บทที่ 4research-system.siam.edu/images/อชฌาธร_32558... · บทท 4...
12
บทที่ 4 ผลการปฏิบัติงานตามโครงงาน การศึกษาโครงงานเรื่อง “วงจรรายจ่าย” (Expenditure Cycle) มีกระบวนการทางานทั ้งหมด 3 ขั ้นตอนได้แก่ 1.ขั ้นตอนการตั ้งเจ ้าหนี ้ 2.ขั ้นตอนการชาระหนี ้ให้กับจ้าหนี ้ 3.ขั ้นตอนการเงิน ซึ ่งในแต่ละขั ้นตอนการบันทึกบัญชีนั ้นควรให้ความระมัดระวัง มิฉะนั ้นอาจก่อให้เกิดปัญหา และความไม่สมบูรณ์ในการทางานได้ การดาเนินธุรกิจ จะต้องมีรายจ่าย (Expenditure) หรือค่าใช้จ่าย (Expenses) เกิดขึ ้นจากการ ดาเนินงาน กล่าวคือ ต้นทุนส่วนที่หักออกจากรายได้ในรอบระยะเวลาที่ดาเนินการงานหนึ ่ง ค่าใช้จ่ายสามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี ้ 1. ต้นทุนขาย หมายถึง ต้นทุนของสินค้าที่ขายหรือบริการที่ให้ กล่าวคือในกิจการซื ้อเพื่อ ขายต้นทุนของสินค้าที่ขายจะรวมราคาซื ้อและค่าใช้จ่ายๆ ที่จาเป็น เพื่อให้สินค้าอยู ่ใน สภาพพร้อมที่จะขาย ส ่วนในกิจการผลิตเพื่อขายต้นทุนสินค้าของสินค้าที่ขาน คือ ต้นทุนการผลิตสินค้านั ้น บริษัท เฮอเบิลอินทิกริตี ้ จากัด เนื่องจากทาธุรกิจเกี่ยวกับ สมุนไพร ต้นทุนประกอยด้วย - ค่าวัตถุดิบ เช่น ค่าสินค้าบริโภค ค่าวัตถุดิบสมุนไพร - ค่าแรงงาน เช่น ค่าเงินเดือนพนักงาน - ค่าใช้จ่ายในการผลิต เช่น ค่าซ่อมแซม และค่าบารุงรักษาอุปกรณ์เครื่องใช้ สานักงาน ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น 2. ค่าใช้จ่ายในการดาเนินงาน เช่น ค่าพาหนะ ค่าน ้ า ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ ค่าเช่าสานักงาน เป็นต้น 3. ค่าใช้จ่ายอื่น เช่น ดอกเบี ้ยจ่าย ภาษีเงินได้ เป็นต้น วงจรรายจ่าย ระบบนี ้ช่วยในด้านการลงบัญชีเจ้าหนี ้และการชาระในค่าสินค ้าหรือการ บริการให้แก้ผู้ขาย ซึ ่งธุรกิจโดยทั่วไปมักไม่ได้ซื ้อด้วยเงินสด ในทางตรงกันข้ามมักจะเปิดบัญชี สินเชื่อและส ่งเสริมไปชาระในภายหลัง ระบบนี ้เห็นความสาคัญทางด้านการชะระเงินเป็นเรื่องใหญ่ เนื่องจากเราสามารถยืดระยะเวลาการชาระเงินให้กับผู้ขายได้นานเท่าใดก็เท่กับว่ากิจการใช้ ผลประโยชน์เพิ่มขึ ้นจากการนาเงินไปหมุนในด้านอื่นๆ มากขึ ้นเท่นั ้น การพิจารณาว่าเมื่อใดควรจะ ชาระหนี ้ จากที่คณะผู้จัดทาได้มาฝึกงานที่บริษัท เฮอเบิลอินทิกริตี ้ จากัด สานักงานใหญ่ ในตาแหน่ง พนักงานบัญชี เพื่อศึกษาวิธีการดาเนินงานของระบบเจ้าหนี ้ มีกระบวนการทางาน 3 ขั ้นตอนหลักๆ ดังนี ้
Transcript of บทที่ 4research-system.siam.edu/images/อชฌาธร_32558... · บทท 4...
บทท 4
ผลการปฏบตงานตามโครงงาน การศกษาโครงงานเรอง “วงจรรายจาย” (Expenditure Cycle) มกระบวนการท างานทงหมด 3 ขนตอนไดแก 1.ขนตอนการตงเจาหน 2.ขนตอนการช าระหนใหกบจาหน 3.ขนตอนการเงน ซงในแตละขนตอนการบนทกบญชนนควรใหความระมดระวง มฉะนนอาจกอใหเกดปญหาและความไมสมบรณในการท างานได การด าเนนธรกจ จะตองมรายจาย (Expenditure) หรอคาใชจาย (Expenses) เกดขนจากการด าเนนงาน กลาวคอ ตนทนสวนทหกออกจากรายไดในรอบระยะเวลาทด าเนนการงานหนงคาใชจายสามารถแบงไดเปน 3 ประเภท ดงน
1. ตนทนขาย หมายถง ตนทนของสนคาทขายหรอบรการทให กลาวคอในกจการซอเพอขายตนทนของสนคาทขายจะรวมราคาซอและคาใชจายๆ ทจ าเปน เพอใหสนคาอยในสภาพพรอมทจะขาย สวนในกจการผลตเพอขายตนทนสนคาของสนคาทขาน คอ ตนทนการผลตสนคานน บรษท เฮอเบลอนทกรต จ ากด เนองจากท าธรกจเกยวกบสมนไพร ตนทนประกอยดวย
- คาวตถดบ เชน คาสนคาบรโภค คาวตถดบสมนไพร - คาแรงงาน เชน คาเงนเดอนพนกงาน - คาใชจายในการผลต เชน คาซอมแซม และคาบ ารงรกษาอปกรณเครองใช
ส านกงาน คาเชาเครองถายเอกสาร เปนตน 2. คาใชจายในการด าเนนงาน เชน คาพาหนะ คาน า คาไฟฟา คาโทรศพท คาเชาส านกงาน
เปนตน 3. คาใชจายอน เชน ดอกเบยจาย ภาษเงนได เปนตน
วงจรรายจาย ระบบนชวยในดานการลงบญชเจาหนและการช าระในคาสนคาหรอการบรการใหแกผขาย ซงธรกจโดยทวไปมกไมไดซอดวยเงนสด ในทางตรงกนขามมกจะเปดบญชสนเชอและสงเสรมไปช าระในภายหลง ระบบนเหนความส าคญทางดานการชะระเงนเปนเรองใหญ เนองจากเราสามารถยดระยะเวลาการช าระเงนใหกบผขายไดนานเทาใดกเทกบวากจการใชผลประโยชนเพมขนจากการน าเงนไปหมนในดานอนๆ มากขนเทนน การพจารณาวาเมอใดควรจะช าระหน
จากทคณะผจดท าไดมาฝกงานทบรษท เฮอเบลอนทกรต จ ากด ส านกงานใหญ ในต าแหนงพนกงานบญช เพอศกษาวธการด าเนนงานของระบบเจาหน มกระบวนการท างาน 3 ขนตอนหลกๆ ดงน
15
1. ขนตอนการตงเจาหน
2. ขนตอนการช าระหนใหกบเจาหน
3. ขนตอนการเงน
แตกอนทจะเกดกระบวนการ 3 ขนตอนน ทางบรษทจะตองมการสงซอสนคาจากผผลต
เสยกอนถงจะเขาสกระบวนการนได
คาใชจายแบงออกเปน 2 ประเภท 1.คาใชจายดานสนคาบรโภค 2.คาใชจายดานอนๆ การสงซอสนคานนแผนกจดซอจะเปนผด าเนนการมเอกสารประกอบ ดงน 1. ใบขอซอหรอ PR (Purchase requisition) 2. ใบสงซอหรอ PO (Purchase Order)
4.1 แผนกจดซอ
หนาทแผนกจดซอ คอ จ าท าใบขอซอและใบสงซอ จดหาผผลตสนคาหรอผขายสนคา เพอตอบสนองความตองการของผใช ตามคณลกษณะ คณสมบต จ านวน และองคประกอบความตองการอนๆ 4.1.1 การท าใบขอซอ (Purchase requisition: PR)
ใบขอซอ คอ เปนเอกสารส าหรบขอซอสนคาเมอผทมความจ าเปนตองใชสนาหรอบรการ
เอใหเจาหนาทจดซอด าเนนการตอรองเรองราคาและเงอนไขการช าระเงนตอไป
การท าใบขอซอสามารถท าไดทกแผนกเมอผใชตองการสงซอสนคาตองจดท า ใบเสนอ
ราคาหรอ RFQ (Requirement for quotation) คอ ผใชตองเปรยบเทยบคณสมบตของสนคา ราคา
และระยะเวลาในการสงมอบสนคาตองพจารณาอยางนอย 3 ผขายสนคา (Supplier) ขนไป เพอให
ไดสอนคาทมคณสมบตถกตอง และราคาทเหมาะสมกบราคาตลาด หรอราคาทดทสดคอต ากวา
ราคาตลาด จากนนจงท าใบขอซอไดแลวเอกสารประกอบดวย ใบขอซอ ใบเสนอราคา หรอเอกสาร
อนๆ น าไปใหผมอ านาจเซนอนมต
16
รปภาพท 4.1 ตวอยางใบขอซอ
17
4.1.2 การท าใบสงซอ (Purchase Order : PO)
ใบสงซอ คอ เอกสารขอตกลงหรอสญญาในเชงพาณชย ทออกโดยผซอเพอสงซอพสด
สนคาหรอบรการจากผขาย โดยระบชนด จ านวน และราคา พรอมทงอาจจะรวมถงเงอนไขตางๆ
ตามทไดตกลงกบผขาย
การจดซอสนคาของบรษท เฮอเบลอนทกรต จ ากด จะจดซอสนคาทเกยวของกบสมนไพร โดยสงซอจากผผลตทผลต ผลตภณฑอาหารเสรม ยาดม ยาอม ยาหมอง อาหารกงส าเรจรป และอนๆ ทเกยวของกบสมนไพร เปนตน
การท าใบสงซอ แผนกจดซอจะท าไดกตอเมอใบขอซอผานการอนมตจากหวหนาแผนกแผนกจดซอจะจดท าใบสงซอ (PO) ตามขนตอนการออกใบสงซอโดยพมพขนมา 3 ใบ ตนฉบบเกบไวทแผนกบญช ส าเนาใบท 1 แฟกซใหผขาย โทรฯ ยนยนสงซอ แลวเกบไวทแผนกจดซอ สวนส าเนาใบท 2 สงใหแผนกคลง โดยใบสงซอจะตองมการระบรายละเอยดดงตอไปน
1) เลขทใบสงซอ 5) รหสสนคา (ถาม) 2) รหสและชอผขาย 6) รายละเอยดสนคา 3) วนทจดสง 7) ราคาตอหนวย 4) วนทออกใบขอซอ 8) จ านวนสนคา และจ านวนเงน
เมอท าเอกสารใบสงซอเสรจ พนกงานจดซอสงใบสงซอใหผมอ านาจเซนอนมตกอนท าการสงซอ จงจะจดซอสงใบสงซอใหกบผขายไดหลงจากสงใบสงซอใหผขาแลว พนกงานจดซอตองตดตามผลการสงซอและแจงใหผขอซอทราบโดยท าบนทกและตดตามผลการสงซอ
18
รปภาพท 4.2ตวอยางใบสงซอ
19
ตารางท 4.1 ระบบการท างานดานคาใชจาย การเดนทางเอกสาร
วงจรรายจาย การเดนทางเอกสาร
แผนกจดซอ Supplier
ขนตอนการตงเจาหน ขนตอนการช าระหน ขนตอนการเงน
ใบส าคญตงหน ใบส าคญจายเงน การออกเชค
หวหนาตรวจสอบ หวหนาตรวจสอบ รอผบรหารอนมต
แจง Supplier มารบเชค
20
4.2 แผนกรายจาย
4.2.1 ขนตอนการตงเจาหน
ขนตอนการตงเจาหน มหนาทท าใบส าคญตงหน (Account Payable Voucher) คอ การตงบญชเจาหนในระบบจะบนทกบญชคาใชจายสวนทจาย Supplier (คคา/อนๆ) และคาใชจายทงหมดทใชจายในองคกรเปนการรบรคาใชจายทางบญชมภาระผกพนทางหนสนทเกดขนจากการซอ และคาใชจาย ท าใหทราบสถานะของการเพมหน ลดหน โดยบนทกบญชลงในโปรแกรม etodayซงจะเชอมโยงกบระบบบญชแยกประเภท (GL) ระบบจดซอ (PO) ท าใหระบบงานงายตอการใชงานซงการตงเจาหนในทนแบงออกเปน 2 ประเภท คอ 1. การตงเจาหนคาสนคาบรโภค 2.การตงเจาหนคาใชจายอนๆ
เมอขนตอนการสงซอและขนตอนการสงมอบเสรจสน ทางฝาย Supplier จะสงเอกสารมาพรอมวนสงมอบ เอกสารจะประกอบดวยดงน
1) ใบแจงหน/ใบวางบล (Invoice) คอ เอกสารทออกโดยบรษทผขายสนคา เพอแจงหนใหกบผซอสนคา ทยงไมไดช าระเงน หรอแจงในวนครบก าหนดการช าระเงน
2) ใบก ากบภาษและส าเนา (Tax Invoice) คอ หลกฐานส าคญในระบบภาษมลคาเพมทผประกอบการจดทะเบยนตลอดจนบคคลอนตามทกฎหมายก าหนดมหนาทตองจดท าและสงมอบใหแกผซอหรอผรบบรการ ใบก ากบภาษมจ านวน 3 ชนด คอ 2.1 ใบก ากบภาษแบบเตมรป 2.2 ใบก ากบภาษอยางยอ 2.3 ใบลดหน (เฉพาะกรณทมการลดหนเทานน)
3) ตนฉบบใบสงซอ (PO) คอ ใบสงซอสนคาทบรษทเปนผจดท าใหผขาย 4) ใบเสรจรบเงนหรอใบสงของ (Receipt) คอ เอกสารทบรษทออกใหกบลกคาทช าระเงน
ใหกบบรษทตามใบแจงหนทเรยกเกบ ซงเปนหลกฐานแสดงาไดรบเงนเปนกรถกตองแลว 5) สตอก รซป (Stock Reciepts) การบนทกความเคลอนไหวของสนคาคงเหลอ จากแผนกคลง
ส านกงานใหญ
เมอไดเอกสารจากแผนกจดซอ และ Supplier ทางพนกงานการเงนจะท าการดงขอมลททางจดซอไดบนทกขอมลลงในโปรแกรม etoday ดกมาเพอท าใบยนยนเจาหน และแนบเอกสาร เพอสงใหหวหนาแผนกตรวจ
4.2.2 ขนตอนการช าระหนใหกบเจาหน (AP Payment)
ขนตอนช าระหน มหนาทใบส าคญจายเงน (Payment Voucher หรอ PV) เปนขนตอนการช าระเงนใหกบเจาหน กลาวคอเมอบรษทท าการซอสนคาหรอบรการ ทท าใหเกดภาระหนสนท
21
บรษทจะตอง าการช าระเงน โดยระบบการท างานจะแบงออกเปนสองสวน คอ สวนงานตงบญชเจาหนในระบบ โดยดงบญชเจาหนในระบบ ในโปรแกรม etoday
4.2.2.1 วธตงเจาหนเขาระบบโปรแกรม etoday
1.หนาระบบโปรแกรม etoday
รปภาพท 4.3 เขาระบบ etoday
2. หนาแรกของการเขาระบบ etoday
รปภาพท 4.4 ตวอยางการกรอกขอมลส าหรบขนตอนการช าระหนตางๆลงในโปรแกรม
22
3. หนาใบยนยนเจาหน
รปภาพท 4.5ตวอยางการกรอกขอมลส าหรบขนตอนการช าระหนตางๆลงในโปรแกรม
3.1 ใสวนท วนรบสนคา 3.2 ใสหมายเลขตามใบสงซอ (PO) เพอทจะดงขอมลลกคา
(เมอใสเลขไปแลวขอมลทงหมดจะเดงขนเอง ทงชอบรษท รหสเจาหน รายการสนคา จ านวนสนคา และจ านวนเงน)
3.3 ใสเอกสารเลขใบก ากบภาษของลกคาลงไป 3.4 ใสวนทตามบลใบเสรจรบเงน เมอเราดงขอมลจากใบสงซอ (PO) แลว ขอมลทงหมดจะขนมา และใสวนทตามวนทรบ
สนคา ใสเลขใบก ากบภาษ ใสวนทตามบลใบเสรจ ดงขนตอนทกลาวมาขางตน เมอถงเวลาสงPrint
จะมหนาเชนน
1 2
3 4
รปภาพท 4.6ตวอยางการกรอกขอมลส าหรบขนตอนการช าระหนตางๆลงใน
โปรแกรม
23
4. บนทกใบส าคญจาย
รปภาพท 4.7ตวอยางการกรอกขอมลส าหรบขนตอนการช าระหนตางๆลงในโปรแกรม
4.1 ใสวนทมการช าระเงน
4.2 ใสรหสเจาหนตามใบยนยนเจาหนเขาไป ขอมลทงหมดกจะเดงขน
รปภาพท 4.8ตวอยางการกรอกขอมลส าหรบขนตอนการช าระหนตางๆลงในโปรแกรม
4.3 เลอกวาเอกสารหรอขอมลทได ช าระแบบไหน จะมเงนสด เชค ธนาคาร เปนตน
4.4 ใสจ านวนเงนทไดมการช าระหนไว
4.5 เมอใสจ านวนเงนแลว และไมมยอดคางช าระกกด Submit
1 2
3 4
5
24
เมอเราดงขอมลจากใบสงซอ (PO) แลว ขอมลทงหมดจะขนมา และใสวนทตามวนทรบ
สนคา ใสเลขใบก ากบภาษ ใสวนทตามบลใบเสรจ ดงขนตอนทกลาวมาขางตน เมอถงเวลาสงPrint
จะมหนาเชนน
รปภาพท 4.9ตวอยางใบส าคญจาย
25
4.2.3 แผนกการเงน
แผนกการเงนมหนาทในการบนทกบญช ท าเชคสงจาย จายช าระหนดวยเงนสด เงนฝากธนาคาร และมหนาทรบชอบในการตรวจสอบความถกตองครบถวนของการบนทกรายการ กรจดท ารายงานการเงนและบญช และการจดเกบเอกสารทางบญช
ขนตอนการเงน
การจายเงน สามารถท าไดตอเมอไดเอกสารครบประกอบดวย
1) ใบส าคญตงหน 2) ใบส าคญจายเงน 3) ส าเนาใบก ากบภาษ 4) ใบสงซอ 5) ใบแจงหน 6) ใบวางบล
การจายช าระเงน จะจายช าระตอเมอวนทมการสงมอบสนคาเกดขน เพราะทางแผนกคลงจะรบสนคาเขาคลง เชคของเรยบรอย กจะท าการจายเปนเงนสดใหทนท เพราะทางแผนกการเงนและบญช จะมการท าเบกตอผบรหารทกวน และมาจดการคาใชจายกนเอง
![Increments 12 and 13 Science performed on ISS.ppt [Read-Only] · 09/28/2007 NASA Johnson Space Flight Center 58th IAC / Hyderabad / Page 2 CONTENT 4Objectives 4Research Performed](https://static.fdocuments.net/doc/165x107/601942758f58d0005864d67b/increments-12-and-13-science-performed-on-issppt-read-only-09282007-nasa-johnson.jpg)
