ДОКЛАДРезультаты анализа отечественных систем электронного документооборота по запросу РЖД

2

Единая автоматизированная система документооборота ОАО «РЖД»

• Количество пользователей – более 120 000• Все подразделения холдинга:

• аппарат управления;• филиалы;• структурные подразделения;• дочерние и зависимые общества.

• Количество документов – более 250 миллионов• Пиковые значения (в день):

• Входящие – около 60 000;• Поручения – около 100 000;• Исходящие – более 25 000.

• Дополнительные процессы:• Работа с договорами;• Работа с доверенностями;• Специфические отраслевые процессы.

1. Предварительный анализ систем из Реестра

2. Анализ зрелости продуктов

3. Анализ надежности вендоров

4. Функциональное сравнение систем

5. Сравнение функциональных возможностей ЕАСД РЖД и рассматриваемых СЭД

6. Демонстрации функциональных прототипов систем отобранных СЭД

7. Проведение нагрузочных испытаний

8. Выбор отечественного решения

9. Формирование списка (первоочередных) доработок выбранного отечественного решения

10. Подготовка и согласование лицензионного контракта

3

Методика

4

СЭД. Предварительный анализ систем из Реестра

При отборе учитывались возможности, предъявляемые к современным СЭД:

• Поддержка традиционного российского делопроизводства

• Возможность развертывания электронного архива

• Поддержка средств автоматизации процессов обработки

документов

• Наличие средств групповой работы с документами и

поддержка современных методик управления

• Поддержка большого числа пользователей и объема документооборота

• Наличие инструментария для создания специализированных приложений обработки документов

При выборе учитывалось наличие функций системы,соответствующим реализованным в ОАО «РЖД» бизнес -

процессам документооборота и масштабу компании

В Реестре 16 СЭД:

Docsvision

ДелоТЕЗИС1С: ДокументооборотЛогика СЭД. СПОDIRECTUM

ЭТЛАСМОТИВCompanyMediaПрактикаCiteck EcoS

LanDocsOPTIMA-WorkFlowTessaIRM business DocСпутник (Sputnik)

5

СЭД. Анализ зрелости продуктов

При выборе СЭД с учетом зрелости продукта учитывались следующие критерии:• Срок жизни продукта;• Степень его продуктизации, наличие технологий выпуска версий и наличие

практики переходов с импортных продуктов;• Регулярность выпуска версий;• Наличие доступной документации;• Наличие опубликованных планов развития продукта; • Наличие демоверсии для тестирования;• Наличие партнерской практики, ее качество и количество партнеров;• Зрелось экосистемы продукта, наличие решений партнеров и качество их

проектной практики;• Общее количество внедрений системы по различным сегментам;• Наличие опыта внедрения продукта в отраслях близких к отрасли

ОАО «РЖД», и организаций со схожими процессами;• Качество информации о продукте, доступной в публичном доступе,

информативность продуктового сайта.

Было заполнено 60 параметров каждой из 8 компаний

Участвовало 8 СЭД:

DocsvisionДело1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаLanDocsСпутник (Sputnik)

СЭД. Анализ надежности вендоров

Общая информация 14Состояние компании 9Состояние продукта 14Канал продаж 8Техническая поддержка 22Стратегия развития продукта 10Технологическая независимость 20

При выборе СЭД учитывались следующие характеристики компаний вендоров:

• Опыт пребывания на рынке;

• Наличие доступной информации о компании и качество материалов;

• Участие в отраслевых рейтингах и позиции в них;

• Наличие и количество положительных отзывов о компании;

• Наличие в составе компании экспертов, имеющих публикации в

специализированных изданиях и сайтах;

• Наличие собственной проектной практики;

• Наличие и качество технической поддержки;

• Образовательные программы и программы сертификации специалистов

в разработке и сопровождении системы

Было заполнено 97 параметров каждой из 8 компаний:

6

Участвовало 8 СЭД:

Docsvision

Дело

1С: Документооборот

DIRECTUM

CompanyMedia

Практика

LanDocs

Спутник (Sputnik)

7

СЭД. Функциональное сравнение систем

Было выделено 746 функций и 78 требований, таких как поиск, средства построения отчетов, возможность настройки форм документов и групповых представлений, управление ролями пользователей и пр.

Данные функции были сгруппированы по следующим классам:

• Функции электронного архива – 106 функций.

• Функции управления процессами – 80 функций.

• Функции коллективной работы – 137 функций.

• Функции делопроизводства – 98 функций

• Функции создания решений – 74 функции.

• Требования к архитектуре – 78 требований:

• Функции общих компонент – 251 функция.

Каждая функция оценивалась от 1 до 3 балов в зависимости от степени готовности СЭД представителями вендора.

Было заполнено 746 функций и 78 требований каждой из 8 компаний

Участвовало 8 СЭД:

DocsvisionДело1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаLanDocsСпутник (Sputnik)

8

СЭД. Функциональное сравнение систем

Было заполнено 746 функций и 78 требований каждой из 8 компаний

0,600,650,700,750,800,850,900,951,00

Функции электронного архива

Функции управления процессами

Функции коллективной работы

Функции делопроизводства

Функции создания решений

Архитектура

9

СЭД. Сравнение функциональных возможностей ЕАСД РЖД и рассматриваемых СЭД

Основываясь на детальном анализе функциональности платформ систем электронного документооборота, квалификации и надежности компании, опыта внедрения у крупных заказчиков, а также применимости конкретной функциональности для нужд ОАО «РЖД», сформирован

«короткий список» СЭД.

Всем 8 участникам направили функциональные требования к текущему ЕАСД РЖД. Требования были разделены на 33 раздела.

Из 8 СЭД систем к проведению демонстрации допущены 6 компаний

Участвовало 8 СЭД:

DocsvisionДело1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаLanDocsСпутник (Sputnik)

10

СЭД. Демонстрации функциональных прототипов систем отобранных СЭД

Для определения степени соответствия функциональности текущей СЭД системы подготовлен сценарий демонстрации коробочных версий СЭД с 710 функциями.

Критерии оценки:0 – функция не реализована;1 – функция частично реализована;2 – функция реализована.

Оценку проводила комиссия из сотрудников:Административно-организационного аппарата ОАО "РЖД" (ЦА)Главного вычислительного центра – филиал ОАО "РЖД" (ГВЦ)Департамента информатизации ОАО "РЖД" (ЦКИ)

1420

710 834 920768

575 649

Было отсмотрено 710 функций по 6 СЭДам

Участвовало 6 СЭД:

Docsvision1С: ДокументооборотDIRECTUMCompanyMediaПрактикаСпутник (Sputnik)

Функцио-нальныетребования

СЭД. Проведение нагрузочных испытаний

Нагрузочное тестирование проводится на мощностях РЖД. Тестирование будет проводиться в период с 23.11.2018 по 21.03.2019

Участвуют 4 СЭД:

Docsvision1С: ДокументооборотПрактикаСпутник (Sputnik)

11

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!