20213 Municipalidad de Barva · 2016-02-22 · Libro de Actas Municipalidad de Barva Secretaría...

Libro de Actas

Municipalidad de Barva Secretaría Municipal

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Acta Extraordinaria 08-2.016 Acta número OCHO de la Sesión extraordinaria celebrada por el Concejo Municipal de Barva, en

el Salón de Sesiones a las diecisiete horas con cinco minutos del día 04 de febrero del 2.016 con

la asistencia de los siguientes miembros.

REGIDORAS Y REGIDORES PROPIETARIOS Sr. Ulises Otárola Fallas–Presidente Municipal

Sra. María de los Ángeles Solano Ramos Vice Presidenta Municipal

Sr. Alberto Antonio Trejos Quirós

Sra. Sylvia Elena Vargas Arguedas

Sra. Rosa María Morales Rojas

REGIDORAS Y REGIDORES SUPLENTES Sr. Allan Espinoza Ramírez

Sr. Alexander Rojas Montero

Sr. Eduardo Enrique Zamora Montero

SÍNDICAS Y SÍNDICOS PROPIETARIOS Sra. Marianela Zárate González

Sra. Jenny Máyela Valverde Zamora

SÍNDICAS Y SÍNDICOS SUPLENTES

Sra. Maritza Molina Camacho

Sr. Manuel Emilio Guevara Esquivel

ALCALDESA MUNICIPAL

Mercedes Hernández Méndez

AUSENTES Sr. Mariano Herlindo Sánchez Herra

Sr. Carlos Alberto Villalobos Gutiérrez

Sr. Mariano Alberto Zárate Carmona

Sra. Efigenia María Vargas Vargas

Sr. Bryan Jesús Solano Aguilar (con permiso)

Sra. Olga María Carvajal Chávez

Sr. José Eduardo Carballo Avendaño

Sra. Yancy Laurita Rodríguez Vargas

Sr. Edwin Zárate Hernández

Sra. Patricia Campos Varela Secretaria Municipal

Preside

Sr. Ulises Otárola Fallas

ORDEN DEL DÍA 1. ATENCIÓN ASOCIACIÓN EFATA DE SORDOS

2. RATIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL ACTA EXTRAORDINARIA 03-

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CAPITULO I

ATENCIÓN ASOCIACIÓN EFATA DE SORDOS

Art. 01 El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas da la bienvenida a los miembros

de la Asociación EFATA de Sordos.

Toma la palabra el señor Pablo Ramírez quien agradece por el tiempo brindado y el

haber respondido a la carta que ellos enviaron; sede la palabra a la señora Directora de la

Asociación doña Norma Corrales.

Externa la señora Norma Corrales que les acompaña un grupo de los muchachos no

oyentes que están con ellos y que los apoyan en la Asociación y en todos los proyectos que

tienen; están en la preparación de uno de los proyectos más importantes que es el

Campamento a nivel Nacional, un campamento para sordos, el cual se realiza hace 32 años

y este año no es la excepción. Más que todo ellos lo que hacen es ayudar a la población

sorda de Heredia y en especial de Barva, ellos no solo ayudan a la persona en sí, sino que

ayudan a los padres de familia a poder entenderse con ellos. También tienen un Centro

para ayudarles en la educación en el área de matemáticas y otras materias; sin embargo en

este momento no tienen un centro donde darles la ayuda.

A continuación el señor Pablo Ramírez procede a realizar la presentación ante los

miembros del Concejo Municipal, misma que a la letra dice:

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(Copiado textualmente)

El señor Pablo Ramírez expresa su humilde apreciación de la propiedad que están solicitando, es

una propiedad en la cual quieren desarrollar ese Centro y que sea un modelo para Costa Rica la

atención al sordo.

La Regidora Propietaria María de los Ángeles Solano Ramos los felicita por el trabajo, le parece

muy oportuno que quieran ingresar al cantón de Barva; y les consulta donde está ubicada la

propiedad.

El señor Pablo Ramírez informa que es en San Pablo de Barva, del recibidor de café 100 metros al

Norte, mano derecha.

La señora Alcaldesa Municipal informa que es en la entrada de las Adelitas; informa que para eso

debe de ser un terreno comunal, si es un terreno que está destinado a parque no se podría otorgar.

El Regidor Suplente Alexander Rojas Montero consulta lo siguiente: si la Asociación es sin

fines de lucro, si la cedula jurídica la tienen en Barva o radica en otro lugar, un aproximado de

personas sordas que vivan acá en Barva, si trabajan solo con personas sordas o personas que tengan

problemas auditivos, y si aquí en el cantón todavía no han hecho actividades.

El señor Pablo Ramírez responde que es sin fines de lucro, que el domicilio está acá, son

aproximadamente 35 personas.

Informa que la persona sorda tiene dos campos: Anacustico e Ipocustico, ambos son sordos y se

trabaja con los dos. Con relación a las actividades en el Cantón quieren hacer una feria de trabajo

con sordos que son pintores, escultores y de diferentes manualidades.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero consulta de cuanto es el terreno que ellos

necesitan.

El señor Pablo Ramírez responde que es un terreno de 500 o 400 metros.

La Regidora Propietaria Silvia Elena Vargas Arguedas pregunta si ya tienen un Proyecto

formado con documentos y si hay alguna institución que les va ayudar.

El señor Pablo Ramírez responde que han hecho gestiones con las Embajadas, muy especialmente

con la Embajada de Inglaterra quienes han dicho que les ayudan pero no compran terreno, con

relación al proyecto esta adelantado y pueden presentar un anteproyecto al Concejo.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas consulta cómo se financia la Asociación; es

una Asociación internacional y ustedes representan el módulo de Costa Rica.

El señor Pablo Ramírez informa que ellos se financian con la Empresa Privada y donaciones

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personales. No es una Asociación internacional.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez les recuerda que en San Pablo

esta AIPED y en Santa Lucia hay otro terreno que está pidiendo otro grupo con gente de algún tipo

de discapacidad; no sabe si es que hay alguna situación de tipo legal que diga que hay especialidad

en que algún tipo de persona no pueda estar con alguna otra.

El señor Pablo Ramírez responde que ellos tienen una limitación auditiva importante porque eso

les limita en su educación y crecimiento imperactivo con sus padres, pero al mismo tiempo el

crecimiento de ellos es una especialidad diferente, el local donde ellos se desarrollan son muy

activos y las otras discapacidades hay que tratarlas con mucha limitación. Cree que no es problema

tener un proyecto en conjunto, pero el área de ellos debe ser muy diferente.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas aclara que no es el propósito de este Concejo

decirles que no, hay leyes y reglamentos que tienen que acatar, y tienen que empezar desde el

principio ubicando la propiedad y ver cuál es el uso de suelo que tiene.

La idea de esta audiencia era analizar la situación jurídica, cuales son los fines, cuales son los logros

y todo lo que son ustedes.

El señor Pablo Ramírez señala que es una Asociación Nacional y busca contactos internacionales,

en el Centro van a tener un programa de audición para jóvenes, niños y adultos.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta: la población no es solamente de Barva,

el Centro funcionaria como un Centro preventivo.

El señor Pablo Ramírez responde que el trabajo de ellos como Asociación sería la educación

preventiva pero educativa.

La Regidora Propietaria Silvia Elena Vargas Arguedas consulta si el nombre EFATA tiene

algún significado y donde están ubicados actualmente.

El señor Pablo Ramírez aclara que es una palabra “sea abierto el oído”, y están ubicados en San

Pablo de Barva.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós menciona que en caso de que no sea

viable ese lote, sería bueno pedir a Catastro otras posibilidades de lotes.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que la idea es que estas actitudes tengan el

apoyo de la Municipalidad.

ACUERDO NO. 155-2016 EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA SOLICITARLE AL DEPARTAMENTO DE CATASTRO

LA UBICACIÓN Y EL USO DE SUELO DE LA PROPIEDAD Y DE UNA VEZ SEA ENVIADA A LA

COMISIÓN DE OBRAS. LO TRASLADAN AL DEPARTAMENTO DE CATASTRO PARA QUE

PROCEDA COMO CORRESPONDE AL RESPECTO.

SOLICITARLE AL DEPARTAMENTO DE CATASTRO LA UBICACIÓN Y EL USO DE SUELO

DE LA PROPIEDAD Y DE UNA VEZ SEA ENVIADA A LA COMISIÓN DE OBRAS, APROBADO

Y TRASLADADO.

VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA

MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS,

MARÍA DE LOS ÁNGELES SOLANO RAMOS Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)

(5 VOTOS)

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas convoca a reunión de Comisión de Obras

para el próximo miércoles 10 de febrero 2016, a las 4:00 pm.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas informa a los miembros del Concejo

Municipal que hay una propuesta de la señora Alcaldesa Municipal para modificar el orden

del día de hoy; para mañana hay convocada una sesión extraordinaria y la idea es modificar

el orden del día de hoy para incluir lo de la extraordinaria de mañana y no venir mañana.

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La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez aclara que la Liquidación

es una aprobación que hace la Contraloría, el Concejo la recibe y la traslada a la Contraloría

y a la Comisión de Presupuesto evidentemente para ver la liquidación; pero ya está

establecido por fechas lo correspondiente a la Liquidación. El acuerdo como debe de estar

establecido es Recibir la Liquidación y trasladarla a la Contraloría, con base en esta

Liquidación es que se hace el Presupuesto extraordinario.

El Regidor Suplente Alexander Rojas Montero eterna no saber si en extraordinarias se

puede tomar esto o es solamente en ordinarias, y en caso de que se pueda debe ser votación

calificada.

A su vez le hubiese gustado tener a Karla ya que en su caso tiene varias consultas en

diferentes programas y áreas específicas donde no se ejecutó nada del presupuesto.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas responde que para aprobar la modificación

a la Agenda se necesita una mayoría absoluta.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós se pregunta por qué esto no se

puede ver el lunes en agenda, en una Sesión Ordinaria lo pueden ver perfectamente.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez aclara que lo que se está

viendo es una Liquidación, no es un presupuesto y por eso es que se puede ver en una

extraordinaria. La modificación del orden del día es claro que tiene que ser por cuatro, ella

lo está solicitando para que no vengan mañana; sin embargo ya está debidamente

convocada para mañana.

Porque no se hace el lunes? porque podría ser que no quede aprobada en firme, se pasa una

semana y no se cumple con la Contraloría, se pasa una semana antes previendo que esa

situación se de. Las dudas que Alexander tiene se ven en Comisión de Presupuesto.

El Regidor Suplente Alexander Rojas Montero externa que sus dudas es del porque hay

cosas que no se llevaron a cabo; a su vez considera que hubo un poco de falta de

comunicación porque Karla lo envió hace varios días, pero al Concejo llegó apenas esta

semana.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez informa que esa

presentación al Concejo viene ya calendarizada, antes del 14 de febrero tiene que estar la

Liquidación presentada ante la Contraloría General de la República.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas señala que difiere de doña

Mercedes en cuanto a que esto nada más se manda a la Contraloría, este más bien es el

informe que más análisis merece, porque de alguna forma es el reflejo, es una fotografía de

lo que ha sucedido en el año: tener claro las razones por las cuales no se ejecutó ciertas

partidas y demás, es un insumo para justamente programar el próximo presupuesto

extraordinario.

En la carta que manda Karla ella dice que hay que introducir ajustes al que se les dio la

semana anterior; si bien es cierto ella se lo pidió a su Secretaria, tampoco lo recibió, cree

que sería irresponsable de parte de ella aceptar que se asuma en este momento cuando ni

siquiera lo ha podido ver completo, ella quisiera tener claro todo el panorama. Preferiría

venir mañana, porque al igual que Alexander se programó para verlo esta noche y

analizarlo.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez repite nuevamente que no

es el análisis, ni el conocimiento, ni la aprobación, eso se hace y se ha hecho todos los años

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en Comisiones de Presupuesto. Eso sí, como en otra ocasiones tienen que haber reuniones

de Comisión de Presupuesto en donde se tienen que aclarar todas las dudas.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas señala que eso es previo a

mandarlo a la Contraloría.

La señor Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez responde que eso sería

cuando se mande aprobado, el Concejo Municipal lo que hace es Recibir la Liquidación

presupuestaria antes del 14 de febrero y enviarla a la Contraloría quien hace el análisis y la

devuelve a la Municipalidad.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas señala que si el Concejo no tuviera

la potestad de analizar no vendría al Concejo, sería una caso Administrativa, y aun cuando

la Comisión de su informe y demás, el Concejo es un órgano deliberativo; entonces, todo

acuerdo que se tome tiene que ser producto de un análisis y de hecho se tiene que justificar

los votos.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós menciona que él no cree que se

pueda tomar como un prejuicio que solo se cuenta con dos votos, él de su parte vota

siempre sí o no de acuerdo con su criterio, y si a él le explican las cosas bien y si él ve las

cosas con claridad su voto podría ser positivo. En este caso él tiene sus dudas en dos

puntos muy importantes:

Por qué si hay tanta prisa, por qué no se vio antes, por qué no lo vieron el lunes pasado, por

qué tiene que haber una convocatoria apresurada, él nunca puede votar ni va arriesgarse a

dar un voto a una cosa que se está dando con carácter de urgencia, tiene que estudiarlo,

tiene que verlo y tiene que analizarlo. Si esto se viera el lunes, si se viera con tiempo y con

bastante antelación para poder estudiar ese informe presupuestario, si son ellos los que

tienen que votarlo tienen la responsabilidad en su cargo y no pueden evadirla; por lo tanto

no puede él arriesgarse a votar una cosa que apenas está viendo y en el cual él tiene que

asumir una responsabilidad sobre ella.

Podrían verlo el lunes para el fin de semana poderlo ver un poquito mejor; si lo va a votar

el lunes a favor en contra ya eso tendrá que ver con lo que él pueda leer en ese informe.

El Lic. Alonso Rodríguez Vargas aclara que la Liquidación Presupuestaria el encargado

de revisarla es la Contraloría.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas somete a votación la modificación del

Orden del día para Recibir y enviar a la Contraloría la Liquidación Presupuestaria 2015.

ACUERDO NO. 156-2016 El CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA RECHAZAR LA MODIFICACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.

MODIFICACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA, RECHAZADA

VOTAN AFIRMATIVAMENTE LA MODIFICACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA LOS REGIDORES

(AS) ULISES OTÁROLA FALLAS, MARÍA DE LOS ÁNGELES SOLANO RAMOS Y SILVIA

ELENA VARGAS ARGUEDAS.

VOTAN NEGATIVAMENTE LA MODIFICACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA LOS REGIDORES (AS)

ROSA MARÍA MORALES ROJAS Y ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS.

(3 VOTOS A FAVOR)

(2 VOTOS EN CONTRA)

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez informa que ya todos

fueron debidamente convocadas, solamente dos personas, la señora Rosa Morales y la

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compañera Maritza no, ella ya les envió un wasap y ya hoy están aquí y quedan

debidamente convocadas; es mañana a la 1:00 pm.

CAPITULO II

RETOMAR DOCUMENTOS DE LA SESIÓN EXTRAORDINARIA

03-2016 Y RATIFICACIÓN DE ACUERDOS

Art. 02 El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas da lectura el Informe presentado por el

Auditor Municipal Bernal Ramírez Herrera, mismo que a la letra dice:

AL CONTESTAR REFIÉRASE A: AUI ADV 1574 02-16

Asunto: Oficio de advertencia en atención al caso de error en impresión de Acta 03-2016.

Que en atención a reunión sostenida en la oficina de AUDITORIA INTERNA, se conoce el

caso y se solicita del expediente correspondiente según el artículo 46 del Código

Municipal; los documentos que fundamentan la acción mismos que son observados y se

denota que no se muestran en el Acta los lados opuestos de los documentos que fueron

remitidos con impresión de “ambas caras”.

Se toma en cuenta que es evidente el interés en función de su cargo de Secretaria del

Concejo Municipal por asegurarse en poner en práctica la transparencia y dar fundamento

necesario de las transcripciones de los acuerdos emitidos por parte del Consejo

Municipal en atención a los documentos que son elevados por la Administración

Municipal; por lo que cabe recordarle también que es precisamente el establecimiento de

un adecuado sistema de control interno lo que brinda una seguridad razonable y que es,

específicamente el titular o máxima autoridad el responsable de establecer, mantener y

perfeccionar su propio sistema de control interno, y ante él, con respecto a cada área

administrativa o de operación, los funcionarios encargados de dichas áreas o procesos .

Se le comunica que esta Auditoria, efectuó verificaciones del cumplimiento sobre la

confiabilidad de la información, ya que este caso que amerita la atención correspondiente

por tanto, se revisa en este particular estrictamente la forma de impresión que originó la

omisión de los lados opuestos de los documentos a transcribir en dicha Acta y no se

detectan cambios en los textos de los procedimientos de Mantenimiento Y Control De

Inventarios, Manual Básico De Procedimiento De La Bodega De La Municipalidad,

Procedimiento De Elaboración De Estudios Tarifarios, Procedimiento De levantamiento

Físico De Inventarios de Activos Fijos Y Procedimiento De Cobro Extra Judicial Y Judicial

. Valga aclarar que en salvaguarda de nuestra independencia funcional y de criterio como

Auditoria Interna, no se emite opinión sobre el contenido de datos o lo allí resuelto lo cual

es resorte estricto de los competentes, más aun teniendo en cuenta que dicha Acta ya había

pasado el proceso de aprobación correspondiente.

Por lo anterior, es importante advertir sobre la importancia de continuar con el resguardo

adecuado de los documentos atinentes a cada acuerdo en su correspondiente expediente

acorde a lo establecido en el Código Municipal.

Se advierte que a raíz de lo acontecido es recomendable el fortalecer institucionalmente el

control interno relacionado a la confección de actas.

También se le recomienda la importancia de valorar la solicitar apoyo externo asesor por

parte del IFAM o del Archivo Nacional con el propósito de revisar y tomar las decisiones

que conlleven al mejor tratamiento para los documentos que son relacionados con cada

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acuerdo dictado así como definir políticas para identificar cuales documentos deben por

norma ser transcritos al cuerpo de las Actas Municipales.(No sobra hacer la consulta a la

Contraloría General de la Republica en el caso de la transcripción de Presupuestos y otros

recurrentes que se ejecuta en Actas y que deben de ser emitidos para conocimiento a esa

instancia)

Este oficio de advertencia se ejecuta en cumplimiento del artículo 22 incisos b) de la Ley

General de Control Interno, y se emite sin perjuicio de los estudios que ejecute esta

Auditoria Interna u otro ente fiscalizador.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez manifiesta que esta es

una situación que se da y a la cual hay que ponerle atención, las actas el mismo Código lo

dice que son sucintas, se hace un resumen de la nota y donde tiene que constar el

documento completo es en el expediente debidamente foliado como corresponde.

Aquí más bien el Departamento de Secretaria se pasa transcribiendo en forma literal, es

claro que son de forma suscinta, esas son situaciones que se han venido dando.

El Regidor Suplente Alexander Rojas Montero manifiesta estar de acuerdo con doña

Mercedes, ha visto actas donde Cinthya y Patricia las mandaban a la una, dos o tres de la

mañana. El Código es muy claro y hay compañeros que no presentan nada por escrito y

simplemente le dicen a Patricia que lo escriba ahí, lo cual considera que es una falta de

respeto hacia la compañera; por lo que manifiesta que para lo que queda de su parte por lo

menos colaborar con la compañera.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas procede a retomar parte de la

documentación vista en la Sesión Extraordinaria No. 03-2016 (procedimientos de

Mantenimiento Y Control De Inventarios, Manual Básico De Procedimiento De La

Bodega De La Municipalidad, Procedimiento De Elaboración De Estudios Tarifarios,

Procedimiento De levantamiento Físico De Inventarios de Activos Fijos Y Procedimiento

De Cobro Extra Judicial Y Judicial) mismos que por un error de impresión solo se detalló

la primer plana del documento; por lo anterior se retoman para que queden en forma

completa los mismos y se ratifiquen los acuerdos tomados en dicha Sesión; por lo anterior

el Presidente Municipal retoma los siguientes procedimientos:

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El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero consulta quien desarrolla y quien

digitaliza,

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que es para dar las pautas para

el mantenimiento y control de los inventarios municipales en pro de la adecuada

verificación, registro resguardo y control de materiales y suministros, expresa que será la

Proveeduría y el Bodeguero

El Regidor Propietario Alberto Trejos Quirós menciona que sería el Bodeguero y las

órdenes de compra

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que si no hay más observaciones

lo somete a votación y se ACUERDA:

ACUERDO NO. 69-2016 EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA

MANTENIMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS. LO TRASLADAN A LA

ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE

PROCEDAN COMO CORRESPONDE AL RESPECTO.

PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS, APROBADO Y

TRASLADADO.



ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)

( 5 VOTOS )

ACUERDO NO. 157-2016 EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA RATIFICAR EL ACUERDO NO. 69-2016, ADOPTADO EN

LA SESIÓN EXTRAORDINARIA 03-2016 DEL 13 DE ENERO DEL 2016.

RATIFICACIÓN DEL ACUERDO NO. 69-2016, APROBADA




( 5 VOTOS )

Vota la ratificación del ACUERDO NO. 69-2016 el Regidor Suplente Alexander Rojas

Montero en sustitución de la Regidora María de los Ángeles Solano Ramos quien se

encuentra ausente en la Sesión Extraordinaria 03-2016.

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El Regidor Propietario Alberto Trejos Quirós menciona que esta recargado en el

bodeguero en todos los casos.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que está hecho cómo para equipo,

materiales y herramientas que salen y que no regresan, pero el caso de los toldos u otras

cosas que entran y salen, no ve que haya algún tipo de boleta. Y para que sale, ejemplifica

con el equipo de sonido.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero consulta quien lo está manejando, si es

la Administración.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que hay que ver que es la bodega

y los equipos de la Administración, menciona que en este momento no sabe quién esta

responsable del equipo del salón porque él no lo firmo, y en la otra oficina hay un montón

de bafles.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero menciona que es importante que se haga

el inventario, hay departamentos en la Municipalidad que cada quien tiene sus cosas. Hay

que ver la responsabilidad de esa parte.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas le parece que se debe hacer un

documento en el que conste la salida del equipo del bien, para ver quien autorizo la salida

y quien lo recibe y para qué.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero señala que con las sillas se las llevan y

no se sabe de quién es y no se le pide permiso a la Secretaría. Menciona que por lo menos

lo del Concejo que lo asuma la Secretaría o el mismo Concejo.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que la Bodega tiene sus vales y

se hacen, lo que dice es lo demás, lo de la Institución cree que hay que meterlo en algún

lado, sería un control de las salidas y entradas de las cosas.

La Licda. Karla Montero Salas explica que no sería una medida financiera-contable sería

un procedimiento administrativo pero de otra categoría que no es financiera-contable, sería

enfocarse a procesos que están inmersos en este manual, pero eso como parte del control

interno debe compaginarse en otro.

La Síndica Ifigenia Vargas Vargas informa con respecto a lo de los toldos la Alcaldía

lleva un control ella los ha pedido, he incluso dice la fecha para cuando están prestados,

con los que administra el Concejo de Distrito de Barva Nela lleva el orden, considera que

tiene que haber una boleta que diga que material sale y para donde, porque hace unos días

el 13 de diciembre los pidieron para Santa Lucía para las ventas y hace unos días todavía

estaban en el lugar, pero se entregaron ya, considera que falto un poco de control porque no

llamaron a reclamarlos y la Iglesia no le informo que estaba todavía.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que el control existe pero hace

falta algo que diga quién y cómo debe de llevarlo.

El Asesor Legal Lic. Alonso Rodríguez Salas recalca que ya Karla lo dijo, no es un

procedimiento financiero- contable, ya es otra cosa lo que están exponiendo.

La Síndica Maritza Molina Camacho considera que cada cosa que hay es de la

Municipalidad y hay un inventario que es parte del sistema contable y son activos, las

sillas son activos y todo tiene que estar inventariado, porque todo es valor para la

Municipalidad, si tienen placa las computadoras, sillas, mesas debe haber un responsable y

si se saca la computadora de contabilidad es porque salió de ahí, sino como dice el

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contador que se le perdió la computadora.

El Presidente Municipal Ulises Otárola expresa que si hay un control porque hay boletas,

menciona que sobre lo que hay en el Salón él se negó a firmar, hasta que se le den llaves e

ingresen solo las personas que ellos autoricen, mientras tanto no lo iba a firmar. Menciona

que en cualquier Institución pública si usted entra en carro cuando sale le revisan el carro,

igual con las salidas del equipo y hay actividades con las que se colabora, se ve todo

familiar, pero par la Contraloría debe haber un guarda, y revisión de bolsos, pero cuando se

ponen los salarios para ellos la Contraloría no los aprueba. Comenta que al final de todo la

Contraloría dirá si sirve y no sirve.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós expresa que esto es muy amplio,

y en todo lo que hay, menciona que sí el pide las llaves a Patricia y saca el microondas, ni

al él ni a Patricia les pasa nada porque el responsable es el bodeguero por ser el criterio de

responsabilidad y autoridad, como es posible que el pobre bodeguero sea responsable si no

tiene acceso a este lugar y eso es un problema.

La Licda. Karla Montero Salas explica que se están confundiendo procedimientos, que

lo que menciona Maritza ya está en otros procedimientos que acaban de llevar que tiene

que ver con la selección de los activos, aclara que lo de los activos fijos se ven en otro

apartado de este mismo procedimiento se está hablando del traslado de activos fijos,

levantamiento físico de activos fijos, desecho de materiales y activos son otros

procedimientos. Explica que esta propuesta está dentro de las primeras del manual, recalca

que es un manual de varios procedimientos porque la bodega es una de las deficiencias y

no se tenían herramientas.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós consulta si se refiere sólo a

materiales y herramientas.

La Licda. Karla Montero Salas señala que esto va enfocado solo a la bodega, por eso en

este manual hay cosas que están enfocadas a la bodega, pero lo que menciona de los activos

o microondas son activos fijos, no son materiales.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas somete a votación el Manual Básico de

procedimientos de la bodega Municipalidad de Barva, y se acuerda

ACUERDO NO. 70-2016 EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL MANUAL BÁSICO DE

PROCEDIMIENTOS DE LA BODEGA DE LA MUNICIPALIDAD DE BARVA. LO TRASLADAN

A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA

QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.

MANUAL BÁSICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA BODEGA DE LA MUNICIPALIDAD DE

BARVA, APROBADO Y TRASLADADO.

VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ULISES OTÁROLA FALLAS,

ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS.

VOTAN NEGATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS,

ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS

(3 VOTOS)

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas justifica su voto negativo porque

no tiene el documento y le parece que pueden verlo con algunos insumos, como lo que dice

Karla que hay otra parte en otro procedimiento, hace falta ver esos macro procesos para

contextualizar cada uno, por ejemplo los inventarios tienen sus partes y una pueden ser los

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controles de la bodega, considera que cada departamento debe seguir su propio

procedimiento o la misma unidad administrativa debe definir de qué manera se va a

controlar el inventario en cada una de las dependencias.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas indica que continúan con el estudio

tarifario.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós justifica su voto negativo por

considerar que no puede achacarse toda la responsabilidad a una sola persona, cree que

debería zonificarse, por lo que solicita se revise y se zonifique y que las responsabilidades

sean por cada departamento.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que esta votado por tres.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas expresa que su voto negativo es

porque por algún motivo no lo reviso.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas considera que el levantamiento de activos

fijos se complementa con ese, cree que debe ser uno solo.







( 5 VOTOS )




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El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta si tienen observaciones.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós expresa que al final dice que es

el Concejo Municipal quien lo hace y el caso se traslada a la Comisión respectiva o a la

Comisión que se haga para ese efecto.

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El Presidente Municipal Ulises Otárola le consulta si lo va a dejar las observaciones.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós expresa que está bien así, era la

observación.

ACUERDO NO. 71-2016 EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE

ESTUDIOS TARIFARIOS. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA

ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL

TRAMITE CORRESPONDIENTE.

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TARIFARIOS, APROBADO Y

TRASLADADO.




( 5 VOTOS )







( 5 VOTOS )




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El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que es complemento de la

anterior. Que la observación que hace es que falta control de movimiento externo.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero considera que debe ser de acuerdo a

cada jefe de departamento como responsable.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas Expresa que ahí mismo lo dice, en el

enlistado por departamento del inventario de activos fijos registrado en las bases de datos

del departamento de contabilidad.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero menciona que si está bien eso, pero

debería estar que cada jefe de departamento debe ser responsable de cada inventario o del

inventario por departamento.

La Licda. Karla Montero Salas aclara que es por Departamento.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que no dice quién es el

responsable, dice que hay que hacerlo, pero no dice la forma de asignación, ni quien es el

responsable

La Licda. Karla Montero Salas esclarece que eso viene más adelante que estas son

acciones y más adelante viene como se hace el levantamiento, después viene el proceso de

conciliación de activos que tiene registrado el sistema con el levantamiento físico, entrarían

las jefaturas, eso viene en el procedimiento, la conciliación y que se debe hacer si falta o si

sobra.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas comenta que si viene lo de la boleta para

desecho, pero considera que debería estar también para las salidas de los activos fijos.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas someta a votación el Procedimiento para

el Levantamiento Físico de Inventario de Activos Fijos, con la observación de que se

incluya la boleta de entrada y salida esos activos.

ACUERDO NO. 72-2016 EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO

FÍSICO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS, CON LA OBSERVACIÓN DE QUE SE INCLUYA

LA BOLETA DE ENTRADA Y SALIDA DE ESOS ACTIVOS. LO TRASLADAN A LA

ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE

INCORPOREN LA MODIFICACIÓN REALIZADA.

PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS, CON LA

OBSERVACIÓN DE QUE SE INCLUYA LA BOLETA DE ENTRADA Y SALIDA DE ESOS

ACTIVOS, APROBADO Y TRASLADADO.




( 5 VOTOS )

La Licda. Karla Montero Salas manifiesta que esta lo de los activos, el traslado de los

activos fijos, desecho de activos fijos, pero viene segregado en el cuadro, pero separado por

procedimiento.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que no lo tiene así, que si son

varios procedimientos quedarían pendientes los punto E y F para una aprobación posterior.

La Licda. Karla Montero Salas informa quedaría pendiente el punto E y F de ese oficio.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas continúa con el siguiente procedimiento.

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(Copiado textualmente) La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas consulta al Asesor Legal si el

reviso el documento.

El Asesor Legal Lic. Alonso Rodríguez Vargas responde que este no.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas considera que debe haber más

participación de la Asesoría Jurídica.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas considera importante que lo vean

los abogados municipales.

El Asesor Legal Lic. Alonso Rodríguez Vargas explica que ya todo eso tiene una base

legal y con reglamentos aprobados.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas siente que es muy importante el

criterio del Asesor, porque es un tema muy importante y considera que debe estar bien

pulido.

Al ser las 7:22 p.m. sale el Regidor Suplente Alexander Rojas Montero.

ACUERDO NO. 76-2016 EL PRESIDENTE MUNICIPAL A LA HORA DE SOMETER A VOTACIÓN LA APROBACIÓN

DEL PROCEDIMIENTO COBRO EXTRAJUDICIAL Y JUDICIAL POR PARTE DEL CONCEJO

MUNICIPAL SE DA UN EMPATE EN LA VOTACIÓN; POR LO QUE DEBE DE SER

RETOMADO EN LA PRÓXIMA SESIÓN ORDINARIA.

VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS), ULISES OTÁROLA FALLAS Y SILVIA

ELENA VARGAS ARGUEDAS.

VOTAN NEGATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS), ROSA MARÍA MORALES ROJAS,

ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS

EL REGIDOR ALEXANDER ROJAS MONTERO SE ENCUENTRA AUSENTE EN EL MOMENTO

DE LA VOTACIÓN.

(2 VOTOS A FAVOR DEL PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO EXTRAJUDICIAL Y

JUDICIAL)

(2 VOTOS EN CONTRA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO EXTRAJUDICIAL Y

JUDICIAL)

EMPATE

El Asesor Legal Lic. Alonso Rodríguez Vargas explica que la base operativa para esto es

el Reglamento que fue aprobado y que está vigente.

La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas comenta que aun así debería darse

alguna disposición en el procedimiento, sin que contravenga el mismo Reglamento, querría

tener ese criterio por el impacto que tiene este punto en la gente.







( 5 VOTOS )




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La Secretaria Municipal a.i. Patricia Campos Varela les recuerda que está pendiente de retomar

los puntos e y f del Procedimiento: Levantamiento de Inventario de Activos Fijos y el

Procedimiento de Cobro Extrajudicial y Judicial que a la hora de la votación quedo empate.

El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas informa que se deja para retomarlos en la Sesión

del próximo lunes.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós indica que por un asunto de orden doña

Mercedes manifiesta que hay dos personas que no fueron convocadas.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez aclara que por correo electrónico

todos, hay videos de que se llegó varias veces a las casas y no se pudo convocar.

El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós menciona que doña Rosa dice que fue

convocada hasta ahora.

La señora Alcaldesa Municipal menciona que doña Rosa fue convocada vía correo electrónico y

la ley es clara y dice que está debidamente convocada.

La Sindica Maritza Molina Camacho aclara que ella estaba trabajando pero que le dejaron el

documento en la casa y así directamente si fue convocada.

Indica la señora Alcaldesa Municipal que todos están debidamente convocados por correo

electrónico, por wasaps y evidentemente casa por casa, un gasto innecesario porque ya la ley dice

que se convoca vía correo electrónico.

La Regidora Propietaria María de los Ángeles Solano Ramos menciona que la convocatoria vía

correo es un medio de notificaciones, y ayer la convocatorio efecto masiva se recibió a las 11:24 de

la mañana.

La Sindica Maritza Molina Camacho recuerda que don Carlos cambio de dirección, no tiene

wasaps y no tiene correo.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez manifiesta que la Ley de

notificaciones dice que la persona tiene que entregar a esta Municipalidad el lugar donde se le debe

de notificar. Él siempre ha dejado que sea donde la familia de él; ante esta Municipalidad él había

dejado claro que las notificaciones se las lleve a tal lugar.

La Sindica Maritza Molina Camacho consulta si no podría ser vía telefónica.

La señora Alcaldesa Municipal Mercedes Hernández Méndez menciona que la Ley es clara que

es vía correo electrónico lo legal autorizado.

El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero se excusa porque el horario a la una de tarde

para regresarse a San José tendría que sacar todo el día y no tiene esa posibilidad en este momento.

Al ser las 6:21 p.m. se da por concluida la Sesión Municipal.

Sr. Ulises Otárola Fallas Patricia Campos Varela

Presidente Municipal Secretaria Municipal -------------------------------------------ÚLTIMA LÍNEA---------------------------------------

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