Документационное обеспечение...

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ФИНАНСОВ И БАНКОВСКОГО ДЕЛА http://safbd.ru

Кафедра экономики и управления

Документационное обеспечение

управления

Учебно-методический комплекс для студентов СПО, обучающихся

с применением дистанционных технологий

Модуль 1 Введение в делопроизводство. Общие правила

оформления документов

Составитель:

канд. экон. наук, доцент М.В. Черепанова

Новосибирск, 2013



Модуль 1 Ведение в делопроизводство. Общие правила оформления

документов

1.1. Основные понятия курса, классификация деловой документации.

Развитие делопроизводства в России

1.2. Сущность унификации и стандартизации в делопроизводстве.

Общие нормы и правила оформления документов. Бланки

документов. Требования к ним

1.3. Реквизиты и их предназначение. ГОСТ Р 6.30-2003

1.4. Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу

юридическую силу

1.5. Промежуточный тест по модулю 1

1.1. Основные понятия курса, классификация деловой

документации. Развитие делопроизводства в России

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – синоним термину

делопроизводство. Возникновение данного термина связано с активным

внедрением в сферу работы с документами средств электронно-

вычислительной техники.

Результатом документирования является документ – зафиксированная

на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и

хранения на нем речевой, звуковой и изобразительной информации.

Носитель – это результат технических достижений эпохи. Носители

древности:

– в Месопотамии – глиняные таблички и острая палочка для письма;

– в Египте – папирус (бумага из травянистого растения);

– в Европе – пергамент (выделанная кожа животных);

– в Древнем Новгороде – береста;

– в настоящее время – бумага, диски, лента, автоматизированные средства.

Документирование – запись информации на различных носителях по

установленным правилам в соответствии с нормативными актами.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для

создания документов (простые орудия – ручки, карандаши; механические и

электромеханические – пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-,

кино-, видеотехника; средства автоматизации – компьютерная техника).



Документы – это носители первичной информации. Это свойство

отличает документы от других источников информации – книг, журналов,

газет и др., содержащих переработанную информацию.

Таблица 1 – Функции документа

Общие функции документа

– информационная любой документ создается для сохранения

информации;

– социальная документ является социально-значимым объектом,

т.к. порожден социальной потребностью;

– коммуникативная документ выступает в качестве средства связи

между отдельными элементами общественной

структуры, в частности между учреждениями;

– культурная документ – средство закрепления и передачи

культурных традиций

Специальные функции документа

– управленческая документ является инструментом управления;

– правовая документ является средством закрепления и

изменения правовых норм и правоотношений в

обществе;

– функция исторического

источника

документ выступает в качестве источника

исторических сведений о развитии общества

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных

по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых

требований к их оформлению.

Система документации делится на официальные документы

(управленческие, научные, технические, технологические, производственные)

и документы личного происхождения (личная переписка, мемуары, дневники).

В курсе дисциплины «Документационное обеспечение управления»

изучаются управленческие документы.

Управленческие документы представлены следующими системами

документации:

– организационно-правовая (Устав, положения, правила, инструкции);

– плановая (программы, планы, графики);

– распорядительная (приказы, распоряжения);

– информационно-справочная и справочно-аналитическая (письма,

справки, докладные, служебные, объяснительные);

–отчетная (отчеты);

– кадровая (документация по наличию и движению кадров);

– финансовая (финансовая отчетность, бизнес-планы);

– по материально-техническому обеспечению (стандарты, технические

условия);

– договорная и др.



Развитие делопроизводства в России.

1. Делопроизводство в Древнерусском государстве В Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности

(до конца XV в.) функции государственных учреждений выполняли

должностные лица или органы с очень ограниченным штатом.

К первым дошедшим до нас письменным документам Древнерусского

государства относятся договоры с Византией 911 и 945 гг. В них

упоминаются письменные завещания и подорожные грамоты для купеческих

кораблей.

В этот период закладывались составные элементы делопроизводства.

1. Носители информации. До конца XIV в. основным материалом для

письма на Руси служил пергамент - особым образом выделанная телячья,

баранья или козлиная кожа. Потерявшие ценность документы счищали, а

дорогой материал использовался вновь. Истории известны также глиняные

таблички вавилонского царя Хаммурапи, записи на бересте.

2. Видовой состав документов. Самым древним видом документа на

Руси была грамота. В тот период в основном документировались правовые

отношения. Наряду с многостраничными правовыми актами («Русская

правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная

грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные

правоотношения: уставные, вкладные и купчие грамоты; житийные записи

при срочном найме работников; заемные и закладные кабалы; полные грамоты

при продаже в рабство; отпускные грамоты.

3. Места безопасного хранения документов. Это - центральные храмы

и монастыри, в которых велись судебные дела и книги записи торговых

операций. Само хранение документа здесь придавало ему юридическую силу.

Церковь в тот период обладала широкой юридической компетенцией.

Документы создавались и хранились также в постоялых (гостиных) дворах,

расположенных вдоль и на пересечении трактов - улучшенных дорог,

соединяющих важные населенные пункты, по которым регулярно шли

перевозки пассажиров, грузов и переписки.

4. Специалисты в области создания документов и работы с ними. Сначала это были церковные псаломщики и дьяки. С XIV в. термин «дьяк»

закрепился за лицами, ведущими делопроизводство. Им помогали подъячие.

5. Язык документа и графика письменности. Первоначально буквы на

документе выписывались прямыми очертаниями как в книжном

деле. Ускорение процесса письма происходило разными способами: за счет

выносных букв и применения сокращений отдельных слов. Документы

писались сплошным текстом, без разделения на слова и предложения. К XIV

в. стала использоваться точка в конце предложения.

6. Унификация документов. На Руси в тот период стали

вырабатываться образцы обращений и завершений наиболее



распространенных документов, из которых складывались «формулярники» -

примеры делопроизводства.

7. Способы удостоверения документов. В X-XI веках существовали

должности «печатников» - хранителей княжеской печати. Дьяки ставили свою

подпись под написанными ими документами. В XIV в. были такие приемы

засвидетельствования документов, как скрепы, печати, мосты (подписи на

склейках). В Новгороде и возле него было найдено около 350 свинцовых

печатей для скрепления документов.

8. Стадии разработки документа. С XIV в. устанавливаются стадии

написания – чернопись, редакция и беловик, сохранившиеся до наших дней.

9. Процедура отмены юридической силы документов. В

Древнерусском государстве документы вынимались из ларей «ларником» и

уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы

уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, публично, в

торжественной обстановке.

10. Возникновение негативных явлений – подделок, подчисток и краж

документов в политических и лично-корыстных целях.

Таким образом, в Древнерусском государстве еще не существовало

делопроизводства как системы норм и правил, но четко намечаются основные

направления его развития.

2. Приказное делопроизводство в XV-XVII веках Система делопроизводства начинает складываться в

период формирования русского централизованного государства с середины

XV века.

1. В это время появились первые государственные учреждения –

приказы. Посредством этих постоянных присутственных мест

осуществлялась практика личных поручений-приказов великого князя

своему окружению - князьям и боярам по вопросам управления государством.

Делопроизводство этого периода называют приказным.

2. В XVII в. на Руси было 40-70 приказов, среди части которых

встречались отраслевые (посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский,

холопий, большой казны) и территориальные (сибирский, казанский и др.)

приказы.

3. Управление приказами строилось на «системе поручений»:

определенный круг дел поручался доверенному лицу и могло получиться, что

в одном приказе управляли два лица или одному лицу подчинялось несколько

ведомств. Во главе приказа стоял приказной судья (могли быть товарищи

главного судьи). В его ведении состояли дьяки (до 10 человек), которые

руководили подъячими (старшими, средними и младшими), объединенными в

столы. Подъячие – служащие в приказах, занимавшиеся делопроизводством.

Разные распоряжения исполняли также толмачи, трубники, недельщики.

4. Делопроизводство развивалось в управлении

территориями. Местной приказной избой управлял воевода (правитель



города), который выполнял предписания центральных властей и руководил

меньшими воеводами и дьяками, объединенными столами (денежным столом,

судным, сыскным и т.д.). В приказной избе хранилась государственная

городская печать, денежные суммы, велось делопроизводство.

5. В XV веке пергамент вытеснила западноевропейская бумага, в XVII

веке - отечественная бумага (чернила, гусиные перья, мелкий кварцевый

песок).

6. Основной формой документа являлся столбец - свиток из

последовательно подкрепленных друг к другу листов бумаги. Документы

могли иметь длину более 1 метра и хранились свернутыми в рулон в кулях,

мешках, иногда в футлярах, которые помещались в лари и сундуки, а затем –

в шкафы.

7. Видовой состав документов довольно ограничен: грамоты (царские

указы боярам, воеводам, приказным людям), приговоры, наказы, доклады

(царю из приказов), памяти (между приказами), отписки (документы в

центральные приказы от воевод), челобитные (обращения граждан в органы

власти) и другие.

8. Важнейшим признаком официального документа является его

формуляр. Формуляр-образец документа: модель построения документа,

устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования

к построению конструкционной сетки, основные реквизиты и языковые

формулы. Определенная схема ряда устойчивых информационных элементов

отражает специфику каждого документа. Формуляр – результат

повторяемости ситуаций и действий в управлении. Из отдельных документов

сшивались формулярники. В документах приказного делопроизводства

закладывались будущие реквизиты, которые пока еще не выделялись из

текста, например, царские указные грамоты начинались словами: «От царя и

великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России

самодержца, князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...»

(автор и адресат). Заканчивалась указная грамота датой и местом

составления. Челобитные и отписки начинались: «Царю государю и великому

князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...» При

обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские

и крестьяне - сиротами, духовные лица - богомольцами. Использовались

традиционные формулы: «вели государь мне дать», «царь-государь смилуйся

пожалуй».

9. Развивалась унификация делопроизводства: формировались

устойчивые формы, образцы, процедуры делопроизводства, внешнее

единообразие деятельности приказов.

10. Был введен контроль за работой делопроизводителей и

наказание за ошибки в официальных документах (битье батогами, лишение

жалованья).



11. Развивался документооборот. Поступивший документ

регистрировали, затем осуществлялась подготовка дела к «докладу», велась

переписка, после чего происходило рассмотрение и решение дела, а также

оформление документа, содержащего решение. Оконченные дела

обособлялись от текущих.

12. С середины XVII века начинает развиваться нормативная база

делопроизводства, появляются первые отдельные законодательные акты о

порядке документирования и составления частных актов.

3. Система коллежского делопроизводства в XVIII веке

Существенное упорядочение делопроизводства происходило при Петре I.

1. В результате реформ в государственном управлении сложилась

следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии – в

центре, а также губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.

Сенат – высший орган по делам законодательства и управления. Синод –

высший государственный орган по делам православной церкви. Кабинет –

сначала личная канцелярия царя, затем управление царской казной и

имуществом. Коллегии – центральные учреждения, ведавшие отдельными

отраслями государственного управления. За 1718-1720 годы вместо

упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел,

Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизион-

коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-

коллегия, Вотчинная, Главный магистрат. Доминирующее значение в этих

учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений

большинством голосов.

2. В 1720 году Петр I утвердил Генеральный регламент, которым ввел

систему «коллежского делопроизводства» по названию новых

государственных учреждений - коллегий. Делопроизводство становится на

твердую почву закона. При этом вводилось много нового, заимствованного

из Западной Европы.

3. Делопроизводство закреплялось за самостоятельным

подразделением – канцелярией. Ее центральная фигура - секретарь,

ответственный за организацию делопроизводства коллегии. Здесь

работали нотариус, регистратор, актуариус (хранение бумаг, заготовление

канцелярских принадлежностей), канцеляристы, копиисты, переводчики,

толмачи (для устного перевода), вахмистры (охрана). Канцелярские

обязанности каждого служащего были строго определены. Генеральный

регламент подробно разрабатывал все вопросы деятельности канцелярии и

всю процедуру рассмотрения и решения дел: регистрацию документов,

вступление дела, подготовку дела к рассмотрению, слушание дела и принятие

решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за

исполнением решения, передачу дела в архив.



4. В 1699 году в обращение введена гербовая бумага.

5. В 1700 году неудобная для использования столбцовая форма

документа заменена на тетрадную и книжную (переплетение вместе

нескольких тетрадей).

6. Генеральный регламент ввел подписи руководителя

присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших

участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать

издаваемые им указы, а главы губернской администрации - доношения в

Сенат. До этого подписи на документах ставил дьяк, отвечавший за

делопроизводство приказа. Царь и бояре собственноручно подписывали лишь

договорные грамоты, заключаемые с другими государствами.

7. Наряду с канцеляриями появились архивы. Архив - организация или

ее структурное подразделение, осуществляющее прием и

хранение оконченных дел длительного (свыше 10 лет) и бессрочного

хранения с целью их использования. Определялись функции новой должности

– архивариуса, а также процедура подготовки и сдачи в архив документов,

условия их хранения в архиве.

8. Генеральный регламент устанавливал порядок пользования

печатями. Приложение печати происходило на наиболее важных документах

в присутствии двух свидетелей и принятии присяги о хранении

государственной тайны.

9. В делопроизводство, как и в русский язык, проникло в тот период

много западноевропейских слов: администратор, актуариус, асессор, аудитор,

бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Думы и приказы

заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами; отменено звание

«боярин». Появились новые документы: векселя, облигации, реляции,

мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденции, инструкции,

резолюции и др.

10. Существенные изменения претерпевает и форма документов. Для

многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по

которым следовало составлять документы; формализуется текст, начинается

выделение реквизитов как самостоятельных элементов формуляра.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент

оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и

расположенный в определенном месте документа (дата документа, подпись и

др).

11. Активное сопротивление реформам Петра I со стороны бояр

проявилось и в делопроизводстве. С целью изменить старые порядки при

Сенате была учреждена должность экзекутора – для записи всех исходящих

указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного

рапорта об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались

штрафы, а 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на

галеры.



Было введено строгое наказание за подделку и хищение документов,

разглашение тайны голосования, искажение смысла и неверное

составление документа - денежные штрафы, конфискация имущества,

лишение чина, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, смертная казнь и др.

12. В этот период возникла новая проблема - бюрократическая

волокита, неспособность справиться с делами, разбухание канцелярских

штатов, обилие дел, усложнение делопроизводства.

13. Реформа Петра I затронула только центральный уровень

государственного управления. Завершила ее Екатерина II, издав «Учреждения

для управления губерний» (1775 г.). Губернская реформа Екатерины II

внесла единообразие в устройство губерний: разграничила места

административные, судебные и финансовые, определила иерархический

порядок взаимоотношений высших, центральных и местных учреждений.

Иерархический порядок взаимоотношений учреждений, определяющий

порядок документоведения, присутствует и в современном делопроизводстве.

4. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века 1. Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного

управления и делопроизводства. Законодательными актами 1802, 1810 и 1811

гг. была создана министерская система, основанная на принципах

единоначалия, и министерства: военно-морских сил, иностранных дел,

внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на

правах министерства - Государственное казначейство. Был утвержден

Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее

на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки

компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного

решения. Затем создан Государственный совет – высшее

законосовещательное учреждение. Сенат преобразован в высшую судебную

инстанцию.

2. Изданный в 1811 году законодательный акт «Общее учреждение

министерств» вводил единообразие в систему делопроизводства

министерств - от создания документов до их архивного хранения,

регламентировал внутренние и внешние отношения министерства. Министру

подчинялись канцелярия министра, совет министра и товарищ министра, в

ведении последнего были департаменты, в состав которых входили:

канцелярия департамента, отделения и столы в отделениях.

3. Общий порядок движения дел в министерстве строго

регламентировался. Дела, поступавшие в министерство, в зависимости от их

важности попадали или в канцелярию министра или в департаменты. Дела

делились на три категории: а) текущие дела – донесения, ведомости,

переписка, представления; б) чрезвычайные дела (по злоупотреблению); в)

срочные дела.

4. Документооборот учреждений представлял собой сложный

иерархически организованный процесс, длительный по времени и



содержавший десятки (34-54) делопроизводственных операций.

Министерства получали от императора - указы, повеления, от

Государственного совета - высочайшие утвержденные мнения, от Сената -

сенатские указы, от Комитета министров - выписки из журналов заседаний.

Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады

(императору), представления, предложения, мнения; равным учреждениям -

отношения, сообщения, официальные письма; подведомственным местам и

лицам - предписания министров. От них получали - рапорты, донесения,

представления.

5. К середине XIX века сложился новый порядок изложения дела:

вместо подробного «слово в слово» изложения всех предыдущих документов

стало применяться изложение только существа вопроса в форме краткой

записки.

6. Отправка дел являлась отдельной стадией делопроизводства. Она

включала, во-первых, регистрацию в журналах отправляемых документов и

контроль их исполнения путем записи сведений, которые обязано было

сообщать каждое присутственное место особым рапортом. Во-вторых, само

отправление дела с использованием почтовых конвертов, марок и сургучной

печати (в России с середины XIX века).

7. Другим участком делопроизводства была ревизия дел - проверка

правильности ведения и оформления дел, порядка хранения документов,

сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам

департаментов, в губерниях - начальникам присутственных мест и

губернатору.

8. Последняя стадия делопроизводства - отчеты. Законом

устанавливались три вида отчетов: 1) в суммах (финансовые); 2) в делах (о

деятельности); 3) в видах и предложениях (план работы на следующий год).

Отчеты готовились отделениями и обобщались в департаментах, а затем

составлялся сводный отчет по министерству.

9. Форма документа также изменилась. Появились бланки министерств

с угловым расположением реквизитов, отпечатанные в типографии. На

бланках закреплялся ряд реквизитов: наименование учреждения, дата

документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту

документа, ссылка на поступивший документ, адресат, подпись.

10. В этот период появилась обширная литература по

делопроизводству, теоретического характера и сборники образцов

документов для чиновников и частных лиц, обращавшихся в государственные

учреждения.

11. В конце XIX века в делопроизводстве военного ведомства, а затем и

в гражданских министерствах и учреждениях стали использоваться

новейшие технические средства: пишущие машинки, телеграф

(телеграммы), телефон (телефонограммы), гектограф (копии документов).



12. В военном ведомстве в 1911 году «Положением о письмоводстве и

делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного

делопроизводства: сокращение числа служебных документов и их

унификация, применение технических средств.

5. Делопроизводство в Советский период Октябрьский переворот 1917 года кардинально изменил

государственный аппарат. Высшим органом государственной власти стал

Всероссийский съезд Советов. В период между съездами избирался ВЦИК -

исполнительная власть. Совет народных комиссаров (Совнарком) - первое

народное правительство. Отдельные отрасли управлялись народными

комиссариатами (наркоматами). 1. В этот период уровень документационного обеспечения управления

понизился. Власть дворян, помещиков, купечества сменилась властью

рабочих, солдат и крестьян, не имевших специального образования. В

учреждениях оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую

власть. Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования

законов» (1917) и постановление «О форме бланков государственных

учреждений» (1918).

2. В условиях становления советского государственного аппарата много

внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

При создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за

основу был взят аналогичный по названию и содержанию документ военного

ведомства 1911 года, учтен опыт работы предшественников.

Организованы исследования в области управления, научной

организации труда (НОТ) и делопроизводства. Для этого была создана сеть

общественных организаций, институтов и лабораторий. Например, в 1923 г.

образован Совет научной организации труда, производства и управления

(СовНОТ), в 1925 г. – Оргстрой, в 1926 г. - Государственный институт техники

управления (ИТУ).

Совершенствовалась практика работы ведомств, учреждений и

организации в области общего делопроизводства и специальных систем

документации.

Изданы важные нормативно-методические акты по документационному

обеспечению управления (ДОУ): «Правила постановки архивной части

делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных

учреждениях и предприятиях РСФСР» (1928, ИТУ и Центрархив РСФСР);

проект «Общих правил документации и документооборота» (1931, ИТУ) и

другие.

Но «Правила» не были доработаны и утверждены, а ИТУ ликвидирован

в 1932 году. Внедрение научных разработок в области ДОУ тормозилось

низкой общей культурой управления работников советских организаций.

3. Унификация и стандартизация были важнейшим направлением

упорядочения делопроизводства. Кабинет стандартизации – специальное



структурное подразделение ИТУ разработал стандарты служебных писем,

телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений, а также применяемых в

делопроизводстве форматов бумаги, чернил, лент для пишущих машинок,

средств и предметов конторского труда, включая офисную мебель.

4. В 1920-е годы развивалась система специальной документации.

Документация по планированию народного хозяйства

разрабатывалась созданной в 1921 г. Государственной общеплановой

комиссией (Госплан РСФСР). Первый пятилетний план комплексного

развития народного хозяйства СССР был принят в 1928 году. В соответствии

с пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с

разбивкой по годам.

Статистическая документация разрабатывалась центральными

(ЦСУ) и местными органами статистики, созданными в 1918 году. Велась

интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности и

форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В 1926 году

проведена первая Всесоюзная перепись населения.

Бухгалтерская документация разрабатывалась с учетом

требований унификации учетных форм документации, рационализации

объемных массивов документов, правильной организации учета на всех

уровнях управления

5. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую

систему, иерархию и полномочия высших органов власти,

делопроизводство. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным

законодательным органом. Установилась жесткая система полномочий в

издании определенных видов документов для каждой иерархической

структуры. Процессы документирования в высших эшелонах власти

упростились и упорядочились.

Административно-командная система исключала альтернативные

подходы к организации государственного делопроизводства. Практически все

крупные научно-исследовательские внедренческие центры были

ликвидированы. Науке был сделан социальный заказ – закрепощение

правовыми средствами населения страны на основе системы учета советских

граждан.

6. В 1930-е годы делопроизводство развивалось в рамках отдельных

крупных ведомств по пути унификации и стандартизации ведомственных

специальных систем документации, а также кадровой документации, работы с

обращениями трудящихся. В 1941 году собралось Первое межотраслевое

совещание по оргтехнике, выдвинувшее проект программы по централизации,

унификации, механизации документационного обеспечения управления,

подготовке кадров. Война не позволила его реализовать.

7. Послевоенное состояние страны оттеснило на второй план

вопросы делопроизводства. Лишь в 1960 году в Москве состоялось

Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-



технических работников и работников административно-управленческого

аппарата, которое восстановило идеи Первого межотраслевого совещания по

оргтехнике 1941 года.

8. В 1960-1980-е годы развивалась нормативно-методическая база

делопроизводства. Постановлением Совета Министров РСФСР была

утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и

организаций РСФСР». В 1963 году Главным архивным управлением (ГАУ)

при Совете Министров СССР изданы «Основные правила постановки

документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений,

организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет

служили руководством для служб документации и архивов. В 1966 году

в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В 1973 году одобрены «Основные положения Единой Государственной

системы делопроизводства» (ЕГСД), разработанные ВНИИДАД совместно с

НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институтом государства и права АН СССР,

ВНИИ стандартизации. В 1988 году утверждена новая редакция

Государственной системы документационного обеспечения управления

(ГСДОУ).

В этот период были изданы ГОСТы на управленческие документы

(ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзные классификаторы (ОКУД,

ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической и затем социальной

информации, унифицированные системы документации (УСД) и серии

государственных стандартов на эти унифицированные системы.

9. В 1980-е годы стало очевидным отставание России от достижений

мировой науки и практики по развитию и применению информационных

технологий. 10. Новый поворот в истории России с середины 1980-х годов

потребовал создания новой системы документационного обеспечения

управления: переработки многих документов, разработки новой нормативной

правовой базы, внедрения информационных технологий и интеграции в

мировое информационное пространство, подготовки квалифицированных

специалистов.



Вопросы для самопроверки

1. Чем обусловлено развитие государственного делопроизводства?

2. Каковы основные этапы развития системы государственного

делопроизводства в России?

3. Каковы составные элементы делопроизводства?

4. Каковы основные черты делопроизводства в Древнерусском

государстве?

5. Каковы основные черты приказного делопроизводства в XV-XVII

веках?

6. Каковы основные черты коллежского делопроизводства в VIII веке?

7. Каковы основные черты министерского делопроизводства XIX-начала

XX века?

8. Каковы основные черты делопроизводства в Советский период?

Упражнения для самопроверки

Кроссворд

1 2 14 16

10 11 3 13

4

5

6 15

12

7

8 9

По горизонтали: 1) новый вид документа в министерском делопроизводстве,

связанный с внедрением новой техники; 2) основная форма документа,

фиксирующего правовые отношения в Древнерусском государстве; 3)

служащие в приказах, занимавшиеся делопроизводством; 4) государственное

учреждение на Руси в XV-XVII вв.; 5) копировальный аппарат в министерском

делопроизводстве; 6) государственные учреждения, введенные Петром I; 7)

учреждение государственного управления в XIX-XX вв. 8) термин,

закрепленный с XIV в. за лицами, ведущими делопроизводство; 9)

центральная фигура канцелярии, ответственная за организацию

делопроизводства коллегии.



По вертикали: 1) новый вид документа в министерском делопроизводстве,

связанный с внедрением новой техники; 3) особо выделанная телячья, баранья

и козлиная кожа, основной материал для письма в Древнерусском государстве;

10) обязательный информационный элемент служебного документа,

выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном

месте; 11) форма документа, свиток из подкрепленных друг к другу листов

бумаги; 12) основное место хранения документов в Древнерусском

государстве; 13) обращение граждан в центральные органы власти русского

государства в XV-XVII вв.; 14) проверка правильности ведения дел, хранения

документов, сроков давности дел; 15) представитель власти на местах,

осуществлявший управление территорий на Руси в XV-XVII вв.; 16) особое

подразделение, осуществляющее хранение оконченных дел.

1.2. Сущность унификации и стандартизации в делопроизводстве.

Общие нормы и правила оформления документов. Бланки

документов. Требования к ним

Система государственных органов управления документацией в

стране. Главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают

министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится

Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Федеральное архивное

агентство (Росархив)) и ее органы занимаются сбором и хранением

документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов,

имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное

значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни

страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной

исполнительной власти несет ответственность за организацию и

рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и

рекомендации по организации делопроизводства.

На Росархив возложена ответственность за организационно-

распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика,

что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм

документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности,

унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы

организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются

на все организации, независимо от системы хозяйствования и формы

собственности. Местные архивные органы выполняют соответствующие

задачи в области управления документацией.



На Федеральное агентство по техническому регулированию и

метрологии (Росстандарт) возложена ответственность за нормативное

закрепление конкретных требований к документам и унификации путем

создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и

стандартизации документов.

Федеральная служба по труду и занятости разрабатывает документы по

труду и охране труда.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и

ведомства. Конечной ступенью — руководители конкретных организаций,

предприятий, исполнительных структур власти.

Состав нормативно-методической базы делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов,

нормативных правовых актов и методических документов,

регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и

использования документов в текущей деятельности учреждения, а также

регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру,

функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и

документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации,

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,

регламентирующие вопросы документационного обеспечения на

федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и

ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти

субъектов Российской Федерации и их территориальных образований,

регламентирующие вопросы делопроизводства;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера,

методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и

предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации;

• Государственную систему документационного обеспечения

управления. Основные требования к документам и службам

документационного обеспечения (ГСДОУ);

• нормативные документы по организации управленческого труда и

охране труда;



• нормативные документы по организации архивного хранения

документов.

Законодательство Российской Федерации, правовые акты

Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных

органов исполнительной власти в области документационного

обеспечения. Документационное обеспечение – важнейшая сторона

деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы

организации документационного обеспечения деятельности физических

(граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский

кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое

положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные

обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные

неимущественные отношения.

Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и

документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации «Об информации, информационных

технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ регулирует

отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и

распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в

Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 регулирует отношения в

сфере организации хранения, комплектования, учета и использования

документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере

управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан,

общества и государства.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от

21.07.1993 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением

сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в

интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле

Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ регулирует отношения в

сфере организации хранения, комплектования, учета и использования

документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере



управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан,

общества и государства.

Федеральный закон Российской Федерации «О порядке рассмотрения

обращений граждан Российской Федерации» от 02.15.2006 № 59-ФЗ регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином

Российской Федерации (далее также - гражданин) закрепленного за ним

Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные

органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок

рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами

местного самоуправления и должностными лицами.

Государственные стандарты на документацию. К нормативным

документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны,

относятся:

• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);

• применяемые в установленном порядке международные

(региональные) стандарты;

• правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и

социальной информации;

• стандарты отраслей и предприятий;

• стандарты научно-технических, инженерных обществ и других

общественных объединений.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей

страны, объединены в Единую государственную систему стандартизации –

иерархически организованную систему классификации и кодирования самих

государственных стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные

системы документации:

• ПР 50.1.019-2000 "Основные положения Единой системы классификации и

кодирования технико - экономической и социальной информации и

унифицированных систем документации в Российской Федерации";

ГОСТ 6.10.5-87. «Унифицированные системы документации. Требования

к построению формуляра-образца" устанавливает основные требования к

построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их

основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и

изготовлению бланков документов; • ГОСТ 6.10.4-84. УСД. «Придание юридической силы документам на

машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами

вычислительной техники.Основные положения» устанавливает требования к

составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу

документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым

consultantplus://offline/ref=8A6AE192F1F4EEA8707945C69A8F2B5AA06C039D59E4F5A8E293E6FBC7D14F3DB573122A7E31E9sDK



средствами вычислительной техники, а также еще ряд ГОСТов, перечень

которых содержится в ГСДОУ.

Унифицированные системы документации. В целях сокращения

количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и

предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых,

временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения

информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся

работы по унификации документов и созданию унифицированных систем

документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных

форм документов, обеспечивающих документированное представление

данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их

ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и

применению. В основе создания УСД лежит метод унификации —

установление единообразия состава и форм управленческих документов,

создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и

социальной информации, обеспечивающие интегрированную

автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действует восемь УСД:

•унифицированная система организационно-распорядительной

документации;

•унифицированная система банковской документации;

•унифицированная система финансовой, учетной и отчетной

бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

•унифицированная система отчетно-статистической документации;

•унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской

документации предприятий;

•унифицированная система документации по труду;

•унифицированная система документации Пенсионного фонда

Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и

ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в

актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие

внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных

форм документов по мере необходимости.

Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ). Основные требования к документам. Наиболее

полным межотраслевым документом по организации документационного

обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система

документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих

единые требования к документированию управленческой деятельности и



организации работы с документами в органах государственного управления,

на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных

организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций,

сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее

благоприятных условий для применения технических средств и современных

технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование

работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы

документации органов государственного управления, суда, прокуратуры,

арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы,

создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования

управленческой деятельности, организации работы с документами,

механизации и автоматизации работы с документами, организации службы

документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного

обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по

делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик,

правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения

унификации состава и форм управленческих документов и др.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к

соответствующему уровню управления:

• Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной

власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)

Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с

учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию

по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа

исполнительной власти по согласованию с федеральным органом

исполнительной власти в области архивного дела; • Основных правилах работы ведомственных архивов (приказ Главархива

СССР от 05.09.85 № 263) cодержатся нормы, определяющие требования к

формированию дел, организацию экспертизы ценности документов в учреждении,

правила подготовки и передачи дел на архивное хранение.

• Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от

25.08.2010 № 558 включает типовые управленческие архивные документы

(далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных

органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте -

организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или

большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности,

с указанием сроков хранения.



Бланки документов. Требования к ним. Документ представляет собой

сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством

различных параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип

носителя, правила расположения информации на рабочем поле документа и

т.п.). Несмотря на огромное количество разнотипных документов с

множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание.

Полноценный процесс унификации документа предполагает наличие

двух составляющих: унификацию формы и содержания документа.

Унификация форм документа проводится с учетом возможности его

последующей обработки техническими средствами на основе метода

построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку

единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей

рассматриваемой совокупности документов.

В соответствии с решаемыми в сфере управления задачами специалисты

по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в

определенной последовательности, и определил местоположение каждого

элемента информации в организационно-распорядительном документе. Это

позволило разработать формуляры документов (формуляры-образцы), т.е.

определить модель построения документа, установить основной набор

реквизитов официального письменного документа, размеры полей,

требования к формату документа.

Унификация структуры текста устанавливает единую композицию,

типовой набор частей документа, создание «языковых блоков» для типовых

ситуаций.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора

официального письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и

оперативную информацию об адресате, его правовой основе, функциях и

месте в системе органов власти и управления, бланк придает информации,

запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и

дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при

направлении документа в сторонние организации.

Установлены два стандартных формата бланков документов: А4

(210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм. Допускается также использовать формат

А3 (297 х 420) мм для документов, текстовая содержательная часть которых

оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты,

планы). Допускается использовать бумагу формата А6 (105х148) мм для

оформления резолюций руководителя.

В ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что каждый лист документа,

оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – не

менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не

менее 20 мм.



Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на

персональном компьютере. Бланки документов с воспроизведением

Государственного герба РФ и субъектов РФ являются полиграфической

продукцией строгой отчетности и должны выполняться исключительно

типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при

создании документов не допускается.

Бланки организаций подлежат строгому учету, особенно бланки с

воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица

установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк (для изготовления любого вида документа, кроме

письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в

тех случаях, когда руководитель данного подразделения или конкретное

должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи

отсутствует должность.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему

их расположения на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть

продольным и угловым.

Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка

будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов

считается более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с

продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда

наименование организации содержит большое количество печатных знаков

или когда реквизиты бланка даются на двух языках.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк

для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельный бланк

для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на

бланке для писем не допускается и считается нарушением ГОСТа.

Для изготовления общего бланка используются следующее реквизиты:

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации по ОКРО (Общероссийский классификатор

предприятий и организаций);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов в виде уголков или других обозначений

наносятся ограничительные отметки для расположения реквизитов:

код организации по ОКУД;



дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при

издании в организации большого количества документов данных видов

(например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков

общий бланк типографским способом дополняется наименованием

соответствующего вида документа, например: «РАСПОРЯЖЕНИЕ»

«ПРИКАЗ» и т.п.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации по ОКПО;

код формы документа по ОКУД;

наименование организации;

ОГРН;

ИНН/КПП;

справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны

ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей

предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке

вместо наименования организации указывается должность, например:

«Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ».

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные

структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного

подразделения, где после наименования организации указывается

наименование структурного подразделения. Ниже представлены некоторые

образцы оформления бланков (рис. 2,3,4,5,6).



РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-78-74

E-mail: [email protected] http:/www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 _________________ № _______________ На № ___________ от ________________

Рисунок 2 – Бланк для писем с угловым расположением реквизитов

РОСАРХИВ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-78-74

E-mail: [email protected] ttp:/www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 _________________ № _______________ На № ___________ от ________________

Рисунок 3 – Бланк для писем с продольным расположением реквизитов



_____________ № __________ Москва

Рисунок 4 – Образец общего бланка с продольным расположением

реквизитов

mailto:[email protected]




РОСАРХИВ

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения

и архивного дела (ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

______________ № _________ Москва

Рисунок 5 – Образец бланка конкретного вида документа



Заместитель директора Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74

E-mail: [email protected] ttp:/www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 _________________ № _______________ На № ___________ от ________________

Рисунок 6 – Образец продольного бланка


1. Назовите государственный орган, несущий всестороннюю

юридическую ответственность за создаваемую в стране документацию.

2. Каковы функции Росархива по управлению документацией?

3. Каковы функции Федерального агентства по техническому

регулированию и метрологии по делопроизводству?

4. Какие нормативные документы по делопроизводству издает

Федеральная служба по труду и занятости?

5. Что представляет собой нормативно-методическая база по

делопроизводству?

6. Что представляют собой унифицированные системы документации?

Кто их разрабатывает?

7. Что представляет собой ГСДОУ? Цель создания ГСДОУ? Основные

положения ГСДОУ?





Создайте угловой бланк письма организации ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО «АЛЬФА-БАНК» по образцу (см. ГОСТ Р 6.30-2003, стр. 15,

Приложение Б, рис. Б.2), используя приведенные ниже реквизиты:

Наши реквизиты

107078, Москва, ул. Каланчевская, 27

+7 495 620-91-91 [email protected]

Полное фирменное наименование предприятия: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО «АЛЬФА-БАНК» Сокращенное фирменное наименование предприятия:

ОАО «АЛЬФА-БАНК» Юридический адрес: 107078, г. Москва, ул. Каланчевская, д. 27

Почтовый адрес: 107078, г. Москва, ул. Каланчевская, д. 27

ОАО «АЛЬФА-БАНК» ИНН 7728168971

КПП по месту нахождения 775001001

Кор/сч. 30101.810.2.00000000593 в ОПЕРУ Московского ГТУ ЦБ РФ

БИК 044525593

Код ОКПО: 09610444

Код ОКОНХ: 96120

Код ОКАТО: 45286565000

Код ОКВЭД: 65.12

Код ОГРН: 1027700067328

1.3. Реквизиты и их предназначение. ГОСТ Р 6.30-2003

Процесс унификации организационно-распорядительных документов

нашел отражение в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы

документации. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов».

Данный ГОСТ служит ступенькой к переходу на электронные

технологии и электронный документооборот, так как в сфере электронного

документооборота продолжает действовать правило, согласно которому

электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать

требованиям действующего стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов документа. Это

максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении

и оформлении организационно-распорядительных документов (в конкретном



документе реквизитов будет меньше). Место реквизита очерчено графически

(рис. 1).

01 02 03

16 19

08 09 10 04 05 06 07

15 17

11 12 13 14

18

20

21 22 25

23 24 26 27

28 30 29

Рисунок 1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

углового бланка



01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического

лица (ОГРН);

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет: ИНН/КПП;

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф документа утверждения;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копий;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся

обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на

юридическую силу документа, в связи с чем, требуют правильного

оформления в соответствии с действующими нормативными актами (см.

ГОСТ Р 6.30-2003). Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы

для разных видов организационно-распорядительных документов

«Государственный герб РФ» (01) в соответствии с Федеральным

конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ воспроизводится на

бланках органов государственной власти.



«Герб субъекта РФ» (02) в соответствии с нормативными актами

субъектов РФ (законами, уставами, конституциями и т.д.) герб субъекта РФ

размещается на бланках документов органов представительной и

исполнительной власти субъектов РФ.

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03)

проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от

23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и

наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002). Эмблему

не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ

или герб субъекта РФ. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано

согласно установленному порядку. В уставе или в положении об организации

должно быть указано о размещении на бланках эмблемы. Изображение

эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов

помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита

«Наименование организации», а на бланках с продольным расположением

реквизитов – в центре верхнего поля. Кроме того, допускается располагать

изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом

«Наименование организации». Размеры эмблемы не должны превышать

ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование

организации».

Реквизиты «Код организации (04) служит для ускорения передачи

документированной информации по каналам электронной связи с

сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче

длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации

проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия и

организации. Он может быть заранее проставлен в бланк документа

типографским способом.

«Основной государственный номер юридического лица» (05) и

«Идентификационный номер налогоплательщика /код постановки на

учет» (06) – являются идентифицирующими признаками организации-автора.

Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована

государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим

субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизит «Код формы документа» (07) проставляется по

Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД). Он

должен соответствовать коду унифицированной формы документа,

содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код

формы документа служит для ускорения передачи документированной

информации по каналам электронной связи и сокращения ошибок и является

элементом идентификации документа. Проставляется на документах,

составленных на общем бланке.



«Наименование организации (08) – реквизит, придающий документу

юридическую силу, позволяет установить организационно-правовую форму и

наименование организации-автора документа.

Наименование организации указывается в документах в полном

соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах,

включая сокращенное наименование. Сокращенное наименование

организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях,

если они закреплены в учредительных документах. Их помещают ниже

полного наименования в скобках.

При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или

сокращенное, указывают выше наименования организации. Наименование

филиала, территориального отделения, представительства, структурного

подразделения организации указывают в том случае, если оно является

автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более

организациями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги.

При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с их

рангом. При оформлении документов организациями одного ранга их

наименования располагают на одном уровне.

«Справочные данные об организации» (09). Этот реквизит указывает

средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает

возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи

с ней.

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на

внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для

почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а

также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого

указан на документе. Реквизит включает сведения по усмотрению

организации: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД,

телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, адрес электронной почты, адрес в

Интернете и т.д.

Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с

требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными

постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. При этом должен

соблюдаться следующий порядок адреса:

наименование адресата;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.



Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам

расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

«Наименование вида документа» (10) оформляется в соответствии с

ОКУД. Реквизит указывается на всех служебных документах, кроме писем;

печатается прописными буквами (например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА).

На общем бланке организации для данного реквизита оставляют

свободное место (резервируют) под наименованием организации, в бланк

конкретного вида документа этот реквизит впечатывается типографским

способом.

«Дата документа» и «Регистрационный номер документа» – это

реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют

доказать факт существования официального документа. Устанавливают

ответственность организации-автора за достоверность информации и

подлинность документа. Обеспечивают ведение организацией-автором

информационно-поисковой и справочной работы.

«Дата официального документа» (11) показывает время его создания

и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Если авторами документа являются две и более организаций, то датой

документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом, арабскими цифрами,

в одну строку; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка,

за исключением случая, когда датой заканчивается предложение (01.09.2008).

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут

иметь другую последовательность: год, месяц, число (2008.09.01).

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором

после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или

слово «год». В этом случае необходимо проставлять ноль для дней месяца,

состоящих из одной цифры (05 сентября 2008 г./года).

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее или

утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении.

При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и

года, а число проставляется от руки при подписании документа. В документах,

фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах), датой

является дата принятия решения, а не подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных,

в финансовых документах предлагается использовать словесно-цифровой

способ датирования, а в остальных случаях – цифровой.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида

документа.

«Регистрационный номер документа» (12). Наличие на документе

регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в

информационный массив и находится под контролем и ответственностью

организации.



Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,

который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по

номенклатуре дел (номером папки, куда будет подшита копия исходящего

документа), индексом должностного лица.

Так, номер приказа по личному составу может быть дополнен

сокращением «л/с» (личный состав) или «к» (кадры) – для того, чтобы

различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Индексация распорядительных документов (приказов, указаний,

распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому

виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер,

присваиваемый документу в пределах календарного года, а в учебных

заведениях – в пределах учебного года.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая

нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Ниже представлены номера исходящих писем, проставляемые в бланке

для писем.

№ 05-07/84 05 – номер

структурного

подразделения,

№ ОМ-07/84 ОМ – отдел

маркетинга

07 – номер дела по

номенклатуре,

07 – номер дела по

номенклатуре

84 – порядковый

номер документа

84 – порядковый

номер документа

На документах, совместно составленных двумя и более организациями,

регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций через

косую черту в порядке указания авторов в документе.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен

быть дан ответ. Этот реквизит заполняется только на бланках для писем.

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-

ответ с письма-запроса, например: На № 14 от 03.04.2008.

«Место составления или издания документа» (14) указывают только

в общем бланке, так как в бланке для писем этот реквизит есть в почтовом

адресе организации. Этот реквизит может быть опущен, если он включен в

состав наименования организации, например: Московский авиационный

институт, но указывается, если документ составлен в другом месте. Для

юридического лица местом издания будет место его нахождения, которое

определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором



которого является филиал организации, указывается место нахождения

последнего. Реквизит включает в себя только общепринятые сокращения,

например:

Москва

Или

г. Люберцы Московской обл.

Сокращение «г.» (город) в этом реквизите не ставится при обозначении

столиц государств (Москва), а также при написании названий городов, в

состав которых входят частицы «-град» (Зеленоград), «-город» (Новгород) и

«-бург» (Петербург).

«Адресат» (15). Этот реквизит обеспечивает правильность адресации

и, как следствие, гарантию доставки. Документы адресуются организации (в

именительном падеже), структурному подразделению (в именительном

падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании документа руководителю организации или его

заместителю наименование организации входит в состав наименования

должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией,

например: Генеральному директору

ЗАО «Стройсервис»

И.Н. Иванову

Адресование документа руководителям структурных подразделений

или специалистам начинается с указания наименования организации,

например: ЗАО «Радуга»

Начальнику отдела продаж

С.И. Петрову

При обращении к должностному лицу может употребляться

специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При

этом инициалы ставятся после фамилии, например:

Президенту АКБ

«Инвесткредит»

г-ну Прохорову Г.А.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по

отношению к самой длинной строке.



Указанный порядок адресования распространяется также на

внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и

объяснительных записок на имя руководителя организации или

руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или

в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует

указывать обобщенно, например:

Директорам общеобразовательных школ

ЮЗАО Москвы

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не

должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым,

третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более

чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе

указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес,

например: Директору ОАО «Янтарь»

О.Н. Петрову

Мира ул., д.7,

г. Пермь, 413425

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в

государственные учреждения, в вышестоящие организации, а также

постоянным корреспондентам, для которых имеются заготовленные конверты

с соответствующими адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и

инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Красновой Ю.И.

Бойцовая ул., д.5, кв. 3,

г. Химки, Московская обл.,

148012

Реквизит «Гриф утверждения документа» (16). Документы,

которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают

юридическую силу после утверждения руководителем организации,

коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти

(управления). Это реквизит официального документа, придающий

нормативный или правовой характер его содержанию.



Ниже приводится перечень управленческих документов, на которых

гриф утверждения проставляется:

Акты проверок и ревизий, списания оборудования, экспертизы,

передачи дел, ликвидации организаций.

Инструкции – правила: должностные, по документационному

обеспечению управления, технике безопасности, внутреннего трудового

распорядка и т.д.

Нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности

работников и т.д.

Отчеты о производственной деятельности, командировках и т.д.

Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем;

организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых

документальных материалов, образующихся в деятельности организаций, с

указанием сроков хранения материалов и т.д.

Планы производственные; развития, внедрения новой техники; работы

выборных коллегиальных органов.

Положения об организации; структурном подразделении;

премировании и т.д.

Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.

Расценки на производство работ, оказание услуг и т.д.

Сметы расходов на содержание аппарата управления, зданий,

помещений, сооружений, использование средств организации, на капитальное

строительство и т.д.

Стандарты государственные, отраслевые, технические условия.

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Устав организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению,

определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по

делопроизводству организации.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его

заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами,

которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф содержит

слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименование должности

лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы

и фамилию) и дату утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Заря»



(подпись) А.В. Борисов

06.05.2008

Если дата проставлена не рукой человека, утвердившего документ,

документ юридической силы не имеет. Гриф утверждения располагается в

правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких

грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на

одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора

Завода «Металлист»

Руководитель научного

центра «Прогресс»

(подпись) А.М. Егоров (подпись) П.Н. Антонов

02.03.2008 02.03.2008

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать

элементы относительно самой длинной строки.

Документ может утверждаться посредством издания другого

документа (как правило, распорядительного) в тех случаях, когда требуются

дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по

внедрению утверждаемого документа. При утверждении документа

постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит

из слова УТВЕРЖДЕНО, в зависимости от вида документа (инструкция –

УТВЕРЖДЕНА, правила – УТВЕРЖДЕНЫ, порядок – УТВЕРЖДЕН),

наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и

номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

от 20.02.2008 № 12

«Резолюция» (17) – это поручение руководителя по исполнению

документа. Резолюции с конкретными указаниями выражаются в

повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и

адресуются подчиненным лицам (инициалы рекомендуется ставить после

фамилии). В резолюции указывается, кто будет решать поставленные



вопросы, содержание исполнения, срок исполнения (если он не указан в

документе), подпись руководителя и дата, например:

Панову О.П.

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ до 12.04.2008

(личная подпись, дата)

Поручение по исполнению документа может быть дано одному или

нескольким сотрудникам. Ответственным за исполнение документа является

специалист, указанный в резолюции первым, например:

Маркову С.Н.

Медведеву Г.Т.

Бокову В.К.

(подпись, дата)

После указания может стоять ремарка, содержащая личное мнение о

состоянии дел. Такие ремарки ориентируют подчиненное лицо на то или иное

решение, например:

Артемьевой Е.Ю.

Мы не можем делать дополнительно

поставки. Свяжитесь с партнерами

(личная подпись, дата)

Резолюция пишется руководителем на документе рукописным

способом под реквизитом «Адресат». Чтобы выделить резолюцию, ее следует

располагать под углом к линии строки. Допускается оформление резолюции

на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа,

к которому резолюция относится.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой

исполнителя (исполнителей) от подписи и даты.

Не требуют расшифровки через резолюцию письма-подтверждения,

сопроводительные и информационные письма. Здесь можно ограничиться

просто указанием исполнителя (или исполнителей), подписью и датой

подписания резолюции, например:

Прохорову В.А



(подпись, дата)

«Заголовок к тексту» (18) позволяет оптимизировать процедуры

регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и

поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без

детального изучения текста документа).

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается

уголками при изготовлении бланка: под реквизитом «Место составления или

издания» на общем бланке и под реквизитом «Ссылка на регистрационный

номер и дату документа» в бланках для писем.

На документах формата А4 в этом реквизите указывается краткое

содержание документа, грамматически согласованное с наименованием вида

документа, отвечающее на вопросы:

«О чем?» (для писем, приказов);

«Чего?» (для протоколов);

«Кого?» (для должностных инструкций).

Заголовок к тексту содержит две основные части: тему (предмет,

вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено (О

создании аттестационной комиссии, О проведении ремонтных работ).

Заголовок составляет тот, кто составляет текст документа. К тексту

документов, оформленных на бланках формата А5, в целях экономии места,

реквизит не указывают.

Заголовок к тексту может содержать не более пяти строк.

«Отметка о контроле» (19). Реквизит означает, что документ

поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения

установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков

исполнения.

Существует два вида сроков исполнения документов: типовой и

индивидуальный. Типовой срок исполнения документа – это срок исполнения

документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный

срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный

распорядительный документом организации или указанный в резолюции.

Ниже приводятся некоторые типовые сроки исполнения документов:

к указанным в поручении срокам;

3 дня – при наличии в поручении пометки «срочно»;

5-7 дней – при необходимости подготовки по ним приказов;

10 дней – если в поручении есть пометка «оперативно»;

месяц – если срок не указан;

материалы к заседаниям генерального директора 3 дня или

согласно установленному в них сроку;



письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов,

министерств (ведомств), предприятий, учреждений и других организаций – к

указанному в них сроку, в течение 10 дней или до 1 месяца, если необходимо

согласование с другими организациями или дополнительная проверка;

акт о наличии недостатков – составление не позднее 10 дней по

получении продукции;

ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок

после получения предложения;

заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения;

факсограммы, телеграммы, требующие срочного решения – 2 дня,

остальные – в течение 10 дней;

критические замечания и предложения, содержащиеся в средствах

массовой информации – до 1 месяца;

предложения, заявления и жалобы граждан – 1 месяц, а не

требующие дополнительной проверки и изучения – не позднее 15 дней.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом

«Контроль». Реквизит может наноситься ярким фломастером, цветным

карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на верхнем

поле документа должностным лицом или подразделением, осуществляющим

контроль исполнения документов.

«Текст документа» (20) – реквизит, придающий документу

юридическую силу. Это основной реквизит документа. Он позволяет

установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать

зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста,

анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст применяется при подготовке уставов, положений,

правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров,

писем. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают

причины, основания, цели составления документа. Во второй части

излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа составляется на государственном языке РФ,

государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством

РФ и субъектов РФ. Тексты документов пишутся только на русском языке при

направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы

государственной власти субъектов РФ;

в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или

расположенные на территории других субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других

организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:



наименование документа, наименование организации-автора документа, дату

документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При изготовлении документов на двух и более страниц вторую и

последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине

верхнего поля листа.

«Отметка о наличии приложения» (21). Этот реквизит дает

возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых

материалов. Реквизит располагают после текста от границы левого поля.

Если документ имеет приложение названо в тексте, его оформляют

следующим образом:

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают

его наименование, число листов и число экземпляров.

Приложение: Акт сдачи-приемки выполненных работ от 15.09.2008 №

21 на 3л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово

«Приложение» независимо от количества прилагаемых документов

употребляется в единственном числе. Если приложения сброшюрованы,

количество листов не указывают, например:

Приложение: 1. Перечень объектов для внедрения системы

на 1 л. в 2 экз.

2. Техническое пособие на разработку системы

«Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса,

указывают:

Приложение: на 5л. в 2 экз. в первый адрес.

При большом количестве приложений их, как правило, не перечисляют

в сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае

удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной

форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном

письме делается следующая отметка:



Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ также имеет приложение, то в отметке о

наличии приложения указывается:

Приложение: Письмо ЗАО «Континенталь» от 18.02.2008

№ 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку,

указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в

правом верхнем углу документа-приложения и включает слово

«Приложение», его номер (при необходимости), наименование, дату и номер

основного документа, например:

Приложение № 3

к письму ЗАО «Маяк»

от 08.02.2007 № 87/03-15

Допускается выражение «приложение» печатать прописными буквами,

а также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки,

например: ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора ЗАО «Маяк»

от 12.03.2007 № 4

Нумерация страниц основного документа и Приложения – общая

(например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница

Приложения к нему будет иметь номер три).

«Подпись» (22) – реквизит, придающий документу юридическую силу.

Позволяет определить подписан ли документ должностным лицом, в чью

компетенцию входит решение данного вопроса, т.е. полномочным принимать

решения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица,

подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и

сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее

расшифровка (инициалы, фамилия).

Директор ООО «Агат» (подпись)

Н.И. Попов



Вице-президент

Ассоциации предпринимателей (подпись)

Л.П. Скоков

Или на бланке:

Директор (подпись) Н.И. Попов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность

лица, подписавшего документ, не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами одной

организации их подписи располагают одну под другой в последовательности,

соответствующей занимаемой должности, например:

Директор (подпись)

К.Т. Морозов

Главный бухгалтер (подпись) Г.И. Фролова

Если документ подготовлен двумя организациями, то он составляется не

на бланке и его подписывают руководители обеих организаций. При

подписании документа несколькими лицами равных должностей реквизит

«Подпись» располагают на одном уровне, например:

Директор ЗАО «Орион»

(подпись) И.И. Иванов

Директор ООО «Звезда»

(подпись) П.П. Петров

Документы коллегиального органа подписываются председателем

этого органа и секретарем, например:

Председатель собрания (подпись) К.Т. Лапшин

Секретарь собрания (подпись) О.Д. Соколова

В документах, составленных комиссией, указываются не должности

лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в

соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом

фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии (подпись) Ю.В. Гришин



Члены комиссии (подпись)

(подпись)

Р.Г. Карпова

А.П. Сидоров

Подпись располагается после текста документа (на последней

странице) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях,

во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается

подписание документов постранично, а не после текста.

Если подпись руководителя уже заготовлена на документе, а реально

подписывает его другой работник (например, заместитель руководителя),

запрещается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием

должности, так как документ может потерять юридическую силу. В данном

случае обязательно следует внести изменения в реквизит «подпись»:

напечатать фактическую должность и фамилию лица, подписывающего

документ.

Подпись представляет собой собственноручную роспись

полномочного должностного лица. В соответствии со ст. 160 ГК РФ

использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств

механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при

наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон. В

инструкции должно быть точно установлено, что штампы с факсимильным

воспроизведением подписи руководителя организации или его заместителей

разрешается при необходимости использовать, например, для подписания

приглашений, извещений, справок, на копиях подписанных в установленном

порядке документов. Использовать факсимиле при оформлении

подлинников документов запрещается.

Разрешение на изготовление факсимиле – штампа с факсимильным

воспроизведением подписи – дается только руководителем организации в

приказе, с указанием, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную

подпись.

Согласование проекта документа со специалистами

соответствующего профиля – процедура, сопровождающая подготовку почти

каждого документа. В ходе согласования документа его текст корректируется

и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в

первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа –

одна из важных составных частей процесса своевременного принятия

единственно верного управленческого решения.

Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем

согласовании (визировании) оценку содержания проекта документа дают

специалисты (сотрудники) организации-автора. При согласовании внешнем

экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние

организации, в том числе различные «разрешительные» инстанции и органы,

не входящие в структуру предприятия.



Внешнее согласование проекта документа должно быть оформлено

грифом согласования (23), листом согласования, содержащим несколько

грифов, справкой согласования или протоколом обсуждения проекта

документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,

должности лица, с которым согласован документ (включая наименование

организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования,

например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

НИИ статистики

(подпись) А.Б. Ветров

05.05.2008

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляется так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета директоров ЗАО «Маяк»

от 05.05.2008 № 10

При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана

отметка: «Лист согласования прилагается».

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта

документа ниже подписи руководителя.

Визирование (24) является основой для принятия управленческого

решения и проводится перед подписанием документа теми должностными

лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его

отдельных положений. Можно сказать, что виза – это реквизит, выражающий

согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Процедура визирования осуществляется в такой последовательности:

исполнитель (автор текста) визирует первым – в подтверждение того,

что он несет ответственность за качество документа;

его руководитель (непосредственный начальник);

руководители структурных подразделений (руководители среднего

звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;

заместитель руководителя организации, в чьем подчинении

находится структурное подразделение исполнителя;

другие заместители руководителя организации.



Важно помнить, что должностные ранги лиц, визирующих проект

документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего

(утверждающего) документ. При визировании проект документа

последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более

высокий.

Иногда бывает сложно определить состав должностных лиц, которые

должны оценивать (визировать) проект того или иного документа. Для этой

цели применяют Табель форм документов, поскольку он содержит сведения

об основных этапах подготовки документов, имеющих унифицированную

форму.

Исполнитель (автор текста) обеспечивает второй этап визирования,

после чего проект документа передается в секретариат (службу ДОУ) – на

третий этап.

Виза согласования включает в себя должность визирующего документ,

его подпись, расшифровку подписи и дату визирования, например: Руководитель службы снабжения

(подпись) С.С. Серов

10.05.2008

Если лица, визирующие проект документа, не согласны с отдельными

положениями документа или его содержанием в целом, они вправе изложить

свои замечания и представить особое мнение. Замечания излагают на

отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник транспортного отдела

(подпись) Л.В. Белов

10.05.2008

Процесс принятия решения – «внутренне дело» организации.

Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в

известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник

которого отправляют из организации (например, в письме), визы проставляют

в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же

письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной

стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т.е. на той

стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает».

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы

проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа

подлинника документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов,

приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т.д.)

допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования).



По усмотрению руководителя и в соответствии с инструкцией по

делопроизводству (положением о документационном обеспечении

управления) допускается полистное визирование проекта документа и (если

необходимо) его приложения.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры

ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным

подтверждением факта доведения документа до сведения работника и

начинается словами: «С приказом (актом, должностной инструкцией,

протоколом) ознакомлен».

Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее

расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен

(подпись) В.Н. Белов

10.05.2008

Виза ознакомления может включать наименование должности

работника, например:

С приказом ознакомлен

Начальник отдела кадров

(подпись) А.С. Тихонов

01.04.2008

«Оттиск печати» (25) – реквизит, придающий документу

юридическую силу.

Печать – это вырезанная на твердом предмете матрица для

проставления оттисков круглой или прямоугольной формы.

Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати

заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,

удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми

средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение

подлинной подписи.

Ниже приводится список документов, на которых проставляется

печать:

Акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выполненных

работ, списания, экспертизы и т.д.

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение

дел в арбитраже и т.д.



Договоры о материальной ответственности, подрядах, научно-

техническом сотрудничестве, аренде помещений, оказании услуг и т.д.

Задания на капитальное строительство; технические и т.д.

Заключения и отзывы.

Заявления на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы печатей и подписей работников, имеющих право совершения

финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные на выполнение работ, оказание услуг и т.д.

Поручения бюджетные; банковские; пенсионные; платежные сводные, в

банк; на получение и перевод валюты и т.д.

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями,

знаками, грамотами, премиями и т.д.)

Реестры чеков; бюджетных поручений, предоставляемые в банк.

Сметы расходов на содержание аппарата управления; на калькуляцию к

договору и т.д.

Соглашения.

Справки лимитные; о выплате страховых сумм; использовании

бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и

причитающейся заработной плате и т.д.

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

В государственных учреждениях применяют гербовую печать

организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела

кадров), в негосударственных организациях – печать организации. Чтобы не

возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов,

каждая организация на основании действующего законодательства и других

нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на

которых обязательно ставится печать. Если в организации используются две

печати, необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться

каждая.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал

конец наименования должности лица, подписывающего документ

(захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях

необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).



Генеральный директор (подпись) И.О. Фамилия

На документах финансового характера печать проставляется без захвата

наименования должности на специально отведенном для этого месте. Как

правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.».

«Отметка о заверении копии (26) – проставляется при заверении

соответствия копии документа подлиннику. Этот реквизит ставится ниже

реквизита «Подпись» и включает в себя: заверительную надпись: «Верно»;

должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи;

дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись) А.П. Кедрова

20.04.2008

При пересылке копии с документа в другую организацию или выдаче

ее на руки заверительную надпись удостоверяют печатью, определяемой по

усмотрению организации.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью,

предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела,

канцелярии, общего отдела и т.п.).

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты

заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в

организации.

«Отметка об исполнителе» (27) дает возможность обратной связи с

целью получения дополнительной информации, указывает, кто из

специалистов организации составил текст документа, подписанный

руководителем, и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя

документа и номер его телефона, например:

О.Г. Романова

123 45 67

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной

стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Печать

ЗАО

«Луч»



«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (28) проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему

хранению и использованию в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает

в себя следующие данные:

– ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его

исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об

исполнении;

– слова «В дело»;

– номер дела, в котором будет храниться документ;

– личную подпись;

– дату подписания.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем

структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс от 10.04.2008

В дело № 01-05.

Подпись

11.04.2008

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

проставляется от руки в левом нижнем углу лицевой стороны последнего

листа документа. Отметка об исполнении документа фиксируется как в

электронной, регистрационной, так и контрольной карточках.

«Отметка о поступлении документа в организацию» (29). Эта

отметка проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического

нумератора или резинового штемпеля. Содержит наименование организации-

получателя, дату поступления в организацию и очередной порядковый номер

документа по журналу входящих документов:

ООО «Солнышко»

«____»______________ 20___г.

Вх. №

В некоторых случаях целесообразно рядом с датой проставлять часы и

минуты. Это касается документов срочных или особо важных. Отметка о

поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу

лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатор электронной копии документа (30). Реквизит

предназначен для автоматического поиска и контроля информации.

Идентификатором электронной копии документа является отметка

(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы



документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и

другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

LETTER 31.DOC

(Letter – вид документа, 31 – порядковый номер письма).

В соответствии с Законом РФ «Об информации, информатизации и

защите информации» информация с ограниченным доступом подразделяется

на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную

информацию. Последние помечались грифом «Для служебного пользования»

(«ДСП»); «Конфиденциально», КТ (коммерческая тайна) и т.п. Гриф

ограничения доступа к документу при необходимости мог дополняться

номером экземпляра документа. Реквизит наносился без кавычек в правом

верхнем углу первого листа документа, например:

Конфиденциально. Экз. 2

Постановлением Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 был введен

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Для ограничения доступа к информации, содержащей

конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), на предприятии

разрабатывается «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

предприятия». Данный перечень вводится специальным приказом директора в

виде приложения к приказу. Сотрудники предприятия должны под расписку

ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Работники

предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам,

прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и

ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны. Памятка

составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного

предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается

руководителем предприятия.


1. Сколько реквизитов предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?

2. Что включают в себя справочные данные об организации?

3. Как оформить дату 1 февраля 2010 года арабскими цифрами и словесно-

цифровым способом?

4. Где ставятся инициалы при адресовании документа физическому и

должностному лицу: до или после фамилии?

5. При утверждении документа должностным лицом из чего должен

состоять гриф утверждения? Где располагают гриф?

6. Как правильно оформляется отметка о наличии приложения, названного

в тексте письма? Не названного в тексте письма?

7. Что входит в состав реквизита «подпись»?

8. Что включает в себя отметка об исполнителе?

9. Какие форматы бланков документов установлены?



10. Какими должны быть поля в документе?

11. Какие виды бланков устанавливаются для организации, её структурных

подразделений, должностного лица? Какие реквизиты выключает в себя

каждый бланк?

12. В каких случаях целесообразно использовать продольный бланк?

13. Как правильно нумеруются страницы?

14. Что обозначают нижеприведенные сокращения: ОКПО, ОГРН, ИНН,

КПП, ОКУД?


1. Как оформить реквизит «адресат», если адресатом является:

– председатель строительного кооператива В.А. Соколов;

– начальник управления маркетинга ЗАО «Регата» Н.Н. Славский;

– Фадейкина Н.В., ректор НОУ ВПО САФБД, доктор экономических

наук, профессор?

2. Составьте гриф утверждения, если документ утвердил директор завода

«Труд» Е.В. Круглов 2 февраля 2011 года.

3. Оформите реквизит «Отметка о наличии приложения» в документах,

составленных в следующих ситуациях:

– приложение названо в тексте;

– приложения (инструкция по делопроизводству и отзыв на проект

инструкции) не названы в тексте.

4. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «Подпись»:

а). Дир-р ___________ Ерофеев Л.П.;

б). Старший менеджер фирмы: _______ /А.Л. Вилкина/



Тема 1.4. Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие

документу юридическую силу

Юридическая сила документа – свойство официального документа,

сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего

его органа и установленным порядком оформления.

Главная особенность организационно-распорядительных документов

состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами,

для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия

сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий.

Достаточно решения руководства или других должностных лиц того

предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для

подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки

работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица

недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух

организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый в организации, может считаться

обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет


Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

положения, содержащиеся в документе, должны строго

соответствовать требованиям законодательства;

документ должен быть издан должностным лицом управления,

отдела организации, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан

судом недействительным.

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно

распорядительных документов. Прежде чем исполнять предписания того или

иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица,

подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании

должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет

юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя организации относятся все вопросы

руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые

вправе решать только общее собрание участников организации или совета

директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от

имени организации без доверенности.

Все другие должностные лица организации могут решать те или иные

вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами,

доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т.п.,

подписанными или утвержденными руководителем. При заключении



договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых

документов от имени организации должностное лицо должно сделать ссылку

на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании

которого оно действует. В противном случае представители сторонних

организаций будут вправе усомниться в том, действительно ли это

должностное лицо обладает необходимыми полномочиями.

Требования, предъявляемые к оформлению документов. Будет документ

иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его

разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам

(реквизитам).

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены

требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления,

правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных

видов документов.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа. Для придания

документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими

автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Наименование вида документа должно отражать содержание

документируемого действия и компетенцию его автора.

Например: только руководитель может издавать приказы; коллективное

обсуждение каких-либо вопросов отражается в протоколе; рядовой

специалист от своего имени вправе готовить только докладные записки,

заявления.

Наименование вида документа является обязательным реквизитом при

оформлении всех документов, кроме письма.

Дата документа. Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к.

отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом,

подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной

службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от

руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой

документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные

двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Государственным стандартом установлены три способа оформления

даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте

документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения,

подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день

месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских

цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 01.06.2004. Встречается оформление даты с расположением

ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2003.09.01. Последний вариант соответствует традициям

оформления даты в европейских странах и закреплен в международных



стандартах ИСО 8601-88. Допускается словесно-цифровой способ

оформления даты, например: 01 июня 2004 г.

Датой документа является дата его подписания; для документов,

принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых

документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для

актов и протоколов - дата события.

Регистрационный номер. Регистрационный номер документа (индекс)

проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для

входящих документов это одна из первых операций (после обработки и

сортировки полученных документов). Для исходящих документов это

предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа.

Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная

операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрация документов - это прежде всего их учет, кроме того, это

придание документу официальности и установление ответственности

организации за содержание документа (для исходящих и внутренних

документов), его прохождение через управленческую систему (для входящих

документов).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера

документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма

и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо

порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения,

индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о

корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно

несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров

документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на

документе регистрационные номера проставляются через косую черту в

порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без

регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы.

Гриф утверждения. Гриф утверждения документа определяет

юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие

их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую

силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным

(совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Процедура утверждения санкционирует содержание документа или

распространяет его действие на определенный круг должностных лиц,

организаций.

Государственным стандартом определены два способа оформления

процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

утверждение документа руководителем;

утверждение изданием специального распорядительного

документа.



В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без

кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы,

фамилия руководителя и дата утверждения.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные

специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают

справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем

организации (органа власти или управления), то гриф утверждения

оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием

распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются

дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по

внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа

постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит

из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО,

наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и

номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА,

УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек.

Подпись – это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу

документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является

компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии

с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом,

положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

В крупных организациях право подписи может быть предоставлено

руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено

локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного,

информационного и аналитического характера могут быть подписаны

исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые

в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными

лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько

должностных лиц.

Например: документы, в которых содержатся сведения финансового,

материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и

выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы,

изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и

руководитель организации, и главный бухгалтер.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке,

соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Например: Документы, составленные совместно двумя (или более)

организациями, подписывают руководители обеих (всех) организаций.



При оформлении документа на бланке должностного лица должность

этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования

должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией.

Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда

документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен

двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных

должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов

- протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают

председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие

организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора

документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в

установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений,

отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например,

генерального директора, а он не может подписать срочный документ по

уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и

уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо,

официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед

должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую

должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование

предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего

времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед

наименованием должности руководителя, означающих, что документ

подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это

лишает документ юридической силы.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности

лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например: В практике документирования в настоящее время широкое

распространение получило использование штампа факсимильной подписи.

Факсимиле - аналог собственноручной подписи, который является ее

механическим воспроизведением. Воспроизведение подписи этим способом

допустимо для заверения приглашений, извещений, внутренних документов.

Документы, направляемые в другие организации, должны иметь

собственноручную подпись. Использование факсимильного воспроизведения

подписи допускается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст.160)

только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного

акта.



Гриф согласования. Гриф согласования документа часто имеет

значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит

проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего

(т.е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа.

Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист

согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф

согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя,

наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную

подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе

располагают ниже подписи слева.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется

отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным

органом, общественной организацией, органами государственного контроля и

надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе

согласования указывается наименование этого документа (в именительном

падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами

без кавычек.

Печать. На большинстве документов, издающихся на предприятии,

печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих

документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое

юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации

предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц

(доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и

материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым

реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее

оттиска.

Руководителям организации рекомендуется разработать и утвердить

перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый

реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе

отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов. Достаточно часто организациям

приходится делать копии документов например, когда велика вероятность

утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные

учреждения.

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.



Заверить копию документа, изданного самой организацией, может

руководитель этой организации или уполномоченный на это сотрудник,

например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией.

Исключением являются копии таких документов, как, например, устав

организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям. В

интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были

оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки,

в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника

и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется

при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным

путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом,

которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры

придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа - "Заявление".

2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в

конкретной организации, Ф. И.О. должностного лица.

3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф. И.О.

работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного

подразделения - при необходимости).

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу

согласно журналу входящей документации, с указанием номера, даты

принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря).

Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление, или который

уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать

собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу

заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или

просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при

необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции

распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены

кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении

распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней

оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Обязательные реквизиты, придающие документу СПРАВКА

юридическую силу:



наименование организации, выдавшей справку;

справочные данные об организации;

наименование организации, в которую направляется справка (адресат)

или «Справка дана для представления по требованию»;

наименование вида документа;

регистрационный номер и дата выдачи;

подпись. Справки подписывает руководитель организации или

начальник отдела кадров. Если в справке есть сведения финансового

характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;

печать. На справке ставится круглая печать организации или печать

отдела кадров.

Справки учитывают в специальном журнале, где необходимо

фиксировать дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и

в какую организацию должна быть представлена. В журнале должна быть

графа для личной подписи работника в получении справки. Копии выданных

справок остаются в отделе кадров.

Юридическая сила документов передаваемых по факсимиле и

электронной почте. Доказать факт передачи факсимильного или

отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость

приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности

документов.

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна

из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить

доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его

идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса,

адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на

факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя

документа. Чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки /

получения документа по факсу, следует вести журналы учета входящей и

исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат

дополнительными доказательствами.

Электронный адрес отправителя - один из реквизитов,

идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с

установлением личности отправителя документа, ведь при формировании

электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и

вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого

именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать

отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным

лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода

недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей

электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может

настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц,



и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом

отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

"Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок

использования аналогов подписи - это Федеральный закон "Об электронной

цифровой подписи" от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет

собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля

документа как "автор", "внесенные изменения", "метка времени " и т.д.);

защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при

случайном или намеренном изменении документа);

идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица,

подписавшего документ)".

В соответствии с Законом "Об информации, информационных

технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на

электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи

лица на бумажном документе, заверенном печатью, и тогда получается, что

обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по

незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная

электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.

Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной

подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между

электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов

подписи технологически выполняют те же функции (причем достаточно

успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских

расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т.д.), однако для

признания подписываемых ими электронных сообщений равнозначными

письменным документам требуется еще как минимум предварительное

согласие сторон.

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь -

самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и

возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в

разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой

разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по

факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь

назначение документа - доказывать своим существованием определенные

факты, обстоятельства. Таким образом, только при соблюдении всего

комплекса документооборота и порядка оформления в соответствии с

унифицированными формами организационно-распорядительной

документации придается юридическая сила документам.



Образцы документов, с реквизитами, придающими им юридическую силу




1. Перечислите общие требования, предъявляемые к внутренним

документам (созданным в организации) для придания им юридической силы.

2. Перечислите реквизиты, придающие документам юридическую силу,

дайте их краткую характеристику.

3. Как придать юридическую силу копиям документов?

4. Какие реквизиты придают документу «Заявление» юридическую

силу?

5. Какие реквизиты придают документу «Справка» юридическую силу?

6. Как придать юридическую силу документам, передаваемым по

факсимиле и по электронной почте?

На угловом бланке организации (который был создан Вами ранее по

заданию к теме 1.3) создайте документ – СПРАВКА следующего содержания:


С П Р А В К А

Ковалев Игорь Петрович работает в _______________________ (указать

полное наименование организации – см. наименование в созданном угловом

бланке организации) в должности главного бухгалтера с 01.09.2011 (приказ от

28.08.2011 № 5/08) по настоящее время.

Справка дана для представления по требованию.

Проставьте в созданном документе реквизиты, придающие ему


Документационное обеспечение...

Documents

Transcript of Документационное обеспечение...