TIPET E TE DHENAVE Secila fushë ka një tip të të dhënave.Tipi i të dhënave i tregon Access-it se çfarë vlera doni të ruani në atë fushë dhe sa hapësirë të rezervoj për atë fushë.Në fushën Data Type zgjedhim tipin e të dhënave.Tabela e mëposhtme përshkruan tipet e të dhënave në dispozicion nga Access-i.

Tipi PershkrimiText Text është një tip i të dhënave që përmban çdo kombinim të

shkronjave, numrave, shenjave të pikësimit dhe hapësirës.Ku si mundësi e parazgjedhur është 50 karakter ndërsa maksimumi është 255 karakter

Memo Memo është e ngjashme me Text vetëm se Memo mund të përmbajë deri 65.535 karakter.Memo mund të shfrytëzohet për shënime dhe për përshkrime të gjata në bazë të të dhënave.

Number Fusha Number mund të përmbajë vetëm karakter numerik, presjen (për mijëshe), pikën (për pikë decimale) dhe minus (vijë, për shenjë të numrave negativë).Number shfrytëzohet vetëm kur kemi të bëjmë me kalkulime me vlerat e fushave.P.SH. edhe pse zip kodi dhe numri i telefonit përmbajnë numra ato nuk do t’i përdorim për kalkulime.Për atë ato nuk duhen të jenë të tipit Number.

Date/Time Date/Time përmbanë datën dhe/ose kohën.Access-i automatikisht vlerëson futjen e datës duke u siguruar se është valide.P.SH. Nëse dojmë të fusim datën 31/02/1999 Access-i nuk do ta lejoj sepse muaji Shkurt nuk i ka 31 ditë.Fusha Date/Time është e përdorshme për kalkulimin e datës dhe kohës.

Currency Currency është e ngjashme me fushën Number dhe mund të përdoret për kalkulime.Numrat në këtë fushë paraqiten automatikisht me shenjën e dollarit.

AutoNumber Tipi i të dhënave AutoNumber automatikisht cakton numrin unik(prej 1) secilës të dhënë.Nuk mundemi të fusim vlerë në një fushë ku më pare Access-i ka caktuar vlerën.Këtë tip të të dhënave e përdorim kur dojmë që të kemi identifikim unik për secilën të dhënë

Yes/No Fusha Yes/No shënon dy kondita PO dh JO.Ky tip i të dhënave përdoret kur ekzistojnë vetëm dy mundësi (P.SH. e saktë dhe jo e saktë) për vlerën e fushës.

OLE Object Fusha OLE Object lidh atë fushë me një aplikacion të Windows-it.Tipi i të dhënave OLE Object përdoret për grafikë ose audio datoteka.

Hyperlink Fusha Hyperlink shfrytëzohet për lidhjen me ndonjë faqe në internet, document të Word-it në intranet ose edhe formë në bazë të të dhënave.Hyperlink mund të përmbajë përshkrim,

adresë dhe nën adresë.Secila pjesë është e ndarë me shenjën # dhe mund të përmbajë 2.048 karakter.

LookupWizard

Me zgjedhjen e tipit të të dhënave Lookup Wizard na udhëheq në krijimin e fushës Lookup.Fusha Looup mund të përmbajë listë të vlerave nga ndonjë tabelë ose listë të vlerave që i japim ne.

Karakteristikat(tiparet) e fushës (FIELD PROPERTIES)Secila fushë ka një varg tiparesh që kontrollojnë mënyrën se si ruhet në tabelë. Vendosja e tipareve të fushës ndihmon në ndërtimin e një baze të qëndrueshme sepse ato do të përdoren për forma dhe raporte dhe për atë në hapat e mëtutjeshëm të dizajnimit të bazës do të kemi më pak punë.Normalisht vënia e tipareve të fushës bëhet kur të krijojmë tabelën me Design View.Tiparet e fushës janë në panelin Field Properties në Design View.Disa prej atyre tipareve janë të listuara në tabelën e mëposhtme.

Tipari i fushës Përshkrimi

Field Size Limiton numrin e karakterëve në fushën Text ndërsa te Numbercakton intervalin në të cilin mund të jenë numrat

Format Kontrollon të dhënat se si do të paraqiten në Datasheet View

Decimal Places Numri i decimaleve pas pikës dhjetore

Input Mask Përcakton modelin se si do të futen të dhënat, si p.sh. shenja – tenumrat e telefonit

Caption Saktëson emrin tjetër të fushës i cili do të paraqitet në tabelë, formëdhe raport

Default Value Është vlerë e parazgjedhur nëse shfrytëzuesi nuk jep ndonjë vlerë përatë fushë

Validation Rule Kufizon që të dhënat e futura t’i plotësojnë kushtet e caktuara.

P.SH. caktojmë që në fushën çmimi vlera mos ta kaloj vlerën 25

Validation Text Është teksti që do të paraqitet nëse thyhet rregulla Validation Rule

Required Përcakton se fusha nuk duhet të lihet boshe ( e pa plotësuar) kur tëfusim të dhëna

Allow ZeroLength

Përcakton nëse mund ti fusim të dhënat si thonjëzat (“ “ )

Indexed Shpejton kthimin e të dhënave në fushë.Të gjithë çelësat primarautomatikisht indeksohen

Formatet për tipin e të dhënave Field SizeKur të caktojmë madhësinë e fushës (Field Size) mund të fusim të dhëna aq sa na lejojnë parametrat e vënë.Pasi të shtypim numrin maksimal të numrave nuk na lejohet më të fusim të dhëna në atë fushë.Madhësinë e fushës mund ta vëmë për Text, Number si dhe AutoNumber.Për Text thjesht shkruajmë numrin e dëshiruar të karakterëve që do të lejon të futen në një fushë (numri maksimal 255 karakter).Për Number kemi disa opcione tjera të listuara në tabelën e mëposhtme.

Formatet për tipet e të dhënave Text dhe Memo

Access-i përdorë katër simbole për Format në Text dhe Memo:

@ tekst karakter ( karakter ose hapësirë)

& nuk kërkohet tekst karakter

< të gjithë karakterët në atë fushë i konverton në shkronja të vogla

> të gjithë karakterët në atë fushë i konverton në shkronja të mëdha

Që emrat të paraqiten me shkronja të mëdha pra në Format shkruajmë >, ndërsa për tuparaqit emrat me shkronja të vogla përdorim <.Për numrat e telefonit shruajmë @@@/@@@-@@@Pra nëse shkruajmë 044123456 numri në fushë do të paraqitet 044/123-456.Mund të krijomë edhe forma të tipit dypjesëshë.Këto dy pjesë ndahen me “;”(pikëpresje).Ku në pjesën e parë e shkruajmë formën se si do të jetë numri nëse fusim ndonjë të dhënë ndërsa në pjesën e dytë nëse nuk fusim ndonjë të dhënë.P.SH. @@@/@@@-@@@;”I panjohur”[RED]Pra numri i shkruar 044123456 do të paraqitet 044/123-456 ndërsa nëse nuk shkruajmë asgjë atëherë në atë fushë do të shkruhet I panjohur me ngjyrë të kuqe.

Formati: >&&&”-Q”@@@Shkruhet: abc400Paraqitet: ABC-Q400

Formatet për tipet e të dhënave Number dhe CurrencyMund të zgjedhim nga gjashtë formatet të paradefinuara të listuara në tabelën e mëposhtme:

Por mund të krijojmë edhe formatet sipas dëshirës, për pjesën numerike formati është në katër pjesë ku pjesa e parë(1) është për numër pozitiv,pjesa e dytë(2) për numër negative, pjesa e tretë(3) për vlerën zero dhe pjesa e katërtë për vlerën boshe.P.SH. _# #,# #0.00[GREEN];( _#,# #0.00)[RED];”ZERO”;”BOSHE”Ky format do t’i paraqes numrat pozitiv me ngjyrë të gjelbër, numrat negative me ngjyrë të kuqe, ku ka vlerë 0 do të shkruhet “ZERO” dhe ku nuk shkruhet asgjë do të jetë “BOSHE”.

Formatet për tipin e të dhënave Date/Time