คู่มือการใช้งาน Suranaree University of Technology Office...
12
คู่มือการใช้งาน Suranaree University of Technology Office 365 สาหรับนักศึกษา หัวข้อที่ 1: แนะนาบริการ Suranaree University of Technology Office 365 Office 365 คือ บริการออฟฟิศ (Office) เวอร์ชันออนไลน์ที่ทางานบนระบบ Cloud Computing ซึ่งสามารถเข้าถึงโปรแกรม สานักงานต่างๆ ได้แก่ Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Access และ Outlook OneDrive ผ่านทางเบรา เซอร์โดยไม่ต้องมีติดตั้งโปรแกรมเหล่านี้บนเครื่อง โดยทั้งสามารถใช้งานได้จากทุกอุปกรณ์ที่สามารถเชื่อมต่อเครือข่าย อินเตอร์เน็ตได้ Suranaree University of Technology Office 365 (โดเมน : office365.sut.ac.th) เป็นบริการที่ทางานบนระบบศูนย์ ข้อมูล (Data Center) ของไมโครซอฟท์ โดยอยู่ภายใต้แผน A2 ของบริการ Office 365 Education ที่ให้บริการกับนักศึกษา ฟรีโดยมีคุณลักษณะและบริการต่างๆ ดังนี้ อีเมลและปฏิทิน ใช้อีเมลระดับธุรกิจผ่านประสบการณ์การใช้งาน Outlook ที่คุณคุ้นเคยและเต็มรูปแบบบนเดสก์ท็อปของคุณ1 หรือผ่านเว็บเบ ราวเซอร์โดยใช้ Outlook Web App รับกล่องจดหมายขนาด 50 GB ต่อผู้ใช้ และส่งสิ่งที่แนบมาได้ในขนาดสูงสุดถึง 25 MB โดยใช้ชื่อโดเมนของคุณเอง การประชุมทางเว็บ จัดการประชุมแบบออนไลน์พร้อมภาพและเสียงด้วยการแชร์หน้าจอโดยการคลิกเพียงครั้งเดียว การประชุมทางวิดีโอ HD และ ไวท์บอร์ดเสมือนจริง ซึ่งเหมาะสาหรับสาหรับการเรียนจากระยะไกลอย่างยิ่ง ข้อความโต้ตอบแบบทันที เชื่อมต่อกับคนอื่นๆ ผ่านข้อความโต้ตอบแบบทันที และแสดงสถานะของคุณให้ผู้อื่นทราบผ่านทางสถานะการออนไลน์ของคุณ การจัดเก็บและแชร์ไฟล์ SkyDrive Pro ให้ผู้ใช้ได้มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนตัว 25 GB ที่ซิงค์กับพีซีของตนเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้แบบออฟไลน์ได้ โดย แชร์เอกสารกับผู้ใช้อื่นๆ ผ่าน Office หรือ SharePoint ทีมไซต์ คุณสามารถทางานร่วมกันในโปรเจค งานกลุ่ม หรือกิจกรรมชมรมด้วยทีมไซต์ ซึ่งจะช่วยเก็บเอกสาร บันทึกย่อ งาน และการ สนทนาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันอย่างเป็นระเบียบ โดยมีไซต์ย่อยได้ถึง 300 ไซต์
Transcript of คู่มือการใช้งาน Suranaree University of Technology Office...
คมอการใชงาน Suranaree University of Technology Office 365
ส าหรบนกศกษา
หวขอท 1: แนะน าบรการ Suranaree University of Technology Office 365 Office 365 คอ บรการออฟฟศ (Office) เวอรชนออนไลนทท างานบนระบบ Cloud Computing ซงสามารถเขาถงโปรแกรมส านกงานตางๆ ไดแก Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Access และ Outlook OneDrive ผานทางเบราเซอรโดยไมตองมตดตงโปรแกรมเหลานบนเครอง โดยทงสามารถใชงานไดจากทกอปกรณทสามารถเชอมตอเครอขายอนเตอรเนตได
Suranaree University of Technology Office 365 (โดเมน: office365.sut.ac.th) เปนบรการทท างานบนระบบศนยขอมล (Data Center) ของไมโครซอฟท โดยอยภายใตแผน A2 ของบรการ Office 365 Education ทใหบรการกบนกศกษาฟรโดยมคณลกษณะและบรการตางๆ ดงน
อเมลและปฏทน
ใชอเมลระดบธรกจผานประสบการณการใชงาน Outlook ทคณคนเคยและเตมรปแบบบนเดสกทอปของคณ1 หรอผานเวบเบ
ราวเซอรโดยใช Outlook Web App รบกลองจดหมายขนาด 50 GB ตอผใช และสงสงทแนบมาไดในขนาดสงสดถง 25 MB
โดยใชชอโดเมนของคณเอง
การประชมทางเวบ
จดการประชมแบบออนไลนพรอมภาพและเสยงดวยการแชรหนาจอโดยการคลกเพยงครงเดยว การประชมทางวดโอ HD และ
ไวทบอรดเสมอนจรง ซงเหมาะส าหรบส าหรบการเรยนจากระยะไกลอยางยง
ขอความโตตอบแบบทนท
เชอมตอกบคนอนๆ ผานขอความโตตอบแบบทนท และแสดงสถานะของคณใหผอนทราบผานทางสถานะการออนไลนของคณ
การจดเกบและแชรไฟล
SkyDrive Pro ใหผใชไดมพนทจดเกบขอมลสวนตว 25 GB ทซงคกบพซของตนเพอใหผใชสามารถเขาใชแบบออฟไลนได โดย
แชรเอกสารกบผใชอนๆ ผาน Office หรอ SharePoint
ทมไซต
คณสามารถท างานรวมกนในโปรเจค งานกลม หรอกจกรรมชมรมดวยทมไซต ซงจะชวยเกบเอกสาร บนทกยอ งาน และการ
สนทนาตางๆ ทเกยวของไวดวยกนอยางเปนระเบยบ โดยมไซตยอยไดถง 300 ไซต
Office Web Apps
สรางและแกไข2เอกสาร Word, OneNote, PowerPoint และ Excel ผานทางเบราวเซอรใหมตวใดกได
คลองตว
ซงคอเมล ปฏทน และทตดตอ เขาใชไซต SharePoint ดและแกไขเอกสาร Office ดวย Office Web Apps ผานทางเบราว
เซอรบนอปกรณ Windows Phone, iOS และ Android
Apps ส าหรบ Office และ SharePoint
แอพใหมของบคคลภายนอกและแอพทพฒนาโดยลกคาสามารถท างานรวมกบ Office และ SharePoint เพอน าบรการเวบมา
สเอกสารและไซตของคณได
การดแล
พอรทลของผดแลระบบมตวเลอกในการก าหนดคาดาน IT อยางละเอยดส าหรบบรการตางๆ ของคณ ทงจากออนไลนพอรทล
หรอผานการจดการโดยอตโนมตดวยค าสงของ PowerShell
ความนาเชอถอ
วางใจไดเลยวาบรการของคณจะพรอมใชงานเสมอดวยขอตกลงการใหบรการ (SLA) ทรบประกนอพไทม 99.9% โดยยนด
จายเงนคนหากบกพรอง
ความปลอดภย
แนวทางการรกษาความปลอดภยแบบใหมลาสด ทมระบบรกษาความปลอดภย 5 ชน และระบบตรวจสอบเชงรกทจะชวย
รกษาขอมลของคณใหปลอดภย
ความเปนสวนตว
ขอมลของคณเปนของคณคนเดยว Microsoft จะไมตรวจสอบอเมลหรอเอกสารใดๆ เพอวตถประสงคดานการโฆษณา
ทนสมย
ไมจ าเปนตองเสยเงนอพเกรดเวอรชน เพราะบรการอพเดตตางๆ รวมอยในการสมครสมาชกของคณแลว ฟเจอรใหมๆ ทเรา
สรางขนเพอลกคาทใช Office 365 จะในรปแบบทพรอมใหผใชก าหนดคาไดเองตามตองการ
การสนบสนน
บรการชวยเหลอทางโทรศพทส าหรบทกปญหาดาน IT ทกวนตลอด 24 ชม. คณสามารถขอรบบรการชวยเหลอโดยตรงผาน
ทางพอรทลของผดแลระบบส าหรบปญหาทไมเรงดวนมากนก
แหลงขอมล: Office 365 Education (http://office.microsoft.com/th-th/academic/)
หวขอท 2: เรมตนใชงาน SUT Office 365 การเขางานบรการ SUT Office 365 ใหเขาไปลงชอทเวบไซต www.sut.ac.th/***** แลวคลกเมน **** หรอลงชอเขาใชงานทเวบไซต https://login.microsoftonline.com/ จากนนใสชอบญชและรหสผานในชองลงชอเขาใชงานและรหสผานเสรจแลวคลกทลงชอเขาใช การขอรบบรการ SUT Office 365
นกศกษาสามารถลงทะเบยนเพอขอใชบรการไดฟรทเวบไซต http://ccs.sut.ac.th/2012/index.php/register เลอกเมน
Register จากนนเลอก SUT Office 365 แลวด าเนนการตามขนตอนบนจอภาพจนแลวเสรจ โดยทอยอเมลจะอยในรปแบบ
รหสประจ าตวนกศกษา@office365.sut.ac.th (ตย. B57xxxxx@ office365.sut.ac.th)
ภาพท 1 ลงทะเบยนขอใชบรการ SUT Office 365
หมายเหต: นกศกษาตองตรวจสอบตวตนกบระบบฐานขอมลของศนยคอมพวเตอรกอนจงจะไดรบอนญาตใหขอใชบรการ และ
ตองแจงทอยอเมล (ทใชงานไดจรง) เพอใชรบชอบญชและรหสผานจากผดแลระบบ
การเขาใชงานส าหรบผใชงาน SUT Office 365 ครงแรก นกศกษาทลงทะเบยนขอใชบรการ SUT Office 365 จะไดรบอเมลแจงชอบญชและรหสผานทางอเมลภายในไมเกน 1 วนท ากา รน บจ าก เ วล าล งทะ เบ ยน จากน นน กศ กษาจะสามา รถ เ ข า ง านบร ก า ร SUT Office 365 ไ ด ท เ ว บ ไ ซต https://login.microsoftonline.com/ จากนนใสชอบญชและรหสผานในชองลงชอเขาใชงานและรหสผานตามล าดบ เสรจแลวคลกปม Sign in
ภาพท 2 เขาสระบบ หมายเหต: 1. นกศกษาปรญญาตร: b ตามดวยรหสประจ าตวนกศกษา@office365.sut.ac.th เชน [email protected] 2. นกศกษาปรญญาโท: m ตามดวยรหสประจ าตวนกศกษา@office365.sut.ac.th เชน [email protected]
3. นกศกษา ปรญญาเอก: d ตามดวยรหสประจ าตวนกศกษา@office365.sut.ac.th เชน [email protected] ส าหรบการเขาใชงานครงแรก ระบบจะก าหนดใหท าการเปลยนรหสผานใหมทนท ใหนกศกษาใสรหสผานเดมทไดรบจากศนยคอมพวเตอร ในชองรหสผานเดม (Old password) และใสรหสผานใหมในชองรหสผานใหม (New password) โดยก าหนดใหตองเปนรหสผานทคาดเดาไดยากและตองมทงตวอกษรตวพมพเลก ตวอกษรตวพมพใหญ ตวเลข และสญลกษณ จากนนใหยนยนรหสผานใหมอกครงในชองยนยนรหสผานใหม (Confirm new password) เสรจแลวคลกปม Save
ภาพท 3 การเปลยนรหสผาน เมอเปลยนรหสผานเสรจเรยบรอยแลวระบบจะใหใสรหสผานเพอเขาใชงานอกครง ใหใสรหสผานใหมในชองรหสผาน (Password) จากนนคลกปม Sig in
ภาพท 4 ใสรหสผานเพอเขาสระบบอกครง
เขาสหนาเรมตนของ office 365 เมอลงชอเขาใชงานแลวเสรจ ระบบจะน าไปยงหนา Get Started with Office 365 ซงเปนหนาเรมตนส าหรบการใชงาน SUT Office 365 โดยจะประกอบไปดวยสวนตางๆดงน
Outlook: เครองมอการสอสารในรปแบบจดหมายอเลคทรอนกส
Calendar: ปฏทนเพอการนดตางๆ
People: ขอมลตดตอของเพอนๆ ซงสามารถเพมขอมลไดหลากหลายรปแบบ เชน สรางรายบคคล (Create Contact) หรอรายกลม (Create Group)
Newsfeed: ชองทางการสอสารเพอแบงปนกน ซงการใชงานงายมาก สามารถกด Like หรอ Reply เพอตอบโตการสนทนานนๆ บนหนาบลอกนน
OneDrive: พนทเกบขอมลบนคลาวด ซงนกศกษาจะไดรบบญชผใชละ 25GB ซงใชงานงายเพยงลากและวาง รวมถงการพรววกอนเปดไฟลไดดวย เพมความสะดวกสบายใหกบผใชงานไดเหนกอนการเปดใชงาน
Site: สรางไซดสวนตวหรอปรบใชเปนรายวชาเพอใหนกศกษาส าหรบทางานกลม สามารถก าหนดสทธสมาชกไดเชนกน
ภาพท 5 เรมตนการใชงาน SUT Office 365 การตงคาภาษา Office 365 การเรมตนใชงาน Office 365 นนระบบจะตงคาภาษาเรมตนเปน English (United State) การเปลยนการตงคาภาษาเปนภาษาไทย โดยการคลกไอคอน Settings (รปเฟอง) บนแถบเครองมอ จากนนเลอก Office 365 settings แลวบนหนาการตงคาภาษา Office 365 ใหคลก Language (ภาพท 5)
ภาพท 6 การตงคาภาษา Office 365 ภายใตหวขอเลอกภาษาของคณส าหรบ Microsoft Online Services ใหเลอกเปน ไทย (ไทย) เสรจแลวคลกปม Save
ภาพท 7 เลอกภาษาของคณส าหรบ Microsoft Online Services
หวขอท 3: การใชงาน Outlook WebApp การเปดใชอเมลดวย Outlook WebApp การเปดใชอเมลดวย Outlook เวบแอพท าไดโดยการคลกเลอก Outlook จากแถบใชงานดานบน (ภาพท 4) โดยในการเรมตนใชงานเปนครงแรกระบบจะใหตงคาภาษาส าหรบแถบค าสงโดยใหเลอกเปน ไทย (ไทย) และใหตงโซนเวลา (UTC +07:00) Bangkok, Hanoi, Jarkata เสรจแลวคลกปม Save
ภาพท 8 ก าหนดคาเรมตนกอนใชงาน บนหนาเรมตนการใชงาน Outlook ประกอบไปดวย
จดหมายใหม (New mail) ส าหรบการสรางอเมลใหม (1)
กลองจดหมายเขา (Inbox) ส าหรบใชเกบอเมลทรบเขามา โดยสามารถสรางโฟลเดอรใหม เปลยนชอ ลบ ไดตามความตองการโดยการคลกเมาสขวาบนแถบ Inbox ทแสดงอยภายใตชอบญชผใช (2)
การอานอเมลท าไดโดยการคลกเลอกอเมลทตองการ (3) ระบบจะแสดงเนอหาของอเมลในดานขวามอ (4) หรอท าการดบเบลคลกเพอใหเปดอานอเมลในหนาตางใหม
การตอบกลบ หรอสงตอ สามารถท าไดทนทโดยการคลกบนค าสงทตองการทแสดงอยดานบนของหนาเนอหาอเมล (5)
AB
ภาพท 9 หนาเรมตน Outlook
การตงคา Outlook ผใชสามารถปรบแตง Outlook ใหตรงกบความตองการของทานไดโดยการคลกไอคอน Settings บนแถบเครองมอ (1) จากนนเลอกท ตวเลอก (Options, 2)
ภาพท 10 ตงคา Outlook บนหนาจอตวเลอก (Options) มแถบเมนตางๆ ดงตอไปน บญชผใช (account) เปนแถบเครองมอทใชในการแกไขขอมลบญชการใชงานตางๆ การแกไขขอมลบญชผใชท าไดโดยการคลกแกไขขอมล (Edit information, 2)
ภาพท 11 หนาจอบญชผใช จากนนระบบจะแสดงหนาตาง ขอมลบญช เพอใหทานสามารถแกไขขอมลได ซงประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน
รปภาพ: สามารถเปลยนรปทใชแสดงในบญชได
ภาพท 12 แกไขรปภาพ
A ทวไป: แกไขขอมลสวนตว
ภาพท 13 แกไขขอมลทวไป สถานทตดตอ: แกไขขอมลเกยวกบสถานทตางๆ
ภาพท 14 แกไขสถานทตดตอ
หมายเลขทตดตอ: แกไขหมายเลขโทรศพททสามารถตดตอได
ภาพท 15 แกไขหมายเลขตดตอ จดการอเมล เปนเครองมอทใชจดการกบอเมลตาง ทงกฎกลองขาเขา (inbox rules) การตอบกลบอตโนมต (automatic replies) รายงานการน าสง (delivery reports) และนโยบายการเกบขอมล (retention policies)
ภาพท 16 การจดการอเมล กฎกลองขาเขา (inbox rules): เปนการจดการกบกลองขาเขาโดยการก าหนดกฎเพอแสดงจดหมายตางๆ โดยมวธการใชงานดงตอไปน ขนตอนท 1: คลก กฎกลองขาเขา (1) จากนนใหคลกทเครองหมาย + (2) ขนตอนท 2: เลอกกฎทตองการ หากตองการเพมกฎใหมส าหรบกลองขาเขาใหเลอก สรางกฎใหมส าหรบขอความทมาถง (3)
ภาพท 17 เพมกฎใหมส าหรบกลองขาเขา
A ขนตอนท 3: บนหนาตางกฎกลองขาเขาใหม (new inbox rule) ใหกรอกชอของกฎในชองชอ (Name) จากนนใหเลอกกฎในชอง เมอมขอความเขามาและ (When the message arrives, and) และระบสงทตองการใหระบบกระท ากบขอความgหลานนในชอง ใหท าดงน (Do the following) เสรจแลวใหคลกปม Save หลงจากเพมกฎกลองขาเขาเสรจเรยบรอยแลวจะไดหนาจดการอเมลดงภาพท 19
ภาพท 18 กฎกลองจดหมายขาเขาใหม
ภาพท 19 เพมกฎกลองขาเขาเสรจสมบรณ
A
การตอบกลบอตโนมต (automatic replies): เปนการจดการตอบกลบจดหมายอตโนมต โดยมวธการใชงานดงตอไปน บนหนาจดการอเมล ใหคลกการตอบกลบอตโนมต (1) จากนนใหคลกเลอก สงการตอบกลบอตโนมต (2) หากตองการก าหนดชวงเวลาทตองการใหสงการตอบกลบอตโนมตใหคลกเลอก สงการตอบกลบอตโนมต เฉพาะชวงเวลาตอไปน จากนนก าหนดเวลาเรมตน (3) และก าหนดเวลาสนสด (4) เสรจแลวคลกปม Save
ภาพท 20 รายงานการน าสง รายงานการน าสง (delivery reports): ใชรายงานการน าสงส าหรบคนหาขอมลเกยวกบขอความทไดสงหรอไดรบ ซงผใชสามารถก าหนดขอบเขตการท างานไดดวยตนเองโดยบนหนาจดการอเมล ใหคลกรายงานการน าสง จากนนเลอกหอขอทตองการคนหาแลวคลกปม Search แลวด าเนนการบนจอจนแลวเสรจ
ภาพท 21 รายงานการน าสง นโยบายการเกบขอมล (retention policies): เปนนโยบายทใชควบคมระยะเวลาการเกบจดหมาย ซงผใชสามารถก าหนดเวลาทตองการใหจดเกบ ไดดวยตนเองตามขนตอนดงน ขนตอนท 1: บนหนาจดการอเมลใหคลกนโยบายการเกบขอมล (1) จากนนคลกทเครองหมาย + (2)
ภาพท 22 นโยบายการเกบขอมล ขนตอนท 2: บนหนาเลอกนโยบายการเกบขอมล ใหดบเบลคลกเลอกนโยบายทตองการจากรายชอทระบบมให (1) หากตองการลบนโยบายทเลอกใหคลกทลบ (2) เสรจแลวใหคลกปม Save หลงจากเพมนโยบายการเกบขอมลเสรจเรยบรอยแลวจะไดหนาจดการอเมลดงภาพท 21
ภาพท 23 เลอกนโยบายการเกบขอมล
ภาพท 24 เพมนโยบายการเกบขอมลเสรจสมบรณ
