Administrasjon og håndtering av varer...Administrasjon og håndtering av varer 211 Noe av det...

Kompetansemål:

• Eleven skal kunne bruke de vanligste prinsippene for varebestilling og vareflyt

• Eleven skal kunne kontrollere og rydde på plass varer og legemidler etter aktuelle lager-systemer og gjeldende regler for oppbevaring

• Eleven skal kunne bruke digitale verktøy i arbeidet.

• Eleven skal kunne håndtere legemiddelavfall i samsvar med gjeldende regelverk.

• Eleven skal kunne planlegge, gjennomføre, dokumentere og evaluere eget arbeid.

Administrasjon og håndtering av varer

Kapittel 8

Når du har lest dette kapitlet skal du:

• Ha en grunnleggende forståelse for innholdet i logistikkbegrepet sett i relasjon til apotek-drift.

• Kjenne til og kunne følge opp de viktigste målefaktorene i logistikksammenheng som gir kontroll med utviklingen i apotekets logistikk.

• Forstå kartleggingen av apotekets kostnadsstruktur.

• Forstå hva lagerstyring er, hvilke arbeidsprosesser og teknikker som inngår i en enkel styring av et varelager, for å ha din del av ansvaret for styringen av lageret i et apotek.

• Kjenne lovverket omkring lagerhold og vareflyt.

• Vite om de forskjellige grossistene som leverer legemidler og handlesvarer til norske apo-tek.

• Kunne bestille og motta varer ut fra kjennskap til varetype, og bedømme hvor i apotekets lagersystem varen skal plasseres.

• Kunne beskrive de ulike lagringssonene i et apotek og redegjøre hvorfor de enkelte vare-nes plassering er viktig.

• Kunne redegjøre for alternative prinsipper ved vareplassering.

• Forklare hvorfor vi teller varelageret, og i grove trekk hvordan varetelling kan gjennomfø-res.

• Vite hvilket risikoavfall apoteket har plikt til å motta, og kunne håndtere dette.

• Kunne bruke de administrative funksjonene i FarmaPro: ordre/faktura, varebestilling og varemottak.

• Kjenne til aktuelle fjernkunder.


206


207

Logistikk, prinsipper og sammenhenger

Logistikkens hensiktDe grunnleggende teoriene for forsyning og forsyningseffektivitet oppstod i Forsvaret, men er i dag videreutviklet i det private næ-ringsliv. I logistikken vurderes vareflyten fra den begynner hos leve-randøren, gjennom egen bedrift og fram til varen har nådd kunden.

Et ledd i rekken kan ikke vurderes uavhengig av resten for vare-flyten er en strøm som går fra hånd til hånd helt til den er frammepå siste stoppested. Målet er å få varene til å flyte fra leverandør tilkunde til lavest mulige kostnader og med riktig kvalitet. En beslut-ning som gjøres på et område får konsekvenser for hele vareflyten. Imange bedrifter er dette forsøkt løst ved at én aveling har ansvaret for hele vareflyten fra leverandør til kunde. For kjedeapotekene leggesdet retningslinjer fra kjeden om hvordan dette arbeidet skal ivaretas, og på apotekene er det vanligvis kun noen få av medarbeiderne som har ansvar for varebestilling og oppfølging av varemottak.

Da den nye apotekloven trådte i kraft 1.mars 2001, var det ikke lenger restreksjoner for en person eller firma mot å eie mer enn ettapotek. Dette var en grunnleggende endring fra foregående lov, og en sentral premiss for dannelsen av de apotekkjedene vi har i dag. Den nye loven åpnet for at grossister og apotek kunne organiseres i vertikalt integrerte apotekkjeder, noe som betyr at apotekkjedene og grossistleddet har samme eier og samordnet styring. Dette innebærer at logistisk planlegging i stor grad ligger på kjedenivå, og apotekene får sterke føringer for sortiment, lagerhold og bestillingsrutiner.

Det er likevel viktig å ha innsikt i hvilke betraktninger og bereg-ninger som ligger bak planlegging av lager og vareflyt og forståelsefor de økonomiske effektene av logistikken. Denne innsikten gir oss bedre forutsetning til å forstå og følge opp kjedens retningslinjer. Ganske mange varegrupper, legemidler er en av dem, skaper et av-fallsprodukt som ikke skal behandles som vanlig søppel. For slike produkter plikter forhandlere å organisere sikre returmottak, dette også en logistikkoppgave.

SuboptimaliseringBedrifter er ofte organisert med avdelinger som hver for seg har an-svaret for å styre en del av vareflyten. Innkjøp kjøper inn, produk-sjonsavdelingen produserer og transportavdelingen transporterer. Ofte fører dette til at en avdeling tar beslutninger som er riktig sett fra eget synspunkt, men som er uheldig sett fra en annen avdelings synspunkt, og som slett ikke er til beste for bedriften totalt sett. En slik beslutning kalles suboptimalisering.

Et eksempel fra apotek kan være at den som organiserte lageret, satte av plass til ti enkeltpakninger av en vare i hylla, mens den som kjøper inn, ønsker å kjøpe tolv fordi det gir grossistpakningsrabatt. Enten må det da kjøpes inn uten rabatt, eller så må det opprettes et baklager i tillegg til den hylla vi normalt plukker fra. Påfylling av salgslageret vil si at vi må håndtere varene en gang til, og det øker håndteringskostnadene. I begge tilfeller har apoteket tapt penger, enten i form av tapt rabatt eller ved økte håndteringskostnader. Den som har tilrettelagt lageret, har gjort en beslutning (om hylle-plass) som har ført til suboptimalisering (optimalt for utnyttelse av hyllearealet, men ikke for innkjøp og for apoteket sett under ett).

Et annet eksempel på suboptimalisering kan være at vi går tom for en vare fordi de som kjøper inn, har fått beskjed om å redusere lagerbeholdningen og derfor venter litt lenger med å kjøpe inn en vare enn de ellers ville gjort. Det at vi går tom for varen, betyr at den kunden som skulle hatt denne varen, enten går et annet sted eller må komme igjen en annen gang. I det første tilfellet har apo-teket tapt et salg og derigjennom en inntekt, og i det andre tilfellet må apoteket behandle kunden to ganger. I begge tilfeller har vi sannsynligvis fått en misfornøyd kunde. Den som bestemte at inn-kjøpet skulle utsettes for å redusere lagerbeholdningen, har gjort en suboptimal beslutning fordi det en sparte på å redusere lagerbe-holdningen, ikke på langt nær dekker kostnadene ved å gå tom.

Tids- og plassnytteLogistikkfunksjonen har først og fremst som oppgave å skape tids- og plassnytte. Tidsnytte vil si at logistikken skal sørge for at varen er tilgjengelig til riktig tid, ikke for tidlig og ikke for sent. Varene skal foreligge i riktige mengder. For store mengder på lager kan bety at noen av varene har kommet for tidlig, for små mengder kan bety at en varemengde kommer for sent. Plassnytte vil si at varen skal være på riktig sted når vi har behov for den og ikke for eksempel i feil hylle eller på galt apotek. Dette skal gjøres så effektivt som mulig, dvs. med minst mulig bruk av ressurser.

Apotekbransjens totale logistikk-kjede kan framstilles slik:

Alle grensesnitt i kjeden representerer spesielle logistikkutfordrin-ger, og alle aktører har sine mål og ønsker i logistikksammenheng. Alle arbeidsoppgavene i apoteket er logistikkfunksjoner med spesi-elle krav på grunn av de spesielle varene vi har ansvaret for.

Logistikk er de betraktningsmåt-ene og prinsip-pene man legger til grunn for å planlegge, utvik-le, organisere, samordne, styre og kontrollere varestrømmen fra råvare til sluttbruk-er og tilbake ved hjelp av organise-ring og informa-sjonsstyring.

Suboptimalisering: At en enhet/del velger en løsning som er fordelaktig for seg selv uten å ta hensyn til effekten på hel-heten, fremfor å velge den løsning-en som er best for helheten.


208


209

PlanleggeDefinisjonen sier at vi skal planlegge vareflyten. Å legge en plan be-tyr å forberede noe som skal skje. Det som er planlagt, er det mot-satte av noe som skjer tilfeldig. Vi må planlegge slik at vi har tid og ressurser til å kjøpe inn, ta imot, lagre og selge eller sende videre.

For å kunne planlegge, må vi vite hva vi ønsker å oppnå, og hvor-dan vi skal oppnå det. Når vi skal planlegge bruk av ressurser og tid, må vi forutse hva som skal skje. Vi trenger en oppfatning om framtiden. Til det bruker vi blant annet prognoser.

En prognose kan være en tallfesting av hva vi forventer å selge i neste uke. Prognoser brukes for de faktorene vi ikke selv kan kon-trollere eller styre, men som påvirker vår situasjon, for eksempel varesalget.

Faktorer vi kan kontrollere, kan brukes som forutsetninger i planleggingsarbeidet. Et eksempel på en faktor vi kan styre, er ti-den som går fra innkjøpte varer kommer inn døren i apoteket til de er tilgjengelige i hylla for salg.

En annen viktig del av planleggingsarbeidet er informasjonsinn-samling. Vi samler inn data, som så bearbeides til en form som vi kan bruke i planleggingen. Det er først etter at dataene er bear-beidet for vårt formål, at vi kan kalle det informasjon. Leverandø-rens leveringstid er et eksempel på informasjon som vi trenger for å kunne planlegge vareflyten. I FarmaPro kan vi hente ut rapporterpå varesalg, lager- og salgsvolum fra perioder vi kan sammenligne med den vi skal planlegge.

For å nyttiggjøre oss av de virkemidler og hjelpemidler som er tilgjengelige for planleggingen, må vi ha kompetanse. Et eksempel på slik kompetanse er evnen, viljen og kunnskapen til å utnytte datasystemet som hjelper oss til å prognostisere varesalget.

Det vi først og fremst skal planlegge, er ressursbehovet og ressurstil-gangen. En ressurs kan være en arbeidstime, en kvadratmeter lager, en hyllemeter eller en datamaskin. Alt og alle vi bruker til å gjen-nomføre dagens arbeidsoppgaver i apoteket, er ressurser. Enhver ressurs har en pris eller en kostnad. Det koster noe når vi bruker en ressurs. Det problematiske med de ressursene vi vanligvis omgir oss med, er at de koster noe enten de blir brukt eller ikke.

En arbeidstime som ikke brukes, koster det samme som om den hadde vært brukt. En kvadratmeter har samme husleie enten den brukes eller ikke. Det er derfor det er så viktig å planlegge. Vi må planlegge ressursbehovet og ressurstilgangen slik at vi kan ha riktig mengde ressurser tilgjengelig til enhver tid – ikke for mye og ikke for lite.

Når vi kjenner eller har laget prognose for ressursbehovet, må vi planlegge tilgangen på ressurser. Det hjelper lite å vite at vi tren-ger fire timeverk (ett timeverk er én person i én time) ekstra i enperiode hvis vi ikke har en plan for hvordan vi skaffer personen til å utføre arbeidet. Vi må altså ha både kunnskaper om hvordan vi anskaffer de forskjellige ressursene, og en plan for gjennomføring.

UtvikleÅ utvikle betyr enten å lage noe nytt eller å forbedre noe eksiste-rende. Ved etablering av et nytt apotek må vi utvikle noe nytt. I et eksisterende apotek skal vi kontinuerlig arbeide for å gjøre varefly-ten mer effektiv. Det kan bety å endre rutiner, å øke kompetansen og ikke minst å samarbeide med leverandører og kunder der det er mulig.

For apotek vil det bety å vurdere interne arbeidsrutiner og sys-temer, kartlegge mangler og svakheter og ut fra det gjennomføre forbedringstiltak. Selv om kjedens retningslinjer ligger til grunn for varehåndteringen, kan kompetansen innenfor bestillingsverktøyet videreutvikles og apotekets behov for endring av bestillings- og vare-mottakstidspunkt bør kanskje vurderes. Kjedens retningslinjer byg-ger på apotekenes erfaringer. Tilbakemelding og begrunnede krav til kjeden er viktig for utvikling og forbedring av retningslinjene.

Det kan være vanskelig for et apotek å samarbeide med sine kanskje hundrevis eller tusenvis av enkeltkunder, de kommer på apoteket når det passer dem. Overfor disse kundene er apotekets rolle å alltid være leveringsdyktig. Men apoteket kan samarbeide med legene og veterinærene som er en del av kundegruppen. Sy-kehus og sykehjem/hjemmesykepleie er også viktige samarbeids-partnere hvis apoteket har slike kunder. Overfor slike kunder kan mulige samarbeidsprosjekter være å forbedre ordrerutinene, til-passe ordretidspunkter eller forbedre sorteringen og pakkingen av leveransen.


210


211

Noe av det spennende ved å arbeide med logistikk er nettopp at forbedringsmulighetene synes å være uten grenser. Det er alltid noe å arbeide med for å gjøre det enda bedre. Nye muligheter oppdages av den som leter.

OrganisereÅ organisere betyr å legge til rette gjennom å strukturere ressursene slik at de spiller sammen på en effektiv måte, og slik at ingenting fal-ler utenfor. Det innebærer at noen får ansvar for én oppgave, mens andre får ansvaret for en annen. Det innebærer også å sørge for at de riktige ressursene er tilgjengelige på rett sted og til rett tid. Det hjelper lite å ha en PC stående i ett rom når arbeidet der den er nødvendig, er i et annet rom. Å organisere betyr også å sørge for at arbeidet gjøres i riktig rekkefølge, og at beslutninger tas til riktig tid. Å organisere betyr å sørge for at ting blir gjort på en effektiv måte slik at det bidrar til at organisasjonen (f.eks. apoteket/kjeden) når sine mål.

StyreAlle seriøse bedrifter planlegger framtiden. De ser etter muligheter for videre vekst, økt omsetning, nye markeder, nye kunder og nye produkter. Formålet med en bedrift er å skaffe kunder. Der er kun-dene som kjøper som bestemmer hva bedriften har å tilby, og om den har framgang.

Å styre betyr først og fremst å sette mål og å ta beslutninger. Logistikken er full av mulige mål og beslutninger. Også her er rek-kefølgen viktig. Først settes målene, så kommer de store og små beslutningene. Et mål er en beskrivelse av en tilstand vi ønsker å oppnå.

Et målkrav kan måles og er realistisk, tidsbestemt og utviklende. I apotek kan vi ha som mål at alle, eller en viss andel av kundene, skal få ekspedert sine resepter direkte fra lager. Dette vil danne grunnlag for beslutninger vi gjør når vi bestemmer hva som skal lagerføres. Som regel har vi en mengde alternative beslutninger å velge mellom, og det er målene som gir oss en rettesnor for hva som er en god eller en dårlig beslutning. Det verste er som regel å ikke ta en beslutning for da styrer vi ikke, og vi er igjen tilbake i tilfeldighetenes verden.

Det hjelper lite med planlegging, organisering og styring hvis vi ikke faktisk gjennomfører de aktivitetene som inngår i logistikk-kjeden. Det innebærer å bestille varer, ta imot varer, lagre varer, plukke varer og ekspedere varer, altså den daglige driften i apo-teket. Det er disse aktivitetene som skaper den egentlige tids- og plassnytten. De andre aktivitetene i definisjonen tar sikte på å sørgefor at det skjer så effektivt som mulig.

KontrollereDet siste, men også noe av det viktigste vi skal gjøre, er å kontrol-lere. Å kontrollere betyr å følge opp for å se at det vi satte oss fore, gikk som det skulle. Vi skal kontrollere om vi nådde de målene vi satte oss, og hvis det ikke skjedde, skal vi kartlegge hvorfor og utvikle vareflyten videre slik at vi kan nå målene i neste forsøk. Deter noe av det fine med logistikken. Det går sjelden fullstendig galtselv om vi bommer i første forsøk, og vi får stadig mulighet til å prøve på nytt. Vi er nå kommet til enden og kan begynne på en ny runde med planlegging, utvikling, styring og gjennomføring i en evig sirkel.


212


213

Logistikkaktiviteter i apoteket er å:• sette mål for arbeidet i apoteket• planlegge arbeidet i apoteket• utvikle vareflyten i apoteket• utvikle samarbeidet med leverandører og kunder• organisere varebehandlingen i apoteket• vurdere salget per vare, sette defektpunkt og bestillingskvan-

tum• vurdere rabatter og leveringsbetingelser• bestille varer, ta imot og kontrollere leveranser• følge opp defekter• rydde inn varer, fylle på fra baklager• reklamere og returnere• ta imot og ekspedere resepter• ekspedere reseptfrie legemidler og handelsvarer• telle varer• kontrollere og følge opp leverandører• kontrollere og følge opp resultater

Kan du komme på flere oppgaver som kan føres opp på listen?

Oppgaver 1 Hvordan vil du definere logistikk? 2 Forklar suboptimalisering, og gi et eksempel. 3 Hva er apotekbransjens logistikkjede? 4 Forklar begrepene tidsnytte og plassnytte? 5 Hva er hensikten med planlegging? 6 Hva innebærer å organisere logistikkaktivitetene?

Mål og målefaktorer i logistikken

Det er vesentlig i logistikk (og i all bedriftsledelse) å sette opp mål for det vi arbeider med. Det gjør vi først og fremst fordi alle be-drifter i samfunnet har en rolle å fylle. De overordnede målene vi har satt for vår organisasjon, vil være ledestjerner i vårt langsiktige arbeid. Det kan være mål som at vi skal ha et overskudd som er så og så stort, og at vi skal sørge for god og sikker legemiddelforsy-ning i vårt distrikt. Men vi trenger også mål som er mer praktiske og egnet som rettesnorer i vårt daglige arbeid.

Visjon De fleste bedrifter har en visjon. En visjon er et overordnet, lang-siktig mål som bedriften hele tiden jobber mot. Dette målet er ofte så langt unna at en ikke når det, men hele tiden har noe å strekke seg mot. En visjon som kan kommuniseres til andre, og som andre ønsker å delta i, gir ikke bare motiverte enkeltpersoner, men også motiverte organisasjoner. Medarbeiderne i en slik organisasjon ar-beider mot et felles, overgripende mål.

Mål og måloppnåelseMål for det daglige arbeidet og den langsiktige utviklingen gjør ar-beidet mer spennende og interessant. Hvis vi ikke har mål og ikke kan følge opp om vi når målene, står alt i fare for å bli meningsløst. Vi må kunne vite om det er nådd. Et godt mål skal være målbart, oppnåelig med visse anstrengelser, det skal være mulig å kommu-nisere til andre, og det skal bringe oss i retning av visjonen.

I logistikk fokuserer vi spesielt på tre faktorer, som god logistikk hjelper oss med å oppnå:

• lavest mulig kostnader i logistikkfunksjonene • lavest mulig kapitalbinding • god og riktig service og kvalitet for kundene

ProduktivitetProduktivitet er forholdet mellom hvilken produksjon eller verdi-skapning vi klarer å oppnå, og hvilke ressurser vi forbruker for å få det til.

Logistikkens verdiskapning består i å øke tids- og plassnytten til de varene vi håndterer. Den enkelte vares tids- og plassnytte øker når vi sammen med grossisten sørger for å flytte varen fra gros-sistens lager til kundens hånd. Grossistene tilfører på samme måte tids- og plassnytte ved at de sammen med produsenten flytter varenfra produsentens lager til sitt eget lager, der den blir tilgjengelig for apoteket. Som vi ser, kan produktivitetsoversikten her lett utvides

Apokjeden: «Vi viser vei til klokere helsevalg og bedre livskvalitet»

Vitus: «Sammen på vei for bedre helse»

Alliance: «For hele deg»

Logistikk er en kontinu-erlig prosess og innebæ-rer vareflyt fra leveran-

dør til kunde.


214


215

ved at vi tar med aktiviteter tidligere i logistikk-kjeden. Her skal vi begrense oss til å se på apotekets interne produktivitet.

Produktiviteten er altså forholdet mellom hvor mye varer vi flytterfra grossistens lager til kundens hånd, og hvor store ressurser vi bruker.

KostnadskontrollEn del av produktivitetsbegrepet er kostnader, og det er helt avgjø-rende å ha kontroll med kostnadene sine. Vi må derfor etablere en form for kostnadskontroll gjennom budsjett og regnskap. Budsjet-tet angir hva vi forventer å få av inntekter og kostnader i en bestemt periode. Budsjettet har flere funksjoner:

• planleggingsredskap• setter økonomiske mål for apoteket• styringsverktøy• økonomisk ramme• forventninger til apoteket

Budsjettet brytes normalt ned i underposter, slik at vi setter av en post til lønn, en post til husleie osv. Disse postene kan igjen brytes ned i underposter, og en fellesbetegnelse på dem er budsjettkonti og i regnskapet regnskapskonti. Normalt lages det for ett år om gangen, men det settes opp på månedsnivå for at vi skal kunne følge opp utviklingen jevnlig. Alle ansatte skal være informert om budsjettet.

Regnskapet angir hva vi har hatt av inntekter og kostnader i foregå-ende periode. Vi styrer etter budsjettet og kontrollerer med regn-skapet. Regnskapet gir oss pålitelig informasjon om:

• apotekets økonomiske utvikling• apotekets økonomi

Regnskapet føres alltid for ett år om gangen og er omgitt av omfat-tende lovgivning. Vi må gjøre opp status i henhold til budsjettpe-riodene. Hvis vi har valgt å legge budsjettet på månedsnivå, må vi bruke de samme periodene for status i regnskapet slik at vi kan sammenligne regnskap og budsjett.

Et problem med budsjetter og regnskap er at det normalt ikke gir oss informasjon om hva ressursene er brukt til. Når vi ser på lønnsposten i et budsjett, sier den ingenting om hvor stor del som er gått til varemottak eller til kundeveiledning. Vi må bearbeide tallene for å finne hvilke kostnader som påløper når vi utfører deforskjellige aktivitetene. Den beste måten å gjøre det på, er å måle tid og ressurser som blir brukt på de forskjellige aktivitetene i en avgrenset tidsperiode, for eksempel en uke, og så bruke det som grunnlag for beregningene våre. Vi godtar da at denne måneden er representativ for de samme uke i den perioden vi følger opp.

Våre verdiskapende aktiviteter er de aktiviteter som kundene våre føler direkte nytte av. De to egentlig verdiskapende logistikk-aktiviteter i apoteket er resept/rekvisisjons ekspedisjon og ekspedi-sjon av håndkjøpsvarer. Kunden har fått varen hun trenger til sin disposisjon. For apoteket er det derfor viktig å ha kontroll over kostnadene ved disse to aktivitetene.

Alle logistikkostnader er kostnader knyttet til aktiviteter som støt-ter opp om det endelige målet, nemlig å ekspedere en vareenhet el-ler pakning. Vi finner logistikkostnaden ved å beregne kostnadenefor alle logistikkaktivitetene i apoteket. Lønnskostnadene finner vived å beregne eller måle hvor mye tid vi bruker på den enkelte logistikkaktivitet, og multiplisere med den timelønnen vi har i apo-teket. De andre kostnadene finner vi ved å se hva apoteket betaler.

Vi setter til slutt opp en formel som beregner produktiviteten:

logistikkostnader i perioden = kostnad pr ekspedert pakning

antall pakninger ekspedert i perioden

Det tallet bør bli stadig mindre og mindre, det vil si at vi bruker stadig mindre ressurser (kostnader) på å ekspedere en pakning.

KapitalKapital er en ressurs som vi trenger for å drive enhver virksomhet. Den kan brukes opp til løpende kostnader, eller den kan investeres.

Kapitalbinding betyr at vi binder kapital eller penger når vi kjø-per noe (investerer). Hvis vi kjøper en bil, binder vi kapital i bilen. Pengene er ikke i den forstand brukt opp, vi kan jo selge bilen og få i hvert fall en del av pengene tilbake. Når bilen er kjøpt, kan vi


216


217

ikke bruke den samme kapitalen til noe annet, den er bundet. Hvis vi kjøper varer og legger på lager, binder vi kapital i lageret.

Kapital har imidlertid også en pris, nemlig renten. Hvis vi må låne penger for å kjøpe varer og legge på lager, må vi betale rente av det vi låner. Hvis vi har penger som vi kjøper varer for, kunne disse pengene i stedet vært satt i banken, slik at vi hadde fått renter, eller i aksjemarkedet, der vi også forventer å få en avkastning. Det går vi nå glipp av, og renten er kostnaden ved å binde kapital.

Det overskuddet bedriften gir, skal gi god rente på de pengene som er investert i bedriften, for at det hele skal lønne seg. Det kal-les bedriftens rentabilitet og angir hvor høy rente bedriften gir i form av overskudd på det vi har investert. Vi ønsker naturlig nok høyest mulig rente, og økt rente eller rentabilitet kan vi oppnå på to måter:

• vi kan enten øke overskuddet gjennom lavere kostnader el-ler høyere inntekter

• frigjøre kapital – mindre varer på lager

En annen viktig kapitalfaktor er kundefordringer. Kundefordringer er den kapitalen vi låner til våre kunder når vi selger med kreditt. Den største kundefordringen for apotek er det apoteket har til gode fra NAV som følge av omsetningen av refusjonsberettigede legemid-ler og handelsvarer. Institusjonsleveranser og kommisjonærsalg gir også kundefordringer.

Andre kundefordringer bestemmes av den kreditt-tiden apote-ket tilbyr kundene. Den bør ikke være lengre enn nødvendig og helst ikke lengre enn at apoteket får pengene inn før apoteket selv må gjøre opp med sin leverandør.

Vi har en kapitalfaktor til som er interessant i logistikksammen-heng, og det er leverandørgjeld. Leverandørgjeld er det vi skylder

leverandørene våre for varer vi har kjøpt på kreditt. Det er penger vi får låne rentefritt fra våre leverandører fram til forfall, og denne kapitalen hjelper oss med å finansiere driften vår. For kunden erdet en fordel at kreditt-tiden er så lang som mulig i og med at det er gratis (rentefri) kapital. For leverandøren er det en fordel at kre-ditt-tiden er så kort som mulig fordi leverandøren må betale for den kapitalen som kunden på denne måten låner. Kreditt-tid er derfor som regel et forhandlingstema mellom kunde og leverandør.

OmløpshastighetOmløpshastigheten er et måltall som gir oss kontroll med kapi-talbindingen i varelager. Tallet forteller oss hvor mange ganger vi omsetter eller selger vårt gjennomsnittlige varelager per år. Det er naturlig å tenke at jo høyere omløpshastighet, desto bedre, men en høy omløpshastighet kan også føre til høyere kostnader.

Omløpshastigheten beregnes etter følgende formel:Omsetning

Gjennomsnittlig varelager

• Omsetningen er salgsverdien av de solgte varene. • Gjennomsnittlig varelager beregnes ved å ta verdien ved et

antall tidspunkter (minst to ganger per år og helst hver måned) og beregne gjennomsnittsverdien av dem.

• Avanse er differansen mellom omsetning og inntakskost. Avanseregnes som oftest i prosent av inntakskost (varekostnaden) og skal dekke de indrirekte kostnadene og fortjenesten til bedriften.

En høyere omløpshastighet betyr at vi klarer den samme omset-ningen med mindre kapital bundet i lager. Det er positivt i og med at vi da får en høyere rentabilitet (samme inntekter med mindre kapitalbinding).

Oppgave 7 Hva er omløpshastigheten (målt på årsbasis) for et apotek som har en

årsomsetning på 14 mill. (i utsalgspriser), en avanse på 2 mill. og lager-beholdningen målt i innkjøpspriser gjennom året er:

Dato 1.1. 1.4. 1.7. 1.10. 31.12.

Lagerbeholdning 1 000 000 1 100 000 900 000 1 000 000 800 000


218


219

Kvalitet og service

Fordi vi arbeider med legemidler, stilles det helt spesielle krav til sikkerhet og kvalitet.

Det er krav om at apoteket er leveringsdyktig og at riktig le-gemiddel blir utlevert. Servicegraden (leveringsdyktigheten) er et viktig kvalitetsmål i logistikkarbeidet. Servicegraden forteller om vi er i stand til å levere det kunden ber om, innen en viss tid.

For å måle servicegraden i apotek, tar vi utgangspunkt i kun-dens situasjon. En kunde som kommer inn med en resept, forven-ter at vi har det som står på resepten. Hvis flere legemidler er ordi-nert på resepten, vil en leveringssvikt på ett av legemidlene føre til at kunden må komme tilbake, eller han må gå et annet sted. Dette opplever kunden som dårlig service, bare en full-levert resept vil bli betraktet som god levering.

Vi kan sette opp en formel for å beregne servicegraden angitt i pro-sent:

Servicegrad = Antall fulleverte resepter • 100

Antall mottatte resepter

Begge tallene må hentes fra eksakt samme tidsperiode for at det skal bli meningsfylt. Blir resultatet 90 %, betyr det at vi kan full-levere ni av ti resepter, det er ikke et særlig godt resultat. Denne servicegraden ligger vanligvis mellom 97 og 99 % i apotekene. En dårlig servicegrad fører til ekstra kostnader. Kunden må komme til-bake og bruke ekstra tid og reisepenger, og vi må håndtere resepten en gang til.

Servicegraden tas ut på statistikk i FarmaPro ved å vise varer som er registrert i resept, men som ikke var på lager og måtte bestil-les. Det vi ikke klarer å fange opp i denne statistikken, er de kun-den som tar resepten med seg for å få varen på et annet apotek.

For andre varer i apoteket kan det være vanskeligere. Det er ikke like lett å kartlegge hvor ofte en kunde ikke får en vare, når vi ikke kan registrere det i tilknytning til en resept.

Sammenheng mellom de ulike mål og bedriftens lønnsomhetDet kan virke enkelt og oversiktlig å håndtere logistikkmålene hver for seg. Men ser vi målene i sammenheng, vil målene til dels vir-ke motstridende. Forbedring et sted kan føre til dårligere resultat et annet sted. Derfor må vi se hvordan målene virker i forhold til hverandre og finne en fornuftig balansegang.

Ønsker vi å øke omløpshastigheten, må vi redusere lageret i for-hold til omsetningen. Det kan vi gjøre ved å kjøpe inn mindre og hyppigere. Men da øker kostnadene. Vi må bestille og ta imot den samme varen hyppigere. Vi får kanskje også mindre rabatter fordi vi bestiller mindre hver gang. Samtidig vil risikoen for at vi går tom for varer øke (svekket servicegrad).

Oppgaver 8 Beregn servicegraden for et apoteks reseptpliktige varer i en måned

med 26 salgsdager. Apoteket hadde i gjennomsnitt hadde 150 resepter om dagen og i hele

perioden var det var 34 resepter som ikke kunne ekspederes direkte? 9 Hva er en visjon? 10 Finn visjonene til apotekkjedene, hvilken betydning har god logistikk for

å arbeide mot visjonene? 11 Hvorfor trenger vi mål og hvordan vil du karakterisere et godt mål? 12 Hvilke funksjoner har et budsjett? 13 Hva er produktivitet? 14 Hva forteller omløpshastigheten oss, og hva måler omløpshastigheten? 15 Hva menes med kapitalbinding? 16 Hva er kundefordringer? 17 Hva er leverandørgjeld? 18 Hva er servicegrad, og hvordan måler vi apotekets servicegrad?


220


221

Logistikkostnader

Vi bruker normalt begrepene kostnad og utgift om hverandre, men her skal vi skille mellom begrepene.

• Kostnader er prisen for de ressursene vi bruker. Kostnaden påløper når vi bruker ressursen.

• Utgift er betaling for ressurser vi har brukt eller ønsker å bruke, men den er ikke knyttet tidsmessig til forbruket av ressursen.

Et eksempel på forskjellen mellom kostnad og utgift er forbruket vårt av elektrisk strøm eller telefontjenester. Kostnaden oppstår idet vi forbruker strømmen eller bruker telefonen, mens utgiften påløper når regningen kommer. Her skal vi konsentrere oss om kostnadene.

LagerkostnaderSelve lageret utgjør kostnader ved det beregnes en husleie pr kva-dratmeter. Det er også gjort investeringer i lagerinnredning som må avskrives over en tidsperiode. Lønnsutgifter for å holde lageret i orden og drive varemottak og vareplukking er en annen kostnad. Svinn fra lager er også en faktor som vi aktivt må prøve å gjøre minst mulig. Svinn fra lager har ulike grunner – utløpsdato – skade – tyveri – rotet bort/ ødelagt internt på apoteket. Når lageret taper en vare ved svinn har det en kostnad som apoteket må tjene inn igjen på fortjenesten av annet varesalg. Dette kan illustreres i føl-gende regnestykke:

• varen, en enhet, innkjøpsverdi: 100,-• varehåndtering, lagring allerede påløpt: 10,- (verdistigning internt)

• kostnader for avhending av varen: 15,-• total kostnad: 125,-

• nødvendig inntjening for å dekke tapet: 125,-• normal fortjenestemargin: 5 % (0,05)• nødvendig omsetning for å dekke tapet: 125,- /0,05 = 2 500,-

Fortjenestemargin er den delen av omsetningen vi sitter igjen med etter at innkjøpsverdien og alle våre egne variable kostnader i for-bindelse med innkjøp/lagring og salg er dekket.

Varer på lager er en betydelig verdi for apoteket, så de må også forsikres i tilfelle brann, innbrudd og lignende.

Prisfall utgjør også en kostnad for apoteket ved lagerhold. Hvis prisen på legemidler reduseres, reduseres også verdien av varelage-ret i apoteket. Denne kostnaden er en del av lagerkostnaden. Lager-kostnaden avhengig av hvor mye som ligger på lager. Det er derfor vanlig å angi lagerkostnaden som en prosent av lagerverdien. Først må vi finne eller beregne kostnadene ved de aktivitetene vi har lis-tet opp ovenfor, ved å sette disse i forhold til lagerverdien finner vilagerrenten.

Bestillingskostnad og kostnadsdrivereBestillingskostnaden er det som det koster å få en bestillingslinje fra leverandøren og få varen tilgjengelig for ekspedisjon i apoteket. Alle aktiviteter fra det å oppdage et behov til å legge varen på plass i hylla utgjør bestillingskostnaden. Det vil si å:

• lage og sende ordren• følge opp ordren og restnoteringer• ta imot, pakke ut og kontrollere ordren • reklamere på feilleveranser• legge varer inn i hylla

Vi skal selvfølgelig kontinuerlig arbeide for at alle rutiner blir mer effektive, og at kostnadene reduseres. Viktige logistikkmål:

• reduksjon i ledetider• minimale lagre• riktig servicegrad• hurtig distribusjon• riktig kvalitet• null plukkfeil• lave transportkostnader• god returlogistikk


222


223

En kostnadsdriver er en aktivitet som driver eller påvirker kostna-dene. Ved å identifisere kostnadsdriverne våre, får vi en forståelseav hvordan kostnadene våre oppstår. Bestillingslinjer er et godt ek-sempel på en kostnadsdriver, og den driver bestillingskostnadene. Det lønner seg å ikke bestille samme varen for ofte, men holde et rimelig lager i forhold til varens omsetning. Hvor mange ganger en kostnadsdriver oppstår, kan vi oftest påvirke. Målet må være å finne et riktig eller optimalt nivå. De mest aktuelle kostnadsdri-verne i apoteket:

• antall ordrelinjer• antall ordrer• lagerbeholdningens størrelse• antall resepter• antall andre ekspederinger• antall påfyllinger fra baklager• antall lagerførte artikler• antall returer• antall reklamasjoner• antall leverandører• antall defekter

De fleste av disse kostnadsdriverne kan vi påvirke ved riktig plan-legging.

Oppgaver 19 Hva er variable kostnader? 20 Hva er faste kostnader? 21 Hvilke kostnader inngår i lagerkostnaden? 22 Hva mener du er de fem viktigste kostnadsdriverne i apotekets drift?

Logistikk i apoteket

LeverandørerLegemiddelgrossistene er de klart viktigste leverandørene til apo-tek. I dag finnes det tre slike: Norsk Medisinaldepot (NMD), Allian-ce Healthcare og Apokkjedens Distribusjon. Fordi de fleste apoteker knyttet mot en grossist via kjedetilknytningen, er valg av annen legemiddelgrossist mindre aktuell. Men vurdering av leverandør har aktualitet i forhold til leveranse av andre varer og tjenester og i forhold til tilbakemelding og krav til egen legemiddelgrossist.

Med legemiddelgrossist menes en grossist med gyldig grossistgod-kjenning til å drive grossistvirksomhet med legemidler som definert iEF direktiv 92/25 om engrosdistribusjon av legemidler til mennesker, art. 1.2, herunder også inn- og utførsel av legemidler.

Myndighetene har pålagt legemiddelgrossistene to viktige krav. De skal levere alle legemidler som er registrert for det norske marke-det (fullsortimentskravet), og de skal levere til alle landets apotek innen 24 timer (krav om landsdekning). Med dette sikres hele lan-det god forsyning av legemidler.

Grossistene kjøper inn legemidler fra legemiddelprodusenter. Nycomed, Alpharma og Weifa er norske legemiddelprodusenter. Vi importerer flest legemidler fra Europa, og de største leverandør-landene er Sverige, England, Tyskland og Sveits. Andre varegrup-per som grossistene leverer, er handelsvarer, legemidler på registre-ringsfritak, droger, og råvarer (kjemikalier).

Det finnes noen spesielle varer som legemiddelgrossistene ikke fø-rer, disse må apoteket kjøper fra andre grossister, produsenter eller produksjonsapotek. Apoteket har i tillegg andre leverandører som f.eks. rekvisita, datautstyr, inventar, strøm og teletjenester samt le-verandører som leverer tjenester.

InnkjøpEn bestillingslinje er en bestilling av én vare én gang, og kan også omtales som ordrelinje eller varelinje. Apotekene har betydelige innkjøpsoppgaver og de har stor betydning for apotekets økonomi og kundeservice.

De største utfordringene i apotekets innkjøpsfunksjon er hånd-teringen av et stort vareutvalg med svingende salg og med stadig nye produkter og en kontinuerlig vurdering av hva som skal la-gerføres. Omsetningsstrukturen i apotekene er også en utfordring i forhold til lagerstyring fordi en liten andel av sortimentet står for en betydelig andel av omsetningen, mens en stor del av sortimentet omsettes i svært liten grad.

Før en vare kan bestilles, må en vurdere at det er riktig tids-punkt for å kjøpe den inn, og en må bestemme hvor mye en skal kjøpe. Det kalles lagerstyring. Alle apotek har datastyrt lager via FarmaPro. Det innebærer at programmet følger mottak og salg av hver vare og foreslår når og hvor mye som skal kjøpes inn igjen. Bestillingsforslag genereres ut fra varesalget, og kan vurderes og endres etter behov før det sendes elektronisk til grossisten.


224


225

VaremottakApotekene bestiller varer tre til fem dager i uken og tar imot et til-svarende antall leveranser. Mottaket av varer består egentlig av fleretrinn, som har som hovedmål å bringe varene i en posisjon der de er tilgjengelige for salg til kunde.

Varemottaket har tre delmål: • Vi skal forsikre oss om at vi får det vi har bestilt. • Vi skal kontrollere at grossisten har levert det grossisten mel-

der er levert. • Vi skal forsikre oss om at alt er helt og i den stand det skal

være. Vi skal sørge for at varene kommer på plass i hylla, der de er tilgjengelige for salg.

LagerApotekets lager er organisert i soner der hver vare har sin plass. De vanligste sonene er reseptpliktig, temperaturkontrollerte soner, selvvalg og baklager. Lagring av legemidler er regulert av et relativt omfattende regelverk. Vareplasseringen har stor betydning for ef-fektiviteten i apoteket.

EkspedisjonDeler av ekspedisjonsarbeidet, nærmere bestemt den fysiske flyt-tingen av varen fra hylla til kundens hånd og de fysiske forutset-ningene for det, er å betrakte som logistikk. Kontrollkrav og veiled-ningsoppgaver som følger av at det er legemidler vi omsetter, lar vi ikke inngå i logistikkbegrepet.

Plukking, pakkingFramplukking av varer gjøres etter ordre. Vi må altså ha en ordre før vi kan finne fram varene. En ordre i et apotek kan være en syke-husordre, en resept eller en kundes muntlige ordre om en vare over disken. Effektiviteten i framplukkingen påvirkes i vesentlig grad av hvordan lageret er tilrettelagt. Et effektivt lager er tilrettelagt for effektiv framplukking fordi plukkingen er den største kostnadsdri-veren som påvirkes av lagerets organisering.

TransportNoen apotek har levering til sykehus eller sykehjem, noen har forsen-delse til kunder som bor langt unna apoteket, mens andre igjen har leveranser til medisinutsalg. Transportbehovet for apotek varierer med beliggenheten og størrelsen på området som apoteket dekker. Løsnin-gene på transportbehovet vil også variere og kostnadene bestemmes av volum eller vekt og avstand. Når vi skal vurdere valg av transportører, må selvfølgelig prisen vurderes, men også flere andre forhold. Det erikke nødvendigvis det billigste alternativet som er det beste.


226


227

• Vi må vurdere dekningen transportøren har i vårt område. Kan denne transportøren håndtere all vår frakt, eller må vi ha avtale med flere transportører? Flere avtaler er dyrere åadministrere, og flere transportører blir mer å følge opp.

• Videre må vi vurdere frekvensen og leveringstiden, det vil si hvor ofte kan vi få transportert varene våre, og hvor lang tid det tar før kundene får dem.

• Vi må også i høy grad vurdere varenes sikkerhet under trans-port. Vi skal sende legemidler, og vi er avhengige av sikkerhet i forhold til tyveri, men også mange tilfeller i forhold til frost.

• Pålitelighet er en annen faktor som kan variere fra transpor-tør til transportør. Vi kan sannsynligvis ikke bruke en trans-portør som ikke kan garantere at varene kommer fram til den tiden som er lovet.

Oppgaver 23 Hvilke legemiddelgrossister finnes i Norge? 24 Hva er de viktigste logistikkoppgavene i apoteket? 25 Hva er en ordrelinje? 26 Hva skal vi kontrollere når vi mottar varer?

Vurdering av tilbud fra leverandørene

Når vi bestiller en vare eller en tjeneste, vil leverandøren tilby oss en pris. Prisen er det leverandøren forlanger av oss for å levere visse ytel-ser. Disse ytelsene er alt det vi får av leverandøren i den tiden vi samar-beider med ham, og ligger i vår definisjon av en leverandørs tilbud.

Noen apotek vil ha ordrene levert to ganger om dagen, mens an-dre kan klare seg med levering to ganger i uken. Noen apotek må ha varene levert innen få timer, mens andre kan klare seg med å få leve-ranse ett døgn etter bestilling. For leverandøren blir den ene kunden dyrere å håndtere enn den andre. Gebyrer og rabatter er virkemidler for å få en pris som er rettferdig for begge kundene. Dette er enklere å håndtere både for kunden og leverandøren enn om prisen på den enkelte varen skulle være forskjellig. Legemiddelgrossistene tar for eksempel gebyr for å selge varer til apotek i andre kjeder. Apoteket er også leverandør, og må i forhold til sine kunder vurdere hvilke ord-ninger som gir optimal inntjening samtidig som servicen ivaretas.

Dette er de vanligste rabattene i næringsvirksomhet. Gebyr er egentlig en negativ rabatt, altså en «merpris» vi betaler for service som ligger utenfor det leverandøren vurderer som sitt standardtilbud.

Fakturarabatt: Leverandøren kan gi rabatt som en ren prisre-duksjon, dette er den enkleste formen for ra-batt. Rabatten kan være permanent eller for et kortere tidsrom, f.eks. som et middel til å skaffe nye kunder. Det kan også gis fakturarabatt på faktura over et visst minstebeløp. I andre til-feller pålegges et fakturagebyr for å dekke le-verandørens utgifter med fakturabehandling og forsendelse, dette for å påvirke kunden til å unngå å kjøpe små kvanta ofte.

Ordrerabatt: Ordrerabatt blir oftest gitt ved bestillinger over et visst beløp. Det vil si at leverandøren ønsker at vi kjøper for et visst minimumsbeløp fordi det er mer effektivt for leverandøren enn om vi kjøper oftere. Her må kunden vurdere om det er for-nuftig å kjøpe så store ordrer som leverandøren forlanger. Hvis det fører til at han kjøper mer om


228


229

gangen enn omsetningsfrekvensen tilsier, må ra-batten være stor nok til å dekke lagerkostnaden som det økte lageret medfører iberegnet reduk-sjon i innkjøpskostnadene ved færre bestillinger. I noen tilfeller vil leverandøren gi ordregebyr, dette for å påvirke kunden til å samle bestillin-gene sine slik at leverandøren slipper å behandle flere småordrer til samme kunde.

Helkollirabatt: Dette er den samme rabattformen som ordre-rabatt, men her er rabatten knyttet til en og en vare. Helkollirabatt betyr at det gis rabatt fordi kunden kjøper en hel eske eller kartong av va-ren. En slik pakning kalles en grossistpakning. For leverandøren er det mye lettere å ekspedere tolv pakninger av en vare som er pakket i én eske, enn å måtte plukke ut ti enkle pakninger. Det er også lettere også for kunden å håndtere en slik samlepakning enn ti enkeltpakninger, både i varemottakskontrollen og når varene skal ryddes inn i lageret. Samtidig blir risikoen for feil og brekkasje redusert som følge av at varene hele tiden håndteres i ekstra emballasje. Kun-dens vurdering i forhold til høyere lagerbehold-ning og egen lagerplass er som for ordrerabatt.

Kampanjerabatt: Dette er en rabatt som leverandøren tilbyr for en kortere periode, og som brukes for å redu-sere prisen ut til sluttbrukeren, men som også kan brukes for å øke kundens fortjeneste på va-ren, slik at han skal bli mer ivrig i salget av den. Kunden vil naturligvis glede seg over rabatten i den perioden den gjelder, og kan behandle den som en ren prisreduksjon. Men det kan også vurderes å kjøpe inn i kampanjeperioden for salg til full pris senere. Det er spekulasjons-kjøp, og besparelsen må vurderes i forhold til hva det innebærer av høyere lagerkostnader.

Bonus: Bonus er en form for lojalitetsrabatt som leve-randøren gir sine trofaste kunder. Denne typen rabatt gis ofte som en prosentsats av kundens kjøp over en lengre periode, f.eks. et år. Kun-den kan beregne denne rabatten som en pris-reduksjon som må settes opp mot det han kan

komme til å miste av rabatter fra andre aktuelle leverandører. En slik bonus er ofte økende jo mer kunden kjøper, og er derfor også en premi-ering av store kunder i forhold til små. En kjent og trofast kunde er billigere for leverandøren enn en som handler mer tilfeldig. Store kunder er gjerne mer lønnsomme for leverandøren enn små, og disse får da en ekstra premiering.

Kontantrabatt: Dette er en del av betalingsbetingelsene og be-handles under dem.

Leverandøren yter kunden en rabatt som kompensasjon for at kunden ikke gjør det som er best bare for ham (suboptimaliserer), men det som er best når vi ser leverandøren og kunden under ett. Kjedene har inter-esse av at både grossist og apotek er maksimalt effektive, derfor brukes rabatter og gebyrer for å påvirke bestillingsrutinene i apoteket. Gebyrer kan anses som negativ rabatt eller en pris vi betaler for ekstra service. Det kan i noen tilfeller være riktig å ikke unngå å betale gebyr, og i noen tilfeller lønner det seg ikke å søke å oppnå rabatt. Besparelsen må være høyere enn gebyret, og rabatten må dekke våre ekstrakostnader.

BetalingsbetingelserEn leverandør kan tilby salg mot kontant betaling, eller han kan tilby kortere eller lengre kreditt. Ofte får kunden en betalingsfrist, kreditt, på et angitt tidsrom. Dette er en gratis finansiering for kun-den og er derfor en verdifull del av tilbudet.

Betalingsbetingelser er en del av leverandørens tilbud som påvir-ker effektiviteten i fakturahåndteringen og betalingstransaksjonene. Betalingsbetingelser per f.eks. 30 dager betyr en måneds kreditt. Kjø-per vi da inn flere ganger, innebærer det at vi må betale ofte. Har vién ordre og én faktura per dag, blir det 20 betalinger per måned. Hvis vi derimot har betalingsbetingelser som er fri leveringsmåned + f.eks. 30 dager, betaler vi bare en gang per måned, og da for alt vi kjøpte forrige måned. Dette er enklere for både leverandør og kunde.

Verdien av kredittid, beregnes i forhold til kontant betaling. Vi kan ta utgangspunkt i gjennomsnittlig leverandørgjeld og den kapital-renten vi tidligere har funnet. En leverandør vi handler med gjen-nom et helt år, vil vi normalt skylde penger hele tiden, og vi kan bruke gjennomsnittet av denne gjelden. Hvis kapitalrenten er 5 % og gjennomsnittlig leverandørgjeld er kr 1 mill., vil verdien av kre-ditten for oss være 5 % av det eller kr 50 000. Kjøper vi varer av leverandøren for 10 mill. per år, tilsvarer kr 50 000 en rabatt på 0,5 %. Enkelte ganger får vi tilbud om enten å betale kontant eller


230


231

etter en kort periode mot at vi får en rabatt, eller å betale etter en lengre kreditt-tid uten rabatt. Vi må da beregne kreditt-tidens verdi som ovenfor og se om det er en bedre eller dårligere ytelse enn den rabatten vi tilbys.

Leverandøres materielle ytelserI tillegg til å vurdere pris, rabatter eller gebyrer og betalingsbetin-gelser, må vi vurdere flere forhold rundt leverandørens tjenester.

Leveringstid: Et gjennomsnittsapotek lagerfører fra 2000 til 3000 legemidler og mer enn 1 000 andre varer, likevel må det daglig bestilles varen fra gros-sisten før kunden kan få den. Vi ønsker kortest mulig leveringstid. Kort leveringstid betyr at leveringstiden også for kundene våre blir kort hvis vi ikke kan levere fra lager

Leveringsfrekvens: En leverandør som leverer en gang per uke, vil ha betydelig lengre ledetid enn en som leverer hver dag. For eksempel hvis en leverandør le-verer en gang i uken og leverer dagen etter be-stilling, må vi ta hensyn til den ventetiden som kommer internt hos oss før vi kan bestille neste gang. Det kan bli behov for en vare rett etter at ukens leveranse har kommet, men denne bestillingen blir ikke oppfylt før en uke etter. Legemiddelgrossistene tilbyr normalt levering tre til fem ganger pr uke.

Leveringspresisjon: Leveringspresisjon er leverandørens evne til å

holde det han lover vedrørende levering. Vi vil vite når en vare kommer, for å kunne gi våre egne kunder pålitelig informasjon. Vi må stole på at le-veransen kommer på avtalt tidspunkt fordi apo-tekets rutiner og bemanning er tilpasset det.

Leveringsbetingelser: Hvem som skal betale frakten for forsendelsene kan bety en vesentlig forskjell i pris på ellers like tilbud. Hvis et tilbud er inkludert frakt og et annet ikke er det, må vi legge til de frakt-kostnadene vi selv må betale for å sammenligne tilbudene.

Sortiment: Sortimentet er det vareutvalget en leverandør tilbyr. Dette er viktig fordi det avgjør om vi må bruke en eller flere leverandører. Det er kostna-der forbundet med å håndtere flere leverandø-rer. Med to i stedet for én må vi følge opp, be-handle og kontrollere to av alt, to leverandører, to ordrer, to leveranser og to fakturaer.

Servicegrad: Leverandørens servicegrad kan måles på antall bestillingslinjer levert i forhold til antall bestil-lingslinjer bestilt. En dårlig servicegrad fra le-verandørene våre får negativ innvirkning på vår egen servicegrad og medføre behov for høyere sikkerhetslager.

Leverandørenes servicegrad kan da regnes ut f.eks. hver måned etter formelen:

Bestillingslinjer levert = servicegrad i %Bestillingslinjer bestilt

Bestillingslinjene blir ansett som leverte bare når de er levert innenfor den avtalte leveringstiden. Hvis vi ikke tar det med i betraktningen, vil ser-vicegraden alltid bli 100 %, siden alle bestillinger før eller siden leveres. Ved hjelp av datasystemer har apotekene tilgang til å se grossistenes lager-beholdning der det også er angitt om en vare er restnotert og når den er forventet tilbake til lager.

Ordre- og leveringsrutiner og ordre- og leveringssystemerDet er viktig at leverandøren tilbyr rutiner og tidspunkter for ordre-avgivelse og varemottak som er i tråd med apotekets rutiner og be-manningsplan. Dårlig overensstemmelse mellom apotekets behov og leverandørens tilbud gir høyere driftskostnader for apoteket. Hvis vi ønsker å få vareleveransen kl. 08.00 fordi da er apoteket bemannet for å kontrollere og rydde bort varene, og leverandøren tilbyr å levere varene kl. 15.00, vil det trekke ned i vår vurdering av denne leverandøren.


232


233

Returbetingelser: Rett til å returnere varer av ulike årsaker gir be-sparelser i form av lavere ukurans på eget lager. Men vår retur må vurderes med hensyn til hva det er økonomisk fornuftig å behandle. Det på-løper kostnadene til pakking, kontroll og opp-følging både i apoteket og hos grossist. Dersom disse kostnadene er høyere enn varens verdi, er det ikke økonomisk å returnere den.

Tilgjengelighet: Grossistens tilgjengelighet for apoteket som kunde er også av betydning. Med tilgjengelighet mener vi her den tiden grossisten har tilgjenge-lig personale som kan gi oss den informasjonen vi trenger, eller den hjelpen vi har behov for i en gitt situasjon. Det er altså ikke nok at grossisten har en person som tar telefonen når vi ringer, men personen må være i stand til å oppfylle øn-sket vårt eller svare på spørsmålet vi stiller. Hvis vi forutsetter at apoteket har et potensielt behov for at grossisten er tilgjengelig i hele apotekets åpningstid, kan vi måle grossistens tilgjengelig-het som andel av denne tiden.

Innen kjededrift, er det ikke opp til apoteket å velge legemiddel-grossist, men ved innkjøp av andre varer og tjenester kan vi ta vår beslutning basert på en slik. For legemiddelgrossisten kan en slik vurdering legges til grunn for de forhandlingene vi gjør om betin-gelser slik at begge parters interesse blir ivaretatt.

Oppgaver 27 Hvilke faktorer skal vi vurdere i en leverandørs tilbud? 28 Hvorfor må vi vurdere våre leverandørers tilbud? 29 Hvilke elementer har betydning i vurderingen av leverandørens pris? 30 Hvorfor gir leverandører rabatter? 31 Nevn noen materielle ytelser vi må vurdere ved valg av leverandør.

Lagerstyring

Å styre lagrene er vesentlig for at apoteket skal kunne oppnå målene i budsjettet. De viktigste faktorene vi ser på, er servicegrad og om-løpshastighet, samtidig som vi må ha kontroll med kostnadene.

• Servicegrad = lagerreserve, altså evne til å levere fra eget lager.• Omløpshastighet = den mengde varer vi forventer å selge

mellom to vareleveranser.

I utgangspunktet ønsker vi en så høy servicegrad som mulig, sam-tidig som vi ønsker høy omløpshastighet. Det gir god service til kundene og lav kapitalbinding i lager.

Bestillingslinjer levert = servicegrad i %Bestillingslinjer bestilt

• Høy servicegrad krever større lager, det medfører lavere om-løpshastighet.

• Høy omløpshastighet fører til nedbygging av lager, det går på bekostning av servicegraden og medfører hyppigere bestillinger.

Nivået på servicegraden vil være en beslutning ut fra flere andrefaktorer enn økonomi, særlig for legemidler. I utgangspunktet må vi derfor vurdere hva som er riktig servicegrad for et apotek, og foreta en avveining mellom kapitalbinding i lager og servicegradnivå.

Servicegradsnivået er et mål for hvilken service vi mener vårt apotek skal yte til kundene satt i forhold til hva apoteket har øko-nomi og plasskapasitet til. En servicegrad på 100 % betyr at vi alltid kan levere det kunden spør om. Det innebærer at vi må ha rikelig av alle varer til enhver tid, og det sier seg selv at det blir uforholdsmessig kostbart. Et høyt servicenivå koster i form av ka-pitalbinding. Normalt vil en akseptabel servicegrad for et apotek være fra 97,5 % til 99,5 %. Som vi senere skal se, er det størrelsen på sikkerhetslageret som gir oss servicegradsnivået og jo høyere servicegraden blir, desto mer koster det å øke den litt til.

Svikt i leveringsevnen har også sine kostnader i form av misfor-nøyde kunder, og resepter som må behandles to ganger, og situasjo-ner som krever ekstra oppfølging. Målet med lagerstyring er å øke servicegraden og omløpshastigheten uten at kostnadene øker tilsva-rende. Det kan oppnås gjennom bedre kvalitet i lagerstyringen.


234


235

Usikkerheter i lagerstyringenEn lagerbeholdning består av to typer lager: sikkerhetslager og om-løpslager. Sikkerhetslageret er en reserve vi har behov for fordi vi alltid styrer lageret under usikkerhet. Sikkerhetslageret er et teo-retisk lager. Vi kan ikke peke på noen pakninger av en vare og si at dette er sikkerhetslageret. Sikkerhetslageret er en reserve vi må ha fordi vi alltid styrer lageret under usikkerhet. Sikkerhetslageret bestemmer hvilken servicegrad vi får.

Ledetid er avviket mellom det tidspunket vi forventer å få varen levert og det tidspunktet vi faktisk får varen. Omløpslageret er vare-mengden vi regner med å selge mellom to vareleveringer. Det vi kan si, er at når vi har solgt ut omløpslageret vårt, begynner vi å tære på sikkerhetslageret. Omløpslageret er avhengig av størrelsen på om-setningen og hvor ofte vi kjøper inn, altså: hvor mye vi kjøper hver gang vi kjøper. Jo oftere vi kjøper inn, desto lavere omløpslager.

Sikkerhetslageret påvirkes av usikkerhet i tre forhold:• Usikkerhet i salget fra vi bestiller varer og til leverandøren leverer,

d.v.s. usikkerhet i etterspørselen i ledetiden.I noen perioder vil det være lite salg, andre ganger er det stor et-terspørsel. Vi trenger et sikkerhetslager i de tilfellene vi selger mer enn det vi forventet.

• Usikkerhet i ledetidens lengde.Legemiddelgrossistene leverer vanligvis det som er bestilt. Det som kan skape problem er når varen er restnotert hos grossisten. Etter-spørselen i denne tiden eller deler av den, kan apoteket dekke med sitt sikkerhetslager. Apoteket vurderer hvilke varer det skal dekkes opp usikkerhet for. Det bør være varer som har hatt en ustabil ser-vicegrad fra grossist og som er viktige for apotekets kunder. Rest-notering hos grossist skyldes gjerne at produsenten av ulike årsaker ikke kan levere. Dette kan vare over lenger tid og apoteket kan aldri holde et lager som beskytter mot slike situasjoner. Grossisten må som apotekene, avveie og møte de samme usikkerhetsfaktorene i styring av sitt lager.

• Usikkerhet i datagrunnlaget for varen, dvs. informasjonen vi har tilgjengelig når vi gjør våre innkjøpsbeslutninger.

Når vi bestiller varer, kan det hende at vi ikke har den lagerbe-holdningen som viser i lagersystemet. Det blir en usikkerhet i data-grunnlaget. Slike feil kan komme av dårlige rutiner, feilregistrering, feilplassering, svinn og dårlig kontroll av varemottak. Våre progno-ser for å bestemme bestillingsvolumet kan også være gale – seson-ger og kampanjer kan spille inn.

Prognoser og etterspørselPrognoser Når vi lager prognoser, bruker vi varens historie for å forutsi hvor-dan etterspørselen etter varen vil være i framtiden. For å vite noe om varens etterspørsel i de periodene vi har bak oss kan vi ta ut varesalgsstatistikker i FarmaPro. Den enkleste formen for prognose kan være å si at dagen i morgen blir lik dagen i går, dvs. at vi regner med å selge det samme neste uke eller neste måned som vi gjorde i forrige uke eller forrige måned. Hvis etterspørselen endrer seg i denne uken, vil denne ukens nye etterspørsel ligge til grunn for prognosen i neste uke, og vi vil gradvis justere prognosen etter som varen eventuelt endrer etterspørselsmønster. Vi bruker begrepet et-terspørsel i stedet for salg fordi det er vanlig å skille mellom disse to begrepene.

EtterspørselEn god måte å beregne prognose på er å beregne etterspørsel ut fra tidligere sammenlignbar periode med et lite avvik. Etterspør-sel er den mengden varer kunden etterspør i perioden. Salget er den mengden varer vi selger i perioden. Varer kan ha forskjellig et-terspørselsmønster. Et etterspørselsmønster er et mønster vi finnernår vi studerer etterspørselen over flere perioder. Vi kan som regelse av tallene om det er en sesong eller en trend vi har foran oss.

• Vi kan ha en tilfeldig etterspørsel, dvs. en etterspørsel som er nesten umulig å forutsi, fordi den ene perioden ikke gir noen gode signaler om hva vi kommer til å selge i neste periode.

• Vi kan ha sesongvarer, dvs. varer der etterspørselen svinger systematisk fra en periode til en annen.

• Vi kan også ha en kombinasjon av trend og sesong. Her vises en sesongvare med positiv trend.

Glidende gjennomsnittSkal vi beregne en prognose på ukenivå, bruker ti uker som prog-nosegrunnlag. Ved å legge sammen etterspørselstallene for de ti ukene og dividere på ti og får et gjennomsnitt. Neste uke fortsetter vi ved å ta med etterspørselsverdien for den siste uken, og fjerne den eldste ukens verdi, og slik glir vi framover og beregner en ny prognose for hver uke. På denne måten gir vi hver uke 1/10 vekt i beregningen av den nye prognosen. Denne beregningsmåten kalles ”glidende gjennomsnitt”.


236


237

Det kan vi illustrere med et eksempel:

Vi har følgende historiske etterspørsel (per uke):

Uke 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Etterspørsel 10 11 13 15 8 9 10 8 10 7

Vi beregner gjennomsnittet: 101/10 = 10,1. For å få det glidende gjennomsnittet med 10 ukers historikk vil vi neste uke fjerne det første 10-tallet og legge til denne ukens etterspørsel, la oss si at den er 6. Da blir neste prognose 97/10 = 9,7.

Dette er måten FarmaPro beregner bestillingen, og som vare-bestiller må vi være oppmerksomme på trender og kampanjers og sesongers start og avslutning og regulere bestillingen ut fra det.

Sesong og trendSesong er systematiske svingninger i etterspørselen, som regel i lø-pet av året. En forutsetning for at vi kan kalle det en sesong, er at mønsteret gjentar seg fra år til år.Typiske sesonger som har betydning for apotekene varesalg, er:

• pollensesong• sommersesong• turistsesong• julesesong• kampanjesalg

En vare kan også vise endring i salgstall i enten positiv eller nega-tiv retning. Tv-reklame eller god eller dårlig media omtale kan for eksempel raskt virke inn på en vares omsetning. Dette må det tas høyde for og korrigeres inn i det glidende gjennomsnittet.

Defektpunkt (bestillingspunkt)Defektpunkt er et innarbeidet begrep i apotek, det sier hvor langt ned varelageret skal gå før vi bestiller på nytt, altså bestillingspunk-tet. Defektpunktet består av to faktorer: sikkerhetslager og forven-tet varesalg fra vi bestiller til varen er tilgjengelig i apoteket for salg. For å bestemme et riktig defektpunkt må vi vite hvor stort sik-kerhetslager vi trenger og hvor mye vi regner med å selge mellom bestilling og varemottak.

For å vite noe om hva vi venter å selge i ledetiden, må vi bruke prognosene. Fordi apoteket har seks salgsdager i uken, må vi divi-dere ukeprognosen med 6. Med én dags ledetid og en ukeprognose på 60 blir ventet salg i ledetiden 10.

Bestillingspunkt = sikkerhetslager + forventet etterspørsel i ledetiden

Med et sikkerhetslager på 12 kan vi fylle inn tallene og regne ut bestillingspunktet: 12 + 10 = 22

Oppgaver 32 Beregn prognose for en trendvare som har følgende historikk (ti perioder):

Uke 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Etterspørsel 10 11 13 14 16 15 17 16 18 20

Endring

33 Beregn bestillingspunktet for en vare som har et sikkerhetslager på fem enheter, en ukeprognose på 12 og en ledetid på én dag.

BestillingskvantumFor å vurdere hvor mye vi skal bestille om gangen, må vi ta hensyn til omkostningene. Jo oftere vi bestiller, desto høyere bestillingskost-nad og lavere lagerkostnad. Beregning av bestillingskvantum går ut på å foreta en fornuftig avveining mellom disse to kostnadene. I kjedeapotekene må det også tas i betraktning at hyppige bestillin-ger er en kostnadsfaktor hos grossisten også. Målet er å bestille den mengden som gir lavest totalkostnad, dvs. den laveste kostnaden når vi legger sammen lagerkostnad og bestillingskostnad for den aktuelle varen. Denne mengden kalles økonomisk ordrekvantum eller EOQ (Economic Order Quantity). Der kostnadskurvene krys-ser hverandre, har vi den laveste totalkostnaden.


238


239

ABC-AnalyseABC-analyser er et vanlig brukt verktøy i forbindelse med lagerstyring. Det er klassifisering av va-rer etter omsetning i volumverdi. Volum-verdien er års- eller månedsomsetning av en vare multiplisert med pris. Det viser omsetningsverdien for varen i en perio-de. Når vi gjør dette for alle varer, ser vi at noen varer står for en svært stor del av om-setningen, mens det største antallet varer står for en relativt li-ten del.

Normalt står 20 % av antall varer for 80 % av omsetningen. Det innebærer at varene som står for 80 % av omsetningen, må styres svært godt, mens de andre varene kan vi bruke noe mindre tid på å styre.Med ABC-analyse deler vi gjerne inn vareutvalget vårt i tre:

• A-varer er de 20 % av vareutvalget med høyest omsetning.• B-varer er de neste 30 % av vareutvalget.• C-varer er de resterende 50 % av vareutvalget som kan stå for

bare 5 % av omsetningen.

Vi kan illustrere dette med en omsetningsstruktur med ti varer:


240


241

Denne tabellen viser en helt typisk ABC-analyse der de to største varene (20 %) står for 80 % av omsetningen, og de fire neste (30 %)står for 15 % av omsetningen.

• A-varene bør vi kontrollere hyppig (en gang hver annen eller tredje måned) både med hensyn til prognoser, økonomisk ordrekvantum og bestillingspunkt.

• B-varene bør kontrolleres av og til (hvert halvår eller en gang per år).

• C-varene kanskje bare en gang annethvert år eller en gang i året.

ABC-analysen gir oss et tydelig bilde på hvilke varer som har størst omsetning etter omsetning i volumverdi.

Oppgaver 34 Hvorfor skal vi drive lagerstyring? 35 Diskuter i klassen hvor høy servicegrad dere mener et apotek bør ha? 36 Hvorfor kan vi ikke ha 100 % servicegrad? 37 En lagerbeholdning er sammensatt av to teoretiske lagre, hvilke? 38 Hvorfor har vi sikkerhetslager? 39 Hvordan er sammenhengen mellom innkjøpskvantum og lagerbeholdning? 40 Hva er en prognose? 41 Hva er glidende gjennomsnitt? 42 Hvordan beregnes et bestillingspunkt? 43 Hva kalles et bestillingspunkt i apotekbransjen? 44 Når vi beregner et bestillingskvantum, er det to kostnadstyper vi tar

hensyn til, hvilke? 45 Hva er en ABC-analyse?

Apotekgrossistene I FarmaPro kan du bestille fra følgende grossister:

• NMD• Alliance Healthcare (Holtung)• ApokjedenDisribusjon• Lokale varer• LIS• NNS• DCG-Heel• Conva Tec Distribusjon• Coloplast Norge AS

NMD, Alliance Healthcare, Apokjeden Distribusjon er legemiddel-grossister, kjedetilknytning avgjør hvilken grossist apoteket benyt-ter. LIS er definert som grossist, det gjelder sykehusapotek apoteksom kan dra nytte av reduserte LIS-priser, de må velge denne som grossist. Se eget avsnitt om LIS (Legemiddelinnkjøpssamarbeidet).

NNS – Norges NaturmedisinSentral as er en alternativ grossist som tilbyr et bredt spekter av produkter innen homeopatiske- og antro-posofiske legemidler i tillegg til naturkosmetikk, hudpleie og vel-væreprodukter.

DCG-Heel er en annen leverandør av homeopatisk medisin

Conva Tec Distribusjon og Coloplast Norge AS leverer produkter til spesielle sykepleieprodukter som katetriseringsutstyr og stomi-pleieprodukter.

Apoteket kan i tillegg legge inn nye grossister eller legge inn ny informasjon på de som allerede er der.

Varehåndtering

For å oppfylle oppgaven med å distribuere legemidler og andre varer, må apoteket til enhver tid holde et lager som er tilstrekke-lig stort og variert i forhold til kundenes etterspørsel. Derfor må lageret være oppdatert til enhver tid. Vareutvalget må tilfredsstille behovet, lagringsbetingelser overholdes og holdbarhet kontrolles. Det skal foregå en kontroll av produktene når de kommer til apote-ket, og håndtering av feilleveranser og brekkasje skal avklares med grossisten så raskt som mulig.

Lagersystemet i FarmaPro bygger på vareregisteret der alle tilgjen-gelige apotekvarer er registrert. Du kan finne hvor mye apotekethar på lager av en vare og informasjoner knyttet til varen, så som varegruppe, legemiddelform, ATC-nr, AIP og AUP. Du kan også se om varen er gjenstand for refusjon på blå resept og kan velge mel-lom ICPC og ICD. I vareinformasjonsmappen kan det legges inn tilleggsinformasjon om varen på apoteket eller leses inn fra kje-den, for eksempel påminnelse om spesiell informasjon vi bør gi til kundene eller lignende. Denne informasjonen kommer da som en «pop-up» når du har varen oppe i kassebildet.

For at FarmaPro skal håndtere en vare i lager, må det være krys-set av for lagerstyrt i lagervarebildet. Skal apoteket ha en vare på lager må det være krysset av for lagerført. Selger vi en vare som ikke er lagerført, får vi spørsmål om den skal bestilles, i tilfelle blir den midlertidig lagerstyrt og satt i beholdning -1. Haker vi av for bestilles når vi registrer resept/ordre kommer varen til bestilling, dette gjelder for varer som ikke er lagerstyrt. Beholdningen på innlagte varer blir automatisk telt ned ved uttak i reseptur, ordre, forsendelse eller salg i kassen. Systemet beregner defektpunkt og bestillingskvantum på basis av løpende salg på den enkelte vare


242


243

og foreslår hva som bør bestilles. Varer som har beholdning under defektpunktet blir ført til bestilling i systemet. Har man varer i be-stilling viser antallet i eget felt i lagervarebildet.

Den godkjente bestillingen kan så overføres til grossistenes bestil-lingssystemer eller sendes direkte fra FarmaPro til grossist med på-følgende varemottak fra elektronisk pakkseddel.

I lagermodulen ligger også funksjoner for varetelling, reklama-sjon, returfølgeseddel, rutine for varemottak og oppfølging av rest-noteringer. Dette systemet forenkler lagerholdet og bestillingsruti-nene, det er svært mange varelinjer som skal bestilles i hver ordre så en manuell bestilling ville være svært tidkrevende. Lagersyste-met gir også bedre oppfølging og kontroll av svinn. Den løpende beregningen av bestillingsbehovet gjør at omløpshastigheten blir større, noe som gir bedre økonomi og redusert plassbehov i apote-ket i tillegg til at det bedrer apotekets leveransedyktighet.

Bestilling i FarmaProSiden alle varer og varetransaksjoner blir registrert i FarmaPro, kan du med noen få tastetrykk sende en bestilling ut fra bestillingsfor-slaget som programmet gir. Det finnes mer spesifikke bestillingslis-ter som er tilrettelagt for de enkelte kjedene, her tar vi bare med det enkleste alternativet:I startvinduet velger du Bestilling (Alt+b). Ved å trykke på F3 (Ny) får du spørsmål om du vil ha et bestil-lingsforslag. Du svarer Ja og velger aktuell grossist. Du ser vinduet Generere nytt bestillingsforslag. Velg OK. Hvis det allerede finnes etbestillingsforslag, vil FarmaPro spørre om du ønsker å lage et nytt. Svar Ja. Velg Lag bestilling. Nå får du opp et bestillingsforslag ut fra det apoteket har omsatt av de enkelte varene, du har mulighet for å endre på dette forslaget. Du sender bestillingen ved å klikk Send. FarmaPro sender da bestillingen via en egen fil på serveren og detskrives ut en utskrift bestillingen.

Motta bestilte varer fra legemiddelgrossistenNår varene blir levert, må du bekrefte varemottaket i FarmaPro slik at de blir lagt til lageret. I startvinduet velger du Lager-knappen (Alt+L) og derfra velger du Vare mottak fra Pakkseddel. Du ser en tabell over de bestillingene som ikke er registrert mottatt, du henter fram linje for linje og bekrefter mottaket med F12 og lageret blir justert opp. Varer som er bestilt, men som grossisten ikke kunne levere, blir restnotert i lagersys-temet og merket med R når du søker varen opp i FarmaPro.

Når en transportør overleverer varer, trenger han en kvittering fra apoteket. Det er en bekreftelse på at varene er levert mottaker og kalles et fraktbrev. På fraktbrevet står det hvor mange kolli som er

levert. Apotekets leveranse kommer i mange tilfeller før apotekets åpningstid, og transportøren har adgang til alarmen i en leverings-sone, gjerne kalt sluse, der varekassene blir plassert. Fraktbrevet og fakturaunderlag følger leveransen- Varene kommer i plastkasser fra grossisten, disse er forseglet med plastbånd slik at ikke kasene skal kunne åpnes på veien. Det første vi sjekker er derfor om forseglin-gen er ubrutt. Pappkartonger blir brukt der varene er så volumi-nøse at de ikke kan pakkes i plastkasser. På disse pappkartongene blir det oftest brukt tape med logo fra grossisten.

Utplukking av kassene kan ha ulike rutiner på apotekene. På noen apotek foretar man ikke kontroll av pakkseddel, dette fordi det er en tidkrevende oppgave og feilplukking fra grossist er så liten at det blir regnet som unødvendig. Men noen apotek foretar kontroll av pakksed-del ved at varene telles og krysses av før de blir plassert i apotekets la-ger. Eventuelle feil må meldes til grossist slik at fakturaen korrigeres.

Varekassene er merket fra grossist og merkingssystemene kan vari-ere litt for de enkelte grossistene. Hver kasse har sitt nummer og er merket med innholdet slik at vi vet om det er handelsvarer, OTC, reseptpliktig. Kassene kan videre være merket med bokstaver der-som varene er plukket i alfabetisk orden eller etter apotekets lager-koder. Det er viktig med effektive rutiner for varemottaket. Noen ganger får vi inn varer som apoteket mangler eller er i ferd med å gå tom for. Det er viktig at vi får varene raskt på plass slik at en unngår å måtte lete i varekassene for å finne riktig vare.

Motta varer fra andre leverandørerSammen med varer som kommer til apoteket skal det følge en pakkseddel. Den som mottar varer skal alltid kontrollere pakksed-delen mot varene, dvs. kontrollere at vi har mottatt alle varene som står påført pakkseddelen. Denne signaturen forteller hvem som har mottatt varene, at han/hun har kontrollert varene mot pakkseddel og at dette er riktig. Varemottaker er ansvarlig for at pakkseddelen blir arkivert slik at den lett kan finnes av andre, for eksempel alfa-betisk etter leverandør i en ringperm. Pakkseddelen er nødvendig når en skal kontrollere fakturaen som gjerne kommer i ettertid og som kan innehold flere leveranser.

Dokumentasjon i forbindelse med vareleveranserOrdrebekreftelseEn bekreftelse fra en leverandør på at bestillingen er mottatt. Den skal inneholde hvilken bestilling som bekreftes, når bestillingen blir levert, om de er avvik mellom det som er bestilt og det som blir levert. Dersom avviket er for stort til at vi aksepterer det, må vi straks ta kontakt med leverandøren.


244


245

FraktbrevEt transportdokument som blir brukt av leverandør og transportør. Fraktbrevet skal vise hvem som er sender, hvem som er transportør og hvor mange kolli sendingen inneholder.

PakkseddelEt dokument som følger varene til kunden og som spesifisererinnholdet i sendingen. Pakkseddelen skal inneholde en oversikt over hvilke artikler og hvilken mengde som er sendt. Den kan også inneholde informasjon om hvilke kolli varen befinner seg i.

FakturaEt betalingsdokument skal være merket faktura og som viser hva det skal betales for og hvor mye som skal betales. Fakturaen skal være datert, nummerert og inneholde momsregistreringsnummeret til leverandøren. Fakturaen skal vise hver vare med pris og even-tuell rabatt. Momsgrunnlaget for fakturaen og momsbeløpet skal være spesifisert. Faktura kan eventuelt erstatte pakkseddel. Fakturaer et regnskapsdokument som skal oppbevares i 10 år i henhold til regnskapsloven.

KreditnotaEt betalingsdokument som viser at leverandøren har godskrevet oss for noe som tidligere var fakturert.

MånedsnotaEt betalingsdokument som viser kjøp i måneden, hva som skal be-tales ved forfall. Den er normalt ikke spesifisert, men henviser tiltidligere levert fakturagrunnlag.

Oppgaver 46 Hva er en grossist? 47 Hvem gir tillatelse til grossistvirksomhet med legemidler 48 Skriv ned hvilken grossist de tre apotekkjedene og sykehusapotekene

handler med:

Apotekkjede Grossist

49 Nevn noen viktig oppgaver for å holde lageret oppdatert 50 Hvilke dokumenter følger en vareleveranse?

Lager

Lageret i et apotek er på mange måter kjernen i logistikkjeden eller navet i hjulet som alle deler av logistikkens mange oppgaver dreier rundt. På den ene siden av lageret har vi innkjøp og varepåfylling i lager og selvvalg. På den andre siden har vi utplukking av varer til kunder som kommer med eller uten resept, til ordrer fra insti-tusjoner og andre større kunder og til postpakker til kunder som ikke kan komme i apoteket selv. Måten selvvalget og lageret er til-rettelagt på, er av vesentlig betydning for hvordan effektiviteten og økonomien i apoteket blir.

Varene i apoteket er av en slik art at det stilles ulike krav til lagring. Både hensynet til sikkerhet og for at egenskapene ved varen og embal-lasjen ikke skal forringes under lagring varierer for de ulike varesla-gene. Offentlig regelverk regulerer i høy grad kravene til lager for lege-midler. Men det er våre kunnskaper og rutiner som i det daglige sikrer forsvarlig lagring av den enkelte vare. Et stort antall varer oppbevares i apoteket til en hver tid, vi snakker nok om flere tusen artikler og ti-tusener pakninger. Da skjønner vi at er det viktig å vite hvor hver vare befinner seg, og sørge for at ingen pakninger blir borte. Det krever or-den og gode rutiner, og at hver enkelt medarbeider viser disiplin i sitt daglige arbeid. Samtidig må vi ha lokaler og ikke minst innredninger som gjør at arbeidet kan gjennomføres på en effektiv måte.

Oppbevaring av legemidler§ 29 i legemiddelloven omhandler oppbevaring av legemidler: «Den som har legemidler i sin besittelse, plikter å oppbevare dem forsvarlig.» Dette er en generell paragraf som pålegger noen et an-svar, nemlig de som har legemidler i sin besittelse. Det gjelder deg, meg og de fleste andre, men i særlig grad et apotek. Som ansvarligfor apoteket er det apotekeren som har legemidlene i sin besittelse og derfor er ansvarlig.

Dette unntar likevel ikke den enkelte i apoteket fra ansvaret for forsvarlig oppbevaring. Dette innebærer også at vi har ansvar for de legemidlene vi selv har hjemme, slik at f.eks. barn ikke kan få tak i legemidler og bli skadet. Lovens bestemmelse er underlagt straf-feansvar, vi kan altså komme i erstatningsansvar overfor en person som har pådratt seg skade fordi vi ikke har oppbevart legemidlene forsvarlig. Hvis apoteket gjennom feil oppbevaring av et legemid-del har forringet legemidlet slik at det påfører en kunde skade, kommer apoteket i erstatningsansvar. Apotekloven § 1-6 slår fast at apotekets eier er erstatningsansvarlig derom det oppstår person- eller tingskade som følge av feil eller mangler ved legemidler som er utlevert fra apoteket.


246


247

Hva som er forsvarlig oppbevaring beskrives delvis av forskrifter og delvis av de krav til lagring som gjelder for den enkelte vare. Forsvarlig oppbevaring av legemidler avhenger hovedsakelig av to forhold. Det ene er at legemidlene ikke skal forringes under lag-ring, og det andre er at de skal beskyttes mot at uvedkommende kan skaffe seg tilgang. Det siste er naturlig nok spesielt viktig når det gjelder narkotika og andre legemidler som kan misbrukes.

I tillegg skal personalet gjennom sikringstiltak beskyttes mot overfall og ran. Sikringstiltak mot overfall, ran og innbrudd har alltid to mål. Det ene er at det skal virke forebyggende, det vil si at sikrin-gen skal være så god at det i utgangspunktet tar motet fra en som vil forsøke. Det andre målet er at det skal begrense konsekvensene mest mulig ved et faktisk forsøk. Det gjøres best ved å forsinke gjernings-mannen mest mulig, fordi de fleste innbrudd skjer på den måten atgjerningsmannen bryter seg inn, tar med seg mest mulig på kortest mulig tid og stikker av før politi eller vaktmannskap kommer fram.

A- og B preparatNår det gjelder oppbevaring av A-preparater (narkotika) og B-pre-parater (legemidler som kan misbrukes), er det spesielle regler. A-preparater skal oppbevares i verdiskap (safe) eller i låsbart inner-skap i sikkerhetsskap, og at B-preparater skal oppbevares i låsbare sikkerhetsskap, disse kan være åpne i apotekets åpningstid. Skap som inneholder A-preparater, skal holdes låst også i apotekets åp-ningstid. Apoteket er pålagt å føre regnskap med innkjøp, utle-vering og forbruk av alle preparater klassifisert i reseptgruppe A.Apotekforskriften § 31.

HoldbarhetVi skal selvsagt sette varene på rett sted, men vi skal også plassere dem slik at de eldste varene blir solgt først. Normalt er de varene vi rydder inn, ferskere enn de vi alt har, og da plasserer vi de nye varene innerst i reolen eller skuffen. Gode innryddings- og pluk-kerutiner sikrer at lageret rullerer. Normalt er regelen at vi plukker frå fronten, og at vi plukker fra høyre mot venstre i hyllen dersom det er flere varer i fronten. Når vi rydder, følger vi motsatt mønster,slik at de eldste varene blir plukket først.

Normalt vil apoteket ha så små kvanta av brannfarlige varer på lager at det ikke er nødvendig å forholde seg til spesielle regler. Hvis mengden av brannfarlige stoffer overskrider visse minimumsgren-ser, må disse varene oppbevares i brannskap eller spesielle brann-sikrede rom. Generelt gjelder det også at varer som kan påvirke hverandres (varens eller emballasjens) kvalitet, må plasseres vekk fra hverandre. Enkelte varer i apotek kan avgi lukt eller på andre måter påvirke andre varer, og de må derfor holdes for seg selv.

Alle legemiddelpakninger skal være merket med holdbarhetsdato. Legemidlets totale holdbarhetstid fra produksjon godkjennes av Statens legemiddelkontroll ved tildeling av markedsføringstillatel-se. Når et legemiddel går over holdbarhetsdatoen, er det krav om å skille det fra de andre legemidlene i lageret. Varen må omgående fjernes fra apotekets salgslager og plasseres på et sted der det er klart for alle i apoteket at legemidlet ikke lenger kan selges.

VareplasseringDet er mange hensyn å ta ved plasseringen av den enkelte vare. Varene:

• skal plasseres slik at det er lett å finne stedet hvor de står• skal plasseres slik i forhold til hverandre at de ikke lett kan

forveksles• må plasseres slik at de er lett tilgjengelige• må plasseres slik at beholdningen i størst mulig grad får plass

på ett sted• må plasseres slik at de effektivt kan fylles på og plukkes

KjølevarerVed varemottaket, er det viktig å sette på plass kjølevarene først. Disse varene kommer i egne kasser som skal tåle et døgn i værel-sestemperatur. Det er svært viktig at disse varene ikke blir stående, men raskt blir plassert i kjøleskap. Det er apotekets ansvar at va-rene er oppbevart etter forskriftene, og konsekvensene ved at øde-lagte varer blir utlevert kan være alvorlige for brukeren. Slike varer er også ofte dyre og medfører økonomisk tap for apoteket dersom de må kasseres på grunn av at de er blitt ødelagt.

Vareplassering etter varetypeVareplassering etter varetype innebærer at vi kategoriserer varene i fornuftige grupper og bruker dette som en grovsortering i forhold til hvor de skal plasseres.

Aktuelle varegrupperinger kan være i terapeutiske grupper, f.eks. smertestillende midler, allergimidler, hudpleie, plaster og bandasje, sprøyter og kanyler osv., eller på mer spesifikt nivå: paracetamolpro-dukter, cetirizinprodukter osv. Sorteringsmåtene kan brukes i kombi-nasjon med hverandre og i kombinasjon med adresseringssystemet.

Hvis vi anser selvvalget som et lager, er det organisert etter bruksområde og varetype. I selvvalget blir også varer plassert med salgsfremmende hensikt, men da det tas hensyn til regelverket for salg og markedsføring i apotek (se kapittel 6). I baklager og re-spturlager er dette stort sett uhensiktsmessig, der brukes varetype-plassering kun i spesielle tilfeller, og gjerne i kombinasjon med ett av de to andre alternativene som beskrives her.


248


249

Alfabetisk plasseringAlfabetisk vareplassering var mye brukt i apotek, men etter at vi fikk elektronisk lagerstyring med adresser, brukes alfabet vanligvisbare i enkelte, små soner i apoteket.

Alfabetisk vareplassering innebærer at varene plasseres i alfabe-tisk rekkefølge fra A til Å. Et vanlig problem er at når varer med likt utseende står ved siden av hverandre, økes faren for feilplukking. Det er ikke bare det at varene har samme navn, men pakningene er ofte svært like i farge og fasong. Varenummeret som alle registrerte legemiddelpakninger er merket med, kan være til god hjelp ved framplukking i slike tilfeller.

En vesentlig svakhet med alfabetisk plassering av varer er at vi i liten grad kan ta hensyn til varens salgsfrekvens ved plasseringen. Det kan godt hende at vi, hvis vi strengt holder oss til alfabetet, må plassere den varen vi selger oftest, bakerst i apoteket fordi den alfabetisk pas-ser der. Fordelen med alfabetisk vareplassering er at det er et relativt enkelt system som fungerer godt i et system uten bruk av elektronisk lagerføring. Når vi får behov for å finne igjen en vare, har vi som regelinformasjon om navnet på varen, men kanskje ikke en lageradresse.

FrekvensplasseringFrekvensplassering av varer har som hovedmål at varene plasseres slik at den totale lengden vi må gå for å ekspedere kundene, blir minst mulig. Det innebærer at avstanden fra stedet vi normalt står når beho-vet for å hente en vare oppstår, og fram til den enkelte vare, må være kortest mulig, og at de varene vi ekspederer oftest, står nærmest. De varene som ekspederes oftest, skal være lettest tilgjengelige. Vi må

derfor ikke bare ta hensyn til avstanden fra ekspedisjonsstedet, men også til varens høydeplassering. Det er lettest å hente en vare som står i eller omkring ansiktshøyde, og jo lenger opp eller ned vi kommer i forhold til dette, desto vanskeligere blir det å plukke varen. Vi skal også ta hensyn til hva slags vare det er, varens størrelse og vekt og konsekvensene ved at det glipper i plukkøyeblikket. Tunge eller volu-minøse varer bør stå relativt lavt. Glass og lett knuselige varer bør også stå lavt, slik at skadene begrenses hvis vi river ned eller mister varen. Varer som skal stå høyt, bør være lette og tåle å ramle ned, og det må være lett å identifisere dem, fordi de er vanskeligere å se. Det er lettereå bøye seg ned enn å klatre oppover. I utgangspunktet bør færrest mulig varer stå over den høyden vi normalt kan rekke fra gulvet.

Frekvensplassering innebærer også en vurdering av hvor stor plass den enkelte vare skal ha i forhold til gangavstander. Hvis hyl-leplassen som settes av til hver vare økes, vil gangavstanden øke i og med at vi må ha større eller flere reoler. Høyfrekvente varersom samtidig er voluminøse, kan det være aktuelt å ha et såkalt to-punktslager. Det vil si at varen ligger lagret to steder, i et plukklager og på et baklager som brukes til påfylling av plukklageret.

Med utgangspunktet i et ekspedisjonssted og en lagerreol kan vi lage en klassifisering av de forskjellige hyllene med hensyn til hvorde høyfrekvente, mellomfrekvente og lavfrekvente varene bør stå slik figuren viser.

Vi tenker oss at basen for vareplukkingen er til venstre for reolen slik du ser den her. De høyfrekvente varene bør da stå i den svarte delen av reolen, de mellomfrekvente i det grå feltet og de lavfre-kvente i det lyse feltet. For å finne hvilke varer som er mest frekven-te, kan man ta ut liste i FarmaPro over de mest solgte pakningene.

I karusellen plasseres de mest frekvente varene i nivå 6 og 7 og fordeles fortløpende oppover og nedover etter frekvenslisten. For å unngå forveksling, plasseres ikke varer med likt utseende eller gan-ske like navn ved siden av hverandre. Når lokasjonene planlegges, er det viktig å sørge for at det er tilstrekkelig plass for hver vare.

I et frekvensplassert lager er det eneste tilgjengelige gjenfinningssys-temet et system med lageradresser (lokasjoner). En lageradresse er en logisk oppbygd adresse som forteller hvor varen står. Når vi skal bygge opp et system for lageradresser, bør vi lage adresser som gjør at vi en-kelt kan orientere oss i lageret. I prinsippet bør en person som er kjent med lageradresseoppbygning, men ukjent i apoteket, enkelt kunne finne den enkelte vare ut fra lageradressen. En fornuftig måte å bygge


250


251opp en lageradresse på kan være å dele inn etter nivå (etasjer), la oss si 11 nivåer, et ett kakestykke, la oss si 6 kakestykker per etasje.

Vi kaller karusellen Ka i lagerstyringen, nivåene får nummer fra 1 til 11 og kakestykkene får nummer fra 1 til 6. En vare som har lagerkode Ka5.3 ligger i karusellens 5 nivå og i kakestykke nr 3.

Reolsystemene som brukes oftest i apotekinnredning, er enten av typen Rombic- eller Farmareol. Det er høye reoler med dype skuf-ferekker. Adressene i disse reolene bygges opp etter rader(vertikal) og rekker(horisontal). Vi kaller reolene Ro eller Fa i lagerstyringen og ordner dem etter skufferader og -rekker. En vare som har lagerkode Ro5.12 ligger i Rombic reolens 5. rad og i skuff nr 12. Heter lagera-dressen Fa6.1 ligger varen i Farmareolens rad 6 og i skuff nummer 1.

LagersonerApotekets lager er inndelt i soner eller hovedområder. Dette er til-rettelagt i forhold til arbeidsrutinene og oppgavefordelingen i apo-tekene, og fordi visse varer har spesielle krav til lagring.

ResepturDe fleste legemidler er reseptpliktige, derfor er det vi kan kalle re-septursonen, den største lagringssonen i apotek. Sonen inneholder normalt varer uten spesielle krav til lagring og har i de fleste tilfellerfrekvensstyrt vareplassering.

Egne grupper innen sonen kan for eksempel være A- og B preparat, kjøleskap, veterinærmedisin, flytende varer og homøopatmedisin.Grupperingen vil være styrt av hvordan lagerinnredningen ser ut, som tradisjonelle hyller, skuffesystem, skap osv. og karusell(er), slik at varer som passer inn i de ulike systemene, blir plasserte der. De fleste apotek bruker frekvensprinsippet, slik at de mest høgfrekven-te varene er lagret i direkte tilknyting til der varene blir ekspederte.

TemperatursonerNoen varer i apoteket krever temperaturkontrollert lagring, alle apotek må ha kaldsone og svalsone. Temperatursonene for lag-ringsområda er, med standard kodemerking i parentes:

Sval (S): 8–15° C Kald (K): 2–8 °CTemperatursonene skal overvåkes spesielt for å sikre at tempera-turen i området ikke går over eller under det spesifiserte området.Dette er et tiltak i internkontrollen og utøves ved daglig avlesing og loggføring. De temperaturutsette varene har ulik toleranse i forhold til opphold utenfor temperaturområdet sitt. Dersom en tempera-turutsatt vare ved en feil har blitt liggende utenfor sonen si i en pe-riode, må den ikke legges inn i sonen igjen eller selges uten at det er vurdert av en farmasøyt. Innenfor en slik sone kan både alfabetisk plassering og frekvensplassering brukes.

Lagring av narkotikaNarkotikalageret er en del av reseptursonen, men preparatene har lovfastsatte krav til lagring. Innenfor A- og B-preparatområdene brukes på noen apotek alfabetisk plassering, men som oftest i kom-binasjon med frekvensstyring.

SelvvalgetI selvvalget må vi ta spesielle hensyn i og med at det er kunden som skal lokalisere varene, og vi må passe på at selvvalget alltid er presentabelt. I selvvalget er varene prismerket med hylleetiketter som plasseres i plastlist foran varen. Finner kunden varer med feil prismerking, har han krav på å få varen til den oppgitte prisen. Ved prisendringer, er det derfor viktig å bytte ut hylleetikettene så raskt som mulig. Nye hylleetiketter får du ved å velge Rapporter – Felles-rapporter – Hylleetiketter. I rapportvinduet velger du det utvalget du ønsker eller den varen du ønsker. Er det trangt i hyllene kan du skrive ut kortere etiketter ved å velge Komprimerte etiketter. Hylle-etikettene er forskjellige fra apoteketikettene, og apoteket har som oftest en egen skriver som bare brukes til hylleetiketter.

Normalt ligger det både en økonomisk og en farmasifaglig vur-dering til grunn for hvor varene blir plasserte i selvvalget. Varer som krever spesiell rådgiving til kunden, bør plasseres i nærheten av utgangskassen slik at vi sikrer at det alltid er personell tilgjenge-lig for informasjon og rådgivning.

Det har vist seg både logisk og praktisk å gruppere varene i selv-valget etter bruksområde. Det gjør det lettere for kunden å skaffe seg oversikt over alternativene og å finne fram til rett produkt.


252


253

Et lite oppfylt selvvalg gir et dårlig inntrykk av apoteket, og det selger dårlig. Derfor kan det være rett å operere med et minimums-lager per vare, noe som sikrer at det alltid er ei viss mengde varer i hylla. Som hovedregel bør varene i selvvalget kun lagres der, med unntak for varer som krever så stor plass at det ikke er mulig.

Oppgaver 51 Hvilken lov regulerer oppbevaring av legemidler, og hva sier den om dette? 52 Skriv fire prinsipper for lagring. 53 Skriv temperaturområde for kjølig og sval lagring. 54 Hvordan skal vanedannende legemidler oppbevares? 55 Hvilke vurderinger gjøres for vareplasseringen i selvvalget?

Varetelling Hensikten med varetelling er at apoteket til en hver tid har mest mulig korrekt varelager registrert i FarmaPro slik at apoteket kan yte kundene best mulig service og at varelagerets verdi og apotekets resultat er riktig i regnskapet.

Full varetellingVaretelling kan tas som full varetelling, det vil si at hele apotekets varelager tas i en operasjon, som regel gjennomført i løpet av en dag, evt. i løpet av en helg. Slik at hele varelageret blir talt uten at det skjer endringer i varelageret. Full varetelling skal gjennomføres i løpet av regnskapsåretes siste måned, altså før åpningstid første dag i nytt regnskapsår.

Rullerende varetellingDet kan også foretas rullerende varetelling, det vil si at varetelling gjennomføres over tid ved at ulike deler av varelageret telles på for-skjellig tidspunkt, men slik at hele varelageret til slutt er talt opp. Hensikten med rullerende varetelling er at tellingen, når den er delt opp i mindre porsjoner, kan foregå i perioder med lite aktivitet i apotekets åpningstid. Dette stiller krav til en systematisk gjennom-gang slik at hele varelageret blir talt opp det nødvendige ganger. Alle apotekets varer skal telles minst 2 ganger i året, og slik at en full gjennomgang er avsluttet innen utgangen av 2. kvartal, og at en gjennomføres i løpet av regnskapsårets siste 3 måneder.

Det er bare salgsvarer som skal telles. Emballasje, rekvisita, kon-tormateriell og lignende skal ikke inkluderes i varetellingen. Apote-ker er ansvarlig for at varetellingen gjennomføres etter kravene.

TellelisterTellelister tas ut fra FarmaPros Lagermodul (meny: ”Lager” –”Vare-telling”). Disse blir automatisk nummerert.


254


255

Velg Ny (F3) i bildet for å generere ny telleliste, kryss deretter av for:• Lager: <alle>• Varegruppe: <alle>• Varelokasjon settes til den lokasjonen (serien lokasjoner)

som skal telles

I neste skjermbilde kryss det av for:• Ikke lagerstyrt Midlertidig Lagerstyrt• Lagerstyrt Ikke lagerført Lagerført

For midlertidig lagerstyrte og ikke lagerførte varer kan det krysses av for Kun varer med beholdning > 0. Varer som apoteket ikke har på lager, men som ligger inne med lagerlokasjon vil da ikke komme med på listen. Den som teller, skal aldri vite antallet registrert i FarmaPro før tel-lingen. Dersom det kun er èn som teller, skal det derfor ikke fram-komme antall på tellelistene. I de tilfeller det er tellelag bestående av 2 personer hvor den ene teller og den andre skriver, kan antall fram-komme på tellelistene og en kan krysse av for Utskrift skal inneholde beholdningskolonne. Se for øvrig utsnittet av skjermbildet nedenfor: Varene som er med på tellelisten blir da automatisk merket med Tel-ling pågår i FarmaPro. Hvis tellingen pågår i apotekets åpningstid, vil ekspeditør derfor få melding på skjermen hvis det selges varer som er under telling, slik at det enkelt kan tas hensyn til dette ved fastsettel-se av beholdning (den som selger må huske å gi beskjed til tellelaget). Varer som selges før de er talt må legges til den talte beholdningen. Husk å stanse tellelistene i FarmaPro når telling er gjennomført.

EtterarbeidKorrigering av lagerbeholdningen gjøres så fort som mulig etter av-sluttet telling/del telling, og hovedansvarlig for tellingen kontrol-lerer at alle tellelistene er kommet med når tellingen er avsluttet (at listene har tette nummerserier).

Opptelt lager som avviker med lagersaldo, korrigeres. Dersom differansen er stor, er det vanlig rutine å kontrolltelle.

Tellelisten signeres til slutt elektronisk i FarmaPro ved å taste inn Operatør-ID’en til den som har talt (sign 1) og den som har justert beholdningen (sign 2).

All dokumentasjon vedrørende varetellinger er å anse som regn-skapsmateriell og skal oppbevares i 10 år. Det skal være tett num-merserie på tellelistene, dvs. at ingen tellelister må slettes. Annul-lerte tellelister arkiveres også, påført ”Annullert” med stor skrift.

Returmedisin

Vi kaller legemidler som apoteket har kassert eller som er innlevert av kunde for kassasjon for returmedisin eller destruksjonsmedisin. Alle legemiddelgrossistene har mottaksapparat for returmedisin og annet problemavfall.

SLVs retningslinjer for returmedisin:Legemidler som har vært levert og som blir returnert skal holdes atskilt fra øvrige legemidler. Returnerte legemidler skal lagres under oppbevaringsforhold som angitt av tilvirker/innehaver av markedsfø-ringstillatelsen inntil det er bestemt hvordan legemiddelet skal dispo-neres. (destrueres, returneres til leverandør eller tilbakeføres til lager).

Legemidler skal ikke tilbakeføres til lager uten at følgende forutset-ninger er oppfylt:

• Legemiddelet er i sin originale pakning, forseglet/uåpnet og uten skade.

• Gjenværende holdbarhetstid er tilfredsstillende• Legemiddelets historikk er kjent og dokumentert fra det ble

levert fra grossist til det ble returnert.• Legemiddelet kan ikke mistenkes å ha vært utsatt for forhold

som kan ha medført skade• Legemiddelet har vært sett og vurdert av en person som har

fullmakt til å foreta slik vurdering. Vurderingen skal ta hensyn til legemiddelets natur, om legemiddelet er underlagt spesielle krav til oppbevaring samt tid som er gått siden levering. Om nød-vendig skal tilvirkerens/innehaver av markedsføringstillatelsens kvalifiserte person rådspørres

Legemidler til parenteral bruk og legemidler med krav til oppbevaring i kald eller dypfryst tilstand skal prinsipielt ikke tilbakeføres til lager. Ved eventuell tilbakeføring skal det stilles særlige krav om doku-mentert håndtering og oppbevaring av legemidler mens det har vært utenfor grossistens ansvar.

Legemidler som er returnert på grunn av skade, tilbakekalling eller overskredet holdbarhetstid skal holdes atskilt fra returvarer som skal vurderes for tilbakeføring til lager.

Destruksjon av legemidler skal foregå i henhold til prosedyrer og metoder som sikrer at de ikke kommer uvedkommende i hende eller kan forårsake skade på mennesker eller miljø, verken under transport til destruksjonssted eller under selve destruksjonen.

Apoteket plikter i forbrukerkjøp å ta i retur legemidler for kassasjon uten kostnad for kunden (Apotekloven § 6-10).

Apotekene skal ta i mot og sørge for destruksjon av legemiddelrester og returnerte legemidler fra kunde/pasient. (BRA).


256


257

Medisin som skal kastes, er miljøfarlig avfall som ikke skal helles i vasken, kasts i søppelkassen eller i toalettet. Apotekene tar imot medisinrestene, sorterer dem og sender dem til forsvarlig destru-ering. (I 2006 tok apotekkjedene imot ca 270 tonn returmedisin). Når en kunde leverer inn gamle medisiner er det er en god rutine å grovsortere de innleverte medisinene sammen med kunden.

Sprøytespisser eller handelsvarer kan kasseres i kommunens ordinære renovasjonssystem. Sprøyteavfall etter vanlige forbrukere (ikke institusjoner) skal pakkes inn hjemme, for eksempel i harde plastflasker, og kastes i forbrukerens eget husholdningsavfall. Sjekkkommunens retningslinjer på www.loop.no, kildesorteringsguiden. Annet spesialavfall av apotekvarer som kjemikalier, brannfarlige stoffer, kvikksølvtermometer, elektronisk utstyr og batterier må vi ta inn dersom det og sende til grossisten som spesialavfall.

Apoteket skal bruke spesielle pappesker beregnet til lagring og inn-sending av returmedisin. Eskene kommer i to deler som monteres sammen i apoteket. Returmedisin behandles på følgende måte i apoteket:

• Legemidler i gruppe A og B tas ut av sin ytre emballasje (brett eller løse tabletter), og kasseres direkte i esken. Etikett fjernes fra emballasje og makuleres. Emballasjen kasseres i vanlig søppel. På forespørsel skrives det kvittering for mottatt retur-medisin i gruppe A og B.

• Mindre væskevolum (opp til 100 ml) i godt gjenskrudd em-ballasje kan kastes direkte i returmedisinpappesken.

• Innlevert flytende preparat i store volum skal sendes inn somspesialavfall.

• Nitroglycerintabletter, aerosolsprayer (astmasprayer) og små flasker spritholdige dråper kan i mindre mengder legges i re-turmedisinesken. Større mengder må sendes inn som spesi-alavfall.

• All annen returmedisin legges direkte i esken med emballasje og bruksetikett på.

• Er emballasjen uforholdsmessig stor i forhold til innholdet, eller så stor at den ikke går gjennom hullet i esken, fjernes emballasjen slik at bare legemidlet havner i esken. Behandle i så fall emballasje og etikett som for et A eller B preparat. Store pakninger kan også legges inn i ny returmedisinpapp-eske før den monteres opp.

Gavesendinger fra Norge til utviklingsland / katastrofeområder skal ikke være returmedisin fra pasienter eller gratisprøver av legemid-ler til helsepersonell.

Oppgaver 56 Hvorfor må apotekene ta imot ubrukte legemidler? 57 Hvorfor kan ikke apoteket ta ubrukte medisiner i retur for videresalg? 58 Forklar hva som menes med destruksjon. Hvordan skal legemidler som

avfall behandles? 59 Hva sier loven om returmedisin? 60 Hvorfor er destruksjon av legemidler viktig for samfunnet?

Kasserutiner

I selvvalget er det egen utgangskasse med en eller flere kasseter-minaler. I tillegg er det også full kassefunksjon i alle direkteresep-turene. En arbeidsstasjon kan brukes som kasseterminal hvis den har kvitteringsskriver, kundedisplay, strekkodeleser og kasseskuff. Kassen er også vanligvis integrert med betalingsterminal. I kasse-systemet kan du søke opp varer ved hjelp av strekkode, kortnum-mer, varenummer eller ved søk på varenavn (alfasøk). I tillegg kan du ekspedere registrerte resepter og registrere fakturainnbetaling i kassen. Alle detaljer om den enkelte kasseekspedisjon lagres i FarmaPro. Det betyr at du kan hente fram igjen ekspedisjoner for å studere dem nærmere – eller du kan ta ut ny kvittering.

FarmaPro tar vare på alle inn- og utbetalingsbevegelser i kassen, dette kan tas ut på forskjellige rapporter. Ved alle transaksjoner i kassen, kommer det ut kvitteringsbilag. Ved et vanlig kundekjøp, skal kunden ha kvittering levert med varen. Inn- og utbetalingsbilag og korreksjonsbilag skal signeres og legges i kasseskuffen/seddel-safe.

Med tanke på tyveri, er det viktig at det ikke blir liggende for mye penger i kassene. Noen apotek har rutine for å ta penger ut i løpet av dagen og legge i safe, men de fleste apotek har fastlåste sed-delbokser under benken der pengesedler kan legges fortløpende.

http://www.loop.no/


258


259

Utbetaling fra kasseNoen ganger leverer kunden inn igjen varen og skal ha pengene igjen, det kan for eksempel gjelde reklamasjoner eller feilkjøp. Ved alle utbetalinger fra kassen får du ut et korreksjonsbilag der både kunden, du selv og en kollega skal underskrive i tillegg skal det skrives en kort forklaring på utbetalingen. Dette bilaget er viktig dokumentasjon som skal følge kasseoppgjøret. Noen ganger tas det penger fra kassen for å gjøre småinnkjøp til apoteket, da må det lages bilag. Du bruker ruten for bilag, legger inn den aktuelle sum-men og skriver en forklaring på hva som er innkjøpt og signerer på bilaget som festes til originalkvittering fra leverandøren, dette er bilag som skal inn i apoteket regnskap. Apoteket kan, for den del varer, få refundert merverdiavgiften (mva), derfor er det viktig å påse at kvitteringer fra andre leverandører har mva spesifisert påbilaget. Ansatte skal ikke betjene seg selv, men få en kollega til å ekspedere seg. Det må aldri tas penger ut av kassen uten at det sam-tidig legges et bilag i kassen tilsvarende uttaksbeløpet. Vær alltid to om denne jobben.

Innbetaling til kasseNoen ganger ønsker fakturakunder å gjøre opp i apoteket. Det kan gjøres ved i ruten for bilag. Du har der en knapp for faktura. Klikker du på den åpner du ruten for fakturanummer. Legg inn nummeret på kundens faktura og kassebildet åpner seg for van-lig kassetransaksjon. Du får nå ut et innbetalingsbilag som du kan hefte til bankgirodelen på kundens faktura dersom vedkommende har denne med, eller bruke en fakturakopi, dette er regnskapsbilag som skal følge kasseoppgjøret. Sørg for at kunden får kvittering, gjerne ved å signere og stemple på kundens faktura og lever med kassekvitteringen. Innbetalingen blir lagt til reskontro.

Mange apotek bruker vekterfirma til å hente bankinnskuddet oglevere vekslepenger. Vekslepengene er egentlig et uttak fra apote-kets konto, så når vi får vekslepenger må disse veksles mot sedler i vekslekassen. Sedlene legges i kassen og blir en del av oppgjøret derfor må det registreres som en innbetaling. Du lager da et bilag ved merke knappen for innbetaling, legge inn summen og en tekst som sier hva beløpet gjelder. Bilaget følger kasseoppgjøret.

Avstemming av betalingsterminalenKassene er koplet mot bankterminal, og etter stengetid avstemmes terminalene. Det vil si at man avslutter registreringen av nye innbe-talinger. Vi får ut et bilag som viser hva som er betalt inn til bank den dagen og hvor mange slike transaksjoner det har vært. Dette bilaget skal følge kasseoppgjøret.

Trafikktelling og andre rapporterDu kan ta ut detaljert informasjon om aktiviteten i kasse, reseptur, ordre og forsendelse innenfor en gitt periode ved å ta ut trafikktellingsrapport.Du skal stå i kassebildet og velge Rapporter – Trafikktelling, der kan du velge hvilke av aktivitetene du vil ha med i rapporten. Slike rapporter er et grunnlag for vurdering og planlegging av apotekets bemanning.

Systemet har også funksjon for kasseoppgjør og gir nødvendige regnskapsrapporter samt rapporter for: Månedsrapport, Tidligere kasseoppgjør, Ekspedisjoner, Bilag, Historikk, Åpning av kasser. Slike rapporter brukes ved kontroll av interne rutiner.

Kasseoppgjør Kassetelling og kasseoppgjør er betrodde oppgaver som krever sys-tem slik at ingen skal ha mulighet til å underslå penger fra kas-sen eller bli urettmessig beskyldt for det. System og god orden er en forutsetning ved kasseoppgjør og banktjenester. Det er viktig at kasseoppgjøret stemmer og at kontanter alltid oppbevares trygt. Kjedenes kvalitetssystem beskriver hvordan rutinene rundt kasse-tellingen skal være, ofte skal to personer telle kassen. Det kan være ulik praksis på når på dagen kasseoppgjøret skal tas. Ofte er det dobbelt sett med kasser, slik at man ut på dagen kan ta kasseoppgjøret for gårsdagen og klargjøre morgendagens kasse.

Apoteket har en fast sum som skal ligge i kassene slik at en har vekslepenger nok til å start handelen neste dag. Dette beløpet skal ikke med i oppgjøret. Når du skal telle kassen, teller du først av denne summen og tar den til side slik instruksen er på det enkelte apotek. Noen apotek har dobbelt sett kasseskuffer og fordeler summen i disse, andre kan ha andre måter å gjøre det på. Sørg for en rimelig fordeling av myntsortene med tanke på at dette er startkassen til neste dag.

I løpet av dagen vil kassene i apoteket ofte mangel mynter til veks-ling. Det er praktisk å ha en vekslekasse med et utvalg av mynter det veksles i fra kassene etter behov. Vekslekassen skal alltid inneholde et fast beløp, slik at det legges sedler tilbake i stedet for mynter. Denne kassen må kontrolltelles hver gang før du starter på oppgjøret.

Du skal levere minst mulig mynt igjen til banken. Sedlene sorteres etter valør, telles og legges i egne forseglingsposer til banken. Den opp-telte summen føres på et todelt innbetalingsbilag der en del følger sed-lene til bank og en del beholdes i apoteket og følger månedsoppgjøret.

I kasseoppgjørsbilde i FarmaPro, legger du inn summen som er innbetalt via bankterminal og summen som er betalt i kasse. Her kan det variere om hver kasse skal gjøres opp for seg, eller om alle kassene skal samles. Det siste er ofte valgt, altså at kassene gjøres opp under ett. Prinsippet for kassetelling er det samme, men i før-ste tilfelle tømmes og kontrolleres en og en kasse og i andre tilfelle kan alle kassene tømmes og kontrolleres samtidig.


260


261

I oppgjørsbildet viser FarmaPro hva som er registrert i kassen av kontant innbetalinger, bankterminal og sjekker. Når du har telt opp kassen, registrerer du hva du skal sette i banken og hva som står på avstemmingsbilaget til bankterminalen. Programmet setter det du har telt opp imot det som er registrert slått i kassen, og angir differansen. Hvis differansen er uakseptabel, må du prøve å finne feilkilden: hardu telt riktig? Er det gjort transaksjoner som ikke er registrert i kas-sen? Ligger det penger igjen i seddelsafe eller kasseskuff? Osv. Finner du ikke ut av det, må du skrive en beskjed på kasseoppgjøret og gjer-ne ha en annen til å kontrollere oppgjøret. Her er det ulike rutiner på hvordan du skal reagere etter størrelsen på differansen. Når oppgjøret er registrert ferdig, godkjenne du det og får utskrift av kasseoppgjøret. Når dette er gjort, lar det seg ikke gjøre å endre på oppgjøret. Med ut-skriften kommer også en liste over alle kassetransaksjoner som inngår i oppgjøret, dette skal arkiveres med oppgjørsskjemaet.

Du signerer oppgjøret og hefter til korreksjonsbilag, og evt. kopi av bankterminalavstemmingen. Kasseoppgjøret er bilag til apote-kets regnskap og skal arkiveres i ti år.

VerditransportDet er også viktig at apoteket har rutiner som gjør at transporten av penger fra apoteket til banken er trygg. Mange steder er det vek-terfirma som står for henting av kasseoppgjøret, andre steder er detde ansatte som må gå med oppgjørsposene til bank eller nattsafe. Dette er daglige rutiner og det er viktig å vurdere risikoen og hvilke sikkerhetstiltak som bør iverksettes.

Oppgaver 61 Hvordan kan du registrere varer i kassen? 62 Hvordan behandles korreksjonsbilag? 63 Hva vil det si å avstemme bankterminalen? 64 Gjør rede for et kasseoppgjør. 65 Hva tror du er grunnen til at ikke kasseoppgjøret ikke kan endres etter

at det er avsluttet? 66 Hvilke risikofaktorer kan du tenke deg dersom du må gå til bank eller

nattsafe med kasseoppgjøret?

Ordre/faktura

Det meste av salget på et apotek foregår ved at apoteket mottar betaling samtidig som varene blir levert. Dette kalles kontantsalg. Noen av apotekets kunder er forsendelseskunder eller avtalekunder som ikke gjør opp kontant i kassen, men skal ha faktura, dette kal-les kreditsalg. Eksempler på slike kunder er lege-/tannlegekontor, sykehjem, hjemmesykepleie, medisinutsalg. På enkelte apotek kan

dette utgjøre en stor del av arbeidsmengden, andre apotek har ikke så mange ordrekunder.

Dokumentflyten i kredittsalg• Bestilling er det første vi mottar fra kunden. Denne kan være

skriftlig eller muntlig.• Ordreseddel eller ordrebekreftelse er en skriftlig bekreftelse fra

leverandør til kunde om at bestillingen er mottatt• Plukkliste er en liste som blir brukt til å plukke fram varene som

er bestilt. I FarmaPro angir plukklistene varens lokasjon.• Pakkseddel eller følgeseddel er en liste som vedlegges pakken

og som skal gi en oversikt til kunden hvilke varer som følger med. Ordreseddelen i FarmaPro fungerer også som pakkseddel.

• Faktura er en spesifisert salgsregning og det endelige bilagetsom kunden skal betale ut fra og som både kunden og leveran-døren må ha i sine regnskaper. Fakturering kan gjøres fortløpen-de etter hvert som ordren er ferdig ved å bruke straksfaktura, eller det faktureres f.eks. hver 14. dag eller en gang i måneden.

• Kreditnota er det motsatte av en faktura, dvs. kunden får fradrag for returnert eller feilsendt vare som er fakturert.

• Innbetalingsblankett blir brukt ved betaling. Denne følger gjerne med fakturaen, delvis utfylt.

Registrering av nye kunder OrdrekundeFor at du skal kunne lage en ordre til en kunde, må kunden være registrert som ordrekunde. Det gjør du ved å gå inn på Kunde i startbildet på FarmaPro. Ordrekunder kan være reseptkunder, in-stitusjoner eller andre, i FarmaPro kan du velge mellom følgende kundetyper:

• reseptkunde• rekvirent• institusjon• internkunde• diverse• refusjonsgivende instans• kommisjonær

Når du registrer en ordrekunde, får denne et kundenummer. Det er viktig at det ikke opprettes flere kundenummer på samme kunde.Da skjer det lett misforståelser i innbetalinger og reskontroføring. For å få til å fakturere må ordrekunden også registreres som faktu-rakunde, eller legges som underkunde til en annen fakturakunde. For eksempel et sykehjem med flere avdelinger, der vil sykehjem-met være fakturakunden mens avdelingene er egne ordrekunder.


262


263

FakturakundeSkal ordrekunden være fakturakunde, krysser du av for det. Mange av boksene kommer opp med faste forslag som du enten kan endre, eller de har faste innstillinger i apoteket.

BetalingsbetingelserDisse angir hvor lang frist kunden får på å betale. Det er oftest faste regler for betalingsbetingelser i kjeden eller i apoteket.

FakturaspesifikasjonAngir hva skal stå på fakturaen, ulike kunder har ulike ønsker om dette. Du kan velge mellom følgende alternativer:

• kun ordresummer• skjulte ordinasjoner• skjulte reseptkundenavn• ordrelinje + ordinasjon

Samlefaktura: Alle kundens ordrer samles på en faktura.Faktura rabatt: Velg om kunden skal få rabatt (valgfritt %) ved

større beløp enn det som angis.Fakturagebyr: Velg om kunden skal få fakturagebyr (valgfritt

%) ved mindre beløp enn det som angis.Autogiro: Kryss av hvis kunden bruker autogiro. Angi

kontonummer.Avtalegiro: Pengene trekkes rett fra kundens konto. Angi

kontonummer.Overkunde: Hvis kunden har en overkunde, vises navnet på

denne her.Purres: Fylles automatisk ut med det som apoteket har

lagt inn i innstillingene.Rentebelastes: Fylles automatisk ut med det som apoteket har

lagt inn i innstillingene.Fast frakttillegg: Fyll ut hvis det skal beregnes et fast frakttil-

leggPorto: Fylles ut hvis det skal beregnes et fast portotil-

legg.

Registrere en ordre Når vi har mottatt bestillingen registreres ordren, det kan i tillegg til ordreseddel tas ut en plukkliste der varene er anført med lagera-dresse. Resepter må registreres før det lages ordre. Både varer og resepter kan legges i ordre på samme måte som i kasse, ved alfasøk eller strekkodeskanning. Skanning gir størst sikkerhet for at riktig vare blir registrert, og bør foretrekkes som registreringsmetode. Or-dreseddelen leveres med forsendelsen/leveransen som pakkseddel

Fra startvinduet velger du Ordre/Faktura- knappen (Alt+0). I nav-nefeltet henter du fram kunden ved å skrive de første bokstavene i navnet og trykke linjeskift. Nå vil du få melding dersom det ligger le-veringsklare, restnoterte varer på kunden. Når du trykker F6 går du til registreringstabellen. Her kan du velge mellom Vare og Resept.

Du kan skrive varenummer eller søke varen opp med navn og legge inn antall bestilt. Linjeskift godkjenner varelinjen og fører til neste ledig linje. Det er også mulig å plukke varene først og så skanne dem inn i bestillingen. Du kan også skanne inn resepter el-ler søke dem opp med ekspedisjonsnummer.

Du lagrer ordren ved på klikke F12 og får opp vinduet Ordrebe-handling. Her kan du velge å skrive ut plukkliste, det er en liste med lageradressene til det som er bestilt. Du har også mulighet for å lage en straksfaktura dersom det er ønskelig, hvis ikke vil ordren ligge i systemet og legges til eventuelle andre ordrer til samme kunde.

EffektuereÅ effektuere vil si å gjøre ordren klar for fakturering. Så lenge ordren ikke er effektuert ligger den i FarmaPro merket Under registrering og den kan endres. Når ordren er effektuert kan den bare endres hvis ef-fektueringen oppheves. Du effektuerer ved å stå i Ordre/Faktura, og fra Ordre-menyen velger du Effektuere – Flere ordre. Her velger du hvilke ordrer som skal effektueres, vanligvis fra en bestemt periode. Før du starter effektueringen kan du se på utvalget ved å velge Vis-knappen (Alt+v). Er alt i orden, velger du Start effektuering. Når ordrene er ferdig effektuert, viser FarmaPro deg en effektueringsrapport. Lukk vinduene (Alt+F4). Dersom du må endre en ordre etter at den er effektuert, kan du gjøre det ved å velge Opphev effektuering fra Ordre-menyen.

Oppgjørslistene til NAV, helseforetak og Jernbanepersonalets Hjelpefond effektueres automatisk. For alle andre ordrekunder må du effektuere ordrene før du kan skrive faktura. Dette kan du gjøre når du registrerer ordren, men det vanlige er å samle opp flere or-drer og effektuere dem samtidig.

FakturereDu kan også fakturere samtidig som du registrer ordren (straksfak-tura), men det vanligste er å samle opp ordrene og skrive ut faktu-raene for eksempel en gang i måneden. Ordrene må være effektuert før de kan faktureres.

Fra startvinduet velger du Ordre/Faktura og fra Ordre-menyen vel-ger du Fakturere. Velg også om du skal ha med Forsendelser i faktu-reringen. Velg hvilke ordrer som skal faktureres. Du kan velge ordrer basert på kundetype, kundegruppe, navn, profil eller ordrenummer.Hvis du klikker på Vis utvalg, ser du en liste over ordrer som er ef-fektuert, men ikke fakturert. Angi hvilken fakturadato som skal stå på


264


265

fakturaene. Her er det viktig å være nøye for fakturajournalen følger månedsoppgjøret og vi må fakturere i riktig periode. Er vi kommet over i ny måned må du tilbakestille fakturadato til siste dag i forrige måned slik at fakturaene kommer inn undre riktig periode.

Velg Start fakturering og fakturaene skrives ut. Etter fakturerin-gen er ferdig, bør du skrive ut en kvitteringsliste for å sjekke at alle ordrene er blitt fakturert. Fra vinduet Ordreregistrering velger du Rapporter – Kvitteringsliste. Kryss av Under registrering, Effektuert og Fakturert. Er det ordrer der som ikke er fakturert, må du hente de ut og fakturere dem.

Regnskapsfører skal ofte ha en fakturajournal når du er ferdig med å fakturere for perioden. Denne finner du ved å stå i vinduetOrdreregistrering og velge Rapporter – Fakturajournal. Du vel-ger periode og hvordan journalen skal sorteres og velger Skriv ut (Alt+o).

Fakturaene skrives ut i stigende nummerrekkefølge. Kopi av fakturaene arkiveres kronologisk.

APOKAPOK er navnet på Helsedirektoratets program for elektronisk kon-troll av regninger som er innført mellom apotek, bandasjistforret-ning og Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) i NAV. Programmet er plassert ute hos apotek og bandasjistforetninger slik at regnin-gene blir kontrollert før de sendes til HELFO. HELFO har følgende lokale oppgjørskontor: Oslo, Øst, Sør, Vest, Midt og Nord. Apote-kene henvender seg til sitt lokale oppgjørskontor med spørsmål og refusjonskrav. Prisene på legemidler fastsettes i Legemiddelverkets

preparatliste og Mattilsynet vedlikeholder listen over godkjente næringsmidler til spesielle medisinske formål.

APOK er koplet mot resepturmodulen i FarmaPro slik at når du har registrert en blåresept i FarmaPro, kan du trykke på APOK knap-pen på verktøylinjen for å kontrollere om resepten blir refundert slik du har registrert den. Får du OK, er alt i orden. Ved annen melding må du kontrollere om du har registrert riktig eller om avvisningen skyldes at ikke kunden har rett på refusjon, men må betale alt selv.

BlåreseptoppgjørNAV er via blåreseptordningen, apotekets største kunde, og det er viktig å ha gode oppgjørsrutiner for å sikre at apoteket får inn ute-stående beløp i tide.

Apoteket sender oppgjør til oppgjørskontoret, HELFO, to gan-ger i måneden. Før dette oppgjøret kan sendes, må prislisten opp-justeres. Dette gjøres på serveren ved å laste ned oppdateringen som ligger i NAF-data.

Når du skal ta et oppgjør av blåreseptene, starter du med en mid-lertidig liste av APOK oppgjøret. Det finner du ved å stå i reseptur-bildet i FarmaPro og åpne rapporter. Der finner du midlertidig liste,APOK og legger inn den aktuelle oppgjørsdagen, som er rundt den 15. hver måned og månedens siste dag. Når du har fått oppgjøret vist på skjermen, merker du av for Send og oppgjøret leses inn i Farma-Pro. Så trenger du en fakturaspesifikasjon, det finner du også i resep-turbildet, i rulleteksten under reseptur. En fakturaspesifikasjon er enliste som gir alle opplysninger NAV trenger om hver enkelt resept i oppgjøret. Du finner denne listen ved å klikke på resepturvinduetøverst til venstre og få opp rulleteksten. Klikk på fakturaspesifikasjonNAV og skriv denne ut. Så går du over til APOK-programmet og klik-ker på oppgjør og automatisk innsending og kontroll, fakturaen blir da lest inn til oppgjørsprogrammet. Oppgjøret sendes via et eget inn-sendingsprogram til HELFO. Deretter må du fakturere i FarmaPro slik at det blir ført i reskontro. Fakturering beskrives i neste avsnitt.

Selv om selve fakturaen og oppgjørslistene nå er sendt elektro-nisk, skal HELFO ha tilsendt de reseptene som er ferdigekspederte slik at de kan foreta kontroll av disse. Reseptene skal være sortert i alfabetisk orden på første bokstav i kundenes etternavn, men uten at vi må legge reseptene alfabetisk under hver bokstav.

ReskontroReskontro er en regnskapsmodul der hver enkelt kredittkunde har en konto. En konto kan enkelt beskrives som en T, der kolonnen på venstre side for den loddrette linjen kalles debet og høyre kolonne kalles kredit. Alle utsendte fakturaer føres på venstre side og innbe-talinger på høyre side.


266


267

Kundereskontroen blir automatisk oppdatert ved fakturering og kan brukes av apotekene til oppfølging av utestående fakturaer og til å lage purreskriv og beregne renter ved for sen innbetaling.

Alle inntekter blir ført til kredit og alle utgifter blir ført til debet. Alle eiendeler og krav blir ført til debet, all gjeld blir ført til kredit.

Når vi sender faktura til våre kunder blir fordringen ført til debet, og når betalingen kommer, føres den til kredit og postene avstemmes. Før dataalderen, var reskontroføring en manuell opp-gave, i dag oppdateres debet via FarmaPro når vi fakturerer, og nedlasting fra BBS (Bankenes betalingssentral) oppdaterer kredit. Systemet registrerer utestående fordringer, og kommer med pur-reforslag ved for sen innbetaling. I noen av kjedene er det kjedens regnskapskontor som tar seg av reskontroføring og purring.

Arkivering og makuleringMed arkiv i apoteket, menes oppbevaringssted for apotekets brev, dokumenter og regnskapspapirer.

Med arkivering menes oppbevaring av disse papirene slik at de blir oppbevart trygt og blir lett å finne igjen. I apotek er ikke doku-mentmengden større enn at det kan være hensiktsmessig å arkivere dokumentene i egne ringpermer eller mapper som igjen inndeles etter ønsket system.

Alfabetisk arkiv: Dokumentene arkiveres etter firmanavn ellerpersoners etternavn. Kopier av individuelle vedtak er eksempel på dokumenter som arki-veres alfabetisk

Kronologisk arkiv: Her arkiveres dokumenter fortløpende etter dato. Regnskapsbilag blir samlet pr måned og pr år, men må alltid ligge i nummerrekkefølge innenfor tidsperioden. Resepter som skal opp-bevares en bestemt tid i apoteket, som A-, B og H resepter legges kronologisk slik at det er lett å ta dem ut til makulering når perioden er ute. Møtereferater arkiveres også kronologisk.

Nummerisk arkiv: Regnskapsbilag arkiveres nummerisk. Hver bi-lagstype har egne nummerserier som kommer fram i regnskapet som bilagsnummer. Ut fra regnskapet kan man så finne tilbake til bilaget.Dokumentene vi hovedsakelig har ansvar for å arkivere slik, er ordresedler og fakturakopier.

Kalenderbasert arkiv: Det er vanlig at apoteket har arkiv til blå-resepter for kunder som ønsker å oppbevare reseptene sine i apoteket. Dette arkivet ordnes svært ofte etter kundenes fødselsdato.

Makulering vil si ødelegging eller tilintetgjøring av papir. Noen dokumenter inneholder følsomme opplysninger eller personopp-lysninger og må ikke komme på avveie. Mange apotek har egen makuleringsmaskin der slike dokumenter kvernes opp, andre har avtale med kjedekontoret om å sende materialet til makulering der. I apoteket makuleres alt papir med personopplysninger, så som utekspederte resepter, forkastede etiketter, kvitteringer med per-sonopplysninger osv.

Noen papirer skal oppbevares i et gitt tidsrom før de kan makuleres:• I følge regnskapsloven, skal alt regnskapsmateriale oppbevares i

minst 10 år etter utløpet av vedkommende regnskapsår. Det vil i praksis si at i tillegg til selve regnskapene, skal alle papirer som legitimerer bokføringen arkiveres. Slike dokumenter er utgående fakturakopier, regnskapsbilag, lønningsbilag, kasseoppgjørs-skjema, varetellingslister, oppgjørslister til NAV og Helseforetak, brev m.m.

• B-resepter skal oppbevares i ett år.• A-resepter skal oppbevares i tre år.

Oppgaver 67 Gjør rede for hvordan du lager en bestilling i FarmaPro 68 Forklar ordrebekreftelse, fraktbrev og pakkseddel. 69 Hva er en ordrekunde og en fakturakunde? 70 Hvorfor er strekkodeskanning en sikrere metode i registreringen enn

alfasøk? 71 Hva menes med å effektuere? 72 Hva er APOK? 73 Hva er HELFO? 74 Hva er reskontro? 75 Hva vil det si å arkivere? 76 Hvor lenge skal A resepter oppbevares?

Multidose

Multidose er maskinelt pakkede legemidler i doserte enheter. En multidose består gjerne av en forseglet pose med de forskjellige legemidlene som skal tas sammen til et bestemt tidspunkt. Posen er merket med hva den inneholder, pasientens navn og dato og tids-punkt for inntak. Brukerne får utlevert remser med poser etter et abonnementsprinsipp. Hver remse består av poser til 7,14 eller 28 dagers forbruk, alt etter hvordan avtalen med pasienten eller kom-munen er. Multidose er et hjelpemiddel for mennesker som selv ikke er i stand til eller ikke ønsker å håndtere sin egen medisine-


268


269

ring. Det kan være institusjonsbeboere, brukere av hjemmetjeneste eller andre som trenger hjelp fra noen uten helsefaglig bakgrunn til å få legemidlene sine til riktig tid. Multidose passer best til pasi-enter som står på fast medisinering slik at hyppige doseendringer ikke er påkrevd og er et system som krever godt samarbeid mellom pasient, pleiere, lege og apotek. Multidosesystemet gjør legemid-delhåndteringen tryggere da hver dose er kontrollert, dokumentert og forseglet. Dette gir en bedre organisert og mer ryddig håndtering av legemidlene. I tillegg frigjør det tid for sykepleiere som slipper å bruke tid til å etterfylle doseringsesker.

Legen forskriver legemiddelkort/resept som mottas i apoteket, gjennomgår farmasøytkontroll og fakses til multidoseleverandø-ren som oppretter et ordinasjonskort på den enkelte bruker. Dette inneholder en fullstendig oversikt over legemiddelregimet i tillegg til personopplysninger, foreskrivende lege(r) og tilhørighet. Lege-midlene pakkes maskinelt i dosepakning som blir levert til apo-teket. Prosessen hos multidoseleverandør gjennomgår flere farma-søytkontroller. På apoteket kontrolleres ordinasjonskortet i forhold til bestillingen før dosepakningene leveres sluttbruker.

Ved hver utsendelse av remsene registrer apoteket resepter. Alle legemidler på blå resept registreres på samme resept, og det samme gjør legemidler på hvit resept. Dersom pasienten bruker flere le-ger, blir det registrert en resept pr lege. Avhengig av dosering, vil hvert legemiddel registreres som en brøkdel av en hel pakning. Før apoteket kan starte leveranser av multidose til sine ordrekunder, må modulen Multidosedispensering legges inn i FarmaPro. Regis-

trering av ordre til multidose går via denne modulen til vanlig fak-turering.

Fordeler med multidose:• Det blir enklere å ta/gi legemidler til riktig tid og risiko for feil-

medisinering blir betydelig redusert.• Sykepleierne sparer tid på fylling og kontroll av dosetter.• Lagerhold av legemidler hos hjemmetjeneste og på institusjon

blir redusert.• Redusert kassasjon fører til at store summer spares både for

pasient og refusjonsinstanser.• Mulig misbruk av legemidler blir mindre.• Reseptrutinene blir enklere. Men systemet forutsetter nøye

oppdaterte ordinasjonskort og god kommunikasjon mellom forskriver, apotek og eventuell hjemmetjeneste.

LIS

Legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS) er en organisasjon som eies av de regionale helseforetakene. LIS har til oppgave å gjennomføre en konkurranseutsetting av sykehusenes legemiddelinnkjøp. LIS forhandler priser med legemiddelprodusentene på vegne av syke-husene ved å avholde anbudskonkurranser på utvalgte legemidler. Formålet for legemiddelinnkjøpssamarbeid er å legge grunnlag for avtaler på kjøp og levering av legemidler og andre apotekvarer etter oppdrag fra helseforetak og dermed redusere kostnader for disse produktene. LIS innhenter tilbud på alle legemidler som anvendes i helseforetakene. LIS varer bestilles på eget kundenummer i sy-kehusapoteket. Dette kundenummeret brukes kun til innkjøp til sykehuset og andre institusjoner. Publikumsavdelingen kan ikke selge varer fra dette varelageret, fordi dette er innkjøpt etter tilbud-spriser til sykehuset.

Spesialisthelsetjenesten er komplisert og skal dekke mange behov. Dette stiller krav til både kunnskap, logistikk og ressursbruk, men kanskje mest av alt trygghet for pasienter, pårørende, leger, syke-pleiere og samarbeidspartnere. Sykehusapotekene har en viktig rolle i dette.

Oppgaver 77 Hva er fordelene ved multidose? 78 Hva er formålet med LIS?


270


271

Forsendelse av legemidler

Norge er et langstrakt land og mange steder er det langt til apotek. Det finnes ordninger for å få tilsendt legemidler på resept. Lege ogtannlege kan sende, fakse eller ringe en resept til nærmeste apotek. Legen/tannlegen og kunden avtaler hvordan apoteket skal sende legemidlene til kunden.

• Forsendelsen kan være o i posten o med buss, tog eller båt o medisinutsalg

• Statens fraktrefusjonsordning dekker 50 % av fraktkostna-den dersom forsendelsen er nødvendig av geografiske for-hold, kundens fysiske eller psykiske helsetilstand eller an-dre omstendigheter som gjør utlevering i apotek til en særlig belastning. For noen legemidler som brukes ved kjønnssyk-dommer, immunsvikt og cystisk fibrose kan fraktkostnadendekkes fullt ut.

• Ved vedtak på yrkesskade kan også fraktkostnaden dekkes fullt ut.

Det er særskilte krav om aktelse for å sikre at forsendelsen kom-mer uskadet og uten kvalitetsforringelse til rette mottaker. (Apotekforskriften§ 11-1). Apoteket må ta hensyn til pakking og vurdere forsendelsestid og –måte ved forsendelse av legemiddel som krever spesielle oppbevaringsbetingelser. (Apotekforskriften § 11-2)

MedisinutsalgBakgrunnen for ordningen med medisinutsalg er vesentlig endret etter at dagligvareforretninger og andre kan selge mange av de sam-me legemidlene. Men det er fortsatt slik at apotek kan ha plikt til å ha medisinutsalg i områder der det er langt til nærmeste apotek eller medisinutsalg.

Et medisinutsalg er i apotekloven § 1-3 e) definert som et sepa-rat utleveringssted for legemidler som er underlagt et bestemt apo-tek. I forskrift om apotek, kapittel 6, heter det at et medisinutsalg skal bare etableres når SLV anser det nødvendig for å sikre forsvar-lig legemiddelforsyning. Avstand til apotek og andre medisinutsalg vektlegges samt lokale kommunikasjonsforhold. Medisinutsalg skal være tydelig skiltet med medisinutsalg og hvilket apotek som har ansvar for driften. Vareutvalget i medisinutsalget følger en liste som er utarbeidet av apoteket i samråd med kommunelegen. An-dre legemidler bestilles til enkeltkunder, apoteket får da bestilling i vedkommendes navn og pakker varen til denne.

Legemidler og andre varer som medisinutsalget mottar fra apote-ket, skal være påført apotekets navn, og så vidt som mulig bruks-rettledning og anvendelsesområde.

De ansatte i medisinutsalg er ikke helsepersonell, og skal ikke gi råd og veiledning, men de kan kontakte apoteket for faglig veiled-ning. Det skal ikke selges legemidler fra medisinutsalg til personer under 18 år. Det er krav om forsvarlig oppbevaring av legemidler og andre varer. Varer som er beregnet for salg i medisinutsalg, skal være apotekets eiendom og apoteket fastsetter utsalgspris på varene. I og med at medisinutsalgene ikke har personale med ekspedisjonsrett, må resepter sendes til apoteket for ekspedisjon. På apoteket skal re-septmedisinen pakkes inn særskilt for hver pasient. I apoteket blir dette kalt pakkeforsendelser. Ekspedisjon av slike medisinpakker stil-ler store krav til apoteket med hensyn til oppfølging og informasjon til kunden. Dette blir nærmere omtalt i punktene om fjernkunder.

Apoteket, ved driftskonsesjonæren er ansvarlig for å føre tilsyn med medisinutsalget og påse at varene har tilfredsstillende kvalitet og at driften av utsalget er forsvarlig. Apoteket skal ha en plan for faglig oppfølging av medisinutsalget og påse at utlevering av lege-midler og andre varer skjer i henhold til de retningslinjer som er gitt av apoteket. Det skal føres nødvendig tilsyn med medisinutsal-get minst en gang hvert år og dette skal dokumenteres. Det er ikke uvanlig at dette tilsynet foretas av en erfaren apotektekniker.

PakkekommisjonsordningenMange steder er pakkekommisjonsordningen knyttet til et medisin-utsalg. I tillegg finnes det pakkekommisjonærer som bare tar håndom reseptpakker. Årsaken til at det etableres pakkekommisjonærer er at det i mange kommuner med spredt bosetting kan værte langt til nærmeste apotek. Mange kunder må derfor få tilsendt reseptme-disin i posten eller få dem utlevert via en pakkekommisjonær. Re-septer til fjernkunder blir enten levert inn på apoteket, ringt inn via telefon eller telefaks eller tilsendt i posten. Reseptene til fjernkun-dene følger de samme prosedyrene for signering og kontroll som andre resepter. I tillegg må det legges ved nødvendig informasjon for at fjernkunden skal kunne bruke medisinen på riktig måte.

Dersom apoteket ikke kan levere den medisinen som er rekvi-rert, bør apoteket enten ta kontakt med rekvirenten for å ekspedere et alternativ eller gi kunden beskjed raskest mulig om at preparatet ikke kan leveres. Det er viktig at apoteket pakker medisinene ferdig i egne pakker til den enkelte kunde, slik at kommisjonæren ikke pakker om. Det må brukes en type emballasje som egner seg for den aktuelle forsendelsen.

Det finnes ingen krav eller forskrifter som regulerer pakkekom-misjonsordningen. Kommisjonæravtaler kan inngås der det er hen-


272


273

siktsmessig for apoteket, men SLV anbefaler at apoteket fører tilsyn med kommisjonærene en gang per år og gjennomgår prosedyrene for transport og mottak av pakkene. Legemiddelloven stiller krav til oppbevaringsforholdene for reseptpakkene som helst oppbeva-res i låsbart skap.

Informasjon til fjernkundenDet er viktig at fjernkundene får like god veiledning om riktig bruk av medisinene sine som de kundene som henter medisinene på apoteket. Det er imidlertid vanskeligere å gi god informasjon til fjernkunden. Selv om vi legger ved skriftlig informasjon som vi selv mener er god, er det ikke sikkert at kunden leser den. Noen apotek følger opp fjern-kundene ved å ringe dem opp noen dager etter at de har fått tilsendt medisiner, for å undersøke om kunden har fått god nok informasjon. En annen mulighet er å sende med visittkort der kundene blir oppfor-dret til å ta kontakt med apoteket hvis de har noe å spørre om.

Legemidler til skip

Levering av legemidler og annet utstyr til skip er en variert og interes-sant oppgave for apotek. Skip utgjør en sammensatt kundegruppe blant annet fordi det finnes mange typer skip, og fordi mannskapetom bord har forskjellig kunnskap om legemidler og legemiddelbruk.

Hvilke legemidler og utstyr som skal finnes om bord avhengerav skipets fart, hva slags fartøy det er, reisens lengde og størrelsen på mannskapet. Dette stiller krav til apotekene med hensyn til å kunne sette seg inn i kundenes behov for service. For å kunne yte god service til denne kundegruppen er det viktig at apoteket har erfaring med skipsmedisin, og at det har innarbeidet gode rutiner. Skipsleveranser er derfor en oppgave som egner seg best for apotek som har spesialisert seg på slike leveranser.

Regler for legemiddelleveranser til skipSkip er spesielle samfunn. De finnes i utallige varianter fra små fis-kefartøy til store cruise skip. Det som er felles for dem er at det kan være langt til nærmeste havn, og bare de færreste har lege/sykeplei-er om bord. Derfor må skip ha legemiddelforsyninger om bord som beredskap til de behov som måtte kunne oppstå. Overstyrmann og kaptein har sykdoms- og legemiddellære i utdanningen sin og er ansvarlig for legemiddelbeholdningen om bord.

Vi har egne forskrifter som gjelder for levering av legemidler til skip, «Forskrift om skipsmedisin». Forskriften har som formål å si-kre at det om bord påskip finne skipsmedisin som er nødvendig forå ivareta arbeidstakernes og passasjerenes helse og sikkerhet. For-

skriften skal bidra til forsvarlig anskaffelse, oppbevaring, utlevering og kontroll av skipsmedisin. Forskriften gir bestemmelser om an-skaffelse, oppbevaring og bruk av legemidler m.v., og den fastsetter hva som skal finnes om bord på norske skip av legemidler o.l. forå ivareta arbeidstakernes og passasjerenes helse og sikkerhet. For-skriften gjelder for alle norske skip, også for fiske- og fangstfartøyerbortsett fra enkelte unntak som er nevnt i forskriften. Ett slikt unn-tak er skip i fast rute med en reisetid på under en halv time.

Legemidler og utstyr som skal finnes om bordKapittel III i forskriften omhandler mengde av legemidler og me-disinsk utstyr som skal finnes om bord. Skip som omfattes av for-skriften, skal være utstyrt med skipsmedisinenhet av den type som bestemmes ut fra fartøysgruppe og antall arbeidstakere om bord. Forskriften inneholder også bestemmelser om førstehjelpsutstyr som skal finnes om bord, og hva som skal finnes om bord i red-ningsbåter og redningsflåter.

Rekvirering av legemidler til skipRekvirering av legemidler til skip skal foretas skriftlig av skipsfø-rer, rederi eller den legen som er tilknyttet rederiet eller ansatt om bord. Detaljene i bestemmelsene om rekvirering til skip finner dui utleveringsbestemmelsene og i skipsmedisinforskriften. Leveran-sene til skip er ofte store, de er underlagt andre bestemmelser enn det øvrige resepturarbeidet, og det er ofte kort frist for levering. Dette er en av grunnene til at enkelte apotek har spesialisert seg på leveranser til skip. Som for alt annet ekspedisjonsarbeid i apoteket er det viktig at arbeidet med skipsleveranser er organisert på en praktisk og effektiv måte. Vanligvis vil det blant annet si at ekspe-disjonen foregår ved en egen arbeidsplass eller ved arbeidsplassen for leveranser til sykehjem o.l.

Hva trenger apoteket for å kunne ekspedere skipsmedisin?Leveranser til skip krever en del utstyr som det er viktig at apoteket har på lager:

• Forskrift om skipsmedisin i gyldig utgave-• Skipsmedisinetiketter, noen apotek har eget program der de

kan skrive ut skipsmedisinetiketter.• Bestillingslister til bruk ved ettersyn om bord. Fartøyene

klassifiseres i gruppe A,B eller C og listene beskriver hvilkelegemidler skipsmedisinenhetene på de enkelte skipsgrupper skal ha om bord. Listene er vedlegg 1 til forskriften. Vedlegg 2 beskriver medisinsk materiell som skal inngå i enhetene.

• Forseglingsutstyr.• Livbåtbokser, førstehjelpskofferter etc.


274

Emballasje og merkingIfølge forskriftene skal legemidler m.v. være pakket i solid og hen-siktsmessig emballasje som tydelig angir legemidlets generiske navn. Legemidlenes etiketter skal dessuten være påført apotekets navn, holdbarhetsdato og oppbevaringsbetingelser, og den bruksanvisnin-gen som er angitt i vedleggene. Art og mengde av virkestoff skal framgå av merkingen. Merkingen skal være på norsk og engelsk.

Ettersyn og kassasjonIfølge forskriften skal legemiddelbeholdningen om bord underlegges sakkyndig ettersyn minst en gang hver 12. måned. Med sakkyndig menes farmasøyt eller lege. Dette er tjenester som apoteket leverer. Da går farmasøyten om bord, svært ofte sammen med en apotektek-niker, og kontrollerer at skipsmedisinen er i samsvar med forskriften. De kontrollerer at oppbevaringen er korrekt og sjekker holdbarhets-datoer. De sjekker også at dokumentasjon på utlevering er i orden og at narkotikabeholdningen er i samsvar med kontrollboken. Lege-midler som er utgått på dato tas ut til destruksjon og erstattes.

Ettersynet dokumenteres av farmasøyten og dokument på utført ettersyn oppbevares om bord og er en del av internkontrollen på skipet.

Olje- og boreplattformer

Olje- og boreplattformer er unntatt fra skipsmedisinforskriften. Helsetjenesten om bord på plattformer skal kunne ta seg av fore-byggende helsearbeid, enkle lidelser og mindre ulykker. Alle platt-former har helsekontor med sykepleier om bord. De er også til-knyttet en legevaktordning i land.

Oppgaver 79 Hva skiller et medisinutsalg fra et apotek? Hvem har tilsyn med

medisinutsalg? 80 Hvilke forskjeller er det mellom legemiddelsalg i dagligvarefor-

retninger og apotek/medisinutsalg? (Stikkord: lovkrav, tilgjengelighet, sortiment, personale.)

81 Foreslå to tiltak som kan øke sannsynligheten for at informasjon om riktig legemiddelbruk når fram til fjernkunden.

82 Diskuter fordeler og ulemper ved at kunder får reseptpakker utlevert via pakkekommisjonær.

83 Hva er årsaken til at pakkene til hver fjernkunde skal pakkes for seg påapoteket?

84 Forklar hvorfor vi har forskjellige typer skipsmedisinenheter. 85 Hva trenger apoteket for å ekspedere skipsmedisin? 86 Hvor ofte skal legemiddelbeholdningen ettersees?

Administrasjon og håndtering av varer...Administrasjon og håndtering av varer 211 Noe av det...

Documents

Transcript of Administrasjon og håndtering av varer...Administrasjon og håndtering av varer 211 Noe av det...