الوقت تنظيمأولويات و برمجة

إعداد عثمان / كوهينور المهندسة

أولويات و برمجة

لتنظيم • طريق عن البحث إلى البعض يتجهأن دون منه يمر الوقت أن يجد حين وقتهالمطلوب وأن القصوى االستفادة يستفيد

له . المتاح الوقت من بكثير أكثر منهمحدد • وقت لديها أعمالك معظم أن لو

كثرت انجازها المطلوب المهام أو لتسليمهالم للعمل المتاح الوقت أن ووجدت عليكلن ألنك محتوم وقتك تنظيم أصبح ، يزيد

تشعر ضغوط دون تعمل أن عندها تستطيع. وقته في العمل انجاز عدم من لخوفك بها

أولويات و برمجة

فلكل • الثقافة على تعتمد الوقت أهميةمع التعامل في خاص اسلوب شعب

لكل و الترفيه و الراحة أوقات و الوقتو الوقت فيها يدفن خاصة آبار مجتمع. الساعات ثمائن من الكثير فيها يهدر

أولويات و برمجة

تطور • بعد الوقت استغالل على قدرتنافي أفضل أصبحت االتصاالت تكنولوجيا

فاالنترنت اآلراء تبادل و المقابالت مجالاألخبار و اآلراء بتبادل تسمح عريضة بوابةالبعيدة المؤتمرات في استخدامها يمكن

تبادل و الوقت توفير بين جمعت التي. االتصال وسيلة رخص و المعلومة

أولويات و برمجة

جزء • منه اقتطع و للعمل المتاح الوقت حدد. األولويات تحديد و المطالب لمراجعة

من • أكثر وقتا استهالك المحبذ من ليسالعمل فترة طول ألن ، للعمل المطلوب

االنتاجية من تقللمن • معين بعدد االلتزام الموظف على

عن البعد و الكفء و الجاد العمل ساعاتيتسبب مما كثيرة لساعات المطول العمل

االنتاجية قلة و االرهاق في

أولويات و برمجة

في • الوقت المرؤسين من العديد يضيعفعلى لذلك و المدير اهتمام جذب انتظاراشعار و المسئوليت تحديد الكفء المدير

كثرة و عمله في مفوض أنه الموظفمديره ثقة من تقلل مديره على اعتماده

فيه.

أولويات و برمجة

من • يزيد السليم التخطيط و التفويضالمقاطعات كثرة من ويقلل المدير كفاءة

. الهدف طريق على العمل من يزيد والمهام • من األسهل عمل في البدء يجب

األصعب ثم الضرورية

أولويات و برمجة

في • كبير و مهم أثر لها الشركة ثقافةفحين فيها للوقت العاملين استغالل كيفية

ساعات على الموظف المنظمة تعاملمبدأ تدعم ال فهي االنتاجية دون العامل

عدد مبدأ تدعم لكنها و الوقت أهميةالمطولة الساعات

اليوم • في إنجازها المراد المهام حددبكفاءة اتمامها على قدرتك حسب ووزعها

أولويات و برمجة

التقديرية • القيمة تحديد المدير على يجببالتهدير إلشعاره للموظف للوقت

األرباح على تأثيره و للوقت االقتصاديحساب • يتم الوقت قيمة لحساب

أو= – الزيادات مع السنوي الراتب راألرباح دون اإلضافات

السنوية = – العمل ساعات عدد سس = / – ر الساعة تكلفة

أولويات و برمجة

المهام • فيه تضع زمني جدول بعمل قمنصف من وحدات إلى قسمه و اليومية

(30الساعة ) دقيقة تضعه • التي الزمني الجدول على الحفاظ

األنشطة في تمضيها التي الساعات بعددوقتك إلدارة مهم

أولويات و برمجة

على • وقتك فيها يضيع التي األوقات معرفتكتساعدك و أدائك تحسن العمل حساب

للعمل الجيد التخطيط علىالزمني • جدولك يتناولها التي المدة تعتمد

عملك طبيعة علىأن • فيجب شهرية العمل دورة كانت إذا

كان إذا و لشهرين جدوي بعمل تقومزمني جدول بتحضير فعليك أسبوعي

ألسبوعين

للوقت التخطيط

إلى – -- -- ---- -- -- ---- من رقم األسبوع

األسبوع هدفـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

األولويةالمهمةA/B/C

اليوم

األسبوعي • التخطيطيلي • ما فيها ضع و نوتة بإعداد قم

األولويات

A: Must do

B: Good to do

C: If nothing else to do

A : تنجز أن يجب

B : أن المفضل منتنجز

C : لدي يكن لم لوآخر شيء

العمل األولويةالسبتمسلسلالوقت تممن 08:30 العمل على التأقلم و األوراق في النظر

جديد

الموجودة 09:001 األسئلة على الرد و البريد تصفحبها

في 09:302 للزمالء المختلفة الرسائل إرسالالعمل

الرؤساء 10:003 مع االجتماع

10:30

11:00

الشاي 11:30 لشرب قصيرة راحة أخذ

على 12:004 االتفاق و العمل مجموعة مع االجتماعاألسبوع مهام

12:30

01:00

الموردين 01:305 من بالمتأخر االتصال

الترقية 02:00 بخصوص العمل زميل مع التحدث

الورقية 02:306 األعمال استكمال

الشاي 03:00 وشرب الطعام بعض ألكل راحة

بالعمل 03:307 التقدم عن تقرير كتابة

عمل 04:008 موعد لتحديد بعميل االتصال

بالعميل 04:309 الخاصة االعمال من المتعلق انهاءالسابق

تأجيله 05:00 تم ما تحديد و األعمال قائمة مراجعةالقائمة من

للمنزل 5:30 العودة

زمنيالجدول ال

نسبة • حدد ، الزمني الجدول لمراجعةفي بكفاءة قضيتها التي الوقت

رؤية سيعطيك فهذا المحدد الوقتلديك العمل أوقات لشكل هامة

واحدة • لمهمة مرئي غير هدف حدداليوم يمر أال وعليك تنجز أن يجب

إنجازها دون

زمنيالجدول ال

بين • عملك بتوزيع من 4قم أنواعالمهام

روتينية – أعمالتطوير –االبتكار – و التخطيطمشاكل – حل

زمنيالجدول ال

أن • فعليك ينبغي كما عملك تنجز لكيفي الروتينية بالوظائف من % 15تقوم

و تنفيذ % 25وقتك في وقتك منو لعملك تطويرية % 50مشاريع

عملك لتطوير لحل% 10و للتخطيطأن المشاكل تجد الواقع في لكن % 60و

الروتينية لألعمال يذهب وقتك وحل منوجد تقوم % 25و المشاكل إذا بالتطوير

التخطيط % .15و في

زمنيالجدول ال

األنواع • في المستنفذ وقتك احسباألعم و المهام من لتعرف االمختلفة ل

تطويرك عن بعيدا يذهب المائة في كمبالتأكيد ستحسن الرؤية وهذه ، لعملك

عملك . وقت تقسيم من

زمنيالجدول النفسك • على التالية األسئلة بطرح قم

خالل – مناسبا وقتا للتطوير التخطيط أعطي هلعملي؟ أوقات

في – جدا منشغال تجعلني عملي مهام توزيع هلأخرى؟ أوقات في جدا مستريحا و أوقات

غيري؟ – شخص به يقوم أن يجب بعمل أقوم هلمتكررة – مهام على يحتوي الزمني جدولي هل

كثيرة؟وقت – تستهلك مهام في دائما أتورط أن هل

يوم؟ كل من الصباحلها؟ – ينبغي مما أكثر وقتا األعمال تستغرق هللالبتكار؟ – وقت لدي هل

زمنيالجدول ال

أن • وجدت ولو التساؤالت عن بصدق أجبإعادة فعليك لها ينبغي كما ليست اإلجابة

أعم بما ادراسة جدولتها إعادة و لكالخاص لتطورك و للعمل أهميتها يناسب

زمنيالجدول ال

أو • المتوسطة اإلدارات من كنت لواألعمال في التفويض من فأكثر ، العليا

و بها يقوم أن لغيرك يمكن التي الروتينية. ذلك على إليهم المفوض بتدريب ذلك

زمنيالجدول ال

حدد • و الضائع الوقت عن جدولك في ابحثيمكنك كيف و أضعته كيف و ؟ ضاع لماذا ،

المستقبل في إضاعته تجنبوقتك • من الكثير يضيع و اجتماعي كنت إذا

ساعة حدد ، الزمالء بين مجامالت فياآلخرين تستقبل أن يمكنك التي الراحة

فهذا للزمالء مفاجئة بزيارات تقم ال و فيهاسيعطيهم أنه كما عليهم عبءا يزيد قد

. بالمثل يقوموا ألن السماح

القدرة تحديد

توفر • في يكمن الناجحة اإلدارة مفتاح ، الوقت إدارة مهارات

ما • لمعرفة الفرصة تعطيك التالية األسئلةقد و ناجح بشكل وقتك تدير كنت إذا

يمكنك مهمة ألشياء األسئلة بعض تشيرالمستقبل : في إليها اللجوء

القدرة تحديدمكتبك؟ • في ساعة وجود على تحرص هلغرفة • في ساعة وجود على تحرص هل

اإلجتماعات؟اجتماع؟ • ألي المحدد الوقت في تصل هلأي • من تريده الذي الهدف إلى تصل هل

اجتماع؟الوقت • في تنظمها التي االجتماعات تنتهي هل

المحدد؟ تختص • التي والمقاالت المجالت تتصفح هل

بعملك؟

القدرة تحديد

إألى • يصل أن بمجرد البريد على تطلع هلمكتبك

أحد؟ • يقاطعك أن بدون عملك تكمل هلفيها • يقاطعك التي األوقات تحسب هل

المرؤسين؟ أو الزمالءفي • زمالءك لرؤية معينة ساعة تقتطع هل

المكتب؟

القدرة تحديد

في • العمل تريد حين مكتبك باب تغلق هلهدوء؟

؟ • مكالماتهم أرجأت من بكل تتصل هلللماكالمات • محددة مدة لديك هل

عليها؟ تزيد ال و التليفونيةالمحادثات • بعض مكالماتك في تختلط هل

الشخصية؟

القدرة تحديد

اإلجابة • تريد التي المكالمات تقرر هلعنها؟

إليك • ترد التي المالحظات تقرأ هلإليك تصل ما وبمجرد بإمعان

مدى • في كتبك محتويات تجعل هلاليومي الستخدامك معقول

وترتب • دورية بصفة مكتبك ترتب هلعليه الموجودة األوراق

القدرة تحديد

ال • التي األعمال في زمالءك تفوض هلبها القيام تستطيع

األعمال • من المفوض تتابع هلإيجاز • على معك العاملين تساعد هل

واحدة صفحة في تقاريرهماعتبارك • في تضع هل لتقرير كتابتك عند

المعلومة إلى ذلك بعد سيلجأ منالتقرير في الموجودة

القدرة تحديد

و • التفكير ساعات بين توازنا تحقق هلالتنفيذ ساعات

يوم • كل ستؤديه بما قائمة تضع هلتزيد • ال و يوم كل عملك ساعات تحدد هل

عليهامع • اتصال على تظل لكي جهدا تبذل هل

عملك فريق

القدرة تحديد

زمالءك • إيجابيات على تركز هلالحديثة • التكنولوجيات على تتعرف هلحين • لتقرأه اإلكتروني بريدك تخزن هل

وقتا له تجدجهاز • على ملفاتك دوريا تراجع هل

الشخصي الحاسب

القدرة تحديد

تلك • طريق عن لنفسك تقييمك بعدمما أي في نفسك تضع أن فيجب األسئلة

يلي :علي – و بكفاءة وقتي استخدم كيف أعلم ال أنا

الوقت تهدير من أقلل أنلكن – و وقتي إلدارة معقولة مهارات لدي أنا

تطويرها عليأن – علي و كبيرة بفالية وقتي استخدم أنا

هكذا أظل

النجاح و للتفوق التخطيط

عمله • عليك يجب ما تقرر أن يمكنك التصل أن تريد ما تعرف كنت إذا إال اليوم

غدا إليهاستغاللك • و بتطويرك تتعلق خطة أي

وضوح على تعتمد جيد بشكل لوقتككفأهدا

النجاح و للتفوق التخطيط

مهنية • أهدافشخصية • أهداف

إلى : تنقسم كمااألجل • طويلة أهدافاألجل • قصيرة أهداف

إلى : تنقسم األهداف

النجاح و للتفوق التخطيط

أهداف شخصية

مهنية أهداف

أهداف شخصية

طويلة األجل

مهنية أهدافطويلة األجل

طويلة أهدافاألجل

أهداف شخصية قصيرة األجل

مهنية أهدافقصيرة األجل

أهداف قصيرة األجل

النجاح و للتفوق التخطيط

السنوات • حدد و الذاتية سيرتك أكتبخاللها خبراتك و عليك مرت التي

ما • تعمل أن وظيفة كل في احرصالذاتية سيرتك في عنه تكتب أن تستطيع

سطر من أكثر في

النجاح و للتفوق التخطيط

من • تمكنك مهارات كسب على احرصالوظيفي وضعك تحسين

عندما • المدى بعيد الهدف أعينك أمام ضعوالذي القادم الشهر ستفعله فيما تفكر

يليهمضيعة • الترفيه و اإلجازات تعتبر ال

آلدائك تحسين اعتبره بل ، لطموحك

تحدد المهني لمسارك تخطيط رسم لنفسك ضعالمهارات و البعيد المدى على فيه تفكر ما فيه

مسار خالل تكتسبها أن تريد التي اإلدارية و الفنيةيلي : ما مثل حياتك

متوسطة شركة في العمل

في أو كبيرة شركة في العملالخارج

عالمية شركة في العمل

و التسويق في العملالمبيعات

بي خاص جديد عمل بناء

أسرة تكوين

أوالد

متخصصة دراسات

بها معترف شهاداتعالميا

إدارية دراسات

MBA

طلب ترقية

العالقات تحسينالعامة

في مشاركة تجاربعمل

النجاح و للتفوق التخطيط

تضعه • أن أردت لو دقة أكثر تحديد يمكنالشهادات مثل تريده الذي المسار مع

والدراسات تريدها التي المتخصصةوغيرها اإلدارية

النجاح و للتفوق التخطيط

المسار • هذا بتعديل تقوم أن أيضا يمكنالتي المستجدات حسب آخر و وقت بين

حياتك في تظهرالتخطيط • هذا على تطلع زوجتك تجعل ال

على بناء اخترتها أنك اعتبرت إال ولشخصها حب ليسعن و مسبق مخطط

النفسي هدوءك من يقلقل هذا ومسارك خطة لتكملة المطلوب

األولويات تحديد

لتحقيق • طريقك أول هو ألولوياتك ترتيبكأن يجب ما تعرف أن عليك و أهدافكاألعجل من و فالمهم األهم من تنجزه

فالعاجل العمل • في رئيسك أولويات تتبنى أن يجب

حسب األولويات تعديل إمكانه في من فهواألولويات تبديل تجعل ال و الشخصية رؤيته

العمل في رئيسك بين و بينك عائق يمثل

ناجح لشخص مكتب هذا هل

األولويات تحديد

تراها • كما الصورة يرى ال رئيسك كان لواألولويات تغيير في البدء قبل فعليك أنت

تو قبل ضأن به القيام عليك ما له حاألعمال يتذكر ال قد ألنه ألولوياتك تبديلكعليك بالتالي و قبل من إليك أسندها التي

يقرر أن عليه و اآلن لديك بما إخبارهاألعمال قائمة في تنزلها وبالتالي تركها

آخر حين إلى

األولويات تحديد

عملك • ساعات على أمينا تكون أن يجبفالتهدير بالعمل القيام على أمانتك بقدر

تهدير يمثل المهمة العمل ساعات منعملك على به تؤجر الذي المال في

األولويات تحديد

فإن • الروتينية األعمال من تنزعج % 80الهي بالفائدة عليك تعود التي األعمال من

روتينية بها فأعمال قماإلدارية • و العملية الخبرة في علوت كلما

أن فأعتبر إذا ، الروتينية األعمال كثرتخبرة شهادة بمثابة الروتينية أعمالك

في تعلو أن تستحق أنك من موثقة. الوظيفي سلمك

األولويات تحديد

زادت • كلما ، هدفك من اقتربت كلماالمهام ألولويات تحديدك و تركيزك أهمية

. تنفذها التيمن • موقعك كان وأيا ، عملك كان أيا

وتخطيطك تنظيمك أن ستجد ، العملو كفاءتك من سيزيد لوقتك الجيد

رضاك و أهدافك تحقيق على يساعدكعملك عن رؤساءك ورضا نفسك عن

األولويات تحديد

أحد • عملها يمكن ال التي األعمال انجزيمكن التي األعمال فوض و سواك

تبحث ال و معك بها يقوموا أن لآلخرينالتي األعمال كل تنجز بأن التميز عن

بها تقوم أن من يمكنك المهم فتتركبنفسك تنجزها أن يجب التي األعمال

فيها . تتميز أن يمكن والتي

المهام انواع

) أ ) نوع من مهامو عاجلة مهام

مهمة

) ب ) نوع من مهامأو عاجلة إما مهام

مهمة

) ج ) نوع من مهاموال عاجلة ال مهام

مهمة يجب روتينية لكنها

تنجز أن

األولويات تحديد

• ، الثالثة األنواع من مزيج هي العمل أيامأن فيجب محدودة العمل ساعات أن بما

واحدا نوعا يستهلك وال الثالثة على تحتوياألعمال كثرت إذا و ، الثالثة األنواع منفعليك فيها نفسك تجد ال التي الروتينية

التفويض إلى اللجوءالمعلومات • حسب تتغير أن يجب األولويات

األحداث من المستجدات و الجديدة

األولويات تحديد

ولكن • وجيزة لفترة الهاتف إغالق يمكنكمن انتهاءك بعد أخرى مرة تعيده ألن تنبه

بسببها أغلقته التي المهمةللوقت • إضاعة يعتبر ال التخطيط وقت

بعد فيما الوقت لك سيوفر فهو

األولويات تحديد

أن • ال بكفاءة تعمل أن يعني الوقت إدارة. بسرعة تعمل

غير • لسؤال تستمع ال االجتماعات فيإعادة فعليك بد ال و كان إن و اإلجابة محدد

إجابته يجعل بشكل السؤال صياغةنفعل " ماذا أحد سألك إذا مثال ، محددةتقصد " : " هل قل ؟ الموضوع هذا في

ال أم كذا نفعل أن يجب كان إذا سؤالك من؟"

األولويات تحديد

• ، بالواقعية العمل قوائم تتسم أن يجبتضع بأن فيه مبالغا زمنيا جدوال تضع فالتشعر و ساعة من أقل في أعمال عدة

إنجاز من تمكنك لعدم محبط بأنك عندهاترغب فكما ، لها مخطط هو كما األعمالأن تحب أيضا فإنك قدراتك تتحدى أن في

. إنجازاتك عن ترضى

األولويات تحديد

الموظفين • أو الزمالء من الكثير تطلب الالعمل كثرة من اإلحباط يسبب ذلك ألن

اإلنجاز عدم والمسموح • الوقت قدر على يعطى العمل

المهام أولويات تحديد طريقة

عاجلة

تصرف فورا

عاجلة

نعم

لا

المهمة قيم

مهمة

اليوم

لا

نعم

نعم

لها موعد محدد

لها حددموعد للتنفيذ

ال

نعم

لا

له عملأولوية

أ

له عملأولوية

أ

انجز العمل

له عملأولوية

ب

له عملأولوية

ب

روتينية

لا

ليس عملله أولوية

ليس عملله أولوية

تجاهلها

لديك عمل آخر ب أو أ

نعم

فوض لها أحد

انجز العمل

ال

نعم

لا

نعم

له عملأولوية

ج

له عملأولوية

ج

الكفاءة

هو • و إيقاع و نمط حياته في شخص لكلاألشخاص من معين نموذج يحدد بذلك

و الحيوية و بالنشاط يومه يبدأ من فهناكيبدأ من هناك و اليوم وسط في يتعب

و اليوم نهاية في ينشط و بالكسل يومههكذا

لكي • حيويتك و نشاطك نمط تحديد عليكالتي و المهمة باألعمال تقوم متى تعرف

التفكير و التركيز من تحتاج

الكفاءة

عن • نشاطك نمط يختلف قد أنه راعيالعمل زمالء رؤية في تبدأ ال ولذلك اآلخرين

هذا يكون فقد لك مناسبا تراه ما حسبتشغلهم أن في فتتسبب الزمالء عكس على

في رغبتهم و الذهني نشاطهم فترات فيبتركيز العمل

النشاط • و لألسرة الطاقة بعض استبقالعمل في طاقتك كل تستنفذ فال االجتماعي

للراحة مساحة لنفسك تترك ال بحيث

الكفاءة

الطاقة • درجات أعلى في تنفذ المهام أهمدرجات أقل في تنفذ الروتينية المهام وتنجز ب األولوية من األعمال و الطاقة

. الطاقة متوسط فيمستويات • لنفسك ترسم أن حاول

وتحدد بنفسك لتراه اليوم خالل المختلفةالقصوى طاقتك تكمن متى

الكفاءة

أصبح • عملك أن و تركز ال أنك وجدت إذامنها و الراحة ببعض فقم عليك عبء

غفوة تأخذ قد و رأسك و قدميك تحريكالعمل و اليوم تكمل أن لتستطيع قصيرة

غفوة • تسمى العمل في القصيرة الغفوةالراحة بعض عقلك تعطي فهي الطاقة

للعمل تشحنك و قصيرة لفترة

العمل تنظيم أدوات و آالت

العمل تنظيم أدوات و آالت

مكتوبة • بمذكرة دائما االحتفاظ يجبالذين األشخاص و التالية المواعيد بها

اتمامها يجب التي المهام و ستقابلهم

العمل تنظيم أدوات و آالت

لتسجيل • المذكرة في بقلم دائما احتفظالتواريخ و المعلومات

تساعدك • التي المذكرة استخدمكنت • إن اإللكترونية المفكرات استخدم

اإللكترونية األجهزة مع يتعاملون ممنعلى االعتياد فعليك تكن لم إن و بكفاءة

األجهزة مجال في نفسك تحسينإمكانياتها من لتستفيد اإللكترونية

العمل تنظيم أدوات و آالت

العمل تنظيم أدوات و آالت

بكفاءة • المفكرة استخدمعلى – نظرة لتلقي باأليام مذكرة في الشهرية المواعيد

تخطط أو الجتماع تخطط كيف لتعرف ، كله الشهرتدريبية مهمة أو لرحلة

األوقات – تحدد و يومية مفكرة في توضع اليومية المهاممهمة كل في المستنفذة

أهمية – تمييز أردت لو مختلفة ألوان استخدام يمكنالمهام

أوقاتك – منك فتضيع تهملها ال و المفكرة على حافظفهي – اإللكترونية المفكرة في التنبيه وسائل استخدم

البعيد المدى على أداءك تحسن أن يمكنأن ) لعلمك به تقوم الذي العمل في تركيزك من تزيد

به ( المسموح الوقت بانتهاء سيعلمك من هناك

العمل تنظيم أدوات و آالت

مشكلة • لك تحل لن األعمال قائمة إعدادحصر من ستسهل لكنها و بها القيام

المطلوبة المهامقد • مهام هناك ألن القائمة تحديث يجب

خط توثق مثل خارجية ألسباب تحذففتنتهي مثال له التسويق تزمع كنت انتاج

بالكامل التسويق خطة

العمل تنظيم أدوات و آالت

و • حقيقية تكون أن يجب الموضوعة األوقاتلو بمعنى تحدث أن تتمنى أوقات ليست

من أكثر العادي في منك تأخذ المهمة كانتأن أمل على الساعة نصف تضعها فال ساعة

يسبب ذلك ألن أسرع بطريقة تنجزهالن ، بعدها أخرى مهمة لوضعك االرتباك

انجازها من تتمكنيومي • بشكل القائمة على تطلع أن يجبفالقائمة • انجازه أمكنك ما كل شطب حاول

أفضل األقصر

العمل تنظيم أدوات و آالت

اليوم • أواويات من تأكد اليوم نهاية فيفوق المهام بعض تقفز فقد يليه الذي

أخرىالمرتبطة • المهام حدد اليوم بداية في

في أعمال من سبق ما ضوء على ببعضالسابق اليوم

أعمال • من يطرأ لما المساحة بعض اترك

العمل تنظيم أدوات و آالت

محبطة • تكون ال قد لك المحبطة األعمالاألعمال تلك تفويض حاول بالتالي و لغيرك

ألدائها الحماس فيهم ترى لمنضعها • و السريعة المهام عليها ورقة بوضع قم

بمجرد الورقة قطع و أمامك الحائط علىنوع حسب اللون تغيير وحاول منها االنتهاء

االهمية أو المهمةفقط • لكن و المتكررة للمهام ورقة تضع ال

اتمامها يجب و استحدثت التي للمهام

بجدول وذلك اليوم أعمال لتخطيط طرق هناكحسب أو ، أهميتها حسب مهامك فيه تضع ملون

تتبعه التي المشروع

العمل تنظيم أدوات و آالت

األجل طويل التخطيط

للمهام • الطويل المدى على تخطط الالوقت في ضعها فقط ، النمطية و المتكررة

بها تقوم أن يجب أنك لتعلمالمهام • كل الحائط على مخطط في ضع

فيه النمطية المهام لتكن و المهمة و الكبيرةالمهمة و المستجدة االعمال و فاتح بلون

مختلفة بألوانأن • يمكن و أكثر ال سنوي يكون التخطيط

األقل على سنوي ربع تخطط

األجل طويل التخطيطابريمارسفبرايريناير

ليولييونيومايو

واغسطس

اكتوبسبتمبرر

نوفمبر

ديسمبر

المالية السنة نهاية

الميزانية

المبيعات اجتماع

أجازات

عمل رحالت

ادارية تغييرات

مراجعات

متنوعة احداث

يحسن و بأكمله العمل ينظم المكتب تنظيماألداء من

بها • تعمل التي المهام المكتب على اجعلجانبا ضع و فقط الحالي الوقت في

. بها تعمل ال التي المهامبكفاءة • العمل يؤجل المكتب تنظيم تأجيليومي • بشكل يتم أن يجب المكتب ترتيبتعني • األرض على الموضوعة األوراق كل

ضائعة أوراق أنهامهمة • غير بأوراق الكابينة تمأل ال

لن كثيرة بمهام مكتبك تزحم التنجزها

يحسن و بأكمله العمل ينظم المكتب تنظيماألداء من

حديثة • تكون أن يجب الملفاتللرجوع • جانبا توضع المستخدمة غير الملفات

بعد فيما إليها

يحسن و بأكمله العمل ينظم المكتب تنظيماألداء من

يجب • الفاكس و التليفون و الكمبيوتر شاشةباألوراق تغطيها ال و اليد متناول في يكونوا أن

لتستطيع • كود يتبع أن يجب مستند أيو الترميز وعملية أخرى مرة عليه الحصول

مستحيلة ليست التكويدعلى • توزع لم التي و المهمة األوراق كل

خاص صندوق أو مكان في جانبا ضعها ملفاتهااألوراق بتوزيع قم ، اليوم أول أو اليوم آخر و

. أماكنها في

الورقية الملفات تنظيم

إلى • تقسم أن يجب الملفاتكثيرا – إليها نحتاج ملفاتالضرورة – عند إليها نرجع ملفاتأحيانا – إليها نحتاج ملفاتنادرا – إال إليها نحتاج ال ملفات

بأول أول الملفات رتب دائما

األداء من يحسن الملفات تنظيمالتوتر ويقلل

تترك ال المهمة الملفات

مهمة لكل ملف

جهاز في الملفات تنظيمالحاسب

جهاز في الملفات تنظيمالحاسب

ملحقة • تخزين الوسائط على كليا تعتمد البسهولة للتلف عرضة فهي األقراص مثل

أنها • من وتأكد نسخ عدة دائما لك اجعلعليها االعتماد قبل تعمل

النسخة • على النسخ تاريخ ضعمكوناتها • و النسخ فيه ملف ضعلديك • كان إذا إال المطبوعة النسخ تتلف ال

الصلب القرص على إلكترونية تسخةHard disk

جهاز في الملفات تنظيمالحاسب

على • الملفات تضع على desktopال :Cأوثانوي قرص على الملفات اجعل ولكن

و • معروف مسمى تأخذ أن يجب الملفاتالقسم من عليه متفق

أو • لألقسام ثابت ترميز نظام وضع يجبالمشاريع

االنجليزية • باللغة يكون أن يجب الترميزمشاكل دون برنامج بأي نسخة يمكن حتى

عن • الترميز يزيد أال isoحروف 8يجب

جهاز في الملفات تنظيمالحاسب

على • وضعها دون مفردة كثيرة ملفات تضع الfolder بها خاص

له • اإلعداد سبق ملف على تعمل أن أردت إذاإعادة ثم فتحه قبل أوال نسخة أخذ فيجب

المرمزة النسخة على العمل ثم ترميزهاستخدامه • سبق ملف على التعديل عند

بعد التعديل رقم ووضع أوال نسخة أخذ فيجبالتعديل تم التي المرات عدد لنعرفة االسم

النسخ من أي إلى للعودة أيضا و الملف فيالمختلفة

الوقت الوقت تضييع تضييع

الكمال • في الكمال الرغبة في الرغبةالترتيب • الترتيب عدم عدمالجم • الجم األدب األدبالرفض • على القدرة الرفض عدم على القدرة عدماألشياء • األشياء تجنب تجنباالهتمام • االهتمام عدم عدمالحديثالحديث•االلكتروني • االلكتروني البريد البريد

الوقت الوقت آكلي آكلي

الزوارالزوار•التليفوناتالتليفونات•للوثت • المضيعة للوثت المراسالت المضيعة المراسالتااللكتروني • االلكتروني البريد البريداالنتظاراالنتظار•المطولة • المطولة االجتماعات االجتماعاتالمشاكل • المشاكل حل حلالمكتبية • المكتبية األعمال األعمال

الوقت معالجة

خطة•أولوية•أداء•

أداء

ال • ذروة وقت لنفسك خصصأحد فيه يقاطعك

–) مسائي ) أو صباحي الذروة وقت حددالباب – اغلقوليس – الموضوع عن رسائل خذ

التفاصيلالمنزل – في اعملمكتبك – خارج اعمل