Acta Sesión 36-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · Acta CNSED 36-2012 2 ... de la Comisión...

Acta CNSED 36-2012 1

Acta No. 36-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 09 de agosto de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocadas: las señoras Damaris Artavia Soto, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Poás y Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación de las Actas 32-2012. 33-2012 y 34-2012. ACUERDO 1. Se aprueban las Actas 32-2012, 33-2012 y 34-2012, con correcciones. CAPITULO II. ACUERDOS PENDIENTES Por limitante en el tiempo, se traslada la lectura de los acuerdos pendientes para una próxima sesión de esta Comisión. CAPTULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 2. Informe de Valoración: IV-49-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Municipalidad de Poás Subfondos: 1. Secretaría del Concejo Municipal, 2. Alcaldía Municipal, 3. Concejo de Distrito de San Pedro, 4. Concejo de Distrito de San Juan, 5. Concejo de Distrito de Sabana Redonda, 6. Concejo de Distrito de San Rafael, 7. Concejo de Distrito de Carrillos, 8. Junta Vial Cantonal, 9. Comité Cantonal de Deportes, 10. Auditoria Interna. Convocada: la señora Damaris Artavia Soto, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Poás. Hora: 9:00 am


Se deja constancia de que durante la sesión las tablas de plazos de conservación de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan la señora Damaris Artavia Soto, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Poás y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.3. En sesión de la CNSED 3-2006 de 22 febrero de 2006, se conoció el informe de selección N° 7-2006 y la tabla de plazos correspondiente a todas las oficinas de la Municipalidad de Poás, sin embargo, en dicha ocasión se presentó un listado de series documentales, siguiendo la Tabla Modelo de Plazos de conservación de documentos municipales, en la cual no se especificó la oficina productora de los documentos, tampoco se consignaron fechas y cantidades. Por lo tanto, se debe destacar que esto implica una mayor complejidad en el análisis de las presentes tablas de plazos, ya que, se dificulta el reconocimiento en la localización de las series documentales declaradas con valor científico-cultural. 3.4 Mediante el oficio DSAE-183-2012 de 16 de marzo de 2012, fueron devueltas las tablas de plazos presentadas por medio del oficio MPO-CISED-01-12 de 27 de febrero de 2012. 3.5 Por medio del oficio MPO-CISED-04-12 de 16 de abril de 2012, los señores Miguel E. Murillo Murillo, Presidente y Damaris Artavia Soto, Secretaria, ambos miembros del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Poás, remiten de nuevo las tablas de plazos de conservación y dan respuesta al oficio DSAE-183-2012. A continuación se detallan algunas observaciones y sus respectivas respuestas: Observación: Se les solicita explicar la forma cómo el superior administrativo de la Municipalidad (Alcalde), delegó su cargo como miembro del CISED. Respuesta: “Se adjunta copia del Oficio MPO-ALM-106-2012, en el cual el Alcalde Municipal designa al Lic. Miguel Eduardo Murillo como su representante en el CISED, dado que el Alcalde anterior lo había hecho pero en forma verbal.” Observación: De acuerdo con el “Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 195 de 10 de octubre de 2002, en el instrumento se debe plasmar “la producción documental total de la entidad”. Por lo tanto, para todas las tablas de plazos que se presentan es necesario explicar por qué la mayoría de las series documentales apuntadas, presentan fechas recientes, especialmente las que fueron declaradas con valor científico-cultural en la sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos Nº 3-2006 de 22 de febrero de 2006.


Respuesta: “En las Tablas de Plazos, la mayoría de series documentales presentan fechas recientes, por cuanto la gestión documental antigua no estaba regulada, ya que la Ley data de 1990, pero en nuestra institución se designó a una persona un cuarto de tiempo en el 2007 y fue hasta el 2012 que empezó a tiempo completo; en el 2005 se gestionó la primer Tabla de Plazos, que fue aprobada en el 2006. La documentación que se rescató como la correspondencia del Concejo y Alcaldía contiene varias series documentales, no habiendo posibilidad de separar las mismas, no obstante a partir de 2005 se trabajan los archivos de gestión con el sistema Orfuas, lo que hace que las series declaradas con Valor Histórico Cultural estén separadas.” 3.6 El día 20 de junio de 2012, el suscrito remitió vía correo electrónico a la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del CISED de la Municipalidad de Poás, consultas relacionadas con cantidades, localización de series documentales declaradas con valor científico, contenido, nombre de series documentales, localización de originales y copias. 3.7 En razón de lo requerido la señora Artavia Soto, respondió por medio de correo electrónico de 10 de julio de 2012, aclarando las dudas solicitadas. A continuación se detallan algunas observaciones y sus respectivas respuestas: • Observación: Indicar dónde se encuentran las siguientes series documentales las cuales fueron declarados con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 3-2006 de 22 febrero de 2006: - Actas de Juramentación de Junta Cantonal de Educación. Respuesta: “La Juramentación queda en las Actas del Concejo Municipal” - Actas de Remate de Patentes. Respuesta: “Proveeduría” - Afiches Respuesta: “Comité Cantonal Deportes y Recreación” - Contratos de remates Respuesta: “se encuentran en expediente respectivo en Gestión Financiera Tributaria” - Contratos (por compra de bienes y servicio) Respuesta: “Dpto. Proveeduría” - Convenios Internacionales Respuesta: “No hay” - Declaraciones de bienes inmuebles Respuesta: “En el expediente respectivo en Gestión Financiera Tributaria” - Estados financieros anuales Respuesta: “Dpto. Contabilidad” - Expedientes de actas del Concejo Municipal


Respuesta: “La documentación que genera un acta, se archiva en el expediente respectivo en la Secretaría del Concejo Municipal” - Expedientes de cementerios Respuesta: “Dpto. Gestión Financiera Tributaria” - Expedientes de exhumación Respuesta: “Dpto. Gestión Financiera Tributaria” - Expedientes de partidas específicas Respuesta: “Dpto. Proveeduría” - Expedientes de patentes Respuesta: “Dpto. Gestión Financiera Tributaria” - Expedientes de préstamos Respuesta: “Dpto. Presupuesto” - Expedientes de remates Respuesta: “Actas de remates” - Expedientes de ventas ambulantes Respuesta: “No hay” - Tabulados de movimientos censales de las propiedades del cantón Respuesta: “No hay con este nombre, lo anterior se lleva en programa de cómputo” - Informes de comisiones del Concejo Respuesta: “Concejo Municipal” - Recortes de periódicos (álbumes) Respuesta: “Archivo Central” - Informes Anuales Respuesta: “Alcaldía” - Memorias Respuesta: “No hay” SUBFONDO: Secretaría del Concejo Municipal • Observación: Verificar cantidades de la serie “Correspondencia”. Declarado con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 3-2006 de 22 febrero de 2006. Respuesta: “Aquí si hubo un error y en lugar de 3,78 cm léase 3,78 metros.” • Observación: Qué relación tienen con las series “14. Expedientes de denuncias” y “44. Denuncias de vecinos”. Además, indicar cuál de estas es la que corresponde a la declarada con valor científico cultural en el año 2006.


Respuesta: “La serie 14 no tiene relación con la 44, ya que la 14 son sólo carpetas dentro del archivo, por distrito y la 44 es una denuncia que genera un expediente por lo que es de valor científico cultural.” • Observación: Indicar si la serie “Expedientes de casos” contiene los relacionados con “Agresión contra niños y mujeres”, los cuales tienen declaratoria de valor científico cultural. En caso contrario indicar dónde se localizan. Respuesta: “Son casos como el Puente del Río Poás, paradas de buses, etc. Los casos de “Agresión contra niños y mujeres” se encuentran en la Oficina de Gestión Social.” • Observación: Especificar el tipo de actividades e informes que se ven reflejados en la serie “Expedientes de Festejos”. Respuesta: “Son los informes que brindan las Comisiones de Festejos Cívico Patronales al Concejo” • Observación: Indicar si la serie “Informes de labores”, contiene los informes anuales del Concejo, los cuales cuentan con declaratoria de valor científico cultural. Respuesta: “Estos son los informes que brindan las Jefaturas al Concejo Municipal.” • Observación: Especificar el tipo de reglamentos que contiene la serie “Reglamentos internos” Respuesta: “Son los reglamentos institucionales, como el de Tesorería, Archivo, Cementerio, etc.” SUBFONDO: 7. Junta Vial Cantonal Consulta: Explicar en cuales series documentales se ven plasmadas las siguientes funciones: f) Establecer los mecanismos por utilizar para la realización de seguimiento y evaluación de los Planes de Conservación y de Desarrollo de la Red Vial Cantonal con base en el Sistema de Gestión Vial Integrado (SIGVI) del MOPT. Respuesta: “Se trabaja según el inventario de cada camino, aunque aún no se ha implementado el SIGVI” g) Velar por la implementación de los componentes de Seguridad Vial en los Planes de Conservación y Desarrollo Vial del cantón con la asesoría del Concejo Local de Seguridad Vial (COLOSEVI). Respuesta: “Se maneja como Correspondencia que se valora en la Junta Vial Cantonal, para el respectivo trámite con COLOSEVI e Ingeniería de Tránsito de San Ramón.” h) Conocer de los Informes Mensuales de Evaluación de la Gestión Vial Municipal elaborados por la Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal (UTGVM).


Respuesta: “En Informe de Labores” i) Velar por el cumplimiento de los lineamientos de gestión vial emitidos por el MOPT. Respuesta: “Se maneja como Correspondencia y de acuerdo al mantenimiento que se da a los caminos y los acuerdos para intervenir una camino en las Actas Junta Cantonal de Caminos.” j) Evaluar y dar seguimiento a los Planes Anuales de Conservación y Desarrollo Vial apoyándose en el Sistema Vial Municipal. Respuesta: “La Junta Vial conoce, valora y aprueba los planes anuales para la debida ejecución por parte de la UTGVM. Se discute en la sesión y queda en Actas.” SUBFONDO: 8. Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás • Observación: Indica dónde se encuentra el original de las serie “Informe de actividades deportivas del CCDR Poás”. Respuesta: “Se localiza en el Concejo Municipal” 3.8 El día 10 de julio de 2012, el suscrito remitió vía correo electrónico a la señora Damaris Artavia Soto, Secretaria del CISED de la Municipalidad de Poás, consultas relacionadas con localización de series documentales declaradas con valor científico. 3.9 En razón de lo requerido la señora Artavia Soto, respondió por medio de oficio MPO-CISED-05-12 de 12 de julio de 2012, en el cual indicó lo siguiente: “- Con relación a la serie documental “Afiches”, solicito respetuosamente su inclusión en la Tabla de Plazos del Comité Cantonal de Deportes, la cual por un error no se incluyó en ese momento. Por lo tanto solicito sustituir la que se había enviado con Oficio MPO-CISED-04-12 del 16 de abril de 2012, con la que enviaré hoy.”

- Sobre la serie “Informes Anuales” de la Alcaldía debo aclarar que al momento de confección de la Tabla, no se han realizado esta serie documental.

- Respecto a la serie documental “Informes Anuales del Concejo”, es una serie que no se ha dado en este departamento.

- Convenios Internacionales: No se han realizado en este cantón.

- Actas de Juramentación de Juntas de Educación: La juramentación de las juntas de educación queda incluida en las actas municipales. - Expedientes de actas del Concejo Municipal: No se lleva un expediente de los documentos que se ven en cada sesión, sino se archiva cada documento en el expediente respectivo.

- Expediente de ventas ambulantes: Hasta el momento no hay ventas ambulantes, porque están prohibidas en el cantón.


- Tabulado de movimientos censales de las propiedades del cantón: Las propiedades del cantón se lleva en una base de datos. Respecto a lo anteriormente citado deseo aclarar lo siguiente, en el año 2005 que fue mi fecha de ingreso por un cuarto de tiempo a esta Municipalidad, se mantuvo comunicación constante con su institución con el fin de recibir asesoría para tener una Tabla de Plazos con la cual pudiéramos trabajar, fue así que se nos brindó por parte del Archivo Nacional la Tabla de Plazos Modelo, con la cual se trabajó, se excluyeron 2 tipos documentales y se incluyeron 2, las demás series documentales se mantuvieron igual, habiendo dentro de éstas algunas que no se habían producido y que no se producen actualmente y declaradas con valor científico cultural, por lo cual pido las disculpas del caso, si esto ocasiona algún trastorno o problema, siendo únicamente nuestra intención el trabajar bien y de acuerdo a la normativa y lineamientos brindados por ustedes como órgano rector.” Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Dejar pendiente de aprobación las solicitudes de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Poás, mediante oficio MPO-CISED-04-12 de 16 de abril de 2012, para el Fondo: Municipalidad de Poás, Subfondos: 1. Secretaría del Concejo Municipal, 2. Alcaldía Municipal, 3. Concejo de Distrito de San Pedro, 4. Concejo de Distrito de San Juan, 5. Concejo de Distrito de Sabana Redonda, 6. Concejo de Distrito de San Rafael, 7. Concejo de Distrito de Carrillos, 8. Junta Vial Cantonal, 9. Comité Cantonal de Deportes, 10. Auditoria Interna, hasta tanto no se subsanen las inconsistencias relacionadas con cantidades, fechas, ubicación y contenidos de varias series documentales de algunos de los subfondos presentados a valorar. Comunicar a la señora Damaris Artavia Soto, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Poás. Artículo 3. Informe de Valoración: IV-43-2012-TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP) Subfondos: 1. Secretaría de la Junta Directiva, 2. Regulador General, 3. Gerencia General, 4.Departamento de Gestión y Documentación, 5. Departamento de Tecnologías de Información, 6. Auditoría Interna, 7. Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, 8. Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación, 9. Departamento de Recursos Humanos, 10. Centro de Informática Técnica, 11. Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente, 12. Dirección de Servicios de Transporte, 13. Dirección General de Estrategia y Evaluación, 14. Dirección de Servicios de Energía, 15. Dirección General Participación al Usuario, 16. Dirección Administrativa Financiera, 17. Departamento de Finanzas, 18. Departamento de Servicios Generales, 19. Proveeduría, 20. Unidad de Transportes. Convocada: la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). Hora: 10:00 a.m.


Se deja constancia de que durante la sesión las tablas de plazos de conservación de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:16 horas ingresan la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), el señor Luciano Unfried Rovelo, Funcionario del Archivo Central de la ARESEP. El señor Gómez Jiménez, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 Mediante oficio DSAE-679-2011 de 24 de noviembre de 2011, les fueron devueltas al CISED de la ARESEP, las tablas de plazos de conservación de documentos remitidas por medio del oficio 01-CISED-2011 de 8 de agosto de 2011, debido a que debían aclarar dudas relacionadas con fechas extremas de los documentos, localización de originales y copias, firmas y sellos de las oficinas productoras, documentos declarados con valor científico cultural, contenido de series documentales, entre otras. 3.5 Por medio del oficio 001-CISED-2012 de 9 de enero de 2012, el CISED de la ARESEP brinda respuesta al oficio antes citado. A continuación se detallan algunas observaciones y sus respectivas respuestas: Observación: 1. De acuerdo con el “Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 195 de 10 de octubre de 2002, en el instrumento se debe plasmar “la producción documental total de la entidad”. Por lo tanto, es necesario explicar por qué la mayoría de las series documentales apuntadas, presentan fechas recientes. En los formularios de cada oficina productora de documentos, se anotaron pocas cantidades de series documentales, aclarar por qué se presenta dicha situación. Respuestas: “La segunda revisión de las Tablas de la ARESEP fue aprobada en el 2005. Considerando que el Archivo Nacional ya tenía los datos de 1928 al 2005, nuestra consideración es que no es necesario repetir los datos formulados en su oportunidad. En cuanto a las pocas cantidades de series documentales que se anotan, esto obedece a que en la ARESEP, los expedientes son el tipo documental que más se produce y la mayor parte de la documentación, tanto interna como externa corresponde a expedientes en sus diferentes denominaciones ET (estudios tarifarios), AU (quejas) y OT (expedientes de otros trámites).” Observación: Según el citado instructivo, se debe revisar la columna “¿Cuáles otras oficinas tienen original y/o copia de este documento”, debido a que se presentan inconsistencias en algunas de las tablas de plazos de esta solicitud. Lo anterior por cuanto no hay coincidencia en la custodia de los originales y copias de las series documentales en las diferentes oficinas.


Respuesta: “En cuanto a la interrogante formulada sobre cuales otras oficinas tienen original y/o copia, se debe a que el original lo conservan las oficinas destinatarias y las copias se conservan en los consecutivos y también en las unidades productoras.” Observación: De acuerdo con el instructivo mencionado para cada formulario “Debe contarse con el visto bueno del jefe de la unidad productora y el sello de esta unidad”. Sin embargo, se presenta una sola tabla de plazos para las oficinas del Regulador General y la Gerencia General, la cual cuenta con el sello de la primera y la firma del Gerente General. Por lo tanto, siguiendo el instructivo citado, es necesario confeccionar una tabla de plazos para cada una de las oficinas por separado, firmadas por cada uno de sus respectivos superiores. También, se solicita explicar por qué la tabla de plazos del Centro de Información Técnica, carece de sello propio. Respuesta: “Sobre este aspecto, informamos que ya se confeccionaron las Tablas de Plazos por separado del Regulador General y del General (las cuales se adjuntan). Con respecto del por qué la tabla de plazos del Centro de Información Técnica carece de sello propio, es relevante anotar que este Centro de Información no se constituye como tal en una Unidad Administrativa identificada y aprobada en la Organización Formal de la Institución. Asimismo, este Centro, anteriormente era la Biblioteca, sin embargo cambió de nombre, pero siguen usando el mismo sello.” Observación: Para la tabla de plazos correspondiente a la oficina del Regulador General, se deben incluir la series “Correspondencia externa e interna” y “Resoluciones de la ARESEP sobre estudios tarifarios, quejas y otros trámites” declaradas con valor científico cultural en sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Nº 13-2005 de 28 de setiembre de 2005. Respuesta: “Se aclara que se indicó correspondencia interna y externa por separado. Además con respecto a las resoluciones de la ARESEP, se refiere al consecutivo de resoluciones sobre estudios tarifarios, quejas y otros trámites.” Observación: Explicar si la Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria es la misma que la llamada Dirección Jurídica Especializada. De ser así, indicar por qué no se apuntó la serie “Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República”, declarada con valor científico cultural en la sesión antes citada de la CNSED (Nº 13-2005). Respuesta: “Efectivamente, estamos tratado de la misma Unidad Administrativa. En el año 2010 fue cuando se cambió de nombre y se le denominó como Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria. Con respecto a la serie “Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República”, lo que se posee es una correspondencia interna y externa, porque así lo consideró el Director de esta Dirección.”


Observación: Aclarar por qué no se incluyó en la tabla del Departamento Recursos Humanos la serie “Manuales de descripción de puestos del Sistema Nacional de Electricidad”, la cual fue de-clarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 2-98 de 18 de marzo de 1998. Respuesta: “En la tabla de plazos correspondiente al Departamento de Recursos Humanos, no se incluyó la serie “Manuales de Descripción de Puestos del Sistema Nacional de Electricidad”, ya que es la misma que se indicó en el punto Nº 10 como Manuales y Reglamentos.” Observación: Explicar si la Dirección de Servicios de Agua y Ambiente es la misma que la llamada Sección de Aguas. De ser así, indicar por qué no se apuntaron las series “Reglamento tarifario del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas (SENARA)” y “Fijaciones tarifarias de riego”, declaradas con valor científico cultural en la sesión antes citada de la CNSED (Nº 2-98). Respuesta: “... debemos de apuntar que la Dirección de Agua y Ambiente no es la misma que la llamada Sección de Aguas. La Sección de Aguas pertenecía hace muchos años al Departamento Técnico cuando esta institución se constituía en el Servicio Nacional de Electricidad. Con la transformación del SNE a la ARESEP vía Ley de la República, han desaparecido tanto el Departamento Técnico como la Sección de Aguas. Con respecto a las series “Reglamento tarifario del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas (SENARA y “Fijaciones tarifarias de Riego”), no se anotaron porque como ésta constituye la tercera revisión de las Tablas, se consideró no volver a repetir los datos formulados en revisiones anteriores.” Observación: Se recomienda revisar las vigencias administrativas-legales de las series “6. Expedientes ST” y “8. Expedientes RA” de la tabla de plazos de la Dirección de Servicios de Transporte, ya que en la columna de observaciones se anota que se realizarán eliminaciones antes de cumplida la vigencia apuntada. Respuesta: “Con respecto a las series “6. Expedientes ST” y “8. Expedientes RA”. En el caso de los RA, la Dirección los quiere de valor permanente para ellos y hacer eliminaciones cada tiempo. Estos expedientes son de las empresas de buses, que cada período tienen que permitir estadísticas, certificados, estados financieros, informes de adultos mayores, croquis de rutas, a veces son semestrales, trimestrales. Es de rutina, a veces una empresa envía una hoja que incluye toda la información, otra empresa puede ser que remita varias hojas. La Dirección indica que se requiere dejar lo más relevante, porque hay mucha información que pierde vigencia muy rápido. Lo mismo que los expedientes denominador ST, que se requiere a seguimiento tarifario, pero se les sigue a las otras empresas que la Dirección estudia.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Dirección de Servicios de Energía se solicita aclarar lo siguiente:


- Explicar de qué se trata la serie documental “7.Expediente Metodologías”. Por otro lado, para esta serie documental se recomienda revisar la vigencia administrativa-legal, ya que se anota una de 5 años, sin embargo, en la casilla de observaciones se apunta que es de “Valor permanente”. - Se debe anotar las fechas extremas de la serie “Estados financieros (externos)”. Respuesta: “La Serie expediente metodologías se refiere a las metodologías que se emplearon para los diferentes ajustes tarifarios que se hacen, puede ser que cambien cada año, 5 años, a veces puede ser que duran más de quince años. Por eso se recomienda 5 años en la Oficina, y que sea de valor permanente. Las fechas de los Estados Financieros son de 2000-2011.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Dirección General de Participación del Usuario se solicita explicar con mayor detalle de que se trata la serie “11. Informe de Quejas”. Respuesta: “Con respecto a este informe de quejas, todos los prestatarios de servicios públicos deben presentar cada seis meses el informe de quejas presentadas por los usuarios, lo cual puede ser una simple hoja o un informe.” Observación: Indicar por qué en la actual versión de tabla de plazos de la Dirección Administrativa Financiera, no se apuntó las serie “Fotografías” declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 13-2005 de 28 de setiembre de 2005. Respuesta: “La segunda revisión de las Tablas fue aprobada en el 2005. Por ende, consideramos que como ustedes ya tenían los datos de 1928 al 2005, no es necesario repetir los datos formulados en su oportunidad. Sí tenemos las fotografías conservadas, pero la Dirección Administrativa Financiera ya no las produce.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente al Departamento de Finanzas se solicita especificar de que se tratan las series “21. Expedientes de Entes Reguladores” y “26. Inversiones”. Respuesta: “Con respecto a la Serie Expedientes de Entes Regulados, se lleva un expediente sobre todo de buses y taxis en donde se conservan varios tipos de documentos; como notas, facturas, recibos de varios prestatarios que regula la ARESEP. Con respecto a la serie Inversiones, el Jefe del Departamento de Finanzas, indicó que así lo denominaban, y que se refiere a las inversiones en títulos valores que tienen en el Banco Central o el Ministerio de Hacienda.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Oficina de Proveeduría se solicita explicar si la serie “3. Licitaciones Abreviadas y Licitaciones Públicas” es la misma que la serie llamada “Expediente de licitaciones públicas y privadas” la cual fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 2-98 de 18 de marzo de 1998. De no ser así se debe indicar dónde se encuentra esta última serie documental.


Respuesta: “Ahora se denominan Licitaciones Abreviadas y Licitaciones Públicas. En 1998 se indicó Expedientes de licitaciones públicas y privadas. Las Licitaciones Privadas hace años dejaron de denominarse así por disposición interna adoptada por la Junta Directiva a instancia de la misma Contraloría General de la República.” Observación: Para las nuevas versiones de las tablas de plazos de conservación de documentos se recomienda revisar si se anotaron las series documentales que ya fueron declaradas con valor científico cultural en las sesiones de la CNSED Nº 2-98 de 18 de marzo de 1998, Nº 6-98 de 8 de julio de 1998, Nº 5-99 de 9 de junio de 1999 y 13-2005 de 28 de setiembre de 2005. Respuesta: “Con respecto a este punto, se anotó anteriormente lo que se produce actualmente, por lo tanto consideramos que no es necesario repetir los datos expuestos.” 3.6 Por medio del oficio 002-CISED-2012/794 de 16 de enero de 2012, el CISED de la ARESEP, indica lo siguiente: “...nos permitimos hacer devolución adjunta de aquellas Tablas de Plazos originalmente remitidas y con las observaciones a lápiz y a puño y letra del técnico asignado, no encontramos una razón lógica y mucho menos administrativa, para que ahora nos devuelvan todas las Tablas de Plazos. No omitimos manifestar que, todos y cada uno de los aspectos a subsanar, fueron debidamente atendidos por esta Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos a través de Oficio Nº 001-CISED-2012.” 3.7 El día 30 de enero de 2012, el suscrito realizó una visita a las instalaciones de la ARESEP, con el fin de verificar los datos anotados en las tablas de plazos de conservación. 3.8 Por medio de correo electrónico de 2 de febrero de 2012, el suscrito le solicitó a la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central de la ARESEP, aclarar cómo está compuesta la serie documental “Correspondencia” y los llamados “Expedientes OT” (Otros Trámites). 3.9 En razón de lo requerido se dio respuesta a las interrogantes por medio de correo electrónico de 3 de febrero de 2012, en cual se indicó lo siguiente: “En efecto, la correspondencia está compuesta por varias series, pero esta información es de carácter facilitativa, ya que la información sustantiva de la institución, se archiva en los expedientes o en la correspondencia de la Secretaría de Junta Directiva o en el Regulador General, la alta gerencia aprueba todo. Estás siglas están estipuladas así en el “Marco Procedimental para el manejo de la gestión Documental y expedientes administrativos del Archivo Central que sufrió la primera modificación desde el 2002, pero que está en funcionamiento desde setiembre de 1997 aprobado por la alta jerarquía de la Institución. En este marco se indica: “12. Para todos los efectos existirán 3 tipos de siglas que permitirán identificar a los expedientes administrativos y que serán designados por el Archivo Central:


ET Estudio tarifario de cualquier tipo: para fijar precios, tarifas o tasas de los servicios regulados. AU Trámite para la atención de quejas y/o controversias en los servicios regulados OT Cualquier otro trámite no descrito anteriormente.” Es decir, en los OT hay cualquier tipo de asuntos: como por ejemplo : expedientes administrativos, metodologías tarifarias, investigación por cobro de tarifas no autorizadas, prestación de servicios públicos no autorizadas (los denominados taxis piratas), contratos y adéndum a contratos como es el caso de las concesiones de las rutas (en este caso el Departamento de Concesiones del Ministerio de Obras y Públicas remite el original del contrato o del adéndum, aquí se le saca una copia y una vez aprobado por el regulador se remite el original de nuevo al MOPT) y se deja una copia en la Institución, lo mismo sucede con los contratos de los generados privados, (el ICE remite el Original, se saca una copia, después de aprobado el contrato o adéndum se remite de nuevo al ICE el original y nos dejamos la copia). Es decir, se abre un OT para cualquier asunto que no tenga que ver con ET ni AU.” 3.10 En razón de las respuestas antes expuestas, por medio del oficio DSAE-80-2012 de 7 de febrero de 2012, se le informó al CISED de la ARESEP que se archivaba la solicitud presentada, debido a que como la serie documental “Correspondencia” está compuesta por diversas tipos de documentos, era necesario que para todas las tablas de plazos se anotaran por separado cada una de las series documentales que se producen o custodien en las oficinas, con el fin de que el CISED lograra determinar de la mejor manera las vigencias administrativas-legales. Además, se les recomendaba estudiar la vigencia administrativa-legal asignada a la serie “Expediente OT”, ya que se estaba consignando un dato global que no tomaba en cuenta la variedad de la serie documental. 3.11 Por medio del oficio 003-CISED-2012/89197 de 16 de abril de 2012, el CISED, apeló el oficio DSAE-80-2012, indicando lo siguiente: “Se aclara que la serie documental “correspondencia” está compuesta por el antecedente y consecuente de cada uno de los oficios enviados y recibidos, independientemente del tipo documental que se trate, procurando mantener así la unidad del trámite. Además, como se indicó en el correo electrónico de 3 de febrero del año en curso, remitido por el Departamento de Gestión y Documentación, el tipo documental que las áreas clasifican como correspondencia, la información es de carácter facilitativa por lo que clasificar la información por diversos tipos documentales para la información no es ágil y eficaz, ni eficiente para las diversas áreas de la administración. Desde la creación de la institución, se determinó que ésta era la forma más oportuna, eficiente y eficaz tanto para el archivo de la correspondencia como para su consulta, por lo tanto todas las unidades administrativas mantienen el mismo principio considerándola como una sola serie. Prueba de ello es que esta forma de trabajo se ha mantenido por años. El Comité Institución (sic) de Selección y Eliminación de Documentos según las atribuciones otorgadas por la Ley 7202 artículo 33, ha determinado el valor legal y administrativo de esta serie de 5 años y así se ha estipulado claramente en todas las tabla


de plazos que nos ocupa. Asimismo, se aclara que se han analizado todas las posibles implicaciones legales y administrativas en la revisión de esta serie, por lo tanto mantenemos el plazo estipulado y la conformación de esta serie como se ha venido haciendo por tantos años. El plazo para los expediente OT sí fueron determinados en observancia de las labores que realiza la institución” 3.12 Mediante oficio DSAE-260-2012 de 2 de mayo de 2012, la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos, brinda acuse de recibo del oficio 003-CISED-2012/89197 e indica que el trámite fue asignado al suscrito. 3.13 Por medio del oficio DSAE-328-2012 de 18 de mayo de 2012, el suscrito le solicitó al CISED de la ARESEP realizar una serie de aclaraciones relacionadas con localización de series documentales declaradas con valor científico cultural, ubicación de originales y copias, entre otros asuntos. 3.14 En razón de lo requerido se dio respuesta a las interrogantes por medio de oficio 09-CISED-2012/96390 de 15 de junio de 2012. A continuación se detallan algunas observaciones y sus respectivas respuestas: Observación: Por medio del oficio DSAE-679-2011, se les solicitó indicar cuál era la localización de los documentos que no se incluyeron en las tablas de plazos y que fueron presentados para valorar en años anteriores. Sin embargo, por medio del oficio 001-CISED-2012 de 9 de enero de 2012, ustedes indicaron lo siguiente: “La segunda revisión de las Tablas de la ARESEP fue aprobada en el 2005. Considerando que el Archivo Nacional ya tenía los datos de 1928 al 2005, nuestra consideración es que no es necesario repetir los datos formulados en su oportunidad”. Al respecto, les informo que efectivamente la CNSED custodia dichos datos, no obstante, para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos que actualmente se encuentran en trámite, es necesario que se identifique dónde están las series documentales que fueron declaradas con valor científico-cultural en las aprobaciones anteriores. Es decir, si no se anotaron en los formularios, la CNSED no tiene conocimiento dónde se localizan, por ese motivo se debe señalar qué sucedió con ellas, por ejemplo: no se apuntaron por error involuntario; se dejaron de producir, etc. Por lo tanto, para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Secretaría de Junta Directiva, se solicita indicar dónde se encuentran las siguientes series documentales, las cuales fueron declaradas con valor científico cultural en sesión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) Nº 13-2005 de 28 de setiembre de 2005, sin embargo, no se observan en la presente versión de la tabla de plazos: - Cánones. Cantidad: 0.50 m, fechas: 1996-2005 - Estudios de puestos para el personal de la entidad. Cantidad: 0.14 m, fechas: 1996-2005. - Expedientes de comisiones formadas por la Junta Directiva o el Regulador. Cantidad: 0.14 m, fechas: 1996-2005. - Expedientes de consultorías recibidas sobre materia de regulación (resumen). Contiene proceso de contratación y su resultado. Cantidad: 0.35 m, fechas: 1996-2005.


- Manuales de diversos tipos que se utilizan en la entidad. Cantidad: 0.28 m, fechas: 1996-2005. - Modificaciones presupuestarias (internas, externas y extraordinarias). Cantidad: 0.21 m, fechas: 1996-2005. - Planes de inversiones de la ARESEP. Cantidad: 0.35 m, fechas: 1996-2005. - Recursos de apelación elevados a la Junta Directiva. (Copias). Incluyen sus respectivas resoluciones. Cantidad: 2.25 m, fechas: 1996-2005. Respuesta: “Se indica que las series documentales en el siguiente listado, fueron omitidas involuntariamente de la actual tabla de plazos correspondiente la Secretaría de Junta Directiva (SJD) y los mismos se encuentran custodiados en el Departamento de Gestión y Documentación del año 1996 al 2007; y del 2008 al 2012 en el Archivo de Gestión de la Secretaría de Junta Directiva. Con respecto a los cánones, la SJD custodia los originales y la Auditoria Interna y Finanzas custodian copias. Las fechas extremas serían de 2006 a 2011. Cantidad 0.5 mt/l Los Estudios de Puestos originales los custodia SJD y Recursos Humanos en copias (en la tabla de Recursos Humanos indica que ese departamento custodia los originales pero se corrige ya que es la SJD quien aprueba el Estudio de Puestos) las fechas extremas serian de 2006 a 2011. Cantidad 1 mt/l En cuanto a expedientes de Consultorías recibidas sobre materia de regulación, la SJD maneja copias igualmente la Dirección General de Estrategia y Evaluación. La información original producto de las consultorías están en el expediente de licitación correspondiente en la Proveeduría, las fechas extremas serían de 2006 a 2011. Cantidad. 0.2 mt/l. Manuales de diversos tipos que utiliza la institución se aclara que los originales se custodian en la SJD, ya que la Junta Directiva es quien los aprueba y copias en diversas oficinas dependiendo de la temática las fechas extremas serían del 2006 a 2011. Cantidad. 0.3 mt/l. Modificaciones presupuestarias internas- externas y extraordinarias: se aclara que el original está en la SJD ya que es la Junta Directiva quien la aprueba, y hay copia en la Dirección Administrativa Financiera, y el Departamento de Finanzas las fechas extremas serian de 2006 a 2011. Cantidad 0.2 mt/l. En cuanto a los expedientes de comisiones formadas por la Junta Directiva o el Regulador General, se conforma un expediente de tipo OT, esto en cumplimiento de la resolución del señor Regulador General RRG-6956-2007, las fechas extremas serían de 2006 a 2011, En lo referente de planes de inversión estos documentos son parte del Plan Anual Operativo (PAO). El PAO es custodiado por la SJD en original y copia la Dirección General de Estrategia y Evaluación, las fechas extremas serian de 2006 a 2011. Para las series indicadas anteriormente la vigencia en el Archivo de Gestión de la Secretaría de Junta Directiva es de dos años y permanente en el Departamento de Gestión y Documentación, todas están soporte papel.


En cuanto a la consulta de la serie, los recursos de apelación elevados a la Junta Directiva (copias) Incluyen sus respectivas resoluciones. Cantidad 2.25m, fechas 1996-2005. Se indica que este tipo documental se encuentra en la Tabla de Conservación de Documentos de la Secretaría de la Junta Directiva actual en el número de orden 13.” Observación: Explicar si la serie “9. Informes de labores”, corresponden a la “memoria institucional de la ARESEP”, de no ser así señalar dónde se encuentra esta última serie documental. Respuesta: “Se indica que la serie “9 Informe de labores” corresponde a la memoria institucional de la ARESEP.” Observación: En el año 2005, fue declarada con valor científico la serie “Memorias de actas”, la cual se entendía como el “Expediente de actas de la Junta Directiva”, pero en el informe de valoración Nº 39-2005 se hizo la indicación de que a partir de julio de 1997 ya no se producían y que se incluían dentro de la correspondencia. Por lo que se les solicita aclarar dónde se encuentran los documentos utilizados como insumos para la elaboración de las actas. Respuesta: “En cuanto a la consulta “donde están los documentos que sirven de insumo para la elaboración de las actas relacionadas con la serie de Memoria de Actas.” Se indica que a partir de 1997 al 2009 los documentos que sirven como insumo a las actas están en las respectivas series documentales indicadas en la Tablas de Conservación Documental de la Secretaría de Junta Directiva. A partir del 2009 a la fecha se volvió a utilizar la serie de memorias de actas. La serie memoria de actas antes de 1997 así como después de 2009 contiene copia del acta y copia de los documentos relacionados con el acta.” Observación: Indicar cuál oficina custodia los originales y copias de la serie documental “Estados Financieros”, ya que, en la tabla de plazos de la Secretaría de Junta Directiva se indica que se mantienen los originales y que en la Dirección Administrativa Financiera las copias, sin embargo, en la tabla de esta última unidad se anota que conservan los originales y la Junta Directiva copias. Respuesta: “Se indica que la Secretaría de Junta Directiva tiene los Estados Financieros originales ya que son aprobados por Junta Directiva. Y la Dirección Administrativa Financiera las copias.” Observación: En el oficio 001-CISED-2012, se indica que la serie “fotografías”, la cual fue declarada con valor científico cultural en el año 2005, ya no la produce la Dirección Administrativa Financiera, por lo tanto, se les solicita indicar dónde se encuentran actualmente, e indicar por qué no se incluyeron en las tablas de plazos que se presentan. Respuesta: “Se indica que las fotografías están en custodia del Departamento de Gestión y Documentación y no se incluyeron en las Tablas actuales, ya que la serie fotografías


como tal, ya no las produce la Dirección Administrativa Financiera y ninguna área de ARESEP.” Observación: Explicar dónde se localizan las series documentales “Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República y Contraloría General de la República, relacionados con las funciones de la entidad” producida por la Dirección Jurídica Especializada; y los “Proyectos institucionales planteados con base en el Plan Anual Operativo” producido por la Secretaría de Desarrollo, las cuales fueron declaradas con valor científico cultural en el año 2005. Respuesta: “Se indica que ambos criterios se encuentran en custodia del Departamento de Gestión y Documentación, en la actual tabla de plazos no se contempló ya que la Dirección General de Asesoría Jurídica clasifica esta documentación como correspondencia externa. Sobre la consulta de los proyectos institucionales planteados con base en el plan anual operativo. Esta serie documental se encuentra custodiada en el archivo de gestión de la Dirección General de Estrategia y Evaluación. No se incluyó la serie en la tabla actual ya que por razones administrativas, la Dirección General de Estrategia y Evaluación unificó la serie documental “proyectos” con el PEI. ” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente al Departamento de Gestión y Documentación, se solicita aclarar dónde se encuentra el original de la serie documental “8. Informes”. Respuesta: “Los informes originales que produce el DEGD se envían a las diferentes áreas de la institución o entes externos, dependiendo de la naturaleza del mismo, es así como los informes de labores se envían a la Gerencia General (GG) y en algún momento se enviaron al Departamento Servicios Generales (SG) por haber dependido el Archivo Central a esa área, a la Dirección General del Archivo Nacional se le vía el informe de la situación archivística y a la Dirección Administrativa Financiera se le envía el informe sobre la venta de servicios archivísticos en este caso que recibe la SUTEL.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente al Departamento de Tecnologías de Información, se requiere indicar dónde se encuentra el original o copia de la serie “4. Proyectos”. Además, se solicita detallar los asuntos y tipos de proyectos que se desarrollan. Por otro lado, indicar si la ARESEP cuenta con sistemas automatizados de información y bases de datos. En el caso de que existan, explicar por qué no se incluyeron en las tablas de plazos de conservación que se presentan. Respuesta: “Se indica que el DETI aclaró que los “ampos” de los proyectos indicados en su respectiva tabla de plazos solamente esa área los administra. Y que el asunto y tipos de proyectos que se desarrollan son de índole tecnológicos únicamente.


Se indica que en efecto la ARESEP, cuenta con sistemas automatizados y por ende bases de datos, el no incluirlas se debe a que los sistemas con que cuenta la institución generan información solo para facilitar la consulta de datos, además que la información que contiene estos sistemas está registrada en los diferentes documentos que recibe o produce la institución. Ninguno de estos sistemas cuenta con información con firma digital.” Observación: Con respecto a la serie “3. Estudio de Cánones” de la tabla de plazos de la Auditoria Interna y Dirección Administrativa Financiera y “4. Cánones” de la tabla correspondiente al Departamento de Finanzas, se solicita aclarar cuál oficina custodia los originales y copias, ya que, no hay coincidencias según lo anotado en las tablas de plazos. Respuesta: “Se indica que el área que custodia los cánones que es lo mismo que estudio de cánones es la Secretaría de Junta Directiva. La Auditoria Interna y Finanzas custodian las copias.” Observación: Señalar dónde se encuentran los originales de la serie documental “8. Informe de labores” de la Auditoria Interna, debido a que en la tabla de plazos se indica que se custodian sólo copias. Respuesta: “Se indica que el área que custodia los originales es la Secretaría de Junta Directiva en la serie correspondencia interna.” Observación: Indicar cuál oficina custodia los originales de la serie documental “6. Expedientes de capacitaciones externas”, ya que, en la tabla de plazos del Departamento de Recursos Humanos se indica que se mantienen copias y que en la Secretaría de Junta Directiva originales, sin embargo, en esta última tabla no se apuntó dicha serie documental. Respuesta: “Se indica que el área que custodia los expedientes de capacitaciones al exterior, es el Departamento de Recursos Humanos, solamente en esta área se encuentran dichos expedientes.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente al Departamento de Finanzas, se requiere indicar dónde se encuentran los originales y copias de las series documentales “13. Constancia de renta”, “30 y 31. Planillas” Respuesta: “Se indica que: La constancia de renta (13) el original se encuentra en la Tesorería y no hay copias en ninguna otra área. Panillas (30 y 31) El original se encuentra en Contabilidad y no hay copias en ninguna otra área.” Observación: Para la tabla de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, se requiere indicar dónde se encuentra el original y copia de las serie documental “9. Acciones de inconstitucionalidad”. Respuesta: “Se indica que la Dirección General de Asesoría Jurídica Regulatoria es la única área que custodia copia estos expedientes de acciones de inconstitucionalidad, ya que los originales constan en la Sala Constitucional.”


Observaciones: Con respecto a las series documentales: Expedientes de Otros Trámites (OT), Estudios Tarifarios (ET), Seguimiento Regulatorio (SR) y Quejas (AU), apuntados en las tablas de plazos de las siguientes subfondos documentales: - Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria (OT) - Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación (OT) - Dirección General de Estrategia y Evaluación (OT) - Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente (ET, OT, SR) - Dirección de Servicios de Transporte (ET) - Dirección de Servicios de Energía (ET, OT) - Dirección General Participación al Usuario (ET, AU) Les solicito aclarar lo siguiente: - Consulta: ¿Cuál es el sistema de gestión documental que se maneja en la ARESEP? ¿Es un Archivo Central o uno centralizado de gestión? Respuesta: “Se maneja el control de la gestión documental institucional y Archivo Central en una sola unidad que se denomina Departamento de Gestión y Documentación. El Archivo Central, conserva el fondo documental de la Institución, los cuales son transferidos por los diferentes archivos de Gestión, una vez que se cumplan los plazos establecidos en las Tablas de Plazos, debidamente aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. La organización del Archivo Central y Archivos de Gestión obedecen a las leyes y políticas que dicta la Dirección Nacional del Archivo Nacional, además de los reglamentos y normativa interna como es el Reglamento Interno de Archivo Central, el Marco Procedimental para el Manejo de la Gestión Documental y Expedientes Administrativos del Archivo Central y otras políticas que dicte la Jerarquía Superior. Lo particular del DEGD de la ARESEP es que custodia los expedientes originales con excepción de los expedientes de seguimiento regulatorio y los expedientes RA.” - Consulta: ¿Explicar la forma de darle trámite a los documentos que conforman cada uno de estos expedientes Respuesta: “En el caso de la documentación externa que ingresa a la institución por cualquier medio correo, fax, en la recepción de la institución, el DEGD la clasifica en documentación de expediente o de trámite normal La documentación que es clasificada de expediente es aquella que contiene alguna referencia a un expediente o da respuesta a un oficio, una resolución emitida por las áreas de la ARESEP que tiene relación con un expediente en particular, también se da la apertura de los expedientes por oficio, ejemplo, si ingresa una solicitud tarifaria se procede de inmediato a la elaboración del expediente. Igualmente en la documentación de trámite normal, podría presentarse el caso que el área funcional encargada de resolver el trámite, considere que es necesario que conste en


algún expediente entonces las áreas remiten el documento indicando el expediente en cual debe constar la información. Para el caso de la documentación interna los oficios, resoluciones, informes y otros deben de tener la referencia del expediente en el cual tiene que constar. Esta documentación llega al DEGD para ser archivada en el expediente original cuando las áreas responsables de los trámites lo determinen, si la documentación interna va dirigida a un ente externo el documento es incorporado al expediente cuando las áreas determinen que ha finalizado el proceso de notificación. Las áreas deben aportar las copias de los documentos internos con el fin de alimentar las copias espejos respectivas. Los documentos internos que deben ser incorporados a los expedientes son previamente registrados en la aplicación de mantenimiento de correspondencia del sistema denominado SAU. En esta aplicación se describe la documentación en un formulario de descripción estándar para toda la institución, cuando se describe los documentos a la vez es asociado a un expediente determinado. En el caso de los documentos externos que se relacionen con expedientes si es necesario se reproducen los documentos en la cantidad de copias necesarias para la elaboración de los expedientes espejos y se revisa para asegurarse que sean exactas, luego se procede a foliar el documentos original y sus copias respectivamente, posteriormente los documentos son sellados con la finalidad de conocer el área funcional del mismo y determinar cual funcionario del DEGD tramitó la documentación a las copias espejo se sellan con una leyenda que indica “copia fiel del documento”, cuando se terminan de ejecutar estas acciones se registra en el SAU y se imprime la boleta de control de correspondencia la cual es utilizada para atestiguar que las áreas recibieron las copias espejo respectiva. Copia espejo: Expedientes que contienen copia exacta y foliado en original de la documentación, en la gran mayoría de los casos existen dos copias espejo por cada expediente original, una es administrada por las áreas funcionales respectivas y la otra el área de atención a usuario.” - Consulta: ¿Se mantiene la misma situación descrita en el informe de valoración Nº 11-99 visto en sesiones de la CNSED Nº 55-99 de 9 de junio y 7-99 de 25 de agosto de 1999 y el oficio 4098 de 15 de junio de 1999, remitido por el señor Johnny Martínez Granados, entonces encargado del Archivo Central de la ARESEP?.1 Respuesta: “En efecto aún se mantiene la situación descrita en los documentos de referencia, en materia del problema de espacio que genera la duplicidad de expedientes.

1 En dicha oportunidad se indicó lo siguiente: “Al cambiar las funciones y rumbo de la institución de SNE a ARESEP, se creó un nuevo tipo documental llamado expedientes administrativos; para tener en un solo legajo todos los antecedentes de un estudio tarifario; la idea pareció perfecta en principio; pero, como en todo proceso, a través de la implementación se empezaron a notar errores y surgió la necesidad de proteger los documentos originales, por lo que a partir del 9 de septiembre de 1997, se creó el denominado centro de documentos para el manejo y conservación documental de los expedientes administrativos entre los que cuentan no solo los ET, sino, que tres tipos de expedientes con siglas CD, AU y OT. El expediente original queda en el Archivo Central y las copias espejos de los estudios Tarifarios va uno para la Dirección de Atención al Usuario y otro a la Dirección de la regulación correspondiente, generando tres expedientes exactos por cada uno de los estudios o peticiones presentadas para analizar.”


Con respectos a la producción de estos expedientes la ARESEP ya no produce los expedientes, Estudios Tarifarios (ET), ni quejas y controversias (AU) ni otros trámites (OT) relacionados con Telecomunicaciones desde la creación de la SUTEL. En materia del valor científico cultural de los expedientes ET, OT y AU la situación, se mantiene.” - Consulta: ¿Las oficinas productoras de estas series documentales custodian sólo copias, o en algún momento de su trámite también tienen los originales? Respuesta: “La finalidad de la copia espejo es que las oficinas productoras así como el áreas de atención al usuario hoy llamada Dirección General de Protección al Usuario, no custodien la documentación original. En caso que el DEGD envié un documento a un área determinada de la ARESEP y la misma área determina que la documentación tiene relación con un expediente la devuelve al DEGD para el respectivo trámite, indicando al expediente en que debe constar. Los Expedientes de Seguimiento Regulatorio son los únicos de los expedientes que la dependencia que los produce también los custodia por ende no se produce copia espejo. La Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente consideran que estos expedientes deben custodiarse permanentemente en su respectivo archivo de gestión, por lo que la vigencia en el Archivo Central es de cero años.” - Consulta: ¿En cuál momento estos documentos son remitidos al Archivo Central? Respuesta: “Las copias espejos se remiten al DEGD después que el área productora del expediente trámite el auto de cierre respectivo para cada expediente, que en promedio se realiza después de dos años de haberse abierto el expediente, con el fin de ser eliminada por el DEGD la cual convierte en material ilegible y levanta la respectiva acta de eliminación. Los expedientes originales se conservan cinco años más a partir de la fecha que el auto de cierre indica que se finalizaron las gestiones. ” - Consulta: De los documentos que produce cada oficina ¿se remiten cuando el trámite está finalizado, o cada documento se envía por separado al Archivo Central? Respuesta: “Las áreas envían al DEGD la documentación que compone cada expediente documento por documento.” - Consulta: ¿Cada uno de estos expedientes están conformados de documentos producidos o tramitados por una sola oficina, o están compuestos por documentación elaborada por diferentes unidades de la institución? Respuesta: “Los expedientes están compuestos por documentación producida por diferentes unidades de la institución.” 3.15 En razón de lo antes expuesto, y según el criterio técnico del suscrito se recomienda, que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) solicite al


CISED de la ARESEP que elabore y remita una nueva versión de la tablas de plazos de conservación de documentos perteneciente a la Secretaría de Junta Directiva debido a que se omitieron 7 series documentales declaradas con valor científico cultural, además no hay coincidencia entre originales y copias, fechas extremas y cantidades. 3.16 Mediante correo electrónico de 5 de julio de 2012, se le solicitó a la señora Patricia Sánchez Carvajal, Presidenta del CISED de la ARESEP, ampliar el contenido de algunas series documentales 3.17 Por medio de correo electrónico de 9 de julio de 2012, la señora Sánchez Carvajal, respondió lo solicitado. A continuación se detallan algunas observaciones y sus respectivas respuestas: - Observación: ¿Cuáles son las competencias del llamado Comité de Regulación? Respuesta: “Ordenar la apertura de los expedientes tarifarios, fijar las tarifas de los servicios públicos y resolver los recursos de revocatoria que se presenten contra sus actuaciones. Este Comité está nombrado hasta el 31 de diciembre del 2012.” - Observación: Indicar dónde se encuentran los “Expedientes ET” correspondientes a los años 2000-2004. Ya que dicha serie fue declarada con valor científico cultural en sesión de la CNSED Nº 5-99 de 9 de junio de 1999, por medio de informe de selección IS-11-99, con fechas 1996-1999. Respuesta: “De 1996 al 2004, se conserva el 25% de los ET, ya que así fue aprobado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Estos expedientes se encuentran en custodia del Departamento de Gestión y Documentación.” - Observación: Ampliar el contenido de la serie documental “Expedientes ET” y “Expedientes de Generación Privada” pertenecientes a la Dirección de Servicios de Energía. Respuesta: “Por cambios en la metodología para el cálculo de las tarifas de los generadores privados, en su momento la Dirección de Energía creyó conveniente separar generación privada bajo Expedientes “Generación Privada” , pero al no ser expediente generación privada un documento oficial en la institución, se aclara que los expedientes de Generación Privada son ET . De acuerdo al Marco Procedimental para el Manejo de la Gestión Documental y Expedientes Administrativos del Archivo Central “, los ET son Estudio tarifario de cualquier tipo: para fijar precios, tarifas o tasas de los servicios regulados, por lo que se debe omitir la serie Nº. 5 de la Tabla de Plazos de la Dirección de Energía. No obstante los expediente ET que tienen que ver con Generación Privada se conservará dentro del porcentaje que fue o será declarado de valor científico-cultural.” - Observación: Explicar qué relación tiene la serie “Expedientes de Metodologías” de la Dirección de Energía, con las metodologías que se encuentran en los “Expedientes OT”. Respuesta: “Esta serie “Expedientes de metodologías de la Dirección de Energía son expedientes OT, por lo que solicita omitir el número de orden 7 Expedientes de metodología.”


- Observación: Ampliar el contenido de la serie documental “Expedientes ET” pertenecientes a la Dirección General de Participación del Usuario. Respuesta: “Ver la definición ET dada anteriormente. Lo que contiene la Dirección General de Participación del Usuario, es una copia del ET que se trate, con el propósito de atender a los usuarios y evitar el uso del expediente original.” - Observación: ¿Dónde se encuentran los originales de los contratos institucionales? Respuesta: “...los conserva Tesorería, esto se había indicado en la Tablas de Plazos de Finanzas, punto 12.” 3.18 En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos, perteneciente al subfondo Dirección de Servicios de Transporte se omitió el número de orden 5, por lo tanto en realidad no se presentan 8, sino 7 series documentales. 3.19 En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos, perteneciente al subfondo Dirección General de Estrategia y Evaluación se omitieron los números de orden 7 y 8, por lo tanto en realidad no se presentan 11, sino 9 series documentales. 3.20 En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos, perteneciente al subfondo Dirección General de Estrategia y Evaluación se omitieron los números de orden 6 y 7, por lo tanto en realidad no se presentan 11, sino 9 series documentales. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 3. Devolver sin tramitar la solicitud de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), mediante los oficios CISED-02-2011 de 12 de diciembre de 2011, 001-CISED-2012 de 9 de enero de 2012, 002-CISED-2012/794 de 16 de enero de 2012, 003-CISED-2012/89197 de 16 de abril de 2012, para el Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), Subfondo: 1. Secretaría de la Junta Directiva; dado que se deben incluir varias series documentales declaradas con valor científico cultural, y por otro lado no hay coincidencia entre originales y copias, fechas extremas y cantidades de series encontradas en dicho subfondo, esto según el criterio técnico del señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe de valoración IV-43-2012-TP. Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar a la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). Enviar copia de este acuerdo al señor Rodolfo González Blanco, Gerente General de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). ACUERDO 4. Dejar pendiente el análisis y aprobación de las solicitudes de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), mediante los oficios CISED-02-2011 de 12 de diciembre de 2011, 001-CISED-2012 de 9 de enero de 2012, 002-CISED-2012/794 de 16 de enero de 2012, 003-CISED-2012/89197 de 16 de abril de 2012, para el Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), Subfondos: 2. Regulador General, 3. Gerencia General, 4.Departamento de Gestión y Documentación, 5. Departamento de


Tecnologías de Información, 6. Auditoría Interna, 7. Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria, 8. Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación, 9. Departamento de Recursos Humanos, 10. Centro de Informática Técnica, 11. Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente, 12. Dirección de Servicios de Transporte, 13. Dirección General de Estrategia y Evaluación, 14. Dirección de Servicios de Energía, 15. Dirección General Participación al Usuario, 16. Dirección Administrativa Financiera, 17. Departamento de Finanzas, 18. Departamento de Servicios Generales, 19. Proveeduría, 20. Unidad de Transportes; para una próxima sesión de esta Comisión. Comunicar a la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP). ACUERDO 5. Solicitar a la señora Patricia Sánchez Carvajal, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), que para una próxima sesión de esta Comisión presente el inventario de los Expedientes OT (expedientes de otros trámites); congruente con las fechas extremas de los documentos, con el fin de que sirva de insumo para la determinación del valor científico cultural en los casos necesarios. ACUERDO FIRME. CAPITULO IV. CORRESPONDENCIA Artículo 4. Oficio DSAE-557-2012 de 06 de agosto de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual indica lo referente a valoración documental de la Oficialía Mayor y el Viceministro Administrativo del Ministerio de Educación Pública (MEP). ACUERDO 6. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Encargada del Archivo Central y Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación Pública (MEP); que esta Comisión conoció el oficio DSAE-557-2012 de 06 de agosto de 2012, suscrito por la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos, en el cual explica que el Viceministro Administrativo de dicho Ministerio tiene aprobada la tabla de plazos de conservación de documentos desde la sesión 24-2012 de 18 de agosto de 2010; por lo tanto, y en atención al acuerdo 6 tomado en sesión 31-2012 de 05 de julio de 2012, se le indica que para efectos de presentación de tablas, hace falta que se presente la tabla de plazos de la Oficialía Mayor de forma tal que se pueda continuar con la presentación de la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio. ACUERDO FIRME. Por limitante con el tiempo, el análisis del resto de la Correspondencia se traslada para una próxima sesión de esta Comisión. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

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