę źródłową do badań lingwistycznych (m.in. budowy i form języka różnych grup językowych, narzeczy, gwar, dialektów), etnograficznych (m.in. folkloru miejskiego i wiejskiego), historii naturalnej i innych nauk,

h)dokumenty wizyjne i foniczne producentów zagranicznych, które ze względu na treść lub formę są polonikami, tzn. jeśli ich zawartość informacyjna dotyczy ważnych zagadnień problematyki polskiej w innych krajach lub problematyki polonijnej bądź jeśli jednym z autorów, wykonawców lub realizatorów warstwy dźwiękowej, wizualnej lub audiowizualnej jest wybitny twórca polski;

2) wartości audiowizualnej dokumentów, obejmującej:

68

a) oddaną w dźwięku i obrazie reakcję audytorium na sali obrad, w czasie manifestacji, wieców, zebrań, wyrażoną w postaci gestykulacji, braw, okrzyków, spontanicznych śpiewów, gwizdów bądź zupełnego braku reakcji,

b) indywidualne czynniki emocjonalne towarzyszące wypowiedziom, charakteryzujące zaangażowanie mówcy w sprawę, o której mówi, uchwytne w postaci gestykulacji, poziomu i barwy głosu, jego rytmu, indywidualnych lingwistycznych i fonetycznych cech, w płynnym lub przerywanym toku wypowiedzi, dodatkowo interpretujące tekst sposobem wypowiadania słów i gestem,

c) elementy dźwięku i obrazu charakteryzujące przynależność zawodową, środowiskową, kulturową itp.,

d)elementy wynikające z bezpośredniości (braku dystansu czasowego) relacji wydarzenia, zjawiska itp.;

3) cech realizacji dźwięku i obrazu, obejmujących:a) techniczne środki wyrazu lub cechy interpretacyjne realizacji dźwięku i

obrazu, zastosowaną konwencję fonograficzną lub zdjęciową, posiadającą wartość estetyczną lub artystyczną (np. efekty specjalne, tricki, niekonwencjonalna lub nowatorska forma itp.),

b) formę fizyczną dokumentu stanowiącą reprezentatywny przykład określonego sposobu zapisu informacji na nośniku lub szczególny przykład odzwierciedlający rozwój technologiczny,

c) unikalność lub wyjątkowość technicznego sposobu zapisu informacji na nośniku,

d)czas powstania dokumentu, jeśli odzwierciedla zmiany w funkcjonowaniu i działalności jego wytwórcy oraz zasad gromadzenia, przechowywania i konserwacji fonogramów i wideogramów,

e) utrwalenie efektów dźwiękowych i wizualnych o unikalnym lub niepowtarzalnym znaczeniu;

4) unikalności technologii bądź nośnika (tzw. cymelia), tzn. materiały sporządzone w technologii lub na nośnikach o unikalnych lub muzealnych parametrach.

5. Oceny wartości archiwalnej dokumentów wizyjnych i fonicznych dokonuje się bez względu na stan techniczny nośnika. Dokumenty wizyjne i foniczne kwalifikuje się do kategorii A, jeżeli uzasadnia to ich treść, niezależnie od jakości technicznej dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem. Dokumenty wizyjne i foniczne utrwalone na nośnikach, których zły stan techniczny nie pozwala na odtworzenie ich treści dostępnymi technologiami, nie podlegają kwalifikacji archiwalnej (np. zniszczenie mechaniczne nośnika bądź jego istotne uszkodzenie, takie jak odklejenie się warstwy magnetycznej).

6. W przypadku dokumentów informacyjnych i publicystycznych dotyczących tego samego wydarzenia lub zajmujących się tą samą tematyką do kategorii A kwalifikuje się te, które w sposób najpełniejszy dokumentują wydarzenie lub wyczerpują temat, chyba że przedstawiają temat w istotnie odmiennych aspektach.

ZAŁĄCZNIK Nr 2 

69

PRZYKŁADOWY WYKAZ TEMATÓW DOKUMENTÓW WIZYJNYCH I FONICZNYCH, KWALIFIKOWANYCH DO MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

ZE WZGLĘDU NA WARTOŚĆ INFORMACYJNĄ1. Państwo:

1) organy władzy państwowej (ustawodawcze, wykonawcze, sądownicze);2) wybory i powołania: przebieg kampanii przedwyborczej, prognozy przedwyborcze, programy komitetów wyborczych, wywiady z kandydatami, przebieg wyborów i procedur powoływania, oceny międzynarodowej opinii publicznej;3) wszystkie dziedziny (np. ochrona zdrowia, wymiar sprawiedliwości, obronność, bezpieczeństwo publiczne itp.) działalności wewnętrznej i międzynarodowej naczelnych organów władzy państwowej, urzędów centralnych, organów i instytucji państwowych;4) wywiady, wypowiedzi zawierające opinie, oceny, komentarze dotyczące działalności naczelnych organów władzy państwowej, urzędów, organów i instytucji państwowych w tym również zagraniczne, jeśli pochodzą ze źródeł oficjalnych lub opiniotwórczych;5) transmisje, relacje, sprawozdania z uroczystości państwowych oraz uroczystości nieoficjalnych z udziałem przedstawicieli organów władzy państwowej.

2. Stosunki społeczne:1) partie i organizacje: polityczne, społeczne, zawodowe, kulturalne, wyznaniowe, związki, stowarzyszenia itp., zwane dalej "partiami i organizacjami";2) działalność krajowa partii i organizacji oraz działalność członków kierownictw krajowych i wojewódzkich, mająca odniesienie do sytuacji ogólnokrajowej, regionalnej i środowiskowej;3) działalność międzynarodowa partii i organizacji;4) wystąpienia, wywiady, inne materiały zawierające informację o działalności pozaorganizacyjnej członków kierownictw partii i organizacji oraz członków pełniących funkcję w organach władzy państwowej i wysokich urzędników państwowych;5) wywiady, wypowiedzi zawierające opinie, oceny, komentarze dotyczące działalności krajowej i międzynarodowej partii i organizacji;6) pozaorganizacyjne formy aktywności politycznej (np. manifestacje, demonstracje, ruchy i grupy nieformalne), mające odniesienie do sytuacji ogólnokrajowej, regionalnej, środowiskowej;7) zjawiska społeczne, stan świadomości społecznej, opinia publiczna, mające odniesienie do skali ogólnokrajowej, regionalnej, środowiskowej (np. patologie społeczne, nastroje społeczne w związku z konkretnymi wydarzeniami, zagadnienia demograficzne, przemiany urbanizacyjne itp.).

3. Kultura i sztuka:1) utwory muzyczne, słowno-muzyczne, literackie, sceniczne, filmowe i inne stanowiące przedmiot prawa autorskiego;2) sztuka profesjonalna, literatura, muzyka, muzealnictwo;3) sztuka nieprofesjonalna, sztuka i kultura masowa, moda, jeśli dotyczy twórców wybitnych lub zjawisk mających odniesienie do skali ogólnokrajowej oraz środowiskowej lub regionalnej;

70

4) wywiady i materiały biograficzne, jeśli dotyczą wybitnych twórców profesjonalnych i nieprofesjonalnych;5) sztuka ludowa i folklor.

4. Sport:1) transmisje, relacje z zawodów sportowych międzynarodowych, amatorskich i zawodowych, odbywających się w Polsce lub za granicą, w których brali udział sportowcy polscy;2) transmisje, relacje z zawodów sportowych o randze ogólnokrajowej lub regionalnej;3) wywiady, wypowiedzi, materiały biograficzne, jeśli dotyczą wybitnych sportowców, trenerów, działaczy sportowych itp.

5. Gospodarka, nauka, technika:1) zjawiska, wydarzenia, zagadnienia z wszystkich dziedzin życia gospodarczego (przemysł, budownictwo, rolnictwo, handel, industrializacja, inne), naukowego, rozwoju technicznego, mające odniesienie do skali ogólnokrajowej i regionalnej;2) wywiady, wypowiedzi, znaczące opinie, oceny, komentarze dotyczące gospodarki, problematyki ekonomicznej, rozwoju nauki i techniki, mające odniesienie do skali ogólnokrajowej i regionalnej;3) działalność stowarzyszeń, organizacji, instytucji gospodarczych, naukowych, naukowo-technicznych - ogólnokrajowa oraz regionalna.

6. Polityka zagraniczna, stosunki międzynarodowe:1) wydarzenia, zjawiska, zagadnienia międzynarodowe, mające odniesienie do sytuacji Polski na arenie międzynarodowej oraz sytuacji w innych krajach (regionach geograficznych) o istotnym znaczeniu międzynarodowym;2) kontakty międzynarodowe pozarządowe we wszystkich dziedzinach na szczeblu krajowym i regionalnym;3) wywiady, wypowiedzi, oceny, komentarze dotyczące problematyki międzynarodowej, jeśli pochodzą ze źródeł oficjalnych lub opiniotwórczych.

7. Materiały mogące stanowić bazę źródłową do badań lingwistycznych, etnograficznych, historii naturalnej i innych nauk.

8. Zapis efektów dźwiękowych i wizualnych o wartości unikalnej lub niepowtarzalnym znaczeniu.

9. Materiały mogące stanowić bazę źródłową dla badań nad historią radiofonii i telewizji, badań z zakresu kształtowania się i form oddziaływania środków masowego przekazu.

10. Przykładowy zapis całości programu wyemitowanego jednego dnia (tzw. przykładowy dzień emisyjny) z co najmniej trzech dni w roku kalendarzowym.

71

72

ROZPORZĄDZENIEPREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 26 lutego 2010 r.w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa

(Dz. U. z dnia 8 marca 2010 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych;2) sposób:

a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,

b)brakowania dokumentacji niearchiwalnej;3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.).

§ 2. Dokumentacja powstająca oraz napływająca do komórek organizacyjnych, o których mowa w § 1 pkt 1, zwanych dalej "komórkami organizacyjnymi", klasyfikowana jest na podstawie jednolitych rzeczowych wykazów akt, zwanych dalej "wykazami akt", właściwych dla jednostek organizacyjnych, w których te komórki zostały utworzone.

§ 3. 1. Wykazy akt zawierają kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania.

2. Sposób kwalifikowania dokumentacji, o której mowa w § 2, i oznaczania jej kategorii archiwalnej ze względu na okresy przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.

3. Szef Centralnego Archiwum Wojskowego może przekwalifikować do materiałów archiwalnych dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.

§ 4. 1. Komórki organizacyjne przekazują do Centralnego Archiwum Wojskowego przygotowane i uporządkowane materiały archiwalne na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego tych materiałów.

2. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych w postaci papierowej odpowiada jednej teczce, a w przypadku gdy teczka dzieli się na tomy - jednemu tomowi.

3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej odpowiada jednej sprawie.

4. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych zawiera:

73

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której utworzono komórkę organizacyjną;2) datę sporządzenia spisu;3) nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne, będące przedmiotem przekazania, oraz4) dla każdej pozycji spisu co najmniej:

a) liczbę porządkową,b)oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,c) tytuł,d)roczne daty krańcowe,e) liczbę stron w teczce, jeżeli materiały archiwalne są w postaci papierowej,

lub liczbę dokumentów w sprawie, jeżeli materiały archiwalne są w postaci elektronicznej.

§ 5. 1. Do sposobu przygotowania i uporządkowania materiałów archiwalnych w postaci papierowej stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy.

2. Do sposobu przygotowania i uporządkowania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

§ 6. Przed przyjęciem materiałów archiwalnych Szef Centralnego Archiwum Wojskowego może sprawdzić stan oraz prawidłowość przygotowania, uporządkowania i zewidencjonowania materiałów archiwalnych.

§ 7. 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu, na podstawie spisu, za zgodą Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego, po upływie okresu przechowywania, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb komórki organizacyjnej oraz do celów kontrolnych.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera:1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której utworzono komórkę organizacyjną;2) datę sporządzenia spisu;3) stwierdzenie, że dokumentacja utraciła przydatność do celów, o których mowa w ust. 1;4) imiona i nazwiska, stanowiska służbowe oraz podpisy osób dokonujących stwierdzenia, o którym mowa w pkt 3, oraz5) dla każdej pozycji spisu co najmniej:

a) liczbę porządkową,b)oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,c) tytuł sprawy wraz z wykazem dokumentów w sprawie,d)roczne daty krańcowe w obrębie pozycji spisu,e) ewentualne uwagi.

3. Dokumentacja niearchiwalna jest niszczona tak, aby niemożliwe było jej odtworzenie.

§ 8. Wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, określają przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy.

§ 9. Do dokumentacji, która powstała przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, stosuje się odpowiednio przepisy § 3-7.

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

74

______________ZAŁĄCZNIK  

SPOSÓB KWALIFIKOWANI A DOKUMENTACJI I OZNACZANIA JEJ KATEGORII ARCHIWALNEJ

1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem "B10" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej dokumentację niearchiwalną.

3. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "A" kwalifikuje się dokumentację wynikającą z realizacji spraw lub dotyczącą:1) wojewódzkich planów poboru,2) planowania operacyjnego,3) programowania obronnego,4) przeglądów obronnych,5) planów mobilizacji gospodarki,6) planowania i realizacji zadań wynikających z PMG,7) zestawień zadań w zakresie militaryzacji oraz aktów kierowania wewnętrznego w tym zakresie,8) regulaminów organizacyjnych jednostek zmilitaryzowanych,9) planów formowania jednostek zmilitaryzowanych,10) programów i planów szkoleń z zakresu obronności, reagowania kryzysowego, obrony cywilnej, militaryzacji,11) planów reagowania kryzysowego,12) dokumentacji posiedzeń zespołów reagowania kryzysowego,13) planów pracy zespołów reagowania kryzysowego,14) planów ćwiczeń zespołów reagowania kryzysowego,15) sprawozdań i raportów rocznych zespołów reagowania kryzysowego,16) planów ochrony infrastruktury krytycznej,17) nadzoru nad organizacją formacji obrony cywilnej,18) planów obrony cywilnej,19) wykazów obiektów służących obronie cywilnej,20) planowania i organizowania systemów ostrzegania ludności,21) przedsięwzięć związanych z ochroną dóbr kultury, płodów rolnych i produktów żywnościowych, zwierząt gospodarskich, ujęć i urządzeń wodnych, aparatury i dokumentacji naukowej, technicznej i technologicznej, zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej,22) kontroli zewnętrznych w zakresie wykonania zadań obronności, reagowania kryzysowego, obrony cywilnej, militaryzacji,23) innych zagadnień, wyłączoną w trakcie wyrażania zgody przez Centralne Archiwum Wojskowe.

4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "B10" kwalifikuje się inną niż wymienioną w pkt 3 dokumentację dotyczącą zagadnień z zakresu obronności, obrony cywilnej, militaryzacji i reagowania kryzysowego.

75

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 30 października 2006 r.w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami

elektronicznymi(Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej "podmiotami", oraz napływającymi do nich;2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi zmianami;3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

§ 2. 1. Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 6, i zwane są dalej "dokumentami ewidencjonowanymi". Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.

2. Dokumenty ewidencjonowane dzielą się na:1) materiały archiwalne;2) inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania, zwane dalej "dokumentacją niearchiwalną".

3. Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione, dokumentację niearchiwalną, o której mowa w ust. 3, może przekwalifikować do materiałów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu - kierownik tego podmiotu.

5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze względu na długość okresu ich przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.

§ 3. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

§ 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", lub wskazanie na te metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.

76

2. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga w szczególności:1) opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii;2) przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, o których mowa w pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych;3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników przeglądów, o których mowa w pkt 2.

§ 5. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt".2. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.

§ 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który:1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:

a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,b)mylnie zapisanych,c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,d)których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa,

prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;

4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:

a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,

77

b)przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;

13) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:

a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,b)przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w §

17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,c) eksportuje dokumenty i ich metadane,d)oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób

umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;14) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:

a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,

b)zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.§ 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla

dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

§ 8. 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla celów kontrolnych.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu.

§ 9. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o której mowa w załączniku do rozporządzenia, może być brakowana bez uzyskiwania zgody.

3. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być:1) jednorazowa;2) generalna.

4. Zgodę jednorazową wyraża dyrektor właściwego archiwum państwowego.

5. Zgodę generalną wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.6. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe

wyodrębnione, zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyraża organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu - kierownik tego podmiotu.

7. W zgodzie generalnej ustala się:1) czas, na jaki została wydana;2) dokumentację niearchiwalną, której dotyczy.

8. Podmiotom, jeżeli wytwarzają one materiały archiwalne, zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być wyrażona, gdy dokumenty ewidencjonowane są grupowane w akta spraw zgodnie z wykazem akt.

§ 10. 1. Podmioty składają wniosek o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do dyrektora właściwego archiwum państwowego.

78

2. Właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;2) dla organów i jednostek organizacyjnych niewymienionych w pkt 1 - archiwum państwowe miejscowo właściwe ze względu na ich siedzibę.

3. Przepisów ust. 1 nie stosuje się do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione.

§ 11. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej;2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w § 1.

3. W skład komisji wchodzą w szczególności:1) osoby sprawujące nadzór w zakresie określonym w § 22;2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

4. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej podmioty zwracają się do właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

§ 12. 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu, oraz informację, że do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi używany jest system teleinformatyczny spełniający wymagania określone w § 6.

2. W podmiotach, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czynności brakowania przeprowadza komisja w składzie określonym w § 11 ust. 3.

3. Z czynności brakowania sporządza się protokół oraz spis, o których mowa w § 11 ust. 1.

§ 13. 1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej zawiera:1) nazwę i adres podmiotu przeprowadzającego brakowanie;2) imiona i nazwiska członków komisji, która dokonała oceny dokumentacji, oraz ich stanowiska służbowe;3) ocenę komisji wskazującą, że dla dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia upłynął okres przechowywania określony w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji oraz że dokumentacja nie jest już przydatna do celów praktycznych;4) liczbę pozycji w załączonym do protokołu spisie, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;5) podpisy członków komisji;6) datę sporządzenia protokołu.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera dla każdej pozycji spisu:1) liczbę porządkową;2) symbol klasy z wykazu akt;3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające symbolowi, o którym mowa w pkt 2;

79

4) daty skrajne w obrębie pozycji spisu;5) ewentualne uwagi.

3. Jeżeli brakowaniu podlega dokumentacja zawierająca informacje niejawne, do spisu, o którym mowa w ust. 2, załącza się wykaz dokumentów objętych spisem wraz z przypisanymi im numerami rejestracyjnymi.

§ 14. Podmioty przechowują dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.

§ 15. 1. Materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. W porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych podmioty mogą przekazać materiały archiwalne do tego archiwum w terminie innym niż określony w ust. 1.

3. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy materiałów archiwalnych:1) których okres przechowywania przez podmioty określony jest odrębnymi przepisami;2) których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył jednostkom organizacyjnym.

§ 16. 1. W przypadku ustania działalności podmiotów:1) materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego, o którym mowa w § 15 ust. 1, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 10-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

2. W przypadku braku następcy prawnego dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.

3. Dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne w przypadku braku następcy prawnego przekazuje się odpłatnie na przechowanie na podstawie umowy podmiotom prowadzącym działalność w zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji. Likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe niezbędne do realizacji umowy przechowania.

§ 17. 1. Podmioty występują do dyrektora archiwum państwowego, o którym mowa odpowiednio w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczącym przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Do wniosku dołącza się spis zdawczo-odbiorczy tych materiałów.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:1) nazwę i adres podmiotu przekazującego materiały archiwalne;2) datę sporządzenia wniosku;3) nazwę archiwum państwowego, do którego kierowany jest wniosek;4) datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych;5) nazwę podmiotu, który wytworzył materiały archiwalne;

80

6) określenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;7) wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, określonej w megabajtach;8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu przekazującego materiały archiwalne.

3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać jednej sprawie.

4. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać dla każdej pozycji:1) liczbę porządkową;2) znak sprawy;3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy, o którym mowa w pkt 2;4) tytuł sprawy;5) datę wszczęcia sprawy;6) datę zakończenia sprawy;7) liczbę dokumentów w sprawie.

§ 18. 1. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na:1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, na nośniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum państwowego w formacie zapisu zgodnym z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format spisu zdawczo-odbiorczego i sposób przekazania spisu wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.

2. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.

4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych podmiotu, którego działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć, w postaci dokumentu elektronicznego, podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania tego podmiotu w ujęciu chronologicznym.

§ 19. 1. Materiały archiwalne przekazuje się na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

81

2. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 18 ust. 2, wstrzymać ich przekazanie do archiwum państwowego, o którym mowa w ust. 1, do czasu dokonania odpowiednich zmian, określając termin ich wykonania.

3. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 17 ust. 1.

4. Dyrektor archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem, termin i sposób przekazania materiałów archiwalnych.

5. Koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot przekazujący materiały.

§ 20. Materiały archiwalne zgrupowane inaczej niż w akta spraw przekazuje się w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 21. 1. Archiwum państwowe potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.

2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, podmioty obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi.

§ 22. Podmioty zapewniają nadzór nad prawidłowością:1) funkcjonowania systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 6;2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt;3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;4) działań, o których mowa w § 4 ust. 2.

§ 23. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK  

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW EWIDENCJONOWANYCH

1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących materiały archiwalne.

2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą podlegać brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentów;2) symbolem "B" z dodaniem małej litery "c" (Bc) oznacza się kategorię dokumentów mających wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu podlegających brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu;3) symbolem "B" z dodaniem dużej litery "E" oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum

82

państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materiały archiwalne.

83

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 30 października 2006 r.w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów

elektronicznych(Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

§ 2. 1. Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:1) identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;4) data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;5) format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;7) typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;9) odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;10) grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;12) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;13) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;14) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.

4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.

5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla

84

rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.

§ 3. 1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się wartości metadanych określonych w § 2 ust. 2 pkt 1-7.

2. Wartości metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8-14, podaje się, jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.

§ 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.

§ 5. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w § 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.

§ 6. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

85

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 2 listopada 2006 r.w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych

nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

(Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

§ 2. 1. Informatyczny nośnik danych powinien być:1) oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację;2) przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;3) dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22 °C przy wilgotności względnej 40-50 %.

2. Informatyczny nośnik danych powinien zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

§ 3. 1. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.

2. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3. Metadane zapisuje się w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dołączone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML.

4. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia.

§ 4. Materiały archiwalne przekazuje się w postaci niezaszyfrowanej.§ 5. 1. Informatyczny nośnik danych przekazuje się wraz z informacją

zawierającą:1) nazwę podmiotu przekazującego;2) tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;3) datę wykonania zapisu na nośniku;4) informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności klauzulę tajności;5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.2. Informacja, o której mowa w ust. 1, powinna być w sposób niebudzący wątpliwości przyporządkowana do oznaczenia nośnika.

§ 6. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

86

_________________ZAŁĄCZNIK  

1. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: "dokumenty", "metadane" i "sprawy".

2. Folder "dokumenty" powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików:1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku - jeden plik z rozszerzeniem lub bez;2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku - podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument.

3. Folder "metadane" powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze "dokumenty". Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi.1) Dla dokumentów elektronicznych składających się z jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A.pdf musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.pdf.xml).2) Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.xml).3) Folder "sprawy" powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml.

4. W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku, zwanym dalej "paczką archiwalną".

5. Format paczki archiwalnej uzgadnia podmiot przekazujący z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne.

6. Następujące znaki są niedozwolone w nazwach plików zapisanych na nośniku, na którym przekazuje się materiały archiwalne:( - ukośnik lewy,(/) - ukośnik prawy,(*) - gwiazdka,(?) - znak zapytania,(:) - dwukropek,(=) - znak równości,(,) - przecinek,(;) - średnik.

87

7. Definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się w folderze "metadane" lub w folderze "sprawy" są następujące:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"xmlns:ndap="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap"xmlns:un.ece.unedocs.cl.iso3166="http://www.unece.org/etrades/unedocs/repository/codelists/xml/CountryCode.xsd"xmlns:iso639-2="http://lcweb.loc.gov/standards/iso639-2/"targetNamespace="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap"elementFormDefault="qualified"><xsd:import namespace="http:/www.unece.org/etrades/unedocs/repository/codelists/xml/CountryCode.xsd"schemaLocation="http://www.unece.org/etrades/unedocs/repository/codelists/xml/CountryCode.xsd"/>

<xsd:import namespace="http://lcweb.loc.gov/standards/iso639-2/"schemaLocation="http://www.ddb.de/standards/xmetadiss/iso639-2.xsd"/><xsd:element name="dokument">

<xsd:complexType><xsd:sequence>

<xsd:element name="odbiorca" type="ndap:Odbiorca" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="data" type="ndap:Data" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="dostep" type="ndap:Dostep" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="format" type="ndap:Format" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="grupowanie" type="ndap:Grupowanie" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="identyfikator" type="ndap:Identyfikator" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="jezyk" type="ndap:Jezyk" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="lokalizacja" type="ndap:Lokalizacja" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="opis" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="uprawnienia" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="kwalifikacja" type="ndap:Kwalifikacja" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="relacja" type="ndap:Relacja" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="status" type="ndap:Status" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="tematyka" type="ndap:Tematyka" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

88

<xsd:element name="tworca" type="ndap:Tworca" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="typ" type="ndap:Typ" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="tytul" type="ndap:Tytul minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType>

</xsd:element><xsd:complexType name="Adres">

<xsd:sequence><xsd:element name="kod" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="poczta" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"><xsd:element name="miejscowosc" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="ulica" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="budynek" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="lokal" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="skrytkapocztowa" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="uwagi" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="kraj" type="un.ece.unedocs.cl.iso3166:CountryCoded" minOccurs="1" maxOccurs="1" default="PL"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Odbiorca">

<xsd:sequence><xsd:element name="podmiot" type="ndap:Podmiot" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="rodzaj" minOccurs="1" maxOccurs="1">

<xsd:simpleType><xsd:restriction base="xsd:string">

<xsd:enumeration value="glowny"/><xsd:enumeration value="do wiadomosci"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType>

</xsd:element></xsd:sequence>

</xsd:complexType><xsd:complexType name="Data">

<xsd:sequence><xsd:element name="typ" type="ndap:TypDaty" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:choice>

89

<xsd:element name="czas" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:group ref="ndap:PrzedzialCzasu"/></xsd:choice>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:simpleType name=TypDaty">

<xsd:restriction base="xsd:string"><xsd:enumeration value="dostepnyPo"/><xsd:enumeration value="opublikowany"/><xsd:enumeration value="stworzony"/><xsd:enumeration value="uzyskany"/><xsd:enumeration value="otrzymany"/><xsd:enumeration value="wyslany"/><xsd:enumeration value="zaakceptowany"/><xsd:enumeration value="zatwierdzony"/><xsd:enumeration value="zmodyfikowany"/><xsd:enumeration value="daty skrajne"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType><xsd:group name="PrzedzialCzasu">

<xsd:sequence><xsd:element name="od" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="do" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:group><xsd:simpleType name="Czas">

<xsd:union memberTypes="xsd:gYear xsd:gYearMonth xsd:date xsd:dateTime"/>

</xsd:simpleType><xsd:complexType name="Dostep">

<xsd:sequence><xsd:element name="dostepnosc" minOccurs="1" maxOccurs="1">

<xsd:simpleType><xsd:restriction base="xsd:string">

<xsd:enumeration value="wszystko"/><xsd:enumeration value="metadane"/><xsd:enumeration value="niedostepne"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType>

</xsd:element><xsd:element name="uwagi" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="data" minOccurs="0" maxOccurs="1">

<xsd:complexType><xsd:complexContent>

<xsd:restriction base="ndap:Data"><xsd:sequence>

90

<xsd:element name="typ" type="ndap:TypDaty" fixed="dostepnyPo" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="czas" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:restriction>

</xsd:complexContent></xsd:complexType>

</xsd:element></xsd:sequence>

</xsd:complexType><xsd:complexType name="Format">

<xsd:sequence><xsd:element name="typ" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="specyfikacja" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="wielkosc" type="ndap:Wielkosc" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Wielkosc">

<xsd:simpleContent><xsd:extension base="xsd:string">

<xsd:attribute name="jednostka" use="required"><xsd:simpleType>

<xsd:union memberTypes="xsd:string"><xsd:simpleType>

<xsd:restriction base="xsd:string"><xsd:enumeration value="bajt"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType>

</xsd:union></xsd:simpleType>

</xsd:attribute></xsd:extension>

</xsd:simpleContent></xsd:complexType><xsd:complexType name="Grupowanie">

<xsd:sequence><xsd:element name="typ" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="kod" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="opis" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Identyfikator">

<xsd:sequence>

91

<xsd:element name="typ" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="wartosc" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="podmiot" type="ndap: Podmiot" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Instytucja">

<xsd:sequence><xsd:element name="id" type="ndap:Id" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="nazwa" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="adres" type="ndap:Adres" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="jednostka" type="ndap:Jednostka" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Kontakt">

<xsd:simpleContent><xsd:extension base="xsd:string">

<xsd:attribute name="typ" use="required"><xsd:simpleType>

<xsd:union memberTypes="xsd:string"><xsd:simpleType>

<xsd:restriction base="xsd:string"><xsd:enumeration value="telefon"/><xsd:enumeration value="faks"/><xsd:enumeration value="email"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType>

</xsd:union></xsd:simpleType>

</xsd:attribute></xsd:extension>

</xsd:simpleContent></xsd:complexType><xsd:complexType name="Id">

<xsd:simpleContent><xsd:extension base="xsd:string">

<xsd:attribute name="typ" type="xsd:string" use="required"/></xsd:extension>

</xsd:simpleContent></xsd:complexType><xsd:complexType name="Jednostka">

<xsd:sequence>

92

<xsd:element name="nazwa" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="adres" type="ndap:Adres" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="poziom" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="jednostka" type="ndap:Jednostka" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="pracownik" type="ndap:Pracownik" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Jezyk">

<xsd:simpleContent><xsd:extension base="xsd:string">

<xsd:attribute name="kod" type="iso639-2:RegisteredCodeType" use="required"/>

</xsd:extension></xsd:simpleContent>

</xsd:complexType><xsd:complexType name="Lokalizacja">

<xsd:sequence><xsd:element name="typ" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="podmiot" type="ndap:Podmiot" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="adres" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Osoba">

<xsd:sequence><xsd:element name="id" type="ndap:Id" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="nazwisko" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="imie" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="adres" type="ndap:Adres" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Podmiot">

<xsd:choice><xsd:element name="osoba" type="ndap:Osoba"/><xsd:element name="instytucja" type="ndap:Instytucja"/>

93

</xsd:choice></xsd:complexType><xsd:complexType name="Pracownik">

<xsd:sequence><xsd:element name="id" type="ndap:Id" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="nazwisko" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="imie" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="funkcja" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Kwalifikacja">

<xsd:sequence><xsd:element name="kategoria" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="data" type="xsd:date" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="podmiot" type="ndap: Podmiot" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Relacja">

<xsd:sequence><xsd:element name="identyfikator" type="ndap:Identyfikator" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="typ" minOccurs="1" maxOccurs="1">

<xsd:simpleType><xsd:union memberTypes="xsd:string">

<xsd:simpleType><xsd:restriction base="xsd:string">

<xsd:enumeration value="maFormat"/><xsd:enumeration value="jestFormatem"/><xsd:enumeration value="maWersje"/><xsd:enumeration value="jestWersja"/><xsd:enumeration value="maCzesc"/><xsd:enumeration value="jestCzescia"/><xsd:enumeration value="maOdniesienie"/><xsd:enumeration value="odnosiSieDo"/><xsd:enumeration value="maZrodlo"/><xsd:enumeration value="wymaga"/><xsd:enumeration value="jestWymagany"/><xsd:enumeration value="maDekretacje"/><xsd:enumeration value="jestDekretacja"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType>

</xsd:union>

94

</xsd:simpleType></xsd:element>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Status">

<xsd:sequence><xsd:element name="rodzaj" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="wersja" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="opis" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Tematyka">

<xsd:sequence><xsd:element name="przedmiot" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="osoby" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="miejsce" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="czas" type="ndap:PrzedzialCzasuTematyki" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="odbiorcy" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/><xsd:element name="inne" type="ndap:Inne" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Inne">

<xsd:sequence><xsd:element name="klucz" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="wartosc" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="PrzedzialCzasuTematyki">

<xsd:sequence><xsd:element name="od" type="ndap:Czas" minOccurs="0" maxOccurs="1"/><xsd:element name="do" type="ndap:Czas" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Tworca">

<xsd:sequence><xsd:element name="funkcja" minOccurs="1" maxOccurs="1">

<xsd:simpleType>

95

<xsd:union memberTypes="xsd:string"><xsd:simpleType>

<xsd:restriction base="xsd:string"><xsd:enumeration value="stworzyl"/><xsd:enumeration value="modyfikowal"/><xsd:enumeration value="zatwierdzil"/>

</xsd:restriction></xsd:simpleType>

</xsd:union></xsd:simpleType>

</xsd:element><xsd:element name="podmiot" type="ndap:Podmiot" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Typ">

<xsd:sequence><xsd:element name="kategoria" minOccurs="1" maxOccurs="1">

<xsd:simpleType><xsd:restriction base="xsd:string">

<xsd:enumeration value="Collection"/><xsd:enumeration value="Dataset"/><xsd:enumeration value="Event"/><xsd:enumeration value="Image"/><xsd:enumeration value="InteractiveResource"/><xsd:enumeration value="MovingImage"/><xsd:enumeration value="PhysicalObject"/><xsd:enumeration value="Service"/><xsd:enumeration value="Software"/><xsd:enumeration value="Sound"/><xsd:enumeration value="StillImage"/><xsd:enumeration value="Text"/>

</xsd: restriction></xsd:simpleType>

</xsd:element><xsd:element name="rodzaj" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="Tytul">

<xsd:sequence><xsd:element name="oryginalny" type="ndap:TytulElement" minOccurs="1" maxOccurs="1"/><xsd:element name="alternatywny" type="ndap:TytulElement" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>

</xsd:sequence></xsd:complexType><xsd:complexType name="TytulElement">

<xsd:simpleContent><xsd:extension base="xsd:string">

96

<xsd:attribute name="jezyk" type="iso639-2:RegisteredCodeType" use="optional"/>

</xsd:extension></xsd:simpleContent>

</xsd:complexType></xsd:schema>

97

ROZPORZĄDZENIEPREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 27 grudnia 2011 r.w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych

zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych

(Dz. U. z dnia 29 grudnia 2011 r.)

Na podstawie art. 28c ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172 i Nr 232, poz. 1378) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa wymagania techniczne dla:1) dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne kierowane do ogłoszenia w dziennikach urzędowych;2) dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej;3) środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych używanych do udostępniania dzienników urzędowych oraz zbiorów aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę lub zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych.

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:1) adres względny - adres określający położenie dokumentu elektronicznego względem katalogu głównego zawierającego akt podlegający ogłoszeniu w postaci zbioru dokumentów elektronicznych;2) metadane - zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie nim;3) wzór aktu - wzór dokumentu elektronicznego przekazywany do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych w rozumieniu art. 19b ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)), zawierający:

a) określenie struktury aktu prawnego zdefiniowanej w formacie XSD (schemacie XML),

b)ustalenie sposobu wizualizacji aktu prawnego, w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zdefiniowane w szablonie wizualizacji określonym w formacie XSL,

c) metadane opisujące wzór aktu zapisany w formacie XML.§ 3. 1. Dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty

prawne, podlegające ogłoszeniu na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, zwane dalej "aktami podlegającymi ogłoszeniu", sporządza się w formacie XML.

2. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w ust. 1, są zgodne z wzorami aktów ogłoszonymi w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych oraz na stronie internetowej, o której mowa w § 7 ust. 4.

3. Wzory aktów podlegających ogłoszeniu ustala Prezes Rady Ministrów.4. Informacja o ogłoszeniu nowego wzoru aktu w centralnym repozytorium

wzorów dokumentów elektronicznych jest niezwłocznie udostępniana w

98

Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.5. Organ upoważniony do wydania aktu podlegającego ogłoszeniu

wprowadza do stosowania wzory aktów nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia ich ogłoszenia w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych.

§ 4. 1. Struktura aktu prawnego zdefiniowana w schemacie XML jest zgodna ze strukturą aktów podlegających ogłoszeniu określoną w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej" (Dz. U. Nr 100, poz. 908).

2. W skład schematu XML wchodzą w szczególności znaczniki XML zawierające mechanizmy do przedstawienia:1) budowy aktu podlegającego ogłoszeniu, w szczególności podziału na jednostki redakcyjne i ich systematyzacji;2) zawartości tekstowej poszczególnych jednostek systematyzacyjnych i ich nazw, o ile są tytułowane;3) włączonych w treść aktu podlegającego ogłoszeniu elementów zewnętrznych przechowywanych w osobnych dokumentach elektronicznych, w szczególności obrazów, znaków graficznych, map, wykresów, zwanych dalej "elementami zewnętrznymi".

3. Mechanizmy do przedstawienia elementów zewnętrznych przyjmują postać adresów względnych wobec katalogu zawierającego akty podlegające ogłoszeniu.

4. Elementy zewnętrzne są włączone do aktu podlegającego ogłoszeniu w postaci umożliwiającej osiągnięcie jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do ich zawartości.

§ 5. 1. Załącznik do aktu podlegającego ogłoszeniu może być przekazany do ogłoszenia w postaci:1) pliku XML o strukturze specyficznej dla danego rodzaju załącznika wraz ze schematem zdefiniowanym w formacie XSD oraz wygenerowaną na podstawie tego pliku wizualizacją w formacie PDF zgodnym z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanymi dalej "minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych";2) pliku XML w jednym z formatów określonych w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych, którego postać:

a) umożliwia konwersję do pliku PDF,b)umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk

treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu;

3) pliku PDF generowanego w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu.

2. W uzasadnionych przypadkach załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, mogą być przekazane w innym formacie arkusza, który został uprzednio uzgodniony z organem wydającym dziennik urzędowy.

3. Mechanizmy do przedstawienia załączników, o których mowa w ust. 1, przyjmują postać adresów względnych wobec katalogu zawierającego akty podlegające ogłaszaniu.

99

4. Dopuszczalna wielkość załącznika wynosi 20 MB.5. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest przekazywanie większych

załączników o wielkości uprzednio uzgodnionej z organem wydającym dziennik urzędowy.

6. Załączniki posiadają nagłówek zgodny ze standardem wizualizacji określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

§ 6. 1. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 3, wraz z załącznikami oraz elementami zewnętrznymi opatrywane są przez upoważniony do wydania aktu podlegającego ogłoszeniu organ bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.2)), weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.

2. Bezpieczny podpis elektroniczny dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 3, wraz z załącznikami oraz elementami zewnętrznymi sporządza się zgodnie ze specyfikacją techniczną formatu podpisu określoną w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

§ 7. 1. Strona główna dziennika urzędowego zawiera wyłącznie informacje związane z aktami podlegającymi ogłoszeniu, w szczególności:1) nazwę dziennika urzędowego;2) godło Rzeczypospolitej Polskiej;3) nazwę organu wydającego dziennik urzędowy;4) odnośniki do poszczególnych pozycji;5) odnośniki do narzędzi służących do wyszukiwania ogłoszonych aktów podlegających ogłoszeniu;6) informację o dostępie i sposobie zabezpieczania.

2. Organ wydający dziennik urzędowy umieszcza na stronie głównej dziennika urzędowego:1) odnośniki do certyfikatów osób upoważnionych do podpisywania aktów podlegających ogłoszeniu;2) odnośniki do aplikacji służących do weryfikacji podpisów, o których mowa w pkt 1;3) inne informacje, odnośnie do których obowiązek zamieszczenia wynika z odrębnych przepisów.

3. Organ wydający dziennik urzędowy umieszcza odnośnik do strony głównej dziennika urzędowego na podmiotowej stronie Biuletynu Informacji Publicznej, o której mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.3)).

4. Rządowe Centrum Legislacji umieszcza na stronie internetowej www.dziennikiurzedowe.gov.pl odnośniki do stron głównych dzienników urzędowych, o których mowa w ust. 3.

§ 8. 1. Akty podlegające ogłoszeniu ogłasza się w formacie PDF albo w formacie XML, o którym mowa w § 3, w sposób umożliwiający wizualizację treści w postaci pliku PDF.

2. Autentyczność i integralność dzienników urzędowych, zbiorów aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę oraz innych aktów podlegających ogłoszeniu jest zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym organu lub osoby upoważnionej przez organ wydający dziennik urzędowy.

§ 9. Do udostępniania dzienników urzędowych, zbiorów aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat lub gminę oraz innych aktów

100

podlegających ogłoszeniu są używane:1) środki komunikacji elektronicznej spełniające wymagania określone w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych;2) informatyczne nośniki danych spełniające wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c i ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016).

§ 10. Do czasu stosowania wzoru aktu, o którym mowa w § 3 ust. 2:1) czynność ogłaszania aktów podlegających ogłoszeniu, o której mowa w § 8 ust. 1, realizowana jest wyłącznie przy użyciu formatu PDF;2) stosuje się wymagania dotyczące sporządzania aktów podlegających ogłoszeniu w postaci dokumentów elektronicznych określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 11. Do czasu wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne stosuje się wymagania dotyczące formatów danych oraz środków komunikacji elektronicznej określone w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 12. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.4)

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1 

STANDARD WIZUALIZACJI NAGŁÓWKA ZAŁĄCZNIKÓW

§ 1. Załącznik wizualizuje się w postaci stron w formacie A4 (210 mm x 297 mm).

§ 2. Marginesy na każdej stronie wizualizowanego załącznika mają następujące wymiary:1) wewnętrzny - 18 mm;2) zewnętrzny - 18 mm;3) górny - 17,5 mm;4) dolny - 17,5 mm.

§ 3. W lewym górnym rogu każdej strony zamieszcza się nazwę dziennika urzędowego, a ponadto w tej samej linii:1) na środku strony zamieszcza się numer strony między znakami półpauzy;2) w prawym górnym rogu zamieszcza się numer pozycji aktu poprzedzony skrótem "Poz.".

§ 4. Informacje wymienione w § 3 pisane są czcionką Times New Roman lub czcionką o podobnym kroju, o rozmiarze 9 pkt.

§ 5. Poniżej informacji wymienionych w § 3, w odległości 22 mm od góry strony, umieszcza się linię o długości 174 mm i grubości 1 pkt.

ZAŁĄCZNIK Nr 2 

SPECYFIKACJA TECHNICZNA FORMATU PODPISU

101

§ 1. 1. Format podpisu jest zgodny ze specyfikacją TS 101 903 v 1.3.2 lub nowszym.

2. Format spełnia wymagania wymienione w poniższej tabeli:

Dotyczy Stosowanie1 Opis wymagania

ds:Signature ID W ds:SignedInfo W ds:CanonizationMethod W Algorytmy powinny być ograniczone do

jednego z wymienionych:- Exclusive XML Canonicalization 1.0: http://www.w3.org/TR/xml-exc-c14n/- Canonical XML 1.0 http://www.w3.org/TR/2001/REC-xml-c14n-20010315-Canonical XML 1.1 http://www.w3.org/2006/12/xml-c14n11

ds:SignatureMethod W Algorytmy powinny być zgodne z wymaganiami zdefiniowanymi w przepisach w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego albo zgodne z odpowiednimi zaleceniami specyfikacji technicznej TS 102 176-1

ds:Reference URI W Jedno wskazanie na element SignedProperties, jedno wskazanie z wartością pustą "" (podpisywany dokument), dla każdego dodatkowo podpisywanego pliku wartość ścieżki względnej (relative)

ds:Transforms W Dla referencji z wartością pustą "" atrybut algorithm z wartością "http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#env eloped-signature" i pustą zawartością, dla pozostałych referencji dopuszcza się następujące wartości dla atrybutu algorithm:- http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#en veloped-signature- http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#ba se64- http://www.w3.org/TR/1999/REC-xpath-19991116- http://www.w3.org/2002/06/xmldsig- filter2

- http://www.w3.org/TR/1999/REC-xslt-19991116- http://www.w3.org/TR/xml-exc-c14n/- http://www.w3.org/TR/2001/REC-xml-c14n-20010315

102

- http://www.w3.org/2006/12/xml-c14n11ds:DigestMethod W Algorytmy powinny być zgodne z

wymaganiami zdefiniowanymi w przepisach w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego albo zgodne z odpowiednimi zaleceniami specyfikacji technicznej TS 102 176-1

ds:DigestValue W Wartość skrótu dla referencji/ds:Reference /ds:SignedInfo ds:SignatureValue W ds:KeyInfo W Musi zawierać certyfikat X.509 (podpisana

właściwość "SigningCertificate" musi zawierać wartość skrótu certyfikatu podpisującego)

ds:Object QualifyingProperties W SignedProperties W SignedSignatureProperties W SigningTime W Czas podpisania dokumentu w UTC

(xsd:DateTime) SigningCertificate W Musi zawierać wartość skrótu certyfikatu

podpisującego zawartego w ds:KeyInfo. Nie może zawierać atrybutu URI

SignaturePolicyIdentifier O Element opcjonalnySignatureProductionPlace O SignerRole O /SignedSignatureProperties

SignedDataObjectProperties

W

DataObjectFormat O Jeśli pole jest wykorzystane, musi być użyty potomny element MimeType

CommitmentTypeIndication

W

CommitmentTypeId W Węzeł zawiera wartość: http://uri.etsi.org/01903/v1.2.2#ProofOfA pproval

AllSignedDataObjects W Węzeł określa, że zobowiązanie dotyczy wszystkich podpisanych danych

/CommitmentTypeIndication

AllDataObjectTimeStamp O IndividualDataObjectTimeStamp

O

/

103

SignedDataObjectProperties/SignedProperties UnsignedProperties O UnsignedSignatureProperties

CounterSignature O /UnsignedSignatureProperties

/UnsignedProperties /QualifyingProperties /ds:Object /ds:Signature Topologia podpisuFormat podpisu W XAdES-BES lub XAdES-EPESWersja podpisu W Enveloped signature______1) Stosowanie wymagania: W - wymagane, O - opcjonalne.

§ 2. 1. W przypadku gdy akt podlegający ogłoszeniu obejmuje więcej niż jeden plik, dopuszcza się przekazanie go w formie skompresowanego archiwum.

2. Akt, o którym mowa w ust. 1, spełnia następujące wymagania:1) algorytmem pakowania jest ZIP;2) plik zawierający treść aktu podlegającego ogłoszeniu ma nazwę "akt.xml";3) pliki aktu podlegającego ogłoszeniu znajdują się w katalogu głównym skompresowanego archiwum;4) pliki znajdujące się w archiwum są podpisane zgodnie z wymaganiami zdefiniowanymi w § 1.

3. Pliku archiwum nie podpisuje się oddzielnym podpisem elektronicznym.4. Podpis włączony w plik aktu podlegającego ogłoszeniu obejmuje

wszystkie elementy aktu podlegającego ogłoszeniu.

ZAŁĄCZNIK Nr 3 

WYMAGANIA DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA AKTÓW PODLEGAJĄCYCH OGŁOSZENIU W POSTACI DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

§ 1. Akty podlegające ogłoszeniu są zapisywane jako teksty strukturalne w postaci uniwersalnego formatu tekstowego do zapisu danych w formie elektronicznej XML 1.0, określonego standardem W3C (World Wide Web Consortium).

§ 2. Tekst strukturalny aktu podlegającego ogłoszeniu zawiera:1) strukturę aktu prawnego:

104

a) część,b)księgę,c) tytuł,d)dział,e) rozdział,f) oddział,g)artykuł,h)paragraf,i) ustęp,j) punkt,k) literę,l) tiret;

2) tekst poszczególnych części aktu podlegającego ogłoszeniu;3) tytuły poszczególnych części aktu podlegającego ogłoszeniu;4) przypisy wraz z odnośnikami;5) uwagi do treści umieszczanych bezpośrednio w tekście lub na marginesie;6) włączone w treść elementy zewnętrzne (obrazy, tabele itp. przechowywane w osobnych dokumentach);7) załączniki do aktów podlegających ogłoszeniu;8) odesłania do innych aktów podlegających ogłoszeniu;9) oznaczenia definicji pojęć słownikowych.

ZAŁĄCZNIK Nr 4 

WYMAGANIA DOTYCZĄCE FORMATÓW DANYCH ORAZ ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ

§ 1. 1. Systemy teleinformatyczne w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne wyposaża się w składniki sprzętowe lub oprogramowanie umożliwiające wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących określonych w obowiązujących przepisach, normach, standardach lub rekomendacjach ustanowionych przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną Unii Europejskiej.

2. W przypadku gdy w danej sprawie brak jest przepisów, norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:1) Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci Request For Comments (RFC),2) World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C Recommendation (REC).- adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz bieżącego stanu technologii informatycznych.

§ 2. W odniesieniu do wskazanych w rozporządzeniu dokumentów, dla których wymagane jest zachowanie zgodności formatu danych z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych, stosuje się formaty danych wskazane w poniższej tabeli.

105

Lp. Format danych, rozszerzenie

nazwy pliku lub skrócona nazwa

standardu

Oryginalna pełna nazwa standardu

Opis standardu Organizacja określająca

format, normę lub standard

Oznaczenie lub nazwa normy albo

dokumentu zawierającego specyfikację techniczną wskazanego

formatuA W celu przekazywania oraz publikacji dokumentów stosuje się:1 Do danych zawierających dokumenty tekstowe i tekstowo-graficzne co najmniej jeden z następujących

formatów danych:1.1 .txt Dokumenty w postaci czystego

(niesformatowanego) zbioru znaków zapisanych w standardzie Unicode UTF-8 jako pliki typu .txt

ISO/IEC ISO/IEC 10646

1.2 .rtf Rich Text Format Specification

Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu .rtf

Microsoft Corp.

Wewnętrzny standard Microsoft

Corp.1.3 .pdf Portable Document

Format Dokumenty tekstowo-graficzne jako pliki typu .pdf

ISO/IEC ISO/IEC 32000-1

1.4 .xps XML Paper Specification

Dokumenty tekstowo-graficzne jako pliki typu .xps

Microsoft Corp., Ecma International

ECMA-388

1.5 .odt Open Document Format for Office Application

Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu .odt

ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.6 .ods Open Document Format for Office Application

Dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego jako pliki typu .ods

ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.7 .odp Open Document Format for Office Application

Dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych jako pliki typu .odp

ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.8 .doc Microsoft Office Word Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu .doc

Microsoft Corp.

Wewnętrzny standard Microsoft

Corp.1.9 .xls Microsoft Office Excel Dokumenty w postaci

sformatowanego arkusza kalkulacyjnego

Microsoft Corp.

Wewnętrzny standard Microsoft

Corp.1.1 Open XML Office Open XML File Otwarty standard ISO dokumentów ISO/IEC ISO/IEC 29500-1

106

0 Formats elektronicznychw tym:.docx.xlsx

ISO/IEC 29500-2ISO/IEC 29500-3ISO/IEC 29500-4

1.11

.csv Comma Separated Values

Wartości rozdzielone przecinkiem IETF RFC 4180

2 Do danych zawierających informację graficzną co najmniej jeden z następujących formatów danych:

2.1 .jpg (.jpeg) Digital compression and coding of continuous-tone still images

Plik typu .jpg (Joint Photographic Experts Group)

ISO/IEC ISO/IEC 10918-1ISO/IEC 10918-2ISO/IEC 10918-3ISO/IEC 10918-4

2.2 .tif (.tiff) Tagged Image File Format

Plik typu .tif ISO ISO 12234-2,ISO 12639

2.3 .geotiff Geographic Tagged Image File Format

Plik typu .geotiff NASA Jet Propulsion Laboratory

GeoTIFF Revision 1.0

2.4 .png Portable Network Graphics

Plik typu .png ISO/IEC ISO/IEC 15948

2.5 .svg Scalable Vector Graphics (SVG) 1.1 Specification

Plik grafiki wektorowej W3C -

3 Do tworzenia stron WWW co najmniej jeden z następujących formatów danych:3.1 .html Hypertext Markup

Language Standard języka znaczników formatujących strony WWW HTML 4.01

ISO/IEC ISO/IEC 154451)

3.2 .xhtml Extensible Hypertext Markup Language

Standard języka znaczników formatujących strony WWW

W3C -

3.3 .html XHTML Basic 1.1 - Second Edition

Standard języka znaczników formatujących strony WWW wykorzystywany w zakresie prezentacji informacji w komputerach kieszonkowych (PDA) XHTML basic

W3C -

3.4 .css Cascading Style Sheets Kaskadowy Arkusz Stylu W3C -B Do określenia struktury i wizualizacji dokumentu elektronicznego:1 Do definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań

między nimi stosuje się następujące formaty danych:1.1 .xml Extensible Markup Standard uniwersalnego formatu W3C -

107

Language tekstowego służącego do zapisu danych w formie elektronicznej

1.2 .xsd Extensible Markup Language

Standard opisu definicji struktury dokumentów zapisanych w formacie XML

W3C -

1.3 .gml Geography Markup Language

Język Znaczników Geograficznych OGC -

1.4 .rng Regular Language for XML Next Generation

Język schematów do języka XML ISO/IEC ISO/IEC 19757-2

2 Do przetwarzania dokumentów zapisanych w formacie XML stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:

2.1 .xsl Extensible Stylesheet Language

Rozszerzalny Język Arkuszy Stylów W3C -

2.2 .xslt Extensible Stylesheet Language Transformation

Przekształcenia Rozszerzalnego Języka Arkuszy Stylów

W3C -

______1) Dopuszcza się stosowanie standardu W3C.

Objaśnienia skrótów nazw organizacji z kol. 5:IETF - Internet Engineering Task ForceISO - International Standardization OrganizationOASIS - Organization for the Advancement of Structured Information StandardsOGC - Open Geospatial Consortium Inc.W3C - World Wide Web ConsortiumETSI - European Telecommunications Standards

108

ROZPORZĄDZENIERADY MINISTRÓWz dnia 12 kwietnia 2012 r.

w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz

minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych(Dz. U. z dnia 16 maja 2012 r.)

Na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:

Rozdział IPrzepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa:1) Krajowe Ramy Interoperacyjności;2) minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej;3) minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych, w tym:

a) specyfikację formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, które mają być stosowane w oprogramowaniu interfejsowym,

b)sposoby zapewnienia bezpieczeństwa przy wymianie informacji,c) standardy techniczne zapewniające wymianę informacji z udziałem

podmiotów publicznych z uwzględnieniem wymiany transgranicznej,d)sposoby zapewnienia dostępu do zasobów informacji podmiotów publicznych

dla osób niepełnosprawnych.§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) architektura systemu teleinformatycznego - opis składników systemu teleinformatycznego, powiązań i relacji pomiędzy tymi składnikami;2) autentyczność - właściwość polegającą na tym, że pochodzenie lub zawartość danych opisujących obiekt są takie, jak deklarowane;3) dane referencyjne - dane opisujące cechę informacyjną obiektu pierwotnie wprowadzone do rejestru publicznego w wyniku określonego zdarzenia, z domniemania opatrzone atrybutem autentyczności;4) dostępność - właściwość określającą, że zasób systemu teleinformatycznego jest możliwy do wykorzystania na żądanie, w założonym czasie, przez podmiot uprawniony do pracy w systemie teleinformatycznym;5) integralność - właściwość polegającą na tym, że zasób systemu teleinformatycznego nie został zmodyfikowany w sposób nieuprawniony;6) interesariusz - osobę lub podmiot posiadający interes prawny albo faktyczny w sprawach interoperacyjności;7) model architektury - formalny opis architektury systemu teleinformatycznego;8) model usługowy - model architektury, w którym dla użytkowników zdefiniowano stanowiące odrębną całość funkcje systemu teleinformatycznego (usługi sieciowe) oraz opisano sposób korzystania z tych funkcji, inaczej system zorientowany na usługi (Service Oriented Architecture - SOA);9) niezaprzeczalność - w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. Nr 93, poz. 546);10) obiekt - przedmiot opisu w rejestrze publicznym;

109

11) obiekt przestrzenny - w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o  nfrastrukturze informacji przestrzennej (Dz. U. Nr 76, poz. 489);12) podatność systemu teleinformatycznego - właściwość systemu teleinformatycznego, która może być wykorzystana przez co najmniej jedno zagrożenie;13) podmiot - osobę prawną, jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub organ administracji publicznej;14) poufność - właściwość zapewniającą, że informacja nie jest udostępniana lub wyjawiana nieupoważnionym osobom fizycznym;15) polityka bezpieczeństwa informacji - zestaw efektywnych, udokumentowanych zasad i  procedur bezpieczeństwa wraz z ich planem wdrożenia i egzekwowania;16) rekomendacja interoperacyjności - uzgodnienie przyjęte bez stanowiska sprzeciwu pomiędzy interesariuszami regulujące na poziomie organizacyjnym, semantycznym lub technologicznym dowolny aspekt interoperacyjności;17) repozytorium interoperacyjności - część zasobów ePUAP przeznaczoną do udostępniania informacji służących osiąganiu interoperacyjności;18) rozliczalność - w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i  dministracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników (Dz. U. Nr 93, poz. 545);19) usługa sieciowa - właściwość systemu teleinformatycznego polegającą na powtarzalnym wykonywaniu przez ten system z góry określonych funkcji po otrzymaniu, za pomocą sieci teleinformatycznej, danych uporządkowanych w określonej strukturze;20) ustawa - ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;21) wzór dokumentu elektronicznego - wzór, o którym mowa w art. 19b ustawy;22) zagrożenie systemu teleinformatycznego - potencjalną przyczynę niepożądanego zdarzenia, która może wywołać szkodę w systemie teleinformatycznym.

Rozdział IIKrajowe Ramy Interoperacyjności

§ 3. 1. Krajowe Ramy Interoperacyjności określają:1) sposoby postępowania podmiotu realizującego zadania publiczne w zakresie doboru środków, metod i standardów wykorzystywanych do ustanowienia, wdrożenia, eksploatacji, monitorowania, przeglądu, utrzymania i udoskonalania systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do realizacji zadań tego podmiotu oraz procedur organizacyjnych, mające na celu:

a) zapewnienie obywatelom oraz przedsiębiorcom dostępności usług świadczonych przez podmioty realizujące zadania publiczne w postaci elektronicznej,

b)zwiększenie efektywności usług świadczonych przez administrację publiczną,c) zapewnienie obywatelom i przedsiębiorcom zmniejszenia obciążeń

związanych z  ealizacją uprawnień i obowiązków przewidzianych w przepisach odrębnych,

d)zapewnienie podmiotom publicznym redukcji kosztów funkcjonowania,e) zapewnienie racjonalnego gospodarowania funduszami publicznymi,f) zapewnienie swobody gospodarczej i równego dostępu do rynku

informatycznego w  akresie usług i dostaw podczas udzielania zamówień

110

publicznych dla wszystkich jego uczestników,g)efektywną realizację drogą elektroniczną ponadgranicznych usług

administracji publicznej;2) sposoby postępowania podmiotu realizującego zadania publiczne w zakresie przejrzystego wyboru norm, standardów i rekomendacji w zakresie interoperacyjności semantycznej, organizacyjnej oraz technologicznej, z zapewnieniem zasady neutralności technologicznej.

2. Na Krajowe Ramy Interoperacyjności składają się:1) sposoby osiągania interoperacyjności;2) architektura systemów teleinformatycznych podmiotów realizujących zadania publiczne;3) repozytorium interoperacyjności na ePUAP.

§ 4. 1. Interoperacyjność osiąga się przez:1) ujednolicenie, rozumiane jako zastosowanie kompatybilnych norm, standardów i procedur przez różne podmioty realizujące zadania publiczne, lub2) wymienność, rozumianą jako możliwość zastąpienia produktu, procesu lub usługi bez jednoczesnego zakłócenia wymiany informacji pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne lub pomiędzy tymi podmiotami a ich klientami, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych współpracujących systemów, lub3) zgodność, rozumianą jako przydatność produktów, procesów lub usług przeznaczonych do wspólnego użytkowania, pod specyficznymi warunkami zapewniającymi spełnienie istotnych wymagań i przy braku niepożądanych oddziaływań.

2. Zastosowanie reguł określonych w ust. 1 zależne jest od okoliczności wynikających z  zacowania ryzyka oraz z właściwości projektowanego systemu teleinformatycznego, jego zasięgu oraz dostępnych rozwiązań na rynku dostaw i usług w zakresie informatyki.

3. Zastosowany przez podmiot realizujący zadania publiczne sposób osiągnięcia interoperacyjności nie może naruszać zasady neutralności technologicznej.

§ 5. 1. Podmioty realizujące zadania publiczne stosują rozwiązania z zakresu interoperacyjności na poziomie organizacyjnym, semantycznym i technologicznym.

2. Interoperacyjność na poziomie organizacyjnym osiągana jest przez:1) informowanie przez podmioty realizujące zadania publiczne, w sposób umożliwiający skuteczne zapoznanie się, o sposobie dostępu oraz zakresie użytkowym serwisów dla usług realizowanych przez te podmioty;2) wskazanie przez ministra właściwego do spraw informatyzacji miejsca przeznaczonego do publikacji informacji, o których mowa w pkt 1;3) standaryzację i ujednolicenie procedur z uwzględnieniem konieczności zapewnienia poprawnej współpracy podmiotów realizujących zadania publiczne;4) publikowanie i uaktualnianie w Biuletynie Informacji Publicznej przez podmiot realizujący zadania publiczne opisów procedur obowiązujących przy załatwianiu spraw z zakresu jego właściwości drogą elektroniczną.

3. Interoperacyjność na poziomie semantycznym osiągana jest przez:1) stosowanie struktur danych i znaczenia danych zawartych w tych strukturach, określonych w niniejszym rozporządzeniu;2) stosowanie struktur danych i znaczenia danych zawartych w tych strukturach publikowanych w repozytorium interoperacyjności na podstawie przepisów § 8 ust. 3 oraz § 10 ust. 5, 6, 11 i 12;

111

3) stosowanie w rejestrach prowadzonych przez podmioty publiczne odwołań do rejestrów zawierających dane referencyjne w zakresie niezbędnym do realizacji zadań.

4. Interoperacyjność na poziomie technologicznym osiągana jest przez:1) stosowanie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, określonych w rozdziale IV;2) stosowanie regulacji zawartych w przepisach odrębnych, a w przypadku ich braku uwzględnienia postanowień odpowiednich Polskich Norm, norm międzynarodowych lub standardów uznanych w drodze dobrej praktyki przez organizacje międzynarodowe.

§ 6. W repozytorium interoperacyjności, oprócz struktur danych, o których mowa w § 8 ust. 3 oraz w § 10 ust. 5, 6, 11 i 12, publikuje się także rekomendacje interoperacyjności stanowiące dobre praktyki ułatwiające osiągnięcie interoperacyjności na każdym z poziomów, o których mowa w § 5.

§ 7. 1. Informacje publikowane w repozytorium interoperacyjności oznaczone są w  zczególności:1) nazwą;2) opisem;3) wersją;4) datą i czasem publikacji;5) statusem obowiązywania;6) identyfikatorem pozwalającym na identyfikację osoby publikującej.

2. Opublikowana informacja nie może być modyfikowana lub usunięta z repozytorium.

§ 8. 1. Dla systemów teleinformatycznych służących do realizacji zadań publicznych stosuje się rozwiązania oparte na modelu usługowym.

2. Do opisu protokołów i struktur wymiany danych usługi sieciowej wykorzystuje się Web Services Description Language (WSDL).

3. Organ podmiotu udostępniającego usługę sieciową, w celu zapewnienia poprawnej współpracy systemów teleinformatycznych, przekazuje opis, o którym mowa w ust. 2, do repozytorium interoperacyjności.

4. W przypadkach uzasadnionych specyfiką podmiotu publicznego lub świadczonych przez niego usług dopuszcza się inny model architektury.

§ 9. Minister właściwy do spraw informatyzacji zapewnia:1) realizację publicznej dyskusji nad rekomendacjami interoperacyjności z zachowaniem zasady neutralności technologicznej oraz zgodności z normami zatwierdzonymi przez krajową jednostkę normalizacyjną lub normami albo standardami rekomendowanymi lub ustalanymi jako obowiązujące przez organy Unii Europejskiej, prowadzonej w sposób, który zapewni każdemu interesariuszowi możliwość realnego wpływu na opracowanie rekomendacji;2) prowadzenie repozytorium interoperacyjności.

Rozdział IIIMinimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w

postaci elektronicznej§ 10. 1. W rejestrach publicznych wyróżnia się w szczególności następujące

typy obiektów:1) osobę fizyczną;2) podmiot;3) obiekt przestrzenny.

112

2. Dla każdego obiektu, o którym mowa w ust. 1, w obrębie danego typu, nadaje się unikatowy identyfikator.

3. Strukturę identyfikatorów typów obiektów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, a także pkt 3 w zakresie dotyczącym punktu adresowego i działki ewidencyjnej, z zastrzeżeniem ust. 9 i 10, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

4. Przepis, o którym mowa w ust. 2 w związku z ust. 1 pkt 3 nie wyłącza stosowania przepisów wydanych:1) w wykonaniu dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2007/2/WE z dnia 14 marca 2007 r. ustanawiającej infrastrukturę informacji przestrzennej we Wspólnocie Europejskiej (INSPIRE) (Dz. Urz. WE L 108 z 25.04.2007, str. 1, z późn. zm.) w zakresie interoperacyjności zbiorów i usług danych przestrzennych;2) na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 6-10 i ust. 1a, art. 24b ust. 4, art. 26 ust. 2 oraz art. 47b ust. 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287).

5. Minister właściwy do spraw informatyzacji publikuje w repozytorium interoperacyjności na ePUAP schemat XML struktury danych cech informacyjnych obiektów, o których mowa w  st. 1.

6. Podmioty realizujące zadania publiczne z wykorzystaniem wymiany informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą pism w formie dokumentów elektronicznych sporządzonych według wzorów elektronicznych, w których mają zastosowanie obiekty, o których mowa w ust. 1, stosują strukturę danych cech informacyjnych tych obiektów zgodną ze strukturą publikowaną przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w postaci schematów XML w repozytorium interoperacyjności na podstawie wniosków organu prowadzącego rejestr referencyjny właściwy dla danego typu obiektu.

7. W strukturze, o której mowa w ust. 6, należy zawrzeć w szczególności nazwy i zakresy danych cech informacyjnych obiektów.

8. Jeżeli z przepisów prawa wynika, że stosuje się podzbiór cech informacyjnych obiektu, o  tórym mowa w ust. 1, to zachowuje się typy i zakresy danych określone w schemacie, o  tórym mowa w ust. 6.

9. Jeśli podmiot publiczny prowadzi rejestr publiczny obejmujący typ obiektu, jakim są osoby fizyczne nieposiadające numeru PESEL, identyfikacja takiej osoby odbywa się według cechy informacyjnej właściwej dla danego rejestru.

10. Jeśli podmiot publiczny prowadzi rejestr publiczny obejmujący typ obiektu, jakim są podmioty nieposiadające nadanego numeru identyfikacyjnego REGON, identyfikacja takiego podmiotu odbywa się według cechy informacyjnej właściwej dla danego rejestru.

11. Struktury danych dodatkowych cech informacyjnych, o których mowa w ust. 9 i 10, podlegają zgłoszeniu do repozytorium interoperacyjności.

12. Organ władzy publicznej, prowadzący rejestr publiczny zawierający obiekty inne niż wymienione w ust. 1, wnioskuje do ministra właściwego do spraw informatyzacji o  publikowanie w repozytorium interoperacyjności, prowadzonym w ramach ePUAP, schematu XML struktur danych cech informacyjnych tych obiektów.

§ 11. 1. Podmiot publiczny prowadzący rejestr publiczny, wydając informacje z tego rejestru w drodze wymiany, jest obowiązany zapewnić rozliczalność takiej operacji.

2. Podmiot otrzymujący informacje z rejestru publicznego w drodze wymiany jest obowiązany do jej ochrony na poziomie nie mniejszym niż ten, który ma zastosowanie w tym rejestrze.

113

§ 12. Określając funkcjonalność rejestrów publicznych oraz systemów teleinformatycznych, uwzględnia się potrzebę zapewnienia podmiotom uprawnionym realizacji zadań wynikających z odrębnych przepisów.

§ 13. 1. Wymiana danych dokonywana pomiędzy rejestrami publicznymi obejmuje jedynie informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania tych rejestrów.

2. Wymiana danych odbywa się przez bezpośrednie odwołanie się do danych referencyjnych przez rejestr inicjujący wymianę.

3. Jeśli wymiana danych w trybie, o którym mowa w ust. 2, jest niemożliwa lub znacznie utrudniona, dopuszcza się wymianę danych w innym trybie, w tym przez kopiowanie danych przez rejestr inicjujący wymianę.

§ 14. W trakcie tworzenia lub modernizacji rejestrów publicznych oraz systemów teleinformatycznych uwzględnia się potrzebę zapewnienia bezpłatnego dostępu oraz publikacji w repozytorium interoperacyjności opisów usług, schematów XML oraz innych wzorów.

Rozdział IVMinimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych

§ 15. 1. Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne projektuje się, wdraża oraz eksploatuje z uwzględnieniem ich funkcjonalności, niezawodności, używalności, wydajności, przenoszalności i pielęgnowalności, przy zastosowaniu norm oraz uznanych w obrocie profesjonalnym standardów i metodyk.

2. Zarządzanie usługami realizowanymi przez systemy teleinformatyczne ma na celu dostarczanie tych usług na deklarowanym poziomie dostępności i odbywa się w oparciu o  dokumentowane procedury.

3. Wymagania określone w ust. 1 i 2 uznaje się za spełnione, jeśli projektowanie, wdrażanie, eksploatowanie, monitorowanie, przeglądanie, utrzymanie i udoskonalanie zarządzania usługą podmiotu realizującego zadanie publiczne odbywają się z uwzględnieniem Polskich Norm: PN-ISO/IEC 20000-1 i PN-ISO/IEC 20000-2.

§ 16. 1. Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne wyposaża się w składniki sprzętowe lub oprogramowanie umożliwiające wymianę danych z  nnymi systemami teleinformatycznymi za pomocą protokołów komunikacyjnych i  zyfrujących określonych w obowiązujących przepisach, normach, standardach lub rekomendacjach ustanowionych przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną Unii Europejskiej.

2. W przypadku gdy w danej sprawie brak jest przepisów, norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:1) Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci Request For Comments (RFC),2) World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C Recommendation (REC)- adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz bieżącego stanu technologii informatycznych.

3. Informację o dostępności opisów standardów, o których mowa w ust. 2, minister właściwy do spraw informatyzacji publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 17. 1. Kodowanie znaków w dokumentach wysyłanych z systemów

114

teleinformatycznych podmiotów realizujących zadania publiczne lub odbieranych przez takie systemy, także w  dniesieniu do informacji wymienianej przez te systemy z innymi systemami na drodze teletransmisji, o ile wymiana ta ma charakter wymiany znaków, odbywa się według standardu Unicode UTF-8 określonego przez normę ISO/IEC 10646 wraz ze zmianami lub normę ją zastępującą.

2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się kodowanie znaków według standardu Unicode UTF-16 określonego przez normę, o której mowa w ust. 1.

3. Zastosowanie kodowania, o którym mowa w ust. 2, nie może negatywnie wpływać na współpracę z systemami teleinformatycznymi używającymi kodowania określonego w ust. 1.

§ 18. 1. Systemy teleinformatyczne podmiotów realizujących zadania publiczne udostępniają zasoby informacyjne co najmniej w jednym z formatów danych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

2. Jeżeli z przepisów szczegółowych albo opublikowanych w repozytorium interoperacyjności schematów XML lub innych wzorów nie wynika inaczej, podmioty realizujące zadania publiczne umożliwiają przyjmowanie dokumentów elektronicznych służących do załatwiania spraw należących do zakresu ich działania w formatach danych określonych w załącznikach nr 2 i 3 do rozporządzenia.

§ 19. W systemie teleinformatycznym podmiotu realizującego zadania publiczne służące prezentacji zasobów informacji należy zapewnić spełnienie przez ten system wymagań Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0), z uwzględnieniem poziomu AA, określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 20. 1. Podmiot realizujący zadania publiczne opracowuje i ustanawia, wdraża i  ksploatuje, monitoruje i przegląda oraz utrzymuje i doskonali system zarządzania bezpieczeństwem informacji zapewniający poufność, dostępność i integralność informacji z  względnieniem takich atrybutów, jak autentyczność, rozliczalność, niezaprzeczalność i  iezawodność.

2. Zarządzanie bezpieczeństwem informacji realizowane jest w szczególności przez zapewnienie przez kierownictwo podmiotu publicznego warunków umożliwiających realizację i egzekwowanie następujących działań:1) zapewnienia aktualizacji regulacji wewnętrznych w zakresie dotyczącym zmieniającego się otoczenia;2) utrzymywania aktualności inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania służącego do przetwarzania informacji obejmującej ich rodzaj i konfigurację;3) przeprowadzania okresowych analiz ryzyka utraty integralności, dostępności lub poufności informacji oraz podejmowania działań minimalizujących to ryzyko, stosownie do wyników przeprowadzonej analizy;4) podejmowania działań zapewniających, że osoby zaangażowane w proces przetwarzania informacji posiadają stosowne uprawnienia i uczestniczą w tym procesie w stopniu adekwatnym do realizowanych przez nie zadań oraz obowiązków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji;5) bezzwłocznej zmiany uprawnień, w przypadku zmiany zadań osób, o których mowa w pkt 4;6) zapewnienia szkolenia osób zaangażowanych w proces przetwarzania informacji ze szczególnym uwzględnieniem takich zagadnień, jak:

a) zagrożenia bezpieczeństwa informacji,b)skutki naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji, w tym odpowiedzialność

prawna,

115

c) stosowanie środków zapewniających bezpieczeństwo informacji, w tym urządzenia i  programowanie minimalizujące ryzyko błędów ludzkich;

7) zapewnienia ochrony przetwarzanych informacji przed ich kradzieżą, nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami, przez:

a) monitorowanie dostępu do informacji,b)czynności zmierzające do wykrycia nieautoryzowanych działań związanych

z przetwarzaniem informacji,c) zapewnienie środków uniemożliwiających nieautoryzowany dostęp na

poziomie systemów operacyjnych, usług sieciowych i aplikacji;8) ustanowienia podstawowych zasad gwarantujących bezpieczną pracę przy przetwarzaniu mobilnym i pracy na odległość;9) zabezpieczenia informacji w sposób uniemożliwiający nieuprawnionemu jej ujawnienie, modyfikacje, usunięcie lub zniszczenie;10) zawierania w umowach serwisowych podpisanych ze stronami trzecimi zapisów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji;11) ustalenia zasad postępowania z informacjami, zapewniających minimalizację wystąpienia ryzyka kradzieży informacji i środków przetwarzania informacji, w tym urządzeń mobilnych;12) zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w systemach teleinformatycznych, polegającego w szczególności na:

a) dbałości o aktualizację oprogramowania,b)minimalizowaniu ryzyka utraty informacji w wyniku awarii,c) ochronie przed błędami, utratą, nieuprawnioną modyfikacją,d)stosowaniu mechanizmów kryptograficznych w sposób adekwatny do

zagrożeń lub wymogów przepisu prawa,e) zapewnieniu bezpieczeństwa plików systemowych,f) redukcji ryzyk wynikających z wykorzystania opublikowanych podatności

technicznych systemów teleinformatycznych,g)niezwłocznym podejmowaniu działań po dostrzeżeniu nieujawnionych

podatności systemów teleinformatycznych na możliwość naruszenia bezpieczeństwa,

h)kontroli zgodności systemów teleinformatycznych z odpowiednimi normami i politykami bezpieczeństwa;

13) bezzwłocznego zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji w określony i   góry ustalony sposób, umożliwiający szybkie podjęcie działań korygujących;14) zapewnienia okresowego audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji, nie rzadziej niż raz na rok.

3. Wymagania określone w ust. 1 i 2 uznaje się za spełnione, jeżeli system zarządzania bezpieczeństwem informacji został opracowany na podstawie Polskiej Normy PN-ISO/IEC 27001, a ustanawianie zabezpieczeń, zarządzanie ryzykiem oraz audytowanie odbywa się na podstawie Polskich Norm związanych z tą normą, w tym:1) PN-ISO/IEC 17799 - w odniesieniu do ustanawiania zabezpieczeń;2) PN-ISO/IEC 27005 - w odniesieniu do zarządzania ryzykiem;3) PN-ISO/IEC 24762 - w odniesieniu do odtwarzania techniki informatycznej po katastrofie w ramach zarządzania ciągłością działania.

4. Niezależnie od zapewnienia działań, o których mowa w ust. 2, w przypadkach uzasadnionych analizą ryzyka w systemach teleinformatycznych podmiotów realizujących zadania publiczne należy ustanowić dodatkowe

116

zabezpieczenia.§ 21. 1. Rozliczalność w systemach teleinformatycznych podlega

wiarygodnemu dokumentowaniu w postaci elektronicznych zapisów w dziennikach systemów (logach).

2. W dziennikach systemów odnotowuje się obligatoryjnie działania użytkowników lub obiektów systemowych polegające na dostępie do:1) systemu z uprawnieniami administracyjnymi;2) konfiguracji systemu, w tym konfiguracji zabezpieczeń;3) przetwarzanych w systemach danych podlegających prawnej ochronie w zakresie wymaganym przepisami prawa.

3. Poza informacjami wymienionymi w ust. 2 mogą być odnotowywane działania użytkowników lub obiektów systemowych, a także inne zdarzenia związane z eksploatacją systemu w postaci:1) działań użytkowników nieposiadających uprawnień administracyjnych,2) zdarzeń systemowych nieposiadających krytycznego znaczenia dla funkcjonowania systemu,3) zdarzeń i parametrów środowiska, w którym eksploatowany jest system teleinformatyczny - w zakresie wynikającym z analizy ryzyka.

4. Informacje w dziennikach systemów przechowywane są od dnia ich zapisu, przez okres wskazany w przepisach odrębnych, a w przypadku braku przepisów odrębnych przez dwa lata.

5. Zapisy dzienników systemów mogą być składowane na zewnętrznych informatycznych nośnikach danych w warunkach zapewniających bezpieczeństwo informacji. W uzasadnionych przypadkach dzienniki systemów mogą być prowadzone na nośniku papierowym.

Rozdział VPrzepisy przejściowe i końcowe

§ 22. Systemy teleinformatyczne podmiotów realizujących zadania publiczne funkcjonujące w dniu wejścia w życie rozporządzenia należy dostosować do wymagań określonych w § 19, nie później niż w terminie 3 lat od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

§ 23. Systemy teleinformatyczne podmiotów realizujących zadania publiczne funkcjonujące w dniu wejścia w życie rozporządzenia na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów należy dostosować do wymagań, o których mowa w rozdziale IV rozporządzenia, nie później niż w dniu ich pierwszej istotnej modernizacji przypadającej po wejściu w życie rozporządzenia.

§ 24. Do dnia wejścia w życie przepisów ustanawiających Ewidencję Miejscowości, Ulic i dresów, rejestrem publicznym wykorzystywanym przy tworzeniu schematu struktury danych punktu adresowego, z wyjątkiem danych, które stanowią współrzędne x, y, jest krajowy rejestr urzędowy podziału terytorialnego kraju, o którym mowa w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439, z późn. zm.3)).

§ 25. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.4)

117

ZAŁĄCZNIKIZAŁĄCZNIK Nr 1

IDENTYFIKATORY OBIEKTÓW WYSTĘPUJĄCYCH W ARCIIITEKTURZE REJESTRÓW PUBLICZNYCH

Lp.

Nazwa obiekt Identyfikator obiektu Definicja identyfikatora

obiektu

Pełna nazwa rejestru publicznego

zawierającego dane referencyjne opisujące

obiekt

Akt prawny stanowiący podstawę

prawną funkcjonowania

rejestru, o którym mowa w kolumnie 6

Wyrażenie regularne

Długość pola

Typ i zakres danej

1 2 3 4 5 6 7 81 Osoba fizyczna

posiadająca nadany numer PESEL

Numer PESEL 11 Pole znakowe, znaki z zakresu

0.9

Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności

Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o

ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr

139, poz. 993, z późn. zm.)

2 Podmiot Numer identyfikacyjny REGON

14 Pole znakowe, znaki z zakresu

0.9

Rejestr publiczny właściwy dla rodzaju podmiotu. W przypadku podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym rejestrem właściwym jest Krajowy Rejestr Sądowy

Ustawa właściwa dla rodzaju podmiotu

|

3 Obiekt przestrzenn

y

Punkt adresowy

Identyfikator punktu

adresowego

Przestrzeń nazw

(namespace)*)

do 26 Pole znakowe, znaki z zakresu

A .. Z, a .. z, 0 .. 9, ,.,

Ewidencja Miejscowości, Ulic i Adresów

Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo

geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz.

1287)

PL[A-Za-z]1,6,6[A-Za-

z0-9]1,8[A-Za-z0-9]8- [A-Za-z0-9]4- [A-Za-z0-9]4- [A-Za-z0-9]4-

[A-Za-z0-9]12)-::[+

]:

118

Identyfikator lokalny (localld)

do 38 Pole znakowe, znaki z zakresu

A .. Z, a .. z, 0 .. 9,

_,.,-

Identyfikator wersji

(versionld)

do 25 Pole znakowe, znaki z

zakresu T, 0 .. 9, +,

-,:

Działka ewidency

jna

dentyfikator działki

ewidencyjnej

Przestrzeń nazw

(namespace) *)

do 26 Pole znakowe, znaki z zakresu

A .. Z, a .. z, 0 .. 9, ,.,

Ewidencja Gruntów i Budynków

PL[A-Za-z]1,6,6[A-Za-

z0-9]1,8[A-Za-z0-9]8- [A-Za-z0-9]4- [A-Za-z0-9]4- [A-Za-z0-9]4-

[A-Za-z0-9]12

-::[+]: Identyfikat

or lokalny (localld)

do 38 Pole znakowe, znaki z zakresu

A .. Z, a .. z, 0 .. 9,

_,.,-

dentyfikator wersji

(versionld)

do 25 Pole znakowe, znaki z

zakresu T, 0 .. 9, +,

-,:

*) Przestrzeń nazw składa się z dwóch części oddzielonych kropką:a) część pierwsza - identyfikator zbioru danych przestrzennych nadany zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 13 ust. 5 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o infrastrukturze informacji przestrzennej (Dz. U. Nr 76, poz. 489),

119

b) część druga - literowe oznaczenie zasobu informacji przestrzennej, do której należą obiekty, np.: EGiB - dla działki ewidencyjnej, EMUiA - dla punktu adresowego.

120

ZAŁĄCZNIK Nr 2FORMATY DANYCH ORAZ STANDARDY ZAPEWNIAJĄCE DOSTĘP DO

ZASOBÓW INFORMACJI UDOSTĘPNIANYCH ZA POMOCĄ SYSTEMÓW TELEINFORMATYCZNYCH UŻYWANYCH DO REALIZACJI ZADAŃ

PUBLICZNYCH

Lp. Format danych,

rozszerzenie nazwy pliku lub skrócona

nazwa standardu

Oryginalna pełna nazwa standardu

Opis standardu Organizacja

określająca format, normę lub standard

Oznaczenie lub nazwa

normy albo dokumentu

zawierającego specyfikację

techniczną wskazanego

formatu1 2 3 4 5 6A W celu wymiany zasobów informacyjnych przez podmioty realizujące zadania

publiczne stosuje się:1. Do danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub

multimedialne stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:1.1 .txt Dokumenty w postaci

czystego (niesformatowanego) zbioru znaków zapisanych w standardzie Unicode UTF-8 jako pliki typu .txt

ISO/IEC ISO/IEC 10646

1.2 .rtf Rich Text Format Specification

Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu .rtf

Microsoft Corp.

Wewnętrzny standard Microsoft

Corp.1.3 .pdf Portable

Document Format

Dokumenty tekstowo - graficzne jako pliki typu .pdf

ISO/IEC ISO/IEC 32000-1

1.4 .xps XML Paper Specification

Dokumenty tekstowo - graficzne jako pliki typu .xps

Microsoft Corp., Ecma

International

ECMA-388

1.5 .odt Open Document Format for Office Application

Dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu .odt

ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.6 .ods Open Document Format for Office Application

Dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego jako pliki typu .ods

ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.7 .odp Open Document Format for Office Application

Dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych jako pliki typu .odp

ISO/IEC ISO/IEC 26300

1.8 .doc Microsoft Dokumenty w postaci Microsoft Wewnętrzny

121

Office Word sformatowanego tekstu jako pliki typu .doc

Corp. standard Microsoft

Corp.1.9 .xls Microsoft

Office Excel Dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego

Microsoft Corp.

Wewnętrzny standard Microsoft

Corp.1.10

.ppt Microsoft Office PowerPoint

Dokumenty w postaci prezentacji multimedialnych jako pliki typu .ppt

Microsoft Corp.

Wewnętrzny standard Microsoft

Corp.1.11

.docx.xlsx.pptx

Office Open XML File Formats

Otwarta specyfikacja techniczna aplikacji biurowych

ISO/IEC ISO/IEC 29500

1.12

.csv Comma Separated Values

Wartości rozdzielone przecinkiem

IETF RFC 4180

2. Do danych zawierających informację graficzną stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:

2.1 .jpg (.jpeg) Digital compression and coding of continuous-tone still images

Plik typu .jpg (Joint Photographic Experts Group)

ISO/IEC ISO/IEC 10918-1 ISO/IEC 10918-2 ISO/IEC 10918-3 ISO/IEC 10918-4

2.2 .tif (.tiff) Tagged Image File Format

Plik typu .tif ISO ISO 12234-2, ISO 12639

2.3 .geotiff Geographic Tagged Image File Format

Plik typu .geotiff NASA Jet Propulsion Laboratory

GeoTIFF Revision 1.0

2.4 .png Portable Network Graphics

Plik typu .png ISO/IEC ISO/IEC 15948

2.5 .svg Scalable Vector Graphics (SVG) 1.1 Specification

Plik grafiki wektorowej W3C -

3. Do danych zawierających informację dźwiękową lub filmową stosuje się odpowiednio co najmniej jeden z następujących formatów danych:

3.1 .wav wave form audio format

Plik audio - -

3.2 .mp3 MP3 File Format

Plik audio ISO/IEC ISO/IEC 11172-3 ISO/IEC 13818-3

3.3 .avi Audio Video Interleave

Niekompresowany plik audio/wideo

IBM Corporatio

n /Microsoft Corporatio

n

122

3.4 .mpg.mpeg

MPEG-2 video Encoding

Plik wizualny z dźwiękiem lub bez

ISO/IEC ISO/IEC 13818

3.5 .mp4.m4a

mpeg4

MPEG-4 Visual Coding

Plik wizualny z dźwiękiem lub bez

ISO/IEC ISO/IEC 14496

3.6 .ogg Ogg Vorbis Audio Format

Plik audio Xiph.Org Foundation

-

3.7 .ogv Theora Video Format

Plik audiowizualny z dźwiękiem lub bez

Xiph.Org Foundation

-

4. Do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:

4.1 .zip ZIP file format Format kompresji plików PKWAREInc.

.ZIP File Format

Specification Version: 6.3.2

4.2 .tar Tape Archiver Format archiwizacji plików (używany zwykle wraz z .gz)

FSF -

4.3 .gz (.gzip) GZIP file format

Format kompresji plików IETF RFC 1952

4.4 .7Z 7-Zip file format

Format kompresji plików Igor Pavlov

-

5. Do tworzenia stron WWW stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:

5.1 .html Hypertext Markup Language

Standard języka znaczników formatujących strony WWW HTML 4.01

ISO/IEC ISO/IEC 154451)

5.2 .xhtml Extensible Hypertext Markup Language

Standard języka znaczników formatujących strony WWW

W3C -

5.3 .html XHTML Basic 1.1 - Second Edition

Standard języka znaczników formatujących strony WWW wykorzystywany w zakresie prezentacji informacji w komputerach kieszonkowych (PDA) XHTML basic

W3C -

5.4 .css Cascading Style Sheets

Kaskadowy Arkusz Stylu W3C -

B. Do określenia struktury i wizualizacji dokumentu elektronicznego stosuje się następujące formaty danych:

1. Do definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań między nimi stosuje się następujące formaty

danych:1.1 .xml Extensible

Markup Language

Standard uniwersalnego formatu tekstowego służącego do zapisu danych w postaci elektronicznej

W3C -

1.2 .xsd Extensible Markup Language

Standard opisu definicji struktury dokumentów zapisanych w formacie XML

W3C -

1.3 .gml Geography Język Znaczników OGC -

123

Markup Language

Geograficznych

1.4 .rng REgular LAnguage for XML Next Generation

Język schematów do języka XML

ISO/IEC ISO/IEC 19757-2

2. Do przetwarzania dokumentów zapisanych w formacie XML stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych:

2.1 .xsl Extensible Stylesheet Language

Rozszerzalny Język Arkuszy Stylów

W3C -

2.2 .xslt Extensible Stylesheet Language Transformation

Przekształcenia Rozszerzalnego Języka Arkuszy Stylów

W3C -

3. Do elektronicznego podpisywania, weryfikacji podpisu i szyfrowania dokumentów elektronicznych stosuje się:

3.1 TSL2) Trusted Service Status List

Zaufana lista nadzorowanych lub akredytowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne

ETSI ETSI TS 102 231

3.2 XMLsig XML-Signature Syntax and Processing

Podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML

W3C -

3.3 XAdES3) XML Advanced Electronic Signatures

Podpis elektroniczny dokumentów w formacie XML

ETSI ETSI TS 101 903

3.4 PAdES3) PDF Advanced Electronic Signatures

Podpis elektroniczny dokumentów w formacie PDF

ETSI ETSI TS 102 778

3.5 CAdES3) CMS Advanced Electronic Signatures

Podpis elektroniczny dokumentów w formacie CMS

ETSI ETSI TS 101 733

3.6 XMLenc XML Encryption Syntax and Processing

Szyfrowanie dokumentów elektronicznych w formacie XML

W3C -

Objaśnienia skrótów nazw organizacji z kol. 5:FSF - Free Software FoundationIETF - Internet Engineering Task ForceISO - International Standardization OrganizationOASIS - Organization for the Advancement of Structured Information StandardsOGC - Open Geospatial Consortium Inc.OMA - Open Mobile AllianceW3C - World Wide Web ConsortiumETSI - European Telecommunications Standards Institute______

124

1) Dopuszcza się stosowanie standardu W3C2) Wykorzystanie list TSL w systemach administracji publicznej następuje w oparciu o najnowszą wersję standardu ETSI TS 102 231 oraz europejski system list TSL w zgodzie z decyzją Komisji 2009/767/WE z dnia 16 października 2009 r. ustanawiające środki, ułatwiające korzystanie z procedur realizowanych drogą elektroniczną poprzez "pojedyncze punkty kontaktowe" zgodnie z dyrektywą 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącą usług na rynku wewnętrznym (Dz. U. UE L 274 z 20.10.2009, str. 36, z późn. zm.).3) Stosowane zgodnie z Decyzją Komisji 2011/130/UE z dnia 25 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia minimalnych wymagań dotyczących transgranicznego przetwarzania dokumentów podpisanych elektronicznie przez właściwe organy zgodnie z dyrektywą 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącą usług na rynku wewnętrznym (Dz. U. UE L 53 z 25.02.2011, str. 66).

ZAŁĄCZNIK Nr 3FORMATY DANYCH OBSŁUGIWANE PRZEZ PODMIOT REALIZUJĄCY

ZADANIE PUBLICZNE W TRYBIE ODCZYTU

Lp. Rozszerzenie nazwy

pliku

Oryginalna pełna nazwa

formatu

Opis formatu Organizacja

określająca normę lub standard

Nazwa normy, standardu lub

dokumentu normalizacyjnego

albo standaryzacyjnego

1 2 3 4 5 61. .dwg - Plik binarny

programu AutoCAD z grafiką wektorową

Autodesk Wewnętrzny format Autodesk

2. .dwf - Skompresowany plik programu AutoCAD

Autodesk Wewnętrzny format Autodesk

3. .dxf - Plik programu AutoCAD kodowany

znakami ASCII

Autodesk Wewnętrzny format Autodesk

4. .dgn - Pliki programu MicroStation z

grafiką wektorową

Bentley Systems

Wewnętrzny format Bentley Systems

5. .jp2 Joint Photographi

c Experts Group 2000

Format graficzny JPEG2000

ISO/IEC ISO/IEC 15444-1

ZAŁĄCZNIK Nr 4WYMAGANIA Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) DLA

SYSTEMÓW TELEINFORMATYCZNYCH W ZAKRESIE DOSTĘPNOŚCI DLA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH

125

W systemie teleinformatycznym podmiotu służącym do realizacji zadania publicznego należy zapewnić spełnienie następujących wymagań:

Lp. Zasada Wymaganie Pozycja w WCGA 2.0

Poziom

1. Zasada 1 - Postrzeganie Wymaganie 1.1 1.1.1 A2. Wymaganie 1.2 1.2.1 A3. 1.2.2 4. 1.2.3 5. Wymaganie 1.3 1.3.1 A6. 1.3.2 7. 1.3.3 8. Wymaganie 1.4 1.4.1 A9. 1.4.2 10. 1.4.3 AA11. 1.4.4 12. 1.4.5 13. Zasada 2 - Funkcjonalność Wymaganie 2.1 2.1.1 A14. 2.1.2 15. Wymaganie 2.2 2.2.1 A16. 2.2.2 17. Wymaganie 2.3 2.3.1 A18. Wymaganie 2.4 2.4.1 A19. 2.4.2 20. 2.4.3 21. 2.4.4 22. 2.4.5 AA23. 2.4.6 24. 2.4.7 25. Zasada 3 - Zrozumiałość Wymaganie 3.1 3.1.1 A26. 3.1.2 AA27. Wymaganie 3.2 3.2.1 A28. 3.2.2 29. 3.2.3 AA30. 3.2.4 31. Wymaganie 3.3 3.3.1 A32. 3.3.2 33. 3.3.3 AA34. 3.3.4 35. Zasada 4 - Kompatybilność Wymaganie 4.1 4.1.1 A36. 4.1.2

126

127

ROZPORZĄDZENIEPREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 14 września 2011 r.w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych,

doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych

(Dz. U. z dnia 29 września 2011 r.)

Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1 Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa:1) warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w

tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej;2) formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez

adresatów;3) sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych;4) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki

bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów.§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) ePUAP - elektroniczną platformę usług administracji publicznej w rozumieniu art. 3 pkt 13 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

2) format danych - szczegółowo określony sposób zapisania informacji przeznaczonej do przechowywania w pliku komputerowym;

3) formularz elektroniczny - graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego;

4) identyfikator wzoru - identyfikator jednoznacznie wyróżniający wzór dokumentu elektronicznego spośród innych wzorów dokumentów elektronicznych znajdujących się w centralnym repozytorium, o którym mowa w art. 19b ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

5) kopia dokumentu elektronicznego - każde, niezależnie od sposobu utrwalenia, powielenie całości treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem;

6) minister - ministra właściwego do spraw informatyzacji;7) pismo - pismo w formie dokumentu elektronicznego;8) ustawa - ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności

podmiotów realizujących zadania publiczne;9) wizualizacja - prezentację treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej

dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. W szczególności wizualizacja może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku;

10) wzór nieelektroniczny - wzór określający wygląd dokumentu w postaci przeznaczonej do utrwalenia i podpisania na papierze, ustalający jego

128

zawartość i układ graficzny;11) zakres użytkowy dokumentu elektronicznego - wymaganą zawartość dokumentu

elektronicznego niezbędną do załatwienia określonego rodzaju spraw za pomocą tego dokumentu.

Rozdział 2 Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów

elektronicznych, sposób doręczania pism, reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej i formy poświadczania odbioru dokumentów

elektronicznych przez adresatów§ 3. 1. Podmioty publiczne informują na swoich stronach podmiotowych

Biuletynu Informacji Publicznej, zwanego dalej "BIP", o:1) udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym w formie

identyfikatora URI;2) maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami,

wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, nie mniejszym niż 5 megabajtów;

3) zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych tworzonych na podstawie wzorów umieszczonych przez te podmioty w centralnym repozytorium lub repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 5 ustawy, zwanym dalej "lokalnym repozytorium";

4) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać im doręczony dokument elektroniczny;

5) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru;

6) innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych.2. Elektroniczne skrzynki podawcze, których adresy zostały udostępnione w

BIP, umożliwiają bezpośrednie doręczanie dokumentów elektronicznych zgodnych ze wzorami, o których mowa w § 19 i 27 ust. 1, bez potrzeby korzystania z formularzy elektronicznych powiązanych z tymi skrzynkami.

3. Elektroniczna skrzynka podawcza może przed doręczeniem zapewniać sprawdzenie zgodności dokumentu elektronicznego z formalnymi warunkami przewidzianymi w przepisach prawa, na podstawie których został wydany odpowiedni wzór dokumentu elektronicznego. W przypadku stwierdzenia takich niezgodności nadawca otrzymuje informacje o występujących niezgodnościach.

§ 4. 1. Do całego procesu obsługi doręczeń organy administracji publicznej wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji zgodny z aktualną technologią stosowaną w Internecie, określoną przez normy, standardy lub rekomendacje ustanowione przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną Unii Europejskiej.

2. W przypadku gdy w danej sprawie brak jest norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:1) Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci Request For

Comments (RFC),2) World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C

Recommendation (REC)- adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz aktualnie stosowanych technologii informatycznych.

129

§ 5. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń zapewnia oznaczanie doręczonych dokumentów elektronicznych danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych w momencie ich złożenia i czas ich weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą systemu teleinformatycznego należy:1) wykorzystywać moduły kryptograficzne spełniające wymagania zaleceń CEN-

CWA 14167-2 lub nowsze, w celu:a) zapewnienia generowania i przechowywania materiału kryptograficznego

służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych,

b) ochrony przed nieuprawnionym dostępem,c) zabezpieczenia przed nieuprawnioną ingerencją przez zniszczenie materiału

kryptograficznego w przypadku wykrycia takiej ingerencji;2) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędowy koordynowany czas

UTC(PL) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania sygnałów czasu urzędowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548);

3) stosować techniki kryptograficzne zgodnie z udokumentowaną analizą ryzyka.§ 6. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń automatycznie

generuje informację wskazującą, że nie wpłynęło w terminie potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 46 § 4 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.2)) i w art. 152a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.3)), zwane dalej "poświadczeniem doręczenia".

§ 7. Urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy, zwane dalej "poświadczeniem przedłożenia", oraz potwierdzone i niepotwierdzone poświadczenia doręczeń organ administracji publicznej przechowuje przez co najmniej taki okres, przez jaki jest obowiązany przechowywać pisma, których dotyczą te poświadczenia.

§ 8. 1. Minister umożliwia podmiotom publicznym tworzenie elektronicznych skrzynek podawczych na ePUAP.

2. Utworzenie elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP oznacza upoważnienie ministra do obsługi doręczeń za pomocą ePUAP do pomiotów, o których mowa w ust. 1, i doręczeń realizowanych przez te podmioty.

3. Doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP elektroniczną skrzynkę podawczą. Za pomocą ePUAP możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi publicznemu dokumentów elektronicznych do jego systemu teleinformatycznego.

§ 9. 1. Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

2. W przypadku gdy:1) w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,2) w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma

przeznaczony do załatwiania danej sprawy - inny niż ogólny, o którym mowa w § 19 - przesyłki złożone w sposób, o którym mowa w ust. 1, uważa się za

130

wniesione nieskutecznie.3. Podmioty publiczne informują w BIP o maksymalnym rozmiarze dokumentu

elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do przesłania za pomocą poczty elektronicznej oraz o adresie poczty elektronicznej, jeżeli taki sposób przesyłania pism został udostępniony.

§ 10. Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem.

§ 11. 1. Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone:1) poświadczeniem przedłożenia;2) dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1:1) dokument elektroniczny powinien być podpisany podpisem elektronicznym

osoby identyfikowanej w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy;2) poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na adres poczty elektronicznej

wskazany przez doręczającego lub - jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne - zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument.3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2:

1) informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;

2) jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki umieszcza się spakowane w jednym pliku;

3) dokument w postaci papierowej potwierdzający doręczenie zawiera:a) datę doręczenia,b) informację o oznakowaniu, o którym mowa w pkt 1,c) sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym

nośniku,d) informację o zastosowanym algorytmie do obliczenia sumy kontrolnej,e) imię, nazwisko i adres wnoszącego,f) nazwę i adres adresata,g) podpis osoby reprezentującej adresata.

§ 12. 1. Minister udostępnia na stronie podmiotowej BIP opis:1) zasad tworzenia i oznaczania metadanych opisujących wzór, o których mowa w

§ 18 pkt 3;2) trybu przekazywania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego

repozytorium;3) sposobu oznaczania w pismach w postaci elektronicznej niezbędnych

elementów struktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), zwanych dalej "NES", w taki sposób, aby te elementy struktury dawały się automatycznie wyodrębnić.2. W przypadku zmiany opisu sposobu oznaczania elementów, o których mowa

w ust. 1 pkt 3, dotychczasowe wzory dokumentów mogą być stosowane nie dłużej niż przez 6 miesięcy od tej zmiany.

§ 13. 1. W przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego poświadczenie

131

przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.

2. Za udostępnienie nadawcy poświadczenia przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń.

3. Jeżeli nie jest możliwe udostępnienie automatycznie wytworzonego poświadczenia przedłożenia w sposób, o którym mowa w ust. 2, poświadczenie to wysyłane jest na adres elektroniczny wskazany przez wnoszącego, z tym że może to być:1) adres poczty elektronicznej albo2) inny adres elektroniczny, pod warunkiem że jest obsługiwany przez system

teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.§ 14. Poświadczenie doręczenia jest udostępniane przez system informatyczny

podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego i zawiera:1) pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny;2) pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument

elektroniczny;3) oznaczenie sprawy;4) jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy;5) w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia - datę i czas podpisania

rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego.§ 15. Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez

opatrzenie poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację podpisującego w sposób określony w art. 20a ust. 1 lub 2 ustawy.

§ 16. Po opatrzeniu poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata:1) udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z

podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia;2) udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia.

Rozdział 3 Sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych

§ 17. 1. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.

2. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych i w sposób uwzględniający przepisy wydane na podstawie art. 18 ustawy.

3. We wzorach dokumentów elektronicznych jest określony zakres użytkowy i sposób wizualizacji dokumentów elektronicznych tworzonych na ich podstawie.

§ 18. Wzór dokumentu elektronicznego przekazywany do centralnego repozytorium zawiera:1) określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w

formacie danych XSD;2) ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych na podstawie tego wzoru

132

zdefiniowane w formacie danych XSL;3) metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w

szczególności:a) twórcę wzoru - rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym

zgodność wzoru z przepisami prawa,b) podstawę prawną - w przypadku gdy istnieje przepis prawa wymagający

złożenia pisma w określonej formie lub według określonego wzoru,c) tytuł wzoru - wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów,

które mają być tworzone na podstawie wzoru,d) opis - wskazujący zakres stosowania wzoru - określone w formacie danych

XML.§ 19. Minister zamieszcza w centralnym repozytorium ogólny wzór

elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej wnoszonych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub doręczanych przez podmioty publiczne za poświadczeniem doręczenia, w przypadkach gdy łącznie spełnione są następujące warunki:1) w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia

wzoru;2) podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub

inna czynność w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie;

3) przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.§ 20. 1. W ogólnym wzorze elektronicznym, o którym mowa w § 19, w

szczególności są wyodrębnione następujące elementy struktury pisma:1) rodzaj pisma w zależności od potrzeb, w tym: wniosek, zawiadomienie, decyzja,

postanowienie, skarga, stanowiącego dookreślenie typu dokumentu elektronicznego, o którym mowa w NES;

2) tytuł odnoszący się do treści pisma, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517);

3) odbiorca lub odbiorcy pisma - w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie następujących cech informacyjnych, jeżeli zostały one podane:a) nazwa oraz numer REGON podmiotu niebędącego osobą fizyczną, jeżeli

odbiorcą nie jest osoba fizyczna,b) nazwisko i imiona oraz numer PESEL osoby fizycznej, jeżeli odbiorcą jest

osoba fizyczna,c) adres podmiotu, o którym mowa w lit. a lub b, w tym:

– kod pocztowy,– miejscowość,– ulicę,– budynek,– lokal;

4) twórca lub twórcy pisma - podmiot odpowiedzialny za treść pisma - w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie cech informacyjnych, o których mowa w pkt 3, jeżeli zostały one podane.2. Ogólny wzór elektroniczny umożliwia formatowanie tekstu pisma, w tym co

najmniej wstawianie nowych akapitów.§ 21. Ustalona struktura pisma, o której mowa w § 18 pkt 1, zapewnia, że pisma

133

powstałe na podstawie danego wzoru zawierają:1) jednoznacznie oznaczone niezbędne elementy struktury dokumentów

elektronicznych, o których mowa w NES;2) niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego zostały stworzone.

§ 22. 1. W przypadku gdy podpisany i doręczony do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczonym do przeczytania przez człowieka, dokument ten powinien być możliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z centralnego repozytorium lub lokalnego repozytorium.

2. Wizualizacja nie musi być identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym wzorem.

§ 23. Podmiot publiczny umożliwia nieodpłatnie:1) weryfikację zgodności pisma wnoszonego do tego podmiotu lub przez ten

podmiot doręczanego, ze wzorem dokumentu elektronicznego oraz weryfikację podpisu osoby, która podpisała pismo;

2) weryfikację autentyczności urzędowych poświadczeń odbioru i prezentację czasu ich podpisania.§ 24. Formularz elektroniczny wpisuje do każdego dokumentu elektronicznego

niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego dokument został stworzony.

Rozdział 4 Sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki

bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów§ 25. W centralnym repozytorium, o którym mowa w art. 19b ust. 1 ustawy:

1) umieszcza się wzory pism, o których mowa w art. 19b ust. 2 ustawy;2) można umieszczać wzory innych dokumentów elektronicznych, w szczególności

wzory dokumentów elektronicznych, które nie są pismami, i wzory dokumentów elektronicznych stosowanych w oprogramowaniu interfejsowym systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy.§ 26. Lokalne repozytoria zawierają wyłącznie wzory dokumentów

elektronicznych, które uprzednio zostały umieszczone w centralnym repozytorium.§ 27. 1. W przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy

do określenia wzoru, organ ten przekazuje do centralnego repozytorium odpowiadający mu wzór dokumentu elektronicznego.

2. W przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru, wzór dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium podmiot określony w art. 2 ustawy, zwany dalej "podmiotem publicznym", jeżeli w tym wzorze jest określony zakres użytkowy dokumentów elektronicznych właściwych dla załatwiania przez ten podmiot danego rodzaju spraw.

§ 28. Umieszczenie wzoru pisma w postaci dokumentu elektronicznego w BIP, o czym mowa w art. 19b ust. 3 ustawy, polega na umieszczeniu na stronie podmiotowej BIP odwołania (hiperłącza), w formie identyfikatora URI, do wzoru umieszczonego w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.

§ 29. 1. Wzór dokumentu elektronicznego umieszcza się w centralnym repozytorium na wniosek przedstawiciela podmiotu odpowiedzialnego za wzór i jego zgodność z przepisami prawa.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, opatruje się bezpiecznym podpisem

134

elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.§ 30. 1. Minister określa i umieszcza w centralnym repozytorium wzór

dokumentu elektronicznego wniosku, o którym mowa w § 29.2. Minister udostępnia na ePUAP formularz elektroniczny umożliwiający

złożenie tego wniosku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.3. Minister umieszcza w BIP odwołanie do formularza elektronicznego, o

którym mowa w ust. 2.§ 31. Jeżeli wniosek o umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego jest:

1) zgodny ze wzorem,2) podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą

ważnego kwalifikowanego certyfikatu- wzór dokumentu elektronicznego umieszcza się w centralnym repozytorium, z zastrzeżeniem § 33.

§ 32. 1. Umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego w centralnym repozytorium jest czynnością materialno-techniczną.

2. Centralne repozytorium automatycznie nadaje niepowtarzalny identyfikator wzoru.

3. Opublikowany w centralnym repozytorium wzór dokumentu elektronicznego zawiera, oprócz elementów określonych w § 18:1) niepowtarzalny identyfikator wzoru;2) datę umieszczenia wzoru;3) dane umożliwiające weryfikację integralności i autentyczności wzoru;4) informację o aktualności wniosku (aktualny czy nieaktualny);5) podpisany wniosek, o którym mowa w § 29.

§ 33. 1. Minister nie publikuje wzoru dokumentu elektronicznego w centralnym repozytorium, jeżeli wzór:1) został przekazany do publikacji przez podmiot nieuprawniony;2) nie spełnia wymagań określonych w § 18;3) zawiera odwołania inne niż do centralnego repozytorium, z wyłączeniem

odwołań do schematów ogłoszonych przez World Wide Web Consortium (W3C).2. Minister niezwłocznie przekazuje informacje wnioskodawcy o przyczynach

nieopublikowania wzoru.§ 34. 1. W centralnym repozytorium są przechowywane i udostępniane wzory

dokumentów elektronicznych obecnie obowiązujące oraz wzory, które przestały obowiązywać.

2. W centralnym repozytorium można umieszczać także wzory, które zaczną obowiązywać po upływie vacatio legis, jakie określono w akcie normatywnym stanowiącym podstawę do określenia wzoru.

3. Centralne repozytorium zapewnia możliwość poprawnej obsługi przechowywanych wzorów, w tym w sytuacji gdy World Wide Web Consortium przestanie udostępniać schematy, na których opierają się te wzory.

§ 35. System teleinformatyczny centralnego repozytorium zapewnia integralność, autentyczność i stały dostęp do opublikowanych w nim wzorów dokumentów elektronicznych.

§ 36. 1. Dokumenty elektroniczne udostępnia się z zachowaniem ich integralności, o ile zostały podpisane podpisem elektronicznym, którego ważność w chwili złożenia podpisu może być zweryfikowana przez odbiorcę.

2. Jeżeli nie jest możliwe sprawdzenie przez odbiorcę ważności podpisu w chwili jego złożenia, w celu udostępnienia dokumentu elektronicznego sporządza się jego kopię podpisaną podpisem elektronicznym osoby, która może być

135

zidentyfikowana w sposób określony w art. 20a ustawy.3. Kopia, o której mowa w ust. 2, składa się z treści udostępnianego dokumentu

elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej sporządzającego i podpisującego kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę i adres podmiotu, w którym kopia została sporządzona.

§ 37. Kopia dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego pisma, zawierającego w szczególności:1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby

odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;2) datę wykonania wydruku.

§ 38. Organy władzy publicznej wskazują, w zakresie swojej właściwości rzeczowej, miejsce udostępnienia formularzy elektronicznych w BIP.

§ 39. System teleinformatyczny centralnego repozytorium jest chroniony przez rozwiązania techniczne i organizacyjne uniemożliwiające zniszczenie lub modyfikację informacji zawartych w centralnym repozytorium przez osoby nieuprawnione.

§ 40. Wzory pism i innych dokumentów elektronicznych znajdujące się w centralnym repozytorium oraz formularze elektroniczne, o których mowa w § 38, przechowuje się wieczyście.

Rozdział 5 Przepisy przejściowe i końcowe

§ 41. Wzory opublikowane w lokalnych repozytoriach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia udostępnia się w tych repozytoriach do czasu umieszczenia ich w centralnym repozytorium, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

§ 42. Umożliwienie odbiorcom wizualizacji pism, o których mowa w § 22 ust. 1, nastąpi nie później niż w terminie 12 miesięcy od daty wejścia w życie rozporządzenia.

§ 43. Do czasu wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 18 ustawy, o których mowa w § 17 ust. 2, do zapisywania załączników dodawanych do pism stosuje się formaty danych określone w załączniku do rozporządzenia.

§ 44. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK  

FORMATY DANYCH, W JAKICH ZAPISUJE SIĘ ZAŁĄCZNIKI DODAWANE DO PISM

Format danych

Zastosowanie formatu Organizacja ustalająca format

Norma

.doc sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką

Microsoft Corporation

.docx sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką

Microsoft Corporation

136

.gif grafika rastrowa CompuServe

.jpg (-jpeg) grafika rastrowa Joint Photographic Experts Group

ISO/IEC 10918

.ods arkusz kalkulacyjny Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)

ISO 26300

.odt sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką

Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)

ISO 26300

.pdf sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką

Adobe Systems Incorporated ISO/IEC 32000

.png grafika rastrowa ISO/IEC 15948

.rtf sformatowany tekst Microsoft Corporation

.svg grafika wektorowa W3C

.tif (.tiff) grafika rastrowa Adobe Systems Incorporated

.txt niesformatowany tekst ISO/IEC 10646

.xls arkusz kalkulacyjny Microsoft Corporation

.xlsx arkusz kalkulacyjny Microsoft Corporation

.xml sformatowany tekst W3C

137

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

z dnia 29 lipca 2008 r.w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego

udostępniania materiałów archiwalnych(Dz. U. z dnia 28 sierpnia 2008 r.)

Na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki i kultury, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.

2. Materiały archiwalne powstałe do końca 1989 r. w związku z działalnością partii i organizacji politycznych są w każdym przypadku udostępniane na potrzeby nauki i kultury, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1 i 2, zawierających informacje niejawne, następuje z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

§ 2. 1. Materiały archiwalne tworzące zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, stanowiące:1) zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, które były

przedmiotem emisji radiowej lub telewizyjnej, są udostępniane niezwłocznie po wprowadzeniu ich do ewidencji archiwum zakładowego;

2) zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, które nie były przedmiotem emisji radiowej lub telewizyjnej, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki po wprowadzeniu ich do ewidencji archiwum zakładowego;

3) dokumenty związane z tworzeniem lub pozyskiwaniem przez te jednostki zapisów, o których mowa w pkt 1, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki niezwłocznie po wprowadzeniu tych dokumentów do ewidencji archiwum zakładowego.2. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, następuje

z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych i nie może naruszać prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.

3. Do udostępniania materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, w sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 3. 1. Do wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych właściwe są:1) archiwa państwowe;2) jednostki organizacyjne z powierzonym zasobem archiwalnym;3) biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne

wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;4) uczelnie publiczne, których archiwa zakładowe posiadają zasób historyczny;5) jednostki publicznej radiofonii i telewizji.

138

2. Kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, określonej w ust. 1, wyraża zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych, o których mowa w § 1 i 2.

§ 4. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu złożony we właściwej jednostce organizacyjnej wymienionej w § 3 ust. 1.

2. We wniosku należy podać w szczególności:1) tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy;2) cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego;3) nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o

udostępnienie materiału archiwalnego.3. W przypadku gdy o udostępnienie materiałów archiwalnych ubiega się

jednostka organizacyjna, materiały udostępnia się osobie fizycznej uprawnionej do reprezentowania tej jednostki organizacyjnej lub posiadającej pisemne upoważnienie jej właściwego organu.

§ 5. Oryginały materiałów archiwalnych są udostępniane tylko wtedy, gdy archiwum nie dysponuje kopiami lub gdy jest to niezbędne ze względu na cel i sposób wykorzystania tych materiałów.

§ 6. W przypadku niewykorzystania materiałów archiwalnych w okresie 12 miesięcy od dnia uzyskania zgody, należy ponownie uzyskać zgodę na wcześniejsze udostępnianie tych materiałów w trybie określonym w § 3 ust. 2 i § 4.

§ 7. Odmowa wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga pisemnego uzasadnienia.

§ 8. W przypadku gdy podmiot korzysta z udostępnionych materiałów archiwalnych w sposób zagrażający ich bezpieczeństwu lub integralności, kierownik jednostki organizacyjnej, która udostępniła materiały archiwalne, może cofnąć zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

§ 9. Traci moc rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 oraz z 2006 r. Nr 98, poz. 681).

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

139

ROZPORZĄDZENIERADY MINISTRÓW

z dnia 22 czerwca 2011 r.w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych

znajdujących się w archiwach wyodrębnionych

(Dz. U. z dnia 20 września 2011 r.)

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

§ 2. Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez:1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom

osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.§ 3. 1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym

zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych.

3. Obowiązek anonimizacji danych nie dotyczy danych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie funkcji publicznych.

§ 4. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.

2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu podlega archiwum wyodrębnione, zwane dalej "archiwum", lub który je nadzoruje.

3. Zgłoszenie zawiera:1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do

korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

4. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa

140

w ust. 3 pkt 1 i 2.§ 5. 1. Materiały archiwalne zawierające informacje stanowiące tajemnice

prawnie chronione udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.

2. Wniosek zawiera:1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do

korespondencji - jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu i sposobu wykorzystania materiałów archiwalnych;5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji stanowiących tajemnice

prawnie chronione.3. Do wniosku załącza się:

1) kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez właściwą służbę, instytucję lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), odpowiednich do klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się zainteresowany, dotyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnionego przedstawiciela, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących w skład organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, o których mowa w ust. 2 pkt 2;

2) upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.4. Materiały archiwalne zawierające informacje stanowiące tajemnice prawnie

chronione udostępnia się w archiwach, w których są one przechowywane, przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie.

5. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 2 pkt 4.

6. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne, którym nadano klauzulę "ściśle tajne" albo "tajne", podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 6. 1. Materiały archiwalne, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane:1) do celów badań naukowych;2) na potrzeby tworzenia:

a) materiałów prasowych w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.1)),

b) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców programów radiowych i telewizyjnych;

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udostępnienie materiałów

141

archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi;

5) jeżeli materiały archiwalne są niezbędne do wykonywania określonych w ustawach zadań organu władzy publicznej lub jednostki organizacyjnej.2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, udostępnia się na pisemny

wniosek zainteresowanego, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio § 5 ust. 2 i 3.4. Do udostępniania materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1,

zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione stosuje się odpowiednio § 5 ust. 4-6.

§ 7. 1. Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne.

2. Do udostępniania środków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udostępnienia stosuje się odpowiednio:1) § 2, 3, 5, 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, a także § 11 oraz § 13-16, jeżeli

są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione;

2) § 2-4, § 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, a także § 11 oraz § 13-16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych innych niż wymienione w pkt 1.§ 8. 1. Osoba kierująca archiwum:

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępnienia materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub wniosku.2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w

zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zainteresowanego wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią materiałów archiwalnych, których dotyczy zgłoszenie lub wniosek.

§ 9. Organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może:1) uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu

prowadzenia prac o określonej tematyce lub od przedłożenia przez zainteresowanego pisma polecającego instytucji lub osoby właściwej w zakresie prowadzenia prac dotyczących danej tematyki;

2) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.§ 10. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze

względu na:1) ich zły stan fizyczny;2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę

organizacyjną, w której funkcjonuje archiwum wyodrębnione, przy wykonywaniu jej ustawowych zadań;

4) ubieganie się o dostęp do tych samych materiałów archiwalnych jednocześnie przez kilku zainteresowanych.

142

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, informuje o przyczynach ograniczenia zainteresowanego lub zainteresowanych, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

§ 11. 1. Za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, zainteresowany, o którym mowa w § 4 ust. 1 i § 6 ust. 2, może samodzielnie sporządzać reprodukcje udostępnionych materiałów archiwalnych w archiwum, z wyjątkiem materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione.

2. Organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może wyłączyć lub ograniczyć możliwość sporządzania reprodukcji przez archiwum lub zainteresowanego udostępnionych materiałów archiwalnych ze względu na:1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych;2) żądanie sporządzenia reprodukcji materiałów archiwalnych oczywiście

zbędnych do osiągnięcia celu udostępniania lub wykorzystania materiałów archiwalnych, wskazanego odpowiednio w zgłoszeniu lub wniosku, o którym mowa w § 6 ust. 2.§ 12. 1. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im

numeracji stron lub kart.2. Wymogi, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do kopii

materiałów archiwalnych, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami archiwalnymi.

§ 13. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zainteresowanego dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w przypadku materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne także oryginału poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych i zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 14. Jeżeli zainteresowany podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralności udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może pisemnie:1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez

zainteresowanego, o którym mowa w § 4 ust. 1;2) cofnąć zainteresowanemu, o którym mowa w § 5 ust. 1 i § 6 ust. 2, zgodę na

korzystanie z materiałów archiwalnych.§ 15. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych na

podstawie danego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa dłuższa niż 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie tych materiałów archiwalnych wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.

§ 16. 1. Wysokość opłat wnoszonych przez zainteresowanego w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych oraz za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do rozporządzenia.

2. Zainteresowany wnosi opłatę, o której mowa w ust. 1, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

§ 17. Do udostępniania materiałów archiwalnych na podstawie zgłoszenia lub wniosku złożonego przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 18. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.2)

143

ZAŁĄCZNIK  

WYSOKOŚĆ OPŁAT Z TYTUŁU PONOSZENIA PRZEZ ARCHIWUM DODATKOWYCH KOSZTÓW ZWIĄZANYCH

Z UDOSTĘPNIANIEM MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ ZA SPORZĄDZANIE REPRODUKCJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

1. Opłaty z tytułu dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych

Lp. Czynność Jednostka miary Opłata w zł Uwagi1 2 3 4 51 Przygotowanie jednostki archiwalnej do

filmowania przy świetle dziennym przez zainteresowanego

1 jednostka archiwalna

20

2 Przygotowanie jednostki archiwalnej do filmowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego

1 jednostka archiwalna

20

3 Przygotowanie jednostki archiwalnej do fotografowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego

1 jednostka archiwalna

60

4 Poszukiwanie informacji zawartych w materiałach archiwalnych w odpowiedzi na zapytanie

1 godzina pracy 20 Opłatę pobiera się niezależnie od wyników poszukiwania

5 Poszukiwanie informacji zawartych w materiałach archiwalnych obcojęzycznych lub trudno czytelnych

1 godzina pracy 40 Opłatę pobiera się niezależnie od wyników poszukiwania

2. Opłaty za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych

Lp. Technika wykonania lub czynność

Jednostka miary Opłata w zł

Uwagi

1 2 3 4 51 Odbitki 1 sztuka, format A4, czarno-

białe 2

kserograficzne 1 sztuka, format A4, kolorowe

10

1 sztuka, format A3, czarno- 4

144

białe 1 sztuka, format A3,

kolorowe 15

2 Fotokopie 1 sztuka, format 9x14 cm, czarno-białe

11 Przy zamówieniu przekraczającym wykonanie 10 sztuk fotokopii - jest pobierana zaliczka w wysokości 50% wartości zamówienia

1 sztuka, format 13x18 cm, czarno-białe

14

1 sztuka, format 18x24 cm, czarno-białe

17

1 sztuka, format 24x30 cm, czarno-białe

22

1 sztuka, format 30x40 cm, czarno-białe

29

1 sztuka, format 40x50 cm, czarno-białe

39

1 sztuka, format 50x60 cm, czarno-białe

53

3 Mikrofilmy 1 klatka negatywu 2,50 Wykonanie mikrofilmu jest możliwe pod warunkiem zamówienia co najmniej 20 klatek

metr bieżący pozytywu na taśmie srebrowej

20

metr bieżący pozytywu na taśmie diazo

15

4 Reprodukcje w postaci plików rastrowych zapisanych na informatycznych nośnikach danych

1 megabajt każdego wykonanego obrazu

1 Reprodukcje są udostępniane w jednym z formatów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)) do stosowania dla danych zawierających informację graficzną. Ilość megabajtów stanowiącą

145

podstawę do obliczenia wysokości opłaty ustala się na podstawie wielkości pliku obrazu w formacie TIFF bez kompresji

5 Wykonanie nagrania analogowego z montażem

1 minuta 5 Na nośniku zamawiającego

6 Wykonanie nagrania cyfrowego z montażem

1 minuta 2,50 Na nośniku zamawiającego

7 Transfer danych na przenośne informatyczne nośniki danych lub za pomocą systemów teleinformatycznych

1 megabajt 0,1 Opłata nie uwzględnia wartości nośnika. Opłata za nośnik w zależności od użytego nośnika

8 Wydruki z reprodukcji 1 sztuka, format A4, czarno-białe

2

w postaci plików 1 sztuka, format A4, kolorowe

10

rastrowych zapisanych 1 sztuka, format A3, czarno-białe

4

na informatycznych nośnikach danych

1 sztuka, format A3, kolorowe

15

146

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA KULTURYz dnia 15 lutego 2005 r.

w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

(Dz. U. z dnia 22 lutego 2005 r.)

Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

§ 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:1) być sytuowane na gruncie:

a) suchym,b) niegrożącym osunięciem,c) położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych

zbiorników wodnych;2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

§ 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy

lub na strychu budynku;2) powinno być:

a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,

b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

§ 4. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.

§ 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio

związane z jej przechowywaniem;2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub

toluen.§ 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja

wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia.

2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.

147

2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

_______ZAŁĄCZNIK

WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY, JAKIE NALEŻY UTRZYMYWAĆ W POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST

PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA NOŚNIKU PAPIEROWYM

Temperatura (°C) Wilgotność względna

poziom (°C) wahania

w ciągu 24 godz.(°C)

poziom (%)

wahania w ciągu 24 godz.

(%)

14-20 °C ±2 °C 45-60 % ±5 %

148

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA KULTURYz dnia 10 lutego 2005 r.

w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania

(Dz. U. z dnia 16 lutego 2005 r.)

Na podstawie art. 51o ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które prowadzą działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, pobierają opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji - w wysokości nie wyższej niż:1) za sporządzenie kopii świadectwa pracy - 17 zł;2) za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt 3, innego niż świadectwo pracy

dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł;

3) za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac - 4 zł;

4) za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł;5) za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu

stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł;

6) za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) - 4 zł.§ 2. Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może

przekroczyć kwoty 200 zł.§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

149

150

ROZPORZĄDZENIEMINISTRA KULTURYz dnia 1 kwietnia 2005 r.

w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z

dokumentacją osobową i płacową pracodawców(Dz. U. z dnia 25 kwietnia 2005 r.)

Na podstawie art. 51m ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:1) rodzaje wykształcenia specjalistycznego wymagane od osób wykonujących

czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, przechowywanej u przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, oraz na wydawaniu z tej dokumentacji odpisów i kopii;

2) dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej.§ 2. Za wykształcenie specjalistyczne, wymagane od osób wykonujących

czynności, o których mowa w § 1 pkt 1, uznaje się:1) ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów

zawodowych ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną;

2) ukończenie szkoły kształcącej w zawodzie technik archiwista;3) ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów

zawodowych innych niż określone w pkt 1 i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej:a) miesiąca w jednym lub kilku z następujących archiwów:

– archiwum państwowym,– archiwum państwowym wyodrębnionym,– archiwum szkoły wyższej,– archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ państwowy,– archiwum zakładowym państwowej jednostki organizacyjnej, innej niż

wymieniona w tiret czwarte,– archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ jednostki samorządu

terytorialnego,– archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej jednostki samorządu

terytorialnego, innej niż wymieniona w tiret szóste,– archiwum zakładowym banku,– archiwum zakładowym zakładu ubezpieczeń i reasekuracji, zakładu

ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji,– archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej, która uzyskała

certyfikat systemu jakości według normy PN-EN ISO 9001,

151

b) 6 miesięcy - przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:– w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego

działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

– w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, o której mowa w tiret pierwsze;

4) ukończenie szkoły średniej i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej:a) 3 miesięcy w archiwach wymienionych w pkt 3,b) 6 miesięcy przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:

– w charakterze przedsiębiorcy, o którym mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze,

– w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, o której mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze.

§ 3. Posiadanie praktyki zawodowej, o której mowa w § 1 pkt 2, potwierdza się:1) świadectwem pracy o zatrudnieniu na stanowisku archiwisty;2) zaświadczeniem o wykonywaniu czynności archiwisty;3) zaświadczeniem z ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego

Rejestru Sądowego.§ 4. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

152

ROZPORZĄDZENIEPREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 20 czerwca 2002 r.w sprawie "Zasad techniki prawodawczej".

(Dz. U. z dnia 5 lipca 2002 r.)Na podstawie art. 14 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie

Ministrów (Dz. U. z 1999 r. Nr 82, poz. 929, z 2000 r. Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 102, poz. 1116 i Nr 154, poz. 1799 i 1800) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się "Zasady techniki prawodawczej", stanowiące załącznik do rozporządzenia.

§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2002 r.

ZAŁĄCZNIKZASADY TECHNIKI PRAWODAWCZEJ

Dział IProjekt ustawy

Rozdział 1Przepisy ogólne

§ 1. 1. Podjęcie decyzji o przygotowaniu projektu ustawy poprzedza się:1) wyznaczeniem i opisaniem stanu stosunków społecznych w dziedzinie

wymagającej interwencji organów władzy publicznej oraz wskazaniem pożądanych kierunków ich zmiany;

2) ustaleniem potencjalnych, prawnych i innych niż prawne, środków oddziaływania umożliwiających osiągnięcie zamierzonych celów;

3) określeniem przewidywanych skutków społecznych, gospodarczych, organizacyjnych, prawnych i finansowych każdego z rozważanych rozwiązań;

4) zasięgnięciem opinii podmiotów zainteresowanych rozstrzygnięciem sprawy;5) dokonaniem wyboru sposobu interwencji organów władzy publicznej.

2. W przypadku podjęcia decyzji o przygotowaniu projektu ustawy, należy:1) zapoznać się z dotychczasowym stanem prawnym, w tym z obowiązującymi

ustawami, umowami międzynarodowymi, którymi Rzeczpospolita Polska jest związana, prawodawstwem organizacji i organów międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest członkiem, oraz prawem Unii Europejskiej, obowiązującym w regulowanej dziedzinie;

2) ustalić skutki dotychczasowych uregulowań prawnych obowiązujących w danej dziedzinie;

3) określić cele, jakie zamierza się osiągnąć przez wydanie nowej ustawy;4) ustalić alternatywne rozwiązania prawne, które mogą skutecznie służyć

osiągnięciu założonych celów;5) sformułować prognozy podstawowych i ubocznych skutków rozważanych

alternatywnych rozwiązań prawnych, w tym ich wpływ na system prawa;6) określić skutki finansowe poszczególnych alternatywnych rozwiązań

prawnych oraz ustalić źródła ich pokrycia;7) dokonać wyboru optymalnego w danych warunkach rozwiązania prawnego.

§ 2. Ustawa powinna wyczerpująco regulować daną dziedzinę spraw, nie pozostawiając poza zakresem swego unormowania istotnych fragmentów tej dziedziny.

§ 3. 1. Ustawa powinna być tak skonstruowana, aby od przyjętych w niej zasad regulacji nie trzeba było wprowadzać licznych wyjątków.

153

2. W ustawie nie zamieszcza się przepisów, które regulowałyby sprawy wykraczające poza wyznaczony przez nią zakres przedmiotowy (stosunki, które reguluje) oraz podmiotowy (krąg podmiotów, do których się odnosi).

3. Ustawa nie może zmieniać lub uchylać przepisów regulujących sprawy, które nie należą do jej zakresu przedmiotowego lub podmiotowego albo się z nimi nie wiążą.

§ 4. 1. Ustawa nie może powtarzać przepisów zamieszczonych w innych ustawach.

2. W ustawie nie powtarza się również postanowień umów międzynarodowych ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską oraz dających się bezpośrednio stosować postanowień aktów normatywnych ustanowionych przez organizacje międzynarodowe lub organy międzynarodowe, którym Rzeczpospolita Polska przekazała kompetencje organów władzy państwowej w niektórych sprawach.

3. W ustawie można odsyłać do przepisów tej samej lub innej ustawy oraz do postanowień, o których mowa w ust. 2; nie odsyła się do przepisów innych aktów normatywnych.

4. W ustawie nie można zamieszczać przepisów nakazujących stosowanie innych aktów normatywnych, w tym umów i aktów, o których mowa w ust. 2.

§ 5. Przepisy ustawy redaguje się zwięźle i syntetycznie, unikając nadmiernej szczegółowości, a zarazem w sposób, w jaki opisuje się typowe sytuacje występujące w dziedzinie spraw regulowanych tą ustawą.

§ 6. Przepisy ustawy redaguje się tak, aby dokładnie i w sposób zrozumiały dla adresatów zawartych w nich norm wyrażały intencje prawodawcy.

§ 7. Zdania w ustawie redaguje się zgodnie z powszechnie przyjętymi regułami składni języka polskiego, unikając zdań wielokrotnie złożonych.

§ 8. 1. W ustawie należy posługiwać się poprawnymi wyrażeniami językowymi (określeniami) w ich podstawowym i powszechnie przyjętym znaczeniu.

2. W ustawie należy unikać posługiwania się:1) określeniami specjalistycznymi (profesjonalizmami), jeżeli mają odpowiedniki

w języku powszechnym;2) określeniami lub zapożyczeniami obcojęzycznymi, chyba że nie mają

dokładnego odpowiednika w języku polskim;3) nowo tworzonymi pojęciami lub strukturami językowymi (neologizmami),

chyba że w dotychczasowym słownictwie polskim brak jest odpowiedniego określenia.§ 9. W ustawie należy posługiwać się określeniami, które zostały użyte w

ustawie podstawowej dla danej dziedziny spraw, w szczególności w ustawie określanej jako "kodeks" lub "prawo".

§ 10. Do oznaczenia jednakowych pojęć używa się jednakowych określeń, a różnych pojęć nie oznacza się tymi samymi określeniami.

§ 11. W ustawie nie zamieszcza się wypowiedzi, które nie służą wyrażaniu norm prawnych, a w szczególności apeli, postulatów, zaleceń, upomnień oraz uzasadnień formułowanych norm.

§ 12. Zasady sporządzania uzasadnienia projektu ustawy określają odrębne przepisy.

§ 13. Jednocześnie z projektem ustawy przygotowuje się projekty rozporządzeń o znaczeniu podstawowym dla jej funkcjonowania.

Rozdział 2

154

Budowa ustawy§ 14. 1. Ustawa zawiera:

1) tytuł;2) przepisy merytoryczne;3) przepisy o wejściu ustawy w życie.

2. Ustawa zawiera także przepisy przejściowe lub dostosowujące oraz przepisy uchylające, jeżeli reguluje dziedzinę spraw uprzednio unormowaną przez inną ustawę.

3. Ustawa może zawierać przepisy wprowadzające zmiany w innych ustawach (przepisy zmieniające) oraz przepisy o wygaśnięciu jej mocy obowiązującej.

§ 15. Poszczególne elementy ustawy zamieszcza się w następującej kolejności:1) tytuł;2) przepisy merytoryczne ogólne i szczegółowe;3) przepisy zmieniające;4) przepisy przejściowe i dostosowujące;5) przepisy uchylające, przepisy o wejściu ustawy w życie oraz przepisy o

wygaśnięciu mocy obowiązującej ustawy (przepisy końcowe).Rozdział 3

Tytuł ustawy§ 16. W tytule ustawy w oddzielnych wierszach zamieszcza się:

1) oznaczenie rodzaju aktu;2) datę ustawy;3) ogólne określenie przedmiotu ustawy.

§ 17. Datę ustawy poprzedza się zwrotem "z dnia", a następnie zamieszcza się wskazanie dnia zapisanego cyframi arabskimi, nazwę miesiąca określoną słownie oraz wskazanie roku zapisanego cyframi arabskimi ze znakiem "r.", jako skrótem wyrazu "rok".

§ 18. 1. Przedmiot ustawy określa się możliwie najzwięźlej, jednakże w sposób adekwatnie informujący o jej treści.

2. Określając przedmiot ustawy, nie przytacza się tytułów innych ustaw, z wyjątkiem ustawy zmieniającej i ustawy wprowadzającej inną ustawę, w których podaje się odpowiednio tylko przedmiot ustawy zmienianej albo ustawy wprowadzanej.

§ 19. Określenie przedmiotu ustawy może być:1) opisowe - rozpoczynające się od przyimka "o", pisanego małą literą;2) rzeczowe - rozpoczynające się od wyrazów "Kodeks", "Prawo" albo

"Ordynacja", pisanych wielką literą, w przypadku gdy ustawa wyczerpująco reguluje obszerną dziedzinę spraw, albo rozpoczynające się od wyrazów "Przepisy wprowadzające...", w przypadku gdy ustawa jest ustawą wprowadzającą.

Rozdział 4Układ i postanowienia przepisów merytorycznych

§ 20. 1. W przepisach merytorycznych można wydzielić przepisy ogólne i przepisy szczegółowe.

2. Wydzielone przepisy ogólne oznacza się nazwą "Przepisy ogólne"; można je systematyzować w grupy tematyczne i oznaczać nazwami charakteryzującymi treść każdej z grup.

155

§ 21. 1. W przepisach ogólnych zamieszcza się:1) określenie zakresu spraw regulowanych ustawą i podmiotów, których ona

dotyczy, lub spraw i podmiotów wyłączonych spod jej regulacji;2) objaśnienia użytych w ustawie określeń i skrótów.

2. W przepisach ogólnych zamieszcza się również inne, niż wskazane w ust. 1, postanowienia wspólne dla wszystkich albo dla większości przepisów merytorycznych zawartych w ustawie.

§ 22. 1. W przepisach ogólnych można zamieścić odesłanie do innej ustawy lub do postanowień, o których mowa w § 4 ust. 2, tylko wtedy, gdy uregulowania w nich zawarte uzupełniają lub odmiennie regulują sprawy normowane ustawą.

2. W odesłaniu, o którym mowa w ust. 1, jednoznacznie wskazuje się akt normatywny, do którego następuje odesłanie, oraz określa się zakres spraw, dla których następuje to odesłanie.

§ 23. 1. W przepisach szczegółowych nie reguluje się tych spraw, które zostały wyczerpująco unormowane w przepisach ogólnych.

2. Jeżeli określone elementy uściślające treść kilku przepisów szczegółowych powtarzają się w tych przepisach, wydziela się je w jeden wspólny przepis i zamieszcza się w przepisach ogólnych albo w bezpośrednim sąsiedztwie tych przepisów szczegółowych, w których te elementy występują.

3. Jeżeli od któregoś z elementów przepisu szczegółowego przewiduje się wyjątki lub któryś z elementów tego przepisu wymaga uściślenia, przepis formułujący wyjątki lub uściślenia zamieszcza się bezpośrednio po danym przepisie szczegółowym.

§ 24. 1. Przepisy szczegółowe zamieszcza się w następującej kolejności:1) przepisy prawa materialnego;2) przepisy o organach (przepisy ustrojowe);3) przepisy o postępowaniu przed organami (przepisy proceduralne);4) przepisy o odpowiedzialności karnej (przepisy karne).

2. Przepisy szczegółowe można systematyzować w grupy tematyczne i oznaczać je nazwami charakteryzującymi treść każdej z tych grup.

§ 25. 1. Przepis prawa materialnego powinien możliwie bezpośrednio i wyraźnie wskazywać kto, w jakich okolicznościach i jak powinien się zachować (przepis podstawowy).

2. Przepis podstawowy może wyjątkowo wskazywać tylko zachowanie nakazywane albo zakazywane jego adresatowi, jeżeli:1) adresat lub okoliczności tego nakazu albo zakazu są wskazane w sposób

niewątpliwy w innej ustawie;2) celowe jest, aby określenie adresata lub okoliczności zamieścić w przepisach

ogólnych tej samej ustawy;3) powszechność zakresu adresatów lub okoliczności jest oczywista.

§ 26. W przepisach ustrojowych zamieszcza się przepisy o utworzeniu organów albo instytucji, ich zadaniach i kompetencjach, ich organizacji, sposobie ich obsadzania oraz o tym, jakim podmiotom podlegają lub jakie podmioty sprawują nad nimi nadzór.

§ 27. W przepisach proceduralnych określa się sposób postępowania przed organami albo instytucjami, strony i innych uczestników postępowania, ich prawa i obowiązki w postępowaniu oraz rodzaje rozstrzygnięć, które zapadają w postępowaniu, i tryb ich wzruszania.

§ 28. Przepisy karne zamieszcza się tylko w przypadku, gdy naruszenie przepisów ustawy nie kwalifikuje się jako naruszenie przepisów Kodeksu

156

karnego, Kodeksu karnego skarbowego lub Kodeksu wykroczeń, a czyn wymagający zagrożenia karą jest związany tylko z treścią tej ustawy.

§ 29. 1. Ustawa może zawierać załączniki; odesłania do załączników zamieszcza się w przepisach merytorycznych ustawy.

2. W załącznikach do ustawy zamieszcza się w szczególności wykazy, wykresy, wzory, tabele i opisy o charakterze specjalistycznym.

Rozdział 5Układ i postanowienia przepisów przejściowych i dostosowujących§ 30. 1. W przepisach przejściowych reguluje się wpływ nowej ustawy na

stosunki powstałe pod działaniem ustawy albo ustaw dotychczasowych.2. W przepisach przejściowych rozstrzyga się w szczególności:

1) sposób zakończenia postępowań będących w toku (wszczętych w czasie obowiązywania dotychczasowych przepisów i niezakończonych ostatecznie do dnia ich uchylenia), skuteczność dokonanych czynności procesowych oraz organy właściwe do zakończenia postępowania i terminy przekazania im spraw;

2) czy i w jakim zakresie utrzymuje się czasowo w mocy instytucje prawne zniesione przez nowe przepisy;

3) czy zachowuje się uprawnienia i obowiązki oraz kompetencje powstałe w czasie obowiązywania uchylanych albo wcześniej uchylonych przepisów oraz czy skuteczne są czynności dokonane w czasie obowiązywania tych przepisów; sprawy te reguluje się tylko w przypadku, gdy nie chce się zachować powstałych uprawnień, obowiązków lub kompetencji albo chce się je zmienić albo też gdy chce się uznać dokonane czynności za bezskuteczne;

4) czy i w jakim zakresie stosuje się nowe przepisy do uprawnień i obowiązków oraz do czynności, o których mowa w pkt 3;

5) czy i w jakim zakresie utrzymuje się w mocy przepisy wykonawcze wydane na podstawie dotychczasowych przepisów upoważniających.§ 31. 1. Jeżeli w stosunku do spraw, o których mowa w § 30 ust. 2 pkt 1-3,

zamierza się zachować czasowo w mocy przepisy dotychczasowej ustawy, zaznacza się to wyraźnie w nowej ustawie, nadając przepisowi przejściowemu brzmienie: "W sprawach ..... stosuje się art. ... ustawy ..... (tytuł dotychczasowej ustawy)".

2. W przepisach przejściowych, z wyłączeniem postanowień dotyczących przepisów karnych, można wskazać również termin, do którego będą obowiązywać, zachowane czasowo w mocy, przepisy dotychczasowej ustawy, co wyraża się zwrotem: "nie dłużej niż do dnia .....".

§ 32. 1. Jeżeli uchyla się ustawę, na podstawie której wydano akt wykonawczy, albo uchyla się przepis ustawy upoważniający do wydania aktu wykonawczego, przyjmuje się, że taki akt wykonawczy traci moc obowiązującą odpowiednio z dniem wejścia w życie ustawy uchylającej albo z dniem wejścia w życie przepisu uchylającego upoważnienie do wydania tego aktu.

2. Jeżeli zmienia się treść przepisu upoważniającego do wydania aktu wykonawczego w ten sposób, że zmienia się rodzaj aktu wykonawczego albo zakres spraw przekazanych do uregulowania aktem wykonawczym lub wytyczne dotyczące treści tego aktu, przyjmuje się, że taki akt wykonawczy traci moc obowiązującą z dniem wejścia w życie ustawy zmieniającej treść przepisu upoważniającego.

3. Jeżeli zmiana treści przepisu upoważniającego polega na tym, że zmienia się organ upoważniony do wydania aktu wykonawczego, przyjmuje się, że taki

157

akt zachowuje moc obowiązującą; w takim przypadku organem upoważnionym do zmiany lub uchylenia aktu wykonawczego wydanego na podstawie zmienionego przepisu upoważniającego jest organ wskazany w zmienionym upoważnieniu.

§ 33. 1. Jeżeli akt wykonawczy wydany na podstawie uchylanego albo zmienianego przepisu upoważniającego nie jest niezgodny z nową albo znowelizowaną ustawą, można go wyjątkowo zachować czasowo w mocy, nadając przepisowi przejściowemu brzmienie: "Dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. ... ustawy ..... (tytuł dotychczasowej ustawy) zachowują moc do czasu wydania nowych przepisów wykonawczych na podstawie art. ... ustawy.".

2. Nie zachowuje się czasowo w mocy tylko niektórych przepisów aktu wykonawczego wydanego na podstawie uchylanego albo zmienianego przepisu upoważniającego.

3. Rozwiązanie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się tylko w ustawie uchylającej albo ustawie zmieniającej ustawę, na podstawie której został wydany dotychczasowy akt wykonawczy. Rozwiązania tego nie stosuje się w kolejnych ustawach, które uchylają albo zmieniają ustawę uchylającą albo ustawę zmieniającą.

4. W ustawie pozostawiającej czasowo w mocy dotychczasowy akt wykonawczy można wyznaczyć organowi upoważnionemu termin, do którego ma on obowiązek wydać nowy akt wykonawczy.

§ 34. Nie nowelizuje się aktu wykonawczego zachowanego czasowo w mocy przez nową ustawę, chyba że ustawa ta wyraźnie przewiduje taką możliwość.

§ 35. 1. W przepisach dostosowujących reguluje się w szczególności:1) sposób powołania po raz pierwszy organów lub instytucji tworzonych nową

ustawą;2) sposób przekształcenia organów lub instytucji utworzonych na podstawie

dotychczasowej ustawy w organy lub instytucje tworzone przez nową ustawę;3) sposób likwidacji organów lub instytucji znoszonych nową ustawą, zasady

zagospodarowania ich mienia oraz uprawnienia i obowiązki ich dotychczasowych pracowników.2. W przepisach dostosowujących można wyznaczyć termin dostosowania

organów lub instytucji do nowej ustawy.§ 36. Rozwiązania przewidziane w przepisach przejściowych i

dostosowujących powinny być ukształtowane w sposób nieuciążliwy dla ich adresatów i pozostawiać im możliwość przystosowania się do przepisów nowej ustawy.

§ 37. W przepisach przejściowych i dostosowujących nie zamieszcza się przepisów regulujących sprawy inne, niż określone w niniejszym rozdziale.

Rozdział 6Układ i postanowienia przepisów końcowych

§ 38. 1. Przepisy końcowe zamieszcza się w następującej kolejności:1) przepisy uchylające;2) przepisy o wejściu ustawy w życie;3) w razie potrzeby - przepisy o wygaśnięciu mocy ustawy.

2. W przepisach końcowych nie zamieszcza się przepisów innych, niż wymienione w ust. 1.

§ 39. 1. W przepisie uchylającym wyczerpująco wymienia się ustawy lub poszczególne przepisy, które ustawa uchyla; nie poprzestaje się na domyślnym

158

uchyleniu poprzedniej ustawy ani jej przepisów przez odmienne uregulowanie danej sprawy w nowej ustawie.

2. Jeżeli ustawa w sposób całkowity i wyłączny reguluje daną dziedzinę spraw, a wyczerpujące wymienienie przepisów ustaw dotychczas obowiązujących w danej dziedzinie napotyka znaczne trudności, można wyjątkowo w przepisie uchylającym posłużyć się zwrotem: "Tracą moc wszelkie dotychczasowe przepisy dotyczące spraw uregulowanych w ustawie; w szczególności tracą moc .....".

3. W przypadku innym, niż wskazany w ust. 2, przepisowi uchylającemu nie nadaje się ogólnikowej treści, a w szczególności nie używa się zwrotu: "Tracą moc dotychczasowe przepisy sprzeczne z niniejszą ustawą".

§ 40. 1. Przepisowi uchylającemu ustawę lub poszczególne jej przepisy nadaje się odpowiednio brzmienie: "Traci moc ustawa ..... (tytuł ustawy)" albo "W ustawie ..... (tytuł ustawy) uchyla się art. ...".

2. Jeżeli uchyla się kilka ustaw, uchylane ustawy wymienia się w jednej jednostce redakcyjnej ustawy uchylającej, zamieszczając je w punktach, w kolejności, w jakiej uchylane ustawy zostały uchwalone.

§ 41. 1. Ustawę regulującą dotychczas daną dziedzinę spraw uchyla się w całości, bez pozostawiania w mocy poszczególnych jej jednostek systematyzacyjnych, zwłaszcza pojedynczych przepisów.

2. Jeżeli wyjątkowo zachowuje się moc obowiązującą niektórych przepisów uchylanej ustawy, wyraża się to zwrotem: "Traci moc ustawa ..... (tytuł ustawy), z wyjątkiem przepisów art. ... (wyczerpująco wymienia się przepisy, które pozostają w mocy)".

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, w razie uchylania przepisów, których moc obowiązująca została zachowana, uchyla się również przepis, który zachował moc obowiązującą tych przepisów, co wyraża się zwrotem:"Uchyla się:1) art. ... i art. ... ustawy ..... (tytuł uprzednio uchylonej ustawy, w której były

zamieszczone uchylane przepisy), zachowane w mocy na podstawie art. ... ustawy ..... (tytuł ustawy, która zachowała moc obowiązującą uchylanych przepisów);

2) art. ... ustawy ..... (tytuł ustawy, która zachowała moc obowiązującą uchylanych przepisów), w części dotyczącej zachowania w mocy przepisów wymienionych w pkt 1.".§ 42. Jeżeli uchyla się tylko niektóre przepisy ustawy, w przepisie

uchylającym jednoznacznie i wyczerpująco wymienia się wszystkie uchylane przepisy tej ustawy.

§ 43. W ustawie zamieszcza się przepis określający termin jej wejścia w życie, chyba że termin ten określają odrębne przepisy ustawy wprowadzającej.

§ 44. 1. Ustawa powinna wchodzić w życie w całości w jednym terminie. Nie różnicuje się terminów wejścia w życie poszczególnych przepisów ustawy.

2. Odstępstwo od rozwiązania, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić tylko w przypadku przepisów zmieniających, uchylających, przejściowych i dostosowujących.

§ 45. 1. Przepisowi o wejściu w życie ustawy można nadać brzmienie:1) "Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia";2) "Ustawa wchodzi w życie po upływie ..... (dni, tygodni, miesięcy, lat) od dnia

ogłoszenia";3) "Ustawa wchodzi w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po

miesiącu ogłoszenia" albo "Ustawa wchodzi w życie ..... dnia ..... miesiąca

159

następującego po miesiącu ogłoszenia";4) "Ustawa wchodzi w życie z dniem ... (dzień oznaczony kalendarzowo)";5) "Ustawa wchodzi w życie z dniem ogłoszenia".

2. Liczbę dni, tygodni, miesięcy lub lat, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, zapisuje się cyfrą arabską albo słownie. Określenie dnia i miesiąca, o których mowa w ust. 1 pkt 3, zapisuje się słownie.

§ 46. 1. Wejścia w życie ustawy nie uzależnia się od wystąpienia zdarzenia przyszłego.

2. Od wystąpienia zdarzenia przyszłego można uzależnić stosowanie ustawy albo jej poszczególnych przepisów. Jeżeli stosowanie całej ustawy ma być uzależnione od wystąpienia zdarzenia przyszłego, wyraża się to zwrotem: "Ustawa wchodzi w życie z dniem ..... (określenie zdarzenia)", a jeżeli od wystąpienia zdarzenia przyszłego ma być uzależnione stosowanie tylko poszczególnych przepisów ustawy - zwrotem: "Ustawa wchodzi w życie z dniem ....., z tym że przepisy art. ... stosuje się od dnia ..... (określenie zdarzenia)".

3. Rozwiązanie, o którym mowa w ust. 2, stosuje się tylko w przypadku, gdy termin wystąpienia zdarzenia przyszłego można ustalić w sposób niebudzący wątpliwości i zostanie on urzędowo podany do wiadomości publicznej.

§ 47. 1. W przypadku ustaw szczególnie obszernych lub zasadniczo zmieniających dotychczasowe ustawy, przepisy o wejściu w życie ustawy "głównej", przepisy zmieniające, przepisy uchylające oraz przepisy przejściowe i dostosowujące można zamieścić w oddzielnej ustawie (ustawie wprowadzającej).

2. Ustawa wprowadzająca może odnosić się tylko do jednej ustawy "głównej". Wyjątkowo, jeżeli ustawy "główne" regulują sprawy ściśle ze sobą związane, można jedną ustawę wprowadzającą odnieść do kilku ustaw "głównych".

3. Rozwiązania, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się do ustaw zmieniających.

§ 48. Przepisy ustawy wprowadzającej zamieszcza się w następującej kolejności:1) przepisy o wejściu w życie ustawy "głównej";2) przepisy zmieniające;3) przepisy uchylające;4) przepisy przejściowe i dostosowujące.

§ 49. Wyznaczany przez ustawę wprowadzającą termin wejścia w życie ustawy "głównej" ustala się na ten sam dzień co dzień wejścia w życie ustawy wprowadzającej.

§ 50. W przypadku uchylania ustawy "głównej", w ustawie uchylającej nie zamieszcza się przepisu uchylającego ustawę wprowadzającą ustawę "główną"; przepis uchylający ustawę wprowadzającą zamieszcza się tylko w przypadku, gdy ustawa ta zawiera przepisy inne niż wymienione w § 48.

§ 51. 1. Przepisowi nadającemu moc wsteczną ustawie lub jej części nadaje się brzmienie: "Ustawa wchodzi w życie z dniem ..... i ma zastosowanie do zdarzeń (stanów rzeczy)....., które powstały przed dniem ....." albo "Ustawa wchodzi w życie z dniem ..... i ma zastosowanie również do zdarzeń (stanów rzeczy) ....., które powstały przed dniem .....", albo też "Ustawa wchodzi w życie z dniem ....., z mocą od dnia .....".

2. Przepisy ustawy inne niż te, którym przepisy końcowe nadały wsteczną moc obowiązującą, a posiadające moc wsteczną wynikającą z ich treści i odnoszące się do zdarzeń lub stanów rzeczy, które powstały przed dniem wejścia

160

w życie ustawy, redaguje się w sposób jednoznacznie wskazujący te zdarzenia lub stany rzeczy.

§ 52. 1. Przepis określający termin wygaśnięcia mocy obowiązującej ustawy albo poszczególnych jej przepisów zamieszcza się tylko w przypadku, gdy ustawa albo jej poszczególne przepisy mają obowiązywać w ograniczonym czasie; wygaśnięcie mocy obowiązującej ustawy albo poszczególnych jej przepisów można uzależnić od wystąpienia zdarzenia przyszłego tylko w przypadku, gdy termin jego wystąpienia można ustalić w sposób niebudzący wątpliwości i zostanie on urzędowo podany do wiadomości publicznej.

2. Przepisowi, o którym mowa w ust. 1, nadaje się odpowiednio brzmienie: "Ustawa ..... (tytuł ustawy) obowiązuje do dnia ..... (termin wskazany kalendarzowo albo przez określenie zdarzenia przyszłego)" albo "Przepisy art. ... tracą moc z dniem ..... (termin wskazany kalendarzowo albo przez określenie zdarzenia przyszłego)".

§ 53. Jeżeli przepisy przejściowe, dostosowujące i końcowe nie są liczne, można je zamieścić pod wspólną nazwą "Przepisy przejściowe i końcowe".

Rozdział 7Oznaczanie przepisów ustawy i ich systematyzacja

§ 54. Podstawową jednostką redakcyjną ustawy jest artykuł.§ 55. 1. Każdą samodzielną myśl ujmuje się w odrębny artykuł.2. Artykuł powinien być w miarę możliwości jednozdaniowy.3. Jeżeli samodzielną myśl wyraża zespół zdań, dokonuje się podziału

artykułu na ustępy. W ustawie określanej jako "kodeks" ustępy oznacza się paragrafami (§).

4. Podział artykułu na ustępy wprowadza się także w przypadku, gdy między zdaniami wyrażającymi samodzielne myśli występują powiązania treściowe, ale treść żadnego z nich nie jest na tyle istotna, aby wydzielić ją w odrębny artykuł.

§ 56. 1. W obrębie artykułu (ustępu) zawierającego wyliczenie wyróżnia się dwie części: wprowadzenie do wyliczenia oraz punkty. Wyliczenie może kończyć się częścią wspólną, odnoszącą się do wszystkich punktów.

2. W obrębie punktów można dokonać dalszego wyliczenia, wprowadzając litery.

3. W obrębie liter można dokonać kolejnego wyliczenia, wprowadzając tiret.§ 57. 1. Artykuł oznacza się skrótem "art." i cyfrą arabską z kropką, z

zachowaniem ciągłości numeracji artykułów w obrębie całej ustawy, a przy powoływaniu - skrótem "art." bez względu na liczbę i przypadek oraz cyfrą arabską bez kropki; w ustawie wprowadzającej ustawę określaną jako "kodeks" numer artykułu można oznaczyć cyfrą rzymską.

2. Ustęp oznacza się cyfrą arabską z kropką bez nawiasu, z zachowaniem ciągłości numeracji w obrębie danego artykułu, a przy powoływaniu - skrótem "ust." bez względu na liczbę i przypadek oraz cyfrą arabską bez kropki.

3. Punkt oznacza się cyfrą arabską z nawiasem z prawej strony, z zachowaniem ciągłości numeracji w obrębie danego artykułu albo ustępu, a przy powoływaniu - skrótem "pkt" bez względu na liczbę i przypadek oraz cyfrą arabską bez nawiasu. Każdy punkt kończy się średnikiem, a ostatni kropką, chyba że wyliczenie kończy się częścią wspólną odnoszącą się do wszystkich punktów. W takim przypadku kropkę stawia się po części wspólnej.

4. Wyliczenie w obrębie punktów (tzw. litery) oznacza się małymi literami alfabetu łacińskiego, z wyłączeniem liter właściwych tylko językowi polskiemu (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż, ź), z nawiasem z prawej strony, z zachowaniem ciągłości

161

alfabetycznej w obrębie punktu, a przy powoływaniu - skrótem "lit." bez względu na liczbę i przypadek oraz literą alfabetu łacińskiego bez nawiasu. Każdą literę kończy się przecinkiem, a ostatnią średnikiem albo kropką, chyba że wyliczenie kończy się częścią wspólną odnoszącą się do wszystkich liter. W takim przypadku średnik albo kropkę stawia się po części wspólnej.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, gdy zabraknie liter, stosuje się oznaczenie najpierw dwuliterowe, a następnie wieloliterowe, dopisując do ostatniej litery alfabetu łacińskiego najpierw pierwszą, a następnie kolejne litery tego alfabetu [a), b)..... z), za), zb) ..... zz), zza), zzb) .....].

6. Każde tiret kończy się przecinkiem, a ostatnie przecinkiem, średnikiem albo kropką, chyba że wyliczenie kończy się częścią wspólną odnoszącą się do wszystkich tiret. W takim przypadku przecinek, średnik albo kropkę stawia się po części wspólnej. Przy powoływaniu tiret oznacza się wyrazem "tiret" i wyrażonym słownie numerem porządkowym tego tiret.

§ 58. 1. Każdą jednostkę redakcyjną zapisuje się od nowego wiersza i poprzedza jej oznaczeniem umieszczonym w tym samym wierszu.

2. Artykuły i ustępy rozpoczyna się od akapitu.3. Punkty, litery i tiret rozpoczyna się na wysokości początku wprowadzenia

do wyliczenia.§ 59. 1. Przepisy artykułu podzielonego na ustępy, punkty, litery i tiret

powołuje się w następującej kolejności: "art. ... ust. ... pkt ... lit. ... tiret...", bez przecinków po kolejnych jednostkach redakcyjnych.

2. W przypadku gdy jednostka redakcyjna składa się z kilku zdań, a zamierza się powołać tylko jedno z nich, wyraża się to zwrotem: "art. ... ust. ... zdanie (numer porządkowy zdania)".

§ 60. 1. W celu systematyzacji przepisów ustawy artykuły można grupować w jednostki systematyzacyjne wyższego stopnia.

2. Artykuły grupuje się w rozdziały, rozdziały grupuje się w działy, a działy łączy się w tytuły.

3. W ustawie określanej jako "kodeks" tytuły można grupować w księgi, a księgi łączyć w części. W ustawie takiej wyjątkowo można wprowadzić dodatkowo oddziały jako jednostki systematyzacyjne niższego stopnia niż rozdział.

§ 61. Jednostki systematyzacyjne wyższego stopnia stosuje się tylko w przypadku, gdy co najmniej w stosunku do jednej z nich zastosowano uprzednio odpowiednie jednostki systematyzacyjne niższego stopnia.

§ 62. 1. Rozdziały (oddziały) numeruje się cyframi arabskimi, a jednostki systematyzacyjne wyższego stopnia - cyframi rzymskimi.

2. Nazwa jednostki systematyzacyjnej wyższego stopnia składa się z wyrazu "część", "księga", "tytuł", "dział", "rozdział" "oddział" z odpowiednią cyfrą porządkową oraz ze zwięzłego określenia treści lub zakresu regulowanych spraw, rozpoczętego wielką literą, zapisanego od nowego wiersza.

Rozdział 8Przepisy upoważniające

§ 63. W przepisach upoważniających do wydania rozporządzenia wskazuje się:1) organ właściwy do wydania rozporządzenia;2) rodzaj aktu;3) zakres spraw przekazywanych do uregulowania w rozporządzeniu;4) wytyczne dotyczące treści rozporządzenia.

162

§ 64. 1. Organ właściwy do wydania rozporządzenia określa się pełną nazwą tego organu, zgodną z aktem o jego utworzeniu.

2. Jeżeli rozporządzenie ma wydać minister, wskazuje się go jako ministra właściwego do spraw określonych nazwą działu administracji rządowej, którym kieruje, ustaloną w art. 5 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 1999 r. Nr 82, poz. 928, z 2000 r. Nr 12, poz. 136, Nr 43, poz. 489, Nr 48, poz. 550, Nr 62, poz. 718, Nr 70, poz. 816, Nr 73, poz. 852, Nr 109, poz. 1158 i Nr 122, poz. 1314 i 1321, z 2001 r. Nr 3, poz. 18, Nr 5, poz. 43 i 44, Nr 42, poz. 475, Nr 63, poz. 634, Nr 73, poz. 761, Nr 76, poz. 811, Nr 87, poz. 954, Nr 102, poz. 1116, Nr 113, poz. 1207, Nr 115, poz. 1229, Nr 123, poz. 1353, Nr 125, poz. 1371, Nr 126, poz. 1382, Nr 129, poz. 1441, Nr 130, poz. 1450 i Nr 154, poz. 1800 oraz z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 41, poz. 365, Nr 71, poz. 655, Nr 74, poz. 676), z wyjątkiem Ministra Obrony Narodowej i Ministra Sprawiedliwości, których wskazuje się ich nazwami własnymi.

§ 65. Zakres spraw przekazywanych do uregulowania w rozporządzeniu określa się w sposób precyzyjny. Określenie tych spraw nie może być ogólnikowe, w szczególności przez posłużenie się zwrotem: "...... określi szczegółowe zasady .....".

§ 66. 1. Wytyczne dotyczące treści rozporządzenia są wskazówkami wyznaczającymi treść rozporządzenia lub sposób ukształtowania jego treści. W wytycznych można wskazać w szczególności:1) rozstrzygnięcia, których nie wolno przewidzieć w rozporządzeniu;2) granice, w jakich muszą zmieścić się rozstrzygnięcia rozporządzenia;3) wymagania, jakim mają odpowiadać rozwiązania przyjęte w rozporządzeniu;4) cele, jakie mają zostać osiągnięte przez rozporządzenie;5) okoliczności, jakie należy uwzględnić, tworząc rozporządzenie.

2. Stopień szczegółowości wytycznych powinien być dostosowany do rodzaju spraw przekazywanych do uregulowania w rozporządzeniu; wytyczne powinny być bardziej szczegółowe, gdy przekazywane sprawy dotyczą sytuacji prawnej obywateli.

§ 67. 1. Przepis upoważniający formułuje się w jednym artykule tak, aby można było powołać go jako podstawę prawną wydania rozporządzenia.

2. Artykuł, o którym mowa w ust. 1, można dzielić na jednostki redakcyjne niższego stopnia, w szczególności wytyczne mogą być wyrażone w oddzielnych ustępach tego artykułu albo jako jego drugie zdanie.

§ 68. 1. Upoważnieniu do wydania rozporządzenia można nadać charakter obligatoryjny albo fakultatywny.

2. Jeżeli do funkcjonowania ustawy jest niezbędne wydanie rozporządzenia, upoważnieniu nadaje się charakter obligatoryjny. Jeżeli rozstrzygnięcie co do tego, czy i kiedy wydać rozporządzenie, pozostawia się organowi upoważnianemu, upoważnieniu nadaje się charakter fakultatywny.

3. Przepisowi upoważniającemu do wydania rozporządzenia nadaje się brzmienie:1) jeżeli przepis ma upoważniać do wydania rozporządzenia, a zarazem

wyznaczać upoważnianemu organowi obowiązek jego wydania: ".... (nazwa organu) określi, w drodze rozporządzenia, ....." (upoważnienie obligatoryjne);

2) jeżeli przepis ma upoważniać do wydania rozporządzenia, a zarazem zapewniać swobodę korzystania z tego upoważnienia: "..... (nazwa organu) może określić, w drodze rozporządzenia, ...." (upoważnienie fakultatywne).§ 69. Wydanie rozporządzenia można uzależnić od zaistnienia określonego

163

warunku, wskazując ten warunek w przepisie upoważniającym zwrotem: "W razie wystąpienia ..... (określenie warunku), ..... (nazwa organu) określi, w drodze rozporządzenia, ....." albo "Jeżeli nastąpi ..... (określenie warunku), ..... (nazwa organu) może określić, w drodze rozporządzenia, .....".

§ 70. Nie przekazuje się do uregulowania w rozporządzeniu spraw niewyjaśnionych lub nasuwających trudności przy opracowywaniu ustawy.

§ 71. W przepisie upoważniającym nie zamieszcza się upoważnienia do wydania rozporządzenia w stosunku do kilku ustaw.

§ 72. W przepisie upoważniającym do wydania uchwały albo zarządzenia wskazuje się:1) organ właściwy do wydania aktu normatywnego;2) rodzaj aktu normatywnego;3) ogólnie zakres spraw, które w akcie normatywnym muszą albo mogą zostać

uregulowane.§ 73. 1. W przepisie upoważniającym do współuczestniczenia w wydaniu

rozporządzenia, uchwały albo zarządzenia wskazuje się:1) podmiot upoważniany do współuczestniczenia;2) formę współuczestniczenia.

2. Upoważnienie do współuczestniczenia w wydaniu aktu normatywnego nie zwalnia z obowiązku uzgodnienia projektu tego aktu lub zasięgnięcia o nim opinii na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

3. Podmiot upoważniany do współuczestniczenia w wydaniu aktu normatywnego określa się w sposób wskazany w § 64.

§ 74. Przepisowi upoważniającemu do współuczestniczenia w wydaniu rozporządzenia, uchwały albo zarządzenia nadaje się brzmienie:1) jeżeli współuczestniczenie ma polegać na wspólnym wydaniu aktu

normatywnego przez upoważnione organy: "Minister (inny organ) ..... oraz minister (inny organ) ..... określą ....." lub "Minister (inny organ) ..... oraz minister (inny organ) ..... mogą określić .....";

2) jeżeli współuczestniczenie ma polegać na osiągnięciu porozumienia w sprawie treści aktu normatywnego, a następstwem braku porozumienia ma być to, że akt nie dochodzi do skutku: "Minister (inny organ) ..... w porozumieniu z ministrem (innym organem) ..... określi .....";

3) jeżeli współuczestniczenie ma polegać na czynnym wyrażeniu uprzedniej zgody na wydanie aktu normatywnego, a następstwem niewyrażenia zgody ma być to, że akt nie dochodzi do skutku: "Minister (inny organ) ....., za zgodą (nazwa organu) ....., określi .....";

4) jeżeli współuczestniczenie ma polegać na czynnym wyrażeniu następczej zgody na wydany akt normatywny, a następstwem niewyrażenia zgody ma być to, że akt nie nabiera mocy obowiązującej: "Minister (inny organ) ....., po zatwierdzeniu przez (nazwa organu) ....., określi .....";

5) jeżeli współuczestniczenie ma polegać jedynie na samym wyrażeniu opinii o projekcie aktu normatywnego, a następstwem niezasięgnięcia opinii ma być to, że akt nie dochodzi do skutku: "Minister (inny organ) ....., po zasięgnięciu opinii (nazwa organu) ....., określi .....";

6) jeżeli współuczestniczenie ma polegać na zainicjowaniu aktu normatywnego przez inny organ, a następstwem braku inicjatywy jest niemożność wydania aktu przez organ upoważniony do jego wydania: "Minister (inny organ) ....., na wniosek (nazwa organu) ....., określi .....".

Rozdział 9

164

Przepisy karne§ 75. 1. W przepisie karnym znamiona czynu zabronionego określa się w

sposób wyczerpujący, bez odsyłania do nakazów albo zakazów zawartych w pozostałych przepisach tej samej ustawy lub w przepisach innych ustaw, w tym ustaw określanych jako "kodeks", albo w postanowieniach umów międzynarodowych ratyfikowanych za zgodą wyrażoną w ustawie.

2. Odesłanie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się tylko w przypadku, gdy bezprawność czynu polega na naruszeniu nakazów albo zakazów wyraźnie sformułowanych w innych przepisach tej samej ustawy albo postanowieniach umów międzynarodowych ratyfikowanych za zgodą wyrażoną w ustawie. W takim przypadku w przepisie karnym można odesłać do określonego przepisu tej samej ustawy albo do postanowienia oznaczonej umowy międzynarodowej, używając zwrotu: "Kto wbrew przepisom art. ... (postanowieniom art. ... umowy .....)".

3. Odesłanie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się także w przypadku, gdy przepis karny przewiduje inną niż sprawstwo formę popełnienia czynu zabronionego albo przewiduje okoliczności wyłączające, łagodzące lub zaostrzające odpowiedzialność karną, co wyraża się zwrotem: "Kto czyni przygotowania do przestępstwa określonego w art. ..." albo "Nie popełnia przestępstwa określonego w art. ..., kto ....." albo "Nie podlega karze za przestępstwo określone w art. ..., kto .....".

§ 76. W przepisie karnym, przy opisywaniu znamion czynu zabronionego, nie używa się określeń "bezprawnie", "świadomie" i im podobnych.

§ 77. 1. W przepisie karnym opisującym znamiona przestępstwa nie określa się, że może być ono popełnione tylko umyślnie. Jeżeli występek może być popełniony również nieumyślnie, zapisuje się to jako odrębną jednostkę redakcyjną w brzmieniu: "Jeżeli sprawca działa nieumyślnie ....." albo "Kto, chociażby nieumyślnie .....".

2. W przepisie karnym opisującym znamiona wykroczenia nie określa się, że może być ono popełnione zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie. Jeżeli wykroczenie może być popełnione tylko umyślnie, zapisuje się to jako odrębną jednostkę redakcyjną w brzmieniu: "Jeżeli sprawca czynu określonego w art. ... działa umyślnie ...." albo "Kto umyślnie .....".

§ 78. 1. W przepisie karnym sankcję karną grożącą za popełnienie czynu zabronionego określa się bez odsyłania do innych przepisów karnych.

2. Odesłanie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się tylko w przepisach bezpośrednio po sobie następujących, przy użyciu w drugim przepisie zwrotu: "Tej samej karze podlega, kto .....".

§ 79. 1. Przepisowi wyznaczającemu sankcję karną, dopuszczającemu alternatywnie kilka rodzajów kar, nadaje się brzmienie:1) "..... podlega karze ..... albo karze ....." (jeśli dopuszcza się tylko jedną z

wymienionych kar);2) "..... podlega karze ..... albo karze ..... albo obu tym karom łącznie" (jeśli

dopuszcza się nawet obie z wymienionych kar).2. Przepisowi wyznaczającemu sankcję karną, dopuszczającemu

kumulatywnie kilka rodzajów kar, nadaje się brzmienie:1) "..... podlega karze ..... i karze ....." (jeśli kumulatywność jest obligatoryjna);2) "..... podlega karze ....., obok kary .... można wymierzyć karę ..." (jeśli

kumulatywność jest fakultatywna).3. W przepisie karnym określa się środki karne, które mają być orzeczone w

165

razie popełnienia czynu zabronionego:1) jeżeli czyn ten jest przestępstwem - tylko w przypadku, gdy obligatoryjne

albo fakultatywne orzeczenie danego środka karnego nie wynika z przepisów części ogólnej Kodeksu karnego albo gdy zamiarem prawodawcy jest wyłączenie jego stosowania i odmienne uregulowanie określonego przypadku;

2) jeżeli czyn ten jest wykroczeniem - zawsze w przypadku, gdy zamiarem prawodawcy jest, by określony środek karny był orzekany, przy czym w przepisie karnym należy wskazać, czy orzeczenie to jest obligatoryjne, czy fakultatywne; w przypadku obowiązku naprawienia szkody określa się nadto sposób jej naprawienia.4. W przepisie karnym nie używa się zwrotów: "o ile dany czyn nie podlega

karze w myśl innych przepisów" albo "o ile dany czyn nie stanowi innego przestępstwa zagrożonego surowszą karą" i im podobnych.

§ 80. 1. W przepisie karnym określa się okoliczności wyłączające, łagodzące albo zaostrzające odpowiedzialność karną tylko wtedy, gdy od ich zaistnienia uzależnia się to, że dana osoba odpowiednio nie ponosi odpowiedzialności karnej, ponosi odpowiedzialność łagodniejszą albo odpowiedzialność surowszą.

2. Okoliczności łagodzące albo zaostrzające odpowiedzialność karną można wyjątkowo wskazać, posługując się określeniami ocennymi, takimi jak "przypadek mniejszej wagi", "waga czynu" lub im podobnymi.

§ 81. Jeżeli na podstawie sankcji karnej określonej w przepisie karnym nie da się ustalić, czy dany czyn zabroniony jest przestępstwem czy wykroczeniem, na końcu przepisów karnych zamieszcza się przepis określający tryb orzekania w sprawach o ten czyn i nadaje mu się brzmienie: "Orzekanie w sprawach o czyny, o których mowa w art. ..., następuje w trybie przepisów Kodeksu postępowania .....".

Dział IIZmiana (nowelizacja) ustawy

§ 82. Zmiana (nowelizacja) ustawy polega na uchyleniu niektórych jej przepisów, zastąpieniu niektórych jej przepisów przepisami o innej treści lub brzmieniu albo na dodaniu do niej nowych przepisów.

§ 83. Przepisy ustawy zmienia się:1) odrębną ustawą zmieniającą;2) przepisem zmieniającym zamieszczonym w innej ustawie.

§ 84. Jeżeli zmiany wprowadzane w ustawie miałyby być liczne albo miałyby naruszać konstrukcję lub spójność ustawy albo gdy ustawa była już poprzednio wielokrotnie nowelizowana, opracowuje się projekt nowej ustawy.

§ 85. 1. Przepisy ustawy zmienia się przepisem wyraźnie wskazującym dokonywane zmiany.

2. Pierwszemu artykułowi ustawy zmieniającej albo przepisowi zmieniającemu zamieszczanemu w innej ustawie nadaje się brzmienie: "W ustawie ..... (tytuł ustawy) wprowadza się następujące zmiany: .....".

3. Jeżeli uchyla się tylko jeden przepis ustawy, przepisowi uchylającemu nadaje się brzmienie: "W ustawie ..... (tytuł ustawy) uchyla się art. ...".

4. Jeżeli zmienia się treść lub brzmienie tylko jednego przepisu ustawy, przepisowi zmieniającemu nadaje się brzmienie: "W ustawie ..... (tytuł ustawy) art. ... otrzymuje brzmienie: .....".

§ 86. Zmiana ustawy nie może polegać na tym, że dawny przepis zastępuje

166

się nowym, nie wskazując jednocześnie dokonywania tej zmiany (nowelizacja dorozumiana).

§ 87. 1. Zmieniany przepis ustawy przytacza się w pełnym nowym brzmieniu, choćby zastępowano w nim, dodawano albo eliminowano tylko jeden wyraz.

2. Jeżeli artykuły ustawy są podzielone na jednostki redakcyjne niższego stopnia, a zmianę wprowadza się tylko w którejś z tych jednostek, można poprzestać na przytoczeniu pełnego nowego brzmienia tylko tej zmienianej jednostki redakcyjnej.

§ 88. Jeżeli dane określenie, występujące w wielu przepisach zmienianej ustawy, zastępuje się w każdym z nich innym określeniem, zmiany tej dokonuje się, zamieszczając w ustawie zmieniającej przepis w brzmieniu: "Użyte w art. ... (albo użyte w ustawie), w różnej liczbie i przypadku, wyrazy " ..... " zastępuje się użytymi w odpowiedniej liczbie i przypadku wyrazami " ..... ".".

§ 89. 1. Jeżeli do tekstu ustawy dodaje się nowe artykuły, zachowuje się dotychczasową numerację, dodając do numeru nowego artykułu małą literę alfabetu łacińskiego, z wyłączeniem liter właściwych tylko językowi polskiemu, z zachowaniem ciągłości alfabetycznej, co wyraża się zwrotem: "Po art. X dodaje się art. Xa w brzmieniu .....".

2. Zasadę wyrażoną w ust. 1 stosuje się odpowiednio, gdy w obrębie artykułu dodaje się nowy ustęp, w obrębie ustępu nowy punkt albo w obrębie punktu nową literę, co wyraża się zwrotem: "w art. ... po ust. X (pkt X, lit. X) dodaje się ust. Xa (pkt Xa, lit. Xa) w brzmieniu: ....."; jednakże gdy kolejną jednostkę redakcyjną niższego stopnia dodaje się na końcu artykułu, ustępu, punktu albo litery, oznacza się ją odpowiednio kolejną cyfrą arabską lub literą alfabetu łacińskiego, co wyraża się zwrotem: "w art. ... w ust. ... dodaje się pkt... (lit. ...) ... w brzmieniu: .....", przy czym przed oznaczeniem każdej kolejnej jednostki redakcyjnej pisze się przyimek "w".

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, w razie wyczerpania się liter, dodawane artykuły lub jednostki redakcyjne niższego stopnia oznacza się najpierw dwuliterowo, a następnie wieloliterowo, dopisując do oznaczenia wynikającego z ust. 2 najpierw pierwszą, a następnie kolejne litery alfabetu łacińskiego (Xa ..... Xz,..... Xza ..... Xzz, Xzza ..... Xzzz).

§ 90. Zmienia się zawsze pierwotny tekst ustawy, a jeżeli wprowadzono do niego zmiany - tekst zmieniony. Jeżeli ogłoszono tekst jednolity ustawy, zmienia się ten tekst, a w przypadku gdy wprowadzono zmiany do tekstu jednolitego - zmieniony tekst jednolity.

§ 91. 1. Nie nowelizuje się przepisów zmieniających inną ustawę.2. Jeżeli jest to konieczne dla wyeliminowania rażącego błędu w przepisach

zmieniających ogłoszonej ustawy, można wyjątkowo znowelizować te przepisy w okresie ich vacatio legis.

3. Nowelizację przepisów zmieniających, o której mowa w ust. 2, wprowadza się w życie najpóźniej w dniu wejścia w życie ustawy zmienianej.

§ 92. 1. Jedną ustawą zmieniającą obejmuje się tylko jedną ustawę.2. Odstąpienie od zasady wyrażonej w ust. 1 jest dopuszczalne tylko w

przypadku, gdy między zmienianymi ustawami występują niewątpliwe związki tematyczne lub do zrealizowania zamysłu prawodawcy jest niezbędne jednoczesne dokonanie zmian w kilku ustawach.

§ 93. 1. Ustawa zmieniająca może zawierać jedynie przepisy uchylające, przepisy zastępujące lub przepisy uzupełniające przepisy ustawy zmienianej, a w razie potrzeby - także przepisy przejściowe i dostosowujące, konieczne ze

167

względu na dokonywaną nowelizację.2. W ustawie zmieniającej nie zamieszcza się przepisów regulujących sprawy

nieobjęte zakresem unormowania ustawy zmienianej.3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeżeli jest to konieczne dla

uniknięcia luki w prawie, w ustawie zmieniającej można wyjątkowo zamieścić przepisy, które regulują sprawy wykraczające poza zakres unormowania ustawy zmienianej.

4. Jeżeli w ustawie zmieniającej zamieszczono przepisy przejściowe i dostosowujące albo wyjątkowo zamieszczono przepisy inne niż uchylające, zastępujące lub uzupełniające ustawę zmienianą, nie wystarczy poprzestać na uchyleniu ustawy znowelizowanej, ale uchyla się także ustawę, która ją znowelizowała.

§ 94. 1. Zmiany dokonywane ustawą zmieniającą ujmuje się w jeden artykuł tej ustawy.

2. Każdy nowelizowany artykuł ujmuje się w oddzielny punkt. Jeżeli w jednym artykule wprowadza się zmiany w jego jednostkach redakcyjnych niższego stopnia, każdą z tych zmian oznacza się odrębną literą.

§ 95. Jeżeli w jednej ustawie zmieniającej zmienia się kilka ustaw, zmianę każdej z tych ustaw ujmuje się w odrębny artykuł.

§ 96. 1. Tytuł ustawy zmieniającej formułuje się zgodnie z zasadami wyrażonymi w § 16-18, z tym że przedmiot ustawy określa się przez użycie zwrotu: "ustawa o zmianie ustawy ..... (tytuł ustawy)" albo "ustawa zmieniająca ustawę ..... (tytuł ustawy)", a jeżeli zmienia się jednocześnie kilka ustaw - "ustawa o zmianie ustawy ..... (tytuł ustawy)", wymieniając tytuł każdej zmienianej ustawy.

2. Jeżeli jedną ustawą zmienia się wiele ustaw i wymienienie w tytule ustawy nowelizującej tytułów wszystkich zmienianych ustaw powodowałoby, że tytuł ustawy nowelizującej byłby rażąco długi, można wyjątkowo sformułować go przy użyciu zwrotu: "ustawa o zmianie ustaw ....." i ogólnie podać ich wspólny przedmiot albo "ustawa o zmianie ustawy ..... (tytuł ustawy) oraz niektórych innych ustaw", wymieniając tylko tytuł podstawowej ustawy nowelizowanej.

3. W tytule ustawy zmieniającej nie podaje się daty ustawy nowelizowanej oraz oznaczenia dzienników urzędowych, w których została ogłoszona ta ustawa i jej zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, w odnośniku do tytułu ustawy zmieniającej podaje się tytuły wszystkich zmienianych ustaw oraz oznaczenia dzienników urzędowych, w których zostały ogłoszone te ustawy i ich zmiany albo ostatnie teksty jednolite i ich zmiany.

§ 97. 1. Jeżeli ustawa zawiera kilka przepisów zmieniających, wydziela się je we wspólny rozdział zatytułowany "Zmiany w przepisach obowiązujących" i zamieszcza się bezpośrednio przed przepisami przejściowymi i końcowymi.

2. Jeżeli ustawa zawiera jeden przepis zmieniający, zamieszcza się go bezpośrednio przed przepisami przejściowymi i końcowymi w rozdziale zatytułowanym "Zmiany w przepisach obowiązujących, przepisy przejściowe i końcowe".

Dział IIITekst jednolity

§ 98. 1. Jeżeli ustawa ma wyznaczyć termin ogłoszenia tekstu jednolitego, przepis wyznaczający ten termin zamieszcza się w ustawie zmieniającej ustawę,

168

której tekst jednolity ma być ogłoszony, albo w ustawie wprowadzającej tę ustawę (w Przepisach wprowadzających ustawę ....).

2. Przepisowi wyznaczającemu termin ogłoszenia tekstu jednolitego nadaje się brzmienie: "Ogłoszenie tekstu jednolitego ustawy ..... (tytuł ustawy) nastąpi w terminie ..... miesięcy (dni) od dnia ogłoszenia niniejszej ustawy".

3. W przepisie, o którym mowa w ust. 2, nie podaje się oznaczenia dzienników urzędowych, w których została ogłoszona ustawa, której tekst jednolity ma być ogłoszony, ani oznaczenia dzienników urzędowych, w których zostały ogłoszone zmiany tej ustawy albo jej ostatni tekst jednolity i jego zmiany.

§ 99. W przypadku wyznaczenia terminu ogłoszenia tekstu jednolitego, tekst ten sporządza się według stanu prawnego obowiązującego w dniu wejścia w życie ustawy, w której został wyznaczony termin ogłoszenia tego tekstu. W tekście jednolitym można uwzględnić również zmiany wprowadzone po dniu wejścia w życie ustawy, w której został wyznaczony termin ogłoszenia tego tekstu.

§ 100. Jeżeli termin ogłoszenia tekstu jednolitego nie jest określony, tekst jednolity sporządza się według stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania obwieszczenia o ogłoszeniu tego tekstu.

§ 101. Ogłoszenie tekstu jednolitego następuje w formie obwieszczenia; tekst jednolity jest załącznikiem do tego obwieszczenia.

§ 102. Tytułowi obwieszczenia nadaje się brzmienie: "Obwieszczenie ..... (nazwa organu wydającego obwieszczenie) z dnia .... w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy .... (tytuł ustawy)". W tytule obwieszczenia nie podaje się daty ustawy, której tekst jednolity się ogłasza, ani nie podaje się oznaczenia dzienników urzędowych, w których została ogłoszona ta ustawa i jej zmiany oraz wcześniejsze teksty jednolite i ich zmiany.

§ 103. 1. W obwieszczeniu przytacza się przepis ustawy upoważniający do ogłoszenia tekstu jednolitego i tytuł ustawy, której tekst jednolity jest ogłaszany, a ponadto wymienia się te wszystkie ustawy, które wprowadziły zmiany do pierwotnego tekstu tej ustawy.

2. W obwieszczeniu zamieszcza się także treść tych przepisów zawartych w ustawach zmieniających, których nie zamieszcza się w tekście jednolitym, jako niezmieniających tekstu ustawy, której tekst jednolity jest ogłaszany.

§ 104. Treść obwieszczenia o ogłoszeniu tekstu jednolitego formułuje się według wzoru:

"1. Na podstawie art. 16 ust. 1 (w przypadku gdy obwieszczenie wydaje Marszałek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej albo art. 16 ust. 3 - jeżeli tekst jednolity ogłasza organ właściwy do wydania aktu normatywnego innego niż ustawa) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. Nr 62, poz. 718, z 2001 r. Nr 46, poz. 499 i z 2002 r. Nr 74, poz. 676) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst ustawy z dnia ..... o .... (Dz. U. Nr ...., poz. ...., przy czym podaje się tylko oznaczenie dziennika urzędowego, w którym został ogłoszony tekst pierwotny albo ostatni tekst jednolity), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:1) ustawą z dnia .... o .... (Dz. U. Nr..., poz. ..., przy czym podaje się

oznaczenie dzienników urzędowych, w których został ogłoszony tekst pierwotny i wszystkie jego zmiany);

2) ....................oraz zmian wynikających z przepisów ogłoszonych przed dniem .....

169

(podaje się dzień, według stanu, na który sporządzono tekst jednolity).2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity ustawy

nie obejmuje: 1) art. ... ustawy z dnia ..... o .... (Dz. U. Nr ..., poz. ..., przy czym podaje się

oznaczenie dzienników urzędowych, w których został ogłoszony tekst pierwotny i wszystkie jego zmiany), który stanowi:"Art. ...............";

2) .........".§ 105. Jeżeli na podstawie przepisu późniejszego można ustalić w sposób

niewątpliwy, że przepis wcześniejszy nie obowiązuje, w obwieszczeniu o ogłoszeniu tekstu jednolitego czyni się o tym wzmiankę w brzmieniu: "Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst ustawy z dnia ...... o ...... nie obejmuje przepisu art. ..... tej ustawy jako wygasłego". W takim przypadku w treści obwieszczenia o ogłoszeniu tekstu jednolitego, o której mowa w § 104, wzmiankę w tej sprawie zamieszcza się jako odrębny kolejny punkt (pkt 3).

§ 106. Tekst jednolity redaguje się według następujących zasad:1) zachowuje się numerację pierwotnego tekstu ustawy i uwzględnia numerację

dodaną przez ustawy zmieniające; nie wprowadza się ciągłości numeracji;2) w miejscu przepisu uchylonego wpisuje się oznaczenie uchylonej jednostki

redakcyjnej oraz określenie "uchylony", podając w odnośniku tytuł ustawy uchylającej oraz oznaczenie dzienników urzędowych, w których została ogłoszona ta ustawa i jej zmiany, a także podaje się przepis uchylający i datę jego wejścia w życie;

3) przy przepisach, których treść zmieniono, i przy przepisach dodanych podaje się w odnośnikach do tych przepisów tytuł ustawy nowelizującej oraz oznaczenie dzienników urzędowych, w których została ogłoszona ta ustawa i jej zmiany, a także podaje się przepis nowelizujący i datę jego wejścia w życie;

4) w przypadku przepisów wielokrotnie zmienianych, w odnośnikach do tych przepisów podaje się w kolejności chronologicznej wszystkie wprowadzone zmiany, zgodnie z zasadami wyrażonymi w pkt 2 i 3.§ 107. Do tekstu jednolitego nie wprowadza się zmian, które nie zostały

wyraźnie sformułowane w ustawie zmieniającej, chyba że zmiany te mają charakter wyłącznie formalny. W takim przypadku wprowadzone zmiany omawia się w odnośnikach do przepisów, w których wprowadzono takie zmiany.

§ 108. W odnośnikach do tekstu jednolitego omawia się również zmiany inne, niż wymienione w § 106 pkt 2-4 i § 107, w tym także zmiany, które nastąpiły w przepisach, do których odsyła ustawa, której tekst jednolity jest ogłaszany.

§ 109. W przypadku gdy ogłasza się drugi lub kolejny tekst jednolity, w odnośnikach do tego tekstu omawia się tylko zmiany wprowadzone po ogłoszeniu ostatniego tekstu jednolitego.

§ 110. Zasady wyrażone w niniejszym dziale stosuje się odpowiednio do tekstów jednolitych aktów normatywnych innych niż ustawa.

Dział IVSprostowanie błędu

§ 111. Sprostowanie błędu może dotyczyć tylko tekstu aktu normatywnego ogłoszonego w dzienniku urzędowym.

§ 112. 1. Obwieszczenie o sprostowaniu błędu zawiera:1) tytuł obwieszczenia, a w nim nazwę organu prostującego błąd oraz datę

170

wydania obwieszczenia i jego przedmiot;2) podstawę prawną sprostowania błędu;3) tytuł aktu normatywnego, w którym prostuje się błąd, a także oznaczenie

dziennika urzędowego, w którym został ogłoszony ten akt;4) przepis prawny aktu normatywnego podlegający sprostowaniu;5) przytoczenie błędu, który jest przedmiotem sprostowania;6) fragment tekstu aktu normatywnego w brzmieniu uwzględniającym

sprostowanie błędu.2. Tytułowi obwieszczenia o sprostowaniu błędu nadaje się brzmienie:

"Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów (albo nazwa innego organu wydającego obwieszczenie) z dnia ..... o sprostowaniu błędu".

3. Treść obwieszczenia o sprostowaniu błędu formułuje się według wzoru: "Na podstawie art. 17 ust. 3 (albo art. 17 ust. 4 - gdy obwieszczenie wydaje inny organ niż Prezes Rady Ministrów) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. Nr 62, poz. 718, z 2001 r. Nr 46, poz. 499 i z 2002 r. Nr 74, poz. 676) w ..... (tytuł aktu normatywnego, z oznaczeniem dziennika urzędowego, w którym został ogłoszony ten akt) w ..... (oznaczenie jednostki redakcyjnej) zamiast wyrazu "....." powinien być wyraz "...".".

4. Jednym obwieszczeniem o sprostowaniu błędów można sprostować więcej niż jeden błąd w tym samym akcie normatywnym, a także błędy w różnych aktach normatywnych.

§ 113. Rozwiązania, o których mowa w § 112, stosuje się odpowiednio do sprostowania błędu w tekście jednolitym aktu normatywnego.

§ 114. Jeżeli po dniu ogłoszenia aktu normatywnego, w którym prostuje się błąd, został ogłoszony tekst jednolity tego aktu, zawierający ten sam błąd, sprostowanie musi odrębnie obejmować również ogłoszony tekst jednolity.

Dział VProjekt aktu wykonawczego (rozporządzenia)

§ 115. W rozporządzeniu zamieszcza się tylko przepisy regulujące sprawy przekazane do unormowania w przepisie upoważniającym (upoważnieniu ustawowym).

§ 116. W rozporządzeniu nie zamieszcza się przepisów niezgodnych z ustawą upoważniającą lub z innymi ustawami i ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, chyba że przepis upoważniający wyraźnie na to zezwala.

§ 117. W rozporządzeniu nie zamieszcza się przepisów karnych oraz przepisów odsyłających do przepisów karnych.

§ 118. W rozporządzeniu nie powtarza się przepisów ustawy upoważniającej oraz przepisów innych aktów normatywnych.

§ 119. 1. Na podstawie jednego upoważnienia ustawowego wydaje się jedno rozporządzenie, które wyczerpująco reguluje sprawy przekazane do unormowania w tym upoważnieniu.

2. Jeżeli jedno upoważnienie ustawowe przekazuje do uregulowania różne sprawy, które dają się tematycznie wyodrębnić tak, że ich zakresy są rozłączne, można wydać na podstawie takiego upoważnienia więcej niż jedno rozporządzenie.

§ 120. 1. W tytule rozporządzenia w oddzielnych wierszach zamieszcza się:1) oznaczenie rodzaju aktu;2) nazwę organu wydającego rozporządzenie;

171

3) datę rozporządzenia;4) określenie przedmiotu rozporządzenia.

2. Nazwę organu wydającego rozporządzenie podaje się w brzmieniu ustalonym w przepisach o utworzeniu tego organu. W przypadku ministrów ich nazwę podaje się według nazwy ministerstwa, którym kierują, utworzonego na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 1999 r. Nr 82, poz. 929, z 2000 r. Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 102, poz. 1116 i Nr 154, poz. 1799 i 1800), z wyjątkiem Ministra Obrony Narodowej i Ministra Sprawiedliwości, których wskazuje się ich nazwami własnymi.

3. Jako datę rozporządzenia podaje się dzień określony kalendarzowo, w którym zostało ono podpisane przez organ wydający to rozporządzenie. Jeżeli rozporządzenie jest wydawane wspólnie albo w porozumieniu z innym organem, za datę rozporządzenia przyjmuje się datę jego podpisania przez organ współuczestniczący w wydaniu tego rozporządzenia; organ współuczestniczący w wydaniu rozporządzenia podpisuje je w drugiej kolejności.

4. Oznaczenie rodzaju aktu oraz nazwę organu wydającego rozporządzenie pisze się wielkimi literami.

5. Określenie przedmiotu rozporządzenia powinno być sformułowane możliwie najzwięźlej; nie powtarza się w nim dosłownie wskazanego w upoważnieniu ustawowym zakresu spraw przekazanych do uregulowania w rozporządzeniu ani wytycznych dotyczących jego treści, chyba że zakres spraw został zwięźle wskazany w upoważnieniu ustawowym.

6. Określenie przedmiotu rozporządzenia rozpoczyna się od wyrazów "w sprawie .....".

§ 121. 1. Tekst rozporządzenia rozpoczyna się od przytoczenia przepisu ustawy zawierającego upoważnienie ustawowe, jako podstawy prawnej wydania rozporządzenia.

2. Jeżeli upoważnienie ustawowe jest wyrażone w kilku przepisach, jako podstawę prawną wydania rozporządzenia przytacza się przepis, który wskazuje organ upoważniony do jego wydania oraz określa zakres spraw przekazanych do uregulowania w rozporządzeniu.

3. Podstawę prawną wydania rozporządzenia wyraża się zwrotem: "Na podstawie art. ... ustawy ..... (tytuł ustawy z oznaczeniem dziennika urzędowego, w którym została ogłoszona ta ustawa i jej zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany ogłoszone do dnia wydania rozporządzenia) zarządza się, co następuje: .....".

§ 122. 1. Jeżeli w upoważnieniu ustawowym jako organ właściwy do wydania rozporządzenia wskazano ministra określonego nazwą działu administracji rządowej, w odnośniku do podstawy prawnej wydania tego rozporządzenia wymienia się przepis prawny, mocą którego minister wydający to rozporządzenie kieruje działem administracji rządowej wskazanym w upoważnieniu ustawowym.

2. Jeżeli właściwość organu wskazanego w upoważnieniu ustawowym jako organ właściwy do wydania rozporządzenia przejął inny organ albo jeżeli organ wskazany w upoważnieniu ustawowym przestał istnieć, a jego kompetencje przejął inny organ, w odnośniku do podstawy prawnej wydania tego rozporządzenia wymienia się przepis prawny przekazujący kompetencje organu wskazanego w przepisie upoważniającym organowi wydającemu rozporządzenie.

§ 123. Tytuł ustawy, w której jest zamieszczony przepis upoważniający, wraz z oznaczeniem dziennika urzędowego, w którym została ogłoszona ta ustawa i jej zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany, przytacza się tylko w podstawie

172

prawnej rozporządzenia, a w treści rozporządzenia ustawę tę powołuje się skrótowo, przytaczając tylko jej tytuł.

§ 124. 1. Podstawową jednostką redakcyjną i systematyzacyjną rozporządzenia jest paragraf.

2. Paragrafy można dzielić na ustępy, ustępy na punkty, punkty na litery, a litery na tiret.

§ 125. W przepisach ogólnych rozporządzenia:1) określa się jego przedmiot, w szczególności wtedy, gdy tytuł rozporządzenia

jest zwięzły i nie zawiera szczegółowej informacji o wszystkich sprawach regulowanych w rozporządzeniu, rozpoczynając przepis od wyrazów: "Rozporządzenie określa .....";

2) zamieszcza się postanowienia o stosowanych w rozporządzeniu definicjach i skrótach.§ 126. 1. W rozporządzeniu zamieszcza się przepis uchylający inne

rozporządzenie tylko w przypadku, gdy ma ono uchylić:1) rozporządzenie wcześniejsze, które zostało wydane na podstawie tego

samego, nadal obowiązującego przepisu upoważniającego, przez:a) ten sam organ, który wydaje rozporządzenie uchylające,b) organ, którego właściwość przejął organ wydający rozporządzenie

uchylające;2) rozporządzenie wydane na podstawie nieobowiązującego przepisu

upoważniającego, ale pozostawione czasowo w mocy przez nową ustawę, chyba że nowa ustawa przestała obowiązywać.2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zachowanego w mocy

rozporządzenia nie uchyla się, jeżeli upłynął termin, do którego nowa ustawa zachowała jego moc obowiązującą. W takiej sytuacji w nowym rozporządzeniu zamieszcza się odnośnik informujący o rozporządzeniu, które przestało obowiązywać z mocy samego prawa, a którego treść wiąże się z treścią nowego rozporządzenia. W odnośniku tym podaje się również datę utraty mocy obowiązującej wymienionego rozporządzenia oraz wskazuje przepis prawny, z mocy którego przestało ono obowiązywać.

§ 127. Rozporządzenie powinno wchodzić w życie w dniu wejścia w życie ustawy, na podstawie której jest ono wydawane.

§ 128. 1. Rozporządzenie można wydać po dniu ogłoszenia ustawy, w której jest zamieszczony przepis upoważniający do jego wydania, a przed dniem wejścia w życie tej ustawy.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, termin wejścia w życie rozporządzenia wyznacza się na dzień nie wcześniejszy niż dzień wejścia w życie ustawy upoważniającej do wydania tego rozporządzenia.

§ 129. 1. Rozporządzenie można zmieniać rozporządzeniem późniejszym, wydanym na podstawie tego samego, nadal obowiązującego przepisu upoważniającego, przez organ, który wydał rozporządzenie zmieniane, albo przez organ, który przejął właściwość organu, który wydał rozporządzenie zmieniane.

2. W tytule rozporządzenia zmieniającego określenie przedmiotu rozporządzenia rozpoczyna się od zwrotu: "zmieniające rozporządzenie w sprawie .....", pomijając nazwę organu, który wydał rozporządzenie zmieniane, i datę wydania tego rozporządzenia, a także oznaczenie dzienników urzędowych, w których zostało ogłoszone rozporządzenie zmieniane i jego zmiany albo ostatni tekst jednolity i jego zmiany.

§ 130. 1. Na oryginalnym egzemplarzu rozporządzenia zamieszcza się podpis

173

organu wydającego to rozporządzenie.2. Jeżeli upoważnione do wydania rozporządzenia są co najmniej dwa organy,

na oryginalnym egzemplarzu rozporządzenia zamieszcza się podpis każdego z tych organów.

3. Jeżeli rozporządzenie jest wydawane w porozumieniu z innym organem, na oryginalnym egzemplarzu rozporządzenia zamieszcza się podpis organu wydającego rozporządzenie oraz podpis organu, w porozumieniu z którym jest ono wydawane. Podpisu organu, w porozumieniu z którym rozporządzenie jest wydawane, nie zamieszcza się w tekście rozporządzenia ogłaszanym w dzienniku urzędowym.

4. W przypadku innych form współuczestniczenia w wydawaniu rozporządzenia, niż wymienione w ust. 2 i 3, na oryginalnym egzemplarzu rozporządzenia zamieszcza się tylko podpis organu, który wydaje to rozporządzenie.

§ 131. 1. Do projektu rozporządzenia dołącza się uzasadnienie.2. Uzasadnienie projektu rozporządzenia sporządza się według zasad

określonych w odrębnych przepisach.§ 132. Do projektu rozporządzenia stosuje się odpowiednio zasady wyrażone

w dziale I rozdziały 2-7 i w dziale II, o ile zasady zawarte w niniejszym dziale nie stanowią inaczej.

Dział VIProjekty aktów normatywnych o charakterze wewnętrznym (uchwał i

zarządzeń)§ 133. Uchwały Rady Ministrów są wydawane na podstawie Konstytucji

Rzeczypospolitej Polskiej lub ustawy, a uchwały innych organów oraz zarządzenia - na podstawie ustawy.

§ 134. Podstawą wydania uchwały i zarządzenia jest przepis prawny, który:1) upoważnia dany organ do uregulowania określonego zakresu spraw;2) wyznacza zadania lub kompetencje danego organu.

§ 135. W uchwale i zarządzeniu zamieszcza się przepisy prawne regulujące wyłącznie sprawy z zakresu przekazanego w przepisie, o którym mowa w § 134 pkt 1, oraz sprawy należące do zadań lub kompetencji organu, o których mowa w § 134 pkt 2.

§ 136. W uchwale i zarządzeniu nie zamieszcza się przepisów prawnych niezgodnych z ustawą, na podstawie której są one wydawane, oraz innymi ustawami i ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, a także przepisów prawnych niezgodnych z rozporządzeniami.

§ 137. W uchwale i zarządzeniu nie powtarza się przepisów ustaw, ratyfikowanych umów międzynarodowych i rozporządzeń.

§ 138. 1. Uchwała i zarządzenie mogą być wydane na podstawie kilku przepisów prawnych, o których mowa w § 134.

2. Na podstawie jednego przepisu prawnego, o którym mowa w § 134, można wydać więcej niż jedną uchwałę albo więcej niż jedno zarządzenie.

§ 139. Tekst uchwały i zarządzenia rozpoczyna się od wskazania przepisu prawnego, na podstawie którego uchwała albo zarządzenie są wydawane.

§ 140. Akty normatywne o charakterze wewnętrznym określa się wyłącznie nazwą "uchwała" albo "zarządzenie".

§ 141. Do projektów uchwał i zarządzeń stosuje się odpowiednio zasady wyrażone w dziale V, z wyjątkiem § 132, w dziale II oraz w dziale I rozdziały 2-7,

174

o ile zasady zawarte w niniejszym dziale nie stanowią inaczej.

Dział VIIProjekty aktów prawa miejscowego

§ 142. 1. Akty prawa miejscowego są stanowione przez wojewodę i organy administracji niezespolonej na podstawie przepisów upoważniających zamieszczonych w ustawie dotyczącej administracji rządowej w województwie albo w innych ustawach.

2. Akty prawa miejscowego są stanowione przez sejmik województwa, radę lub zarząd powiatu oraz radę lub zarząd gminy na podstawie przepisów upoważniających zamieszczonych w ustawach dotyczących odpowiednich samorządów terytorialnych albo w innych ustawach.

3. Rodzaje aktów prawa miejscowego określają ustawy, o których mowa w ust. 1 i 2.

§ 143. Do aktów prawa miejscowego stosuje się odpowiednio zasady wyrażone w dziale VI, z wyjątkiem § 141, w dziale V, z wyjątkiem § 132, w dziale II oraz w dziale I rozdziały 2-7, a do przepisów porządkowych - również w dziale I rozdział 9, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Dział VIIITypowe środki techniki prawodawczej

§ 144. 1. Jeżeli norma ma być adresowana do każdej osoby fizycznej, adresata tej normy wskazuje się wyrazem "kto".

2. Jeżeli zakres adresatów normy ma być węższy niż wskazany w ust. 1, wyznacza się go przez użycie odpowiedniego określenia rodzajowego.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, określenia adresata normy nie poprzedza się wyrazem "każdy".

4. Jeżeli norma ma być adresowana do podmiotów innych niż osoby fizyczne, adresata tej normy można wskazać nazwą rodzajową albo własną.

§ 145. 1. Jeżeli norma ma znajdować zastosowanie we wszystkich okolicznościach, w przepisie prawnym nie określa się okoliczności jej zastosowania.

2. Jeżeli norma ma znajdować zastosowanie tylko w określonych okolicznościach, okoliczności te jednoznacznie i wyczerpująco wskazuje się w przepisie prawnym przez rodzajowe ich określenie.

§ 146. 1. W ustawie lub innym akcie normatywnym formułuje się definicję danego określenia, jeżeli:1) dane określenie jest wieloznaczne;2) dane określenie jest nieostre, a jest pożądane ograniczenie jego nieostrości;3) znaczenie danego określenia nie jest powszechnie zrozumiałe;4) ze względu na dziedzinę regulowanych spraw istnieje potrzeba ustalenia

nowego znaczenia danego określenia.2. Jeżeli określenie wieloznaczne występuje tylko w jednym przepisie

prawnym, jego definicję formułuje się tylko w przypadku, gdy wieloznaczności nie eliminuje zamieszczenie go w odpowiednim kontekście językowym.

§ 147. 1. Jeżeli w ustawie lub innym akcie normatywnym ustalono znaczenie danego określenia w drodze definicji, w obrębie tego aktu nie wolno posługiwać się tym określeniem w innym znaczeniu.

2. Jeżeli zachodzi konieczność odstąpienia od zasady wyrażonej w ust. 1, wyraźnie podaje się inne znaczenie danego określenia i ustala się jego zakres

175

odniesienia.§ 148. Jeżeli w ustawie zachodzi wyjątkowo potrzeba odstąpienia od

znaczenia danego określenia ustalonego w ustawie określanej jako "kodeks" lub "prawo" lub innej ustawie podstawowej dla danej dziedziny spraw, wyraźnie podaje się inne znaczenie tego określenia i zakres jego odniesienia, używając zwrotu: "w rozumieniu niniejszej ustawy określenie .... oznacza ...." albo zwrotu: "ilekroć w niniejszej ustawie jest mowa o .... należy przez to rozumieć ...".

§ 149. W akcie normatywnym niższym rangą niż ustawa bez upoważnienia ustawowego nie formułuje się definicji ustalających znaczenia określeń ustawowych; w szczególności w akcie wykonawczym nie formułuje się definicji, które ustalałyby znaczenia określeń zawartych w ustawie upoważniającej.

§ 150. 1. Jeżeli dane określenie ma być używane w jednym znaczeniu w obrębie całej ustawy lub innego aktu normatywnego albo całej jednostki systematyzacyjnej danego aktu, jego definicję zamieszcza się odpowiednio w przepisach ogólnych tego aktu albo w przepisach ogólnych danej jednostki systematyzacyjnej.

2. Jeżeli dane określenie ma być używane w ustalonym znaczeniu tylko w obrębie zespołu przepisów, jego definicję zamieszcza się w bezpośrednim sąsiedztwie tych przepisów.

3. Jeżeli ustawa zawiera wiele wielokrotnie powtarzających się określeń wymagających zdefiniowania, ich definicje można zamieścić w wydzielonym fragmencie przepisów ogólnych ustawy, oznaczając ten fragment nazwą "Objaśnienia określeń ustawowych".

§ 151. 1. Definicję formułuje się tak, aby wskazywała w sposób niebudzący wątpliwości, że odnosi się do znaczenia określeń, w szczególności nadaje się jej postać: "Określenie "a" oznacza przedmioty b." albo "Określenie "a" znaczy tyle co wyrażenie "b".".

2. Jeżeli względy stylistyczne przemawiają za inną formą definicji, używa się zwrotu łączącego "jest to".

§ 152. Zwrotów charakterystycznych dla definicji, w szczególności zwrotu "jest równoznaczne z .....", nie używa się w znaczeniu niedefinicyjnym.

§ 153. 1. Definicję zakresową (wyliczającą elementy składowe zakresu) formułuje się w jednym przepisie prawnym i obejmuje się nią cały zakres definiowanego pojęcia.

2. Jeżeli wyliczenie wszystkich elementów zakresu definiowanego pojęcia w jednym przepisie prawnym nie jest możliwe, w definicji wyraźnie zaznacza się, że tekst tej samej lub innej ustawy zawiera nadto elementy uzupełniające tę definicję, w szczególności przez użycie zwrotu: "..... i inne wskazane w przepisach .....".

3. Jeżeli nie jest możliwe sformułowanie definicji, o której mowa w ust. 1 lub 2, można objaśnić znaczenie danego określenia przez przykładowe wyliczenie jego zakresu, wyraźnie wskazując przykładowy charakter wyliczenia przez posłużenie się zwrotami: "w szczególności" albo "zwłaszcza".

§ 154. 1. Dla oznaczenia określenia złożonego, składającego się z więcej niż jednego wyrazu, które wielokrotnie powtarza się w tekście aktu normatywnego, można wprowadzić jego skrót.

2. Skrót wprowadza się w przepisach ogólnych aktu normatywnego lub jego jednostki systematyzacyjnej albo w tym przepisie tego aktu, w którym po raz pierwszy zostało użyte skracane określenie złożone.

3. Skracane określenie złożone przytacza się w tekście aktu normatywnego

176

po raz pierwszy w pełnym brzmieniu, a skrót formułuje się w postaci ".....(określenie złożone w pełnym brzmieniu), zwane dalej ..... ("skrót")". Skrót może składać się z pierwszych liter skracanego określenia złożonego, napisanych wielkimi lub małymi literami, z jednego spośród wyrazów wchodzących w skład określenia złożonego albo z wyrazu niewchodzącego w skład tego określenia.

4. Skrótu nie wprowadza się w tym samym przepisie, w którym formułuje się definicję.

§ 155. 1. Jeżeli zachodzi potrzeba zapewnienia elastyczności tekstu aktu normatywnego, można posłużyć się określeniami nieostrymi, klauzulami generalnymi albo wyznaczyć nieprzekraczalne dolne lub górne granice swobody rozstrzygnięcia.

2. Nieprzekraczalne granice swobody rozstrzygnięcia formułuje się w jednym przepisie prawnym dla wszystkich przypadków danego rodzaju, zamieszczając go w przepisach ogólnych aktu normatywnego.

3. Jeżeli dolna granica swobody rozstrzygnięcia ma być wyższa lub górna granica ma być niższa od wyznaczonej w przepisie ogólnym, wskazuje się to wyraźnie w przepisie prawnym odnoszącym się do danego przypadku.

4. Postanowienia obniżające górną granicę swobody rozstrzygnięcia wyraża się przez konsekwentne posługiwanie się zwrotem: ".... nieprzekraczające..." albo ".... nie więcej niż ...", a postanowieniom podwyższającym dolną granicę swobody rozstrzygnięcia nadaje się postać: "... nie niższej niż ..." albo "nie mniej niż...".

§ 156. 1. Jeżeli zachodzi potrzeba osiągnięcia skrótowości tekstu lub zapewnienia spójności regulowanych instytucji prawnych, w akcie normatywnym można posłużyć się odesłaniami.

2. Jeżeli odesłanie stosuje się tylko ze względu na potrzebę osiągnięcia skrótowości tekstu, w przepisie odsyłającym jednoznacznie wskazuje się przepis lub przepisy prawne, do których się odsyła.

3. Jeżeli odesłanie służy przede wszystkim zapewnieniu spójności regulowanych w tym akcie instytucji prawnych, w przepisie odsyłającym wskazuje się zakres spraw, dla których następuje odesłanie, oraz jednoznacznie wskazuje się przepis lub przepisy prawne, do których się odsyła.

4. Jeżeli daną instytucję prawną reguluje się całościowo, a wyczerpujące wymienienie przepisów prawnych, do których się odsyła, nie jest możliwe, można wyjątkowo odesłać do przepisów określonych przedmiotowo, o ile przepisy te dadzą się w sposób niewątpliwy wydzielić spośród innych; przepis odsyłający formułuje się w postaci: "Do ..... (określenie instytucji) stosuje się odpowiednio przepisy o ..... (przedmiotowe określenie przepisów).".

§ 157. Nie odsyła się do przepisów, które już zawierają odesłania.§ 158. 1. Jeżeli w akcie normatywnym odsyła się kilkakrotnie do innego aktu

normatywnego, który:1) nie był nowelizowany - przy pierwszym odesłaniu przytacza się tytuł tego

aktu w całości wraz z oznaczeniem numeru i pozycji oraz - w razie potrzeby - rocznika dziennika urzędowego, w którym ten akt ogłoszono, a przy kolejnych odesłaniach przytacza się tylko rodzaj aktu oraz jego datę i przedmiot, bez oznaczenia rocznika, numeru i pozycji dziennika urzędowego;

2) był nowelizowany i został ogłoszony jego tekst jednolity - przy pierwszym odesłaniu przytacza się aktualny tytuł tego aktu w całości wraz z oznaczeniem rocznika, numeru i pozycji dziennika urzędowego, w którym ogłoszono tekst jednolity, a przy kolejnych odesłaniach przytacza się tylko rodzaj aktu oraz jego datę i przedmiot, bez oznaczenia rocznika, numeru i

177

pozycji dziennika urzędowego;3) był nowelizowany i nie został ogłoszony jego tekst jednolity - przy pierwszym

odesłaniu przytacza się aktualny tytuł tego aktu w całości wraz z oznaczeniem numeru i pozycji oraz - w razie potrzeby - rocznika dziennika urzędowego, w którym ogłoszono zarówno pierwotny tekst tego aktu, jak i wszystkie akty zmieniające ten akt, a przy kolejnych odesłaniach przytacza się tylko rodzaj aktu oraz jego datę i przedmiot, bez oznaczenia rocznika, numeru i pozycji dzienników urzędowych, w których ogłoszono tekst pierwotny i jego kolejne zmiany.2. Jeżeli przepis zmieniający, do którego się odsyła, został uchylony w okresie

jego vacatio legis, przytacza się również oznaczenie numeru i pozycji oraz - w razie potrzeby - rocznika dziennika urzędowego, w którym ogłoszono przepis zmieniający i przepis, który go uchylił.

3. Jeżeli po ogłoszeniu tekstu jednolitego aktu normatywnego, do którego się odsyła, nastąpiły kolejne zmiany tego aktu, przytaczając oznaczenie rocznika, numeru i pozycji dziennika urzędowego, w którym ogłoszono tekst jednolity, podaje się również rocznik, numer i pozycje dzienników urzędowych, w których ogłoszono kolejne zmiany tego tekstu.

4. Jeżeli Trybunał Konstytucyjny wydał orzeczenie stwierdzające niezgodność aktu normatywnego, do którego się odsyła, albo poszczególnych jego przepisów, do których następuje odesłanie, z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej, umową międzynarodową ratyfikowaną za zgodą wyrażoną w ustawie lub ustawą, przy przytaczaniu numeru i pozycji oraz - w razie potrzeby - rocznika dzienników urzędowych, w których ogłoszono dany akt i jego kolejne zmiany, podaje się również numer i pozycję oraz - w razie potrzeby - rocznik dziennika urzędowego, w którym ogłoszono to orzeczenie; nie przytacza się roczników, numerów i pozycji dzienników urzędowych, w których ogłoszono orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego uznające, że akt normatywny, do którego następuje odesłanie, jest zgodny albo nie jest niezgodny z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej, umową międzynarodową ratyfikowaną za zgodą wyrażoną w ustawie lub ustawą, oraz orzeczenia o umorzeniu postępowania albo o pozostawieniu wniosku właściwego organu bez rozpoznania.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 3 oraz w ust. 3 i 4, jeżeli ilość zmian aktu normatywnego, do którego następuje odesłanie, jest znaczna, przy pierwszym odesłaniu do tego aktu można nie wymieniać roczników, numerów i pozycji dzienników urzędowych, w których ogłoszono te zmiany, a poprzestać jedynie na podaniu numeru i pozycji oraz – w razie potrzeby - rocznika dziennika urzędowego, w którym ogłoszono pierwotny tekst tego aktu albo jego ostatni tekst jednolity z dopiskiem "z późn. zm."

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, wszystkie kolejne zmiany pierwotnego tekstu danego aktu normatywnego albo jego ostatniego tekstu jednolitego wymienia się w odnośniku, podając odpowiednie roczniki, numery i pozycje dzienników urzędowych.

7. Roczniki, numery i pozycje dzienników urzędowych wymienia się w postaci: "((skrót nazwy dziennika urzędowego) z ... r. Nr ..., poz. ... i Nr ..., poz. ..., z ... r. Nr ..., poz. ... oraz z ... r. Nr ..., poz. ...)".

§ 159. Odesłania, o których mowa w § 156 - 158, są odesłaniami do obowiązujących przepisów prawnych w brzmieniu, jakie będą one miały każdorazowo w czasie obowiązywania przepisu odsyłającego (odesłanie dynamiczne).

178

§ 160. Jeżeli wyjątkowo przepis prawny ma odsyłać do innych przepisów jedynie w ich określonej wersji (odesłanie statyczne), zaznacza się to w przepisie odsyłającym przez nadanie mu brzmienia: "Do ..... stosuje się przepisy art. ... ustawy ..... (tytuł ustawy)" oraz dodanie w nawiasie "w brzmieniu z dnia ....", podając poza datą wejścia w życie przepisów, do których się odsyła, także oznaczenie dziennika urzędowego, w którym zostały ogłoszone te przepisy.

§ 161. 1. Zasady przytaczania tytułów aktów normatywnych, wraz z oznaczeniem roczników, numerów i pozycji dzienników urzędowych, w których zostały one ogłoszone, wyrażone w § 158, stosuje się również w przepisach przejściowych oraz w przepisach zmieniających i uchylających przy powoływaniu zmienianych albo uchylanych aktów normatywnych, a także w podstawach prawnych aktów normatywnych innych niż ustawa.

2. Podając oznaczenia roczników, numerów i pozycji dzienników urzędowych, w których zostały ogłoszone kolejne zmiany zmienianego albo uchylanego aktu normatywnego lub jego teksty jednolite, podaje się roczniki, numery i pozycje dzienników urzędowych, które ukazały się do dnia wydania aktu zmieniającego albo uchylającego.

3. Zasadę wyrażoną w ust. 2 stosuje się odpowiednio do podstaw prawnych aktów normatywnych innych niż ustawa.

§ 162. 1. Przy oznaczaniu dzienników urzędowych stosuje się skróty nazw tych dzienników.

2. Nazwy dzienników urzędowych oznacza się skrótami:1) Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej - skrótem "Dz. U.";2) Dziennik Urzędowy Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" - skrótem

"M.P.";3) Dziennik Urzędowy Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski B" - skrótem

"M.P. B";4) Monitor Sądowy i Gospodarczy - skrótem "M.S.G.";5) dziennik urzędowy ministra kierującego działem administracji rządowej -

skrótem "Dz. Urz. Min. ... (pierwsza sylaba nazwy własnej ministra, zakończona ostatnią spółgłoską tej sylaby lub pierwszą spółgłoską następnej sylaby, z kropką) ...";

6) wspólny dziennik urzędowy dwóch lub więcej ministrów kierujących działami administracji rządowej - skrótem "Dz. Urz. Min. ... (jak w pkt 5)... i Min. ... (jak w pkt 5)...";

7) dziennik urzędowy urzędu centralnego - skrótem "Dz. Urz. ... (skrót nazwy własnej urzędu, utworzony z pierwszych liter wyrazów wchodzących w skład nazwy urzędu pisanych wielkimi literami bez kropek, a jeżeli nazwa jest dwuwyrazowa - skrót np. "Urz." lub "Kom." i pierwsza sylaba drugiego wyrazu nazwy, zakończona ostatnią spółgłoską tej sylaby lub pierwszą spółgłoską następnej sylaby, z kropką) ...";

8) wspólny dziennik urzędowy dwóch lub więcej urzędów centralnych - skrótem "Dz. Urz. ... (jak w pkt 7) ... i ... (jak w pkt 7) ...";

9) wspólny dziennik urzędowy ministra kierującego działem administracji rządowej i urzędu centralnego nadzorowanego przez tego ministra - skrótem "Dz. Urz. Min. ... (jak w pkt 5) ... i ... (jak w pkt 7) ...";

10) wojewódzki dziennik urzędowy - skrótem "Dz. Urz. Woj. ... (urzędowa nazwa województwa w pełnym brzmieniu lub według reguły, o której mowa w pkt 5)...".§ 163. 1. Odnośnik do przepisu oznacza się cyfrą arabską z nawiasem z

179

prawej strony i umieszcza się z prawej strony, powyżej wyrażenia, do którego się odnosi.

2. Odnośnika do przepisu nie nowelizuje się; w razie potrzeby wprowadza się kolejny odnośnik.

180