Administración por objetivos.DOC

7/24/2019 Administracin por objetivos.DOC

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ADMINISTRACINI__________________________________

Tema 3

Administracin por objetivos

Material didctico digitalizado para la enseanza de la Administracin en la Arqitectra!

"S#pro$ecto %A%IM& &N'()((*+

Responsable acadmico: Dr. Jorge Quijano Valdez


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,ndice

Introduccin (3)3.1 Identificacin de necesidades y/o problemas ()3.! "eterminacin por objetivos (11)3.3 #l proceso administrativo (1)

3.3.1 #lemento motor del proceso administrativo (1)3.3.! $a comunicacin (1%)3.3.3 $a toma de decisiones (1&)

'reuntas uiadas (1)*espuestas (se+n el compilador) (!,)-losario de trminos (!1)

iblioraf0a y lecturas recomendadas (!!)

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Introdccin

#n trminos de oraniacin del tiempo2 actividades y eficiencia terminal en

el manejo del ue4acer aruitectnico2 la complejidad es fundamental y oblia a la

identificacin previa de necesidades y/o problemas. #l aruitecto en funciones de

administrador debe ser muy cuidadoso en el tratamiento de esa complejidad para

lorar una administracin por objetivos ue le permita llevar a cabo y concluir con

5ito el reto ue plantea un proceso administrativo pactado anteriormente con el

propietario.

6omo ver7 el lector2 e5isten diversas escuelas de pensamiento ue definen ala administracin por objetivos2 no obstante2 lo cierto es ue un aruitecto en

funciones debe reconocer la importancia de la comunicacin y la responsabilidad

ue le impone el poder y tomar decisiones cuando se enfrenta a la complejidad en

estos retos.

"ebido a esto2 se plantean principios b7sicos de la actividad de oraniacin

ue seuramente ser7n de inters y mover7n a su aplicacin pr7ctica por parte del

lector2 es decir2 el estudiante de aruitectura ue se ocupa en sus tareas del taller de

aruitectura y 89por u no:8 en su vida diaria.

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*-. Identi/icacin de necesidades $0o pro#lemas

#n la sociedad moderna la administracin 4a lleado a ser un elemento

complementario2 indispensable para la mayor parte de las profesiones. Todo

profesional (aruitecto2 ineniero2 u0mico2 etctera) tiene ue trabajar casi

necesariamente en el seno de aluna oraniacin2 de a40 ue en todas las carreras

sea normal ue se impartan alunos conocimientos elementales de administracin.

#l aruitecto2 por su parte2 se interar7 a una empresa o institucin para ejercer2 o

bien2 asesorar7 a sus clientes y a sus respectivas oraniaciones desde sudespac4o2 lo cual justifica para l un aprendiaje de ciertos conocimientos sobre la

administracin.

#l aruitecto en la funcin de administrador de los recursos del cliente o

propietario2 en la medida en ue se encara de coordinar tcnicamente la accin de

uienes laboran en su oraniacin 8p+blica o privada8 para el loro de los fines

ue esa oraniacin se propone2 realia una serie de funciones ue dependen de

su capacidad primera de identificar el encaro en la oportunidad de resolvernecesidades y/o problemas.

4

JERARQUIAS DE !S"A#ES $%SI&!S DE U#A!R'A#I(A&I)#* E+"RESA !DES"A&,! "R!-ESI!#A

A66I;


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A4ora bien2 las funciones del aruitecto administrador son especialmente

importantes cuando la operacin administrativa est7 uiada por objetivos. #ste

trmino2 administracin por objetivosB2 fue introducido al vocabulario del ejercicioprofesional por 'eter "rucCer en su libro /e"rac0ice o1 +anagemen0. A partir de

entonces2 muc4os analistas de la administracin 4an contribuido con obras

importantes a la definicin de la administracin por objetivos (A';2 en adelante).

'or ejemplo2 "oulas =. =4erDin suiere ue consideremos a la A'; desde el

punto de vista de la oraniacin2 con lo cual2 se+n l2 podr0an desarrollarse un par

de conceptos adicionales ue aseurar0an el 5ito a esta clase de ejercicios

administrativos.$a oraniacin en servicios profesionales de aruitectura2 se+n las teor0as

contempor7neas2 es una estrateia para alcanar un propsito especificado2 lueo2

si el propsito especificado es alcanar objetivos2 la estrateia eleida ciertamente

volver7 factibles las siuientes posibilidades creativasE

1. #l reconocimiento de ue un +nico tipo de oraniacin probablemente no resulte

adecuado para todo tipo de objetivos permitir0a ue la estrateia 4iciera diferencias

para diversos tipos de objetivos.

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$os objetivos deben cumplir ciertascondiciones.

"eben de ser espec0ficos y e5presarclaramente u se pretende alcanar.


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!. $a estrateia reconocer0a ue las actividades de un profesionista aruitecto no

pueden satisfacer la mayor0a de los objetivos 8y2 con certea2 no pueden satisfacer

los m7s importantes82 sino ue se necesitan las contribuciones coordinadas devarias personas para desempeFar la tarea.

6omo enseFa =4erDin2 es f7cil distinuir cuando menos dos tipos de

objetivos en las oraniaciones. #l primero es mantener est7ndares de rendimiento

predeterminados en los sistemas y funciones repetitivos del neocio. #l seundo es

propiciar cambios para mejorar el neocio. 'or simplificar2 llamemos a los primeros

objetivos del rendimiento de las funcionesB u objetivos del mantenimiento delrendimientoB y a los seundos objetivos de cambioB u objetivos para el

mejoramientoB.

Aclaremos esta diferencia con un ejemplo. #l mantener la calidad de

presentacin de un diseFo a un nivel ya propuesto2 cuando la capacidad para

alcanar dic4o nivel ya 4a sido demostrada2 es un objetivo del rendimiento de una

funcin.

#l reducir las cantidades de dinero por astar a un nivel ue a+n no 4a sido

alcanado es un objetivo de cambio.

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$os objetivos deben de sersusceptibles de ser medidos yevaluados en trminos de tiempo2

costo2 cantidad y calidad.

Gundamentalmente se clasifican dostipos de objetivosE

81#2eti3os de rendimiento-81#2eti3os de me2oramiento.


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*esulta evidente ue la estrateia 8y2 por tanto2 la administracin8 para

mantener un objetivo de presentacin adecuado ser7 diferente de la estrateia y la

oraniacin necesarias para superarlo. #l mantenimiento de un objetivo delcumplimiento ui7s slo e5ija ue las personas ue contribuyen a l se apeuen

cuidadosamente a sus obliaciones y procedimientosE la restriccin de recursos

acorde con los l0mites establecidos2 el costo final en el momento de entrear2 las

acciones por cobrar lo pactado2 la r7pida solucin de los problemas con clientes2

etctera. $as funciones de diseFo2 dibujo2 presentacin y entrea en tiempo2 costo y

calidad deben de coordinarse para este objetivo de manera m7s o menos rutinaria.

'or otra parte2 el loro de un mejor nivel de utilidades reuiere ciertasactividades conoscitivas y creativas adem7s de2 probablemente2 alunos cambios

de pol0ticas2 procedimientos2 personal2 autoridades o inversiones.

A4ora bien2 si el objetivo es reducir el rieso del costo final por cobrar2 se

necesita una serie diferente de acciones tales como los an7lisis de las e5periencias

pasadas2 con objeto de determinar si los proveedores y prestadores de servicios o

los clientes morosos deben ser suprimidos2 si deben fijarse l0mites contractuales

m7s altos o si es preciso tomar decisiones para levantar o aumentar las sanciones y

cambiar de proveedores y prestadores de servicios o de clientes.

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$os objetivos deben de ser consistentes2 acordes con los fines

enerales y particulares o personales.


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#n este caso2 adem7s de las funciones de rendimiento rutinarias2

probablemente se necesite 4acer uso de asesoramiento especialiado de aboados2

contadores2 fiscalistas y actuarios para lorar ue los objetivos fijados alcancen unnuevo nivel de rendimiento. #s as0 como se evidencia la necesidad de una

oraniacin diferente2 ue proporcione estas aportaciones para lorar los objetivos

de cambio.

$a oraniacin es diferente2 por supuesto2 no slo trat7ndose de es0osdos

tipos de objetivos2 sino tambin en el caso de 0odos 2 cada unode los objetivos.

Todos los objetivos de mejoramiento de funciones tienen en com+n ue laoraniacin de cada uno de ellos es m7s o menos permanente2 y ue

constantemente se busca cada uno con un proceso de cooperacin entre funciones.

'or otra parte2 todos los objetivos de cambio tienen en com+n ue la oraniacin

ue puede propiciarlos es temporal2 dura 4asta ue se 4a alcanado y demostrado

el nivel nuevo.

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$os objetivos deben ser alcanables2realistas2 y posibles de lorar en unmarco de referencia raonable .

'ara ser alcanables y cumplirse2 noimporta ue sean fijados en un nivelinferior.


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$os objetivos de rendimiento implican un procesoH los objetivos de cambio

implican un proyecto.

#l ejemplo planteado ilustra cmo rara ve el loro de un objetivo es el

resultado de la contribucin de una sola persona2 sino m7s bien ue se necesita la

cooperacin de varias funciones. =i pensamos un momento en los objetivos de

calidad2 produccin2 mantenimiento y seuridad2 y pr7cticamente cualuier objetivo

importante2 veremos ue lo mismo puede decirse de cualuiera de ellos. 'or ende2

su realiacin es alo muc4o m7s complejo ue la mera distribucin de objetivos2 de

uno en uno2 entre los diferentes componentes de una oraniacin. =in embaro2 laimposibilidad para reconocer el aspecto multifuncional de los objetivos podr0a

e5plicar alunos problemas ue presentan los proramas convencionales de la

A';.1

emos visto2 pues2 la complejidad ue en trminos oraniativos representa

la identificacin de necesidades y/o problemas. A4ora nos toca e5aminar las

funciones del aruitecto administrador de su propia actividad profesional2 en cuanto

a la determinacin por objetivos.

1 =4erDin2 "oulas =.2 Administracin de los objetivosB2 en Gernando Arias 6astaFeda y #st4er*am0re Jorales2Adminis0raci3n2 J5ico2 ?


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*-) Determinacin por o#2eti3os en el qe4acer arqitectnico

"e acuerdo con lo dic4o por el licenciado Aust0n *eyes 'once2 y aplicado anuestro ue4acer profesional2 cu7les sean las funciones del aruitecto en funcin de

autoadministrador pueden definirse conforme a la tradicin terica de la escuela

operacional o del proceso administrativo. As02 en cuanto a la determinacin por

objetivos esta escuela afirmaE

$os objetivos se establecer7n de acuerdo con la naturalea del servicio

profesional de ue se trate2 e incluso con los puntos de vista ue adopten los

dirientes de la oraniacin. 'ara la fijacin de esos objetivos e5isten tcnicas declasificacin se+n su trascendencia2 amplitud2 y el nivel en ue se tomanH cmo se

coordinan los enerales o estraticos con los operativos o de realiacin y con los

intermedios o tcnicosH cu7l es la profundidad a ue va lleando cada uno. $os

objetivos son fines2 y cada fin pr5imo est7 liado en calidad de medio a los fines

m7s remotos2 distinuindose as0 los propsitos2 misiones2 objetivos y metas.

#5isten relas sobre cada uno de estos tipos de objetivos y la forma de fijarlosH su

aplicacin 4ace ue sean mejor encontrados2 mejor fijados y mejor alcanados.

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Identificacin del problemaE Indicaru es lo ue se va a 4acer2 dndese va a poner especial nfasis y ues lo ue se va a obtener. (*omo2Luan Januel2 ar.2 Apuntes declaseB2 J5ico2 ?


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'ara lorar los objetivos dentro de las estrateias y pol0ticas fijadas2 el

aruitecto administrador necesita formular planes2 para lo cual cuenta con una serie

de clasificaciones y tcnicas a fin de ue dic4os planes sean lo m7s realistas y

alcanables. Ante todo2 el aruitecto en funciones de administrador especifica los

planes a laro2 mediano y corto plao y los armonia para ue tenan la mayor

efectividad posible. "entro de sus planes2 el aruitecto administrador realiar7 los

proramas ue fijan principalmente el tiempo y el momento en ue cada una de las

actividades debe llevarse a cabo2 de los presupuestos2 ue son los mismos

proramas2 pero cuantificados del mejor modo posible2 ya sea con la mera

e5presin numrica dando los presupuestos no financieros (por ejemplo2 los detiempo de ejecucin de un trabajo de diseFo o de edificacin) o bien cuantificando

en dinero2 lo ue constituye los presupuestos financieros.

#n eneral2 deber7 recordarse ue los objetivos deben cumplir con las

siuientes condicionesE

8=er espec5/icos-Mue e5presen con claridad lo ue se pretende alcanar.8=ermensra#les-Mue sean susceptibles de evaluacin en trminos de

tiempo2 cantidad2 costo o eficiencia.8=erconsistentes-Mue se 4allen acordes con los objetivos enerales y las

pol0ticas de la empresa2 as0 como con los objetivos personales.8=er alcanza#les-Mue sean realistas y2 por consiuiente2 representen alo

ejecutable en un marco raonable de referencia. (#sto2 sin embaro2 no implica uese fije a un nivel muy inferior para ue se cumplan los objetivos.) !

2*eyes 'once2 Aust0n2 9Mu es un administrador:B2 en Aust0n *eyes 'once y colaboradores2 Eladminis0rador de empresas* 45u /ace62 J5ico2 Al4ambra Je5icana2 1!2 3N edicin2 pp. 13K!O.

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$0neas de accin alternativas o determinarcaminos por los cuales tambin puedanalcanarse los objetivos. (*omo2 LuanJanuel2 ar.2 ibid.)

#valuacin de l0neas de accin alternativasen funcin de los objetivos finales y de

acuerdo con el entorno2 como sonEpresupuestos2 riesos2 adaptacin a cortoy laro plaos. (*omo2 Luan Januel2 ar.2ibid.)


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6&RAR78IAS D& 91S TI%1S D& %9AN&S :;SIC1S

1:6&TIACIN

&M%R&SARIA9

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=eleccin de la l0nea de accinen la adopcin del plan definitivo2o de varias para lorarlo mejor.(*omo2 Luan Januel2 ar.2 ibid.)

1:6&TI


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Gormulacin de planesderivados para lorar elplan b7sico. (*omo2Luan Januel2 ar.2 ibid.)

CAM:I1S D& C1M%1RTAMI&NT1 D&

C O M P O R T A M I E N T O

CR&&NCIAS

A % T I T 8 D & S


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*-* &l proceso administrati3o

3.3.1 Elemento motor del proceso administrativo. Rste es el de laplaneacin2 es decir2 la determinacin de un trabajo 4a realiar mediante las

siuientes actividadesE

1. "efinicin de la ran de e5istir (naturalea y alcance del trabajo).

!. #stimacin de lo ue puede acontecer en el futuro.

3. "eterminacin de objetivos y metas 8alo de lo ue ya 4emos 4ablado.

O. #stablecimiento de planes y estrateias de accin (formas de conseuirresultados).

. "eterminacin de los recursos reueridos para obtener los resultados

predeterminados (elaboracin del presupuesto).

S. #stablecimiento de procedimiento (determinacin de mtodos y

procedimientos sistematiados para realiar el trabajo).3

$o ue se pretende obtener se lora mediante la aplicacin de pol0ticas2

procedimientos2 relas2 presupuestos2 proramas y estrateias a establecer en el

desarrollo de las as0 denominadas etapas de la planeacinB2 ue sonE

3*omo2 Luan Januel2 ar.2 Apuntes de claseB2 J5ico2 ?


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1. Identificacin del problema.

!. #stablecimiento de premisas.

3. "eterminacin de l0neas alternativas de accin.

O. #valuacin de las l0neas alternativas de accin.

. =eleccin de la l0nea de accin.

S. Gormulacin de planes derivados.O

Tomando en cuenta estas cuatro etapas2 podemos enunciar O principios b7sicos

aplicables a la planeacinE

1. 'rincipio de contribucin a los objetivos.

!. 'rincipio de primac0a.

3. 'rincipio de penetracin.

O. 'rincipio de eficiencia.

=in embaro2 la organizacintambin es vital para la correcta ejecucin del

proceso administrativo. #n trminos muy enerales2 la oraniacin comprende los

siuientes aspectosE

4Ibid.5Ibid.

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$;= & '*I


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1. 6lasificacin y divisin del trabajo en unidades administrables.

!. #structuracin de la empresa arupando el trabajo por su naturalea para una

produccin efica.

1. #stablecimiento de las condiciones materiales para ue e5ista un trabajo efectivo

de rupo entre las unidades oraniacionales.S

'ero la oraniacin no funciona correctamente cuando no arantia una

interacin ue determine las necesidades del personal y aseure su disponibilidad

para la ejecucin del trabajoH esto se lora en los siuientes pasos sucesivosE

1. An7lisis del trabajo para conocer las necesidades de capacitacin del personal

ue se reuiere.

!. *eclutamiento2 seleccin e induccin a la empresa de las personas ue se 4an

identificado dentro de las unidades oraniacionales ue componen la estructura de

la empresa.

3. "esarrollo de los recursos 4umanos2 o sea2 el ofrecimiento de oportunidades a los

empleos y trabajadores para ue desarrollen sus propias capacidades en relacin

con las necesidades de la oraniacin.

6Ibid.

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%) "rincipio de la comunicaci3n*.7Tambinllamado de la coordinacin2 establece uecada puestoKrupo de trabajo debe tenercanales de comunicacin claramentedefinidos y formales. (*omo2 Luan Januel2ar.2 ibid.)

Comnicacin


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3.3.2 a comunicacin. #l establecimiento de la comunicacin en un

proceso administrativo es una funcin b7sica de la direccin. #n efecto2 el director

administrativo es responsable por el comportamiento 4umano necesario para el

cumplimiento de los objetivos y las metas de una empresa2 por medio deE

1. $a asinacin de cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas

espec0ficas encomendadas a ellos2 de tal manera ue se delimite con precisin

la responsabilidad de trabajo ue tienen.

!. Influir en la motivacin de las personas para ue trabajen en la forma

deseada2 momento en el cual2 propiamente2 la comunicaci3n es es0ablecida.3. 6oordinar el loro de los objetivos individuales y colectivos.

3.3.3 !oma de decisiones. "esde lueo2 esta funcin corresponde tambin

a la direccin puesto ue el control2 es decir2 aseurar el cumplimiento efectivo de

los objetivos pro40be dejar al aar el desenvolvimiento del proyecto administrado. $a

direccin2 pues2 controla ui7ndose por las siuientes prescripcionesE

1. #stablecer est7ndares2 de tal suerte ue tenamos normas de ejecucin efectiva

en la consecucin de los objetivos.

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89 "rincipio organiza0io de ladelegaci3n.8 #stablece ue laautoridad2 en la toma de decisiones2debe delearse 4asta el punto m7s bajoen el ue pueda ser efectiva la decisin.(*omo2 Luan Januel2 ar.2 ibid.)


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!. #valuar lo realiado y contrastarlo con la ejecucin y los resultados planeados o

esperados. (#sta evaluacin implica necesariamente una medicin de la ejecucin.)

3. P2 por supuesto2 tomar las decisiones correctivas con el fin de optimiar la

ejecucin de los objetivos.

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%regntas giadas

1. 9Mu entendiste por el trmino administracin

por objetivosB en el ue4acer aruitectnico:!. 9'oru es la oraniacin importante ennuestra actividad profesional:3. =e+n "oulas =4erDin2 es f7cil distinuircuando menos dos tipos de objetivos en lasoraniaciones profesionales. 96u7les son stos:O. 96u7les son las condiciones ue2 en eneral2deben cumplir los objetivos:5. 96u7l es el elemento motor del procesoadministrativo:

S. 96u7les son las actividades mediante las cualesdic4o motor administrativo 4a de determinar untrabajo:%. #n una oraniacin profesional2 9a uincorresponde el establecimiento de la comunicacinen un proceso administrativo:&. #l aruitecto como director en funcinadministrativa es responsable por elcomportamiento 4umano necesario para elcumplimiento de los objetivos y las metas de una

empresa. #sto2 9por u medios lo consiue:. #n una oraniacin profesional o empresarial29a uin corresponde la funcin de la toma dedecisiones: 9'or u:

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Respestas "seg@n el compilador+

1. A criterio del alumno.!. 'orue constituye una estrateia para alcanar un propsito especificado.

3. #l primero es mantener est7ndares de rendimiento predeterminados en los sistemas y funciones repetitivos del neocio. #l

seundo es propiciar cambios para mejorar el neocio. 'or simplificar2 llamemos a los primeros objetivos del rendimiento de las

funcionesB u objetivos del mantenimiento del rendimientoB y a los seundos objetivos de cambioB u objetivos para el

mejoramientoB.

O. $os objetivos deben serE espec0ficos2 mensurables2 consistentes2 alcanables.

. #l de la planeacin2 es decir2 la determinacin de un trabajo a realiar mediante actividades.

S. "efinicin de la ran de e5istir (naturalea y alcance del trabajo)2 estimacin de lo ue puede acontecer en el futuro2

determinacin de objetivos y metas2 establecimiento de planes y estrateias de accin (formas de conseuir resultados)2

determinacin de los recursos reueridos para obtener los resultados predeterminados (elaboracin del presupuesto)2 y

establecimiento de procedimiento (determinacin de mtodos y procedimientos sistematiados para realiar el trabajo).

%. A la direccin.

&. 'or la asinacin de cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas espec0ficas encomendadas a ellos2 de tal manera

ue se delimite con precisin la responsabilidad de trabajo ue tienenH por influir en la motivacin de las personas para ue trabajen

en la forma deseada2 momento en el cual2 propiamente2 la comunicaci3n es es0ablecida2 y por coordinar la consecucin de losobjetivos individuales y colectivos.

. A la direccin2 porue el control2 es decir2 aseurar el cumplimiento efectivo de los objetivos pro40be dejar al aar el

desenvolvimiento del proyecto administrado.

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=losario de trminos

ComnicacinTransferencia de informacin de una persona a otra2 siempre ue el receptorcomprenda.

ControlGuncin administrativa ue consiste en medir y correir el desempeFo individual yoraniacional para aseurar ue los acontecimientos se adecuen a los planes.Implica medir el desempeFo con metas y planes2 mostrar donde e5istendesviaciones de los est7ndares2 y ayudar a correirlas.

&/icacia6onsecucin de objetivosH loro de los efectos deseados.

&/iciencia$oro de los fines con la menor cantidad de recursosH el loro de objetivos al menorcosto u otras consecuencias no deseadas.

&/ecti3idad#s la conruencia entre lo planificado y los loros obtenidos2 sin cuestionar si dic4osobjetivos son o no adecuados.

&n/oqe administrati3o de sistemasAn7lisis ue enfatia los conceptos de sistemas con amplia aplicabilidad. $ossistemas tienen l0mites2 pero tambin una influencia reciproca en el ambientee5ternoH es decir2 las oraniaciones son sistemas abiertos.

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:i#liogra/5a

Arias 6astaFeda2 Gernando y #st4er *am0re Jorales2 "dministracin2

J5ico2 ?

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