Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 11: Organización y...

Gestión de Proyectos

Master en Evaluación de Proyectos

ITBA – UCEMASemana 11: Organización y Funciones de laSemana 11: Organización y Funciones de la

Oficina de ProyectosOficina de Proyectos

Oficina de Proyectos

Organización y Funciones

• Misión, Objetivos y Responsabilidades de la Oficina de Proyectos. Factores clave en el diseño. Variables a considerar. Etapas en el Diseño.

• Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del Plan del Proyecto

Preocupación inicial

• ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?

Requerimientos

Crecimiento de lapráctica de laGestión de Proyectos

Necesidad de un métodosistemático deimplementación

La Oficina de Proyectos

• Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos

Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter

Competen

cia

Mercado

Amenaza

Amenaza

Sustitutos

Poder de Negociación

Nuevos Competidores

Proveedores Clientes Poder de

Negociación

Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Ciclo de vida de Proyectos

IniciaciónPlaneamiento

Control Ejecución

Cierre

Procesos en la Gestión de Proyectos

RecursosHumanos

Comunicación AbastecimientoRiesgos

Gerenciamientode

Proyectos

AlcanceVisión

Integral

CalidadCostosTiempos

Modelo PMIModelo PMIAreas deAreas deConocimientoConocimiento

ProcesosProcesos

Areas de Areas de

ConocimientoConocimiento IniciaciónIniciación PlaneamientoPlaneamiento EjecuciónEjecución

SeguimientoSeguimiento

y Controly Control CierreCierre

1.- Integración1.- Integración

2.- Alcance2.- Alcance

3.- Tiempos3.- Tiempos

4.- Costos4.- Costos

5.- Calidad5.- Calidad

6.- Recursos 6.- Recursos

HumanosHumanos

7.- Comuni-7.- Comuni-

cacióncación

8.- Riesgos8.- Riesgos

9.- Aprovisio9.- Aprovisio

namientonamiento


MISION

Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos

Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización

y respetando los procedimientos establecidos

Proveer visión sistémica y metodología

1.-Concepción Generación

2.- DesarrolloPreliminar

3.- Planeamiento

4.- Programación

5.-E

jecu

ción

Mon

itor

eo

6.- Cambios

7.- Cierre delProyecto

Generado internamente como iniciativa de la organización

Iniciado por un cliente a través de un requerimiento

La organización formaliza su intención

Se relevan los requerimientos

Project CharterSe construye la Estructura del ProyectoWBS

Se desarrolla el Cronograma del ProyectoSe definen los recursos y su organizaciónSe especifican materiales, equipos e instalacionesSe establece el PresupuestoSe calculan los riesgosSe contratan los recursos

Se ejecuta el PlanSe monitorean los resultados

Se introducen loscambios y modificacionesy mejoras necesarias

Se cierran formalmente todos los documentos

Se registran las lecciones aprendidas

HO

JA D

E R

UTA

Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

1.-Concepción Generación

2.- Desarrollo

3.- Planeamiento

4.- ProgramaciónRiesgos

5.-E

jecu

ción

Mon

itor

eo

6.- Cambios

7.- Cierre delProyecto

Soporte a losSoporte a losequiposequipos

Consultoría Consultoría

Métodos yMétodos yEstándaresEstándares

CapacitaciónCapacitación

ProjectProjectManagersManagers

Beneficios

Reconocimiento

Mejora Rentabilidad

Efectividad de Equipos

Mejora en la Organización

Cambio cultural

Profesionalismo

Herramientas Validadas

Soporte Administrativo

• Complejidad en los canales de comunicación

• Número de canales = n(n-1) / 2

• Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190






2 2D I V I S I Ó N E D U C A C I O N C O N T I N U A

A d m i n i s t r a c i ó n d e P r o y e c t o s I n g P e d r o d e l C a m p o

C a l i d a dC a l i d a d

¿ S e i d e n t i f i c a n o p o r t u n i d a d e s d e m e j o r a ?6 .

¿ S e p o n e n e n m a r c h a l a s m e d i d a s c o r r e c t i v a s c u a n d o s o n r e q u e r i d a s ?

5 .

¿ L o s s i s t e m a s d e o b t e n c i ó n d e i n f o r m a c i ó n d e c a l i d a d s o n p r e c i s o s ?

4 .

¿ S e c u m p l e n t o d a s l a s l e y e s y r e g u l a c i o n e s ?3 .

¿ T o d o s l o s p r o d u c t o s o b t e n i d o s s o n a p t o s p a r a s u u s o p o r e l c l i e n t e ?

2 .

¿ S e c u m p l e e l P l a n d e C a l i d a d d e l P r o y e c t o ?1 .

5

m á x

4321

m í n

C o m p r o b a c i ó nN

• Programación Proyectos

• Actualización diagramas

• Reportes de Progreso

• Visibilidad Proyectos

• Base de datos

• Auditorías

• Registro modificaciones

• Operación Soft

P ro jec t M an age m en t - C as o P rod u c tos S e lecc ion ad os S .A .2 9

Id Nombre de tarea

1 1 Obtener especificaciones de Equipos

2 2 Definición de stock de P.T.

3 3 Selección de equipos

4 4 Compra de equipos

5 5 Instalación de equipos

6 6 Selección

7 7 Acondicionamiento

8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales

9 9 Definición de Stock para materia prima

10 10 Localizar y/o desarrollar proveedores

11 11 Seleccionar proveedores

12 12 Aprobar proveedores

13 13 Firma de contratos

14 14 Obtener especificaciones de procesos

15 15 Definición de perfiles

16 16 Búsqueda de personal

17 17 Selección de personal

18 18 Capacitación

Recursos Humanos

D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V Smay 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03

Soporte AdministrativoSoporte Administrativo






Actividades semanales

A realizarA realizar

Con AtrasoCon Atraso

Críticas

Consultoría

• Soporte desarrollo de propuestas procedimientos desarrollo para

requerimientos de propuestas de trabajo

revisiones de propuestas

revisión desde el punto de vista externo

fortalezas y debilidades






Consultoría

• Asistencia en el lanzamiento

• Disponibilidad ante eventualidades

• Evaluación de riesgos

• Recuperación de Proyectos

Consultores

Estándar• Más de cinco años de

experiencia• Expertos en:

programaciónpresupuestosasignación de

recursos

Senior• De diez a quince años

de experiencia

• Certificado Project Management Professional

Consultores

Finanzas

Suministros

Marketing

SólidaVisión

General

Relaciones

Humanas

Métodos y Estándares

• Preparación procedimientosresponsableequipo apoyoprogramación tareasaprobacióndivulgación






Procedimientos

• Selección de Proyectos

• Construcción Estructura de Trabajo

• Cambios

• Camino Crítico

• Evaluación de Riesgos

• Documentación apoyo

RecursosHumanos

Comunicación AbastecimientoRiesgos

MODELO Areas de Conocimiento Gerenciamiento

deProyectos

AlcanceVisión

Integral

CalidadCostosTiempos

Mejores Prácticas

• Implementación y monitoreo

• Actualizado en los últimos desarrollosPMIUniversidadesLiteraturaSimposios

Capacitación

• Básico• Avanzado• Preparación para el

examen de certificación PMI

• Software• Visión General de

Negocios






Project Managers

• Identificar competencias requeridas

• Identificar personas competentes

• Asignar personas a proyectos

• Incorporación de líderes de proyecto

• Evaluar las capacidades project

......managers






Proyectos Virtuales

Proyecto AProyecto A

BaseDatos

Proyecto A

ProjectManager

OficinaProyectos

BaseDatos

Of Proyectos

OtrosDepartamentos

SistemasInformación

MétodosEstándares

EquipoA

EquipoB

EquipoC

Sitios Remotos Sitio CentralSitios Remotos Sitio Central

• FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO

Tamaño de la Organización

Resultados esperados

Barreras a su implementación

Características de la Organización que serán

potenciadas con la creación de la oficina de

proyectos


• VARIABLES A TENER EN CUENTA

Contexto , tipo de organización y antecedentes

Ubicación dentro de la Organización

Cobertura de responsabilidades

Origen del personal

Tamaño del área


• VARIABLES A TENER EN CUENTA

Alcance de las funciones de soporte

desarrollo

implementación

Sistema de Información a mantener

Alcance de la Ejecución

Carácter de la Gestión de Cambio


Documentación del Proyecto

Proyecto:P.M.O.


Area: Revisado : Project

ManagementSección

MANUAL PROYECTOS Propuesta de Proyecto Project Charter Hoja 1 / 9

Propuesta Iniciada por Fecha Denominación Proyecto

Gerencia General 2 mayo 2007 Oficina de Proyectos

Líder de Proyecto Inicio proyecto Nro

Gcia Proyectos inmediato P0723Decisión autorización para Persona designada Fecha Firma

1.- Elaborar Plan Inicial

2.- Elaborar Plan Proyecto Gcia Proyectos 09-Feb-07

3.- Iniciar el Proyecto Grupo de Proyecto 28-May-07

Proyectos relacionados Nombre del Proyecto Nro Proyecto ReferenciProyecto(s) precedente(s) Gestión por Objetivos p0412

Proyecto(s) siguiente(s)

Proyecto(s) alternativo(s)

Importancia del Proyecto

Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos

Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos

Proveer visión sistémica y metodología

Necesidades del Negocio

Concentrar los esfuerzos

Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos

Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva

sin afectar los proyectos en curso


ManagementSección

MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 3 / 9

Objetivo del Proyecto

Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos

Características del Producto del Proyecto

Alcance

Proveer servicio o consultoría interna en:

Planeamiento y programación

Monitoreo

Preparación y administración de contratos

Administración de Cambios

Herramientas y métricas

Gestión de documentación

Monitoreo de activos

Auditorías de Proyectos


ManagementSección


Requerimientos servicio de apoyo al producto

Sistema Informático Software ´PMO

Límites Toda la Organización

Productos Entregables Plan de Comunicaciones

Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO


ManagementSección


Criterios de Aceptación Políticas de la Organización

Asunciones o Hipótesis

Eficacia de la Nueva Función

Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen

Restricciones No interferir la operación y controles actuales


ManagementSección


Roles y responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades

Equipo de trabajo del proyecto Integrado por:


ManagementSección


Equipamiento e instalaciones asignadas

- Equipamiento en operación

- Oficina de Proyectos sector X

Comunicaciones /

Documentación /

Informes

- Plan de Comunicación

- Documento Start up

- Procedimientos

- Informes de Avance


ManagementSección

MANUAL PROYECTOS Plan del ProyectoHoja 8 / 9

Riesgos del Proyecto

• Falta de claridad en la Transición

• Falta de coordinación en el Start up

• Fallas en el Funcionamiento


ManagementSección

MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project CharterHoja 9 / 9

Procesamiento

Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

Nro de respuestas en % Personas full time OP

68 0 a 5

21.6 6 a 10

8.1 10 a 20

2.7 > 20


INDUSTRIAS

Construcción

Transportes

Productos Farmacéuticos

Consultoría

Comunicaciones

Seguros

Gobierno

Manufactura

Bancos / Servicios Financieros

Información& Tecnología0 5 10 15 20 25 30


SERVICIOS OFICINA PROYECTOS

Mantener un lugar para PM´s

Mantenimiento herramientas PM

Mantenimiento Project Web site

Project Portfolio Management

Soporte Administrativo

Tracking Proyectos

Entrenamiento

Mentoring

Consultoría

Establecer Métodos y Estándares

0 10 20 30 40 50 60 70 80


CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP

Y2K

Requerimiento de Clientes

Entrenamiento

Lecciones Aprendidas

Validación y negociación Project Managers

Mejorar resultados de Proyectos

Satisfacer los requerimientos de la Compañía

Soporte a Alta Gerencia

Profesionales competentes en la Oficina Proyectos

0 10 20 30 40 50 60

Visión Futura Presiones del Mercado

Competencia Tecnología

Estándares Calidad Factores Políticos Sociales

Resultados Financieros Presiones Económicas

Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders

Visión FuturaEnfoques Organizacionales

Tradicional

•Pocos Proyectos

•Rentabilidad de la Producción

•Largos ciclos de vida

•Organización funcional por islas

Orientada a Producto

Project Management

•Proyectos generadores•de Ingresos

•PM responsable de la rentabilidad

•PM reconocido como profesión

Orientada a Proyectos

Los 6 componentes de la Excelencia

Educación &Educación &EntrenamientoEntrenamiento

CulturaCultura

IntegraciónIntegraciónProcesosProcesos

ComportamientoComportamiento

PMPMApoyo deApoyo dela Gerenciala Gerencia

Gestión de Proyectos

OportunidadesOportunidadesMejoraMejora

ActualizaciónActualizaciónMetodologíaMetodología

GestiónGestión

AceptaciónAceptaciónOrganización Organización

IntegraciónIntegraciónProcesos Procesos

Benchmarking Benchmarking

MejoraMejoraSoftware Software

•Lealtad Usuarios•Atraer nuevos adeptos•Desalentar métodos paralelos

•mostrar beneficios•mostrar costos

•Integrar procesos actuales•Integrar nuevos procesos

•Industrias similares•Industrias no similares

•nuevas ideas•nuevas aplicaciones

•Actualización Interna •Adquisición

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