สารบญ

หนา

บทท 1 บทน า วตถประสงค 1 ขอบเขต 1 ค าจ ากดความ 1 หนาทของงานสารบรรณ 2 หนาทความรบผดชอบ 2

บทท 2 ขนตอนในการปฏบตงาน งานรบหนงสอภายใน – ภายนอก 3 ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) ขนตอนการรบหนงสอ 4 งานสงและเสนอหนงสอ5 ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) ขนตอนการสงหนงสอ 6

บทท 3 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ระเบยบทเกยวของ 7 ความหมายของงานสารบรรณ 7 ความหมายของหนงสอราชการ 7 ชนดของหนงสอราชการ 8 ชนความเรวของหนงสอ 9 ชนของหนงสอลบ 10 การใชตราครฑ 10 การเสนอหนงสอ 10 แฟมทะเบยนหนงสอของคณะสถตประยกต 11

บทท 4 ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา บรรณานกรม ภาคผนวก

ก. ตวอยางแบบฟอรม ข. กฎระเบยบ/ค าสง

คมอปฏบตงาน

กระบวนการจดการงานสารบรรณ

การรบ – สงหนงสอ ของส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

โดย

นางสาวกนกกร ทองค า

ลายมอชอ............................................................. (ผชวยศาสตราจารย ไพชยนต สรเสถยรวฒนา)

ผอ านวยการส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

ค าน า

การรบ – สงหนงสอราชการ เปนสวนหนงของงานสารบรรณ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 คมอการปฏบตงานฉบบนมเนอหาเกยวกบขนตอนและวธปฏบตงาน การรบ-สงหนงสอราชการ ตงแตการด าเนนการจดพมพเอกสาร หนงสอราชการ ไปจนถงการสงเอกสาร หนงสอราชการออกสภายนอกหนวยงาน และขนตอนการรบเอกสาร หนงสอราชการจากหนวยงาน ภายนอก เพอคดแยกใหแกบคลากรทเกยวของ ผจดท าหวงเปนอยางยงวาคมอการปฏบตงานการรบ – สงหนงสอราชการฉบบนจะเปน ประโยชนแกเจาหนาทผปฏบตงาน ผเกยวของและผสนใจทวไป ไดน าไปศกษาเพอพฒนาและเพม ประสทธภาพใหแกการท างานยงขนไป

บทท 1 บทน า

1.1 วตถประสงค

1. เพอใชเปนคมอประกอบการปฏบตงานสารบรรณของส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน ใหมมาตรฐานและถอปฏบตไปในทศทางเดยวกน

2. เพอใหมนใจไดวามการปฏบตตามขอก าหนด ระเบยบหลกเกณฑเกยวกบงานสารบรรณทไดก าหนดไวอยางมประสทธภาพ

3. เพอใหผควบคมระบบงานทราบความตองการของผใชงานระบบเพอน าไปปรบปรงพฒนาระบบใหมความทนสมย รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพ

1.2 ขอบเขต

คมอการปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการรบ – สงหนงสอ การเกษยณเรองเพอน าเสนอผอ านวยการส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน การแจงเวยนหนงสอ การออกเลขหนงสอ การออกเลขค าสงตางๆ หรอการจดสงหนงสอโดยเจาหนาท 1.3 ค าจ ากดความ

1. งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการสรางหนงสอ การรบ – สง การเกบรกษาเอกสาร ซงเปนการก าหนดขนตอนขอบขายของงานสารบรรณ ในทางปฏบตเกยวกบการบรหารงานเอกสาร 2. ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส e-office Automations หมายถง การรบ – สงขอมลขาวสาร หรอ หนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส 3. หนงสอราชการ หมายถง เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ

4. การรบหนงสอ หมายถง การรบหนงสอจากสวนราชการ หนวยงานเอกชนและบคคลซงมมาจาก ภายนอกและภายใน หนงสอทรบไวแลวนนเรยกวา “หนงสอรบ”

5. การสงหนงสอภายในสวนราชการหรอหนวยงาน คอ การจายเรองใหเจาหนาทผเกยวของ ไดแก หวหนาฝาย หวหนางาน และผปฏบต ไดรบทราบเรองราวทจะตองด าเนนการและจายเรองใหแกเจาหนาท เจาของเรอง เพอน าไปปฏบต 4. หวหนาสวนราชการ หมายถง อธการบดมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร 5. ผอ.สสท. หมายถง ผอ านวยการส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน

1.4 หนาทของงานสารบรรณ 1. เปนหนวยงานกลางทท าหนาทในการเปนแหลงขอมลการรบหนงสอราชการของผบรหารทหนวยงานตางๆ ทงจากบคลากร หนวยงานภายในและหนวยงานภายนอก รวมถงขอมลการมอบหมายงานใหกบผรบผดชอบด าเนนการในแตละเรองทมการเกบขอมล 2. ควบคม ดแล ตดตามจดเกบรวบรวมขอมล และเปนแหลงสบคนหลกฐาน และขอมลอางองประกอบการบรหารงานของส านกงานสภาความมนคงแหงชาต 3. คดกรอง พจารณาแยกหนงสอราชการทงภายในและหนงสอภายนอก เพอน าเสนอผบรหารหรอหนวยงานทไดรบมอบหมาย หรอรบผดชอบโดยไมตองสงถงผบรหารระดบสงทงหมด 4. ตรวจสอบความถกตอง เหมาะสมของการจดท าหนงสอราชการ เพอใหระบบงานเอกสารขององคกรเปนไปอยางมาตรฐาน และเปนไปในทศทางเดยวกน 5. รบ – สง หนงสอราชการ และน าแจงผทเกยวของใหรบทราบโดยเรว 1.5 หนาทความรบผดชอบ

• ผอ านวยการส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยน มหนาท 1) พจารณาสงการ โดยบนทกสงการ บนทกตดตอในหนงสอรบใหกลมงานบรหารงาน สารบรรณฯ รบทราบและประสาน/ปฏบตงาน

2) พจารณาหนงสอสงออก ใหความเหนชอบ และลงนามในหนงสอราชการ

• หวหนาส านกงานบรหารงานสารบรรณและประชาสมพนธ/ฝายงานบรหารงานทวไป มหนาท 1) วเคราะหหนงสอเพอมอบหมายใหเจาหนาทด าเนนการตามระบบงานสารบรรณ

2) ตรวจสอบการบนทกยอเรอง บนทกความเหนในหนงสอรบ

3) ตรวจสอบการรางและพมพหนงสอสง

4) รบหนงสอ เอกสาร บนทกขอความทผบรหารพจารณาสงการแลวด าเนนการแจง/ปฏบตตามค าสง

• เจาหนาทกลมงานบรหารงานสารบรรณและประชาสมพนธ/ ฝายงานบรหารงานทวไป มหนาท 1) รบ- สงหนงสอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และรบทางอนๆ

2) ลงทะเบยนรบหนงสอราชการ/ บนทก

3) น าเสนอผทไดรบมอบหมาย/ รางโตตอบหนงสอ

4) น าเสนอรบ - สงผบรหาร

5) จดท าหนงสอแจงเวยนหนวยงานทเกยวของ

6) ออกเลขทหนงสอกอนจดสง

7) จกเกบส าเนาเรองเพอการคนหาหนงสอราชการตางๆ ใชเปนหลกฐานในการอางอง

8) สงหนงสอราชการดวยวธตางๆ เชน ทางไปรษณย 9) ใหบรการแกหนวยงานทเกยวของ บคลากรของส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยนและผมาตดตอ

บทท 2 ขนตอนในการด าเนนงาน

ขนตอนการด าเนนงานสารบรรณ สามารถแบงงานได ดงน

งานรบหนงสอภายใน – ภายนอก 1. การรบหนงสอจากหนวยงานภายใน หนวยงานภายนอก และไปรษณย ทงหนงสอ ทาง

ราชการ และหนงสออน ๆ 2. จดล าดบความส าคญ ความเรงดวน ของหนงสอ/ เอกสาร ทรบจากภายนอก เพอ

ด าเนนการกอนหลงและใหประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอโดยกรอกรายละเอยดดงน

2.1 เลขรบ ใหลงเลขทรบตามทรบในทะเบยน 2.2 วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ 2.3 เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

3. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 3.1 ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ปทลงทะเบยน 3.2 ทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดป

ปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ 3.3 ทใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา 3.4 ลงวนทใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา 3.5 ลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมต าแหนง 3.6 ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ต าแหนง 3.7 เรองใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 3.8 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 3.9 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

4 . ลงทะเบยนรบหน งสอ/ เอกสาร เขาระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (e-office Automations) โดยสแกนภาพ เอกสาร เสนอผบรหารเพอพจารณาสงการไปยงกลมงานด าเนนการ

5. ตรวจสอบเรองและส าเนาหนงสอทเกษยนเรองแลวใหแตละฝายและแจงผทเกยวของรบทราบ

6. ด าเนนการเกยวกบเรองลบ ตามระเบยบวาดวยความลบของทางราชการ พ.ศ. 2544 7. ปดประกาศเพอเผยแพรประชาสมพนธ 8. คดแยกจดหมายทเปนเอกสารราชการและจดหมายสวนตว และน าสงใหกบเจาของ 9. ปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย

ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) ขนตอนการรบหนงสอ

ล าดบท แผนภมสายงาน (Flowchart) ระยะเวลาด าเนนการ

วธด าเนนการ มาตรฐานงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

1

นางสาวกนกกร ทองค า

2 20 นาท - รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก/

ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก/ภายในไดถกตอง และด าเนนการตอไป

- เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

3

10 นาท - ตรวจสอบเอกสาร เมอหนงสอสงมาไมถกตองสงคนเจาของด าเนนการ - จดล าดบความส าคญ ความเรงดวนของหนงสอ จ าแนกประเภทหนงสอ

- - เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

4 20 นาท - ลงทะเบยนออกเลขรบหนงสอภายใน

ภายนอก วน เดอน ป

- - เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

5 30 นาท - น าเสนอผบรหารพจารณา/ สงการ

- - เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

6

10 นาท - ตรวจสอบเรองและส าเนาหนงสอทเกษยนเรองแลวใหแตละฝายและแจงผทเกยวของรบทราบ

สงหนงสอทออกเลขหนงสอแลว (ตนฉบบและส าเนาคฉบบ) ถงหนวยงานทเกยวของเพอด าเนนการตอไป ภายในก าหนดเวลา

- เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

7 10 นาท - น าตนเรองจดเกบเขาแฟม โดยแยก

เปนประเภท ระดบความส าเรจในการจดเกบหนงสอ (ตนฉบบหรอส าเนาคฉบบ)

- เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ

เรมตน

จดล าดบ ตรวจสอบและ

แยกประเภทหนงสอ

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ

จากไปรษณย และอนๆ

น าตนเรองจดเกบเขาแฟม

สนสด

ส าเนาหนงสอทเกษยนเรองใหแตละ

ฝายและผทเกยวของรบทราบ

น าเสนอผบรหารพจารณา/ สงการ

ลงทะเบยนออกเลขรบ วน เดอน ป

หนงสอไมถกตอง

สงคนเจาของเรองด าเนนการ

งานสงและเสนอหนงสอ 1. หนงสอจากผอ านวยการส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยนมอบหมายงาน

2. เจาหนาทธรการจดพมพงาน – เอกสาร และตรวจสอบความถกตองของเอกสารงานพมพ

3. เสนอพจารณาลงนาม ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน 4. ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสง โดยกรอกรายละเอยดดงน

4.1 ทะเบยนหนงสอสง วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนท เดอน ปทลงทะเบยน 4.2 เลขทะเบยนสง ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบตดตอกนไป ตลอดปปฏทน 4.3 ท ใหลงรหสตวพยญชนะ และเลขหนงสอสงของมหาวทยาลยฯ หนงสอทจะสงออก ถาไมมท

ดงกลาว ชองนจะวาง 4.4 ลงวนท ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอออก 4.5 จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอมหาวทยาลย หรอชอบคคลในกรณท ไมมต าแหนง 4.6 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการหรอชอบคคลใน กรณทไมม

ต าแหนง 4.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 4.8 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 4.9 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

5. ลงเลขท และวน เดอน ป ในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และส าเนาคฉบบใหตรง กบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ป ในทะเบยนหนงสอสงตามขอ 2.2 และขอ 2.4

6. เจาหนาทธรการสงหนงสอไปยงหนวยงานทเกยวของ

ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) ขนตอนการสงหนงสอ

ล าดบท แผนภมสายงาน (Flowchart) ระยะเวลาด าเนนการ

วธด าเนนการ มาตรฐานงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

1

5 นาท หนงสอจากผอ านวยการส านกสงเสรมวชาการและงานทะเบยนมอบหมายงาน

เจาหนาทธรการจดพมพงาน – เอกสาร และตรวจสอบความถกตองของเอกสารงานพมพไกอยางถกตองและน าสง

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

นางสาวกนกกร ทองค า

2

60 นาท เจาหนาทธรการจดพมพงาน – เอกสาร และตรวจสอบความถกตองของเอกสารงานพมพ

3

4

30 นาท เสนอพจารณาลงนาม ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน

5

10 นาท ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสง

6

10 นาท ลงเลขท และวน เดอน ป ในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และส าเนาคฉบบใหตรง กบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ป และสงหนงสอไปยงหนวยงานทเกยวของ

7

จดพมพรายงาน เอกสาร

ผอ านวยการมอบหมายงานพมพ

ออกเลขทะเบยนสง และวนทสง

น าเสนอผบรหารลงนาม

ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

ท าส าเนาเอกสารเกบไวทหนวยงาน

จดสงเอกสารใหแกหนวยงานทเกยวของ

บทท 3 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

3.1 ระเบยบทเกยวของ

ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 ซงเปนการเพมเตมค านยามเกยวกบเอกสาร “อเลกทรอนกส” และค าวา“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

3.2 ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ใหความหมายของ ค าวา “งานสาร

บรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงาน สารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบต การบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการ คด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและท าลาย ทงนตองท าเปนระบบทใหเกด ความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย

3.3 ความหมายของหนงสอราชการ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการ หรอบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. หนงสอทหนวยงานจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหน งสอท ไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (ระเบยบส านก

นายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 แกไขเพมเตม ขอ 4 ให เพมค านยามวา “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” ระหวางนยามค าวา “หนงสอ” และ “สวนราชการ” ในขอ 6 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธ อนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

3.4 ชนดของหนงสอราชการ การปฏบตงานสารบรรณ เปนการปฏบตงานเกยวกบหนงสอราชการ 6 ชนด คอ

1. หนงสอภายใน 2. หนงสอภายนอก 3. หนงสอประทบตราแทนการลงชอ 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

1. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก

- ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทก ขอความ 2. หนงสอภายนอก คอหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ ใชกระดาษตราครฑ - ใชตดตอระหวาง

สวนราชการ - หนงสอทสวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคล ภายนอก 3. หนงสอประทบตราแทนการลงชอ หนงสอประทบตราแทนการลงชอ คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของ หวหนาสวน

ราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจาก หวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวาง สวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

- การขอรายละเอยดเพมเตม - การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร - การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน - การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ

- การเตอนเรองทคาง - เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอ

- ประทบตรา 4. หนงสอสงการ หนงสอสงการใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายก าหนด

แบบ ไวโดยเฉพาะ หนงสอสงการม 3 ชนดไดแก 1) ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตรา

ครฑ 2) ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของ กฎหมาย

หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษครฑ 3) ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจก าหนดใหใช โดยอาศยอ านาจของ กฎหมายทบญญต

ใหกระท าได ใชกระดาษครฑ

5. หนงสอประชาสมพนธ หนงสอประชาสมพนธใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมาย ก าหนดแบบไว

โดยเฉพาะ หนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด ไดแก 1) ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบ หรอแนะ แนวทางปฏบต

ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศเปน แจงความ 2) แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการ ของราชการ

หรอเหตการณ หรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ 3) ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ

6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอหนงสอททาง ราชการจดท าขน

นอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอ บคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 5 ชนด ไดแก

1) หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นต บคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจ าเพาะเจาะจง ใช กระดาษครฑ โดยใชค าขนตนวา “หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรองวา.............”

2) รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวม ประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน

3) บนทก คอขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการ ระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

4) หนงสออน คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอ เปนหลกฐาน รวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอ เจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขนใช เวนแต จะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และค ารอง เปนตน

5) หนงสอเวยน คอหนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดย ใหเพมพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปถงสนปปฏทน

3.5 ชนความเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได หนงสอทจดท าขนโดยปกต ใหมส าเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหมส าเนาเกบ ไวท

หนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ

ส าเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง ดานขวามอของหนงสอ

3.6 ชนของหนงสอลบ 1) ลบทสด ไดแก ความลบทมความส าคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงหาก ความลบ

ดงกลาวทงหมดหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาต หรอ พนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความส าคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถา หากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท า ใหเกดความเสยหาย หรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอยภายใน ราชอาณาจกรอยางรายแรง

3) ลบ ไดแก ความลบทมความส าคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถาหาก ความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายตอ ทางราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบ โดยสงวนไวใหทราบ เฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานน

3.7 การใชตราครฑ ตราครฑมาตรฐานม 2 ขนาด

- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร

ตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรามรปวงกลมซอนกนเสนผานศนยกลาง วงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตร ลอมครฑ

3.8 การเสนอหนงสอ 1. การเสนอหนงสอ คอการน าหนงสอราชการทเจาหนาทด าเนนการเสรจแลวเสนอตอ ผบงคบบญชา

เพอพจารณาตรวจแกไข บนทก สงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหราชการ นนๆ ด าเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมอเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอซงโดยปกตไดแกเจาหนาท สารบรรณ ควรแนะน าใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพอใหสามารถจดล าดบ ความส าคญของหนงสอทตองด าเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถท าไดควรใหแยกแฟม

เสนอตามประเภทเรองดงกลาวโดยเฉพาะเรองดวนควรแยกและเขยน ตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

3. การตรวจเอกสารทจะน าเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจาก ฝายใดกตามควรตรวจสอบเอกสารทน ามาเสนอทกฉบบดงน

3.1 ความสะอาดเรยบรอยถกตองตามระเบยบงานสารบรรณแบบธรรมเนยมททาง ราชการก าหนด เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอก

วางรปแบบอยางไรใชค ายอหรอค าเตมถาเปนค าสงดแบบรปค าสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความ ถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนา ใหถกตองเหมาะสม

3.2 เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง

3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใดใหแนบหลกฐานนนๆ เสนอมาดวย 3.4 หากมการแกไขขอความใดๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตามใหตรวจสอบให ตรงกน

4. วธการจดเขาแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอ ควรใหแยกแฟมเสนอ ออกเปนประเภทตางๆ มหลกงายๆ ในการจดเอกสารเขาแฟมดงน

4.1 เรองไมยงยากไมมปญหาพจารณาอยางใดๆ เชนเพยงลงชอเทานน 4.2 เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแกหรอมการตดสนใจ ตองเอาไว ทหลงหรอแยก

แฟมเสนอเพราะตองใชวธพจารณา ตกลงใจ หรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดา ไดกอน 4.3 แยกแฟมเซนทราบ เชน ส าเนาค าสง ประกาศ แจงความอนๆ ไวตางหาก 4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวนแลวรบเสนอทนทและควรใหน าเสนอไดเสมอ

3.9 แฟมทะเบยนหนงสอของคณะสถตประยกต แบงไดดงน ทะเบยนหนงสอรบม 2 ประเภท 1. ทะเบยนหนงสอรบภายใน 2. ทะเบยนหนงสอรบภายนอก ทะเบยนหนงสอสงม 9 ประเภท 1. ทะเบยนหนงสอสงภายใน 2. ทะเบยนหนงสอสงภายนอก 3. ทะเบยนหนงสอสงทวไป 4. ทะเบยนหนงสอสงการศกษา 5. ทะเบยนหนงสอสงการเงน 6. ทะเบยนหนงสอสงภาคพเศษ 7. ทะเบยนหนงสอสงขออนมต ครภณฑ 8. ทะเบยนหนงสอทวไป (ไมออกเลข) 9. ทะเบยนหนงสอสงคนเชค ใบขอถอนเงน

บทท 4 ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ปญหาและอปสรรค

ปญหาเกยวกบการปฏบตงานสารบรรณมกจะเกดขนอยเสมอสวนมาก เปนปญหาการรบ สง เกบรกษาและการท าลายหนงสอราชการ หนงสอลาชา สญหาย การปฏบตงานไมทนเหตการณ การเกบรกษาไมเปนระบบ ยากแกการคนหา และไมท าลายเอกสารหนงสอตามระเบยบทหมดความจ าเปนตองใช ท าใหมปรมาณหนงสอมากเกนไป เชน เอกสารหาย เอกสารลาชา บคลากรไมมความช านาญเกยวกบระเบยบงานสารบรรณ การตดตอสอสารไมเปนระบบ และขนตอนการปฏบตงานเยอะ

แนวทางการแกไขปญหา

แนวทางแกไขตองปรบปรงและพฒนาระบบงานโดยแยกงานเปนรายดาน คอ

1. การจดท าเอกสาร การรบ สง การเกบรกษา การยม และการท าลายเอกสาร

2. การปฏบตงานตองมการวางแผน มมาตรฐานการปฏบตงานตดตามและประเมนผลงาน 3. จดโตะท างานใหเปนระเบยบ สะอาด และเปนสดสวน 4. ปฏบตงานโดยยดตามระเบยบงานสารบรรณ 5. บนทกเอกสารในสมด รบ – สง ทกครง 6. ผรบหนงสอลงชอรบทกครง ปองกนการสญหาย และงายตอการตดตาม 7. ท าการ “Copy” หรอ “Scan” หนงสอ 1 ชด (เฉพาะหนงสอท เซนผานเรยบรอยทกขนตอนแลว

เทานน) 8. การตดตามหนงสอ ตองตดตามตามล าดบขน อยาลดขนตอน

บรรณานกรม ธระพล อรณะกสกร และคณะ. (2526). ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ และฉบบแกไข

เพมเตม พ.ศ. 2548. กรงเทพฯ: วญญชน. น างป วณ า ส ท อ ง (2550) ค ม อ ป ฏ บ ต ง า น ส ารบ รรณ . ส บ ค น เม อ 12 ก น ย าย น 2553 จ าก

http://hu.swu.ac.th คมอปฏบตงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส จงหวดกระบ (2552). สบคนเมอ 12 กนยายน 2552 จาก

http://pmqa.krabi.go.th คมอปฏบต งานดานสารบรรณของกรมชลประทาน (2553). สบคนเมอ 29 พฤศจกายน 2553 จาก

http://kmcenter.rid.go.th

ภาคผนวก

ก. ตวอยางแบบฟอรม

ทะเบยนหนงสอรบ

แบบทะเบยนหนงสอรบ

ทะเบยนหนงสอสง

แบบทะเบยนหนงสอสง

ภาคผนวก

ข. กฎระเบยบ/ค าสง