İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2017 YILI...

İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

2017 YILI RAPORU

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı İç Kontrol Şube Müdürlüğü

İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU

İÇ KONTROL STANDARTLARININ İÇERİĞİNİN OLUŞTURULMASINA YÖNELİK ÇALIŞMA GRUPLARI

1 - KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU

S.NO ADI SOYADI GÖREVİ STANDART ALT KRİTERİ KRİTERLERİN KAPSADIĞI FAALİYET

1 Muharrem YILMAZ Daire Başkanı -Etik değerler ve dürüstlük -Misyon, organizasyon yapısı ve görevler -Personelin yeterliliği ve performansı -Yetki devri

-Etik kuralların belirlenmesi, -Yetki devri yönergesinin hazırlanması, -Misyon ve Vizyonların belirlenmesi, -Organizasyon yapılarının oluşturulması ve görev tanımlarının yapılması. -Personelin işe yerleştirilmesi, eğitimi ve performans değerlendirmesi.

2 Beyhan KANTARCIOĞLU Şube Müdürü

3 Emine BARUT Şube Müdürü

2 - RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU


1 Mustafa YAZICI Daire Başkanı -Planlama ve programlama -Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

-Stratejik Plan çalışmaları, -Bütçe performans programının hazırlanması, -Faaliyet Raporları

3 Erol ÇAM Uzman 4 Alev SEVİNÇLİ Şube Müdürü

S.NO ADI SOYADI GÖREVİ

1 Prof.Dr.Musa EKEN Rektör Yardımcısı 2 Prof.Dr. Kadir ARDIÇ Rektör Yardımcısı 3 Prof.Dr.Kemal İNAT Ortadoğu Araştırmaları Merkezi Müdürü 4 Doç.Dr.Yasemin ÖZDEMİR İşletme Fakültesi Öğr.Üyesi.

3 - KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU

4 - BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU


1 Tolga GÜNGÖRSÜN Daire Başkanı -Bilgi ve iletişim -Raporlama -Kayıt ve dosyalama sistemi -Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

-Birimlerin web sayfalarının hazırlanması, -Mali raporların oluşturulması, -Kayıt ve dosyalama işlemlerinin yapılması, -Hata, usulsüzlük ve yolsuzlıkların bildirim yöntemlerinin belirlenmesi.

2 Necat ER Daire Başkanı 3 M.Saki ARSLAN Avukat

5 - İZLEME STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU


1 Feridun DAĞ Daire Başkanı

-İç kontrolün değerlendirilmesi -İç denetim

-Oluşturulan standartlar üzerinden İç Kontrolün etkinliğinin değerlendirilmesi, -İç denetçiler tarafından yapılacak denetim sonuçlarının değerlendirilmesi.

2 Melek TÜREL Şube Müdürü 3 Zuhal KARAGÜLLE Fakülte Sekreteri

4 Mehtap KARABAY YILMAZ Mühendis

NOT: Yukarıda belirtilen çalışma gruplarının yapacakları faaliyetler ile belirledikleri süreç ve öneriler Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının koordinatörlüğünde konsolide edilecektir.

S.NO ADI SOYADI GÖREVİ STANDART ALT KRİTERİ KRİTERLERİN KAPSADIĞI FAALİYET 1 Fatma AYDIN Daire Başkanı -Kontrol stratejileri ve yöntemleri

-Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi -Görevler ayrılığı -Hiyerarşik kontroller -Faaliyetlerin sürekliliği -Bilgi sistemleri kontrolleri

-Yapılan faaliyetlerle ilgili süreçlerin belirlenmesi, prosedürlerin ve dökümanların oluşturulması, -Öğrenciye yönelik faaliyetler ile kurumun geneline yönelik faaliyetlerin sürekliliği anlamında alınması gereken tedbirler,

-Üniversitemiz faaliyetlerine ilişkin hazırlanan yazılımlar.

2 Mustafa EŞMELİ Daire Başkanı 3 Recep EREN Şube Müdürü 4 Serap MERT Şube Müdürü 5 Şuayip KAHYA Fakülte Sekreteri

Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma

Tarihi Açıklama

KOS1Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarınıbelirleyen kuralların personel tarafından bilinmesisağlanmalıdır.

Her yıl ,Strateji Geliştirme D.Bşk.tarafından İKS kapsamında yapılanfaaliyetlerle ilgili olarakbilgilendirme amaçlı e-bülten/broşür hazırlanarak tüm personeleelektronik ortamdagönderilmektedir.Aralık 2017 dehazırlanan broşür elektronikortamda akademik ve idari tümpersonele gönderilmiş olup aynzamanda basılı olarak tüm birimlerede dağıtılmıştır.

1.1.1

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca tüm personele Kamu İç kontrol Standartları ve işleyişi hakkında bilgilendirme amaçlı tanıtıcı doküman yayınlanmaya devam edilecektir.

E-bülten/Broşür

Her yıl

İç Kontrol Standartları sunumu vegüncellenmiş İç Kontrol Standartlarıeylem planı Strateji GeliştirmeDairesi Başkanlığı web sayfasındayayınlanmaktadır.

1.1.2

İç Kontrol Standartları Eylem Planı raporu Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı web sayfasında yayınlanmaya devam edilecektir.

İç ontrol eylem Planı Raporu

Oca.19

Göreve yeni başlayan personellereHizmet içi eğitim programıkapsamında İKS eğitimiverilmektedir .09.05.2017 tarihindeoryantasyon eğitimleri kapsamındaİç Kontrol eğitimi verilmiştir.

1.1.3Göreve yeni başlayan personeller eğitim verilmeye devam edilecektir.

Eğitim 2018 Nisan

SAKARYA ÜNİVERSİTESİİÇKONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

1-KONTROL ORTAMI

KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personeltarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Personel Dairesi Başkanlığı

İdari Faaliyet Raporu websayfasında yayımlanmaktadır.Stratejik Plan ve Performans Programıweb sayfamız aracılığıyla kamuoyunaduyurulmaktadır.İç ve dış denetim mekanizmasıişletilmektedir.Stratejik Plan çerçevesinde belirlenenamaç ve hedeflere yönelik ölçümler SYBSüzerinden yapılmaktadır.

Eğitim

Web de duyuru

YıllıkKOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bukurallara uyulmalıdır.

1-Etik Kurulu tarafından akademikve idari personel ile öğrencilerinuymaları gereken kurallarıbelirleyen Etik İlke ve StandartlarıYönergesi Üniversitemiz websayfasında yayımlanmıştır.2- Hizmetiçi Eğitim Şub.Müd.tarafından etik konusu eğitimprogramına alınmış olup, MeslekiEtik İlkeleri ve YolsuzluklaMücadele eğitimi verilmektedir.3- Personel Dairesi Başkanlığınca ;yeni göreve başlayan Akademik veİdari personellere etik sözleşmesiimzalatılarak özlük dosyalarınakaldırılmaktadır.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,izleme Standartları

Grubu

Personel Dairesi Başkanlığı

KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sistemininuygulanmasında personele örnek olmalıdır.

İKS sürecini anlatmaya yönelikStrateji Geliştirme DairesiBaşkanlığınca idari birimyöneticilerine seminer verilmiş olup,Akademik birim yöneticilerine deGenel Sekreter tarafındanbilgilendirme yapılmıştır. 2015 yılıiç kontrol standartlarıözdeğerlendirme anketi sonuçlarınagöre iç kontrol sisteminin kurumgenelinde yayılımına ilişkin sıkıntıolduğu gözlenmiş,İdareninyöneticilerinden personellerini İçKontrol sistemi konusundagündemli toplantılarlabilgilendirmeleri istenmiştir

1.2.1

Birimlerin İç Kontrol standartları anket sonuçlarına göre iyileştirmeye açık alanları ile ilgili eylem planları doğrultusunda birim amirleri (Dekan/Müdür/Enstitü/Fakülte/ Yüksekokul/Meslek Yüsekokulu sekreterleri) tarafından gündemli toplantılarla birim personellerine iç kontrol eğitimi verilmesinin sağlanması.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Tüm birimler Eğitim 31.12.2018

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim Sistemleri Şube

Müdürlüğü

Tüm BirimlerYılı itibariyle güncelleme yapılacaktır. KOS 1.4

Mevcut durum yeterli görülmekle birlikte etik konusu oryantasyon eğitimleri kapsamında verilmeye devam edilecektir..

1.4.1 Yıllık

1.3.1

Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirliksağlanmalıdır.

1-İdari ve akademik personelehizmet içi eğitim, görevde yükselmeeğitimleri ve diğer çeşitli eğitimlerverilmektedir.

2-Akademik personelin yurtiçi veyurtdışı çalışmalarıdesteklenmektedir. (BAP,TUBİTAK,ERASMUS, projeleri)

3-İdari personel Erasmusprogramından yararlanmaktadır.

4-Her yıl yapılan çalışanmemnuniyeti anketi ,Öneri/İstek/Şikayet uygulaması ilepersonelin görüş ve düşüncelerialınmakta , iyileştirmeye açıkalanlarla ilgili eylem planlarıyapılmaktadır.

5-İdari personele , görevdeyükselme ve unvan değişikliğisınavı yapılmaktadır.6-Akademik ve İdari personelelojman imkanı sağlanmaktadır.

KOS 1.6

Mevcut durum yeterli görülmüştür.KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşitdavranılmalıdır.

İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerdoğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

1-Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığıncadenetim raporları gözden geçirilmekte veriskli görülenler Ön mali kontrole tabitutulmaktadır..Ayrıca denetim sonuçları İçDenetim Birimi tarafından ilgili birimleregönderilmekte ve tespit edilen hata veeksiklikler ilgili birim tarafındangiderilmektedir. 2- KYS kapsamında iç tetkikçilertarafından yapılan tetkiklerle, faaliyetlereilişkin eksiklikler tespit edilerekgiderilmesi sağlanmaktadır.3-İşlemler kullanılan otomasyon sistemleriüzerinden yürütülmekte( EBYS,HYS,TKYS,e-bütçe, Say2000i,SYBS(Staretjik Yönetim BilgiSistemi),KBYS (Kalite Bilgi YönetimSistemi) 4-İdare Faaliyet raporu5-Performans Programı6-İç Kontrol güvence beyanı

Mevcut durum yeterli görülmüştür.

KOS2

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler:İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelingörev tanımları yazılı olarak belirlenmeli,personele duyurulmalı ve idarede uygun birorganizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli,duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesisağlanmalıdır.

Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idarebirimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılıolarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Sakarya Üniversitesi’nin tüm çalışanlarının katılımı ile ilk kez 2003 yılında belirlenen misyonu paydaşlardan gelen görüşler dikkate alınarak yeniden belirlenmiş ve 2013 yılı Mayıs ayında Üniversite Senato’su tarafından onaylanmıştır. Güncellenen misyonumuz ve vizyonumuz Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmıştır.

KOS 2.1

KOS 2.2


1-İdari faaliyetlerle ilgili olarakKYS kapsamında süreçlerbelirlenerek birim proseslerihazırlanmış; yetki vesorumluluklar belirlenerekgörev tanımları yapılmıştır.2- Ayrıca Akademik ve İdarisüreçler tanımlanarak süreçlerel kitabı hazırlanmış, SüreçlerSBYS ye entegre edilmiştir.


İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bugörevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayangörev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personelebildirilmelidir.

İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve bunabağlı olarak fonksiyonel görev dağılımıbelirlenmelidir.

1-Yeni göreve başlayan yada görevideğişen personllere görevleri KaliteYönetim Sistemi kapsamında tebliğedilmektedir.

2-Stratejik Plan kapsamında SüreçYönetim Modeli benimsenerekorganizasyon şemasına uygunolarak görev ve yetkilertanımlanmıştır.

2547 sayılı Kanun ve StratejikPlan gereği ÜniversitemizTeşkilat Şemaları oluşturulmuşve görev dağılımlarıyapılmıştır.

KOS 2.3

KOS 2.4

İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temelyetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik veuygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildeolmalıdır.

2547 sayılı Yüksek ÖğretimKanunu ile Yükseköğretimle ilgiliamaç ilkeler belirlenmiş ve bütünyükseköğretim kurumlarının ve üstkuruluşlarının teşkilatlanma,işleyiş,görev, yetki vesorumlulukları ile eğitim-öğretim,araştırma, yayım, öğretimelemanları, öğrenciler ve diğerpersonel ile ilgili esasları birbütünlük içindedüzenlemiştir.Ayrıca 5018 SayılıKanun ve ikincil mevzuatlarıylaKamu Mali Yönetimi ve kontrolsürecindeki sorumlular vesorumlulukları ve raporlamasüreçleri belirlenmiştir.

KOS 2.5




KOS 2.6 Mevcut durum korunmaktadır.İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesindehassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli vepersonele duyurmalıdır.

1-KYS kapsamında hassasgörevlere ilişkin proseslerhazırlanmış ve görev tanımlarıyapılarak ilgili personellere tebliğedilmiştir. 2-Akademik ve İdari süreç akışlarıve performans göstergeleribelirlenmiş olup,SYBS üzerindenizlenmektedir. 3-Kullanılan tüm sistemlere girişkullanıcı adı ve şifresi ileyapılmaktadır. 4-Faaliyetlerin sürekliliğinisağlamak üzere, hastalık, izin,sürekli olarak görevden ayrılma gibidurumlarda, asıl görevli personelinyerine bakmak üzere nitelikli, yetkinpersonelin görevlendirilmesi içinbirirmlerde çalışan personellerarasında ikiz görevlendirmeyapılmaktadır. 5-Staretji Geliştirme DairesiBaşkanlığı tarafından hassas görevbroşürü hazırlanarak tüm personeleelektronik ortamda ve basılı olarakdağıtılmıştır.

Mevcut durum korunmaktadır.KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunuizlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

1-KYS kapsamında,birimfaaliyetlerinin değerlendirilmesiamacıyla 6 aylık periyotlarla KYSsorumlusu (Genel Sekreter)başkanlığında İdari birimyöneticileri ile koordinasyontoplantısı yapılmaktadır.2-Ebys üzerinden uygunsuzluklaruntakibi yapılmakta.

KOS3

Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumusağlamalı, performansın değerlendirilmesi vegeliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

1-Öğretim elemanlarının atanma vegörevde yükselme,akademik ünvanlarınkazanılması usulleri 2547 sayılı kanunadayanılarak çıkarılan yönetmeliklerlebelirlenmiştir.

2-İdari personelin görevde yükselmeleriyürürlükteki Atama ve Görevde YükselmeYönetmeliğine göre yapılmaktadır.

KOS 3.1

KOS 3.2



İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç vehedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelikolmalıdır.

İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin veetkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim veyeteneğe sahip olmalıdır.

1-Öğretim elemanları kadrolarınayapılacak atamaların usulleri, sözleşmeliolarak öğretim elemanı çalıştırabilmeusulleri 2547 sayılı Yükseköğretimkanunu ve ilgili yönetmelikleriyle2- İdari kadrolara yapılacak naklen veaçıktan atama usulleri 657 sayılı DevletMemurları Kanunu ile belirlendiğindenayrıca her yıl Merkezi Yönetim BütçeKanunu ile kadroların kullanımına ilişkinesaslar belirlendiğinden insan kaynaklarıyönetimi de ilgili mevzuat çerçevesindeyapılmaktadır. 3- Personel Dairesi Başkanlığınca,Üniversitemiz Senatosunun 11.04.2013tarihli kararı ile yürürlüğe giren İnsanKaynakları Yönergesi kapsamında İnsankaynağı ihtiyaç analizleri yapılmakta vebirimlerle koordineli olarak insankaynağının optimum dağılımısağlanmaktadır.

3-İdari personelin eğitim ihtiyacı ;çalışanların talepleri doğrultusunda veyürürlüğe giren SAÜ İnsan KaynaklarıYönergesi kapsamında, Personel DairesiBaşkanlığınca değerlendirilmektedir.Akademik personelise,İlgili Fak/Yüksekokul Yönetim KuruluKararı ve Rektörlük makamının oluru ileyurtiçi/yurtdışı Eğitim/Panel/Konferans/Sempozyuma katılmaktadır.

Yıl sonu

KOS 3.3 Mevcut durum yeterli görülmüştür.

KOS 3.4

KOS 3.5

Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için enuygun personel seçilmelidir.

Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme veyükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireyselperformansı göz önünde bulundurulmalıdır.

Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, buihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yılplanlanarak yürütülmeli ve gerektiğindegüncellenmelidir.

1-Gerek akademik personelalımlarında gerekse idari personelatamalarında ve görevdeyükselmelerinde 2547 ve 657 sayılıKanunların öngördüğü mevzuatlarçerçevesinde işlem yapılmaktadır.2-İnsan Kaynakları Yönergesikapsamında İdari personelinperformansı yılda bir kezdeğerlendirilmekte olup , PerformansDeğerleme Sistemi başlıklı 13.mad.fbendinde "Bireysel PerformansDeğerlendirme sonucu “beklentininçok üstünde” olan çalışanlar içingörevde yükselme ve unvandeğişikliği sınavlarında asgari şartlarısağlaması kaydıyla öncelik tanınır"ifadesine yer verilmiştir.3-Akademik personel için ise14.12.2015 tarihinde resmi gazetedeyayımlanan Akademik TeşvikÖdeneği Yönetmeliği kapsamındaişlem yapılacaktır.

İnsan kaynakları Yönergesi kapsamnda,her yıl Hizmet İçi Eğitim ŞubeMüdürlüğü tarafından personelin eğitimihtiyacı belirlenerek, personelinbilgilendirilmesi ve yetiştirilmesine yönelikeğitimler düzenlenmekte ,ihtiyaca vepersonelin taleplerine göre belirleneneğitim konuları ve takvimi PersonelDairesi Başkanlığının web sayfasındayayımlanmaktadır.2017 yılı eğitimleri deplan doğrultusunda tamamlanmıştır

1-657 Sayılı Kanun 2-2547 Saylı Kanun 3-2914 sayılı Kanun 4-696 Sayılı KHK 5-Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Ünvan Değişikliği Yönetmeliği 6-SAÜ İnsan Kanyankları Yönergesi

3.5.12018 yılı eğitim planı doğrultusunda eğitimler verilmeye devam edilecektir.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, İzleme Standartları

Grubu

Tüm Birimler, Personel Dairesi

BaşkanlığıEğitim

Mevcut durum korunmaktadır.

KOS 3.8

Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlereatanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlükhakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemlihususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personeleduyurulmalıdır.

1-Personel istihdamı, yer değiştirme,üstgörevlere atanma,eğitim, performansdeğerlendirmesi, özlük hakları gibi insankaynakları yönetimine ilişkin önemlihususlar 2547, 2914, 657 sayılı kanunlarve bu kanunlara dayanılarak çıkarılmışyönetmeliklerle belirlenmiştir.PersonelDairesi Başkanlığının web sayfasında ilgilimevzuatın güncel olarak yayımlanmasısağlanmaktadır. 2-Birimlerden gelen taleplerdoğrultusunda İnsan KaynaklarıYönergesi revize edilerek tüm İdari birimyöneticilerine Genel sekreter tarafındanbilgilendirme yapılmıştır.Ayrıca,Yönergenin son hali Personel DairesiBaşkanlığının web sayfasındayayımlanmıştır.


3.6.1

3.7.1

Sistem İzlenmektedir Yıl sonu


Başkanlığı

2017 yılı performans değerlendirmesi yapılmış olup,değerlendirme sonucuna göre İnsan Kaynakları Yönergesinin ilgili maddeleri gereğince işlem yapılacaktır.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,İzleme Standartları

Grubu

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, Kontrol Ortamı Standartları Grubu,İzleme

Standartları Grubu


Başkanlığı

Performans raporu

Yıl sonuEğitim/Ödül

KOS 3.6

KOS 3.7

Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğuyöneticisi tarafından en az yılda bir kezdeğerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personelile görüşülmelidir.

Performans değerlendirmesine göre performansıyetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeyeyönelik önlemler alınmalı, yüksek performansgösteren personel için ödüllendirme mekanizmalarıgeliştirilmelidir.

1-Akademik personelin performansı14.12.2015 tarihinde resmi gazeteyayımlanan Akademik Teşvik ÖdeneğiYönetmeliği kapsamındadeğerlendirilecektir. 2-İdari Personelin performansı ise SAÜİnsan Kaynakları Yönergesi kapsamındayılda bir kez değerlendirilerek personelDairesi Başkanlığına gönderilmekte veperformans sonuçları personel iledeğerlendirici arasında birebirgörüşülmektedir.

1-Akademik personelin performansı14.12.2015 tarihinde resmi gazeteyayımlanan Akademik TeşvikÖdeneği Yönetmeliği kapsamındadeğerlendirilecektir. 2-İdari personel de ; Performansıyetersiz bulunan personel için İnsankaynakları Yönergesi PerformansDeğerlendirme Sistemi başlıklı13.mad.2/e bendine göre , yüksekperformans gösteren personel içinise13.mad.2/f bendine göre işlemyapılacaktır.

KOS4

Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrininsınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarakbildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riskidikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

Mevcut durum yeterli görülmüştür.KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileribelirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

1-Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara ilişkin Yönetmelik gereğince Akademik ve İdari birimlerimiz tarafından hazırlanan Standartlar tablosunda İmza ve Onay mercileri belirlenerek birimlerin web sayfalarında yayınlanmış olup,değişiklik halinde gerekli güncellemeler yapılmaktadır. 2- SAÜ Yetki devri ve İmza yetkileri Yönergesi

KOS 4.2

KOS 4.3

KOS 4.4

KOS 4.5Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkinolarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli,yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi,deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenenesaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarınıgösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli veilgililere bildirilmelidir.

Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumluolmalıdır.

Yürürlüğe giren Yetki Devri veİmza Yetkileri Yönergesindebelirlenen esaslara göre işlemyapılmaktadır.


Üniversitemiz Yetki Devri ve İmzaYetkileri Yönergesi Senato onayıylayürürlüğe girmiş olup uygulamalaryönerge dahilinde yapılmaktadır.Ayrıca mali konularla ilgili yetkidevri yasal mevzuata uygun şekildeyazılı olarak yapılmaktadır.









Tarihi Açıklama

RDS5

Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini,amaç, hedef ve göstergelerini ve bunlarıgerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynaklarıiçeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı,faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunusağlamalıdır.

2-RİSK DEĞERLENDİRME

RDS 5.1

RDS 5.2

RDS 5.3

İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejikamaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak,performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmekamacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik planhazırlamalıdır.

İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleriile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef vegöstergelerini içeren performans programıhazırlamalıdır.

İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performansprogramlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

2014-2018 Stratejik Planı

2018 Bütçe Performans ProgramıBütçe Hazırlama Sürecine paralelolarak güncellenmiş ve ilgilikurumlara gönderilmiştir.AyrıcaStrateji Geliştirme DairesiBaşkanlığı web sayfasındayayımlanmıştır.

2017 Yılı Bütçe PerformansProgramı 2014-2018 yılı StratejikPlanına uygun olarak hazırlanmışolup, Bütçe Tasarısı ile beraberTBMM'ye gönderilmiştir.

2019-2022 Stratejik Planı

Performans Programı

Yılı Bütçesi

2019-2022 Stratejik Plan taslağının hazırlanması.(Mevcut Rektör görevden ayrıldığından yeni atanacak Rektörün görüşleri doğrultusunda taslak çalışmanın hazırlanması)

2019 yılı Bütçesini hazırlanması

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,Risk Değerlendirme

Standartları Grubu



Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim

Sistemleri Şube Müdürlüğü,

Stratejik Plan İcra Kurulu Üyeleri

Tüm Birimler

Tüm Harcama Birimleri

Yıllık

Yıllık 2018 yılı bütçesi Stratejik Plana ve Performans Programına uygun olarak hazırlanacaktır.

5.3.1

5.1.1

5.2.1


RDS 5.6

RDS 5.4

RDS 5.5

İdarenin ve birimlerin hedefleri, spesifik, ölçülebilir,ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik planve performans programıyla belirlenen amaç vehedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idareninhedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli vepersoneline duyurmalıdır.

Stratejik Plandaki amaç ve hedefler ilekurumun performans hedefleri altında herbirimin kendi faaliyet planları vardır veSonuçlar SYBS üzerinden takipedilmektedir. Ayrıca ISO Kalite YönetimSistemi çerçevesinde her birimin kendineait yıllık hedefleri mevcuttur.Bu hedeflerbirim çalışanları ile birlikte tespitedilmektedir.

Üniversitemizde bu amaçla;1-Yılda iki defa yapılan YönetimGözden Geçirme toplantıları, her ayyapılan Koordinasyon toplantısı,15günde bir düzenlenen Başkanlartoplantısı,İdari birimlerin ayda en azbir kez personelleri ile yaptıklarıgündemli toplantılar,Senatotoplantıları,Yönetim Kurulutoplantıları, Bölüm Kurulutoplantıları,Eğitimle ilgilitoplantılar,Akademik Değerlendirmeve Kalite Geliştirmetoplantıları,SAÜDEK Kurultoplantıları,Stratejik Plan yönetimiyleilgili Stratejik Plan İcra Kurulutoplantıları,Stratejik Plan Birim KaliteElçileri toplantıları,Süreç Yönetimtoplantıları,Performans SonuçlarıDeğerlendirme toplantıları,SüreçGözden Geçirme toplantıları, Eğitim-öğretim Güncellemetoplantıları,Akademik Bilgilendirmetoplantıları,Kalite Değerlendirmetoplantıları yapılmaktadır.2-Birimler tarafından, hedefgerçekleşmeleri SYBS (StratejikYönetim Bilgi Sistemi) üzerindentakip edilmektedir.

Kurum Performans Hedefleri içinbelirlenen "Performans Göstergeleri" buamaca yönelik olarak belirlenmiştir.SYBSüzerinden izlenmektedir.Stratejiler,hedefler ve bunlara ilişkin performansgöstergeleri gerekli görüldüğü takdirderevize edilmektedir.



RDS6

Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi:İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç vehedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç vedış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacakönlemleri belirlemelidir.

RDS 6.2Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemeletkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Riskler Stratejik Yönetim BilgiSistemine entegre edilmiştir. 6.2.1 Risklerin sistem üzerinden

takibinin sağlanması.

Risk Yönetim Kurulu veStratejik Planlama ve Kalite

Yönetim Sistemleri Şube Müd.Tüm birimler

SAÜ Kurumsal Risk Yönetim

Planı01.12.2018

RDS 6.3Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerekeylem planları oluşturulmalıdır. 6.3.1

Akademik ve İdari birimler tarafından risklerin güncellenmesinden sonra risk eylem planlarının oluşturulması.


Yönetim Sistemleri Şube Müd.Tüm birimler Risk Eylem

Planı 01.12.2018

RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç vehedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

2012 yılında Kurumsal RiskYönetimi Yönergesi kapsamındatüm birimler, Kurumsal RiskYönetimi Tanımlama ve Puanlamatablosu üzerinden risklerinibelirleyerek Risk Yönetim Kurulunasunmuşlardır.


Yönetim Sistemleri Şube Müd.6.1.1 Risklerin güncellenmesi Tüm birimler 2018 Haziran




Tarihi Açıklama

KFS7

Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve risklerikarşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerinibelirlemeli ve uygulamalıdır.

Akademik ve İdari süreçlertanımlanmış ve SYBS üzerindentakip edilebilmektedir.

İç denetçiler tarafından periyodikdenetimler yapılmakta ayrıcayapılan harcamalar yılı içindeSayıştay denetçileri tarafındanincelenmektedir.

İdari birimlerde uygulanmakta olanKalite Yönetim Sistemi kapsamındaTSE tarafından değerlendirmeleryapılmakta ayrıca Kalite YönetimBilgi Sistemi üzerinden faaliyetlerizlenmektedir.

Ön Mali kontrol faaliyetikapsamında ön mali kontrole tabi işve işlemlerin kontrolü yapılmaktadır

EBYS üzerinden uygunsuzluklarınkontrolleri yapılmaktadır.



KFS 7.1

KFS 7.2

Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol stratejive yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örneklemeyoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama,koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme,gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli veuygulanmalıdır.

Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol,süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri dekapsamalıdır.

İç denetçiler tarafından yapılan birim denetimleri ve iç tetkikçiler tarafından Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yapılan tetkikler ile faaliyetlere ilişkin eksikler tespit edilerek giderilmektedir. Ayrıca SAÜ Süreçler Kurulu ve Risk Yönetim Kurulu tarafından süreçlere ilişkin riskler Risk Değerlendirme Standardı 6.3 maddesi kapsamında değerlendirilmektedir.

3- KONTROL FAALİYETLERİ

Muhasebe kayıtları Say 2000i programı,HYS ve E-bütçe sistemi üzerinden takipedilip raporlanmaktadır.

Taşınır Mal işlemleri,Maliye Bakanlığıncakurukan KBS sistemi içerisinde yer alanTKYS ile yapılmaktadır.

Otomasyon kullanıcılarına yetkileri yazılıolarak bildirilmektedir. Yetkilendirilenkişilerin IP ve kullanıcı adı ile sistemeerişim yetkisi tanımlanmaktadır.

Sunucuların güvenlikli bölgede (DMZ)tutularak yetkisiz kişilerin erişimiengellenmektedir.

SABİS ve SYBS sistemine girecekkullanıcılar, kullanıcı adı ve şifredoğrulaması yapılarak sistemegirmektedir.

Mezun öğrenci, emekli, istifa, vb. ayrılanpersonel resmi yazıyla Bilgi İşlem DairesiBaşkanlığına bildirilmekte kullanıcı yetkisideğiştirilerek,SABİS ve SYBS altındasınırlı hizmet verilmektedir.

Varlıkların güvenliğini sağlamakmaksadıyla devriye sistemiuygulanmaktadır. Bilgisayar programı veakıllı kalem tur kontrol sistemi ile devriyekontrolü denetlenmektedir.

Kampüs alanı, binaların içinde ve dışındabulunan 75 kamera ile 24 saat izlenmekteve görüntüler arşivlenmektedir.

Sivil Savunma Uzmanlığı olarak yangınsöndürme cihazları ile araç ve gereçlerinaltı aylık periyotlarla bakımı, kontrolü veonarımı sağlanmaktadır. AyrıcaÜniversitemizde İş Sağlığı ve GüvenliğiKoordinatörlüğü kurularak birimlerde İSGuzmanları görevlendirilmiş ve personellereİSG eğitimleri verilmiştir.

Mevcut durum korunmaktadır.KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenenfaydayı aşmamalıdır.

Kontrol faaliyetleri için kullanılanprogramların yazılımları ( SABİSveSYBS) Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı veBilgisayar ve Bilişim Bilimleri Fakültesiişbirliği ile gerçekleştirildiğinden maliyetiçermemektedir.

KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünüve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Mevcut durum yeterli görülmüştür.

KFS8

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılıprosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemelerihazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişiminesunmalıdır.

KFS 8.3Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı,mevzuata uygun ve ilgili personel tarafındananlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

SABİS (Web Tabanlı E-postaServisi, Personel- Öğrenci-Akademik Bilgi Sistemi Servisi,Web Tabanlı Form Gönderim -Anket Servisi), SYBS( StratejikYönetim Bilgi Sistemi),KYBS (Kalite Yönetim Bilgi Sistemi)gerekse birimlerimizin websayfalarında prosedürler ve ilgilidökümanlar kapsamlı bir şekildetüm personelin erişiminesunulmuştur.


KFS9

Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlükve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile malikarar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması,kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personelarasında paylaştırılmalıdır.

KFS 9.2

Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığıilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerinyöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemlerialmalıdır.

Personel sayısının yetersizliğinedeniyle görevler ayrılığı ilkesinintam olarak uygulanamayacağınailişkin risk bulunmamaktadır.





KFS 8.1

KFS 8.2

KFS 9.1

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerihakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya malikarar ve işlemin; başlaması, uygulanması vesonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilereverilmelidir.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındafaaliyetler ve mali karar ve işlemler ileilgili yazılı prosedür ve proseslerbulunmaktadır. Ayrıca KYBS üzerindenizlenmektedir. Ayrıca, akademik ve idaribirimlerde EFQM Mükemmelik modelikriterleri uygulanmaktadır. SüreçYönetimi El Kitabı kapsamında Akademikve İdari Süreçlerde tanımlanmış veuygulamaya geçilmiştir. Grekligörüldüğünde revize edilmektedir.

Süreç Yönetimi El Kitabında Akademikve idari süreçlerin iş akışı tanımlanmıştır.Ayrıca Kalite Yönetim Sistemikapsamında da prosedürler belirlenmiştir.

Kuvvetler ayrılığı prensibine bağlıkalınarak standartta belirtilen faaliyetlerfarklı kişiler tarafından yerinegetirilmektedir.

KFS10Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerinprosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontroletmelidir.

İç denetçiler tarafından hazırlanandenetim programı vasıtasıylaperiyodik denetimler yapılmaktadır.

EBYS sisteminde İş akışsüreçlerinde yer alan personeleparaf açılmaktadır.

ISO kapsamında iç tetkikçilertarafından tetkik yapılmaktadır.

KFS 10.2Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli veonaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi içingerekli talimatları vermelidir.

ISO Kalite Yönetim Sistemikapsamında tespit edilen hata veuygunsuzluklar uygunsuzluk tespitformu ile kayıt altına alınarakkişilere bildirim sağlanmakta vesonucunda KYBS üzerinden ilgilibirimlerce düzeltici ve önleyicifaaliyetler yapılmaktadır. Ayrıca,Elektronik Belge Yönetim Sistemiüzerinden de hatalı işlemler birimlerbazında raporlanmakta ve düzeltici/önleyici faaliyet başlatılmaktadır.


KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekildeuygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Mevcut durum yeterli görülmüştür.

KFS11Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerinsürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemlerialmalıdır.

KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personelgörevlendirilmelidir.

İzin dönemlerinde yöneticilerbazında mevzuatlar çerçevesindeusulüne uygun olarak yazılı birşekilde vekalet bırakılmakta olup ,ayrıca EBYS (Elektronik BelgeYönetim Sistemi) üzerinden devekalet girişi yapılmaktadır..İdaripersonelin vekil olarakgörevlendirilmesi ise İkizgörevlenirme formu ile olmaktadır.


KFS 11.3

Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinindurumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir raporhazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personelevermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Yetki Devri ve İmza YetkileriYönergesi kapsamında ,faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaküzere ikiz görevlendirme esaslarıbelirlenmiş olup, bu amaçla görevidevreden ve devralan personeltarafından doldurulmak ve raporedilmek üzere İkiz görevlendirmeformu oluşturulmuş ve tümbirimlerde uygulamayakonulmuştur.


KFS 11.1

Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarakgörevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş,yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstüdurumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyennedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaküzere, hastalık, izin, sürekli olarakgörevden ayrılma gibi durumlarda,asıl görevli personelin yerinebakmak üzere nitelikli, yetkinpersonelin görevlendirilmesi içinYetki Devri ve İmza YetkileriYönergesi kapsamında çeşitlihükümler başlığı altında İkizGörevlendirme esasları belirlenmişve tüm birimlerde uygulamayakonulmuştur .Buna göre tümbirimlerde , çalışan personellerarasında ikiz görevlendirmeyapılmaktadır.


KFS12Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgisistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamakiçin gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

Üniversitemizde SABİS ( SakaryaÜniversitesi Bilgi Sistemi) , SYBS (Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi) ve EBYS( Elektronik Belge Yönetim Sistemi).KYBS ( Kalite Yönetim Bilgi Sistemi)otomasyon Programları kullanılmaktaolup, her personel kendi kullanıcı adı veşifresi ile erişim sağlamkatadır.

Sakarya Üniversitesi bilişim politikalarıhazırlanmış ve senetodan geçirilmiştir.(31.01.2008 tarih ve 297 sayılı 4 nolusenato kararı).

Üniversitemizden dışarıya çıkışlarda IP-MAC eşleştirmesi yapılarak internetçıkışları verilmektedir. Dışarıdan gelenkullanıcıların kayıtları 3 ay süre iletutulmaktadır.

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini vegüvenliğini sağlamak üzere güvenlikduvarları ve antivirüs programları satınalınmaktadır.

YÖK tarafından karma eğitimmodelinde (yarı internet-yarı örgüneğitim) pilot Üniversite seçilmişbulunmaktayız.

Adapazarı Meslek Yüksekokulubünyesinde internet destekli eğitimyapılmaktadır.

*ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi*10002 Müşteri memnuniyeti*OHSAS 18001 İş sağlığı ve GüvenliğiYönetim Sistemi *EFQMMükemmellik Modeli

Uzaktan Eğitim Merkezi tarafından dersiçerikleri otomasyon sistemi üzerindenhazırlanmaktadır.

Mevcut durum yeterli görülmüştür.KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacakkontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

KFS 12.2

Mevcut durum yeterli görülmüştür.KFS 12.3

Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusundayetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi,tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalaroluşturulmalıdır.

İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalargeliştirmelidir.

Birimler, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ileiş birliği içerisinde veri bilgi girişi vebunlara erişim konusunda yetkilendirmeişlemlerini hata ve usulsüzlükleriönleyecek şekilde yapmaktadırlar.





Tarihi Açıklama

BİS13

Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarınınperformansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerininsağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumundaetkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygunbir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

BİS 13.1İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimikapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemiolmalıdır.

*SAÜ web sayfası *EBYS(Elektronik Belge Yönetim sitemi) *SABİS *Ayrıca kurum içi ve dışı İletişim hizmetleri İletişim Koordinatörlüğü tarfından aşağıdaki iletişim araçları üzerinden sağlanmaktadır; 1-Üniversite haber portalı, 2-Sosyal medya araçları(Faacebook-Twıtter), 3-Üniversite haber sayfasındaki haber-duyurular, 4-Üniversite Kongre Merkezi etkinlik takvimi, 5-Kurum içi e-posta hizmeti, 6-Üniversite tanıtım günleri


BİS 13.2Yöneticiler ve personel, görevlerini yerinegetirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiyezamanında ulaşabilmelidir.

SABİS, SYBS, EBYS,KYBS otomasyonsistemleri ile birimlerde farklı faaliyetlereilişkin kullanılmakta olan otomasyonlar (e-bütçe uygulaması, SAY 2000i muhasebemodülü, Taşınır Mal Programı, Personelmaaş programı, Bütçe performansprogramı v.s.) ve KYS dokümanları,YÖDEK, Arşivler, Birim-Bölüm internetsayfaları, Kurum faaliyet raporları ileilgililerin bilgiye erişimi sağlanmaktadır.


BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilirolmalıdır.

*Birim ve İdare Faaliyet Raporları*İç Kontrol Güvence beyanı*Kesin hesap*Üniversitemizde bilgilerin doğru,güvenilir,tam kullanışlı ve anlaşılabilirolması bakımından Muhasebe kayıtları Say2000i programı, HYS ve E-bütçe sistemiüzerinden takip edilipraporlanmakta,Taşınır Malişlemleri,Maliye Bakanlığınca kurukanKBS sistemi içerisinde yer alan TKYS ileyapılmaktadır.Ayrıca SYBS (StratejikYönetim Bilgi Sistemi ) üzerindenİdarenin faaliyet alanlarına ilişkin verilereulaşılabilmektedir.

13.3.1 2018 yılı itibari ile tüm birimlerde MYS kullanılmaya başlanacaktır.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Tüm birimler

4-BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

BİS 13.4Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı vebütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkindiğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

Bu konuda E-bütçe uygulaması ve SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi)üzerinden ; gerek performans programı,gerekse bütçe uygulaması ve kaynakkullanımına ilişkin bilgilereerişilebilmektedir.


BİS 13.5Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğugerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analizyapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

Üniversitemizde SABİS (SakaryaÜniversitesi Bilgi Sistemi) ,SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi) veEBYS (Elektronik belge yönetimsistemi) kullanılmakta olup,kullanıcılar kendi kullanıcı adı veşifreleri ile sisteme girerek gereklibilgi , belge ve raporalaraulaşmaktadır. Ayrıca, SYBS (StratejikYönetim Bilgi Sistemi) kullanımkılavuzu SYBS sayfasındayayımlanmıştır. KYBS (KaliteYönetim Bilgi Sistemi) otomasyonuhazırlanarak yürürlüğe girmiş veStratejik Planlama ve Kalite YönetimSistemleri Şube Müdürlüğü tarafındankullanıma yönelik personellere eğitimverilmiştir.


BİS 13.6Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçlarıçerçevesinde beklentilerini, görev ve sorumluluklarıkapsamında personele bildirmelidir.

*Birim yöneticilerinin personelleriyledüzenli olarak yaptığı gündemlitoplantılar. *Kalite Yönetimsistemi kapsamında görev yetki vesorumluluklar tanımlanarak personelleretebliğ edilmektedir.


BİS 13.7İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi; personelindeğerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerinisağlamalıdır.

Üst Yöneticinin de katılımıyla her yılİdari personel ile İdari personeltoplantısı , Akademik personel ile deAkademik Kurul Toplantısıyapılmakta. Ayrıca, KYS kapsamında6 ayda bir ,yapılan çalışmalarıdeğerlendirmek amacıyla İdari birimyöneticileriyle Yönetimin GözdenGeçirme toplantısı ve her aydaKoordinasyon Toplantısıyapılmaktadır. Bunun yanında,Üniversitemiz web sayfasındaöneri/istek/şikayet taleplerininiletilebileceği sistem mevcuttur.


BİS14Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ilesonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusundaraporlanmalıdır.

BİS 14.1İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri,varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarınıkamuoyuna açıklamalıdır.

Üniversitemiz 2014-2018 StratejikPlanı Sttatejik Planlama ve KaliteYönetim Sistemleri Şubemüdürlüğünün sayfasındayayınlanmıştır.2018 yılı BütçePerformans Programı tasarısıhazırlanmıştır.

14.1.12018 yılı Bütçe Performans Programı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı web sayfasında yayınlanacaktır.

Starteji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Duyuru Ocak 2018

BİS 14.2İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları,ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ilefaaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

Üniversitemiz bütçesi ilk altı aylıkuygulama sonuçları ve ikinci altıaya ilişkin beklentiler ve hedefler ilefaaliyetler her yıl temmuz ayındaweb sayfasında yayınlanmaksuretiyle kamuoyunaduyurulmaktadır.2017 yılı Bütçesiile Mali Durum ve Beklentilerraporu Strateji Geliştirme DairesiBaşkanlığı web sayfasındayayımlanmıştır.

14.2.1

2018 yılı Bütçesi ile Mali Durum ve Beklentiler raporunun Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı web sayfasında yayımlanması.

Starteji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Tüm Birimler Duyuru Temmuz 2018

BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyetraporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

Üniversitemiz faaliyet sonuçları vedeğerlendirmelerine ilişkin birim veidare faaliyet raporu hazırlanarakher yıl mayıs ayında web sayfasıüzerinden kamuoyunaduyurulmaktadır.

14.3.1 2017 sonuç ve değerlendirmelerinin raporlanması ve web de yayımlanması

Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim Sistemleri Şube

MüdürlüğüTüm Birimler Duyuru Mayıs 2018

BİS 14.4

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay vedikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birimve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgilihazırlanması gereken raporlar hakkındabilgilendirilmelidir.

İdari süreçlerde, KYS kapsamındapersonelin görev ve faaliyetleribelirlenmiş olup , ayrıca Akademikve İdari Süreçler Süreç el kitabıhazırlanmıştır. Süreç tanımlamalarıve değer girişleri SYBS (StartejikYönetim Bilgi Sistemi) üzerindenyapılmaktadır.SYBS'nin kullanımıile ilgili personele eğitim verilmiştir.


BİS15

Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve gidenher türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği,sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel birsisteme sahip olmalıdır.

BİS 15.1Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakilerdahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyikapsamalıdır.

Kayıt ve dosyalama işlemleri EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemiüzerinden yapılmaktadır.


BİS 15.2Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı,yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir veizlenebilir olmalıdır.

Tüm birimlerin (akademik-idari)standart uygulamalar yapmasıamacıyla hazırlanan SAÜ Kayıt veDosyalama Yönergesi kapsamındaişlem yapılmakta olup ,ilgili yönergetüm birimlere yazı ile duyurulmuş ve HukukMüşavirliğinin web sayfasındayayımlanmıştır.Ayrıca EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi )üzerinden de kayıtlar tutulmakta vetüm personelin erişiminesunulmaktadır.


BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verileringüvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

Üniversitemiz bünyesinde kullanılanotomasyon sistemlerinde , kişiselşifreler ve kullanıcı hesaplarıkullanılmaktadır.


BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlarauygun olmalıdır.

Tüm birimlerde kayıt ve dosyalamaişlemleri , Devlet Arşiv HizmetleriHakkında Yönetmelik ile DevletArşivleri Genel MüdürlüğününStandart Dosya Planı uygulamasınagöre ve SAÜ Kayıt ve DosyalamaYönergesine göreyapılmaktadır.Ayrıca EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi)üzerinden de evrak takibiyapılabilmektedir.


BİS 15.5Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli,standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşivsistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

Gelen ve giden evrak kayıtlarıEBYS (Elektronik Belge YönetimSistemi ) üzerinden yapılmakta oluphem sistem üzerinde hemde ArşivYönetmeliğine uygun olarakarşivlenmektedir.


BİS 15.6

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması,korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmişstandartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemioluşturulmalıdır.

*Devlet Arşiv Hizmetleri HakkındaYönetmelik, *EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi),*SYBS (Stratejik Yönetim BilgiSistemi, *Birim ve kurumun fiziki arşivleri


BİS16

16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarınbildirilmesi:İdareler, hata, usulsüzlük veyolsuzlukların belirlenen bir düzen içindebildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleribelirlenmeli ve duyurulmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarınbildirilmesi için , SAÜ Hata,Usulsüzlük ve Yolsuzluk BildirimYönergesi yürürlüğe girmiş olupbuna göre işlemyapılmaktadır.Ayrıca, yasalmevzuatlar ve KYS kapsamındakiMüşteri Memnuniyeti Prosedürü ileÜniversitemiz web sayfasıüzerinden Öneri/İstek/Şikayet leralınarak ilgili birimlereyönlendirilmektedir.


BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarhakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.

Üniversitemizde bildirilen hata veusulsüzlükler ; Hata, Usülsüzlük veYolsuzluk Bildirim Yönergesikapsamında değerlendirilmektedir.


BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelehaksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

Hata, Usülsüzlük ve YolsuzlukBildirim Yönergesi gerekligüvenceyi sağlamaktadır.




İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Çıktı/ Sonuç Açıklama

İFS.17İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler içkontrol sistemini yılda en az bir kezdeğerlendirmelidir.

İyileştirme Eylem Planları Şubat 2018

İFS 17.2

5- İZLEME STANDARTLARI

17.1.1

İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin 20178yılı özdeğerlendirme anketi uygulanacaktır.

Anket Yıllık

1-2016 yılı Kamu İç KontrolStandartları Eylem Planıdeğerlendirme raporuhazırlanak Üst yöneticiyesunulmuştur. 2-İç Kontrol Sistemini ölçmekve değerlendirmek amaçlı tümbirimlere İç KontrolÖzdeğerlendirme anketiuygulanarak anket analizleritamamlanmıştır.

17.2.1

Üst Yönetici Raporu Şubat 2019

1-2018 yılı Kamu İç Kontrol Standartları Eylem Planı değerlendirme raporu hazırlanak Üst yöneticiye sunulacaktır. 2- İç Kontrol Sistemi Özdeğerlendirme anketi analizlerine göre tüm birimlerden iyileştirmeye açık alanları ile ilgili Eylem planları istenecektir.

İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel birdeğerlendirme yapma veya bu iki yöntembirlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayankontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesive gerekli önlemlerin alınması konusunda süreçve yöntem belirlenmelidir.

Tüm birimler

Tüm birimler

Tüm birimlere 2017 yılı İç Kontrol Sistemi Özdeğerlendirme anketi uygulanmıştır.

İFS 17.1Starateji Geliştirme Dairesi

Başkanlığı

Starateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, İzleme Standartları

Çalışma Grubu

İFS 17.5

İFS 17.4 Mevcut durum yeterli görülmüştür.


Çalışma GrubuTüm birimler

Akademik ve İdari birimyöneticileriyle yapılantoplantılarla, iç kontrolündeğerlendirilmesine ilişkingörüş ve talepler alınmaktadır.İç Kontrol Özdeğerlendirmeanketi yapılarak sistemdeğerlendirilmekte .Sayıştayraporları ve İç denetim raporlarıilgili birimler ve StratejiGeliştirme Dairesi Başkanlığıtarafından değerlendirilmektedir.

Tüm birimler

2017 yılı özdeğerlendirme anket çalışması sonucunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanlarla ilgili olarak, tüm birimlerden iyileştirme eylem planları istenecektir.

Özdeğerlendirme çalışmasına devam edilecektir.

17.5.1

İç kontrolün değerlendirilmesine idareninbirimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

Tüm birimlere , 2017 yılı İçKontrol SistemiÖzdeğerlendirme anketiyapılarak çalışanların sistemhakkındaki görüşleri alınmıştır.

17.3.1

İç kontrol sisteminindeğerlendirilmesi yapılırken,risk analizi de yapılarak eylemplanında öngörülmesinerağmen gerçekleştirilemeyenfaaliyetler gözden geçirilerekbunlarla ilgili düzeltici-önleyicieylem planları yapılmaktadır.

Anket Kasım 2018İFS 17.3

İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticileringörüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep veşikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucundadüzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

İç kontrolün değerlendirilmesi sonucundaalınması gereken önlemler belirlenmeli ve bireylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

Şubat 2017


Çalışma Grubu

İyileştirme Eylem planları

İFS18İç denetim:İdareler fonksiyonel olarakbağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

Denetim Raporları


İç Denetim KoordinatörlüğüStrateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Tüm Birimler

İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekligörülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı,uygulanmalı ve izlenmelidir.

İç Denetim Mevzuatına ve SakaryaÜniversitesi İç Denetim BirimiYönergesi'ne istinaden, Üst yöneticioluruyla İç Denetim BirimiKoordinatörlüğünce hazırlanandenetim programı kapsamındabirimlerin faaliyetleri incelenmekte,düzenlenen raporlar ve eksikgörülen konularla ilgili, ilgilibirimler tarafından eylem planlarıhazırlanmaktakta ve sonuçlar İçDenetim Birimi Koordinatörlüğünceizlenmektedir.

Birimlere uygulanan İç Kontrol Sistemi özdeğerlendirme anketi sonuçlarına göre, birimlerden iyileştirmeye açık alanlarla ilgili olarak istenecek eylem planlarının gerçekleşme sonuçlarının , İç denetim programı kapsamına alınmasının sağlanması

18.1.1

İç denetim faaliyeti, İç DenetimMevzuatına ve SakaryaÜniversitesi İç Denetim BirimiYönergesi 'ne uygun bir şekildehazırlanan plan ve programlarçerçevesinde düzenli olarakyürütülmektedir.

İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulutarafından belirlenen standartlara uygun bir şekildeyürütülmelidir.

Eylül 2018İFS 18.1

İFS 18.2

İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2017 YILI...

Documents

Transcript of İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2017 YILI...