Система электронного документооборота (СЭД)

DocsVision

Понятие СЭДЗарубежные термины по системам автоматизации:

ERP (Enterprise Resource Planning) – система, реализующая стратегию интеграции производства и операций, управление трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами путем оптимизации всех ресурсов на основе определенной моделиECM (Enterprise Content Management) – система управления информационными ресурсами предприятия или корпоративной информациейBPM (Business Process Management) – система, реализующая концепцию процессного управления организацией за счет моделирования бизнес-процессов, автоматизации их исполнения

Понятие СЭД

Но нам нужно нечто одно, что выполнит все эти функции, при этом не будет сложным

Нам нужен СЭД

Понятие СЭД

СЭД – обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации

Понятие СЭД

Зачем внедрять?

Все же и на бумаге можно сделать(Назло GreenPeace)

Упорядоченность документовВнеся корреспонденцию в СЭД мы будем хранить не только сам документ, но и его атрибуты:• Инициатор, исполнитель и т.д• Связанные документы (например

исходящий создан в ответ на входящий)• Все версии документа, согласования,

комментарии, замечания и т.д.

Для наглядности приводим внешний вид документа с его интуитивно ясным интерфейсом

Доступ к системе

• Сотрудник, действие которого неотложно (например резолюция), может зайти в систему даже будучи в отпуске или командировке

• Роли и права доступа настраиваются, иметь доступ к системе, документам или операциям будут только те, кому они предназначены

Например, ассистент для руководителя установленный на iPad

Легко найти любой из документов

Воспользовавшись поиском возможно найти необходимый документ, как по его названию или содержанию, так и по атрибутам (кто создал, когда была создана и т.д.)

Контроль за исполнением

• Исполнение по документам ограничивается сроком завершения.

• Срочные задания вынесены в отдельную папку

• Автоматически формируются отчеты по заданиям (сколько завершено, сколько просрочено, отчет по пользователю и т.д.)

Удобная система замещения

• Документы и задания автоматически попадают заместителю, если сам сотрудник ушел в отпуск, заболел, уволился и т.д.

• Заместитель может постоянно видеть задания и документы замещаемого (при настройке)

Электронно-цифровая подпись

В один клик выполняется подпись документа, и подтверждается что документ был сохранен именно из учетной записи определенного пользователя, и после подписи изменений внесено не былоТак же можно подписывать операции, опросы и т.д.

Уменьшает временные затраты на функции документооборота

• Многие процессы автоматизированы (как выдача номера, уведомления, создание ответа и т.д.)

• При этом сотрудники не уходят с рабочего места чтобы получить подпись или резолюцию

• Интеграция со всеми распространенными системами как 1C, SharePoint и др.

• Не нужна установка программы. Клиентская часть запускается через браузер

То есть, внедрив СЭД, компания

Становится современнееПроизводительнееБыстрее

1. Современнее2. Производительнее3. Быстрее

Конкурентоспособный

Вы нам - желание повышать конкурентоспособность

Мы вам – разумную стоимость проекта

Мы там, где прогресс