Acta Sesión 22-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Acta CNSED 22-2012 2 Vanesa Alvarado...

Acta CNSED 22-2012 1

Acta No. 22-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 17 de mayo de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocada: la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP). CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 1. Informe de Valoración: IV-22-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Ministerio de Educación Pública (MEP) Subfondos: 1. Dirección de Informática de Gestión, 2. Subdirección de Informática de Gestión, 3. Proyecto MEP-DIGITAL, 4. Programa Presupuestario 555 Aplicación de la Tecnología a la Educación, 5. Sección de Adquisición Tecnológica, 6. Departamento de Soporte Técnico, 7. Sección de Redes y Telecomunicaciones, 8. Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados, 9. Departamento de Sistemas de Información, 10. Sección de Servicios Web, 11. Sección de Procesamiento y Control de Nómina, 12. Sección de Ingeniería del Software, 13. Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos, 14. Departamento de Bases de Datos, 15. Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático. Convocada: la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:40 horas ingresan las señoras Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y


Vanesa Alvarado Valverde, Archivista ambas del Ministerio de Educación Pública (MEP), y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe, procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 El día 29 de marzo de 2012, el suscrito solicitó vía correo electrónico, a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta del CISED del MEP, responder a una serie de consultas relacionadas con los siguientes aspectos: funciones y producción de series documentales, contenido, localización de originales, entre otros. 3.5 En razón a lo requerido, se dio respuesta por medio del oficio CISED-004-12 de 25 de abril de 2012, suscrito por la señora Alvarado Agüero. A continuación se detallan las observaciones realizadas y sus respectivas respuestas: Observación: 1. Dirección de Informática de Gestión Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran:

e) Establecer y mantener actualizado un plan informático de corto, mediano y largo plazo... i) Desarrollar proyectos de investigación en áreas específicas de aplicación de las tecnologías... k) Preparar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección y presentarlo... En dichas funciones se hace referencia de documentos específicos, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita explicar en cuál de las series documentales se encuentran contenidas. Además se le solicita especificar de qué trata cada proyecto que contiene la serie “007. Expedientes de proyectos de informática”. Respuesta: “En cuanto a la función e) Establecer y mantener actualizado un plan informático de corto, mediano y largo plazo... le informe que el mismo se encuentra contemplado en la Tabla de Plazos de Conservación del Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático en el número de orden 022 “Planes de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias”, la Dirección delego esta función al Departamento.

El punto referente a la función i) Desarrollar proyectos de investigación en áreas específicas de aplicación de las tecnologías... Esta función se ve reflejada en el número de orden 007 Expedientes de proyectos de informática. En relación a la función k) Preparar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección y presentarlo... El Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático realiza esta función, ver número de orden 024 de la Tabla de Plazos de este Departamento.


En relación a la solicitud de especificar de qué trata cada proyecto que contiene la serie “007. Expedientes de proyectos de informática”. Le aclaro lo siguiente; de los ejemplos que se mencionaron:

- Proyecto Data Center: Este proyecto no se ha llevado a cabo aún por los costos financieros que implica, sólo se realizó la investigación y la propuesta, el mismo consiste en la implementación de un Centro de Datos debidamente equipado en el cual contenga toda la información de los servidores del Ministerio de Educación Pública, en una zona geográfica segura con la finalidad de preservar la información en el caso de que se presente un desastre natural o provocado.

- Proyecto “Módulos para la gestión y Administración de Transportes escolares,

Comedores Escolares y Transferencias a Centros Educativos (TCTE): Es un proyecto de la Dirección Financiera y de la Dirección de Programas de Equidad, se contrató a la empresa PROYECTICA S.A. para la creación de módulos informáticos para el control de transferencias de dinero a los centros educativos, comedores escolares y transportes escolares, en la cual la Dirección de Informática de Gestión tuvo participación en el asesoramiento a las Direcciones participantes en el proyecto para formular los requerimientos del sistema, además de recomendaciones a los Manuales de Usuario y Técnicos que se elaboraron para los módulos, entre otras recomendaciones.

- Proyecto Desarrollo de un sistema de aplicaciones que depuren la información para la

gestión del sistema SIGRH: Este proyecto no está vigente, el mismo consistió en realizar una depuración de datos del sistema SIGRH con la finalidad de que se tuvieran los insumos necesarios para iniciar con la implementación de INTEGRA2, además de detectar errores en SIGRH y corregirlos. ”

Observación: Proyecto MEP-DIGITAL - Detallar las funciones del Comité Técnico y del Comité funcional. - Explicar la(s) labor(es) que realiza el “Grupo Asesor” y cada una de las empresas participantes del Proyecto. - Especificar de que tratan las series documentales “035. Estudio de soluciones tecnológicas MEP-DIGITAL”, “041. Informe de Diseño de Procesos”, “043. Informe de resultados de estudio de cultura y clima organizacional en el MEP”, “044. Informe de histórico de actividades de los productos finales entregados por el Grupo Asesor”. Respuesta: “El Comité Técnico tiene como función trabajar en equipo con la empresa contratada, con el propósito de investigar, diseñar, desarrollar, implementar y documentar aplicaciones informáticas del MEP – Digital, así como el desarrollo de programas y de aplicaciones específicas. El Comité Funcional, tiene como función apoyar con su conocimiento y labores asignadas en el establecimiento del modelo operacional y en la definición de los requerimientos funcionales del sistema, así como las pruebas y capacitación de la nueva solución informática. - Explicar la(s) labor(es) que realiza el “Grupo Asesor” y cada una de las empresas participantes del Proyecto.


R/ Las labores que realizan el Grupo asesor y las empresas participantes en el proyecto son: Realizar la migración de plataforma tecnológica del Sistema INTEGRA de la plataforma

Power Builder, a la plataforma. Net. Identificar y documentar los requerimientos propios de Título II que se aplicarán a la

herramienta INTEGRA con el fin de soportar los procesos mejorados del MEP. Identificar y documentar los requerimientos de adaptación propios de la gestión de

Recursos Humanos, planillas y pagos propia de funcionarios de Título I. Realizar la adaptación de los componentes de INTEGRA que fueron identificados en los

requerimientos de adaptación. Desarrollar los nuevos componentes del sistema de información identificados en los

requerimientos de adaptación. Definir la estrategia para la implementación del sistema INTEGRA. Proporcionar apoyo y soporte al personal de los Ministerios de Educación y Hacienda, en

la definición de las herramientas para la conversión de datos fuentes e históricos y en casos de que sea requerido, en la construcción de las mismas.

Desarrollar las interfaces con otros sistemas que se identifiquen en la etapa de requerimientos.

Generar la documentación técnica que permita conocer el sistema, comprender las funciones que realiza, controles incorporados, limitaciones, especificaciones por módulo, diccionario de datos, diagramas de bases de datos.

Generar la documentación funcional para el usuario de la aplicación. Desarrollar un curso virtual sobre la operación de las planillas y pagos de INTEGRA II

para apoyar el proceso de capacitación continua en el sistema. Proporcionar la capacitación técnica y funcional de la aplicación para la operación del

sistema. - Especificar de que tratan las series documentales “035. Estudio de soluciones tecnológicas MEP-DIGITAL”. R/ Este estudio se consiste en hacer un análisis de soluciones tecnológicas, con base a las opciones existentes en el mercado, que respaldará la mejor decisión en cuanto al camino a tomar por la administración para la implementación de la aplicación que apoyará la gestión de recursos humanos y pagos del MEP, el estudio presenta un extracto de las principales características de los sistemas estudiados. “041. Informe de Diseño de Procesos” R/ En este documento se definió el modelo de los procesos de gestión de recursos humanos del MEP, para cada uno de los procesos se diseño el diagrama de flujo con su respectiva descripción, los indicadores clave del desempeño, la identificación de los riesgos del proceso y la definición de objetivos y actividades de control. El modelo propuesto se estableció 29 procesos agrupados en cinco áreas de proceso con el fin de permitir una gestión de recursos humanos eficiente que contribuya con el logro no solo de los objetivos de la Dirección de Recursos Humanos sino también de las estrategias del MEP. “043. Informe de resultados de estudio de cultura y clima organizacional en el MEP”


R/ Este documento contiene los resultados del estudio de cultura y clima organizacional de la Dirección de Recursos Humanos del MEP, realizado mediante la aplicación del Sistema ACT (Ability to Change and Transform) de Price Waterhouse Coopers. Entre los puntos tratados estuvo determinar la percepción del recurso humano con respecto a la ejecutoria de la Dirección de Recursos Humanos, determinar la percepción del recurso humano con respecto a cómo la tecnología, la estructura, los procesos y las prácticas y políticas de personal están facilitando el logro de los resultados de la Dirección de Recursos Humanos, medir el grado de satisfacción del personal de la Dirección de Recursos Humanos y su disposición a emprender nuevos retos y cambios. El informe inicia con la explicación de la base conceptual del estudio y su medición. Luego presenta los hallazgos del estudio, seguidos por las conclusiones y recomendaciones. “044. Informe de histórico de actividades de los productos finales entregados por el Grupo Asesor”. R/ El documento resume lo acontecido en el desarrollo y entregas de los productos desarrollados por el Grupo Asesor, además de detallar el plan de trabajo y el cronograma oficial que establece los compromisos de entrega de cada producto. En el documento se expone en detalle los cambios a nivel del alcance del producto, la historia de los principales eventos que se dieron durante el desarrollo y el ciclo de aprobación del producto, los efectos que el retraso del producto tuvo sobre los otros productos y en forma global en el cronograma del proyecto y otros eventos que se dieron después de aprobado el producto, los cuales afectaron al producto y por ende a todo el proyecto.” Observación: Sección de Adquisición Tecnológica Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran:

- Emitir informes periódicos (trimestrales de labores) e informes técnicos actualizados... En dicha función se hace referencia a un documento específico, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita indicar dónde se encuentra esta serie documental. Respuesta: “En cuanto a los Informes Técnicos estos están contemplados en el número de orden 005 “Expedientes de Licitaciones” en el contenido se especifica que en estos expedientes se encuentran los informes técnicos sobre el proceso de instalación y configuración de equipo informático, entre otros tipos documentales que los conforman.” Observación: Departamento de Soporte Técnico Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran:

c) ...Crear y desarrollar la plataforma de comunicaciones digitales del MEP... l) Conformar una Intranet a nivel ministerial para ofrecer los múltiples servicios... p) Realizar los respaldos de las configuraciones de los routers, firewalles, ISDN, LAN y MODEM existentes, documentando todo lo necesario para garantizar la pronta recuperación de servicios...


q) Desarrollar planes de contingencias, seguridad, e implementación de cableado... t) Realizar investigaciones en materia de comunicaciones, equipos, software y actualización tecnológica... En dichas funciones se hace referencia de acciones que pueden generar documentos, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita explicar en cuál de las series documentales se encuentran contenidas. Respuesta: “R/ En cuanto a las funciones C e I, no se han ejecutado, se conoce que el proyecto se está empezando a formular desde el Instituto de Desarrollo Profesional Uladislao Gámez Solano, sin embargo no se ha desarrollado ningún producto. En cuanto a la función p) “Realizar los respaldos de las configuraciones de los routers, firewalles, ISDN, LAN y MODEM …” Estos se realizan digitalmente por edificio, sin embargo no se ha documentado aún el proceso. La función q) esta contemplada en la Tabla de Plazos en el número de orden 025 “Planes de contingencia para los sistemas informáticos” y la 027 “Proyecto MEP – ROFAS Certificación de Redes Estructuradas piso 3, 4, 6”. La función t) la documentación se ve reflejada en el número de orden 022 “Solicitudes de pedido” ya que los profesionales de este departamento realizan investigaciones para la adquisición de equipos, software, actualización tecnológica, etc. y esta información queda consignada en las solicitudes de pedido.” Observación: Sección de Redes y Telecomunicaciones Indicar si en alguna oficina del MEP se encuentra original de la serie “023. Convenio ICE-MEP sobre conectividad a Centros Educativos”. Respuesta: R/ El original del Convenio se encuentra en el Despacho del Ministro. Observación: Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados - Explicar en qué consiste el “Software Three Rivers LLc”. - Aclarar de qué trata y detallar el contenido de la serie “019. Contratos de Práctica Didáctica Supervisada con el Instituto”.

Respuesta: “Software Three Rivers LLc. es una empresa que desarrolla software y servicios para la Administración Electrónica de Documentos y Contenido Digital Fijo. Proporciona soluciones de Administración Electrónica de Documentos, Correos Electrónicos, y Automatización de Procesos Documentales. Es la empresa distribuidora del Programa Visión 2020 el cual es utilizado en varias dependencias del MEP. El departamento conserva la copia de las licencias entregadas a las diferentes unidades administrativas para la utilización del programa Visión 2020.”

- 019. Contratos de Práctica Didáctica Supervisada con el Instituto:


“R/ En este documento es utilizado cuando un estudiante del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) realiza su práctica supervisada en el Ministerio de Educación Pública en la Sección de Soporte Técnico, con la finalidad de egresarse de la institución, en el documento se detalla datos del estudiante a realizar la práctica (nombre completo, número de cédula, dirección, entre otros), información de las condiciones a cumplir para realizar la práctica, horarios, plazo, lapso en el que se compromete a finalizar la práctica, firmas del estudiante y del jefe de la Sección de Soporte Técnico y fecha.” Observación: Departamento de Sistemas de Información Especificar para qué se utiliza el sistema llamado “MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información)”, además, indicar dónde se encuentra dicho sistema. Respuesta: “R/. El MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información), es un Sistema de Depuración de Información y el servidor se encuentra ubicado en el Edificio Rofas en el Departamento de Sistemas de Información. El proyecto consiste en el desarrollo de un sistema de aplicaciones o scrips con la capacidad para identificar y/o corregir inconsistencias generadas en la gestión de los Recursos Humanos del Ministerio de Educación Pública. Específicamente el sistema va a depurar las inconsistencias de datos producto de la aplicación de las acciones de personal, en las tablas que se vean afectadas. Se encuentra dirigido al personal técnico encargado de la coordinación del desarrollo del sistema tanto por parte del Ministerio de Educación Pública, como de la empresa que tenga a cargo la construcción, implementación y puesta en marcha el sistema, en este caso Proyectos y Sistemas PROYECTICA S.A.” Observación: Sección de Servicio Web - Indicar dónde se encuentra el llamado “Portal Educativo”. Respuesta: “R/. El servidor principal se encuentra ubicado en el Edificio Antiguo Centro Nacional de Didáctica (CENADI). es un proyecto en conjunto con la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación, en lo relativo a la parte técnica - informática lo administra la Sección de Servicios Web, la parte de planeación, desarrollo e implementación la llevo a cabo la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación. El portal Educ@Tico es un espacio educativo para compartir, investigar y crear documentos y recursos el mismo se puede encontrar en la dirección Web (http://www.educatico.ed.cr/).” Observación: Sección de Procesamiento y Control de Nómina - Indicar dónde se encuentra el llamado “Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIGRH)”. Respuesta: “R/. El servidor del SIGRH se encuentra ubicado en el Edificio de la Antigua Embajada Americana, el sistema lo utiliza y administra la Dirección de Recursos Humanos, en la parte técnica informática lo hace la Sección de Procesamiento y Control de Nómina.”


Observación: Sección de Ingeniería del Software Dentro de las funciones que se adjuntan a la presente tabla de plazos de conservación de documentos, se encuentran: - Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del área de sistemas... - Coordinar programas de trabajo relacionados con el sistema manejador de bases de datos. - Brindar apoyo profesional... mediante investigaciones, desarrollo de proyectos, recomendaciones técnicas, detección de necesidades y otras actividades... - Realizar investigaciones sobre sistemas de información... - Determinar las bases de datos que deben desarrollarse... - Elaborar y proponer a superiores, el Plan de Desarrollo del área de Computación e Informática. En dichas funciones se hace referencia de acciones que pueden generar documentos y series, sin embargo, no se observan en la presente tabla, por lo tanto, se le solicita explicar dónde se encuentran o en cuál de las series documentales están contenidas. Respuesta: “R/ En cuanto a los puntos “Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del área de sistemas... y Elaborar y proponer a superiores, el Plan de Desarrollo del área de Computación e Informática, se realiza a través del Plan Operativo Anual del Departamento de Sistemas de Información número de orden 010, ya que el Departamento se encarga de realizar el POA que incluye a todas las Secciones del Departamento entre éstas las de la Sección de Ingeniería del Software, en el se ve contemplado las políticas y planes de trabajo de la Sección y el plan de desarrollo informático. En relación a las funciones Brindar apoyo profesional... mediante investigaciones, desarrollo de proyectos, recomendaciones técnicas, detección de necesidades y otras actividades... Determinar las bases de datos que deben desarrollarse...y la función de realizar investigaciones sobre sistemas de información... se encuentran contenidas en la serie documental 007 “Informes de sistemas de información” La función coordinar programas de trabajo relacionados con el sistema manejador de bases de datos no se realiza en la sección, por error se consigno en el Manual de Reorganización de la Dirección de Informática de Gestión.” Observación: Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos Explicar cuáles tipos de sistemas y dónde se ven reflejados en las tablas de plazos los llamados “Sistemas de Información desarrollados”. Respuesta: “R/. Los sistemas que se desarrollan en la Sección de Sistemas de Especializados en Recursos Humanos son aquellos sistemas que se enfocan en automatizar hasta donde sea posible los procesos que desarrollan las distintas dependencias de la Dirección de Recursos Humanos tales como: el Departamento de Asignación del Recurso Humano y sus unidades de gestión (Administrativa, Primaria y Preescolar, Secundaria Académica y Secundaria Técnica), Departamento de Registros Laborales (Plataforma de Servicios, Unidad de Pensiones, Carrera Profesional, control de vacaciones, entre otros), Departamento de Control de Pagos (Incapacidades, pagos


adicionales o diferencias salariales), así como de cualquier otro proceso en que alguna de las dependencias de la Dirección de Recursos tenga parte y se solicite o requiera el desarrollo de herramientas informáticas, cumpliendo con dicho enfoque se han desarrollado sistemas tales como: el Sistema de Asignación del Recurso Humano, Certificación de Años de Servicio, Certificación de Grupos Profesionales, Certificación de Pensiones, Sistema de Carrera Profesional, Sistema de Vacaciones y Sistema de Incapacidades entre otros. Se ven reflejados en la Tabla de Plazos de Conservación Documental de dicha Sección en los números de orden 10,11 y 12 referentes a los Manuales que se generan en el desarrollo de cada sistema informático.” Observación: Departamento de Bases de Datos Aclarar dónde se encuentran custodiadas las bases de datos del MEP y detallar para qué son utilizadas. Respuesta: “R/ las principales BD se encuentran custodiadas en los edificios de la Antigua Embajada Americana y en el Edificio Rofas, El Departamento de Bases de Datos se encarga de dar mantenimiento y administrar desde la parte técnica – informática cada una de ellas. Ahí están los principales equipos que contienen dichas bases de datos y las BD son las que contienen toda la información (datos) de los diferentes sistemas que administra la Dirección de Informática de Gestión. En el cuadro que se presenta a continuación se detalla para que son utilizadas las Bases de Datos:

Nombre de la Bases de

Datos Utilización Nombre del

Servidor Wizdom Es un sistema de control de

inventarios de las dependencias del MEP, lo utiliza el Departamento de Administración y Control de Bienes y el Centro de Almacenamiento y Administración de Materiales.

SQL 2005

Control Garantías Control de Garantías del Departamento de Soporte Técnico

MSQLSERVER

BDAdicion Sumas Giradas de más MSQLSERVER ExpedientesInactivos Expedientes Inactivos del

Departamento de Registros Laborales

MSQLSERVER

HorasExtras Horas Extras MSQLSERVER MenuSistemas Menú Sistemas MSQLSERVER Pensiones Pensiones funcionarios del MEP MSQLSERVER SALV Sistema de Viáticos MSQLSERVER


Sybase Transporte de tablas de Sybase a SQL Server

MSQLSERVER

Vacaciones Sistema de Vacaciones de la Dirección de Recursos Humanos

MSQLSERVER

Versiones Sistema de Versiones de Sistemas “Esta Base de Datos es utilizada para llevar el control de las diferentes versiones de los sistemas existentes en el MEP, por ejemplo cuando se actualiza un Sistema, cambia la versión del sistema, toda la información sobre estos cambios queda registrada en esta Base de Datos.”1

MSQLSERVER

BONOS Becas antiguas a FONABE MSQLSERVER CargaDatos Sistema de Carga Datos para

Pensiones MSQLSERVER

CARRERA Control y Asignación del componente Salarial CARRERA PROFESIONAL

MSQLSERVER

VacacionesDGI Sistema de Vacaciones de la Dirección de Informática de Gestión

MSQLSERVER

dba_sap Sistema de acciones de personal antes de SIGRH

MSQLSERVER

dbNombramientosInterinos Contiene la información de Asignación de Recurso Humano vacante

MSQLSERVER

distribution Base de datos interna de Microsoft SQL Server 2000

MSQLSERVER

Gestor Sistema de Gestión Web

MSQLSERVER

Giras Sistema de Giras de dinero

MSQLSERVER

GruposProfesionales Grupos Profesionales del MEP

MSQLSERVER

Incapacidades Incapacidades funcionarios del MEP

MSQLSERVER

Infraestructura Sistema de Infraestructura del DIEE “Esta Base de Datos es utilizada por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento (DIEE), en ella se lleva el control de las obras de infraestructura que se realizan en los diferentes centros educativos.”2

MSQLSERVER

1 Información suministrada mediante correo electrónico de 7 de mayo de 2012, remitido por la señora Vanessa Alvarado Valverde, profesional del Archivo Central del MEP y responsable de la coordinación de las tablas de plazos de conservación. 2 Ídem


INTEGRACION Sistema de Integración del DIEE “Esta Base de Datos es utilizada por la Dirección de Infraestructura y Equipamiento (DIEE), en ella se lleva el control de todo el proceso de equipamiento de los diferentes centros educativos.”3

MSQLSERVER

Padron Se usa para validar las cedulas según la información disponible en el TSE

MSQLSERVER

Panea Sistema de Planillas de pago de rubro de alimentos, rubro de servidoras.

MSQLSERVER

PINVENTARIOS Sistema de Inventarios de departamentos ubicados en el edificio Raventós

MSQLSERVER

PORTAL Sitio Web Administrativo del MEP. MSQLSERVER PPLANILLA Base de datos que registra los pagos

realizados a los funcionarios del MEP.

MSQLSERVER

PPLANILLA_HISTORICO_1996_2003

Histórico de pagos realizados a los funcionarios del MEP.

MSQLSERVER

PropuestasdePago Propuestas de Pago para Hacienda MSQLSERVER SICOP Sistema de Control de Presupuestos MSQLSERVER Sisvan Sistema de Administración de

Vehículos del MEP MSQLSERVER

SitioMEP Base de datos para levantar la página WEB del MEP

MSQLSERVER

VacacionesPROMECE Vacaciones de PROMECE Programa de Mejoramiento de la Calidad de la Educación Preescolar y General Básica.

MSQLSERVER

Vehiculos Sistema de Vehículos antiguos MSQLSERVER Acuersoft Administrar la información registrada

en actas por grupos colegiados de trabajo. “Esta Base de Datos es utilizada en el Despacho del Ministro de Educación, en ella se lleva el control de la información registrada en las Actas del Despacho producto de las diferentes reuniones de grupos colegiados de trabajo.”4

SQLDESARROLLO

3 Ídem 4 Ídem


Pplanilla Se guarda información referente a pagos y deducciones realizados en todas las quincenas.

SQLDESARROLLO

Propuestasdepago Se guarda información referente a pagos

SQLDESARROLLO

Trabajo_final Se guarda información referente a pagos

SQLDESARROLLO

Bdpropuesta Se guarda información referente a pagos

SQLDESARROLLO

VirtualOffice Sistema de Correspondencia Digital SQLMEPPOR ScanvisionIso Sistema Vision2020 ServerConesup Sesup Sistema Conesup ServerConesup EpoAntivirus Antivirus ServerConesup Bd_Mep_Ofertas Concurso servicio Civil ServerConesup Bd_Mep_Seguridad Concurso servicio civil ServerConesup Bda_Mep_Wizdom Guarda información sobre los activos

del MEP ServerConesup

Bda_Sit Catalogo institucional de trámites ServerConesup bdaFormulariosWeb Encuesta Conectividad centros

educativos ServerConesup

bdaSovocat Orientación vocacional ServerConesup bdaSCIV Sistema de Viáticos Microsoft SQL

Server 2008R2. bda_SALV_IDPUGS Sistema de Viáticos Microsoft SQL

Server 2008R2. MepTCTE2 Proyecto TCTE

“Esta Base de Datos es utilizada por la Dirección de Programas de Equidad, en ella se consigna información sobre el proyecto “Módulos para la gestión y Administración de Transportes escolares, Comedores Escolares y Transferencias a Centros Educativos”.5

Microsoft SQL Server 2008R2.

SITRA Sistema de Transportes “Esta Base de Datos es utilizada por el Departamento de Transporte perteneciente a la Dirección de Servicios Generales, en ella se lleva el control de la asignación de vehículos a los funcionarios del MEP y de las Giras que realizan en el Departamento.”6


5 Ídem 6 Ídem


master Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 “Almacena información de configuración de la instancia de SQL Server, como puede ser la definición de los inicios de sesión (Logins), de las bases de datos, de los errores del sistema, etc. También contiene los procedimientos almacenados extendidos, y muchos otros procedimientos almacenados del sistema sólo disponibles en MASTER.”7


model Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 “Esta base de datos sirve de modelo. Siempre que se crea una nueva base de datos, se realiza una copia de la base de datos MODEL, heredando de ésta su configuración y contenido, salvo que se especifique lo contrario. Por ejemplo, es posible establecer el Modo de Recuperación o Modo de Registro de MODEL en SIMPLE (o sencillo), con el fin de evitar que al crear una base de datos por defecto se utilice el Modo de Recuperación FULL (completo).”8


msdb Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 “Principalmente tiene la función de dar soporte al Agente de SQL Server, de tal modo que almacena la definición y planificación de JOBs, Planes de Mantenimiento, etc. (incluyendo su historial de ejecución), así como almacena la definición de otros objetos como Operadores, Alertas, etc. Esto implica, que el Agente de SQL Server, que cómo sabemos es un servicio de Windows, se conectará a esta base de datos, y por ello será necesario parar el Agente de SQL Server si deseamos hacer un RESTORE de la misma, pues necesitaremos exclusividad. Sin embargo, MSDB también se utiliza cuando el Agente de SQL Server no está presente, como es el caso de SQL Express (que no incluye éste servicio) o en los casos en que no se utiliza (ej: el Agente de SQL Server está parado). Por


7 Ídem 8 Ídem


poner ejemplos, siempre que se realiza una copia de seguridad (BACKUP DATABASE o BACKUP LOG) o una restauración (RESTORE DATABASE o RESTORE LOG), se almacena en MSDB (tablas backupfile, backupfilegroup, backupmediafamily, backupmediaset, backupset, restorefile, restorefilegroup, restorehistory). Por último, también permite servir de ubicación de almacenamiento de paquetes DTS (SQL Server 2000) y DTSX (SQL Server 2008 - SSIS).”9

tempdb Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 “Almacena tanto los objetos temporales (tablas temporales, procedimientos almacenados temporales, etc.), como los resultados intermedios que pueda necesitar crear el motor de base de datos, por ejemplo durante la ejecución de consultas que utilizan las cláusulas GROUP BY, ORDER BY, DISTINCT, etc. Además, TEMPDB se crea de nuevo siempre que se inicia la instancia SQL Server, tomando su tamaño por defecto. Dado que según necesite más espacio, TEMPDB crecerá hasta el tamaño que necesite, y dado que el crecimiento de un fichero implica esperas debidas a la entrada/salida, es muy importante en entornos críticos dimensionar correctamente TEMPDB para que se cree con un tamaño apropiado, y evitar dichas esperas de entrada/salida en tiempo de ejecución, justo cuando estamos ofreciendo servicio a los usuarios. Evidentemente, estamos desplazando dichas esperas al momento de inicio de la instancia, pero también conseguimos una ventaja adicional al crear de una vez TEMPDB: limitamos la fragmentación (también muy importante en entornos críticos).”10


9 Ídem 10 Ídem


ReportServer$SQLEMBA2008R2

Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 “Estas bases de datos aparentemente están ocultas (no podremos verla desde SQL Server Management Studio). Es de sólo lectura y no contiene datos, sino por el contrario, contiene el código de todos los objetos del sistema de SQL Server 2008. No es accesible directamente, puesto que es necesario establecer el modo de usuario único (single_user) para poder acceder a esta base de datos (USE MSSQLSYSTEMRESOURCE). En cualquier caso, jamás se debe acceder a estas bases de datos.”


ReportServer$SQLEMBA2008R2_TempDB

Base de datos interna del Motor SQL Server 2008R2 “Estas bases de datos aparentemente están ocultas (no podremos verla desde SQL Server Management Studio). Es de sólo lectura y no contiene datos, sino por el contrario, contiene el código de todos los objetos del sistema de SQL Server 2008. No es accesible directamente, puesto que es necesario establecer el modo de usuario único (single_user) para poder acceder a esta base de datos (USE MSSQLSYSTEMRESOURCE). En cualquier caso, jamás se debe acceder a estas bases de datos.”

Microsoft SQL Server 2008R2.”

3.6 En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos, perteneciente al subfondo Departamento de Sistemas de Información, no se anotaron los números de orden 12, 15 y 16 por lo tanto en realidad no se presentan 26, sino 23 tipos o series documentales. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 1. Aprobar la solicitud de valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP), mediante oficio CISED-003-12 de 20 de febrero de 2012, para el Fondo: Ministerio de Educación Pública (MEP), Subfondos: 1. Dirección de Informática de Gestión, 2. Subdirección de Informática de Gestión, 3. Proyecto MEP-DIGITAL, 4. Programa Presupuestario 555 Aplicación de la Tecnología a la Educación, 5. Sección de Adquisición Tecnológica, 6. Departamento de Soporte Técnico, 7. Sección de Redes y Telecomunicaciones, 8. Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados, 9. Departamento de Sistemas de Información, 10. Sección de Servicios Web, 11. Sección de Procesamiento y Control de Nómina, 12. Sección de Ingeniería del Software, 13. Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos, 14. Departamento de Bases de Datos, 15. Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA SUBFONDO: 1. Dirección de Informática de Gestión11 Funciones: a) Dirigir, organizar y evaluar los planes, proyectos y actividades que desarrolle el MEP en el campo de la informática y las telecomunicaciones. b) Dirigir, orientar y ejecutar la aplicación y difusión de conocimientos y recursos informáticos y de telecomunicaciones. c) Organizar y controlar las funciones especializadas y de apoyo de la informática y las telecomunicaciones del MEP en aras de su mejor eficiencia y eficacia. d) Crear y desarrollar la plataforma de comunicaciones digitales del MEP en todo el país. e) Establecer y mantener actualizado un plan informático de corto, mediano y largo plazo, con el fin de promover la sistematización de procesos en todas las dependencias del MEP, tanto en el nivel central como regional, así como presentarlo al Nivel Político para su autorización. f) Brindar asesoría técnica y participar, en coordinación con las distintas dependencias del MEP, en la solución de problemas originados en la aplicación o falta de aplicación de estas tecnologías. g) Proponer los ajustes de organización que se requieran para la mejor adaptación de los servicios a la realidad nacional e internacional. h) Brindar la asesoría que requieran las dependencias y funcionarios del MEP en su campo, mediante personal destacado cuando así corresponda. i) Desarrollar proyectos de investigación en áreas específicas de aplicación de las tecnologías de la informática y las telecomunicaciones en el ámbito que corresponde a la informática de gestión. j) Coordinar, en su campo de actividad, con las diversas instancias, dentro o fuera del MEP, la ejecución de labores especializadas y el desarrollo de convenios, de acuerdo con las normas legales vigentes. k) Preparar el Plan Anual Operativo (PAO) de la Dirección y presentarlo al Viceministro Administrativo de Educación Pública para su aprobación. l) Otras funciones relacionadas, asignadas por el superior jerárquico.

N° orden

Tipo / serie documental

Vigencia Administrativa –

Legal

Valor científico –cultural

1.1 Correspondencia. Original y copia

3 años No *

1.2 Circulares. Original y copia 2 años12 No * 1.3 Memorandos.13 Original y copia 2 años No * 1.4 Consecutivos de oficios enviados.14 Copia 2 años No * 1.5 Solicitudes de certificaciones y constancias.15

Copia 2 años No *

1.6 Expediente de Comisión de Control Interno de la Dirección de Informática de Gestión.16 Original

2 años No *

11 Reseña Histórica: En 1993 con el decreto ejecutivo 21896 se crea el Departamento de Informática y Gestión Educativa como una dependencia del Despacho del Ministro, con cuatro secciones: Informática Educativa, Informática de Gestión, Procesadora de Datos y Soporte Técnico. Con el decreto 22612 –MEP pasa a ser una dependencia de la Oficialía Mayor con el rango de Sección. Más tarde con el decreto 23489 - MEP, en 1994 se crea como División de Informática con dos Departamentos: Informática Educativa e Informática de Gestión. El decreto 30303 – MEP – 2002, establece cinco áreas: Base de Datos, Sistemas de Información, Soporte Técnico, Investigación en Tecnologías de Información, y Servicios Orientados a Internet, y un Comité Institucional de Informática de Gestión, todas como dependencias de la División de Informática. El decreto 34075 – 2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales del MEP, convierte a las Divisiones en Direcciones, en el caso de la División de Informática pasa a llamarse Dirección de Informática de Gestión, con cuatro departamentos: Innovación Tecnológica y Control Informático, Soporte Técnico, Sistemas de Información, y Base de Datos más el Comité Institucional de Tecnologías de Información y Comunicación. 12 En la casilla de observaciones se anota que se conservarán permanente en la oficina las circulares emitidas con carácter de directriz. 13 En la casilla de observaciones se anota que este tipo documental se dejó de producir en el año 2008. 14 En la casilla de observaciones se anota que este tipo documental se comenzó a implementar en el año 2005. 15 En la tabla de plazos se anota que se implementó a partir del 2010. 16 En la tabla de plazos se anota que sólo se ejecutó en el 2010.


1.7 Expedientes de proyectos en Informática.17 Original Contenido: correspondencia, informes de avances de proyectos, informes con recomendaciones de aspectos técnicos, observaciones a manuales técnicos y de usuarios de proyectos relacionados con desarrollo de sistemas y adquisición de software informático, entre estos tenemos: Proyecto Data Center, Proyecto “Módulos para la gestión y Administración de Transportes escolares, Comedores Escolares y Transferencias a Centros Educativos (TCTE), Proyecto: Desarrollo de un sistemas de aplicaciones que depuren la información para la gestión del sistema SIGRH, entre otros.

3 años No *

1.8 Expediente del Proyecto Mep-Digital.18 Original Contenido: Correspondencia, borradores de convenio de cooperación interinstitucional entre el Ministerio de Hacienda y el MEP para un sistema de planillas, borradores de la propuesta de la conformación del proyecto Mep-Digital, análisis de las propuestas del MEP para el desarrollo del Proyecto Mep Digital, Informes sobre el proyecto, por ejemplo: “Documento de Análisis y consideraciones de una propuesta para el desarrollo de una aplicación integrada para el gobierno central”, “Informe Mep Digital Integra 2”.

3 años No *

1.9 Registros de correspondencia enviada y recibida.19 Original

2 años No *

1.10 Registro control de firmas de asistencia.20 Copia

1 año No *

1.11 Formularios de adelantos y liquidaciones de viáticos.21 Copia

1 año No *

1.12 Expedientes de personal.22 Copia

Permanente para la oficina productora

mientras el funcionario se

encuentre activo

No *

1.13 Boletas de orden de transporte. Copia

1 año No *

1.14 Expediente de seguimiento Control Interno.23 Original

2 años No *

17 En la tabla de plazos se anota que se implementó a partir del 2010. 18 En la tabla de plazos se anota que se inició en el 2006. 19 En la tabla de plazos se anota que se implementó a partir del 2002. 20 En la tabla de plazos se anota que a partir del 2010 se utiliza el Sistema REGISTRA. 21 En la tabla de plazos se indica que las giras se iniciaron en el año 2006. 22 En la tabla de plazos se indica que se iniciaron en el año 2010. 23 Ídem.


1.15 Expediente de evaluación del desempeño.24 Original

Permanente para la oficina

productora mientras se

encuentre activo el funcionario

No *

1.16 Cuadro resumen evaluación del desempeño.25 Copia

1 año No *

1.17 Boletas de asignación de activos.26 Copia 2 años No * 1.18 Invitaciones. Copia 3 meses No * 1.19 Manuales. Original

Contenido: en estos manuales se detallan las políticas, planes y lineamientos dispuestos por la Dirección en materia informática, además de manuales técnicos y de usuarios. Incluyen los siguientes temas: Metodología de Desarrollo de Sistemas Informáticos, Políticas Institucionales en Informática, Estándares de la Dirección de Informática, Organización de la Dirección de Informática de Gestión, manuales de procedimientos, entre otros. Soporte: papel Cantidad: 0.60 m Fechas: 2002-2011



encuentre vigente

Sí. Porque reflejan las políticas,

planes, lineamientos y

métodos de trabajo y uso de

acatamiento para los funcionarios de la Dirección y

los usuarios de los sistemas

informáticos del MEP. Elegir los

más relevantes a criterio del Jefe de

la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central

1.20 Control de asignación de equipo de computo a Centros Educativos.27 Original

1 año No *

1.21 Boletas de salida de equipo de cómputo.28 Original

1 año No *

1.22 Inventario de equipo de computo. Copia

2 años No *

1.23 Boletas de liquidación de combustible.29 Copia

1 año No *

1.24 Boletas de vacaciones. Copia

1 año No *

1.25 Contrato de compromiso del funcionario informático ante la designación de cursos de capacitación. Copia

2 años

No *

1.26 Informes presentados por los Departamentos y Secciones de la Dirección . Original Contenido: sobre conectividad de la institución, desarrollo, mantenimiento, ajustes de sistemas de información y otros proyectos.

5 años No *

24 En la tabla de plazos se anota que se inició a implementar en el 2007. 25 En la tabla de plazos se anota que sólo se ejecutó en el 2009. 26 En la tabla de plazos se anota que este tipo documental se empezó a utilizar en el año 2006. 27 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: “A partir del año 2010 la Sección de Adquisición Tecnológica perteneciente a la Dirección lleva este control. * Ver N. de orden 018” 28 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: “Solo se produjeron esos años, actualmente lo realiza el Departamento de Soporte Técnico. *Ver N. de orden 007” 29 En la tabla de plazos se anota que sólo se produjeron en los años 2007 y 2008.


1.27 Instructivos del Sistema Integrado de Recursos Humanos. Original


productora mientras se encuentren

vigentes

No *

1.28 Anteproyecto presupuestario de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias. Original y copia

2 años No *

1.29 Minutas de reuniones con Departamentos de la Dirección. Original

2 años No *

1.30 Expedientes de reuniones de comités, comisiones y subcomisiones. Original

2 años No *

1.31 Correos electrónicos. Original y copia

1 año No *

1.32 Informes de Auditoría Interna. Original Permanente para la oficina

productora

No *

1.33 Informes Trimestrales de Labores. Copia

2 años No *

1.34 Certificaciones de Tiempo servido de funcionarios de la Dirección. Copia

2 años No *

1.35 Informes de Control de Calidad. Copia

1 año No *

1.36 Expediente de la Comisión conformadora de la Universidad Técnica Nacional.30 Copia

2 años No *

1.37 Certificaciones de Aprovechamiento. Copia

1 año No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 2. Subdirección de Informática de Gestión31 Funciones: a) Sustituye al Director de la Dirección en su ausencia. b) Asesorar a los funcionarios del Ministerio de Educación Pública (MEP), sobre las necesidades de automatización de la Institución, y de las telecomunicaciones, hardware y software que deben adquirirse. c) Sustituir en aquellos comités que por delegación forma parte, en cuanto al Comité Técnico de Informática, ser miembro activo y con derecho a voto del Comité informático Institucional. d) Coadyuvar en el planeamiento, dirección y control los sistemas informáticos que se desarrollen en el Ministerio de Educación Pública (MEP). e) Distribuir, controlar y supervisar el adecuado uso de los sistemas de información, telecomunicaciones y equipo de cómputo que exista y que se adquiera en la institución. f) Coordinar y controlar las actividades de los proyectos de alta complejidad, de la Sección de Adquisición Tecnológica y de los programas de trabajo asignados a las distintas unidades de la Dirección. g) Participar en el análisis, diseño, aprobación o rechazo de toda solicitud de compra o adquisición de equipo de cómputo, programas y telecomunicaciones. h) Coadyuvar en formulación, coordinación y supervisión del presupuesto anual de la Dirección para la adquisición de todos los materiales y equipos que necesita i) Informática para satisfacer sus propias necesidades y las de los clientes y/o usuarios.

30 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: “El Director de Informática de Gestión participó como representante del Poder Ejecutivo en ese año.” 31 Reseña Histórica: La Subdirección se creó en el año 2010, sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la cual la Dirección de Informática de Gestión delega parte de sus funciones a la Sub Dirección.


j) Responder a las consultas verbales o escritas de sus superiores, subalternos y público en general. k) Coadyuvar con la supervisión y control del cumplimiento adecuado de las diversas actividades de carácter administrativo y técnico de la organización. l) Coordinar, supervisar y controlar el cumplimiento adecuado de las diversas actividades técnicas de carácter administrativo de la Sección de Adquisición Tecnológica. m) Sustituir al Jefe en aquellas actividades o en ausencia de este. n) Ejecutar las tareas propias de su cargo.

N° orden



Legal


2.1 Correspondencia. Original y copia 2 años No * 2.2 Circulares. Copias 2 años No * 2.3 Consecutivos de Oficios enviados. Copia 2 años No * 2.4 Manuales de Procedimientos del Departamento

de Innovación y Control Informático.32 Copia Permanentes en la oficina productora

mientras se encuentren

vigentes

No *

2.5 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 1 año No * 2.6 Boletas de Omisión de Marca. Copia 1 año No * 2.7 Registros de Correspondencia enviada y

recibida. Original 2 años No *

2.8 Inventario de activos.33 Copia 2 años No * 2.9 Expedientes de Personal.34 Copia 2 años No *

2.10 Expediente de Evaluación del Desempeño. Original

Permanentes en la oficina productora

mientras se encuentre activo el funcionario en la

oficina

No *

2.11 Expediente de proyectos en informática. Copia 2 años posterior de concluido el

proyecto para la oficina productora

No *

2.12 Inventario de equipo de cómputo de la institución. Original

2 años No *

2.13 Informes de Auditoría Interna. Original Permanente para la oficina productora

No *

2.14 Constancias y Certificaciones de experiencia laboral. Copia

1 año No *

2.15 Invitaciones. Copia 3 meses No * 2.16 Expedientes de reuniones de comités,

comisiones y subcomisiones. Copia 1 año No *

2.17 Informes de Cheklist. Original 2 años No * 2.18 Informes del sistema MEP-SAD (Sistema de

Aplicaciones de Depuración de Información). Copia

2 años No *

2.19 Anteproyecto presupuestario de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias. Copia

2 años No *

32 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: “La Sub Dirección se encarga de dar La Sub Dirección se encarga de dar el visto bueno y revisar todos los manuales producidos por el Departamento de Innovación y Control Informático”. 33 En la casilla de observaciones se indica que este tipo documental se empezó a utilizar en el 2011. 34 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: “Se transferirán al Archivo Central sólo los provenientes de Registros Laborales.”


SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 3. Proyecto MEP-DIGITAL35 Funciones: a) Participar en el proceso de contratación de compra directa de empresas consultoras en informática. b) Preparar Cartel de contratación de empresas consultoras en informática. c) Analizar las ofertas de empresas consultoras en informática. d) Realizar pruebas de funcionalidad del sistema y coordinar la capacitación de los funcionarios involucrados. e) Ajustar el sistema de pagos, planillas y de Recursos Humanos que utiliza actualmente el MEP y migrarlo al Sistema INTEGRA utilizado por el Ministerio de Hacienda y otros ministerios. f) Realizar estudios relacionados con clima organizacional y gestión de recursos humanos. g) Realizar estudios de soluciones informáticas disponibles en el mercado. h) Aprobar o rechazar los productos informáticos elaborados por las empresas consultoras. i) Coordinar el proceso de implementación del Sistema Integrado en Recursos Humanos INTEGRA en el MEP. j) Otras funciones relacionadas.

N° orden



Legal


3.1 Correspondencia. Original y copia 2 años No * 3.2 Circulares. Original y copia 2 años No * 3.3 Consecutivos de Oficios enviados. Copia 2 años No * 3.4 Registros de Correspondencia enviada y


3.5 Formularios de Adelantos y Liquidaciones de Viáticos. Copia

1 año No *

3.6 Expedientes de Personal.36 Copia Permanentes en la oficina productora

mientras se encuentre activo el

funcionario

No *

3.7 Expediente de seguimiento Control Interno. Original

2 años No *

3.8 Expediente de Evaluación del Desempeño. Permanentes en la oficina productora


funcionario

No *

3.9 Boletas de Asignación de Activos. Copia 2 años No * 3.10 Anteproyecto presupuestario. Copia 2 años No * 3.11 Estimaciones presupuestarias. Copia 1 año No *

35 Reseña Histórica: A raíz del estudio FOE-EC-503, del 25 de octubre de 2004, de la Contraloría General de la República, sobre Sistema de Pago de Salarios del Ministerio de Educación Pública, sus antecedentes, resultados y recomendaciones, los Ministerios de Hacienda y Educación Pública definieron un equipo de trabajo para elaborar los escenarios que podrían dar como resultado una aplicación que cumpla con lo establecido en dicho informe. El sistema de salarios del MEP, por falta de desconcentración de servicios por problemas de tecnología presenta muchas deficiencias, ha ocasionado el pago de sumas de pagos de más por sumas millonarias, de estos aspectos y otras observaciones emitidas por la Contraloría General de la República. En el año 2006 se conforma formalmente un grupo de trabajo denominado MEP Digital integrado por: un Comité Directivo (Ministro de Hacienda, Ministro de Educación Pública, Directores de Informática de ambos Ministerios, Contador Nacional, Director del Presupuesto Nacional, Tesorero Nacional, Director del Servicio Civil y Oficial Mayor del MEP), un Gerente del proyecto, la contraparte técnica con funcionarios del MEP y la contraparte funcional (10 usuarios expertos) que incluyen personal de Servicio Civil, Contabilidad, Presupuesto Nacional, Tesorería, Recursos Humanos del MEP, Presupuesto del MEP y área financiera del MEP. El fin de este proyecto es desarrollar e implementar una solución tecnológica para los procesos de gestión y planilla del Ministerio de Educación Pública, por lo que se opta por la utilización del sistema de pagos del Ministerio de Hacienda “INTEGRA”, en una etapa inicial se calcularon los costos del proyecto en $ 1.500,000, en un plazo de 18 meses, sin embargo el proyecto se ha extendido más de cuatro años. Es hasta el año 2007 que comienzan funciones formalmente. 36 En la casilla de observaciones se anota lo siguiente: “Se transferirán al Archivo Central sólo los provenientes de Registros Laborales.”


3.12 Expediente de antecedentes de MEP Digital. Original Contenido: correspondencia, informes del Ministerio de Hacienda, análisis de sistemas de información, análisis de propuestas de infraestructura informática, entre otros. Soporte: papel Cantidad: 0.03 m Fechas: 2006-2007

10 años Sí. Porque refleja la introducción de la tecnología en el sistema de pago de la planilla de

una de las instituciones más

grandes y complejas de la Administración

Pública. Además complementa la

serie 3.17 Expediente del

Comité Directivo del Proyecto MEP- Digital

3.13 Minutas de reuniones del departamento. Original

2 años No *

3.14 Plan de Trabajo. Original 5 años No * 3.15 Informe final de gestión de funcionarios que

integran el equipo funcional del Departamento. Original

2 años No *

3.16 Expediente de capacitaciones a funcionarios del Programa. Copia

2 años No *

3.17 Expediente del Comité Directivo del Proyecto MEP- Digital. Original Contenido: acta constitutiva, correspondencia, calendario anual de sesiones del Comité, registro de asistencia a reuniones, presentación del proyecto para Ministros, minutas de reuniones, minutas de sesiones extraordinarias. Soporte: papel Cantidad: 0.05 m Fechas: 2007-2011

5 años para la oficina productora

Permanente para el Archivo Central

Sí. Porque refleja los orígenes y decisiones del

grupo de trabajo encargado de desarrollar e

implementar una solución tecnológica para los procesos

de gestión y planilla del MEP. Además

complementa la serie 3.12

Expediente de antecedentes de

MEP Digital. 3.18 Expediente de antecedentes sobre el uso del

sistema Integra. Original Contenido: correspondencia, documentos informativos sobre el Sistema Informático de Gestión de Recursos Humanos, Planillas y Pagos del Gobierno Central de Costa Rica (INTEGRA). Soporte: papel Cantidad: 0.06 m Fechas: 2000-2008

3 años Sí. Porque refleja el desarrollo e

implementación del sistema de manejo de la planilla más

grande del Gobierno Central. Además complementa las

series 3.12 Expediente de

antecedentes de MEP Digital y 3.17

Expediente del Comité Directivo

MEP-Digital


3.19 Informes mensuales del Comité Técnico y del Comité funcional.37 Original

5 años No *

3.20 Informes mensuales de la Gerencia del Proyecto.38 Original Contenido: fecha, objetivo del reporte, cronograma, tabla de contenido, introducción, desarrollo del informe, sobre los avances de la implementación de la solución tecnológica INTEGRA2. Soporte: papel Cantidad: 0.05 m Fechas: 2010-2011

5 años para la oficina productora

Permanente para el Archivo Central

Sí. Porque reflejan los avances

obtenidos en la solución

tecnológica del manejo de la

planilla del MEP

3.21 Informes mensuales de labores realizadas por la empresa Ideas Gloris.39 Original

5 años No *

3.22 Expediente de pagos a la empresa Ideas Gloris. Copia

5 años No *

3.23 Expediente de asuntos tratados con la empresa consultora Price Water House Coopers. Original

10 años No *

3.24 Informes ejecutivos de avances de la empresa Grupo Asesor Systems Development. 40Original

5 años No *

3.25 Expedientes de asuntos tratados con la empresa Grupo Asesor Systems Development.41 Original

5 años No *

3.26 Expediente de justificación de ampliación a la Contratación Directa de Empresa Grupo Asesor Systems Development. Copia

2 años No *

3.27 Facturas del Grupo Asesor Systems Development. Copia

5 años No *

3.28 Boletas de aprobación de productos informáticos.42 Original

5 años No *

3.29 Informes mensuales de avances del Grupo Asesor Systems Development.43 Original

3 años No *

3.30 Minutas de reuniones con el Grupo Asesor Systems Development.44 Copia

2 años No *

3.31 Expediente de Contratación Directa de Price Water House Coopers. Copia

5 años No *

3.32 Expediente sobre Adendum al contrato de Price Water House Coopers. Copia

5 años No *

3.33 Expediente sobre ampliación al contrato de Price Water House Coopers. Copia

5 años No *

3.34 Informes de avances del proyecto elaborados por Price Water House Coopers.45 Original

5 años No *

37 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a producir en el año 2010. 38 Ídem. 39 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a producir en el año 2009. 40 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a producir en el año 2010. 41 En la tabla de plazos se indica los siguiente: “Esta empresa fue contratada para realizar una consultaría o asesoría en Software, adaptación de la aplicación INTEGRA a las necesidades de gestión de Recursos Humanos del MEP.” 42 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a producir en el año 2009. 43 Ídem. 44 Ídem.


3.35 Estudio de soluciones tecnológicas MEP-DIGITAL elaborado por el Ministerio de Hacienda. Original Contenido: introducción, objetivo, definiciones de aplicaciones existentes, información de varias soluciones informáticas, entre estas: People Soft Oracle, SAP, Start H. Soporte: papel Cantidad: 0.05 m Fecha: 200846

2 años Sí. Porque refleja el análisis de soluciones

tecnológicas, y recomendaciones

para la administración en

cuanto a la aplicación de la

gestión de recursos humanos y pagos del MEP

3.36 Expediente sobre la oferta de servicios para realizar la ampliación de la contratación directa del Grupo Asesor.47 Copia

5 años No *

3.37 Informes sobre los servicios prestados por la empresa Price Water House Coopers.48 Original

10 años No *

3.38 Manual de Políticas de Price Water House Coopers.49 Original

Permanente en la oficina producta

mientras se encuentre vigente

No *

3.39 Formularios para la revisión de procesos informáticos.50 Original

5 años No *

3.40 Guía Técnica de configuración de equipos del sistema Integra.51 Original

Permanente en la oficina producta


No *

3.41 Informe de Diseño de Procesos.52 Original 10 años No * 3.42 Ofertas de empresas consultoras.53 Copia 1 año No * 3.43 Informe de resultados de estudio de cultura y

clima organizacional en el MEP.54 (Dirección de Recursos Humanos) Original Contenido: introducción, conceptos, características del clima organizacional, datos demográficos, resultados generales, comentarios de los participantes, Benchmark de los resultados, conclusiones y recomendaciones. “Este documento contiene los resultados del estudio de cultura y clima organizacional de la Dirección de Recursos Humanos del MEP, realizado mediante la aplicación del Sistema

10 años Sí. Porque refleja la percepción y

grado de satisfacción del recurso humano

con respecto de la tecnología, la estructura, los procesos, las

prácticas y políticas de

personal de la Dirección de

Recursos Humanos.

45 Ídem. 46 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se produjo sólo en el año 2008. 47 Ídem. 48 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental también se conoce como “Informes de la situación actual de la contratación de Price Water House Coopers”. 49 En la tabla de plazos se indica que sólo se produjeron en el año que se apunta. 50 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2008. 51 En la tabla de plazos se indica que sólo se produjeron en el año que se apunta. 52 Ídem. 53 Ídem. 54 Ídem.


ACT (Ability to Change and Transform) de Price Waterhouse Coopers. Entre los puntos tratados estuvo determinar la percepción del recurso humano con respecto a la ejecutoria de la Dirección de Recursos Humanos, determinar la percepción del recurso humano con respecto a cómo la tecnología, la estructura, los procesos y las prácticas y políticas de personal están facilitando el logro de los resultados de la Dirección de Recursos Humanos, medir el grado de satisfacción del personal de la Dirección de Recursos Humanos y su disposición a emprender nuevos retos y cambios. El informe inicia con la explicación de la base conceptual del estudio y su medición. Luego presenta los hallazgos del estudio, seguidos por las conclusiones y recomendaciones.”55 Soporte: papel Cantidad: 0.06 m Fecha: 2008

3.44 Informe de histórico de actividades de los productos finales entregados por el Grupo Asesor.56 Original Contenido: tabla de contenido, introducción, antecedentes, cronograma base del estudio, plan de trabajo, efectos del retraso en el desarrollo de los productos, eventos posteriores a la aprobación de productos. Soporte: papel Cantidad: 0.02 m Fecha: 2010

10 años Sí. Porque se evidencian los cambios del producto, la

historia de los principales

eventos y los resultados finales.

3.45 Informe de diseño de roles y funciones para el desarrollo del proyecto.57 Original Contenido: Introducción, alcances, identificación de los roles de los participantes en el proyecto, sobre el desarrollo del modelo operacional para la gestión de Recursos Humanos en el MEP.

5 años No *

3.46 Plan Operativo Anual.58 Copia

2 años No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 4. Programa Presupuestario 555 Aplicación de la Tecnología a la Educación59

55 Información suministrada mediante oficio CISED-004-12 de 25 de abril de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, presidenta del CISED del MEP. 56 Ídem. 57 Ídem. 58 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2008.


Funciones: a) Realizar la revisión de las facturas enviadas para refrendo de proveedores y servicios públicos correspondientes al presupuesto del programa y dar visto bueno para su respectiva cancelación. b) Generar solicitudes de pedido ante la Dirección de Proveeduría Institucional, y llevar seguimiento de las contrataciones hasta el final del proceso. c) Realizar diversos trámites ante el Depto. de Control y Evaluación Presupuestario de la Dirección Financiera y dar seguimientos de los mismos. d) Realizar informes de labores trimestrales de los avances realizados dentro del programa presupuestario. e) Dar seguimiento al presupuesto de la Dirección de Informática de Gestión, a la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación y al Proyecto MEP Digital. f) Colaborar en la realización del presupuesto anual.

N° orden



Legal


4.1 Correspondencia. Original y copia 2 años No * 4.2 Circulares. Copia 2 años No * 4.3 Consecutivos de Oficios enviados. Copia 2 años No * 4.4 Control de Correspondencia enviada. Original 2 años No * 4.5 Control de Facturas enviadas a Proveeduría y

a Contabilidad. Original 2 años No *

4.6 Informes Trimestrales de labores. Copia 2 años No * 4.7 Solicitudes de compra por Caja Chica. Copia 2 años No * 4.8 Boletas de Asignación o Traslado de equipo y

mobiliario. Copia 2 años No *

4.9 Boletas de Solicitud de Materiales de Oficina. Original

2 años No *

4.10 Formularios de Liquidaciones Presupuestarias. Copia

2 años No *

4.11 Formularios de Programación Financiera. Copia

2 años No *

4.12 Formularios de Solicitud de Creación, modificación y Caducos de Reserva de Recursos. Copia

2 años No *

4.13 Boletas de asignación de Activos y Suministros. Copia

2 años No *

4.14 Expedientes de Trámite de Revisión de Facturas. Copia

3 años No *

4.15 Minutas de reuniones con la Dirección de Recursos Tecnológicos. Original

1 año No *

4.16 Expedientes de Licitaciones. Copia

4 años No *

4.17 Expediente de Trámites realizados con el Depto. De Control y Evaluación Presupuestaria. Copia

2 años No *

4.18 Expediente de Trámites realizados con la Dirección de Proveeduría Institucional.60 Copia

2 años No *

59 Reseña Histórica: A partir del 2009, como parte del proceso de reforma institucional, se establece una nueva estructura presupuestaria, sustentada en 10 Programas Presupuestarios. Cada Programa Presupuestario se concibe como un “centro de producción” independiente, integrado por 1 o varias Unidades Gestoras que, en principio, generan “productos” o brindan servicios de similar naturaleza. Cada Programa Presupuestario se ejecuta bajo la responsabilidad de un “Jefe de Programa”, quien es el encargado de realizar la planificación y ejecución del presupuesto asignado. El Programa 555 Aplicación de la Tecnología a la Educación está a cargo del Director de Informática de Gestión, Alberto Orozco y el Coordinador es el Lic. Alfonso Vargas Delgado. 60 En la tabla de plazos se indica que se comenzó a realizar a partir del año 2011.


SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 5. Sección de Adquisición Tecnológica61 Funciones: a) Generar en conjunto con los departamentos y dependencias estudios de mercado necesarios para desarrollar eficientemente el proceso de solicitud de pedidos de los recursos informáticos que requiera la Dirección. b) Analizar las ofertas enviadas por la Proveeduría Institucional para verificar las especificaciones de los productos ofertados por los diferentes oferentes participantes en el proceso del equipo a adquirir. c) Constatar que los funcionarios en su labor cuenten con el equipo funcional y operativo, de tal manera que sus actividades y tareas diarias se vean facilitadas y los productos finales cumplan con las expectativas y calidad deseada por parte de la instancia gestora. d) Coordinar con los departamentos del área de informática los proyectos de su campo de acción, para generar los estudios referentes y específicos al inicio del proceso de adquisición. e) Actualizar la confección de las solicitudes de pedido, según las emisiones de la proveeduría institucional, para la compra de recursos informáticos. f) Coordinar previamente con la (s) empresa(s) adjudicadas la entrega e instalación de los productos adquiridos. g) Supervisar el proceso de instalación y/o configuración de los productos adquiridos en coordinación con la (s) instancia(s) solicitantes. h) Emitir informes periódicos (trimestrales de labores) e informes técnico actualizados sobre el proceso de instalación y configuración para garantizar el cumpliendo de lo solicitado en el cartel correspondiente. i) Mantener debidamente documentada y actualizada los diferentes procesos de adquisición de bienes o servicios. j) Ejecutar labores propias de la sección y otras designadas por el director de la Dirección de Informática de Gestión. k) Dar seguimiento a la ejecución del presupuesto aprobado del programa asignado a la DIG, según el marco normativo vigente que lo rige.

N° orden



Legal



2 años No *

5.2 Circulares. Original y copia

2 años No *

5.3 Consecutivos de Oficios enviados. Copia

2 años No *

5.4 Informe de labores semanal de funcionarios. Original

2 años No *

5.5 Expedientes de licitaciones. Copia 4 años No * 5.6 Expedientes de Asignación de Equipo de

computo. Copia 4 años No *

5.7 Registros de Correspondencia enviada y recibida. Original

2 años No *

5.8 Expedientes de Personal.62 Copia Permanente en la oficina productora


encuentre activo

No *

61 Reseña Histórica: Esta Sección pertenece a la Dirección de Informática de Gestión, fue creada en el año 2007, sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la Cual el Departamento de Innovación y Control Informático delega parte de sus funciones a esta Sección, por lo que la documentación anterior al año 2007 se hereda de ese Departamento. 62 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Se transferirán al Archivo Central sólo los provenientes de Registros Laborales.”



Permanente en la oficina productora


encuentre activo

No *

5.10 Minutas de reuniones de la jefatura. Copia

1 año No *

5.11 Anteproyecto Presupuestario de las Dependencias del MEP y Direcciones Regionales relativo a la adquisición de equipo de cómputo. Copia

4 años No *

5.12 Plan Operativo Anual. Copia

2 años No *

5.13 Expediente de Control Interno. Original

2 años No *

5.14 Boletas de Asignación y Traslado de Equipo. Copia

3 años No *

5.15 Expediente saldo de vacaciones. Copia

2 años No *

5.16 Inventario de equipo de cómputo distribuido a funcionarios del MEP. Original

3 años No *

5.17 Informes trimestrales de labores.63 Original y copia

2 años No *

5.18 Control de asignación de equipo de cómputo a Centros Educativos. Original


productora

No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 6. Departamento Soporte Técnico Funciones: a) Obtener y tratar, mediante la utilización de equipo de cómputo y otros recursos informáticos, los datos adecuados para disponer de información útil, de acuerdo con las necesidades del Ministerio y sus dependencias, tanto al nivel central como regional. b) Velar por el buen estado de todo el equipo de cómputo disponible en el MEP, como medio para garantizar un continuo mejoramiento en las técnicas y uso de herramientas computacionales, tanto a nivel de equipo de cómputo, telemática y redes. c) Administrar los recursos informáticos, controlando todos los aspectos relacionados con los usuarios, distribución y asignación de equipos, Recomendación de compra y suministro de materiales informáticos) Crear y desarrollar la plataforma de comunicaciones digitales del MEP en todo el país. d) Organizar la asignación de equipos y del personal disponible, con el fin de satisfacer las necesidades del MEP y sus dependencias, dentro del marco Institucional. e) Realizar la programación de visitas para la revisión y reparación de equipo de cómputo, de acuerdo con las solicitudes y el plan institucional de asesoría y soporte informático. f) Mantener acciones preventivas y correctivas para la instalación y configuración de hardware y software del equipo de cómputo existente en las diferentes dependencias del MEP, tanto en el nivel central como regional. g) Maximizar la capacidad operativa de los recursos informáticos, en coordinación con los otros departamentos de la Dirección y demás dependencias del MEP, tanto en el nivel central como regional. h) Apoyar todo aspecto telemático y de redes relacionados con los procesos de gestión del MEP.

63 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: Los años 2007 y 2008 solo se encuentran en formato digital. El Departamento de Innovación Tecnológica. Reciben el original del Programa Presupuestario 555 y se incluye la información en el Informe trimestral de labores de la Sección la cual envía un original al Departamento de Innovación y Control Informático.


i) Determinar los estándares de equipo y software en coordinación con el Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático. j) Mantener actualizado el inventario de equipo de cómputo, software y líneas de comunicación. k) Velar por el buen estado de toda la infraestructura de telecomunicaciones y redes existente en pro de un continuo mejoramiento con lo que se persigue la sostenibilidad, desarrollo y control de sus actividades. l) Conformar una Intranet a nivel ministerial, para ofrecer los múltiples servicios de transmisión de datos, correo electrónico y acceso a Internet, para las diversas redes que conforman la intranet ministerial. m) Elaborar el inventario de las líneas que se usan para brindar los servicios de telecomunicaciones y servicios que se obtengan a través de las redes locales, para un mejor control y aprovechamiento de estos recursos.

N° orden



Legal


6.1 Correspondencia. Original y copia 3 años No * 6.2 Consecutivos de Oficios enviados. Copia 3 años No * 6.3 Expediente de Evaluación del Desempeño.

Original Permanente en la oficina productora


funcionario

No *


2 años No *

6.5 Circulares. Original y copia 2 años No * 6.6 Boletas de Control de Préstamo de material y

equipo de cómputo.64 Copia 3 años No *

6.7 Boletas de Control de Salida de equipo de cómputo. Original

3 años No *

6.8 Boletas de solicitud de materiales. Copia 2 años No * 6.9 Boleta de Traslado de Equipo y Mobiliario o

Herramientas.65 Copia 3 años No *

6.10 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 1 año No * 6.11 Constancias y Certificaciones de experiencia

laboral.66 Copia 1 año No *

6.12 Boletas de Tiempo Extraordinario. Copia 1 año No * 6.13 Boletas de Omisión de Marca. Copia 1 año No * 6.14 Registro de Inventario de bienes en el

Sistemas de Información para el Manejo de Inventario Garantías y Mantenimientos (SIGAM). Copia

2 años No *

6.15 Registro Control de firmas de asistencia.67 Copia

1 año No *

6.16 Informes Trimestrales de labores. Copia

2 años No *

6.17 Plan Operativo Anual.68 Original y copia 2 años No * 6.18 Formularios de Liquidaciones de Viáticos y

Gastos de Transporte. Copia 2 años No *

64 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2008. 65 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2009. 66 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se elabora mediante el sistema SIG RH y que sólo se produjeron en los años que se apuntan. 67 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2011. 68 En la tabla de plazos se indica que este departamento hace un compendio que incluye en el POA de las secciones.


6.19 Formularios de Solicitud de Adelantos de Viáticos. Copia

2 años No *

6.20 Cuadro resumen Evaluación del Desempeño. Copia

2 años No *

6.21 Boletas de Asignación de Activos. Copia 3 años No * 6.22 Solicitud de pedido

(Solicitud de inicio para trámite de contratación administrativa). Copia

2 años No *

6.23 Informes de visitas técnicas. Original 2 años No * 6.24 Manual de Soporte Técnico.

Original Permanente para la oficina productora


No *

6.25 Planes de contingencia para los sistemas informáticos.69 Original


productora

No *

6.26 Boletas de solicitudes de servicios de soporte técnico. Original

1 año No *

6.27 Proyecto MEP – ROFAS Certificación de Redes Estructuradas piso 3, 4, 6. Copia

1 año No *

6.28 Expediente de suscripción para servicios de Internet Avanzado.70 Original y copia


No *

6.29 Expediente de licencias de uso del Software. Original


No *

6.30 Facturas proforma. Copia 1 año No * 6.31 Informes de Checklist.71 Original 2 años No * 6.32 Inventario de equipo de cómputo.72 Copia 2 años No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: Departamento Soporte Técnico SUBFONDO 3: 7. Sección de Redes y Telecomunicaciones73 Funciones: a) Velar por el buen estado de todo el equipo de cómputo existente en pro de un continuo mejoramiento en las técnicas y uso de herramientas computacionales, con lo cual se persigue el desarrollo y control de sus actividades, a nivel de equipo de Telemática y Redes. b) Mantener acciones preventivas y correctivas para la instalación y configuración de hardware y software del equipo de telemático y redes existente en las diferentes dependencias del Ministerio de Educación Pública. c) Maximizar la capacidad operativa de los recursos telemáticos y redes, en coordinación con los otros departamentos de la Dirección y demás entidades del Ministerio. d) Proporcionar mantenimiento, asesoría e implantación de las redes y telecomunicaciones técnica y administrativamente a las diferentes dependencias del Ministerio de Educación Pública. e) Determinar los estándares de equipo telemático y redes en coordinación con el departamento de Investigación de la Dirección de Informática de Gestión. f) Realizar la confección de solicitud de pedido para compra de equipo de cómputo y software en coordinación con los otros departamentos de la Dirección de Informática de Gestión, así como, con las otras dependencias del Ministerio de Educación Pública. g) Mantener actualizado el inventario de telecomunicaciones y redes.

69 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2011. 70 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2008. 71 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2011. 72 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2006. 73 Reseña Histórica: Esta Sección pertenece al Departamento de Soporte Técnico, fue creada en el año 2008, sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la que el Departamento de Soporte Técnico delega parte de sus funciones a dos secciones, entre estas la Sección de Redes y Telecomunicaciones.


N° orden



Legal


7.1 Correspondencia. Original y copia 2 años No * 7.2 Consecutivos de Oficios enviados. Copia 2 años No * 7.3 Expediente de Evaluación del Desempeño.

Original




No *


2 años No *

7.5 Circulares. Original y copia 2 años No * 7.6 Boletas de Control de Salida de equipo de

cómputo. Original 6 años No *

7.7 Boleta de Traslado de Equipo y Mobiliario o Herramientas.74 Copia

2 años No *

7.8 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 1 año No * 7.9 Boletas de Tiempo Extraordinario. Copia 1 año No *

7.10 Boletas de Omisión de Marca. Copia 1 año No * 7.11 Registro de control de firmas de asistencia.

Copia 1 año No *

7.12 Informes Trimestrales de labores. Copia 2 años No * 7.13 Plan Operativo Anual. Copia 2 años No * 7.14 Cuadro resumen Evaluación del

Desempeño.75 Copia 2 años No *

7.15 Informes de visitas técnicas. Original 1 año No * 7.16 Solicitudes de conexión a Internet de Centros

Educativos y Oficinas Centrales.76 Original 6 años No *

7.17 Manuales de Procedimientos para el uso adecuado de las telecomunicaciones y redes del MEP. Original


productora mientras estén

vigentes

No *

7.18 Manuales de Redes y Telecomunicaciones. Original


productora mientras estén

vigentes

No *

7.19 Informes de Checklist. Original 2 años No * 7.20 Informes de Auditoría Interna. Original Permanente para

la oficina productora

No *

7.21 Inventario de líneas que se usan para brindar servicios de telecomunicaciones. Original


productora

No *

7.22 Base de Datos de Instituciones Educativas con conexión a Internet.77 Original


productora

No *

74 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2009. 75 En la tabla de plazos se indica que sólo se utilizó en el año 2009. 76 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2009. 77 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Esta Base de Datos se desarrollo en Access, su uso se implemento en el 2009.”


7.23 Convenio ICE-MEP sobre conectividad a Centros Educativos. Copia Original: ICE, Despacho del Ministro.78 Contenido: Sobre el compromiso del Instituto Costarricense de Electricidad de proveer facilidades de conexión a centros educativos en zonas de difícil acceso.


productora mientras esté

vigente

No *

7.24 Solicitudes de pedido para la adquisición de equipo de cómputo y software. Copia

2 años No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: Departamento Soporte Técnico SUBFONDO 3: 8. Sección de Soporte Técnico a Oficinas Centrales y Edificios Descentralizados79 Funciones: a) Velar por el buen estado de todo el equipo de cómputo existente en pro de un continuo mejoramiento en las técnicas y uso de herramientas computacionales, con lo cual se persigue el desarrollo y control de sus actividades. b) Administrar todo recurso informático bajo un control de todo lo relativo a los usuarios, recomendación de compra y suministro de materiales informáticos. c) Así mismo, la organización en la asignación de equipos a personal y funciones, cada uno de ellos dirigidos a satisfacer necesidades concretas dentro del marco institucional. d) Realizar cronogramas de trabajo para las visitas de revisión y reparación de equipo de cómputo, de acuerdo a solicitudes y al plan institucional de asesoría y soporte informático. e) Mantener acciones preventivas y correctivas para la instalación y configuración de hardware y software del equipo de cómputo existente en las diferentes dependencias del Ministerio de Educación Pública f) Maximizar la capacidad operativa de los recursos informáticos, en coordinación con los otros departamentos de la Dirección y demás entidades del Ministerio. g) Apoyar todo aspecto telemático y de redes que se relaciones con cualquier proceso de gestión del Ministerio de Educación Pública. h) Mantener actualizado el inventario de equipo y software.

N° orden



Legal


8.1 Correspondencia. Original y copia 2 años No * 8.2 Expediente de Evaluación del Desempeño.

Original Permanente para

la oficina productora mientras se


No *


2 años No *

8.4 Circulares. Original y copia 2 años No * 8.5 Boleta de Control de Salida de equipo.80

Copia 2 años No *

78 Información suministrada por medio del oficio CISED-004-12 de 25 de abril de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidenta del CISED del MEP. 79 Reseña Histórica: Esta unidad administrativa es una sección del Departamento de Soporte Técnico, se creó aproximadamente en el 2008 sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en que el Departamento de Soporte Técnico delega parte de sus funciones a dos secciones, entre estas la Sección de Soporte Técnico. 80 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2009.


8.6 Boleta de Traslado de Equipo y Mobiliario o Herramientas.81 Copia

2 años No *

8.7 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 2 años No * 8.8 Constancias y Certificaciones de funcionarios

del departamento.82 Copia 1 año

No *

8.9 Boletas de Omisión de Marca.83 Copia 1 año No * 8.10 Memorandos. Original y copia 1 año No * 8.11 Registro control de firmas de asistencia.

84Copia 1 año No *

8.12 Informes Trimestrales de labores. Copia 2 años No * 8.13 Plan Operativo Anual. Copia 2 años No * 8.14 Formularios de Liquidaciones y adelantos de

Viáticos y Gastos de Transporte.85 Copia 1 año No *

8.15 Correos electrónicos. Original y copia 2 años No * 8.16 Cuadro resumen Evaluación del

Desempeño.86 Copia 2 años No *

8.17 Expediente sobre adquisición de licencias de Software Three Rivers LLc. Copia

2 años después de cerrarse el expediente.

No *

8.18 Manuales de Procedimientos. Original Permanente mientras estén

vigentes

No *

8.19 Contratos de Práctica Didáctica Supervisada con el Instituto Nacional de Aprendizaje.87 Original

2 años No *

8.20 Control de visitas de los técnicos. Original 1 año No * 8.21 Informes de supervisión de las labores

desarrolladas por los técnicos destacados en las Direcciones Regionales. Original

1 año No *

8.22 Constancias de capacitación recibida por funcionarios de la Sección. Copia

1 año No *

8.23 Informes de Checklist. Original

1 año No *

8.24 Cronograma de trabajo para las visitas de revisión y reparación de equipo. Original

1 año No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 9. Departamento de Sistemas de Información88 Funciones: a) Orientar la prestación de servicios de automatización hacia las necesidades reales de los clientes. b) Contar con los medios técnicos y administrativos necesarios para facilitar el desarrollo intelectual y actualización de conocimientos mediante capacitaciones. c) Contar con el marco normativo adecuado y realizar revisiones sistemáticas de éste, de acuerdo con las nuevas necesidades y tendencias. d) Realizar el seguimiento, control y verificación de cumplimiento de éste. e) Ayudar a una mejora continua en las técnicas y uso de herramientas computacionales. f) Estudiar las aplicaciones existentes y nuevas, desarrollando las aplicaciones necesarias para la gestión eficiente y oportuna.

81 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2011. 82 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se elabora mediante el sistema SIG RH y que sólo se produjeron en los años que se apuntan. 83 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2009. 84 Ídem. 85 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2011. 86 En la tabla de plazos se indica que sólo se utilizó en el año 2009. 87 En la tabla de plazos se indica que se empezaron a producir en el año 2010.


j) Prestar servicios acordes con el avance tecnológico, mediante servicio ágil, eficiente y oportuno. k) Verificar constantemente los ciclos de vida de los sistemas, el comportamiento y su rendimiento funcional. l) Apoyar las actualizaciones en Telecomunicaciones que interactúan con el servicio de desarrollo de acuerdo con los avances tecnológicos y las necesidades del MEP. m) Otras funciones relacionadas, asignadas por el superior jerárquico.

N° orden



Legal


9.1 Correspondencia. Original y copia 4 años No * 9.2 Circulares. Original y copia 4 años No * 9.3 Consecutivos de Oficios enviados. Copia 2 años No * 9.4 Memorandos internos.89 Original y copia 1 año No * 9.5 Telegramas. Copia Eliminar cuando

caduque su vigencia administrativa y

legal

No *

9.6 Boletas de Solicitud de Vacaciones.90 Copia 1 año No * 9.7 Boletas de Omisión de Marca.91 Copia 1 año No * 9.8 Registros de Correspondencia enviada y


9.9 Informes Trimestrales de labores.92 Original y copia

2 años No *

9.10 Plan Operativo Anual. Original y copia 2 años No * 9.11 Expedientes de Personal.93 Copia 3 años No * 9.12 Expediente de Evaluación del Desempeño.

Original Permanente mientras se

encuentre activo el funcionario en la

oficina

No *

9.13 Cuadro resumen Evaluación del Desempeño.

94 Copia 2 años No *

9.14 Boletas de requisición de materiales.95 Copia 1 año No * 9.15 Boletas de Asignación de Activos.96 Copia 1 año No * 9.16 Inventario de activos.97 Copia 1 año No * 9.17 Informes sobre proyectos de desarrollo

informático. Copia 5 años No *

9.18 Certificación de años laborados de funcionarios del Departamento.98 Copia

1 año No *

88 Reseña Histórica: Este Departamento fue creado en el año 2007, consta en el Decreto 34075 a raíz de la reestructuración, la documentación anterior a ese año se hereda de la antigua Área de Sistemas de Información perteneciente a la Dirección de Informática de Gestión. Este Departamento cuenta con las siguientes secciones: Sección de Procesamiento y Control de Nómina, Sección de Sistemas Especializados en Recursos Humanos, Sección de Ingeniería del Software y la Sección de Servicios Web. 89 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año 2007. 90 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Este Departamento da el visto bueno a las boletas de solicitud de vacaciones de las Secciones de Procesamiento y Control de Nómina y de la Sección de Sistemas Especializados en Recursos Humanos” 91 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Este Departamento elabora las boletas de Omisión de marca de las Secciones de Procesamiento y Control de Nómina y de la Sección de Sistemas Especializados en Recursos Humanos.” 92 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Este Departamento hace un compendio de los informes que recibe de las secciones y se encarga de enviarlo como uno solo al Departamento de Innovación y Control Informático.” 93 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: “Se transferirán al Archivo Central sólo los provenientes de Registros Laborales. Este tipo documental se empezó a utilizar en el 2011. Este Departamento elabora este tipo documental para las Secciones de Procesamiento y Control de Nómina y la Sección de Sistemas Especializados en Recursos Humanos.” 94 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año 2009. 95 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año 2010. 96 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se encontraron los años 2010 y 2011. 97 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año 2010.


9.19 Informes mensuales de labores de funcionarios del Departamento.99 Original

1 año No *

9.20 Control de Tiempo Extraordinario.100 Copia 1 año No * 9.21 Invitaciones. Copia 1 año No * 9.22 Informe de nombramientos interinos de

funcionarios del Departamento.101 Copia 1 año No *

9.23 Informes del sistema MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información). Original

5 años No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: Departamento de Sistemas de Información SUBFONDO 3: 10. Sección de Servicios Web102 Funciones: a) Coordinar el diseño, desarrollo, ejecución, mantenimiento, y documentación del Web Site. b) Definir, en coordinación con los interesados, los aspectos estratégicos en cuanto a orientaciones y necesidades información de servicios en línea de corto y mediano plazo. c) Asesora al grupo de trabajo, analistas y programadores en los procesos de prueba, desarrollo y evaluación de los proyectos servicios Web de gran dificultad. d) Distribuir la carga de trabajo y supervisa la ejecución de los programas de trabajo de un proyecto Web y de las propuestas de modificaciones. e) Participar en la formulación de las propuestas de compra y mantenimiento del equipo y programas para el desarrollo sostenible de los servicios en línea de la institución. f) Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del área Web a nivel organizacional. g) Supervisar la ejecución de los programas de trabajo y cumplimiento de metas en lo que se refiere a la administración de los servidores del servicio Web institucional. h) Coordinar y supervisa el cumplimiento de programas de ejecución en los servidores del servicio Web a nivel institucional. i) Coordinar programas de trabajo relacionados con el equipo tecnológico y operar del Web Site. j) Elaborar y proponer a sus superiores, el Plan de Desarrollo de la sección.

N° orden



Legal


10.1 Correspondencia. Original y copia 2 años No * 10.2 Expediente de Evaluación del Desempeño.

Original Permanente para la oficina productora

mientras se encuentre activo el funcionario en la

oficina.

No *


2 años No *

10.4 Circulares. Original y copia 2 años No * 10.5 Boleta de Control de Salida de materiales y

equipo de cómputo. Copia 2 años No *

98 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se elabora mediante el sistema SIG RH y que sólo se produjeron en los años que se apuntan. 99 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se sólo se produjo en los años que se apuntan. 100 Ídem. 101 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se sólo se produjo en los años que se apuntan. 102 Reseña Histórica: Esta Sección pertenece al Departamento de Sistemas de Información se creó aproximadamente en el año 2008, anterior a esa fecha las funciones que ahora tienen a cargo las desempeñaba la antigua Sección de Servicios Orientados a Internet, por lo que se hereda documentación de esta sección. Sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión.


10.6 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 2 años No * 10.7 Control de Tiempo Extraordinario. Copia 2 años No * 10.8 Boletas de Omisión de Marca.103 Copia 2 años No * 10.9 Correos electrónicos.104 Original y copia 1 año No *


2 años No *

10.11 Boletas de Asignación de Activos. Copia 2 años No * 10.12 Inventario de activos.105 Copia 2 años No * 10.13 Boleta traslado de equipo y mobiliario.106

Copia 2 años No *

10.14 Boletas de requisiciones de materiales y mobiliario.107 Copia

2 años No *

10.15 Facturas Proformas por compra de equipo informático.108 Copia

3 años No *

10.16 Registro Control de asistencia.109 Copia 2 años No * 10.17 Control de visitas a los clientes.110 Copia 1 año No * 10.18 Informes de labores mensuales.111 Original 1 año No * 10.19 Manuales de procedimientos. Original Permanente

mientras estén vigentes

No *

10.20 Procedimiento Para la Administración de la Página Web del MEP. Original

Permanente última versión actualizada

No *

10.21 Acuerdos de viaje. Copia

2 años No *

10.22 Protocolo de Actuación para el Portal Educativo. Copia Contenido: normas de actuación, aspectos pedagógicos, aspectos de diseño gráfico, aspectos técnicos, procedimientos, glosarios y términos sobre los lineamientos, procedimientos y normas de actuación del portal educativo Educ@Tico, el cual es una plataforma al servicio de la comunidad educativa costarricense, administrado por la Dirección de Recursos Tecnológicos en Educación (DRTE), en coordinación con la Dirección de Informática de Gestión.

Permanente última versión

No *


3 años No *


2 años No *

10.25 Contrato de compromiso del funcionario informático ante la designación de cursos de capacitación. Original

2 años No *

103 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año 2009. 104 En la tabla de plazos se indica que se conservan únicamente en soporte papel. 105 En la tabla de plazos se indica que sólo se ejecutó en el año 2005. 106 Ídem. 107 Ídem. 108 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año que se apunta. 109 En la tabla de plazos se apuntó lo siguiente: “Solo se ejecutó en el periodo 2006-2009. Actualmente se utiliza el sistema electrónico de recursos humanos llamado REGISTRA” 110 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se dejó de producir en el año 2009. 111 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental ya no se produce.


SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: Departamento de Sistemas de Información SUBFONDO 3: 11. Sección de Procesamiento y Control de Nómina112 Funciones: a) Identificar, analizar y corregir el historial del proceso y Control de Nóminas que presentan inconsistencias en la información procesada mediante un control cruzado de acciones de personal aplicadas versus historias de pago. b) Ejecutar proceso de generación y Control de nómina. c) Depurar y excluir casos especiales de funcionarios inactivos a los cuales aún siguen estando dentro de la nómina. d) Controlar el envió correcto de la información a las diferentes fuentes responsables en los debidos tiempos que se han estipulado previamente y al lugar definido. e) Revisar y aclarar con los funcionarios de la Dirección de Recursos Humanos asignados al área de nóminas no tengan dudas e inconsistencias de los movimientos realizados en la nómina.

N° orden



Legal



3 años No *


2 años No *

11.3 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia

1 año No *


2 años No *


2 años No *

11.6 Expediente de Control Interno. Original 8 años No * 11.7 Expediente de Evaluación del Desempeño.



funcionario

No *

11.8 Boletas de reportes de errores del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIGRH).113 Copia


No *

11.9 Cuadros de proyección de matrícula. Copia

1 año No *

11.10 Informe sobre el proceso de generación y trámite de pago de la planilla de personal del MEP. Copia

3 años No *

11.11 Informes de procesos relacionados con los ajustes de sistemas de procesamiento y control de nómina. Copia


No *

11.12 Instructivos del Sistema Integrado de Recursos Humanos.114 Copia


No *

11.13 Informes del sistema MEP-SAD (Sistema de Aplicaciones de Depuración de Información). Copia


No *

112 Reseña Histórica: Esta Sección pertenece al Departamento de Sistemas de Información, fue creada en el año 2008, sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la Cual el Departamento de Sistemas de Información delega parte de sus funciones a varias secciones, entre estas la Sección de Procesamiento y Control de Nómina. 113 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año que se apunta. 114 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2011.


SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: Departamento de Sistemas de Información SUBFONDO 3: 12. Sección de Ingeniería del Software115 Funciones: a) Coordinar el estudio de factibilidad, el diseño, desarrollo, ejecución, mantenimiento y documentación de sistemas de información difíciles, básicos para el desarrollo de actividades sustantivas. b) Definir, en coordinación con los interesados, los aspectos estratégicos en cuanto a orientaciones y necesidades de información a corto y mediano plazo. c) Asesora al grupo de trabajo, analistas y programadores en los procesos de prueba, desarrollo y evaluación de los proyectos de sistemas de información de gran dificultad. d) Distribuir la carga de trabajo y supervisa la ejecución de los programas de trabajo de un proyecto y de las propuestas de modificaciones. e) Participar en la formulación de las propuestas de compra y mantenimiento del equipo y programas. f) Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del área de sistemas de información a nivel organizacional. g) Supervisar la ejecución de los programas de trabajo y cumplimiento de metas en lo que se refiere a la administración del sistema operativo. h) Coordinar y supervisa el cumplimiento de programas de ejecución en el sistema de comunicación de datos. i) Recomendar formas para optimizar el uso de los equipos y programas instalados y para la adquisición de nuevos productos. j) Coordinar programas de trabajo relacionados con el sistema manejador de bases de datos. k) Brindar apoyo profesional en el campo de la computación e informática a nivel institucional, mediante investigaciones, desarrollo de proyectos, recomendaciones técnicas, detección de necesidades y otras actividades análogas tendientes a mejorar, desarrollar y adecuar los sistemas informáticos. l) Realizar investigaciones sobre los sistemas de información existentes y determina áreas de importancia para su desarrollo, con el propósito de mejorar la prestación de los servicios. m) Determinar las bases de datos que deben desarrollarse de acuerdo con el plan en este campo. n) Elaborar y proponer a sus superiores, el Plan de Desarrollo del área de Computación e Informática.

N° orden



Legal



2 años No *




funcionario

No *


2 años No *

12.4 Boleta de Control de Salida de equipo de cómputo. Copia

1 año No *

12.5 Boletas de mantenimiento de aire acondicionado.116 Copia

2 años No *

115 Reseña Histórica: Esta Sección se crea a finales del año 2007, sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la Cual el Departamento de Sistemas de Información delega parte de sus funciones a varias secciones, entre estas la Sección Ingeniería del Software. 116 En la tabla de plazos se indica que sólo se encontraron los años que se apuntan.


12.6 Expedientes de Personal.117 Copia



funcionario

No *

12.7 Informes de sistemas de información.118 Copia


No *

12.8 Registro Control de firmas de asistencia. Copia

1 año No *

12.9 Informes Trimestrales de labores.119 Copia

2 años No *

12.10 Cuadro resumen Evaluación del Desempeño.120 Copia

2 años No *

12.11 Boletas de Asignación de Activos. Copia

2 años No *

12.12 Manuales de usuarios de los sistemas de información existentes en el MEP. Original

Permanente mientras estén

vigentes

No *

12.13 Expediente de participación de funcionarios de la Sección en cursos de capacitación.121 Original

2 años No *

12.14 Declaraciones juradas de consolidación de tareas de funcionarios del departamento.122 Copia

1 año No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: Departamento de Sistemas de Información SUBFONDO 3: 13. Sección Sistemas Especializados en Recursos Humanos123 Funciones: a) Coordinar el estudio de factibilidad, el diseño, desarrollo, ejecución, mantenimiento y documentación de sistemas de información especializados en Recursos Humanos difíciles, básicos para el desarrollo de actividades sustantivas. b) Definir, en coordinación con los interesados, los aspectos estratégicos en cuanto a orientaciones y necesidades de los sistemas de información especializados en Recursos Humanos información a corto y mediano plazo. c) Asesora al grupo de trabajo, analistas y programadores en los procesos de prueba, desarrollo y evaluación de los proyectos de los sistemas de información especializados en Recursos Humanos de gran dificultad. d) Colaborar en la formulación de políticas y planes de trabajo del Departamento de sistemas de información. e) Supervisar la ejecución de los programas de trabajo y cumplimiento de metas en lo que se refiere a la administración del sistema operativo en relación a los Sistemas de información especializados en Recursos Humanos. f) Coordinar y supervisa el cumplimiento de programas de ejecución en los sistemas de información especializados en Recursos Humanos. g) Coordinar programas de trabajo relacionado con el sistema manejador de bases de datos para determinar cuales deberán desarrollarse según el plan en este campo.

117 En la tabla de plazos se indica que se transferirán al Archivo Central sólo los provenientes de Registros Laborales. 118 En la tabla de plazos se apunta que sólo se produjeron los de los años 2004-2007, y que en la actualidad no se generan. 119 Se apunta que a partir del año 2009 el Departamento de Innovación y Control Informático, se encarga de coordinar la elaboración de estos informes. 120 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se produjo en el año que se apunta. 121 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Sólo en esos años se llevó el expediente, actualmente el Departamento de Innovación y Control Informático lo maneja.” 122 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este tipo documental es utilizado para trámites de reasignación y concursos internos de los funcionarios del MEP.”


h) Brindar apoyo profesional a nivel institucional, mediante investigaciones, desarrollo de proyectos, recomendaciones técnicas, detección de necesidades y otras actividades análogas tendientes a mejorar, desarrollar y adecuar los sistemas de información especializados en Recursos Humanos. i) Elaborar y proponer a sus superiores, el Plan de Desarrollo de la sección.

N° orden



Legal


13.1 Correspondencia. Original y copia 4 años No * 13.2 Circulares. Original y copia 2 años No * 13.3 Registros de Correspondencia enviada y


13.4 Expediente de Control Interno. Original

4 años No *

13.5 Boletas de Asignación de Activos. Copia 2 años No * 13.6 Expediente de Evaluación del Desempeño.



funcionario

No *

13.7 Plan Operativo Anual de la Sección. Copia


No *

13.8 Boletas de vacaciones. Copia

2 años No *

13.9 Informes Trimestrales de labores de la Sección. Copia

2 años No *

13.10 Manuales Técnicos de los Sistemas de Información desarrollados. Original


No *

13.11 Manuales del Ciclo de vida de los Sistemas Desarrollados. Original


última versión

No *

13.12 Manual de Usuario de los Sistemas Desarrollados. Original


No *

SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 14. Departamento de Bases de Datos124 Funciones: a) Establecer mecanismos para garantizar la seguridad de la información almacenada en las distintas bases disponibles en el MEP. b) Crear condiciones para que las diferentes dependencias del MEP, tanto en el nivel central como regional, puedan disponer de información segura, precisa y oportuna que se ajuste a sus necesidades. c) Establecer e implementar las políticas, lineamientos y normas para garantizar la seguridad de las bases de datos asociadas a la utilización de los sistemas informáticos disponibles en el MEP. d) Proporcionar un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer y almacenar información de la base de datos. e) Implementar políticas y estándares de desarrollo en materia de bases de datos, tanto en el nivel central como regional. f) Mantener acciones preventivas y correctivas en las distintas bases de datos y servidores de bases de datos para así minimizar los riesgos asociados a las “caídas de sistema”.

123 Reseña Histórica: Esta Sección pertenece al Departamento de Sistemas de Información, fue creada en el año 2008, sus funciones no constan en el decreto 34075-2007 de Reestructuración de Oficinas Centrales, ni en el 36451-2011 de modificación a la Reestructuración del MEP, obedeció a una nueva estructura interna de la Dirección de Informática de Gestión, la cual encontramos en el Manual de la Nueva Reorganización Interna de la Dirección de Informática de Gestión, en la Cual el Departamento de Sistemas de Información delega parte de sus funciones a varias secciones, entre estas la Sección de Sistemas Especializados en Recursos Humanos. 124 Este Departamento comenzó a funcionar a partir del 2008 con la Reestructuración de Oficinas Centrales del Ministerio de Educación pública.


g) Desarrollar e implementar conceptos y técnicas para la gestión eficiente de los datos. h) Maximizar la capacidad operativa de los recursos de bases de datos, en coordinación con los otros departamentos de la Dirección de Informática de Gestión. i) Administrar los distintos instrumentos y mecanismos utilizados para realizar los respaldos de las bases de datos con el fin de que éstos estén disponibles oportunamente cuando se requieran. j) Otras funciones relacionadas, asignadas por el superior jerárquico.

N° orden



Legal


14.1 Correspondencia.125 Original y copia

3 años No *

14.2 Circulares. Copia

2 años

No *

14.3 Consecutivos de Oficios enviados. Original

2 años No *

14.4 Manual de Procedimientos Departamento Bases de datos y Seguridad.126 Original

6 meses No *

14.5 Manual de Técnicos.127 Original


mientras esté vigente

No *

14.6 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 1 año No * 14.7 Boletas de Omisión de Marca. Copia 1 año No * 14.8 Formularios Base de Datos de Gestión,

Creación y Actualización de Bases de Datos. Original

3 años No *


2 años No *

14.10 Informes Trimestrales de labores. Copia 2 años No * 14.11 Informe quincenal de labores de funcionarios.

Original 5 años No *


3 años No *

14.13 Proyecto presupuestario. Original 2 años No * 14.14 Inventario de activos. Copia 2 años No * 14.15 Expedientes de Personal. Copia 2 años No * 14.16 Expediente de Evaluación del Desempeño.


mientras se encuentre el

funcionario activo

No *


3 años No *

14.18 Cintas de Respaldos de Bases de Datos. Original

6 años No *

14.19 Boleta control de salida de equipo. Copia 1 año No *

125 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “El 2004 es la correspondencia heredada de la estructura organizativa antes de reestructuración del MEP en el 2007.” 126 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este manual se encuentra de forma digital. En el fileserver y se actualiza cada seis meses sobre la versión anterior.” 127 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este manual se encuentra de forma digital. En el fileserver y se actualiza cada seis meses sobre la versión anterior.”


SUBFONDO 1: Dirección de Informática de Gestión SUBFONDO 2: 15. Departamento de Innovación Tecnológica y Control Informático128 Funciones: a) Contar con herramientas de control interno según las regulaciones emitidas por la Contraloría General de la República para asegurar que los procesos de la Dirección de Informática de Gestión sean eficientes y seguros. b) Coordinar el cumplimiento de las normas establecidas por entidades reguladoras y las disposiciones que en materia de control interno (Ley N° 8292 y sus reformas) dicta la Contraloría General de la República. c) Actualizar semestralmente los manuales, estándares, normativas vigentes según las recomendaciones dictadas por la Contraloría General de la República, y que éstos cuenten con la aprobación y visto bueno del Director de la Dirección de Informática de Gestión. d) Velar por el cumplimiento de los manuales, estándares, procedimientos y metodologías establecidos por la Dirección de Informática de Gestión que dan sustento a los distintos procesos informáticos, así como su documentación. e) Generar el análisis correspondiente para promover las transformaciones y procesos de cambio con nuevas tecnologías. f) Diseñar y desarrollar el anteproyecto de presupuesto de la Dirección de Informática de Gestión. g) Ejecutar el programa presupuestario asignado a la Dirección de Informática de Gestión, de acuerdo con el marco normativo vigente. h) Controlar y dar seguimiento al programa presupuestario asignado a la Dirección de Informática de Gestión, de acuerdo con la normativa vigente. l) Elaborar el mapeo, lógica y descripción de todos los procedimientos de los distintos departamentos que conforman la Dirección de Informática de Gestión. j) Colaborar con líneas de coordinación y supervisión en labores difíciles de los departamentos que conforman la Dirección de Informática de Gestión. k) Otras funciones inherentes, relacionadas con su ámbito de competencias y atribuciones, asignadas por el superior jerárquico.

N° orden



Legal



2 años No *


2 años No *

15.3 Consecutivos de Oficios enviados.129 Copia

1 año No *

15.4 Memorandos. Original y copia

1 año No *


2 años No *

15.6 Registro de Verificación y Seguimiento de control de los procesos de todas las dependencias de la Dirección de Informática de Gestión (conocidos como Checklist). 130 Original

4 años No *

15.7 Informes de Checklist.131 Copia 4 años No *

128 Reseña Histórica: Este Departamento se crea formalmente en el año 2007 con el Decreto ejecutivo 34075-MEP de Reestructuración de Oficinas Centrales, anteriormente era un Área de la Dirección de Informática de Gestión. Este Departamento cuenta con dos secciones: Sección de Innovación y Capacidad Tecnológica y Sección de Control Interno a Procesos Informáticos, sin embargo a la fecha no han empezado a funcionar. 129 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “A partir del año 2011, los consecutivos sólo se producen en formato digital.” 130 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Se implementó su uso en el año 2009” 131 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “El uso de este tipo documental se implemento en marzo del 2011, anterior a esto se comunicaban los resultados de los Checklist mediante oficios.”


15.8 Expedientes de Control Interno.132 Original 5 años No * 15.9 Expediente de Evaluación del Desempeño.



funcionario

No *

15.10 Informe mensual de labores. Original 2 años No * 15.11 Boletas de Solicitud de Vacaciones. Copia 1 año No * 15.12 Boletas de Omisión de Marca.133 Copia 1 año No * 15.13 Formulas pago Tiempo Extraordinario.134

Copia 1 año No *

15.14 Boletas de entrega de materiales al personal del Departamento.135 Copia

2 años No *

15.15 Boletas de Asignación de Activos.136 Copia 2 años No * 15.16 Certificaciones de Tiempo servido de

funcionarios del Departamento.137 Copia 2 años No *

15.17 Expediente de Registro de las plazas de la Dirección de Informática. Original

3 años No *

15.18 Registro Control de firmas de asistencia y tiempos de descanso.138 Original

1 año No *

15.19 Informes Trimestrales de labores de todas las dependencias de la Dirección de Informática de Gestión.139 Copia

5 años No *

15.20 Manuales de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias. Original y copia



No *

15.21 Políticas de la Dirección de Informática de Gestión.140 Original



No *

15.22 Planes de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias.141 Original



No *

15.23 Instructivos de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias.142 Original



No *

15.24 Plan Operativo Anual de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias.143 Copia

5 años No *

132 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este Departamento se encarga de coordinar la elaboración del expediente de control interno de la mayoría de los Departamentos y Secciones de la Dirección. Su uso se implemento en el año 2009.” 133 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2009. 134 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2011. 135 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2010. 136 Ídem. 137 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2009. 138 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2010. 139 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este Departamento se encarga de elaborar los informes trimestrales de labores de la Dirección de Informática de Gestión, sus Departamentos y Secciones.” 140 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2011. 141 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este Departamento es el encargado de revisar, actualizar y elaborar Planes conjuntamente con las otras dependencias involucradas y/o la Dirección de Informática, custodia físicamente todos los Planes.” 142 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este Departamento es el encargado de revisar, actualizar y elaborar los Instructivos conjuntamente con las otras dependencias involucradas y/o la Dirección de Informática, custodia físicamente todos los Instructivos.” 143 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Excepto el del Departamento de Planes y Programas que será de conservación permanente. Este Departamento se encarga de coordinar la elaboración del POA de todos los Departamentos y Secciones de la Dirección y se encarga de custodiarlos.”


15.25 Formularios de Solicitud de Adelanto y liquidación de Viáticos.144 Copia

1 año No *

15.26 Cuadro resumen Evaluación del Desempeño.145 Copia

2 años No *

15.27 Anteproyecto presupuestario de la Dirección de Informática de Gestión y sus dependencias.146 Copia

3 años No *

15.28 Expedientes de funcionarios inactivos 1 año No * 15.29 Boleta de Traslado de Equipo y Mobiliario o

Herramientas.147 Copia 2 años No *

15.30 Solicitud de pedido (Solicitud de inicio para trámite de contratación administrativa).148 Copia

2 años No *

15.31 Inventario de activos. Copia

2 años No *

15.32 Expediente del caso de órgano director a nombre de Mariano José Barrantes Peña (Resolución 518-09). Copia

Permanente en la en la oficina

productora en tanto el caso no se haya

resuelto.

No *

15.33 Expediente del caso de órgano director a nombre de Mario Montero Calvo (Resolución 001-DVADM-08). Copia

Permanente en la oficina productora en tanto el caso no se haya resuelto.

No *

15.34 Expediente del caso de órgano director a nombre de Ligia Chacón Arias, (resolución 524-2009). Copia

Permanente en la en la oficina

productora en tanto el caso no se haya

resuelto.

No *

15.35 Expedientes de Perfiles del personal de la Dirección de Informática de Gestión y sus Departamento. Copia



funcionario

No *

15.36 Expedientes de capacitaciones. Copia

2 años No *

15.37 Inventario de equipo de cómputo. Copia

2 años No *

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal.

Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-2009149, inciso 1 se establece que: “Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202”.

144 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se empezó a utilizar en el año 2010. 145 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se ejecutó en el año 2009. 146 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “Este Departamento se encarga de elaborar el Anteproyecto Presupuestario de todos los Departamentos y Secciones de la Dirección y se encarga de custodiarlos.” 147 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental sólo se encontraron los años que se apuntan. 148 En la tabla de plazos se apunta lo siguiente: “En el 2009 se deja de producir este tipo documental, ya que se le otorga la función a la nueva Sección de Adquisiciones Tecnológicas.” 149 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.


En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007”. Asimismo, se le consulta a la señora Alvarado Agüero si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las siguientes:

FONDO: MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA (MEP) Subfondo: 1. Dirección de Informática de Gestión

N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

1.19 Manuales. Original Contenido: en estos manuales se detallan las políticas, planes y lineamientos dispuestos por la Dirección en materia informática, además de manuales técnicos y de usuarios. Incluyen los siguientes temas: Metodología de Desarrollo de Sistemas Informáticos, Políticas Institucionales en Informática, Estándares de la Dirección de Informática, Organización de la Dirección de Informática de Gestión, manuales de procedimientos, entre otros. Soporte: papel

0.60 m 2002-2011

Sí. Porque reflejan las políticas, planes, lineamientos y métodos de trabajo y uso de acatamiento para los funcionarios de la Dirección y los usuarios de los sistemas informáticos del MEP. Elegir los más relevantes a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central

Subfondo: 3. Proyecto MEP-DIGITAL N° de orden Serie o Tipo documental Cantidad

Fechas Extremas Valor científico- cultural

3.12 Expediente de antecedentes de MEP Digital. Original Contenido: correspondencia, informes del Ministerio de Hacienda, análisis de sistemas de información, análisis de propuestas de infraestructura informática, entre otros. Soporte: papel

0.03 m 2006-2007

Sí. Porque refleja la introducción de la tecnología en el sistema de pago de la planilla de una de las instituciones más grandes y complejas de la Administración Pública. Además complementa la serie 3.17 Expediente del Comité Directivo del Proyecto MEP- Digital


N° de orden Serie o Tipo documental

Cantidad Fechas

Extremas Valor científico- cultural

3.17 Expediente del Comité Directivo del Proyecto MEP- Digital. Original Contenido: acta constitutiva, correspondencia, calendario anual de sesiones del Comité, registro de asistencia a reuniones, presentación del proyecto para Ministros, minutas de reuniones, minutas de sesiones extraordinarias. Soporte: papel

0.05 m

2007-2011

Sí. Porque reflejan los orígenes y decisiones del grupo de trabajo encargado de desarrollar e implementar una solución tecnológica para los procesos de gestión y planilla del MEP

3.18 Expediente de antecedentes sobre el uso del sistema Integra. Original Contenido: correspondencia, documentos informativos sobre el Sistema Informático de Gestión de Recursos Humanos, Planillas y Pagos del Gobierno Central de Costa Rica (INTEGRA). Soporte: papel

0.06 m 2000-2008

Sí. Porque refleja el desarrollo e implementación del sistema de manejo de la planilla más grande del Gobierno Central. Además complementa las series 3.12 Expediente de antecedentes de MEP Digital y 3.17 Expediente del Comité Directivo MEP-Digital

3.20 Informes mensuales de la Gerencia del Proyecto.150 Original Contenido: fecha, objetivo del reporte, cronograma, tabla de contenido, introducción, desarrollo del informe, sobre los avances de la implementación de la solución tecnológica INTEGRA2. Soporte: papel

0.05 m 2010-2011

Sí. Porque refleja los avances obtenidos en la solución tecnológica del manejo de la planilla del MEP

3.35 Estudio de soluciones tecnológicas MEP-DIGITAL elaborado por el Ministerio de Hacienda. Original Contenido: introducción, objetivo, definiciones de aplicaciones existentes, información de varias soluciones informáticas, entre estas: People Soft Oracle, SAP, Start H. Soporte: papel

0.05 m 2008151

Sí. Porque refleja el análisis de soluciones tecnológicas, y recomendaciones para la administración en cuanto a la aplicación de la gestión de recursos humanos y pagos del MEP

150 Ídem. 151 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se produjo sólo en el año 2008.


N° de orden Serie o Tipo documental

Cantidad Fechas

Extremas Valor científico- cultural

3.43 Informe de resultados de estudio de cultura y clima organizacional en el MEP.152 (Dirección de Recursos Humanos) Original Contenido: introducción, conceptos, características del clima organizacional, datos demográficos, resultados generales, comentarios de los participantes, Benchmark de los resultados, conclusiones y recomendaciones. “Este documento contiene los resultados del estudio de cultura y clima organizacional de la Dirección de Recursos Humanos del MEP, realizado mediante la aplicación del Sistema ACT (Ability to Change and Transform) de Price Waterhouse Coopers. Entre los puntos tratados estuvo determinar la percepción del recurso humano con respecto a la ejecutoria de la Dirección de Recursos Humanos, determinar la percepción del recurso humano con respecto a cómo la tecnología, la estructura, los procesos y las prácticas y políticas de personal están facilitando el logro de los resultados de la Dirección de Recursos Humanos, medir el grado de satisfacción del personal de la Dirección de Recursos Humanos y su disposición a emprender nuevos retos y cambios. El informe inicia con la explicación de la base conceptual del estudio y su medición. Luego presenta los hallazgos del estudio, seguidos por las conclusiones y recomendaciones.”153 Soporte: papel

0.06 m 2008

Sí. Porque refleja la percepción y grado de satisfacción del recurso humano con respecto de la tecnología, la estructura, los procesos, las prácticas y políticas de personal de la Dirección de Recursos Humanos.

3.44 Informe de histórico de actividades de los productos finales entregados por el Grupo Asesor.154 Original Contenido: tabla de contenido, introducción, antecedentes, cronograma base del estudio, plan de trabajo, efectos del retraso en el desarrollo de los productos, eventos posteriores a la aprobación de productos. Soporte: papel

0.02 m 2010

Sí. Porque se evidencian los cambios del producto, la historia de los principales eventos y los resultados finales.

152 Ídem. 153 Información suministrada mediante oficio CISED-004-12 de 25 de abril de 2012, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, presidenta del CISED del MEP. 154 Ídem.


Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP). Enviar copia de este acuerdo a los señores Alberto Orozco Canossa, Jefe de la Dirección de Informática de Gestión y John Mehlbaum Ucañan, Jefe del Proyecto MEP-DIGITAL, ambos del Ministerio de Educación Pública (MEP). ACUERDO 2. Recomendar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP), no eliminar las cintas de respaldos de Bases de Datos, número de orden 14.18 del Subfondo Departamento de Bases de Datos; hasta tanto se hayan conocido en su totalidad las tablas de plazos de conservación de documentos de dicho Ministerio, con el fin de asegurar el resguardo de las cintas correspondientes a programas sustantivos y estratégicos del MEP que sean declarados con valor científico y cultural. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP). Enviar copia de este acuerdo al señor Iván Rojas Álvarez, Jefe de Departamento de Bases de Datos del Ministerio de Educación Pública (MEP). A las 11:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

Acta Sesión 22-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Acta CNSED 22-2012 2 Vanesa Alvarado...

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