Administacion de proyectos

Universidad de Santiago de Chile Administracin y Gestin de Proyectos Mineros Departamento de Ingeniera en minas Primer Semestre 2008

Profesor: Claudio Rodrguez A. Ayudante: Claudia Valderrama T. 1

Administracin y Gestin de Proyectos

Objetivos:

Explicar la finalidad, el alcance y el valor de la metodologa. Presentar y explicar los procesos del mtodo, sus componentes y tcnicas. Brindar el conocimiento para que los participantes sean capaces de aplicar el mtodo en los proyectos.

Por qu los Proyectos tienen Problemas?

Falta de un Dossier que justifique el proyecto. Objetivos indefinidos o que sin consenso. Estimativa incorrecta de plazos y costos. Definicin y aceptacin inadecuada de las funciones. Falta de conocimiento en gestin de proyectos. Desempeo de los proveedores. Problemas tecnolgicos. Planificacin y coordinacin de recursos insuficientes. Falta de comunicacin y gestin de los agentes. Mtodos de medicin y control insuficientes durante el progreso. Falta de control de la calidad.

Claridad de los objetivos. Control del inicio, del progreso y del final del proyecto. Representacin y aporte de los agentes. Organizacin del proyecto con responsabilidades y autoridades bien definidas, as como la asignacin de recursos. Consenso acerca de las expectativas de calidad y desempeo. Canales de comunicacin bien definidos con el la generacin de informes esenciales evitando exageraciones. Limitacin precisa de las etapas como puntos de decisin. Gestin controlada del cambio. Monitoreo peridico del progreso contrastndolo con los planes y Dossier. Gestin de los desvos del plan. Gestin por excepciones, el mnimo necesario de reuniones.

Terminologa

Mandato del Proyecto: Son los trminos de referencia del proyecto. Dossier (Business Case): Justificativa del programa. Producto: Cualquier artculo entregable (creado o modificado). Agentes del Proyecto: Aquellos con inters en el proyecto. Director Ejecutivo del Proyecto: Director (o auspiciante). Cliente: Aquel que se beneficiar con los cambios. Usuario: Utilizar u operar el producto final. Proveedor: Es el grupo responsable por la entrega de los productos. Calidad: Desempeo (capacidad de atender necesidades). No-conformidad: Un producto que no atiende a los requisitos. Concesin: Un producto no-conforme aceptado por el Comit Directivo del Proyecto.

Beneficios de la Metodologa



Gestin de Configuraciones: Gestin de los activos de los productos del proyecto. Lnea de referencia: Versin aprobada (calidad verificada). Autoridad del Cambio: Grupo con la responsabilidad de ponderar acerca de los pedidos de Cambios. Tolerancias: Desvos aceptables del presupuesto y de los plazos (o alcance, calidad, riesgo, beneficio). Excepcin: Un desvo previsto ms all de las tolerancias. Paquete de Trabajo: Informacin que se le facilitar a aquellos responsables por suplir los productos. Punto de Control: Un examen del progreso del trabajo por parte del equipo. Lnea Crtica: Una lnea de actividades secuenciales que no admiten retrasos, pues ellos podrn perjudicar la conclusin de las actividades subsecuentes. Programa: Una cartera de proyectos.



Punto de Partida

Sirve para:

Crear el equipo de gestin del proyecto. Convertir el Mandato del Proyecto en el Sumario del Proyecto. Definir los objetivos del proyecto. Identificar cmo se proveer determinada solucin. Empezar a crear el Dossier y el Registro de Riesgos. Planificar la etapa inicial. Requerir la aprobacin para proseguir.

Finalidad:

Obtener el consenso respecto a: Qu se lograr con el proyecto Cmo el proyecto brindar los resultados Quines tomarn las decisiones Quines proveern los recursos y fondos Quines aprobarn la solucin

Resultados:

Organizacin del Proyecto (incluyendo descripciones de roles). Sumario del Proyecto (incluyendo expectativa del cliente acerca de la calidad y el descriptivo del caso de negocio). Aproximacin al proyecto. Plan de la Etapa de Iniciacin. Registro de Riesgos. Registros diarios.

Efectuando el Anlisis de los Agentes (Stakeholders) Involucrados

Identificar los agentes involucrados en el proyecto. Identificar sus necesidades y expectativas acerca del proyecto. Designar los agentes que debern estar representados en el Comit del Proyecto. Definir necesidades y expectativas clave que el proyecto debe cubrir para tener xito.



Organizacin del Proyecto

Finalidad: Nombrar individuos y grupos que tendrn roles especficos en una organizacin temporaria del proyecto, los cuales:

Representarn a los intereses de los distintos agentes involucrados. Tendrn poder de decisin. Administrarn el proyecto. Supervisarn al gerente del proyecto. Proveern fondos. Proveern recursos. Asegurarn que el proyecto pueda lograr los resultados aprobados. Manejarn estndares. Proveern servicios de soporte. Se encargarn de la Gestin de Configuraciones y del Cambio.



Gerencia Corporativa o del Programa

Ratifica los elementos claves del Mandato del Proyecto. Establece las responsabilidades de cada funcin. Identifica candidatos a Director Ejecutivo del Proyecto. El Director del Programa nombra al Director Ejecutivo del Proyecto.

Comit Directivo

Nombrado por la Gerencia Corporativa o del Programa. Responsabilidad y autoridad de la Gerencia Corporativa o del Programa (en general, a travs del Mandato del Proyecto). Provee la direccin general. Responsable por el xito del proyecto. No es una democracia el Director Ejecutivo es la autoridad. Responsable por la funcin de Garanta de la Calidad del Proyecto. Responsable por resolver problemas con entidades externas. La voz ante el mundo. Sus integrantes pueden cambiar a lo largo del proyecto.

Director Ejecutivo del Proyecto

Garantiza que el proyecto atienda las necesidades de la compaa. Asegura que el proyecto genere valor en trminos financieros. Administra el Dossier. Responsable por el proyecto en ltima instancia. Cuenta con el apoyo de los representantes de los usuarios y proveedores y debe equilibrar demandas conflictivas. Desarrolla y concretiza el Dossier (Posee el Dossier). Garantiza la organizacin y planificacin coherente. Monitora y controla el progreso del trabajo. Se encarga de la Garanta de la Calidad del Proyecto (puede delegarlo). Comunica e informa problemas a la Gerencia del Programa. Cierre del Proyecto y Anlisis Postproyecto. Identifica candidatos al puesto de Gerente del Proyecto. Nombra al Gerente del Proyecto. Confirma la nominacin a travs de la aprobacin de las Descripcin de los Roles por parte de la Gerencia Corporativa o del Programa y de los nombrados.

Representante de los Usuarios

Define los resultados deseados. Se certifica que la solucin atienda las necesidades del usuario. Asegura la objetividad de la solucin. Provee recursos de usuario. Representa a todos los que afectar el resultado del proyecto. Define las necesidades de todos los usuarios. Garantiza que la solucin atienda todas las necesidades dentro de las limitaciones del Dossier. Provee los recursos de los usuarios (y algunos productos). Define los Criterios de Aceptacin del proyecto. Provee la Garanta del Proyecto por el Usuario (puede delegarlo). Monitorea los productos comparndolos con los requerimientos. Un gran nmero de usuarios puede justificar un Panel de Usuarios.



Representante de los Proveedores

Entrega la solucin. Provee recursos y talento. Garantiza que la solucin sea realista. Cumple con el presupuesto, el cronograma y la calidad aprobada. Representa a aquellos responsables por crear y entregar los productos (responsables por el diseo, desarrollo, capacitacin, provisin e implementacin). Provee los recursos de proveedor. Mantiene el foco en el resultado del proyecto. Provee la Garanta del Proyecto por el Proveedor (puede delegarlo). Responsable por la calidad de los productos (puede delegarlo). Garantiza que la solucin sea realista y viable dentro de las limitaciones del Business Case.

Gerente del Proyecto

Autoridad que dirige el da da del proyecto en nombre del Comit Directivo del Proyecto segn las limitaciones aprobadas. Garantiza que los productos aprobados se entreguen dentro de los plazos, del presupuesto y con la calidad requerida. Responsable por un resultado que brinde los beneficios previstos en el Dossier.

Gerente de Equipo

Opcional. Responsable por Administrar el Proceso de Entrega del Producto. Responsable por productos especficos. Garantiza que los productos asignados se entreguen dentro del plazo, del presupuesto y con la calidad requerida. Puede responder al Representante de los Proveedores. Responde al Gerente del Proyecto.

Soporte del Proyecto

Opcional. Puede ser compartido entre varios proyectos. Provee el soporte administrativo al proyecto. Puede brindarle herramientas de gestin y estndares de soporte al proyecto. Puede registrar los aprendizajes. Puede cumplir el rol de Escribano en el Anlisis de la Calidad. Puede administrar la Gestin de Configuraciones como una especie de Bibliotecario de Configuraciones (esta responsabilidad puede extenderse ms all de cierre del proyecto). Puede administrar el Control del Cambio.

Garanta del Proyecto

Monitoreo independiente del proyecto y de los productos. Elegidos pelos miembros del Comit Directivo del Proyecto. Puede incluir miembros de la compaa, del usuario y del proveedor. Puede incluir miembros especialistas, por ejemplo, Garanta de Calidad. Verificar si:



Las personas adecuadas estn involucradas. Los riesgos estn bajo control. Se obtendr valor en trminos financieros. Existen problemas ocultos.

Mantiene un vnculo entre el Proveedor y el Cliente. Garantiza que el proyecto ha sido bien preparado, alcanza los estndares aprobados y es viable.

Designacin del Equipo de Gestin del Proyecto

Identificar candidatos para otras funciones del Comit Directivo del Proyecto y crear la Descripcin de los Roles Identificar los candidatos para la funcin de Garanta del Proyecto, si los miembros del Comit Directivo del Proyecto desean delegar esta responsabilidad. Evaluar si se requiere nombrar a un Gerente para el Equipo. Evaluar si se requiere el Soporte del Proyecto. Asignar todas las funciones. Identificar quin(es) aprobar(n) esos nombramientos (en SU3).

Definiendo el Equipo de Gestin del Proyecto

Consultas y reuniones. Crear el Role de Descripciones. Declaracin formal de los asignados. Confirme las disponibilidades.

Preparando el Sumario del Proyecto

Documentar las Expectativas de Calidad de los Clientes y definir Criterios de Aceptacin, en general los brinda el Representante de los Usuarios. Crear el Sumario del Proyecto. Crear el Dossier preliminar. Crear el Registro de Riesgos e identificar los riesgos evidentes.



Inicio del Proyecto

Sirve para:

Planificar cmo se lograr el desempeo esperado (calidad). Crear el Plan del Proyecto. Mejorar el Dossier. Identificar los requerimientos de comunicacin. Analizar el riesgo. Identificar cmo se controlar a los productos. Preparar las formas de control del proyecto. Preparar la aprobacin del proyecto.

Finalidad: Disear un contrato en la forma de Documento Inicial del Proyecto (DIP) entre el Comit Directivo del Proyecto y el Gerente del Proyecto.

Resultados:

Borrador del Documento Inicial del Proyecto (PID) que contiene: El Plan de Calidad del Proyecto. La Definicin del Proyecto. La Organizacin del Proyecto (revisada). Un Plan de Comunicacin. Las formas de Control del Proyecto. El Dossier Revisado. El Plan del Proyecto. El Registro de Riesgos Actualizado. El Registro de Ocurrencias. El Registro de la Calidad. La Estructura de Documentacin del Proyecto. El Registro de Aprendizajes. El Plan de la Primera Etapa.

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