Документационное обеспечение управления

в образовательной организации

ТОИПКРО

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Делопроизводство (документационное обеспечение управления - ДОУ, Управление документами) – деятельность по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. 

Делопроизводство - важнейший инструмент эффективного управления.                                 

Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Системы электронного документооборота- СЭД

Нормативная правовая база ДОУ

1. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

2. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (приложения).

3. Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

4. Унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его применению и внедрению.

6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

7. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры, технические требования»

Нормативная правовая база ДОУ

8. Приказ Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 №761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»

9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др. служащих, утвержден Постановлением Правительства РФ от 21.08.1998 № 37 (ред. от 29.04.2008)

10. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367

11. Основные правила работы ведомственных архивов (М., 1985г, Приказ Главархива СССР от 05.09.1985г), одобренные Коллегией Росархива от 06.02.2002

12. Федеральный закон от 22.03.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

13. Закон Томской области «Об архивном деле в Томской области» от 11.11.2005 № 204-ОЗ

Нормативная правовая база ДОУ

14. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

15. Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ, приказ Минздрасоцразвития РФ от 06.02.2006 № 91 (о страховом стаже)

16. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках (ред. от 06.02.2004)

17. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

18. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69)

19.Постановление Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

20. Приказ Минтруда России от 18.10.2013 № 544н «Об утверждении профессионального стандарта «Педагог»

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Существуют различные виды классификации документов:

1. по месту формирования:

- поступающая корреспонденция (входящие док.);

- направляемая корреспонденция (исходящие док);

- внутренние документы (протоколы, приказы, положения, акты, договоры и т.д.)

2. по функциональному назначению:

- организационные (Уставы, Положения, свидетельства о регистрации, лицензии и пр.);

- локальные нормативные акты (коллективный договор, структура и штатное расписание, Правила ВТР, Положения об оплате труда, должностные инструкции и пр.);

- распорядительные (приказы, распоряжения)

- информационно-справочные (протоколы, планы, отчеты, письма, акты и пр.)

3. по наименованию; 4. по сроку исполнения; 5. по значимости (секретные, ДСП, ..) ; и пр.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

• В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

• В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов образовательного учреждения:

• бланк приказа;• бланк распоряжения;• бланк протокола, акта;• бланк письма

К обязательным реквизитам относятся: - наименование организации (автор документа); - дата документа; - регистрационный номер (или индекс) документа; - текст документа; - подпись. Если в документе отсутствует или неправильно оформлен один из этих

реквизитов, документ становится недействительным, лишается юридической силы.

Разработка стандартных бланков

• Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги А4 (210х297мм) и А5 (210х148мм), меньший формат предусмотрен для документов небольшого (до семи строк) объема.

• Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом.

Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа №32 Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, 117393 Тел./факс: (454) 18-75-74 ОКПО 00000000, ОГРН 000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 ___________ № ______________ На № ______ от _____________

Муниципальное образовательное учреждениеСредняя общеобразовательная школа №32

Зеленая ул., д. 8, г. Борисов, 117393Тел./факс: (454) 18-75-74

ОКПО 00000000, ОГРН 000000000ИНН/КПП 0000000000/000000000___________ № _______________На № ______ от _______________

Муниципальная образовательная организация

Средняя общеобразовательная школа № 32

Зеленая ул., д. 8, г. Борисов 117393Тел./факс: (454) 18-75-74

ОКПО 00000000, 0ГРН 000000000,ИНН/КПП 00000000/000000000

______ ___ № ___________ На № от ____________ Директору музея О проведении экскурсий Е.Ю. Карповой

Уважаемая Елена Юрьевна! В соответствии с нашей договоренностью подтверждаем проведение экскурсии учащихся

школы, запланированной на 30 сентября 2013 года с 12.00 до 14.00. Просим Вас выделить экскурсовода для проведения экскурсии по экспозиции музея, посвященной истории города с учениками 7 класса. Количество учащихся 30 человек.

Приложение: Список учащихся на 1 л. в 1 экз. Директор школы _________________________ А.А.Петров (личная подпись) Петрова Ирина Юрьевна (8 2826) 44 35 65

Муниципальное образовательное учреждение Средняя общеобразовательная школа № 32

ПРОТОКОЛ Заседания педагогического совета

23.05.2013г. № 12г. Борисов

Председатель - A.M. КротовСекретарь - О.М. ДятловаПрисутствовали: 15 педагогов (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об итогах работы за 2008/09 учебный год. Выступление заместителя директора по учебной работе А.К. Караваева. 2. 0 разработке учебного плана на 2009/10 учебный год. Выступление заместителя директора по методической работе М.Т. Петрова.1. СЛУШАЛИ:А.К. Караваев - изложение основных показателей работы школы в 2008/09 учебном году (краткое содержание выступления).ВЫСТУПИЛИ:А.И. Егоров - (краткое содержание выступления).Г.Е. Иванов - (краткое содержание выступления).ПОСТАНОВИЛИ:1. Утвердить отчет об учебной работе.

2. СЛУШАЛИ:М.Т. Петров - изложение основных учебных программ (краткое содержание выступления).ПОСТАНОВИЛИ:2.1. Утвердить учебный план.2.2. Распределить учебную нагрузку педагогов.

Приложение: 1. Список присутствующих.Список присутствующих на заседании на 1 л. в 1 экз.

Краткая форма протокола

Наименование общеобразовательного учреждения

Протокол 00.00.2013 N

00 заседания педагогического совета

Томск

Председатель А.И.Егоров Секретарь Ю.И.Краснова Присутствовали: ____________________________________________________ (должность, ф., и., о. присутствующих) 1. Об итогах работы школы за I полугодие 2013 г. (Иванов, Потапов, Сазонов) Постановили: 1.1. Утвердить ... 1.2. Принять ... 2. О .... (...) Постановили:

Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи

ПРИКАЗЫ

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности образовательного учреждения.

Приказы по функциональному назначению делятся на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Сроки хранения приказов.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении, можно условно разбить на 4 блока:

• организация УВП • Финансово-хозяйственная деятельность • Личный состав • учащиеся

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

• Достоверность и объективность описываемой ситуации;

• Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

• Краткость и лаконичность;

• Нейтральность и наличный характер изложения;

• Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;

• Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

• Следование нормам официально-делового стиля речи.

• Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

• В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

• Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. штатное расписание;

2. правила внутреннего трудового распорядка;

3. коллективный договор;

4.положение об оплате труда работников;

5. должностные инструкции на каждого работника;

6. приказы по личному составу (прием, переводы, увольнение);

7.приказы о поощрениях;

8. приказы о командировках, отпусках, взысканиях;

9. приказы по основной деятельности предприятия;

10. личная карточка на каждого работника;

11. трудовой договор на каждого работника;

12. личные дела работников;

13.протоколы аттестационной, конкурсных комиссий;

14. график отпусков;

15. документы, являющиеся основанием к приказам на поощрение;

16. документы, являющиеся основанием к приказам о командировании, отпусках, взысканиях;

17. трудовые книжки;

18. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

19.документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

20. журналы регистрации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел,

заводимых в организации (учреждении), с указанием сроков их хранения, оформленный в

установленном порядке.

Порядок формирования, согласования, утверждения и хранения.

Примерная номенклатура образовательного учреждения.

ПОРЯДОК

СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ПОРЯДОК

работы руководителя образовательной организации с документами

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:

1.Делегирование полномочий - непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству - приказ.

2. Подготовка и утверждение инструкции по делопроизводству в ОО.

3. Издание приказа о возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

4. Ежегодное издание приказа об утверждении номенклатуры дел на календарный год.

5. Утверждение состава экспертной комиссии

6. Ведение архива ОО