Analisis Efektiftitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Studi Kasus Di Perusahaan...

ANALISIS EFEKTIFTITAS SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PENGGAJIAN KARYAWAN

(Studi Kasus di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)

Disusun Oleh:

ADITYA PRIMATIKA

0410233007

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Meraih

Derajat Sarjana Ekonomi

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2009

i

DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR............................................................................................ i DAFTAR ISI……………………………………………………………………... ii ABSTRAK...........................……………………………………………………... iv ABSTRAC.......................………………………………………………………… v DAFTAR ISI……………………………………………………………………… vi DAFTAR GAMBAR............................................................................................... vii DAFTAR`LAMPIRAN........................................................................................... viii BAB I : PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Penelitian…………….......……………… 1 1.2 Rumusan Masalah Penelitian….......……………………………….. 3 1.3 Batasan Masalah……………………......…………………………… 4 1.4 Tujuan Penelitian……………………………………………….....… 4 1.5 Manfaat Penelitian…...……………………………………………… 4 1.6 Sistematika Penelitian…………………………………………….. 5

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Akuntansi............................................................... 7 2.1.1 Definisi Sistem............................................................................. 7 2.1.2 Definisi Informas......................................................................... 8 2.1.3 Definisi Sistem Informasi........................................................... 9 2.1.4 Peranan Sistem Informasi.......................................................... 10 2.1.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi........................................ 11 2.1.6 Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi................... 11 2.1.7 Prinsip-prinsip Sistem Akuntansi............................................. 12 2.1.8 Tahap-tahap Implementasi Dan Perbaikan Sistem Akuntansi.................................................................................... 14

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian........................................... 16 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Penggajian................................. 16 2.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian................................................................. 17

2.3 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi.................................. 19 2.3.1 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian................................................................................... 19 2.3.2 Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian.............................. 20

2.4 Sistem Informasi Berbasis Komputer............................................... 21 2.4.1 Pendekatan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Tehnologi Informasi................................................................... 21 2.4.2 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi Yang Memadai........................................................................... 23

2.5 Sistem Pengendalian Intern................................................................ 24 2.5.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern..................................... 25

ii

2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern........................... 26 2.6 Pengertian Efektifitas......................................................................... 27

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian.................................................................................... 30 3.2 Obyek Penelitian......………………………………………………... 30 3.3 Horison Waktu………………………………………………………. 30 3.4 Jenis Data..…………………………………………………………... 30 3.5 Sumber Data………………………………………………………… 31 3.6 Teknik Pengumpulan Data……………………………………........ 31 3.7 Metode Analisis Data……………………………………………….. 32

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang……..…………………………………………… 34

4.2 Visi, Misi, Dan Nilai-Nilai Perusahaan…..………………………... 34 4.3 Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas..................................... 36 4.4 Analisa Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian PDAM Kabupaten Malang............................................. 43 4.4.1 Jenis Pegawai Dan Unsur-Unsur Gaji PDAM Kabupaten Malang..................................................................... 43 4.4.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi

Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kabupaten Malang........ 45 4.4.3 Proses Komputerisasi Perhitungan Gaji Pada PDAM

Kabupaten Malang.................................................................... 46 4.5 Flowchart Sistem Informasi Penggajian Di Lingkungan

PDAM Kabupaten Malang................................................................ 51 4.6 Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM

Kabupaten Malang............................................................................. 60 4.6.1 Analisa Struktur Organisasi.................................................... 61 4.6.2 Analisa Data.............................................................................. 62 4.6.3 Analisa Aktivitas Perhitungan Gaji........................................ 63 4.6.4 Analisa Aktivitas Pembayaran................................................ 64 4.6.5 Analisa Aktivitas Akuntansi.................................................... 65 4.6.3 Analisa Output Sistem Penggajian…....……………………... 65

4.7 Alternatinf Pemecahan Permasalahan...............................……….. 66 4.8 Penilaian Efektivitas………..………………………………………. 67

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan……..…………………………………………………… 71 5.2 Saran..................................................................................................... 74

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN

iii

ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN KARYAWAN

(Studi Kasus di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)

ABSTRAKSI Oleh : Aditya Primatika

Dalam penelitian ini peneliti menjelaskan bagaimana sistem informasi akuntansi

penggajian karyawan berjalan di salah satu perusahaan milik pemerintah yang bergerak

di bidang pelayanan jasa air bersih. Dalam penelitian ini peneliti ingin mengetahui

apakah sistem yang berjalan efektif atau tidak. dan peneliti tidak mengukur seberapa

besar tingkat keefektifan sistem ini. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan adalah

sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dijalankan sudah efektif. Hal itu dapat

dilihat dari fungsi-fungsi, struktur organisasi, dan dokumentasi sudah sesuai dengan

teori yang telah didapat pada masa perkuliahan.

Kata kunci : Sistem, Informasi, Akuntansi, Penggajian, dan Efektifitas

iv

EFFECTIVENNES ANALYSIS OF PAYROLL

ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

(Study Case In Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)

ABSTRACT Oleh : Aditya Primatika

This research explained how payroll accounting information system run in one

of water providing company. In this research the researcher wants to know whether the

research effective or not, and doesn’t measure the effectiveness rate of payroll

accounting information system. Inspite the result of this researchis a system that has

been run by the company is effective. This thing can be seen from the functions,

organization structure, and documentation. is according with the theory that has been

given in the class.

Keyword’s : System, Information, Accounting, Payroll, and Effectiveness

v

LAMPIRAN

SLIP GAJI

DAFTAR GAJI

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk lebih efisien, efektif, dan

ekonomis dalam menentukan besarnya biaya operasional perusahaan, karena faktor ini

adalah salah satu yang terpenting untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat

dengan perusahaan lain. Banyaknya perusahaan-perusahaan sejenis semakin

menimbulkan tingkat persaingan yang lebih kompetitif. Contoh saat ini yang ada adalah

banyaknya perusahaan jasa dalam bidang air yang menjadi pesaing dari Perusahaan

Daerah Air Minum. Hal ini dikarenakan kualitas dari jasa tersebut yang lebih baik. Oleh

karena itu suatu kualitas jasa yang baik harus diimbangi dengan operasional perusahaan

yang baik juga.

Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya manajemen

perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat

berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah

faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor

dominan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebagai imbalan kepada sumber daya

tersebut, maka perusahaan memberikan serangkaian penghargaan di mana salah satu

komponennya adalah gaji.

Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga

kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya

bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang

2

memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta

pembayarannya.

Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan,

penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja

yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuan-

ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapkan kebijakan-

kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau

catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut.

Menurut Amir dan Musriani (2003) dengan judul penelitian Peranan Sistem

Informasi Akuntansi Dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal Penggajian

yang melakukan penelitian di PT. INTI Bandung, menunjukkan bahwa PT. INTI

Bandung telah menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian dengan memadai,

dan dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian adalah sistem yang

efektif. Hal ini dapat dilihat dari kriteria-kriteria yang telah diterapkan, yaitu terdiri dari

unsure-unsur sistem informasi akuntansi penggajian seperti adanya tujuan, masukan,

keluaran, penyimpanan data, pengolahan, instruksi dan prosedur, pengguna,

pengendalian, dan pengukuran keamanan, sehingga dapat menunjang keefektifan

pengendalian internal penggajian.

Sedangkan penelitian yang telah dilakukan oleh Fifi Maria (2006) dengan judul

Analisis Sistem Informasi Penggajian di PT. Bank Buana Indonesia, Tbk .Penelitian ini

dilakukan dengan latar belakang masalah adanya pemisahan fungsi yang tidak memadai

dalam pemrosesan penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia, Tbk. di mana seksi

sumber daya manusia (SDM) yang memiliki otorisasi atas file induk penggajian juga

3

terlibat langsung dalam proses pembayaran gaji. Selain itu, pada objek penelitian tidak

ditemui adanya seksi tersendiri khusus untuk mengawasi pencatatan waktu hadir dari

setiap karyawan. Hal ini menunjukkan pengendalian intern yang kurang baik yang dapat

mempermudah tejadinya penyelewengan.

Secara teori, fungsi yang memiliki otorisasi atas file induk penggajian tidak boleh

terlibat langsung dalam pembayaran gaji. Demikian pula untuk menghasilkan

pengendalian intern yang kuat, harus dibentuk suatu fingsi untuk mengawasi pencatatan

waktu hadir dari setiap karyawan. Dengan demikian, para karyawan akan tertutup

kemungkinan untuk melakukan penipuan kehadiran. Objek penelitian menggunakan

sistem akuntansi yang terkomputerisasi sehingga memberikan banyak keefisienan dan

keefektifan dalam pemrosesan penggajiannya. Secara keseluruhan, penulis menilai

sistem informasi akuntansi yang dikembangkan perusahaan telah cukup memadai

kecuali perlunya pemisahan fungsi yang lebih terperinci agar tidak terjadi timpa

menimpa tugas pada satu departemen. Dengan demikian, sistem informasi akan dapat

memberikan pengendalian intern yang lebih baik lagi

Dalam suatu perusahaan apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan

menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif

atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Dalam

suatu perusahaan yang besar, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan

secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu

pengendalian internal yang memadai terhadap gaji.

Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu sistem

informasi akuntansi yang baik. Sistem Informasi Akuntansi ini merupakan keseluruhan

4

prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya

sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan

dalam melakukan pengawasan kerja.

Berdasarkan uraian diatas maka peneliti ingin menulis judul “Analisis Efektifitas

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Perusahaan Daerah Air

Minum Kabupaten Malang”

1.2 Rumusan Masalah Penelitian

Dalam suatu penelitian biasanya dijumpai beberapa masalah yang perlu mendapat

perhatian khusus, begitu pula pada analisis kegiatan yang dilakukan oleh peneliti

dengan judul diatas, dimana masalah tersebut dianalisa sehingga dapat digunakan

sebagai penunjang penyelesaian masalah.

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas maka permasalahan

yang ingin dikemukakan dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi

Akuntansi yang difokuskankan pada prosedur, fungsi, dan laporan yang ditetapkan

sudah efektif?

1.3 Batasan Masalah

Pada dasarnya agar permasalahan yang telah dirumuskan diatas tidak menyimpang

terlalu jauh, maka untuk menilai efektifitas Sistem Informasi Akuntansi, maka

permasalahan difokuskan pada lingkup fungsi, prosedur dan laporan yang dihasilkan

oleh sistem informasi akuntansi penggajian karyawan perusahaan.

5

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan di atas tujuan penelitian ini

untuk mengetahui efektifitas kinerja Sistem Informasi Akuntansi penggajian karyawan

di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Memberikan gambaran pada perusahaan mengenai pentingnya perhatian

terhadap efektivitas kinerja Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan

yang diharapkan mampu diaplikasikan

2. Bagi Penulis

Dapat terlibat secara langsung dalam kegiatan dan dapat mengetahui sejauh

mana pengendalian yang ditentukan perusahaan dapat dilaksanakan serta

seberapa besar teori-teori yang bersangkutan dapat diterapkan untuk mengatasi

masalah yang dihadapi perusahaan.

3. Bagi Pihak Lain

Dapat dijadikan sebagai acuan, referensi, informasi dan wawasan teoritis dalam

penelitian selanjutnya guna melakukan analisa yang lebih baik, khususnya pada

topik dan permasalahan ini.

6

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I : Pendahuluan

Bab ini menguraikan tentang latar belakang mengapa peneliti

melakukan penelitian dan dengan alasan apa penulis tertarik untuk

melakukan pemilihan judul, perumusan masalah, batasan-batasan

terhadap masalah yang diungkapkan, tujuan dan manfaat penelitian,

serta sistematika penulisan.

BAB II : Tinjauan Pustaka

Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang digunakan sebagai dasar

penelitian ini dan berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.

BAB III : Metodologi Penelitian

Bab ini memuat rancangan penelitian yang berdasarkan jenis penelitian

yang digunakan, obyek penelitian, sumber data yang diambil, teknik

pengumpulan data.

BAB IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum perusahaan dan analisa

terhadap masalah yang akan diteliti di dalam perusahaan termasuk

rekomendasi atas effect yang dihasilkan.

BAB V : Penutup

Bab ini mengemukakan kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian

dan saran-saran yang diberikan dalam rangka memperbaiki kekurangan

dan harapan pada periode berikutnya, serta keterbatasan dalam

penelitian ini.

1

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem InFormasi Akuntansi

2.1.1 Definisi Sistem

Pengertian sistem dan prosedur menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari

Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling (1990), definisi dalam pendekatan sistem ini

lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem

adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel

(1992) , adalah : “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan

instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang

mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.

Jawaban sistem menurut Mulyadi (2001) sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri

atas unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan. c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d.

Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sedangkan menurut

Bodnar dan Hopwood (1995) sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan

peralatan, yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi-definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut mengenai pengertian sistem

secara umum yaitu:

2

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang lebih kecil

dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan,

berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem

tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem bekerja

berasama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja bersama satu dengan

yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umum di atas dapat disimpulkan

bahwa sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin

terjadi.

2.1.2 Definisi Informasi

McLeod (1996) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses atau

data yang memiliki arti, yang juga merupakan salah satu tipe sumber daya yang tersedia

bagi manajer. Selain itu McLeod (1996) juga mengungkapkan informasi sebagai data

yang telah diolah dan dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Wilkinson (1995) menyebutkan bahwa informasi terdiri dari data yang telah

ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Informasi adalah

pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.

2.1.3 Definisi Sistem Informasi

Secara teknis, sistem informasi merupakan sistem yang menggunakan teknologi

informasi untuk mengungkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil,

3

memanipulasi dan menampilkan informasi yang digunakan dalam satu proses atau

bisnis. Sistem informasi terfokus pada pengelolaan dan pengendalian trnsformasi dari

tansaksi data primer sampai dengan pengguanan informasi untuk memenuhi kebutuhan

pembuatan keputusan bagi manajemen (Robinson, 1986). Sistem informasi memiliki

komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Menurut

Mulyadi (2001) komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok yang

bisasa disebut Information System Building Block, yaitu:

1. Blok masukan (Input Block)

2. Blok model (Model Block)

3. Blok keluaran (Output Block)

4. Blok teknologi (Tekhnology Block)

5. Blok basis data

6. Blok pengendalian (Control Block)

Selain itu Wilkinson dan Cerullo (1997) dalam Muawanah (2000) membagi sistem

informasi menjadi beberapa bagian subsistem yaitu:

1. Transaction Processing System

2. Management Information System

3. Decission Supporting System

4. Office Information System

Pengertian Sistem Informasi menurut Lucas (1994) :

“Sistem Informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi” Pengertian Sistem Informasi menurut Nash dan Robert (1994):

4

“Sistem Informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusannya yang cerdik”

2.1.4 Peranan Sistem Informasi

Peranan sistem informasi semakin meningkat mengikuti perkembangan teknologi

informasi. Sistem informasi mampu mengubah bentuk organisasi, cara perusahaan

untuk beroperasi dan mampu mengubah cara perusahaan untuk bersaing

(Muawanah,2000).

Peranan lain dari sistem informasi akuntansi adalah bertanggung jawab untuk

pengelolaan data menjadi informasi, mengidentifikasikan informasi simpanan menjadi

yang relevan dan menyediakan beberapa alternatif keputusan sehingga dapat menjadi

alat bantu manajemen dalam alat bantu organisasi (Prabowo,2001).

2.1.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian

sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk

mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan

yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi

akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991).

Boddnar dan Hopwood (1995) menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi

adalah kumpulan sumber daya yang diatur mengubah data menjadi informasi, yang

mana informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Istilah

5

sistem informasi selalu berhubungan dengan siklus yang berkaitan dengan siklus-siklus

pemrosesan transaksi perusahaan.

Mulyadi (2001) menyebutkan bahwa tugas awal dati sistem informasi akuntansi

adalah mengenali transaksi-transaksi yang akan diproses oleh sistem. Seluruh penukaran

keuangan dengan entitas lain harus direfleksikan dalam laporan keungan perusahaan.

Sistem akuntansi secara rutin memproses transaksi-transaksi moneter ini seperti intern.

2.1.6 Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi

Pada dasarnya setiap tindakan yang akan dilakukan perusahaan tentunya memiliki

tujuan. Dalam hal ini penulis akan lebih fokus pada tujuan perusahaan yang

berkesinambungan dengan sistem akuntansi itu sendiri Menurut Mulyadi (2001) sistem

akuntansi secara umum mempunyai tujuan:

1. Untuk menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan.

2. Memperbaiki informasi yang telah dihasilkan oleh sistem yang telah diterapkan.

3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.

4. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaran catatan akuntansi.

Sedangkan menurut Bodnar dan Hoopwod (1995) tujuan umum dilakukannya

analisis sistem adalah untuk memperbaiki kualiatas informasi, pengendalian intern,

meminimalkan biaya yang berkaitan. Tujuan-tujuan ini saling berhubungan namun

kadang-kadang menimbulkan kontroversi, misalnya masalah biaya yang dikeluarkan

merupakan konflik antara masalah ekonomi dan manfaat. Metode evaluasi yang dapat

digunakan untuk menilai untung ruginya adalah subyektif.

6

2.1.7 Prinsip-Prinsip Sisten Akuntansi

Menurut Warren (1999) prinsip-prinsip umum akuntansi umum yang berlaku bagi

semua sistem dan perlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi

yang efektif yaitu:

1. Keseimbangan biaya-keefektifan (cos-effectivennes balance).

Nilai laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi setidaknya harus sama dengan

biaya yang diperlukan untuk menghasilkan laporan tersebut

2. Fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (flexibility to meet future

needs).

Setiap perusahaan harus menyiapkan diri tehadap lingkungan yang terus menerus

berubah dimana jika beroperasi. Sistem akuntansi harus cukup fleksibel untuk

menghadapi tuntutan perbahan , seperti peraturan pemerintah.

3. Pengendalian internal yang memadai (adequate internal control).

Disamping menyediakan informasi yang diperlukan manajemen untuk pelaporan

kepada pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan, sistem akuntansi harus

membantu manajemen dalam pengendalian operai perusahaan. Prosedur rinci dan

kebijakan yang digunakan manajemen untuk mengendalikan operasi perusahaan

disebut pengendalian internal.

4. Pelaporan yang efektif

Penyiapan laporan harus mempertimbangkan keinginan dan pengetahuan pemakai.

Pemakai laporan mengandalkan informasi relevan yang disampaikan dengan cara

yang dapat dipahami.

7

5. Penyesuaian dengan struktur organisasi

Sistem akuntansi harus dirancang menurut masing-masing struktur perusahaan. Garis

wewenang dan tanggung jawab mempengaruhi kebutuhan informasi perusahaan. Di

samping itu, sistem yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua

tingkat manajemen.

6. Sistem yang disediakan harus memenuhi prinsip cepat

Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan tepat pada

waktunya sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai.

2.1.8 Tahap-Tahap Implementasi Dan Perbaikan Sistem

Setelah kita mengetahui tujuan-tujan dari sistem akuntansi maka kita akan

melangkah ke dalam tahap-tahap implementasinya, agar perusahaan tidak bergerak

dalam satu tempat saja. Dalam Baridwan (1995) disebutkan langkah-langkah

penyusunan sistem akuntansi:

1. Analisis sistem yang telah ada yaitu melakukan analisis sistem yang sudah ada agar

diketahui kelemahannya yang terdapat dalam suatu sistem yang dipergunakan

sehingga lebih mudah dilakukan perbaikan atas sistem.

2. Mengembangkan sistem yang ada yaitu dengan melakukan pengembangan sistem

sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang semakin berkembang dengan tidak

membuang seluruh sistem alam.

3. Penerapan sistem akuntansi yaitu dalam pelaksanaan sistem yang dibuat harus benar-

benar sesuai dengan sistem yang ada, dan berusaha menghindar dari penyimpangan

terhadap sistem tersebut.

8

4. Pengawasan sistem baru yaitu mengawasi pelaksanaan sistem semaksimal mungkin,

karena apabila terjadi penyelewengan akan dapat segera diketahui penyebabnya.

Berikut ini adalah tahap implementasi dan perbaikan sistem akuntansi menurut

Warren (1999) yaitu:

1. Analisis sistem

Analisis sistem biasanya dimulai dengan pengkajian ulang strukur organiasasi dan

uraian tugas dari masing-masing personil. Pengkajian ulang ini dilakukan dengan

menelaah ulang formulir-formulir, catatan prosedur, metode pemrosesan dan laporan-

laporan oleh perusahaan. Tujuan dari analis sistem adalah untuk menentukan

informasi yang diperlukan, sumber-sumber informasi kekurangan-kekurangan dalam

prosedur dan metode pemrosesan data yang saat ini digunakan. Disamping melihat

kelemahan sistem yang ada, analisis tersebut harus menentukan rencana manajemen

untuk melakukan perubahan dalam operasi mendatang.

2. Perancangan sistem

Sistem akuntansi akan diubah menurut hasil analisis sistem. Rancangan sistem baru

mungkin hanya mengangkut perubahan sistem yang sudah ada. Perancangan sistem

harus memiliki pengatahuan yang luas mengenai berbagai jenis alat pemrosesan data,

kemampuan untuk mengevaluasi alternatif. Walaupun rancangan sistem tergantung

pada kreatifitas, imajinasi dan kemampuan peracang, namun prinsip umum akuntansi

tetap harus dijadikan pertimbangan.

3. Penerapan sistem

Tahap akhir pembuatan atau perbaikan sistem adalah melaksanakan rancangan

tersebut. Formulir, catatan, prosedur, dan laporan yang tidak bermanfaat sebaiknya

9

tidak digunakan lagi. Semua personil harus bertanggung jawab atas pelaksanaan

sistem harus dilatih dan diawasi dengan ketat agar tercapai effisiensi yang optimal.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Penggajian

Dalam suatu perusahaan manusia merupakan faktor yang utama karena manusialah

yang sesungguhnya menggerakkan perusahaan tersebut untuk maju, mundur atau tetap

bertahan. Manusia tersebut dapat menempati berbagai tingkat atau jenjang organisasi,

seperti direksi, manager tingkat atas, manajer tingkat menengah, manajer tingkat bawah,

serta berbagai karyawan biasa. Sesuai dengan posisi dan tanggungjawab yang

dipegangnya, setiap orang dalam perusahaan itu akan mendapati gaji atau upah atas

penyerahan jasanya.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, Mulyadi (2001:373) menjelaskan

tentang gaji dan upah sebagai berikut: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh kayawan yang mempunyai jenjang jabatan

manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Upah umumnya

merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana

(buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau satuan

produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga pembayaran tidak tetap per bulan.

Dari pengertian gaji dan upah tersebut, dapat dikatakan bahwa gaji adalah

pembayaran kepada karyawan atas jasanya, yang jumlahnya seragam dari satu periode

ke periode lain, dan tidak tergantung pada jumlah jam kerja. Upah adalah pembayaran

kepada karyawan pelaksana (buruh), jumlahnya tidak seragam dari satu periode ke

10

periode lain, dan tergantung pada hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang

dihasilkan oleh karyawan.

Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan

manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjwab atas

tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang

diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang

terjadi.

2.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Sebenarnya dalam tahapan-tahapan implementasi yang telah dilakukan oleh

perusahaan maka akan terdapat fungsi-fungsinya. Karena menurut penulis setiap

tindakan perusahaan yang baik akan mempunyai arahan yang jelas. Dan didalam setiap

arahan maka terdapat fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistematika perusahaan.

Berikut adalah fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian

menurut Mulyadi (2001) :

1. Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon

karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, memutuskan

penempatan karyawan baru, menaikkan pangkat dan golongan gaji, mutasi

karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi

kepegawaian berada ditangan bagian kepegawaian, dibawah departemen personalia

dan umum.

11

2. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi

semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan

fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi

operasi atau oleh fungsi penbuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi

fungsi pencatatan waktu berada ditangan pencatatan waktu, dibawah departemen

personalia umum.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi

penghasilan bruto yang menjadio hak dan berbagai potongan yang menjadi beban

bagi setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji

dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi

akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk

pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi

pembuat daftar gaji dan upah berada ditangan bagian gaji dan upah, dibawah

departemen personalia dan umum.

4. Fungsi Akuntansi

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung

jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran

gaji dan upah karyawan.

5. Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggng jawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan

menguangkan sek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam

12

amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada

karyawan.

2.3 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi

2.3.1 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Menurut Mulyadi (2001:385), sistem penggajian meliputi prosedur-prosedur

berikut:

1. Prosedur Pencatat Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan untuk menentukan gaji

karyawan.

2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

Data yang dibakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat

keputusan mengenai pemberhentian dan pengangkatan pegawai, penurunan, dan

kenaikan pagkat, daftar gaji, dan daftar hadir.

3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji

Prosedur ini bertujuan untuk pengendalian biaya dan perhitungan pokok produk,

melalui pendistribusian biaya tenaga kerja ke departemen-departemen yang

menikmati manfaat tenaga kerja.

4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan

sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam

dokumen tersebut.

13

5. Prosedur Pembayaran Gaji

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi yang membuat perintah pengeluaran kas

ke fungsi keuangan agar ditulis cek dimana fungsi keuangan mencairkan cek ke

bank untuk pembayaran gaji dan upah.

2.3.2 Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian

Tujuan daripada penyusunan prosedur penggajian menurut Mulyadi (2001 : 387 )

adalah :

1. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan upah yang harus

dibayarkan kepada tiap karyawan.

2. Untuk menyelenggarakan catatam-catatan yang efisien dan teliti dari semua gaji dan

upah, potongan-potongan pejaknya dan potongan-potongan lainnya.

3. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang memuaskan.

4. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang dibutuhkan

oleh inspeksi pajak.

5. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern dan mencegah

kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan.

2.4 Sistem Informasi Berbasis Komputer

2.4.1 Pendekatan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Tehnologi Informasi

Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan

(enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan

serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan biaya yang relatif rendah.

Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi

14

informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI)

digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata

rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan

dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait

tersebut berhubungan karena adanya value chain.

Dengan demikian, TI merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan,

pemasok, dan pelanggan. TI memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem

informasi suatu entitas dapat manjadi sistem informasi entitas lain, maka akan

menimbulkan share interest secara efisien. EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi

pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat melihat ke belakang melalui keseluruhan

rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan keseluruhan rantai pelanggan, maka

kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.

Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis

akan menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan.

Rantai hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada

kebutuhan pelanggan (customers focus), bukan pada kepentingan individu. Entitas

dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk pelaporan

real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.

Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas

menjadi ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau

merupakan information-dual (Elliot, 1994). Manajemen membutuhkan sistem informasi

yang bersifat strategik sampai yang bersifat operasional.

15

Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA

sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual.

Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan

output secara virtual. Informasi ini dapat digunakan dalam pengukuran

pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual menyebabkan perubahan

besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.

Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran

dan banjir yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat

sensor akan memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara

real-time. Dengan demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin

buruk dan mengubah tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara

real-time.

Sistem informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi

operasi, sistem informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi

keuangan, bahkan sistem informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu

sendiri. ([email protected])

2.4.2 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi Yang Memadai

Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman

terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan

manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan dengan

filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi

yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu

dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan senjata offensif strategik.

16

Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan

operasional untuk menentukan data dasar, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban

pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan

hidup.

Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata offensif yang strategik

untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan

menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta

menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui

penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail,

computer-integrated manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional

workstations secara terintegrasi.

Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas

adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem

membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu

akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan,

sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and

Lapayre (1992) menyatakan bahwapenciptaan suatu informasi efektif membutuhkan

suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung.

Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat penting.

Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan pendukung sistem

yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya yang

kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak

layak, tidak tepat waktu atau tidak akurat.

17

2.5 Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur

organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Bodnar (2000,180),Pengertian

Struktur Pengendalian Intern adalah ”Struktur Pengendalian Intern Perusahaan terdiri

dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai

bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai.”

Sedangkan Wilkinson (2000,218) mendefinisikan sebagai : ”Kerangka kerja yang

terdiri atas beragam tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan, yang meliputi

semua transaksi serta praktek-praktek organisasi, operasi, dan bahkan manajemen

perusahaan.”

Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak

dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian

pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang

mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer.

2.5.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Pengertian pengendalian internal secara umum adalah pengendalian yang dilakukan

oleh internal perusahaan supaya sistem dari perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Mulyadi (2001:163) memaparkan tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai

berikut :

18

1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat

dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut

dilindungi dengan pengendalian yang memadai.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk

menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen

untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk

memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan

informasi keuangan yang teliti dan andal.

4. Mendorong efisiensi.

5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau

pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah

penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.

6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan,

manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern

ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen

dipatuhi oleh karyawan perusahaan.

2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Mulyadi (2001:164) juga menjelaskan bahwa unsur–unsur pokok pengendalian

intern adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Pembagian ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

19

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan

suatu kegiatan (misalnya pembelian). Fungsi penyimpanan adalah fungsi yagn

memiliki wewenang utuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi

adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan

perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan

semua tahap suatu transaksi..

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup

terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, transaksi

hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk

menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang

mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Pembagian tanggung

jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah

ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk

menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya

struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara

yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung

pada manusia yang melaksanakannya.

20

2.6 Pengertian Efektifitas

Pada dasarnya pengertian efektifitas yang umum menunjukkan pada taraf

tercapainya hasil, sering atau senantiasa dikaitkan dengan pengertian efisien, meskipun

sebenarnya ada perbedaan diantara keduanya. Efektifitas menekankan pada hasil yang

dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada bagaimana cara mencapai hasil yang

dicapai itu dengan membandingkan antara input dan outputnya.

Istilah efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah yang saling

berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Tentang arti dari efektif maupun efisien terdapat beberapa pendapat. Menurut Chester I.

Barnard dalam Kebijakan Kinerja Karyawan (Prawirosentono, 1999 : h.27),

menjelaskan bahwa arti efektif dan efisien adalah sebagai berikut :

“When a specific desired end is attained we shall say that the action is effective. When the unsought consequences of the action are more important than the attainment of the desired end and are dissatisfactory, effective action, we shall say, it is inefficient. When the unsought consequences are unimportant or trivial, the action is efficient. Accordingly, we shall say that an action is effective if it specific objective aim. It is efficient if it satisfies the motives of the aim,whatever it is effective or not”. Jadi dapat dikatakan bahwa sebuah kegiatan tersebut adalah efektif apabila tujuan

kegiatan itu akhirnya dapat dicapai. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari dari

kegiatan mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan dengan hasil yang dicapai

sehingga mengakibatkan ketidakpuasan, meskipun efektif kegiatan tersebut dapat

dikatakan tidak efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari dari kegiatan itu

mempunyai nilai tidak penting atau remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan

dengan itu, kita dapat mengatakan sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu.

Menurut Syahrul dan Nizar (2000) dalam Fitrik (2004) effektifitas mempunyai

pengertian tingkat dimana kinerja yang sesungguhnya (aktual) sebanding dengan

21

kinerja yang ditargetkan yang biasnya diwujudkan dalam tujuan perusahaan. Jadi dapat

disimpulkan bahwa suatu sistem informasi akuntansi yang effektif yaitu sistem yang

dalam penerapannya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Efektifitas merupakan salah satu kriteria yang digunakan untuk menilai prestasi

kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban tertentu. Istilah efektifitas selalu dipakai

dalam bentuk perbandingan dan tidak pernah digunakan untuk penilaian yang

mempunyai pengertian absolut.

Menurut Amirurullah dan Rindyah Hanafi (2002) efektifitas menunjukkan

kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara

tepat. Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dan ukuran maupun standar yang

berlaku mencerminkan suatu perusahaan tersebut telah memperhatikan efektifitas

operasionalnya. Sedangkan menurut Kreitne Robert (1995) efektifitas di artikan

sebagai: “a central element in the process at management that entails achieving a

stated organizationaal objective”

Dalam hal ini maka penulis akan melihat dari kriteria-kriteria penilaian efektif

apabila laporan yang akan dihasilkan, struktur organisasi, dan fungsi-fungsi yang terkait

sudah dilakukan ataukah belum oleh perusahaan, hal ini sesuai dengan tujuan dari

sistem informasi akuntansi penggajian itu sendiri.

28

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis menggunakan penelitian studi

kasus. Penelitian ini diklasifikasikan sebagai penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif

merupakan penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu

populasi (Indriantoro dan Supomo, 1999:26). Penelitian ini dilakukan dengan

menggunakan pendekatan studi kasus (case study). Menurut Indriantoro dan Supomo

(1999:26) studi kasus bertujuan untuk melakukan penyelidikan secara mendalam

mengenai subyek tertentu untuk memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek

tertentu. Penelitian ini hanya mengungkap dan mendiskripsikan fakta-fakta yang

ditemui dilapangan tanpa melakukan pengujian hipotesis.

3.2 Obyek Penelitian

Penelitian ini akan difokuskan pada efektifitas sistem informasi akuntansi

penggajian karyawan dilakukan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten

Malang yang terletak di Jalan Raya Kebonagung Km 120, Desa Kebonagung,

Kecamatan Pakisaji, Malang.

3.3 Horison Waktu

Data-data yang terdapat dalam penelitian ini dikumpulkan sejak 28 Agustus 2008

sampai dengan 28 Desember 2008.

29

3.4 Jenis Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian deskriptif ini adalah:

1. Struktur organisasi dan job description.

2. Gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3. Prosedur pembayaran gaji karyawan.

3.5 Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.

1. Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber

asli (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara

individual atau kelompok, hasil observasi terhadap subyek benda (fisik), kejadian dan

hasil pengujian.

2. Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh dari pihak lain yang telah

diolah menjadi bentuk jadi dan relevan dengan penelitian ini.

3.6 Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :

1. Studi Pustaka (Literature Study)

Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literatur yang

berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai

landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.

30

2. Studi Lapangan (Field Study)

Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang

akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran

permasalahan yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat

teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang terdiri dari :

a. Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang akan

dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data

yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan.

Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan karyawan umum, Kepala Bagian

Personalia, Direktur Administrasi dan Keuangan.

b. Observasi

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan

pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi dilakukan

untuk mengamati dan mengetahui kegiatan pembayaran gaji karyawan,

pembuatan faktur.

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan

menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan. Data yang

dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan, deskripsi

jabatan, laporan keuangan, produk dari Perusahaan Daerah Air Minum

(PDAM) Kabupaten Malang.

31

3.7 Metoda Analisis Data

Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam

pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang

disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian yang

deskriptif yaitu mencoba menerapkan teori ke dalam situasi yang nyata, atau dengan

cara mengumpulkan data dengan dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan

dari kondisi nyata tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima

atau tidak.

Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai

sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Perusahaan Daerah Minum

Kabupaten Malang. Selanjutnya, penelitiakan mendeskripsikan beberapa konsep praktis

berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut

kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas

kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Daerah Air

Minum Kabupaten Malang dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem

tersebut.

Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan

melihat fakta yang ada. Evaluasi akan mengupas berbagai akibat yang mungkin muncul

dari pengimplementasian sistem dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari

alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil

evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab

permasalahan yang muncul dalam efektifitas penerapan sistem akuntansi penggajian

pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.

32

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten

Malang

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang merupakan perusahaan

milik pemerintah Daerah Propinsi Jawa Timur yang menyediakan fasilitas dan

kemampuan pelayanan air bersih untuk keperluan mandi, makan, minum dan memasak

yang ditujukan untuk masyarakat kota dan pedesaan. Kantor PDAM terletak di Jalan

Raya Kebonagung No.115 Pakisaji-Malang (65162).

Sebagai perusahaan yang memiliki jasa penyediaan air bersih pada masyarakat

seusai dengan Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 1981 yang disyahkan oleh Gubernur

Kepala Daerah Tingkat I tanggal 27 Januari 1981, dengan Surat Keputusan Nomor 6

tanggal 15 Agustus 1981, yang dijadikan acuan PDAM Kabupaten Malang dalam

rangka menjalankan tugas dan fungsinya. Dan menyatakan bahwa daerah pelayanan

dari PDAM Kabupaten Malang adalah seluruh wilayah Kabuapaten Malang dan Kota

Administratif Batu, namun sekarang Batu telah berdiri sendiri.

4.2 Visi, Misi, Dan Nilai Perusahaan

Sebagai perusahaan yang telah mempunyai sertifikasi ISO 9001:2000 maka PDAM

Kabupaten Malang mempunyai visi : “Menyediakan air bersih bagi masyarakat

Kabupaten Malang yang memenuhi syarat kesehatan baik kualitas dan kontinuitas

pelayanan”.

33

Untuk mencapai visi diatas, maka PDAM Kabupaten Malang menetapkan misi :

1 Pelestarian sumber air, meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, sumber

daya alam, untuk memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat Kabupaten Malang

yang berkualitas, kuantitas, dan kontinuitas.

2 Mengedepankan dan mengembangkan kebijaksanaan misi sosial serta

mengembangkan profit oriented.

Akan tetapi visi dan misi diatas tidak kan dapat tercapai tanpa adanya dukungan

dari Kebijakan Mutu yang disosialisaikan. Kebijakan Mutu tersebut adalah untuk

membatasi celah-celah yang ada ketika sistem tersebut tidak berjalan sesuai visi dan

misi yang diusung oleh PDAM atau dengan kata lain adalah langkah-lagkah jangka

pendek. PDAM mempunyai komitmen kuat untuk mendapat kepercayaan tertinggi dari

pelanggan dalam penyediaan air minum yang memenuhi syarat kualitas dan kuantitas

dan senantiasa melakukan perbaikan berkelanjutan untuk mencapai kepuasan

pelanggan. Untuk mencapai komitmen tersebut maka, PDAM akan selalu:

1 Menyediakan air minum kepada pelanggan secara kontinu.

2 Memberikan respon yang cepat dan tepat terhadap setiap keluhan pelanggan.

3 Terus-menerus melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana di setiap

area sehingga tingkat kepuasan pelanggan semakin meningkat.

4 Secara berkelanjutan melaksanakan pelatihan bagi pegawai agar memiliki kesadaran

tinggi dalam memberikan jasa bermutu.

5 Meningkatkan kepuasan karyawan untuk mewujudkan etos kerja tim serta lingkungan

kerja yang kondusif.

34

4.3 Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas

Struktur organisasi akan memberi gambaran kepada setiap pimpinan yang

bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan, dan dalam

hal ini termask fungsi manajemen. Struktur organisasi ini sangat penting karena

berfungsi untuk menjelaskan tugas masing-masing divisi dan memberi batasan-batasan

suatu divisi untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.

Organisasi dalam PDAM Kabupaten Malang yang ada saat ini adalah beracuan

pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 2 tahun 2007 yang berisi tentang Organ Dan

Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum.

Di dalam sebuah perusahaan diwajibkan memiliki pembagian tugas dalam struktur

organisasi, karena tanpa hal itu akan terjadi tumpang tindihnya pekerjaan. Dan hal ini

mengakibatkan perusahaan dalam kondisi rugi, sebagai contoh adalah ketika perusahaan

sudah mempunyai bagian keuangan yang mengatur seluruh arus keuangan, namun

perusahaan tersebut membuat satu divisi lagi yaitu bendahara yang berfungsi sebagai

pemegang arus keuangan. Hal seperti ini tidak menjadi efektif karena nantinya akan

terjadi ketidak efektifan pegawai.

Berikut susunan organisasi perusahaan dan pembagian tugas pokok PDAM

Kabupaten Malang:

28

GAMBAR 4.1 : Struktur Organiasasi Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR UMUM DIREKTUR TEKNIK KEPALA SPI

KEPALA BAG. UMUM

KEPALA BAG. SDM

KEPALA BAG. KEUANGAN

KEPALA BAG. HUB LANGGAN

KEPALA BAG. PERALATAN

KEPALA BAG. PERENCANAAN

KEPALA BAG. PRODUKSI

KEPALA BAG. TRANS/DISTRI

KASUBBAG UMUM

KASUBBAG MUTASI

KASUBBAG PENG KARIR

KASUBAG UMUM

KASUBBAG PEBKL

KASUBBAG RUMAH TANGGA

KASUBBAG KAS

KASUBBAG ANGGR

KASUBBAG PEMBUKUAN

KASUBBAG PEMASARAN

KASUBBAG REKENING

KASUBBAG GUDANG

KASUBBAG WHORK SHOP

KASUBBAG PERENC

KASUBBAG PENELITIAN

KASUBBAG LABORAT

KASUBBAG PRODUKSI

KASUBBAG DISTRIBUSI

WAKA SPI

KASUBBAG WASTEK

KASUBBAG KEUANGAN

KASUBBAG WAS PERSONIL

28

3.3 Horison Waktu

Data-data yang terdapat dalam penelitian ini dikumpulkan sejak 28 Agustus 2008

sampai dengan 28 Desember 2008.

3.4 Jenis Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian deskriptif ini adalah:

1. Struktur organisasi dan job description.

2. Gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).

3. Prosedur pembayaran gaji karyawan.

3.5 Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.

1. Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber

asli (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara

individual atau kelompok, hasil observasi terhadap subyek benda (fisik), kejadian dan

hasil pengujian.

2. Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh dari pihak lain yang telah

diolah menjadi bentuk jadi dan relevan dengan penelitian ini.

29

3.6 Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :

1. Studi Pustaka (Literature Study)

Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literatur yang

berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai

landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.

2. Studi Lapangan (Field Study)

Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang

akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran

permasalahan yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat

teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang terdiri dari :

a. Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang akan

dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data

yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan.

Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan karyawan umum, Kepala Bagian

Personalia, Direktur Administrasi dan Keuangan.

b. Observasi

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan

pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi dilakukan

30

untuk mengamati dan mengetahui kegiatan pembayaran gaji karyawan,

pembuatan faktur.

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan

menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan. Data yang

dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan, deskripsi

jabatan, laporan keuangan, produk dari Perusahaan Daerah Air Minum

(PDAM) Kabupaten Malang.

3.7 Metoda Analisis Data

Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam

pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang

disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian yang

deskriptif yaitu mencoba menerapkan teori ke dalam situasi yang nyata, atau dengan

cara mengumpulkan data dengan dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan

dari kondisi nyata tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima

atau tidak.

Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai

sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Perusahaan Daerah Minum

Kabupaten Malang. Selanjutnya, penelitiakan mendeskripsikan beberapa konsep praktis

berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut

kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas

kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Daerah Air

31

Minum Kabupaten Malang dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem

tersebut.

Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan

melihat fakta yang ada. Evaluasi akan mengupas berbagai akibat yang mungkin muncul

dari pengimplementasian sistem dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari

alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil

evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab

permasalahan yang muncul dalam efektifitas penerapan sistem akuntansi penggajian

pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.

36

1 Unsur Pimpinan yaitu Direksi

Direksi adalah unsur pimpinan yang diangkat dan diberhenrikan oleh Kepala Daerah

dan bertanggung jawab langsung terhadap Kepala Daerah. Masa jabatan Direksi

adalah 4 tahun dan dapat diangkat kembali setelah masa jabatan tersebut berakhir dan

berusia maksimal 60 tahun kecuali bila pada pengangkatan masa jabatan kedua sudah

mendekati usia 60 tahun maka masa jabatan kedua dapat diteruskan sampai denagan

4 tahun meskipun batas usia sudah melampaui usia 60 tahun. Direksi terdiri dari :

1.1 Direktur Utama

Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah:

1. Koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerjasama, mengintegrasikan

dan mengsinkronisasikan penyusunan peraturan perundang-undangan yang

berlaku di Perusahaan Daerah.

2. Pelayan dalam arti memberikan pelayanan teknis dan administrasi bagi

seluruh Satuan Organisasi Pemerintah Daerah, Masyarakat dan Perangkat

Perusahaan Daerah.

3. Perencanaan dalam arti mempersiapkan, merencanakan, menyusun,

Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan Daerah berdasarkan peraturan

perundang-undangan daerah yang berlaku.

4. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan Tata Usaha, mengelola

dan membina kepegawaian, mengelola keuangan danpembukuan, pembinaan

teknis lainnya, serta mengadakan hubungan dengan lembaga resmi dan

masyarakat.

37

5. Pembinaan Organisasi dan Tata Laksana dalam arti melakasanakan

penelitian dan pengembangan dalam rangka membina dan memelihara

selurauh kelembagaan dan ketatalaksanaan Perusahaan Daerah.

6. Pengawasan dalam arti mengadakan pengawasan kedalam terhadap seluruh

kegiatanyang dilakukan oleh aparat Perusahaan Daerah sehingga hasil guna

dan daya guna kerja tercapai maksimal.

7. Keamanan dan ketertiban dalam arti membina keamanan dan ketertiban ke

dalam.

1.2 Direktur Bidang Umum


1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan di bidang administrasi,

keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan.

2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan

pengelolaan perlengkapan.

3. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan serta kekayaan perusahaan.

4. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air

dari pelanggan.

5. Membina organisasi dan tata laksana kerja Perusahaan Daerah.

Direktur Bidang Umum membawahi :

1. Bagian Umum

2. Bagian Keuangan

3. Bagian Personalia / SDM

38

4. Bagian Langganan

1.3 Direktur Bidang Teknik


1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang

perencanaan teknik, produksi, distribusi dan peralatan teknik.

2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi produksi dan

sumber air.

3. Mengkoordinaiskan kegiatan pengukian peralaan teknik dan bahan kimia.

Direktur Bidang Teknik membawahi :

1. Bagian Perencanaan Teknik

2. Bagian Produksi

3. Bagian Distribusi

4. Bagian Peralatan Teknik

2 Unsur-Unsur Bagian

Unsur-unsur bagian adalh unsur pelaksana, disini penulis hanya akan membahas

unsur-unsur yang terkait saja.

2.1 Bagian Keuangan


1. Mengendalikan kegiatan-kegiatn di bidang keuangan.

2. Merencanakan Program Pendapatan dan Pengeluran Keuangan.

3. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta

pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

39

4. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan Dan Belanja serta Program

Perusahaan Daerah.

5. Membuat Laporan Tribulan dan Laporan Pelaksanaan Anggaran tahun yang

berlaku serta laporan lainnya yang berkaitan dengan keuangan.

2.2 Bagian Personalia / SDM


1. Mempersiapkan Peraturan Kepegawaian..

2. Melaksanakan administrasi Kepegawaian

3. Merencanakan dan Melaksanakan kegiatan utnutk meningkatkan

kesejahteraan pegawai.

4. Melakukan kegiatan pembinaan karier pegawai.

5. Melakukan segala sesuatu yang menyangkut kedudukan hukum pegawai.

6. Membuat dan mengatur daftar gaji dan perjalanan dinas pegawai.

7. Menyelenggarakan Tata Usaha Bagian.

3 Unsur Pengawas

Maksudnya adalah suatu badan yang di bentuk untuk mengawasi kinerja dari PDAM

Kabuapten Malang yang dinamakan Satuan Pengawas Intern. Tugas, wewenang dan

tanggung jawabnya adalah:

1. Melakukan pengawasan audit intern atau administrasi keuangan dan pengelolaan

penggunaan seluruh kekayaan perusahaan.

2. Mengadakan pengawasan atas Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan

Daerah.

40

3. Mengadakan pengawasan terhadap penyeleenggaraan tata kerja dan prosedur

kerja dari unit-unit organisasi di Kantor Pusat, Cabang/Unit Pelaksana menurut

ketentuan-keentuan yang berlaku.

4. Mengadakan pengawasan keamanan dan ketertiban Perusahaan Daerah.

5. Mengawasi dan mengikuti kegiatan-kegiatan operasionala perusahaan

memberikan penilaian dan pembahasan seacara periodik/berkala.

6. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Direktur

Utama tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil

dibidang tugasnya.

4.4 Analisa Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM

Kabupaten Malang

4.4.1 Jenis Pegawai Dan Unsur-Unsur Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang

Pada dasarnya dada dua kelompok pegawai pada PDAM Kabupaten Malang, yaitu

pegawai yang masih aktif bekerja dan pensiunan. Pegawai yang masih aktif bekerja

terbagi menjadi tiga yaitu :

1. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat sebagai pegawai tetap berdasarkan

Surat Keputusan Direksi yang berhak memperoleh gaji dan tunjangan.

2. Calon Pegawai, yaitu pegawai yang masih berstatus Calon namun tetap menerima

gaji tetap namun ketika pensiun tidak diberilan tunjangan pensiun.

3. Pegawai harian atau kontrak, yaitu pegawai dengan sistem kontrak yang telah

ditentukan oleh PDAM Kabupaten Malang dan jika dianggap bagus maka akan

diangkat sebagai calon pegawai.

41

Unsur-unsur dan perhitungan daftar pembayaran gaji untuk pegawai tetap dapat

dijelaskan sebagai berikut:

Perhitungan :

Gaji Kotor

A. Potongan Asuransi

1. Pensiun

2. Astek

3. Kesehatan

4. Pajak Penghasilan

B. Potongan Lain-lain

1. Iuran KORPRI

2. Iuran Olah Raga

3. Iuran Dharma Wanita

4. Kesejahteraan Pegawai

5. Kopersai Tirta Sumakar

C. Gaji Bersih

Pada dasarnya dalam skripsi ini penulis hanya membahas sistem informasi

akuntansi pegawai tetap saja sehingga tidak membahas pembayaran untuk kontrak, dan

calon pegawai.

4.4.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Pada PDAM Kabupaten Malang.

Pada Bab II telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi-fungsi yang terkait dalam

sistem akuntansi penggajian adalah fungsi administrasi, fungsi akuntansi, dan fungsi

42

keuangan. Berikut ini penulis akan menguraikan fungsi-fungsi yang terhubunga dalam

sistem informasi akuntansi penggajian, sesuai dengan yang penulis temuidi PDAM

Kabupaten Malang


Fungsi kepegawaian di PDAM Kabupaten Malang berada pada Bagaian Personalia

/SDM. Di dalam hal ini, tanggung jawab mengenai penyeleksian, pengangkatan,

penempatan, dan mutasi jabatan pegawai dilakukan. Untuk pengagangkatan

pegawai baru yaitu dengan melalui proses seleksi yang antara lain didasrkan pada

penilaian latar belakang pendidikan, hasil ujian seleksi, dan minat calon pegawai.

Bagai pegawai yang dinyatakan lolos akan dibuatkan Surat Keputusan oleh Bagian

Personalia/ SDM yang disetujui oleh Kepala Bagian Personalia / SDM.


Pada PDAM Kabupaten Malang, fungsi pencatat waktu berada pada Sub Bagian

Umum. Karena dalam hal ini PDAM Kabupaten Malang masih menggunkan fungsi

yang manual dengan cara setiap pegawai yang datang akan langsung tanda tangan,

begitu juga pegawai yang pulang..

3. Fungsi Administrasi

Fungsi yang bertanggung bjawab untuk melakukan penghitungan daftar gaaji dan

upah ini di pegang oleh Sub Bagian Umum.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi yang dijalankan oleh Bagian Keuang melalui Sub Bagian Pembukuan ini

bertugas untuk mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji

karyawan. Misalkan adanya utang karyawan, potongan-potongan karyawan.

43

5. Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengeluarkan kas perusahaan

dan dalam rangka proses pembayaran pada pihak ketiga. Tanggung jawab ini

tersebut terletak pada fungsi pendapatan dan pengeluaran kas ini dipegang oleh

Bagian Keuangan yang dikerjakan pada Sub Bagian Kas. Fungsi ini bertugas untuk

mengendalikan keuangan perusahaan, mengelola arus pendapatan dan pengeluran

keuangan, melaksanakan proses verifikasi terhadap berkas penerimaan dan

pembayaran.

4.4.3 Proses Komputerisasi Perhitungan Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang.

Dalam proses komputerisasinya, perusahaan ini menggunakan program / software

yang dikembangkan oleh programmer dari luar internal PDAM Kabupaten Malang,

atau istilahnya adalah pihak ke dua. Program ini berada dibawah tanggung jawab Sub

Bagian Umum. Bagaian ini bertugas menagani segala sesuatu yang berhubungan

dengan tehnis, dengan cara memanggil atau tanpa memanggil tahnisi atau programmer.

Software yang menunjang sistem operasi pada PDAM Kabupaten Malang adalah

Progam MYOB. Program ini adalah program yang khusus digunakan di Bagian

Keuangan saja. Jadi semua kegiatan operasi perusahaan terpussat pada masing-masing

Bagian.

Sedangkan untuk pencatatan data seperti induk gaji, rekap absen karyawan masih

mengunakan proses komputer secara manual. Untuk penghitungan debit air yang masuk

dan keluar pun PDAM Kabupaten Malang masih menggunakan proses perhitungan

manual dan masih menggunakan Microssoft Excell.

44

Dari semua program yang tersedia, akan dihubungkan langsung dengan komputer

milik Direksi dan juga masing-masing Kepala Bagian. Sebagai gambaran bahwa, mulai

awal Januari tahun 2008, PDAM Kabupaten Malang telah memulai penelitan dan

melakukan kerjasama dengan pihak luar dan baru dapat digunakan pada awal tahun

2010.

Hasil dokumentasi dari MYOB adalah berupa flowchart, sehingga memudahkan

untuk melakuakan pemahaman terhadap suatu program atau sistem informasi

penggajian. Selain itu adalah dalam hal proses pembacaan arus kas masuk dan keluar

juga mudah.

Proses komputerisasi penggajian yang dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang,

salah satunya adalah proses pembukuan data induk gaji. Proses ini bertujuan untuk

membuat suatu master file data pegawai yang bekerja pada PDAM Kabupaten Malang,

yang dikenal dengan nama data induk gaji. Pembetukan data induk gaji merupakan

kegiatan yang pertama kali harus dilakukan. Kegiatan ini sangatlah penting karena

untuk melaksanakan sistem penggajian dengan komputer diperlukan data induk gaji,

yang berperan sebagai master file. Data induk gaji harus benar dan up to date (terbaru).

Beberapa proses pembentukan data induk gaji meliputi beberapa kegaiatan penting,

yaitu :

1. Pengumpulan data

Kegiatan ini meliputi pengumpulan data yang dibutuhkan untuk membentuk data

induk gaji. Dat induk gaji berisi seluruh dat pentin pegawai. Dat yang dikumpulkan

akan menghasilkan data induk gaji pegawai, nama dan alamat pegawai, golongan,

gaji, tunjangan, status keluarga, tanggal lahir, tanggal kerja, jenis kelamin, agama,

45

potongan, dan mutasi yaitu data yang melaporkan perubahan, sehingga harus

dilakukan proses peremajaan dan perubahan data induk gaji. Data input diperoleh

dari Sub Bagian Mutassi Dan Sub Bagian Pengangkatan Karir.

2. Penginputan data

Penginputan data dilakukan melalui terminal oleh bagian administrasi. Data tersebut

ditranskrip ke dalam formulir data induk gaji.

3. Perekaman data

Sebelum data tersebut direkam dalam media perekam yang dibaca oleh komputer

(tape disk), maka harus dilakukan pemeriksaan yang disebut editing. Dalam proses

editing dilakukan pengecekan kebenaran terhadap masing-masing data sesuai

ketentuan berlaku. Setelah itu dilaksanakan pula validasi dan pengecekan nomor

induk kembar. Akhirnya data yang telah bersih direkam ke dalam media perekam.

Dengan demikian data induk gaji telah terbentuk.

Kegiatan-kegiatan penting yang harus dilakukan sehubungan dengan pembentukan

data gaji adalah :

1. Proses mutasi dan peremajaan data induk gaji

Proses ini akan dilakukan apabila terjadi perubahan data seorag pegawai pada

perusahaan, seperti perubahn status, golongan, tunjangan, potongan, dan lain-lain.

Data induk harus selalu dijaga agar selalu benar dan terbaru (up to date), oleh

karena itu perubahan tehadap data induk gaji harus dilakukan atau yang dikenal

dengan istilah peremajaan (up-dating). Data yang akan diubah kemudian

dipindahkan ke dalam suatu formulir, yaitu formulir data koreksi pegawai.

46

Berdasarkan formulir inilah maka akan dilaksanakan peremajaan terhadap data

induk gaji. Kegiatannya meliputi:

1) Melakukan pemindahan data ke dalam formulir data yang akan diubah.

2) Melakukan proses editing terhadap data yang akan diubah.

3) Setelah data benar dan akurat, lalu dimasukkan peremajaan (up-datting)

terhadap gaji, sehingga diperoleh data induk gaji yang terbaru dan benar untuk

proses selanjutnya. Semua perubahan yang dilakukan ini harus berdasarkan

dokumen yang telah mendapat otorisasi dari Kepala Bagian Personalia dan

Direktur Umum, sehingga dapat terhindar dari kemungkinan terjadinya kerugian

sebagai akibat perubahan data perhitungan gaji yang tidak benar akibat kelalaian

atau kecurangan pihak-pihak tertentu.

2. Proses koreksi nomor pegawai

Pada dasarnya nomor induk pegawai sekali diberikan, tidak akan berubah, benar,

dan valid sesuai dengan aturan pemberian nonor induk. Tetapi dalam kenyataannya

kadang-kadang terjadi kesalahan atau kekeliruan nomor induk pegawai yang

direkam dalam data induk gaji. Kesalahan yang mungkinterjadi karena kesalahan

administras pada waktu memberikan nomor induk pertama kali atau pad waktu

memasukkannya dalam komputer. Bentuk kesalahan nomor induk antara lain :

nomor induk memang salah atau keliru, nomor induk tertukar sesama pegawai, dan

nomor induk kembar. Dalam sistem penggajian , nomor induk pegawai merupkan

hal yang penting karena digunakan sebagai kunci (key) untuk membedakan antara

pegawai yang satu dengan yang lain. Noleh karena itu bila dilakukan koreksi, maka

koreksi itu harus dilakukan seteliti mungkin.

47

3. Proses penginputan data absensi pegawai

Pada PDAM Kabupaten Malang, absensi mempunyai pengaruh yang berbeda antara

pegawai tetap, calon pegawai tetap, dan pegawai kontrak. Apabila seorang pegawai

tetap dan calon pegawai tetap tidak masuk maka akan dikenakan potongan pada

besarnya tunjangan. Namun jika hal itu terjadi pada pegawai kontrak maka akan

dikurangi besarnya uang saku sesuai dengan ketentuan yang belaku. Penginputan

data dilakukan melalui terminal dan akan menghasilkan file absensi pegawai. File

absensi pegawai akan disimpan dalam tape media dan nantinya akan dipergunakan

untuk proses perhitungan gaji serta tunjangan dasar pegawai. Suatu hal yang penting

diperhatikan bahwa dalam proses penginputan data, baik data induk gaji maupun

data absnsi pegawai adalah bahwa dokumen-dokumen yang merupakan dasar

penginputan harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang.

4. Proses penghapusan data pegawai

Apabila dalam perusahaan terjadi perpindahan (mutasi) atau pemberhentian pegawai

atau terjadi pensiun dini, maka proses penghapusan data harus dilakukan. Proses

penghapusan data pegawai akan menghapus semua data yang berkaitan dengan

pegawai yang dipindahkan, pegawai yang berhenti, dan pegawai yang diberhentikan

oleh perusahaan.

5. Proses perhitungan gaji pegawai

Dalam hal ini perusahaan tidak mempunyai program khusus yang masih mungkin

untuk dicuri. Karena dalam program ini pegawai masih harus mengambil atau

menginput data secara manual namun setelah dimasukkan tentu akan terjadi

48

perhitungan yang otomatis. Hasil yang diperoleh berupa daftar gaji, daftar

tunjangan, daftar golongan, slip gaji, dan lain-lain.

4.5 Flowchart Sistem Informasi Penggajian Di Lingkungan PDAM Kabupaten

Malang

Berikut ini adalah flowchart sistem informasi akuntansi penggajian dalam

lingkungan PDAM Kabupaten Malang.

49

Bagian SDM

Sub Bag Mutasi Sub Bag Pengg KarirSub Bag Umum

Mulai

Daftar Absensi

Mulai

Menyiapkan surat

keputusan pegawai

Surat Keputusan Pegawai

1 2

1 2

Menyiapkan Daftar Absensi

pegawai

Proses Verivikasi surat keputusan dan daftar absensi

Proses Penghitungan gajj

menggunakan Excell

Keputusan Gaji yang diperoleh

Daftar Gaji

Proses otorisasi oleh Kabag SDM

Daftar Gaji Telah diotorisasi

1

T T

50

Bagian Keuangan

Kepala Bagian KeuanganSub Bagian Anggaran

1

Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi

Kabag SDM

Verivikasai daftar gajji

6

Proses Otorisasi

Benar Salah

3 4

3 4

Pembetulan Data

Verivikasai daftar gajji

5

5

6

2


Kabag SDM


Kabag SDM

Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM Dan Kabag Keuangan

51

Direktur Utama

Direktur Utama

2

Proses Otorisasi

3

4

Proses Otorisasi

6

KwitansiKwitansi

Kwitansi Yang Tlah DiotorisasiKwitansi Yang

Tlah Diotorisasi



Daftar Gajia yang telah diotorisasi

Kabag SDM, Kabag Keuangan dan

DIRUM



DIRUM

52

Bagian Keuangan

Sub Bagian Anggaran

3

Proses Pembuatan Slip

Gaji Dan Kwitansi

Slip Gaji Kwitansi

45

6

Proses Pengambilan Uang di bank

Kwitansi Yang Tlah DiotorisasiKwitansi Yang

Tlah Diotorisasi

Uang

T

7



DIRUM



DIRUM

8

53

Bagian Keuangan

Sub Bagian Kas

85 7

Proses Verifikasi

dengan masing-masing kepala bagian dan unit

9

Slip Gaji Uang



DIRUM



DIRUM

54

Kepala Bagian / Kepala Unit

Kepala Bagian dan Kepala Unit

9



DIRUM

UangSlip GajiDaftar Gajia yang telah diotorisasi


DIRUM

Proses penandatangan oleh karyawan



DIRUM


Kabag SDM, Kabag Keuangan dan DIRUM

dan Karyawan

10

7 8

7 8

UangSlip Gaji

Proses Pengambilan uang oleh kaaryawan

Selesai

55

Bagian Keuangan

Sub Bagian PembukuanSub Bagian Anggaran



dan Karyawan

10



dan Karyawan

9T

9



dan Karyawan

Melakukan Pembukuan

Melakukan koreksi

Melakukan Tutup buku

Review atas jurnal

Dokumentasi jurnal

Selesai

56

Prosedur penggajian yang digambarkan dalam flowchart penggajian di atas, dapat

dijelaskan sebagai berikut :

1. Sub Bagian Umum SDM

Proses dimulai dari Sub Bagian Umum SDM, dimana sub bagian ini menangani

absensi karywan yang telah di validasi dan menurut catatan fisik yang telah ada dan

diserahkan kepada Sub Bagian Pengajuan Karir.

2. Sub Bagian Mutasi

Pada saat yang bersamaan dengan Sub Bagian Umum SDM, maka Sub Bagian

Mutasi menyiapkan daftar Surat Kepytysan Pegawai yang telah diverivikasi terlebih

dahulu, kemudian akan diserahkan ke Sub Bagian Pengajuan Karir.

3. Sub Bagian Pengajuan Karir

Setelah menerima daftar absensi dan surat keputusan pegawai maka pada Sub

Bagian ini melakukan verivikasi untuk menentukan besarnya gaji yang akan

diterima karyawan. Dengan membuat daftar gaji maka diperlukan otorisasi yang di

lakukan oleh Kepala Bagian SDM. Yang kemudian diteruskan kepada Sub Bagian

Anggaran.

4. Sub Bagian Anggaran

Setelah menerima daftar gaji maka akan diverivikasi lebih lanjut agar tidak terjadi

kesalahan dan meminimalisir tingkat kecurangan. Setelah dirasa benar maka akan

dimintakan otorisasi kepada Kepala Bagian Keuangan dan Direktur Utama. Setelah

disetujui maka akan membuat daftar penerima gaji, slip gaji, dan melakukan

pengambilan uang di bank. Dan semuanya akan diserahkan kepada Sub Bagian Kas,

karena yang berhak mengawasi dalam hal pembayaran adalah Sub Bagian Kas.

57

5. Sub Bagian Kas

Setelah menerima daftar penerima gaji, uang dan slip gaji. Sub bagian Kas akan

memanggil masing-masing Kepala Bagian dan Kepala Unit yang nantinya semua

proses penyerahan uang dan slip akan dilakukan oleh Kepala Unit dan Kepala

Bagian kepada masing-masing staffnya. Setelah selesai maka daftar penerima gaji

yang telah ditanda tangani akan dikembalikan kepada Sub Bagian Kas. Setelah

diterima oleh Sub Bagian Kas maka akan diteruskan kepada Sub Bagian

Pembukuan.

6. Sub Bagian Pembukuan

Setelah semua proses diatas berakhir maka Sub Bagian Pembukuan akan melakukan

pembukuan dari bukti yang ada, kemudian akan dilakukan koreksi lagi dari

pembukuan jika ada yang salah. Jika dirasa tidak ada yang salah maka akan

dilakukan tutup buku sesuai pedoman akuntansi yang berlaku. Untuk meminimalisir

kesalahan maka akan dilakukan review setelah tutup buku, dan akan dilakukan

dokumentasi berupa jurnal di dalam magnetic tape sehingga data-data akan dapat

tersimpan dengan aman dan rapi.

4.6 Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Malang

Pada, tahap ini analisa sistem dilakukan terhadap Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian PDAM Kabupaten Malang yang masih digunakan hingga saat ini. Tujuan

dari analisa adalah untuk memperoleh pemahaman atas sistem yang berjalan sesuai

dengan karaketeristik perusahaan.

58

Setelah analisa awal untuk mengetahui cara kerja sistem selesai dilakukan,

selanjutnya akan dilakukan analisa untuk mencari permasalahan atau kelemahan-

kelemahan yang ada pada Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang ditetapkan.

Kemudian berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, maka akan dicarikan

solusi untuk memecahkan permasalahan.

4.6.1 Analisa Struktur Organisasi

Tujuan dari analisa terhadap struktur organisasi adaah untuk memperoleh

pemahaman atas pembagian wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap karyawan, dan

untuk mengetahui apakah masing-masing karyawan yang bersangkutan mengetahui

wilayah kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Pembagian tanggung jawab dan

wewenang ini tercermin pada bagan struktur organisasi yang dimiliki perusahaan.

Kemudian analisa dilanjutkan dengan penelaahan atas struktur organisasi perusahaan itu

sendiri guna mengetahui kemungkinan adanya kelemahan pada struktur organisasi

perusahaan.

Struktur organisasi PDAM Kabupaten Malang telah disusun sesuai dengan

kebutuhan dan karakteristik perusahaan, dalam hal ini perusahaan sudah benar-benar

mampu memilah pembagian atas tanggung jawab dan wewenang dalam penyelesaian

tugas.

4.6.2 Analisa Data

Input dari sistem penggajian yang berupa absensi pada dasarnya merupakan wujud

fisik dari catatan hadir tiap karyawan. Sedangkan di PDAM Kabupaten Malang absensi

yang digunakan masih manual yaitu berupa tanda tangan dikartu absensi yang telah

59

disiapkan oleh Bagian Personalia / SDM. Menurut hasil pengamatan dari peneliti masih

ada hal-hal yang akan dievaluasi lebih lanjut, yaitu :

1. Seringkalinya keterlambatan dalam hal penyiapan absensi karyawan.

Hal ini tentu sangat merugikan karyawan dan perusahaan, karena seharusnya setiap

pagi sebelum karyawan lain datang harue sudah ada daftar absensi dan karyawan

bagian SDM yang menyiapkan dan memeriksa daftar absensi satu persatu. Biasanya

yang dilakukan oleh bagian SDM baru membuat daftar absensi pada waktu pagi

hari.

2. Pemalsuan tanda tangan daftar hadir karyawan.

Pemalsuan tanda tangan ini terjadi karena tidak adanya pengawasan dari atasan dan

lunaknya bagian SDM yang bertugas dikarenakan karyawan masih merasa

mempunyai pangkat dan jabatan yang sama. Dan ada pula yang dikarenakan

senioritas, maksudnya adalah pegawai yang masa tugasnya masih baru merasa takut

dengan karyawan yang sudah lama bekeja disana.

3. Seringkalinya terjadi kesalahan tanda tangan secara tidak disengaja.

Karena bentuk dari kartu daftar hadir berupa kolom-kolom maka sering kali

pegawai melakukan kesalahan dalam melakukan tanda tangan, sehingga yang

ditanda tangani adalah daftar hadir karyawan yang lain. Yang mngakibatkan bag

SDM terkadang ragu untuk menilai apakah karyawan tersebut masuk atau tidak.

4. Tidak adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian dalam hal

absensi.

Dalam absensi karyawan yang mengabsensi hanyalah bagian SDM sehingga tidak

adanya pengawasan ini sering membuat karyawan lain dan bagian SDM kurang

60

begitu memperhatikan daftar absensi. Bahkan peneliti sering melihat bahwa setiap

daftar absensi yang ada sudah ditanda tangani semua maka mereka merasa tugas

mereka sudah penuh.

5. Seringkali terjadinya kesalahan input data yang dimasukkan ke dalam

komputer baik itu tentang penggolongan gaji karyawan maupun daftar gaji

dan daftar hadir karyawan.

Terjadinya kesalahan seperti ini sering kali disebabkan karena human error ataupun

karena kesalahn dalam hal adminstrasi. Bentuk kesalahan administrasi adalah SK

kenaikan gaji dan pangkat yang baru belum ada dalam bentuk fisik namun sudah di

sahkan menurut undang-undang, ada pula SK yang lama belum diganti dengan SK

yang baru. Dan tentu saja hal ini sungguh merugikan karyawan.

4.6.3 Analisa Aktivitas Perhitngan Gaji

Dalam sistem penggajian di PDAM Kabupaten Malang, perhitungan mengenai gaji

besrta potongan-potongannya akan dikerjakan oleh Bagian Personalia / SDM yang

dimana terdapat tiga Sub Bagian yaitu ; Sub Bagian Umum, Sub Bagian Mutasi, dan

Sub Bagian Pengajuan Karir. Proses perhitungan tersebut akan dimulai pada tanggal ke

25 setiap bulan. Jeda selama 5 hari sampai dengan akhir bulan tersebut digunakan untuk

melakukan proses perhitungan, otorisasi, sampai dengan review di bagian Keuangan

yang dilakukan oleh Sub Bagian Anggaran. Setelah selesai melakukan pembayaran

maka Sub Bagian Kas akan melakukan pembayaran.

Pada sistem ini telah terlihat dengan jelas bagaimana sebuah organisasi pembagian

tugas yang jelas telah dilakukan. Dan besarnya resiko kecurangan telah diminimalisir

61

melalui pembagian tugas yang jelas melalui dua bagian yang bekerja sama dengan

pembagian tugas yang jelas.

4.6.4 Analisa Aktivitas Pembayaran

Aktivitas pembayaran yang dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang sudah baik,

karena proses pembayaran gaji seluruhnya dilakukan oleh Bagian Keuangan yang

diserahkan kepada masing-masing Kepala Unit atau Kepala Bagian. Sebelum dilakukan

pembayaran, hal yang paling penting adalah terletak pada proses otorisasi yang

dilakukkan dengan mulai meminta persetujuan kepada Kepala Bagian Keuangan dan

dilanjutkan kepada Direktur Utama. Baru setelah proses persetujuan didapatkan maka

proses pembayaran sudah bisa dilakukan. Proses otorisasi yang dilakukan merupakan

proses pemisahan tugas yang efektif yang menjadi syarat terciptanya prosedur

pengendalian intern yang baik.

4.6.5 Analisa Aktivitas Akuntansi

Kegiatan akuntansi dimulai setelah menerima hasil bukti perhitungan gaji dari Sub

Bagian Anggaran. Sub Bagian Pembukuan akan melakukan koreksi dan review atas

pembebanan dan pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh Sub Bagian Anggaran dan

Sub Bagian Kas.

Sub Bagian Pembukuan akan melakukan penjurnalan terhadap aktivitas akuntansi

yang terjadi:

Biaya gaji xxx

Kas xxx

62

Kemudian ketika ada kesalahan yang terjadi maka Sub Bagian Pembukuan akan

melakukan penjurnalamn dengan maksud bahwa keadaan antara debit dan kredit akan

menjadi seperti semula

Kas xxx

Biaya gaji xxx

Review yang sudah dilakukan akan dilaporkan bersama laporan-laporan lainnya

dari tiap fungsi di perusahaan yang nantinya akan membentuk laporan keuangan yang

berupa laporan laba rugi, laporan arus kas, neraca, laporan perubahan modal, dan

tentunya ada catatan atas laporan keuangannya. Sehingga analisa terhadap aktivitas

akuntansi sudah tidak mengalami masalah atau sudah berjalan dengan baik.

4.6.6 Analisa Output Sistem Penggajian

Setelah keseluruhan diproses lebih lanjut maka akan menghasilkan berbagai output

laporan yang berguna bagi manajemen perusahaan. PDAM Kabupaten Malaang telah

menerapkan Sistem Informasi Penggajian yang berbasis semi komputer, dimana hal ini

tentunya akan lebih baik daripada menggunakan yang masih manual. Hal ini tentunya

akan mempunyai keungulan dalam hal pemrosesan data, waktu yang lebih efektif, dan

dari segi pembuatan laporan-laporan (berupa laporan absen, perhitungan gaji, laporan

keuangan, dsb). Data output yang dihasilkan pun jauh lebih baik dan lebih rinci

daripada proses manual, seperti rincian slip gaji, absen,

Perihal output yang dikarenakan adanya potongan tunjangan dikarenakan adanya

keterlambatan karyawan dalam memulai aktivitas kerjanya itu disbabkan oleh

kepentingan pribadi karyawan itu sendiri. Hal ini tentunya dapat mengakibatkan kurang

disiplinnya karyawan sehingga dapat merugikan perusahaan.

63

4.7 Alternatif Pemecahan Permasalahan

Sesuai dengan adanya permasalahan diatas maka peneliti mempunyai usulan

pembenahan. Kesalahan diatas bisa saja merupakan akumulasi dari kesalahan yang

pertama kedua dan ketiga maupun seterusnya. Berikut adalah usulan pembenahan, yaitu

dengan hanya adanya penambahan beberapa kebijakan :

1. Karyawan bagian SDM menyiapkan daftar absensi adalah maksimal 1 hari

sebelum masuk kerja.

Maksudnya adalah ketika daftar absensi itu sehari sebelumya sudah disiapkan maka

dipastikan sudah tidak ada keterlambatan lagi dalam hal ini.

2. Adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian

Dengan adanya pengawasan dari tiap masing-masing kepala bagian setiap

melakukan absensi maka karyawan merasa takut untuk melakukan pemalsuan tanda

tangan dan dipastikan terdapat sedikit rasa disiplin pada setiap karyawan yang

nantinya akan meningkatkan kinerja dari karyawan.

3. Membuat daftar kartu absensi yang lebih baik

Dengan membuat kolom yang nantinya disesuaikan dengan nama dari masing-

masing divisi dan jabatan sehingga nantinya tidak akan terdapat kesalahan lagi.

Kemudian jika masih terdapat kesalahan maka yang berhak mencoret kesalahan

hanyalah bagian SDM dengan diketahui oleh masing-masing kepala bagian.

4. Memeriksa dua sampai tiga kali dan melakukan konfirmasi atas penginputan

data terhadap karyawan.

64

Maksud dari usulan diatas adalah ketika sudah melakukan penginputan data maka

bagian SDM harus segera mengkonfirmasi kepada seluruh kepala bagian sehingga

terdapat sedikit kesalahan yang dilakukan oleh SDM.

4.8 Penilaian Efektifitas

Sesuai dengan uraian satu persatu analisis maka menurut penulis Sistem Informasi

Akuntansi Penggajian yang berjalan di PDAM Kabupaten Malang sudah efektif. Karena

menurut penulis adanya kesesuaian teori anatara efektitas dengan sistem informasi

akuntansi penggajian. Hal itu dapat dibuktikan dari strukur organisasi yang memadai,

laporan yang dihasilkan dan fungsi-fungsi yang terkait.

Sesuai teori yang telah dikemukan oleh Warren (1999) baha suatu sistem yang

efektif adalah sistem yang mempertimbangkan :

1. Keseimbangan biaya-keefektifan (cost-effectivennes balance).

Jadi dalam kasus Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang adalah sudah

memenuhi karena peneliti menilai biaya yang dikeluarkan untuk pembelian

peralatan sistem seperti komputer dan kertas adalah sesuai dengan laporan yang

dihasilkan seperti daftar absensi, dafter gaji maupun laporan keuangan seperti buku

pembantu kas. Dari data yang diperoleh dari salah satu sumber yang tidak dapat

disebutkan namun dapat dipercaya bahwa dalam 1 bulan untuk biaya operasional

sistem ini diluar biaya kerusakan-kerusakan seperti kerusakan komputer adalah

kurang lebih Rp. 300.000,-. Tentunya ini sudah sesuai yang diharapkan yaitu

dengan biaya sebesar ini adanya tujuan yang sudah dapat dicapai.

65

2. Fleksibel untuk memenuhi kebutuhan yang akan datang (flexibility to meet need

future).

Setiap perusahaan harus menyiapkan diri tehadap lingkungan yang terus menerus

berubah diamana jika beroperasi, Sistem akuntansi harus cukup fleksibel untuk

menghadapi tuntutan perubahan , seperti peraturan pemerintah. Dalam hal ini

PDAM Kabupaten Malang telah mengakomodasi semua perubahan-perubahan

peraturan pemerintah. Hal itu dapat dibuktikan ketika ada perubahan tingkat

kenaikan gaji pada berbagai golongan maka petugas tinggal menginput data dan

komputer akan merubah semua golongan. Walaupun masih menggunakan

Microssoft Excell namun bahasa logika yang digunakan sudah baik. Dan ketika ada

kesalahan maka yinggal mengganti bahasa logika komputer aja.

3. Pengendalian internal yang memadai (adequate internal control).

Disamping menyediakan informasi yang diperlukan manajemen untuk pelaporan

kepada pemilik, kreditur dan pihak lain yang berkepentingan, sistem akuntansi

harus mebantu manajemen dalam pengendalian operasi perusahaan. Prosedur rinci

dan kebijakan yang digunakan mmanajemen untuk mengendailkan operasi

perusahaan disebut pengendalian internal. PDAM telah menetapkan segala prosedur

secara rinci dan telah didokumentasikan dalam bentuk buku untuk dibaca dan

dijalankan oleh seluruh karyawan. Karena dengan menerapkan sistem yang melalui

4 filter untuk verivikasi gaji agar sesuai dengan apa yang dilakukan karyawan.

Selain itu dalam sistem ini juga telah ada sistem rangkap dokumen dari berbagai

pihak, sehingga alurnya jelas dan dapat ditelusuri.

66

4. Pelaporan yang efektif.

Penyiapan laporan harus mempertimbangkan keinginan dan pengetahuan pemakai.

Pemakai laporan mengandalkan informasi relevan yang disampaikan dengan cara

yang dapat dipahami. Pemahaman seperti sudah sangat mudah dilakukan oleh

karyawan PDAM Kabupaten Malang, hal ini dibuktikan peneliti dengan adanya

komputer yanag terhubung dengan server sehingga ketika karyawan ingin

mengakses sesuatu seperti daftar absensi sudah tinggal melihat dengan memasukkan

Nomor Induk Pegawai. Namun yang perlu diketahui adalah ini bukan software

khusus, ini hanyalah komputer yang disetting dengan sistem LAN. Dan tidak semua

karyawan dapat memeriksanya, hanya pegawai-pegawai tertentu yang mepunyai

akses.

5. Penyesuaian dengan struktur organisasi.

Sistem akuntansi harus dirancang menurut masing-masing struktur perusahaan.

Garis wewenang dan tanggung jawab mempengaruhi kebutuhan informasi

perusahaan. Di samping itu, sistem yang efektif memerlukan persetujuan dan

dukungan dari semua tingkat manajemen. Di sini PDAM Kabupaten Malang telah

melakukan pemisahan wewenang dan tanggung jawab sudah sangat jelas sehingga

tidak adanya penumpukan tanggung jawab dan wewenang.

6. Sistem yang disusun harus memenuhi prinsip cepat.

Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan tepat pada

waktunya sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. Ini

adalah hal yang terpenting karena setiap orang yang membutuhkan dapat dengan

mudah mengakses, seperti yang telah dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang.

67

Berbagai komputer telah terakses dengan server sehingga komputer ditempat

Direktur dapat memeriksa atau meminta informasi penggajian dengan cepat.

68

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Sistem yang dirancang diharapkan dapat memecahkan permaslahan yang dihadapi

oleh perusahaan. Dengan diterapkannya sistem ini diharapkan segala kendala tentang

keterlambatan dan ketidak akuratan laporan-laporan yang berhubngan dengan karyawan

dapat diatasi, bahkan mempercepat transaksi yang dilakukan perusahaan.

Oleh karena itu dalam penelitian ini, peneliti mencoba mengimplementasikan teori

yang telah dikemukakan diats. Pada dasarnya Perusahaan Daerah Air Minum

Kabupaten Malang telah mempunyai sistem informasi akuntansi penggajian yang

efektif. Hal itu dapat dilihat dari dari input, proceessing, dan output.

Dalam hal ini yang dimaksud input adalah hasil pengolahan data yang diambil dari

daftar absensi gaji dan SK kepegawaian yang menunjukkan golongan dan pangkatnya

pegawai. Tujuannya adanya data yang telah disbutkan diatas adalah tak lain untk

menghitung besarnya gaji dan tunjangan yang nantinya akan diterima karyawan. Tetapi

terdapat kelemahan dalam input data yaitu:

1. Seringkalinya keterlambatan dalam hal penyiapan absensi karyawan.

Hal ini tentu sangat merugikan karyawan dan perusahaan, karena seharusnya setiap

pagi sebelum karyawan lain datang harue sudah ada daftar absensi dan karyawan

bagian SDM yang menyiapkan dan memeriksa daftar absensi satu persatu. Biasanya

yang dilakukan oleh bagian SDM baru membuat daftar absensi pada waktu pagi

hari.

69

2. Pemalsuan tanda tangan daftar hadir karyawan.

Pemalsuan tanda tangan ini terjadi karena tidak adanya pengawasan dari atasan dan

lunaknya bagian SDM yang bertugas dikarenakan karyawan masih merasa

mempunyai pangkat dan jabatan yang sama. Dan ada pula yang dikarenakan

senioritas, maksudnya adalah pegawai yang masa tugasnya masih baru merasa takut

dengan karyawan yang sudah lama bekeja disana.

3. Seringkalinya terjadi kesalahan tanda tangan secara tidak disengaja.

Karena bentuk dari kartu daftar hadir berupa kolom-kolom maka sering kali

pegawai melakukan kesalahan dalam melakukan tanda tangan, sehingga yang

ditanda tangani adalah daftar hadir karyawan yang lain. Yang mngakibatkan bag

SDM terkadang ragu untuk menilai apakah karyawan tersebut masuk atau tidak.

4. Tidak adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian dalam hal

absensi.

Dalam absensi karyawan yang mengabsensi hanyalah bagian SDM sehingga tidak

adanya pengawasan ini sering membuat karyawan lain dan bagian SDM kurang

begitu memperhatikan daftar absensi. Bahkan peneliti sering melihat bahwa setiap

daftar absensi yang ada sudah ditanda tangani semua maka mereka merasa tugas

mereka sudah penuh.

5. Seringkali terjadinya kesalahan input data yang dimasukkan ke dalam

komputer baik itu tentang penggolongan gaji karyawan maupun daftar gaji

dan daftar hadir karyawan.

Terjadinya kesalahan seperti ini sering kali disebabkan karena human error ataupun

karena kesalahan dalam hal adminstrasi. Bentuk kesalahan administrasi adalah SK

70

kenaikan gaji dan pangkat yang baru belum ada dalam bentuk fisik namun sudah di

sahkan menurut undang-undang, ada pula SK yang lama belum diganti dengan SK

yang baru. Dan tentu saja hal ini sungguh merugikan karyawan.

Sedangkan processing data yang telah dilakukan oleh Perusahaan Daerah Air

Minum Kabupaten Malang dapat dikatakan dengan sangat baik, karena Prusahaan

Daerah Air Minum Kabupaten Malang telah mempunyai sistem perhituangan gaji

karyawan yang menggunakan platform windows, yaitu Microsoft Excell. Walaupun

masih sederhana namun tingkat keakuratan perhitungan gaji karyawan tidak ada yang

kurang atau lebih.

Output yang dihasilkan dari berbagai proses diatas adalah laporan gaji karyawan,

daftar absensi, dan berupa laporan keuangan. Tentu saja hal ini tidak bisa terlepas dari

fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian. Fungsi-fungsi

sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dilakukan di dalam Perusahaan

Daerah Air Minum Kabupaten Malang juga telah sesuai dengan teori yang ada, yaitu:



3. Fungsi Administrasi

4. Fungsi Akuntansi

5. Fungsi Keuangan

Dari hasil penelitian diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa Sistem Informasi

Akuntansi Penggajian Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang telah efektif,

karena sesuai dengan landasan teori yang telah dikemukakan dalam bab II.

71

5.2 Saran

Beberapa saran yang bisa penulis sampaikan memngenai kekurangan yang terjadi,

namun peneliti tidak dapat mengubah sistem dikarenakan sistem yang telah berjalan di

Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang dapat dikatakan sebagi sitem yang

efektif karena letak permaslahan sebenarnya terdapat pada proses input data adalah :

1. Karyawan bagian SDM menyiapkan daftar absensi adalah maksimal 1 hari

sebelum masuk kerja.

Maksudnya adalah ketika daftar absensi itu sehari sebelumya sudah disiapkan maka

dipastikan sudah tidak ada keterlambatan lagi dalam hal ini.

2. Adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian

Dengan adanya pengawasan dari tiap masing-masing kepala bagian setiap

melakukan absensi maka karyawan merasa takut untuk melakukan pemalsuan tanda

tangan dan dipastikan terdapat sedikit rasa disiplin pada setiap karyawan yang

nantinya akan meningkatkan kinerja dari karyawan.

3. Membuat daftar kartu absensi yang lebih baik

Dengan membuat kolom yang nantinya disesuaikan dengan nama dari masing-

masing divisi dan jabatan sehingga nantinya tidak akan terdapat kesalahan lagi.

Kemudian jika masih terdapat kesalahan maka yang berhak mencoret kesalahan

hanyalah bagian SDM dengan diketahui oleh masing-masing kepala bagian.

72

4. Memeriksa dua sampai tiga kali dan melakukan konfirmasi atas penginputan

data terhadap karyawan.

Maksud dari usulan diatas adalah ketika sudah melakukan penginputan data maka

bagian SDM harus segera mengkonfirmasi kepada seluruh kepala bagian sehingga

terdapat sedikit kesalahan yang dilakukan oleh SDM.

Analisis Efektiftitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Studi Kasus Di Perusahaan...

Documents

Transcript of Analisis Efektiftitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Studi Kasus Di Perusahaan...