Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in Diest

Petra Vanhoutte

Archivaris Stad en OCMW Diest

WAP – 21/03/2016

• Bevraging naar situatie in Vlaanderen voor een publicatie door uitgeverij Politeia

• Hoe ging het in Diest?

Resultaten

• Verschillende startposities naar personeelsbezetting, aanzet en vertrekpunt

• Vertraging vaak door onzekerheid

• Veranderingen betekenen ook nood aan budgettaire ruimte voor oplossing

• De geïnterviewden blijven ambitieus

Diest

• Kleine stad in Vlaams-Brabant

• 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013)

• Stad: 201 medewerkers

• OCMW: 253 medewerkers

Stadsarchief

• Tot 2005: hoofdzakelijk erfgoedfunctie

• Vanaf 2007: combinatie van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer

• Digitaal werken

• Selectie

• Archiveren van email

• Personeelsbezetting: 1,3 VTE, verdeeld over 2 medewerkers

Aanloop

Traject rond organisatiebeheersing:

• Gericht op het aanleren van procesmatig werken als competentie (voorjaar 2014)

• 7 opleidingsdagen met externe lesgever

• Focus op microniveau van procedures

• Leren om proces te documenteren, te analyseren en

verbetervoorstellen te formuleren

• Eerste keer in samenwerking met OCMW

• Vergelijken van overdrachtsprocedure van OCMW

en Stad

Organisatiebeheersing?

Geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen dat:

• de doelstellingen van de organisatie worden bereikt,

• de wetgeving en procedures worden nageleefd,

• de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie wordt gegarandeerd,

• het efficiënt gebruik van middelen wordt gewaarborgd

• fraude wordt voorkomen.

Gevolg

• Gelijkschakelen processen

• Ontwikkelen procedure voor vernietiging

• Archiefdienst wordt ook verantwoordelijk voor archief van Stad & OCMW

• Aanstellen archiefverantwoordelijken op de diensten

• Ontwikkelen van acties voor beide organisaties

Vragen?

Petra Vanhoutte – archivaris Stad en OCMW

Peter Dorlandcentrum

Grauwzustersstraat 10

3290 Diest

013 327 009

petra.vanhoutte@diest.be