A Arte de Administrar
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A Arte de Administrar
Prof. Joel Brogio
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O Processo Administrativo
Planejamento Organização Direção Controle
• Definir a missão
• Formular objetivos
• Definir os planos para alcançar os objetivos
• Programar as atividades
• Dividir o trabalho
• Designar as atividades
• Agrupar as atividades em órgãos e cargos
• Alocar recursos
• Definir autoridade e responsabilidade
• Designar as pessoas
• Coordenar os esforços
• Comunicar
• Motivar • Liderar
• Orientar
• Definir os padrões
• Monitorar o desempenho
• Avaliar o desempenho
• Ação corretiva
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As quatro funções administrativasAs quatro funções administrativas
Planejamento
Formular objetivos e os meios para alcançá-los
Controle
Monitorar as atividades ecorrigir os desvios
Direção
Designar pessoas,dirigir seus esforços,motivá-las, liderá-las e comunicar
Organização
Modelar o trabalho, alocar recursos ecoordenar atividades
Recursos
• Humanos• Financeiros• Materiais• Tecnológicos• Informação
Resultados
• Desempenho• Objetivos• Produtos• Serviços• Eficiência• Eficácia
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As premissas do planejamento:
Presente Futuro
Ondeestamos agora
Situação atual
Planejamento
Planos
Ondepretendemos chegar
Objetivos pretendidos
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O desdobramento dos objetivos:
Objetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização
Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação
Diretrizes Linhas mestras e genéricas para a ação
Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
Programas Atividades necessárias para cada meta
Procedimentos Modos de execução de cada programa
Métodos Planos de ação para a execução de tarefas
Normas Regras para cada procedimento
Amplitude
Detalhamento
Maior
Menor
Menor Maior
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Administrador: A função de planejar.
Planejar
• Definir objetivos
• Verificar onde as coisas estão hoje
• Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários)
• Identificar meios para alcançar os objetivos
• Implementar os planos de ação necessários
Organizar Dirigir Controlar
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Planeja-mento
Conteúdo Exten-são de Tempo
Amplitude
Estratégico
Genérico, sintético e abrangente
Longo prazo
Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.
TáticoMenos genérico e mais detalhado
Médio prazo
Aborda cada unidade da empresa separadamente.
Operacional
Detalhado, específico e analítico
Curto prazo
Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas.
O Planejamento em seus três níveis:
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Os quatro tipos de planos:
Tipos
de
Planos
Relacionados com Métodos
Relacionados com Dinheiro
Relacionados com Tempo
Relacionados comComportamentos
Procedimentos
Orçamentos
Programas ou Programações
Regras ou Regulamentos
Métodos de trabalho ou de execução. Representados por organogramas.
Receita / despesa em um dado espaço de tempo.
Correlação entre tempoe atividades (agendas). Representados por cronogramas.
Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações.
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A função de organizar:
Organizar
• Dividir o trabalho
• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica
• Designar as pessoas para sua execução
• Alocar os recursos
• Coordenar os esforços
Dirigir ControlarPlanejar
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Abrangên-cia
Tipo de Desenho Conteúdo Resultante
Nível institucional
Desenho organizacional
A empresa como uma totalidade
Tipos de organização
Nível interme-diário
Desenho departamental
Cada departamentoIsoladamente
Tipos de departamentaliza-ção
Nível operacional
Desenho de cargos e tarefas
Cada tarefa ou operação
Análise e descrição de cargos
Os três níveis de organização:
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A função de dirigir:
Dirigir
• Dirigir os esforços para um propósito comum
• Comunicar
• Liderar
• Motivar
• Orientar as pessoas
• Impulsionar as pessoas
Organizar ControlarPlanejar
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Níveis de Organi-zação
Níveis de Direção
Cargos Envolvidos Abrangência
Institu-cional
Direção Diretores e altos executivos
A empresa ou áreas da empresa
Interme-diário
Gerência Gerentes e pessoal do meio do campo
Cada departamento ou unidade da empresa
Opera-cional
Supervisão Supervisores e encarregados
Cada grupo de pessoas ou tarefas
Os três níveis de direção:
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A função de controlar:
Controlar
• Definir padrões de desempenho
• Monitorar o desempenho
• Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos
• Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos
Planejar Organizar Dirigir
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Estabelecimento de padrões
Açãocorretiva
Observação do desempenho
Comparação dodesempenho com opadrão estabelecido
As quatro fases do controle:
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Os quatro tipos de padrões:
Tipos
de
Padrões
Padrões deQuantidade
Padrões de Qualidade
Padrões de Tempo
Padrões de Custo
• Volume de produção• Níveis de estoque• Número de horas trabalhadas• Volume de vendas
• Controle de qualidade do produto• Controle de qualidade do processo• Especificações do produto• CQ da matéria-prima
• Tempo padrão de produção• Tempo médio de estocagem• Padrões de rendimento• Tempo médio de atendimento
• Custo de produção• Custo de estocagem• Custo padrão• Custo médio de financiamento
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Controle Conteúdo Extensão de
Tempo Amplitude
Estraté-gico
Genérico, sintético e abrangente
Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade
Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente
Opera-cional
Detalhado, específico e analítico
Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas
Abrangência do controle:
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Apreciação Crítica da Teoria Neoclássica:
A velha concepção de Fayol continua firme: Administrar é prever, organizar, comandar,
coordenar e controlar.
• Atualmente se fala em processo administrativo:Planejar, organizar, dirigir e controlar.
• As funções administrativas continuam aceitas:
• Planejamento;• Organização;
• Direção;• Controle.
Contudo, administrar é mais do que gerenciar pessoas, recursos e atividades. Em épocas de mudança, o papel
do administrador se centra mais na inovação do quena manutenção do statu quo.