ACTUALIZACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 2014

MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993

Decreto 1599 de 2005

Decreto 943 de 2014

GestiónAmbientalISO 14001Gestión de Calidad

NTC GP 1000ISO 9001

Responsabilidad Social

Pacto Global

Gestión DocumentalISO 15489

Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS18001

Control Interno MECI 2014

Seguridad de la Información

ISO27001Gestión

Ética

Módulo de Control de Planeación y

Gestión

Módulo de Control de Evaluación y

Seguimiento

Eje transversal de información y comunicación

Componentes

MECI

Decreto 943 de 2014

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

QUE ES EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONJUNTO de elementos (principios, fundamentos, planes, reglas, acciones, mecanismos, procesos, instrumentos y procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación) que, interrelacionados entre sí y unidos a las personas, que conforman una organización (pública), se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de una función administrativa, una misión institucional, generando internamente en la organización una capacidad de respuesta óptima ante los grupos de interés que se deben atender.

QUE ES EL MECI

Modelo que brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin último es garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, que sirva a las organizaciones para facilitar la implementación y fortalecimiento continuo de sus Sistemas de Control Interno.

Este Modelo creó una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las organizaciones del Estado, cuyo propósito era orientarlas al cumplimiento de sus objetivos institucionales y a la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

OBJETIVO DE LA ACTUALIZACIÓN

ESTRUCTURA DEL MODELO INICIAL-ACTUALIZADO

CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA

PRINCIPALES CAMBIOSMÓDULO DE PLANEACIÓN Y

GESTIÓN

Talento Humano

DireccionamientoEstratégico

Administración del Riesgo

1. SUBSISTEMA DE CONTROL

ESTRATÉGICO

• ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. POLITICAS DE TALENTO HUMANO

• DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.

• ESTILO DE DIRECCIÓN.

1.1. AMBIENTE DE CONTROL.

1.2. DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO.

1.3. ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS.

• PLANES Y PROGRAMAS. PROYECTOS• MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

• CONTEXTO ESTRATÉGICO.• IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. • ANÁLISIS DE RIESGOS.• VALORACIÓN DE RIESGOS.• POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS.

PRINCIPALES CAMBIOS

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE

GESTIÓN

2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL.

• POLÍTICAS DE OPERACIÓN. • PROCEDIMIENTOS. • CONTROLES.• INDICADORES.• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MÓDULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Talento Humano

DireccionamientoEstratégico

Administración del Riesgo

PRINCIPALES CAMBIOSEl elemento Desarrollo del Talento Humano pasa a convertirse en un COMPONENTE.

Se agregan en el Componente Direccionamiento Estratégico - los indicadores y las políticas de operación

Los procedimientos están contenidos dentro del desarrollo del modelo de operación por procesos

El manual de operaciones, procedimientos o de calidad se convierte en un elemento transversal.

PRINCIPALES CAMBIOS

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

3.1. AUTOEVALUACIÓN.

3.2.EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO.

• AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL• AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

• EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

• AUDITORÍA INTERNA.

• PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. • PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL.• PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

AutoevaluaciónInstitucional

AuditoríaInterna

Planes de Mejoramiento

PRINCIPALES CAMBIOS La autoevaluación institucional recoge los análisis que se

realizan a través de los indicadores de gestión y relaciona las técnicas que pueden utilizarse para realizar proceso de autoevaluación periódicos.

Dentro de la Auditoría interna se hace énfasis en las normas internacionales para la práctica profesional de auditoría interna. La evaluación al Sistema de Control Interno se constituye en una actividad que debe ser sistemática y es un insumo básico para la realización del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno. Los planes de mejoramiento institucional recogen los

hallazgos del ente de control y aquellos producto de las auditorías internas.

El plan de mejoramiento individual debe orientarse a través de los lineamientos de la Circular 003 de 2010 – DAFP.

PRINCIPALES CAMBIOS

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE

GESTIÓN

2.2. INFORMACIÓN.

2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA.

• INFORMACIÓN PRIMARIA. • INFORMACIÓN SECUNDARIA. • SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

• COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. • COMUNICACIÓN INFORMATIVA.• MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

EJE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Información y Comunicación

Externa

Información y Comunicación

Interna

Sistemas de Información y Comunicación

La Comunicación externa debe trabajarse como un eje estratégico transversal a la estructura organizacional con el fin de darle cumplimiento a los principios constitucionales de publicidad y transparencia.

La Comunicación Interna requiere de estrategias comunicativas concretas, que incidan en los flujos de comunicación descendente, ascendente y transversal

Sistema de Información y Comunicación conformado por el conjunto procedimientos, métodos, recursos (humanos y tecnológicos) e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar tanto la generación y recopilación de información; como la divulgación y circulación de la misma, hacia los diferentes grupos de interés.

PRINCIPALES CAMBIOS

FASES PARA LA ACTUALIZACIÓN MECI 2014Fase 1 - CONOCIMIENTO

Fase 2 - DIAGNÓSTICO

Fase 3- PLANEACIÓN

DE LA

ACTUALIZACIÓN

Fase 4 – EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

Fase 5 - CIERRE

COMPRENDER LA DIMENSIÓN DE LOS CAMBIOS Y SENSIBILIZAR A SERVIDORES DE MANERA GENERAL SOBRE LA ACTUALIZACIÓN

- FLASH IDU – SENSIBILIZACIÓN EQUIPO MECI

DETERMINAR EL ESTADO DEL SISTEMA, LO QUE SE DEBE CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR – ANEXO 4 – TOMAR COMO INSUMO

INFORMES GENERADOS POR LA OCI

LISTADO DESAGREGADO DE ACTIVIDADES PRIORIZANDO ACCIONES – ELABORACIÓN PLAN DE ACCIÓN CON RESPONSABLES, FECHAS Y RECURSOS – REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN, LÍDERES DE LOS

PROCESOS

REALIZAR LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EFECTUANDO CORRECTIVOS PARA EL LOGRO

DE LA ACTUALIZACIÓN – MESAS DE TRABAJO, SEGUIMIENTO DE TAREAS - LÍDERES DE LOS

PROCESOS , OCI

PRESENTAR RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓN Y COMPARAR FRENTE A

DIAGNÓSTICO, PRESENTACIÓN EN COMITÉ SIG

JUNIO/14

JULIO/14

AGOSTO/14

NOVIEMBRE/14

DICIEMBRE/14

Noexiste

Se encuentra en proceso

EstáDocumentado

Evaluado/ Revisado

Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 3 2 1

Desarrollo del Talento Humano 8 3 1 4

Planes, Programas y Proyectos 5 1 4

Modelo de Operación de Procesos 7 2 3 2

Estructura Organizacional 1 1

Indicadores de Gestión 2 1 1

Políticas de Operación 2 2

Administración de Riesgos 5 1 4

Autoevaluación Institucional 5 3 1 1

Auditoria Interna 5 5

Plan de Mejoramiento 2 2

Información y Comunicación Externa 9 1 1 7

Información y Comunicación Interna 5 1 4

Sistema de Información y Comunicación 6 6

TOTAL PRODUCTOS 65 4 9 13 39

Elemento de ControlProductos Mínimos

ESTADO

RESULTADOS DIAGNÓSTICO

En la fase de diagnóstico se identificó que de 65 productos

mínimos a implementar la entidad tenía desarrollados 47

correspondientes a un 72%, con lo cual se debería implementar 18 productos equivalentes al 28%

restante

RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓNELEMENTO DE

CONTROLÁREA RESPONSABLE

PORCENTAJE CUMPLIMIENTO DE

LA ACCIÓN

PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS

PLAN DE ACCIÓN

Acuerdos,Compromisos y

ProtocolosÉticos

Documento con losprincipios y valoresde la entidad,construido participativamente.

Elaborar documento decomportamientos éticos basado enel ideario éticodel Distrito.

STRH 100%

Programa de re-inducción enrespuesta acambios organizacionales, técnicos onormativos.

Crear mecanismos paraque el programade reinducción seactualice periódicamente de acuerdo conlos cambiosorganizacionales, técnicos onormativos.

STRH 100%

Programa deBienestar

Adoptar ysocializar elprograma deBienestar.

STRH 100%

Plan de incentivosSocializar plan deincentivos

STRH 100%

Desarrollo del Talento Humano

RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓNELEMENTO DE

CONTROLÁREA RESPONSABLE

PORCENTAJE CUMPLIMIENTO DE

LA ACCIÓN

PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS

PLAN DE ACCIÓN

Planes, Programas y

Proyectos

Procesos deseguimiento yevaluación queincluya lasatisfacción delcliente y partesinteresadas.

Medir lasatisfacción ciudadana frentea: a. Trámites yservicios.b. Proyectos deobra.c. Atenciónciudadana frentea canaleshabilitados.

OTC 100%

Caracterizaciones de procesoelaboradas ydivulgadas a todoslos funcionarios dela entidad.

Divulgar laactualización delas caracterizaciones de procesos.

OAP 100%

Indicadores porproceso pararealizar la medicióncorrespondiente.

Diseñar losindicadores porproceso

OAP 100%

Procedimientos diseñados deacuerdo a lasactividades quedesarrollan losprocesos.

Ejecutar plan deactualización documental 2014

OAPTODAS LAS

ÁREAS95%

Modelo deOperación por

Procesos

RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓN

Cuadros de controlpara seguimiento alos indicadoresclave de losprocesos.

Diseñar elTablero deControl para elseguimiento deIndicadores porproceso

OAP 100%

Informes sobreanálisis de losindicadores porproceso

Presentar informes deanálisis de losindicadores porproceso.

OAP 100%

Informes de gestiónpor procesos.

Estandarizar elinstrumento orientado a lagestión de losprocesos.

OAP 100%

Adminsitración del Riesgo

Mapa Institucionalde Riesgos

Construir el mapade riesgosinstitucional apartir delmonitoreo de losriesgos deprocesos, laactualización delos riesgos decorrupción y losriesgos enconjunto.

OAP 100%

Indicadores de Gestión

ELEMENTO DE CONTROL

ÁREA RESPONSABLEPORCENTAJE

CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN

PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS

PLAN DE ACCIÓN

RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓNELEMENTO DE

CONTROLÁREA RESPONSABLE

PORCENTAJE CUMPLIMIENTO DE

LA ACCIÓN

PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS

PLAN DE ACCIÓN

Documentos soporte sobreaplicación deencuestas deautoevaluación delos procesos.

Documentos soporte sobrerealización detalleres deautoevaluación.

Informes u otrossoportes deinformes deautoevaluación realizados.

Información y comunicación

externa

Publicación enpágina web de losresultados de laúltima rendición decuentas realizada.

Publicar en lapágina WEB delInstituto, laspresentaciones de las rendiciones de cuentasefectuadas en lavigencia, junto con los informes depercepción ciudadana yresultados de lasrelatorias efectuadas enmesas de diálogopara cada eventode rendición decuentas.

OTC 100%

AutoevaluaciónInstitucional 100%OAP

Diseñar el mecanismo de autoevaluación por proceso, su sensiblización y correspondiente aplicación por parte de los lideres de procesos

ELEMENTO DE CONTROL

ÁREA RESPONSABLEPORCENTAJE

CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN

PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS

PLAN DE ACCIÓN

RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓN

Tablas deRetención Documental

Ajustar las tablasde retencióndocumental conforme a lodefinido por elConsejo Distritalde Archivo.

STRF 100%

Matriz deresponsabilidades.

Documentar ydivulgar la matrizde responsabilidades decomunicación.

OAC 100%

16 16 99%

Información y comunicación

interna

GRACIAS